導語：如何才能寫好一篇電子文件論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應當有所區(qū)別。

 在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡中的計算機文件，就應當按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現(xiàn)查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會制約機檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠規(guī)劃、技術專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業(yè)的核心機密，應當采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網(wǎng)絡運行后，其復制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網(wǎng)上客戶的信譽 或經(jīng)濟權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真?zhèn)巫R別問題。筆 者認為，電子文件制發(fā)單位可在機內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區(qū)別。當網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區(qū)別出原件與復制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發(fā)單位和復制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

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關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經(jīng)驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當?shù)难芯繉ο?對之開展了文獻調(diào)研和實地調(diào)研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟發(fā)達地區(qū)。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮(zhèn)江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項目組分別從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費來源、管理規(guī)章、安全與災備、運行情況及發(fā)展態(tài)勢等九個方面進行了比較分析。

2.1電子文件中心產(chǎn)生的緣由

各家建設電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強電子文件管理,二是為了政務信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強調(diào)維護電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責、促進政務公開、密切黨群關系、節(jié)約政務管理成本,等等。這些,其實是加強電子文件管理和政務信息資源共享兩大功能目標的拓展或者說是延伸。另外,電子文件中心的產(chǎn)生與檔案主管機構(gòu)的政策號召有很大的關系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設電子文件中心的另一個主要原因就是為了響應上級主管機構(gòu)的號召。

2.2電子文件中心的職能職責

各家都叫電子文件中心,但性質(zhì)是否相同?職能職責是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區(qū)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的電子公文管理利用中心。它只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案館以進行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務信息公開的產(chǎn)物,提供現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用是它的職責。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區(qū)別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標是為了保障電子文件完整、真實、有效,使得電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。在完整、真實、有效地長期保存電子文件的基礎上,電子文件的利用僅是長期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應用系統(tǒng)的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質(zhì)不同,所以,它們的應用系統(tǒng)的功能模塊也有很大的區(qū)別。蘇南模式側(cè)重現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側(cè)重歸檔與長期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復雜得多。捕獲、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲與保存規(guī)劃是其主要模塊。僅從數(shù)據(jù)管理這一模塊上說,蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數(shù)據(jù),以供檢索、備份和統(tǒng)計。而安徽模式,為維護電子文件的完整性、真實性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個生命周期中與其產(chǎn)生、管理、歸檔、保存和利用等重要環(huán)節(jié)相關的一系列重要的元數(shù)據(jù),而不單單局限于一些簡單的目錄數(shù)據(jù)。在安徽模式中,維護電子文件的完整性、真實性和有效性的原則始終貫穿著每個模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨立的組織機構(gòu),所以,各家都沒有專門的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個向數(shù)字檔案館過渡的長期保存人類遺產(chǎn)的項目,所以,項目組成員人數(shù)較多。該項目的試點工作組負責組織和協(xié)調(diào)。職能小組負責標準起草、方案修訂、科研攻關等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務平臺上的一個應用系統(tǒng),所以,電子文件中心只有l(wèi)至3名不等的兼職人員,負責系統(tǒng)的日常維護和數(shù)據(jù)的、備份等。

2.5電子文件中心的經(jīng)費來源

電子文件中心的啟動經(jīng)費多由政府部門以專項經(jīng)費的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經(jīng)費的形式啟動。而日常運行費用都只由各檔案局在辦公經(jīng)費中列支。顯然,由于復雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標準或規(guī)章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專門的管理標準或規(guī)章。而安徽模式的電子文件中心針對電子文件管理和電子文件中心運行所涉及的各個重要環(huán)節(jié),建立了一系列詳細的標準與規(guī)章,從行業(yè)標準到地方標準再到機構(gòu)規(guī)章,從上至下形成了三級規(guī)范體系。尤其是安徽省電子文件中心項目負責編制的三個行業(yè)標準已于今年6月1日起實施,成為檔案界的新熱點。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對它的束縛,為維護電子文件的完整性、真實性、有效性和長期可用性提供了制度保障和技術準備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災備

在安全防范與災難備份方面,蘇南模式僅采用了技術手段進行防范。而安徽模式不僅從技術上,而且還從管理層面上進行了制度建設,使安全與災備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運行情況

作為現(xiàn)行或半現(xiàn)行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設周期短,見效快,使政務網(wǎng)內(nèi)各機關單位很快地實現(xiàn)了政務信息資源共享,一度受到這些機關單位的好評。但2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,各級人民政府作為政務信息公開的義務主體,紛紛在自己的門戶網(wǎng)站上建立政務公開欄目。這些欄目公開的文件類型除公文外,還有工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)汁信息、預案、規(guī)章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務的“產(chǎn)品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門戶網(wǎng)站除公開本級政府及各部門的政務信息外,還公開垂直管理部門、公用企事業(yè)單位及下級政府機關的信息。而電子文件中心只能公開政務內(nèi)網(wǎng)中各機關單位的信息。由于歷史原因,或因經(jīng)費、軟硬件等問題,進入政務內(nèi)網(wǎng)的機關單位總是不全,有的政務內(nèi)網(wǎng)中連本級政府各部門機關都不全,更別提下級機關、條管單位和企事業(yè)單位了。這樣,電子文件中心在服務的“產(chǎn)品”數(shù)量上明顯不及政府門戶網(wǎng)站的政務公開了。由此,現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用功能受到嚴重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉(zhuǎn)直下。

安徽模式的電子文件中心因為具有歸檔功能,以長期保存電子文件,維護電子文件完整性、真實性和有效性為己任,所以,建設周期長,見效慢。經(jīng)過3年多,目前,只是完成了基礎建設,處于試運行時期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發(fā)展態(tài)勢

因受到政府門戶網(wǎng)站中政務信息公開的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件利用率非常低,有時甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個功能是文件備份,即相當于對政務內(nèi)網(wǎng)中各機關單位的電子公文進行了同城異地備份。然而,實際上,政務內(nèi)網(wǎng)中的所有數(shù)據(jù),各地的信息化發(fā)展機構(gòu)會負責備份,電子文件中心的備份功能顯得無足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發(fā)展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用中心,在應用系統(tǒng)的功能設計上沒有為歸檔預留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開始定位就很明確,它不是以現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實、有效和長期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責。它除接收本級檔案館接收范圍內(nèi)所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級電子文件中心互聯(lián),并且將電子文件中心的數(shù)據(jù)與安徽省分布式檔案基礎數(shù)據(jù)庫整合,實現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發(fā)展方向是電子檔案中心或數(shù)字檔案館。

3結(jié)論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區(qū)別又有聯(lián)系。在性質(zhì)上,這兩種模式的電子文件中心是有區(qū)別的。蘇南模式的電子文件中心是現(xiàn)行電子公文或半現(xiàn)行電子公文利用中心,它沒有歸檔功能。它投資少,建設周期短,見效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護電子文件的完整性、真實性和有效性為目標的長期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設周期長,見效慢。它必須嚴格遵守行業(yè)標準和管理規(guī)章。它們之間又是有聯(lián)系的:①二者同時抓住了電子政務發(fā)展的契機,借助電子政務內(nèi)網(wǎng)作為電子公文傳輸和收集的一個主要渠道;②目前,二者收集和管理的對象都是電子公文;③二者都可以實現(xiàn)政務信息資源共享,提供現(xiàn)行公文或半現(xiàn)行公文的利用。

從運行情況和發(fā)展趨勢來看,自2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,政府門戶網(wǎng)站開辟政務信息公開欄目,使得電子文件中心的現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文的利用功能受到?jīng)_擊。因此,主要以現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用為目標的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數(shù)字檔案館的方向大步邁進。這兩種同樣基于電子政務發(fā)展起來的電子文件中心為什么會有如此不同的發(fā)展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質(zhì)的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機構(gòu)不同于其他任何管理機構(gòu)的職責所在一一有效地長期或永久地保存對國家和社會具有保存價值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發(fā)點,一般而言,不會與其他機構(gòu)存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準確,前景廣闊,那是不是就一帆風順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問題。目前,它收集歸檔的對象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數(shù)字檔案館發(fā)展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫文件也應該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護電子文件完整性、真實性、有效性和長期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因為格式太多且又復雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國內(nèi)外檔案界共同面臨著的業(yè)務難題,僅靠一個省級電子文件長期保存的試點項目來解決,是不大可能的。

目前,我國電子文件中心的建設方興未艾,在前進的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項目組建議國家檔案主管機構(gòu)對電子文件中心的性質(zhì)及其職能進行定位,為各地方電子文件中心的建設指明方向。同時,面對電子文件管理提出的挑戰(zhàn),應出臺相應的管理規(guī)范和標準,為電子文件中心的建設掃清障礙。

參考文獻:

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所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學理論研究內(nèi)容的影響

檔案學理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

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【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，世界主要國家、地區(qū)和相關機構(gòu)的代表性研究項目的主要內(nèi)容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構(gòu)廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統(tǒng)中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的ERA項目負責人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯(lián)邦機構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設計帶動整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時說：“十一五是一個信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略。”可見“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實安全和長久真實。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風險，從根本上控制各機構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構(gòu)職能及業(yè)務流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設計電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統(tǒng)的設計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構(gòu)的主要職能及業(yè)務工作流程，對流程中各個節(jié)點產(chǎn)生的電子文件的情況有預期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統(tǒng)設計，從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設計者”②。同時，集成化管理還強調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢結(jié)合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項目的負責人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個階段：一是文件生成機構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過6年前期基礎研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡接收進館的全程無縫管理為目標，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務計劃》，以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務網(wǎng)絡的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據(jù)價值的關鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學、完善，直接關系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價值的關鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標準。

2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(ISO22310:2005)，是應用于開發(fā)文件管理需求的任何機構(gòu)組織的最高層次標準，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統(tǒng)或政府機構(gòu)的《電子文件管理應用軟件設計評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復研發(fā)現(xiàn)象，我國也應當盡快出臺我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機關的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認證、推介示范產(chǎn)品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應商制定規(guī)則，為機關文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。

五、電子文件管理走向——國際化與標準化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項目主要是某一類機構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標準和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。

尤為值得關注的是國際標準化組織檔案／文件管理分技術委員會(ISOTC46/SC11)的標準化工作，它反映出國際社會在文件管理領域取得的共識，其關于文件管理的系列標準有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領域制定相關標準規(guī)范提供了基礎和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎和理論依托。

立足于國際標準和基礎研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標準實現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對于實現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務系統(tǒng)》(GILS)框架與標準、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標準DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標準也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗與國際認可提供了最優(yōu)化評估的準則，是機構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進經(jīng)驗、管理是否高效、服務是否滿意的重要標志。

六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作

隨著研究的深入，人們越來越認識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領域的人員所能獨立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。ISO信息與文獻工作技術委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機構(gòu)（如國際檔案理事會、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關標準、采納相關成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強與其他聯(lián)邦政府部門、社會機構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項目的合作伙伴達20個之多。在歐洲，負責起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統(tǒng)和信息技術管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關技術集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識經(jīng)濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關各方結(jié)成合作伙伴關系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機構(gòu)會優(yōu)先向我們提供研究技術和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構(gòu)的研究進度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關系，推動電子文件管理研究的進展。

注釋：

①［加］露西婭娜·杜蘭蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES國際研究項目.山西檔案，2002年第3期。

篇5

關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國建筑工程電子文檔與發(fā)達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強。1.4對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質(zhì)的文件檔案進行替換。對紙質(zhì)文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。

2實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業(yè)性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業(yè)人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性?？梢云赣脤I(yè)的鑒定人員，對電子文件的內(nèi)容進行查詢，確保電子文件沒有相關內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內(nèi)容需要進行核實，另一方面，對于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發(fā)生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發(fā)展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心

參考文獻

篇6

我國政府自開國以來的職能轉(zhuǎn)型大致可劃分為三個階段：第一階段，20世紀50年代中期至1999年前為“管治型”階段；第二階段，1999年至2010年，為“法治型”階段；第三階段，2010年至2020年為“服務型”階段。作為一種政府職能形態(tài)，“服務型”政府應在法制完備、依法行政得到全面落實的基礎上，以公民本位、社會本位理念為核心，在整個社會民主秩序的框架中，把政府定位于服務者的角色，是以公正執(zhí)法為標志并承擔著相應責任的現(xiàn)代型政府。

二、當前消防執(zhí)法服務中存在的主要問題

當前，我國消防工作仍處于發(fā)展的初步階段，社會消防安全保障能力滯后于人民群眾日益增長的消防安全需求的狀況尚未根本改變，與人民群眾對公共消防安全的新期待、新要求還有不小差距，特別是執(zhí)法隊伍中，少數(shù)基層領導和消防監(jiān)督人員執(zhí)法為民的觀念和意識不夠強等問題是困擾消防工作發(fā)展的瓶頸。1.消防電子執(zhí)法“事前”存在的問題一是執(zhí)法人員專業(yè)能力不夠高。消防監(jiān)督管理人員依照法定職權(quán)和程序，貫徹實施《中華人民共和國消防法》。“法”不僅包括消防執(zhí)法過程中涉及的消防法律法規(guī)，還包括消防執(zhí)法的程序。當前很多消防執(zhí)法人員不熟悉本職崗位應知應會的法律知識和崗位技能，簡單執(zhí)法、機械執(zhí)法、粗放執(zhí)法的現(xiàn)象仍然大量存在。有些消防執(zhí)法人員不會操作本崗位的電子政務應用系統(tǒng)，離工作要求還有差距。二是執(zhí)法人員服務意識薄弱。消防電子政務系統(tǒng)是為老百姓申報行政許可服務的，一些監(jiān)督執(zhí)法人員沒有從根本上樹立服務意識，情緒執(zhí)法、人情執(zhí)法、利益執(zhí)法、濫用自由裁量權(quán)等現(xiàn)象不同程度地存在。2.消防電子執(zhí)法“事中”存在的問題一是執(zhí)法的過程不夠公開透明。消防執(zhí)法應公開的內(nèi)容主要有：行政許可項目、法律依據(jù)、執(zhí)法程序、執(zhí)法人員身份、服務承諾、監(jiān)督舉報途徑等。但由于公開方式的局限性，能夠查看和了解到消防執(zhí)法知識的人也局限于一些到窗口辦理消防業(yè)務的人員。除行政許可外的行政處罰、火災復核等消防業(yè)務以及這些業(yè)務辦理的流程，只有在內(nèi)部網(wǎng)絡才能查詢，并且只是指定部分有權(quán)限的消防執(zhí)法人員才能查看。二是消防執(zhí)法程序不夠正當?！胺ㄖ巍敝袌?zhí)法必須程序正當，在西方法治國家里又稱程序正義。程序正當包括兩層涵義：一是指程序設定正當,不偏向、不歧視,符合公平、公正的立法原則；二是指嚴格按規(guī)定的程序辦事。程序法是實體法的保障,程序違法會造成實體法施行走樣，偏離立法的軌道。三是執(zhí)法過程中隨意性較大。隨著國家行政管理體制改革，政府職能逐步由管理型向服務型轉(zhuǎn)變，通過下放管理權(quán)限、簡化辦事程序、推行“一站式”電子辦公系統(tǒng)，群眾的滿意度不斷提高。近年來，全國消防部門也相繼出臺了一系列便民服務措施，但在一些基層單位，管理就是服務的思想還沒有牢固樹立起來，還沒有實現(xiàn)由防范型管理向平等型、服務型、無償型管理的轉(zhuǎn)變。3.消防電子執(zhí)法“事后”存在的問題一是事后監(jiān)督力度不夠強。消防執(zhí)法分為“事先”監(jiān)督、“事中”監(jiān)督和“事后”監(jiān)督。其中，“事先”監(jiān)督的效果最佳，“事中”監(jiān)督其次，“事后”監(jiān)督的效果最弱。如果“事先”提高執(zhí)法人員素質(zhì)，設置好執(zhí)法程序，就能從源頭上規(guī)范消防執(zhí)法行為，此后的“事中”和“事后”監(jiān)督就容易很多。以前，由于執(zhí)法質(zhì)量考評抽檔、調(diào)檔程序設置得不夠嚴密，往往產(chǎn)生很多檔案重新“包裝”的問題，即為了考評而在考前修改執(zhí)法卷宗。這樣，事后監(jiān)督就無法對前面的執(zhí)法行為產(chǎn)生約束力。現(xiàn)在，全國的消防隊伍建設已經(jīng)實現(xiàn)電子化、實時化，行政審批、行政處罰、日常監(jiān)督等檔案卷宗全部從網(wǎng)上走程序，逐步提高了透明度、公正性與時效性。二是責任追究體系不夠完善。對于消防執(zhí)法不力、執(zhí)法過錯行為采取的處理措施，直接影響著下次的執(zhí)法行為。因此，責任追究制度是否完善很大程度上決定著執(zhí)法的規(guī)范性。當前，對于“事后”監(jiān)督和考評普遍存在著考評結(jié)果只體現(xiàn)在扣分、通報上，沒有實際的處罰措施，未能對執(zhí)法個人形成約束力，這樣將導致違法違規(guī)執(zhí)法持續(xù)存在而不能得到及時糾正和杜絕。

三、創(chuàng)新社會管理理念，推進消防電子政務建設

篇7

關鍵詞：電子文件；存儲方式；防火墻；檔案

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)

Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，電子文件有以下特點：

1) 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，對現(xiàn)代化辦公設備的依賴性很高，必須借助于計算機等設備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，對場地要求不高，但對環(huán)境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均發(fā)生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認真進行鑒定，區(qū)分文件價值，只有對本單位工作具有查考利用價值的，才有必要進行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統(tǒng)可能隨著時間的推移不再具有兼容性，因此，同時定期要將有關電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)同步歸檔。

電子文件的真?zhèn)舞b別一直是文件管理和檔案技術的難點。檔案部門所保管的電子檔案，應該是文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值[2]。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發(fā)單位和復制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進入網(wǎng)絡運行后，其復制是極為便利的。同時也不能排除個別別有用心者對文件或檔案進行篡改。這樣，我們必須認真考慮電子文件的真假識別問題。對此問題，電子文件制發(fā)單位可在機內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區(qū)別。當網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據(jù)使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲方式

目前電子文件的存儲方式還是以分散存儲為主，每個終端都存有電子文件。一旦某個終端出現(xiàn)問題，不僅這個終端本身存儲的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網(wǎng)甚至廣域網(wǎng)上所有終端都受到攻擊和破壞。要對其存儲方式進行改革，有三種存儲方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應用軟件全部存儲在服務器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲電子文件，電子文件全部存儲在服務器中。三是移動插拔方式。電子文件存儲在移動硬盤、優(yōu)盤等移動式存儲器上。用戶處理電子文件時，將移動式存儲器插入微機，不處理電子文件時，將移動式存儲器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網(wǎng)絡系統(tǒng)防護措施

網(wǎng)絡系統(tǒng)防護必須一手抓技術，一手抓管理，技術上多種手段設防，管理上多種措施并用，實行綜合治理。尤其應著重抓好"一個隔離，兩層認證，三種能力"。一個隔離，就是內(nèi)部網(wǎng)必須與外部網(wǎng)實行物理隔離，禁止與國際互聯(lián)網(wǎng)進行任何直接或間接的物理連接。兩層認證，一是每個終端必須設置開機密碼，通過密碼認證用戶是否有權(quán)使用該終端。二是用戶進入終端后，應進行身份認證，以確認用戶是否有權(quán)通過網(wǎng)絡系統(tǒng)處理電子文件。三種能力，一是病毒防護能力。所有服務器和終端，都應安裝正版殺毒軟件，對計算機系統(tǒng)實時進行掃描和檢測，防止計算機病毒進入網(wǎng)絡系統(tǒng)。二是預警監(jiān)測能力。實時尋找具有網(wǎng)絡攻擊特征和違反網(wǎng)絡安全策略的操作行為，實時報警，阻斷非法的網(wǎng)絡連接。三是應急處置能力。制定應急方案，完善應急機制，建立應急分隊，提高預警反擊和災難恢復能力，確保網(wǎng)絡系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運行。

3.3 精簡電子文件數(shù)量

由于缺乏有效的管控機制，網(wǎng)絡用戶隨意制發(fā)和復制電子文件的現(xiàn)象較為嚴重，致使電子文件數(shù)量己遠遠超出實際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對電子文件數(shù)量實施有效控制[3]。一是要嚴格審批把關。用戶制發(fā)和復制電子文件，必須按規(guī)定逐級報批，未經(jīng)批準，不得擅自制發(fā)或復制電子文件。二是強化技術手段。對電子文件的下載、復制進行技術控制，切實做到未經(jīng)審批和不具權(quán)限的用戶，無法下載或復制電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對電子文件進行一次鑒定，有留存價值的，及時移交檔案部門歸檔保存；不具留存價值的，及時進行清刪，防止失去現(xiàn)實作用的電子文件留存在系統(tǒng)中。

3.4 控制電子文件使用權(quán)限

雖然電子文件的資源共享是實現(xiàn)辦公自動化最關鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發(fā)，網(wǎng)絡中的電子文件決不應該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對網(wǎng)絡中的用戶權(quán)限進行控制?？刂朴脩魴?quán)限的方法有：一是在網(wǎng)絡層上設置允許用戶訪問服務器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將電子文件存放到指定的網(wǎng)絡區(qū)域內(nèi)，該網(wǎng)絡區(qū)域只對有使用權(quán)限的用戶開放，無權(quán)用戶無法進入。三是通過數(shù)據(jù)列表方式，對每個用戶使用電子文件的權(quán)限事先做出限定，不具權(quán)限的用戶無法進入或使用電子文件管理系統(tǒng)。四是對電子文件本身進行加密處理，將密碼分配給有權(quán)限的用戶，無權(quán)用戶無法打開電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子文件管理制度，實現(xiàn)電子文件管理的標準化和規(guī)范化，使電子文件在產(chǎn)生、運行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數(shù)據(jù)庫質(zhì)量關。在數(shù)據(jù)管理方面應建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，根據(jù)本單位的實際情況，制定嚴格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標，責任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設機構(gòu)。由內(nèi)設機構(gòu)負責歸檔文件的計算機錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并獎其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，同時將重要的文件原文掃描，進而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說，其主要是負責對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監(jiān)督；接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫；四是充分利用信息安全技術，切實保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級；設置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護等等，確保電子文件的安全。

參考文獻：

[1] 石劍文.電子文件管理應注意的問題[J].重慶科技學院學報：社會科學版,2007(5):206-207.

篇8

關鍵詞：配電系統(tǒng)自動化實踐

1城區(qū)配電網(wǎng)結(jié)構(gòu)概況

目前濟寧城區(qū)共有7座變電所，即市中所、東郊所、西郊所、南郊所、北郊所、后鋪所和高新所，城區(qū)10kV主干線路46條。結(jié)合城網(wǎng)建設改造和標準化工作，以市中變?yōu)橹行?，城區(qū)全部實現(xiàn)了多電源點供電和"手拉手"供電，供電符合"N-1"準則，滿足配電自動化對手拉手線路供電電源的要求。整個配電網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)合理，各種電力設施標準，為配電自動化的實施打下了堅實的基礎。

2配電自動化系統(tǒng)實施范圍

"上規(guī)模才能出效益"，本著高起點、高標準、高度代表性的原則，我公司的配電自動化系統(tǒng)覆蓋整個濟寧城區(qū)，包括主站系統(tǒng)一套，子站系統(tǒng)7套，戶外配電設備計118臺柱上開關，10座開閉所，實現(xiàn)42條架空線路、4條地纜線路的饋線自動化。

3配電自動化系統(tǒng)簡介

實踐證明，建設DA與基于GIS的DMS一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)在線系統(tǒng)與離線系統(tǒng)、電網(wǎng)結(jié)構(gòu)與地理圖形、電網(wǎng)信息與用戶信息的有機結(jié)合，給我們構(gòu)建了完整的、時間與空間一體的現(xiàn)代化數(shù)字配電網(wǎng)概念，在配電調(diào)度、運行、規(guī)劃、設計、施工、業(yè)擴、搶修、營銷、客戶服務等多方面將發(fā)揮重要的作用，應是我國配電自動化及配電管理的基本模式，它也是當今世界配電管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向，是數(shù)字化供電公司的最重要的組成部分。我公司的配電自動化系統(tǒng)即是上述DA與基于GIS的DMS一體化系統(tǒng)。

傳統(tǒng)意義上的DA系統(tǒng)有兩種模式，即電壓型和電流型。兩種模式在理論上均能實現(xiàn)，主要應考慮本地區(qū)的實際情況。電流型開關由于需要直流電源做為操作電源，運行維護工作量大，故障處理和網(wǎng)絡重構(gòu)高度依賴通信系統(tǒng)和后臺系統(tǒng)支持，具有較大的風險性，配電線路供電半徑和縮短和分段數(shù)量的增加以及線路上負荷情況的變化，給各級開關的動作時間的配合帶來了整定難題，且開關需切斷故障電流，造價高昂推廣受限，基于上述原因，根據(jù)我市配電網(wǎng)現(xiàn)狀，我公司選用電壓型DA系統(tǒng)。

3.1概況

配電自動化設備采用日本東芝公司開發(fā)、設計、生產(chǎn)的電壓型自動化設備，包括：柱上自動真空開關、電源變壓器、一體型遙控終端單元和站內(nèi)故障指示設備。

配電自動化系統(tǒng)由配電主站系統(tǒng)、配電子站系統(tǒng)和系列戶外測控終端及通信系統(tǒng)組成，能夠?qū)ε潆娋W(wǎng)絡進行全面的計算機監(jiān)視、控制和管理。位于配電調(diào)度中心的配電主站系統(tǒng)具有配電SCADA、配電GIS、配電仿真、在線維護、大屏幕顯示和高級應用分析等功能。配電子站系統(tǒng)分布于市區(qū)變電所，負責各變電所管轄的戶外測控終端RTU(FTU、TTU、DTU等)的信息轉(zhuǎn)發(fā)和監(jiān)控，并可轉(zhuǎn)發(fā)站內(nèi)RTU和保護信息。戶外測控終端分布于廣闊的配電網(wǎng)絡各個節(jié)點，負責采集配電線路的信息及轉(zhuǎn)發(fā)，并執(zhí)行配電線故障的就地保護和配電線路的遙測、遙控、遙信功能。

3.2配電主站系統(tǒng)

配電主站是整個配電自動化系統(tǒng)的核心，主站系統(tǒng)采用日本東芝技術的TOSCAN－D3000C系統(tǒng)，其硬件和軟件遵循國際標準設計。配電主站的設備包括分布于兩層開放型LAN網(wǎng)上的服務器、工作站、TCM和外設等。服務器和工作站選用的是UNIXEWS生產(chǎn)廠家SunMicrosSystem制造的SunUltra60。

系統(tǒng)主要功能：

(1)配電SCADA功能：配電SCADA不僅包括數(shù)據(jù)采集(遙信、遙測)、報警、事件順序記錄、事故追憶、遠方控制(遙控)、計算、趨勢曲線、歷史數(shù)據(jù)存儲和制表打印、事件記錄等常規(guī)SCADA功能，還包括線路的動態(tài)著色、地理接線與GIS集成等功能。它主要包括數(shù)據(jù)采集、處理、顯示和控制功能。

(2)故障處理功能：

自動查找配電網(wǎng)、變電所發(fā)生的故障并自動恢復故障區(qū)間以外停電區(qū)間的正常供電。當配電網(wǎng)、變電所發(fā)生故障時，根據(jù)發(fā)生故障引起的配電線開關、保護、柱上開關的狀態(tài)變化判斷故障的發(fā)生區(qū)間及原因，并通過畫面顯示、警報鳴響、打印等來通知操作人員。

(3)DMS功能：

配電網(wǎng)地理信息系統(tǒng)(GIS)是建設DMS的基礎，它與AM/FM結(jié)合，形成AM/FM/GIS系統(tǒng)，把配電網(wǎng)圖形資料和非圖形參數(shù)建立于地理圖形的基礎上，真實反映配網(wǎng)線路的實際走向、電力設備地理位置和屬性、所屬電力用戶的屬性等各種信息。為監(jiān)視配電網(wǎng)的運行和電力系統(tǒng)運行管理提供具有地理信息的網(wǎng)絡模型，支撐系統(tǒng)應用軟件的開發(fā)，實現(xiàn)圖形處理、線路工程輔助設計、查詢統(tǒng)計、設備運行臺帳管理、用戶報修、用戶業(yè)擴輔助設計等功能。

(4)與其他系統(tǒng)的接口：配電自動化系統(tǒng)具有開放分布的特點,網(wǎng)絡通信采用TCP/IP國際標準協(xié)議,因此系統(tǒng)可直接通過LAN、或經(jīng)網(wǎng)橋與其他自動化系統(tǒng)進行集成。其中包括與公司MIS系統(tǒng)、用電MIS系統(tǒng)、調(diào)度自動化系統(tǒng)和大屏幕顯示等系統(tǒng)的接口。

(5)高級應用軟件：

包括網(wǎng)絡拓撲、狀態(tài)估計、在線仿真、負荷管理、潮流計算、短路電流計算、可靠性分析、運行管理、工程管理等軟件

(6)三大指標計算：

包括配網(wǎng)可靠性分析、網(wǎng)損計算、電壓合格率統(tǒng)計。

3.3配電子站系統(tǒng)(TCR)配電子站主要采集變電所內(nèi)RTU和戶外各種RTU(FTU、DTU、TTU等)的信息，并進行數(shù)據(jù)匯集和轉(zhuǎn)發(fā)。由于配電子站管理的RTU數(shù)量眾多(是變電所監(jiān)控系統(tǒng)的3～5倍),因此配電子站的高可靠性和靈活配置的設計是必不可少的。

配電子站的主要功能包括：

(1)變電所內(nèi)RTU數(shù)據(jù)的匯集和轉(zhuǎn)發(fā)。

(2)戶外RTU(包括FTU、DTU、TTU等)數(shù)據(jù)的匯集和轉(zhuǎn)發(fā)。

(3)數(shù)據(jù)預處理。

(4)規(guī)約轉(zhuǎn)換。

(5)當?shù)鼐S護功能。

(6)自我診斷功能。

3.4配電終端設備遙控終端單元RTU分布于復雜的配電網(wǎng)上且數(shù)目眾多，運行環(huán)境惡劣，因此要求產(chǎn)品具有高度的可靠性和免維護的特點。遙控終端單元TOSDAC-D21P11具有智能化故障查尋、就地隔離功能，并帶有遠方通信功能。TOSDAC-D21P11產(chǎn)品設計嚴謹，工業(yè)化程度高，結(jié)構(gòu)具有全免維護特點，采用全密封鍍金航空接插頭，性能優(yōu)越。

3.5系統(tǒng)通信

系統(tǒng)通信采用以光纖通信為主，雙絞線通信和載波通信為輔的模式。配電子站及主站之間的信息傳送量大，對通信速率要求較高，光纖通信具有容量大、傳輸速率高、可靠性強的特點，同時光纖雙環(huán)網(wǎng)還具有"自愈"功能，因此配電系統(tǒng)自動化的主干通信通道全部設計為光纖通信；子站與終端通訊數(shù)據(jù)量相對較少，根據(jù)現(xiàn)場架設場地和設備實際，設計為光纖與雙絞線混合模式，部分處于城區(qū)邊緣、需架設線路較長且下步無商業(yè)化運營的需要，則采用配電載波的形式。

4配電自動化系統(tǒng)實現(xiàn)目標

(1)完成適用于開閉所DTU、柱上開關FTU及部分配變TTU的功能，監(jiān)視配電設備運行工況，準確及時發(fā)現(xiàn)缺陷，減少人員的現(xiàn)場操作，提高配網(wǎng)安全運行水平。

(2)優(yōu)化網(wǎng)絡運行方式，提高設備利用程度，減少備用容量，降低電網(wǎng)建設投資和運行維護費用，實施分區(qū)線損考核，減少電能損失，提高運行經(jīng)濟性和企業(yè)經(jīng)濟效益。

(3)提供業(yè)擴工程輔助設計，實現(xiàn)各類統(tǒng)計報表的自動生成，提高工作效率。

(4)提高供電可靠性，改善電能質(zhì)量，加快業(yè)擴報裝速度，縮短故障搶修時間，為用電管理提供科學依據(jù)，提高優(yōu)質(zhì)服務水平，樹立良好的社會形象。

篇9

電力建設物資管理系統(tǒng)主要包括三大子系統(tǒng)，它們分別是采購管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)。采購管理主要包括采購計劃管理和申購計劃管理；合同管理主要包括合同簽訂管理和廠商信息管理；庫存管理主要包括出入庫管理和材料盤點管理。在電力建設物資管理中，應使用ERP等物資管理軟件進行物資管理，以實現(xiàn)管理與現(xiàn)代信息技術的有效結(jié)合，并開發(fā)真正適合電力企業(yè)發(fā)展的物資管理系統(tǒng)。電力建設物資管理系統(tǒng)是一種功能全面的管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)建設全過程管理。而在電力建設物資管理系統(tǒng)外部，還可通過接口與子系統(tǒng)有效連接，進而實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。此外，電力建設的物資管理系統(tǒng)還可生成采購單，以控制材料的領取，并監(jiān)控各個部門的費用情況。

2子系統(tǒng)物資管理

2.1采購管理

在電力建設中，采購管理是一種基于供應鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應鏈管理中的重要組成部分。在電力建設采購管理系統(tǒng)中，采購部門應對材料采購的全過程進行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關系；電力項目建設技術部門要根據(jù)項目工程的進展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時間，從而做到按時發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設物資采購管理中，必須實現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫存，并優(yōu)化庫存管理。因此，在采購管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價格的變化情況等，以此制訂相應的回復單，發(fā)送至物資供應商，并實時更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術支持，還要考慮信息平臺的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺，從而為加強交流溝通和提高采購管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術支持。此外，還要與物資供應商簽訂長期合同，制訂長期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應商之間的認證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應商之間的長期合作關系。

2.2庫存管理

電力企業(yè)庫存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫存量決定了物資量，由于庫存量會不定期變化，因此，在企業(yè)庫存管理中，應根據(jù)不同的實際情況，采取不同的庫存管理方法。對于長期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應按照自身的物資需求在倉庫進行長期代儲，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應用于一類物資；對于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實際需求，由單位按照計劃送貨，以實現(xiàn)企業(yè)“零庫存”；對于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應充分利用其優(yōu)勢，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運送至使用單位，運達后再結(jié)算；對于供應正常的電力物資，應應用期貨合同運送模式，以減少庫存量。

2.3合同管理

要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項目建設施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運輸情況定期傳達至業(yè)主；采用先進的管理設備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實的合同備料，了解生產(chǎn)和運輸情況，定期開展設備管理會議，并將物資信息通報給業(yè)主；合同管理人員應及時與廠商取得聯(lián)系，順利完成設備的生產(chǎn)和發(fā)運，及時統(tǒng)計和整理匯報給業(yè)主的相關信息，定期與廠商交流設備的發(fā)運情況；根據(jù)設備標志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設備和工具隔離存放；加強廠商管理，對供應商進行全面評估，從而建立長期、穩(wěn)定的合作關系，降低采購成本。

3結(jié)束語

篇10

[關鍵詞]電子郵件安全問題防火墻技術

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和普及，使得通過為一大群顧客和供應商提供一個通用通訊環(huán)境的方法可以發(fā)揮電子商務的獨一無二的潛力。今天，網(wǎng)上有數(shù)以千計的面向消費者和面向交易的商務站點，并且這個數(shù)目正在快速增長。電子商務成為世界新熱點,但其安全性也隨著信息化的深入也隨之要求愈高了。電子郵件系統(tǒng)的發(fā)展面臨著機密泄漏、信息欺騙、病毒侵擾、垃圾郵件等諸多安全問題的困擾。人們對電子郵件系統(tǒng)和服務的要求日漸提高，電子郵件系統(tǒng)的安全問題也越來越得到使用者的重視，如果沒有采取安全措施,得到的信息就可能被別人破壞過，電子商務往來就不能正常運行。

一、電子郵件系統(tǒng)安全問題研究的必要性

電子郵件系統(tǒng)的功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求，是企業(yè)網(wǎng)絡的基本應用之一，為企業(yè)進行信息交流提供了有力支持。安全的電子郵件系統(tǒng)有效地解決了信息保密，信息完整、身份鑒別，以及密鑰的安全存儲等問題，安全的電子郵件系統(tǒng)在各行業(yè)中的應用和推廣，將給相關企業(yè)在商業(yè)秘密、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、金融資料、交易談判、市場與產(chǎn)品計劃、財務資料等方面的數(shù)據(jù)交換提供安全保障。

對于企業(yè)和政府用戶而言，安全的電子郵件系統(tǒng)為系統(tǒng)用戶的身份鑒別，企業(yè)商業(yè)信息和政府公務文件的收發(fā)、傳輸和存儲提供了有效的安全保障，簡化了工作流程，提高了工作效率；安全的電子郵件系統(tǒng)提供的強大易用的管理功能，有效地整合了企業(yè)內(nèi)各個組織機構(gòu)的溝通和管理，實現(xiàn)了企業(yè)機構(gòu)的一體化管理，提高了管理水平和效率。因此，安全的電子郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設的深化中，將發(fā)揮巨大的推動作用，并獲得更多的企業(yè)和政府機構(gòu)用戶，在企業(yè)信息化和電子商務中贏得可觀的市場份額。

二、電子商務中電子郵件面臨的安全性問題及解決

1.電子商務中電子郵件面臨的安全性問題

電子商務中電子郵件往來將會遇到以下幾方面的問題：電子郵件系統(tǒng)的安全漏洞、電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙、電子郵件系統(tǒng)垃圾、電子郵件系統(tǒng)炸彈、電子郵件系統(tǒng)有關的病毒、匿名轉(zhuǎn)發(fā)等等。

2.解決電子商務中電子郵件安全問題的主要技術

(1)防火墻技術

防火墻是位于內(nèi)部網(wǎng)絡或Web站點與Internet之間的一個路由器或一臺計算機(堡壘主機),可以使內(nèi)部網(wǎng)可以與Internet聯(lián)結(jié)又保護內(nèi)部網(wǎng)免遭外界非法訪問。防火墻建立在一個服務器/主機上,是一個多邊協(xié)議路由器,在通常的配置中,堡壘主機經(jīng)常作為一個公共的Web服務器,或者FTP服務器,或一個電子郵件服務器使用。通過堡壘主機上進行Http服務器軟件,要使用“”服務器,以訪問防火墻的另一端的Web服務器。

利用防火墻可以加強安全性合理配置防火墻,可以限制郵件的訪問,使之只能發(fā)送到有限的幾個機器上,并加強對這幾個機器的防范,可以將這些機器作為竟如內(nèi)部網(wǎng)絡的網(wǎng)關來控制郵件的出入。因此,用防火墻可所有外部的SMTP聯(lián)結(jié)到一個電子郵件服務器上,這樣會有一個集中登錄地點,便于追蹤不正常的電子郵件,但是防火墻不能識別惡意的Applet和腳本。(2)PGP加密算法

從本質(zhì)上來講,最有效的保護電子郵件系統(tǒng)方法是使用加密簽字來驗證電子郵件系統(tǒng)信息,通過驗證,保證信息確實來自發(fā)信任,并且來保證電子郵件系統(tǒng)在傳輸?shù)倪^程中沒有被修改。最常用的是PGP加密算法。

利用PGP的數(shù)字簽字簽名可以實現(xiàn)保證電子郵件不被冒發(fā)或修改過。PGP對電子郵件的內(nèi)容計算后得出一個128位的二進制作為描述電子郵件的特征值。如果郵件被改動,這個特征值就不符合郵件的內(nèi)容。

(3)電子郵件系統(tǒng)炸彈的處理

預防垃圾郵件的方法對電子郵件系統(tǒng)炸彈毫無作用，因為電子郵件系統(tǒng)炸彈發(fā)送時,攻擊軟件會自動的修改發(fā)送的地址(FakeIP),這樣你收到的電子郵件的發(fā)信地址根本就是不存在的,或隨時變化的,所以無法提前防范,也不可能根據(jù)發(fā)信地址追查扔炸彈的人。防治電子郵件系統(tǒng)炸彈的方法是進入一種排斥模式，排斥模式需要你檢查收到郵件的源地址。如果發(fā)現(xiàn)一個站點,它的用戶在用電子郵件站點攻擊你,那么你就可以和他們系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

(4)防范電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙

由于簡單的郵件傳輸協(xié)議(SMIP)不能驗證系統(tǒng)偽造的電子郵件。如果站點允許與SMIP端口聯(lián)系,任何人都可以與該端口聯(lián)系,并且以你虛構(gòu)某人的名義發(fā)出電子郵件。應該經(jīng)常查看電子郵件的錯誤信息,這里經(jīng)常會有闖入者的線索，查看電子郵件信息的表頭,它們通常會記錄電子郵件到達目的地址前經(jīng)過的所有“跳躍”或短暫的停留。應該注意到表頭中諸如“接到”和“信息-ID”信息,并且有電子郵件的發(fā)出/收到記錄比較,看它們是否響應。

(5)電子郵件系統(tǒng)垃圾的處理

電子郵件系統(tǒng)垃圾已經(jīng)成為人們最頭疼的問題之一,下面介紹幾種常見的防垃圾郵件技術。

①SMTP用戶認證

目前常見并十分有效的方法是，在郵件傳送（MailTransportAgent，MTA）上對來自本地網(wǎng)絡以外的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)信用戶進行SMTP認證，僅允許通過認證的用戶進行遠程轉(zhuǎn)發(fā)。這樣既能夠有效避免電子郵件傳送服務器為垃圾郵件發(fā)送者所利用，又為出差在外或在家工作的員工提供了便利。如果不采取SMTP認證，則在不犧牲安全的前提下，設立面向互聯(lián)網(wǎng)的Web郵件網(wǎng)關也是可行的。

②逆向名字解析

認證的目的都是避免電子郵件傳送服務器被垃圾郵件發(fā)送者所利用，但對于發(fā)送到本地的垃圾郵件仍然無可奈何。要解決這個問題，最簡單有效的方法是對發(fā)送者的IP地址進行逆向名字解析。通過DNS查詢來判斷發(fā)送者的IP與其聲稱的名字是否一致，如不一致則予以拒收。這種方法可以有效過濾掉來自動態(tài)IP的垃圾郵件，對于某些使用動態(tài)域名的發(fā)送者，也可以根據(jù)實際情況進行屏蔽。但是上面這種方法對于借助OpenRelay的垃圾郵件依然無效。對此，更進一步的技術是假設合法的用戶只使用本域具有合法互聯(lián)網(wǎng)名稱的郵件傳送服務器發(fā)送電子郵件。但是，逆向名字解析需要進行大量的DNS查詢。

③實時黑名單過濾

以上介紹的防范措施對使用自身合法的域名的垃圾郵件仍然無效。對此比較有效的方法就是使用黑名單服務了。黑名單服務是基于用戶投訴和采樣積累而建立的、由域名或IP組成的數(shù)據(jù)庫，最著名的是RBL、DCC和Razor等，這些數(shù)據(jù)庫保存了頻繁發(fā)送垃圾郵件的主機名字或IP地址，供MTA進行實時查詢以決定是否拒收相應的郵件。然而，目前各種黑名單數(shù)據(jù)庫難以保證其正確性和及時性。

④內(nèi)容過濾

即使使用了前面諸多環(huán)節(jié)中的技術，仍然會有相當一部分垃圾郵件漏網(wǎng)。對此情況，目前最有效的方法是基于郵件標題或正文的內(nèi)容過濾。其中比較簡單的方法是，結(jié)合內(nèi)容掃描引擎，根據(jù)垃圾郵件的常用標題語、垃圾郵件受益者的姓名、電話號碼、Web地址等信息進行過濾。更加復雜但同時更具智能性的方法是，基于貝葉斯概率

理論的統(tǒng)計方法所進行的內(nèi)容過濾。內(nèi)容過濾是以上所有各種方法中耗費計算資源最多的，在電子郵件流量較大的場合，需要配合高性能服務器使用。

⑤關鍵字

將一些會在垃圾郵件中經(jīng)常出現(xiàn)的字符（如：廣告、化妝品、發(fā)票等）收集起來形成一個大的數(shù)據(jù)庫，當一封電子郵件到來的時候能夠?qū)π蓬^、信標題、主題和信體等幾部分進行檢查，看是否里面有數(shù)據(jù)庫中的字符，如果有就被認為是垃圾郵件，如果沒有就判斷不是垃圾郵件。主要采用的技術是關鍵詞匹配。

⑥IP黑/白名單

將經(jīng)常向你發(fā)垃圾郵件的IP地址添加到IP黑名單中，當再從同樣的IP地址發(fā)來信件都被判定為垃圾郵件。如果IP地址被加入到白名單中，則認為從那里來的任何電子郵件都不是垃圾郵件。后來出現(xiàn)的拒絕發(fā)件人、拒絕目的地域也都是類似的技術。

三、結(jié)論

通過安全的電子郵件系統(tǒng)，可以把企業(yè)尤其是跨地域的大中型企業(yè)的所有組織機構(gòu)安全有效地聯(lián)系起來，實現(xiàn)企業(yè)管理的一體化，提高企業(yè)的管理水平和效率，加強企業(yè)的市場應變能力，提高企業(yè)的整體經(jīng)濟效益，從而促進企業(yè)信息化建設的進一步發(fā)展。

參考文獻:

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