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【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。應(yīng)該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。

一、信息化與檔案的關(guān)系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識(shí)的結(jié)晶，是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時(shí)代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會(huì)重視和利用。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2．信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個(gè)全球化的信息共同體。在這種社會(huì)形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。

3．信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識(shí)的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會(huì)各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲(chǔ)、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對(duì)社會(huì)信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會(huì)發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時(shí)代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會(huì)信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。

4．信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，也是檔案工作改革的直接動(dòng)力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會(huì)休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

1．從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化還應(yīng)該堅(jiān)持以下四項(xiàng)原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

(2)協(xié)作性：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。

(3)實(shí)用性：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對(duì)館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

篇2

         一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

（一）檔案管理信息化的定義

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應(yīng)用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，就要求根據(jù)不同專業(yè)、不同行業(yè)的具體特點(diǎn)，按照不同的標(biāo)志進(jìn)行檢索、分類、歸納和匯總，以實(shí)現(xiàn)信息化管理。其特征如下：①檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；②檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；③檔案信息利用的共享化；④檔案信息服務(wù)的社會(huì)化。

（二）檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理信息化內(nèi)容包括：①信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。②檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的實(shí)效所在。③檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用，逐步形成檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。④檔案信息化的應(yīng)用體系建設(shè)。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。⑤信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展起著決定性作用。

二、檔案管理信息化發(fā)展的制約因素

（一）檔案信息化管理基礎(chǔ)工作不牢

主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施的問題是指實(shí)施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金缺乏往往就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會(huì)受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。比如在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個(gè)階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。還有一些電子表格，同一種表格不同部門或人員填制的格式互不相同，也增加了檔案整理、歸檔的難度。如各類表格，其填寫往往缺乏完整性，備注欄填寫各式各樣等情況大量存在。同時(shí)，在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統(tǒng)一的剛性的要求，存在很多人為主觀因素。

 (二)檔案信息的保密安全性差

檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)基本目標(biāo)。而信息共享具有限制性，即在一個(gè)特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

（三）可利用的檔案信息資源少

檔案館承擔(dān)著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長(zhǎng)期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)館藏信息的需求；重視館藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視以實(shí)體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會(huì)感覺到可利用的檔案信息資源實(shí)在是太少了，讀者不愿光顧。

（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低

        作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，而且還應(yīng)具備對(duì)檔案信息的加工、提煉能力，把有價(jià)值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項(xiàng)工作，但是，囿于我國(guó)傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對(duì)檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現(xiàn)有工作人員接受培訓(xùn)機(jī)會(huì)渺茫，優(yōu)秀人才又難以被吸納進(jìn)來，直接導(dǎo)致檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。

         三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的對(duì)策

（一）夯實(shí)檔案信息化管理的基礎(chǔ)

首先是要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。由于檔案工作向來不受單位的重視，檔案部門必須正確認(rèn)識(shí)自身所處的地位，多方面爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，并將檔案信息化管理納入整個(gè)單位信息化管理體系當(dāng)中，才能更好的獲得支持，從而改善設(shè)備條件。需要充分配備的硬件有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。設(shè)備配備要把握一個(gè)原則：既滿足工作需要，又節(jié)約成本。對(duì)于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對(duì)檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。

其次要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。如文本檔案要采取tx t記事本格式還是e x c e l格式，必填的項(xiàng)目該如何填寫，選填項(xiàng)目可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長(zhǎng)時(shí)間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)并及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。

（二）保護(hù)檔案信息的安全

網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全；同時(shí)，還必須重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)上的障礙；此外，要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠；最后，還要加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，由于信息時(shí)代，檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息，因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員隊(duì)伍，非?，F(xiàn)實(shí)和必要。

（三）加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)核心的重要要素。一是要從豐富館藏入手，狠抓信息的儲(chǔ)備，開展廣泛的收集、廣攬社會(huì)信息、改善館藏結(jié)構(gòu)，增加檔案門類。二是要在進(jìn)行數(shù)字化的時(shí)候，不僅是把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對(duì)分散的檔案信息進(jìn)行整合、加工，把經(jīng)過二次加工的信息同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，才能真正擴(kuò)充信息資源，提高信息資源的質(zhì)量和利用率。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的觀念極其有害。曾有過高層政府機(jī)關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法實(shí)現(xiàn)必要的共享。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的推動(dòng)作用。因此，必須大力推進(jìn)共同標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用。對(duì)耗費(fèi)巨大的部分標(biāo)準(zhǔn)，例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，不斷推進(jìn)。同時(shí)，相關(guān)的立法工作也應(yīng)及時(shí)跟上步伐，這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的重要保證。由于檔案館是一個(gè)信息社會(huì)的重要組成部分，在該領(lǐng)域中會(huì)遇到國(guó)內(nèi)外各種各樣的法律問題，必須認(rèn)真研究計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的法律法規(guī)，以保證信息化建設(shè)的正常進(jìn)展。

（四）加強(qiáng)檔案信息管理人才的培養(yǎng)

 檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段———檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

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1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其主要是以檔案資源為主要對(duì)象，以管理檔案的有關(guān)理論為指導(dǎo)，依托檔案工作，結(jié)合國(guó)家檔案管理以及信息社部門的相關(guān)要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢(shì)，同?r也是保障社會(huì)文明進(jìn)步的重要前提。在我國(guó)的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對(duì)于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1 管理技術(shù)、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術(shù)缺乏，專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，管理經(jīng)驗(yàn)以及管理意識(shí)缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關(guān)的信息技術(shù)以及管理知識(shí)，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問題。同時(shí)由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應(yīng)用和推廣，加之相關(guān)管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進(jìn)。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時(shí)在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的過程中，信息技術(shù)以及管理知識(shí)的相對(duì)缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進(jìn)大量的檔案管理專業(yè)人才，同時(shí)不斷增加專業(yè)信息技術(shù)人才，才能促使信息化檔案管理能夠達(dá)到較高的水平。

2.2 檔案管理性質(zhì)理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時(shí)它也是領(lǐng)導(dǎo)考察工作的重要憑證和制定決策的基礎(chǔ)依據(jù)，甚至還是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領(lǐng)域中，相應(yīng)的管理人才非常少，主要原因有兩點(diǎn)：一是針對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務(wù)，且對(duì)象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務(wù)等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認(rèn)為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關(guān)工作。

2.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時(shí)管理技術(shù)落后、管理模式陳舊，未能順應(yīng)時(shí)展，采用先進(jìn)的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國(guó)內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設(shè)計(jì)、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應(yīng)用到了信息化技術(shù)，但是在檔案管理領(lǐng)域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，則需要相關(guān)工作人員堅(jiān)持不懈地進(jìn)行建設(shè)，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1 增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對(duì)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關(guān)部門需要采取一定的措施，不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進(jìn)行定期的管理技術(shù)教育和培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其檔案管理責(zé)任意識(shí)，使管理人員能夠形成一個(gè)具有嚴(yán)明紀(jì)律的工作隊(duì)伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務(wù)。而在對(duì)管理人員開展教育培訓(xùn)的過程中，需要不斷增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)，并對(duì)信息化檔案管理加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)根據(jù)我國(guó)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出嚴(yán)格的檔案管理安全保密制度，并對(duì)安全保密人員加強(qiáng)實(shí)踐和教育，從而增強(qiáng)其應(yīng)用水平，以便達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。

3.2 樹立信息化檔案管理意識(shí)

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)、工作人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)該項(xiàng)工作的發(fā)展前景進(jìn)行明確，并且要對(duì)檔案管理工作的具體性質(zhì)進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)和解讀，特別是針對(duì)檔案管理的安全保密工作，必須對(duì)管理人員加強(qiáng)安全保密意識(shí)的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對(duì)檔案信息進(jìn)行非法竊取，從而避免給社會(huì)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)在加快建設(shè)信息化檔案管理的過程中，還需要科學(xué)地規(guī)劃?rùn)n案信息管理工作，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應(yīng)有的價(jià)值。例如企業(yè)在對(duì)檔案信息管理進(jìn)行推進(jìn)的過程中，不能對(duì)信息技術(shù)人才進(jìn)行大量的招攬，同時(shí)也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的人才，因?yàn)檫@些人才往往缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對(duì)其進(jìn)行集中培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)其信息化檔案管理的意識(shí)，增強(qiáng)其檔案管理安全保密意識(shí)。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關(guān)的管理結(jié)構(gòu)必須具有較為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目光，且對(duì)于檔案管理行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律以及發(fā)展趨勢(shì)具有較為清晰的認(rèn)識(shí)。同時(shí)既要加強(qiáng)研究檔案管理安全保密的技術(shù)性，也要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術(shù)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對(duì)保密性。同時(shí)要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行有效的匹配，不斷增強(qiáng)信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進(jìn)行有效的落實(shí)，不斷制定出先進(jìn)的檔案管理信息化制度，以便快速推進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。例如，由于當(dāng)前信息化檔案管理的相關(guān)軟件相對(duì)較少，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對(duì)信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)加以明確，以確保真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。

篇4

【關(guān)鍵詞】 血站檔案管理;信息化;思考

【中國(guó)分類號(hào)】R197.6【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1044-5511（2011）11-0490-01

血站檔案是血站的重要信息和寶貴財(cái)富，血站檔案管理是一門科學(xué)，是一個(gè)新型獨(dú)立的專業(yè)學(xué)科，涉及各醫(yī)學(xué)?？坪凸芾砜茖W(xué)知識(shí)；是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是血站工作的重要組成部分，管理工作如此重要，需有一批專業(yè)素質(zhì)優(yōu)良，能精心鉆研，關(guān)于攻關(guān)，勤于奉獻(xiàn)的管理人員。但是，目前我國(guó)血站檔案管理隊(duì)伍在各血站無論是在數(shù)量上，還是質(zhì)量上，以及人才方面較欠缺，距離現(xiàn)代化的科學(xué)管理要求還存在著相當(dāng)大的差距。根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，我個(gè)人淺談下幾點(diǎn)見解。

1.實(shí)現(xiàn)血站檔案管理現(xiàn)代化的重要性

在血站檔案管理隊(duì)伍中有些人不懂得檔案在采供血工作中的真正價(jià)值，再則受當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊和一些不良的社會(huì)風(fēng)氣的影響，認(rèn)定檔案工作是衛(wèi)生行業(yè)中的冷門，清水衙門，工作單調(diào)、枯燥、消極怠慢，馬馬虎虎，不負(fù)責(zé)任，專業(yè)水平不高，工作沒有起色，使領(lǐng)導(dǎo)看不到血站檔案管理對(duì)血站科學(xué)管理的作用，因而得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視和青睞，出現(xiàn)上級(jí)部門檢查忙乎一陣，過后無人問津的狀況。

1.1 飛速發(fā)展的社會(huì)信息化決定了必須加速血站檔案管理信息化的進(jìn)度:現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)，經(jīng)受著現(xiàn)代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊。面對(duì)這種挑戰(zhàn)和沖擊，血站只有順應(yīng)時(shí)勢(shì)，抓住這一前所未有的發(fā)展機(jī)遇，變壓力為動(dòng)力，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇，使血站檔案管理利用工作完全適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。

1.2 實(shí)現(xiàn)血站檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑: 近年來，血站在實(shí)現(xiàn)血站檔案管理現(xiàn)代化方面取得了一定成效，但總體來看，現(xiàn)代化程度并不高。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)、改革管理方法、運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

1.3 實(shí)現(xiàn)血站檔案管理現(xiàn)代化是確保采供血事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要 :采供血事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而人事工作是做人的工作，只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，才能確保實(shí)現(xiàn)血站事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.加快檔案現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)的幾點(diǎn)思考

2.1 管理者思想的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)血站檔案管理信息化的關(guān)鍵:電子計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在血站檔案信息管理中關(guān)鍵在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門主管的積極參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的提高。尤其是血站在檔案管理工作上，指定專門的主管領(lǐng)導(dǎo)，重點(diǎn)抓現(xiàn)代化血站的檔案管理；市、區(qū)檔案主管部門要在提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)群眾的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)血站檔案管理信息化的保證:要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭(zhēng)取政府和上級(jí)部門的支持，加大投入，吸引、培養(yǎng)血站檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲(chǔ)備工作，打好檔案管理工作基礎(chǔ)，使血站檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.3 良好的軟、硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)血站檔案管理信息化的基礎(chǔ): 要加快檔案信息化的建設(shè)。要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。微機(jī)是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。血站應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)全用電子計(jì)算機(jī)管理工具，連成一體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

2.4 工作人員意識(shí)的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)血站檔案管理信息化的前提: 主要是提高血站檔案管理者素質(zhì)：實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，需加大宣傳力度，調(diào)動(dòng)各級(jí)干部和各有關(guān)工作人員積極支持和參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)。一個(gè)現(xiàn)代化血站檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。血站檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。

2.5 實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是血站檔案管理信息化的根本 :檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化血站檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔。尤其是血站檔案管理工作，要做到多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為血站各項(xiàng)工作，特別是為采供血工作、科研服務(wù)。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理員的職責(zé)

現(xiàn)代化的血站需要科學(xué)化的管理，需要有專業(yè)素質(zhì)高的人才，血站領(lǐng)導(dǎo)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)看，應(yīng)樹立“信息是資源”，“知識(shí)是力量”，“人才是資本”的觀念。根據(jù)血站實(shí)情，有目的、有計(jì)劃的對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行外出業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，要求檔案管理員初步掌握獻(xiàn)血法、血站管理辦法、血站質(zhì)量管理規(guī)范、血站實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范等血站相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，掌握一門外語，了解檔案管理知識(shí)熟悉掌握計(jì)算機(jī)，微機(jī)在檔案中的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)和素質(zhì)最優(yōu)化。

采供血工作質(zhì)量是血站的立足之本，檔案管理質(zhì)量是采供血工作質(zhì)量的重要體現(xiàn)，履行檔案工作是管理員的職責(zé)，建立健全規(guī)章制度，目標(biāo)責(zé)任制，常向血站領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)解釋及提供有關(guān)業(yè)務(wù)開展的項(xiàng)目、內(nèi)容、方法及意義，使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，得到重視和支持，完善和發(fā)揮采供血信息主渠道功能，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)、微機(jī)，最大量、最簡(jiǎn)便、最準(zhǔn)確地為血站提供采供血工作中最有價(jià)值的采供血信息，為提高采供血工作質(zhì)量而努力工作。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，關(guān)系人民群眾采供血工作的血站將有很大的發(fā)展空間，特別是我國(guó)正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，對(duì)血站的管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。血站案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們血站檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以完善的專業(yè)知識(shí)和豐富的信息處理、計(jì)算機(jī)操作等技能，提高新時(shí)期下檔案工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，以滿足社會(huì)進(jìn)步對(duì)血站檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義血站檔案事業(yè)、為更好地服務(wù)于社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)；標(biāo)準(zhǔn)化；數(shù)字化；參與程度；規(guī)劃

一、建立檔案管理信息系統(tǒng)的必要性

當(dāng)今的世界，在現(xiàn)代數(shù)字通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，人們利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了信息交流和信息共享。國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展將對(duì)科技、經(jīng)濟(jì)和人類社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生極其深遠(yuǎn)的影響。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，各種高效掃描設(shè)備及各種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使我國(guó)的辦公自動(dòng)化水平大大提高，多媒體技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用，也使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到挑戰(zhàn)。

如何全方位、多角度、高質(zhì)量、高效率地揭示檔案信息的內(nèi)容及特征，方便、快捷地為利用者提供服務(wù)將成為檔案工作者迫切追求的目標(biāo)。檔案作為真實(shí)的歷史記錄，是大量歷史文件的匯總，是比較浩大而復(fù)雜的一種本源信息系統(tǒng)，因而其管理水平的高低直接影響檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的程度。因此必須進(jìn)一步提高檔案的科學(xué)管理水平，加速檔案的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新的要求。

二、如何實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理信息化

我認(rèn)為檔案管理信息化的基本內(nèi)涵應(yīng)包括三方面：檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，以下將分別說明。

1.檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由檔案行政管理部門統(tǒng)一制定、頒布、施行。在我國(guó)檔案管理信息化過程中，一個(gè)難以解決的問題就是：管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國(guó)初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。所以，指定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，也是必須首先解決的重要問題。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等五個(gè)方面的內(nèi)容。

檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化要求檔案信息在著錄與標(biāo)引時(shí)，要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、1999年修訂的國(guó)家檔案局的《檔案著錄規(guī)則》、以及其他相關(guān)的法規(guī)進(jìn)行。但是，目前的標(biāo)準(zhǔn)僅僅規(guī)范信息著錄項(xiàng)目而末進(jìn)一步規(guī)范著錄項(xiàng)目的數(shù)據(jù)格式，從而導(dǎo)致檔案信息采集時(shí)互不一致而影響了數(shù)據(jù)關(guān)系；另一方面，由于信息采集標(biāo)準(zhǔn)隨意更改，致使檔案信息無法集中和交流。由此可見，制定一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行。檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化是指在將檔案信息全文轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存貯時(shí)，所應(yīng)該采取的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化意味著檔案的載體材料和記錄方式有了巨大的變化，是對(duì)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式的根本變革。數(shù)字檔案是利用計(jì)算機(jī)，通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數(shù)字信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改、并且可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞，檔案存儲(chǔ)數(shù)字化大大提高檔案的利用率，并降低了檔案管理的成本。但是，這也提出了一個(gè)問題，那就是必須有一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，如果在存儲(chǔ)過程中隨心所欲，那么就打大降低了檔案所反映信息的價(jià)值，會(huì)造成檔案管理工作的混亂。檔案信息管理與檔案實(shí)體管理的明顯區(qū)別在于信息載體的特殊性，需要由檔案行政管理部門研制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件歸檔管理標(biāo)等。網(wǎng)絡(luò)必須分出層次，以決定利用檔案信息的范圍。網(wǎng)絡(luò)信息和網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)都需要標(biāo)準(zhǔn)化，二者統(tǒng)一才能使網(wǎng)絡(luò)信息快速、準(zhǔn)確地傳輸和使用。檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化，主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。近幾年，電子歸檔系統(tǒng)得到逐步開發(fā)應(yīng)用。一批優(yōu)秀的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)被推廣應(yīng)用。在檔案工作中起著越來越重要的作用。但是，電子文件歸檔系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用目前還處在初級(jí)階段，各項(xiàng)功能還有待完善。而且標(biāo)準(zhǔn)化問題在檔案軟件越發(fā)體現(xiàn)出來，從目前已開發(fā)的電子歸檔管理軟件看，無論在設(shè)計(jì)思想還是在具體運(yùn)用上，尚缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，與文檔實(shí)踐工作還存在脫節(jié)的地方。因此，制定明確統(tǒng)一的電子文件歸檔管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)迅速提上議事日程，否則會(huì)造成更加混亂的問題。

2.檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化

主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問題。

3.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化

二十一世紀(jì)人類已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化，是檔案信息化的重要標(biāo)志，也是檔案數(shù)字化的最終目的。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，使檔案信息能超越時(shí)間、空間、機(jī)構(gòu)等因素提供利用。建立檔案信息網(wǎng)站，將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案部門間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍：從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)；從為單純國(guó)家機(jī)構(gòu)服務(wù)擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)；從單純?yōu)檎賳T服務(wù)擴(kuò)展到為廣大民眾服務(wù)。我國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)規(guī)模與速度與其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位相比，已處于落后狀態(tài)，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并且把創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系作為一項(xiàng)重要工作來認(rèn)真落實(shí)。

三、在我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)該注意的問題

建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要手段的檔案管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，我國(guó)已將電子政務(wù)建設(shè)作為國(guó)家信息化的重點(diǎn)，這也必然推進(jìn)我國(guó)檔案管理信息化的進(jìn)程。但是我們也必須清楚的認(rèn)識(shí)到，（下轉(zhuǎn)第10頁）（上接第6頁）檔案管理信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，它是檔案管理工作方式不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。多年來系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的實(shí)踐告訴我們，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的前途是光明，但道路是曲折的。在建設(shè)過程中，也出現(xiàn)了一些事與愿違的耗資工程，造成了很大的經(jīng)濟(jì)損失。但是，我們決不能因噎廢食，應(yīng)該總結(jié)我們工作中的失誤，積極的推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程穩(wěn)步發(fā)展?？偨Y(jié)一些失敗的教訓(xùn)，我認(rèn)為在檔案管理信息化建設(shè)中，要注意以下兩個(gè)問題。

1.系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低

由于信息系統(tǒng)的開發(fā)一般都是由專業(yè)人員承擔(dān)，所以在現(xiàn)實(shí)中，往往存在用戶的需求和系統(tǒng)開發(fā)人員的設(shè)計(jì)脫節(jié)的情況。加之各自在專業(yè)領(lǐng)域的差異，使得雙方共同起來比較困難，這就直接影響了信息系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮，甚至有可能導(dǎo)致信息系統(tǒng)開工程的失敗，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，用戶必須作為管理信息系統(tǒng)主要建設(shè)者的一部分在系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)階段直接參與，盡可能的和開發(fā)者溝通思想，及時(shí)反饋?zhàn)约旱囊庖?，?zhēng)取和系統(tǒng)開發(fā)者達(dá)成共識(shí)，以期提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率和實(shí)用性。

篇6

1 明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的指導(dǎo)之下，各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強(qiáng)其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關(guān)管理人員利用檔案實(shí)體保管方式，將其作為管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目，然后利用數(shù)字化管理技術(shù)開展相關(guān)工作，向檔案管理實(shí)體提供信息化服務(wù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設(shè)必須要明確以下幾點(diǎn)：第一，要保證檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存效率與質(zhì)量，達(dá)到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。

2 檔案信息化建設(shè)問題分析

檔案信息化建設(shè)中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設(shè)的有效性，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個(gè)單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同，并且各個(gè)部門的數(shù)據(jù)來源于數(shù)據(jù)特征等不同，在實(shí)際情況下，會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)處理方式復(fù)雜等問題，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題[2]。

第二，高度分散問題。檔案信息化建設(shè)中，各個(gè)檔案會(huì)散落在管理部門或是經(jīng)濟(jì)單位，例如：在建設(shè)局與稅務(wù)局財(cái)務(wù)報(bào)表實(shí)際移交的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)各類重復(fù)或是分散的信息數(shù)據(jù)，相關(guān)管理人員要利用大量時(shí)間篩選出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率降低。

第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設(shè)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象，難以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，主要因?yàn)闄n案信息化建設(shè)人員還不能根據(jù)信息化建設(shè)需求對(duì)其進(jìn)行有效的管理，難以提升信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。

第四，管理觀念滯后。當(dāng)前，部分檔案信息化建設(shè)與管理部門還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性，難以提升檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量，甚至還在應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施，無法增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果[3]。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施

檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題。

3.1 建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

檔案信息化建設(shè)部門需要建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)中，技術(shù)人員可以綜合利用數(shù)字化平臺(tái)，例如：建設(shè)公眾、內(nèi)部等信息服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，同時(shí)，還要統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，積極建設(shè)檔案信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)置，提升檔案管理水平，促進(jìn)信息資源共享工作的進(jìn)步。

3.2 重視電子文件管理工作

檔案信息化建設(shè)部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，同時(shí)，還要保證電子檔案的價(jià)值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網(wǎng)絡(luò)安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量，同時(shí)，還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實(shí)性，將其儲(chǔ)存在光盤中[4]。

3.3 制定完善的技術(shù)處理制度

在檔案信息化技術(shù)處理過程中，相關(guān)檔案管理人員與技術(shù)人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術(shù)處理工作問題，提升檔案技術(shù)處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術(shù)處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長(zhǎng)時(shí)間電子文件保存中，必須要重視保存的準(zhǔn)確性與安全性，定期對(duì)其進(jìn)行復(fù)制處理，并且建立完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，避免出現(xiàn)電子文件保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

3.4 積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理措施

檔案信息化建設(shè)部門必須要積極應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理措施，提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式，積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與數(shù)據(jù)化技術(shù)，提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。

3.5 樹立正確的服務(wù)意識(shí)

檔案信息化建設(shè)部門必須要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，利用先進(jìn)服務(wù)觀念開展工作，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設(shè)部門實(shí)際服務(wù)期間，相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息化管理體系。

3.6 制定完善的管理制度

檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理體系，提升檔案信息化建設(shè)效率。首先，相關(guān)管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設(shè)與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農(nóng)村管理工作效率，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題，同時(shí)，還要重視檔案信息化建設(shè)與管理工作服務(wù)質(zhì)量。

篇7

 

1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)

 

(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長(zhǎng)。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。

 

(二)極大地提高管理人員的工作效率

 

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對(duì)文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

 

(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號(hào)再去庫房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對(duì)借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

 

用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對(duì)電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。

 

(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對(duì)過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請(qǐng)自動(dòng)得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請(qǐng)。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷毀申請(qǐng)的處理意見對(duì)其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。

 

2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題

 

(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

 

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對(duì)于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。

 

(二)對(duì)檔案信息安全不容樂觀

 

在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。

 

(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度

 

紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

 

(四)電子檔案的法律效力問題

 

通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

 

(五)信息化進(jìn)程有待加快

 

雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

 

3 解決問題的途徑

 

(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

 

(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會(huì)利用檔案的意識(shí)

 

首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

 

(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍

 

檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識(shí)創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。

 

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長(zhǎng)的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。

篇8

[關(guān)鍵詞]檔案管理、信息化、現(xiàn)代化

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。那怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化呢？我認(rèn)為應(yīng)該從增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這四個(gè)方面著手。

一、增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。還要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

二、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備

加快檔案信息化的建設(shè)，要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。要舍得投入財(cái)力，當(dāng)前，各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

三、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制

建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

篇9

一、機(jī)關(guān)信息化與機(jī)關(guān)檔案信息化要實(shí)現(xiàn)同步推進(jìn)

作為各級(jí)機(jī)關(guān)部門，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息化工作對(duì)于機(jī)關(guān)的重要性，能夠統(tǒng)一規(guī)劃，專注于加大投入檔案信息化資金的力度，確保機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)能具備所需的人力、物力、財(cái)力等，從而切實(shí)擔(dān)負(fù)責(zé)任，做好各級(jí)部門之間的相互協(xié)調(diào)與協(xié)作。協(xié)調(diào)處理能解決檔案信息化建設(shè)遭遇的困難或問題，有效推動(dòng)建設(shè)檔案信息化與建設(shè)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)之間的相互協(xié)調(diào)，從而圍繞信息化工作開展檔案的信息化管理工作，使機(jī)關(guān)檔案信息化能與機(jī)關(guān)信息化實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。但機(jī)關(guān)信息化要求機(jī)關(guān)做到與時(shí)俱進(jìn)，從而為機(jī)關(guān)的檔案管理信息化建設(shè)提供更好的環(huán)境與條件，幫助解決檔案管理信息化建設(shè)問題。在當(dāng)下機(jī)關(guān)加強(qiáng)信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)，檔案人員應(yīng)迎難而上，積極參與信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)變成機(jī)關(guān)信息化建設(shè)不可或缺的部分，從而將兩者相互地結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。要求檔案管理人員迎難而上，就應(yīng)該提升檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，做好檔案信息化管理方面的培訓(xùn)工作，讓他們意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于機(jī)關(guān)發(fā)展的重要性，從而推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化與機(jī)關(guān)信息化的和諧發(fā)展。

二、專注法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的機(jī)關(guān)檔案信息化管理

開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)就需要保持規(guī)范化的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，滿足統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓電子文件歸檔，傳統(tǒng)載體檔案逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并通過數(shù)字化的傳遞、保管和利用等工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化的要求。在檔案的信息化建設(shè)之中，各個(gè)機(jī)關(guān)都需要執(zhí)行電子文件管理、檔案數(shù)字化相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，這樣才能保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范性、長(zhǎng)期可讀性、格式統(tǒng)一性的要求，方便后續(xù)的存儲(chǔ)與共享，最終推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)利用融入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件，在機(jī)關(guān)檔案管理中應(yīng)該實(shí)施集中化管理，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，監(jiān)理文件管理指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的電子文件管理。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化加工之前，應(yīng)該得到檔案行政管理部門的認(rèn)可，并且能夠在業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與監(jiān)督下進(jìn)行操作。此外，機(jī)關(guān)還應(yīng)不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發(fā)揮，從而提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。

三、完善機(jī)關(guān)室藏檔案的數(shù)字化加工

機(jī)關(guān)在傳統(tǒng)載體檔案信息資源的研究中，應(yīng)該積極開展數(shù)字化的檔案管理工作，將檔案信息資源的總量增加，發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案管理部門的綜合優(yōu)勢(shì)，整合機(jī)關(guān)檔案的信息資源，才能逐漸實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的數(shù)字化檔案管理的互通。各個(gè)層次的機(jī)關(guān)應(yīng)該對(duì)室藏檔案的數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌的安排，這樣才可以嚴(yán)格遵循科學(xué)管理機(jī)關(guān)檔案的工作規(guī)律，針對(duì)各類基礎(chǔ)性的機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行分類與鑒定，夯實(shí)檔案管理的數(shù)字化基礎(chǔ)。如果條件允許，機(jī)關(guān)應(yīng)盡可能針對(duì)紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，并加強(qiáng)多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中的一系列標(biāo)準(zhǔn)與要求，再配合照片、錄音、錄像等提出數(shù)字化檔案管理的具體規(guī)范，就能真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立健全紙質(zhì)檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫。在移交機(jī)關(guān)檔案館的紙質(zhì)檔案或其他載體的檔案時(shí)，應(yīng)該充分考慮到數(shù)字化的檔案管理。

篇10

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；建設(shè)；檔案管理現(xiàn)代化；促進(jìn)

1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的重要表現(xiàn)

（1）隨著時(shí)間的前進(jìn)，社會(huì)發(fā)展到了一定的程度，對(duì)于信息資源的需求和利用也越來越渴求，加上科技的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，給信息化檔案建設(shè)提供了機(jī)會(huì)，現(xiàn)在對(duì)信息資源的掌控程度是決定成敗的關(guān)鍵，有超過自然資源的勢(shì)頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國(guó)家和社會(huì)能夠處于強(qiáng)勁的前進(jìn)勢(shì)頭，就需要我們加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，把這條道路走到底。

（2）檔案信息化是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展寶貴資源。檔案是信息社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的重大戰(zhàn)略。檔案信息化是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán)。由于我國(guó)城市的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步使檔案工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發(fā)展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢(shì)才能服務(wù)大局。作為檔案部門要在理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新上有所作為，一個(gè)重大的舉措和最為關(guān)鍵的突破口就是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案部門只有早日實(shí)現(xiàn)信息化，跟上信息社會(huì)發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，才能充分實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業(yè)和整個(gè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。從這個(gè)意義上講，沒有檔案信息化，就沒有檔案工作的未來。檔案信息化是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要關(guān)鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰(zhàn)卻又充滿了希望。

（3）檔案信息化建設(shè)即使順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展同時(shí)也是我國(guó)科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)。以現(xiàn)實(shí)為發(fā)展方向，以時(shí)展潮流為前進(jìn)方向，充分利用現(xiàn)代技術(shù)來提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，以檔案管理為基礎(chǔ)，以服務(wù)為核心，從廣大人民的需要為出發(fā)點(diǎn)來進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的開展。響應(yīng)國(guó)家科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，用實(shí)踐來完成檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。

（4）檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。信息化發(fā)展水平現(xiàn)在是世界各國(guó)評(píng)判其發(fā)展水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)的實(shí)力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息建設(shè)放在檔案工作改革的首要地位，認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，讓檔案信息化進(jìn)程可以和社會(huì)、城市的發(fā)展同步，以更好的完成輔助社會(huì)和城市發(fā)展的任務(wù)。

（5）檔案信息化建設(shè)是檔案工作者不可推卸的歷史責(zé)任。信息技術(shù)給我們的生活帶來了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)等等信息化技術(shù)，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務(wù)質(zhì)量上。檔案信息化建設(shè)具有歷史意義，是我們的社會(huì)發(fā)展的烙印?，F(xiàn)代社會(huì)以科技為核心力量，充分體現(xiàn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特點(diǎn)，這對(duì)社會(huì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對(duì)于檔案管理工作來說要求也更多了。因此需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，以滿足不斷膨脹的信息增長(zhǎng)需要，這是我們檔案工作者在這個(gè)時(shí)代的歷史使命。

2.準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

（1）加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（2）用法律來規(guī)范檔案工作，用科技來發(fā)展檔案事業(yè)。首先，黨和政府作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者，要以檔案法制化來進(jìn)行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務(wù)工作為中心開展工作，引入現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)來進(jìn)行檔案工作的輔助任務(wù)。其次，檔案部門要完善現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容，并且不斷的去開發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)水平和服務(wù)范圍，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利條件，以服務(wù)為基礎(chǔ)，做好檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。第三，擴(kuò)大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以擴(kuò)大檔案信息類型和內(nèi)容的覆蓋。這些基礎(chǔ)工作都是為檔案事業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，通過幾年幾十年的努力來為檔案事業(yè)的將來提供條件和資本，伴隨社會(huì)和人民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)信息資源的需要程度越來越高，我們必須及早的為將來做好準(zhǔn)備，以滿足日益增加的信息需要。

（3）提高檔案法制建設(shè)。首先，進(jìn)一步完善檔案法律法規(guī)體系。以國(guó)家檔案法規(guī)為支撐，研究制定和完善適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的地方檔案規(guī)章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的政府規(guī)章或規(guī)范性文件。其次，全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國(guó)建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，市級(jí)檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)，縣級(jí)檔案行政管理部門配備專職檔案行政執(zhí)法人員。檔案行政執(zhí)法應(yīng)做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評(píng)議考核制和錯(cuò)案責(zé)任追究制，對(duì)檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。在檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴(kuò)大檔案行政執(zhí)法影響。i第三，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳。把檔案法規(guī)教育納入各級(jí)普法教育之中，增強(qiáng)檔案普法宣傳效果，提高檔案社會(huì)意識(shí)。做到“五五”普法工作，不斷提高社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會(huì)基礎(chǔ)，營(yíng)造適合檔案事業(yè)發(fā)展的良好社會(huì)環(huán)境。

（4）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。首先，建立和完善檔案館局域網(wǎng)，并提高各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案室計(jì)算機(jī)普及率和應(yīng)用水平。其次，初步建成全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，市及部分縣級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)依托政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際相互聯(lián)。第三，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字信息“數(shù)據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、長(zhǎng)期可用”。

（5）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作需要一直優(yōu)秀的檔案隊(duì)伍才能對(duì)其發(fā)展有所保證，因此，各單位各部門需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)工作，通過員工再培訓(xùn)、招聘吸納優(yōu)秀檔案管理工作者、為檔案員工開展講座提供交流的平臺(tái)，讓檔案工作者的自身素質(zhì)得到提升，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制來激勵(lì)員工的工作積極性和上進(jìn)心，保持檔案事業(yè)發(fā)展的活力。