[論文關(guān)鍵詞]小學(xué)檔案室服務(wù)功能信息服務(wù)

[論文摘要]小學(xué)檔案室的信息服務(wù)功能在學(xué)校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關(guān)注，本文就此問題作了幾點(diǎn)深入淺出的探討。

隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時(shí)，信息資源以其豐富的內(nèi)涵和對(duì)社會(huì)的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學(xué)檔案室的信息采集范圍、運(yùn)行方式在學(xué)校中的特殊作用，越來越引起人們的關(guān)注。因此，探索檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用好這一資源，對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展將是非常有意義的。

一、小學(xué)檔案室的運(yùn)行特點(diǎn)及其信息服務(wù)的意義

檔案室通過對(duì)學(xué)校黨政、教學(xué)、教研、學(xué)籍、設(shè)備儀器、聲像檔案、基建、財(cái)務(wù)等文件材料的搜集加工整理立卷，為學(xué)校決策及有關(guān)部門提供文獻(xiàn)的工作機(jī)構(gòu)。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點(diǎn)：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級(jí)及有關(guān)部門文件、校內(nèi)文件、會(huì)議記錄、大事記、教學(xué)管理、教研成果、學(xué)籍管理、設(shè)備儀器、聲像檔案、學(xué)?；?、財(cái)務(wù)資料等為主，涉獵范圍明確，采集結(jié)構(gòu)多樣，具有信息的獨(dú)特性。

[論文關(guān)鍵詞]小學(xué)檔案室服務(wù)功能信息服務(wù)

[論文摘要]小學(xué)檔案室的信息服務(wù)功能在學(xué)校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關(guān)注，本文就此問題作了幾點(diǎn)深入淺出的探討。

隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時(shí)，信息資源以其豐富的內(nèi)涵和對(duì)社會(huì)的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學(xué)檔案室的信息采集范圍、運(yùn)行方式在學(xué)校中的特殊作用，越來越引起人們的關(guān)注。因此，探索檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用好這一資源，對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展將是非常有意義的。

一、小學(xué)檔案室的運(yùn)行特點(diǎn)及其信息服務(wù)的意義

檔案室通過對(duì)學(xué)校黨政、教學(xué)、教研、學(xué)籍、設(shè)備儀器、聲像檔案、基建、財(cái)務(wù)等文件材料的搜集加工整理立卷，為學(xué)校決策及有關(guān)部門提供文獻(xiàn)的工作機(jī)構(gòu)。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點(diǎn)：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級(jí)及有關(guān)部門文件、校內(nèi)文件、會(huì)議記錄、大事記、教學(xué)管理、教研成果、學(xué)籍管理、設(shè)備儀器、聲像檔案、學(xué)?；ā⒇?cái)務(wù)資料等為主，涉獵范圍明確，采集結(jié)構(gòu)多樣，具有信息的獨(dú)特性。

編者按：本文主要從檔案的建立；檔案立卷歸檔；檔案補(bǔ)充；檔案查閱；檔案安全保密進(jìn)行講述。其中，主要包括：建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)、全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案、檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進(jìn)袋入檔、凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍、凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否保存、教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案、文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號(hào)登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔、校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔、校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還、凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱、嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律、檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品等，具體材料請(qǐng)?jiān)斠姡?/p>

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

（二）全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

編者按：本文主要從檔案的建立；檔案立卷歸檔；檔案補(bǔ)充；檔案查閱進(jìn)行講述；檔案安全保密。其中，主要包括：建立健全校各類檔案、全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案、是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍、檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料、校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)、文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號(hào)登記、凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱、嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律等，具體材料請(qǐng)?jiān)斠姡?/p>

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

（二）全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

一、加強(qiáng)檔案領(lǐng)導(dǎo)，健全工作機(jī)構(gòu)

1、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是做好檔案工作的關(guān)鍵。各單位要實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制，并形成由一名校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主管的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體系。要把檔案工作列入本單位的工作計(jì)劃和工作日程，把檔案經(jīng)費(fèi)列入單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算之中。

2、各中學(xué)、直屬小學(xué)、學(xué)區(qū)、鄉(xiāng)教委、幼兒園、直屬單位要設(shè)立檔案室，并根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立專兼職檔案員。學(xué)校檔案室可成為學(xué)校單列處室，或由校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。檔案室既是學(xué)校各類檔案的收集、保存和管理的部門,又是利用檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)。不具備條件設(shè)立檔案室的一般小學(xué)，要指定專(兼)職人員對(duì)文書、實(shí)物、設(shè)備等各類檔案實(shí)行專柜管理。

二、優(yōu)化檔案隊(duì)伍，提升業(yè)務(wù)能力

3、各單位專兼職檔案工作人員一般應(yīng)具有大專以上文化程度，熱愛檔案事業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)；要有現(xiàn)代化辦公的能力和技巧，能熟練操作計(jì)算機(jī)。

4、檔案工作人員要持證上崗，要堅(jiān)持參加區(qū)教委組織的檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高工作能力和水平，經(jīng)培訓(xùn)合格后由區(qū)教委統(tǒng)一發(fā)放上崗證。

一、充分認(rèn)識(shí)做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用

中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教學(xué)、教研等活動(dòng)中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。

中小學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，是中小學(xué)校重要的信息資源。它既是一個(gè)中小學(xué)校長期教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)中小學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。分析中小學(xué)校檔案，可以全面掌握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時(shí)，中小學(xué)校檔案匯集了中小學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果，記錄了中小學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進(jìn)教職員工的事跡，形成特色的教育教學(xué)總結(jié)，是中小學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動(dòng)中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、當(dāng)前中小學(xué)校檔案工作普遍存在的問題

1.檔案意識(shí)淡薄

長期以來，由于人們檔案意識(shí)不強(qiáng)，在中小學(xué)校教學(xué)過程中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師，他們“重教學(xué)、輕檔案”的意識(shí)還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在中小學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

在鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府和市檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和支持下，我鎮(zhèn)檔案工作人員認(rèn)真貫徹黨的十六屆五中全會(huì)精神，以“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心，充分發(fā)揮檔案管理的作用，進(jìn)一步開創(chuàng)全鎮(zhèn)檔案工作新局面，為促進(jìn)我鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。根椐東莞市檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃，結(jié)合本鎮(zhèn)的實(shí)際，制定工作計(jì)劃：公務(wù)員之家版權(quán)所有!

一、繼續(xù)加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

⒈加強(qiáng)檔案法制學(xué)習(xí)、宣傳。依法行使檔案行政管理職能，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，通過電視、宣傳欄加大檔案法制宣傳力度，全面提高社會(huì)檔案法制觀念。

⒉加強(qiáng)檔案檢查監(jiān)督。對(duì)各村、各部門進(jìn)行定期檢查、指導(dǎo)，做好檔案安全。排除安全隱患，確保檔案工作順利進(jìn)行。

⒊健全檔案行政執(zhí)法隊(duì)伍。加強(qiáng)對(duì)檔案行政執(zhí)法人員的素質(zhì)培訓(xùn)，規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為，增強(qiáng)檔案行政行為的公開性和透明度，提高依法行政的水平。

二、繼續(xù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

一、指導(dǎo)思想

在學(xué)校班子的領(lǐng)導(dǎo)下，為促進(jìn)學(xué)校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。

二、工作重點(diǎn)

圍繞學(xué)校中心工作、上級(jí)常規(guī)督導(dǎo)評(píng)估，堅(jiān)持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個(gè)方面都取得比較大的進(jìn)展。

三、具體工作

(一)加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處

10個(gè)春夏秋冬，10年不輟勞作，**在平凡的工作崗位上勵(lì)志耕耘，默默奉獻(xiàn)，以滿腔的心血和汗水，實(shí)踐著自己的青春價(jià)值，詮釋著一位普通黨員對(duì)生命品質(zhì)樸實(shí)無華的追求。

(一)1996年，年僅22歲的她，抱著對(duì)理想無限美好的憧憬，走上了**縣教體局檔案管理員的崗位。整日里面對(duì)一堆堆爛紙收收整整，抄抄寫寫，這種單調(diào)乏味的工作讓她充滿了困惑。自己難道就這樣默默無聞地長期與這些不會(huì)說話的紙打交道?彷徨猶豫之際，一件事改變了她的想法。一天，一位中年教師來到機(jī)關(guān)，請(qǐng)求查找資料。他焦急地說，由于從教年限問題，他的工資晉級(jí)深受影響，這幾乎成了他的一塊新病。**聽完中年教師的陳述后，迅速查找目錄，從庫房里調(diào)出了發(fā)黃的檔案。中年教師懷抱檔案，驚喜地流下了淚水。此情此景，**被深深地震撼了，她沒想到自己認(rèn)為再普通不過的檔案，在別人眼里竟是如此的珍貴。那一刻，縈繞在她心頭的疑慮和困惑一下子煙消云散，她暗下決心，一定要讓一堆堆不會(huì)說話的文件資料，變成會(huì)說話的歷史檔案。于是，一卷卷檔案材料在她手下裝訂成冊，一張張檢索卡留下她工整的筆跡。

多年來，**固守著這方天地，躬耕不輟。其實(shí)，她曾有多次“跳槽”的良機(jī)，有的同事為她惋惜，她卻說：“我對(duì)檔案有了感情，柜中檔案散發(fā)的芳香，猶如陳年老酒，滲透到了我生命的每個(gè)細(xì)胞，我真舍不得離開它們!”面對(duì)著一茬又一茬的文件材料，她用勤勞的雙手，一次又一次將它們撫摸。青春歲月，在平凡崗位上悄然流逝。對(duì)此，她深情地說：“作為檔案戰(zhàn)線上的一名普通黨員，我的選擇也許在別人看來不那么明智，但看到**縣教育歷史在自己手上延續(xù)保存，我覺得我的勞動(dòng)是值得的?；厥走^去，我無怨無悔!”

(二)干事創(chuàng)業(yè)的人，追求永無止境。

**與檔案結(jié)下不解之緣，深愛著這項(xiàng)服務(wù)當(dāng)代、造福子孫的公益事業(yè)。對(duì)待檔案，她就像母親對(duì)待嬰兒那樣，以一個(gè)女性特有的細(xì)膩，無微不至地呵護(hù)著，經(jīng)營著。不管是收集、整理，還是保管、查閱，每一份資料，每一個(gè)環(huán)節(jié)，她都細(xì)心而又謹(jǐn)慎。為了減少失誤，她親自上門搜集資料;為了豐富內(nèi)容，她親手編寫了**縣教育系統(tǒng)《大事記》、《會(huì)議簡介》、《組織沿革》等檔案文本。多年來，伴隨著那張小小的辦公桌，伴隨著那些厚實(shí)的卷宗，她無怨無悔地書寫著自己的青春。墨水用了一瓶又一瓶，目錄寫了一本又一本，資料裝了一冊又一冊，對(duì)她來說，檔案工作永遠(yuǎn)沒有畫句號(hào)的時(shí)候。

蠟燭的光和熱是有限的，而**對(duì)事業(yè)所迸發(fā)出的真情是無限的。強(qiáng)烈的事業(yè)心，使她向自己提出了新的更高的要求。面對(duì)陰暗窄小的檔案庫房和堆積如山的歷史資料，**的心沉甸甸的。她立下“灑盡一腔血，贏得事業(yè)新”的誓言，開始了長達(dá)數(shù)月的機(jī)關(guān)檔案室爭創(chuàng)升級(jí)歷程。那年，正值機(jī)關(guān)喬遷新居，機(jī)關(guān)檔案室條件亟待改善，她積極主動(dòng)，不厭其煩地地找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，最大限度地取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。在她的不懈努力下，機(jī)關(guān)檔案室面積由原來的不足20平方米增加到40多平方米，并新增一間閱覽室，木質(zhì)檔案柜全部換成了五節(jié)鐵皮柜和憑證柜。與此同時(shí)，她還整理了1989至1999年文書檔案673卷，1995至1999年會(huì)計(jì)檔案200多卷。歷時(shí)4個(gè)月來，她幾乎犧牲了所有節(jié)假日，一門心思放在檔案的升級(jí)達(dá)標(biāo)上，經(jīng)常加班加點(diǎn)，樂此不疲。一次次篩選，一遍遍取舍，從文書卷宗的整理到裝訂，從檔案柜擺放到庫房打整，事無巨細(xì)，她都親自料理。適逢酷暑時(shí)節(jié)，她常常累得腰酸背疼，豆大的汗珠不時(shí)地淌出。夜幕降臨之際，同事經(jīng)?？吹剿霓k公室閃爍著不眠的燈光。成績從不虧待辛勤耕耘者。教體局機(jī)關(guān)檔案室終于于2000年11月順利通過市檔案局驗(yàn)收，并評(píng)定為省標(biāo)準(zhǔn)縣一級(jí)檔案室。由于長時(shí)間超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，在機(jī)關(guān)檔案室完成升級(jí)的同時(shí)，**也因過度勞累低燒不退，住進(jìn)了醫(yī)院。

沒有驚天動(dòng)地的豪言壯語，沒有叱咤風(fēng)云的豐功偉績，沒有牡丹雍容華貴，也不似水仙柔弱纖細(xì)。她宛如綻放在山谷中的一朵蘭花，默默地裝扮著一方天地，把青春和智慧無私地獻(xiàn)給了檔案事業(yè)，她就是**縣教體局檔案管理員**。

10個(gè)春夏秋冬，10年不輟勞作，**在平凡的工作崗位上勵(lì)志耕耘，默默奉獻(xiàn)，以滿腔的心血和汗水，實(shí)踐著自己的青春價(jià)值，詮釋著一位普通黨員對(duì)生命品質(zhì)樸實(shí)無華的追求。

(一)1996年，年僅22歲的她，抱著對(duì)理想無限美好的憧憬，走上了**縣教體局檔案管理員的崗位。整日里面對(duì)一堆堆爛紙收收整整，抄抄寫寫，這種單調(diào)乏味的工作讓她充滿了困惑。自己難道就這樣默默無聞地長期與這些不會(huì)說話的紙打交道?彷徨猶豫之際，一件事改變了她的想法。一天，一位中年教師來到機(jī)關(guān)，請(qǐng)求查找資料。他焦急地說，由于從教年限問題，他的工資晉級(jí)深受影響，這幾乎成了他的一塊新病。**聽完中年教師的陳述后，迅速查找目錄，從庫房里調(diào)出了發(fā)黃的檔案。中年教師懷抱檔案，驚喜地流下了淚水。此情此景，**被深深地震撼了，她沒想到自己認(rèn)為再普通不過的檔案，在別人眼里竟是如此的珍貴。那一刻，縈繞在她心頭的疑慮和困惑一下子煙消云散，她暗下決心，一定要讓一堆堆不會(huì)說話的文件資料，變成會(huì)說話的歷史檔案。于是，一卷卷檔案材料在她手下裝訂成冊，一張張檢索卡留下她工整的筆跡。

多年來，**固守著這方天地，躬耕不輟。其實(shí)，她曾有多次“跳槽”的良機(jī)，有的同事為她惋惜，她卻說：“我對(duì)檔案有了感情，柜中檔案散發(fā)的芳香，猶如陳年老酒，滲透到了我生命的每個(gè)細(xì)胞，我真舍不得離開它們!”面對(duì)著一茬又一茬的文件材料，她用勤勞的雙手，一次又一次將它們撫摸。青春歲月，在平凡崗位上悄然流逝。對(duì)此，她深情地說：“作為檔案戰(zhàn)線上的一名普通黨員，我的選擇也許在別人看來不那么明智，但看到**縣教育歷史在自己手上延續(xù)保存，我覺得我的勞動(dòng)是值得的?；厥走^去，我無怨無悔!”

(二)干事創(chuàng)業(yè)的人，追求永無止境。

**與檔案結(jié)下不解之緣，深愛著這項(xiàng)服務(wù)當(dāng)代、造福子孫的公益事業(yè)。對(duì)待檔案，她就像母親對(duì)待嬰兒那樣，以一個(gè)女性特有的細(xì)膩，無微不至地呵護(hù)著，經(jīng)營著。不管是收集、整理，還是保管、查閱，每一份資料，每一個(gè)環(huán)節(jié)，她都細(xì)心而又謹(jǐn)慎。為了減少失誤，她親自上門搜集資料;為了豐富內(nèi)容，她親手編寫了**縣教育系統(tǒng)《大事記》、《會(huì)議簡介》、《組織沿革》等檔案文本。多年來，伴隨著那張小小的辦公桌，伴隨著那些厚實(shí)的卷宗，她無怨無悔地書寫著自己的青春。墨水用了一瓶又一瓶，目錄寫了一本又一本，資料裝了一冊又一冊，對(duì)她來說，檔案工作永遠(yuǎn)沒有畫句號(hào)的時(shí)候。