導(dǎo)語：如何才能寫好一篇會計檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1、會計檔案監(jiān)督機制不健全

會計工作是企業(yè)發(fā)展運營中的關(guān)鍵步驟，然而根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，目前我國會計檔案監(jiān)督機制并不健全，主要表現(xiàn)在會計信息披露過程中政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)的執(zhí)行監(jiān)督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業(yè)素質(zhì)的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進(jìn)行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導(dǎo)致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業(yè)目前還沒有形成有效的監(jiān)督機制，再加上企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，使得內(nèi)部機制不健全，會計基礎(chǔ)工作比較薄弱。在新會計準(zhǔn)則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患

在當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸普及，電子計算機已經(jīng)成為企業(yè)會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業(yè)會計軟件等主要是在市場上進(jìn)行購買然后進(jìn)行有關(guān)調(diào)試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準(zhǔn)則，《會計準(zhǔn)則第33號合并財務(wù)報表》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第9號職工薪酬準(zhǔn)則》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第30號財務(wù)報表列報會計準(zhǔn)則》等，都對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行了針對性的要求，可見新會計準(zhǔn)則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網(wǎng)絡(luò)安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴(yán)峻。

二、新會計準(zhǔn)則下加強會計檔案管理的措施

1、不斷改善手段，加強會計檔案信息的真實性、可靠性

會計檔案信息失真是指會計主體通過弄虛作假、舞弊等手段對外提供的會計檔案信息無法真實的反映企業(yè)的財務(wù)狀況。信息化時代，會計信息安全隱患一直是會計檔案管理中的重要問題。2014年修訂與的新會計準(zhǔn)則中我們可以看到，財務(wù)報表、薪酬準(zhǔn)則等成為修訂的主要方面，這些方面會計信息主要是通過數(shù)據(jù)、報表進(jìn)行信息記錄的，因此對于會計檔案信息的真實性、可靠性有了更加嚴(yán)格的要求。在新時期，加強會計軟件的開發(fā)、加強電子信息系統(tǒng)安全防護(hù)墻的改善等成為企業(yè)會計檔案信息真實性、可靠性的主要保障。公允價值量也是2014年新修訂與的會計準(zhǔn)則中的重點，公允價值量涉及到了存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、生物資產(chǎn)、資產(chǎn)減值、長期股權(quán)投資等科目的有效核算，使用公允價值量進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)與負(fù)債的估量，可以幫助信息使用者根據(jù)當(dāng)下情況做出正確的經(jīng)濟(jì)決策。這些新的檔案信息成為新會計準(zhǔn)則下檔案信息管理中的主要部分，因此不斷加強檔案管理人員的責(zé)任心，加強新的電子計算機系統(tǒng)與會計軟件的有效開發(fā)，對于企業(yè)檔案管理有著重要的意義。

2、加強會計監(jiān)督體系的建設(shè)，為會計檔案管理工作的開展提供保障

在目前新會計準(zhǔn)則的指導(dǎo)下，結(jié)合當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀，保證會計檔案管理工作的順利開展需要國家、政府等部門的協(xié)助，加強會計監(jiān)督體系的有效構(gòu)建。新會計準(zhǔn)則《企業(yè)會計第41號——在其他主體中權(quán)益的披露》中對于主體會計信息披露進(jìn)行了明確的規(guī)定有助于促進(jìn)會計信息的透明，有助于加強對于會計檔案的監(jiān)督。在新會計準(zhǔn)則指導(dǎo)下不斷的完善會計規(guī)范體系，完善規(guī)章制度，加強對于會計檔案的有效監(jiān)督，有助于促進(jìn)會計檔案管理工作的有效開展。

三、結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：

    會計檔案是會計核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、會計報表及實現(xiàn)會計電算化后的儲存軟件等。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要利用價值。因此，“加強會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案作用”這項工作非常重要。

一、 會計檔案的特點

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點：

1、 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。通過這種專業(yè)手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

3、 形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

二、 會計檔案的作用

1、 依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟(jì)計劃，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動可行性研究，作為經(jīng)濟(jì)活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

2、 憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時，通過會計憑證可以查明各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀(jì)的事情發(fā)生。

3、 史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟(jì)、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。所以會計檔案可以為一個地區(qū)、一個單位的經(jīng)濟(jì)、財務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。

三、 會計檔案管理工作中的問題

1、 會計檔案管理制度不健全。有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視而對會計檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。

2、 會計檔案裝訂不規(guī)范。在財務(wù)部門，一般都是由管理會計檔案的人員裝訂會計憑證，而有的會計檔案管理人員裝訂會計檔案不夠認(rèn)真，不仔細(xì)，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進(jìn)去，還有的裝訂松散不結(jié)實，隨時都有掉頁的可能；有的裝訂每冊憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會計檔案存放時間一長，就會有散失、缺損。

3、 會計檔案的存放場所不妥當(dāng)。有的單位的會計檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會計檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會計檔案的壽命，達(dá)不到規(guī)定的會計檔案保管期限。

四、 會計檔案管理的要求

1、 制定會計檔案管理制度

為了管理好會計檔案，各單位的財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和會計檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對會計檔案管理工作的認(rèn)識，充分重視這項工作；應(yīng)當(dāng)按照國家財政部和檔案管理局頒布的《會計檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實際工作情況，制定本單位會計檔案管理制度，對會計檔案實行科學(xué)化管理；在制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會計檔案管理工作有章可循，使會計檔案管理工作走上科學(xué)化管理軌道。

2、 做好會計檔案的裝訂立卷工作

會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理工作的起點，是會計檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會計檔案管理人員必須高度重視會計檔案的裝訂立卷工作，增強管理好會計檔案的責(zé)任感。按照《會計檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊”的規(guī)定，認(rèn)真裝訂好每一冊會計憑證。首先應(yīng)認(rèn)真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會計憑證裝訂的既要整齊結(jié)實又要美觀。

3、 健全會計檔案借閱手續(xù)

  《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管一年?！币虼?，為了妥善管理好會計檔案，防止會計檔案丟失，各單位的財務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的會計檔案借閱手續(xù)。財務(wù)部門內(nèi)部的會計人員借閱會計檔案，可直接向會計檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時登記，并注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。

4、 認(rèn)真做好會計檔案移交工作

按照《會計檔案管理辦法》中“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會計檔案及時移交給單位檔案管理部門，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。

（1） 財務(wù)部門應(yīng)編《會計檔案移交注冊》一式兩份。

（2） 但按管理部門對移交的會計檔案要認(rèn)真清點，憑證要逐冊逐號清點查對；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項核實；還應(yīng)該對報表中是否缺少報表分析等備案材料進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會計檔案的完整真實。

（3） 對歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會計人員共同整理，以分清責(zé)任。

（4） 單位的檔案管理部門對財務(wù)部門移交來的會計檔案清點無誤

后，交接雙方應(yīng)在《會計檔案移交注冊》上簽字，雙方各保存一份。

5、 做好會計檔案的鑒定與銷毀工作

會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對 超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會計檔案工作是整個檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開發(fā)會計信息資源的堅實基礎(chǔ)，也是一項科學(xué)性、組織性很強的工作。具體要做好以下幾項工作：

（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會同會計部門共同組成

鑒定工作小組，逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀注冊。

（2） 書寫銷毀報告，填報銷毀會計檔案審批表，銷毀報告要寫明對

已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定的時間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。

（3） 銷毀報告必須經(jīng)過本單位或上級主管部門審批。

（4） 各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，必須有檔案部門和財務(wù)部門

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1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù) 報表、財務(wù)計劃 、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

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關(guān)鍵詞：會計檔案 管理辦法 變革內(nèi)容

中圖分類號：F233；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01

為規(guī)范會計檔案管理工作，統(tǒng)一會計檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會計檔案管理辦法》（財預(yù)字【1984】85號）；1998年財政部下發(fā)《關(guān)于印發(fā)的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟(jì)組織會計檔案管理規(guī)范化，更好地為社會經(jīng)濟(jì)地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會計檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。

一、新《會計檔案管理辦法》實施的意義

就高校而言，舊的《會計檔案管理辦法》已無法適應(yīng)新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會計信息已大量使用會計電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會計檔案管理辦法，使電子會計檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費的不斷增加，會計核算量也隨之大增。近些年會計檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關(guān)部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的新形式的需要，對會計法規(guī)、法律不斷進(jìn)行充實、更新、調(diào)整；原《會計檔案管理辦法》已不完全適應(yīng)會計法規(guī)、法律的調(diào)整變化。

所以更新舊的會計檔案的管理辦法，適應(yīng)改革的需要，出臺新的會計檔案管理辦法更是當(dāng)務(wù)之急。新的《會計檔案管理辦法》的實施，肯定了電子會計檔案的法律效力。實現(xiàn)電子化管理；倡導(dǎo)綠色、低碳的電子介質(zhì)存儲會計檔案，旨在推動互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會計檔案管理工作，使會計檔案管理工作更上一層樓。

二、新的《會計檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內(nèi)容

1.新的《會計檔案管理辦法》，細(xì)化了會計檔案組織領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)規(guī)定，完善了會計檔案的概念和范圍，增加了電子會計檔案的相關(guān)規(guī)定。第八條對電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會計憑證的歸檔，實現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時必須對其的準(zhǔn)確性、安全性、完整性等進(jìn)行檢測，符合要求才能接收。將電子會計檔案納入了會計檔案管理的范圍，填補了以往會計檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內(nèi)容，有利于推動互連網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展。

2.新的《會計檔案管理辦法》，允許符合條件的會計檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計檔案都必須打印成冊。這樣做既節(jié)約了會計憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環(huán)保低碳生活的倡導(dǎo)。

3.新的《會計檔案管理辦法》，確立了會計檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計算機等電子設(shè)備形成傳輸和存儲的電子會計檔案”的規(guī)定，有利于推動電子會計信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計信息。

4.新的《會計檔案管理辦法》調(diào)整了會計檔案的歸檔時間及會計檔案的保管期限。第十四條將會計檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類，第十六條對會計檔案銷毀進(jìn)行了修改“形成會計檔案鑒定意見書”。完善了會計檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實際鑒定結(jié)果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會計憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續(xù)保留。十七條“會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。十八條增加“由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴(yán)格由相關(guān)部門互相監(jiān)督，疏而不漏。

5.新的《會計檔案管理辦法》進(jìn)一步落實了基層單位管理會計檔案的具體職責(zé)。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案”；第六條刪除了原來的《會計檔案管理辦法》里，會計憑證中的匯總憑證與其他會計憑證、會計賬簿中的輔助賬簿、財務(wù)報告中的“包括會計報表附表、附注及文中說明、其他財務(wù)報告。增加了半年度財務(wù)會計報告，納稅申報表與會計檔案鑒定意見書，這是對會計檔案范圍的界定。

6.新的《會計檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設(shè)項目接受單位的憑證有關(guān)的規(guī)定，更加切合實際，易于操作；二十四條對會計檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交” 充實了會計檔案交接內(nèi)容。

7.新的《會計檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規(guī)定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進(jìn)行處罰。明確了不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的管理也應(yīng)參照本辦法。新的《會計檔案管理辦法》適用范圍很廣。

三、新的《會計檔案管理辦法》不完善之點滴

1.新的《會計檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會計憑證、會計賬簿及會計檔案銷毀清冊等均延期保管15年。在高校，超期保管的會計檔案，占據(jù)儲存空間太大，浪費經(jīng)濟(jì)資源比較嚴(yán)重。各高校財務(wù)處的會計憑證年年遞增，學(xué)校的檔案室儲存空間很有限，只有部分的空間是儲存會計檔案的，其他檔案柜無法容放會計憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲存空間，存放檔案。只好放在財務(wù)處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點。為了檔案規(guī)范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認(rèn)為，只要不牽扯到未結(jié)債權(quán)債務(wù)的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節(jié)約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲空間，放置新憑證，加速周轉(zhuǎn)，便于查找，提高工作效率。

篇5

會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。

1． “會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2． “財務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會計核算中心查詢本單位的財務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對單位資金享有財務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無支配和使用權(quán)。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。二、會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

1． 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

2． 紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮嶋H工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

3． 會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

4． 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5． 會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1． 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

2． 加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

3． 財政部門與檔案部門聯(lián)手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。結(jié)合實際，聯(lián)合制發(fā)包含新的會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

篇6

    自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來,我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前,有關(guān)基層人民銀行的管理方法,主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式:一是采取中心支行貨幣金銀部門,對有關(guān)會計資料進(jìn)行事后監(jiān)督,在中心監(jiān)督完畢后,將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門,實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作;二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后,有關(guān)的檔案資料,需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門,由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式,對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作,沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行;二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料,管理不規(guī)范,容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息;三是檔案管理手段落后,有關(guān)檔案管理的自動化程度不高,難以對會計檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù);四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理,比如,個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況,有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面,基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀,主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先,對于會計檔案的查詢,會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)的會計檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī),嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度,實現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理,其次,對于會計檔案的復(fù)制,在基層人民銀行的會計管理中,為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管,主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次,有關(guān)會計檔案的銷毀,基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽,對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案,沒有進(jìn)行及時的銷毀。

    二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

    當(dāng)前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展,對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

    (一)會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式

    當(dāng)前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督,盡管實施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理,這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下,就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風(fēng)險;二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制;四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化,結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中,就需要在特定的運行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。

    (二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案管理存在風(fēng)險

    為防止會計檔案在管理中造成的會計數(shù)據(jù)丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突,這就導(dǎo)致在實施的過程中存在執(zhí)行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時,就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導(dǎo)致對于一些會計檔案的管理難以實現(xiàn)專人的保管,內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格,就導(dǎo)致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

    (三)會計檔案制度制定不完善,有關(guān)會計檔案監(jiān)督不到位

    在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內(nèi)容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結(jié)果就造成會計檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現(xiàn)在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確,但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定:“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料,由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管?！庇捎谏鲜鲋贫?、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定,基層人民銀行在實施有關(guān)會計檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象,造成會計監(jiān)管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關(guān)會計檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責(zé)的側(cè)重點不同,管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同,涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

    三、提升基層人民銀行會計檔案管理質(zhì)量的建議

    (一)嚴(yán)格會計檔案統(tǒng)一管理,明確管理部門責(zé)任劃分

    針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應(yīng)在制定與實施相關(guān)會計檔案管理制度的基礎(chǔ)上,對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分,依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計檔案管理部門的職責(zé)。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監(jiān)督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進(jìn)行復(fù)制,由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔,不再將監(jiān)督完畢的會計資料進(jìn)行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關(guān)于會計檔案制度管理方面的學(xué)習(xí),在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作,嚴(yán)厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作,嚴(yán)格會計檔案查閱手續(xù),庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實際,不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時的修訂,明確自身職責(zé),積極地將有關(guān)會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度

    為切實的強化基層人民銀行的日常管理,對于人民銀行的基層管理,就應(yīng)積極的強化自身的制度建設(shè)。首先,針對《中國人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強事后監(jiān)督工作意見》強調(diào)了事后監(jiān)督職能定位,這一管理弊端,應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會計資料的管理范疇中,并及時的對事后監(jiān)管部門在實施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時的明確;其次,針對會計檔案管理工作中的檢查,應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手,對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理,以實現(xiàn)會計檔案保管的妥善以及存放的有序;再次,積極地對司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度進(jìn)行有效的完善,不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育,還應(yīng)對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進(jìn)行有效地提升,以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;最后,為有效防止會計信息的安全管理,就應(yīng)加強與司法部門之間的溝通與聯(lián)系,積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施,進(jìn)行有效的交流,從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

篇7

會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán) 管理 部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。

1）“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2）“財務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政 管理 權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

1）委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理 方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。

2）會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案 管理 辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

1）有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。

2）紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

3）會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。

4）財政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5）會計檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。

針對會計 管理 體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1）加強會計檔案 管理 ，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

2）加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案 管理 及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

篇8

[關(guān)鍵詞]財務(wù)管理；會計檔案；創(chuàng)新實踐

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中圖分類號]F233；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-000-01

1 會計檔案管理要點

1.1 會計檔案收集與整理階段

會計檔案收集是會計檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會計檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據(jù)會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2 會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3 會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點收，不得找借口托辭。財務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4 會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強會計檔案管理，避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會計檔案借閱制度。

內(nèi)部人員借閱會計檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經(jīng)由會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5 會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進(jìn)行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2 會計檔案的管理策略

第一，結(jié)合財務(wù)管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規(guī)制會計工作內(nèi)容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。

第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動都?xì)w入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準(zhǔn)確性和時效性。

第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進(jìn)行。

3 會計檔案管理創(chuàng)新實踐

3.1 會計檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計檔案管理的最新要求，2014年，財務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進(jìn)行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災(zāi)存儲的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實現(xiàn)對以前年度會計信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2 優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理

財務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務(wù)人員負(fù)責(zé)會計檔案管理，在保證會計檔案質(zhì)量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，且有5年以上會計工作經(jīng)驗，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財務(wù)管理職能進(jìn)一步強化。

3.3 重視業(yè)務(wù)水平，加強培訓(xùn)管理

會計檔案管理人員除應(yīng)兼顧財務(wù)會計專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計算機方面的專業(yè)知識。因此，對會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。

篇9

【關(guān)鍵詞】會計信息化檔案 安全性 維護(hù)性

會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1 會計信息化檔案的特點

1.1 會計信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料， 它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案， 既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案， 又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財務(wù)軟件系統(tǒng)等

1.2 表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強，主要以書面紙質(zhì)形式保存，可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計信息，但記錄信息量低，占用空間大，數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計檔案，必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境下才能使用，對計算機系統(tǒng)的依賴性很強，但記錄信息量大，占用空間小，數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

1.3 信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化， 大大提高了會計檔案的利用效率， 便于會計檔案信息的資源共享， 但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險。

1.4 保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密，電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失，對使用存放環(huán)境要求較高。

2 會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1 安全性

會計信息化條件下，會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料，從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權(quán)限，在會計電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴(yán)防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

2.2 維護(hù)性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外，還有一個問題也是極其復(fù)雜和困難的，那就是會計信息化檔案的維護(hù)工作，它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識，還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會計信息化檔案維護(hù)難題的前提，一方面，要對在職的會計檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能;另一方面，有意識地引進(jìn)具備會計學(xué)、計算機、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才，逐步改變業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主，因為光盤作為一種光存儲介質(zhì)，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB，而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。第三是不同版本財務(wù)軟件的存儲。由于會計準(zhǔn)則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺，也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化，對于不同版本的財務(wù)軟件，在存儲其會計檔案時，一定要將其對應(yīng)的財務(wù)軟件一并存儲，以防止因為在不同的財務(wù)軟件版本下會計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯誤，影響會計信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財務(wù)軟件的選擇。在財務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務(wù)軟件的資格和能力。此外，還應(yīng)注意財務(wù)軟件的兼容性，在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財務(wù)數(shù)據(jù)，能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計信息系統(tǒng)檔案時，要注意操作時間與會計期間的不同，即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊時，需以系統(tǒng)時間進(jìn)行注冊;當(dāng)調(diào)用歷史檔案時，再修改會計期間的會計年份和會計月份，以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣，才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件，面臨淘汰，但新的計算機又不能運行老的軟件，無法查詢過去的會計信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應(yīng)在計算機軟硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔，以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵字：會計檔案；管理；問題；思考

中圖分類號： E232.5文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可或缺的工具，真實、完整、準(zhǔn)確地記錄著企業(yè)開展工作活動以來的原始情況。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是檢查企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)。會計檔案是由人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、企業(yè)、社會、個人都具有重要的利用價值。比如，當(dāng)清查拖欠費用、固定資本、稅費、生產(chǎn)成本及訴訟等細(xì)節(jié)問題時，就可以發(fā)揮會計檔案作為經(jīng)營管理的憑證支持和參考作用。

1、會計檔案管理中存在的問題

1檔案室簡陋、條件差、管理方式落后，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。會計檔案室設(shè)施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統(tǒng)一，辦公場所空間狹小，會計檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，大多數(shù)企業(yè)未裝配檔案管理專業(yè)軟件和先進(jìn)的檔案技術(shù)設(shè)備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價格相對高，對使用人員的計算機知識要求也很高，所以現(xiàn)在的多數(shù)會計檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會計檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為會計檔案工作是保管資料、實物的事務(wù)性工作，不是企業(yè)的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時工作中對會計檔案的搜集整理和歸類工作，導(dǎo)致忽然想查找有利用意義的會計憑證、賬簿及報表等資料都找不著，這表明了對會計檔案管理工作缺乏細(xì)心了解，忽視會計檔案對個人、集體和企業(yè)利益的重要性，這種輕視會計檔案管理工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理制度需求。

1.2移交會計檔案不及時、不完整、不嚴(yán)密。實務(wù)中存在有些財務(wù)人員未能在會計年度終了及時歸檔，而是按自己的時間整理歸檔會計檔案，從而導(dǎo)致一些會計資料的遺失或損毀。財務(wù)部對會計檔案移交工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。在會計檔案移交時，只移交電子形成的資料，而對于當(dāng)年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內(nèi)容之一，容易導(dǎo)致在年度歸檔時缺少應(yīng)歸檔的附件原始憑證，還有些企業(yè)在歸檔時，將合同、報告等單獨從憑證后抽出來裝訂，結(jié)果造成這些重要的合同與會計憑證無關(guān)聯(lián)性，查找起來也顯得特別困難，使會計檔案存在不完整，證據(jù)鏈缺失。會計檔案移交手續(xù)不嚴(yán)密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對移交過來的會計檔案保管清冊沒認(rèn)真核查，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案無法一致對應(yīng)，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財務(wù)資料員檔案意識淡薄，對會計檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關(guān)鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導(dǎo)致檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性和原始性。

1.3檔案管理人員和移交會計檔案的資料員對檔案管理意識不強以及業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。例如，財務(wù)資料員未正確區(qū)分會計檔案的保管期限，造成會計檔案管理混亂；有些財務(wù)人員對會計檔案的范疇理解不夠完整全面，在實務(wù)中沒把握好哪些屬于會計檔案，哪些屬于非會計檔。由于檔案人員時常更換，缺乏相對穩(wěn)定性，而且檔案人員的業(yè)務(wù)技能不夠熟練，對檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認(rèn)為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項工作。移交會計檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續(xù)就會導(dǎo)致會計檔案的不真實和不完整；也有另外一種情形：會計檔案借出后，檔案管理人員不及時要求借閱人歸還，時間久了，造成會計檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責(zé)人員一身多職，不會很重視檔案管理，沒有時間去理會計檔案，有時只是應(yīng)付一下而已。

2、對會計檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行思考

2.1統(tǒng)一認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理重要性的意識，規(guī)范管理。各企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的日程中，使會計檔案管理走上法制化的軌道。領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強對會計檔案設(shè)備的更新，完善檔案庫，推進(jìn)會計檔案保管和利用的信息化體系建設(shè)。

2.2建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度。必須將檔案管理工作納入日?；ぷ?，促進(jìn)會計檔案的規(guī)范化、有序化、合理化，明確要求、責(zé)任，制定檔案工作管理目標(biāo)，并建立健全一套檔案管理制度，規(guī)范會計檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使會計檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。

2.3提高會計工作人員和會計檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化、完整性、真實性整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。會計檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備業(yè)務(wù)知識和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，各企業(yè)應(yīng)加強對會計工作人員和會計檔案管理工作人員的培訓(xùn)，樹立職業(yè)責(zé)任心和科學(xué)管理意識，強化會計檔案管理知識和操作技能作為會計工作人員和會計檔案管理工作人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，從而提升會計檔案管理質(zhì)量水平，對企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到重要作用。

2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財務(wù)負(fù)責(zé)人或?qū)徲嬝?fù)責(zé)人應(yīng)不定期對會計檔案進(jìn)行抽查，包括會計檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實質(zhì)存放的會計檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規(guī)律，是否按時間順序擺放，發(fā)現(xiàn)問題要當(dāng)場指正并避免類似情況發(fā)生。

3、結(jié)語

總之，會計檔案的收集、征集、整理、保管、保護(hù)、鑒定與利用、制度建設(shè)都是不容忽視的。提高會計檔案重要性的認(rèn)識程度，做好會計檔案的保管工作，使得企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化生產(chǎn)經(jīng)營，記錄著企業(yè)真實完整的經(jīng)濟(jì)活動。

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