導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字化檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

版權(quán)制度的宗旨是保護(hù)權(quán)利人　（版權(quán)人、鄰接權(quán)人）　的合法權(quán)益，營造尊重智力成果的社會氛圍，鼓勵權(quán)利人創(chuàng)作既多又好的精神產(chǎn)品，還要構(gòu)筑有助于作品傳播利用的法律機(jī)制，促進(jìn)科學(xué)文化事業(yè)的繁榮?？墒?，版權(quán)理論中始終存在著如何既保護(hù)權(quán)利人對作品的獨占以承認(rèn)其智力勞動價值，又能使作品得以充分造福于社會的矛盾?；饷艿闹埸c是權(quán)利人與社會公眾的利益平衡，這是版權(quán)制度的基石。

毫無疑問，許多……

二、數(shù)字檔案館建設(shè)中幾個具體的版權(quán)問題

版權(quán)制度自誕生以來始終追隨著新技術(shù)的前進(jìn)步伐，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用并沒有改變版權(quán)因新技術(shù)的應(yīng)用而不斷擴(kuò)張的趨勢，這使得靠相關(guān)法律理念得以延續(xù)及其補(bǔ)充修正架構(gòu)形成的版權(quán)制度捉襟見肘，許多傳統(tǒng)的法律規(guī)范需要重新認(rèn)識和界定。由干本文篇幅所限，下面僅就數(shù)字檔案館建設(shè)中涉及的眾多版權(quán)問題中的幾個重要問題進(jìn)行闡述。

（一）傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化權(quán)

數(shù)字檔案館不再是孤立分散的物理存在。是相互聯(lián)合、協(xié)作、整體化的，充分實現(xiàn)資源共享的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則提供了實現(xiàn)廣泛的檔案信息資源共享的條件和可能性。傳統(tǒng)的以印刷，膠片等載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播的起始步驟是對其進(jìn)行數(shù)字化，使其具備二進(jìn)制數(shù)字狀態(tài)，這就必須明確數(shù)字化權(quán)的權(quán)利歸屬問題.

依照版權(quán)法原理，權(quán)利人的財產(chǎn)權(quán)與作品利用方式是對應(yīng)的，作品數(shù)字化的實質(zhì)是增加了作品的利用方式，這甚至是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的惟一方式和必要條件，所以從保護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益的角度出發(fā)，就應(yīng)將數(shù)字化確定為權(quán)利人的一項專有權(quán)，1999年12月9日，國家版權(quán)局了《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》?。ㄒ韵潞喎Q《規(guī)定》）　，其第二條規(guī)定：“將已有作品制成數(shù)字化作品，無論已有作品以任何形式表現(xiàn)與固定，都屬于《中華人民共和國著作權(quán)法實施條例》第五條第1款所指的復(fù)制行為。《規(guī)定》第三條規(guī)定：“除著作權(quán)法另有規(guī)定外，利用受著作權(quán)保護(hù)的他人作品制作數(shù)字化制品，應(yīng)事先取得著作權(quán)人的許可，可以直接向被利用作品的著作權(quán)人取得許可，也可以通過著作權(quán)集體管理組織取得許可?！?/p>

無論是我國舊《著作權(quán)法》還是新《著作權(quán)法》，都沒有明確規(guī)定權(quán)利人享有的數(shù)字化權(quán)，但是按照《規(guī)定》的解釋，數(shù)字化權(quán)被包括在了復(fù)制權(quán)當(dāng)中，按照《著作權(quán)法》第二十二條第8款的規(guī)定，檔案館為了陳列或保存的目的，將以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化無需取得授權(quán)，亦無需支付報酬，但除此之外其它目的的對傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化，都要事先取得權(quán)利人的授權(quán)。

（二）數(shù)字化檔案作品的法律地位

需要明確的問題是，檔案館對以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品是否受到版權(quán)法保護(hù)及其權(quán)利歸屬。一件作品要受到版權(quán)法保護(hù)，必須同時具備“獨創(chuàng)爛”與“有形形式復(fù)制”兩個基本條件.傳統(tǒng)檔案作品被數(shù)字化，實際上是將該作品以數(shù)字化代碼形式固定在磁盤或光盤載體上，改變的只是作品的表現(xiàn)和固定形式，作品的獨創(chuàng)性與可復(fù)制性不會由于其被轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼形式而喪失掉。所以，對傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品仍然受到版權(quán)法保護(hù)。2000年11月22日，最高人民法院言判委員會第1144次會議通過了《關(guān)于審理涉及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)著作權(quán)糾紛案件適用法律若干問題的解釋》（以下簡稱《解釋》）。其第二條第1款規(guī)定：“受著作權(quán)法保護(hù)的作品，包括著作權(quán)法規(guī)定的各類作品的數(shù)字化形式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無法歸于著作權(quán)法第三條列舉的作品范圍，但在藝術(shù)和科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)具有獨創(chuàng)性并能以有形形式復(fù)制的其它智力成果，人民法院應(yīng)予以保護(hù)。

由于作品被數(shù)字化后的獨創(chuàng)性沒有發(fā)生變化，不產(chǎn)生新的作品，因此檔案館對傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品的版權(quán)屬于原權(quán)利人，而不歸檔案館。當(dāng)然，如果被數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案作品的版權(quán)原本就歸檔案館所有，則數(shù)字化后檔案作品的版權(quán)也自然歸檔案館。另外，數(shù)字檔案館正在利用自己的技術(shù)與人才優(yōu)勢及網(wǎng)絡(luò)上豐富的檔案信息資源扮演一個使信息增值的角色。這類增值的檔案作品往往是編纂或編研檔案作品，按照《著作權(quán)法》第十四條的規(guī)定，檔案館在整體上對其享有版權(quán)，但在行使版權(quán)時不得侵犯作品中包含的原作品的版權(quán)。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)

網(wǎng)絡(luò)傳輸與數(shù)字化一樣都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的新方式，同樣受到權(quán)利人專有權(quán)的控制。檔案館數(shù)字化檔案作品上網(wǎng)傳播必須經(jīng)過權(quán)利人的授權(quán)，這在1996年締結(jié)的《世界知識產(chǎn)權(quán)組織版權(quán)條約》　（WCT）第八條“向公眾傳播的權(quán)利”由有明確的規(guī)定。我國新《著作權(quán)法》第十條第12款增加了“信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)”，即“以有線或者無線的方式向公眾提供作品，使公眾在其個人選定的時間和地點獲得作品的權(quán)利?！?/p>

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)法律地位的確立，使權(quán)利人對作品的傳播方式的專有權(quán)延伸到網(wǎng)絡(luò)空間，并且能直接傳播作品，行使鄰接權(quán)。這對檔案信息服務(wù)構(gòu)成一種威脅，使檔案館無法充分利用新技術(shù)為用戶開展各種形式的數(shù)字化信息服務(wù)。因為不能從事基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案作品傳播服務(wù)，將使數(shù)字檔案館的功能開發(fā)受到全面壓抑。

信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)除了阻止檔案館未經(jīng)授權(quán)上載檔案作品外，還會對檔案館開展的數(shù)字信息緩存，數(shù)字信息瀏覽等服務(wù)起到負(fù)面影，同時禁止檔案館未經(jīng)授權(quán)把含有檔案作品的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)相連，使用戶在其個人選定的時間與地點訪問并得到這些作品，盡管在這種情況下檔案館并沒有通過網(wǎng)絡(luò)直接傳播檔案作品。網(wǎng)絡(luò)傳播沒有傳統(tǒng)傳播那樣的“權(quán)利窮竭”問題，檔案館從網(wǎng)上合法下載檔案作品僅僅是針對本次下載行為而言的，所形成的復(fù)制件仍然受到權(quán)利人專有權(quán)的控制，未經(jīng)許可不得將其向用戶作新的傳播。

有人認(rèn)為，檔案館取得數(shù)字化權(quán)后，就可以把數(shù)字化后的檔案作品上網(wǎng)傳播。因為數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)傳輸都是對作品的數(shù)字化利用，權(quán)利人既然授權(quán)檔案館對其作品進(jìn)行數(shù)字化，就會自然同意將其作品上網(wǎng)傳播。其實不然，權(quán)利人授予檔案館數(shù)字化權(quán)，并不意味著同時授予了檔案館信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，檔案館若把以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播。必須先后或同時向權(quán)利人取得數(shù)字化權(quán)與信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)。

（四）合理使用在數(shù)字檔案館的適用性

合理使用是對權(quán)利人專有權(quán)行使限制的主要方法，是指在法律允許條件下。不經(jīng)權(quán)利人許可，不付報酬地使用他人已經(jīng)發(fā)表的作品。各國著作權(quán)法都針對檔案館制定有合理使用的條款。比如我國《著作權(quán)法》第二十二條第8款，另外第1款、第2款、第6款也可適用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對傳統(tǒng)的合理使用原則能否得到適用，學(xué)術(shù)界存在不同的看法。WCT則采取了折衷的態(tài)度，其第十條議定聲明規(guī)定：“不言而喻，本條約允許締約國各方將其依國內(nèi)法中按《伯爾尼公約》被認(rèn)為可接受的限制和例外繼續(xù)適用，并適當(dāng)?shù)匮由斓綌?shù)字環(huán)境。同樣，這些規(guī)定應(yīng)被理解為允許締約方制定對數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境適宜的新的例外與限制，”這樣，就把傳統(tǒng)的合理使用原則適用于網(wǎng)絡(luò)空間，并給各締約方自行立法規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的合理使用問題留下了余地。

為了滿足數(shù)字時代檔案信息服務(wù)的需要，許多國家新的立法都對檔案館合理使用原則作了調(diào)整。比如：1998年美國頒布了《跨世紀(jì)千年版權(quán)法》（DMCA），對美國原《版權(quán)法》第108條關(guān)于檔案館的免責(zé)條款作了修訂。在DMCA之前，美國《版權(quán)法》第108條只允許檔案館為內(nèi)部使用之目的制作1份仿真復(fù)制件（非數(shù)字化的）。按照修訂的第108條，允許檔案館制作多至3份的、可以是數(shù)字化的復(fù)制件，條件是不得把這些復(fù)制件向檔案館建筑以外的公眾傳播。如果原格式已被淘汰的話，修訂還允許檔案館將作品用新的格式復(fù)制。DMCA第1201條（d）款又規(guī)定檔案館在法定情形下享有“解密權(quán)”：對相同的復(fù)制件，不能以其他形式合理地獲得的，則對他人作為商品的作品復(fù)制件，僅為獲得1份復(fù)制件，以便決定是否本法允許從事的活動，如果對作品解密，不構(gòu)成侵犯作品的技術(shù)措施權(quán)。1999年，澳大利亞頒布的《版權(quán)法修正案》規(guī)定，檔案館可以將檔案作品上載到網(wǎng)站，但只能為用戶提供作品的屏幕瀏覽（不能輸送到打印機(jī)或軟盤）。

新的《版權(quán)法》對檔案館合理使用制度的調(diào)整仍不理想。一方面，與版權(quán)擴(kuò)張的總體趨勢相比，檔案館合理使用的范圍顯得縮小和確定化；另一方面，新的《版權(quán)法》對合理使用制度的調(diào)整偏重于復(fù)制權(quán)，而檔案館對作品的數(shù)字化利用需要的版權(quán)例外并不僅僅限于復(fù)制權(quán)。法律若不能就檔案館對數(shù)字化作品的利用做出更加寬泛的例外規(guī)定，檔案館就可能隨時受到侵權(quán)指控，或在因用戶違法利用檔案行為而引發(fā)的侵權(quán)糾紛中承擔(dān)連帶責(zé)任。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中的版權(quán)保護(hù)對策

鑒于數(shù)字檔案館與經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重大關(guān)系，鑒于我國已經(jīng)加入世界貿(mào)易組織，數(shù)字版權(quán)保護(hù)成為檔案館應(yīng)對國際版權(quán)保護(hù)新形勢挑戰(zhàn)的重要課題。我們有必要以積極的態(tài)度和有效的措施認(rèn)真解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問題。

（一）不斷完善版權(quán)制度

數(shù)字檔案館版權(quán)問題的解決最終依賴于版權(quán)制度的調(diào)整與完善，不僅包括版權(quán)基礎(chǔ)理論?；驹瓌t的創(chuàng)新，還涉及具體法律規(guī)范的重新界定。其重要問題包括：數(shù)字檔案館的法律地位、合理使用在數(shù)字檔案館的完善、法定許可制度和數(shù)字檔案館版權(quán)問題的關(guān)系、檔案館的信息存取權(quán)與解密權(quán)、網(wǎng)絡(luò)版權(quán)集體授權(quán)機(jī)制，檔案館的版權(quán)責(zé)任等。

（二）解決《檔案法》與《著作權(quán)法》的沖突問題

檔案作品是一種“特殊形式”的作品，受到權(quán)利人“版權(quán)”和檔案館“管理權(quán)”的雙重控制，對其使用不僅要符合《著作權(quán)法》，還要符合《檔案法》，但是現(xiàn)在《檔案法》和《著作權(quán)法》在檔案的開放、公布（相當(dāng)于《著作權(quán)法》上的“發(fā)展”），利用方面的規(guī)定中存在著多處沖突。比如：〈著作權(quán)法〉規(guī)定，發(fā)表權(quán)屬于權(quán)利人。但《檔案法》第二十二條第1款規(guī)定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布：未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布?！蹦敲?，檔案作品的發(fā)表權(quán)究竟是屬于權(quán)利人，還是屬于檔案館呢？又比如：《檔案法》第二十一條第2款規(guī)定：“由華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案，”如果利用的是己經(jīng)發(fā)表過的檔案作品，上述規(guī)定與《著作權(quán)法》并不沖突；如果利用的是未發(fā)表過的檔案，按照《著作權(quán)法》的規(guī)定，這種利用應(yīng)該受到權(quán)利人的控制，并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用（注：檔案館對檔案作品的“開放”并不意味著權(quán)利人同意·發(fā)表·該檔案作品）?！稒n案法》和《著作權(quán)法》的交叉與矛盾，有待進(jìn)一步研究。這對解決數(shù)字檔案館版權(quán)問題有著重要意義。

（三）成立檔案館知識產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟

僅僅依靠法律專家和技術(shù)專家來解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問題是不夠的，檔案界要做出自己的努力，為此應(yīng)建立檔案館知識產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟，其任務(wù)包括：開展數(shù)字檔案館版權(quán)問題的研究，提出規(guī)劃與對策；運用檔案館集體的力量，向立法機(jī)關(guān)反映檔案館的要求；代表檔案館和權(quán)利人談判，維護(hù)檔案館的合法利益；構(gòu)筑檔案館之間的知識產(chǎn)權(quán)流通機(jī)制；推動檔案館保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的經(jīng)驗交流，開展檔案館知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的培訓(xùn)活動，促進(jìn)檔案館整體知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)水平的提高等。

（四）提高檔案館保護(hù)版權(quán)的自律性

行業(yè)自律，即通過檔案館采取必要措施來規(guī)范自己和用戶對檔案作品的利用行為，達(dá)到保護(hù)版權(quán)的目的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案館有必要進(jìn)一步提高保護(hù)版權(quán)的自律性，針對檔案館對數(shù)字化作品的利用特點制定有效的行為規(guī)范。要在檔案館員中開展多媒體技術(shù)。數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等新技術(shù)版權(quán)保護(hù)知識的普及教育，針對檔案作品數(shù)字化利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格的版權(quán)制度。要在檔案館與權(quán)利人之間建立溝通機(jī)制，增強(qiáng)檔案館保護(hù)版權(quán)的透明度。樹立保護(hù)版權(quán)的良好社會形象。檔案館還要對新的檔案作品利用方式和價格模式開展研究，并予以合理接受，以防止侵權(quán)。

（五）加強(qiáng)對檔案作品的技術(shù)保護(hù)

技術(shù)手段已經(jīng)被納入了版權(quán)保護(hù)的范疇，因此檔案館可以對檔案作品保護(hù)提供技術(shù)支持。比如：加密技術(shù)（對稱加密技術(shù)、非對稱加密技術(shù)）。數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時間戳技術(shù)、身份驗證、防火墻技術(shù)和CA認(rèn)證等。

【參考文獻(xiàn)】

1.張照余：《檔案網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)過程中著作權(quán)的認(rèn)定與保護(hù)》，《檔案學(xué)通訊》，2001年第6期。

2.連志英：《檔案和著作權(quán)保護(hù)》，《檔案》，2000年第2期。

3.薛虹：《網(wǎng)絡(luò)時代的知識產(chǎn)權(quán)法》，北京，法律出版社，2000年7月第1版。

4.方開玉：《論檔案的開發(fā)利用和著作權(quán)的合理使用》，《檔案學(xué)通訊》，2000年第6期.

篇2

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；管理

如今電子信息飛速發(fā)展，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)在改變?nèi)藗児ぷ鞣绞降耐瑫r也在改變著傳統(tǒng)檔案管理方式，隨之檔案的數(shù)字化管理模式普遍發(fā)展起來，所以本文就將對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行簡單的闡述，供參考。

一、檔案數(shù)字化管理的特點

一是占用空間小、儲藏信息量大。檔案數(shù)字化管理運用先進(jìn)的數(shù)字存儲技術(shù)將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)能夠識別的數(shù)據(jù)，通過計算機(jī)等電子設(shè)備展現(xiàn)給用戶，占據(jù)空間很小的數(shù)據(jù)庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質(zhì)文檔一統(tǒng)天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統(tǒng)檔案館望塵莫及，同時，全球互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了信息共享，用戶通過數(shù)字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網(wǎng)上檔案館，更是網(wǎng)上文化和信息交流中心；二是實現(xiàn)了管理模式自動化。通過設(shè)計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統(tǒng)，無需人工鑒別再分門別類地運輸上架。新型數(shù)字化檔案館將傳統(tǒng)檔案館實現(xiàn)了高智能的技術(shù)型管理，而相關(guān)的工作人員主要任務(wù)也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發(fā)為主，更有利于促進(jìn)檔案館信息資源的全面化和服務(wù)優(yōu)質(zhì)化；三是查詢資料更加快捷，使用數(shù)字化檔案館，短時間內(nèi)就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數(shù)據(jù)終端，比如一臺電腦，在操作系統(tǒng)中輸入檔案資料或信息的關(guān)鍵字就能立刻查詢到數(shù)據(jù)庫中存儲的相關(guān)信息，更重要的是，檔案數(shù)字化管理通過網(wǎng)絡(luò)將信息自動呈現(xiàn)在讀者面前，免去專門跑傳統(tǒng)檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率；四是不同地域、單位建設(shè)的數(shù)字化檔案館通過網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

二、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注，只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義，具體表現(xiàn)在三個方面：一是可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻；二是計算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換，同時，應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存；三是計算機(jī)技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機(jī)備份系統(tǒng)可以將大量的信息結(jié)構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進(jìn)工作的完成，關(guān)于信息的保存在充分利用計算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平，總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

三、檔案數(shù)字化管理需要注意的問題

1、加大投資，奠好檔案數(shù)字化的工作的根基。面對新事物，覺悟是基礎(chǔ)，落實才是關(guān)鍵，所以各部門領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，對檔案的數(shù)字化給予充分的重視，并有計劃、穩(wěn)妥的進(jìn)行設(shè)備的更新，如在計算機(jī)的硬件設(shè)施、軟件更新、安全設(shè)備上更新等，至于軟件的開發(fā)，則應(yīng)由國家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關(guān)檔案數(shù)字化管理的軟件，進(jìn)而加速檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2、重視培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。檔案數(shù)字化管理需要一大批熟練掌握計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員，所以要高度重視專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)工作，更新知識，更新技術(shù)，更新觀念，在數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字存儲等項技術(shù)領(lǐng)域要進(jìn)行重點培訓(xùn)，進(jìn)而讓專業(yè)技術(shù)人員熟練掌握各種設(shè)備的原理和使用方法，熟練掌握影音、圖片編輯和保存，掌握檔案管理數(shù)據(jù)庫工作原理和應(yīng)用。熟練進(jìn)行檔案數(shù)字化管理技術(shù)，為檔案管理創(chuàng)新改革提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

3、加強(qiáng)對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一方面要徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學(xué)，有效地開發(fā)利用；一方面要加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展；一方面要強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)。對檔案工作者要分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時還要突出時代應(yīng)用知識教育，對檔案工作者進(jìn)行市場經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。

4、確保數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問題一直是困擾計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，所以在數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強(qiáng)防范，確保萬無一失。

5、實現(xiàn)檔案館資源共享。為避免重復(fù)化建設(shè)，節(jié)約數(shù)字化檔案館建設(shè)成本，我們要最大限度地實現(xiàn)資源共享，應(yīng)按區(qū)域、按類別采用聯(lián)合采購、聯(lián)合存貯、聯(lián)合編目、聯(lián)合建庫、聯(lián)機(jī)檢索等手段，實現(xiàn)不同地區(qū)間數(shù)字化檔案館的資源共享，更好地服務(wù)大眾。

綜上所述，本文主要對檔案數(shù)字化管理的定義、特點、意義及需要注意的問題進(jìn)行了論述，希望能對大家以后的工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

篇3

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化保存利用

1、檔案數(shù)字化實施

通過調(diào)查和分析,檔案數(shù)字化是解決傳統(tǒng)檔案保管與利用的問題最有效的方法,因此我們根據(jù)檔案數(shù)字的標(biāo)準(zhǔn)對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行了檔案數(shù)字化的改建。

1.1 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)研究

檔案數(shù)字化就是指利用軟件編制控制程序以及計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行處理,將經(jīng)過原本存儲與傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

我們本著檔案數(shù)字化后能夠更加便于管理與利用,對檔案數(shù)字化條件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了反復(fù)的試驗,例如可以使用WORD、EXCEL、PDF等格式存儲,在我們反復(fù)的對比之下得出,PDF具有忠實再現(xiàn)原文性。PDF格式的文件能如實保留原來的面貌和內(nèi)容,以及字體和圖像,屏幕上文件可以放大到800%而絲毫不是清晰,瀏覽和打印可以根據(jù)不同需要選擇制定程序,創(chuàng)造不同尺寸和不同精度的PDF格式文件;不依賴該計算機(jī)的硬件配置、操作系統(tǒng)和創(chuàng)建文件的應(yīng)用程序,用戶只要安裝一個PDF閱讀軟件,就可以在微軟各操作系統(tǒng)上閱讀由蘋果機(jī)操作系統(tǒng)創(chuàng)建的PDF,也可以在純英文版的操作系統(tǒng)下打印含漢字的PDF文件;在文件保護(hù)方面,PDF文件可以進(jìn)行加密,控制敏感信息的訪問權(quán)限,防止PDF被改動或打印,因而能用來傳送有知識產(chǎn)權(quán)的電子文件。

因此,我們確定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)如下:

 采用掃描儀、縮微膠片掃描設(shè)備等設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,紙質(zhì)載體的文件掃描時分辨率不低于200dpi,以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰可見為標(biāo)準(zhǔn),采用灰度和彩色兩種方式掃描,存儲格式為具有多頁文件瀏覽功能的PDF格式;

 紙質(zhì)載體的照片掃描時分辨率應(yīng)不低于400dpi,也用灰度和彩色兩種方式掃描,掃描圖像縮放比為100%,存儲格式為JPEG或TIFF;

 膠片載體的檔案需要利用計算機(jī)、放像設(shè)備及視頻采集卡將錄像帶中的視頻信號轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可識別的數(shù)字新號,數(shù)字化的視頻數(shù)據(jù)傳輸率不低于4MB/S,存儲格式為WMV形勢;

 數(shù)字化檔案命名時由“全宗號―目錄號―件卷號”組成;

 所有電子格式都要在虛擬服務(wù)器中存儲,另外為了安全還應(yīng)可入光盤中一份,作為另外一種保存載體,刻制光盤時應(yīng)選擇“一次性寫入”方式。

1. 2實施具體做法

首先,為了檔案利用時的檢索方便,實現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化,并使目錄與相應(yīng)的電子文件一一對應(yīng),建立索引,各檔案庫的檔案管理員要把對應(yīng)檔案庫的共10萬余條檔案目錄逐條錄入計算機(jī)。例如文書庫的目錄一共3萬多條,目錄項目需要包括檔案號、文件題名、文件編號、文件責(zé)任者、文件保密級別、文件一共頁數(shù)、文件產(chǎn)生日期、歸檔日期、保管期限、檔案所在庫房位置、檔案所在檔案盒號,由于來查檔人員也許只知道所要查檔的一個信息,其余都不知道,所以我們要把每件檔案所包含的各類信息盡量的都在目錄中體現(xiàn),這樣查找時只需輸入一個條件就可以快速的找到所需要的資料。

其次,把室藏檔案數(shù)字化,嚴(yán)格按著檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案掃描、刻錄保存。如單井的施工圖,由于施工圖都是沒口井最開始打井時所測得到的,紙張又都非常脆,在掃描時需要夾在大的透明塑料與塑料中間,然后平鋪著一點點進(jìn)行掃描,掃描后都采用JPEG或TIFF存儲,然后再備份刻錄在DVD光盤中,每完成一張圖紙需要10分鐘左右。

2、使用的級別和數(shù)字檔案的保護(hù)

2.1 用戶分級

檔案電子化后檔案得到了充分的共享,但是并不是所有檔案所有人都可以隨便查看的,根據(jù)檔案管理辦法把不同用戶分成不同的使用級別,確保用戶既可以充分利用檔案資源,用能使檔案保密工作得到保障。

根據(jù)工作的需要,按使用權(quán)限分為統(tǒng)管理員、檔案管理員、普通查詢用戶三類用戶,管理員擁有最高權(quán)限,檔案管理員按檔案庫房類別區(qū)分不同的操作權(quán)限,普通查詢用戶根據(jù)檔案保密級別、所在單位、電子文件共享范圍等條件分配不同的查詢權(quán)限。

2.2 檔案的保護(hù)

檔案電子化后,由于電子文件本身的特殊性,為了長久、安全的保存,還需要經(jīng)常進(jìn)行更新、維護(hù)、拷貝和遷移。為了檔案更加安全,我們采取了如下措施:首先,接收入庫的電子檔案應(yīng)進(jìn)行有效的檢測與維護(hù),定期對儲存電子檔案的載體進(jìn)行檢測,發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復(fù)措施。檔案管理系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)都應(yīng)建立備份,復(fù)制到耐久性的載體上,脫機(jī)保存。

其次,文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測,確保儲存電子文件的光盤等載體不帶病毒,檔案管理人員接收電子檔案歸檔時應(yīng)進(jìn)行計算機(jī)病毒檢測,確保入庫的電子檔案不帶病毒,并定期進(jìn)行計算機(jī)病毒檢測,確保檔案數(shù)據(jù)安全、有效。

再次,必須對歸檔封存的載體和數(shù)據(jù)庫備份載體采取防改寫措施。要加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理,避免人為原因更改電子檔案原始信息。要做好局域網(wǎng)的安全防護(hù)工作。通過訪問控制,規(guī)定哪些用戶能夠登錄檔案服務(wù)器,并獲取檔案信息資源。設(shè)權(quán)限控制,限定用戶對檔案資源所能進(jìn)行的操作,確保電子文件的安全。

3、統(tǒng)實現(xiàn)

以Windows2003為系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境,利用Web服務(wù)器,用.Net2003為開發(fā)平臺和Oracle數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,編制了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),有5個方面14個模塊。具體功能如下:

3.1用戶管理

建立分級用戶管理制,不同用戶對應(yīng)不同類型的檔案,可以查詢和利用相應(yīng)密級的檔案。確保用戶既可以充分利用檔案信息資源,又能夠使檔案保密工作得到保障。

3.2檔案收集

管理各檔案庫的檔案管理員可以對相應(yīng)檔案庫的檔案目錄進(jìn)行維護(hù)操作,包括新增,刪除以及查詢到相應(yīng)的目錄進(jìn)行修改等操作。在收集過程中針對不同的檔案庫形成對應(yīng)的移交目錄和卷內(nèi)目錄表格,生成的表格可以導(dǎo)出備份,也可以直接進(jìn)行打印操作。

3.3檔案查詢

由于檔案管理涉及的部門比較多,考慮到電子檔案的保密和安全性,不同的級別的用戶所見到的查詢界面不同,因此需要把每個級別的檔案分開,并按使用權(quán)限分級建立用戶。用戶可以方便的查詢到自己所需的檔案資料。

3.4借閱管理

用戶在查閱電子文檔目錄的同時,可同時了解當(dāng)前檔案的實物檔案的相關(guān)借閱信息。管理各檔案庫的管理員可以利用系統(tǒng)對實物檔案的借閱流程進(jìn)行管理,包括借閱登記、借閱歸還以及借閱情況統(tǒng)計,使系統(tǒng)中電子目錄的借閱狀態(tài)與實物檔案進(jìn)行相關(guān)對應(yīng),從而實現(xiàn)了數(shù)字化檔案與實物檔案的業(yè)務(wù)一致性。

3.5匯總統(tǒng)計

檔案使用情況的統(tǒng)計匯總,包含檔案借閱日志、檔案利用率、借閱年報等相關(guān)的統(tǒng)計信息,通過統(tǒng)計匯總可以了解用戶對系統(tǒng)及電子檔案的使用情況。

4、總結(jié)

隨著油田數(shù)字化進(jìn)程的加快,檔案信息資源已經(jīng)成為油田中重要資料來源。檔案數(shù)字化的重要性可以分為以下幾點:

數(shù)字化檔案是油田信息化建設(shè)發(fā)展的需要。

數(shù)字化檔案具有利用效率高、易管理和安全性高等特點。

篇4

1.1平面圖形數(shù)字化

在藝術(shù)檔案中常常會遇到一些老照片隨便著時間的推移而發(fā)生破損、缺失或者質(zhì)量較差的情況，這就可以用到現(xiàn)代高科技手段，通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備，將數(shù)據(jù)信號輸入，再通過photoshop等圖像處理軟件來對照片進(jìn)行校色、去斑、修補(bǔ)，使照片恢復(fù)到原來的面貌，這樣就會使藝術(shù)檔案中很多寶貴的照片得到修復(fù)和保留，而且還徹底解決了無底片和照片圖像質(zhì)量差的兩個問題。

1.2視頻圖像數(shù)字化

在近幾年的藝術(shù)檔案工作中，視頻元素已逐漸成為藝術(shù)檔案中不可缺失的重要組成部分。因此，藝術(shù)檔案管理人員如能掌握視頻信息的修復(fù)技術(shù)，可以利用專業(yè)視頻的采集卡錄入，通過計算機(jī)將模擬信號轉(zhuǎn)換成電子數(shù)字信號，并且能夠采用premiere等軟件來修補(bǔ)損害的視頻片段，然后通過后期的編輯合成，最終刻錄成為CD、VCD等等格式的光盤，這樣就會使視頻中的數(shù)據(jù)具備更大的價值，并且按照檔案管理要求的格式將數(shù)據(jù)存儲在脫機(jī)載體上，如此以便長期的存放，最終克服掉了錄像不能長期保存的問題。

1.3文檔檔案數(shù)字化

對于文檔的保護(hù)來說數(shù)字化檔案存在著很大的優(yōu)越性。因為母本文件在經(jīng)受復(fù)制和其他的處理中，就會遭受到空氣的氧化、光敏等等因素的影響，最終會導(dǎo)致檔案的質(zhì)量變得越來越差，因為原件檔案的受損會使珍貴歷史檔案文獻(xiàn)遭受到巨大的傷害，對文化的傳承和記錄等等造成無法彌補(bǔ)的損失。所以應(yīng)該利用掃描儀將母本進(jìn)行錄入，通過這樣的方式來使母本得到復(fù)制，保障母本的完整性，即便是母本發(fā)生損害也有相對應(yīng)的副本。

1.4信息傳遞數(shù)字化

信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和信息的共享因為檔案數(shù)字化的處理而得到了更好的展現(xiàn)，使之發(fā)展成為一個快捷的平臺，因為檔案數(shù)字化的推進(jìn)，使各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接得到了更好的促進(jìn)，最終帶給信息傳遞一定的數(shù)字化，保障了信息傳遞的方便快捷，同時還可以保障信息傳遞的質(zhì)量。

2數(shù)字化檔案的利用

2.1戲劇的傳承

傳統(tǒng)戲劇的傳承，主要就是依靠老師對學(xué)生進(jìn)行傳授、幫助和帶引。近些年，一些劇院的著名老藝人相繼退休，不再登臺演出，而青年演員沒有老藝人成熟的經(jīng)驗和技能，這對劇院的發(fā)展無疑是一個很大的問題。要想應(yīng)對這樣的現(xiàn)狀，檔案室應(yīng)該做出相應(yīng)的舉措，要挽救這種現(xiàn)狀，所以就應(yīng)該利用數(shù)字化處理過后的視頻光盤等資料讓青年演員從中學(xué)習(xí)，帶給青年演員更多的啟發(fā)和思考，而且能夠令青年演員隨時調(diào)用檔案資料，讓青年演員通過反復(fù)的視聽來對前輩的唱腔韻味進(jìn)行琢磨和體會，最終培養(yǎng)他們的演出技巧和能力。

2.2劇目的復(fù)排

對于劇院的一些經(jīng)典大劇來說，常常會用到眾多的演員，而且具有非常大的場面，所以這就需要有一個十分困難的復(fù)排工作。而利用檔案數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)光盤便可以輕松的解決這個難題，數(shù)據(jù)光盤中包括了很多的內(nèi)容，無論是演員和樂隊，前臺還是幕后，燈光、服飾、道具、效果都一應(yīng)俱全的呈現(xiàn)在劇院工作者面前，能夠達(dá)到一應(yīng)俱全、一目了然的效果，劇組只需要照樣學(xué)樣即可，便可以在很短的時間內(nèi)使排練具有更加理想的效果，這樣既能夠省時也能夠省力，還可以節(jié)約演出成本，為劇院創(chuàng)造更大的效益。

2.3對外交流發(fā)展

無論是對外媒體進(jìn)行宣傳的資料，還是向上級單位進(jìn)行日常工作的匯報、藝術(shù)材料的申報以及兄弟單位之間的藝術(shù)交流等，只要具備了藝術(shù)檔案都會變得更加簡單便捷，而且還在時間上有了很大的節(jié)省，并且能夠在人力財力方面得到很大的調(diào)整和改善，提升了作用力和工作效率，增強(qiáng)了劇院的對外影響力，而且為劇院創(chuàng)造了更多的收益，增加了文化單位的社會效益。

3數(shù)字化電子檔案管理

3.1整理歸檔要求

首先應(yīng)該對具有歸檔條件的數(shù)字化文檔和符合檔案管理要求的文檔按照一定的格式存儲到可以長期保存的脫機(jī)載體上。然后將歸檔的數(shù)字化文件進(jìn)行檢索工具的編制，并且按照序號、題名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間和位置等等內(nèi)容進(jìn)行說明和記錄，要使歸檔數(shù)字化文件的著錄符合國家檔案著錄的相關(guān)規(guī)定和要求。對于文字處理技術(shù)下的數(shù)字化文件要注明文件的存儲格式以及屬性。接著利用掃描儀對文檔進(jìn)行掃描進(jìn)而得到圖象電子文件。如果啟用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)該收集相關(guān)的軟件。若使用視頻設(shè)備來得到動態(tài)圖象文件，那么壓縮算法和軟件就應(yīng)該派上用場。若是采用音頻設(shè)備來得到文件，則應(yīng)該收集文件的屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

3.2與紙質(zhì)檔案的并存

首先要保存和紙質(zhì)等文件內(nèi)容一樣的數(shù)字化檔案的時候，應(yīng)該對紙質(zhì)文檔和數(shù)字化文檔進(jìn)行有效的標(biāo)識，這樣容易使其區(qū)分開來。在對數(shù)字化文檔和紙質(zhì)或者其他載體的文件進(jìn)行歸檔的時候，一定要對其內(nèi)容，相關(guān)說明以及描述進(jìn)行充分的說明，使之具備一致性。還有對有價值意義的電子文件進(jìn)行保存的時候，一定要做好紙質(zhì)等硬性的拷貝，如此使電子文件和紙質(zhì)文檔一起入檔。還有就是在計算機(jī)辦公的狀態(tài)下產(chǎn)生的數(shù)字化文檔一定要對其進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，不能使其受到非正常的改動。

3.3數(shù)字化檔案的安全問題

對于數(shù)字化檔案的安全應(yīng)該確保檔案實體的安全和檔案機(jī)密的安全。首先我們來看檔案實體安全的維護(hù)。對于歸檔檔案應(yīng)該做出防寫處理。不能對涂層進(jìn)行擦、劃、觸摸等等記錄。載體應(yīng)該直立放置，避免載體遇到塵土，防止載體變形。對于數(shù)字化檔案的存放溫度應(yīng)該保持在14度到24度之間，而且濕度要保持在45度到60度之間。還要使其遠(yuǎn)離磁場，要使其隔離有害氣體，并且能夠定期的進(jìn)行檢查。其次我們來介紹一下檔案機(jī)密的安全。數(shù)字化檔案使用者應(yīng)該按照規(guī)定使用檔案，同時應(yīng)該注意檔案的保密性。數(shù)字化檔案上網(wǎng)或者聯(lián)網(wǎng)的時候應(yīng)該符合國家或者單位的保密要求，能夠?qū)ΡＣ芪臋n做出有效的防范措施和監(jiān)管保障。保密文件的銷毀應(yīng)該連同不可擦除的載體一并進(jìn)行銷毀。對于數(shù)字化檔案的銷毀來說，要先辦理審批手續(xù)。非保密文檔可以進(jìn)行邏輯刪除。

4結(jié)語

如今是一個數(shù)字化的時代，藝術(shù)檔案數(shù)字化能夠為文化單位、藝術(shù)團(tuán)體帶來更大的推動力，面對充滿發(fā)展前景的未來只有抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，做好藝術(shù)檔案管理工作，為藝術(shù)事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量，讓藝術(shù)事業(yè)走向更加具有發(fā)展性的未來。

作者:張晨瀅 單位:上海市普陀區(qū)文化館

參考文獻(xiàn)：

篇5

(一)對城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不全面,對計算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識;不能按照計算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費。

(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項目城建檔案驗收辦法》中規(guī)定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收”?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計劃時,同時向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃

1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研

館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實際設(shè)定符合本單位實際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計算機(jī)存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強(qiáng)城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計算機(jī)與外網(wǎng)實現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計算機(jī)病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。

(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。

(五)加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗收及評估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項參數(shù)等方式加以解決。驗收包括各環(huán)節(jié)的驗收和總體驗收。各環(huán)節(jié)的驗收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測試和評價。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標(biāo)引信息描述,因為通過主題標(biāo)引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

三、結(jié)束

篇6

1.1 提高經(jīng)濟(jì)效益。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質(zhì)檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護(hù)成本較高等問題，而數(shù)字檔案解決了紙質(zhì)檔案存在的問題。

1.2 提高辦公效率。數(shù)字檔案是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它能把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

1.3 增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 數(shù)字化檔案在物探公司檔案館的應(yīng)用

由于物探工程項目投資規(guī)模大，施工周期長，在前期工作進(jìn)行時檔案人員一般沒有參與，而工程竣工驗收時，距文件形成已過了很長時間，一些基礎(chǔ)資料如果長時間管理不善易造成散失。

物探公司檔案館在準(zhǔn)備建設(shè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案館之前，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

物探公司檔案館歷年來共接收各類文件資料17666卷（份）；已整理完畢17666卷（份）；整理各類老資料7075卷（份）；為各單位生產(chǎn)及科研生產(chǎn)工作提供利用1890多份，近605人次；新錄入二維、三維18塊工區(qū)及25口井的地震勘探信息數(shù)據(jù)，共計2467條記錄，核查了二維、三維16塊工區(qū)的95條測線，99束線，共2467條記錄。按照總公司和勘探局?jǐn)?shù)據(jù)庫統(tǒng)一格式的要求，對所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了二次處理，所有數(shù)據(jù)格式已轉(zhuǎn)換完，與勘探局總數(shù)據(jù)庫的兼容性達(dá)到100%；建立了適合勘探局網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的數(shù)據(jù)庫管理、查詢、調(diào)用系統(tǒng)并開始利用處理；為逐步實現(xiàn)檔案館的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

另外，我們也接收了大量的光盤，經(jīng)常在不違背保密制度的情況下向基層隊提供利用。例如在基層隊時間緊、任務(wù)重，抽不出專人來檔案館借閱的情況下，我們會把一些不違背保密安全制度的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給他們，方便了基層隊工作的開展。為了滿足公司各個部門的需要，我們制作了中石化地球物理公司檔案管理系統(tǒng)，便于基層隊更快捷、安全地查閱需要的檔案資料。并設(shè)置了訪問權(quán)限，進(jìn)行了加密，在技術(shù)人員有需要的時候，我們可以開放權(quán)限為他們提供利用，這也是物探網(wǎng)絡(luò)化管理的一種體現(xiàn)。

在我們享用檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化帶來的可靠性、實用性的同時，我們也沒有忽略網(wǎng)絡(luò)安全的隱患，建立了安全管理體制。為了確保檔案系統(tǒng)正常、穩(wěn)定、安全地運行，物探公司檔案館建立了日常監(jiān)督和檢查體制，設(shè)備的日常維護(hù)、制度的貫徹與執(zhí)行都落實到日常工作中。例如，系統(tǒng)運行分析檢查，操作密碼、口令的更換管理，設(shè)置各級網(wǎng)絡(luò)站點的安全管理方法，關(guān)注運行狀況，分析檢查攻擊行為，等等。

3 數(shù)字化檔案在應(yīng)用中的成效

物探公司檔案館應(yīng)用現(xiàn)代科技整合信息資源，加快檔案信息化的建設(shè)，將“死檔案”變成“活資料”，根據(jù)信息化的要求，依據(jù)現(xiàn)有條件，在檔案數(shù)字化建設(shè)上下功夫，將逐步從目錄級數(shù)字化向全文數(shù)字化發(fā)展，做好電子文件和數(shù)字檔案的日常登記備份，實現(xiàn)了計算機(jī)自動檢索，提高了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，為物探公司及相關(guān)部門提供了快速便捷的信息支撐，充分地發(fā)揮了檔案的作用。

篇7

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

篇8

檔案數(shù)字化的含義分析

為什么說數(shù)字化時代，檔案工作的變革勢在必行？當(dāng)前，檔案館儲存、管理、查閱檔案的最主要形式，毋庸置疑是紙質(zhì)檔案、影像檔案等載體形式。從形式上而言，數(shù)字檔案是新時期技術(shù)發(fā)展的形式變革，從形式歸類而言，它與今天的紙質(zhì)檔案、影像檔案，與過去的甲骨檔案、竹簡檔案等別無二致。數(shù)字檔案的革新在于其海量的信息與瞬間的計算帶來的使用價值的提高。數(shù)字化技術(shù)運用于檔案工作，無外乎計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、新存儲技術(shù)等等，這些技術(shù)從技術(shù)革命的角度而言跟檔案學(xué)毫無關(guān)系，它是信息化革命的產(chǎn)物，運用到檔案工作，產(chǎn)生了檔案數(shù)字化建設(shè)這一新的命題。檔案數(shù)字化對于優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、提升檔案隊伍、改善檔案服務(wù)具有重要意義。檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄、信息、內(nèi)容的數(shù)字化，以及檔案管理、查詢、運用的數(shù)字化。當(dāng)前，隨著數(shù)字化的推進(jìn)，檔案館基本上建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫可以以最快的速度進(jìn)行檔案查詢，以最科學(xué)有效的方式進(jìn)行檔案管理。

數(shù)字化給檔案工作帶來的影響

當(dāng)今時代是信息化時代，而信息的數(shù)字化帶來的不僅僅是技術(shù)的變革，更是思維方式和習(xí)慣的改變。早在上世紀(jì)40年代，香農(nóng)證明了采樣定理，即在一定條件下，用離散的序列可以完全代表一個連續(xù)函數(shù)，采樣定理為數(shù)字化技術(shù)奠定了重要基礎(chǔ)。隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化對不同行業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。這些影響有好有壞，但畢竟以好處為多，才推動了各行各業(yè)數(shù)字化的變革與發(fā)展。最為明顯的一點，就是數(shù)字化提升了效率，在任何時代，效率都是從事一項工作最為重要的衡量指標(biāo)。尤其是對于檔案工作而言更是如此，效率的提高給檔案工作帶來質(zhì)的飛躍。檔案工作的數(shù)字化發(fā)展是順應(yīng)時代、順應(yīng)技術(shù)的產(chǎn)物，它能以更快的速度存儲、梳理、計算、分類，檔案作為一種原生信息資源，這一點是至關(guān)重要的。因此，數(shù)字化進(jìn)入檔案，第一點的變革就在于效率，和由效率提高而產(chǎn)生的效益化提升。過去，從事檔案工作主要靠人力的投入，檔案效率的保證來自于人員的保障，必須確保大量的人員從事檔案的梳理規(guī)整，才能提升效率，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)分析和決策管理。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，這一現(xiàn)象很快就變成了歷史，現(xiàn)在，只要有一臺電腦，一個人可以代替一個團(tuán)隊，不僅節(jié)省了人力物力空間財力，更節(jié)省了查閱使用檔案的時間。這也是數(shù)字化給檔案工作帶來的第二個影響，就是節(jié)約。盡管如此，數(shù)字化給檔案帶來的影響不僅僅是效率的提高、人力物力財力的節(jié)省以及思維和工作習(xí)慣的變革。數(shù)字化的致命弱點同時滲透在各行各業(yè)的日常工作中，檔案工作中，過度依賴數(shù)字化技術(shù)，造成的肯定是安全隱患。因為一旦主機(jī)出現(xiàn)了問題，網(wǎng)絡(luò)受到了攻擊等等情況，檔案資料將面臨著巨大的威脅。首當(dāng)其沖的是泄密危險，檔案中存儲著大量的國家秘密，一旦遭到惡意攻擊，后果不堪設(shè)想。其次是檔案丟失危險，當(dāng)外在客觀條件不可抗因素發(fā)生作用時，從事檔案工作的具體人員根本無法抵御信息化的技術(shù)攻擊，造成的后果很可是檔案的丟失。因此，雖然數(shù)字化發(fā)展給檔案工作帶來諸多益處，但是紙質(zhì)檔案存儲等原始技術(shù)仍然是當(dāng)前最重要的檔案技術(shù)手段，短時間內(nèi)不可廢棄。

篇9

1 確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象的價值原則

一般來說，各個行業(yè)內(nèi)部的檔案在進(jìn)行歸檔處理的過程中，都要遵循檔案永久保管原則，并對社會利用價值高的檔案實施數(shù)字化技術(shù)。另外，不同行業(yè)的檔案保管制度也存在差異，因此，保證紙質(zhì)檔案保管合理性的關(guān)鍵在于檔案管理人員對本單位行業(yè)性質(zhì)有所了解。在這個過程中，應(yīng)對檔案數(shù)字化工程量、人力物力財力和檔案保管周期等方面進(jìn)行深入分析，按照紙質(zhì)檔案的利用率、原始狀況好壞制定數(shù)字化加工順序。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔現(xiàn)狀

數(shù)字化技術(shù)能夠有效提升紙質(zhì)檔案管理力度，但是紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)本身就是一項周期長、操作復(fù)雜的任務(wù)，因此，在實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)時，需要分步實施這項技術(shù)，保證數(shù)字化技術(shù)在紙質(zhì)檔案管理過程中發(fā)揮自身最大的作用。目前我國制定的相應(yīng)管理規(guī)范能夠從一定角度上實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的安全性和穩(wěn)定性。對于紙質(zhì)檔案材料可以采取掃描等方式進(jìn)行字符識別，與此同時將掃描的字符轉(zhuǎn)換成圖形文件，并將圖形文件儲存在計算機(jī)中。但是我國目前實施的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)還有些不足，主要表現(xiàn)在三個方面：

（一）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)缺失

盡管在實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)時有相應(yīng)技術(shù)指導(dǎo)的參與，但是由于紙質(zhì)檔案管理的規(guī)范程度較低，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)不能有效落實。加上一些企業(yè)制定的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)準(zhǔn)則與檔案管理流程不能全面銜接，不同紙質(zhì)檔案的儲存條件也存在差異，種種因素影響紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化技術(shù)全面性，嚴(yán)重時，還會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換問題，影響紙質(zhì)檔案整體質(zhì)量。在實施紙質(zhì)檔案掃描時，應(yīng)考慮掃描設(shè)備的圖形控制能力，只有這樣才能確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)全面落實。

（二）相關(guān)部門之間協(xié)調(diào)困難

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，一方面由于檔案數(shù)字化工作涉及部門較多，所以在檔案部門分工明確的實際現(xiàn)狀中會出現(xiàn)協(xié)調(diào)難的現(xiàn)象。另一方面，由于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)自身的局限性，在對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，檔案經(jīng)常需要與大學(xué)或?qū)I(yè)技術(shù)單位合作，也需要與相關(guān)部門進(jìn)行彼此的協(xié)調(diào)。同時，在檔案管理系統(tǒng)中，還可能面臨諸多問題，比如數(shù)據(jù)格式不兼容，無法讀取文件數(shù)據(jù)。為了解決長期訪問和網(wǎng)絡(luò)使用等數(shù)字檔案共享的問題，以確保及時的軟件升級，也需要涉及不同部門之間的合作和協(xié)調(diào)，所以為了促進(jìn)數(shù)字檔案實施有效的轉(zhuǎn)換，需要加強(qiáng)相關(guān)部門之間的合作和協(xié)調(diào)。

（三）數(shù)字化工藝存在安全隱患

在檔案數(shù)字化過程中，針對檔案原始文件的信息安全會產(chǎn)生一定的影響。為了保護(hù)文件的安全性，需要優(yōu)化工作流程，根據(jù)檔案實際情況制定相應(yīng)的文件接收和存儲系統(tǒng)。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與數(shù)字檔案工作的人員較多，無法找到相關(guān)檔案的情況時有發(fā)生。同時針對文件的數(shù)據(jù)安全，由于數(shù)據(jù)編程人員，計算機(jī)硬件和軟件等具有很大的不確定性，這就對數(shù)字檔案的安全造成了很大的安全隱患，甚至在一定程度上影響了數(shù)字檔案的進(jìn)展。

3 提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平的建議措施

（一）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程管理

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》提出了包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢和驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等9個基本環(huán)節(jié)。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的安全管理，應(yīng)貫穿9個環(huán)節(jié)的過程之中，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。制定檔案的交接制度，確保交接手續(xù)清楚，清點檔案數(shù)目準(zhǔn)確，記錄翔實，責(zé)任到人；檔案的臨時保管制度，正在數(shù)字化加工的檔案應(yīng)有專人管理；通過人員的安全保密管理制度，對工作人員加強(qiáng)管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行進(jìn)出數(shù)字化加工場地。在數(shù)字化工作的同時建立起完整、規(guī)范的加工記錄，各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊。

（二）優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程

結(jié)合我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作的具體現(xiàn)狀，合理對該工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位，優(yōu)化檔案數(shù)字化流程。從合理使用檔案，加強(qiáng)檔案保護(hù)的角度考慮，充分考慮檔案建設(shè)成本效益等因素，充分體現(xiàn)檔案材料的經(jīng)濟(jì)，文化，科學(xué)和技術(shù)價值，當(dāng)然這也是數(shù)字檔案信息發(fā)展的需求，不斷優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程，按照相關(guān)檔案管理理念和過程管理方法，對檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的全過程進(jìn)行合理的優(yōu)化設(shè)計，建立科學(xué)合理的流程管理概念，運行科學(xué)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)和方法，有效地控制檔案數(shù)字化過程的每一個環(huán)節(jié)，提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。另外，要正確把握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的掃描范圍和深度，應(yīng)詳細(xì)了解檔案分類和使用狀況，從本單位的實際需求，科學(xué)制定分類依據(jù)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程科學(xué)合理。

（三）完善檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度

在宏觀層面上，國家應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立完善的數(shù)字化管理體系。從微觀層面上而言，在數(shù)字檔案化工作進(jìn)程中，需要基于統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身情況，共同制定統(tǒng)一的法規(guī)，使檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作符合具體的工作規(guī)則。同時，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，還需要加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度的宣傳，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案數(shù)字化處理，保證具體工作的質(zhì)量和規(guī)格。在檔案文件管理過程中，合理加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能確保對文件?n案進(jìn)行合理的數(shù)字化處理，同時也應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案數(shù)字化管理制度和質(zhì)量規(guī)范，以確保處理的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理體系的建設(shè)，確保數(shù)字檔案的順利發(fā)展，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和完善。

（四）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)保障

紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以發(fā)揮數(shù)字產(chǎn)品的作用，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息技術(shù)的水平，當(dāng)然這需要相應(yīng)的技術(shù)保障來推動這一進(jìn)程的開展，要盡可能消除由于技術(shù)上的局限性帶來的數(shù)字檔案發(fā)展進(jìn)程的障礙。技術(shù)檔案應(yīng)遵循國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保運行規(guī)則和數(shù)字結(jié)果共享，合理加強(qiáng)數(shù)字信息系統(tǒng)的選擇，使用合理的存儲介質(zhì)和設(shè)備，運用成熟的技術(shù)和存儲設(shè)備確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量可靠，確保數(shù)字檔案共享的有效性，同時要做好跟蹤和存儲設(shè)備的定期檢查更新，并要做好相應(yīng)的技術(shù)升級，防止載體老化現(xiàn)象的發(fā)生，并及時進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和向量更新，避免數(shù)據(jù)的丟失。另外，要著重重視數(shù)字化檔案的質(zhì)量。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，認(rèn)真做好數(shù)字處理檔案，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。不僅要保證數(shù)字檔案掃描內(nèi)容完整和畫面清晰，而且要確保它具有法律效力。

篇10

關(guān)鍵字：檔案管理；數(shù)字化；技術(shù)變革

中圖分類號：F299.23；G270.7

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過程中利用計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲方式，能夠節(jié)約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用主要是指利用計算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。

檔案管理數(shù)字化主要具有兩個方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲，更夠有效的節(jié)約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。

二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問題

雖然我國進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個世紀(jì)九十年代行業(yè)實行檔案數(shù)字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用還是一個不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用所出現(xiàn)的問題可以歸納為以下幾點。

（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全

檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務(wù)，在實際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無法開展。

（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時代背景下，信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

對于檔案創(chuàng)新形式的運用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學(xué)開設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要。

三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施

（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才

人才是第一生產(chǎn)力，這一點在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)

缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會對檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。

（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因為數(shù)字檔案在存儲或傳輸?shù)倪^程中可能會出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。

四、結(jié)論

檔案管理數(shù)字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)行業(yè)，簡化檔案管理流程的同時，還提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。在運用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過程中，要注意堅持可用可查可共享的基本原則，簡化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須進(jìn)一步培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步健全電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。