導語：如何才能寫好一篇電子文件管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

在對電子文件管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點

電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系

工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機與多機系統(tǒng)、光盤鏡像服務系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡移交管理系統(tǒng)。第一，雙機與多機系統(tǒng)：所謂雙機系統(tǒng)即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，并通過這些自帶應用軟件進行無圖紙設計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應用方面，主要適用于較大的設計單位。通過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務器上，以達到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機為主題，連接WWW服務器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個過程。第三，電子文件網(wǎng)絡移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應用于以設計為主題的相關工程類公司，其系統(tǒng)主要應用為局域網(wǎng)。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網(wǎng)絡的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關信息都要集中在計算機網(wǎng)絡上。建立相關的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，其主要包括：

（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標準管理和期刊管理，在工程方面，還進行相應的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計管理等等。除此之外，想要更好的應用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進行及時的維護，從而確保工作的正常運行。

（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統(tǒng)進行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標準、圖紙及相關的管理信息等等。

（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關人員的審批才可以得到閱讀權限。

（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計子系統(tǒng)：在看工程項目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。

3工程電子文件的保管方式

從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應的保管方法還可以為未來的工程項目提供借鑒的作用。

3.1輸出紙拷貝

對于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在價格上，紙質(zhì)文件價格低廉，且所需的專業(yè)性技術不多。缺點則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關鍵性缺失，相應的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工程造成不可預計的風險。

3.2脫機保存電子文件的拷貝

對電子文件進行保管時，可以通過脫機保存的方式有效將電子文檔進行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲。

3.3利用雙重備份方式管理電子文檔

在對工程文件進行保存時，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進行備份，并進行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對電子文檔的監(jiān)護作用，從而達到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準確性，與此同時，在保存后還可以對其進行快速提檔，在計算機網(wǎng)絡的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞?，來有效保證工程的順利進行。

3.4利用電子方式對電子文檔進行保存

利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進行維護修理，以保證資料的完整，但在技術程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。

4工程電子文件的鑒定及歸檔

4.1電子文件的鑒定

在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進行嚴格審查，以保證在存儲前，文件的準確性。關于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術人員，該類人員對工程項目具有一定的工作經(jīng)驗，可以有效對文件進行審查。計算機技術人員應對文件的相關數(shù)據(jù)進行識別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。

4.2工程電子文件的歸檔

電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進行歸檔整理，其主要歸檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）網(wǎng)絡系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉發(fā)送給公司的各個部門，從而實現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進行審查，并對處理后的信息進行歸檔、保存。

（2）網(wǎng)絡系統(tǒng)移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡信息進行管理時，要學會借助相關的計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡傳遞。第二，各部門就要通過計算機系統(tǒng)對檔案進行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準確性。同時，也為二次提檔打好基礎。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對其進行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進行共享。

（3）各部門要對所形成的電子文件進行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對電子文件的標準進行管理；嚴格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項目進行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結合，從而實現(xiàn)其方便、準確、高效的作用。

5工程電子檔案的管理

5.1檔案管理

第一，在各部門將電子文件進行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負責人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進行定期檢查、維護。隨著我國科學技術的不斷進步，計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進行管理，從而保證資料的準確性和及時性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實用系統(tǒng)相區(qū)別。實用系統(tǒng)，即指在實際工作中所使用的計算機網(wǎng)絡應用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結合的方法對電子文件進行歸類整理。對于公司而言，任何一個敏感文件都是機密的，都應對其進行保密處理，從而使之得到應有的保護，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進行時間標記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進行時間標記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數(shù)據(jù)進行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。

5.2模數(shù)轉換

所謂模數(shù)轉換，即指模擬、數(shù)字的轉換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點要說明的是光盤制作方面，在完成一項工程之后，要對工程的相關數(shù)據(jù)進行整理，還要對其進行備份處理。作為一項刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關文件設計方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費、報告、合同等內(nèi)容詳細記錄其中，從而進行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。

6結論

篇2

電子文件的歸檔是一項系統(tǒng)化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機關制作的各類數(shù)據(jù)文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據(jù)，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質(zhì)文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當初產(chǎn)品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M行確認。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。

（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：

（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。

（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環(huán)境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。

（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務。

三、結語

篇3

電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結構分面化的基本概念

電子文件管理元數(shù)據(jù)結構分為宏觀結構和微觀結構，所謂宏觀結構就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構，而微觀結構是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結構的分面化問題。

所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡單概念元素。對于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標準，形成多個面——分解[1]。在所形成的多個分面之間，是相互獨立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進行組合——組配。這種組配由于有“多個面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結構的架構過程。分面化往往是相對于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結構的架構上存在著多維分面化架構與單一線型化的架構，而且，在時間上，單一線型化的架構產(chǎn)生于多維分面化的架構之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結構的多維分面化，首先應該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構。

電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構，就是指在架構電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結構時，將電子文件作為一個固定的實體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對所劃分出的不同類型元數(shù)據(jù)再進行細分，由此所形成的單一線型的結構。這種單一線型化的架構方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標準》為代表，該標準首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個不同類型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎上，再進一步對“文稿、文件、文件組合”進行細分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級劃分的線型框架架構。

具體來看，該標準對“文稿”細分出了“責任者”、“描述”、“語種”、“題名”、“主題”、“來源”、“功能”、“日期”、“關系”、“權限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應有的；對“文件”的細分，也是分出了與“文稿”相同的十一個特征元數(shù)據(jù)，這是因為文件與文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級次而已。所以，在對“文件組合”、“文件集”的細分，其細分出來的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。

由此可看出這種單一線型化宏觀結構中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會隨著對元數(shù)據(jù)不斷細分，會呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。

再對電子文件的文稿中的“責任者”進行細分，又分出10個描述文稿“責任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責任者類型”、“個人ID號”、“個人姓名”、“部門名稱”、“職務名稱”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機構標識符”、“機構名稱”，同樣對文件、文件組合、文件集中“責任者”進行細分，分出來的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構會導致元數(shù)據(jù)嚴重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學。

為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標準》采用了減少對元數(shù)據(jù)元素細分的方式來減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒有進一步細分，僅有如“責任者”、“題名”、“權限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進行了進一步的細分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專指度，仍以“文稿”的“責任者”為例，如不對其進行細分，那么這個“責任者”元素就很不專指，就很難確切地表達責任者的類型，是機構團體責任者還是個人責任者，以及責任者的部門名稱、職務、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。

由此可見，單一線型化宏觀架構局限性是：

(1)因其對電子文件是按照單一線型的逐級劃分方式進行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；

(2)為降低冗余度，減少細分級次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專指度，表達語義不具體；

(3)因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。

正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構存在以上的缺點，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構，因而才有分面架構的出現(xiàn)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構，就是指在架構電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結構時，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個分面，各個分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標準為代表，該標準采用分面的方法，將電子文件實體分為“文件”面、“責任者”面、“業(yè)務處置”等面，其中，每一個分面之下，再細分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構。如以這樣的結構同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責任者特征，就可以將文件分面與責任者分面進行組配來表達，見圖1所示。

圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責任者分面的組配

從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責任者分面進行組配，從而可以形成多種責任者類型——如文稿責任者類型（內(nèi)部責任者和外部責任者）、文件責任者類型（內(nèi)部責任者和外部責任者）、文件組合責任者類型（內(nèi)部責任者和外部責任者）、文件集責任者類型（內(nèi)部責任者和外部責任者），也就是說采用多維分面化架構可以達到同樣的單一線型架構細分的效果，但是其結構卻更簡潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結構是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進行組配，如圖2所示。

從圖2可以看出，當責任者的“內(nèi)部責任者”亞面與責任者的“特征”亞面組配時，就可以形成“人員責任者的ID，人員責任者名稱、人員責任者時間、人員責任者授權、人員責任者聯(lián)系方式、人員責任者關系、人員責任者概況”等一系列表示人員責任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責任者、機構責任者、組織責任者分別與責任者的特征亞面組配，也可以形成單位責任者、機構責任者和組織責任者一系列表示責任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構細分所列舉出的責任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結構的安排更合理。

圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責任者亞面之間的組配

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構的本質(zhì)

從上面對電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構的分析，似乎“組配”是多維分面化架構的本質(zhì)，其實“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。

從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過對該系統(tǒng)科學分解而架構起來的，即通過對電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結構上所進行的還原。由此可見，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。

因此，多維分面的分解必須科學，必須具有理論的指導，否則為分解而分解。

缺少目的性。目前在國際電子文件管理領域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來進行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責任者面和業(yè)務處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個實體來劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實體軸形成文件面、責任者實體軸形成責任者面、業(yè)務處置實體軸形成業(yè)務處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責任者面和業(yè)務處置面是具有其內(nèi)在的科學性的。不僅如此，由于多維分面化架構的科學性，因而其形成的分面架構又被國際電子文件元數(shù)據(jù)管理領域所共同認可，并進而被國際標準化組織(ISO)所制定的國際標準《ISO23081-1信息與文件—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國際標準的多維分面架構。

由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構具有很明顯的優(yōu)勢：

(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學性與理論基礎。

(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強大。

(3)采用多維分面架構，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構，促進了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構的標準化，因而十分有益于電子文件真實性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價值的實現(xiàn)。

綜上所述，通過以上對電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結構和多維分面結構的比較分析可看出，單一線型結構存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進一步完善，而多維分面架構卻有顯著的優(yōu)點，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關系，因此，在電子文件領域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構的制定過程中，也應積極采用多維分面化架構，從而提高我國電子文件管理元數(shù)據(jù)標準化程度，提高對電子文件資源開發(fā)與利用的效率.

【參考文獻】

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【關鍵詞】電子文件管理；歸檔管理；學籍檔案

隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，信息化進程的不斷加快，高校也從傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學院領導充分認清了電子文檔管理在學院各個部門現(xiàn)狀與存在的主要問題，既而采取科學可行的措施加強電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學生服務，意義十分重大。

1.電子檔案原始收集工作

要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。學院所屬機構在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價值的均應定期制作文件備份，并要及時拷貝到U盤或刻錄到光盤上脫機保存。各系部、各管理處室指定專人負責電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管利納入系部、管理處室的程序內(nèi)并賦予相關人員位責任。對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導、檢查和分類保管、開發(fā)利用等工作，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管。學院的檔案部門也積極的參與和指導電子文件的形成、辦理、收集和歸檔工作的各個工作環(huán)節(jié)。利用實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

2.加強學籍檔案管理工作及服務

高校主要檔案為學籍檔案，學籍檔案是學生在學習、實驗和實踐等項活動中形成的， 對學校、社會和學生個人具有保存、證明、使用價值的直接的、歷史的、真實記錄。高職院校學籍檔案包括學生的新生錄取名冊、在校生名冊、學籍冊、學籍變動、畢業(yè)生登記表等原始記錄。學籍檔案管理是繁雜的，但是學籍檔案管理是高職院校檔案管理工作的一個重要組成部分。隨著科技進步學籍檔案管理也從繁雜的紙質(zhì)檔案逐漸實現(xiàn)信息化。以往以管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革掉不適應現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。

3.電子文件鑒定歸檔工作

電子文件鑒定工作應在檔案部門業(yè)務指導人員會同電子文件形成各系部、處室的工作人員協(xié)同開展。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內(nèi)容、結構、可讀性的技術鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內(nèi)容、結構、可讀性的技術鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。按照國家現(xiàn)行法規(guī)，所有歸檔電子文件歸檔時必須歸一套對應的紙質(zhì)文件。

4.歸檔電子文件的利用

歸檔電子文件移交到檔案館后，檔案館要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復制件。電子檔案查閱利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網(wǎng)上提供利用，確有必要以聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應嚴格遵守國家和學校的有關保密規(guī)定，并采取穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.電子檔案的保存工作

在制作保管載體時應將電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)一起保存。應定期對保存的歸檔電子文件進行抽樣檢驗，光盤每滿4年進行一次抽檢，抽檢率不低于40%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施。如網(wǎng)絡系統(tǒng)擴充或系統(tǒng)設備更新，應確認庫存載體與新系統(tǒng)、新設備的兼容性，如不兼容，應及時對歸檔電子文件進行遷移。檔案館應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

6.加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)

全校檔案人員要學習掌握計算機和電子文檔管理系統(tǒng)的操作技能，只要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導和失去電子文件歸檔工作才能有效利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發(fā)和服務利用工作。

總而言之 要充分利用現(xiàn)代科技手段對檔案管理工作的方式進行升級，優(yōu)化整合檔案信息資源，提高檔案資源的利用率 更好的為學生服務和為 學院發(fā)展服務。

【參考文獻】

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以法律為核心的監(jiān)管理念

中國電子商務的發(fā)展離不開完善的監(jiān)管環(huán)境，而要建立完善的監(jiān)管環(huán)境首先就要了解電子商務區(qū)別于傳統(tǒng)商務的運作特征。

IBM公司首席執(zhí)行官盧·郭士納認為：“電子商務（e-business）涵蓋了生產(chǎn)周期、速度、全球化、提高生產(chǎn)效率、贏得新客戶以及在部門間共享知識從而獲得競爭優(yōu)勢的方方面面?！彪娮由虅盏膽茫珉娮鱼y行、電子政務或網(wǎng)上拍賣，都需要一定的基礎設施和其他支持機制。這些應用被劃分為企業(yè)對消費者、企業(yè)對企業(yè)、企業(yè)內(nèi)部三種?；A設施涉及硬件、網(wǎng)絡和軟件領域。其中支持服務涉及的領域包括安全支付系統(tǒng)、通信標準以及監(jiān)管等問題。

監(jiān)管問題是一個在制度層面上影響著電子商務在中國應用和發(fā)展的關鍵性因素，同時它也如同系統(tǒng)支持方面的相關技術因素一樣，制約著我國電子商務的發(fā)展。電子商務是一種全新的商務模式，其生存和發(fā)展所必需的法律、道德和其他公共政策問題仍處在不斷發(fā)展和變化中。法律和道德是所有商業(yè)環(huán)境監(jiān)管部分的關鍵組成部分。事實上，電子商務發(fā)展中的最大障礙就是法律、道德及相關的公共政策問題。

理論上，我們可以區(qū)分法律問題和道德問題。如果所做的事情不合法，那么就是違法；如果所做的事情不道德，則可能并不違法。但問題是，在信息技術領域里，我們并不總是清楚哪些是合法的、哪些是違法的，而道德問題又有頗多爭議。

法律是由政府制定的嚴格的法定規(guī)則，在其司法范圍內(nèi)監(jiān)管所有公民或組織的行為。而道德是哲學的一個分支，它規(guī)定哪些是正確的以及哪些是錯誤的。但在今天復雜的經(jīng)濟環(huán)境中，對正確和錯誤的定義并不總是十分明確。正是因為電子商務開創(chuàng)了一系列現(xiàn)有法律沒有調(diào)整約束到的行為空間，所以道德就在這中間扮演了一種很重要的角色。在這樣的“灰色地帶”中，一些從事電子商務的機構就需要一種自有的指導方針，來規(guī)范特定情形下行為的合理性，以此來規(guī)避一些法律問題。

比如保護隱私的方法之一是建立隱私政策，它可以幫助機構避免相關法律問題。像IBM和微軟等信息領域內(nèi)的主要公司都公布了自己的隱私政策來表明公司在收集大量供應商、顧客和員工信息時，有責任確保這些信息的安全。歐盟早在1998年就通過了一項隱私指導方針，這套方針致力于規(guī)范任何控制網(wǎng)上個人資料的收集、持有、處理或使用的人（包括法人）的活動。

而在這些“灰色地帶”之外，政府的立法則起著更加宏觀的作用，因為它對各機構構建自身的規(guī)則起著協(xié)調(diào)和控制的作用。比如美國的《聯(lián)邦因特網(wǎng)隱私保護法》禁止聯(lián)邦機構公布個人記錄或建立關于個人醫(yī)療、財務或雇傭歷史的鑒定記錄?！锻ㄐ烹[私和消費者權益法》涉及面更廣，以通過大量法律手段來保護電子商務中的隱私權。

簡而言之，法律、道德和技術是監(jiān)管范疇中的三大要素。對于電子商務的監(jiān)管也正是建立在這樣一個系統(tǒng)的、多維度，不斷協(xié)調(diào)的理念之上。法律是其基石，是最終的途徑，最上層的概念，它本身的產(chǎn)生需要更大范圍的調(diào)查和討論，并和國家在各個領域的法制系統(tǒng)有著千絲萬縷的聯(lián)系。當一些道德問題在未形成法律之前，應當給予私人、公司以及機構更多的決策權，這本身便有利于在全球背景下形成適合電子商務發(fā)展的法律環(huán)境，也有利于新技術的不斷涌現(xiàn)，總之立法應當更大限度地體現(xiàn)出對于道德和技術更加寬容的態(tài)度，這才是監(jiān)管的核心點。

電子商務監(jiān)管理念在國外立法中的實踐

經(jīng)濟合作發(fā)展組織（OECD）在《全球電子商務行動計劃》中寫到：“電子商務并不是發(fā)生在法律真空中，并不需要為之創(chuàng)建一個全新的法律框架，關鍵在于調(diào)整現(xiàn)行的法律、法規(guī)使之適應電子商務發(fā)展的需求?！边@表明了立法所要體現(xiàn)的傳承性，然而現(xiàn)實世界的法律總是和鄰近地理、個人行為和本身的文化傳統(tǒng)有著深刻的聯(lián)系，故各個國家在已有的法律框架基礎上，調(diào)整自身現(xiàn)行的法律、法規(guī)以適應電子商務發(fā)展的觀念和手段，也即理念的實踐方面是大不相同的。本文僅介紹美國和歐盟這兩個屬于不同法系的系統(tǒng)在這方面的立法概況，予以參考。

美國的立法啟示

近十年來美國出臺了一系列的法律和文件，其中包括以信息為主要內(nèi)容的《電子信息自由法案》、《個人隱私保護法》、《公共信息準則》等等；以基礎設施為主要內(nèi)容的《1996年電信法》；以計算機安全為主要內(nèi)容的《計算機保護法》、《網(wǎng)上電子安全法案》等等；以商務實踐為主要內(nèi)容《統(tǒng)一電子交易法》和《國際國內(nèi)電子簽名法》；還有屬于政策性文件的《國家信息基礎設施行動議程》與《全球電子商務政策框架》等。這些法律和文件從不同的角度在不同的程度上相互關聯(lián)，從而在整體上構成了電子商務的法律基礎和框架。我們從中可以得出如下的一些啟示。

第一，完善電子商務整個監(jiān)管環(huán)境，就應當在總體上將這種因特網(wǎng)上的革命認知為一項社會系統(tǒng)工程，其實質(zhì)是把某一層次的技術或某一系列的新技術全面地應用到社會生產(chǎn)和生活的各個層面，這就要求具備這一系統(tǒng)工程順利推進所需要的各方面的因素，包括技術的成熟度、社會的發(fā)展程度、學術咨詢界的辯論和預測、資金的支持力度與穩(wěn)定性、管理機構的參與和支持、基礎設施的完善程度等等。

第二，堅持技術中立原則，政府和監(jiān)管部門要在立法上為技術發(fā)展留有空間。高新技術領域里的法律規(guī)范，尤其是信息技術領域的法律規(guī)范，在很多情況下都是一些技術規(guī)范或技術方案在發(fā)展到一定階段后逐步上升為標準再上升為法律的，或者說，這樣的法律只是用法律化的語言表達了某種技術方案，運用法律原則和形式承認了某些技術方案的結果。最為典型的就是數(shù)字簽章法，它是完完全全建立在一個技術解決方案的基礎上，在這個技術解決方案成熟到亟需相應的法律予以認可和保護的時候，相應的數(shù)字簽章法或電子簽章法也就應運而生了。

第三，監(jiān)管中的角色定位，政府是通過扮演積極的推進者與參與者來詮釋的。經(jīng)合組織于1997年首先提出：企業(yè)與政府之間的合作對于促進電子商務是至關重要的，在促進電子商務和電子行政管理原則協(xié)調(diào)發(fā)展方面應建立有效的對話機制；政府應調(diào)整現(xiàn)行法律（包括知識產(chǎn)權保護法）和法規(guī)，使其不僅適用于“有形”產(chǎn)品的需要也適用“無形”產(chǎn)品的需要，而且還應就制定政策和實施方面達成一致。在美國的發(fā)展模式中，政府與企業(yè)的關系基本上是政府起引導作用，企業(yè)起主導作用。政府的引導作用很好地為新技術及新經(jīng)濟的引進創(chuàng)造了條件，做出了榜樣，啟動市場和需求，并為廣大消費者樹立信心。企業(yè)的主導作用不僅可以為政府解決籌集資金的困難，而且也有利于企業(yè)在信息化建設中獲取相應的經(jīng)濟利益，為企業(yè)在國內(nèi)外的開拓發(fā)展積蓄力量，增強企業(yè)的競爭力。

歐盟的立法啟示

歐盟自成立以來，已制定推出了關于構建新型科技信息社會的一整套政策，如《有關實施對電

信管制一攬子計劃的第五份報告》、《電子通信服務的新框架》等政策性文件。歐盟還同時出臺了《促進21世紀的信息產(chǎn)業(yè)的長期社會發(fā)展規(guī)劃》及相應的行動計劃，了一系列用以規(guī)范和指導各國信息化發(fā)展的“指令”，其中包括：《歐洲電子商務提案》、《關于數(shù)據(jù)庫法律保護的指令》、《關于內(nèi)部市場中與電子商務有關的若干法律問題的指令》、《協(xié)調(diào)信息社會定著作權和著作鄰接權指令》、《電信部門的隱私保護指令》、《軟件保護指令》等等。歐盟在電子商務監(jiān)管方面的立法具有以下一些不同于美國的特點。

第一，利用歐洲一體化的優(yōu)勢，協(xié)調(diào)各國的立法，為電子商務發(fā)展創(chuàng)造無障礙的法制環(huán)境。比如，歐盟在《關于內(nèi)部市場中與電子商務有關的若干法律問題的指令》中明確表示：“本指令的目的是保障內(nèi)部市場的良好運行，重點在于保障信息服務得以在成員國之間自由流通。為實現(xiàn)這個目的，本指令致力于在如下一些領域使各成員國關于信息服務的國內(nèi)立法趨于統(tǒng)一。這些領域主要包括：內(nèi)部市場制度、服務供應商的設立、商業(yè)信息傳播、電子合同、服務中間商的責任、行業(yè)行為準則、爭議的非訴訟解決、司法管轄和成員國間的合作等等?！?/p>

第二，重視網(wǎng)絡隱私權的保護。歐盟主張訂立嚴格的保護標準，并通過設立特別委員會，敦促各國以立法的形式來保護網(wǎng)絡隱私權。歐盟對于網(wǎng)絡隱私權保護的框架文件主要有四個：一個是為配合經(jīng)合組織《關于隱私和個人資料的跨國境流動的保護指令》而制定的《關于在自動運行系統(tǒng)中個人資料保護公約》；二是1998年10月生效的《關于個資料的運行和自由流動的保護指令》；三是1997年7月歐委會個人資料保護工作組制定的《關于個人資料向第三國傳遞的第一個指令——評估充分性的可能方案》；四是1999年部長會議關于互聯(lián)網(wǎng)隱私保護指引備忘錄中規(guī)定的《關于在信息高速公路上收集和傳送個人資料的保護》。歐盟網(wǎng)絡隱私保護的特點在于其指令對于與歐盟有電子交易的他國的網(wǎng)絡隱私保護情況提出要求，將歐盟所確立的網(wǎng)絡隱私保護的標準提升為國際標準，這使得在國際范圍內(nèi)出現(xiàn)了大規(guī)模的網(wǎng)絡隱私保護和立法活動。

完善電子商務監(jiān)管體系的思考

無論是美國自下而上通過行業(yè)自律逐漸形成的監(jiān)管體制，還是歐盟更加注重一體化的宏觀法制建設，中國都不能生搬硬套，因為中國自有其獨特的現(xiàn)狀。面對電子商務所燃起的激情，激進主義者總是不斷地強調(diào)中國所具有的后發(fā)優(yōu)勢，“制度創(chuàng)新”是這些學者談論的最多的一個詞；而對于漸進主義者來說，他們則總是拿起缺乏說服力的“實證分析”來證明中國需要等待制度環(huán)境的進一步成熟，而這樣的代價是將國家的一些不透明而又低效率的運作機制進一步制度化。

篇6

[關鍵詞]電子文件；檔案管理；影響

一、電子文件的特點

（一）電子文件載體的非直讀性

儲存在某種載體上的電子文件，在制作時是把可識別的文字、圖形等輸入計算機中轉換成二進制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此，其內(nèi)容不能直接觀看，只能是通過相應的計算機設備才能為人所看見。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。

（二）對設備及標準的依賴性

電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計算機實現(xiàn)的，所以電子文件與計算機系統(tǒng)中的各種設備有著密不可少的關系，也可以說計算機是電子文件必不可少的前提和基礎，這就決定了電子文件對設備的嚴重依賴性。這一特性，對電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓、電子文件就讀不出來；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，就無法讀取。由于設備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質(zhì)與光盤等可以保存長久，但計算機硬件和軟件早已更新?lián)Q代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現(xiàn)了電子文件對設備的依賴件。

（三）信息與載體的可分離性

紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是密不可分的一個整體，電子文件存放位置不是固定的存儲介質(zhì)，而是可以變化，甚至從一種載體轉換到另一種載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在一些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點不同設備的存儲介質(zhì)上，只是在需要時才臨時把文件的內(nèi)容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。

（四）易修改、易復制性

電子文件在起草過程中或作其它處理時的突出優(yōu)點是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質(zhì)文件所未遇到過的新問題，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。此外，網(wǎng)絡上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準確，需要我們在技術上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復制的特點。

二、電子文件與紙質(zhì)文件在保護方面的差異

（一）環(huán)境條件影響的差異

1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對磁性載體，光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解—氧化反應，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散，洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。

2.外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解、氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基（帶基）老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，是盤基（帶基）老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

（二）技術壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業(yè)性的原因，是由單個廠家生產(chǎn)或銷售電子文件設備，會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。

（三）信息保護的差異

紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷的發(fā)展。

三、電子文件的管理

（一）電子文件的分類問題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也有所區(qū)別。在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門名稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡中的計算機文件，就應當按行業(yè)，地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

（二）電子文件的檢索

檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分來，才能實現(xiàn)查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反應速度。但是，如果機內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣會制約機檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠規(guī)劃、技術專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機密，有些內(nèi)容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

四、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響

首先，傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

第二，由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難規(guī)定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.

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（2）按照功能內(nèi)容建立相應的子目錄

為每個主菜單（主要功能）建立一個相應的獨立目錄。譬如，在“網(wǎng)上書店”這個實例網(wǎng)站之中，將郵箱列表以及用戶管理等功能建立相應的目錄。

（3）在每一個獨立的目錄之下，都建立獨立的Images目錄

在剛開始進行網(wǎng)站制作的時候，很多人都習慣將所有的圖片存放在這個目錄之中。但是在后來卻發(fā)現(xiàn)極其不方便，經(jīng)過多次的實踐發(fā)現(xiàn)，為每一個欄目建立一個獨立的Images目錄，但是根目錄下的Images目錄僅僅用來存放首頁上的一些欄目的圖片。

（4）網(wǎng)站的文件名稱和目錄名稱命名要規(guī)范化

在通常情況下，一個大型的電子商務網(wǎng)站均由很多的子頁面組成，所以在設計的初期階段，需要為網(wǎng)站設計一些合理且新穎的頁面名稱，這樣以來不僅方面維護與管理，而且也能夠使其快速被搜索引擎檢索到[5]。

3 結束語

隨著時代的進步與發(fā)展，人們已經(jīng)不僅僅在于滿足單調(diào)乏味的生活模式了，在這樣的背景之下，互聯(lián)網(wǎng)技術開始慢慢地融入到人們的生活和生產(chǎn)之中。這也就使得方便人們生活的電子商務日漸壯大起來。目前大多數(shù)人的生活，都開始與電子商務緊密地聯(lián)系到一起，然而，電子商務的后臺網(wǎng)頁設計以及網(wǎng)頁管理均之間關系到整個電子商務模式的運行。

總而言之，作為一個優(yōu)秀的電子商務網(wǎng)站的設計人員，一定要將網(wǎng)頁文件管理的因素考慮進去，設計出最優(yōu)化的方案，從而方便網(wǎng)站的管理，為人民的生活提供更大的便利。

參考文獻

[1]穆翠霞，周琳琳.電子商務網(wǎng)絡資訊管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].電腦開發(fā)與應用，2014，10（4）：12-15.

[2]周艷萍，蔡玲.網(wǎng)頁設計與制作在電子商務中的應用[J].電子商務，2016，8（6）：57-58.

[3]連瑩.基于ASP技術電子商務平臺設計[J].理論界，2012，12（5）：210-211.

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【關鍵詞】電子文件；管理原則；方法

隨著信息、網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，電子文件已大量涌現(xiàn)，各企業(yè)均建立了一套完整的辦公自動化系統(tǒng)（OA），但由于電子文件對網(wǎng)絡系統(tǒng)的依賴性、易變性、電子文件信息與載體的可分離性，以及其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，如何利用、保護電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理中一個急待解決的問題。

一、電子文件的概念和特點

1.定義

指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。是?shù)字信息和文件的組合體，包括內(nèi)容、背景和結構三要素。國際檔案界電子文件專家認為，完整的電子文件由文件內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)組成，并形象化地將文件與元數(shù)據(jù)比作信的內(nèi)容和信封，文件是用元數(shù)據(jù)封裝起來的對象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構成了有證據(jù)作用的文件。

2.特點

（1）非直讀性。電子文件載體的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是數(shù)字編碼序列記錄在載體上，人的眼睛無法分辨；二是載體上的信息記錄密度極大，即使在高倍顯微鏡下可以看到光盤記錄痕跡，但讀不懂那些痕跡表示什么；三是載體的數(shù)字信息往往是經(jīng)過壓縮、加密處理，即使有設備，如果不解壓、解密，也不能讀取其內(nèi)容。電子文件載體的非直讀性增加了電子文件保管及長期保存的困難性、復雜性。

（2）對系統(tǒng)、設備、標準的依賴性。由于電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計算機實現(xiàn)的，這就決定了電子文件對設備的依賴性。不同軟件環(huán)境形成的電子文件存儲在載體上，有時難以互換；電子文件加密后不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等。

（3）易更改性。信息容易變動可以不留痕跡，電子文件產(chǎn)生后不可能不改，為此要防止電子文件信息受到誤改或篡改，這成了解決檔案真實性問題的關鍵。

（4）信息的共享性與安全性。電子文件的共享性是其運作環(huán)境網(wǎng)絡化決定的。隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，對電子文件極為重要的網(wǎng)絡安全問題已日益突出，可以說網(wǎng)絡的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。

（5）信息和載體的可分離性。電子文件信息可以毫無損害地從一種載體轉移到另一種載體上。為此對原件的概念提出質(zhì)疑。檔案的真實性問題被提出討論，檔案管理僅依靠載體管理的方法已經(jīng)不能達成預期目標。

（6）對元數(shù)據(jù)的依賴性。元數(shù)據(jù)是關于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，如電子文件上下文關系和結構的描述。電子文件的元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。此外，電子文件的運作往往是在網(wǎng)絡上進行的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細。如果不特意提供或補充這些元數(shù)據(jù)，那么就可能給電子文件保管和長期保存帶來問題。

電子文件技術的特點影響了信息的生成、處理、傳遞、保存，雖然利用方便快捷，但信息的真實、完整、可讀、安全遇到了挑戰(zhàn)。我國現(xiàn)正處于電子政務的初期，在這種環(huán)境下各級政府產(chǎn)生的文件已是電子版本，大部分都是通過網(wǎng)絡傳輸和處理。由此使以保管文書檔案為主的檔案部門的職能重點從實體管理轉向信息管理、知識管理，從物理控制轉向智能控制。

二、電子文件的管理原則

電子文件管理原則是在管理電子文件的過程中，為了保證電子文件真實、完整、安全和有效利用而應遵循的行為準則。這些原則包括：

1.全過程管理原則

電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。維護電子文件真實性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程，可以稱之為“電子文件全過程管理”。電子文件的全程管理原則應該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設計和運行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制。

2.前端控制原則

在文件從形成到永久保存或銷毀過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案管理的特征是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件、檔案管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟之中。前端控制則是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)。前端控制可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀，提高管理效率。

3.真實性原則

電子文件真實性是指電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息等經(jīng)遷移、傳輸后須與形成時原始狀態(tài)一致。真實性是保證電子文件行政有效性與法律證據(jù)性的基礎，是電子文件反映歷史真實、具有價值得以作為社會記憶長久保存的前提。電子文件對信息技術的軟硬件有較強的依賴性，不同格式的文件轉換時可能造成信息失真，在進行電子文件遷移過程中也可能造成信息失真。因此電子文件管理必須遵循真實性原則。

4.完整性原則

作為企業(yè)活動真實記錄的電子文件的完整性包括兩個方面的含義：一是作為記錄企業(yè)活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息沒有缺損。電子文件在存儲或傳輸過程中保證不被偶然或故意增加、刪除、修改、偽造、亂序、重放等，也是文件完整性的體現(xiàn)。

5.可讀性原則

電子文件的可讀性是指電子文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后，應能夠以人可以識別、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實性。計算機軟硬件不同，生成的電子文件的格式也不盡相同。計算機軟硬件的更新?lián)Q代，可能會造成對舊的軟硬件不兼容。電子文件對系統(tǒng)有很強的依賴性，脫離了賴以支持的軟硬件系統(tǒng)后，文件就變成了無法識別的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的無法讀取。因此電子文件管理必須遵循可讀性原則。

三、電子文件管理的基本方法

1.始終保持電子文件的“原始性”

電子文件的上述特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為這建立一個新的“原始性”概念。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內(nèi)容的原始性為唯一標準。它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根據(jù)，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎。

2.大力推進文檔一體化

文件運動周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個統(tǒng)一的、前后銜接的過程，將這樣一個有機聯(lián)系的整個過程納入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之中產(chǎn)生文件和檔案的一體化管理是理所當然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運動階段文件管理的特點，而是要求在一個統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的、前后各有特點又互相銜接的工作程序。也就是說對原來相隔在文書和檔案兩個工作部門，且相對獨立，但又有不少具體工作環(huán)節(jié)互相雷同和重復的兩個管理系統(tǒng)，真正從組織制度和工作程序上結合在一起，成為一個統(tǒng)一的管理體系。這樣就能從文件的形成時起對其運動的全過程進行比較全面、有效和統(tǒng)一地控制，既精簡了工作程序，減少了不必要的重復勞動，又能避免因現(xiàn)行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統(tǒng)、完整檔案的弊端，提高了案卷質(zhì)量，達到了以較小的耗費取得較大的效益的目的。

3.積極探索電子文檔管理規(guī)范化