第一,要努力維護整體形象。在參與展覽時,參展單位的整體形象直接映入觀眾的眼里,因而對自己參展的成敗影響極大。參展單位的整體形象,主要由展示之物的形象與工作人員的形象兩個部分所構(gòu)成。對于二者要給予同等的重視,不可偏廢其一。
展示之物的形象,主要由展品的外觀、展品的質(zhì)量、展品的陳列、展位的布置、發(fā)放的資料等構(gòu)成。用以進行展覽的展品,外觀上要力求完美無缺,質(zhì)量上要優(yōu)中選秀,陳列上要既整齊美觀又講究主次,布置上要兼顧主題的突出與觀眾的注意力。而用以在展覽會上向觀眾直接散發(fā)的有關(guān)資料,則要印刷精美、圖文并茂、資訊豐富,并且注有參展單位的主要聯(lián)絡(luò)方法,如公關(guān)部門與銷售部門的電話、電報、電傳、傳真以及電子郵箱的號碼,等等。
工作人員的形象,則主要是指在展覽會上直接代表參展單位露面的人員的穿著打扮問題。在一般情況下,要求在展位上工作的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝。最佳的選擇,是身穿本單位的制服,或者是穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會上,參展單位若安排專人迎送賓客時,則最好請其身穿色彩鮮艷的單色旗袍,并胸披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份,全體工作人員皆應(yīng)在左胸佩戴標(biāo)明本人單位、職務(wù)、姓名的胸卡,惟有禮儀小姐可以例外。按照慣例,工作人員不應(yīng)佩戴首飾,但男士應(yīng)當(dāng)剃須,女士則最好化淡妝。
第二,要時時注意待人禮貌。在展覽會上,不管它是宣傳型展覽會還是銷售型展覽會,參展單位的工作人員都必須真正地意識到觀眾是自己的上帝,為其熱情而竭誠地服務(wù)則是自己的天職。為此,全體工作人員都要將禮貌待人放在心坎上,并且落實在行動上。
展覽一旦正式開始,全體參展單位的工作人員即應(yīng)各就各位,站立迎賓。不允許遲到、早退,無故脫崗、東游西逛,更不允許在觀眾到來之時坐、臥不起,怠慢對方。
當(dāng)觀眾走近自己的展位時,不管對方是否向自己打了招呼,工作人員都要面含微笑,主動地向?qū)Ψ秸f:“您好!歡迎光臨!”隨后,還應(yīng)面向?qū)Ψ?,稍許欠身,伸出右手,掌心向上,指尖直指展臺,并告知對方:“請您參觀”。