導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理學(xué)基礎(chǔ)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng);高校

中圖分類號:G647文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)07-0254-02

高校學(xué)籍檔案管理是學(xué)校學(xué)生管理的重要組成部分,學(xué)籍檔案管理是一項繁雜而又事務(wù)性很強的工作。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的逐年增加,部分院校的校外教學(xué)點或分校區(qū)的增加,原來基于小型數(shù)據(jù)庫的、半手工操作的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已難以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。因此,運用先進的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料計算機管理學(xué)籍檔案,以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學(xué)生的各類信息,及時了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況,使不同部門、系部的分級管理達到資源共享,協(xié)同管理,實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。因此,我們根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢和高校學(xué)籍檔案管理的需要,對網(wǎng)絡(luò)版的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)進行了初步探討。

一、高校學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的動因

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進入管理系統(tǒng)查閱自己需要的信息。網(wǎng)上利用的開展,將會使學(xué)籍管理工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,進入極好的良性循環(huán)之中。以往學(xué)籍管理人員的手工工作可以減少,甚至平時查閱工作可取消,工作人員有更多的時間用于電子數(shù)據(jù)整理工作。

其次,使高校學(xué)籍檔案管理工作變得方便、快捷、高效。網(wǎng)絡(luò)化信息使各職能部門能及時獲取學(xué)生各種異動信息,盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上各相關(guān)職能部門將學(xué)生學(xué)籍處理、繳費情況都輸入到計算機中,各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上查閱自己相關(guān)的信息,并標注處理意見,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)焦芾硐到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而協(xié)調(diào)各部門工作,大大提高了各部門的工作效率。而通過網(wǎng)上計算機管理的數(shù)字化學(xué)籍管理能隨時準確反映學(xué)生當前的情況,為領(lǐng)導(dǎo)提供有力數(shù)據(jù)支撐。

二、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想

根據(jù)當前高校學(xué)籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢,以及我院學(xué)籍管理的實際情況,我們提出了建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學(xué)籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學(xué)生入學(xué)、在校期間學(xué)籍管理到畢業(yè)發(fā)證等全過程實現(xiàn)“一條龍”學(xué)籍檔案信息化管理。

1.學(xué)籍信息管理模塊的構(gòu)成。學(xué)籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù),而且可以從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料,按不同系所、專業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號,建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫?？梢愿鶕?jù)不同條件快捷地查詢各年級、各專業(yè)的學(xué)生情況,并進行學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍異動管理。學(xué)生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進行導(dǎo)入、導(dǎo)出處理。

利用現(xiàn)代管理手段,將高校各管理部門的數(shù)據(jù)信息圍繞相關(guān)業(yè)務(wù)建立應(yīng)用性的網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián),做到銜接緊密,共享資源。這樣有利于高校節(jié)省管理費用,有利于各種信息的查詢。

(1)入學(xué)編號統(tǒng)一。不少高校學(xué)生基本信息在學(xué)生處電子檔案有一套編號(即學(xué)號),而教務(wù)處根據(jù)學(xué)生的入學(xué)情況和班級情況也有一套編號(即考號)。學(xué)生在填制各種表格及證件時有時要用學(xué)號,有時要用考號。學(xué)生弄不清什么時候該用考號,什么時候該用學(xué)號。在新生入學(xué)編班后,學(xué)生處根據(jù)學(xué)生的年級、系別、專業(yè)和班級統(tǒng)一編制一年學(xué)號,轉(zhuǎn)入教務(wù)成績管理學(xué)生基本信息庫中。此庫通過與學(xué)生處的電子檔案庫建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,使學(xué)生處的電子檔案庫與教務(wù)處的共享,這樣即使學(xué)生發(fā)生了學(xué)籍異動,也可查出其異動的源目的的班級。這個學(xué)號還可與財務(wù)處、后勤管理等部門建立關(guān)聯(lián),實行學(xué)生在校各編號的統(tǒng)一。

(2)收費庫資源共享。有些高校學(xué)生重修(補考)交費要到教務(wù)處查詢后,填制重修清單上財務(wù)處交費。學(xué)生輸入各種手續(xù)要跑遍各相關(guān)管理部門,既浪費了學(xué)生的時間又給管理部門工作人員增加了工作難度。對于上述煩瑣的事務(wù),利用網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)可以簡潔、方便地解決。學(xué)生處的學(xué)生基本信息庫通過網(wǎng)絡(luò)與教務(wù)處、財務(wù)處建立關(guān)聯(lián),實行資源共享。學(xué)生參加了重修成績合格后,重修數(shù)據(jù)庫里就會自動刪除信息。同樣,學(xué)生學(xué)籍異動等從信息庫中直接更改,與教務(wù)處信息庫、財務(wù)處收費庫建立網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)。學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢自己的欠費額,使學(xué)生辦理各種手續(xù)更加簡潔,也提高了各部門之間的工作效率。

2.成績管理模塊的構(gòu)成。成績管理模塊把過去單機版的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績庫,庫里有學(xué)號、姓名、系所、培養(yǎng)層次、班級、專業(yè)等字段,可供查詢學(xué)業(yè)成績用。在滿足不同的條件下,可以統(tǒng)計不同年級、不同專業(yè)的學(xué)業(yè)成績、年級排名,各種數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、制作、打印等。

3.成績報送。各科考試完畢,相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)”,錄入學(xué)生成績并進行試題分析、打印學(xué)生成績頻數(shù)圖及成績冊,同時將考試成績從網(wǎng)上“提交”給教務(wù)處,教務(wù)處審核后,再將成績“提交”到學(xué)校學(xué)生總成績庫,有關(guān)人員即時可在校園網(wǎng)各終端機上查閱學(xué)生的考試成績。

4.學(xué)籍信息資料查詢。各終端用戶,如不同系部、教研室及相關(guān)部門人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢在校學(xué)生人數(shù)、學(xué)生的個人資料和各科成績;學(xué)生可以通過校園網(wǎng)查閱并校對自己的學(xué)籍資料,查詢各科學(xué)業(yè)成績;學(xué)生的在學(xué)成績單、學(xué)生證、考試證和學(xué)籍卡等可以打印出來;各相關(guān)部門、政治輔導(dǎo)員可在校園網(wǎng)上查閱學(xué)生的補考、重修人數(shù)、考試成績、平均成績、打印學(xué)生成績冊等。

學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用,可以避免數(shù)據(jù)錄入過程的人為誤差,減少重復(fù)勞動,提高工作效率。同時,它與其他的教學(xué)管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享,實現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。

三、系統(tǒng)模式應(yīng)用構(gòu)想

1.采用客戶機/服務(wù)器(Client/Server)體系結(jié)構(gòu)模式。客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計算機系統(tǒng)連接起來,系統(tǒng)把這些計算機根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比,其主要的不同點在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分,如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫,并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務(wù)器)分別執(zhí)行,共同實現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面,當前臺需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時,工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器(Server)發(fā)出請求,服務(wù)器即對此做出響應(yīng),并把處理的結(jié)果返回給前臺,這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的客戶(Client)。

C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式,不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng),它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在,并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢,但它對具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無嚴格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構(gòu)造起實用C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心,硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

1.學(xué)籍檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet/Web技術(shù)基礎(chǔ)上,也就是說,選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C/S體系結(jié)構(gòu),還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力,又要有較強的安全控制能力,同時還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng),并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力。現(xiàn)在高校學(xué)籍部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase、FoxBASE、FoxPro等編寫,這些程序嚴格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸,作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的,但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng),它們無論在功能上,安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng),多種硬件平臺的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行,具有客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點,而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具(ODBC驅(qū)動程序)、數(shù)據(jù)庫――Web連接軟件,使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。

四、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用

1.學(xué)生基本信息檔案的建立。學(xué)生基本信息檔案的建立,從招生庫里將部分學(xué)生資料導(dǎo)入基本信息庫外,再由學(xué)生填寫學(xué)籍表,管理人員把學(xué)籍表中的其他資料補錄進數(shù)據(jù)庫中。新系統(tǒng)的使用,不但可以簡化這項工作的步驟,而且使收集到的學(xué)生資料更加準確。新系統(tǒng)除了從招生庫中導(dǎo)入學(xué)生資料外,可以讓學(xué)生用自己的權(quán)限在校園網(wǎng)上登錄該系統(tǒng),查看、校對并按要求補齊自己的基本信息,確認無誤后將資料直接提交到基本信息資料庫(只能提交一次),即完成學(xué)生基本信息檔案的建立。這一操作將原來集中錄入數(shù)據(jù)的繁雜做法變成分散性的由學(xué)生自己操作的簡易做法,在目前學(xué)生年年增加而管理人員沒有增加的情況下,對高校學(xué)籍檔案管理工作是非常有幫助的。

2.學(xué)生學(xué)籍資料的查詢 、統(tǒng)計、上報達到資源共享。網(wǎng)絡(luò)版學(xué)生綜合信息系統(tǒng)的信息統(tǒng)計查詢模塊可以實現(xiàn)資源共享,讓不同系部、有關(guān)部門及學(xué)生查詢、打印有關(guān)學(xué)生的學(xué)籍資料。學(xué)籍管理部門每學(xué)期初將在校生人數(shù)一覽表制作好放在系統(tǒng)的查詢模塊,學(xué)校各有關(guān)部門即可登錄該系統(tǒng)查詢在校學(xué)生人數(shù);學(xué)生學(xué)籍異動情況在該系統(tǒng)中也能及時處理并反饋在校園網(wǎng)上供政治輔導(dǎo)員、相關(guān)部門查詢、了解,以便他們掌握學(xué)生的最新資料。政治輔導(dǎo)員可以查看學(xué)生的個人成績、班級成績、學(xué)年平均成績、畢業(yè)平均成績及排名等,不用像過去那樣要到教務(wù)處才能得到學(xué)生的有關(guān)資料;學(xué)生可以上網(wǎng)查看自己的考試成績、補考成績、補考門次等。

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關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理工作，價值，改進

 

學(xué)校管理是一項非常復(fù)雜的工作，它涉及方方面面各個主體，需要協(xié)調(diào)各式各樣不同的關(guān)系。概括來看，總體上它可分為硬件管理和軟件管理。硬件主要是指校產(chǎn)和人力資源；包括學(xué)校的固定資產(chǎn)，流動資產(chǎn)，人才儲備等等；軟件方面主要包括校方的辦學(xué)目標設(shè)定、學(xué)校的規(guī)章制度以及教學(xué)資源配置、教學(xué)計劃的實施還有教育教學(xué)系統(tǒng)監(jiān)控等事項。如何系統(tǒng)的管理這兩個方面，是每一個學(xué)校管理者都需要認真細致思考的問題。能否合理有效的解決這一問題，是高校管理水平衡量的重要標準。在進行高校硬件和軟件管理中，檔案的管理尤為重要，筆者認為，檔案管理是高校管理中至關(guān)重要的一環(huán)，只有建立了良好的檔案管理制度，才能有效的實現(xiàn)硬件管理和軟件管理，同時，通過檔案管理，也可以使硬件管理和軟件管理得到有效的溝通與協(xié)調(diào)，共同形成一個完善嚴密的學(xué)校管理體系，為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，使教職員工能夠充分發(fā)揮出自身的工作積極性?？梢哉f，一個良好的學(xué)校檔案管理體制，是一個良好的學(xué)校管理體系的基礎(chǔ)。

檔案是各類組織所必須的，系統(tǒng)記錄其運行過程的資料。檔案可以是書面文件，視頻、音頻資料，甚至電子記錄等等。依靠這些記錄，各類組織可以對其以往的工作進行總結(jié)，得出經(jīng)驗，提出對策，更好的實現(xiàn)自身的發(fā)展。學(xué)校檔案是學(xué)校從事教學(xué)活動和行政管理積累起來的資料，是具有保存價值和使用價值的歷史記錄。學(xué)校在日常管理中會形成各種檔案，如黨政文書檔案、教育教學(xué)檔案、教師個人業(yè)務(wù)檔案、儀器設(shè)備檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案、校辦工廠檔案等。學(xué)校檔案，是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的歷史見證。它記載了學(xué)校教育事業(yè)各方面的變革與發(fā)展的歷程，積聚了校內(nèi)教職員工和學(xué)生勞動創(chuàng)造的成果與貢獻，是學(xué)校的寶貴財富。因此，重視學(xué)校檔案工作的發(fā)展，建設(shè)系統(tǒng)、完善的學(xué)校檔案體制，是實現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的重要途徑?，F(xiàn)代社會是一個分工明確的嚴密的社會體系，一切優(yōu)秀的組織管理都要落腳于制度建設(shè)。在職業(yè)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，形成一套有特色的檔案管理制度，無疑是其在激烈的教育競爭中脫穎而出的有效方式。因此，重視檔案制度的建立與完善，是職業(yè)學(xué)校發(fā)展壯大的必經(jīng)之路。

學(xué)校的檔案管理體系建設(shè)不是一蹴而就的。事實上，任何學(xué)校都有自己的檔案管理制度，只是不同的學(xué)校其制度完善程度不同。一所優(yōu)秀的學(xué)校，必然配有優(yōu)秀的檔案管理制度，這些檔案的保存與使用，是學(xué)校一步一步發(fā)展的見證與資源。只有總結(jié)檔案中所記載的各類經(jīng)驗，在過去工作的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新與改善，才是學(xué)校賴以長期進步的有力支撐。

如何做好檔案的管理工作，使之為學(xué)校發(fā)展提供支持呢？筆者認為，以下幾個方面是比較重要的措施，有關(guān)學(xué)校尤其是各類職業(yè)技術(shù)學(xué)?？梢赃M行一定的嘗試，從而總結(jié)經(jīng)驗，為自身發(fā)展打下基礎(chǔ)。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。

首先，學(xué)校要在思想上重視檔案工作。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校檔案工作的重要性不言而喻，但是，不可否認，檔案工作的關(guān)注程度在職業(yè)技術(shù)學(xué)校還并不是十分引人注目。職業(yè)技術(shù)學(xué)校的定位是為社會提供技術(shù)性人才，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)往往重視學(xué)生技能的培養(yǎng)，就業(yè)渠道的擴寬，師資力量的改善，對于學(xué)校內(nèi)部管理中的檔案方面，給予的重視一般不足。一個職業(yè)學(xué)校的發(fā)展，必然要總結(jié)經(jīng)驗，改正問題。如何達到這個目標，就需要查閱有關(guān)檔案。建議職業(yè)學(xué)校建立起跟蹤檔案制度，在學(xué)生檔案方面下大力氣，加大力度，為每個學(xué)生都建立起一份個人檔案，通過對學(xué)生個人檔案的管理，人性化的教育學(xué)生。細化學(xué)生檔案的項目，加強學(xué)生檔案的管理，不能只滿足于常規(guī)項目，要在學(xué)生檔案項目上有所創(chuàng)新，有所改善，力求每個學(xué)生的成長細節(jié)，在檔案中都有所體現(xiàn)。有了這樣完整的學(xué)生檔案，學(xué)校就可以總結(jié)以往的教學(xué)經(jīng)驗，為已畢業(yè)的學(xué)生提供更多有力的幫助，從而為國家培養(yǎng)更多更好的人才。

其次，在管理方式上，要有所創(chuàng)新。應(yīng)該在學(xué)校內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)。筆者認為，雖然目前職業(yè)學(xué)校的機構(gòu)設(shè)置較為精簡，一般來說，沒有專門的檔案管理機構(gòu)這樣的編制。很多學(xué)校也認為，專門設(shè)置一個科級（副科級）檔案管理機構(gòu)意義不大，對學(xué)校的有限的資源是一種浪費。即使是在高等院校，也一般不會設(shè)置一個獨立的處級（副處級）的檔案管理機關(guān)，檔案的管理，可以由圖書館，或者辦公室下設(shè)科級機構(gòu)進行管理。職業(yè)院校由于規(guī)模限制，設(shè)置獨立的檔案管理機構(gòu)不太現(xiàn)實。筆者認為，獨立的檔案管理機構(gòu)的設(shè)置，在某些規(guī)模較大的職業(yè)院校是有可行性的。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。由于規(guī)模較大的職業(yè)院校往往學(xué)生數(shù)目眾多，如果僅僅依靠幾個檔案管理員就想把這些檔案管理好，可行性不大。論文參考，學(xué)校檔案管理工作?，F(xiàn)實中往往是檔案管理員或者根本不負責任，或者有心無力，無法落實良好的檔案管理制度。論文參考，學(xué)校檔案管理工作。試想，幾千個學(xué)生的檔案，由幾個人管理，這原本就是一項非常復(fù)雜的工作。而有些學(xué)校的檔案管理人員還可能是兼職的，這更不利于檔案管理的高效以及準確。筆者認為，檔案管理是學(xué)生管理的重要部分，在校期間記錄學(xué)生成長過程，有利于學(xué)校對學(xué)生因材施教，學(xué)生畢業(yè)以后，其檔案也會對其工作的落實產(chǎn)生重要的作用。如果學(xué)校在這個工作上有所疏漏，其后果不亞于授課過程中的消極講授，學(xué)生的能力和優(yōu)點，也許因為檔案的疏忽，無法得到體現(xiàn)。事實上，由于學(xué)校對檔案工作的忽視，導(dǎo)致學(xué)生對自己檔案也漠不關(guān)心，使自己在就業(yè)中喪失了一些機會，這都是教學(xué)管理工作人員應(yīng)該予以高度重視的問題。筆者認為，在大型職業(yè)學(xué)校中設(shè)置獨立檔案管理科，配備專職、高素養(yǎng)的工作人員是十分必要的，這關(guān)系到學(xué)生的就業(yè)和學(xué)校的管理，建立起專門的管理機構(gòu)，才能落實學(xué)校的檔案管理制度，否則，即使檔案管理制度是良好的，對學(xué)校的管理也不會有太大的推動作用。

再次，在檔案管理制度上也要所有創(chuàng)新，有所側(cè)重。要明確檔案管理工作的重要性，建立健全檔案工作管理體制,完善檔案工作各項制度,要細化檔案管理

摘要做到立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施、開發(fā)利用有目標等等。只有制度建立合理高效，制度落實有保證，才能說明我們的檔案管理制度是有效的。

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Abstract: This paper makes a brief introduction about relations between links of archives work such as collection, organizing, appraisal, calculation and utilizing, and the related quantative study.

關(guān)鍵詞:檔案工作;諸環(huán)節(jié);定量研究

Key words: archives work;links;quantative study

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0143-01

檔案管理學(xué)“是一門研究文書檔案或歷史檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等諸環(huán)節(jié)的相互關(guān)系、工作原則、方式方法和科學(xué)管理全過程的科學(xué)科目”。經(jīng)過廣大檔案工作者多年的努力,這門學(xué)科已形成體系。為了適應(yīng)新形勢的需要,提高學(xué)科的科學(xué)水平,筆者認為,加強檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和利用諸環(huán)節(jié)間的定理研究,是檔案管理科學(xué)研究工作中應(yīng)該引起重視的一個問題。

辯證唯物主義的原理告訴我們,世間一切事物都是質(zhì)和量的統(tǒng)一體。它們彼此緊密聯(lián)系,不可分割。同志指出:“對情況和問題一定要注意到它們的數(shù)量方面,要有基本的數(shù)量的分析。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量,沒有數(shù)量也沒有質(zhì)量”這就是說,要認識事物,既要把握它的質(zhì),還要把握它的量。如果把確定事物的質(zhì)叫做定性,那么把握事物的量就叫做定量。定性是定量的基礎(chǔ),定量則使定性更加準確,使認識更加深入。

在檔案收集工作中,根據(jù)檔案形成機關(guān)對其所產(chǎn)生檔案需要經(jīng)常查找利用的特點,“檔案館不能過早地收集現(xiàn)行機關(guān)的檔案,只有在條件成熟后,即在檔案形成機關(guān)不再經(jīng)常查找利用時,再有計劃的、有步驟地收集需要長期和永久保存的檔案”。這里,“不再經(jīng)常查找利用”,就涉及到量的分析。我們都知道,在圖書情報學(xué)界,文獻老化規(guī)律,常用C(T)=Ke-At這一負指數(shù)函數(shù)來描述{c(t)表示T的文獻的利率,k是常數(shù),e是自然對數(shù)底數(shù),a是老化率}。這一定量描述,基本反映了文獻老化的規(guī)律,對圖書情報各環(huán)節(jié)的工作均有指導(dǎo)作用。檔案室檔案文件的利用規(guī)律當然不能照搬此公式,但檔案形成機關(guān)對其形成檔案的利用頻率,是應(yīng)有其固有規(guī)律的。探求出這一變化規(guī)律的定量描述,對確定檔案室“不再經(jīng)常查找利用”的檔案文件需要向檔案館移交的合同期限,是有指導(dǎo)意義的。

檔案工作各環(huán)節(jié)中量的表現(xiàn)還可以舉出很多,都有待我們深入的定量研究。這種定量研究就是要用數(shù)學(xué)的方法對各環(huán)節(jié)的數(shù)量表現(xiàn)進行分析研究,從而更好地把握它們之間的聯(lián)系,以提高對檔案工作規(guī)律的認識。比較準確地回答和解決檔案工作中的實際問題。

馬克思說:“一種科學(xué)只有在成功地運用數(shù)學(xué)時,才算達到真正完善的地步”。以探討和研究檔案工作規(guī)律性為已任的檔案管理學(xué),加強檔案諸環(huán)節(jié)間的定量研究,必須大大提高學(xué)科的科學(xué)水平。這既是檔案理論研究的需要,也是檔案實際工作的需要。

檔案管理實際上是一門管理科學(xué)。對檔案實現(xiàn)有效的科學(xué)管理應(yīng)是它要解決的中心課題。檔案管理作為一個系統(tǒng)存在于人類社會生活中,受社會各種因素的制約。因此,對影響檔案工作各環(huán)節(jié)的各種社會因素進行綜合平衡,挖掘潛力,提高效率,提高服務(wù)水平,應(yīng)該是檔案管理工作者追求的目標。

一個檔案機構(gòu),在處理檔案諸環(huán)節(jié)關(guān)系時,怎樣根據(jù)特定的條件,確定它應(yīng)擁有的人力(人員的數(shù)量,知識、年齡結(jié)構(gòu))、物力(檔案、設(shè)備)和財力(經(jīng)費),以及它們之間恰當?shù)臄?shù)量聯(lián)系,并將它們充分運用起來,提高檔案工作的效率,滿足各界對檔案的利用,使檔案發(fā)揮最大社會效益,是檔案管理學(xué)應(yīng)該回答的問題。

要達到上述目標,定量研究是不可缺少的研究方法。建立檔案諸環(huán)定量研究,必將大大推動檔案工作,檔案的作用必將得到更充分地發(fā)揮,檔案管理工作的水平必將進一步的提高。

要對檔案工作各環(huán)節(jié)進行定理研究,圓滿解決檔案工作中各種理論問題和實際問題,實現(xiàn)檔案工作有效的科學(xué)的管理只滿足于對檔案諸環(huán)節(jié)進行一般的統(tǒng)計顯然是很步夠的,只對檔案工作過程進行概略性的、方向性的、結(jié)論性的描述是不能令人滿意的。檔案工作發(fā)展的實踐表明,除現(xiàn)有統(tǒng)計工作基礎(chǔ)外,還需逐步運用各種數(shù)學(xué)方法,包括現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法和計算技術(shù)來描寫、分析檔案諸環(huán)節(jié)間的相互關(guān)系,才可深入揭示檔案工作規(guī)律。

一般地講,檔案的定量研究至少應(yīng)包括這樣一些步驟:根據(jù)研究的目標,確定必要的統(tǒng)計項目;對統(tǒng)計來的數(shù)據(jù)進行綜合分析;在此基礎(chǔ)上,建立各種數(shù)學(xué)模型,對建立的數(shù)學(xué)模型分析求解,尋求最優(yōu)化的結(jié)果;最后,以此來評價、改進和指導(dǎo)檔案工作。

為了進一步推進檔案學(xué)的定量研究,筆者認為:

①必須進一步加強檔案統(tǒng)計工作。隨著《檔案工作基本情況統(tǒng)計年報》的頒發(fā),全國各級檔案部門開始實行統(tǒng)一的檔案工作制度。這一措施的認真執(zhí)行,對推動檔案統(tǒng)計工作,實現(xiàn)檔案學(xué)的定量研究,無疑有重要作用。

②建立完善的檔案學(xué)基本概念體系。這是數(shù)學(xué)方法在《檔案管理學(xué)》研究中能否取得成果的必要條件。當前,加強檔案標準的制定工作,顯得尤為迫切。

③改革檔案教育。在檔案教育中,增加一些數(shù)學(xué)和系統(tǒng)論、信息論、控制論等基礎(chǔ)知識教育是必要的。培養(yǎng)具有新型知識結(jié)構(gòu)的檔案專業(yè)人才,是檔案管理學(xué)研究深入的關(guān)鍵。

④認真學(xué)習(xí)和研究鄰近科學(xué),諸如圖書館學(xué)、情報學(xué)中運用定量分析的成功范例。

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關(guān)鍵詞：計算機管理學(xué)籍檔案立卷 歸檔

為此本人認為利用計算機技術(shù)管理學(xué)籍檔案工作是大勢所趨，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

一、簡化學(xué)籍檔案立卷歸檔程序

在學(xué)籍管理工作中，要形成案卷移交目錄及卷內(nèi)文件目錄；在檔案管理工作中，又要建立各種案卷、文件檢索目錄。這是對基本相同的內(nèi)容進行不同排列組合的重復(fù)勞動，但又是手工管理難以解決的實際問題。每年級一次的立卷工作是學(xué)籍管理人員不輕的工作負擔，而案卷質(zhì)量卻不盡人意。計算機的應(yīng)用給人們帶來了便利，不但可以數(shù)據(jù)共享，還可以提高立卷工作的質(zhì)量和效率。從目前計算機的功能和立卷工作的需求來看，全部自動化是不可能的，但有不少工作由計算機替代能夠提高工作質(zhì)量和效率，減少勞動力投入。這是計算機輔助立卷使用價值的基礎(chǔ)、實現(xiàn)信息共享。學(xué)籍管理和學(xué)籍檔案管理是屬于不同部門的兩項工作，職能和工作規(guī)范不盡相同；學(xué)籍管理、學(xué)籍信息立卷和學(xué)籍檔案管理又是三個緊密相聯(lián)的工作環(huán)節(jié)，所需要的數(shù)據(jù)項目也有所差異；同時，信息案卷的內(nèi)容就是學(xué)籍檔案信息管理的基礎(chǔ)和依據(jù)。[1]

二、學(xué)籍檔案的組成

計算機輔助立卷是通過建立并管理學(xué)籍案卷實現(xiàn)信息共享和輔助完成紙質(zhì)學(xué)籍信息立卷工作的。紙質(zhì)學(xué)籍檔案卷是由案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和排列有序的文件組成。信息案卷是以紙質(zhì)案卷為基礎(chǔ)，以案卷、文件目錄為依據(jù)，以實現(xiàn)目錄信息共享和進行輔助立卷為目的建立起來的。信息案卷由案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)組成。而且，可能某一階段沒有，也可能某一數(shù)據(jù)沒有；既可以調(diào)用已有數(shù)據(jù)，也可以隨時進行補充，目錄是信息案卷的基礎(chǔ)，文件內(nèi)容是信息案卷的完善，是學(xué)生學(xué)籍計算機管理的關(guān)鍵標志。我們可以用學(xué)生學(xué)籍計算機管理的關(guān)鍵標志作為立卷過程中學(xué)籍檔案的“立卷標識”。

從整體上看，案卷是對歸檔文件逐級分類的結(jié)果；從個體上看，案卷是具有某些共同屬性的文件的集合。將全宗檔案、分類檔案以不同的方式編制在程序中，并為每個案卷及其卷內(nèi)文件目錄確定一個獨有的立卷標識，就可以自動組成信息案卷。每個案卷的組成和每份文件的歸屬應(yīng)允許人工調(diào)整。卷內(nèi)文件目錄既可以在信息案卷內(nèi)調(diào)用已有的數(shù)據(jù)，也可以直接進行增加和補充。用計算機確定立卷標識包括確定字段和賦予數(shù)據(jù)，在建立信息案卷的同時，由計算機系統(tǒng)自動為文件目錄加標志。[2]

學(xué)籍信息材料應(yīng)依序排列在一起，如正考成績、補考成績、必修課成績、選修課成績、實踐環(huán)節(jié)成績應(yīng)按教學(xué)計劃的順序和時間的先后排列。在卷內(nèi)文件目錄中，序號、文號、日期和頁號等都可以實現(xiàn)自動排序，并生成表示排序結(jié)果的序號或頁號，排序結(jié)果應(yīng)允許人工調(diào)整。信息案卷卷內(nèi)文件目錄的序號、頁號必須與學(xué)籍案卷完全一致，這樣才能保證信息案卷的真實和提供利用的方便。

可提取學(xué)籍計算機管理中的有關(guān)數(shù)據(jù)如教學(xué)班編號，學(xué)生學(xué)號等信息，結(jié)合全宗檔案案卷分類方案分別編制到專用程序中，就可以實現(xiàn)自動排序，排序結(jié)果允許人工調(diào)整。由于學(xué)籍管理體制中的教學(xué)班編號和學(xué)生學(xué)號的唯一性和連續(xù)性，完成了立卷教學(xué)班學(xué)籍檔案之間的編號及學(xué)生學(xué)籍檔案編號之間銜接的唯一性和連續(xù)性，避免了空號和重號。

按照檔案管理的規(guī)定并結(jié)合實際需要，將表格式樣編到程序中去，從學(xué)籍計算機管理數(shù)據(jù)庫中提取項目名稱、數(shù)據(jù)來源和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系等等，就可以進行各種數(shù)據(jù)加工，生成并輸出各種目錄與表格。對軟質(zhì)封面也可用計算機打印。利用學(xué)籍計算機管理簡化立卷，可以提高立卷標準的準確性，采用新的學(xué)籍管理模式，利用現(xiàn)代化手段進行學(xué)籍檔案管理，為信息資源的共享創(chuàng)造了有利條件。[3]

三、簡化學(xué)籍檔案立卷的過程

如何更為準確、高效、安全地實現(xiàn)計算機輔助高校學(xué)籍檔案管理，在實際工作中，不少學(xué)籍檔案管理工作人員沒有經(jīng)過檔案管理的正規(guī)培訓(xùn)，對學(xué)籍檔案的歸檔范圍不明確，沒有根據(jù)學(xué)籍檔案的分類標準來劃定收集內(nèi)容，很容易造成學(xué)籍檔案材料缺失和不全。同時，由于沒有按照學(xué)籍檔案的要求來整理和歸類學(xué)生學(xué)籍檔案，導(dǎo)致對學(xué)生在校期間形成的文件材料沒有進行全面清理、分類和編目，對這些文件材料缺乏價值判定和歸檔。此外，使用計算機輔助管理學(xué)籍檔案不同于以往對紙質(zhì)文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外。還需要對計算機及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用具備一定的認識。有相當多的學(xué)籍檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化，缺乏計算機技術(shù)知識，不能準確、規(guī)范地錄入學(xué)生的基本信息，導(dǎo)致學(xué)生基本信息錯誤、缺失。計算機技術(shù)的普及和發(fā)展較好的解決了相關(guān)問題。從最初使用電子表格簡單地保存學(xué)生學(xué)籍信息、成績數(shù)據(jù)到使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)保存數(shù)字化學(xué)籍檔案，提供檢索、分析功能，以至現(xiàn)今通過互聯(lián)網(wǎng)使學(xué)生可以足不出戶地進行網(wǎng)上報名、注冊學(xué)習(xí)及查詢考試成績等，使得計算機輔助管理學(xué)籍檔案是逐漸發(fā)展的過程。

四、簡化學(xué)籍檔案的作用

在新生入學(xué)時，首先用數(shù)碼照相技術(shù)對學(xué)生的外貌特征進行記錄和確認，用數(shù)據(jù)庫技術(shù)錄入、保存、檢索、查詢、統(tǒng)計學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)、考試成績、畢業(yè)和學(xué)位獲得等情況；使用電子文稿發(fā)放、保存、查詢學(xué)籍管理的各種文件和學(xué)生的基本情況等。計算機的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式，使得原本復(fù)雜的學(xué)籍檔案管理進入信息自動化的新領(lǐng)域。利用計算機輔助管理學(xué)籍檔案能減輕檔案管理工作的強度、提高檔案管理工作的效率，并能減少檔案管理工作的失誤。由于計算機技術(shù)發(fā)展是一個逐步開發(fā)、完善的過程，同時使用該技術(shù)的學(xué)籍檔案管理人員也有逐步學(xué)習(xí)應(yīng)用的階段。

五、提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

在信息技術(shù)發(fā)展的今天，學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員存在著知識結(jié)構(gòu)老化、服務(wù)技能單一的現(xiàn)象。僅憑原有的知識、技能、經(jīng)驗很難適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的要求，因此學(xué)籍檔案管理人員必須進行專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使之掌握學(xué)籍檔案管理的法律法規(guī)及教育部相關(guān)文件，在了解計算機技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化社會對學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求。

參考文獻：

[1] 陳巧凡.電大學(xué)籍檔案管理存在的問題與對策 [J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊.2005（4）.

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[3] 吳肖瑋。實施計算機檔案管理存在的問題與對策[J]。山西檔案，2005（6）.

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1.傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理的不足

學(xué)生檔案管理在一個教育單位非常重要的，也是不可或缺的。它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說都非常重要，所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該為使用者提供非常多的信息，以供他們選擇，同時還有簡單方便的查詢手段。然而，從古以來，人們都是使用傳統(tǒng)人工的方式來管理學(xué)校檔案，這種方式存在著很多的不足和缺陷：

1.1低效率

傳統(tǒng)的方式來整理學(xué)生檔案會花費很多的時間，因為大量的信息人們整理起來非常艱難，嚴重降低檔案管理工作人員的工作速度。

1.2易透漏信息

以前，人們使用傳統(tǒng)的方式來整理資料，由于接觸的人比較多，這就使學(xué)生檔案的信息容易泄露，保密性降低。

1.3查找，更新不容易

使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，一旦文件積累時間長，將會積壓大量的檔案文件，對于工作人員來說，增加了查找與更新信息的難度。

2.信息化檔案管理的特點

2.1信息化管理的方便性

現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)用是用電腦來處理的，可以對檔案進行分類，使人們更方便的查詢，以獲得自己所需要的信息。同時電腦內(nèi)有大量的內(nèi)存，可以存儲大量的檔案信息，并可以通過電腦技術(shù)對檔案進行修改，從而使管理工作更加有效。

2.2對檔案管理工作人員的要求變高

學(xué)校檔案工作人員必須喜歡自己的工作，熟悉自己的工作內(nèi)容，這樣才能做好自己的工作。更重要的是心細，具有保密意識。除上述之外，這項工作還要求工作人員具有熟練地掌握計算機的能力，并且對所需軟件能熟練地使用?，F(xiàn)在是信息化的時期，信息化管理是至關(guān)重要的。要想跟上社會發(fā)展，必須解決其發(fā)展過程中的問題，必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，使管理人員的知識面加大，調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)。這樣才能提高檔案工作者知識水平以適應(yīng)這份工作。

2.3檔案管理信息化應(yīng)用的缺陷

現(xiàn)代化檔案管理工作尚處于早期發(fā)展階段，并不完善，還需要在管理過程中不斷的改進并加以適應(yīng)。計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用。新檔案的產(chǎn)生伴隨很多新載體的產(chǎn)生，因此出現(xiàn)了新型檔案載體歸檔和保管的問題。國家目前沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規(guī)范標準，也沒有從法律上予以明確規(guī)定。

3.信息化檔案管理的意義

現(xiàn)在我國學(xué)生的檔案管理還是使用紙質(zhì)版，并沒有什么其他形式。然而，這樣的形式并不適應(yīng)現(xiàn)在的社會了，因為耗費了大量的人力，同時也需要大量的物力。在現(xiàn)在的社會，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被信息化的管理逐步取代了。進行信息化的學(xué)校檔案管理有著及其重要的意義。信息化的檔案管理系統(tǒng)有著很大的內(nèi)存，可以存儲很多的學(xué)生檔案，并且能夠有效的管理學(xué)校檔案，并且更具安全性.

4.實現(xiàn)信息檔案管理應(yīng)用的方法

為適應(yīng)當前社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)近快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，使用檔案管理信息化。

4.1提高學(xué)校檔案管理的標準與規(guī)范

檔案信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化規(guī)范化滯后，同時應(yīng)用軟件太多，讓人們無法選擇。這些都嚴重影響了信息化檔案的應(yīng)用。檔案管理的信息化應(yīng)用在各個方面和各個環(huán)節(jié)。那么掌握好檔案管理的標準與規(guī)范這兩者相輔相成互相促進的辯證關(guān)系。

4.2建成學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫

目前檔案信息管理仍處于由文件處理向信息管理的過渡時期，建設(shè)數(shù)據(jù)庫的含義是以先進的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。

4.3保證檔案管理工作人員良好的素質(zhì)

檔案管理工作涉及到很多豐富的知識內(nèi)容，為此要求管理工作人員必須具備豐富的知識含量。同時檔案管理工作人員還必須喜歡學(xué)習(xí)，能夠及時的吸收和借鑒信息化管理的一些成功的例子，及時的改變自身的管理方式，順應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢。除此之外，檔案管理工作人員還需要比較高的領(lǐng)悟能力，服從管理，腳踏實地，認真實施學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的各項決定，保證學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)用的順利進行。

4.4加強學(xué)校各部門的溝通合作

檔案室與學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)中心有密切的關(guān)系，通過資源整合，可以增加檔案室的信息量，特別是一些特殊的信息，尤其是具有學(xué)校文化底蘊的信息。用這些資料對學(xué)生進行教育。此外，檔案室也與學(xué)校各科室組室有很多的聯(lián)系，將各種資料及時上交，并且盡量將檔案資料進行專業(yè)化的處理。全校各部門進行及時的溝通與合作，把每個人平時工作中生成的信息資料及時地輸送到信息庫里，信息化管理檔案這項工作才能更加順利地進行。

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歸檔管理新理念提出的背景及意義

隨著檔案管理系統(tǒng)的普及，許多單位檔案館(室)逐步實現(xiàn)了計算機系統(tǒng)的目錄管理和全文管理條件下的紙質(zhì)、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現(xiàn)在，對歸檔部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法不得力，兼職檔案人員的管理不到位；歸檔文件的質(zhì)量管理處于薄弱狀態(tài)，無法對以下問題進行全面系統(tǒng)的實時監(jiān)控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整、內(nèi)容是否真實有效，整理是否規(guī)范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數(shù)量等。即便是各類綜合管理達標升級的考核程序，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統(tǒng)的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現(xiàn)對文件形成與歸檔的過程、時間和質(zhì)量的實時監(jiān)控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學(xué)管理機制，仍缺乏科學(xué)有效的解決方法。

現(xiàn)代管理學(xué)將管理定義為“一個協(xié)調(diào)工作活動的過程，以及能夠有效率和有效果地同別人一起或通過別人實現(xiàn)組織的目標”。這一原理也同樣適用于部門歸檔管理。檔案專職管理人員與各歸檔部門兼職人員之間的配合，是歸檔管理的主體力量，而且，歸檔管理也是以一系列的具體過程來體現(xiàn)工作效率和實現(xiàn)質(zhì)量管理目標的。如果說傳統(tǒng)的歸檔過程談不上真正意義上的管理，那么，在目前新技術(shù)條件下，研究并實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、標準化、定量化相結(jié)合的歸檔管理新模式，將能夠有計劃、有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有控制地實現(xiàn)對歸檔程序的完善、歸檔質(zhì)量的監(jiān)控、對歸檔人員的評價和激勵等管理目標。因此，本文有關(guān)網(wǎng)絡(luò)化、標準化、定量化歸檔管理新方法的研究，對于提高歸檔管理的效率和質(zhì)量具有現(xiàn)實意義。

新技術(shù)條件下歸檔管理的新理念和內(nèi)涵

傳統(tǒng)檔案管理學(xué)在歸檔這一應(yīng)用管理方面的研究已具有許多成果，如對歸檔的收集和整理都有詳盡論述。各類檔案綜合管理達標考核標準，也對檔案的收集和整理有簡單的量化標準。而對于檔案管理的理念認識，有學(xué)者提出了“中國檔案學(xué)的基本理念就是圍繞管理效率問題建構(gòu)的”?，F(xiàn)代檔案學(xué)認為“先進管理理念的引入是文件與檔案管理工作發(fā)展的必然要求”，而歸檔管理是檔案管理的基礎(chǔ)，其管理理念應(yīng)隨著管理技術(shù)條件的更新而不斷完善。為此，筆者嘗試論述網(wǎng)絡(luò)化、標準化、定量化相結(jié)合的歸檔管理的新理念和內(nèi)涵。

1、網(wǎng)絡(luò)化――部門歸檔管理的橋梁

部門歸檔管理的網(wǎng)絡(luò)化，搭起檔案館(室)與各歸檔部門之間的管理平臺。實行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理，是實現(xiàn)標準化、定量化歸檔管理模式的前提條件。

計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用不受時間和空間限制，具有自動統(tǒng)計、功能靈活、易于操作等特點，不僅有利于檔案部門與歸檔部門的溝通，更有利于對歸檔管理各環(huán)節(jié)過程的控制和管理。對于網(wǎng)絡(luò)化歸檔管理方法來說，網(wǎng)絡(luò)化使歸檔管理前端控制的范圍更為廣泛。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質(zhì)量控制，通過部門歸檔兼職檔案員和檔案管理接收人的歸檔過程，操作這一網(wǎng)絡(luò)管理平臺，形成部門歸檔質(zhì)量實時監(jiān)控、評價的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢。

2、標準化――部門歸檔質(zhì)量控制的依據(jù)

部門歸檔管理的標準化，就是要根據(jù)文件材料歸檔的規(guī)范要求，建立適應(yīng)于計算機網(wǎng)絡(luò)操作的各項歸檔定量化標準。科學(xué)合理的歸檔管理標準，是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、定量化歸檔管理的重要依據(jù)。

現(xiàn)代管理學(xué)認為，如果不對工作過程進行監(jiān)督和評估，提高質(zhì)量管理是不可能的，全面質(zhì)量管理理論也將“關(guān)注過程”作為重要內(nèi)容。為了確保產(chǎn)品質(zhì)量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的質(zhì)量管理。而對質(zhì)量的要求，既指產(chǎn)品的質(zhì)量，也包括工作的質(zhì)量。通過對過程的控制，使每個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都符合標準要求。部門歸檔的過程，不但是檔案館(室)人員和各部門兼職檔案人員共同參與的一項管理，也涉及單位的各級負責人和業(yè)務(wù)人員。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環(huán)節(jié)多，以及部門歸檔的數(shù)量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復(fù)雜和多方面的質(zhì)量因素。目前我國尚沒有專門針對部門歸檔管理的量化標準，一些行業(yè)的檔案管理考評標準，如《企業(yè)檔案工作目標管理考核標準》、《科技事業(yè)單位檔案管理升級考核標準》等，對文件形成和檔案整理的質(zhì)量，以及收集齊全完整、歸檔時間等也有一些規(guī)定，但缺少全面、系統(tǒng)的歸檔管理標準指標。因此，筆者認為，全面質(zhì)量管理理念下的網(wǎng)絡(luò)化、定量化歸檔管理標準和指標，必須遵循歸檔管理的工作流程和內(nèi)在規(guī)律，涵蓋歸檔各項管理細節(jié)的質(zhì)量、時間、數(shù)量、難度、行為等特征的全方位的質(zhì)量控制和評價。其歸檔標準應(yīng)層次化，可以細化和量化到每一項歸檔要求，如歸檔范圍、歸檔時間、歸檔人、歸檔文件的質(zhì)量、案卷整理的質(zhì)量、歸檔數(shù)量、歸檔難度等，組成一個權(quán)責分明、相互協(xié)作的質(zhì)量管理評價標準。

3、定量化――部門歸檔管理監(jiān)控評價的手段

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[關(guān)鍵詞]基層檔案；管理人員；素質(zhì)；培養(yǎng)

新形勢下的檔案管理要求相關(guān)管理人員必須具備一定的業(yè)務(wù)知識和技能，尤其是專業(yè)素養(yǎng)，才能夠更好的服務(wù)于檔案管理的需要?；鶎訖n案管理單位在進行檔案管理過程中往往存在著管理人員素質(zhì)低下，業(yè)務(wù)技能不夠純熟，流程不夠順暢等問題，因而加強檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)是基層檔案管理的重要內(nèi)容之一。

一、基層檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)

新形勢下對于檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)提出了更新、更高的要求，這些新要求對于提高檔案管理質(zhì)量具有重要意義，是適應(yīng)新時代社會發(fā)展要求而產(chǎn)生的，因而必須加以重視?；鶎訖n案管理人員所應(yīng)具備的基本素養(yǎng)包括以下兩個方面：

1、基層檔案管理人員必須具備基本的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

基層檔案管理人員在從事檔案管理過程中必須具備基本的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，如語文、數(shù)學(xué)、化學(xué)、社會學(xué)等知識，以避免在日常的業(yè)務(wù)開展過程中出現(xiàn)錯誤；要具備一定的觀察、記憶、思考和理解能力，以提高檔案管理的效率，為用戶準確、快速查找相關(guān)檔案資料提供便利。檔案管理人員必須具備一定的心理素質(zhì)，如能夠獨立解決所遇到的種種困難，具備一定的交際溝通能力，能夠自如的應(yīng)付日常業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的種種問題，要甘于寂寞，奉獻于日常清閑而無聊的檔案資料整理。

2、基層檔案管理人員必須具備更高的專業(yè)素養(yǎng)

基礎(chǔ)檔案管理人員除了要具備基本的業(yè)務(wù)素養(yǎng)之外，還要具備更高的專業(yè)素養(yǎng)，以滿足專業(yè)檔案管理的需要。作為一名合格的、優(yōu)秀的檔案管理人員，要具備一定的檔案管理學(xué)知識、檔案資料保存學(xué)等專業(yè)知識，并且要具備計算機知識、公文處理知識、外語知識等，要能夠輕松應(yīng)對經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)檔案資料的篩選與整理匯編任務(wù)。檔案管理人員除了要具備上述的專業(yè)知識之外，還要具備一定的協(xié)調(diào)能力、寫作能力、檔案保護及編撰能力、有效信息的提取能力等，以更好的應(yīng)對現(xiàn)代紛繁復(fù)雜的檔案資料管理的需要。檔案管理雖然日常業(yè)務(wù)較為輕松，但所涉及面極為廣泛，合格的檔案管理人員必須具備各方面的專業(yè)知識才能夠真正實現(xiàn)基層檔案管理水平的提升。

二、基層檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的策略

1、提高檔案管理人員的服務(wù)意識，保持高度的敬業(yè)精神

檔案管理對于國家的精神文化建設(shè)具有重要意義，它是保持、繼承和發(fā)揚一個國家優(yōu)秀、燦爛文化資源的重要手段，因而必須加強檔案資料的管理，這就對檔案管理人員提出了更高的職業(yè)道德要求，管理人員必須具備高度的敬業(yè)精神，才能夠始終以高度的服務(wù)熱情為廣大用戶服務(wù)。檔案管理本身具有很強的服務(wù)性質(zhì)，檔案管理的手段、對象、職業(yè)活動等決定了其在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中所發(fā)揮的積極作用，是社會主義物質(zhì)和精神文明建設(shè)的重點。檔案管理人員必須明確自身所從事的業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)之間的區(qū)別和聯(lián)系，明確自己的職責，自覺樹立起高度的責任感和敬業(yè)精神，做好各個環(huán)節(jié)的工作，以全心全意為廣大用戶服務(wù)的熱情和精神嚴格要求自己，以使得檔案文獻資源得到最大限度的開發(fā)和應(yīng)用。要堅持用戶至上的服務(wù)精神，想用戶之所想、急用戶之所急，為用戶提供更滿意的服務(wù)。檔案管理是一項極為復(fù)雜、繁瑣的工作，它涉及到檔案資源的管理、搜集、資料的統(tǒng)計、保管、應(yīng)用等各項流程，因而需要管理人員具備務(wù)實的態(tài)度和作風，不辭勞苦、一絲不茍、精益求精。要始終保持高度負責的精神和態(tài)度，堅持不懈，為廣大用戶提供高效的信息資源服務(wù)。

2、提高檔案管理人員素質(zhì)，實行終身教育機制

檔案管理水平的高低是由檔案管理人員的素質(zhì)所決定的，因而要對檔案管理人員進行定期的教育與培訓(xùn)，樹立起終身學(xué)習(xí)與教育意識。檔案管理人員要積極開展自我學(xué)習(xí)，認識自身素質(zhì)水平，按照檔案管理用人制度要求加強自身知識體系建設(shè)，以不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)實現(xiàn)自我知識的完善與技能的提升。檔案管理高層要加強對人員的培訓(xùn)，堅持理論與實際相結(jié)合，開展具有較強針對性、可實際操作的人才培訓(xùn)，要講求考核方式，將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)務(wù)考核的一個重要參考依據(jù)，而非僅僅將定期培訓(xùn)當做旅游觀光的機會。信息時代要求檔案管理人員始終結(jié)合時展需要對于已有知識體系進行創(chuàng)新，因而檔案管理人員必須始終堅持終身學(xué)習(xí)理念，樹立起終身意識。不僅要注重對理論知識的學(xué)習(xí)，還要注重對現(xiàn)代檔案管理方法、管理理念的學(xué)習(xí)，提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)及技能。

3、實行檔案管理人員的層級發(fā)展機制，實現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化配置

檔案管理單位對于人員的管理要以層級配置為主，實現(xiàn)人員資源的優(yōu)化和合理利用。負責檔案管理的高層要對本單位的在職人員能力作全面而詳細的、綜合的了解，以動態(tài)的、發(fā)展的眼光看待檔案人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)水平。檔案管理人員的層級發(fā)展機制要以職稱、年齡、學(xué)歷、個人所具備的特長及實際工作經(jīng)驗為參考依據(jù)，注重人力資源的優(yōu)化合理配置。高層次的人員要注重對信息資源的深度挖掘，注重和關(guān)注檔案資源的內(nèi)涵和外延，以更好的發(fā)揮檔案資料的實用性；具備中層次能力的檔案管理人員要以檔案信息資料的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為主，而初級層次的管理人員要加強對基礎(chǔ)性、理論性業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)和利用，打牢基礎(chǔ)，以更好的實現(xiàn)檔案資料的管理目標。實行檔案管理人員的層級發(fā)展機制，能夠做到人盡其才，使得具備不同業(yè)務(wù)技能及專長的管理人員都能夠找到適合自己的崗位，相互之間配合，最大限度的發(fā)揮整體效應(yīng)。要及時改舊體制下的職務(wù)于能力不符，平均主義、人才資源浪費現(xiàn)象，促進良性的人才培養(yǎng)機制的形成。

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（一）理論與實踐結(jié)合不緊密目前檔案高等教育主要由專科、本科、研究生（碩士和博士）幾個階段組成。從教育目標來看，它們分別是為了培養(yǎng)操作型、綜合型和研究型的人才，而實際效果并不明顯。課程設(shè)置方面，?？坪捅究茀^(qū)別不大，理論知識學(xué)的很淺顯，實際操作課程又都是淺嘗輒止。新生入校，最開始接觸到的都是專業(yè)基礎(chǔ)課，如《檔案學(xué)概論》、《中國檔案事業(yè)史》、《檔案管理學(xué)》等。這些課程理論性較強，趣味性不高，學(xué)生很難提起興趣。后期《檔案保護技術(shù)學(xué)》、《科技檔案管理》、《檔案編撰學(xué)》等課程，針對性、趣味性、可操作性相對要強一些，但是許多高校由于條件限制基本都只是以課堂教學(xué)的模式，實踐機會很少，導(dǎo)致現(xiàn)在很多被認為是“科班出身”的專業(yè)人才，到了實際工作崗位上往往茫然無措。《電子文件管理》、《檔案計算機管理》等課程教材往往跟不上日益發(fā)展更新的專業(yè)操作技術(shù)，而檔案專業(yè)到計算機化這一塊跨度較大，知名的學(xué)者只有為數(shù)不多的幾個人，好的教材亦屈指可數(shù)。教材編寫的周期需大幅度縮短，質(zhì)量也有待提高。盲目的擴招，又使得研究生門檻大大降低，加之本身理論研究乏善可陳、實際操作鮮有創(chuàng)新，檔案專業(yè)理論人才的質(zhì)與量間形成了巨大的反差。

（二）檔案學(xué)教育的專業(yè)性與寬口徑之間的矛盾現(xiàn)在全國開辦檔案學(xué)高等教育的30余所高校中，大部分為了學(xué)生更好的就業(yè)開辦了相當豐富的課程。除了檔案學(xué)方面的基礎(chǔ)課程及信息學(xué)、電子文件、專門檔案等專業(yè)課程以外，還開設(shè)了圖書館學(xué)、秘書學(xué)、管理學(xué)等課程。這些課程其實很多并沒有系統(tǒng)深入的講解，學(xué)生也沒有認真的去學(xué)習(xí)，拿到學(xué)分就萬事大吉，意義并不很大。畢竟這些專業(yè)背景相對深厚，完全可以根絕學(xué)生的興趣選修即可。檔案學(xué)本身是一門操作性極強的課程，相關(guān)專業(yè)檔案門類眾多，人事檔案、金融檔案、工程檔案等各類科技檔案種類豐富，想要學(xué)生高質(zhì)量的學(xué)好這么龐大的課程，必須花大量的時間和精力來學(xué)習(xí)實踐。

二、解決問題的方法與對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念要解決問題首先必須轉(zhuǎn)變思想觀念，把檔案學(xué)真正當做一個管理學(xué)科來對待，從基本理論到實踐操作到編撰研究，是有很深層次內(nèi)涵的。在抓專業(yè)教育的同時還必須重視文化素質(zhì)的教育，注重能力和個性培養(yǎng)，全面的實行因材施教。把教育的目標定位于適應(yīng)社會的需要，培養(yǎng)高素質(zhì)的全面的檔案管理研究人才。

（二）建立科學(xué)的課程設(shè)置首先對原有課程進行適當?shù)脑鰷p、調(diào)整和更新。對骨干課程要注意刪除老化的內(nèi)容，以新的研究成果補充，授課教師亦應(yīng)多角度增加課堂的趣味性，充分調(diào)動學(xué)生的積極性。應(yīng)用技術(shù)性課程比重應(yīng)該增強，如檔案保護技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，多多給學(xué)生實際操作的機會。然后專業(yè)課的比重要大大加強，尤其是本、專科教育，一般一星期一門課就兩到四節(jié)，考試應(yīng)付完畢就萬事大吉，重要基礎(chǔ)課程必須加大比重，增加課時及考試的難度與深度，讓學(xué)生真正潛下心來學(xué)習(xí)研究。此外學(xué)生實習(xí)這一塊應(yīng)加強重視，校方應(yīng)多多跟業(yè)務(wù)單位交流，建立穩(wěn)定的教學(xué)實習(xí)基地，指導(dǎo)老師亦應(yīng)該多多關(guān)注學(xué)生實習(xí)期間的業(yè)務(wù)操作情況，讓學(xué)生第一次真正的在專業(yè)崗位上得到好的歷練。

（三）完善教育結(jié)構(gòu)目前我國已經(jīng)有了比較健全的教育結(jié)構(gòu)，但是目前的結(jié)構(gòu)完全不能適應(yīng)社會的需要，這也是檔案專業(yè)生源緊張的原因。要解決這一問題就必須認清社會對檔案專業(yè)人才的需求。當前從事檔案工作的人員大多不是專業(yè)人員，因為目前我國的檔案機構(gòu)從事的大部分工作還是管理檔案，而沒有上升到檔案開發(fā)利用的層次，對人員的要求不高，一般人只要經(jīng)過簡單的培訓(xùn)就可以勝任。

（四）提高檔案高等教育師資隊伍質(zhì)量目前高校檔案師資隊伍的主干大部分是生于五六十年代的一批檔案學(xué)者，傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)仍是主干課程。電子文件管理，檔案計算機網(wǎng)絡(luò)等課程相對比較薄弱。在信息化程度越來越高計算機網(wǎng)絡(luò)鋪天蓋地的今天，檔案學(xué)高等教育也需要多多引進相關(guān)專業(yè)的高學(xué)歷人才，以適應(yīng)社會對新型檔案專業(yè)人才的需要。

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一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

四、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

五、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化

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【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；工作心得

2005年機緣巧合，我有幸進入到高校辦公室，協(xié)助學(xué)校文件收發(fā)及文書檔案的管理工作，從此，我與檔案結(jié)下了不解之緣，有幸成為了一名蘭臺人。感時光如白駒過隙之余，更多的是對檔案由懵懂無知到深入了解的欣慰和慶幸，對檔案工作由陌生到熟悉，也深刻意識到檔案事業(yè)是一項偉大的事業(yè)，它穿越古今，橫貫歷史，引領(lǐng)時代的發(fā)展，檔案人則是光榮的史官。回顧我的蘭臺生涯，有迷茫，有追求，有歡笑，也有感激，在與檔案的相識相知相守中，我漸漸地愛上檔案，成為了一名合格的蘭臺人。

一、認真做好文書檔案的組卷及文件匯編工作

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號令）頒布實施前，辦公室文件收發(fā)員兼任文書檔案的管理工作，我擔任了此項任務(wù)。那時，文件收發(fā)都是紙質(zhì)登記簽發(fā)，學(xué)校升本以來的所有收發(fā)文全都存放在一個大柜子里面，需用時就去那里翻閱查找，費時費力。起初，我沒有“全宗”“組卷”等概念，在領(lǐng)導(dǎo)和同事們的指導(dǎo)下，我以方便查找利用為目的，以年度為單位，結(jié)合問題、級別等特征為標準進行分類，將黨群及行政文件分別進行了組卷，同時為方便利用也進行了文件匯編，從文件的確定、裝訂、歸類、排列、編號、編目及裝盒，我細心認真完成每一個環(huán)節(jié)的工作。并學(xué)習(xí)掌握了word文檔、EXCEL表格的操作技能，完成了單機版目錄信息化和紙質(zhì)檔案管理二合一的檔案管理模式。經(jīng)過近兩年的努力，檔案柜里面排放了整整齊齊的檔案，看到原本雜亂無章的文件一卷卷、美觀有序地擺放在那里，并引來相關(guān)人員的查閱利用，看到他們滿意而歸，我的內(nèi)心無比自豪和滿足，感覺自己整理出來的不是文件，而是學(xué)校沉寂的歷史，是她的發(fā)展與輝煌，同時也深深感受到了檔案工作的價值所在。

二、重視檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案館成立之后，這里不僅有文書檔案，也有科技檔案、專門檔案等不同種類和載體的檔案，檔案工作具有更強的專業(yè)性與規(guī)范性。為盡快熟悉業(yè)務(wù)工作，我積級參加各類檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)活動，自學(xué)了《檔案管理學(xué)》《科技檔案管理學(xué)》等書籍，并在學(xué)校的安排下參加湖南省檔案局、懷化市檔案局、省高檔會、第21協(xié)作組等部門舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，及時關(guān)注有關(guān)檔案的網(wǎng)頁、雜志、報刊及政策法規(guī)，對檔案規(guī)章制度、實體檔案管理、檔案信息資源的開發(fā)利用、專門檔案管理、檔案信息化及電子文件管理方面都有了比較深刻的認識。工作中也虛心向有檔案管理經(jīng)驗的同事們請教，熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，認真參與各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研及利用工作，邊工作邊思考及時做筆記，并針對工作中出現(xiàn)的問題及時整改完善，工作思路日趨清晰。

三、積極做好檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用工作

以“謀在長遠，重在開局”為長效機制，檔案管理工作中一定要積極動腦思考，理清思緒，分清條理，總結(jié)經(jīng)驗，系統(tǒng)全面地規(guī)劃各方面，做細心完備之事，成心細全面之人。（一）提前規(guī)劃，注重日常業(yè)務(wù)性工作。檔案的來源原則要求把同一機構(gòu)、組織形成的檔案作為一個整體加以管理，實際工作中收發(fā)文則是統(tǒng)一由辦公室文秘科以電子文件形式下發(fā)，如果在各部門移交檔案之前，將所有的上級、同級及本單位文件收集齊全，分門別類，即能減輕各兼職檔案員的負擔，也能更好地掌握工作的主動權(quán)。所以在平時的工作中，我改變了工作策略，采用靈活的方法，找準做成事的機會，主動與文件收發(fā)員溝通協(xié)商收集材料，在日常業(yè)務(wù)性工作中通過OA系統(tǒng)、電子政務(wù)管理系統(tǒng)及時收集有關(guān)文件，所以在每年文書工作一結(jié)束，文書檔案收集、來源分類及文件匯編也已全部完成。（二）以人為本，開啟“走出去”服務(wù)模式。工作中化被動服務(wù)為主動服務(wù)，注重與兼職檔案員（尤其是新接手的兼職檔案員）保持聯(lián)系。適時開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，與她們進行一些經(jīng)驗交流，提醒她們在常規(guī)性工作中注意資料的收集，指點她們做好資料的分類存放和歸檔工作，指導(dǎo)掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法，確保忙而有序，有條不紊地開展工作。另外，在每年4月份各部門實體檔案移交前，及時關(guān)注檔案軟件管理系統(tǒng)內(nèi)各立檔部門目錄輸機情況，有問題就QQ、電話溝通或上門服務(wù)，在實體檔案移交進館前先完成質(zhì)檢工作。開啟“走出去”服務(wù)模式，變被動接收為引導(dǎo)建檔，既能增進彼此之間的感情，提高工作效率，也能優(yōu)化高校檔案館藏資源建設(shè)。（三）利用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案登記與統(tǒng)計數(shù)字化。檔案登記的結(jié)果是統(tǒng)計的重要素材和基礎(chǔ)。在第一次做全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報工作時，發(fā)現(xiàn)檔案利用資料及效果登記本中，有的編號在登記過程中不注意填寫，而其它數(shù)據(jù)也以紙質(zhì)臺賬登記為主，平時工作中倒是沒什么影響，但在年底統(tǒng)計時問題出來了，統(tǒng)計費時也費力，針對此情況，我在平時的日常業(yè)務(wù)工作稍稍進行改動，在檔案利用登記本上增寫了查閱序號，并及時把相關(guān)的查閱數(shù)據(jù)輸進Excel表格中去。同時又把歷年的檔案館藏情況、檔案利用情況、檔案工作人員情況及庫房面積情況等各類紙質(zhì)版臺賬都輸進了Excel表格?，F(xiàn)在的檔案統(tǒng)計編研工作，已經(jīng)基本實現(xiàn)了各類數(shù)據(jù)信息化管理，隨時都能快速調(diào)閱并篩選出各類數(shù)據(jù)信息，即擺脫了時間和空間的限制，又提高了工作效率。（四）有效推進項目檔案資源建設(shè)。在基建檔案查詢利用過程中，發(fā)現(xiàn)基建檔案歸檔率低，基建設(shè)計圖紙查中率低，此現(xiàn)象的產(chǎn)生除了和基建檔案周期性長且來源分散特性有關(guān)外，還與兩部門檔案管理人員信息溝通不暢有關(guān)，所以材料難收集齊全。鑒于此原因，也為了盡快熟悉科技檔案管理工作，本人主動與基建科科長聯(lián)系，反客為主，全程參與了基建檔案逸夫樓和東區(qū)學(xué)生公寓的檔案收集、分類、組卷、編目、裝盒及歸檔入庫工作。結(jié)合《科技檔案管理學(xué)》知識，熟悉了項目檔案的運作模式，形成了清晰的項目檔案工作思路。并針對以后校園建設(shè)、維修及改造過程中形成的基建檔案，與基建科達成共識，本人主動參與，根據(jù)工程建設(shè)施工進度開展情況適時收集產(chǎn)生的檔案，先集中存放在檔案館內(nèi)一專門場所保管，等工程項目全部竣工、驗收完畢后，再協(xié)助基建檔案管理員完成該項目的檔案整理歸檔工作。所以現(xiàn)在的基建項目的整理歸檔中，基建檔案的歸全率明顯提高，館藏資源越來越豐富，館藏結(jié)構(gòu)也日趨合理。

四、總結(jié)