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[論文關(guān)鍵詞]小學(xué)檔案室服務(wù)功能信息服務(wù)

[論文摘要]小學(xué)檔案室的信息服務(wù)功能在學(xué)校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關(guān)注，本文就此問題作了幾點深入淺出的探討。

隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時，信息資源以其豐富的內(nèi)涵和對社會的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學(xué)檔案室的信息采集范圍、運(yùn)行方式在學(xué)校中的特殊作用，越來越引起人們的關(guān)注。因此，探索檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用好這一資源，對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展將是非常有意義的。

一、小學(xué)檔案室的運(yùn)行特點及其信息服務(wù)的意義

檔案室通過對學(xué)校黨政、教學(xué)、教研、學(xué)籍、設(shè)備儀器、聲像檔案、基建、財務(wù)等文件材料的搜集加工整理立卷，為學(xué)校決策及有關(guān)部門提供文獻(xiàn)的工作機(jī)構(gòu)。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級及有關(guān)部門文件、校內(nèi)文件、會議記錄、大事記、教學(xué)管理、教研成果、學(xué)籍管理、設(shè)備儀器、聲像檔案、學(xué)?；ā⒇攧?wù)資料等為主，涉獵范圍明確，采集結(jié)構(gòu)多樣，具有信息的獨特性。

2.特定的使用對象。檔案資料的使用對象比較單一，一般為校領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人或特定的工作人定的信息屬性。檔案信息不同與一般圖書資料。使用具有一定的限制性，即信息具有不完全開放性。使用者在在使用信息時，一般需要一定的申請，使用時不得跨類別任意查閱，對特殊內(nèi)容不得摘錄、復(fù)印、外借等。

3.特定的信息來源。檔案室的信息收集途徑一般為按照檔案管理要求直接收集。

4.在學(xué)校信息系統(tǒng)中，檔案室是基礎(chǔ)部門，應(yīng)該在學(xué)校信息系統(tǒng)中占有一定的位置，為學(xué)校提供信息服務(wù)。

但是，由于檔案室的特殊性及目前檔案室普遍存在的檔案信息利用意識較弱，導(dǎo)致了人們對其具有神秘感，認(rèn)為檔案室的信息是不可利用或很難利用的。所以說，檔案室的信息服務(wù)功能的開發(fā)有其重要的現(xiàn)實意義。

首先，檔案室的信息服務(wù)可以為學(xué)校決策提供信息支持。在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時代，學(xué)校決策者對信息的需求越來越高，檔案室把相關(guān)方面的第一手資料經(jīng)過去粗取精、分析歸納等的處理，提供給決策者，不僅可以提高決策的準(zhǔn)確性，還可提高工作效率。

其次，為教職員工提供專項咨詢，減少工作難度及不必要的重復(fù)。在學(xué)校管理中，貫徹落實好上級或?qū)W校文件精神，是非常重要的。但是，由于部分人員對文件制訂的背景、文件的連續(xù)性及部分內(nèi)容存有模糊之處，從而影響文件精神的落實。所以，為教職員工提供專題咨詢服務(wù)，使之了解內(nèi)容、過程，化解疑問，對文件的落實將起到重要的作用。另外，檔案室還可為教師教學(xué)、教研提供咨詢服務(wù)，減少不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

二、檔案室的信息服務(wù)功能

檔案室的設(shè)立是直接為學(xué)校主體服務(wù)的，其生存是以主體需要為前提條件，以自身運(yùn)行規(guī)律為基礎(chǔ)，以有效的信息服務(wù)為生長點的。認(rèn)識、完善和發(fā)掘檔案室的服務(wù)功能，搞好檔案信息的開發(fā)和利用應(yīng)是檔案室工作人員的首要任務(wù)。

1.綜合匯總功能。檔案室基礎(chǔ)工作中的一項重要任務(wù)就是進(jìn)行信息資料的收集。其范圍是上級及有關(guān)部門文件、本校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個方面。從這個角度來說，檔案室是學(xué)校的信息中心。要制定相應(yīng)規(guī)定，采取相應(yīng)的措施，一方面，檔案室要加強(qiáng)信息資料的主動收集，另一方面，要在全校各個部門、全體教職工中樹立較強(qiáng)的檔案意識，注重文件材料的保存和存檔，最大程度地豐富檔案室的信息資料，從而達(dá)到充分占有信息資料的目的。

2.信息分析功能。充分占有信息資料，僅僅是做好服務(wù)工作的開始，更重要的是如何對這些資料進(jìn)行加工、整理、比較、歸納，形成簡捷明了、具有參考借鑒功能的有效信息。根據(jù)檔案室的信息資料特點及主體的需要，檔案室應(yīng)注重對信息進(jìn)行開發(fā)。

管理經(jīng)驗比較分析。檔案室中存有大量的有關(guān)學(xué)校管理方面的信息，特別是隨著教育改革的不斷深入，學(xué)校各職能部門對管理方面的信息需求越來越廣泛。所以，檔案室可以通過縱向比較分析、橫向比較分析的方法，為他們提供學(xué)校管理方面的各個專項信息服務(wù)。

查新服務(wù)。針對某些特殊需要，檔案室可以提供史料查新、文件查新、教學(xué)教研、查新等服務(wù)。

對檔案信息的編研，搞好編研工作是開發(fā)檔案信息資源的最好途徑，有針對性地開展編研工作，如編制《學(xué)校統(tǒng)計資料匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《教學(xué)教研成果匯編》等材料，更好地提供服務(wù)。

3.咨詢服務(wù)功能。利用所藏文獻(xiàn)資料，圍繞用戶提出的某一特定主體或?qū)ｎ}，在管理要求范圍內(nèi)，查詢有關(guān)文件、資料等，經(jīng)過整理提供給用戶。如為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)；為部門或個人提供查詢服務(wù)等。

三、檔案室信息服務(wù)功能的完善與提高

檔案室的信息服務(wù)工作要適應(yīng)發(fā)展的需要，不僅在于對服務(wù)功能的認(rèn)識，還要進(jìn)一步完善這一功能，不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為此，檔案室要從如下幾個方面加強(qiáng)自身建設(shè)。

1.進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，主要是兩個方面：一是改變過去墨守成規(guī)的保守思想；是轉(zhuǎn)變重藏輕用的觀念。由于長期受檔案神秘感的影響，人們對檔案資料的開發(fā)利用一直存有顧慮，重存、重保，從而制約了檔案室的信息服務(wù)功能。解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，在檔案管理要求之下，主動服務(wù)，是提高檔案室信息服務(wù)功能的首要前提。

2.不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)檔案工作人員的政治思想教育、業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)是做好一切工作的基本保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視對檔案工作人員的繼續(xù)教育，定期培訓(xùn)，經(jīng)常組織參觀學(xué)習(xí)，拓寬視野，以及信息收集、加工、檢索、保管的能力。

3.充分應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)信息收集與交流能力，計算機(jī)的使用和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展將使信息的收集方式與途徑、存儲載體、檢索方式與速度等方面發(fā)生重大變化，并為廣泛的信息交流提供了可能。檔案室在自身的建設(shè)與發(fā)展過程中，必須創(chuàng)造條件，盡快應(yīng)用這些現(xiàn)代化的手段，盡快實現(xiàn)檔案信息管理自動化，從而更有效地提供服務(wù)。

4.進(jìn)一步完善檔案室的管理，建立可行的信息服務(wù)途徑。

檔案畢竟不同于圖書室、資料室，它在信息服務(wù)方式、途徑方面，必須首先遵從檔案管理中的有關(guān)要求。因此，要想真正發(fā)揮檔案室的信息服務(wù)功能，在完善檔案管理制度建設(shè)的同時，一定要建立建全一套適合檔案室信息服務(wù)的管理制度，為信息服務(wù)開辟可行、有效的途徑。

要采取可行措施，完善服務(wù)功能，現(xiàn)在各校在檔案管理體制上各有差異，為了更好地利用現(xiàn)有檔案信息資源，要實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級或分別管理，并建立校內(nèi)檔案信息目錄中心，盡快采用高效、統(tǒng)一的計算機(jī)軟件進(jìn)行管理、檢索、以達(dá)到全方位、多渠道、多角度地對檔案信息資源提供利用。