導(dǎo)語：如何才能寫好一篇圖書檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1復(fù)制時(shí)不容易丟失

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后不僅清晰度保持不變，還不會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)幾遍、信息丟失等問題。通過數(shù)字化的信息處理，電子文件在復(fù)制的過程中依舊可以保持原本的特性。

1.2表現(xiàn)形式多樣

與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無論是圖形、文字，還是聲音、影像等網(wǎng)絡(luò)信息都可以成為電子檔案管理的內(nèi)容，并且，這些信息無論是單獨(dú)存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。

2加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施

我國電子圖書檔案管理工作在不斷探索發(fā)展中取得了較大的成就，但是，在實(shí)際應(yīng)用過程中還存在很大的問題，例如，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子圖書檔案存儲的要求越來越高、電子檔案的真實(shí)性受各種因素的影響可靠性較低、社會對電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來越高等。筆者結(jié)合多年電子圖書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，針對管理工作中存在的問題，對加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。

2.1加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，保證存放空間安全

電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強(qiáng)電子圖書檔案管理首先應(yīng)該加強(qiáng)電子圖書檔案管理的環(huán)境保護(hù)。電子圖書檔案的環(huán)境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環(huán)境保持清潔衛(wèi)生、溫度適中的同時(shí)，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設(shè)備。另外，為了保證存放空間的安全，還應(yīng)該對存儲的電子圖書檔案進(jìn)行備份處理，最好選擇多個(gè)位置儲存。最后，定時(shí)檢查存儲工具，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救。

2.2加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)

為了保證數(shù)據(jù)儲藏的安全，必須根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際狀況，加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)。在進(jìn)行電子圖書檔案的編制工作時(shí)，應(yīng)該專門安排業(yè)務(wù)水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。其次，工作人員應(yīng)該及時(shí)整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應(yīng)該以檔案的級別作為歸檔的依據(jù)，確保各級別信息準(zhǔn)確無誤后，進(jìn)行歸檔處理。最后，電子檔案編制結(jié)束后，必須交由領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，確保信息準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行存儲。

2.3加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)

為了保證數(shù)據(jù)的讀取安全，必須加強(qiáng)電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。很多時(shí)候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統(tǒng)管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統(tǒng)。針對以上問題，設(shè)計(jì)者可以對電子圖書資料進(jìn)行加密設(shè)計(jì)，為了防止破譯，密碼不能太簡單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據(jù)需求設(shè)置訪問權(quán)限，杜絕任何人都可以獲取信息等問題產(chǎn)生。最后，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維修保護(hù)，有的網(wǎng)站因多種原因會出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，這時(shí)候應(yīng)該加強(qiáng)防火墻設(shè)置，保障信息的安全性。

2.4加強(qiáng)人員工作能力培養(yǎng)

為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員能力的培養(yǎng)。根據(jù)市場的需求，結(jié)合工作人員的實(shí)際狀況，通過培訓(xùn)加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要包括計(jì)算機(jī)的操作能力和扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識能力。條件許可的情況下，聘請具有扎實(shí)專業(yè)功底的人擔(dān)任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。

3結(jié)束語

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關(guān)鍵詞 國土資源 圖書檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

國土資源圖書館管理的信息化是現(xiàn)代社會管理體制革新的必然要求，由于傳統(tǒng)的圖書資料管理以人工為主，紙質(zhì)資源管理。而現(xiàn)代信息化管理模式要求資源管理的數(shù)字化和計(jì)算機(jī)化，給傳統(tǒng)的管理模式帶來很大的沖擊，這也必然導(dǎo)致國土資源圖書館管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)。但是，在挑戰(zhàn)中也是推動(dòng)我國國土資源圖書管理進(jìn)一步發(fā)展的重要機(jī)遇，是發(fā)揮圖書館作用的重要機(jī)會。所以，作為一名管理者，應(yīng)該明確當(dāng)前形勢，抓住機(jī)遇，尋求發(fā)展，為進(jìn)一步優(yōu)化國土資源圖書管理管理信息化體系，積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

1國土資源圖書檔案管理是國土資源圖書館建設(shè)的核心

書籍是人類社會發(fā)展和傳承知識的重要途徑，為了更好的發(fā)揮書籍的作用，實(shí)現(xiàn)文化的傳遞和繼承、發(fā)揚(yáng)，人類創(chuàng)造圖書，以圖書館為載體實(shí)現(xiàn)文化傳播。隨著人類社會的不斷進(jìn)步，國土資源作為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)物質(zhì)載體，既是人類生產(chǎn)、生活的基礎(chǔ)平臺，也是人類關(guān)于自然探索和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展探索的知識結(jié)合體和發(fā)展體，是人類既有知識和發(fā)展的核心部分。國土資源圖書館作為社會知識庫的一部分，是社會的基礎(chǔ)資料，也包括圖書館為讀者提供圖書的歷史記錄、工作總結(jié)和計(jì)劃編制等。對于國土資料圖書館的有效管理，具有十分重要的意義，占據(jù)著重要的地位。

2信息化時(shí)代對國土資源圖書館檔案管理的挑戰(zhàn)

2.1信息共享挑戰(zhàn)

信息化發(fā)展讓人們接收信息的途徑和手段也逐漸增多，給傳統(tǒng)的圖書館信息傳遞模式帶來很大的沖擊，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代國土資源圖書館的基本特征，而當(dāng)前資料信息主要以傳統(tǒng)的圖書館檔案管理為主，無法更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，存在很大的局限性。

2.2服務(wù)效率挑戰(zhàn)

服務(wù)效率主要是由于傳統(tǒng)的信息管理無法互通網(wǎng)絡(luò)，圖書館信息化之后，在廣域網(wǎng)下，人們能充分傳播和共享，在這種情況下，圖書館還能提供電子閱覽室等，能滿足各類用戶的常規(guī)需求，而且更加便于讀者閱讀，深受人們的青睞。所以，圖書館管理的信息化需要進(jìn)一步加快步伐，以提高服務(wù)效率。

3國土資源圖書檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)及方法

3.1國土資源圖書檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)

信息化建設(shè)中的重點(diǎn)是以圖書館檔案的電子化和數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，構(gòu)建管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的基礎(chǔ)是圖書館檔案資料，是圖書自動(dòng)化管理系統(tǒng)和電子閱覽系統(tǒng)等共同構(gòu)成的。這些都是現(xiàn)代檔案圖書館建設(shè)的重要內(nèi)容和主要工作。

3.2國土資源圖書檔案管理信息化建設(shè)的方法

信息化建設(shè)應(yīng)該從管理制度、管理人員和管理模式等各方入手，明確創(chuàng)新和建設(shè)主體，改變傳統(tǒng)的管理理念，用現(xiàn)代管理理念指導(dǎo)自身的實(shí)踐。從而通過不斷的創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)、常規(guī)的管理模式，推動(dòng)信息化建設(shè)工作進(jìn)一步向前發(fā)展。

4國土資源圖書檔案管理信息化建設(shè)中需要注意的問題

4.1在技術(shù)建設(shè)的同時(shí)注重人員的培訓(xùn)

在國土資源檔案管理過程中，信息化建設(shè)不僅需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，對工作人員也應(yīng)該提出新的要求，工作人員對計(jì)算機(jī)和信息化設(shè)備的操作是開展工作的前提和重要基礎(chǔ)。技術(shù)建設(shè)的同時(shí)，注重管理隊(duì)伍的建設(shè)和培訓(xùn)非常重要。例如現(xiàn)代信息化管理中國土資源綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用非常廣泛，包括：搜索、查找、設(shè)置、記錄以及輸出等幾個(gè)方面的內(nèi)容。該系統(tǒng)在圖書館管理中的應(yīng)用更有利于資料的保存，操作起來更加便捷，“易實(shí)施、易使用、易維護(hù)”的系統(tǒng)構(gòu)成。所以，對員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，直接要求員工在計(jì)算機(jī)上演練學(xué)習(xí)，掌握真正的操作技能，能更好的投入到工作中。其次，可以組織員工集體參與培訓(xùn)班，定期為員工提供交流和研討的機(jī)會，提升員工對信息化管理的積極性，調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)動(dòng)力，提升整體的綜合素質(zhì)水平。

4.2 注重管理制度和管理模式的更新

管理制度和管理模式是約束人們行為，引導(dǎo)人們正確開展日常工作的重要保障和方法。國土資源圖書館管理首先應(yīng)該制定人力資源管理制度，對于人員的管理，實(shí)施信息化之后，工作量減少，人員數(shù)量也相應(yīng)減少，但是，應(yīng)該明確個(gè)人職責(zé)，信息化管理系統(tǒng)實(shí)施簽到和署名制，每天負(fù)責(zé)當(dāng)天管理和記錄的人員，在每日日志輸入時(shí)，應(yīng)該在最后署名，以真正實(shí)現(xiàn)責(zé)任到個(gè)人的管理目標(biāo)。其次，創(chuàng)新管理模式，充分利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，要求保存紙質(zhì)資料的同時(shí)，也應(yīng)該注重信息的共享問題，應(yīng)該將資料的詳細(xì)內(nèi)容傳輸?shù)焦芾硐到y(tǒng)的用戶中心，為用戶服務(wù)。最終通過管理制度和管理模式的創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)“一張圖”數(shù)字檔案管理的目標(biāo)，精簡管理流程，提升整體管理水平。

4.3注重國土資源圖書館管理與讀者的互動(dòng)

國土資源圖書管理的最終目的是為讀者服務(wù)，讓讀者通過閱讀圖書了解我國國土利用現(xiàn)狀。在實(shí)踐管理工作中，應(yīng)該堅(jiān)持以讀者為中心，全心全意的為讀者服務(wù)。那么，這就要求圖書館管理者能樹立以讀者為中心的工作理念，建立與讀者溝通交流的平臺。圖書館管理系統(tǒng)中建立公眾交流平臺，在線24小時(shí)客服，能隨時(shí)與讀者溝通交流，能及時(shí)掌握讀者的反饋信息，解決并解答讀者最為關(guān)心的問題。讓讀者能快速獲取想要的信息，真正發(fā)揮國土資源圖書館的作用，實(shí)現(xiàn)文化的傳承和發(fā)揚(yáng)。

5結(jié)語

綜上所述，面對國土行業(yè)信息化建設(shè)工作的不斷深入，檔案工作特別是檔案信息化工作必須適應(yīng)新的形勢需要，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作機(jī)制，把檔案信息化工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加快檔案信息化資源建設(shè)、發(fā)揮檔案信息資源的重要作用上來，通過信息化建設(shè)，充分挖掘檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，帶動(dòng)檔案資源的開發(fā)利用工作，推動(dòng)檔案工作向更高水平、更高層次發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 孫克華.國土資源圖書檔案管理的信息化建設(shè)[J].才智，2012（2）：337.

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一、圖書館檔案管理現(xiàn)狀

信息共享空間作為一種新型的服務(wù)方式和學(xué)習(xí)空間，已成為當(dāng)前圖書館界信息服務(wù)模式研究的一個(gè)新熱點(diǎn)。當(dāng)前，我國高校圖書館信息共享空間建設(shè)初步實(shí)現(xiàn)了空間、服務(wù)、資源的整合，但仍然存在著信息資源與人力資源整合的障礙、經(jīng)濟(jì)成本的制約等問題。高校圖書館在信息共享空間建設(shè)中存在的主要問題，具體表現(xiàn)在以下三方面：1.傳統(tǒng)服務(wù)理念與管理體制對信息共享空間構(gòu)建的束縛。2.信息資源與人力資源整合的障礙。3.大量資金投入的制約。

檔案管理制度陳舊，管理模式落后也影響了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理是分散的管理模式，存在各種弊端。不僅使很多有價(jià)值的資料不能實(shí)現(xiàn)物盡其用，制度不完善也促使檔案管理無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

此外，設(shè)施落后、高素質(zhì)人才缺乏、人員分配不合理等因素也制約了檔案管理工作的發(fā)展。

二、改進(jìn)圖書館檔案管理的策略

（一）完善我國高校圖書館信息共享空間建設(shè)

目前，我國已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了信息資源的整合，提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及信息資源的利用效率。但是，在信息資源整合上以及降低成本上仍然存在不足。為此，我們要確立信息共享空間服務(wù)理念，建立與其相對應(yīng)的物理層、虛擬層、支持層，以完善我國高校圖書館信息共享空間建設(shè)。信息共享空間物理層是用戶學(xué)習(xí)、活動(dòng)和交流的物理場所，是IC空間最直觀和最基礎(chǔ)的組成部分；信息共享空間虛擬層是讀者學(xué)習(xí)、交流、協(xié)作、信息共享和知識創(chuàng)造的虛擬場所，是連接實(shí)體層和支持層的紐帶和橋梁。由虛擬社區(qū)、數(shù)字資源、虛擬學(xué)習(xí)及服務(wù)環(huán)境、軟件系統(tǒng)及工具、虛擬服務(wù)支持組織以及其他虛擬資源等多部分組成；信息共享空間支持層是系統(tǒng)運(yùn)行和發(fā)展的核心動(dòng)力層，包括組織與管理、信息技術(shù)、文化與精神三大核心驅(qū)動(dòng)力要素，通過三者的有機(jī)融合和共同作用來支撐和驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)的運(yùn)行與發(fā)展。

（二）建立數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館是一項(xiàng)綜合計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種不同檔案機(jī)構(gòu)的信息資源進(jìn)行整合和處理加工，以保證數(shù)字檔案信息資料的長久保存和獲取，并且向社會中廣大的用戶提供更加便捷和高效率的在線服務(wù)，最終達(dá)成信息資源共享的一種有序的動(dòng)態(tài)信息空間。

數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代各種信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合的情況下出現(xiàn)的一項(xiàng)新興的技術(shù)，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理的數(shù)字化結(jié)合了信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理計(jì)算機(jī)化、信息多媒體化和存貯多載體化等一系列的特點(diǎn)。數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不僅完善，并且也發(fā)展了檔案管理的職能，而且妥善解決了傳統(tǒng)檔案管理中的諸多矛盾，實(shí)現(xiàn)了檔案原件更加長久的保存。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)也更加方便利用，而且極其快捷，不僅極大滿足了用戶的需求，而且完全可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，能夠隨時(shí)隨地的異地查找檔案信息。數(shù)字檔案館為檔案工作創(chuàng)造了便利，這將從根本上提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，也必將大大強(qiáng)化檔案的信息需求。

（三）改變順排文檔檢索，實(shí)現(xiàn)倒排文檔檢索

將主文檔的可檢字段抽出，按照一定的順序重新排列起來，形成一種新的索引文檔，即倒排文檔。這個(gè)文檔能夠合并相同的詞匯，并且把在順排文檔中的相關(guān)記錄的記錄號集合起來，使其賦予在索引關(guān)鍵字之后，這樣可以保證通過某一個(gè)特征詞便能夠快速、方便地獲取相關(guān)信息。倒排文檔建立在順排文檔的基礎(chǔ)之上，它的檢索速度比順排文檔快，且比較準(zhǔn)確。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要意義

檔案管理的信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案信息化不僅可以改善檔案管理工作，而且可以使用翔實(shí)的檔案信息支持各項(xiàng)決策和檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案信息化不僅能夠突破傳統(tǒng)檔案利用的各種局限，使檔案管理部門從過去的封閉走向開放，從單一的檔案保管和利用等職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)的管理，如此將為社會提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；而且檔案信息化決策及時(shí)正確、管理措施得當(dāng)?shù)纫ㄟ^完整、可靠的檔案信息資源和較高的綜合分析能力來實(shí)現(xiàn)。那么，翔實(shí)的檔案信息將會對各項(xiàng)決策內(nèi)容以及檔案管理工作起到重要作用。

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社會的不斷發(fā)展帶動(dòng)了國家經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，在這樣的大環(huán)境下，辦公自動(dòng)化的程度越來越高。當(dāng)前的數(shù)字化對社會生產(chǎn)所帶來的影響是非常大的，對圖書檔案管理的影響也非常明顯，因此，要重視對圖書檔案的數(shù)字化管理，加強(qiáng)對圖書電子文件的歸檔與接收、圖書電子檔案的存儲及備份、提高圖書紙質(zhì)檔案的再利用及圖書電子檔案的檢索和利用。

關(guān)鍵詞：

圖書檔案；數(shù)字化；管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們在圖書管理過程中建設(shè)了數(shù)字化的檔案管理體系，管理體系可以共享圖書檔案等信息資源，使得現(xiàn)代化的管理質(zhì)量得到顯著提升，而相對比較傳統(tǒng)的檔案管理模式在實(shí)際操作過程中逐漸出現(xiàn)了一些問題，由此可見，建立數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)成為當(dāng)前急需解決的問題之一。

1圖書檔案

將圖書檔案管理系統(tǒng)分為四個(gè)模塊：圖書管理、信息查詢、流通作業(yè)、系統(tǒng)維護(hù)。通過圖書管理系統(tǒng)可以很好的實(shí)現(xiàn)圖書征訂、新進(jìn)圖書的登記以及圖書編目等功能，可以更好的規(guī)范圖書的進(jìn)庫工作，而在圖書館中，進(jìn)行借書和還書工作則屬于流通作業(yè)的范疇，這樣，圖書管理系統(tǒng)就可以將圖書管理工作進(jìn)行劃分管理，使得各區(qū)域的工作量都非常的明確，除此之外，由于采用的是新技術(shù)圖書管理系統(tǒng)，所以，廣大讀者可以對圖書進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息查詢，這樣，查詢平臺就可以在不同的條件下保證讀者能夠查詢到自己需要的圖書。而圖書管理系統(tǒng)維護(hù)則可以很合理的運(yùn)用這一系統(tǒng)，及時(shí)的解決隨時(shí)出現(xiàn)的問題，而且這一管理系統(tǒng)還支持最先進(jìn)的條形碼掃描，經(jīng)過條形碼掃描過的圖書就等于有了身份，在網(wǎng)絡(luò)上就可以查詢到這一圖書的相關(guān)信息，這樣，可以極大地降低錄入人員的工作量，而且錄入的精準(zhǔn)度也會得到極大的提升。

2圖書電子文件的歸檔與接收

在圖書檔案管理中，電子檔案的原始檔案是紙質(zhì)文件，一般紙質(zhì)檔案都是借助傳統(tǒng)的方法來處理、鑒定文件，與此同時(shí)，還采用一系列的技術(shù)手段來促進(jìn)庫存檔案的數(shù)字化發(fā)展，當(dāng)對圖書庫存檔案進(jìn)行了數(shù)字化管理之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件與之相比，電子原件可以作為紙質(zhì)文件的副本來使用，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上傳文檔和復(fù)制文檔的過程中，人為因素的影響是比較大的，一旦人為因素影響了整個(gè)圖書電子文件的歸檔，就沒有辦法確定圖書資源的有效性和原始性。所以，在形成圖書檔案電子文件的時(shí)候，要將電子文件中的靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)涵蓋過來，確保電子文件擁有相對齊全的信息，而且查詢起來也非常方便，并且在很大程度上也提升了電子文件的利用率。與此同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也需要人為干預(yù)，如果檔案管理人員發(fā)現(xiàn)了問題，可以發(fā)回歸檔人，讓歸檔人員重新編排處理。

3圖書電子檔案的存儲及備份

由于圖書電子檔案在歸檔整理的過程中都是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，那么，它的穩(wěn)定性不會很好，一旦計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施不夠穩(wěn)定，就可能會出現(xiàn)問題，此時(shí)，需要我們采用科學(xué)有效的方法來備份電子檔案，除此之外，要嚴(yán)格的根據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇圖書歸檔文件的存儲形式，像圖書文本文件、圖像文件、音頻視頻文件，等等，還可以選擇不同的方式來存儲電子原件，比如圖書的數(shù)據(jù)庫存儲，等等，至于如何選擇，我們還需要考慮到用戶的實(shí)際需求。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性是沒有辦法直接確定的，因此，在檔案的管理中，對圖書電子檔案的備份和恢復(fù)也是極其重要的，這項(xiàng)工作的執(zhí)行可以有效的保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，除此之外，還要做好圖書的網(wǎng)絡(luò)備份、圖書系統(tǒng)備份以及圖書的數(shù)據(jù)庫備份，在第三方介入的時(shí)候，要注意存儲問題，可以設(shè)立專門的電腦來存儲圖書數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是圖書的關(guān)鍵信息，而且，這臺電腦不可以連接外網(wǎng)，只有這樣，圖書檔案管理系統(tǒng)的整體安全性和穩(wěn)定性才能得到一定的保障，即便出現(xiàn)了意外情況，也可以借助這臺電腦中的備份信息恢復(fù)圖書管理系統(tǒng)。

4圖書紙質(zhì)檔案的再利用

在圖書庫藏紙質(zhì)檔案方面，電子檔案這一方式的出現(xiàn)有效地促進(jìn)了數(shù)字化圖書檔案的實(shí)現(xiàn)，在一定程度上減輕了紙質(zhì)檔案的利用損耗率，而對圖書檔案信息進(jìn)行合理的歸納可以有效的提升數(shù)據(jù)檔案的使用效率，這樣，能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式。電子技術(shù)現(xiàn)如今已經(jīng)是社會發(fā)展的關(guān)鍵技術(shù)手段之一，隨著電子文件的逐漸增多，對電子檔案的收集和鑒定管理工作也就成為當(dāng)前人們關(guān)注的重點(diǎn)，因此，要求工作人員要不斷的增強(qiáng)自身的素質(zhì)水平和專業(yè)水平，適當(dāng)?shù)慕梃b其他國家和地區(qū)的經(jīng)驗(yàn)，更好的開展圖書檔案的數(shù)字化管理，不斷地提升圖書檔案管理的質(zhì)量和效率。

5圖書電子檔案的檢索和利用

圖書檔案開展數(shù)字化管理主要是為了更好的服務(wù)于使用者，其目的也是為了讓廣大讀者更好的方便檢索和使用電子檔案，在實(shí)施圖書共享檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，檔案使用者在查找相關(guān)資料的時(shí)候，能夠更加準(zhǔn)確便捷的將信息化的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案在形式上的變化是非常明顯的，而且電子檔案對檔案的利用和查找方式也起到了一定的影響作用，這些改變都會很好的服務(wù)于我們的檔案利用者，使得圖書檔案中的信息資源能夠得到充分的利用。與此同時(shí)，圖書檔案中的電子檔案維護(hù)管理也逐漸引起人們的重視，在圖書檔案的管理維護(hù)上，我們主要利用的方式是用戶權(quán)限來對其進(jìn)行限制，一般圖書檔案維護(hù)管理包含了多方面的內(nèi)容，在整個(gè)管理過程當(dāng)中，要重視對數(shù)據(jù)庫的管理，像查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，等等，雖然這一工作相對簡單，但是，這一工作在整個(gè)圖書檔案管理中是非常關(guān)鍵的組成部分。所以，圖書檔案管理人員要加強(qiáng)對圖書檔案的數(shù)字化管理。

6結(jié)語

隨著社會的不斷壯大，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷加強(qiáng)，對圖書檔案管理工作的要求也越來越高，目前，我國圖書檔案管理工作主要借助的是先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，這些技術(shù)手段可以對圖書檔案的使用方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母锖屯晟?，更加有利于服?wù)我們的檔案使用人員。社會是不斷進(jìn)步的，而對圖書檔案的數(shù)字化管理也要不斷的適應(yīng)社會的發(fā)展速度，利用數(shù)字化管理可以更加科學(xué)有效的管理圖書檔案，這樣，能夠在一定程度上推動(dòng)社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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［2］鄒定香.樹立科學(xué)的發(fā)展觀,促進(jìn)圖書檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展［J］.成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2009，（03）：147-148.

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篇5

關(guān)鍵詞：醫(yī)院圖書檔案 情報(bào) 規(guī)范化

中圖分類號：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1005-0515（2013）6-248-02

近幾年我國的醫(yī)療制度發(fā)生了一系列的變化，醫(yī)院的管理模式也隨之改變，作為醫(yī)院管理重點(diǎn)的圖書建檔規(guī)范化改革工作也勢在必行。醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理是對醫(yī)院整體管理水平的客觀反映。一套全面系統(tǒng)的圖書檔案管理制度不僅有利于醫(yī)院圖書管理事業(yè)的有序健康發(fā)展，還可以節(jié)省人力物力財(cái)力等工作成本。

一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性

醫(yī)院進(jìn)行圖書檔案規(guī)范化建設(shè)的目的是為了最大程度的共享信息資源，發(fā)揮檔案的指導(dǎo)性作用。只有醫(yī)院檔案得到了充分的開發(fā)，在醫(yī)院實(shí)際工作中發(fā)揮了其的指導(dǎo)性作用，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值與意義。醫(yī)院圖書檔案管理工作的重點(diǎn)一般集中在機(jī)構(gòu)設(shè)置、專業(yè)人員的素質(zhì)能力以及信息環(huán)境下的一體化管理方面。醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理對于保護(hù)醫(yī)學(xué)類圖書的正版合法權(quán)益，加強(qiáng)圖書市場的規(guī)范性都具有十分重要的意義。 醫(yī)院在進(jìn)行圖書檔案管理時(shí)需要遵守兩個(gè)管理原則：

一是制度管理。制度建設(shè)是一切管理工作得以正常進(jìn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院管理部門需要建立細(xì)致全面的規(guī)章制度，結(jié)合醫(yī)院整體與各工作部門的實(shí)際情況，吸取以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)建立補(bǔ)充規(guī)章法則，例如建立書籍賠償制度、數(shù)字圖書館運(yùn)營制度、文獻(xiàn)資源館際互借制度等，保證醫(yī)院圖書檔案管理的正常有序進(jìn)行。除此之外，還應(yīng)明確圖書采購、借閱、管理之間的各項(xiàng)職責(zé)分工，制定細(xì)化的工作準(zhǔn)則。

二是標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提是國家制定的相關(guān)法規(guī)法則，要求醫(yī)院圖書檔案管理部門根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作。醫(yī)院書籍、資源的分類、編碼、主題索引以及設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)化管理的全面執(zhí)行對于我國醫(yī)院圖書檔案實(shí)現(xiàn)通用性以及檔案資料共享都具有積極的推動(dòng)作用。所以說，圖書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化、資料共享化進(jìn)行的基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院圖書檔案管理中具體的工作內(nèi)容

圖書檔案管理工作的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：一是搜集電子、書籍、期刊等各種形式的資料。資料的充實(shí)程度是評價(jià)醫(yī)院圖書檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。圖書管理員應(yīng)該采用各種手段開辟資料來源，實(shí)現(xiàn)資料的最大程度整合，在此過程中應(yīng)該注意既要保證資料的完整性全面性又要剔除無關(guān)材料。最終將圖書檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)成一個(gè)既切合醫(yī)院實(shí)際又具有鮮明特色管理部門。二是采用各種手段獲取情報(bào)。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的文獻(xiàn)資料被動(dòng)收集整理方法，主動(dòng)深入各科室、病房之中，及時(shí)了解臨床治療的進(jìn)度。三是開展咨詢、出版服務(wù)。圖書檔案管理機(jī)構(gòu)在醫(yī)院內(nèi)部還具有提供學(xué)術(shù)咨詢，如?？l(fā)表、科研計(jì)劃制定、學(xué)術(shù)研究選題等，這些業(yè)務(wù)咨詢一般具有機(jī)密性與戰(zhàn)略性。同時(shí)，醫(yī)院圖書檔案管理機(jī)構(gòu)還承擔(dān)了刊物編輯出版的責(zé)任，有權(quán)對醫(yī)院最新研究成果或科研結(jié)果進(jìn)行編輯出版。四是保證與世界先進(jìn)科研經(jīng)驗(yàn)的及時(shí)交流、資源共享。醫(yī)院的發(fā)展依賴于對最新科研成果的研究或引進(jìn)，而圖書檔案管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)就是保證其與外界的及時(shí)交流、溝通、合作。圖書管理機(jī)構(gòu)需結(jié)合醫(yī)院實(shí)際水平，及時(shí)對管理設(shè)備進(jìn)行更新，保證圖書管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

三、保證醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的具體措施

（一）建立健全管理機(jī)構(gòu)

各司其職、分工明確的管理機(jī)構(gòu)是保證醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化進(jìn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)具體水平設(shè)立獨(dú)立的情報(bào)、圖書、檔案管理機(jī)構(gòu)。首先，設(shè)立信息科總歸醫(yī)院總務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)，下屬分別設(shè)立情報(bào)部門、檔案管理部門、電子信息控制部門等，合理分配資料、進(jìn)行最新科研成果的搜集、檔案的分類管理、信息的共享與交流等。其次，設(shè)立檔案管理與情報(bào)搜集兩個(gè)獨(dú)立的工作部門，并分屬于不同上級領(lǐng)導(dǎo)，將資料收集與編輯、調(diào)研工作獨(dú)立進(jìn)行，保證其工作的客觀性與公正性。

（二）進(jìn)行圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理改革

1、圖書、情報(bào)、檔案一體化的內(nèi)涵

圖書、情報(bào)、檔案一體化管理是指將醫(yī)院內(nèi)部資料管理中這三個(gè)獨(dú)立的部門相整合，將其形成為一個(gè)工作整體。一體化管理可以最大程度的利用信息資源，并發(fā)揮獨(dú)立部門存在時(shí)不具備的全面、整體效用。圖書、情報(bào)、檔案管理得以整合的基礎(chǔ)是其具有相同性質(zhì)的工作原理，都屬于文獻(xiàn)范圍。首先，圖書、情報(bào)、檔案管理工作的基本職能都是知識、資料的收集、更新、；工作目的都是儲存有效信息、為臨床治療提供資料支撐、促進(jìn)醫(yī)院治療水平的進(jìn)一步發(fā)展等。其次，圖書、情報(bào)、檔案管理的工作程序也具有一致性，都是對文獻(xiàn)資料進(jìn)行搜索、加工、存儲等。根據(jù)上述介紹與我國醫(yī)院圖書檔案管理的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為圖書、檔案、情報(bào)管理工作的一體化的定義分為以下三個(gè)方面：（1）管理的一體化。指在圖書、檔案、情報(bào)范圍內(nèi)對信息整合管理的一體化。（2）服務(wù)的一體化。管理的最終目標(biāo)是提供服務(wù)，將三者進(jìn)行整合，可以打破傳統(tǒng)的獨(dú)立服務(wù)體制，在對外服務(wù)上實(shí)現(xiàn)一體化。（3）機(jī)構(gòu)設(shè)置的一體化。是指建立一個(gè)集規(guī)劃、管理、監(jiān)督為一身的管理部門，既保證圖書、情報(bào)、檔案工作的整體性又明確責(zé)任，促進(jìn)整體與具體部門之間的協(xié)調(diào)工作，為醫(yī)院以及社會提供完善的信息服務(wù)。

2、圖書、情報(bào)、檔案一體化的優(yōu)勢

圖書檔案一體化管理系統(tǒng)是近幾年來醫(yī)院圖書管理改革的重要方案，其具有其他管理方式所不具備的優(yōu)越性：

第一，一體化建設(shè)可以最大程度的利用館藏資源，進(jìn)行信息的進(jìn)一步開發(fā)。傳統(tǒng)的圖書檔案管理機(jī)制強(qiáng)調(diào)獨(dú)立封閉運(yùn)行，各醫(yī)院科室閉門造車，這不僅浪費(fèi)醫(yī)療資源，還為信息的篩選造成了阻礙，不能滿足醫(yī)療信息資料的全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的基本要求。采用圖書檔案一體化管理的政策，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案與圖書管理的及時(shí)結(jié)合，還在一定程度上改變了管理人員墨守陳規(guī)的管理方式，對館藏信息的進(jìn)一步開發(fā)提供了有利條件。例如，在新的科研項(xiàng)目研發(fā)環(huán)節(jié)中可以充分結(jié)合圖書檔案一體化管理措施，從課題確定、立項(xiàng)報(bào)告以及最后的研發(fā)成果發(fā)表過程中，及時(shí)更新檔案資料，保證各個(gè)時(shí)期檔案材料與研發(fā)實(shí)際的一致性，并對課題研究材料進(jìn)行最終歸檔，為新的項(xiàng)目研究提供資料收集的上的便利。隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，圖書檔案管理系統(tǒng)也引進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升了圖書檔案資料的重復(fù)利用率，及時(shí)快速的滿足了醫(yī)院需求。如筆者所在醫(yī)院就結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對圖書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了升級，完善了資料的檢索系統(tǒng)，設(shè)立多種關(guān)鍵系檢索方式，時(shí)間檢索、專業(yè)檢索、案卷檢索等，促使檢索系統(tǒng)更具實(shí)際操作價(jià)值，便于使用者快速掌握；對內(nèi)開放檢索目錄，節(jié)省了操作者的查詢時(shí)間，提高了檢索效率；同時(shí)還建立了數(shù)字化系統(tǒng)控制下的檢索系統(tǒng)，保證資料查詢的準(zhǔn)確性與全面覆蓋性。

第二，圖書檔案一體化建設(shè)有利于精簡醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)，節(jié)省財(cái)政開支。傳統(tǒng)意義上的圖書管理形式，要求各部門獨(dú)立工作，這就造成了人員分配中的重疊現(xiàn)象，工作任務(wù)重復(fù)，工作涉及面較為單一。實(shí)行圖書檔案一體化管理有效的縮減了不必要的醫(yī)院圖書管理機(jī)構(gòu)，相關(guān)管理人員的素質(zhì)也由傳統(tǒng)的單一工作演變?yōu)榧瘓D書管理、檔案規(guī)劃、情報(bào)搜集等多種綜合素質(zhì)為一身，其自身的工作能力得到了提高。機(jī)構(gòu)得到精簡，人員綜合素質(zhì)得到強(qiáng)化最終節(jié)省了醫(yī)院圖書檔案管理方面的開支，客觀上為醫(yī)院醫(yī)療水平的提升創(chuàng)造了條件。

第三，有利于管理人員的素質(zhì)提升。圖書檔案一體化的管理形式依賴于數(shù)字化信息的應(yīng)用，這就在客觀上推動(dòng)了管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。為了掌握信息化工具的應(yīng)用技術(shù)，圖書檔案管理人員必須及時(shí)接受培訓(xùn)，掌握新型的工作方法、不斷充實(shí)自身知識，提升自身的能力。除此之外，圖書檔案一體化的管理形式需要對管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這就在客觀上為崗位輪換提供了機(jī)會，醫(yī)院管理階層的定期崗位輪換不僅有利于管理人員掌握多種業(yè)務(wù)技巧，提高其的工作能力，還在一定程度上加深了內(nèi)部員工的溝通交流，為醫(yī)院管理創(chuàng)造出一個(gè)和諧有序的環(huán)境。

3、一體化工作的具體管理措施

圖書、情報(bào)、檔案一體化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源共享的一種新型管理模式。其在具體執(zhí)行上需要做到以下幾點(diǎn)：

第一，改革管理制度，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展。現(xiàn)階段的醫(yī)院圖書檔案管理仍然受到傳統(tǒng)模式的制約，各部門之間缺乏交流、獨(dú)立封閉，難以及時(shí)做到信息的整合、交換，這種模式既不利于醫(yī)院內(nèi)部圖書管理水平的進(jìn)步，也不利于醫(yī)院圖書檔案管理發(fā)揮其社會優(yōu)勢。因此，國家通過相關(guān)政策的制定，鼓勵(lì)醫(yī)院內(nèi)部建立統(tǒng)一的工作體系，鼓勵(lì)醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享，為社會醫(yī)療改革的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

第二，統(tǒng)一一體化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是監(jiān)督一體化管理的基礎(chǔ)，沒有標(biāo)準(zhǔn)的制定，圖書、檔案、情報(bào)的一體化管理也就無從談起。因此，在信息檢索、設(shè)備配置上，醫(yī)院內(nèi)部都需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督各部門按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證內(nèi)容的共通性、數(shù)據(jù)測量的標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)搜索平臺的實(shí)際可操作性等。

第三，提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提升主要包括三個(gè)方面：專業(yè)知識的提升、管理素質(zhì)的提升以及對外交流水平的提升。醫(yī)院圖書、檔案、情報(bào)管理人員面對的受眾群體以醫(yī)療工作人員居多，管理人員搜集整理的信息大多涉及醫(yī)療生物領(lǐng)域，其對信息的篩選掌握能力直接影響醫(yī)務(wù)工作人員的臨床治療，關(guān)系到患者的人身安全。而提高管理人員篩選、整理信息的最有效措施就是豐富其的專業(yè)知識，將其培養(yǎng)成醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的博才并促使其依賴這種專業(yè)的判斷能力對科研成果、項(xiàng)目分析、信息整合等進(jìn)行有效分析篩選，推動(dòng)醫(yī)院圖書檔案管理機(jī)構(gòu)的縱深發(fā)展。管理素質(zhì)的提升在實(shí)際工作中表現(xiàn)為對數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺掌控能力的控制。隨著數(shù)字化技術(shù)的深入發(fā)展，醫(yī)院圖書檔案管理系統(tǒng)也采取網(wǎng)絡(luò)平臺辦公。這就要求醫(yī)院內(nèi)部的資料管理人員不但熟悉操作技能，還要進(jìn)一步了解計(jì)算機(jī)的工作原理，能夠及時(shí)快速的修復(fù)網(wǎng)絡(luò)平臺日常故障。網(wǎng)絡(luò)資源具有快速性、全面性的優(yōu)點(diǎn)，但是其也存在信息量大、信息質(zhì)量不統(tǒng)一、各類信息魚龍混雜的缺陷，所以，醫(yī)院的資料管理人員應(yīng)該具備整合、優(yōu)化、篩選信息的能力，將大量重復(fù)無序的信息簡單有序化，為醫(yī)院的醫(yī)療水平、教研水平的提升提供充足的后備力量。隨著我國對外交流政策的日益寬松以及網(wǎng)絡(luò)傳送的出現(xiàn)，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中與國外的交流逐漸頻繁，國際上先進(jìn)的科研成果、臨床治療經(jīng)驗(yàn)通過網(wǎng)絡(luò)信息傳輸不斷影響我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，鑒于國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、資料的記載形式都是采用國際通過語言英語記載，所以作為醫(yī)院的圖書檔案情報(bào)收集人員必須具有專業(yè)的語言交流基礎(chǔ)，能夠準(zhǔn)確全面的理解醫(yī)學(xué)類外文資料，及時(shí)為國內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供信息支持。

第四，利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，搜集相關(guān)信息。準(zhǔn)確、全面的醫(yī)療信息、科研成果是提升醫(yī)院臨床治療水平的基本保障。隨著網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)一步發(fā)展，建立靈活、簡便的信息搜集系統(tǒng)成為提升醫(yī)院圖書檔案管理水平的重要因素。醫(yī)院可以設(shè)立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)操控部門，對于互聯(lián)中的的大量信息進(jìn)行多渠道、多層次的篩選，并根據(jù)醫(yī)院自身特色進(jìn)行信息的深度開發(fā)，做到知識普及型與獨(dú)有性的結(jié)合，為臨床治療提供最具價(jià)值的資料。

四、結(jié)束語

在知識經(jīng)濟(jì)為主的信息時(shí)代，如何及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的掌握信息資料成為一個(gè)單位能否可持續(xù)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。同樣，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中，信息也具有舉足輕重的地位。所以，如何建設(shè)醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理制度就成當(dāng)下醫(yī)院管理者需要考慮的新課題。圖書、檔案、情報(bào)等工作的一體化管理逐漸成為醫(yī)院信息改革的必然趨勢。實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展需要在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化應(yīng)用基礎(chǔ)之上，建立相關(guān)的管理制度，提升員工的業(yè)務(wù)能力，為醫(yī)院臨床治療提供優(yōu)質(zhì)信息支撐。

參考文獻(xiàn)：

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篇6

【關(guān)鍵詞】高校圖書館 檔案管理 檔案利用率 新思路

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個(gè)重要組成部分，是保存高校圖書館各項(xiàng)工作和活動(dòng)原始記錄的載體，它從高校圖書館成立之日起就開始積累，隨著圖書館的發(fā)展而發(fā)展，客觀真實(shí)地記錄著高校圖書館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價(jià)值。

高校圖書館檔案的特點(diǎn)

一般而言，高校圖書館檔案可分為文件、文書、設(shè)備等三個(gè)部分。這三個(gè)部分的檔案分別各有其特點(diǎn)。

文件檔案的特點(diǎn)。文件檔案是指由學(xué)校上級主管部門下發(fā)的關(guān)于圖書館日常工作以及管理方面的方針、政策以及法規(guī)性文件，包括中央、省級、學(xué)校上級主管部門的各種文件以及其他相關(guān)單位的上級文件。這些文件具有相對單一性、重要性、保密性的特點(diǎn)。同時(shí)，由于一些文件，如中央下發(fā)的文件的重要性，決定了文件檔案應(yīng)該永久保存，具有保存時(shí)間長的特點(diǎn)。

文書檔案的特點(diǎn)。文書檔案來源于高校圖書館本身，是人們在圖書館開展的日常工作和舉辦的各種日?；顒?dòng)中形成，并為一定目的保存下來的各種不同載體的文件材料。如會議記錄、會議決定、人事材料、財(cái)產(chǎn)登記本、重要電話記錄、收發(fā)電文、珍貴照片、錄音帶以及具有保留價(jià)值的各種文稿等。高校圖書館文書檔案具有以下一些特點(diǎn)：1、內(nèi)容豐富。文書檔案內(nèi)容包羅萬象，既有圖書館的人事、財(cái)務(wù)以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻(xiàn)采購、文獻(xiàn)典藏、情報(bào)交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內(nèi)容等業(yè)務(wù)工作檔案。2、保存時(shí)間長。如圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案就屬于永久性保存檔案。3、時(shí)間性強(qiáng)。一些文書檔案具有一定的時(shí)效性，如高校圖書館向上級單位報(bào)送的請示、匯報(bào)以及報(bào)告等文件，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上報(bào)，或者在較快的時(shí)間內(nèi)完成報(bào)批，須以不耽誤工作為原則。

設(shè)備檔案的特點(diǎn)。所謂設(shè)備檔案，是指各類設(shè)備、儀器等圖書館固定資產(chǎn)在購買、安裝、使用、管理、維護(hù)和保養(yǎng)、修理和淘汰、報(bào)廢等一系列過程中形成的應(yīng)該歸檔的技術(shù)資料、記錄材料以及相關(guān)文件等。設(shè)備檔案是一種專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，完善的設(shè)備檔案可以提供所購各項(xiàng)設(shè)備的詳細(xì)資料，能為高校圖書館每年的設(shè)備購置各項(xiàng)活動(dòng)，如咨詢、計(jì)劃、論證、決策、使用、維修和統(tǒng)計(jì)以及效益分析、成本核算提供科學(xué)依據(jù)，提高固定資產(chǎn)購買的針對性，節(jié)約資金。設(shè)備檔案管理具有如下特點(diǎn)：一是設(shè)備種類多。既有計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備，又有縮微設(shè)備、視聽設(shè)備；既有打印復(fù)印設(shè)備，又有掃描識別設(shè)備及裝訂設(shè)備；既有監(jiān)測設(shè)備，又有控制設(shè)備等。這么多種類的設(shè)備，其檔案形成也必然帶來復(fù)雜性。二是科技含量高，管理難度大。由于高校圖書館工作的復(fù)雜性，各類設(shè)備較多，有電子設(shè)備、機(jī)械設(shè)備，也有機(jī)電結(jié)合設(shè)備、光、磁、機(jī)、電結(jié)合設(shè)備等。這些設(shè)備涉及電子、計(jì)算機(jī)、機(jī)械、通信、光學(xué)、控制等多個(gè)學(xué)科的技術(shù)，因此，其檔案的形成過程科技含量較高，對于非專業(yè)人士的檔案管理員來說，在管理的過程中也會遇到一定的困難。

高校圖書館檔案信息的作用

對讀者開展宣傳和教育的重要教材。高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學(xué)、科研、管理以及服務(wù)等各項(xiàng)工作，廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個(gè)圖書館的情況，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料，也是向讀者開展宣傳教育活動(dòng)的重要教材。首先，圖書館的各種讀者數(shù)據(jù)、館藏?cái)?shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)能多方位向讀者展示圖書館的具體館情和發(fā)展概況，使讀者對圖書館有一個(gè)全面的了解；其次，人員、部門簡介以及各項(xiàng)規(guī)章制度等則引導(dǎo)讀者科學(xué)利用圖書館的各項(xiàng)資源，提高讀者利用圖書館資源的效率；最后，現(xiàn)代化的服務(wù)方式和各項(xiàng)管理目標(biāo)、方法、效果，以及豐富的館藏資料、多種利用手段如音像、3D技術(shù)、電子書以及常規(guī)閱覽和外借等，都能有效地激發(fā)讀者利用圖書館資源的欲望和熱情。

領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。完整的檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供很多信息。首先，高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)在工作中需要了解館內(nèi)的工作情況和一些有關(guān)圖書館發(fā)展的數(shù)據(jù)時(shí)，可參考館內(nèi)保存的檔案材料；其次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想要了解學(xué)生的讀書喜好，掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)，也可以通過參考圖書館保存的學(xué)生借閱方面的檔案來獲取一定的信息；再次，每一屆新上任的圖書館領(lǐng)導(dǎo)都可通過查閱檔案資料而較快熟悉本館的基本情況，從而順利地開展工作。同時(shí)，針對舊有管理制度的問題提出建議，不斷完善圖書館各項(xiàng)規(guī)章制度?？傊捎诟咝D書館檔案在日常工作中不斷得到豐富和充實(shí)，保存了圖書館的重要文件，記錄了圖書館重大發(fā)展事件，這為學(xué)校和圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策、制定計(jì)劃和總結(jié)工作提供了可靠的依據(jù)。

做好圖書館服務(wù)、提高工作效率的依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，高校圖書館的工作內(nèi)容也發(fā)生著變化，其中，為廣大讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是當(dāng)前圖書館工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是未來高校圖書館的重點(diǎn)發(fā)展方向。其中，圖書館的檔案管理對做好服務(wù)工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務(wù)就是將圖書館的每一份重要文件、每一項(xiàng)重要工作和活動(dòng)真實(shí)、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務(wù)工作的探索過程中，檔案管理人員完整地收集并記錄服務(wù)工作發(fā)展過程的重要文件資料，如服務(wù)工作思路、組織情況、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。這些資料可以為圖書館改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供可靠的信息價(jià)值。

是高校文化建設(shè)的需要。檔案是一個(gè)學(xué)校文化建設(shè)的歷史記憶，是傳承學(xué)校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個(gè)部分，作為學(xué)校的文化發(fā)展和展示窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案建設(shè)具有重要的文化價(jià)值，對高校文化建設(shè)發(fā)展有著很重要的意義，同時(shí)也是是國家和民族文化建設(shè)的重要組成部分。

圖書館人力資源建設(shè)的依據(jù)。人才建設(shè)是高校圖書館發(fā)展和建設(shè)的第一要素，提高人才素質(zhì)是推進(jìn)圖書館發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。高校圖書館檔案信息資料包含館內(nèi)詳細(xì)的人事檔案，能全面反映圖書館的人才構(gòu)成狀況、圖書館工作人員的知識和業(yè)務(wù)水平、工作能力以及圖書館的人事管理狀況等，是圖書館開展人力資源建設(shè)，如制定人才培養(yǎng)計(jì)劃、開展工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、對工作人員進(jìn)行專業(yè)職稱考評等工作的重要依據(jù)。此外，對新到圖書館的工作人員來說，閱讀館內(nèi)檔案信息是其盡快熟悉本館工作環(huán)境的重要途徑之一。這些信息可以幫助他們了解館內(nèi)人員構(gòu)成情況，及早進(jìn)入較好的工作狀態(tài)。

高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前我國高校圖書館檔案工作仍然普遍存在一些問題。

檔案管理意識淡薄。由于思想認(rèn)識上的偏差，許多高校領(lǐng)導(dǎo)對高校圖書館的檔案工作不夠重視，圖書館工作人員包括部分館領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)也還沒有充分認(rèn)識到圖書館檔案的重要性，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集整理檔案的主動(dòng)性，不注重對檔案的管理工作。當(dāng)然這種觀點(diǎn)是非常錯(cuò)誤的。檔案是一個(gè)部門完整地存在的重要依據(jù)，圖書館檔案是圖書館日常工作和活動(dòng)中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映，應(yīng)該完整收集和科學(xué)管理。

檔案管理制度不健全。長期以來，由于高校圖書館檔案管理意識薄弱，很多圖書館還沒有將檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，沒有制定完整的收集和管理制度，導(dǎo)致很多高校圖書館出現(xiàn)了檔案殘缺不全，管理混亂的局面，如一些重要檔案存在斷檔或者缺檔的現(xiàn)象，檔案的存放混亂不堪，缺乏系統(tǒng)性和完整性；管理人員對所收集到的檔案沒有及時(shí)進(jìn)行分類、編目等整理，更沒有進(jìn)行二、三次檔案文獻(xiàn)的加工，使檔案資源不成體系，給讀者的查找和利用帶來的一定的困難，降低了檔案利用率；對檔案的借出和還回沒有實(shí)行嚴(yán)格的登記制度，造成檔案的流失。

檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。目前，很多高校圖書館檔案人員大多是兼職，沒有專業(yè)的檔案管理知識，也缺乏計(jì)算機(jī)等方面的知識。更多的時(shí)候，他們只是做好登記、整理、保管等一般性的管理工作，而對有一定技術(shù)水平要求的檔案信息化管理則不能適應(yīng)，因此，當(dāng)前的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平已越來越不能滿足檔案現(xiàn)代化管理的需求。

館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理。從檔案種類結(jié)構(gòu)來看，目前許多高校圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案相對較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質(zhì)檔案所占比重較大，其他載體如電子檔案的種類和數(shù)量相對較少。從目前的檔案管理發(fā)展趨勢來看，這樣的館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)完全無法適應(yīng)圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會的需要。

缺乏對檔案價(jià)值的科學(xué)鑒定。圖書館檔案的價(jià)值有大小之分，在管理過程中應(yīng)該給予科學(xué)鑒定，區(qū)分對待。但是，目前很多高校圖書館沒有做到這一點(diǎn)。無論檔案的真?zhèn)巍⒅匾猿潭群蛢r(jià)值大小，均長期存放在一起，而沒有通過必要的鑒定程序來確定圖書館現(xiàn)有各類檔案資源的準(zhǔn)確性、價(jià)值大小和保管期限，最終導(dǎo)致圖書館檔案文獻(xiàn)的不斷膨脹且日益混亂，給管理和利用帶來很大的困難。

檔案信息開發(fā)利用觀念薄弱。只有得到充分利用，才能體現(xiàn)出高校圖書館的檔案管理工作的價(jià)值。然而當(dāng)前很多高校圖書館普遍存在著只重管理而輕利用的現(xiàn)象，使圖書館檔案資源的存在失去價(jià)值。重管理、輕開發(fā)的問題制約著檔案為高校圖書館發(fā)展和建設(shè)服務(wù)的各項(xiàng)功能的發(fā)揮，造成圖書館檔案資源的閑置和浪費(fèi)，也浪費(fèi)了檔案管理經(jīng)費(fèi)。

檔案管理的信息化步伐緩慢。目前，不少高校圖書館的檔案資源還是以單一的紙型文獻(xiàn)和傳統(tǒng)的管理模式為主，電子文獻(xiàn)發(fā)展緩慢，在信息化時(shí)代，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求。而在一些已實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化的圖書館，其檔案文獻(xiàn)管理和利用手段卻沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步，導(dǎo)致館內(nèi)業(yè)務(wù)發(fā)展不平衡，給讀者帶來不便，也不利于提高圖書館形象。

優(yōu)化高校圖書館檔案管理的新思路

針對高校圖書館檔案管理中存在的這些問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手解決：

增強(qiáng)檔案管理意識。一定程度上說，圖書館檔案同館藏文獻(xiàn)資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考作用，因此，上至高校領(lǐng)導(dǎo)、圖書館領(lǐng)導(dǎo)，下至圖書館檔案管理工作人員都應(yīng)該重新認(rèn)識檔案管理工作，從思想上高度重視這項(xiàng)工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同的基礎(chǔ)上，逐步將圖書館檔案管理工作規(guī)范化。筆者認(rèn)為，確定固定的檔案管理員負(fù)責(zé)全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

健全檔案管理制度。高校圖書館檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等八個(gè)具體環(huán)節(jié)。如此眾多的環(huán)節(jié)，如不制定具體的規(guī)章制度給予規(guī)范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。

提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。最好選用事業(yè)心強(qiáng)、并有較高學(xué)歷的人才，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才更好。檔案人員一經(jīng)落實(shí)，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不要隨意變動(dòng)，有利于保持檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，為使管理水平跟上不斷發(fā)展變化的檔案管理工作新形勢，應(yīng)該不定期對檔案管理人員進(jìn)行必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。第三，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，因此，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)檔案電子化和檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。第四，高校檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，一些檔案有非常重要的意義，因此不可忽視對管理人員的思想政治方面的教育，提高其政治覺悟，全面提高綜合素質(zhì)。

優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。一方面，高校圖書館應(yīng)當(dāng)重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動(dòng)、重大事件的文字材料，對圖書館的發(fā)展具有十分重要的歷史和紀(jì)念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續(xù)關(guān)注。另一方面，圖書館檔案工作還應(yīng)重視非文字資料，如實(shí)物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動(dòng)、更具體、更真實(shí)，是比較有價(jià)值的佐證資料。根據(jù)當(dāng)前媒介多樣化的特點(diǎn)，應(yīng)該將電子文字、音像、照片、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等形式的歸檔作為檔案工作的重點(diǎn)。這部分檔案是高校圖書館檔案完整性、系統(tǒng)性的重要保證。

科學(xué)鑒定檔案。對需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行逐一鑒定，區(qū)別不同檔案的性質(zhì)和價(jià)值，然后根據(jù)檔案的重要程度和價(jià)值大小進(jìn)行檔案歸檔，這樣才能使檔案存放科學(xué)合理，節(jié)省存放空間，節(jié)約管理費(fèi)用，同時(shí)也便于檔案的查找、開發(fā)和利用。

充分開發(fā)利用檔案信息。檔案的開發(fā)和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館檔案才有存在的價(jià)值，檔案管理工作才有意義。在開發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是檔案管理人員應(yīng)積極配合高校及館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)決策，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確提供相應(yīng)的檔案資料，為圖書館發(fā)展做好服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案信息利用率。傳統(tǒng)的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)該更新管理觀念，加強(qiáng)對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認(rèn)識到圖書館檔案的價(jià)值和意義，提高檔案的利用機(jī)會。

篇7

一、館檔案管理現(xiàn)狀

余杭圖書館自成立以來有著近幾十年的歷史，圖書館檔案資源非常豐富，主要涉及了人事檔案，業(yè)務(wù)檔案等多個(gè)方面的積累，但同時(shí)這也為檔案管理帶來了一定的麻煩。面對數(shù)量如此巨大的檔案信息，其管理工作早已經(jīng)被領(lǐng)導(dǎo)所重視和關(guān)注，一是制定了相關(guān)的規(guī)章制度對歸檔范圍、歸檔時(shí)間、檔案移交、檔案整理細(xì)則及檔案保管與利用等工作作出了明確的規(guī)定，全館形成了一套完整的檔案管理程序。二是我館積極引進(jìn)了相關(guān)檔案管理工作方面的人才，并對其進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)能力的擴(kuò)張培訓(xùn)。三是合理的檔案管理模式，形成了圖書館副館長統(tǒng)籌，以部門副主任為主導(dǎo)，綜合檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)，部門兼職檔案員輔助管理的網(wǎng)絡(luò)的分級管理責(zé)任制，將檔案管理落實(shí)到人，層層負(fù)責(zé)。四是提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)培訓(xùn)，并加快建設(shè)數(shù)字化檔案管理，提高檔案管理效率。

（一）檔案分類情況。經(jīng)過多年的檔案管理工作的探索，我館不管是在檔案數(shù)量和檔案質(zhì)量上都有所提高。目前我館檔案分為文書檔案、聲像檔案（光盤、照片）和實(shí)物檔案（贈品、獎(jiǎng)狀等）三大類。其中文書檔案和圖片檔案按照現(xiàn)行的《杭州市檔案管理?xiàng)l例》進(jìn)行分類編目管理，并對相關(guān)重大活動(dòng)設(shè)立了專卷，光盤檔案和實(shí)物檔案管理起步較晚，因此入藏量還較少，目前主要按年份保管期限劃分。

（二）電子檔案歸檔情況。電子檔案是隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，它有著收集簡單、存儲方便、便于分類等特點(diǎn)廣泛運(yùn)用于現(xiàn)代的檔案管理方面。目前，我國很多圖書館的檔案管理一般采取“雙軌制”，即機(jī)構(gòu)文件在進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，然后管理人員在對兩種版本進(jìn)行分類整理，形成檔案的雙套歸檔。我館目前現(xiàn)行的電子歸檔辦法就是“制”，并且歸檔時(shí)會在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的存址，便于查找。

（三）檔案備份情況。歸檔備份能有效的避免文件、紀(jì)錄、照片等大量信息因?yàn)橛?jì)算機(jī)原因而丟失，目前檔案除保存在檔案員進(jìn)行日常檔案管理的電腦上和相應(yīng)的電子存儲設(shè)備上，同時(shí)將檔案內(nèi)容定期刻錄成光盤作為光盤檔案進(jìn)行保存，以確保檔案資料保存萬無一失。

二、檔案管理存在的不足

雖然我館正在不斷的建設(shè)現(xiàn)代檔案管理模式，并取得了一定的成果，但是在日常工作中也存在著不足，需要我們認(rèn)真對待。

（一）檔案管理工作的評價(jià)體系不完善。檔案管理工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要。檔案管理工作的評價(jià)體系是衡量檔案管理人員在檔案歸檔，收集，反饋等工作質(zhì)量的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，它既可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，又是科學(xué)合理管理模式的重要組成部分，檔案管理工作的評價(jià)體系建設(shè)應(yīng)該結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案兩個(gè)方面來進(jìn)行考慮，并補(bǔ)充一定的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。不過在這些方面我館工作還不夠完善。

（二）圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)。雖然目前我館實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的計(jì)算機(jī)著錄及部分紙質(zhì)檔案電子稿的歸檔保存，但是在數(shù)字化擴(kuò)張上還有所不足，比如沒有很好的將一些有特色可開放、保管期限較長的檔案公開化，數(shù)字化管理不僅僅在于保存，還在于其數(shù)字化傳播的運(yùn)用。

三、檔案管理中問題的解決

現(xiàn)代社會已經(jīng)被數(shù)字化和信息化所覆蓋，在現(xiàn)代檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理顯的尤為重要，這不僅僅在于可以提高工作效率，還在于其對工作的衍生幫助上。我館已經(jīng)有了相對健全的管理模式和管理程序，工作人員對自己工作的范圍和目標(biāo)也就有了一定的了解，加大數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，以此來解決工作中存在的不足是相當(dāng)有意義的。

（一）形成系統(tǒng)的工作評價(jià)體系。數(shù)字化檔案管理會通過網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的工作都會非常直觀的表現(xiàn)出來，比如對于一份檔案有沒有歸檔、備份，有沒有進(jìn)行合理的篩選，這些都會直接呈現(xiàn)出來。可以說現(xiàn)代員工通過對數(shù)字化和現(xiàn)代化的知識培訓(xùn)，大多數(shù)人對于數(shù)字化檔案管理的基本工作都有了一定的了解，問題在于如何保持員工的工作積極性。

專人有專事，專事有專責(zé)，當(dāng)員工依靠數(shù)字化設(shè)備對自己負(fù)責(zé)的信息進(jìn)行了整理和歸檔之后會形成一個(gè)有效的數(shù)據(jù)，上級負(fù)責(zé)人可根據(jù)全體員工的實(shí)際工作情況設(shè)立“優(yōu)、良、差”的工作分級標(biāo)準(zhǔn)，參考依據(jù)可以分為對工作質(zhì)量的參考，比如對于紙質(zhì)檔案可以從檔案是否及時(shí)收檔、裝訂是否整齊、分類是否明確、每卷有目錄是否完整、立卷是否準(zhǔn)確、檔案是否全面等，對于數(shù)字檔案除了上述要求外還可以綜合考慮對電子檔案業(yè)務(wù)掌握程度的考核、對出現(xiàn)機(jī)器規(guī)章時(shí)應(yīng)變能力的考核等等，當(dāng)然這些考核依據(jù)都有從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到每一個(gè)員工的基本情況，比如一些年齡大的員工對數(shù)字設(shè)備學(xué)習(xí)慢，接受能力差等等，從具體環(huán)境中出發(fā)，設(shè)立一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施依靠數(shù)字化帶來的便利，提高員工工作的積極性和創(chuàng)新性，應(yīng)變能力，杜絕消極怠工現(xiàn)象的出現(xiàn)，扭轉(zhuǎn)社會對于圖書館檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知。

（二）圖書館業(yè)務(wù)檔案細(xì)節(jié)管理。細(xì)節(jié)注定成敗，圖書館業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）對于紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案管理，應(yīng)統(tǒng)一檔案用紙與書寫要求和規(guī)范，及時(shí)修復(fù)破損檔案，編制有個(gè)性和統(tǒng)一的讀者活動(dòng)資料填寫格式。（2）對圖書館檔案內(nèi)容，進(jìn)行規(guī)范化的檢索標(biāo)識，對一些常規(guī)性的文檔應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)題或著錄統(tǒng)一的檢索關(guān)鍵詞，（3）對業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目加以形式和內(nèi)涵上的界定（4）案卷編排要明確歸檔時(shí)間，同一年度內(nèi)再按業(yè)務(wù)部門或問題排列，一般合同、協(xié)議按簽訂年歸檔，不同年度的業(yè)務(wù)活動(dòng)統(tǒng)一歸入辦結(jié)年。

（三）數(shù)字化檔案管理發(fā)展的原則。對于數(shù)字化檔案管理工作首先要對檔案信息有著鑒選能力，對具有較高利用價(jià)值的檔

案，對形成時(shí)間早、破損嚴(yán)重的檔案，對圖書館自身形成的檔案要有限選擇。其次在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中，要有專門的小組研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)，并進(jìn)行監(jiān)督實(shí)施。然后是制定科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒎蠈?shí)際需要的管理規(guī)章制度，特別是電子文檔的安全管理制度。最后是構(gòu)建具有平滑升級能力、高可靠性、良好性能的信息技術(shù)支撐系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

篇8

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，我國對于其檔案的重視，也在不斷的提高；檔案，不僅是圖書館的關(guān)鍵文獻(xiàn)，同時(shí)也是圖書館的重要信息，它是圖書館的各項(xiàng)資的真實(shí)、全面記載，對此只有積極的做好圖書館檔案管理工作，才能更好的促進(jìn)圖書館工作的穩(wěn)定運(yùn)行。但是針對于我國部分圖書館的檔案管理，常受到方法等方面的影響，使其檔案管理工作，顯著的降低；對此本文就圖書館檔案管理創(chuàng)新，結(jié)合其圖書館檔案管理的重要性等方面進(jìn)行分析，希望對于我國圖書館的發(fā)展，有著積極促進(jìn)的意義。

關(guān)鍵詞：

圖書館；檔案；檔案管理；創(chuàng)新方法

圖書館檔案，是圖書館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富，與其圖書館的運(yùn)營，有著直接的關(guān)系。圖書館檔案，同時(shí)也是其工作、工作人員審核的依據(jù)。直接影響著圖書館工作總結(jié)、計(jì)劃制定、圖書館運(yùn)作、讀者工作的正常開展等，自身具備一定的參考價(jià)值。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理，也逐漸的向著信息化、智能化管理方向發(fā)展，對此其檔案，作為信息控制系統(tǒng)，更需要多種部門的材料匯集，對此加強(qiáng)此方面的研究，有效的促進(jìn)檔案管理、建設(shè)，是非常有必要的。

一、圖書館檔案管理的重要性

圖書館檔案，主要是指介于圖書館多種工作、活動(dòng)的展開，其中產(chǎn)生具有查閱利用價(jià)值，以及被歸檔儲存的資料，是圖書館系統(tǒng)的價(jià)值財(cái)富，對于其圖書館工作的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行，有著直接的影響。同時(shí)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理，也面臨著改革和創(chuàng)新，從而有效的提高圖書館檔案管理的工作質(zhì)量、效率。其圖書館檔案管理，在現(xiàn)實(shí)生活的作用，包括以下幾方面的內(nèi)容：第一、歷史價(jià)值。檔案能夠被長期的保存,供社會活動(dòng)的應(yīng)用，主要是因?yàn)槠涑休d了一定的歷史價(jià)值，具有特有的作用。針對于圖書館范圍分析,科學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建立,不僅是社會發(fā)展的需要,同時(shí)也是科學(xué)評價(jià)的依據(jù),因?yàn)闄n案的應(yīng)用，能夠?qū)τ趫D書館多年來的發(fā)展，進(jìn)行準(zhǔn)確、生動(dòng)地反映。第二、科學(xué)依據(jù)。圖書館檔案，是其科學(xué)管理、工作以往經(jīng)驗(yàn)借鑒的依據(jù)。使其靜態(tài)信息，在長期的積累中,具有一定的原始性、可操作性、可靠性,是管理者主要的參考資料,對其圖書館科學(xué)管理，有一定的推動(dòng)作用,可為專家評價(jià)、領(lǐng)導(dǎo)決策，提供一定的資料依據(jù)。第三、參考依據(jù)。圖書館檔案，也記載了不同工作人員，工作情況、成果、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn),歸納在保管在圖書館辦公室,若是回朔建庫,可以為其圖書館的建設(shè)，提供一定的參考依據(jù)。第四、更新數(shù)據(jù)。圖書館發(fā)展，不僅是推進(jìn)式的，同時(shí)也是有規(guī)律的,通過歷史的記錄，可為后人提供依據(jù)；像圖書館新簡介的編寫,可以通過往年的簡介檔案進(jìn)行參考,然后在根據(jù)實(shí)際，增加新增數(shù)據(jù)、事實(shí),使新館員了解圖書館的沿革,更好的展開工作。

二、圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

1.管理檔案。

從總體上來看，圖書館中的管理檔案主要包括了以下幾種類別：①圖書經(jīng)費(fèi)檔案：指的是圖書館中所有經(jīng)費(fèi)的數(shù)量、來源、去向、增減情況等；②財(cái)產(chǎn)檔案：指的是圖書館中每一項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的名稱、數(shù)量、放置位置和變化情況等；③人事檔案：指的是在圖書館中工作的全部人員的姓名、年齡、性別、學(xué)歷、職稱、工資等各方面的內(nèi)容；④文書檔案：泛指與圖書館實(shí)現(xiàn)往來的全部相關(guān)文件。

2.業(yè)務(wù)檔案。

對圖書館中的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類，主要可以分為以下幾種類別：①文獻(xiàn)采購檔案：指圖書館中在外所采購的各種類別文獻(xiàn)資料的名稱、價(jià)格、數(shù)量和途徑等；②文獻(xiàn)典藏檔案：指在圖書館內(nèi)部所典藏的各種文獻(xiàn)資料的名稱、數(shù)量、保存處所、來源渠道和變化情況等；③讀者檔案：包括對讀者的姓名、年齡、性別、職業(yè)等各種信息的記錄；④借閱檔案：圖書館中各種文獻(xiàn)資料被借閱的情況，如文獻(xiàn)的名稱、數(shù)量、類別、借閱和返還時(shí)間等；⑤情報(bào)交流檔案：指的是圖書館和其他單位所交換的所有情報(bào)內(nèi)容的種類、數(shù)量等基本情況；⑥課題跟蹤檔案：對圖書館中所有研究課題的名稱、內(nèi)容、進(jìn)展和報(bào)告等內(nèi)容的記錄。

三、圖書館檔案管理的創(chuàng)新方法

1.更新管理理念。

要想對圖書館檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，首先應(yīng)該具有積極的創(chuàng)新理念，為管理工作的開展提供思想支持，因此，圖書館的檔案管理人員應(yīng)該對自身的管理理念實(shí)現(xiàn)不斷的更新，并且要正確的認(rèn)識到檔案管理工作的很總要性，將檔案看作是與文獻(xiàn)資料相同的寶貴的資源，為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.完善管理制度。

在樹立正確的管理理念的同時(shí)，還應(yīng)該針對圖書館檔案管理工作建立起與之相適應(yīng)的一套管理制度，強(qiáng)化對相關(guān)政策的實(shí)施，對檔案管理工作的開展起到一定的約束和規(guī)范。在對圖書館檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，還應(yīng)該保證各個(gè)工作人員之間的明確分工，將各自的責(zé)任予以確定，對具體的工作進(jìn)行詳細(xì)的分配和安排，同時(shí)還要對檔案管理工作人員具體工作的開展實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)督。另外，還要建立起獎(jiǎng)懲制度，對檔案管理人員的工作情況進(jìn)行定期的考察，根據(jù)其實(shí)際的完成情況進(jìn)行客觀的評價(jià)，并合理的分配工資和獎(jiǎng)金等，從而極大程度的提高檔案管理人員的工作積極性和效率。

3.提高人員素質(zhì)。

就目前而言，我國絕大多數(shù)的圖書館檔案管理從業(yè)者都缺乏較高的專業(yè)素養(yǎng)，文化程度普遍不高，只有很少一部分管理人員是對口專業(yè)畢業(yè)，非對口專業(yè)畢業(yè)的人較多。這部分群體經(jīng)過一段時(shí)間工作后，雖然掌握了一些圖書館檔案管理知識和技能，依然缺乏系統(tǒng)和完整的知識理論。檔案管理看似簡單，但是要想成為一名優(yōu)秀、合格的檔案管理者，必須具備系統(tǒng)性、完整性的知識理論，嫻熟的的業(yè)務(wù)能力，高超的專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格的紀(jì)律素質(zhì)，正確的政治理念。所以，圖書館要注重檔案管理人員職業(yè)教育與培訓(xùn)工作，采用長期和短期相結(jié)合昂方式，把理論知識和業(yè)務(wù)能力結(jié)合起來，全力提高管理人員的綜合從業(yè)能力。同時(shí)，通過教學(xué)培訓(xùn)讓管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)清自身責(zé)任，并認(rèn)真履行自身的工作職責(zé)。此外，檔案管理人員應(yīng)樹立自我發(fā)展意識，不斷學(xué)習(xí)與更新檔案管理理論知識和業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)自身綜合素養(yǎng)的全面提高，盡心盡力、盡職盡責(zé)的完成工作，以提高檔案管理效率和質(zhì)量。人員素質(zhì)的提高是一項(xiàng)長期工作，圖書館全體員工應(yīng)當(dāng)共同努力，同心同力的進(jìn)行這一工作，才能從整體上促進(jìn)全體從業(yè)人員素質(zhì)的全面提升。

4.利用信息技術(shù)。

信息時(shí)代的帶來為人類社會帶來了巨大變化，促進(jìn)了傳統(tǒng)管理理念和方式的革新。在信息時(shí)代下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，這就需要加強(qiáng)信息技術(shù)利用。在過去，圖書館檔案管理以文字、照片、表格、錄像等為主，這些傳統(tǒng)的管理形式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化管理需要，必須利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)來創(chuàng)新管理形式，形成新的管理工具，簡化檔案管理程序，提高檔案管理成效。比如，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行檔案收集整理、查詢、利用等工作，使業(yè)務(wù)操作更科技化，不僅可以減少人為失誤，還可以提高管理成效。

四、結(jié)語

總之，檔案管理是圖書館管理的一項(xiàng)工作，不僅影響著檔案管理與利用質(zhì)量，對圖書館的運(yùn)行和發(fā)展也有著重要影響。為此，圖書館必須高度重視檔案管理工作，通過文中提及的相關(guān)推動(dòng)檔案管理方式創(chuàng)新與完善，高效率、高質(zhì)量的完成檔案管理工作，以提高圖書館工作能力和水平。

作者：林英 單位：寧德市圖書館

參考文獻(xiàn)：

[1]劉航.公共圖書館服務(wù)的“市場化”問題及應(yīng)對策略研究[J].現(xiàn)代交際.2016(01).

[2]邢立群.試論黨校檔案管理問題及應(yīng)對策略[J].才智.2016(04).

[3]劉航.公共圖書館服務(wù)的“市場化”問題及應(yīng)對策略研究[J].現(xiàn)代交際.2016(02).

篇9

【關(guān)鍵詞】檔案管理　高校圖書館　傳統(tǒng)模式　現(xiàn)代模式　雙軌制模式

高校圖書館檔案是圖書館在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，是反映圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)情況和歷史發(fā)展的原始記錄，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、探索規(guī)律、進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。圖書館的檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，也是圖書館工作不可分割的一部分。隨著高校的擴(kuò)招，圖書館作為高校的重要機(jī)構(gòu)，也在不斷的發(fā)展壯大。各高校圖書館藏書數(shù)量不斷增多，而且大學(xué)生對館內(nèi)圖書利用率也不斷增加，館內(nèi)借閱圖書次數(shù)快速增長，為提高高校圖書館檔案管理的效率，本文提出了一種將圖書館檔案管理的傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式相結(jié)合的雙軌制管理模式，使圖書館檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

一、圖書館檔案管理的傳統(tǒng)模式

傳統(tǒng)的圖書館檔案管理，是以紙質(zhì)文件為物質(zhì)基礎(chǔ)建立起的一整套完整檔案管理體系?！霸加涗浶浴笔菣n案的本質(zhì)屬性，即圖書館在實(shí)際工作中展開各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的原始記錄，是伴隨圖書館事業(yè)發(fā)展而形成的客觀真實(shí)的材料。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其他信息，而具有法律憑證的作用。

1.紙質(zhì)文檔的整理和歸檔

根據(jù)不同高校學(xué)科類型和研究側(cè)重領(lǐng)域的不同以及圖書檔案館的層次，應(yīng)建立起一套能夠體現(xiàn)本高校自身研究特色又同時(shí)與圖書檔案館規(guī)模相匹配的高校圖書館文件材料歸檔制度，由專門的檔案技術(shù)人員負(fù)責(zé)，將工作中所形成的各種文件材料收集齊全，整理、立卷、歸檔。

2.紙質(zhì)文檔的維護(hù)和保管

首先是要保證紙質(zhì)檔案的安全性和完整性，檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，做到防火、防光、防潮、防盜、防損、防蛀蟲、防丟失、防有害氣體侵蝕和防止機(jī)械磨損，以最大限度地延長檔案壽命。為了進(jìn)行有效的維護(hù)保管工作，需要將圖書館檔案分為永久、長期、短期保存三種。反應(yīng)圖書館主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本館和本學(xué)校健康發(fā)展及研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)劃為永久保存；反映本館一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本館工作有參考價(jià)值的檔案劃歸為長期保存；在較短時(shí)間內(nèi)對本館有參考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)劃歸為短期保存。短期保存的檔案期滿后應(yīng)進(jìn)行鑒定，如需延長，可繼續(xù)延長，不需要延長保管期限的應(yīng)報(bào)經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后再銷毀。

以上是傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式，傳統(tǒng)模式之所以廣泛應(yīng)用于各個(gè)高校并能在檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化大趨勢的氛圍中仍存在一席之地，就是因?yàn)樗哂须娮游臋n所無法具備的“原始特征”。

二、圖書館檔案管理的現(xiàn)代模式

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化和數(shù)字化管理技術(shù)是高校圖書館檔案管理發(fā)展的主要方向和目標(biāo)。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來輔助高校圖書館檔案管理工作已成為高校圖書館檔案管理信息化的必然趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)、先進(jìn)的設(shè)備可以大大提高圖書館檔案立卷、歸檔的工作效率，實(shí)行檔案數(shù)字化管理后，便于圖書館檔案管理人員開展檔案查找、咨詢工作，提高檔案管理工作人員的辦事效率和工作水平。另外，這樣可以提高圖書館檔案的文獻(xiàn)質(zhì)量，進(jìn)一步的開發(fā)利用圖書館檔案資源并對圖書館檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。

進(jìn)行高校圖書館檔案數(shù)字化管理的建設(shè)途徑，首先是建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫，在校園內(nèi)網(wǎng)或經(jīng)授權(quán)的信息因特網(wǎng)上供人隨意查詢。第二步是建立圖書館檔案指南資料庫，以便使那些進(jìn)入數(shù)字檔案系統(tǒng)的檔案通過該數(shù)據(jù)庫的引導(dǎo)，在讀者查閱中實(shí)現(xiàn)自身的利用價(jià)值。第三步是建立原文影像資源庫，它與開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，以滿足人們在網(wǎng)上任意途徑檢索、查詢后閱讀原文的需求。最后建立史料匯編、專題文件匯編資料庫，提高了檔案的利用效率，減少了用戶檢索時(shí)間。

圖書館檔案管理的現(xiàn)代模式被各高校大量采用，并成為一種主流管理模式，它提高了管理人員的工作效率，降低了工作強(qiáng)度，并節(jié)省了大量的人力和物力。所以，在新時(shí)期該種管理模式也成為高?？茖W(xué)管理建設(shè)的重要內(nèi)容，不斷的替代檔案管理的傳統(tǒng)模式和方法。

三、雙軌制模式的建立和完善

以紙質(zhì)檔案為主體的傳統(tǒng)模式和以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)媒介的現(xiàn)代模式，在檔案管理工作中是相互依存發(fā)展的。傳統(tǒng)模式作為檔案信息的主要存儲介質(zhì)至今依然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認(rèn)同；而后者是檔案科學(xué)管理的標(biāo)志。兩種模式由于其不同屬性和特點(diǎn)，使得兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展并長期存在。所以需要建立起一種傳統(tǒng)和現(xiàn)代并行的雙軌制管理模式，消除兩者之間在管理過程中的沖突，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

“雙軌制管理模式”是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中兩者共存，這是由于受當(dāng)前技術(shù)、法律的制約，很難保證電子文件安全可靠，很難保證讓社會特別是司法界承認(rèn)電子文件的法律效力。還需要以傳統(tǒng)模式為主要檔案體系，同時(shí)建立現(xiàn)代檔案系統(tǒng)――即兩者版本文件同步隨圖書館管理流程運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)傳統(tǒng)模式中所建立的圖書檔案的三種保管期限的檔案類型。對紙質(zhì)文件和電子版文件進(jìn)行不同處理手段。對于短期保存的圖書館檔案文件，兩種檔案雙雙歸檔，檔案期滿后，如果紙質(zhì)檔案銷毀，則電子文件成為“資料”后集中于檔案部門和信息技術(shù)部門。對于永久性保存和長期保存的檔案文件，應(yīng)形成兩種類型的兩套檔案，并嘗試實(shí)現(xiàn)將計(jì)算機(jī)生成的電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存?？偟膩碚f，雙軌制管理模式是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的，保證傳統(tǒng)檔案管理模式不變的前提下，積極發(fā)揮傳統(tǒng)模式的不同社會屬性和功能。

檔案管理對于圖書館管理工作作用巨大，它不僅為圖書館統(tǒng)計(jì)分析工作奠定基礎(chǔ)，提出新觀點(diǎn)、新思路，引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展；同時(shí)也是圖書館人力資源建設(shè)，為館領(lǐng)導(dǎo)決策任用、選拔、培養(yǎng)干部及進(jìn)行機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的依據(jù)。

所以，應(yīng)根據(jù)檔案管理中傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式各自的優(yōu)勢和不足。形成高校圖書館檔案管理的“雙軌制管理模式”。提高圖書館檔案管理效率，滿足高校擴(kuò)招和發(fā)展過程中圖書館的作用和功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘涌，高校圖書館數(shù)字化檔案管理的探索[J]，中國成人教育，2008，(11).

篇10

【關(guān)鍵詞】工程設(shè)計(jì)；圖紙檔案管理；數(shù)字化管理

工程設(shè)計(jì)圖紙是工程設(shè)計(jì)人員與施工者最為重要的交流手段，它是設(shè)計(jì)者思維想法的結(jié)晶，是設(shè)計(jì)者與施工者溝通的橋梁，是工程公司重要知識財(cái)富，立足之本，競爭之器。充分分析工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的特點(diǎn)，高效進(jìn)行圖紙檔案管理，更好的為設(shè)計(jì)人提供服務(wù)、為企業(yè)生產(chǎn)提供支持，具有非常重要的意義。中冶京誠公司作為知識密集型企業(yè)，多年來非常重視圖紙檔案管理與再利用，并隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，逐步建立起了一套成熟的圖紙檔案數(shù)字化管理模式，本文基于中冶京誠公司圖紙檔案多年來管理實(shí)踐，介紹了工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)自主摸索的圖紙檔案管理體系建設(shè)思路，對圖紙檔案數(shù)字化管理的方向進(jìn)行了分析與展望，為工程公司圖紙檔案管理體系建設(shè)提供一定的借鑒。

1工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的保存具有一定的困難性，但是在發(fā)展過程中又需要借鑒前人優(yōu)秀設(shè)計(jì)，所以再艱難的情況，也要保證檔案的保存，在此基礎(chǔ)上，工程設(shè)計(jì)圖紙檔案存在以下的特點(diǎn)。

1.1專業(yè)性

工程設(shè)計(jì)圖紙是根據(jù)建設(shè)工程的需要而設(shè)計(jì)的，在工程設(shè)計(jì)圖紙中有不同的需求，每一種需求都是要不同的專業(yè)設(shè)計(jì)，在共同約定的條件下相互聯(lián)系，構(gòu)成了一套完整的設(shè)計(jì)圖。在工程設(shè)計(jì)圖紙的保管過程中，需要進(jìn)行系統(tǒng)的分類，必須能夠按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行篩分。擁有專業(yè)性知識又愿意做檔案管理工作的人員十分的少，這導(dǎo)致了檔案管理的困難與問題。

1.2通用性和重復(fù)利用性

在實(shí)際生活中，我們看到的每一處景色似乎都不一樣，但是它們存在著共同處。在設(shè)計(jì)中，雖然存在著千千萬萬的對象需要設(shè)計(jì)，但是在許多方面，它們存在著共同處，存在一定的通用性。通過參考已經(jīng)完成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)，可以避免重復(fù)勞動(dòng)，利用已經(jīng)設(shè)計(jì)好的圖紙，可以加快設(shè)計(jì)的速度，縮短了設(shè)計(jì)的周期，提高了工作的效率，大大的降低了設(shè)計(jì)成本。

1.3數(shù)量多

工程設(shè)計(jì)圖紙是以一個(gè)工程項(xiàng)目為單位，從可行性研究開始到工程竣工結(jié)束，中間要進(jìn)行大量的設(shè)計(jì)，最終所設(shè)計(jì)出來的圖紙數(shù)量非常多，并且，每年的工程設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量在逐年增多，是其他類檔案無法相比的，這些龐大的工程設(shè)計(jì)圖紙的保存對于圖紙檔案管理人員是一個(gè)十分嚴(yán)峻的問題。

2工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

數(shù)字化管理能夠有效地解決傳統(tǒng)保存方式的弊端，它是人類社會進(jìn)步的一個(gè)體現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)方法，數(shù)字化管理有著以下的特點(diǎn)。2.1可以對工程設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行長時(shí)間保存由于工程設(shè)計(jì)圖紙的特點(diǎn)，我們不難發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)工程設(shè)計(jì)圖紙?jiān)诒４孢^程中的使用，會使圖紙變臟，容易損壞，導(dǎo)致內(nèi)容不清楚。在信息時(shí)代，我們可以將工程設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行數(shù)字化，保存在存儲介質(zhì)當(dāng)中，保證工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的長期保存，這將極大地減少紙質(zhì)文檔的使用，同時(shí)也可以解決紙質(zhì)文檔難以保存的問題。2.2提升了工程設(shè)計(jì)圖紙的管理能力工程設(shè)計(jì)圖紙存在數(shù)量大、類別多、專業(yè)性強(qiáng)的顯著特點(diǎn)，在以前的紙質(zhì)化管理當(dāng)中，如何對數(shù)量龐大的工程設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行分門別類是個(gè)難題。（1）需要大量的人員對圖紙進(jìn)行管理；（2）需要管理者具有專業(yè)知識進(jìn)行分類；（3）需要一個(gè)龐大的庫房對文檔進(jìn)行保存。這些問題在工程設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行數(shù)字化后都能有效的解決，對于數(shù)字化以后的圖紙信息，工作人員只需在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行管理。成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在存儲介質(zhì)中保管大量的信息，并具有比紙質(zhì)更高的安全性，保存時(shí)間也能夠大大的延長。上傳者在上傳過程中，添加好圖紙的屬性類別，管理者就能很簡單的對圖紙進(jìn)行分類查詢，這些都將極大地減少工程設(shè)計(jì)圖紙保管的費(fèi)用與精力。

2.3工程設(shè)計(jì)圖紙能夠進(jìn)行快捷的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

在現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)中，我們可以快速地了解到天南地北的事情，這一點(diǎn)對于工程設(shè)計(jì)圖紙同樣的適用。公司如果建立一個(gè)服務(wù)器，將工程設(shè)計(jì)圖紙保存在服務(wù)器中，在異地的其他成員只要有相應(yīng)的權(quán)限，就可以通過網(wǎng)絡(luò)連接公司的服務(wù)器，在任何地方都可以快速的查詢到所需要的圖紙及資料，使各個(gè)地方的設(shè)計(jì)人員不再受到時(shí)間與空間的限制，極大地提高了工程設(shè)計(jì)圖紙的檢索效率。同樣，各個(gè)地方的設(shè)計(jì)人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)，將自己的工程設(shè)計(jì)圖紙快速的傳輸?shù)焦镜姆?wù)器中，方便快捷的解決了資料庫擴(kuò)充的問題。工程設(shè)計(jì)圖紙網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用示意圖如圖1所示。

2.4加強(qiáng)了工程設(shè)計(jì)圖紙的變更管理

在施工過程中經(jīng)常會出現(xiàn)對圖紙的修改、補(bǔ)充或直接替換，這是設(shè)計(jì)圖紙難以避免的問題?；趫D紙檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理，設(shè)計(jì)者在異地可以直接遠(yuǎn)程對存儲在服務(wù)器端的圖紙進(jìn)行及時(shí)的修改，修改日志和不同圖紙版本都會自動(dòng)保存，解決了現(xiàn)場圖紙變更不可控這一難題，確保了終版圖的留存。2.5工程設(shè)計(jì)圖紙數(shù)字化能夠帶來潛在經(jīng)濟(jì)效益對工程設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行數(shù)字化能夠方便設(shè)計(jì)者對前人設(shè)計(jì)的優(yōu)秀作品快速的查閱，方便快捷的交出一份優(yōu)秀的設(shè)計(jì)圖紙，提高設(shè)計(jì)的質(zhì)量。一份優(yōu)秀的工程設(shè)計(jì)圖紙，能夠在保證工程質(zhì)量的前提下，用最少投資，建造出最優(yōu)秀的工程建筑，滿足用戶的需求。工程建設(shè)的投入非常龐大，建造出一個(gè)優(yōu)秀的工程，對于國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的意義。

3工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)方法

3.1提供工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化需要的硬件設(shè)備

工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化需要的硬件設(shè)備是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)保障，包括了圖紙掃描儀、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和存儲設(shè)備等。

3.2提供工程設(shè)計(jì)圖紙檔案管理軟件

圖紙檔案管理軟件是圖紙檔案數(shù)字化管理的必備工具，可從專業(yè)性、安全性、擴(kuò)展性等方面進(jìn)行選型。中冶京誠公司工程圖檔管理系統(tǒng)是一個(gè)基于SQLServer數(shù)據(jù)庫平臺的綜合性檔案管理軟件，基于客戶端操作便捷、系統(tǒng)維護(hù)及數(shù)據(jù)安全性等方面的考慮，系統(tǒng)采用了標(biāo)準(zhǔn)的Client/Server結(jié)構(gòu)與Browser/Server結(jié)構(gòu)相結(jié)合的架構(gòu)形式，系統(tǒng)共分為六個(gè)模塊：檔案管理模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊、庫體安裝模塊、升級管理模塊、安全管理模塊和Web查詢模塊，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

3.3錄入往年工程設(shè)計(jì)圖紙檔案

錄入往年的工程設(shè)計(jì)圖紙檔案是所有步驟中最為繁瑣的一步，它的任務(wù)量取決于公司往年保存的工程設(shè)計(jì)圖紙的數(shù)量與完整性。想要完成這一步需要大量的人員對往年的檔案進(jìn)行錄入，并且必須保證錄入的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)的大于每日工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的增加量，否則將大大的增加這項(xiàng)工作的時(shí)長。這一項(xiàng)工作可以通過網(wǎng)絡(luò)來解決，可以將任務(wù)分散化，通過龐大的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，交給有一定技術(shù)的人員進(jìn)行錄入，然后通過多級管理人員進(jìn)行審核收集，返回給公司，就能較為快速的解決問題。

3.4建立一個(gè)完整的管理體系

雖然數(shù)字化管理能夠大幅度的節(jié)約人力與資源成本，但是它仍然需要專人進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。它包括了工程設(shè)計(jì)圖紙審核人員、硬件設(shè)備維護(hù)人員、信息網(wǎng)絡(luò)管理人員和圖紙檔案管理人員等。

3.5培養(yǎng)專業(yè)圖紙檔案管理人才

工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理模式與以往傳統(tǒng)的簡單存、取模式已大為不同，對檔案管理人員的要求越來越高，需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識和高水平的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，因此需要培養(yǎng)專業(yè)圖紙檔案管理人才，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)操控能力，同時(shí)還應(yīng)培訓(xùn)他們掌握一定的管理知識，熟悉企業(yè)圖紙檔案管理方式和流程，甚至能夠在圖紙檔案數(shù)字化管理方向提供更合理、更高效的管理提升意見。由此可見，數(shù)字化檔案管理的藍(lán)圖規(guī)劃和設(shè)計(jì)者，應(yīng)該是專業(yè)的圖紙檔案管理人才。

4工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理發(fā)展方向

4.1數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)一體化能力

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，單一圖紙檔案管理系統(tǒng)將無法滿足企業(yè)高效生產(chǎn)的要求，與業(yè)務(wù)相結(jié)合，建立統(tǒng)一協(xié)同工作平臺，將貫穿于項(xiàng)目生命周期中所有信息檔案進(jìn)行集中、有效管理，實(shí)現(xiàn)從設(shè)計(jì)，經(jīng)審核，到出版的全過程數(shù)字化信息檔案的管理，是工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理的趨勢，只有實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、檔案管理業(yè)務(wù)一體化，避免中間過程的人工操作，才能夠做到真正的知識產(chǎn)品歸集管理，降低企業(yè)的知識成果外泄風(fēng)險(xiǎn)。

4.2數(shù)字化管理的決策能力

數(shù)字化管理能夠從根本上判別圖紙的有效性，在未來的龐大數(shù)據(jù)庫中，計(jì)算機(jī)能夠從各種信息中構(gòu)建設(shè)計(jì)圖紙中的設(shè)計(jì)方案，通過龐大的計(jì)算能力計(jì)算出設(shè)計(jì)圖紙中的不足部分，評判設(shè)計(jì)圖紙的有效性。從而盡早一步的認(rèn)識到工程建設(shè)中需要更改的部分，這將極大地有利于減少在工程建設(shè)中遇見的問題。

4.3企業(yè)的國際交流能力

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)在，與國際的接軌無法避免，通過與國外知識的交流，可以擴(kuò)大企業(yè)的能力，有助于世界的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)，我們能消除語言的障礙，更加容易與國外進(jìn)行交流。使企業(yè)進(jìn)行國際化是未來發(fā)展的必然趨勢，我們要提前做好準(zhǔn)備，為企業(yè)的未來做更多的準(zhǔn)備與規(guī)劃，才能更好地面對未來的發(fā)展。5結(jié)束語工程設(shè)計(jì)圖紙檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的必經(jīng)之路，通過檔案數(shù)字化的發(fā)展，企業(yè)能夠從中獲取巨大的效益，它包括了人力資源、時(shí)間資源和材料資源，這些資源的節(jié)約能夠加快國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步，為世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做更多的貢獻(xiàn)。中冶京誠公司工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理已初見成效，初期就實(shí)現(xiàn)了包括歷史圖紙檔案在內(nèi)的所有圖紙檔案的數(shù)字化管理，目前已擴(kuò)展到了科技檔案、文書檔案、圖書期刊、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等各類信息檔案的管理，實(shí)現(xiàn)了常用信息檔案的收集與集中管理；同時(shí)，利用信息技術(shù)，大大提高了這些資料的檢索效率，間接提高了生產(chǎn)效率。相信隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的來臨，這些沉淀、積累的知識財(cái)富會成為公司大數(shù)據(jù)級應(yīng)用的寶貴資源池，未來提高圖紙檔案數(shù)字化管理水平，提供更快捷、更有效、更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)服務(wù)，是工程設(shè)計(jì)圖紙檔案數(shù)字化管理的發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)

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