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[關鍵詞]企業(yè)檔案知識管理管理體制生命周期

一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構背景

隨著數(shù)字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經單機數(shù)據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統(tǒng)一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。

2.檔案一體化管理

檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：

(1)檔案一體化的目標

實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

(2)檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、檔案一體化管理的具體內容

文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

(4)文件、檔案一體化管理的技術保障

文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數(shù)字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現(xiàn)改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術基礎。

參考文獻：

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［關鍵詞］ 人事檔案； 管理體制； 改革

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 057

［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）18- 0100- 01

隨著市場經濟的發(fā)展、人事制度改革的不斷深化，原有的人事檔案管理體制已經越來越不適應人事工作發(fā)展的需要，改革勢在必行。鑒于此，筆者對當前人事檔案管理中遇到的問題進行了歸納分析，并結合當前的一些改革措施，對我國人事管理體制改革的方向進行了探索總結。

1 現(xiàn)行的人事管理體制

我國現(xiàn)行的人事檔案管理工作實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。集中統(tǒng)一就是由專門的組織人事部門對人事檔案進行集中管理，其他部門沒有權利擅自管理人事檔案，這就保證了人事檔案的權威性。分級負責就是指全國的人事檔案工作由各級組織人事部門根據各級的管理權限來管理每一級人員的檔案工作，并對相關的人事檔案工作進行指導和監(jiān)督。如市委組織部負責管理市縣處級干部的人事檔案材料。

2 存在的弊端

現(xiàn)行的人事檔案管理體制雖然集中統(tǒng)一，但是明顯具有分散性，特別是縣級以下的人事檔案材料由多方參與管理，除組織人事部門正管之外，勞動、教育、衛(wèi)生等部門還兼管人事檔案，甚至每一個單位還管理一部分檔案材料。再就是各級檔案行政管理部門沒有把人事檔案管理列入業(yè)務指導的范圍，管理人事檔案的工作人員很少參與檔案部門的業(yè)務活動，使人事檔案工作變成了遠離于國家檔案工作之外的孤獨個體。

這種家家都管人事檔案的管理模式，讓不具備保管條件的單位自行保管人事檔案，幾十人的人事檔案材料隨便存放在辦公室的文件櫥柜中，根本談不上“六防”等保管條件。在這種狀態(tài)下，人事檔案材料真實性很難維護，一些虛假材料趁機混入檔案中。另外檔案的實體安全也存在危險，檔案丟失、損毀現(xiàn)象經常發(fā)生。這種效率低的管理模式不利于人事檔案工作的發(fā)展，人事檔案的利用價值也很難發(fā)揮出來。

3 改革方向及措施

3.1 建立區(qū)域性的人事檔案中心

構建區(qū)域性的人事檔案中心是適應新的管理體制的需要。把本身應歸國家和社會所有的人事檔案，從單位解放出來，重歸社會所有，從而實現(xiàn)對人事檔案信息的開發(fā)利用。區(qū)域性的人事檔案中心對人事檔案進行集中統(tǒng)一管理，既擴大了人事檔案管理的規(guī)模，又充分利用了人力、財力，實現(xiàn)了人事檔案管理集約化，這樣大幅降低了人事檔案的管理費用，減輕了國家的負擔。建立區(qū)域性的人事檔案中心應采取試點基礎、穩(wěn)步過渡和全面推進的分層實施的原則。要在試點的基礎上，逐步推行。

3.2 實施人事

人事是今后區(qū)域人事檔案中心的重要內容之一。人事的優(yōu)勢表現(xiàn)在有利于深化事業(yè)單位人事制度的改革、促進人才資源的開發(fā)利用、優(yōu)化配置人才資源。事業(yè)單位實行人事，單位可以減少內部人事管理事務，可以集中精力抓人才開發(fā)和人才培訓。人事是事業(yè)單位人事制度改革的重要措施，在改革的初期，事業(yè)單位全員人事顯然不切實際，但是可以采取逐步推行的方法，也就是新人新辦法，老人老辦法。

3.3 改革人事檔案的整理方法

改革人事檔案的整理方法是實行檔案實體整理不裝訂。不裝訂不等于不整理，不裝訂的目的是為了更好地發(fā)揮檔案的利用價值，這是符合檔案工作基本原則的。人事檔案實行不裝訂保存，是為了保持檔案材料的原貌，是體現(xiàn)檔案原始性特點的根本做法?，F(xiàn)在的檔案整理方法要把檔案材料裝訂成冊，必須要對原件進行適當?shù)男藜羧↓R，這已經是對原始材料的人為破壞了。而人事檔案不同于文書檔案，一般每隔一兩年就要充實材料，重新裝訂材料，如此反復幾次，檔案材料已經破爛不堪。這已經使材料的原始性難以實現(xiàn)。改革現(xiàn)行的人事檔案整理方法還要注意平時歸檔，只需在每份檔案材料加蓋“類號頁”檔號章，整理材料時對號入座，排列好順序即可。檔案材料不裝訂，既省時、省工，又不損壞材料，有利于規(guī)范化管理。

3.4 深入開發(fā)人事檔案信息

① 建立人事檔案信息數(shù)據庫是人事檔案信息化建設的基礎工作。信息庫的內容要準確、詳細，并且要隨時維護和更新。人們利用數(shù)據庫可以查詢、統(tǒng)一人員信息，形成各種表格，極大地提高了人事檔案利用工作的效率。② 在數(shù)據庫的基礎上，利用網絡技術，建立人事檔案信息服務網絡，同時關鍵是加強網絡的安全性。③ 人事檔案工作要充分發(fā)揮人事檔案在人才建設中的作用，把區(qū)域性人事檔案中心建設成為人才開發(fā)的權威機構。

人事檔案管理體制、管理方法的改革以及人事檔案信息資源的開發(fā)利用，必能促進人事檔案工作的發(fā)展。只有實行人事檔案管理體制的改革，人事檔案工作的路子才會越走越寬，人事檔案工作才能煥發(fā)新的生機。

主要參考文獻

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[關鍵詞]企業(yè)檔案；管理制度；信息資源

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）03-0347-01

當前是信息社會，信息已成為人們從事各類社會實踐活動不可缺少的條件，人們只有充分利用檔案信息，才能使這種潛在的生產力盡快轉換為現(xiàn)實的生產力。檔案信息化浪潮不斷深化著檔案的開發(fā)利用工作，如何在新時期有效開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作的重點。

1. 新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的形成原因

1.1 網絡信息化的飛速發(fā)展要求

隨著計算機網絡的飛速發(fā)展，加速了社會向網絡信息化發(fā)展的進程。網絡信息化對檔案信息資源開發(fā)利用有著深遠的影響。一方面，網絡信息化技術為檔案信息開發(fā)提供了技術支持。計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經單機數(shù)據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。另一方面，檔案資源的網絡化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的高效益，是當前檔案工作的主要任務。

企業(yè)檔案信息化同其它信息化工程一樣，由眾多子系統(tǒng)構成，并且環(huán)環(huán)相扣。包括檔案部門基礎設施建設、信息資源建設、人力資源建設等。其中企業(yè)檔案資源的開發(fā)和合理利用是實現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息化的核心[1]。

具體體現(xiàn)在，第一信息技術給企業(yè)帶來的變化以及信息技術的推動作用都將影響著企業(yè)檔案工作的發(fā)展，所以現(xiàn)代化基礎設施和信息技術是企業(yè)檔案開發(fā)與利用的基礎和保障。其次，企業(yè)檔案信息資源共建共享是企業(yè)信息化的組成部分及客觀要求。因為企業(yè)檔案信息化的最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，從而使企業(yè)信息化建設邁上一個新臺階，具有更強勁的實力生存于市場經濟之中。

1.2 企業(yè)檔案資源管理存在的問題

第一是由于企業(yè)經費有限，資源建設明顯不足，計算機普及率不高，操作技術落后，許多地方在技術處理上仍以手工為主，服務質量不高，對文獻信息資源只能作較簡單的加工處理，整體服務水平是淺層次的，落后的信息技術手段已成為開發(fā)企業(yè)檔案信息的一大突出障礙。所以存在信息技術手段和管理設施現(xiàn)代化水平落后的問題。

第二因為檔案專業(yè)人員隊伍素質參差不齊，缺乏能開展信息咨詢、網絡檢索、信息分析、市場調研的高素質信息服務人員，所以，造成檔案工作的管理得不到有效的加強[2]。

第三由于企業(yè)檔案開發(fā)利用的觀念和手段不正確，傳統(tǒng)的信息開發(fā)觀念（如事后再分析開發(fā)、實體開發(fā)）；企業(yè)對檔案的規(guī)范化、標準化建設有所放松，使建立起的業(yè)務基礎處于守攤狀態(tài)，各項檔案制度只是流于形式，并未具體實施下去，因而成為了阻礙新形勢下開發(fā)企業(yè)檔案信息的障礙。

2.新時期企業(yè)檔案管理體制模式

2.1 信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。首先是要做好基礎工作，做好對信息資源的收集，可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證。然后建立必要的檢索工具，既要采取各種傳統(tǒng)的有效的編目，著錄、撰述形式，還要創(chuàng)造新形式。要注意開發(fā)檔案信息資源與開發(fā)圖書、情報、資料等信息資源的配合與協(xié)調。其次要做好檔案二次開發(fā)，就是對檔案信息濃縮加工，可以依托現(xiàn)代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。

這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。

2.2 檔案的一體化管理

檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案，看做是一個整體過程。借助計算機和網絡技術，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發(fā)展。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據[3]。

文件、檔案一體化管理只有以計算機和網絡技術為代表的信息技術為技術保障；遵循全程管理原則、前端控制原則、集成管理原則三點原則；才能保證管理內容，包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化的實現(xiàn)，從而達到從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理的管理目標。

2.3 加強檔案工作的標準化建設

目前因為檔案資源建設整體投資不高，有的部門缺乏資金來源，有的部門對檔案重視不夠。同時，在網絡化管理上，沒有統(tǒng)一的規(guī)范化、標準化格式，造成各自為政的局面。而檔案工作標準化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，是實現(xiàn)檔案管理自動化的前提，是提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力、財力的有效措施，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享的重要保證，直接影響著檔案工作信息化的步伐。所以要做好檔案工作的軟件建設和硬件建設工作，整合各種檔案信息資源，提供規(guī)范化、標準化服務很重要。

2.4 選好人才，搞好創(chuàng)新工作

信息化強調以人為本，企業(yè)檔案人員的綜合素質在很大程度上決定著信息服務水平和質量，因此要重視檔案人員的專業(yè)技能、文化素養(yǎng)。而對在崗員工進行繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學技術知識，提高檔案工作者的素質，培養(yǎng)具有專業(yè)知識、檔案知識、計算機知識的復合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的前進方向，做好這方面的工作，首先要求檔案部門要根據不同時期的工作重點，加強與其他行業(yè)的聯(lián)系，走出“孤獨”，了解各行各業(yè)對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優(yōu)質服務。其次開拓思路，創(chuàng)新觀念，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，因為檔案的作用和價值體現(xiàn)在利用上。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用力度，信息資源的管理會更上一層樓。

3.結語

在現(xiàn)在的網絡化社會，檔案管理部門應積極進行檔案管理信息化的探索與實踐，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的重要信息資源作用，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質童的檔案信息產品，使檔案工作更好地為社會發(fā)展服務。

參考文獻

[1] 修紫陽.淺淡檔案館檔案信息資源開發(fā)利用[J]. 和田師范?？茖W校學報， 2011，（05）

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【關鍵詞】檔案管理體制;我國

檔案管理體制改革，是轉型時期我國檔案管理工作發(fā)展的內在要求。檔案管理體制改革，須從國家關于各項體制改革的總體要求出發(fā)，厘清我國現(xiàn)階段檔案管理體制運行中存在的普遍性問題，指明現(xiàn)階段我國檔案管理體制改革的方向、目標，構筑適應我國市場經濟發(fā)展的檔案管理體制，其直接服務于我國經濟社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。

一、我國現(xiàn)有檔案管理體制所存在的問題

我國現(xiàn)有的檔案管理體制主要借鑒與蘇聯(lián)，同時照顧到我國特殊的國情而建立起來的，當前，我國檔案管理體制主要是以“集中統(tǒng)一”為指導建立的“統(tǒng)一領導、分級管理”的管理體制，國家檔案局統(tǒng)一領導全國范圍內的檔案事物，對全國范圍內的檔案事物進行統(tǒng)一領導、管理和宏觀指導，同時負責國家級的檔案管理工作；地方檔案管理機關主要負責地方行政區(qū)域內的檔案管理事務，接受本地方行政區(qū)域黨和政府的領導并接受上級檔案行政機關的監(jiān)督和指導?？梢哉f，我國現(xiàn)有檔案管理體制的形成和發(fā)展對于我國經濟社會發(fā)展的重要意義是不容忽視的，但是隨著經濟社會的轉型發(fā)展以及市場經濟的深入發(fā)展，我國現(xiàn)行的檔案管理體制中仍然存在著一定的問題，如“局館合一”的檔案管理體制，使得檔案管理機構需要同時負責本地區(qū)檔案行政管理和檔案保管利用兩項職能，容易導致檔案行政管理和檔案文化事業(yè)機構的定位認同模糊，也易于形成檔案管理局和檔案管理管法律責任不清，檔案管理機構行政化色彩過于濃厚，影響了檔案管理文化事業(yè)的發(fā)展；對于非國有單位檔案及私人檔案的管理是否仍舊采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一管理體制仍存在爭議，需要從體制上予以確定和解決；文件管理及檔案管理被人為割裂，給檔案管理的工作帶來一定的負面影響，如檔案質量的參差不齊、檔案管理的科學化水平不高等，這些都是當前我國檔案管理體制中存在的突出性的問題。

二、我國檔案管理體制改革的措施建議

我國檔案管理體制改革的現(xiàn)實目標是有效應對當前我國檔案管理體制中存在的突出性的問題，盡快建立起符合我國市場經濟發(fā)展需要的現(xiàn)代檔案管理體制，因此，今后我國檔案管理體制改革應著重抓好以下幾個方面：

（一）整合檔案管理資源，建立綜合性的檔案館

我國檔案管理體制改革并不是對我國現(xiàn)行檔案管理體制的徹底否定和推倒重建，而是在現(xiàn)有檔案體制范圍內進行一定的改進使之更加順應和符合新時期我國檔案事業(yè)發(fā)展的需要，因此應繼續(xù)堅持我國檔案管理體制的“集中統(tǒng)一”管理體制，其已經被證明是符合當期我國檔案事業(yè)發(fā)展的管理原則，在此基礎上，統(tǒng)一整合當前地方檔案館檔案資源，建立?。ㄊ校┮患壍慕y(tǒng)一的綜合性的檔案館，打破以往檔案管理在時間、空間等方面的限制，真正實現(xiàn)地方檔案資源的統(tǒng)一管理、使用，提升規(guī)模效益，提高地方檔案管理的效率。

（二）變革“局館合一”的管理體制，實行“局館分離”

實行檔案管理“局館分離”是按照當前我國政企分開，轉變政府職能的要求，同時也是基于當前我國檔案管理現(xiàn)存問題而做出的，檔案管理行政部門和檔案館要進行分離，明確各自職能，各歸其位。檔案行政管理機構和檔案館要在機構、人事、管理等方面實行徹底分離，分離后，檔案管理行政部門將集中負責檔案管理的統(tǒng)一領導、規(guī)劃協(xié)調、監(jiān)督指導等，而檔案館將承擔其作為文化事業(yè)管理的基本職能，將承擔相關檔案的收集、管理、利用等事宜，實行“局館分離”后檔案館將逐步擺脫原有的行政化運作模式，真正發(fā)揮其專職負責檔案管理工作的文化單位職能，真正走向民眾，走向社會。

（三）實現(xiàn)檔案管理體制的多元發(fā)展，為檔案管理體制改革注入活力

我國現(xiàn)階段的檔案管理體制主要是依照計劃經濟時代特點而形成，對國有企事業(yè)單位的檔案實行統(tǒng)一管理，但是隨著我國市場經濟的不斷發(fā)展，我國檔案管理的對象已經從單一化走向多元，各種非國有單位及私人企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)使得我國現(xiàn)有的檔案管理體制必須做出積極回應，因此對于這些非國有單位的檔案管理問題，必須具體問題具體分析，可以鼓勵這些企業(yè)在不違反相關法律的情況下，賦予企業(yè)一定的檔案管理自，地方檔案行政部門及檔案館則負責對企業(yè)的檔案管理進行直接或間接監(jiān)督、指導，保證企業(yè)在法律法規(guī)的框架內合理管理、使用檔案。

三、結語

總之，在市場經濟深入發(fā)展、我國經濟社會轉型時期，大力加強我國檔案管理體制改革，對進一步規(guī)范我國檔案管理工作，釋放檔案管理工作活力，提高我國檔案管理科學化水平，推進我國檔案管理事業(yè)健康發(fā)展都各方面來說都具有重要意義，因此必須要加快我國檔案管理體制改革方面的理論研究和實踐研究，不斷推進我國檔案管理體制改革事業(yè)向前發(fā)展。

參考文獻：

[1]羅軍.我國檔案管理體制改革研究[J].檔案學通訊,2009,05:46~49.

[2]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業(yè)務,2014,21:58~59.

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關鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響

當前社會，信息技術在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠遠不能滿足現(xiàn)代社會的需求，所以，進行數(shù)字檔案館建設成為一種必然趨勢。對數(shù)字檔案館進行一定的研究有利于促進數(shù)字檔案館的建設。數(shù)字檔案館建設既需要相應的技術支持，同時需要恰當?shù)墓芾眢w制。在20世界90年代就已經出現(xiàn)了數(shù)字檔案館，這是一種更為先進的檔案管理方式。通過資源共享促進資源的有效利用。在信息技術進程日益加快的現(xiàn)代社會，我國也要重視信息技術的發(fā)展，充分地對數(shù)字化進行利用，促進我國數(shù)字檔案館建設更加高效，提高檔案管理的工作效率。

1 數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1.1 提高檔案的利用率

魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現(xiàn)檔案的價值。所以，檔案管理工作應該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發(fā)揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉變?yōu)闄n案服務管理。數(shù)字檔案館的建設利用信息技術的優(yōu)勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數(shù)字檔案館的建設突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。

1.2 改變檔案管理職能分配關系

傳統(tǒng)的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數(shù)字檔案館假設有利于改變行政層級管理體系，借助數(shù)字檔案館的建設成果為利用者提供更加有效的服務。數(shù)字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統(tǒng)，具有加強行業(yè)部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統(tǒng)的檔案管理以收集為主的形式而言，數(shù)字檔案館的建設能提供更多的便利。再次，數(shù)字檔案建設對檔案管理工作中的相關職能分配產生影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中通常由檔案局進行統(tǒng)一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統(tǒng)。但是數(shù)字檔案館的建設需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術性問題，需要借助技術對整個檔案管理行業(yè)進行管理與變革。

2 數(shù)字檔案館建設的具體內容

2.1 提高對數(shù)字檔案館建設的認識，實現(xiàn)數(shù)據共享

數(shù)字檔案館的建設規(guī)模不斷增大，相關的工作人員要提高對數(shù)字檔案館建設的認識，意識到數(shù)字檔案館建設的重要性，促進思想轉變。信息技術的發(fā)展，使得人員對檔案的利用次數(shù)增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應的技術服務設施建設，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術進行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數(shù)字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數(shù)字檔案館的建設工作。其次，在數(shù)字檔案建設過程中要實現(xiàn)資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發(fā)揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進行，數(shù)字檔案館的歸檔方式發(fā)生變化，在業(yè)務系統(tǒng)中完成檔案資源的轉移，并且不能被隨意改動。因此，數(shù)字檔案觀要建立相應的網絡管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中做好檔案數(shù)據庫之間的設置，包括儲存信息、管理信息等硬件設備。

2.2 建立網絡管理系統(tǒng)促進數(shù)字檔案館建設

在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理人員習慣被動工作。而數(shù)字檔案館的建設需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理不只是一項技術性工作。相關的檔案管理人員需要積極地參與到系統(tǒng)方案設計中，綜合檔案管理的實際情況以及現(xiàn)實需求，提出可行的建設性意見。數(shù)字檔案館的建設需要檔案管理人員端正態(tài)度，提高服務水平，將數(shù)字檔案建設的成效提供給人們使用。主動地與相關行業(yè)交流數(shù)字檔案館的事宜，在提供數(shù)字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。

2.3 更新管理理念促進數(shù)字檔案館建設

數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權限進行管理，進行數(shù)據備份，維護檔案數(shù)據的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進行管理或保存，還要提供相應的服務。數(shù)字檔案館的建設需要檔案管理人員進一步更新思想，利用數(shù)據平臺為更多的使用者服務，所以，檔案管理人員要樹立“服務為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務。

2.4 培養(yǎng)高素質檔案管理人才，做好檔案安全保障工作

培養(yǎng)更加專業(yè)檔案管理人才有利于促進數(shù)字檔案館建設穩(wěn)定發(fā)展。由于數(shù)字檔案建設是對信息的高度集成化過程，相應地對專業(yè)技術人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數(shù)字檔案館建設過程中要做好人才引進與儲備，定期地對檔案管理人員進行培訓，提高其專業(yè)知識水平。其次，數(shù)字化建設的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進行數(shù)字檔案建設時要增強安全設置，對查閱資料權限進行分級設置，充分地利用數(shù)字系統(tǒng)做好相應的系統(tǒng)防護工作。

3 結語

總而言之，數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數(shù)字檔案館建設還有利于促進我國的現(xiàn)代化建設。但任何事情都不是完美的，數(shù)字檔案建設會為檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理的相關部門要結合當前存在的問題以及數(shù)字檔案館建設發(fā)展需求，制定有效的對策，促進數(shù)字檔案管理水平提高。提高管理人員對數(shù)字檔案館建設的認識，更新管理人員的思想，促進其樹立“服務為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務。其次，定期地對檔案管理人員培訓提高其專業(yè)素質，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。最后要建立信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據共享，做好相應的檔案安全保障工作。

參考文獻

[1]趙同瑛. 數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.

篇6

關鍵詞：企業(yè)會計 管理體制 改革 思路與方法

一、我國會計制度改革的不足表現(xiàn)分析

（一）行業(yè)會計制度的具體行為規(guī)范不適應企業(yè)改革的要求

1.不能滿足企業(yè)經營發(fā)展的要求。企業(yè)需要全面發(fā)展，尤其是競爭壓力的作用下，企業(yè)的經營出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢，而多樣化的經營發(fā)展趨勢要求會計管理也要具有多樣化，只有這樣才能在根本上促進會計制度的建設。

2.會計信息的分析需要對會計法規(guī)體系進行改革。會計信息涉及的信息比較多，而且不同的行業(yè)具有不同的會計信息資源，這樣的復雜性不利于投資者對企業(yè)的會計信息進行分析，影響他們的投資者決策的制定，不利于資金的優(yōu)化流動。

（二）現(xiàn)行會計制度在構成上缺乏完整性和系統(tǒng)性

目前，會計管理制度還存在許多的問題。由于會計工作的快速發(fā)展，相關制度建設沒有及時跟上，一些新的理論知識也沒有及時引入到企業(yè)會計管理體系中，導致現(xiàn)代會計管理缺少許多基本知識，不具備完整性和系統(tǒng)性，難以滿足會計核算的要求。尤其是現(xiàn)在的企業(yè)在進行會計核算時需要許多的程序和方法，但目前會計管理對于會計核算的規(guī)定顯得過于單一，最終使得會計核算的結果缺乏真實性，不利于會計核算的目的。

（三）會計制度改革的國際化進程緩慢

我國現(xiàn)行會計規(guī)范在許多方面與國際會計準則尚未協(xié)調，甚至差異較大。例如有關固定資產折舊、存貨計價等會計方法，國際會計準則規(guī)定在保持一致性的前提下，企業(yè)可以自行選擇，而在我國的會計準則和制度中，有關這些方法的選擇作了較嚴格的限制，一些在國外被廣泛使用的會計程序和方法在我國尚未獲得用武之地，這樣的結果不得不要求我們進行會計制度的改革。

二、企業(yè)會計管理體制改革的措施

（一） 積極地改進有利于會計管理的社會環(huán)境氛圍

企業(yè)會計體質改革需要涉及多方面，它影響一系列的社會階級，尤其是制度改革的初期階段需要我們在企業(yè)會計人員以及國家管理人員的思想觀念中注重對于他們的會計管理體制的認識，只有他們的觀念中存在了企業(yè)會計進行改革的意識以后才能保證會計管理體制順利的進行。同時國家也要在法律制度等方面入手，制定專業(yè)的法律規(guī)則，細化《會計法》的細則規(guī)定，尤其是對于促進會計管理體制改革方面的細則化規(guī)定。必要的時候對于《會計法》等中的法律責任要加大社會對于它的了解，利用法律懲處責任的威信提高社會各方面對于會計管理的規(guī)范認識，以此最終提高我國企業(yè)會計管理體系的改革。

（二）建立和完善企業(yè)的內部控制體系

企業(yè)要想在會計管理進行體制改革首先就是要建立具有現(xiàn)代企業(yè)制度的管理體系，因為會計管理體系是企業(yè)管理體系中的一部分，只有保持了企業(yè)現(xiàn)代管理體系，才有可能在會計管理體系中進行改革。其次就是要建立健全對于企業(yè)的內部監(jiān)控制度，強化企業(yè)內部監(jiān)控制度的重要性。財務工作具有時效性、對于財務的管理需要企業(yè)加強對于它的時效管理，對此企業(yè)要在各方面加大對于企業(yè)會計的監(jiān)督，以便根據企業(yè)會計信息發(fā)現(xiàn)企業(yè)會計在運行中存在缺點，及時的采取措施進行改正。最后就是要及時的對于企業(yè)的財務信息的真實性進行有效地內部監(jiān)督。

（三）建立網絡化的會計信息系統(tǒng)

會計管理體制的改革就是去掉會計管理中的不利一面，改進阻礙會計管理體制進步的行為。在我國信息化大力發(fā)展的背景下，社會的信息技術得到許多優(yōu)化進步，尤其是互聯(lián)網技術在社會各個層次方面的廣泛應用。對此我們進行會計管理體制的方法就是要充分的利用計算機的手段，因為會計電算化的作用以及對于會計管理的積極方面我國有大量的文獻進行了論證，在此作者主要是對于會計電算化的社會影響入手，只有企業(yè)的管理階層認識到會計電算化對于影響其會計管理思路的影響，才能在實施中促進會計管理工作。會計電算化是改變會計管理體制的重要的管理手段，因為電算化是建立在高效的會計管理模式的基礎上的，它具有很強的科學性。

我國會計管理體制的改革對于會計的具體管理模式有著很深的影響，尤其是企業(yè)財務工作人員管理思想與會計手段的變化，使得我國的會計檔案管理也要作出相應的變化。

三、會計管理體制改革如何加強會計檔案管理

會計管理體系是對會計綜合管理方面的總體改變，它的改變會對會計管理有關的一切聯(lián)系方都有密切的聯(lián)系，尤其是對于會計檔案的管理工作帶了了巨大的變化，對于作者根據我國會計管理體制改革的思路方面入手，認為應強化以下方面工作：

（一）按照我國管理體系管理制度，理順會計檔案管理。企業(yè)的財務管理出了加強對于會計的時效分析與公布之外，還要加強對于會計記錄的保存，也就是會計檔案的管理，因此企業(yè)要建立制度性的管理體系，明確管理部門的職責，規(guī)范會計檔案的法律制度，加大法律對于會計檔案管理的保護力度，尤其是對于相關法律的宣傳要做到全方位、立體式。對于檔案的管理也要規(guī)范它的資格，具有檔案管理資格的部門才能承擔保存會計檔案管理的工作，在會計檔案管理中要建立制度化的案卷目錄，重點對于電子介質的檔案要注意它的存放安全，不能造成它的數(shù)據丟失或者泄密等。

（二）加大對于會計檔案管理的培訓，提高他們的會計管理技能。對于會計人員的技能除了要提高他們的業(yè)務技能、增強他們的處理會計數(shù)據的技術的同時，還要提高他們的會計管理能力，會計人員是會計檔案管理的第一人，因為會計的檔案信息需要會計人員做出數(shù)據作為基礎的記錄數(shù)據資料，因此會計人員要在各方面進行會計人員檔案管理的技能培訓，這樣的培訓需要企業(yè)、社會制度以及會計人員自身通過各種途徑進行有關方面的學習以此保證會計檔案管理制度在人員管理素質層次的提高，促進檔案管理的有序健康發(fā)展。

（三）加大社會各部門對于會計體制的檔案管理監(jiān)督，提高檔案管理內容的創(chuàng)新。檔案管理需要會計部門與企業(yè)的多個部門之間的互動或者需要企業(yè)與有關部門的互動，建立完善的監(jiān)督制度，會計檔案管理對于企業(yè)的信息保密具有重要的作用，尤其是對于關系企業(yè)關鍵發(fā)展的會計信息，如果不能很好地對檔案進行管理就會造成泄密，其結果會對企業(yè)造成巨大的損失，因此要建立監(jiān)督互動機制，保證會計檔案管理的安全性。同時對于會計檔案的移交、存檔等也要進行監(jiān)督，規(guī)范檔案移交等手續(xù)的程序，時刻對會計檔案管理進行整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

在經濟時代的發(fā)展中，任何形式的制度建設都需要社會的支持與實踐檢驗，對于阻礙市場發(fā)展的制度我們就要加大力度對其進行改革，所以企業(yè)的會計管理對于企業(yè)會計工作具有重要的影響，一個制度健全的會計管理制度有利于會計的發(fā)展，因此我們要積極地發(fā)現(xiàn)會計管理工作中的缺點，采取有效地措施積極地對會計管理制度進行體制改革，總之我們要以創(chuàng)新的觀念、科學的方法構建會計管理理論的建設，轉變我們的工作思路、利用信息化的技術手段促進企業(yè)的立體式會計管理體制建設。

參考文獻：

[1]王靖.淺析企業(yè)會計管理體制改革的思路和方法[J].商情，2013（4）

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檔案館原本的儲存方式是用利用紙質文件進行資料檔案的儲存和管理，但是在數(shù)字化發(fā)展極為迅猛的今天數(shù)字檔案館已成了社會發(fā)展的要求，同時也是檔案館發(fā)展的新方向。所謂數(shù)字檔案館簡單來說就是將信息的儲存還有查詢等用數(shù)字化的方式實現(xiàn)，同時和紙質檔案一樣，數(shù)字檔案館也一樣具備有查詢和檢索等功能，并且相比較于傳統(tǒng)的檔案館這些功能顯得更加的方便和快捷。此外，數(shù)字檔案館的主要依托是計算機技術還有多媒體技術的不斷發(fā)展進步。計算機技術的不斷發(fā)展使得超大型檔案存儲成為可能，此外在網絡技術的幫助之下檔案館的數(shù)據資料的支持可以跨越距離的限制和時間的約束。在需要的時候人們甚至可以實現(xiàn)隨時隨地的資料查詢和數(shù)據整理。所以說總體來說數(shù)字檔案館就是一個網絡化、虛擬化的檔案館，但是相比較傳統(tǒng)的檔案館來說，數(shù)字檔案館的存儲量更大、查詢起來更加方便還有管理起來也更加的安全。雖然數(shù)字檔案館的建設以及后期成果比較理想，但是在現(xiàn)階段數(shù)字檔案館的建設仍然還存在有一些問題。第一就是數(shù)字檔案館的建設需要相應的軟件設置和硬件設置的到位。數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的建設的一個很大的不同就是數(shù)字檔案館的建設工作需要高素質的技術人才作為建設基礎，數(shù)字檔案館的數(shù)據庫建設和后期維護管理都需要專業(yè)的高素質人才。第二，數(shù)字檔案館的數(shù)字系統(tǒng)需要具備有信息處理、儲存還有管理等一系列功能，這需要相應的網絡建設和系統(tǒng)建設，同時對于資源的整合利用還有目錄數(shù)據收集處理都有比較高的要求。第三就是數(shù)字檔案館的建設需要不斷的引進最新的技術，數(shù)字檔案館需要保證檔案數(shù)據的安全性，因此對于其保護系統(tǒng)需要定期升級維護。而且數(shù)字檔案館的管理手段也需要緊跟時代進步進行不斷的進步與改革。要不斷提高其自主獨立性。此外不僅僅是這些當面的建設，數(shù)字檔案館建設的相對應的保障措施也需要及時、準確的對檔案館建設提供幫助，確保檔案館的安全與正常運轉。

2數(shù)字檔案館的建設會產生的影響

2.1促進現(xiàn)行檔案管理體質重點的改變

傳統(tǒng)的檔案管理制度的重點放在保護檔案的安全不受損害，檔案的安全性處于標準要求之中。并且傳統(tǒng)檔案館在對于檔案整體的保護工作上還是比較有優(yōu)勢的。但是這樣的檔案管理方式對于檔案本身的價值是一種削減。在這樣的檔案管理方式之中雖然其安全性可以得到有效的保證但是其利用價值卻沒有得到體現(xiàn)。而在數(shù)字檔案館的幫助之下檔案數(shù)據的安全性不僅能夠得到保證而且檔案的價值會得到更好的體現(xiàn)。而且數(shù)字檔案館本身的技術先進性對于檔案的使用方式也可以產生積極的效果，使得檔案的使用更加的凸顯靈活性和多樣性。

2.2沖擊現(xiàn)有的管理體系

數(shù)字檔案館的建設對于現(xiàn)行的管理體系會產生比較大的沖擊。傳統(tǒng)的管理體系對于檔案管理工作的進步會產生消極的作用。數(shù)字檔案館的建設沖擊的原有的管理體系，讓檔案館真正變成為人民服務的存在。此外數(shù)字檔案館中各部門之間的交流以及和外部部門之間的交流會變得更加的方便。

2.3促進相關職能的改革進步

傳統(tǒng)檔案館的職能分配在數(shù)字檔案館的沖擊之下也會出現(xiàn)改革情況。數(shù)字檔案館的建設工作需要各個部門之間相互努力配合，同時不僅要檔案館內部同心協(xié)力還需要外部人員的幫助。數(shù)字檔案館的建設涉及到的知識范圍比較廣，各個部門之間都需要給予相應的幫助，這個一個以技術為基礎進而推動整個檔案管理行業(yè)觀念革新和體制重塑的一個重大改革。

3對數(shù)字檔案館建設的建議

數(shù)字檔案館的建設需要注意到四個方面。首先是應該對數(shù)字檔案館的建設給予足夠的重視，這一點一方面是改變人們對于傳統(tǒng)檔案館的觀念，另外一種是對其建設提供足夠的人才支持。其次，數(shù)字檔案館的建設需要加強其共享性，讓檔案的價值真正的發(fā)揮出來。再其次是需要對數(shù)字檔案館后續(xù)的建設和發(fā)展進行人才儲備。最后是提高檔案管理工作的安全性，確保檔案的安全。

4結語

篇8

項目檔案管理體制的發(fā)展過程

項目檔案專指列入國家科技計劃并由中央財政投入為主的科技項目，在其管理、實施的全過程中形成的，具有保存價值的各種類型和載體的歷史記錄。項目檔案管理體制的發(fā)展大致經過了兩個階段：

(一)遵循統(tǒng)一的科技檔案管理體制時期(1954-1986)

計劃經濟體制下，計劃項目的任務由國家直接分配，項目研究是科研院所的日常工作。因此，這一時期，既沒有項目檔案的概念，也沒有建立單獨的管理體制。項目檔案依托著專業(yè)管理體系，與基建、設備、產品等檔案一起共同遵循科技檔案的管理體制。

1.科技檔案管理體制的確立

從“一五”時期起，為解決大量科技文件材料與其他科技資料混同管理的問題，更好地發(fā)揮科技檔案作用，在科技檔案工作中提出按專業(yè)統(tǒng)一管理的思想。1980年12月9日經國務院批準的《科學技術檔案工作條例》，以法規(guī)文件的形式確立了科技檔案工作按專業(yè)統(tǒng)一管理的體制，即“各級檔案行政管理部門對全國科技檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)，直轄市人民政府所屬的專業(yè)主管機關建立相應的檔案機構，加強對所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領導。”這就是我國檔案事業(yè)發(fā)展史上著名的以“條”為主、“條塊”結合的科技檔案管理體制(下稱“條塊”體制)。

2.“條塊”體制對項目檔案管理的影響

“條塊”體制突出強調了項目檔案工作的專業(yè)性，對項目檔案的形成單位構成了較嚴密的組織和領導體系?！皸l塊”體制使項目檔案管理的責任主體明確，尤其適合計劃經濟時期項目檔案工作的特點，項目檔案的流向和歸屬明確，一定程度上實現(xiàn)了項目檔案的集中統(tǒng)一管理，有效防止了項目檔案的散失。正是在這種管理體制下，我國出臺了科技文件材料的“三納入”管理制度，順利地實現(xiàn)了將科研檔案工作納入到各單位的科研管理系統(tǒng)之中。

(二)細分科技檔案，建立科研檔案管理體制時期(1987-2000)

20世紀80年代中期以后，我國開始實行體制改革，面對專業(yè)領導體制被削弱，對科技檔案管理失去有效監(jiān)督的現(xiàn)實，檔案部門開始探索新的管理體制。

1.科研檔案管理體制的建立

1987年3月，國家科委、國家檔案局聯(lián)合《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(下稱《暫行規(guī)定》)中明確了科研檔案管理體制，即科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，各級檔案管理部門和科技行政管理部門要對科研檔案工作進行定期的檢查。

2.科研檔案管理體制對項目檔案工作的影響

科研檔案管理體制抓住了項目檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，由于科技管理部門是科研管理的歸口單位，由其管理項目檔案工作為項目檔案的規(guī)范管理提供了可能性；可言檔案管理體制中提出項目負責人責任制，使項目檔案管理更符合科研工作的特點和要求；從這一管理體制出發(fā)創(chuàng)立的“四同步”的管理辦法為項目檔案管理提供了根本的保證。

因此，科研檔案管理體制是針對科研活動的特點確定的，觸及到了科研檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，同傳統(tǒng)的“條塊”體制相比無疑是一個進步，也更加適合于項目檔案的管理。

現(xiàn)有管理體制對項目檔案管理的制約

由于社會的動態(tài)發(fā)展，任何事物都要經過由建立、興盛、衰敗到最終消失的歷程，即人們常說的“周期律”。隨著社會環(huán)境的變化，現(xiàn)有管理體制已開始制約項目檔案管理工作的有序發(fā)展。

1.無實際主管部門

管理體制的核心就是確定領導關系及組織體系，但從項目檔案工作的現(xiàn)狀看，恰恰是這個最重要的因素在兩個體制當中都出現(xiàn)了“虛位”。

從“條塊”體制看，項目檔案管理的領導主體是專業(yè)主管機關，其完全建立在行政隸屬關系的基礎上，經濟體制改革后，“條塊”體制賴以生存的行政領導關系逐步被削弱甚至消除，專業(yè)“領導”的作用范圍已十分有限了。

從科研檔案管理體制看，其中僅規(guī)定了各級檔案管理部門和科技行政管理部門對科研檔案工作負有檢查職責，其管理力度同“條塊”體制的規(guī)定相比被弱化了許多，特別是1998年機構改革中，原管理科技檔案工作的國家科技信息司被撤銷，造成檔案管理部門“孤掌難鳴”，“科研檔案管理”體制也已名存實亡。

2.缺乏科學的運行機制，導致管理體制先天不足

運行機制是指管理體制的實現(xiàn)方式。如果說體制決定“誰”“做什么”的話，那么機制則是進一步決定“如何做”。就項目檔案的管理而言，兩種體制都沒有建立起有效的運行機制。

從“條塊”體制看，其發(fā)揮作用的大小，完全取決于專業(yè)主管機關的“領導”與檔案行政管理部門的“指導”結合的緊密程度如何。但這一體制并沒有提出和解決如何“結合”的問題。“結合”的程度，主要取決于專業(yè)主管機關領導的檔案意識。隨著計劃體制逐步被市場體制所替代，一些專業(yè)主管機關既拋棄了“結合”，也放棄了對科技檔案工作的領導，整個系統(tǒng)的科技檔案工作就成了死水一潭，喪失了生機和活力。

從科研檔案管理體制來看，其關鍵內容有兩個，一是“四同步”管理，二是項目負責人歸檔責任制，而其保障措施在《暫行規(guī)定》中并未體現(xiàn)。對于前者，它的實現(xiàn)仍然取決于項目承擔單位領導者的檔案意識。因為無論是科技行政管理部門還是檔案行政管理部門，作為行政管理部門都不可能有如此多的時間和精力去檢查和落實具體單位的項目檔案工作的貫徹情況。對于后者，項目負責人應當履行的檔案義務，在作為科技項目委托合同的《課題任務書》中并沒有得到體現(xiàn)。合同是當事雙方權利義務關系的依據，沒有合同的約定，項目負責人的檔案義務就是一紙空文，沒有約束力。

建立新型項目檔案管理體制的思考

筆者認為，項目檔案是國家科技信息資源的重要構成，在現(xiàn)階段應考慮建立專門的項目檔案管理體制。

(一)　項目檔案管理體制的內容

根據項目的實施特點，“在集中統(tǒng)一管理基本原則的指導下，項目檔案工作實行科技行政管理部門歸口管理，各級檔案行政管理部門積極配合、依靠社會力量實施項目檔案質量監(jiān)管”應成為項目檔案新的管理體制(以下簡稱新體制)。

同傳統(tǒng)的管理體制相比，新體制中增加了新的構成要素，各要素之間的關系也發(fā)生了明顯的變化。

1.國家科技行政管理部門對項目檔案實行歸口管理。國家科技行政管理部門的主要職責是對項目檔案工作的總目標和

質量標準，項目承擔單位的檔案工作的機構設置、人員配備、經費開支等方面提出指導性意見；制定項目檔案管理制度，并將其納入科技項目管理的規(guī)程當中；委托社會中介監(jiān)管項目檔案工作情況并負責成果的確認；負責培訓項目檔案管理人員等。歸口管理形成了類似“條塊”體制的縱向領導關系，各行各業(yè)、各種所有制類型和隸屬關系的項目承擔者都必須接受科技行政管理部門的歸口領導。

2.檔案行政管理部門的職靛解決項目檔案工作中具有普遍性的問題(包括實際問題和理論問題)，協(xié)助科技行政管理部門制定項目檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務技術標準、規(guī)范檔案中介機構的管理、組織經驗交流，落實管理體制，并從宏觀上進行項目檔案資源及國家科枝檔案資源的整體規(guī)劃。

檔案行政管理部門的職責依然是一種“塊塊”管理的表現(xiàn)形式，但它的管理職能已很少觸及微觀層面的檔案業(yè)務，而更加注重宏觀的管理職能。

3.項目監(jiān)管部門接受國家科技行政管理部門的委托，實施項目檔案的監(jiān)管。隨著政府職能的轉變，科技行政管理部門的工作將主要體現(xiàn)在項目檔案的宏觀管理層面，而微觀層面的管理活動則要依靠社會力量，即由第三方中介機構來完成。應當注意的是，項目監(jiān)管部門的性質雖然是中介機構，但由于它是科技行政管理部門具體工作職能的承擔者，因此，必須接受科技行政管理部門的領導和監(jiān)督；而作為檔案中介機構，它也應當接受檔案行政管理機構的管理。

4.項目承擔單位的職責是形成并保存完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案，根據國家有關規(guī)定移交或報送檔案。

(二)新體制的特點分析

1.領導關系明晰，主體明確。新體制明確了，科技行政管理部門在項目檔案工作中的絕對權力地位，賦予了其明確的領導職能，使得科技行政管理部門的管理有了依據，可以在履行項目管理職能的同時，將項目檔案管理作為一個必要的管理環(huán)節(jié)，強化了管理力度。

2.落實具體措施，可操作性強。實施中介監(jiān)管是項目檔案管理體制新模式具備可操作性的具體表現(xiàn)，科研檔案管理體制中就是由于沒有落實監(jiān)管措施而使其形同虛設。將政府的某些管理職能外包，實施更專業(yè)化的監(jiān)督管理，是政府管理職能轉變的大勢所趨，也是項目檔案管理規(guī)范化、法制化的必然要求。

篇9

教學檔案管理是指檔案管理人員對教學檔案和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，是檔案工作最基本的組成部分。教學檔案管理工作具體包括檔案的收集與管理、檔案的保管與編目、檔案的價值鑒定、檔案的編輯和研究、檔案的檢索和統(tǒng)計、檔案提供與利用等。

（一）加強教學檔案管理是提高教學質量的重要依據

教學檔案是教學活動和教學管理工作的具體體現(xiàn)，同時，它又會反過來促進教學質量和教學管理水平的提高。在日常教學活動中，各種工作的不足和問題都會在相關的教學記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結這些教學記錄上的內容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進而推動教學質量和教學管理水平的提升。

（二）加強教學檔案管理能夠探索人才成長規(guī)律及培養(yǎng)方案

在教學檔案中比較全面地記錄了學生的學習、獎懲、特長等狀況，是老師了解學生的重要依據，有助于根據不同學生的不同特點，做到因材施教。充分地了解不同類型學生的不同的特質，最大限度地發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，使各種類型的學生在教學過程中得到最好的發(fā)揮。同時，可以根據教學檔案適時地對他們進行思想政治教育和道德品質培養(yǎng)，有針對性地引導他們樹立正確的人生觀、價值觀，使之德、智、體各方面都能全面發(fā)展。

（三）加強教學檔案管理是進行教學改革和教學研究的重要依據

作為教學工作情況的重要記錄，教學檔案記載了長期的教學活動情況、科研情況，以及教學管理工作中的經驗和教訓等，當教學活動或教學管理需要作出新的決策時，教學檔案可以提供針對性的參考和以往所總結出的各種經驗，從而促進教務部門及時有效制定出符合學校實際的相關決策。比如，教學質量的提高、教學改革的進行，都可以借鑒教學檔案所提供的具體材料。

（四）加強教學檔案管理在教學評估中意義重大

原始的教學檔案是學校辦學發(fā)展的歷史見證，是學校辦學水平的最好的佐證材料，它能充分體現(xiàn)學校的辦學理念、辦學水平和辦學質量，它隨學校的發(fā)展而逐步積累，是知識和信息儲存的一種形式，作為歷史真跡的證明，為教學評估起到了支撐作用。教學評估工作為師生員工做好教學檔案歸檔起到了很好的宣傳作用，增強了檔案歸檔意識。

二、教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理制度不夠健全

近年來，各中學在教學檔案管理建設上取得了很大的進步。但是從目前各學校教學檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問題。具體表現(xiàn)為：（1）教學工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統(tǒng)一的監(jiān)督指導和協(xié)調合作，出現(xiàn)了文件的形成及其歸檔的脫節(jié)；學校每學期的教學工作會議沒有進行規(guī)范的會議紀要；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。例如學生考試成績或紀律違紀、學生參加各類競賽取得證書、學生轉學、休退學等變動情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時的現(xiàn)象；（3）從檔案建立上來看，有些學校沒有建立規(guī)范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時，才臨時安排非專職人員搞突擊應付。

（二）檔案信息內容開發(fā)不足，檔案的管理效率不高

當前，許多中學存在信息內容開發(fā)不足的問題。各年級之間教學檔案的管理相互封閉，各自為政，無法互相借鑒與交流。盡管有很多中學加大了教學檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀是一個現(xiàn)代化、信息化、網絡化的時代，這就對我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。

（三）教學檔案管理人員素質普遍不高

一些中學檔案管理人員職業(yè)道德素質不高，也不具備過硬的專業(yè)知識及實踐操作能力。不愿意主動學習相關學科的知識，寫作能力、協(xié)調能力和數(shù)字化管理能力都很差。

三、加強教學檔案管理，提高教學質量的措施

（一）領導重視、完善管理體制

要做好教學檔案管理工作，領導必須要重視，要看到教學檔案存在的長期價值，要把做好教學檔案工作和其他教學工作放在同等重要的地位，明確沒有教學檔案的原始記錄，就不能反映教學成果，就不能向人才水平評估專家展示教學改革過程。形成教學檔案管理團隊，明確教務處辦公室為教學檔案工作的業(yè)務指導部門，教務處各科室、學校各處室，分別設兼職教學檔案管理人員，負責指導、收集、整理本部門教學檔案，接受教務處辦公室和學院檔案室監(jiān)督和指導。建立目標考核責任制和獎懲機制，對于沒有完成教學檔案收集或是收集不全面、整理不規(guī)范的部門，納入年度考核，對于教學檔案管理人員，納入年度個人考評，對于優(yōu)秀的部門和個人，給予獎勵。

（二）加強檔案管理信息化建設

1、構建有效多級網絡化教學檔案管理平臺，充分利用校園網絡，提高管理效率和檔案的利用率。通過采用基于Web的網絡化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學主管部門、學校各處室的多級管理體系。Web系統(tǒng)的優(yōu)勢在于實施、維護簡單，特別是在校園網內運行，通過設置訪問控制列表，可較好的實施安全管理策略，保證系統(tǒng)運行的安全性，提高整個系統(tǒng)運行效率。

2、檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結合的方式，提高檔案查詢的效率和準確度。檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有效的進行檔案檢索，除了設置常用的分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱、檔號、關鍵字等進行編排，通過輸入特定的詞來實現(xiàn)全庫數(shù)據檢索，可有效提高檢索效率，增強系統(tǒng)的實用性。

3、檔案數(shù)據的數(shù)字化分級實施，分學期完成。由于教學檔案的分類多，檔案的產生涉及的部門較多，檔案數(shù)據的采集必須按不同的部門分別同步進行。對教學管理部門、教學單位、教研室等不同級別的處室分別規(guī)定數(shù)字化檔案的范圍，同步實施檔案數(shù)據采集，有效避免重復勞動或相互推諉。由于教學檔案的量較大，必須以學期為單位進行歸檔立卷，并有效的實施數(shù)據的電子化；對于類似學生活動等較為頻繁開展的活動需要縮短歸檔的周期。

篇10

關鍵詞：編制檔案；信息化；網絡化；服務

1 當前開展編制檔案信息化建設的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴重

存在以下現(xiàn)象：一是上級機關開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準；二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據錄入，技術上難以解決數(shù)據整合，造成操作人員重復勞動，編制檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標準和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序；二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發(fā)重復和浪費。就編制檔案信息化建設而言，要圍繞全國編制檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的編制檔案信息化標準開發(fā)軟件、建立數(shù)據庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務部門對編制檔案信息化建設的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發(fā)隊伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。編制檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

（三）復合型人才不足

目前，既懂技術，又懂業(yè)務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就編制檔案信息化建設而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通編制檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業(yè)心的編制檔案管理干部。

（四）編制檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機編制檔案管理系統(tǒng)的管理，確保編制檔案數(shù)據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；編制檔案信息要轉存到編制檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數(shù)據異地備份。在利用編制檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

2 對今后開展編制檔案信息化建設的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實施

編制檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個編制檔案現(xiàn)代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年《全國編制檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規(guī)、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉的事情，這既需要資金，又需要人才。我們要科學地進行編制檔案信息化建設，首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的編制檔案信息化建設目標和發(fā)展規(guī)劃，使編制檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認識到編制檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。

（二）突出重點，漲笫敵

當前編制檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在全國編制檔案工作會議上指出：“檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏編制檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。因此，我們要立足工作實際，對于文書編制檔案、聲像編制檔案等通用性編制檔案信息化應用系統(tǒng)，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據接口工作。對于編制檔案的信息化應用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭在市職能部門的指導下，積極探索出基層業(yè)務編制檔案信息化的新路。

（三）規(guī)范流程，強化服務

編制檔案信息化首要前提是編制檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結合市編制檔案工作手冊，對現(xiàn)有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內編制檔案管理的先進方法，對照提高，保持大同市先行先試的活力。同時要轉變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部干警做起，充分發(fā)揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的編制檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規(guī)的頒布，提前考慮編制檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發(fā)揮編制檔案信息化的效應。

（四）多方籌措，加強保障

1.機制保障。要將編制檔案信息化作為信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把編制檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確編制檔案信息化工作作為各部門業(yè)務建設的重要內容，領導負第一責任，各方齊抓共管，共同推進。

2.經費保障。要積極爭取財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費。同時，在每年市信息化專項資金中，確定一定的比例投入編制檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。