導語：地勘局數(shù)據(jù)檔案管理分析論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

編者按：本文主要從加強領導，建立組織，收集數(shù)據(jù)；建立制度，編制方案，完善規(guī)則；加強培訓依法制檔；檔案信息電子化紙質檔案數(shù)字化進行論述。其中，主要包括：地質工作信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程、地質檔案數(shù)據(jù)是在地質勘查活動中直接形成、從思想上重視檔案管理工作，提高認識、積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作、缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質量問題的關注意識、數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整、管理要及時，立卷要規(guī)范、數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分、資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程等，具體請詳見。

［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴重損失，因此，加強地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質量意識和建立地質檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標準化。

地質工作信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質檔案數(shù)據(jù)是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎和依據(jù)，也是單位維權的憑證和依據(jù)。基礎的地質數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的地質項目要經(jīng)過立項、設計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經(jīng)濟發(fā)展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1加強領導，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關單位進行交換、復制索取以及標準化的網(wǎng)絡收集等。形成完整有效的地質數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟的管理體制，缺少市場經(jīng)濟體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質量問題的關注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數(shù)據(jù)的完整性和質量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關規(guī)定的有關規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。

管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。。

3加強培訓依法制檔

目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質差的現(xiàn)狀，一是要結合地勘單位的特點，加強對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》?！吨腥A人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術人員及合同管理人員或是一些領導者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導功能，特別是主管部門和業(yè)務指導部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。認真學習檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水準偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案人員業(yè)務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化紙質檔案數(shù)字化

資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質,推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進程。

參考文獻：

［1］《地質數(shù)據(jù)管理條例實施辦法》中華人民共和國國土資源部部令第16號.

［2］《中華人民共和國檔案法》