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篇1

[關鍵詞]公平；效率；個性自由；社會發(fā)展

[作者簡介]李西杰，蘇州大學管理學院博士生，江蘇科技大學人文社科學院助教，江蘇鎮(zhèn)江212003

[中圖分類號]B82－053　[文獻標識碼]A　[文章編號]1672－2728(2008)04－0021－03

市場需要秩序，市場經濟需要完善的制度安排。改革開放三十年來，中國在政治、文化、意識形態(tài)和社會生活等諸領域逐步建立起適應社會主義市場經濟體制的基本框架。對于規(guī)則和制度的理性分析與設計，“我們不應只滿足于聽任市場在合同自由的普遍原則下發(fā)展出恰當的制度”，國家有必要經過深思熟慮設計出各種制度安排(法律、政策、規(guī)章制度等)，來實現(xiàn)種種社會秩序的完善以及人的自由發(fā)展。

一

制度安排或者說制度建設、制度設計主要是指人們或組織按照一定的理性原則，通過制度的設計、選擇、創(chuàng)新以有效地維護社會的公平、正義和秩序。制度安排是一種規(guī)則或規(guī)范及其運作方法或操作程序的設定，是人類的一種理性選擇。這種設定和選擇的過程，既包含著社會制度的進化和變革，又反映著創(chuàng)新的價值追求和倫理意蘊的考量。

制度安排具有規(guī)范行為方式、維持社會秩序的工具理性特征?，F(xiàn)代社會由于利益多元化導致人們價值追求的多元化，存在著各種不同的生活方式，道德相對主義盛行，從而導致了現(xiàn)代社會道德領域的倫理危機和社會領域的各種意識行為混亂。這種危機與混亂的出現(xiàn)并不在于人們道德“斗爭意識”或自主意識的增強，而在于缺乏一種旨在達到主體間“在理性論證基礎上的共識(程序共識)”的交往程序。從功能主義角度而言，“制度減少了人類關系的不確定性。它們規(guī)定了正當行動的范圍，這就是，一個游戲的規(guī)則規(guī)定了一種結構，在其中選手可運用特定的角色和地位的資源來自由地追求戰(zhàn)略運動”。在制度框架內的社會行為方式與交往實踐總具有某種“策略和準則”，這種“合理的策略準則立足于對允許的行動的一種分析，這些允許的行動是個人和集體按照對自身利益、信仰及相互計劃的推測決定的”。因此，面對當代社會種種危機，“不能僅僅強調個人的正當的行為，而是還更應強調正當的結構。道德應不再是作為對個體行為的評判標準，而應被視為在一個對所有市場參與者都有約束力的條件中起作用的重要因素”。

制度安排作為一種工具理性的“程序共識”同時具備基本社會價值理性。保障社會制度體系和社會生活有序、和平地運行，有賴于政治體系及其政治制度能夠獲得社會成員的普遍支持，即制度所內蘊的價值被真正理解，從而使制度安排獲得普遍的價值認同。政治體系和政治制度的穩(wěn)定的決定性因素不是來自于政治機構或政治制度本身，而是來自于社會成員在這些基本的規(guī)范和制度框架中活動，遵循這些基本規(guī)范和制度(其中主要以法律為形式)確立的標準和秩序，從而表現(xiàn)為社會生活的穩(wěn)定性和秩序性。缺乏這種穩(wěn)定性，制度的合法性即缺乏一種內在價值理念支撐，從而造成制度的自發(fā)性變遷。韋伯認為，一項統(tǒng)治的合法性有賴于人們對統(tǒng)治正當性的認同，即任何形式的統(tǒng)治，只有當它被人們認為是具有著“正當”理由的時候，才為人們所服從，并從而具有合法性。只有當制度所彰顯的新的價值系統(tǒng)轉化為人們的普遍思維、日常行為方式、對各種事物習慣性的及時反應時，它方才真正獲得人們的自覺認同。唯其如此，制度規(guī)范才能發(fā)揮應有的效率或者說效力，同時也減少不必要的成本支出，節(jié)約社會成本和制度成本。

二

制度安排的合理化配置，一方面在于追求一種社會公平形態(tài)的產生與維持，從而達到一種道德的社會秩序目標；另一方面，效率是制度安排獲得價值認同的一個重要根源，或者說制度設置的目的在于社會生產、生活效率的優(yōu)化。制度的效率主要體現(xiàn)在對社會行為的規(guī)范力度。制度安排存在著制度績效問題，即“與制度相關的政治交易費用”。按照諾斯的認識：“政治市場的效率問題是問題的關鍵。如果政治交易費用較低……其結果就是有效的產權，但是政治市場的高交易費用及行為者的主觀偏好，往往導致產權無法誘導經濟增長，組織也不能作為創(chuàng)造更有生產率的經濟規(guī)則的激勵?！币簿褪钦f，無論如何取得效益最大化的行為準則對國家社會意義重大。所以具有一個好的行為準則對一個社會來說是至關重要的，實際上要想取得交易成本低的經濟市場和有效的政治市場。也需要這種誠實的、合乎理性的、好的行為準則。從效率角度評價制度的合理性意味著，只有在給定有效資源條件下改善績效的專業(yè)化水平才有助于效率提高?！皺z驗一個國家的制度實施機制是否有效主要看違約成本的高低?！币簿褪恰艾F(xiàn)實的制度”(所謂現(xiàn)實的制度是制度的兩個方面之一。羅爾斯指出：“一種制度可以從兩個方面考慮：首先是作為一種抽象目標，即由一個規(guī)范體系表示的一種可能的行為形式；其次是這些規(guī)范指定的行動在某個時間和地點，在某些人的思想和行為中的實現(xiàn)。”的實施成本問題。

制度安排上的效率與公平標準具有雙重價值考量。首先，由于制度在政治倫理視閾中被理解為通過一定程序設計制訂出來并依靠政治力量硬約束于社會的正式制度。因此，制度安排本身必須能夠保障政治力量作用的有效發(fā)揮。也就是這種制度自身品質合乎公平與效率并重原則。制度尤其是政治制度的目的是維護社會秩序，為社會發(fā)展提供一個良好的社會制度環(huán)境，“制度減少著協(xié)調人類活動的成本，因而它對于理解人際交往具有重要價值”。一種具有合理性的制度能夠更加有效地促進個人在制度環(huán)境中的適應性。阿馬蒂亞?森指出：“即使最終沒有一個人有直接的理由去關切正義和倫理，正義和倫理因素還是可能對經濟成功具有工具性意義。并且可以通過這種優(yōu)勢，比它們的對手更好地在社會行為規(guī)則中生存下來。”即一方面，制度安排具有合法性效力，它以制度實質合理性為追求；另一方面。通過善惡等價值標準或程序標準來實現(xiàn)對其品質的評價，它不涉及體系外在的社會問題以及其他制度體系和人的基本問題，這種制度品質包括諸如個人免受恐懼和強制的自由、公正、安全、和平、經濟福利、宜人的自然環(huán)境和人工環(huán)境等普適價值理念；同時，從制度安排的效能來講，良好的制度規(guī)范會鼓勵人們自覺地“抑惡從善”，而不健全的社會制度則為“從惡”提供方便，甚至會在一定程度上抑制“行善”的愿望和動機。民眾的道德狀況在很大程度上取決于社會為其所提供的社會結構方式，以及社會調控手段的內容和方式，這不僅需要有善的價值引導與精神塑造，更需要有合理的社會結構及其在整個社會，尤其是在公共領域，建立公正有效的社會行為規(guī)范，在制度中體現(xiàn)道德的精神。

其次，該項制度的社會目標必須明確?，F(xiàn)代多元民主社會的制度社會目標在于追求一種“多元價值體系內的相互依賴性”，也就是實現(xiàn)多元交往的程序共識。制度安排不僅構成利益調整、權力(權利)配置的基本社會力量，也是提升社會成員道德素質的必要條件。從價值論角度評價制度安排，它的標準是公平與效率的統(tǒng)一。這種統(tǒng)一在社會資源配置、秩序維系上意味著社會秩序的制度化、可操作化，而在道德建設上意味著人的利益可感受性的平衡與完善。制度安排必須定位于道德與社會政治之關系形態(tài)基礎之上，即現(xiàn)代制度安排意在確立何種道德體系在整個社會治理體系中的意義、作用、價值等。

制度的正義是制度效率發(fā)揮的前提或基本保證。就社會而言，“一方面，社會越是公平，每個人的貢獻與所得便越一致，每個人的勞動積極性便越高；社會越不公平，每個人的貢獻與所得便越背離，每個人的勞動積極性便越低，從而效率也就越低。另一方面。社會越公平，人們損害社會或他人與損害自己便越相等，人們損害社會和他人的傾向便越小，從而社會活動的總體效率便越高；社會越不公平，人們越是利己，人們損害社會和他人的傾向便越大，從而社會活動的總體效率便越低”。制度系統(tǒng)之所以建立，是因為一個社會的成員要在一起過共同的社會生活，而這種社會生活就像一個巨大的社會游戲，需要由一定的規(guī)則來加以構成和調節(jié)。從道德的角度來辯護，要求制度規(guī)范體系符合正義原則；從技術的角度加以辯護，要求制度規(guī)范體系符合效率原則。制度本身蘊涵了正義與效率兩個目標，衡量其優(yōu)劣最終是看它在多大程度上實現(xiàn)了公平與效率的統(tǒng)一。恩格斯說：“社會的公平或不公平，只能用一種科學來斷定，那就是研究生產和交換的物質事實的科學――政治經濟學?！迸袛嘁粋€社會的政治制度的合理性在根本上要看這種制度是否促進生產力的發(fā)展?！叭绻粋€體系由于無效率和生產不足而不能滿足人的根本需要或不能實現(xiàn)人的潛能，維護它就不僅是不合理的，而且是不道德的，至少是不人道的?！毙逝c公平既是制度合理性評價的一個基本標準，也是修正制度的內生力量，制度創(chuàng)新就是在圍繞平衡公平與效率之關系的實踐中達致統(tǒng)一。

三

對公平與效率的價值追問最終指向于社會正義問題。社會正義包括兩個向度：人的個性自由和社會進步，個性自由一方面意味著社會能夠創(chuàng)造良好的外部環(huán)境為社會成員的自由、平等發(fā)展。經濟自由、道德上承認個人人格對自由的本質依賴關系必須通過政治上基本權利的保障，也就是由傳統(tǒng)的專制統(tǒng)治向現(xiàn)代民主政治轉變。“正義是社會制度的首要價值，正象真理是思想體系的首要價值一樣?！痹u價制度的道德尺度是公正(公平和正義)，正如羅爾斯所說的那樣，“適用于制度的原則決不能和用于個人及其在特殊環(huán)境中的行為的原則混淆起來”。正義的主要問題是社會主要制度分配基本權利和義務，決定由社會合作產生的利益之劃分的方式。

人的個性自由發(fā)展的根本意義就在于人真正認識到自身的價值，認識到自身的需求。全面開放的市場日益強化著國家之間、民族之間、部門之間、生產經營單位之間以及人與人之間的交往與合作，從而使人在平等的多層次的交往中形成較為豐富的社會關系，同時獲得了自由發(fā)展的機遇。這正如馬克思所指出的：“如果說經濟形式、交換，確立了主體之間的全面平等，那么內容，即促使人們去進行交換的個人材料和物質材料，即確立了自由?？梢?，平等和自由不僅在交換價值為基礎的交換中受到尊重，而且交換價值的交換是一切平等和自由的生產的、現(xiàn)實的基礎。作為純粹觀念，平等和自由僅僅是交換價值的交換的一種理想化的表現(xiàn)；作為在法律的、政治的、社會的關系上發(fā)展了的東西，平等和自由不過是另一次方的這種基礎而己，而這種情況也已為歷史所證實?！比说淖灾鞅拘詻Q定了自由是人的永恒和最高追求。

篇2

關鍵詞：綜合檔案室；加強建設；服務中心工作

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：

綜合檔案室是指統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案機構，主要負責對本單位形成的各種門類、各種載體的檔案進行統(tǒng)一歸檔、分類整理、保存、和開發(fā)利用。建立綜合檔案室是基層檔案工作建設的大方向，是大勢所趨，它既是檔案工作集中統(tǒng)一管理原則在單位檔案工作中的具體貫徹實施，也是單位檔案管理體制的重要內容和顯著特征。

一、建立綜合檔案室的重要性

主要優(yōu)勢明顯表現(xiàn)在：一是能夠充分整合本單位的檔案資源，發(fā)揮最佳的服務效能；二是檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，防止政出多門，互相制肘；三是成立有機聯(lián)系的檔案工作管理網絡, 能夠使檔案工作延伸到單位各部門,使檔案工作的渠道暢通無阻,為檔案材料的收集和查找利用提供了方便。

我處于1990年12月成立綜合檔案室，實現(xiàn)了各種門類、載體檔案的集體統(tǒng)一管理。綜合檔案室歸屬辦公室管理，辦公室主任具體負責，全處檔案工作由一名副處長分管。1991年7月頒發(fā)了《檔案管理制度》，1997年8月修訂，2008年6月根據新規(guī)定再次作了修訂，制訂出了一系列制度，并做到制度上墻和下發(fā)到各部門、各基層單位，以便認真貫徹執(zhí)行。

我處1997年開始做到檔案庫房、工作人員辦公室、閱檔室的三分開。2002年10月庫房面積得到了很大的改善，總面積達209平方米，辦公用房面積16平方米，閱檔用房面積23平方米。近年在六樓設立了榮譽陳列室，面積117平方米，精心制作了文字、圖片、演示文稿等，力求突出了航道的特點，充分展示我處在文明建設等活動中的各項成果，使我處的職工和來我處參觀的各級領導了解本處的發(fā)展史。

我處自建立綜合檔案室以來，經過不斷的摸索，現(xiàn)在各項工作基本走上正軌，建立了“三納入、四參加”等行之有效的工作制度，保證檔案的齊全、完整、準確，并取得了比較突出的成績，1998年檔案工作達國家二級，2008年12月達省特一級。

由于各門類檔案的齊全、完整，一旦在工作中出現(xiàn)分歧，檔案就可以出來“作證”。2003年，人民東路與青年東路段過海港引河各需新建一座橋梁。海港引河原為6級航道，1994-2010年的《城市總體規(guī)劃綱要》提出，為擴大其貨運量通過能力擬將航道等級提高為5級。因此，施工人員對建造評定標準出現(xiàn)爭議，并發(fā)函向我處咨詢。航政科通過翻閱檔案資料，找到10年前長期保存的文書檔案《關于海港引河規(guī)劃事宜的紀要》，《紀要》指出海港引河內河港池的貨運量逐年減少，6級航道完全可以適應；雖然規(guī)劃期內生產發(fā)展、貨運量增加以及內河港池外倉儲貨運量的通過等因素存在，但規(guī)劃期內，公路、鐵路的建成發(fā)展，相當大的貨運量將從公路、鐵路分流，貨運量基本可以平衡。通過這些檔案，我們認為海港引河仍按6級航道標準設計，但隨著運力噸位增加，船形變大，水上過河建筑物通航凈寬按30米，通航凈高按4.5米控制。這樣做合理利用了航道資源，減少了航道養(yǎng)護的壓力，減輕了施工的成本，為國家節(jié)省了寶貴的財富資源，這些都與妥善保存的檔案資料與密不可分。

南通航道處有五座船閘每隔10年左右分別進行周期大修，每次大修前通過查閱上一輪大修的檔案，確立大修方案組織設計施工。2006年，呂四船閘上游西側直立式護坡及閘室出現(xiàn)險情，船舶停泊區(qū)有一段直立式護坡墻身前側下沉，墻后回填土出現(xiàn)滑動面，墻前土被船舶水流沖走，底板懸空。而閘室上游三分之一區(qū)段有7處閘室底板護坦已損壞。該處工程科經查閱呂四船閘的建閘設計檔案資料，發(fā)現(xiàn)船閘底板采用干砌塊石護底，上部為35厘米干砌塊石，下部為20厘米砂石墊層，而閘室墻為三排直徑1米的涵管筑砌而成，涵管內填塞粘土。通過分析，認為主要是由于近期船舶向大型化發(fā)展，呂四船閘設施受損嚴重，急需進行技術改造。設計部門通過查閱呂四船閘原始設計施工圖和兩次大修的技術資料，在較短的時間內確定了科學合理的改造方案，為加快改造贏得了時間。

二、如何加強綜合檔案室建設

1、必須不斷豐富綜合檔案室的檔案資源，將綜合檔案室建成單位的信息中心。不斷豐富檔案資源，是綜合檔案室的重要工作目標。不僅要通過正常的接收渠道，按照檔案的歸檔范圍，將各業(yè)務科室形成的檔案齊全完整地接收進綜合檔案室，而且還要根據工作的需要，開展檔案的征集工作。

2、必須在檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度上做文章，使之成為領導決策的參謀和助手。要做好檔案信息資源的開發(fā)工作，本單位在2008年檔案工作晉升省特一級中，綜合檔案室提供了近二十種編研成果，其中有《南通市航道發(fā)展史料匯編（1996-2007）》、《南通市航道管理處組織機構沿革（1983-2007）》、《南通市航道管理處船閘建設史》等二次、三次加工的編研材料，《船閘建設史》為南通船閘建閘五十周年提供了歷史依據，綜合檔案室將這些編研材料分發(fā)到了單位各領導和各部門，成為他們工作中的工具書。

3、必須不斷提高檔案人員的綜合素質。檔案工作專業(yè)性強，不同門類、不同載體的檔案管理要求不同。要求檔案工作人員不斷參加繼續(xù)教育，不斷更新知識，除了參加學歷教育外，還可以參加函授教育，崗位培訓等多種形式的教育，不斷提高檔案隊伍的專業(yè)技術素質和整體管理水平。檔案工作是一項默默無聞的工作，所以需要檔案人員要有無私奉獻、甘為人梯的精神，只有檔案人員的自身素質提高了，檔案工作的發(fā)展才有保證。

4、必須推進檔案隊伍建設。我處領導經常關心、過問和檢查檔案工作，明確了一名副處長分管檔案工作，重要的檔案活動。1997年以來，對檔案用房進行了調整，購買了去濕機、空調等裝具，充實了檔案室人員，協(xié)調檔案室與其他科室間的工作關系；2003年將原有的老式五節(jié)鐵皮櫥統(tǒng)一更換成淡藍色的整體檔案櫥，配置了電腦、打印機；2008年重新購置安裝了18列手搖式檔案密集架，增添了計算機、掃描儀、刻錄機等檔案專用設備，設置了榮譽陳列室。檔案管理人員在職稱評聘和工資評定、獎金分配等各種福利上，與科技管理人員享受同等待遇。

5、必須加強對業(yè)務部門和下屬單位的指導和監(jiān)督。南通航道處各基層單位檔案工作在處綜合檔案室的指導下能正常開展本單位的文書、科技、會計和聲像等檔案的歸檔工作。每年召開一次檔案網絡人員會議，學習有關檔案的新規(guī)定、新方法，對平時歸檔中發(fā)現(xiàn)的業(yè)務問題進行交流、研討，遇到不能統(tǒng)一的疑難問題就及時與市檔案局專家聯(lián)系，以求他們的支持和指導；每年年底對各基層單位檔案工作進行檢查、考核。

6、必須與時俱進，實現(xiàn)科學管理。綜合檔案室的建設發(fā)展離不開科技進步。我處綜合檔案室在加強基本業(yè)務建設的同時，將業(yè)務建設的重心向檔案現(xiàn)代化轉移，逐步配備了計算機、復印機、照相機等現(xiàn)代化設備，安裝了網絡版的檔案管理系統(tǒng)，加速檔案數字化建設的步伐，建成室藏全部檔案的文件級目錄、重要紙質檔案的全文及照片等多媒體數據庫，逐步實現(xiàn)在內部局域網上查閱檔案目錄和全文。2002年開始安裝了清華紫光綜合檔案管理系統(tǒng)，室藏所有檔案案卷級目錄已全部輸入檔案管理系統(tǒng)；我處使用的是江蘇航道辦公系統(tǒng)，目前已做一接口與清華紫光綜合檔案管理系統(tǒng)聯(lián)接，實現(xiàn)了檔案管理模塊功能。今年本單位歷時4個月，完成了改制單位檔案錄入工作，按要求全部移交市企事業(yè)檔案館，實現(xiàn)了由紙質文檔記錄向電子文檔記錄的飛越，形成了與全國檔案升級管理工作的有效對接。

篇3

關鍵詞 數字檔案室 電子文件 管理

在現(xiàn)代信息技術發(fā)展迅猛的形勢下，數字檔案室作為政府機關、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數字檔案室重要的工作對象和建設內容。筆者結合所在的企業(yè)數字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關系進行探討。

一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎

一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發(fā)展，加強檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數字檔案室建設作為企業(yè)信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統(tǒng)一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統(tǒng)的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據信息系統(tǒng)的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統(tǒng)的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開

首先，領導重視為各項工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業(yè)各項工作同布置、同落實；每年印發(fā)《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業(yè)務主管部門、市檔案局業(yè)務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發(fā)展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。

其次，強化指導監(jiān)督。數字檔案室建設涉及企業(yè)多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統(tǒng)存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計標識密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數據的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標中關于國有企業(yè)全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規(guī)范和相關標準，規(guī)范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標準，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規(guī)定查閱范圍，科學設定利用權限，規(guī)范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續(xù)發(fā)展

一是強化統(tǒng)籌規(guī)劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數據庫管理系統(tǒng)；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現(xiàn)檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統(tǒng)和多媒體技術等的發(fā)展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現(xiàn)機關檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲等多環(huán)節(jié)檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現(xiàn)文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。

三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業(yè)務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻

[1] 李天一.數字檔案館建設的探索與實踐[J].蘭臺世界，2015（S1）：38-39.

篇4

Abstract： This paper analyses the defect in consulting and archiving of traditional R&D base drawing archiving method and proposes a new archiving method-archiving by sheet order plus software program development to build a base drawing management system in order to imporve the efficiency and quality of technical management. The conclusion is made according to the project implementation in XGMA excavator research institute

關鍵詞： VB；研發(fā)底圖；管理

Key words： VB；R&D base drawing；management

中圖分類號：TP311.5 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）21-0225-02

1 傳統(tǒng)底圖存檔方式及其缺陷

1.1 存檔方式 傳動的底圖存檔方式，以機型為一級分類，以系統(tǒng)為二級分類，存檔于檔案室的圖紙柜中。例如廈工股份的挖掘機研發(fā)部檔案室的圖紙存檔情況，大致如圖1所示。

圖1為廈工股份挖掘機事業(yè)部檔案室在2011年時的玻璃圖存檔情況，檔案室的存放柜共45個，且已經全部飽和放置，玻璃底圖占用存檔柜空間為100%，已沒有空間容納新機型的圖紙，須通過增加圖紙柜的方式，對檔案室進行擴容，解決檔案室底圖容量問題。

1.2 更新與維護 發(fā)生設計變更時，為避免圖紙的版本錯誤，使用新圖紙?zhí)鎿Q舊圖紙，并將舊圖紙銷毀。而該方法也導致了圖紙的舊版本信息丟失。因此，只能控制檔案室玻璃底圖最新版本，對舊版本無法進行管控和查詢。

1.3 復制與印曬 由研發(fā)人員提供需印曬的圖紙隸屬的機型，及其隸屬的系統(tǒng)。資料員查找檔案室中的圖紙，然后進行曬圖工作。在日常的工作中，對單張圖紙的印曬較為簡單，但對成套圖紙的印曬難度顯得較為困難，特別是遇到借用件、不出圖編碼等，資料員在處理這方面問題時，手段十分有限。以下舉例說明：

當需要印曬XG806平臺系統(tǒng)的全套圖紙時。需從XG806平臺系統(tǒng)的對應存放柜中找出對應的系統(tǒng)總稱圖紙，如31E0001。然后根據圖紙的明細表中，找出各對應圖紙，若圖紙為總成件，還需要繼續(xù)根據它的明細表，找出圖紙，直至找出所有圖紙，然后開始印曬。當出現(xiàn)借用情況時，如XG806平臺中某個零件借用XG808平臺系統(tǒng)中的零件時，需要開啟XG808平臺系統(tǒng)的存放柜，尋找該圖紙。而在制圖規(guī)范中借用圖紙，僅在備注欄中標明借用機型，并不標明借用系統(tǒng)，因此當XG806平臺中某個零件借用XG808工作裝置系統(tǒng)的零件時，需要查找的范圍將擴大到XG808的所有圖紙，而當借用的圖紙，在其原本機型中屬于“不另繪圖”選項時，只有在其父項部件的圖紙明細欄中才可得知其“不另繪圖”屬性。因此以該方式的查找效率極低。

1.4 傳統(tǒng)圖紙存檔方式缺陷小結 ①空間利用率低；②版本管理問題嚴重；③查閱方式極其困難。

2 圖幅順序存檔法

為解決傳統(tǒng)圖紙的存檔方式所帶來的缺陷，本項目首先對圖紙存檔方式進行大膽創(chuàng)新，即圖幅順序存檔法。

2.1 按圖幅分類 本項目規(guī)劃過程中，對圖紙的存檔方法的研究發(fā)現(xiàn)，單純對于圖紙而言，撇開圖紙的內容與隸屬關系，圖幅是它最基本的物理屬性。傳統(tǒng)的圖紙存放方式，導致的空間利用率問題，最根本的方面就在于，各個系統(tǒng)中的圖紙圖幅不一，導致占用的空間大，圖紙柜存放的緊湊性低。在此對檔案室的圖紙重新進行整理，將A4、A3、A2、A1、A0五種國標圖幅分別統(tǒng)一放置，就可使圖紙柜的空間以最緊湊的方式進行存放，圖紙柜的空間利用率就可以得到極大地提升。

2.2 以時間為存放順序 以圖幅分類后，按照時間順序進行排列，設計變更時舊圖不替換，只將新圖放置在該圖幅的最后位置。以此方式存放，就可以進行版本管控，查找時由后往前查找，首次查找的就是最新的圖紙，需要舊版本的圖紙可以繼續(xù)往前查找。

2.3 創(chuàng)建存檔編號（歸檔號），與圖紙編碼相對應 通過以上兩步，解決了存檔空間、版本管控的問題。接下去，需要解決即是查閱問題。

在圖紙的右下角記錄歸檔號（流水順序生成），建立歸檔號編碼規(guī)范，并用Excel表格進行記錄。查閱圖紙時可以通過Excel表格進行搜索查閱。其方法為搜索圖紙編碼，獲得存檔編號（歸檔號），在使用歸檔號到檔案室查找，由于圖紙已經按照圖幅分類，歸檔號按照時間順序排列，因此可以很方便的查找出玻璃底圖的存放位置。

圖2為使用順序圖幅法后檔案室玻璃底圖的存檔情況。使用順序存檔法后，最大程度的利用存檔空間，原有45個存放柜數量不變，現(xiàn)已飽和放置的存放柜16個，未飽和放置的存放柜5個，未放置存放柜21個?？傆嫏n案室玻璃底圖已占用空間41.1%。相比原先的傳統(tǒng)存檔方式，釋放了58.9%空間。

3 研發(fā)底圖管理系統(tǒng)及其功能

根據圖幅順序存檔法的特點，利用計算機編程技術、數據庫技術等，構建研發(fā)底圖管理系統(tǒng)，來完成錄入、查閱、舊版本查閱以及批量查閱等查閱工作，進一步解決查閱困難的問題。

3.1 以數據庫的方式來玻璃底圖檔案 以數據庫的方式來對玻璃底圖檔案進行管理，為后續(xù)的錄入、查閱工作奠定基礎。以數據庫來代替Excel，用于處理龐大的圖紙信息量。在本次的系統(tǒng)開發(fā)中使用較為簡單的Aceess作為數據庫，后續(xù)將改進為SQL。

3.2 使用VB進行編程開發(fā) 友好人機交互界面，以及方便快捷的操作，使資料員、研發(fā)人員可以方便的對檔案室的圖紙信息進行查閱，同時也可使資料員對檔案室的玻璃底圖的維護管理更為簡便、有序。

3.3 圖紙信息的Excel批量導入 樣機試制、小批量產的圖紙下發(fā)過程中，資料員通過研發(fā)底圖管理系統(tǒng)生成圖紙錄入模板，編輯Excel表格，將圖紙編碼與歸檔號對應填入，完成后利用系統(tǒng)進行批量導入。

3.4 利用圖紙編碼信息查找圖紙在檔案室的位置 研發(fā)人員或資料員等可以通過該系統(tǒng)，使用圖紙編碼查找圖紙在檔案室的歸檔號，便可以方便快捷的得知圖紙在檔案室的精確位置，縮短了查閱印曬的時間。同時，也可以利用歸檔號來查閱編碼，得知在檔案室的某個位置中放置的是哪張圖紙。

3.5 利用編碼批量查找歸檔號 研發(fā)人員或資料員可以將編碼號填寫在Excel表格中的首列，導入系統(tǒng)后，將生成該列編碼圖紙所對應的歸檔號。同理以此方式的批量查找，查閱與印曬的效率得到了極大提升。

3.6 獲得歷史版本信息 使用圖紙編碼查找圖紙歸檔碼的同時，將獲得該編碼各個歷史版本信息，并以倒序的方式顯現(xiàn)給用戶。每個版本歷史信息中，都將顯示錄入時間，可讓研發(fā)人員或其他人員獲取圖紙的歷史版本存放的位置，并可供進入檔案室進行查閱。（一般情況下，歷史版本僅可查閱、不提供印曬）

3.7 利用E-BOM查找圖紙 研發(fā)人員或資料員，可以調取涉及系統(tǒng)的設計BOM，導入底圖管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)可對該BOM中所涉及的圖紙進行查閱，并返回給用戶圖紙清單，使用戶獲取整套圖紙的存檔信息。這部分功能已完全解決了傳統(tǒng)存檔方式中，借用件、不出圖件的查閱困難或無法查閱問題，成套圖紙的查閱與印曬效率獲得極大的提高。

3.8 利用E-BOM檢查圖紙的完整性 設計過程中，特別是樣機試制、小批量產的圖紙下發(fā)過程中，經常遇到設計者將圖紙遺漏的情況。使用這個功能，可以檢測E-BOM圖紙的完整性，編碼信息來源屬性中的，“專用件”必須繪制圖紙（除不另繪圖），本系統(tǒng)將對E-BOM中的專用件進行核對，若出現(xiàn)在檔案室中無存檔信息的編碼，將對用戶彈出警告，要求用戶完善圖紙或完善E-BOM。

4 案例總結

本方法與系統(tǒng)，在廈門廈工機械股份有限公司挖掘機研發(fā)進行試驗，期間共歷時3個月，其中軟件開發(fā)1個月，檔案室整理2個月，系統(tǒng)測試1個月?？臻g上，據統(tǒng)計，目前檔案室共存放圖紙A0幅面125張，A1幅面850張，A2幅面968張，A3幅面2727張，A4幅面13086張，總計17756張，折合A4幅面31212張。按檔案室目前規(guī)模存儲容量為折合A4幅面144000張，使用率為21.7%，綜合使用率如上文所述為41.1%，因此在空間上，節(jié)約了50%以上的存放空間。

時間上，據測算，目前單張圖紙的查閱約為5秒，之前單張圖紙的查閱時間為60秒。批量查閱時間，以20張圖紙為例，目前的查閱時間為20秒，之前的查閱時間約為120秒（不計疑難問題消耗時間）。以上查閱時間代表資料員輸入編碼信息獲得歸檔號，以及提取圖紙的時間。由底圖管理系統(tǒng)完成的歸檔號查閱，時間約為0秒。遇到疑難問題的查閱時間，目前無疑難問題，如借用、不另繪圖件的問題已通過該系統(tǒng)解決，之前解決該問題的平均時長為25分鐘，之前的疑難問題的遇見概率為30%，即每10次批量查閱中，有3次遇到疑難問題。其他方面，如E-BOM圖紙完成性檢查，對XG845＼XG848兩個小批量生產的E-BOM進行核對，共發(fā)現(xiàn)E-BOM錯誤及圖紙缺失項目合計53次。避免了圖紙遺漏或E-BOM錯誤帶來的損失。

5 結語

該項目，極高程度的提高了檔案室底圖管理的效率、準確率，較高程度的解放了檔案管理人員的工作時間，對檔案室的有限空間進行了最合理的利用。通過軟件自主開發(fā)，以最節(jié)能的方式，最低的成本，完成具有較高價值的管理概念，對于研發(fā)技術管理而言是一種無形的資產。

參考文獻：

[1]范士喜，何薇.VB課程設計的內容和形式探討[J].計算機教，2007，11.

篇5

關鍵詞：油田檔案 管理水平 提高

中圖分類號：F270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-184-01

油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產、經營活動的原始記錄和重要憑證，是實現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是油田企業(yè)管理的重要內容，是油田企業(yè)強化基礎管理、提高企業(yè)競爭力、維護自身權益的原始依據，也是維持油田企業(yè)正常生產經營活動必不可缺的部分。自油田開發(fā)以來，雖然各級、各層領導給予油田開發(fā)檔案一定的重視，油田開發(fā)檔案也初具規(guī)模，現(xiàn)代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學，以便更好地為油田生產建設服務。

一、目前油田開發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問題

1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網絡化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。

2．檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，有時出現(xiàn)檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業(yè)的生產經營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現(xiàn)象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調動頻繁，調動人員總是急著辦手續(xù)，檔案人員由于都是熟人關系，只要簽了字，馬上讓其辦理調動手續(xù)，而實際上該調動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。

3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發(fā)企業(yè)的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協(xié)調不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協(xié)調困難較大。另外，勞資、組織等業(yè)務部門還專門設有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。

4．檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產經營活動分為多個子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。

5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業(yè)重大生產經營活動不掌握信息，生產業(yè)務不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。

6．檔案人員素質有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術素質上考慮過進人。人員知識結構老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。

7．檔案工作的生態(tài)環(huán)境問題。檔案存放環(huán)境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發(fā)會戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節(jié)假日無加班工資，沒有與生產科技人員享受同等待遇。

二、措施和建議

1．規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提。一是公文用紙質量要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù)；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規(guī)范。

2．加強檔案的收集和整理。一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業(yè)務部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產經營會議，掌握生產經營動態(tài)，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調動過程中丟失資料的要凍結調動手續(xù)，追究有關人員的責任。

3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務部門的檔案室，統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。

4．加強檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設。一是對現(xiàn)有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統(tǒng)一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，節(jié)日加班與一線生產人員享受同等待遇，技術職稱評定與地質、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。

5．電子檔案與紙質檔案共存。設計電子檔案的操作細則達到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。

篇6

關鍵詞：學校 檔案管理 網絡化

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進人人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網絡化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高學校檔案管理的效率。雖然學校檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設學校檔案室網絡化的條件已經成熟。

一、學校檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發(fā)展。隨著當前學校標準化建設的實施，學校配置計算機用于教學和管理已經較為普遍，部分學校實現(xiàn)了班班通，校園網。使用計算機為學校檔案室服務，實現(xiàn)檔案的網絡化查詢，當前的學校辦學條件已繹具備。

2.學校檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數千個自動化專用軟件。許多檔案室均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案室的服務手段.提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案室網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、檔案網絡化管理的特點

1.管理對象數字化。網絡化管理不會改變檔案的性質和內容。檔案在網絡化管理中的變化主要發(fā)生在其形式載體上和人們對其實體和信息內容的管理與使用方式上。從目前來看，檔案的載體首先會進一步多樣化，然后會進一步趨向非直觀化，也就是說以“機讀檔案”為典型代表的適宜于計算機等現(xiàn)代化信息技術處理、管理的載體形式將日趨取得統(tǒng)治地位。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內容信息密不可分。而現(xiàn)在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術的發(fā)展逐漸演變?yōu)椤皺C讀檔案”――存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實體管理與內容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內容信息將主要通過電子計算機等技術媒介發(fā)揮其對公司業(yè)務活動的日常作用，而檔案的實體將會從日常的使用中徹底脫身。分離后的檔案內容信息將日趨實用化，而檔案實體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。當然這會引起到底什么是檔案，數字化的檔案信息具不具有理論上和法律上的效力的爭論。而如果數字化的檔案信息徹底解決了其可靠性、可信性問題，傳統(tǒng)的、直觀性的紙質檔案恐怕真的會被徹底淘汰。

2.檔案收集網絡化。收集工作的業(yè)務內容并不復雜，專業(yè)性也不很強，但它卻有著決定收藏水平，決定檔案室身價的重要意義。過去收集主要針對項目負責人，及時了解設計進度，做到隨時收集入庫，而現(xiàn)在隨著信息技術和網絡技術的日臻完善，網上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網絡優(yōu)勢進行電子檔案收集。

3.檔案、查詢網絡化。檔案室保存著大量的檔案信息資源，我們把一些可共享利用的非保密的檔案公布于網上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實性、權威性的特點，會吸引更多的讀者，這是檔案室擴大影響、開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。

三、實行網絡化管理的對策

1.實行網絡化管理應重點抓好數據庫建設。數據庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。所以，在進行檔案處理時，所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內容豐富，有較強的網絡性。否則難以滿足利用者的各種檢索要求。我們在設置字段類型時，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則，注意從利用者的角度來考慮問題。

2.實行網絡化管理應注意數據庫結構的設計。數據庫結構的設計并不是簡單地將單機數據庫向網絡中移動。單機數據庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方要予以補充。

3.實行網絡化管理應注重電子文件的收集。目前，計算機已基本普及，各類資料也都存在電子文本，所以現(xiàn)有檔案的數字化已不是難題，因此，我們應把工作重點放在這些檔案資料電子文本的收集上，實現(xiàn)紙質文本與電子文本同時收集。這樣，不僅在很大程度上解決現(xiàn)有資料再次數字化的麻煩，而且也節(jié)約了大量的人力、物力和財力。在此，要借鑒此辦法，修訂文件移交管理辦法，強調電子文本的移交與收集問題，使現(xiàn)有檔案資料的移交與收集逐步實現(xiàn)電子化。電子文件今后將在網上傳輸，直接與檔案管理系統(tǒng)掛接，可以避免以后通過掃描轉化為數字信息。所以應將電子文件的收集納入到檔案工作中來，使其成為今后網絡工作中的一個重要部分。

4.實行網絡化管理應及時進行設備的更新?lián)Q代。實現(xiàn)網絡化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。因此，適時地更新設備則是保證“網絡化”高效率的重要前提。

總之，學校檔案管理實現(xiàn)網絡化， 并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理方式的徹底擯棄。由于文件的法律效力通常都是與其相關載體來確定的， 例如紙質文件、文件的縮微品等。而電子文件由于沒有固定的載體， 因此電子檔案的法律效力是很難明確的。再加上一些原始檔案具有歷史價值， 也不是電子檔案所能替代的。因此， 傳統(tǒng)的實體檔案管理仍是當前所需要的。在學校實施檔案網絡化管理的同時， 仍要注意加強原始檔案的保存， 這仍是檔案工作者必不可少的一項職責。

參考文獻：

[1] 徐富榮.論電子檔案的法律憑據[J].檔案學研究，2009（02）。

篇7

關鍵詞：本土化；文件中心；運作模式

abstract: in europe and america, the people already were accustomed to each kind of service which early provides the documentary center, what at present pays attention is the digitization information technology as well as the documentary center archives and so on new situation the new challenge which brings to the existing documentary center's management and the management pattern; but in our country, the documentary center had still not obtained the promotion and the popularization, the reason lies in many people to think that the documentary center many superiority are form in the overseas specific environment, because the chinese and foreign national condition has the very big difference, worried south the documentary center in transplants in china's process will present north the orange zhi the result. the author believed that this kind of worry is not unnecessary, but before hesitating, cannot take, the key is must finish the documentary center “the localilzation” the work.

key word: localilzation; documentary center; operation pattern

前言

   所謂的“本土化”localization，是指將外來事物根據本土社會特有的環(huán)境加以改造，使之有機地納入本土社會，并使它的合理性最終成為本土社會有機組成部分的過程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國情出發(fā)，對文件中心從理論到實踐都加以合理改造，發(fā)掘其內在的合理性，使其與中國現(xiàn)有的檔案事業(yè)系統(tǒng)以及社會大環(huán)境相融合的過程。事實證明，對于外來事物，如果原封不動地移植，勢必會與本土原有的文化產生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實際的。而事實上，任何社會的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發(fā)明是在中國產生的，但外國人卻最先利用火藥造成了堅船利炮，同樣，文件中心要在中國“移植”成功，使之本土化是關鍵。

一、對文件中心理論的本土化改造

文件中心在中國具有可行性，就在于它的經營模式可以充分發(fā)揮規(guī)模經濟的優(yōu)勢。從經濟學角度來看，“規(guī)模經濟”是指當企業(yè)規(guī)模擴大到一定程度時，生產能力隨之擴大、單位產品成本下降、經濟效益提高的現(xiàn)象。一般而言，規(guī)模經濟可以表現(xiàn)為內部和外部兩個方面，內部規(guī)模經濟是由專業(yè)化分工、降低單位成本、提高人力資本的利用以及比較雄厚的實力等內部因素引發(fā)的；外部規(guī)模經濟則是指企業(yè)和外部經濟環(huán)境及其它企業(yè)存在著或多或少的聯(lián)系，企業(yè)的一些經濟活動可以創(chuàng)造一些額外的公共收入，增加社會福利，從而產生效益。

許多人在論述文件中心的理論依據時，言必稱“生命周期理論”。當然，生命周期理論是文件中心作為一種中間過渡性檔案機構存在的理論依據，但文件生命周期理論同樣也可以證明我國現(xiàn)行的檔案室的合理性，作為從文件到檔案的中間過渡性機構，既然都符合文件生命周期理論，又何必非要舍檔案室而取文件中心呢﹖理難服人，也難怪一些學者持保留態(tài)度。

目前，有部分經濟學家認為“規(guī)模經濟理論”已經過時了，我們在這種情況下還強調文件中心的規(guī)模經濟效益是不是落伍了﹖他們指出，規(guī)模經濟是工業(yè)經濟時代的產物，主要體現(xiàn)在硬件生產階段；在知識經濟時代和產品特性化的今天，高附加值主要是在軟件的設計和系統(tǒng)的策劃實施以及服務階段產生的，因此，“規(guī)模經濟理論”將被“系統(tǒng)經濟理論”所代替。這些論斷當然沒錯，但我國檔案工作目前的現(xiàn)狀是：從機關到企業(yè)，各個單位都建有自己的檔案室?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，這種小而全的結構更符合自然經濟的特征。從檔案室的業(yè)務工作看，各個單位形成的文檔雖然內容不同.

二、對文件中心運作模式的本土化改造

一般認為，文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間，保管形成單位不經常使用、但還不能作最后處置的文件的一種過渡性保管機構。目前，文件中心流行于歐美發(fā)達國家，一部分亞、非、拉等發(fā)展中國家也建有文件中心。美國是世界上文件中心設立最早、數量最多、規(guī)模最大的國家，其文件中心的設立模式具有一定的典型性：在國家檔案與文件署下設立專門的文件中心管理職能機構聯(lián)邦文件中心司，受該司領導的文件中心有兩類，共十五個。其中，華盛頓國家文件中心和國家人事文件中心，屬于全國性的聯(lián)邦文件中心，主要為聯(lián)邦政府機關或部門保管文件，提供服務；另外十三個文件中心屬于地方性文件中心，分別負責所涵蓋的若干個州聯(lián)邦政府機關或部門的文件保管和提供利用工作。

再來看看我國的檔案工作。建國五十多年來，各級各類檔案室的建設已經頗具規(guī)模，成為國家檔案事業(yè)的基礎。近年來雖然檔案室工作面臨著種種挑戰(zhàn)，但如果以美國式的文件中心模式取締已有的檔案室，或在現(xiàn)有的檔案室網的基礎上再建一套美國式的文件中心，顯然都是行不通的。80年代后期，甘肅省永靖縣文件中心正式掛牌，成為中國檔案部門第一個吃螃蟹的勇者，但應者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、蘇州等地，一批檔案中介服務機構才如雨后春筍般嶄露頭角。對于這些新生事物如何進行定位，仍是眾說紛紜。

筆者認為，機關聯(lián)合檔案室和商業(yè)性的檔案代保管中心是文件中心在中國本土化改造的產物。從名稱到具體的職能，它們都應該與純而又純的文件中心有所區(qū)別。

商業(yè)性檔案代保管中心，又可以分為兩種類型，一種是由檔案館或檔案主管部門設立的面向社會的檔案代保管中心或寄存中心，另一種是以法人資格存在的、以市場化運作的商業(yè)性檔案中介服務機構。從目前來看，大多數仍屬于第一種類型，但是，隨著檔案中介服務法規(guī)的健全和信用度的提高，集檔案代整理、代保管、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、專業(yè)咨詢等各種服務于一身的商業(yè)性檔案中介服務機構，必將成為活躍在我國檔案工作中的生力軍。機關聯(lián)合檔案室，是指按照自愿結合的原則，將辦公地點接近、檔案資料容易集中整理和保存的政府機關的檔案工作集中起來，由專門的人員負責檔案文件的保管和提供利用工作，各方的權責通過制定相關的制度加以明確。永靖縣文件中心就是一個很好的實例。當然，在聯(lián)合檔案室建立和運作過程中必然會遇到一系列管理上的問題，這就要求各級檔案行政管理部門的引導和扶持，切實解決實際問題，推動機關聯(lián)合檔案室的推廣。

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一、檔案收集工作的含義

本文中涉及的檔案收集工作包含兩方面：一是文件生成部門收集自我產生的材料，其中包含因離職、轉崗、請假等原因職工之間交接的材料；二是各基層檔案室按照規(guī)章制度收集分散在各部門、個人手中的檔案，也就是我們所說的各部門職工將機關工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體文件移交到檔案室的過程。

二、檔案收集中存在的問題

本人從事檔案工作近五年，通過研究生進修期間與全國各界檔案同仁的溝通交流，以及走訪同行業(yè)檔案室室藏情況，結合本人近年的工作實踐，總結出基層檔案室檔案收集過程中存在的幾個常見問題：

1.檔案的齊全性完整性低

檔案的齊全性指的是一件事、一個會議、議題、課題、項目、工程等形成的文件材料，從通知立項、實施到形成結論，每個環(huán)節(jié)形成的材料都齊全。檔案的完整性指的是一個單位各年度、各部門、各種載體形成的文件材料都完整不缺。雖然檔案會在資產清查、資產評估、上級審計、網絡制作、優(yōu)秀評報、職稱評定、職工考核、工資審批、養(yǎng)老參保、車輛年檢、招標投標等方面發(fā)揮作用，但由于無法直接產生經濟效益，基層單位領導及職工普遍存在檔案重視度低的現(xiàn)象，在跟檔案界同仁的交流中，了解到基層檔案室存在或將會議材料理解為領導講話，或將基建材料理解為竣工材料，或將文書材料理解為紅頭文件的現(xiàn)象，檔案收集范圍不齊全不完整，檔案長時間未進行科學保管，會導致遺失，進而會影響到將來利用。若基建檔案材料缺失，則直接影響將來的維修改造；若人事檔案材料缺失，則直接影響職工的晉升、參保或離退；若會計檔案材料缺失，則嚴重影響后續(xù)的查證、審計。

以本人所在單位初次移交的2010-2014年度工作會議材料統(tǒng)計為例（圖1），國家檔案局令第8號規(guī)定，會議文件材料為按照會議流程形成的文件，包含請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、紀要。我院在2010年初次移交的工作會議材料齊全率為80%，2011年為90%；在利用檔案過程中有一定影響，院黨政領導意識到檔案齊全完整的重要性后，經過商討研究于2012年建立了檔案網絡管理體系，2012年-2014年會議材料移交齊全率達到了100%，還原了歷史原貌。

2.檔案的準確性規(guī)范性差

檔案的準確性指的是文件材料是事實的真實反映，圖物相符，文事一致，有關簽署手續(xù)完備。檔案的規(guī)范性指的是文件的形成及處理等過程都依據一定的條例準則形成。在相關單位的走訪調查中發(fā)現(xiàn)，文件修改涂抹的痕跡，嚴重影響了檔案的真實可靠性；文件紙張的材質不一，大小不齊，直接影響到檔案保管的持久性和整齊性。文件的規(guī)范性，直接影響了檔案應有的憑證、依據和參考作用。

以本人所在單位初次移交檔案室的院發(fā)文件統(tǒng)計槔（圖2），從2010-2014年的文件規(guī)范率可以看出在逐年提升，在2012年達到了穩(wěn)定的100%，這與2012年以后，我院建立了檔案網絡管理體系，加強了每年對專兼職檔案人員培訓，實施各種激勵機制分不開。

3.檔案收集時間滯后

在這里的收集時間指的是基層檔案室專職人員收集分散在各部門、個人手中檔案的時間，也就是各部門、個人向檔案室移交檔案的時間。按照相關規(guī)定，機關文書及業(yè)務部門一般應在次年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行移交手續(xù)；會計檔案一般是在隔年上半年移交，若遇特殊情況，會計檔案在原部門不超過三年；基建檔案要求在項目驗收后三個月內移交。

在與眾多檔案界同仁的溝通中發(fā)現(xiàn)，基層檔案室收集到文件的時間，滯后情況嚴重，經檔案人員多次催促仍然無果的現(xiàn)象也有發(fā)生，諸如多年未收集到某一類應保存的文件，諸如多年后收集到早應存檔的文件。檔案收集時間滯后嚴重影響了各部門的檔案利用，檔案收集時間滯后的另一個連鎖反應就是檔案殘缺或者丟失，無法達到齊全完整，也無法保證準確性，最后陷入了收集時間滯后，文件殘缺準確性低的惡性循環(huán)。

三、提升檔案收集水平的對策

1.建立檔案網絡管理體系

在基層單位建立一套自上而下行之有效的檔案網絡管理體系有利于提升檔案收集水平。2012年，我院建立了以黨委書記為核心，以檔案室主任為領導，以專兼職檔案員為抓手，圍繞檔案工作管理條例運行的網絡管理體系。一方面實現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一監(jiān)督，為檔案收集工作提供了組織保證；另一方面明確了各部門的檔案兼職管理人員，將檔案的管理工作落實到具體個人，便于統(tǒng)一指導培訓，為檔案收集工作提供了人員保證。自2012年起，我院檔案收集的完整性、準確性、規(guī)范性都有了大幅提高。

2.增強檔案人員榮譽感

檔案人員分為專兼職兩種，增強專兼職檔案人員的榮譽感，培養(yǎng)其強烈的責任心和事業(yè)心，激發(fā)其自身發(fā)展動力，有利于提高檔案收集水平。多措并舉提升專兼職檔案人員的存在感，使之意識到“檔案很重要，我很重要”，意識到自己所在崗位是單位各職能部門運轉的重要組成部分，意識到提高所在崗位檔案收集的“質”與“量”，不僅直接影響到檔案形成部門的工作狀態(tài)，更加影響到整個單位的對外形象。

為了增強檔案人員的榮譽感，尤其是增強兼職檔案人員的榮譽感，我院每年組織專兼職檔案人員學習交流會，并設立了表彰激勵機制和薪酬激勵機制。這些措施不僅有利于兼職檔案人員做好本部門檔案收集工作，規(guī)范文件材料的形成與積累，而且有利于按時高質地向檔案室移交黨群、行政、財會、科研、基建、聲像、死亡等檔案。

3.做好文件形成前端控制

前端控制即事前干預。將檔案收集工作納入部門目標管理，在文件形成前，舉辦檔案管理培訓班，深入淺出的講解各文件在用紙、用印、行文格式、文件處理等方面的形成標準，講解各項目立項、審批、設計、招投標、施工、監(jiān)理、驗收、審計等環(huán)節(jié)的流程規(guī)范；在文件形成的關鍵節(jié)點，及時的進行專業(yè)指導；在文件形成后，認真檢查文件的內容、書寫格式、紙張等，若發(fā)現(xiàn)不符合國家標準，則要求及時修正。

我院于2016年引進了辦公自動化系統(tǒng)，在系統(tǒng)開發(fā)之初，按照各項業(yè)務管理規(guī)定，分設了各類工作模板，規(guī)范了文件處理流程，此外該系統(tǒng)提供了職工交流平臺，利于職工間在各個關鍵節(jié)點的溝通與督導，保證了文件的準確性、規(guī)范性，從源頭提升了檔案的收集水平。

4.把握文件收集最佳時機

把握好文件收集的最佳時機，是提升檔案收集水平的重要手段。根據本人近幾年的檔案管理經驗，認為主要把握以下五個關鍵點：一是在每一項活動（如年度工作會議、盛大慶典）結束后，因為活動剛剛結束，活動的前期準備、中期實施、后期的總結材料都是在手邊；二是在遇到職工離職、轉崗、休產假、病假等類似情況時，各部門兼職檔案員要及時的收集紙質檔案和電子檔案；三是本單位的發(fā)文，檔案室爭取隨時收集；四是對于一些零散文件可以在次年年初收集；五是對于歷時較長的跨年度項目如有關基建工程的文件，可以分階段收集。

5.創(chuàng)新文件積累方法

文件積累一般采用文件登記法，即對收發(fā)的各類文件材料進行規(guī)范化記錄，將序號、文號、題名、頁數、份數、日期等填寫完善，然后準備若干整理袋，按照年度、類別進行規(guī)范化保存。在總結以往檔案收集中出現(xiàn)的各種問題基礎上，本人建議建立臨時卷夾和實行兩套制。具體方法如下：

建立臨時卷夾，年初制定歸檔類目條款，將平時形成的文件材料，按類目條款分別“對號入座”存放在臨時卷夾中，待年初或某件工作完成之后，稍加整理便可移交檔案室，同時遇到臨時性、變動性、突發(fā)性等工作的文件材料不易散失。

實行兩套制，對于本單位重要文件，例如在黨政部門制發(fā)的文件，可以保存兩套移交檔案室，檔案人員可以將一套按照立檔規(guī)則進行文件級整理，一套按發(fā)文流水字號收集，裝訂成年度發(fā)文匯編。我院于2016年實行了兩套制，一方面避免了文件缺失，另一方面在檔案編研上也有了一定積累。

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[關鍵詞]項目文件；職責； 問題；對策

1.醫(yī)院基建各主體責任單位對項目檔案收集的管理職責

1.1項目檔案工作應按照《檔案法》的規(guī)定，實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，應確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。確保形成的項目檔案能反映工程建設及實體質量情況，設計單位要按合同約定，收集項目前期勘測中形成的工程地質、地形測量、水文、氣象等及設計基礎文件，向建設單位移交。各參建單位的檔案管理工作應在建設單位的統(tǒng)一領導下，對各自承包范圍內形成的項目檔案的完成、歸檔的準確、系統(tǒng)的完整和有效利用負責。完成各自職責范圍內的項目檔案的收集、整理與歸檔工作，將形成的竣工文件收集、整理，經過監(jiān)理單位審查、建設單位驗收后，將所有的文字、圖紙、電子、聲像等不同載體的檔案資料移交建設單位綜合檔案室歸檔。

1.2建設單位的職責：建設單位要根據國家有關項目檔案管理規(guī)定，設立專門的檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員，配置能夠滿足項目檔案管理、檔案實體安全保存和利用需要的設施，應采用計算機和檔案管理軟件來管理。建設單位檔案室應建立檔案管理體系，加強落實項目檔案管理責任制，要對各參建單位的檔案工作進行監(jiān)管、檢查、指導和培訓，并將各部門的檔案收集工作納入統(tǒng)一管理，實行項目檔案與項目建設同步管理。

1.3勘測、設計單位的職責：設計單位要按合同約定，收集項目前期勘測中形成的工程地質、地形測量、水文、氣象等及設計基礎文件，向建設單位移交。收集設計活動中形成的項目可行性研究階段、項目初步設計階段形成的文件，設計交底及圖紙審查、設計優(yōu)化形成的文件，施工圖、竣工圖、現(xiàn)場服務形成的設計更改文件等，經過收集、整理后向建設單位移交。

1.4監(jiān)理單位的職責。按《建設工程監(jiān)理規(guī)劃》（GB/T50319-2013）

的規(guī)定，設計、施工單位形成的文件質量和案卷資料納入工程資料監(jiān)控范圍，對參建單位整理和移交竣工檔案質量情況負責審查，并簽署審查意見，最后一同監(jiān)理竣工檔案移交建設單位。依據《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）和合同約定，對項目監(jiān)理過程中形成的文件收集、整理后，向建設單位檔案室移交。

1.5承包單位的職責。對本單位移交的竣工檔案進行自檢、驗收，對項目檔案管理與工程建設同步以及項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)負責。按照合同約定的承包范圍，收集整理本單位在工程建設活動中形成的檔案，進行匯總、整理、編目，經監(jiān)理單位審查后向建設單位檔案室移交。

2.醫(yī)院基建檔案管理存在的主要問題

2.1醫(yī)院檔案資料分散易丟失。這是由于醫(yī)院工程工藝復雜、設計變更多、周期長、參與部門多等原因造成的。如從論證、立項、決策（會議紀要）、請示批復、招投標、勘測、設計、辦理手續(xù)、開工，到主體和配套施工，竣工，再到水暖電、消防、環(huán)評驗收，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如遇氣候變化或領導變遷等情況，時間可能多達4-5年之多。這種實際情況勢必就使得醫(yī)院檔案資料更分散易丟失。

2.2醫(yī)院領導建檔意識和職工歸檔意識淡漠，未把基建檔案列入單位議事日程。只講工程質量，追求當下順利竣工；只談醫(yī)院的病歷檔案和人事檔案重要性；或者分管基建的領導將常用的圖紙、維修手冊、使用說明甚至于批復文件等據為己有，隨分管人員的崗位調換檔案被帶走或丟失，更有甚者圖個人方便不愿歸檔，以至于根本無法資源共享等等。

2.3施工單位人員素質不高，歸檔意識不強且管理現(xiàn)狀松散。施工人員歸檔意識差，只收紙質檔案，不注意收集電子檔案（如照片或視頻資料）；只注重各種施工資料的收集，不注重配套工程設備資料的收集，造成歸檔資料的不全、檔案收集、編制質量不高。以至于移交給醫(yī)院的基建工程項目歸檔材料中復印件多、簽字和蓋章不齊全等諸多問題存在，造成檔案利用的憑證作用不強等等。在管理上，資料填寫不全或破損、設計變更與工程變動未做會議紀要、竣工圖與施工圖通用不做修改等，造成業(yè)內資料不準確。

2.4醫(yī)院基建檔案管理人員業(yè)務素質低下，責任性與管理意識不強。檔案人員學歷偏低，多數未經專業(yè)培訓，“三納入”、“四同步”制度落實較差；對歸檔文件有多少算多少，文件零散；對短缺檔案不尋找，不追蹤。也正由于其對檔案和基建知識的不熟悉，造成一頭霧水，面對一堆資料無從下手，管理雜亂無章。

2.5醫(yī)院與基建部門沒有形成合力，缺乏溝通，指導監(jiān)督不力，造成歸檔質量不高。

2.6檔案管理設備和手段的落后，很多醫(yī)院既無檔案室甚至沒有設置檔案專職人員，多是院辦人員兼職，更談不上配備專門的檔案裝具與計算機管理。一些醫(yī)院不僅沒有計算機等現(xiàn)代化管理設備對信息進行檢索、集中貯藏處理，就連起碼的密集架、鐵皮柜、圖紙柜、裝訂機、防潮、防蛀設備也不具備，檔案管理人員還是依靠傳統(tǒng)的手工操作進行裝訂，費時費工，效率低下，直接影響檔案的長期安全保管和迅速方便使用。

3.醫(yī)院基建項目檔案管理對策

3.1建章立制，依法治檔。建立健全醫(yī)院的檔案管理網絡，全院檔案實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一分類，避免過去分散管理造成的人力、財力、物力和空間的浪費，保證檔案的完整、安全、開發(fā)利用，實現(xiàn)資源共享。把完善各項規(guī)章制度作為做好基建檔案管理工作的關鍵，將檔案管理工作納入領導的議事日程，并有分管領導親自兼管，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化前提。檔案部門要會同基建部門制定一套符合醫(yī)院實際的檔案崗位職責、基建檔案管理實施細則、基建檔案歸檔整理范圍、歸檔時間等。強化監(jiān)督職能，在基建工程項目立項時，應將檔案工作納入到工程的各個階段，納入檔案部門人員和基建部門人員崗位職責中。

3.2加強對醫(yī)院檔案人員專業(yè)知識的培訓和業(yè)務素質的提高。檔案工作是一項政治性、服務性、條件性、嚴密性很強的工作，要求檔案人員必須具有嚴謹求實的工作作風和良好的品質，因此必須加強對檔案人員法制宣傳教育，提高檔案專兼職人員的檔案意識，使他們認識到基建檔案的潛在價值，變被動為主動，自覺參與檔案管理。檔案人員要解放思想，更新觀念，充分認識檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，利用院報、會議、發(fā)文、座談等形式積極宣傳檔案法及有關處罰條例，積極參加基建和檔案專業(yè)知識的培訓，培養(yǎng)一支既要政治素質好，責任性強，又要熱愛檔案工作；既要有檔案專業(yè)知識，熟練掌握操作技能，又要熟知基建項目檔案管理工作范圍，能夠從容面對檔案專業(yè)發(fā)展面臨的新問題；既要有一定外語水平，又要會利用現(xiàn)代化手段管理使用檔案，有進取性和創(chuàng)造性，提高歸檔案卷質量。采取請進來、派出去的方式，對檔案人員進行基建檔案專業(yè)知識培訓，進一步開闊視野，增長知識，這樣才能保證檔案的嚴肅性和真實性。

3.3加強醫(yī)院專兼職檔案人員與各參建單位人員的相互學習，做到知識互補。檔案專兼職人員要與各參建單位人員多溝通、多交流，多座談，真正將有利用價值的項目檔案資料收歸檔案室，便于更好的開發(fā)利用。提高各參建部門人員的檔案意識和法制觀念，使大家認識到項目檔案的潛在價值，變被動為主動，自覺參與檔案管理。

3.4加強醫(yī)院與各相關部門相關科室的溝通與協(xié)調。鼓勵和支持檔案管理人員自建設項目開始，就積極介人、深人基層，加強工程建設人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。應根據醫(yī)院的實際情況和具體要求，制定基建項目檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及從建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的其體規(guī)定。這樣就可以在基建檔案管理過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性.保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.5運用現(xiàn)代化手段，搞好檔案信息開發(fā)利用工作。開發(fā)基建項目檔案信息資源，為醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、后勤管理服務，是基建項目檔案管理的根本目的，也是檔案管理工作的重點。所以檔案室首先要創(chuàng)造條件實現(xiàn)以計算機為核心包括掃描、復印、縮微、聲像等先進科技手段在內的現(xiàn)代化目標，編制切合醫(yī)院基建項目的檔案管理軟件，編制《醫(yī)院工程基建項目簡介》等，為利用者提供方便、快捷優(yōu)質的服務是我們管理的真正目的。

基建項目檔案是一種特殊的不可再生寶貴的信息資源，所以歸檔的項目檔案必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)，簽字手續(xù)完備，內容真實、可靠，與工程實際相符合，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規(guī)定。要按國家和行業(yè)標準要求組織竣工檔案資料的專項驗收?？⒐D應與項目竣工驗收時的實際情況相符合，監(jiān)理單位應對設計單位編制的竣工圖進行審查，并在竣工圖案卷目錄上加蓋竣工圖審查章，方可歸檔。項目檔案必須堅持檔案工作與工程建設“三同步”，在建設合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。在工程竣工驗收時，要同時驗收項目檔案歸檔情況，只有這樣才能真正收到有價值的對社會有利用的項目檔案，為日后解決更多的實際問題。

4.投入使用后醫(yī)建檔案的利用價值

各醫(yī)院基建項目參建單位都要以對工作高度負責的責任心和使命感，確保每一項醫(yī)建設項目（工程）都有齊全、完整、準確、系統(tǒng)的竣工檔案資料，以便最大限度的發(fā)揮檔案在經濟建設和社會發(fā)展中的巨大作用。檔案的收集、整理就是為了提供人們利用，檔案利用好了能產生良好的經濟效益和社會效益?；n案是一種特殊的不可再生寶貴的信息資源，項目投資大、數量多、載體多、周期長、環(huán)節(jié)多，檔案不僅僅要看給當下能解決多少實際問題，更應該鑒定其在將來提供的利用價值。我們要加強對文件形成者、檔案管理者的業(yè)務指導，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。不斷提高業(yè)務素質和科學知識，是醫(yī)院基建項目檔案管理未來必不可少的動力。作為醫(yī)院檔案管理人員既要熟悉醫(yī)院管理新知識，又要熟練掌握檔案管理專業(yè)知識和電子檔案的收集與整理的新技術，新方法，只有這樣才能更好的為醫(yī)院深化改革和為社會利用者提供快捷方便的服務。

參考資料：

1.田岳海，淺談基建檔案管理中存在問題及對策，《檔案天地》2012年第8期

篇10

Abstract: This paper summarizes the customer value theory, discusses the enlightenment of customer value theory to archives information service work.

關鍵詞: 顧客價值理論;檔案信息服務;啟示

Key words: customer value theory;the files information service;enlightenment

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)14-0238-02

1顧客價值理論與營銷策略的創(chuàng)新

顧客價值(Customer Value)理論主要是20世紀90年代由西方營銷學者提出來的,它是隨著企業(yè)實踐中市場競爭的不斷加劇和對相關理論發(fā)展的總結與借鑒的基礎上出現(xiàn)并發(fā)展完善的。在體驗經濟時代,人們在消費中不再單純追求產品的功效或者質量,而是希望獲得包含物質因素和精神因素的整體價值,當消費者在各個層次上獲得較好的體驗時,就會產生較高的滿意感,由此而產生顧客價值理論。

那么什么是“顧客價值理論”呢?市場營銷學大師菲利普?科特勒將顧客價值視為“市場營銷的基石”,顧客價值是指顧客認知利益與其認知價格之間的比或差。認知利益是指顧客在購買、消費產品或服務的過程中感覺到的收益總和,具體包括產品價值、服務價值、人員價值、形象價值等,而顧客認知價格是指顧客在購買、消費產品或服務過程中感覺到的支出總和,它不僅包括支付的商品價格,還包括顧客在整個消費過程中涉及的時間、金錢、心理感受等成本,它包括經濟成本、時間成本、心理成本等。這兩者之比或差越大,則顧客價值也越大。

顧客價值理論的核心是感知利得和感知利失之間的權衡。顧客價值理論的創(chuàng)新之處就在于企業(yè)真正站在顧客的角度上來看待產品和服務的價值,這種價值不是由企業(yè)決定的,而是由顧客決定的,強調企業(yè)應基于自身競爭優(yōu)勢,在設計、生產和提品時以顧客為導向,為顧客提供超越競爭對手的價值,才能夠爭取顧客,維系顧客,才能獲取持久的競爭優(yōu)勢,在激烈的市場競爭中立于不敗之地。在市場因素的推動下,一些企業(yè)開始嘗試新的營銷策略,開始注重針對顧客的價值設計和價值傳遞,努力在營銷中提高顧客價值,降低顧客成本,實施“價值營銷”策略。

2顧客價值理論對檔案信息服務工作的啟示

檔案信息服務在整個檔案工作中占有重要的位置,是檔案信息管理的重要環(huán)節(jié),是衡量檔案信息管理工作質量的主要標志,它是體現(xiàn)檔案館性質和職能的主要方面。檔案信息服務正逐步走向社會化。改革開放以來,檔案信息服務產品商品化已成為檔案信息服務的一種必然趨勢,檔案室(館)和企業(yè)一樣也處于市場經濟環(huán)境中,檔案信息服務的顧客就是“檔案利用者”或“用戶”,和企業(yè)的“顧客”有著本質上的共同性,市場競爭的多極化、激烈化以及利用者需求的個性化、多樣化,要求檔案工作者從利用者認知與體驗的角度,重新審視檔案信息服務工作。在新的經濟條件下,檔案室(館)應從利用者利益出發(fā),為利用者提高價值,節(jié)省成本,才能提升檔案信息服務的質量和水平,取得良好的經濟效益和社會效益,增強檔案室(館)的競爭實力。

2.1 加強檔案信息資源的建設,提高檔案信息產品的價值檔案信息資源是對當地政治、經濟、科學、文化教育發(fā)展水平的綜合反映。是檔案機構的核心產品,檔案室(館)應從利用者利益出發(fā),通過多種途徑,積極主動、廣泛及時地加強檔案館信息資源建設,推進信息資源的社會化、精品化、特色化、現(xiàn)代化,提高檔案信息產品的價值。首先,加強檔案信息資源的挖掘工作,建立專題數據庫,特別是重視特色檔案信息資源建設,建立特色資源數據庫,用館藏特色和行業(yè)特色來吸引各類利用者訪問和瀏覽,以滿足特定專題和特定用戶的需要。其次,根據利用者的明確要求,專門為用戶訂制信息產品,或者根據用戶的潛在需求,通過二次開發(fā),提煉出對利用者有針對性、有深度而且新穎的精品信息,滿足用戶的個性化需求。如,具有互動性的網上檔案信息在線服務,服務者與利用者能即時溝通,不僅能滿足利用者的個性化需求,而且能補充和完善檔案信息資源的建設。第三、提供綜合的檔案信息產品,實現(xiàn)檔案信息服務超市化。豐富檔案品種,不斷開發(fā)和建設貼近利用者的新的檔案信息資源,以滿足用戶不斷增長的信息需求。第四、開發(fā)和利用因特網上的檔案信息資源,努力實現(xiàn)文獻資源共享,準確提供各種網上檔案信息。

2.2 豐富和完善檔案信息服務模式,提高檔案信息服務的價值

檔案室(館)要為利用者創(chuàng)造價值,必須向利用者提供方便、快捷、高效、優(yōu)質和特色的信息服務才能贏得用戶的滿意,因此只有豐富和完善檔案信息服務模式,才能提高檔案信息服務的價值。①盡快完成由封閉式被動服務模式向開放式主動服務模式的轉變,如,主動向利用者提供咨詢和幫助,主動了解掌握利用者現(xiàn)實和潛在的信息需求,以及對他們的價值和成本分析,建立利用者信息數據庫。由于利用者價值的個性化特征,決定了利用者對服務和信息所感到的價值會隨時改變,所以要不斷更新和補充利用者的信息,持續(xù)為利用者尋找并創(chuàng)造新的價值,最大限度滿足不同層次利用者的需要。②開展更有針對性的知識服務。如,個性化信息服務,根據用戶的特定需求向其提供經過集成的相對完整的信息集合或知識集合。③建立多層次服務模式。如,網絡導航服務和檔案信息參考咨詢服務,為用戶提供深層次、多樣化的服務。④重視心理服務。首先,開展尊重人格、相互信任的服務,和用戶建立雙向親切、平等、相容的關系,使用戶有著積極的情感體驗。其次,完善利用者反饋機制,認真聽取利用者的要求、建議和批評,為利用者答疑解難,通過利用登記、座談會、網站咨詢臺、意見箱、調查問卷、電話、電子郵件、信函等多種形式加強和利用者的溝通交流。第五、積極開展用戶教育,通過舉辦檔案展覽、培訓班、座談會、互聯(lián)網等方式,使用戶全面了解利用檔案的技術和方法,并及時公布開放的檔案信息、設備條件和服務業(yè)務,充分利用虛擬館藏,以提高用戶利用檔案的能力,使用戶更加快速、準確、方便地得到檔案信息服務。

2.3 堅持“以人為本”,提高服務人員的價值提高檔案信息服務的價值,首要的是提高服務人員的服務水平。要堅持“以人為本”,善待自己的員工,營造良好的工作環(huán)境。首先,建立有效的內部激勵機制,為服務人員創(chuàng)造個人發(fā)展的機會和條件。其次,建立雙向式溝通渠道,加強檔案館領導與基層員工的溝通,聽取員工的建議,支持和鼓勵員工參與管理,創(chuàng)造和諧的人文環(huán)境。

2.4 通過組織文化建設,加強服務人員的學習和培訓在檔案館與員工之間建立共同的奮斗目標、價值觀念、行為準則,增強內部的凝聚力和向心力。加強服務人員的學習和培訓。學習現(xiàn)代化管理技術和業(yè)務知識,優(yōu)化知識結構,提升顧客價值理念,真正貫徹顧客導向原則,致力于為顧客創(chuàng)造價值,為服務人員提供現(xiàn)代化的服務手段和優(yōu)良的服務環(huán)境,提高服務人員的整體素質和服務水平。

2.5 實施品牌戰(zhàn)略,提高檔案室(館)形象的價值樹立檔案室(館)的品牌信譽,也是創(chuàng)造顧客價值的好方法。成功的品牌是經久不衰的,而且能提升利用者的認知利益。因為馳名品牌有良好的質量、服務、形象的保證,能提高檔案機構的社會美譽度,提高檔案機構形象的價值,減少顧客感知的風險,就是為顧客創(chuàng)造價值。實施品牌戰(zhàn)略必須重視三點:第一,注重塑造品牌個性。第二,要把品牌的個性化特征傳遞給用戶。第三,確保品牌要素能創(chuàng)造顧客價值,如,從形象專業(yè)、有吸引力的環(huán)境布置和網頁設計、便利的服務設施到服務人員與用戶之間的良性互動、主動為用戶提供快、全、精、準、新的檔案信息等等。

2.6 運用有效的方式,為用戶節(jié)省成本①設計合理、流暢的服務流程,提供多元化的服務渠道,節(jié)省用戶的時間成本。在現(xiàn)代快節(jié)奏的社會里,時間具有商業(yè)價值,設計合理、流暢的服務流程,加強各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系,提供多元化服務渠道如電話、傳真、網絡、來函等,減少了用戶等待的時間,使用戶很容易獲得檔案信息服務,節(jié)省了用戶的時間成本。②加強檔案室(館)的宣傳,正確處理好對用戶的承諾,節(jié)省用戶的心理成本。通過參觀、展覽、報刊、網絡等形式及時展示檔案館的硬件設施、信息產品、服務等,樹立檔案館良好的形象,降低用戶感知的風險。另外研究表明,對用戶作出的承諾越多,用戶就會覺得風險越大,付出的心理成本也就越大,因此,對用戶作出的承諾要適當、適度,減少用戶心理成本的付出。③給予忠誠用戶更多的利益酬謝,節(jié)省用戶的經濟成本。如,根據用戶的忠誠度來制定用戶購買信息產品的價格,使忠誠用戶比普通用戶享有更大的價格優(yōu)惠。這樣就鼓勵了忠誠的增長,促進了檔案室(館)經濟效益的增加。

參考文獻: