導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案館建設(shè)解決方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

航星科技采用直屬分公司（辦事處）、戰(zhàn)略合作企業(yè)和伙伴三級(jí)渠道營(yíng)銷策略，已實(shí)現(xiàn)整體業(yè)務(wù)的咨詢營(yíng)銷本地化、實(shí)施本地化和維護(hù)服務(wù)本地化，營(yíng)銷和技術(shù)服務(wù)支持網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)已遍布全國(guó)市場(chǎng)。

檔案信息化的迅猛發(fā)展，主要得益于國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)整個(gè)軟件產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。這一契機(jī)給從事信息化服務(wù)的企業(yè)帶來(lái)了怎樣的機(jī)會(huì)？

航星科技總經(jīng)理郭彥軍在接受記者采訪時(shí)表示：“首先，檔案行業(yè)現(xiàn)階段的市場(chǎng)容量較大，信息化起步較晚，現(xiàn)階段還處于初級(jí)階段，在硬件設(shè)備、數(shù)據(jù)采集加工、檔案信息化管理平臺(tái)、檔案咨詢等服務(wù)領(lǐng)域就有近百億的市場(chǎng)容量；其次，檔案信息化行業(yè)還無(wú)真正強(qiáng)勢(shì)的品牌，目前從事檔案信息化的企業(yè)有近百余家，每家企業(yè)都有自己側(cè)重的行業(yè)及區(qū)域，但銷售規(guī)模多處于200萬(wàn)~5000萬(wàn)元之間，市場(chǎng)零散，這也是比較好的機(jī)會(huì)?！彼嘈牛瑱n案部門(mén)是政府和企業(yè)的重要職能部門(mén)之一，對(duì)檔案信息化的投入在未來(lái)幾年必將呈高速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。

打造檔案信息化優(yōu)秀品牌

航星科技在信息化領(lǐng)域的目標(biāo)是打造檔案信息化領(lǐng)域的優(yōu)秀品牌。據(jù)郭彥軍介紹，航星人一直沒(méi)有考慮將目標(biāo)放在行業(yè)第一或行業(yè)領(lǐng)先者的方向上，這與航星科技的做事風(fēng)格有很大關(guān)系。盡管2009年航星科技的收入就已遠(yuǎn)超同行企業(yè)，實(shí)現(xiàn)了行業(yè)第一的目標(biāo)，但對(duì)航星科技而言，扎扎實(shí)實(shí)將每件事情、每個(gè)工作環(huán)節(jié)做到優(yōu)秀，才是真正的目標(biāo)。

經(jīng)過(guò)十年的發(fā)展，航星科技產(chǎn)品從C/S模式發(fā)展到B/S模式，從單機(jī)版發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)施方法從項(xiàng)目開(kāi)發(fā)上升為產(chǎn)品化開(kāi)發(fā)……航星科技不斷從失敗中汲取教訓(xùn)，積累了大量檔案信息化業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)過(guò)十年的技術(shù)沉淀，航星科技終于成功開(kāi)發(fā)出新一代檔案信息資源管理平臺(tái)。

在檔案信息化領(lǐng)域，航星科技首次提出以“業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心，基于標(biāo)準(zhǔn)與服務(wù)”的設(shè)計(jì)理念，并形成了面向政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位全方位檔案管理的綜合性軟件平臺(tái)――航星科技綜合檔案信息管理平臺(tái)。該產(chǎn)品基于J2EE體系架構(gòu)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，以航星科技“協(xié)同應(yīng)用支撐平臺(tái)”為基礎(chǔ)，采用先進(jìn)的平臺(tái)化開(kāi)發(fā)與構(gòu)件技術(shù)，融合了海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、全文檢索、工作流引擎、OCR、協(xié)同通信、數(shù)據(jù)加密與安全管理等多種技術(shù)。平臺(tái)現(xiàn)已進(jìn)入成熟穩(wěn)定期，已被眾多行業(yè)用戶部署及使用。

目前，航星科技產(chǎn)品方案服務(wù)已覆蓋到政府、綜合性檔案館、金融保險(xiǎn)、電力、電子、通信、建筑、房產(chǎn)、石化、教育、煙草、軍工、法院等20多個(gè)行業(yè)，客戶數(shù)量超過(guò)一萬(wàn)家。尤其在檔案數(shù)字化服務(wù)領(lǐng)域、干部人事檔案領(lǐng)域，航星科技更是保有極高的市場(chǎng)占有率，在政府、公檢法、煙草、城建、檔案館、電力、通信等行業(yè)，也擁有較高的市場(chǎng)占有率。

構(gòu)建行業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

據(jù)郭彥軍介紹，航星科技的產(chǎn)品和方案競(jìng)爭(zhēng)力主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：平臺(tái)產(chǎn)品研發(fā)、整體解決方案、可持續(xù)創(chuàng)新能力和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)整合共享。

在平臺(tái)產(chǎn)品研發(fā)方面，航星科技檔案系列產(chǎn)品以綜合檔案資源管理平臺(tái)為基礎(chǔ)而研發(fā)，涵蓋了檔案信息采集、管理、利用的全過(guò)程。平臺(tái)還采用了當(dāng)前最新的開(kāi)發(fā)組件與構(gòu)件技術(shù)，使航星檔案產(chǎn)品具有強(qiáng)大的檔案業(yè)務(wù)管理和應(yīng)用延伸能力。

在整體解決方案方面，經(jīng)過(guò)十年的積累，航星科技可以為客戶提供一套完整的解決方案，包括從檔案信息化整體咨詢及規(guī)劃、檔案制度及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、檔案信息化人才培訓(xùn)、相關(guān)硬件網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、檔案管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)、檔案數(shù)字化資源建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)、檔案信息分析與挖掘服務(wù)到檔案信息化培訓(xùn)交流。

在可持續(xù)創(chuàng)新能力方面，航星科技已進(jìn)入檔案信息化產(chǎn)業(yè)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)，在行業(yè)規(guī)劃及布局、技術(shù)與人才儲(chǔ)備、各類資源整合應(yīng)用上建立起一定的優(yōu)勢(shì)。這為航星科技產(chǎn)品和方案的可持續(xù)創(chuàng)新打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保了客戶檔案信息化管理的持續(xù)性。

在行業(yè)經(jīng)驗(yàn)整合共享方面，航星科技已建立起檔案行業(yè)信息化經(jīng)驗(yàn)共享平臺(tái)，整合了20多個(gè)行業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理及應(yīng)用需求，還將不同應(yīng)用環(huán)境下的集成及服務(wù)需求進(jìn)行了整合及共享。檔案行業(yè)信息化的經(jīng)驗(yàn)整合共享，有助于提升航星科技產(chǎn)品和方案的競(jìng)爭(zhēng)力，有助于提升全國(guó)檔案管理人員的信息化水平。

形成未來(lái)檔案行業(yè)新勢(shì)力

未來(lái)，航星科技在檔案信息化市場(chǎng)的規(guī)劃是什么呢？對(duì)這個(gè)問(wèn)題，郭彥軍表示，航星科技將根據(jù)不同層面的市場(chǎng)需求將這個(gè)市場(chǎng)劃分為三個(gè)部分。

一是全力推廣低碳、智能、知識(shí)型的數(shù)字檔案館解決方案。根據(jù)我國(guó)檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的內(nèi)容要求，在綜合性檔案館領(lǐng)域，航星科技除了像其他解決方案提供商一樣提供檔案館信息化產(chǎn)品、技術(shù)、方案和服務(wù)外，還會(huì)按照國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助檔案館進(jìn)行實(shí)體檔案館建設(shè)，幫助綜合性檔案館向低碳、智能、知識(shí)型的數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型。

篇2

一、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的緊迫性

今天，我們處于信息技術(shù)快速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國(guó)家、城市綜合服務(wù)資源庫(kù)的建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要，是加強(qiáng)政務(wù)公開(kāi)、實(shí)現(xiàn)便民服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。我國(guó)已經(jīng)在人口、法人、自然資源與宏觀經(jīng)濟(jì)四大數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)方面取得較大成效，檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記載，檔案資源的開(kāi)發(fā)利用和檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)已經(jīng)成為國(guó)家信息資源建設(shè)的重要組成部分?？梢哉f(shuō)，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)已經(jīng)成為各級(jí)各類檔案館面向社會(huì)提供檔案資源利用服務(wù)的基本職能，成為我國(guó)整合檔案信息資源、弘揚(yáng)民族文化、提高民族素質(zhì)的歷史性課題，同時(shí)也是我們檔案工作者采用現(xiàn)代化手段記憶當(dāng)今社會(huì)改革、建設(shè)、發(fā)展真實(shí)過(guò)程，支撐社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史性責(zé)任和義務(wù)，更是政務(wù)公開(kāi)，提高辦事效率和促進(jìn)科學(xué)決策的依據(jù)。

美國(guó)、加拿大、澳大利亞、德國(guó)、韓國(guó)等一些發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)在檔案數(shù)字化、文檔一體化、數(shù)字資源長(zhǎng)期保存、數(shù)字檔案館等方面開(kāi)展了一些預(yù)言性、前瞻性和應(yīng)用性研究，相繼制定了電子文件管理的元數(shù)據(jù)格式與規(guī)范，研究開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)、檔案資源共享的網(wǎng)站系統(tǒng)的建設(shè)思路和方法。2003年2月國(guó)際檔案理事會(huì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)特別委員會(huì)正式公布了新修訂的第二版《規(guī)范記錄著錄規(guī)則》，于2004年第十六屆國(guó)際檔案大會(huì)上正式頒布修訂后的第二版《規(guī)范記錄著錄規(guī)則》，該檔案著錄規(guī)則對(duì)規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索服務(wù)，建立高質(zhì)量的目錄中心具有重要的參考價(jià)值。發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)字資源庫(kù)的宗旨是遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建跨區(qū)域的開(kāi)放檔案的共享資源庫(kù)，針對(duì)公眾對(duì)檔案資源的利用需求提供高效率的查準(zhǔn)、查全服務(wù)機(jī)制。

目前在我國(guó)，也有一些省市級(jí)檔案館開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)，制定了符合各地區(qū)自己需求的數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)格式規(guī)范，建立了檔案目錄中心，提供部分開(kāi)放檔案信息的檢索服務(wù)功能，具有典型示范作用的有福建省檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，它是基于分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，在原來(lái)單機(jī)和局域網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)完成，它連接了若干分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，等。但是多數(shù)檔案館還沒(méi)有真正建立全面的、系統(tǒng)的、面向公眾查檔需求的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，而只是建立了一些專門(mén)的特定主題的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，只能滿足一些局部的特定的用戶需求，特別是開(kāi)放的檔案信息資源沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集成，信息結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)不系統(tǒng)、不完整、不共享，更為嚴(yán)重的是沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的能夠描述數(shù)字檔案資源的格式規(guī)范和建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)方法、實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合、組織與存儲(chǔ)的技術(shù)方案和行之有效的建設(shè)思路；另外，還由于建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵技術(shù)，如海量、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)解決方案，基于知識(shí)管理的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)尚未在檔案信息化領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，這些因素都大大降低了檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的速度和質(zhì)量，致使各類檔案資源難以形成一個(gè)統(tǒng)一的資源庫(kù)整體，限制了檔案資源的深層次挖掘和廣泛化利用。

因此，研究檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)集、數(shù)字化檔案信息的格式規(guī)范以及檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的思路和方法、各類結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的組織、存儲(chǔ)和檢索利用的關(guān)鍵技術(shù)及整合應(yīng)用方案，以及提供檔案信息檢索服務(wù)的有效機(jī)制將成為當(dāng)前檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要的基礎(chǔ)性工作。

二、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的工作內(nèi)容

建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，它包括各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、檔案信息的組織與存儲(chǔ)、檔案資源的整合與集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器和提供數(shù)據(jù)檢索服務(wù)的軟硬件平臺(tái)的建設(shè)以及開(kāi)展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的組織與團(tuán)隊(duì)及其長(zhǎng)效服務(wù)機(jī)制的形成。而在眾多的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與數(shù)據(jù)資源的滾動(dòng)建設(shè)則是最基本的也是最重要的內(nèi)容。

1．標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。包括元數(shù)據(jù)格式規(guī)范、管理規(guī)范和業(yè)務(wù)工作制度三大方面。制定數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與格式規(guī)范，明確檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)與訪問(wèn)方法。包括各門(mén)類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式、著錄規(guī)則與要求；各種類型檔案內(nèi)容（包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結(jié)構(gòu)化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、訪問(wèn)機(jī)制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容對(duì)象的分級(jí)存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求。

制定檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的管理規(guī)范和制度，明確數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中的程序化和規(guī)范化操作方法。主要包括數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步驟、方法和要求；數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、離線備份和災(zāi)難備份與恢復(fù)的功能、性能、技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)定；數(shù)字化檔案信息的安全管理規(guī)范、備份方式與要求；備份的數(shù)字化檔案信息的管理方法等；檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的原始性保障措施，規(guī)定如何采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、電子簽名等技術(shù)確保檔案的真實(shí)、完整、有效和憑證性作用；數(shù)字化檔案信息的授權(quán)訪問(wèn)制度，定義開(kāi)放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲(chǔ)和授權(quán)管理與訪問(wèn)制度。

制定檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)范和制度，明確接收數(shù)字化檔案信息和開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化加工的工作要求。主要包括數(shù)字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內(nèi)容、范圍、方式、方法及安全保障要求；開(kāi)展館藏?cái)?shù)字化加工的全過(guò)程工作方法、安全制度、保密措施、人員要求等；檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的滾動(dòng)建設(shè)與完善制度和工作要求。

2．檔案信息資源滾動(dòng)建設(shè)。主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的建設(shè)以及數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)是指存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的軟硬件存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試和使用，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，存取數(shù)據(jù)的軟件平臺(tái)，多門(mén)類檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案的確定和實(shí)施，以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)與持續(xù)服務(wù)的計(jì)劃和工作要求等。檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)主要涉及到需求分析、方案確定、設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)及其與服務(wù)器的連接等內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備一般應(yīng)與服務(wù)器的購(gòu)買(mǎi)同步考慮。多數(shù)服務(wù)器供應(yīng)商提供存儲(chǔ)解決方案，并提供服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備之間的集成與互聯(lián)。

數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)是獲取檔案信息的門(mén)戶應(yīng)用，包括檔案內(nèi)容信息、檔案目錄和標(biāo)引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內(nèi)容，著錄系統(tǒng)的建設(shè)主要是要將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范加以實(shí)施，在數(shù)據(jù)入口處將不合規(guī)范的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數(shù)據(jù)捕獲到數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)中。

數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出、掛接和規(guī)范性校驗(yàn)的自動(dòng)化數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，一般由技術(shù)支持人員來(lái)完成，系統(tǒng)的建設(shè)需要根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的需求，總結(jié)和預(yù)先定義數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)和自動(dòng)處理規(guī)則。

數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)是在數(shù)據(jù)處理之前，根據(jù)檔案資源管理的需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分門(mén)別類的整理與規(guī)范化處理，以方便實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成與共享。

數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)的目的是提高數(shù)據(jù)的安全性，根據(jù)備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機(jī)備份兩種方式。建設(shè)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，一方面要建立實(shí)施備份的軟硬件支撐平臺(tái)系統(tǒng)，一方面要制定備份的策略和計(jì)劃，并在工作中實(shí)施和維護(hù)，同時(shí)還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)實(shí)行全面的管理，這三方面內(nèi)容缺一不可。

三、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)的基石

社會(huì)信息化使檔案信息資源面臨著一個(gè)全新的生存環(huán)境與發(fā)展空間。美國(guó)檔案學(xué)者杰拉爾德?漢姆先生曾指出：檔案應(yīng)該記載“人類生活的方方面面”，檔案工作者要“創(chuàng)造一個(gè)反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文獻(xiàn)材料世界”，檔案館藏是反映“人類生活的廣闊領(lǐng)地” ①。因此，檔案資源唯有回歸社會(huì)，得到最大限度的利用，才能體現(xiàn)檔案保管的價(jià)值和作用。事實(shí)告訴我們，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成化管理和共享化利用是檔案貼近公眾、服務(wù)社會(huì)的最佳解決方案。

要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享化利用，首先必須在檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上下功夫，而檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)必須在檔案的形成、存儲(chǔ)和提供利用的各個(gè)環(huán)節(jié)加以重視。檔案的形成是一個(gè)從個(gè)體知識(shí)到組織知識(shí)，再到社會(huì)知識(shí)轉(zhuǎn)換的文化積累、動(dòng)態(tài)跟蹤和滾動(dòng)發(fā)展的歷史記憶過(guò)程，檔案的開(kāi)發(fā)與利用則是人類傳承文明、創(chuàng)新發(fā)展的進(jìn)步與成長(zhǎng)的歷史形成過(guò)程。如圖1所示。這兩個(gè)相互銜接、彼此推動(dòng)的過(guò)程，循環(huán)往復(fù)、推陳出新構(gòu)成了人類社會(huì)的知識(shí)化動(dòng)增長(zhǎng)（Adaptive）和社會(huì)化自適應(yīng)的檔案資源形成過(guò)程模型。這表明了檔案文化通過(guò)“傳―承―積累―發(fā)展―傳”這樣一種類似于文化加工廠的生產(chǎn)工序，隨人類自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、無(wú)始無(wú)終的傳承環(huán)鏈②。

圖1檔案資源的知識(shí)化共享和社會(huì)化服務(wù)過(guò)程模型

進(jìn)入21世紀(jì)，我國(guó)的電子政務(wù)與各行各業(yè)的信息化已經(jīng)進(jìn)入了以知識(shí)管理為核心的快速提升和綜合運(yùn)營(yíng)的重要發(fā)展階段，信息技術(shù)的發(fā)展也把知識(shí)管理推到了一個(gè)核心重要的位置，“以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)” 的提法更表明了人們對(duì)知識(shí)和技術(shù)在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)中的作用有了更充分的認(rèn)識(shí)?？梢韵胂?，未來(lái)的互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)豐富多彩的“知識(shí)網(wǎng)”，是一個(gè)儲(chǔ)存綜合知識(shí)的文化資源大倉(cāng)庫(kù)。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄者和忠實(shí)承載者，記錄了人類的社會(huì)成果的同時(shí)也揭示著人類文化，它是民族文化遺產(chǎn)的重要組成部分。同時(shí)檔案在文化傳承中占據(jù)著舉足輕重的地位，發(fā)揮著不可替代的作用， 正如張輯哲在其《維系之道―檔案與檔案管理》著作中所談：“正是由于有了檔案與檔案管理，人類才能夠不斷地在繼承中存在、發(fā)展，在存在、發(fā)展中延續(xù)，不斷使自己真正成為一個(gè)連續(xù)的時(shí)空整體。檔案與檔案管理是人類社會(huì)時(shí)空統(tǒng)一性和連續(xù)性的維系之道……”。

檔案信息資源必將會(huì)成為未來(lái)“知識(shí)網(wǎng)”中不可或缺的重要組成部分，因此，在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，首要重要的事情是建設(shè)高質(zhì)量的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析工具提供快速檢索與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化共享，才能真正體現(xiàn)檔案保存的價(jià)值和意義。

注釋：

①.F.杰拉爾德，漢姆，劉越南譯，檔案邊緣，《山西檔案》，1999年第1期．

篇3

一、數(shù)字檔案館的架構(gòu)、特點(diǎn)與功能

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館比較，工作對(duì)象由紙張等其他載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號(hào)，但其工作的根本任務(wù)仍然是收集、保管、利用、安全四大主要內(nèi)容。因此收集、保管、利用、安全是構(gòu)成數(shù)字檔案館的模型基礎(chǔ)。這四大主要內(nèi)容每一項(xiàng)都由相互獨(dú)立的一個(gè)或幾個(gè)子系統(tǒng)組成，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連在一起，來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的功能。

1　收集。政務(wù)網(wǎng)中歸檔單位的檔案人員通過(guò)登錄系統(tǒng)登錄，登錄系統(tǒng)調(diào)用身份鑒別技術(shù)核對(duì)身份，確認(rèn)正確后同意接收，采集系統(tǒng)接收傳輸來(lái)的文件目錄和全文，檢查系統(tǒng)檢查文件目錄是否符合要求及與全文的對(duì)應(yīng)關(guān)系，正確后發(fā)送消息給歸檔單位，再將目錄與全文分別導(dǎo)入至目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件存儲(chǔ)系統(tǒng)保存。

數(shù)字檔案館另一個(gè)信息來(lái)源是本館的檔案數(shù)字化，通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)將已有的紙質(zhì)檔案或以其他形式保管的檔案通過(guò)掃描等數(shù)字化加工方式轉(zhuǎn)成以數(shù)字保存的方式，并形成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與文件系統(tǒng)。

2　利用。訪問(wèn)者首先通過(guò)網(wǎng)頁(yè)或?qū)Ｓ玫卿浵到y(tǒng)登錄，連接后系統(tǒng)記錄身份、時(shí)間，查閱人填寫(xiě)查閱內(nèi)容，發(fā)出查閱請(qǐng)求，系統(tǒng)調(diào)用目錄管理系統(tǒng)與權(quán)限管理系統(tǒng)核對(duì)查閱人的權(quán)限，權(quán)限允許，調(diào)用文件管理系統(tǒng)提供文件信息，否則返回消息，告知沒(méi)有權(quán)限。系統(tǒng)記錄查閱人查閱內(nèi)容。

檔案利用的另一種形式是直接通過(guò)建立網(wǎng)站的形式向社會(huì)公布黨政各部門(mén)政策文件。

3　保存。檔案目錄存儲(chǔ)系統(tǒng)，根據(jù)要求，檔案館每一件檔案文件目錄必須輸入到目錄存儲(chǔ)系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)庫(kù)形式。

電子檔案文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，文件夾形式，以全宗與年代建立文件夾，便于快速存取。

多媒體檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，如照片、錄音、錄像資料等。

備份系統(tǒng)，為了防止人為失誤和其他事件發(fā)生，系統(tǒng)與數(shù)據(jù)必須有自動(dòng)備份功能，并能在短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)。

刻錄系統(tǒng)，為保存電子檔案的原始內(nèi)容與所有元數(shù)據(jù)，避免后來(lái)的技術(shù)升級(jí)及硬件損壞而帶來(lái)的結(jié)構(gòu)上改變或破壞，對(duì)電子文件進(jìn)行刻錄，實(shí)現(xiàn)電子文件的物理歸檔和永久保存。

光盤(pán)庫(kù)管理系統(tǒng)，建立光盤(pán)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理光盤(pán)，實(shí)現(xiàn)光盤(pán)的自動(dòng)調(diào)用。

4　安全管理。異地容災(zāi)備份系統(tǒng)，為防止重大自然災(zāi)害及戰(zhàn)爭(zhēng)的發(fā)生，對(duì)所有電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行異地保存。

身份鑒別系統(tǒng)，利用口令等鑒別技術(shù)對(duì)登錄行為進(jìn)行限制。并為權(quán)限管理系統(tǒng)提供身份識(shí)別。

權(quán)限管理系統(tǒng)，結(jié)合各種身份鑒別技術(shù)對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行權(quán)限管理?？刂撇?、閱檔案范圍、讀寫(xiě)操作等權(quán)限。

防攻擊系統(tǒng)，主要是通過(guò)防火墻，防止非法者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)入侵、修改檔案信息和進(jìn)行其他攻擊活動(dòng)。

防雷系統(tǒng)，利用防雷技術(shù)，防止雷電直接襲擊和感應(yīng)襲擊機(jī)房。

數(shù)字檔案館自動(dòng)化管理系統(tǒng)：

庫(kù)房管理，利用門(mén)禁系統(tǒng)對(duì)進(jìn)出庫(kù)房進(jìn)行管理并自動(dòng)進(jìn)行記錄。溫濕度管理，通過(guò)分布在各個(gè)庫(kù)房的探頭，對(duì)溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，進(jìn)行實(shí)時(shí)和分時(shí)記錄，并對(duì)機(jī)械設(shè)備進(jìn)行控制。防盜監(jiān)控，對(duì)檔案館的重要場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)控，可根據(jù)設(shè)置進(jìn)行實(shí)時(shí)錄像并自動(dòng)保存并發(fā)出警報(bào)。

二、數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)方案

1　網(wǎng)絡(luò)方案關(guān)系到數(shù)據(jù)傳輸質(zhì)量、速度及安全等性能，是數(shù)字檔案設(shè)計(jì)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)

建議省級(jí)數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)按交換式千兆級(jí)交換式以太局域網(wǎng)設(shè)計(jì)。交換式千兆以太網(wǎng)的傳輸速率高，是當(dāng)前傳輸速率較高的一種局域網(wǎng)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)帶寬高，能提供lGbit／s的獨(dú)享帶寬。仍采用CSMA／CD介質(zhì)訪問(wèn)控制方法，僅在載波時(shí)間和槽時(shí)間(SLOT TIME)等方面有些改進(jìn)。它依靠RSVP、IEEE802.1Q技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。提供虛擬局域網(wǎng)(VLAN)服務(wù)。提供質(zhì)量保證(Quality of Service， Qos)，支持多媒體信息的傳輸。數(shù)字檔案館在結(jié)構(gòu)上采用使用最為廣泛的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)組建以太網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，層次上使用核心層和接入場(chǎng)券層兩個(gè)層次。各個(gè)樓層的交換機(jī)負(fù)責(zé)桌面計(jì)算機(jī)接人，核心交換機(jī)完成接入交換機(jī)的匯聚和這些交換機(jī)之間的數(shù)據(jù)交換。

具體網(wǎng)絡(luò)方案

核心層交換機(jī)采用Cisco Catalyst 4500系列交換機(jī)產(chǎn)品，它支持網(wǎng)絡(luò)融合，提供了高性能、高彈性的交換基礎(chǔ)架構(gòu)，CiscoCatalyst 4500系列提供了全線速的第2到第4層的交換，同時(shí)還提供了集成彈性和增強(qiáng)控制，擴(kuò)展了從骨干網(wǎng)絡(luò)到邊緣網(wǎng)絡(luò)的智能網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，它的無(wú)源主板和集中式體系結(jié)構(gòu)允許通過(guò)ciscoCatalyst Supervisor引擎增加先進(jìn)的聯(lián)網(wǎng)功能；它擁有48端口10／100／1000 BASE-T網(wǎng)卡，支持高密度千兆以太網(wǎng)到各個(gè)系統(tǒng)及桌面；還有集成的、冗余的路內(nèi)電源供應(yīng)、內(nèi)置高密度10／100M以太網(wǎng)卡、智能業(yè)務(wù)；它的模塊化設(shè)計(jì)、豐富的Cisco IOS軟件特性和附加模塊使其能夠根據(jù)用戶特定的需求定制各種服務(wù)。64Gbit／s帶寬及強(qiáng)韌的智能業(yè)務(wù)、全面的安全性和簡(jiǎn)單的可管理性等，滿足用戶對(duì)多業(yè)務(wù)、高可靠、大容量、模塊化的需求。

接入層交換機(jī)采用Cisco Catalyst 3550系列交換機(jī)，該交換機(jī)部署簡(jiǎn)單，每個(gè)非GBIC端口的自檢測(cè)能力能夠檢測(cè)到所連設(shè)備的速度，并自動(dòng)地配置端口進(jìn)行10、t00或者1000Mbit／s的操作，從而簡(jiǎn)化了交換機(jī)在混合了10、100和1000BaseT的系統(tǒng)中的部署。通過(guò)一個(gè)可更換的GBIC模塊，支持兼容IEEE802.3z的1000BaseSX、1000BaseLX／LH、1000BaseZX和1000BaseT物理接口，在部署交換機(jī)時(shí)有很強(qiáng)的靈活性。同時(shí)具有出色的冗余性，確保在發(fā)生故障時(shí)進(jìn)行及時(shí)的備份，Cisco UplinkFast／BackboneFast技術(shù)可以確保迅速的故障恢復(fù)，提高網(wǎng)絡(luò)的整體穩(wěn)定性和可靠性。

2　省級(jí)數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)方案特點(diǎn)

――構(gòu)建兩套網(wǎng)絡(luò)，物理隔離，建設(shè)

高安全、高可靠網(wǎng)絡(luò)；本次網(wǎng)絡(luò)建設(shè)新建兩套網(wǎng)絡(luò)，一套接省電子政務(wù)外網(wǎng)，一套接Internet公網(wǎng)，兩套網(wǎng)絡(luò)之間物理隔離，實(shí)現(xiàn)各自的應(yīng)用。

――核心交換機(jī)、接入層交換機(jī)設(shè)備均為高可靠設(shè)計(jì)。核心交換機(jī)關(guān)鍵模塊冗余。

――滿足未來(lái)幾年后的需求、OA、視頻網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的高性能支持；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)選用設(shè)備具有極高的處理性能，豐富的業(yè)務(wù)支持能力和擴(kuò)展能力保證未來(lái)幾年檔案信息服務(wù)發(fā)展的需要。

――強(qiáng)大的業(yè)務(wù)區(qū)別服務(wù)能力支持，滿足多種媒體統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)的需求；網(wǎng)絡(luò)承載語(yǔ)音、視頻的系列技術(shù)：IP Qos、RTP、RTCP技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)為以后新服務(wù)開(kāi)展提供通用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，支持平滑升級(jí)；高帶寬鏈路為業(yè)務(wù)開(kāi)展提供帶寬保證；選用的核心交換機(jī)支持豐富的Q0s策略，可以承載多個(gè)應(yīng)用而能保證視頻、語(yǔ)音的開(kāi)展。

――統(tǒng)一、經(jīng)濟(jì)的跨平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)管理方案，集群解決方案；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)選用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備支持豐富的網(wǎng)管策略，可以對(duì)全系列產(chǎn)品進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，節(jié)省網(wǎng)絡(luò)管理的人力和精力投入。

――支持未來(lái)網(wǎng)絡(luò)平滑升級(jí)；智能網(wǎng)絡(luò)能夠減輕新的網(wǎng)絡(luò)需求所帶來(lái)的壓力，智能交換機(jī)可以提供更多未經(jīng)處理的帶寬和連接。它們比標(biāo)準(zhǔn)的第2層交換機(jī)提供了更多的數(shù)據(jù)流應(yīng)用，不僅能夠識(shí)別網(wǎng)絡(luò)流量設(shè)備，而且能夠識(shí)別用戶和應(yīng)用。

――網(wǎng)絡(luò)建設(shè)選用的核心設(shè)備交換機(jī)預(yù)留了足夠的接口，相比其他產(chǎn)品具有極強(qiáng)的可擴(kuò)展性，保證隨著未來(lái)業(yè)務(wù)增加進(jìn)行設(shè)備平滑升級(jí)。

三、數(shù)字檔案館的安全系統(tǒng)建立

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)世界方便快捷，但隨之而來(lái)的安全問(wèn)題也是檔案信息部門(mén)需要著力解決的重要問(wèn)題。

1　數(shù)字檔案館檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)

一是未經(jīng)授權(quán)的資源訪問(wèn)，可能會(huì)泄露檔案機(jī)密，導(dǎo)致未經(jīng)授權(quán)的系統(tǒng)操作，影響系統(tǒng)正常運(yùn)行。二是數(shù)字檔案信息的泄露、修改、破壞，授權(quán)訪問(wèn)的密碼等可能在傳輸過(guò)程中或在存儲(chǔ)時(shí)被修改或因設(shè)備故障破壞。三是惡意代碼，也就是病毒和后門(mén)程序，主要是未經(jīng)授權(quán)的非法程序執(zhí)行，對(duì)信息數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、操作權(quán)限構(gòu)成嚴(yán)重威脅。四是外部入侵和破壞，指來(lái)自Internet網(wǎng)的黑客入侵和破壞。五是內(nèi)部入侵，來(lái)自內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的侵入。六是服務(wù)網(wǎng)站遭受各種拒絕服務(wù)攻擊，利用系統(tǒng)的錯(cuò)誤或資源的限制，造成系統(tǒng)崩潰、性能下降、損耗系統(tǒng)資源，從而使服務(wù)不能正常提供?；蚶帽镜鼐W(wǎng)站作為跳板對(duì)第三方目標(biāo)發(fā)動(dòng)攻擊等。七是物理安全，指雷擊、火災(zāi)、電源中斷等。

2　數(shù)字檔案館保證檔案信息安全的主要技術(shù)

――身份鑒別，對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行身份識(shí)別。如將口令或動(dòng)態(tài)口令用于系統(tǒng)管理、其了登錄管理、各個(gè)數(shù)據(jù)服務(wù)器的管理，數(shù)字證書(shū)用于對(duì)歸檔單位請(qǐng)求歸檔時(shí)的管理，生理模式識(shí)別用于庫(kù)房、主機(jī)房管理。

――訪問(wèn)授權(quán)，訪問(wèn)控制／授權(quán)是安全保護(hù)中極其重要的一環(huán)，這是在身份識(shí)別的基礎(chǔ)上，根據(jù)身份對(duì)其要求調(diào)用或訪問(wèn)的資源請(qǐng)求加以控制。

――入侵檢測(cè)，通過(guò)發(fā)現(xiàn)訪問(wèn)者的非法訪問(wèn)行為而對(duì)其隔離。

――DoS防御，通過(guò)判斷源IP包從而限制其進(jìn)入及其他技術(shù)等。

――陷阱和追蹤，引誘攻擊者入侵假目標(biāo)，記錄并追蹤。

――病毒防御，利用殺毒軟件查殺服務(wù)器、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中的病毒。

――加密，在傳輸機(jī)密信息時(shí)使用加密手段。

――備份，有日常備份、在線備份、在線鏡像三種方案。

3　涉及硬件的安全方案

(1)數(shù)字檔案信息備份

備份任務(wù)是數(shù)字檔案館的重要工作，備份系統(tǒng)是數(shù)字檔案館的必不可少的重要系統(tǒng)。一個(gè)好的備份系統(tǒng)不僅不會(huì)給管理者帶來(lái)很多的工作，相反為系統(tǒng)管理帶來(lái)了許多的維護(hù)上的方便。備份系統(tǒng)的作用主要有：

――備份的自動(dòng)化，降低由于誤操作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；

――各種數(shù)據(jù)庫(kù)(包括目錄與文件)在線備份；

――文件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的恢復(fù)時(shí)間點(diǎn)，歷史版本管理；

――防止設(shè)備故障及入侵破壞而進(jìn)行的網(wǎng)絡(luò)備份和防止災(zāi)難而實(shí)現(xiàn)異地備份；

―系統(tǒng)與數(shù)據(jù)的快速恢復(fù)。

備份技術(shù)經(jīng)歷了幾個(gè)發(fā)展階段，從傳統(tǒng)的軟盤(pán)、磁帶機(jī)，以及到現(xiàn)在的DAS、NAs和SAN三大存儲(chǔ)模式、IP網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的出現(xiàn)，存儲(chǔ)的技術(shù)方式都在不斷更新。但無(wú)論采用哪種方式，容量大、具有先進(jìn)自動(dòng)管理功能、性能穩(wěn)定、可用性強(qiáng)都是首要考慮的因素。

考慮數(shù)據(jù)的類型、數(shù)據(jù)量、備份策略(增量備份)、數(shù)據(jù)的保留時(shí)間及管理等因素，數(shù)字檔案館選擇NAS設(shè)備作為備份系統(tǒng)較為合適。NAS是一種即插即用的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備。采用標(biāo)準(zhǔn)的RJ-45網(wǎng)絡(luò)接口，通過(guò)交換機(jī)就可直接連接到網(wǎng)絡(luò)上。NAS對(duì)各種格式文件網(wǎng)絡(luò)高速共享的同時(shí)，還可讓存儲(chǔ)空間完成在線擴(kuò)容，以解決網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)隨著使用產(chǎn)生的容量不足的問(wèn)題。

(2)防雷系統(tǒng)

各種設(shè)備設(shè)施由于雷電帶來(lái)的損壞現(xiàn)在仍時(shí)有發(fā)生，有的甚至威脅到了人生命安全。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)必須考慮完備的防雷系統(tǒng)。雷電對(duì)數(shù)字檔案館的影響主要來(lái)自兩個(gè)方面，一是雷電直擊，二是雷電產(chǎn)生的感應(yīng)電壓。而后者由于環(huán)境影響范圍更廣。因此，應(yīng)針對(duì)不同的建筑物及其內(nèi)部設(shè)備配置情況，從直擊雷防護(hù)、感應(yīng)雷防護(hù)和地網(wǎng)建設(shè)等方面考慮，采取綜合治理、整體防御、多重保護(hù)、層層設(shè)防的防雷方案。

(3)防火墻

為了有效地解決防火墻的瓶頸問(wèn)題，省級(jí)數(shù)字檔案館采用千兆級(jí)防火墻。

省級(jí)使用Quidway Eudemon 1000與Internet網(wǎng)進(jìn)行連接。Eudemon防火墻是基于華為專業(yè)電信級(jí)硬件平臺(tái)和VRP軟件平臺(tái)，采用新一代硬件設(shè)計(jì)的高速狀態(tài)防火墻，不僅支持豐富協(xié)議的狀態(tài)檢測(cè)及地址轉(zhuǎn)換功能，而且具備強(qiáng)大的攻擊防范能力，提供靜態(tài)和動(dòng)態(tài)黑名單過(guò)濾等特性，可提供豐富的統(tǒng)計(jì)分析功能和日志。Eudemon防火墻還可支持Q0s、VPN等特性。

Quidway Eudemon防火墻提供了標(biāo)準(zhǔn)和擴(kuò)展的ACL包過(guò)濾。華為ASPF(Application Specific Packet Filter)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對(duì)每一個(gè)連接狀態(tài)信息的維護(hù)監(jiān)測(cè)并動(dòng)態(tài)地過(guò)濾數(shù)據(jù)包，防止地址欺騙，身份偽造等惡意攻擊行為。

篇4

[關(guān)鍵詞]知識(shí)門(mén)戶　檔案信息化　信息化服務(wù)

[分類號(hào)]G273

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)催生的信息革命對(duì)人們的社會(huì)生活造成了深遠(yuǎn)的影響，也為檔案事業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為兩方面：①檔案館能否積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，使自身的管理水平和業(yè)務(wù)能力站上新的高度；②面對(duì)大量的電子文件與電子檔案，檔案館能否善用自己在長(zhǎng)期檔案管理實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn)，解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔管理的新問(wèn)題。若應(yīng)對(duì)得當(dāng)，則正如加拿大檔案學(xué)者特里?庫(kù)克所說(shuō)：“我們就可能抓住了一個(gè)絕妙的時(shí)機(jī)來(lái)提高我們的地位……像古埃及檔案同神一樣，重新坐回上帝的身邊”。為此，當(dāng)前各國(guó)檔案界無(wú)不將信息化服務(wù)作為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的主要手段，美國(guó)、英國(guó)及加拿大等國(guó)的國(guó)家檔案網(wǎng)站已基本實(shí)現(xiàn)在線檔案資源整合及國(guó)內(nèi)各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的“一站式”檢索，并可提供形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案全文信息，有效地促進(jìn)了檔案利用。

1　我國(guó)檔案信息化服務(wù)瓶頸剖析

我國(guó)檔案信息化工作通過(guò)多年來(lái)的建設(shè)，歷經(jīng)從計(jì)算機(jī)輔助檢索到檔案網(wǎng)站，再到數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)步，已取得相當(dāng)?shù)某煽?jī)。但具體到檔案信息化服務(wù)方面，用戶卻始終無(wú)法方便快捷地從檔案館獲取急需的、有應(yīng)用價(jià)值的信息資源與服務(wù)，造成檔案資源利用率低，檔案館無(wú)人問(wèn)津的尷尬局面。究其原因，是因?yàn)槲覈?guó)檔案信息化服務(wù)實(shí)施過(guò)程中還存在諸多障礙：

1.1　共建共享組織不力

我國(guó)各級(jí)主管部門(mén)對(duì)檔案信息化服務(wù)缺少“頂層設(shè)計(jì)”，導(dǎo)致檔案館共建共享工作滯后，具體表現(xiàn)為：①檔案館之間各自為戰(zhàn)，權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)的缺乏使得大多數(shù)檔案館仍孤立、分散地進(jìn)行資源建設(shè)和服務(wù)開(kāi)發(fā)，形成了大量的“信息孤島”，檔案信息資源往往因存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)或載體的不同而不能互通，給用戶利用造成了很大不便；②與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)缺少合作，圖書(shū)、情報(bào)等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)中一些先進(jìn)的服務(wù)方式頗值得檔案部門(mén)借鑒，其信息儲(chǔ)備也可作為檔案資源的有力補(bǔ)充，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，但一直以來(lái)檔案部門(mén)未能與之實(shí)現(xiàn)資源共享，致使檔案信息化服務(wù)發(fā)展緩慢；③與檔案形成機(jī)關(guān)對(duì)接不暢，政府機(jī)關(guān)形成的文件是檔案館館藏的不竭來(lái)源，然而我國(guó)檔案館與其他政府機(jī)關(guān)缺乏配合，使得檔案文件接收不暢，“原材料”更新緩慢自然不利于檔案信息化服務(wù)的順利運(yùn)行。

1.2　信息開(kāi)發(fā)層次偏低

目前國(guó)內(nèi)檔案部門(mén)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)意識(shí)較薄弱，政策上對(duì)開(kāi)發(fā)工作的權(quán)責(zé)分配不夠明確，再加上開(kāi)發(fā)手段、技術(shù)、人員等方面的不足，直接導(dǎo)致我國(guó)檔案信息資源開(kāi)發(fā)深度的缺乏。例如作為我國(guó)檔案信息化建設(shè)主要成果的檔案網(wǎng)站，多數(shù)只包含“局館概況”、“領(lǐng)導(dǎo)致辭”及“全宗簡(jiǎn)介”等欄目，內(nèi)容質(zhì)量偏低。檔案館中可供利用的檔案材料大多也處于一次文獻(xiàn)狀態(tài)，沒(méi)有得到有效的開(kāi)發(fā)與增值。這樣的信息開(kāi)發(fā)層次無(wú)疑會(huì)增加用戶利用檔案資源的難度，產(chǎn)生負(fù)面的影響，使得用戶怯于接受檔案信息服務(wù)，從而影響了檔案資源利用率，制約了檔案信息化服務(wù)的有效開(kāi)展。

1.3　服務(wù)理念落后

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，用戶對(duì)信息服務(wù)的要求也在逐步提高。當(dāng)前用戶需要的首先是知識(shí)化的服務(wù)，要求檔案館不再只提供孤立的信息片段，而是可以解決具體問(wèn)題的知識(shí)；其次是個(gè)性化的服務(wù)，要求檔案館能夠針對(duì)用戶個(gè)人的需求提供專門(mén)服務(wù)；最后是互動(dòng)式的服務(wù)，不但要求檔案館與用戶進(jìn)行互動(dòng)，還需要檔案館搭建用戶間互動(dòng)的平臺(tái)。但是目前我國(guó)檔案信息化服務(wù)工作仍主要以檔案館及其館藏資源為導(dǎo)向，以閉門(mén)造車(chē)的方式進(jìn)行，未能充分考慮用戶的利用需求，其服務(wù)理念還相當(dāng)落后。

2　檔案知識(shí)門(mén)戶及其優(yōu)勢(shì)

2.1　檔案知識(shí)門(mén)戶的概念

面對(duì)瓶頸，我們只有開(kāi)拓視野，充分借鑒其他領(lǐng)域的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，才能取得突破。放眼圖書(shū)、情報(bào)及企業(yè)領(lǐng)域可以發(fā)現(xiàn)，建立知識(shí)門(mén)戶是推進(jìn)其信息化服務(wù)的最新手段與方向。面對(duì)“信息孤島”和內(nèi)外網(wǎng)互動(dòng)問(wèn)題，企業(yè)界選擇了企業(yè)知識(shí)門(mén)戶(EKP)作為應(yīng)對(duì)措施；圖書(shū)、情報(bào)領(lǐng)域也開(kāi)始了關(guān)于知識(shí)門(mén)戶的理論研究和實(shí)踐探索，泰達(dá)網(wǎng)上圖書(shū)館、上海圖書(shū)館網(wǎng)上聯(lián)合知識(shí)導(dǎo)航站的建立起到了良好的表率作用。鑒于此，發(fā)展檔案知識(shí)門(mén)戶極有可能成為檔案信息化服務(wù)取得突破的關(guān)鍵。

追本溯源，檔案知識(shí)門(mén)戶是網(wǎng)絡(luò)門(mén)戶的一種，所謂網(wǎng)絡(luò)門(mén)戶則是互聯(lián)網(wǎng)資源與服務(wù)的統(tǒng)一接入點(diǎn)，為人們提供了獲取某領(lǐng)域相關(guān)信息的中心人口。知識(shí)門(mén)戶即是一種支持知識(shí)獲取、傳播和存儲(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)門(mén)戶應(yīng)用。其概念最初發(fā)源于企業(yè)領(lǐng)域，目前學(xué)界普遍將其理解為企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)與信息門(mén)戶的結(jié)合，是企業(yè)業(yè)務(wù)參與者所需相關(guān)知識(shí)的統(tǒng)一入口，提供高級(jí)商務(wù)智能和決策支持。將知識(shí)門(mén)戶與檔案管理實(shí)踐有機(jī)結(jié)合則形成檔案知識(shí)門(mén)戶，它著眼于管理和服務(wù)兩個(gè)方面。對(duì)內(nèi)，檔案知識(shí)門(mén)戶構(gòu)成知識(shí)管理系統(tǒng)，輔助檔案業(yè)務(wù)處理，挖掘館員隱性知識(shí)，搭建館員學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，以保障檔案管理部門(mén)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展；對(duì)外，檔案知識(shí)門(mén)戶發(fā)揮知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)的作用，依托掌握的各類信息資源(尤其是檔案信息資源)，綜合運(yùn)用知識(shí)發(fā)現(xiàn)、獲取、組織、挖掘、轉(zhuǎn)化等方法，供給用戶包含新智力要素的知識(shí)信息，幫助用戶在解決問(wèn)題的同時(shí)提高知識(shí)獲取與知識(shí)創(chuàng)新能力。綜上，筆者認(rèn)為，檔案知識(shí)門(mén)戶是為滿足檔案信息化需要應(yīng)運(yùn)而生的一種應(yīng)用平臺(tái)，它以檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)外部異構(gòu)資源與服務(wù)整合為基礎(chǔ)，以融入新智力要素的知識(shí)發(fā)現(xiàn)、轉(zhuǎn)化、開(kāi)發(fā)和導(dǎo)航為手段，在促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的同時(shí)向用戶提供統(tǒng)一知識(shí)資源獲取入口和個(gè)性化獲取方式，實(shí)現(xiàn)知識(shí)交流共享與創(chuàng)新。

2.2　檔案知識(shí)門(mén)戶的優(yōu)勢(shì)

2.2.1　尊重用戶需求　用戶需求可分為三個(gè)層次：基本需求、期望需求和潛在需求。基本需求是服務(wù)提供過(guò)程中必須滿足的屬性與功能；期望需求不是完成服務(wù)所必須的，但是用戶想要得到滿足的需求；潛在需求則屬于用戶自身并未認(rèn)識(shí)到，但得到滿足后會(huì)帶來(lái)高滿意度與驚喜的需求。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館資源導(dǎo)向型服務(wù)方式是制約檔案信息化和檔案價(jià)值廣泛實(shí)現(xiàn)的重要因素之一，而檔案知識(shí)門(mén)戶恰能提供用戶需求導(dǎo)向服務(wù)，即以用戶需求為核心，滿足用戶各層面需求的服務(wù)。檔案知識(shí)門(mén)戶以廣泛全面的知識(shí)采集整理、準(zhǔn)確清晰的知識(shí)導(dǎo)航與便捷的獲取手段滿足用戶基本知識(shí)需求；通過(guò)定制服務(wù)、專家匹配、在線交流及備忘錄等功能滿足用戶的期望需求；憑借對(duì)用戶行為的收集與挖掘及據(jù)此完成的知識(shí)資源推送主動(dòng)發(fā)現(xiàn)且及時(shí)滿足用戶的潛在需求，從而實(shí)現(xiàn)用戶需求導(dǎo)向型服務(wù)。

2.2.2　服務(wù)差異化　由于身份、年齡、教育背景及利用目的等不同，用戶對(duì)檔案知識(shí)資源的需求也會(huì)有千

差萬(wàn)別。如，歷史學(xué)家需要的可能是真實(shí)、準(zhǔn)確、互相關(guān)聯(lián)且完整性較高的原始記錄及歷史事件的內(nèi)在聯(lián)系，而普通公眾更感興趣的可能是歷史掌故類閱讀材料。因此，檔案信息化服務(wù)必須體現(xiàn)差異性，以差異化服務(wù)滿足個(gè)性化需求，才能有效提高用戶滿意度。

檔案知識(shí)門(mén)戶不但對(duì)知識(shí)資源按學(xué)科領(lǐng)域進(jìn)行縱向梳理，更能夠按知識(shí)深度橫向分層，以針對(duì)性地滿足有著不同知識(shí)需求層次的用戶。其豐富的個(gè)性化服務(wù)內(nèi)容、清晰的導(dǎo)航功能和靈活的個(gè)人應(yīng)用界面，更為用戶以最習(xí)慣的方式獲取到最需要且最適合的知識(shí)提供了有力保障。

2.2.3　擴(kuò)大檔案服務(wù)可及性　檔案知識(shí)門(mén)戶除定向收集檔案資源外，還可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)采集全球范圍內(nèi)知識(shí)資源，從內(nèi)容上保證了檔案信息化服務(wù)的普適性。同時(shí)，作為數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一獲取入口，它幫助用戶在不了解專業(yè)檔案檢索途徑的條件下，仍可在第一時(shí)間檢索獲取所需檔案材料，且比普通搜索引擎具有更高的準(zhǔn)確度。這不但意味著現(xiàn)有檔案資源在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)施上的集中展示，更賦予任何有利用需求的用戶方便獲取檔案知識(shí)資源的能力，使得檔案信息化服務(wù)的可及性得到前所未有的擴(kuò)展，充分發(fā)揮檔案社會(huì)服務(wù)作用，進(jìn)而擴(kuò)大檔案行業(yè)影響力。

基于以上突出優(yōu)勢(shì)，筆者認(rèn)為，將知識(shí)門(mén)戶與檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐有機(jī)融合而成的檔案知識(shí)門(mén)戶無(wú)疑是我國(guó)檔案信息化服務(wù)突破當(dāng)前瓶頸的努力方向。

3　檔案知識(shí)門(mén)戶體系架構(gòu)及其功能

由于目標(biāo)及環(huán)境的不同，檔案知識(shí)門(mén)戶在技術(shù)上不會(huì)有也不需要固定的解決方案，但設(shè)計(jì)完善的體系架構(gòu)則能為其提供統(tǒng)一而良好的建設(shè)平臺(tái)。所謂體系架構(gòu)，指系統(tǒng)各組成部分及它們之間的交互。美國(guó)學(xué)者奧斯汀認(rèn)為，典型的組織架構(gòu)應(yīng)包括三層(數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)處理層和用戶界面)，加拿大學(xué)者杜非則認(rèn)為包括知識(shí)管理輔助工具、知識(shí)獲取工具、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)原型和用戶界面的五層架構(gòu)更適合于知識(shí)門(mén)戶系統(tǒng)。本文在參考融合此兩種架構(gòu)模型的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案實(shí)踐具體特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了檔案知識(shí)門(mén)戶體系架構(gòu)，如圖1所示：

3.1　檔案知識(shí)門(mén)戶架構(gòu)

3.1.1　知識(shí)基礎(chǔ)層　知識(shí)儲(chǔ)備是檔案知識(shí)門(mén)戶提供服務(wù)的基礎(chǔ)。檔案館通過(guò)信息資源采集與開(kāi)發(fā)模塊對(duì)館藏信息資源、合作單位共享資源、內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)信息資源及館員經(jīng)驗(yàn)知識(shí)進(jìn)行廣泛地收集，并由專人進(jìn)行分類、加工和整理后存入知識(shí)庫(kù)。鑒于所采集的知識(shí)類型、格式各有不同，知識(shí)存儲(chǔ)也可采用文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、群件服務(wù)器、文檔管理系統(tǒng)或網(wǎng)站等多種形式來(lái)實(shí)行，每種存儲(chǔ)形式都是獨(dú)立的物理實(shí)體，它們聯(lián)合起來(lái)則構(gòu)成統(tǒng)一的虛擬知識(shí)庫(kù)。中間件為門(mén)戶的功能集成與拓展提供支持，通過(guò)應(yīng)用集成接口檔案館可實(shí)現(xiàn)外部服務(wù)或內(nèi)部業(yè)務(wù)的廣泛集成。

3.1.2　應(yīng)用功能層　檔案知識(shí)門(mén)戶應(yīng)包括個(gè)性化、業(yè)務(wù)支持、協(xié)同共享和知識(shí)地圖4個(gè)主要功能模塊。其中，個(gè)性化功能貫穿著整個(gè)門(mén)戶的服務(wù)理念與過(guò)程，貼合用戶需求，使用戶以最習(xí)慣的方式獲取到最需要的知識(shí)；業(yè)務(wù)支持模塊可作為館員的辦公入口，協(xié)助館員完成日常工作；協(xié)同共享模塊提供了館員、用戶、專家及合作單位等多方交流平臺(tái)，為館內(nèi)各業(yè)務(wù)的協(xié)同開(kāi)展及館內(nèi)外知識(shí)共享、轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新提供了良好的環(huán)境；知識(shí)地圖能夠跨越邏輯分類和存放地點(diǎn)的限制，在數(shù)據(jù)孤島間建立連接，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)資源的虛擬整合，支持知識(shí)檢索與導(dǎo)航，為用戶展現(xiàn)整個(gè)館藏中的知識(shí)對(duì)象。

3.1.3　用戶界面層　檔案知識(shí)門(mén)戶通過(guò)應(yīng)用程序調(diào)用接口實(shí)現(xiàn)功能響應(yīng)，通過(guò)頁(yè)面聚合技術(shù)完成可視化的需求反饋，最終由個(gè)人界面將知識(shí)內(nèi)容以用戶要求的方式呈現(xiàn)給用戶。這里的用戶可以是一般意義上的檔案館用戶也可是檔案館館員、管理者或合作單位等。此外，檔案知識(shí)門(mén)戶還可通過(guò)用戶界面實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)控制和身份驗(yàn)證，滿足檔案信息資源保密性的要求。

3.2　檔案知識(shí)門(mén)戶功能實(shí)現(xiàn)

概括來(lái)講，檔案知識(shí)門(mén)戶為檔案知識(shí)管理與知識(shí)服務(wù)提供了實(shí)現(xiàn)平臺(tái)，通過(guò)知識(shí)管理的理論與方法提供知識(shí)服務(wù)。其主要功能包括如下方面：

3.2.1　資源整合　資源整合是檔案知識(shí)門(mén)戶的核心，是其他功能的前提，可分為基礎(chǔ)資源整合與應(yīng)用資源整合。前者通過(guò)信息采集與開(kāi)發(fā)對(duì)形態(tài)、來(lái)源、結(jié)構(gòu)、格式及內(nèi)容各異的檔案信息資源、知識(shí)和服務(wù)進(jìn)行無(wú)縫集成，為知識(shí)服務(wù)提供“原料”基礎(chǔ)。后者能夠屏蔽各種應(yīng)用系統(tǒng)在技術(shù)、接口和實(shí)現(xiàn)語(yǔ)言方面的差異，通過(guò)一個(gè)核心組件服務(wù)器將其集成在一起實(shí)施各系統(tǒng)的獨(dú)立或聯(lián)合應(yīng)用。

3.2.2　知識(shí)開(kāi)發(fā)　檔案知識(shí)門(mén)戶依托整合的信息資源，對(duì)其進(jìn)行加工、過(guò)濾、提煉、分類與重組，自動(dòng)抽取元數(shù)據(jù)，幫助用戶認(rèn)知檔案知識(shí)信息及其相互間關(guān)系，使檔案信息資源從獨(dú)立的信息片段升華為系統(tǒng)的知識(shí)，在存入知識(shí)庫(kù)的同時(shí)以可視化知識(shí)地圖的形式為用戶導(dǎo)航。對(duì)檔案機(jī)構(gòu)來(lái)講，檔案知識(shí)門(mén)戶在整合的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中注重對(duì)個(gè)人隱性知識(shí)的析取與總結(jié)，使其提升為組織顯性知識(shí)，為檔案機(jī)構(gòu)組織文化形成、自身成長(zhǎng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供支持。

3.2.3　統(tǒng)一獲取　在資源整合的基礎(chǔ)上，用戶可以通過(guò)檔案知識(shí)門(mén)戶“一站式”地檢索并獲取所需的各種異構(gòu)檔案知識(shí)與服務(wù)，或與掌握知識(shí)的個(gè)人或機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，從而完成知識(shí)發(fā)現(xiàn)，獲得面臨問(wèn)題的解決方案。組織內(nèi)部員工與合作伙伴可透過(guò)門(mén)戶的應(yīng)用資源整合功能掌控各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，獲取業(yè)務(wù)處理相關(guān)信息與數(shù)據(jù)，高效履行辦公與管理職能。

3.2.4　交流共享　檔案知識(shí)門(mén)戶為檔案部門(mén)、協(xié)作單位、員工和用戶構(gòu)筑了交流溝通平臺(tái)，以虛擬會(huì)議室及網(wǎng)絡(luò)留言板等形式迅速建立知識(shí)擁有者和知識(shí)需要者間的聯(lián)系，促進(jìn)顯、隱性知識(shí)間轉(zhuǎn)化，以達(dá)到知識(shí)共享目的。在這種交流共享的過(guò)程中，知識(shí)會(huì)不斷得到升華，產(chǎn)生創(chuàng)新。各參與主體均可通過(guò)檔案知識(shí)門(mén)戶獲取所需知識(shí)，解決實(shí)際問(wèn)題。

具體來(lái)說(shuō)，檔案知識(shí)門(mén)戶的資源整合功能在異構(gòu)信息資源間建立了廣泛連接，實(shí)現(xiàn)了檔案館、檔案形成機(jī)關(guān)與合作單位的三方互通，有效解決了我國(guó)檔案信息化服務(wù)共建共享組織不力的問(wèn)題；其知識(shí)開(kāi)發(fā)功能幫助檔案館對(duì)檔案信息進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)與整理，促進(jìn)從信息到知識(shí)的升華，為檔案館知識(shí)服務(wù)提供了內(nèi)容支撐，能夠充分改善檔案信息開(kāi)發(fā)層次較低的現(xiàn)狀；其資源統(tǒng)一獲取接口大大削減了用戶獲取檔案知識(shí)資源與服務(wù)的障礙，提高了檔案信息化服務(wù)的知識(shí)性、互動(dòng)性和主動(dòng)性，滿足用戶個(gè)性化需求，解決了服務(wù)理念更新的方法論問(wèn)題；其交流共享功能為檔案館館員協(xié)同工作、充分交流以及用戶獲取館內(nèi)外知識(shí)資源、參與討論、進(jìn)行利用反饋架設(shè)了平臺(tái)。

篇5

（一）異步參考咨詢服務(wù)

異步參考咨詢服務(wù)也稱非實(shí)時(shí)參考咨詢服務(wù)，常見(jiàn)的服務(wù)模式有電子郵件參考咨詢、FAQ常見(jiàn)問(wèn)題解答、電子公告板等。1.電子郵件參考咨詢服務(wù)電子郵件參考咨詢服務(wù)是虛擬參考咨詢服務(wù)的主要方式之一，用戶和館員的咨詢和答疑以電子郵件進(jìn)行溝通。有的網(wǎng)站上提供郵件地址鏈接，用戶只需點(diǎn)擊該鏈接便可啟動(dòng)郵件；有的網(wǎng)站以在線表單呈現(xiàn)，用戶將相關(guān)咨詢內(nèi)容填進(jìn)表單并點(diǎn)擊發(fā)送即可。電子郵件咨詢不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，非實(shí)時(shí)的信息反饋可以增加館員思考的時(shí)間及回答問(wèn)題的深度，但這種咨詢方式缺乏互動(dòng)，在郵件安全性和保密性上存在危險(xiǎn)。2.FAQ常見(jiàn)問(wèn)題解答FAQ咨詢解答的是常見(jiàn)問(wèn)題。檔案館將用戶問(wèn)得最多的問(wèn)題做一個(gè)匯總，而后分門(mén)別類地將這些問(wèn)題顯示在頁(yè)面相關(guān)條目中，用戶點(diǎn)擊這些問(wèn)題便會(huì)出現(xiàn)全面而詳盡的解答。FAQ咨詢，可看成一種參考指南，用戶可根據(jù)問(wèn)題的羅列按圖索驥，節(jié)約時(shí)間。但該方式缺乏互動(dòng)性，資料庫(kù)需要隨時(shí)更新，且在解決個(gè)體用戶特殊的咨詢需求上無(wú)法給出具體的答復(fù)。3.電子公告板電子公告板向用戶提供信息瀏覽與推送等服務(wù)，對(duì)用戶提出的問(wèn)題進(jìn)行解答，或通過(guò)與用戶討論進(jìn)而得到最佳答案。電子公告板尋求解決問(wèn)題的最佳方案，但存在暴露隱私的危險(xiǎn)及問(wèn)題解決方案不明確的缺點(diǎn)。

（二）實(shí)時(shí)虛擬參考咨詢服務(wù)

1.即時(shí)信息軟件和網(wǎng)絡(luò)聊天室即時(shí)信息軟件增加了用戶與編纂者的互動(dòng)，用戶和館員可實(shí)現(xiàn)聊天式的咨詢。常用的即時(shí)信息軟件有AOLIn-stantMessenger、ICQ、Yahoo、Messenger、IOCQ等。網(wǎng)絡(luò)聊天室與即時(shí)信息軟件類似，都是通過(guò)聊天的方式進(jìn)行詢問(wèn)。但前者是在一個(gè)網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面上進(jìn)行，后者需要一個(gè)軟件為載體。網(wǎng)絡(luò)聊天室需檔案館在相關(guān)網(wǎng)頁(yè)上注冊(cè)一個(gè)虛擬聊天室，用戶需要咨詢時(shí)便登陸該聊天室進(jìn)行咨詢。提供該種服務(wù)的有Anexa、Yahoo！Clubs等。2.視頻會(huì)議只需要準(zhǔn)備視頻會(huì)議軟件、帶攝像頭和麥克風(fēng)的電腦，便可開(kāi)展視頻會(huì)議咨詢，這樣的咨詢方式使人際互動(dòng)又進(jìn)了一步，但該咨詢成本較高，且受時(shí)間限制，目前還未能完全普及。3.基于web2.0的實(shí)時(shí)咨詢服務(wù)隨著web2.0時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)新型公眾服務(wù)平臺(tái)和技術(shù)的出現(xiàn)，在提供信息服務(wù)方面，越來(lái)越多的檔案館普遍提供RSS的推送服務(wù)，在具有廣泛影響力的交友、圖片、視頻、播客等網(wǎng)站（平臺(tái)）（如Facebook、Flicker、Twitter、Youtube、微博）上建立自己的賬號(hào)，提供播客服務(wù)（Podcast），利用維基（Wik）i技術(shù)建立用戶知識(shí)共享平臺(tái)、建立用戶的個(gè)性化檔案館等加強(qiáng)公眾與檔案館之間的聯(lián)系。

二、將虛擬咨詢服務(wù)融入檔案編纂成果傳播的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）完善數(shù)字檔案館建設(shè)，構(gòu)建技術(shù)支撐

虛擬參考咨詢服務(wù)的技術(shù)是整個(gè)服務(wù)運(yùn)行的核心。技術(shù)的構(gòu)建，可以從自行設(shè)計(jì)系統(tǒng)及購(gòu)買(mǎi)軟件兩種方式來(lái)提供咨詢。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，清華大學(xué)圖書(shū)館與同方公司合作開(kāi)發(fā)的虛擬參考咨詢系統(tǒng)（THLVRS）是國(guó)內(nèi)較為先進(jìn)的咨詢系統(tǒng)。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)兼顧讀者與館員的用戶體驗(yàn)。對(duì)讀者而言，可以利用自助的FAQ瀏覽與檢索，也可以選用電話、表單、實(shí)時(shí)咨詢中任一服務(wù)方式尋求館員指導(dǎo)。在館員模塊中，可以很容易地進(jìn)行管理、統(tǒng)計(jì)、值班日志、表單咨詢等一系列功能操作，非常方便③。在國(guó)外，澳大利亞國(guó)家圖書(shū)館的參考咨詢服務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)也較為獨(dú)特，網(wǎng)頁(yè)清晰明了，直指服務(wù)范圍，減少用戶不必要的時(shí)間浪費(fèi)。在參考咨詢頁(yè)面之前，網(wǎng)站以超鏈接的形式增加了四項(xiàng)內(nèi)容：分別是“whatwecando（我們能做什么）”、“whatwecan’tdo（我們不能做什么）”“howlongwillittake（花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間）”，頁(yè)面還包括FAQ及相關(guān)的服務(wù)章程和隱私聲明④。由于自主研發(fā)系統(tǒng)需要技術(shù)、資金、人員等支撐，購(gòu)買(mǎi)軟件成為主要的技術(shù)解決手段。外國(guó)常用的參考咨詢軟件有AOLInstantMessenger、ConferenceRoom、Question-Point、LSSIVirtualReferenceToolkit、24/7Reference等。檔案館可酌情考慮相關(guān)軟件來(lái)進(jìn)行服務(wù)。

（二）構(gòu)建全方位的規(guī)范體系

將圖書(shū)館虛擬參考咨詢服務(wù)方式植入檔案編纂成果的傳播中，是借助外力充實(shí)內(nèi)在的表現(xiàn)，因此需要規(guī)范的體系確保該項(xiàng)服務(wù)模式順利運(yùn)行。通觀圖書(shū)館參考咨詢服務(wù)，其也是建立在一系列規(guī)范上的。國(guó)外主要的參考咨詢服務(wù)規(guī)范有《IFLA數(shù)字參考咨詢指南》《虛擬參考服務(wù)實(shí)施與維護(hù)指南》《問(wèn)題/答案流程處理協(xié)議》《K-12數(shù)字參考服務(wù)信息咨詢專家指南》等；而國(guó)內(nèi)的主要為《CALIS虛擬參考咨詢服務(wù)規(guī)范》和國(guó)家科學(xué)數(shù)字圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)參考咨詢服務(wù)系統(tǒng)服務(wù)規(guī)范（簡(jiǎn)稱CSDL-DRD規(guī)范）⑤。同時(shí)除了相關(guān)的技術(shù)規(guī)范，還需出臺(tái)與隱私權(quán)、免責(zé)權(quán)、版權(quán)相關(guān)的法律來(lái)保證參考咨詢傳播檔案文獻(xiàn)編纂成果在法律界限內(nèi)運(yùn)行。在構(gòu)建適用于檔案文獻(xiàn)編纂成果傳播的規(guī)范體系時(shí)，可考慮一種自頂而下的直線型規(guī)范模式，即中央統(tǒng)一制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，地方檔案局根據(jù)實(shí)際情況制定相關(guān)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證該項(xiàng)服務(wù)方式順利實(shí)施。

（三）整合檔案資源庫(kù)，構(gòu)建館際協(xié)作參考咨詢特色資源庫(kù)

亞里士多德曾言道“：整體大于部分之和”，因此僅限于一館內(nèi)開(kāi)展的編纂活動(dòng)已逐漸走向以聯(lián)合體為依托的協(xié)作模式。自2004年以來(lái)，全國(guó)20個(gè)省、市的80個(gè)公共圖書(shū)館、高校圖書(shū)館緊密合作，積極聯(lián)合開(kāi)展網(wǎng)上參考咨詢及文獻(xiàn)傳遞活動(dòng)，圖書(shū)館聯(lián)盟已經(jīng)初具模型。檔案部門(mén)也可以突破單一部門(mén)服務(wù)的方式，逐漸轉(zhuǎn)向跨館、跨地域、跨專業(yè)式地提供編纂成果。目前，中國(guó)的部分檔案部門(mén)已先行，通過(guò)協(xié)作式合作傳播檔案文獻(xiàn)。比較有代表性的有貴州和上海檔案局合辦的《黔姿百態(tài)———貴州省國(guó)家級(jí)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案展》，該展覽由第三方公司負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)，通過(guò)政企的合作模式，實(shí)現(xiàn)了資源的最佳整合。

（四）加強(qiáng)政府外部性支持和館內(nèi)內(nèi)部性支持

篇6

關(guān)鍵詞高校檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)優(yōu)化管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案館資源朝著多方位趨勢(shì)發(fā)展，且數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，具備了大數(shù)據(jù)的特征。面對(duì)著種類繁多、結(jié)構(gòu)各異的海量數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的不確定性，檔案信息管理系統(tǒng)面臨著安全和超負(fù)荷的困境。為此，2016年1月4日，國(guó)家檔案局辦公室印發(fā)了《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》，其中《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的管理要求》及《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的技術(shù)要求》分別從管理及技術(shù)上提出了信息系統(tǒng)安全保護(hù)的要求[1]1。如何在實(shí)際工作中對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，成為目前高校檔案館信息化建設(shè)中的亟待解決的問(wèn)題。

一、高校檔案館信息系統(tǒng)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.館內(nèi)信息化設(shè)備陳舊與存儲(chǔ)設(shè)備的不足使得信息管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境得不到保障。隨著高校檔案館信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案數(shù)字化資源增加，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)量及并發(fā)用戶數(shù)量也隨之增多。一臺(tái)性能先進(jìn)的信息化設(shè)備在信息化建設(shè)中必不可少，但是據(jù)筆者在一些高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，不少高校檔案館在信息化建設(shè)過(guò)程中由于缺少相關(guān)部門(mén)的支持及配套資金，致使檔案館信息化設(shè)備陳舊。陳舊設(shè)備和有限的存儲(chǔ)空間使得信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行困難且無(wú)法兼容和升級(jí)，其結(jié)果常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器無(wú)法正常運(yùn)行、運(yùn)行錯(cuò)誤或利用響應(yīng)時(shí)間長(zhǎng)、死機(jī)等問(wèn)題。甚至有些高校為節(jié)省資金，將檔案數(shù)據(jù)資源與圖書(shū)館數(shù)據(jù)資源共同分享同一存儲(chǔ)設(shè)備，使得圖書(shū)與檔案大量數(shù)據(jù)資源堆積導(dǎo)致存儲(chǔ)設(shè)備常常陷于癱瘓狀態(tài)，嚴(yán)重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗(yàn)及檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.數(shù)字化工作的監(jiān)管力度不夠，致使管理系統(tǒng)中數(shù)字資源質(zhì)量得不到保證。對(duì)于高校檔案館來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)的首要工作就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是目前，大多數(shù)高校檔案工作人員缺乏相關(guān)數(shù)字化技術(shù)操作培訓(xùn)，且人手有限，所以除了少數(shù)高校自己開(kāi)展數(shù)字化掃描外，大多數(shù)高校檔案館采用數(shù)字化掃描業(yè)務(wù)外包模式。這樣雖然能夠加速檔案館數(shù)字化建設(shè)速度，但由于缺乏相關(guān)規(guī)范性監(jiān)管制度及嚴(yán)格的數(shù)據(jù)驗(yàn)收把關(guān)手段，使得外包公司數(shù)字化工作人員一些不規(guī)范及失誤操作，產(chǎn)生錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、丟失數(shù)據(jù)及泄密等現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)于掃描后數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保障。這些現(xiàn)象若得不到及時(shí)處理，會(huì)對(duì)后期原文掛接和數(shù)字資源安全管理帶來(lái)很大障礙。

3.信息系統(tǒng)管理人員缺乏有效管理方法，致使檔案信息管理系統(tǒng)成為簡(jiǎn)單查詢、數(shù)據(jù)堆砌的工具，無(wú)法發(fā)揮其管理價(jià)值。在大數(shù)據(jù)、大網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，數(shù)據(jù)資源形式出現(xiàn)了多樣化發(fā)展趨勢(shì)，而檔案信息管理系統(tǒng)也相應(yīng)朝著更廣泛的網(wǎng)絡(luò)型B/S結(jié)構(gòu)發(fā)展，隨著其功能的完善，將成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)展的主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術(shù)與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于條件限制，缺乏相關(guān)技術(shù)人員，無(wú)法對(duì)信息管理系統(tǒng)性能進(jìn)行優(yōu)化及數(shù)據(jù)防護(hù)，無(wú)法對(duì)數(shù)字資源有效管理，故而檔案信息管理系統(tǒng)成為簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)堆砌與查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。

4.工作人員對(duì)檔案數(shù)字資源管理缺乏責(zé)任心，使得檔案信息管理系統(tǒng)安全保密性得不到保障。諸如，對(duì)在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中出現(xiàn)的不完整數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)、無(wú)用數(shù)據(jù)等不予及時(shí)處理，導(dǎo)致管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間不堪重負(fù)；數(shù)字資源存放不規(guī)范，每當(dāng)利用時(shí)經(jīng)常找不到相關(guān)資源；信息管理系統(tǒng)管理權(quán)責(zé)不明，使得人人可以登錄系統(tǒng)隨便擅改數(shù)據(jù)，且出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推卸責(zé)任；用戶使用數(shù)字資源后沒(méi)有嚴(yán)格事后審查制度，可以隨意將之帶出檔案館；元數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，每當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)無(wú)法及時(shí)恢復(fù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性造成嚴(yán)重威脅。5.信息管理系統(tǒng)選擇不當(dāng)導(dǎo)致管理系統(tǒng)平臺(tái)前端兼容性差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息管理功能。當(dāng)前市面上檔案管理系統(tǒng)種類多而雜，且良莠不齊，既有單機(jī)版又有網(wǎng)絡(luò)版，還有B/S版等，功能不同且價(jià)格千差萬(wàn)別，一些高校檔案館在選擇系統(tǒng)時(shí)缺少必要的提前調(diào)研及充分了解自身館的特點(diǎn)，購(gòu)置回來(lái)的系統(tǒng)前端瀏覽器及系統(tǒng)兼容性差，二次開(kāi)發(fā)功能差，檢索準(zhǔn)確率低，管理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重滯礙資源利用效率。

二、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)及優(yōu)化管理的必要性

1.通過(guò)對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，不但保障信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行環(huán)境，而且減少不必要的資源與服務(wù)時(shí)間浪費(fèi)，將員工從煩瑣重復(fù)的利用工作中解脫出來(lái)，為員工提供更多時(shí)間去提升個(gè)人素養(yǎng)及進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)新等工作，為檔案館的發(fā)展提供有效保障。

2.通過(guò)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，使數(shù)字資源在收集、存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用過(guò)程中更加安全化與規(guī)范化，存儲(chǔ)空間更加合理化，而且可以使用戶方便、順暢、快捷地享受到檔案館的數(shù)字資源，對(duì)以后整合各類資源及跨平臺(tái)對(duì)接起到有效的推進(jìn)作用。

3.通過(guò)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，能夠轉(zhuǎn)變檔案工作者傳統(tǒng)思維模式，使他們享受到信息技術(shù)帶來(lái)的便利，看到信息技術(shù)強(qiáng)大的功能，有了開(kāi)發(fā)信息化建設(shè)的愿景，加強(qiáng)了參與信息化建設(shè)的積極性。

三、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)及優(yōu)化管理方法

1.轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思維，提高工作人員的管理意識(shí)和責(zé)任。檔案管理人員是檔案信息化工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，其信息化思維觀念的強(qiáng)弱直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗、信息管理能否有效。為此，加大信息化宣傳力度，對(duì)檔案工作人員不定期進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)和知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他院校信息化管理經(jīng)驗(yàn)，讓每個(gè)人參與到信息化建設(shè)當(dāng)中，讓他們充分意識(shí)到信息化的優(yōu)越性；同時(shí)大力培養(yǎng)信息化管理素養(yǎng)，使工作人員多方位、多才能發(fā)展；增強(qiáng)工作人員創(chuàng)新性思維及責(zé)任心，使得他們?cè)谫Y源管理和存儲(chǔ)上能夠群策群力、集思廣益，為信息管理系統(tǒng)的防護(hù)和管理的可行性打下基礎(chǔ)。

2.利用信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行優(yōu)化，建立信息系統(tǒng)外部環(huán)境防護(hù)壁壘。（1）服務(wù)器系統(tǒng)與性能優(yōu)化。服務(wù)器是數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)與管理的核心，其服務(wù)器性能與操作系統(tǒng)的選擇關(guān)系到信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的第一道屏障是否安全有效。通常服務(wù)器操作系統(tǒng)要比普通操作系統(tǒng)更加穩(wěn)定及安全，為此選擇一款相適應(yīng)的服務(wù)器操作系統(tǒng)對(duì)信息系統(tǒng)安全保障是極其有利的。例如，目前比較熱門(mén)的操作系統(tǒng)windows2012r2服務(wù)器版，它具有強(qiáng)大的安全性、保障性及獨(dú)樹(shù)一幟的虛擬存儲(chǔ)管理特性，且操作相對(duì)簡(jiǎn)單，對(duì)于高校檔案館來(lái)說(shuō)起到一箭雙雕的作用。另外，通過(guò)采取一些技術(shù)方法對(duì)服務(wù)器性能進(jìn)行優(yōu)化。如通過(guò)設(shè)立二級(jí)身份認(rèn)證來(lái)用以封堵隱私漏洞及特權(quán)賬號(hào)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時(shí)更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫(kù)；操作系統(tǒng)遵循最小安裝的原則，系統(tǒng)補(bǔ)丁及時(shí)更新；隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡(luò)蠕蟲(chóng)攻擊等攻擊行為，使得數(shù)據(jù)資源安全性最大化。（2）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)自身性能優(yōu)化。在檔案館信息管理系統(tǒng)中，通常都有一個(gè)用以存放數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，不同管理系統(tǒng)用不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)論使用哪種數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)自身性能的設(shè)置與優(yōu)化，對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行與檢索利用都起著關(guān)鍵性作用。為此，首先在數(shù)據(jù)庫(kù)版本的選擇上應(yīng)盡可能選擇較新版本，因?yàn)槊總€(gè)軟件的新版本性能及兼容性都要比舊版本有所提高，更易于管理。像SQLService數(shù)據(jù)庫(kù)，其2008年之前的版本對(duì)于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理不是很占優(yōu)勢(shì)，而2008年后的版本則對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有了相應(yīng)的解決方案，為不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)打開(kāi)了便捷之門(mén)。其次，在數(shù)據(jù)庫(kù)性能方面，可以通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)例配置或用SQL語(yǔ)句優(yōu)化來(lái)提高數(shù)據(jù)庫(kù)吞吐量、相應(yīng)時(shí)間、容錯(cuò)能力等性能[2]3。最后，采取一些技術(shù)方法來(lái)優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)安全性能，如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限及數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象安全性進(jìn)行核查；設(shè)立數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)功能，保證通過(guò)人機(jī)接口輸入或通過(guò)通信接口輸入的數(shù)據(jù)格式或長(zhǎng)度符合系統(tǒng)設(shè)定要求；監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)狀態(tài)，尋找數(shù)據(jù)庫(kù)性能瓶頸；定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)檢查，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)碎片進(jìn)行重組、數(shù)據(jù)分析及容量規(guī)劃；定期對(duì)數(shù)據(jù)采取多樣備份以應(yīng)對(duì)在非正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)恢復(fù)等，盡可能保證數(shù)據(jù)庫(kù)性能最優(yōu)化。

3.優(yōu)化信息管理系統(tǒng)配置，實(shí)現(xiàn)信息資源內(nèi)部管理最優(yōu)化。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)管理的倉(cāng)庫(kù)，它管理資源的好壞直接關(guān)系到信息化后期建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前市場(chǎng)上檔案信息管理系統(tǒng)種類繁多，功能強(qiáng)大，適合高校的品種很多，但大多數(shù)管理系統(tǒng)只能滿足檔案信息資源管理共性而不能滿足個(gè)性需求，為此首先在認(rèn)真調(diào)研基礎(chǔ)上選擇一款適合自己院校的信息管理軟件來(lái)滿足基本功能需求，最重要的是具有可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)性能及能與校級(jí)OA系統(tǒng)對(duì)接[3]9。其次，根據(jù)高校自身數(shù)字資源特點(diǎn)來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，巧妙地將各類功能結(jié)合起來(lái)進(jìn)行優(yōu)化配置，最大程度實(shí)現(xiàn)自身個(gè)性需求。如通過(guò)配置系統(tǒng)內(nèi)各門(mén)類數(shù)字資源錄入規(guī)則，剔除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)和無(wú)用數(shù)據(jù)，來(lái)釋放數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)空間；通過(guò)啟用訪問(wèn)控制功能，依據(jù)安全策略控制用戶對(duì)資源的訪問(wèn)；根據(jù)權(quán)限需求下放各個(gè)端口給用戶，來(lái)保證每個(gè)用戶權(quán)限獨(dú)立，杜絕幾個(gè)人共同使用一個(gè)權(quán)限的現(xiàn)象出現(xiàn)；通過(guò)及時(shí)刪除多余的、過(guò)期的賬戶，來(lái)避免共享賬戶的存在；通過(guò)提供用戶身份標(biāo)識(shí)唯一和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，來(lái)保證應(yīng)用系統(tǒng)中不存在重復(fù)用戶身份標(biāo)識(shí)，身份鑒別信息不易被冒用；通過(guò)實(shí)行個(gè)人對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)的方式，杜絕非相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)的操作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保密性，盡可能做到數(shù)據(jù)管理最優(yōu)化。

4.利用信息系統(tǒng)全文檢索與信息化挖掘技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人性化檢索服務(wù)。借助信息挖掘技術(shù)與信息管理系統(tǒng)全文檢索技術(shù)相結(jié)合方式，對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中數(shù)字資源進(jìn)行深層整理、分析、篩選，挖掘出更有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)結(jié)合系統(tǒng)全文檢索功能，提供操作簡(jiǎn)單、響應(yīng)在秒級(jí)以內(nèi)的關(guān)鍵詞常規(guī)檢索服務(wù)，同時(shí)還提供各種智能化搜索服務(wù)分析，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化、資源利用價(jià)值最大化。

5.建立完善數(shù)字化外包監(jiān)督審查制度，保障信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量體系。數(shù)字化建設(shè)中對(duì)數(shù)字外包工作實(shí)行全程監(jiān)管，保障檔案實(shí)體安全，利用信息技術(shù)對(duì)USB端口及外網(wǎng)進(jìn)行控制，同時(shí)將IP地址的限定結(jié)合信息管理系統(tǒng)用戶權(quán)限密級(jí)設(shè)置，令信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)資源安全性及保密性實(shí)現(xiàn)最大化[4]86。總之，有效的檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)與優(yōu)化管理是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性一步，如果能很好地開(kāi)發(fā)利用各類信息化技術(shù)來(lái)優(yōu)化信息系統(tǒng)的防護(hù)與管理，不僅會(huì)使得各類數(shù)字資源管理變得更加規(guī)范，存儲(chǔ)空間更加合理，而且對(duì)于整合各類資源進(jìn)行跨平臺(tái)對(duì)接起到了有效的推進(jìn)作用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的“信息化”真正意義，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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篇7

“二元檔案實(shí)踐”理論

在對(duì)“數(shù)字檔案館”的概念進(jìn)行設(shè)計(jì)之前,有一些觀點(diǎn)要事先向大家闡明,以確保我們能站在相同的視角審視數(shù)字檔案館。

檔案是檔案實(shí)踐得以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案理論與實(shí)踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學(xué)檔案學(xué)系劉新安教授提出了“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”的思想，他認(rèn)為“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成是檔案物質(zhì)實(shí)體構(gòu)成的一種形態(tài)，是一種由‘文件實(shí)體集合’和‘檔案歷史聯(lián)系的記錄’兩種物質(zhì)構(gòu)成的形態(tài)”。②而檔案實(shí)踐的對(duì)象是檔案，當(dāng)檔案物質(zhì)實(shí)體出現(xiàn)了雙重構(gòu)成的形態(tài)后，“檔案的形成”也相應(yīng)地被分解為兩項(xiàng)實(shí)踐，一項(xiàng)是形成“文件實(shí)體的集合”，另一項(xiàng)是形成“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，而只有形成了這兩種物質(zhì)，我們才能將它們整合為檔案。

雖然這兩項(xiàng)檔案實(shí)踐的目的都是為了形成構(gòu)成檔案的物質(zhì)，但就實(shí)踐的對(duì)象和性質(zhì)而言，“文件實(shí)體的集合”與“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成是兩類不同性質(zhì)的檔案實(shí)踐?！拔募?shí)體集合”的形成屬于以“文件實(shí)體”為對(duì)象的檔案實(shí)踐，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯(lián)系的信息”為對(duì)象的檔案實(shí)踐?！拔募?shí)體集合”的形成屬于“檔案實(shí)體管理”，而“檔案歷史聯(lián)系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”出現(xiàn)之后，檔案實(shí)踐就從傳統(tǒng)的一元檔案實(shí)踐，演變?yōu)椤皺n案實(shí)體管理”和“檔案信息整理”二元構(gòu)成的檔案實(shí)踐。③

基于“二元檔案實(shí)踐”理論的形成，我們可以站在現(xiàn)代檔案學(xué)理論的角度重新審視和設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的概念。

數(shù)字檔案館的概念設(shè)計(jì)

業(yè)內(nèi)人士在討論數(shù)字檔案館概念的時(shí)候，大多是關(guān)注傳統(tǒng)檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字化檔案館等概念的比較和區(qū)別。筆者認(rèn)為，在建設(shè)數(shù)字檔案館之前，很有必要對(duì)數(shù)字檔案館內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)致和深入的分析，以便清晰、準(zhǔn)確地把握概念本身的內(nèi)涵，有效地開(kāi)展工作。

“概念設(shè)計(jì)”是一個(gè)在現(xiàn)代設(shè)計(jì)領(lǐng)域使用頗多的詞語(yǔ)，被廣泛地用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)甚至城市規(guī)劃設(shè)計(jì)之中?！案拍钤O(shè)計(jì)”，可以歸納為一種以形象進(jìn)行設(shè)計(jì)描述，設(shè)計(jì)構(gòu)想不拘泥于具體的設(shè)計(jì)形式；它企圖憑借新觀念和新構(gòu)想，進(jìn)行一種理想化的設(shè)計(jì)描述，以求在其中誕生新的設(shè)計(jì)類型?！案拍钤O(shè)計(jì)”對(duì)未來(lái)的科技發(fā)展和人們的生活方式進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，最終形成概念產(chǎn)品。概念產(chǎn)品的存在形式可以是三維實(shí)物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設(shè)計(jì)”被看做是實(shí)施全新設(shè)計(jì)之前的理論思考和理論形態(tài)的設(shè)計(jì)，盡管也許會(huì)有技術(shù)實(shí)現(xiàn)上的難度或者缺陷，但其本身已經(jīng)是一個(gè)完整的設(shè)計(jì)形態(tài)了。④

（一）數(shù)字檔案館概念設(shè)計(jì)圖

如圖所示，數(shù)字檔案館首先是一個(gè)實(shí)體檔案館，也就是說(shuō)數(shù)字檔案館是以單個(gè)檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實(shí)體的一種新形態(tài)。⑤數(shù)字檔案館是由兩個(gè)實(shí)體子系統(tǒng)構(gòu)成的，即文件實(shí)體集合系統(tǒng)和檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)。

（二）文件實(shí)體集合系統(tǒng)

此系統(tǒng)由兩種不同載體形式的文件實(shí)體集合系統(tǒng)組成，即紙質(zhì)文件實(shí)體集合子系統(tǒng)和電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)。

1. 紙質(zhì)文件實(shí)體集合子系統(tǒng)

它是指?jìng)鹘y(tǒng)檔案館中原有館藏的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案保持著進(jìn)館時(shí)的整理順序和庫(kù)房保存位置,保存這些紙質(zhì)文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍應(yīng)用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會(huì)對(duì)這些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。而這一過(guò)程生成的數(shù)字化文件不是當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐的實(shí)物憑證，尤其是在數(shù)字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質(zhì)文件的實(shí)體集合顯得尤為重要。

2. 電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位為提高工作效率產(chǎn)生了大量的電子文件。在計(jì)算機(jī)條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等載體上，形成電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)。

在電子文件實(shí)體集合子系統(tǒng)中，電子文件“實(shí)體”在硬盤(pán)上的物理存儲(chǔ)方式遵循著計(jì)算機(jī)自身固定的邏輯和算法。具體地說(shuō)，計(jì)算機(jī)在確定電子文件“實(shí)體”存儲(chǔ)位置時(shí)，會(huì)考慮到文件的存取速度、存儲(chǔ)空間的有效利用等問(wèn)題，因此人們很難判斷一份電子文件“實(shí)體”在計(jì)算機(jī)中的物理存儲(chǔ)位置，相應(yīng)地也就失去了對(duì)電子文件“實(shí)體”進(jìn)行排列的權(quán)力。此時(shí)的“電子文件實(shí)體集合”如同一堆未經(jīng)過(guò)整理的散亂的紙質(zhì)文件，顯然人們很難從這樣的“文件實(shí)體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯(lián)系。而文件之間一旦失去了這種內(nèi)在聯(lián)系，將不能稱之為檔案，為了體現(xiàn)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論中最為重要的歷史聯(lián)系，必須建立一個(gè)“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”來(lái)專門(mén)固化、記錄電子文件之間的歷史聯(lián)系，從而使檔案用戶通過(guò)一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。

(三) 檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)

檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)是專門(mén)記錄電子文件之間歷史聯(lián)系的系統(tǒng)，它是由無(wú)數(shù)“檔案歷史聯(lián)系的記錄”組成的?！皺n案歷史聯(lián)系的記錄”也是一個(gè)電子文件，在這個(gè)電子文件中記載著一組具有歷史聯(lián)系的電子文件的代碼。打開(kāi)“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內(nèi)容，只能通過(guò)這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關(guān)聯(lián)的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見(jiàn)文件的具體內(nèi)容一樣。當(dāng)檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時(shí)，檔案工作者將首先通過(guò)“檔案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”從歷史的角度檢索出具有關(guān)聯(lián)的文件代碼，再通過(guò)“文件實(shí)體集合系統(tǒng)”去查找檔案的具體內(nèi)容。

檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)的出現(xiàn)，是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)體排列的問(wèn)題，而且它的出現(xiàn)可以使我們獨(dú)立地發(fā)展記錄檔案歷史聯(lián)系的原理和技術(shù)，使記錄檔案歷史聯(lián)系的方法由傳統(tǒng)的“一維”發(fā)展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案是利用文件實(shí)體的一維排列來(lái)固化檔案之間的歷史聯(lián)系，即我們只能選取檔案歷史聯(lián)系中的一個(gè)要素（如來(lái)源）對(duì)其進(jìn)行整理。這樣形成的紙質(zhì)檔案只能從一維的角度記錄歷史?！皺n案歷史聯(lián)系的記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，紙質(zhì)檔案整理時(shí)不再受傳統(tǒng)檔案整理方法的制約，可以運(yùn)用虛擬整理技術(shù)記錄紙質(zhì)檔案的歷史聯(lián)系，這時(shí)形成的紙質(zhì)檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯(lián)系。這樣，“檔案歷史聯(lián)系記錄系統(tǒng)”出現(xiàn)后，可以運(yùn)用統(tǒng)一的技術(shù)方法來(lái)同時(shí)記錄紙質(zhì)檔案和電子檔案的歷史聯(lián)系，形成多維的歷史聯(lián)系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會(huì)歷史。

結(jié)束語(yǔ)

1． 數(shù)字檔案館的本質(zhì)

數(shù)字檔案館，顧名思義，它是在計(jì)算機(jī)及其技術(shù)高度發(fā)展的條件下發(fā)展起來(lái)的一種新型檔案館。它并不僅僅指數(shù)字檔案館館藏信息的全部數(shù)字化，它是能同時(shí)融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的一種高度整合的技術(shù)形態(tài)，其實(shí)質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系的數(shù)字化，即當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展到一定程度，能用同一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)將紙質(zhì)檔案和電子檔案歷史聯(lián)系數(shù)字化時(shí)，數(shù)字檔案館隨即形成或應(yīng)運(yùn)而生。

2． 數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字檔案館是實(shí)體檔案館，而將多個(gè)數(shù)字檔案館中的信息利用虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，連接在一起形成一個(gè)虛擬的信息空間，就是我們平常所說(shuō)的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無(wú)形的網(wǎng)絡(luò)空間，強(qiáng)調(diào)的是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文獻(xiàn)信息的一種方式。它的建立是以數(shù)字檔案館中的信息為基礎(chǔ)和支持的，是數(shù)字檔案館建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。

當(dāng)前，檔案界同仁的首要任務(wù)是要認(rèn)清數(shù)字檔案館的本質(zhì)，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)，最大限度地為社會(huì)提供檔案信息資源。

參考文獻(xiàn)

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[4]彭圣芳.概念設(shè)計(jì)探議[J]，美與時(shí)代,2005（12）

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；業(yè)務(wù)指導(dǎo)；信息；素質(zhì)

一、檔案

檔案是原始記錄，是歷史的第一手資料。它見(jiàn)證各種事實(shí)關(guān)系，反映一個(gè)單位的歷史面貌。從外觀上看，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形成檔案可能的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，不僅具有歷史使命，還具備責(zé)任感。

二、檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

三、業(yè)務(wù)指導(dǎo)

1、提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)

檔案記錄著本單位的各種活動(dòng)，其中蘊(yùn)藏著大量的有關(guān)本單位的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，對(duì)本單位回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有著不可或缺的作用。同時(shí)，檔案管理作為國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對(duì)檔案的接收工作做的不及時(shí)，就會(huì)使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對(duì)日后的使用帶來(lái)困難。

2、檔案管理的指導(dǎo)人員要加強(qiáng)自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理人員要時(shí)刻注意自己的職責(zé)是指導(dǎo)與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時(shí)要多在如何加強(qiáng)自身的指導(dǎo)藝術(shù)上下功夫，例如：可以在網(wǎng)上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網(wǎng)絡(luò)中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術(shù)，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項(xiàng)常規(guī)性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，搞好每年的年度立卷工作，對(duì)鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標(biāo)管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導(dǎo)人員可以組織對(duì)新到的人員進(jìn)行一個(gè)短期的培訓(xùn)以增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務(wù)不熟練而造成的錯(cuò)誤。

3、指導(dǎo)人員要對(duì)本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)

指導(dǎo)人員在加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)還要對(duì)本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對(duì)基本工作的落實(shí)。對(duì)于工作中存在的問(wèn)題要根據(jù)國(guó)家和省檔案主管部門(mén)出臺(tái)的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和辦法及時(shí)提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。

4、建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)的特點(diǎn)，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時(shí)也是“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門(mén)為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過(guò)檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門(mén)的指導(dǎo)與管理部門(mén)，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。

5、指導(dǎo)人員要注意語(yǔ)言藝術(shù)

指導(dǎo)人員主要的交往對(duì)象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時(shí)要注意語(yǔ)言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準(zhǔn)確傳達(dá)給對(duì)方，使對(duì)方能夠接受自己的意見(jiàn)和建議。在與人交流時(shí)要注意說(shuō)話要溫和，既不讓人感覺(jué)低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時(shí)，要有針對(duì)性，做到簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，做到對(duì)下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說(shuō)；同時(shí)，還要注意個(gè)人的形象，堅(jiān)持服務(wù)第一，奉獻(xiàn)至上，言必行，行必果的原則。

6、指導(dǎo)人員的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)

社會(huì)不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長(zhǎng)處，補(bǔ)充本館的不足，從而促進(jìn)本館的發(fā)展。

四、檔案管理信息數(shù)字

隨著計(jì)算機(jī)的普及，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入，我們現(xiàn)在已有非常成熟的檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理規(guī)范化與一體化，積極開(kāi)展網(wǎng)上查詢服務(wù)，最大限度地提高利用的效果和質(zhì)量。這樣一來(lái)既節(jié)約能源、節(jié)省時(shí)間，又和國(guó)際接軌，做到無(wú)紙化辦公、綠色環(huán)保。這需要我們熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，更加強(qiáng)調(diào)應(yīng)用機(jī)密等級(jí)，應(yīng)用的保密措施能夠和數(shù)據(jù)機(jī)密性配套。我們要比前輩們?cè)谵k公條件上更快捷，以前辦公是用手抄，光查找工具就有什么卷內(nèi)目錄、案卷目錄、文號(hào)目錄、全引目錄等等，工作量極大，又特別繁重。尤其1992D2003年的檔案有十大類分類，查找起來(lái)更難。而現(xiàn)在查找一份文件，輕輕一點(diǎn)擊計(jì)算機(jī)就可以了，實(shí)在太方便了。

五、檔案管理人員素質(zhì)的提高

怎樣能在檔案管理工作中創(chuàng)新，很大程度上在于從事檔案工作的人。檔案管理工作是枯燥、乏味的，怎樣變乏味為生動(dòng)和激情，從而促進(jìn)檔案管理工作的更好發(fā)展是每一個(gè)檔案管理工作人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。提到哪行哪業(yè)都要說(shuō)到人員素質(zhì)，素質(zhì)決定了思想的高度，決定了工作的質(zhì)量。敬業(yè)是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出解決方案，還要有勇敢的探索精神，不滿足于前人的經(jīng)驗(yàn)，不滿足于目前的成績(jī)。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個(gè)流程，對(duì)各個(gè)門(mén)類的檔案都要有所研究，對(duì)各種載體檔案的管理方法都要了然于胸，要根據(jù)新形勢(shì)、新要求，對(duì)舊有的管理模式有所突破，創(chuàng)造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時(shí)代是一個(gè)日新月異的時(shí)代，每天都會(huì)出現(xiàn)新情況，我們要有求實(shí)創(chuàng)新的精神，在熟悉的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，扎實(shí)、有效、開(kāi)拓性地開(kāi)展工作。

總而言之，每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)都要常常更新，檔案管理工作人員亦是。除了要補(bǔ)充知識(shí)以外，還要虛心向身邊從事過(guò)這個(gè)工作的老同事取經(jīng)，實(shí)踐出真知，借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)可以讓自己少走彎路。向身邊的人學(xué)習(xí)，向同行學(xué)習(xí)，向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，向社會(huì)學(xué)習(xí)，只有不斷地學(xué)習(xí)，檔案工作才會(huì)在新世紀(jì)有個(gè)飛躍性的突破。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王秀芳，李春英.《淺談如何做好檔案指導(dǎo)工作》.

篇9

高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進(jìn)程，以其材料的原始性和真實(shí)性而具有重要的史料價(jià)值，是高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對(duì)高校檔案的管理也應(yīng)該提升到關(guān)乎大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業(yè)素養(yǎng)才能勝任此項(xiàng)工作，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展和社會(huì)需要。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是:長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)大部分高校的檔案部門(mén)在檔案的知識(shí)管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉(zhuǎn)或者是特殊安置的非專業(yè)人員和兼職人員，大多沒(méi)有受過(guò)檔案專業(yè)的訓(xùn)練，更有甚者其基本的文化程度還沒(méi)有達(dá)到要求，保證高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化就不能落到實(shí)處。所以，造成高校檔案管理質(zhì)量低下，甚至亂象頻生的現(xiàn)象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)水平以及學(xué)術(shù)研究能力，是對(duì)高校檔案進(jìn)行知識(shí)管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識(shí)技能標(biāo)準(zhǔn)有哪些呢?邁克爾•庫(kù)克在《培訓(xùn)檔案和文件管理人員的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》一文中說(shuō):“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標(biāo)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)方法、預(yù)算和成本利潤(rùn)分析等，這些知識(shí)是任何一位合格的專業(yè)檔案人員所具備的。”

這是邁克爾•庫(kù)克在20世紀(jì)末期對(duì)所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當(dāng)時(shí)間進(jìn)入到21世紀(jì)的今天，對(duì)高校檔案管理人員的管理技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求也發(fā)生了不少變化，尤其是對(duì)高校檔案管理人員的知識(shí)化要求更高。這也是21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化背景下社會(huì)發(fā)展對(duì)高校檔案知識(shí)管理的新要求。具體到我國(guó)高校這個(gè)層面，高校檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變固有的工作觀念，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要充當(dāng)高校檔案的保管者、大學(xué)歷史文化的守護(hù)者，更應(yīng)該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務(wù)者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡(jiǎn)單事務(wù)，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、編輯學(xué)、寫(xiě)作學(xué)以及計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等基礎(chǔ)知識(shí)，因此，檔案人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積累豐富的知識(shí)，提高對(duì)檔案文獻(xiàn)的研究分析能力，提高對(duì)檔案材料的鑒別能力，提高語(yǔ)言文字讀寫(xiě)能力，提高計(jì)算機(jī)操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，不具備相應(yīng)的文化知識(shí)修養(yǎng)以及學(xué)術(shù)研究能力，則無(wú)法正確認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，高校檔案文化資源的開(kāi)發(fā)和文化管理也不可能真正實(shí)現(xiàn)。

二、高校檔案知識(shí)管理的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

(一)知識(shí)組織對(duì)高校檔案館而言，知識(shí)組織是檔案管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行知識(shí)管理的方式。潘連根曾經(jīng)講過(guò):“對(duì)數(shù)字檔案館而言，知識(shí)組織就是通過(guò)知識(shí)挖掘?qū)︷^藏文檔信息進(jìn)行精簡(jiǎn)、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在文檔信息中的有用知識(shí)單元，并對(duì)其進(jìn)行集合組織的過(guò)程?！保?］這段話說(shuō)明:檔案管理人員是高校檔案知識(shí)組織的主體，通過(guò)他們的知識(shí)化的組織行為給予檔案以知識(shí)化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無(wú)可比擬的歷史性和真實(shí)性，是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，具有豐富的文化、知識(shí)、思想、歷史內(nèi)涵，是高校在進(jìn)行大學(xué)文化建設(shè)的重要資源。可以說(shuō)，對(duì)人物檔案文化性的集合組織，是表現(xiàn)大學(xué)文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對(duì)其進(jìn)行充實(shí)和完善時(shí)，要針對(duì)高校人物的不同家庭情況，首先要重點(diǎn)組織易分散、易損毀和遺失的資料，進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、編研、保存，這一過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是一項(xiàng)對(duì)檔案資源的知識(shí)組織過(guò)程。高校檔案的知識(shí)組織工作的發(fā)揮無(wú)疑也取決于主管高校檔案的行政干部領(lǐng)導(dǎo)水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識(shí)素養(yǎng)和水平?jīng)Q定了高校檔案知識(shí)組織的質(zhì)量。事實(shí)上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應(yīng)時(shí)宣傳和完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依然堅(jiān)守著傳統(tǒng)的檔案管理思想，對(duì)檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識(shí)組織管理水平，更不能為本校的高校大學(xué)文化建設(shè)做出任何貢獻(xiàn)，對(duì)這種浪費(fèi)資源的行為，應(yīng)該積極加以改正。新時(shí)期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本校實(shí)際，突出檔案管理者的知識(shí)組織作用，強(qiáng)化檔案管理者的知識(shí)素養(yǎng)，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時(shí)，還要考慮到檔案信息的大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在此前提下進(jìn)行一定程度的分類組織、分專題組織、分行業(yè)組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現(xiàn)知識(shí)組織優(yōu)越性的分類、整理和編研的環(huán)節(jié)。

(二)知識(shí)開(kāi)發(fā)如果說(shuō)知識(shí)組織是對(duì)檔案資源進(jìn)行的分類管理和整合規(guī)劃，那么，知識(shí)開(kāi)發(fā)就是在知識(shí)組織的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檔案的知識(shí)資源的深加工，有目的、有針對(duì)性的創(chuàng)造出社會(huì)和個(gè)人所需要的知識(shí)解決方案和知識(shí)產(chǎn)品。因此，知識(shí)開(kāi)發(fā)同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養(yǎng)和水平，更需要較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務(wù)于所在高校的建設(shè)需要。高校所進(jìn)行的獨(dú)具特色的大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)文化戰(zhàn)略，其目的是增強(qiáng)大學(xué)的文化影響力和提高大學(xué)在國(guó)內(nèi)和國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)力。大學(xué)文化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學(xué)建設(shè)的一切領(lǐng)域和層面，但是其精髓在于培育大學(xué)的靈魂和精神支柱，即大學(xué)精神。大學(xué)精神是是大學(xué)文化的核心，在大學(xué)的生存發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，大學(xué)文化建設(shè)的關(guān)鍵是從大學(xué)的歷史發(fā)展中提煉自己的大學(xué)精神。高校檔案記錄了高校進(jìn)行教學(xué)、科研工作的全部?jī)?nèi)容，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)大綱、教師情況、招生情況、學(xué)籍成績(jī)等內(nèi)容。對(duì)這些檔案材料進(jìn)行總結(jié)、提煉，可以為大學(xué)教育理念和大學(xué)精神的形成和明晰，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展走向提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對(duì)高校檔案的知識(shí)開(kāi)發(fā)就是每一個(gè)高校必須要高度重視并切實(shí)實(shí)行的重要的工作。

(三)知識(shí)傳播高校檔案工作不僅肩負(fù)著保存記憶、資政育人的責(zé)任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚(yáng)文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識(shí)傳播環(huán)節(jié)中，首先要向?qū)W生和社會(huì)公眾宣傳高校的核心價(jià)值觀。價(jià)值觀具有濃郁的時(shí)代特征，是高校一切工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿，可以說(shuō)是大學(xué)文化建設(shè)的重中之重。其次要宣傳高校的辦學(xué)理念。辦學(xué)理念是高校的發(fā)展規(guī)劃、歷史使命和大學(xué)精神的主要表現(xiàn)。最后要塑造大學(xué)的形象。大學(xué)形象是大學(xué)文化本質(zhì)的外部顯現(xiàn)，是通過(guò)高校長(zhǎng)期的建設(shè)、由高校所有的精神文化和物質(zhì)文化綜合形成的現(xiàn)實(shí)存在。這種通過(guò)宣傳由社會(huì)公眾所賦予的大學(xué)形象無(wú)疑會(huì)在高校競(jìng)爭(zhēng)中處于重要的地位。高校檔案具有真實(shí)性、直觀性和歷史性的特點(diǎn)，是高校文化向內(nèi)部和外部進(jìn)行知識(shí)傳播的重要媒介、有效形式和載體。經(jīng)過(guò)知識(shí)組織和知識(shí)開(kāi)發(fā)之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開(kāi)發(fā)等方式來(lái)體現(xiàn)，不僅有助于學(xué)生和社會(huì)關(guān)注高校的辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)質(zhì)量及教育改革成果，向?qū)W生和社會(huì)展示大學(xué)形象，而且將是提升大學(xué)文化建設(shè)和社會(huì)影響力的有效措施。此外，通過(guò)高校檔案的知識(shí)傳播，把大學(xué)文化資源發(fā)揚(yáng)光大，延續(xù)大學(xué)文脈，傳承大學(xué)文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責(zé)任。因此，高校檔案的知識(shí)傳播對(duì)于高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神的弘揚(yáng)，對(duì)全社會(huì)的文化貢獻(xiàn)具有十分重要的作用。

(四)知識(shí)服務(wù)“公共檔案館”是近年來(lái)隨著檔案館服務(wù)功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現(xiàn)的。檔案館的公共性是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的必然要求，也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的迫切需要?！懊嫦蛏鐣?huì)，面向公眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，改變傳統(tǒng)官方機(jī)構(gòu)為現(xiàn)代的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度的開(kāi)發(fā)利用，是現(xiàn)代綜合檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路?！保?］高校檔案館作為全國(guó)檔案館的的一個(gè)分支，毫無(wú)疑問(wèn)也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務(wù)，還要為社會(huì)和所有需要的公民服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會(huì)的關(guān)注，為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)就成為了高校檔案館的重要責(zé)任?！爸R(shí)服務(wù)不僅滲透和凝聚了檔案專業(yè)人員的知識(shí)積累和專業(yè)貢獻(xiàn)，也彌補(bǔ)了利用者的知識(shí)空缺。”［6］因此，高校檔案的知識(shí)服務(wù)應(yīng)該以管理人員對(duì)檔案的知識(shí)創(chuàng)造為前提，使這種經(jīng)過(guò)知識(shí)加工后的知識(shí)資源在高校與社會(huì)各界建立聯(lián)系時(shí)，可以極大地增強(qiáng)高校的知名度、美譽(yù)度，提高高校的社會(huì)影響力。加強(qiáng)高校檔案公共服務(wù)功能，提升高校檔案的知識(shí)服務(wù)能力，首先要強(qiáng)化知識(shí)服務(wù)意識(shí)，重視和把握社會(huì)需求及其發(fā)展趨勢(shì)。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務(wù)性的傳統(tǒng)觀念，積極面向未來(lái)，主動(dòng)對(duì)接各種對(duì)高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的知識(shí)服務(wù)，使全社會(huì)共享對(duì)高校檔案的知識(shí)開(kāi)發(fā)成果。

三、結(jié)語(yǔ)

篇10

上海中信信息發(fā)展股份有限公司（簡(jiǎn)稱中信信息）是一家以電子政務(wù)為核心的集團(tuán)型企業(yè)，主要從事信息資源管理相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)集成及其相關(guān)業(yè)務(wù)的運(yùn)維服務(wù)， 為檔案局（館）、食品流通追溯領(lǐng)域相關(guān)的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、政府部門(mén)等重點(diǎn)領(lǐng)域客戶提供軟件產(chǎn)品與整體解決方案。

成立十余年來(lái)，中信信息不斷發(fā)展壯大，現(xiàn)已成為國(guó)內(nèi)檔案行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè)，在各級(jí)檔案局（館）系統(tǒng)、食品流通追溯系統(tǒng)、政法（司法）系統(tǒng)、企業(yè)集團(tuán)等領(lǐng)域積累了大量的優(yōu)質(zhì)客戶資源，這些客戶多為政府機(jī)關(guān)部門(mén)和事業(yè)單位具備較高的客戶忠誠(chéng)度。自主研發(fā)的核心技術(shù)不斷開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新，始終處于國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平，在檔案信息領(lǐng)域有著堅(jiān)實(shí)的實(shí)力與競(jìng)爭(zhēng)力。

中信信息堅(jiān)持“一個(gè)中心”、“四個(gè)基本點(diǎn)”、“五個(gè)轉(zhuǎn)變”的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略：堅(jiān)持以檔案業(yè)務(wù)為中心；轉(zhuǎn)變觀念和理念；堅(jiān)持技術(shù)、業(yè)務(wù)、管理創(chuàng)新，堅(jiān)持以人為本、事業(yè)留人；為員工提供發(fā)展的空間和舞臺(tái)，提供優(yōu)良的薪酬和福利制度，引進(jìn)高級(jí)、尖端人才，形成人才高地；堅(jiān)持讓客戶滿意；堅(jiān)持以利潤(rùn)為導(dǎo)向，從高成本、低利潤(rùn)業(yè)務(wù)向低成本、高利潤(rùn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變；加快市場(chǎng)布局和分公司團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人才引進(jìn)和培養(yǎng)，將工作重心從上海走向全國(guó)；通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，研發(fā)高利潤(rùn)、高附加值的軟硬件產(chǎn)品；培養(yǎng)業(yè)務(wù)型和管理型人才并重，加快管理型人才隊(duì)伍的建設(shè)以適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要；管理模式從中、小型企業(yè)向集團(tuán)型企業(yè)管理過(guò)渡，建立管、辦分離，行政、業(yè)務(wù)分離的新型矩陣管理組織。