導(dǎo)語：如何才能寫好一篇智慧檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設(shè)計(jì)

智慧檔案是一個(gè)具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個(gè)管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級(jí)別進(jìn)行相應(yīng)的管理，以保證各層級(jí)管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實(shí)現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項(xiàng)功能對(duì)管理水平提升有著良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

1.1機(jī)構(gòu)檔案信息管理層。機(jī)構(gòu)檔案信息管理層主要是針對(duì)本單位的生產(chǎn)、銷售等活動(dòng)資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實(shí)性、有效性以及意義價(jià)值。1.2機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對(duì)檔案信息實(shí)施傳播的工作，將知識(shí)信息以及有使用價(jià)值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對(duì)捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時(shí)性的特點(diǎn)，并對(duì)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。1.3機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對(duì)信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價(jià)值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個(gè)層級(jí)的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實(shí)生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時(shí)檔案信息能力管理層級(jí)還需要負(fù)責(zé)解決實(shí)際問題，如現(xiàn)實(shí)生活生產(chǎn)中對(duì)信息種類的需要，各類信息之間蘊(yùn)藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機(jī)構(gòu)信息對(duì)照以及信息應(yīng)用價(jià)值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)實(shí)際上可以根據(jù)各機(jī)構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計(jì)，以保證檔案信息在機(jī)構(gòu)中能夠以有利用價(jià)值的地位出現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理人員對(duì)自身工作崗位重要性的意識(shí)，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價(jià)值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計(jì)分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引?？梢酝ㄟ^鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對(duì)來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。3.2檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對(duì)有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對(duì)較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對(duì)具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對(duì)性的開放模式，實(shí)施對(duì)某機(jī)構(gòu)在某時(shí)間段進(jìn)行保密信息開放，實(shí)現(xiàn)既能針對(duì)性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評(píng)介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評(píng)介、互操作功能的設(shè)計(jì)主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個(gè)幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對(duì)系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效解答，同時(shí)也可以對(duì)系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。

用戶評(píng)介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺(tái)及時(shí)收到用戶的反饋信息，進(jìn)而對(duì)檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項(xiàng)功能還有另一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是在檢索信息時(shí)，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實(shí)現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。

作者:王冬梅

參考文獻(xiàn)

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（一）重視程度不夠。社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，而軟硬件投入?yún)s相對(duì)較少，人員配備不到位，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，部分業(yè)務(wù)人員檔案管理意識(shí)淡漠，存在政策不清、認(rèn)識(shí)不足等問題。

（二）管理方法滯后，無法滿足參保人群急速增多、業(yè)務(wù)量劇增和社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的快節(jié)奏。近年來隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的逐步加大，部分實(shí)施了檔案信息化管理，但由于軟、硬件建設(shè)及人員配置等方面沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào)，缺乏必要的軟硬件支持，缺乏專業(yè)人才，未能發(fā)揮應(yīng)有效能。相關(guān)信息未及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，不便于業(yè)務(wù)檔案快速準(zhǔn)確地檢索使用。

（三）業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性。業(yè)務(wù)檔案分類模糊，檔案管理缺乏科學(xué)性，造成重要的業(yè)務(wù)檔案遺失或未納入管理范圍，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規(guī)范，裝具不達(dá)標(biāo)，封皮目錄填寫不規(guī)范，給業(yè)務(wù)檔案的集中管理和查閱利用造成困難。

（四）業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。部分人員程度不同地存在技能單一、知識(shí)老化、專業(yè)知識(shí)缺乏、業(yè)務(wù)工作能力不足等問題，不能滿足工作的需要。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的劇增，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不能停留在一般水平上，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息化手段優(yōu)化管理流程，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理勢(shì)在必行

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)管理服務(wù)的基礎(chǔ)工作，在社會(huì)保險(xiǎn)工作中發(fā)揮著不可替代的作用。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。

（一）深化社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的迫切需要。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。社會(huì)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個(gè)人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)。否則，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

（二）規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理的必然要求。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（三）提高社會(huì)保險(xiǎn)工作質(zhì)量和辦事效率的根本保證。檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會(huì)保險(xiǎn)工作的前提條件。

三、全面做好新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作責(zé)無旁貸

隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍的不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)的不斷增多，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量急速增加，如何實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社會(huì)保險(xiǎn)部門必須解決的現(xiàn)時(shí)問題，責(zé)任重大，任重而道遠(yuǎn)。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，提供全面保障。加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視程度，加強(qiáng)政策宣傳，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社會(huì)保險(xiǎn)工作人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）理順工作機(jī)制，規(guī)范操作流程。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理科學(xué)規(guī)范。強(qiáng)化對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的形成、整理、保管、利用等各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源的整合與共享，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理效率，使其成為開展社會(huì)保障工作的有力工具。對(duì)各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。工作中形成的文字材料、業(yè)務(wù)報(bào)表等及時(shí)歸檔，按照集中統(tǒng)一管理的工作要求登記造冊(cè)。加強(qiáng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門的溝通、交流、合作，避免重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)檔案的統(tǒng)一集中管理。

（三）加強(qiáng)信息化管理，實(shí)現(xiàn)軟硬件與人統(tǒng)一協(xié)調(diào)。不斷推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實(shí)時(shí)對(duì)接，做到業(yè)務(wù)檔案歸檔實(shí)時(shí)化，管理電子化。通過采取自動(dòng)化手段，在不斷提高業(yè)務(wù)檔案服務(wù)效能的同時(shí)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案主動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)、保證社保經(jīng)辦整體安全的職能。逐步實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)快速編目、檔案信息的自動(dòng)檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計(jì)。堅(jiān)持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進(jìn)管理方法，全方位為參保職工提供服務(wù)。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)將工作經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的人員選配到檔案工作崗位上外，同時(shí)狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人員參加上級(jí)主管部門組織的專業(yè)培訓(xùn)等形式，努力提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

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【關(guān)鍵詞】職業(yè)健康；監(jiān)護(hù)檔案；信息化管理

隨著國家相關(guān)部門對(duì)職業(yè)病統(tǒng)計(jì)重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。在過去的時(shí)間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當(dāng)，從而導(dǎo)致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護(hù)檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作帶來的福音，使其實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性

縱觀我國職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作的開展來看，大致經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段，即全紙質(zhì)管理階段、計(jì)算機(jī)管理階段和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段的過渡期，計(jì)算機(jī)單機(jī)管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時(shí)也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性進(jìn)行簡要分析和探討。

1.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用

計(jì)算機(jī)單機(jī)管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比，在硬件設(shè)施上得到了很大的提升，實(shí)現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫索引系統(tǒng)是1999年開始應(yīng)用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來的數(shù)以萬計(jì)的監(jiān)護(hù)檔案錄入計(jì)算機(jī)，采用一人一號(hào)一檔終身使用，并在此基礎(chǔ)上用數(shù)據(jù)庫命令來進(jìn)行條件索引，方便使用者對(duì)所需的檔案進(jìn)行查找，索引的關(guān)鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時(shí)間等。與此同時(shí)，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對(duì)紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對(duì)勞動(dòng)者健康情況變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗(yàn)人員的一般情況批量導(dǎo)出，只需要核對(duì)一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的局限性

計(jì)算機(jī)單機(jī)管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了管理工作的自動(dòng)化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質(zhì)檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導(dǎo)致了這種管理模式或多或少會(huì)存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）盡管利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號(hào)碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會(huì)導(dǎo)致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護(hù)門診進(jìn)行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會(huì)集中在監(jiān)護(hù)門診中，導(dǎo)致人員擁擠，目前，監(jiān)護(hù)門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理人員需要對(duì)各個(gè)員工的檢查單進(jìn)行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會(huì)出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的差錯(cuò)出現(xiàn)，同時(shí)，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機(jī)管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫兩者是相互分離的。因此，對(duì)于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質(zhì)檔案里查詢到；（5）監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理時(shí)期，對(duì)于身份的識(shí)別有賴于每個(gè)檢查環(huán)節(jié)核對(duì)身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。

二、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的必然趨勢(shì)。與全紙質(zhì)管理和計(jì)算機(jī)單機(jī)管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作效率

自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計(jì)算機(jī)單機(jī)管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢(shì)更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式，使得檔案的存放空間進(jìn)一步縮小，提檔歸檔的事時(shí)間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務(wù)之后，需要前往不同的科室進(jìn)行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應(yīng)；（3）對(duì)于體檢人員的攝像信息會(huì)在第一時(shí)間傳達(dá)到各個(gè)科室內(nèi)，以此來有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實(shí)性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設(shè)備的應(yīng)用，以此來確保各項(xiàng)檢查工作可以以最短的時(shí)間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時(shí)間，提高了工作效率；（5）對(duì)與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入，直接由負(fù)責(zé)檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性；（6）檔案室和各個(gè)檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動(dòng)態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。

2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作要求

對(duì)于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)服務(wù)的衛(wèi)生部門來說，其主要任務(wù)就是對(duì)出具的個(gè)體報(bào)告進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作應(yīng)該具備以下幾項(xiàng)功能：（1）不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作；（2）針對(duì)每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識(shí)別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關(guān)的體檢時(shí)間、報(bào)告生成時(shí)間等信息都是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，具有極強(qiáng)的時(shí)效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號(hào)為依據(jù)的，實(shí)行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動(dòng)而導(dǎo)致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對(duì)于體檢者的檢查報(bào)告，通常以PDF的形式打印出來，并進(jìn)行存檔，不能對(duì)其進(jìn)行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)、客觀和真實(shí)性，達(dá)到了維護(hù)勞動(dòng)者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。

3.對(duì)檔案室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新要求

與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案信息化管理對(duì)管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對(duì)熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對(duì)健康檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對(duì)企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據(jù)監(jiān)護(hù)醫(yī)師制定的體檢項(xiàng)目方案，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計(jì)劃分組，對(duì)體檢名單進(jìn)行分組之后，將其編號(hào)后導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。再次，動(dòng)態(tài)掌握體檢進(jìn)度、體檢項(xiàng)目完成情況，及時(shí)反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時(shí)完成體檢，提高受檢率。最后，對(duì)上、轉(zhuǎn)、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應(yīng)的體檢項(xiàng)目，即時(shí)掛號(hào)、劃價(jià)、攝像、打印導(dǎo)診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要管理工作，是企業(yè)對(duì)員工身體健康狀況進(jìn)行全面了解的重要依據(jù)。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與推廣，實(shí)現(xiàn)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護(hù)檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)檔案 管理

近年來，我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)發(fā)展迅速，越來越多的單位會(huì)計(jì)工作已經(jīng)電算化，配套的會(huì)計(jì)檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化。筆者根據(jù)企、事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)踐，就如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化之后會(huì)計(jì)檔案的管理工作，談?wù)剛€(gè)人看法。

一、會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案的變化

如今的電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.內(nèi)涵更廣泛。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

2．存貯形式多，存放條件高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

3．磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。

4．磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

5．磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。實(shí)行電算化的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案管理的措施

由于會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案發(fā)生上述變化，在會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)采取以下措施，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案管理：

1．加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理

軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，更重要的是保存完整的軟件文檔，在軟件系統(tǒng)產(chǎn)生一些問題時(shí)，它對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)是至關(guān)重要的。

2.加強(qiáng)對(duì)磁性介質(zhì)質(zhì)量和存放環(huán)境的管理

在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的磁性介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被有效地使用。對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所。對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，每次復(fù)制最好復(fù)制雙份，存放在不同的地點(diǎn)。對(duì)使用時(shí)間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換。對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

3．加強(qiáng)對(duì)磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)檔案安全性的管理

對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。經(jīng)常采用的安全保密措施包括用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案；操作日志管理應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索；數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。對(duì)存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份，分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)帶來問題。

4．加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件的管理

磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案和軟會(huì)計(jì)電算化件版本要相匹配。在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，以利于使用。

篇5

關(guān)鍵詞：下崗職工 檔案管理 再就業(yè) 作用

檔案是個(gè)人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄。檔案管理有著重要的社會(huì)價(jià)值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。從上個(gè)世紀(jì)80年代起，下崗職工的檔案流失問題就已經(jīng)產(chǎn)生。對(duì)于下崗職工來說，記錄個(gè)人職業(yè)工作生涯的檔案成為了自身的唯一的重要依據(jù)，面對(duì)下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級(jí)政府與部門必須加強(qiáng)對(duì)下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對(duì)下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。

1.針對(duì)下崗職工的檔案管理服務(wù)的作用

企業(yè)在大的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的改革，必然會(huì)產(chǎn)生職工的調(diào)整與轉(zhuǎn)移，在這種大背景之下，職工下崗成為了不可避免的事。如何解決下崗職工再就業(yè)，做好下崗職工的生活保障工作，成為了政府工作的重點(diǎn)。

現(xiàn)階段我國的就業(yè)工作形勢(shì)屬于就業(yè)與再就業(yè)并重的時(shí)期，下崗失業(yè)職工是就業(yè)工作的主要的扶助對(duì)象，面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，就業(yè)形勢(shì)的愈發(fā)嚴(yán)峻，加強(qiáng)下崗職工的檔案的管理服務(wù)，不僅對(duì)下崗職工的在就業(yè)工作有巨大的幫助，同時(shí)對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定也起著良好的促進(jìn)作用。各級(jí)政府與部門的相關(guān)完善檔案管理的措施，目的都在于推動(dòng)下崗職工再就業(yè)，讓檔案服務(wù)于社會(huì)。因此，下崗職工的檔案管理屬于市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的重要的組成部分。

2.下崗職工檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀

下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級(jí)部門的重視。一些單位對(duì)下崗職工的檔案管理，指定專門的機(jī)構(gòu)與管理人員，明確職責(zé)，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，進(jìn)行規(guī)范完善的管理。并且，劃定歸檔的范圍，做好各項(xiàng)資料收集工作，從個(gè)人簡歷、與原單位所簽訂的材料、再就業(yè)活動(dòng)材料如下崗職工培訓(xùn)等各方面的內(nèi)容進(jìn)行檔案資料的完善。此外，一些部門單位積極開展相關(guān)服務(wù)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)與利用，為下崗職工擴(kuò)大再就業(yè)的機(jī)會(huì)，積極尋找社會(huì)就業(yè)機(jī)構(gòu)渠道。

同時(shí)，具體的檔案管理服務(wù)工作依然存在著一些弊端，存在著尚未完全去除的“病根”。例如相關(guān)部門對(duì)下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應(yīng)有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。其次，一些企業(yè)的相關(guān)管理制度不健全，例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動(dòng)頻繁，調(diào)動(dòng)下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時(shí)有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。這些都使得企業(yè)部門自身無法準(zhǔn)確提供下崗職工再就業(yè)的準(zhǔn)確信息，使職工的權(quán)益受到了傷害。

此外，一些地方勞動(dòng)部門也不注重對(duì)相關(guān)檔案的科學(xué)保管。一些檔案管理委托機(jī)構(gòu)，缺乏足夠的責(zé)任心，將檔案代管的關(guān)系作為簡單的寄存的關(guān)系，沒有嚴(yán)格、行之有效的管理措施制度，勞動(dòng)檔案管理部門的執(zhí)行力度的不夠，導(dǎo)致下崗職工檔案的完善程度受到影響，進(jìn)一步限制了下崗再就業(yè)檔案的作用的發(fā)揮。針對(duì)下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，現(xiàn)來具體談?wù)撨M(jìn)一步發(fā)揮檔案管理對(duì)下崗職工再就業(yè)作用的措施。

3.如何進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理服務(wù)對(duì)再就業(yè)的作用

針對(duì)下崗職工的檔案管理服務(wù)的作用，以及其管理現(xiàn)狀來看，下崗職工的檔案管理服務(wù)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化，為下崗職工的再就業(yè)提供更為有效的幫助?，F(xiàn)提出三個(gè)具體的措施。

3.1擴(kuò)大宣傳，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提升社會(huì)認(rèn)知度。首先各級(jí)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到下崗職工檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)之上加強(qiáng)對(duì)管理的領(lǐng)導(dǎo)，加大宣傳的力度。一切從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，從基本上保證檔案工作的有力有序進(jìn)行。并且，應(yīng)把檔案工作當(dāng)做透視社會(huì)現(xiàn)象、掌握社會(huì)就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領(lǐng)導(dǎo)宣傳活動(dòng)。例如，在相關(guān)就業(yè)市場(chǎng)開設(shè)宣傳專欄，張貼宣傳標(biāo)語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會(huì)認(rèn)識(shí)與接收檔案工作管理與服務(wù)，提高人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。

3.2加強(qiáng)下崗職工檔案管理社會(huì)化。我國的檔案管理逐步發(fā)展，由企業(yè)管理職工檔案到社會(huì)機(jī)構(gòu)參與管理。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的社會(huì)功能也愈加明顯。要更大地發(fā)揮檔案管理對(duì)下崗職工再就業(yè)的作用，應(yīng)加強(qiáng)下崗職工檔案管理的社會(huì)化。具體的政府與相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極采取相應(yīng)的措施，實(shí)行社會(huì)化管理，讓檔案發(fā)揮作用。例如，對(duì)無力交納管理費(fèi)用的下崗職工可以采取減交或者免交。對(duì)于一些滯留原單位的“死檔案”，應(yīng)積極派相關(guān)人員收繳。另外，政府部門應(yīng)當(dāng)適當(dāng)投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時(shí)解除檔案對(duì)下崗職工的束縛，讓檔案服務(wù)于社會(huì)，從而對(duì)促進(jìn)再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動(dòng)。

3.3加強(qiáng)與各級(jí)工作、就業(yè)部門的配合。工會(huì)是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級(jí)工會(huì)的配合顯得非常重要。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與工會(huì)與就業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務(wù)，并努力進(jìn)行對(duì)檔案的加工。協(xié)同工會(huì)部門為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對(duì)檔案與人才的發(fā)掘，及時(shí)向其提供下崗職工的檔案及相關(guān)資料。完善整個(gè)再就業(yè)的系統(tǒng)。

結(jié)束語

總而言之，下崗職工的檔案管理對(duì)其再就業(yè)發(fā)揮著重要的作用。下崗職工的檔案管理工作，必須本著幫助其再就業(yè)的角度出發(fā)，積極科學(xué)管理，與相關(guān)部門努力配合，發(fā)揮檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)的最大作用。

參考文獻(xiàn)：

[1].下崗職工檔案的管理[J].黑龍江檔案，2000，3.

篇6

［關(guān)鍵詞］ 職業(yè)學(xué)校；內(nèi)部審計(jì)；檔案管理

職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門在執(zhí)行審計(jì)任務(wù)、履行審計(jì)職責(zé)時(shí)收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子光盤等［1］。內(nèi)部審計(jì)檔案內(nèi)容包括以下4類文件材料：①立項(xiàng)類文件材料；②證明類文件材料；③結(jié)論類文件材料；④備查類文件材料。

1職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的重要性

隨著職業(yè)教育改革的深入開展以及各級(jí)政府和社會(huì)各界對(duì)職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，職業(yè)教育經(jīng)費(fèi)的使用已越來越受到公眾的關(guān)注。因此，加強(qiáng)對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校審計(jì)工作的重要組成部分，它是審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內(nèi)部審計(jì)檔案有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1．1 有利于提高內(nèi)部審計(jì)工作的管理水平，促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)工作積極、高效開展

當(dāng)前，我國職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量還不高，做好審計(jì)檔案管理工作，首先將有助于內(nèi)審工作者進(jìn)行工作質(zhì)量評(píng)估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評(píng)價(jià)內(nèi)審人員的工作業(yè)績和業(yè)務(wù)水平，有助于新參加工作的審計(jì)人員業(yè)務(wù)能力的提高。

1．2有利于節(jié)約審計(jì)時(shí)間和人力

學(xué)校內(nèi)部審計(jì)常常要參照以往的審計(jì)數(shù)據(jù)、審計(jì)方案等內(nèi)容，學(xué)校建立的內(nèi)審檔案規(guī)范、管理有效，在學(xué)校開展內(nèi)部審計(jì)時(shí)就能合理利用審計(jì)檔案資源，充分發(fā)揮內(nèi)審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時(shí)間。

2 職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進(jìn)入精致管理期，內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。

2．1對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差

職業(yè)學(xué)校對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏相關(guān)的制度指導(dǎo)和規(guī)范。內(nèi)部審計(jì)管理人員在做審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，往往出具了審計(jì)報(bào)告，提出了審計(jì)意見，審計(jì)項(xiàng)目就算完成，有關(guān)文件資料沒有及時(shí)按相關(guān)法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關(guān)資料時(shí)，因沒有及時(shí)歸檔而無法查閱。

2．2 內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法有待改進(jìn)

由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是由財(cái)務(wù)部門工作人員兼職的，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)；另外，檔案設(shè)施不完善，沒有專門的場(chǎng)地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時(shí)間稍長，難免丟失。

2．3內(nèi)部審計(jì)檔案人員管理能力有待提高

由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對(duì)審計(jì)檔案的開發(fā)與利用認(rèn)識(shí)不夠，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用。

3加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的幾項(xiàng)舉措

內(nèi)部審計(jì)檔案的管理質(zhì)量直接影響著學(xué)校內(nèi)部審計(jì)的工作質(zhì)量。只有正確處理好審計(jì)檔案管理與審計(jì)工作的關(guān)系才能有效開展審計(jì)工作，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的舉措有以下幾方面。

3．1正確樹立內(nèi)部審計(jì)檔案管理和檔案服務(wù)的理念

內(nèi)部審計(jì)檔案管理是學(xué)校做好審計(jì)工作的基礎(chǔ)和前提，檔案服務(wù)是檔案管理的目標(biāo)。內(nèi)部審計(jì)相關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部審計(jì)檔案對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作所起的重要作用。

3．2建立和完善內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度

制度是行為規(guī)范，學(xué)校應(yīng)按照上級(jí)部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)學(xué)校具體情況制定適合本單位的內(nèi)審檔案管理制度和內(nèi)部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對(duì)固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責(zé)和權(quán)限；建立檔案安全保密制度，避免審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；審計(jì)檔案管理制度化且具科學(xué)性。

3．3提高內(nèi)審檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

制度要靠人來執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質(zhì)。因此要通過多渠道加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)敬業(yè)愛崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。

3．4做好內(nèi)審檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計(jì)，誰立卷”的原則，即項(xiàng)目審計(jì)組組長為內(nèi)部審計(jì)檔案立卷責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目審計(jì)過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內(nèi)部審計(jì)處負(fù)責(zé)人審核通過后按立卷方法進(jìn)行組卷，再移交給審計(jì)處檔案員。檔案管理人員負(fù)責(zé)將這些案卷進(jìn)行收集、分類，然后登記編號(hào)歸檔。為確保內(nèi)部審計(jì)檔案安全、完整，應(yīng)當(dāng)將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向?qū)W校檔案管理部門移交。內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時(shí)做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。

3．5采用內(nèi)部審計(jì)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式

審計(jì)檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件。對(duì)一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料可選擇性地通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量大、查閱方便的特點(diǎn)，首先將要查閱的資料快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業(yè)學(xué)校要根據(jù)內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的時(shí)代特點(diǎn)，結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作，進(jìn)一步完善學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的方式與方法，使內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學(xué)校加強(qiáng)內(nèi)部管理發(fā)揮更大的作用。

篇7

【關(guān)鍵詞】急救指揮中心 檔案管理 存在問題和對(duì)策

2016年全國衛(wèi)生計(jì)生工作會(huì)議已經(jīng)在京召開，深化當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革處于關(guān)鍵時(shí)期，此改革在公共衛(wèi)生體系中具有重要性、緊迫性和艱巨性；而醫(yī)療急救系統(tǒng)是社會(huì)公共安全和公共衛(wèi)生體系的重要組成部分，急救指揮中心檔案管理是急救指揮中心管理工作中一個(gè)重要組成部分；在新形勢(shì)下，急救指揮中心檔案工作也呈現(xiàn)出一些新特點(diǎn)、新情況、新問題、新任務(wù)，那么，在探尋新途徑適應(yīng)發(fā)展的同時(shí)，如何發(fā)現(xiàn)急救指揮中心檔案管理存在的問題，制定出新的改進(jìn)措施，從而適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，是檔案工作者急需解決的新問題。

1 檔案管理工作在急救指揮中心建設(shè)中的重要性

1.1 急救指揮中心檔案定義[1]

急救指揮中心檔案是指中心在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像以及其他不同形式、不同載體的歷史記錄，它以實(shí)物或者電子文件的格式保存。我市急救指揮中心檔案起始于急救指揮中心的規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展的全過程，同時(shí)又貫穿于急救指揮中心各職能部門、組織、管理的各個(gè)方面，真實(shí)地記述和反映了中心的發(fā)展軌跡，是重要的信息資源，它包含大量有形資料（如：房屋、設(shè)備及其規(guī)劃、建設(shè)、購買等相關(guān)資料）和無形資料（如：管理思想、管理制度、急救經(jīng)驗(yàn)傳承等）；這些信息資源忠實(shí)地反映了歷史的全貌，可以清楚地了解急救指揮中心艱難發(fā)展歷程，也為其在以后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2 急救指揮中心檔案是管理工作的依據(jù)[2]

急救指揮中心建立一整套管理運(yùn)行機(jī)制。自運(yùn)行以來，先后建立健全了30多項(xiàng)管理制度和運(yùn)行機(jī)制，起草并修訂《菏澤市社會(huì)急救醫(yī)療管理辦法》，編印《菏澤市院前急救人員崗位職責(zé)和工作規(guī)范》、《菏澤市院前急救中心（站）績效考核細(xì)則》、《規(guī)章制度和崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，確保工作有章可循，規(guī)范運(yùn)行。同時(shí)，強(qiáng)化考核監(jiān)督，制定完善績效考核獎(jiǎng)懲辦法，將日?？己伺c定期考核相結(jié)合。每月對(duì)中心人員考核，結(jié)果與待遇掛鉤；每半年對(duì)急救站考核，作為年底評(píng)先樹優(yōu)的依據(jù)。加強(qiáng)全市院前急救行業(yè)管理，規(guī)范了急救市場(chǎng)，促進(jìn)全市醫(yī)療急救事業(yè)健康發(fā)展。這些做法均形成檔案材料在急救指揮中心備案。因此，急救指揮中心檔案是急救指揮中心日常工作和管理的原始記錄， 它不但如實(shí)地反映了上級(jí)的指示、意見，而且也記錄了歷屆決策者和執(zhí)行者的指導(dǎo)思想，以及本中心開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的措施和辦法；這些各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)地凝聚了急救指揮中心的工作成就、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。由此可見，急救指揮中心檔案為各部門工作人員提供了查考?xì)v史的依據(jù)，為以后的工作制定計(jì)劃和進(jìn)行決策尋找憑證，以便制定科學(xué)化決策，減少無效或重復(fù)勞動(dòng)，有效提高工作效率和質(zhì)量。

1.3 急救指揮中心檔案是精神文明建設(shè)重要組成部分[3]

急救指揮中心檔案記載著全市急救衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的歷程，凝聚了各屆衛(wèi)生工作人員的心血與汗水，是一筆寶貴的精神財(cái)富。從急救指揮中心建設(shè)以來，檔案工作占有重要角色，它不但記載著中心演化和硬件設(shè)施的更替，更記載著歷屆中心優(yōu)秀干部職工為中心發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡等情況，以及急救指揮中心發(fā)展史上的重大事件，這些都凝聚成一種精神，這種精神引導(dǎo)著職工積極進(jìn)取、艱苦奮斗的優(yōu)良作風(fēng)，它們豐富而生動(dòng)，富有極強(qiáng)的說服力和感染力，能夠激發(fā)中心全體職工愛崗敬業(yè)、熱愛急救工作，也使這種精神文明延綿不斷地得以傳承。

1.4 急救指揮中心檔案是急救醫(yī)學(xué)的基礎(chǔ)和條件[4]

急救醫(yī)學(xué)是一門具有繼承性、連續(xù)性、傳遞性的學(xué)科，它的發(fā)展和進(jìn)步，不但依靠成功經(jīng)驗(yàn)材料的不斷積累，而且需要?dú)v年血的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累，這些都為后人的工作提供參考和依據(jù)，例如我中心在2015年12月份正式上線互聯(lián)急救APP，在關(guān)鍵時(shí)刻為自己、為他人提供快捷的120報(bào)警服務(wù)，解決了工作當(dāng)中所出現(xiàn)的聾啞人、空巢老人、方言過重等群體呼救“120”溝通障礙的問題，實(shí)現(xiàn)了手機(jī)呼叫精準(zhǔn)定位，同時(shí)將市民個(gè)人健康信息反饋到中心，為調(diào)度員快速指揮調(diào)度提供科學(xué)依據(jù)；互聯(lián)急救APP還可根據(jù)積累的急救醫(yī)學(xué)知識(shí)，使當(dāng)事人或親屬掌握并應(yīng)用簡單急救醫(yī)學(xué)知識(shí)及時(shí)施救，所以相關(guān)資料和檔案的保存非常重要。

2 我市急救指揮中心檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 急救指揮中心歷史短，檔案庫存量少，發(fā)揮作用有限

菏澤市120急救指揮中心于2011年6月批復(fù)成立，2012年11月正式運(yùn)行。該中心是以現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將全市急救指揮中心、急救站、急救報(bào)警點(diǎn)聯(lián)合起來，形成覆蓋全市城鄉(xiāng)、指揮統(tǒng)一的醫(yī)療急救網(wǎng)絡(luò)體系。引進(jìn)珠海安克公司應(yīng)用軟件使用平臺(tái)，具有GPS、聯(lián)通手機(jī)定位、互聯(lián)急救APP、視頻、生命體征回傳等先進(jìn)技術(shù)和功能，做到了國家、省、市、縣應(yīng)急視頻會(huì)議四級(jí)聯(lián)網(wǎng)。由于中心建設(shè)時(shí)間短，硬件和軟件設(shè)施和人事建設(shè)都從空白開始，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)少，職工院前急救知識(shí)和各儀器設(shè)備使用知識(shí)匱乏，各種規(guī)章制度建立和各分支機(jī)構(gòu)無法協(xié)調(diào)工作等大量檔案材料無法及時(shí)收集歸檔，致使有價(jià)值的檔案流失，造成了保管的檔案數(shù)量較少，制約檔案管理和業(yè)務(wù)工作的開展。由于現(xiàn)存的檔案信息少，而急救網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、調(diào)度預(yù)警建設(shè)、急救站管理等材料都在建設(shè)初期，從而也無法收集齊全及時(shí)歸檔，也就無法給目前工作決策提供幫助。另外，各種電子檔案不能入檔檢索，造成檔案查閱不夠繁瑣，開發(fā)利用率低。

2.2 檔案工作重視不夠，導(dǎo)致職責(zé)不清，分工不明[5]

中心不少職工沒有經(jīng)過檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案了解少，認(rèn)識(shí)淺，加上人員少，人手不足等原因，只能應(yīng)付日常工作，無暇顧及檔案管理；大家對(duì)檔案管理在日常工作中不夠重視，認(rèn)為檔案只是承載過去歷史，對(duì)現(xiàn)在工作不能起到推動(dòng)作用，在向上級(jí)匯報(bào)工作或內(nèi)部進(jìn)行質(zhì)量檢查時(shí)，相關(guān)職能科室人員對(duì)材料要么只是電子版，要么只是紙質(zhì)版，沒有意識(shí)到這些材料也是具有利用價(jià)值的檔案材料，遂造成無法及時(shí)歸檔，從而影響檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)，由于中心成立晚，中心一直無獨(dú)立檔案室，相關(guān)工作也是其他人員兼職，造成檔案工作分工不明，任務(wù)落實(shí)不到位，造成檔案材料無人管理，無人收集的尷尬局面，更不會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)歸檔整理，造成檔案殘缺不全。

2.3 涉檔資金投入低，基礎(chǔ)設(shè)施不健全

菏澤急救指揮中心成立以來一直沒有建立獨(dú)立檔案室，檔案材料都是放在辦公室，不能及時(shí)整理、分類存放。同時(shí)，單獨(dú)涉及檔案管理方面的軟硬件資金投入幾乎空白，遂造成檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)比較落后，設(shè)施嚴(yán)重不足，如：檔案管理需責(zé)任到人，消防設(shè)施不完備，電腦及硬盤設(shè)備需要及時(shí)升級(jí)，音像影像設(shè)備需要添置等，只有這樣，檔案工作才可順利開展。

2.4 電子信息檔案工作發(fā)展滯后，不能跟上時(shí)展步伐[6]

面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，從過去的紙質(zhì)檔案保存模式，應(yīng)該進(jìn)化到電腦數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和紙質(zhì)并重的過程，盡管一些紙質(zhì)檔案能及時(shí)歸類整理，但電子影像檔案越來越重要，它們分散在各個(gè)工作人員電腦中，不能及時(shí)集中管理，使得一些珍貴電子影像資料極易遺失，遂造成難于挽回的損失。

3 急救指揮中心檔案管理工作改進(jìn)措施[7]

3.1 組建一支機(jī)構(gòu)健全，職責(zé)明確的檔案管理隊(duì)伍

組織成立由中心領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)制的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，建立綜合檔案室，設(shè)立有專職檔案員和各職能科室指派兼職檔案員三位一體的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，并將檔案工作列入科室責(zé)任目標(biāo)的考核范疇，讓檔案工作滲透到業(yè)務(wù)工作中，使兩者相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)職工檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

中心定期召開專兼職檔案工作培訓(xùn)制度，定期通報(bào)檔案現(xiàn)狀和制定中長期年度檔案工作計(jì)劃，并邀請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行檔案法規(guī)基本知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案法制觀念和意識(shí)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，提升檔案管理的專業(yè)水平，確保檔案質(zhì)量。同時(shí)加強(qiáng)全體職工檔案管理目的、意義、作用認(rèn)識(shí)，正確處理檔案管理與日常工作關(guān)系。

3.3 增加檔案專項(xiàng)資金投入，完善和健全各項(xiàng)規(guī)章制度[8]

增加檔案管理方面的專項(xiàng)資金投入，增強(qiáng)軟硬件設(shè)施；急救指揮中心一方面從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和房屋設(shè)施等方面提供了有力保障。另一方面購置檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、管理軟件等。使檔案室設(shè)施更加合理，達(dá)到檔案保管保護(hù)“八防”要求。

建立健全和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定《菏澤市120急救指揮中心檔案管理辦法》和《檔案分類編號(hào)歸檔范圍及保管期限表》，并分門別類制定各個(gè)職能部門檔案管理規(guī)定和檔案查閱、借閱、保密、鑒定、入檔、銷毀、庫房保管等方面的制度，規(guī)范急救指揮中心檔案管理行為；使檔案在收集、分類、管理、利用中做到有章可循、有法可依，為檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、制度化保駕護(hù)航，從而保證了目標(biāo)管理的順利實(shí)施。

3.4 提高檔案管理信息化水平，增強(qiáng)其提供服務(wù)的能力[9]

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案管理也應(yīng)該提高其信息化水平，如購買檔案管理軟件，使檔案歸集錄入規(guī)范化，提高案卷整理效率和質(zhì)量；在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)收集電子檔案，并定期做好備份管理。

急救指揮中心檔案工作的根本目的和意義在于利用這些檔案資料，使其為急救指揮中心各項(xiàng)工作服務(wù)。提高檔案管理的信息化水平，建立一套完整、方便、快捷的檔案查詢檢索系統(tǒng)，對(duì)全部庫存各類檔案進(jìn)行案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄查詢。除計(jì)算機(jī)檢索外，還應(yīng)建立一套手工檢索工具，更好的做好檔案服務(wù)利用工作，更好地服務(wù)中心的發(fā)展。

4 結(jié)語

急救中心檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在取得各方力量支持的同時(shí)，更要從管理思想、方法、手段等各方面進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，在檔案信息凸顯重要的今天，檔案工作需要根據(jù)新任務(wù)、新問題、新情況的變化，又要立足檔案、更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，憑借云計(jì)算技術(shù)及大數(shù)據(jù)分析， 提高管理效率及質(zhì)量?？傊?，急救中心檔案管理需要從整體上利用創(chuàng)新思維，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案的規(guī)范化管理工作，以便更好地服務(wù)當(dāng)?shù)丶本戎行墓ぷ鞯拈_展。

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篇8

一、縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）智慧檔案館定位模糊，影響智慧檔案館的普及與發(fā)展

目前，盡管智慧檔案在我國不同區(qū)域被廣泛推廣和實(shí)踐，但是由于對(duì)智慧檔案的定義缺少深入地研究分析，導(dǎo)致對(duì)智慧檔案館的定論依舊停留在較為籠統(tǒng)和模糊的層面，影響了智慧檔案館的建設(shè)定位。此外，一些縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)期間，受到傳統(tǒng)思維的影響，依舊習(xí)慣延續(xù)以往的建館模式，對(duì)智慧檔案館建設(shè)不敢嘗試，也影響智慧檔案館建設(shè)和普及以及進(jìn)一步發(fā)展。

（二）注重檔案數(shù)字化建設(shè)，忽略智慧館庫建設(shè)，檔案信息資源管理與應(yīng)用不同步

縣級(jí)檔案館建設(shè)的重點(diǎn)依舊放在檔案數(shù)字化、利用微機(jī)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化上，以為這就是智慧檔案館了，其實(shí)這與真正意義上的智慧檔案館相距甚遠(yuǎn)。真正的智慧檔案館，是對(duì)檔案收集、整理、歸檔、移交、利用全方位的智能管理、智能儲(chǔ)存、智能使用，重檔案數(shù)字化建設(shè)而輕館庫智能化建設(shè)的現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致智慧檔案館的建設(shè)滯后跑偏。

二、縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)建議

（一）建好“一個(gè)中心、兩平臺(tái)多系統(tǒng)”

“一個(gè)中心、兩平臺(tái)多系統(tǒng)”，即檔案資源數(shù)據(jù)中心、檔案館管理平臺(tái)、智慧庫房一體化管理平臺(tái)。智慧化庫房建設(shè)包括智能化控制技術(shù)、溫濕度檢測(cè)控制技術(shù)、防盜報(bào)警技術(shù)、自動(dòng)防火報(bào)警技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)、智能門禁管理技術(shù)、信號(hào)采集技術(shù)等，智慧館庫綜合管理平臺(tái)整合庫房RFID系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)基于RFID系統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式。根據(jù)標(biāo)簽結(jié)合電子檔案信息，可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案定位、出入庫提醒、丟失報(bào)警、盤點(diǎn)等。平臺(tái)整合RFID系統(tǒng)定位功能，將實(shí)體檔案在架、錯(cuò)架或離架信息進(jìn)行實(shí)時(shí)提示和報(bào)警，實(shí)現(xiàn)在線盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析、庫區(qū)安全管理、檔案智能存儲(chǔ)管理、庫區(qū)聯(lián)動(dòng)管理，系統(tǒng)提供聯(lián)動(dòng)歷史追溯功能，將過程通過視頻、日志等方式進(jìn)行回放和查看。

（二）做好適配基礎(chǔ)軟硬件

集成先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集工具，及時(shí)捕獲各業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)，通過強(qiáng)大的自定義表單及工作流引擎、即時(shí)消息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、利用、鑒定等環(huán)節(jié)的在線審批流程，以及檔案收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等全過程的信息化管理。系統(tǒng)涵蓋多個(gè)網(wǎng)絡(luò)（政務(wù)網(wǎng)、網(wǎng)、因特網(wǎng)），涉及多個(gè)應(yīng)用軟件的應(yīng)用部署，采用分級(jí)授權(quán)管理，滿足“三庫”（管理庫、保管庫、利用庫）分離的部署形態(tài)，以及不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。

（三）全方位實(shí)現(xiàn)智慧檔案館功能

智能收集。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、NLP技術(shù)，智能判斷前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否應(yīng)歸檔、是否有重復(fù)歸檔，并及時(shí)主動(dòng)提醒管理人員進(jìn)行檔案的收集整理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、簽定的全自動(dòng)化管理。智能簽定。運(yùn)用NLP、深度學(xué)習(xí)技術(shù)，對(duì)待歸檔信息進(jìn)行智能價(jià)值鑒定，分析并理解文件內(nèi)容，自動(dòng)判斷是不是該歸檔，自動(dòng)賦予其分類號(hào)、保管期限、密級(jí)，并通過持續(xù)深度學(xué)習(xí)達(dá)到越來越精準(zhǔn)的目的。智慧檔案編研。利用自然語言技術(shù)、自動(dòng)標(biāo)簽功能、圖像識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)特定主題的資料收集、中心語義的自動(dòng)抽取。比如進(jìn)行智能人物編研，可根據(jù)照片及相關(guān)文檔進(jìn)行人物畫像，通過一個(gè)基本人物人臉照片，找到系統(tǒng)里所有的照片檔案，并把照片元數(shù)據(jù)、背景資料自動(dòng)合成為一個(gè)大的素材庫。智慧檔案利用。運(yùn)用人臉識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用審核以及文字、圖像搜索、音視頻搜索等。運(yùn)用檔案智能標(biāo)簽技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能、主動(dòng)推薦檔案給相應(yīng)的利用人員。運(yùn)用圖片搜索技術(shù)，直接對(duì)一個(gè)圖片進(jìn)行相似性、關(guān)聯(lián)性搜索，給出圖片相關(guān)信息。運(yùn)用音視頻搜索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基于用戶畫像的實(shí)時(shí)個(gè)性化推薦。智慧檔案管理。利用RFID自動(dòng)識(shí)別、圖像識(shí)別、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，通過RFID電子標(biāo)簽對(duì)檔案實(shí)物進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物的非接觸、多文件、快速采集，實(shí)現(xiàn)檔案的在線監(jiān)控、快速定位、高效盤點(diǎn)、動(dòng)態(tài)路徑跟蹤等功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化、高效化與智能化。智能化無人檔案庫房。通過融合運(yùn)用人工智能技術(shù)，建設(shè)集多人無感快速測(cè)溫及安防聯(lián)控、納米霧化消毒、4A智能系統(tǒng)（自動(dòng)導(dǎo)航、自動(dòng)避障、自動(dòng)補(bǔ)液、自動(dòng)充電）、365天*24H全能防疫消毒、AI人機(jī)交互等核心功能的智能機(jī)器人，通過機(jī)器人自動(dòng)抓取檔案上下架、自動(dòng)盤點(diǎn)、自動(dòng)整架、檔案消毒，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程化、無人化操作，提升檔案服務(wù)的智能化、智慧化水平。智能檢索。應(yīng)用人工智能技術(shù)、知識(shí)圖譜技術(shù)將搜索功能智能化，根據(jù)用戶過往的檢索記錄、借閱習(xí)慣、愛好等數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個(gè)性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。綠色節(jié)能。系統(tǒng)設(shè)備應(yīng)采用先進(jìn)的變頻技術(shù)，節(jié)省功耗，有效的照明節(jié)能，同時(shí)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于庫房的燈光、門禁、密集架等設(shè)備的統(tǒng)一控制。平常庫房內(nèi)不使用的設(shè)備處于斷電或休眠狀態(tài)，工作人員進(jìn)入庫房后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)此次工作的內(nèi)容，自動(dòng)開啟設(shè)備，可根據(jù)需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行自定義設(shè)置，包括溫濕度設(shè)置、報(bào)警時(shí)間設(shè)置、通風(fēng)時(shí)間段設(shè)置、凈化時(shí)間段設(shè)置等。

三、縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展方向

（一）數(shù)智驅(qū)動(dòng)，創(chuàng)新發(fā)展

用大數(shù)據(jù)結(jié)合圖像識(shí)別技術(shù)，把圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋緮?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用增值服務(wù)、信息導(dǎo)航服務(wù)、組件化推送服務(wù)等；改善檔案服務(wù)手段，提高檔案檢索、查詢檔案的服務(wù)質(zhì)量，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行歸納、分析、研究，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)模型，感知我們的需求，分析我們的利用行為與喜好，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新及檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的開發(fā)利用。1.館際互通，異地查檔把各個(gè)地區(qū)的檔案館網(wǎng)絡(luò)打通，在保證安全和授權(quán)的情況下，可以進(jìn)行異地查詢、調(diào)檔等操作，讓借閱人能夠在自己最近的區(qū)域進(jìn)行檔案調(diào)閱。2.實(shí)體電子檔案一體化管理通過RFID系統(tǒng)，結(jié)合電子檔案的屬性以及密集架的存儲(chǔ)狀態(tài)，智能輔助排架，自動(dòng)分配新入庫檔案的存儲(chǔ)位置，快速實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的盤點(diǎn)以及移庫等庫存管理。3.全方位的安全防護(hù)系統(tǒng)，同時(shí)做到綠色檔案，節(jié)能減排。

（二）重視關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用與人才培養(yǎng)

縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)期間，必須重視關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用。關(guān)鍵技術(shù)主要涵蓋環(huán)境溫度以及檔案資料管理技術(shù)，二者作為智慧檔案管理重點(diǎn)，管理者以及建設(shè)人員必須給予足夠重視，積極嘗試?yán)脺囟葷穸鹊目刂萍夹g(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘等關(guān)鍵技術(shù)，實(shí)現(xiàn)環(huán)境溫度管控以及檔案質(zhì)量的管理工作?？h級(jí)智慧檔案館建設(shè)和發(fā)展，離不開專業(yè)人才的智慧。在未來要重視人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，大力引進(jìn)專業(yè)優(yōu)秀人才，為縣級(jí)智慧檔案館建設(shè)提供人才儲(chǔ)備。綜上所述，智慧檔案館以其感知全面化、應(yīng)用綜合化和存儲(chǔ)智能化的特點(diǎn)，成為今后檔案館建設(shè)的方向。縣級(jí)檔案館應(yīng)在建設(shè)過程中，注重融入智慧元素，或?yàn)橹腔蹤n案館建設(shè)預(yù)留出端口，以便快速步入城市智慧化發(fā)展的軌道。

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篇9

關(guān)鍵詞：智慧城市;檔案;共建共享

Abstract： Archives information resource co-construction and sharing is the development direction of archives work under the environment of social informatization，But in reality there are many constraints，co-construction and sharing can solve the problem. This paper introduces the basic model of archival information resources co-construction and sharing， Put forward the optimization model of the regional archives information resource o-construction and sharing， and discussed the innovation mode construction of archival information resources co-construction and sharing in wisdom city background.

Keywords： Wisdom City;Archives;Co-construction and sharing

1 從檔案信息資源共享到共建共享

檔案信息資源共享是檔案工作的重要內(nèi)容，但是，從檔案信息資源共享實(shí)踐工作來看，由于受資金、技術(shù)、人才、資源等因素的制約，其開展還存有一定的局限性，如檔案部門往往得不到社會(huì)的關(guān)注，資金投入不足，管理人才、專業(yè)人才、技術(shù)人才嚴(yán)重短缺，影響了檔案信息資源的共享利用;同時(shí)，在我國現(xiàn)有的檔案管理體制下，檔案信息資源被分散保管在各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和社會(huì)部門信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不盡一致，影響了檔案信息跨行業(yè)、系統(tǒng)、部門之間的共享;此外，檔案部門的館藏檔案結(jié)構(gòu)不盡合理、檔案人員工作服務(wù)有待提升，這些都導(dǎo)致檔案部門開發(fā)的檔案資源和社會(huì)需求相脫節(jié)，等等，這些都制約了共享工作的開展。

20世紀(jì)90年代以后，以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為代表的信息技術(shù)帶動(dòng)了智慧城市建設(shè)的快速發(fā)展，智慧城市建設(shè)過程中相關(guān)部門需要利用各層級(jí)的檔案信息資源，這在客觀上要求整合區(qū)域內(nèi)各檔案保管機(jī)構(gòu)檔案資源，在建立分層級(jí)檔案信息資源共享平臺(tái)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)社會(huì)的接入和利用，如何在智慧城市背景下實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會(huì)部門之間的檔案信息資源共建共享已引起了檔案界的關(guān)注。筆者認(rèn)為，檔案信息資源的共建共享是指檔案部門根據(jù)用戶對(duì)檔案信息的需求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案信息資源，加強(qiáng)與社會(huì)部門的協(xié)同，建立一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的分層級(jí)檔案信息共享與服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部以及與社會(huì)部門之間的檔案信息資源共享，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需求。與目前的單純檔案信息資源共享相比較，共建共享更強(qiáng)調(diào)檔案部門和社會(huì)部門在共建檔案信息資源基礎(chǔ)之上的共享，可解決僅僅依靠檔案部門開展共享工作的缺陷，從而在智慧城市體系建設(shè)中深層次促進(jìn)檔案信息資源的利用，對(duì)于促進(jìn)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

2 檔案信息資源共建共享基本模式

信息資源共建共享基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網(wǎng)絡(luò)型模式[1]，我們也可依此將檔案信息資源共建共享模式分為上述三種模式。

2.1 集中型模式。集中型模式也稱為垂直型模式，指具有隸屬關(guān)系的某系統(tǒng)內(nèi)或某類型檔案保管機(jī)構(gòu)在不同層次之間協(xié)作共建共享檔案信息資源的一種模式。這種模式中，所有下級(jí)館（室）都與中心館聯(lián)結(jié)，并共享中心館的檔案信息資源，如2013年浙江紹興市檔案部門建設(shè)“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺(tái)”，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將轄區(qū)內(nèi)各縣市區(qū)檔案館的檔案信息資源進(jìn)行整合和利用，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享[2]。集中型模式下，各成員之間具有行政或業(yè)務(wù)上的上下級(jí)隸屬關(guān)系，因此相對(duì)容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統(tǒng)外及各系統(tǒng)之間的檔案信息資源有效共享。

在我國現(xiàn)有檔案工作體制下，保存檔案資源的檔案機(jī)構(gòu)既包括傳統(tǒng)的國家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館（室），還包括近年來新出現(xiàn)的新型檔案機(jī)構(gòu)，如文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所等，在條塊分割的管理體制下區(qū)域內(nèi)檔案工作處于政府、部門、行業(yè)和社會(huì)組織各自管理的狀況，檔案行政管理機(jī)構(gòu)對(duì)上述檔案保存機(jī)構(gòu)僅履行“按區(qū)域執(zhí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能”[3]，基于此，集中型模式下，檔案信息資源共建共享可分為檔案專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)國家檔案館檔案資源共建共享、檔案專業(yè)系統(tǒng)之外的社會(huì)各系統(tǒng)內(nèi)檔案資源共建共享，以及和上述各系統(tǒng)無隸屬關(guān)系的社會(huì)組織檔案信息孤島并存的工作狀況。

2.2 層次型模式。層次型模式又稱水平型模式，是指同層次間不同系統(tǒng)、不同類型檔案保管機(jī)構(gòu)之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統(tǒng)的條塊結(jié)合的工作模式。層次型模式以某個(gè)地區(qū)為范圍，以綜合檔案館為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)，共享開發(fā)利用各系統(tǒng)、行業(yè)和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機(jī)構(gòu)分屬于不同的行業(yè)系統(tǒng)，并無隸屬關(guān)系，檔案信息資源共建共享的推進(jìn)工作缺乏行政促進(jìn)機(jī)制的有力保障。

由上可知，層次型模式對(duì)促進(jìn)區(qū)域檔案信息資源共建共享工作開展是有利的，雖然各檔案保管機(jī)構(gòu)在行政上不存在隸屬關(guān)系，但就推進(jìn)檔案工作合作共享卻有著共同的要求，加強(qiáng)跨系統(tǒng)檔案信息合作共享對(duì)于各部門的工作效率是雙贏的結(jié)果，但層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運(yùn)行機(jī)制、協(xié)作機(jī)制、保障機(jī)制，這種模式在實(shí)踐中往往難以有效開展。

2.3 網(wǎng)絡(luò)型模式。網(wǎng)絡(luò)型模式是指所有檔案保管機(jī)構(gòu)間都可直接相互聯(lián)結(jié)，互相建設(shè)共享檔案信息資源。其理論基礎(chǔ)是雖然各檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案資源具有一定的獨(dú)立性，但它們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對(duì)所有檔案信息資源都可以進(jìn)行合作共享，網(wǎng)絡(luò)型模式在理論上是最優(yōu)化的共建共享模式，但考慮當(dāng)前的檔案工作體制、機(jī)制、信息技術(shù)、部門利益等因素，這種模式是在實(shí)踐工作中操作難度最大，最難以真正實(shí)現(xiàn)的一種模式。

3 區(qū)域檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式

3.1 確定優(yōu)化模式的原則。（1）適應(yīng)性，模式的確定應(yīng)符合地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化現(xiàn)狀，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要以及現(xiàn)有的檔案工作體制機(jī)制，具有實(shí)際可操作性;（2）漸進(jìn)性，應(yīng)意識(shí)到檔案信息資源共建共享工作是一個(gè)逐步完善的發(fā)展過程，在建設(shè)過程中可考慮分步實(shí)施，科學(xué)建設(shè)。（3）前瞻性，模式的選擇既要符合檔案工作的現(xiàn)狀，也應(yīng)具有一定的超前設(shè)計(jì)理念，為將來的功能的拓展預(yù)留余地。（4）融合性，上述三種共建共享模式之間并不是完全割裂的，在具體選擇時(shí)，可整合各種模式的優(yōu)點(diǎn)，因地制宜，多種模式并舉，使區(qū)域檔案信息資源共建共享工作務(wù)實(shí)開展。

3.2 區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享優(yōu)化模式的思路。結(jié)合我國現(xiàn)有的檔案管理體制機(jī)制及各地區(qū)檔案工作的實(shí)際，區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共建共享的優(yōu)化模式是改良基礎(chǔ)上的集中型模式，實(shí)際開展時(shí)可分層級(jí)逐步推進(jìn)，具體為：在地區(qū)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌指導(dǎo)下，大力開展檔案信息的資源體系、安全體系、利用體系及信息技術(shù)建設(shè)，首先在區(qū)域內(nèi)具有隸屬關(guān)系的包括檔案系統(tǒng)在內(nèi)的各行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展共建共享，實(shí)現(xiàn)縱向的各檔案保管機(jī)構(gòu)在不同層級(jí)之間檔案信息資源共建共享，在此基礎(chǔ)之上逐步實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)橫向的跨行業(yè)系統(tǒng)檔案信息資源以及區(qū)域內(nèi)相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)組織、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所和公民個(gè)人的檔案資源的共建共享，整體提高地區(qū)檔案資源綜合服務(wù)能力，為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的檔案信息支撐，并為將來更大范圍內(nèi)的跨地區(qū)的國家范圍內(nèi)檔案信息資源共建共享工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

這一模式也可概括為：地區(qū)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌指導(dǎo)，在集中型基礎(chǔ)之上的分層級(jí)推進(jìn)，各行業(yè)系統(tǒng)分別實(shí)施，先系統(tǒng)內(nèi)共建共享，后跨行業(yè)系統(tǒng)共建共享，最終實(shí)現(xiàn)全國檔案信息資源共建共享。

4 智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享模式創(chuàng)新

4.1 主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式。主題內(nèi)容協(xié)作的共建共享模式的目標(biāo)在于建設(shè)基于共享的專題檔案信息資源，這種模式能夠?qū)ｎ}檔案信息集中在一起，方便用戶從專題角度共享利用檔案信息資源[4]。在智慧城市建設(shè)中，為解決社會(huì)公眾關(guān)心的核心問題，提升重點(diǎn)領(lǐng)域服務(wù)水平，城市管理部門往往開展部分專題智慧應(yīng)用體系建設(shè)，如智慧社會(huì)管理體系、智慧健康體系、智慧文化服務(wù)體系、智慧安全應(yīng)急體系，等等。這些智慧應(yīng)用體系建設(shè)過程中，檔案信息具有重要作用，檔案部門應(yīng)和政府相關(guān)職能部門加強(qiáng)協(xié)作，共同建設(shè)和共享專題檔案信息資源，而在實(shí)際工作中，部分地區(qū)檔案部門已開展和相關(guān)部門協(xié)作建設(shè)共享工作的探索。如浙江省提出建設(shè)“民生檔案”、“平安檔案”、“活力檔案”等專題檔案的思路，在工作過程中，浙江麗水市建成了包括資產(chǎn)檔案應(yīng)用模式和百姓檔案智能模式等在內(nèi)的四個(gè)智慧應(yīng)用模式[5]，浙江紹興市2013年創(chuàng)建“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺(tái)”，以公民個(gè)人身份證號(hào)碼為關(guān)聯(lián)，通過公民個(gè)人身份識(shí)別對(duì)各類檔案信息的有機(jī)聯(lián)系，打破了現(xiàn)有各數(shù)據(jù)庫之間的孤立關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了人與人、人與物、人與證、人與業(yè)的智慧整合[6]。

4.2 非政府社會(huì)組織主導(dǎo)的共建共享模式。非政府社會(huì)組織共建共享模式是指由非政府社會(huì)組織主導(dǎo)實(shí)施的區(qū)域內(nèi)檔案信息共建共享模式，在我國現(xiàn)有的工作體制機(jī)制下，區(qū)域內(nèi)信息資源共建共享主要由政府部門負(fù)責(zé)開展實(shí)施，但近年來在國際范圍內(nèi)興起由非政府社會(huì)組織主導(dǎo)開展的區(qū)域內(nèi)或跨區(qū)域的信息資源建設(shè)與共享工作，我國近年來在部分領(lǐng)域也開始探索這一新模式，在該模式下，非政府社會(huì)組織根據(jù)地區(qū)發(fā)展規(guī)劃，研究本專業(yè)領(lǐng)域信息共享平臺(tái)建設(shè)、具體數(shù)據(jù)集成共享和業(yè)務(wù)協(xié)同、研究共建共享工作中信息安全和隱私的法規(guī)政策、信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)負(fù)責(zé)召開學(xué)術(shù)交流會(huì)、技能培訓(xùn)、新技術(shù)和項(xiàng)目推廣應(yīng)用等。2013年3月，中國衛(wèi)生信息學(xué)會(huì)健康檔案與區(qū)域衛(wèi)生信息化專業(yè)委員會(huì)成立，其建設(shè)的核心內(nèi)容區(qū)域衛(wèi)生檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基于電子健康檔案、電子病歷索引庫及人口信息數(shù)據(jù)庫的綜合管理和數(shù)據(jù)利用，實(shí)現(xiàn)公共衛(wèi)生、醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療保障、藥品供應(yīng)保障、計(jì)劃生育和衛(wèi)生綜合管理六大業(yè)務(wù)應(yīng)用互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)智慧城市建設(shè)中的智慧醫(yī)療，目前該組織已協(xié)助國家衛(wèi)生計(jì)生委在上海閘北區(qū)、重慶、浙江舟山、四川德陽等地區(qū)開展智慧衛(wèi)生檔案信息平臺(tái)的建設(shè)工作[7]。

4.3 市場(chǎng)機(jī)制調(diào)節(jié)的共建共享模式。市場(chǎng)機(jī)制共建共享模式是指在檔案部門參與區(qū)域內(nèi)檔案信息建設(shè)和共享工作中引入市場(chǎng)機(jī)制，通過市場(chǎng)調(diào)節(jié)協(xié)作雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障共建共享的可持續(xù)發(fā)展。作為社會(huì)公益性信息組織，傳統(tǒng)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制基礎(chǔ)上的檔案信息資源共享強(qiáng)調(diào)檔案部門的投入和付出，檔案部門在積極向社會(huì)提供各類公共信息的同時(shí)，自身資金投入、效益和人員等因素較少得到重視，致使建設(shè)成本過高而使檔案部門難以承受。在智慧城市建設(shè)中，檔案信息資源共建共享工作應(yīng)運(yùn)用市場(chǎng)機(jī)制調(diào)動(dòng)各方積極性，用市場(chǎng)機(jī)制來建設(shè)和共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源和成本管理的合理化，真正體現(xiàn)合作共建、社會(huì)共享的目標(biāo)。

隨著我國各地區(qū)智慧城市推進(jìn)工作的開展，社會(huì)部門對(duì)檔案信息的需求較以往更為迫切，檔案部門應(yīng)改變以往單向檔案信息輸出的模式，積極引入市場(chǎng)機(jī)制調(diào)節(jié)的共建共享模式。如，檔案部門可爭取檔案資源建設(shè)與共享專門經(jīng)費(fèi)用于基礎(chǔ)檔案信息的市場(chǎng)外包數(shù)字化、智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理、智慧檔案建設(shè)和共享中的云計(jì)算及物聯(lián)網(wǎng)等核心技術(shù)的開發(fā)，等等;考慮如何將檔案信息資源共建共享工作融入到智慧城市建設(shè)體系之中，列入政府主導(dǎo)的智慧城市建設(shè)規(guī)劃內(nèi)，將其市場(chǎng)項(xiàng)目化，從智慧城市的財(cái)政專項(xiàng)中獲得資金支持，引導(dǎo)智慧城市各項(xiàng)專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)向檔案領(lǐng)域的流入;此外，在部分商業(yè)目的智慧項(xiàng)目中以市場(chǎng)購買的方式獲取檔案信息數(shù)據(jù)，等等。

4.4 全面融入的共建共享模式。檔案工作應(yīng)全面融入智慧城市建設(shè)的全過程，這就要求在包括智慧城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、核心技術(shù)、運(yùn)營管理、信息安全等各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)檔案領(lǐng)域的同步建設(shè)，當(dāng)前檔案部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾方面工作：（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案工作應(yīng)主動(dòng)融入各地智慧城市的建設(shè)，加快“下一代互聯(lián)網(wǎng)”、“新一代廣播電視網(wǎng)” 、“第四代無線通信”以及物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等關(guān)鍵技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，同步構(gòu)建與智慧城市協(xié)同統(tǒng)一的泛在網(wǎng)絡(luò)，在信息基礎(chǔ)條件較好的檔案部門開展“三網(wǎng)融合”和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施共建共享試點(diǎn)建設(shè)，積極探索適應(yīng)三網(wǎng)融合的檔案工作模式。（2）推動(dòng)檔案云計(jì)算中心建設(shè)。根據(jù)檔案部門實(shí)際智慧應(yīng)用需求，整合檔案工作網(wǎng)絡(luò)、軟硬件和信息資源，建立檔案云計(jì)算中心，構(gòu)建檔案云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)，形成契合檔案工作特點(diǎn)和需求的檔案云計(jì)算關(guān)鍵技術(shù)服務(wù)和整體解決方案，用于現(xiàn)代海量檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、傳輸、存儲(chǔ)、備份和開展利用等，向社會(huì)提供技術(shù)先進(jìn)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、安全穩(wěn)定的檔案云服務(wù)。（3）檔案信息安全基礎(chǔ)建設(shè)。應(yīng)加強(qiáng)完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測(cè)評(píng)認(rèn)證體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系、檔案信息安全監(jiān)控體系建設(shè)，建立檔案信息安全等級(jí)保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)和信息安全監(jiān)控預(yù)警機(jī)制，按照《國家網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件應(yīng)急預(yù)案》的規(guī)定，建立重點(diǎn)檔案信息系統(tǒng)突發(fā)事件的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，提高檔案信息安全事件應(yīng)急處置能力。

*本文系國家檔案局科技項(xiàng)目“智慧城市背景下區(qū)域檔案信息資源共建共享理論及其實(shí)現(xiàn)機(jī)制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項(xiàng)目“面向社會(huì)突發(fā)事件的檔案工作機(jī)制創(chuàng)新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會(huì)項(xiàng)目“檔案信息資源共建共享理論與實(shí)踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

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城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄。它是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過程的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)。它對(duì)城市的規(guī)劃具有重要指導(dǎo)作用，是城市的工業(yè)和民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施的新建、改建、維護(hù)和恢復(fù)重建的重要依據(jù)。城建檔案館(室)是管理城建檔案的機(jī)構(gòu)和場(chǎng)所。主要從事城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用工作。城建檔案管理的主要作用與目的就是保護(hù)和利用城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成珍貴資料，為城市的建設(shè)、發(fā)展提供更好的利用。過去城建檔案管理工作主要針對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理，整個(gè)過程從收集、整理、鑒定到保管、利用，其工作內(nèi)容繁雜、勞動(dòng)強(qiáng)度大、查尋利用效率低。近幾年許多城建檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DAT31-2005)的要求開展一系列城建檔案數(shù)字化、信息化工作，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行檔案數(shù)字化管理。把原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)，將原來的實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息(電子圖片文件)。這些工作減少了庫存檔案的損壞，在一定程度上延長了檔案的壽命，有利于檔案的保護(hù)。在城建檔案的收集過程中同時(shí)收集了部分?jǐn)?shù)字資料(如：CAD數(shù)據(jù)文件、數(shù)碼照片、數(shù)字影像和掃描后的電子文件等)，并建立了專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了相關(guān)城建檔案管理系統(tǒng)(MIS)。初步實(shí)現(xiàn)了城建檔案數(shù)字化管理，準(zhǔn)確、快捷地向社會(huì)提供利用。向檔案數(shù)字化、信息化邁進(jìn)了一步。隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，許多地方提出“智慧城市”建設(shè)的設(shè)想，這不僅需要大量豐富的城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等方面的信息，還需要有智能化的科技手段，更好地幫助人們建設(shè)和管理好城市?！爸腔鄢鞘小彪x不開智能建筑，就是建筑的智能化。智能建筑不是從建筑物的使用開始的，而是在建造過程中和建成以后形成的智慧化、互聯(lián)化、相互協(xié)同化。BIM技術(shù)是建造事業(yè)發(fā)展的技術(shù)產(chǎn)物，它是建筑全生命周期的建筑信息模型，它是從設(shè)計(jì)階段，施工階段、運(yùn)維階段的信息模型。BIM作為建設(shè)項(xiàng)目信息的整合平臺(tái)(系統(tǒng))，把來自各方面(包括：設(shè)計(jì)、預(yù)/決算、招投標(biāo)、構(gòu)件制造、采購、施工及工藝流程等)匯集的信息實(shí)行集成管理。利用BIM技術(shù)管理建造的建筑，從開始就連續(xù)不斷地匯集并形成大量數(shù)據(jù)(信息)。這些信息是應(yīng)用BIM技術(shù)的工程項(xiàng)目建造過程中形成的，具有保存和利用價(jià)值，是建筑的運(yùn)營和維護(hù)、城市的數(shù)字化和智能化管理所需要的數(shù)據(jù)信息。在工程項(xiàng)目中形成的所有應(yīng)保存的資料(包括信息資料)，都應(yīng)移交到城建檔案館，收集后的信息，經(jīng)過整理向社會(huì)提供服務(wù)，與社會(huì)共享。其中，也包括運(yùn)用BIM技術(shù)管理的工程項(xiàng)目中形成的所數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息也屬于城建檔案收集范疇。隨著這些數(shù)據(jù)的逐步積累，城建檔案機(jī)構(gòu)也需要建立相應(yīng)的BIM平臺(tái)，用于不斷地收集、匯集和更新的相關(guān)數(shù)據(jù)。為此，筆者認(rèn)為，BIM需要納入到城建檔案管理工作中來。

二、城建檔案需要BIM實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

管理城建檔案管理的最終目的是為了更好的利用這些信息資源，為我國的城市建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，開發(fā)利用這些資源就是城建檔案的價(jià)值所在。按照國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部制定《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》的要求，以數(shù)字化信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大信息資源的利用為目的，以服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理為宗旨。適應(yīng)時(shí)展的需要，持續(xù)、健康地實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理工作是城建檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于目前的城建檔案的數(shù)字管理水平，只是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種技術(shù)升級(jí)，用計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)替代人工，將實(shí)物轉(zhuǎn)換成了數(shù)字信息，從檔案的收集到最終的利用，檔案管理工作的內(nèi)容沒有變化。在提供利用方面，利用計(jì)算機(jī)代替人工查尋、檢索，檢索途徑多種多樣，提高了檔案信息檢索效率，所查找到的信息，大都與紙質(zhì)原文件內(nèi)容相同的電子信息(電子版本)。有許多城建檔案館在開發(fā)利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技術(shù)進(jìn)行整合，構(gòu)建了三維信息平臺(tái)等等。使城建檔案信息在開發(fā)利用中有新的進(jìn)展。但是在面對(duì)未來的發(fā)展，現(xiàn)有這些技術(shù)是不夠的。作為城建檔案管理者需要從更長遠(yuǎn)的眼光去審視未來。去適應(yīng)未來發(fā)展的需要？參與并融入到“智慧城市”的建設(shè)和管理中去。不能把城建檔案館(室)作為一個(gè)信息的“倉庫”。盡管能方便、快捷地查詢到各種城建檔案信息，也不能算是現(xiàn)代化管理。城建檔案現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)和場(chǎng)所不能只是一個(gè)提供利用“倉庫”，而應(yīng)該是提供利用的“基地”，它所提供的信息應(yīng)該是經(jīng)過開發(fā)“加工”過的信息，而不僅僅是“倉庫”中源始的信息。從建造業(yè)現(xiàn)有的技術(shù)水平和應(yīng)用實(shí)踐的成效來看，BIM是一項(xiàng)較為科學(xué)而又切實(shí)可行的先進(jìn)技術(shù)，它具備的可視化，協(xié)調(diào)，模擬，優(yōu)化和可出圖特點(diǎn)，可使城建檔案管理水平從現(xiàn)在的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化向“智能化”方向邁進(jìn)。城建檔案館原有CAD和GIS數(shù)據(jù)也屬于BIM數(shù)據(jù)整合的部分。目前已有大量的工程項(xiàng)目已經(jīng)應(yīng)用BIM技術(shù)進(jìn)行建造，如：北京國家體育場(chǎng)(鳥巢)工程、昆明新機(jī)場(chǎng)機(jī)電設(shè)備安裝與運(yùn)維管理、北京英特宜家購物中心工程、廣州市北京路沿線環(huán)境模擬(日照、氣象)、內(nèi)蒙古科技館新館異型曲面幕墻施工等工程項(xiàng)目。BIM技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目各參與方通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行協(xié)同工作，同時(shí)，進(jìn)行工程洽商、技術(shù)溝通、工作協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度和成本的管理與監(jiān)控。在利用BIM管理的工程項(xiàng)目，BIM匯集著大量與工程相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為工程提供大量的數(shù)據(jù)支持，使業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、顧問咨詢公司、施工總承包、專業(yè)分包、材料和設(shè)備供應(yīng)商等眾多參建單位同在一個(gè)平臺(tái)上共享相關(guān)數(shù)據(jù)，為工程建造提供最優(yōu)方案。這些數(shù)據(jù)信息都是工程建造中產(chǎn)生的。這些數(shù)據(jù)信息不當(dāng)是建造成果的數(shù)據(jù)，而且還有建造過程的數(shù)據(jù)，特別是隱蔽工程中的相關(guān)數(shù)據(jù)(如：地基、地下管理線等)。這些數(shù)據(jù)信息集中收集到城建檔案館中后，利用BIM平臺(tái)可再現(xiàn)原來建造過程和模擬將來運(yùn)營、維護(hù)過程。例如：模擬一個(gè)建筑出現(xiàn)設(shè)備故障怎么辦？出現(xiàn)危機(jī)(災(zāi)害、反恐等)怎么辦？某個(gè)建筑的改建和擴(kuò)建選用什么方案？隱蔽工程和地下管線也可以通過模擬再現(xiàn)，而不必再進(jìn)行二次勘察、測(cè)繪等等。城建檔案管理運(yùn)用BIM技術(shù)后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進(jìn)行分析，可直接再現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目某一階段的結(jié)果。在前后相似的建筑在建造過程中，可以借見，以提高建造的效率。隨著建造技術(shù)發(fā)展和更新，原有的建造工藝需要如何調(diào)整和改進(jìn)。只有這樣，城建檔案工作水平才會(huì)得到更高的提升。如此發(fā)展，城建檔案機(jī)構(gòu)就不再是檔案資源信息的“倉庫”，可能就成為檔案信息資源利用的“基地”。過去我們說城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供決策依據(jù)，將來可能就是提供決策方案了。

三、總結(jié)