導語：如何才能寫好一篇檔案管理的價值，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院檔案管理；價值研究

檔案對于各行各業(yè)而言無疑是一種重要的資源，是一種重要的原始記錄，對醫(yī)院非常具有重要性。然而隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會也要求醫(yī)院實現(xiàn)信息化。在整體信息化的大背景下，對醫(yī)院日常檔案信息化管理提出了更高的要求。

一、檔案管理信息化

檔案管理信息化主要就是指將信息化這一技術(shù)具體應用到檔案管理的流程中，以實現(xiàn)檔案的高效管理。這種管理模式通過信息流來具體的控制檔案流，實現(xiàn)了一種“無紙化”的辦公模式，是一種新型的檔案管理模式。要想實現(xiàn)檔案的信息化管理，需要做到以下幾點：

1.將相關(guān)數(shù)據(jù)資料進行信息化

通過應用一下現(xiàn)代化的機器設備，可以將一些紙質(zhì)的數(shù)據(jù)資料等相關(guān)信息以規(guī)范的格式錄入到設置好的信息系統(tǒng)里，便于日后的處理。

2.要將工作的流程進行信息化

為了便于對數(shù)據(jù)資料信息的分類處理，規(guī)范的工作流程是必不可少的，這樣不僅可以盡可能的減少人為的各種干預，而且大大提高了信息的處理速度。

3.要將檔案檢索進行信息化

檔案檢索信息化以后，顧客可以通過醫(yī)院的信息系統(tǒng)對相關(guān)資料在權(quán)限范圍內(nèi)進行檢索。

二、將信息化引入醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.醫(yī)院人員的信息化意識不足一直以來，醫(yī)院人員大多注重醫(yī)院的醫(yī)療，而對醫(yī)院的后勤工作未給予足夠的重視。典型的一種表現(xiàn)就是在臨床醫(yī)療中已經(jīng)成功實施信息化，而醫(yī)院的檔案管理工作卻由于醫(yī)院領導的不重視等而一直得不到發(fā)展。醫(yī)院對檔案管理的不重視，投入力度的不足直接導致醫(yī)院檔案管理工作停滯不前，信息化的進程非常緩慢。

2.檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)進程緩慢

軟件開發(fā)公司考慮到市場的需求，更加致力于相關(guān)財務軟件、醫(yī)療軟件的開發(fā)，而對檔案管理軟件沒有給予足夠的重視，直接造成的就是檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)進程緩慢。然而由于檔案需求的不斷擴張，現(xiàn)有的軟件技術(shù)已經(jīng)無法適應這種日益膨脹的需求。因此，開發(fā)可兼容的檔案管理軟件變得迫在眉睫。

3.醫(yī)院檔案管理方式不統(tǒng)一

醫(yī)院檔案的管理，從最開始的收集檔案，到之后的整理檔案以及最終錄入檔案、將檔案進行歸檔等工作都需要一個統(tǒng)一的工作模式以保證最終檔案保管的準確無誤，從而最大限度的發(fā)揮檔案的價值。在現(xiàn)實的醫(yī)院管理工作中，由于各部門的分散以及各部門不同的標準導致了醫(yī)院檔案管理工作的難度不斷加大，信息資源的共享無法順利實現(xiàn)。此外，一個重要的原因就是社會對電子化未形成共識，人們更多的可能更加信賴紙質(zhì)的相關(guān)文件。

4.醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化可能不足

要想順利開展醫(yī)院的檔案管理工作，相關(guān)的管理人員就必須要有一定專業(yè)性。對于計算機的相關(guān)操作要能夠熟練的進行掌握，對于信息處理能力要比較強，檔案方面的專業(yè)知識要精通?？墒侨缃襻t(yī)院檔案管理人員整體專業(yè)性不足而且出現(xiàn)了老齡化的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的價值

檔案管理的信息化是在檔案管理工作中的一種創(chuàng)新，它改善了醫(yī)生與患者之間的緊張關(guān)系，有利于醫(yī)院內(nèi)部不同部門之間的信息的溝通與交流，醫(yī)院的工作效率會大幅度的提高，患者在醫(yī)院的信息能夠真實準確完整無誤的被記錄下來，患者對于醫(yī)院的信心會大幅度增強，醫(yī)院的形象也將有所改善。

1.可以提高醫(yī)院的整體管理水平

醫(yī)院整體水平的高低很大程度上取決于其管理水平?，F(xiàn)如今醫(yī)院檔案的規(guī)模在不斷地擴張，這就對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。這時，將信息化引入檔案的管理工作是一件非常有利的事情，信息化技術(shù)的應用可以在最大程度上為企業(yè)提高管理的效益。在信息化技術(shù)的幫助下，醫(yī)院可以對相關(guān)業(yè)務進行整治，使得檔案管理信息化這一意識為廣大醫(yī)務人員所接受。

2.可以提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低對于檔案管理工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用，然而，鑒于現(xiàn)如今相關(guān)管理人員整體素質(zhì)的不足，信息化技術(shù)的應用就變得非常有必要。檔案管理人員在利用信息化技術(shù)時，一方面可以提高操作人員的心理素質(zhì)，另一方面，在不斷運用計算機的過程中，其計算機的操作技能將大幅度的提升。此外，其對于細節(jié)的注重程度也將有所提高。

3.提高醫(yī)院的競爭能力

醫(yī)院與醫(yī)院之間最根本的競爭不在于醫(yī)院規(guī)模的大小等方面，而在于醫(yī)院的整體醫(yī)療水平的高低和與之相匹配的檔案管理信息化的高低。有的醫(yī)院醫(yī)療方面做得不錯，但是檔案管理工作一塌糊涂，這對于醫(yī)療水平的提高產(chǎn)生了嚴重的影響。而有的醫(yī)院在醫(yī)院檔案的管理方面做得非常不錯，能夠及時準確的為醫(yī)務人員提供相關(guān)的參考信息，有利于其今后醫(yī)療水平的提升。醫(yī)務人員的專業(yè)化水平以及獲取患者信息的能力直接決定著一家醫(yī)院整體水平的高低。

4.作為上級進行決策的參考依據(jù)

醫(yī)院檔案管理信息化將患者的相關(guān)信息以電子形式準確完整的記錄到了醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，為上級進行決策提供了參考的依據(jù)。上級利用網(wǎng)絡這一中介可以直接進入到下級的數(shù)據(jù)庫中進行查詢、審查的相關(guān)工作，為相關(guān)政策、制度的制定提供各種參考的依據(jù)。四、總結(jié)醫(yī)院檔案管理信息化是一件刻不容緩的事情。它是各個醫(yī)院實現(xiàn)規(guī)范化的必須，同時也是為了適應時代的需求，同時更是整個醫(yī)療行業(yè)為了更好地發(fā)展所必須進行的創(chuàng)新與改革。隨著醫(yī)療衛(wèi)生的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理信息化將會發(fā)揮著越來越重要的作用，將會不斷地促進我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展與進步。

參考文獻：

[1]邵宇波，張冰.實現(xiàn)醫(yī)院財務信息數(shù)據(jù)集中管理的構(gòu)思[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2012，10（5）：67-69.

[2]金美子.醫(yī)院會計電算化軟件應用問題及若干見解[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟，2010，29（2）：94-94.

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關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學生的切實利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農(nóng)業(yè)大學、新疆財經(jīng)大學和新疆警官高等?？茖W校進行了詳實而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學生檔案管理的價值分析

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內(nèi)容，在學生隊伍的建設中發(fā)揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關(guān)注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關(guān)鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯(lián)。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學性和準確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調(diào)動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學生的競爭意識，激勵學生奮發(fā)向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業(yè)就業(yè)而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短?？梢姡瑢W制決定了學生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關(guān)規(guī)定嚴格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業(yè)、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術(shù)特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調(diào)控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統(tǒng)化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務工作由招生就業(yè)處負責管理。新疆農(nóng)業(yè)大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經(jīng)學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎上，對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學校。如新疆農(nóng)業(yè)大學和昌吉學院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學生處將這部分學生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財經(jīng)大學、石河子大學在2008年以前采取這種方式。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價值；地位

隨著社會的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強，因此，對于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位探究，將先進的信息技術(shù)全面應用于醫(yī)院檔案管理工作的開展進程中，將為我國醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎和提供強大的推動力。

一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究

醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財務檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進行醫(yī)院內(nèi)部的各個員工的資料的詳細記載，醫(yī)院的財務檔案主要記載醫(yī)院的財務流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。

二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應用現(xiàn)狀

（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當下我國很多醫(yī)院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細的進行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當下醫(yī)院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫(yī)院檔案建設工作的開展缺乏獨立性。很多醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，沒有分類設立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設工作的開展嚴重缺乏獨立性。檔案管理工作的獨立性的缺乏，導致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開展醫(yī)院內(nèi)部各項收入和支出的核算工作，容易導致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設工作的獨立性的缺乏，是導致醫(yī)院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開展缺乏時效性。醫(yī)院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫(yī)院檔案的及時有效的更新，這便導致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴重的缺乏時效性，進而為醫(yī)院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時更新，也導致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟運營情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開展，甚至會導致醫(yī)院無法得到良好的發(fā)展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當下醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運行過程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒有應用檔案進行醫(yī)院營運模式的有效調(diào)整，沒有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應有的體現(xiàn)。

三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值

在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應用現(xiàn)狀后，開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點，主要可以將其所存在的價值總結(jié)歸納如下：（一）實現(xiàn)醫(yī)院財務檔案和財務資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進一步實現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標注，并且按照其內(nèi)容的重要性進行進一步的分類存儲。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進行篡改，降低了醫(yī)院管理的風險性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財務檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實現(xiàn)醫(yī)院財務管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強醫(yī)院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進行醫(yī)院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項醫(yī)療票據(jù)，進而實現(xiàn)對于醫(yī)院的各種狀況的進一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對于醫(yī)院信息及檔案情況的認識更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價值。（四）明確醫(yī)院財務檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對于醫(yī)院的年度財務情況進行整體的統(tǒng)計，進而使得醫(yī)院的財務報告可以被按照其管理期限進行排列，有些財務報告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財務報告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會計檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財務管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值探究，主要可以將其價值總結(jié)歸納為：實現(xiàn)醫(yī)院財務報告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時加強醫(yī)院管理工作的開展的針對性，提升了醫(yī)院管理人員進行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財務檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。

四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究

開展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當下會計檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點：（一）實現(xiàn)會計檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應當加強對于檔案管理人員的考核和培訓，為其提供學習與交流的機會，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應的獎罰制度，以此激發(fā)其自主學習的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進一步提升，可以使得會計檔案更加體現(xiàn)出其價值性，進而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設工作。為了實現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應當建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應的人員，此外，有關(guān)人員要加強對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項收入的明確性。（三）著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟管理工作的開展狀況，無疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實踐中著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟管理工作，將會計檔案應用于工作的開展進程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進的信息技術(shù)應用于醫(yī)院管理工作。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開展進程中的應用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點。將先進的信息技術(shù)應用于醫(yī)院管理工作的開展進程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進而使得檔案管理工作的開展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動力。通過思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進一步增強，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進的科學技術(shù)的應用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開展進程中發(fā)揮出更大的功效，實現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

五、結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學籍如同學生的“身份證”，學籍檔案儲存著學生的個人信息。學籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發(fā)學籍檔案的過程。怎樣做好職業(yè)院校的學籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學、科研、就業(yè)及學生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對一個新問題。

一、學籍檔案管理的特點

學籍檔案是學生通過在校期間的學習實踐等活動中形成的，對個人、學校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學生情況、規(guī)范學生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學籍檔案包括學生學習期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內(nèi)容，是學生在校期間各種表現(xiàn)全面評價。學籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學籍檔案自身的特殊性，要求學籍檔案管理人員要認真、負責，以高度的責任心做好平時的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

二、學籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學生按入學年度編排，有的學生按學習專業(yè)編排，有的學生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學院、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學生對檔案的重要性認識不夠，出現(xiàn)學籍檔案、畢業(yè)證書多年積壓、無人領取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問題的主要原因：一是領導重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是指導培訓不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管。從這一點說，學籍管理人員應該是學校決策管理的參謀和智囊。但當前職業(yè)院校學籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓，沒有學過先進的計算機網(wǎng)絡管理知識，在一定程度上影響了學籍檔案管理水平提高。

三、加強學籍檔案管理的幾點措施

1、強化檔案意識，規(guī)范學籍檔案管理

學籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應通過檔案法律、法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定科學的檔案管理方法，便于學籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強制度建設，提高學籍檔案管理的水平

職業(yè)院校要建立健全完整科學的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學院應建立完善學籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞等制度。及時收集、補充、更新和完善學籍檔案材料， 對那些地點分散、成分復雜、時間跨度較大的學籍檔案，進行認真細致的鑒別，做到學籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴格的工作程序，細化工作流程，努力提高學籍檔案材料的歸檔率、準確率，做到存放分類準確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

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關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)管理體制； 機構(gòu)改革； 體制改革

在長期的發(fā)展中從事各種活動形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學正確的管理的檔案，并且積極地開發(fā)檔案信息資源，為長遠發(fā)展服務是相當重要的組成部分。但是，通過廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產(chǎn)生的主體、服務對象、工作的環(huán)境不斷發(fā)生變化，檔案管理理念、技術(shù)手段、隊伍素質(zhì)必然隨之發(fā)生深刻變化，這就要求適應新環(huán)境的變化，與時俱進地建立起統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案管理制度體系。

1 加強檔案管理制度體系建設的背景

“制度”是規(guī)范人們辦事程序和行為方式的規(guī)則，“體系”是制度相互監(jiān)督、相互制約、相互補充的“集合”，是整體性、協(xié)調(diào)性、科學性與合理性的統(tǒng)一。加強制度體系建設是各項管理工作永恒的主題，“沒有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理也不例外。

我們都知道，檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的有保存價值的歷史紀錄，不但是對過去和現(xiàn)在的業(yè)務活動、機構(gòu)調(diào)整等行為的記錄，更是對未來的改革發(fā)展、經(jīng)營決策等重大行為的決策依據(jù)以及維護合法權(quán)益的歷史憑證，是的寶貴財富。因此，加強檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對的生存和發(fā)展起著非常重要的作用。

然而，目前檔案管理工作制度體系建設中存在諸多問題需要我們認真進行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業(yè)務需要為導向制定，并沒有充分考慮到與這些制度相關(guān)的利益主體的需要，總是習慣于“為加強本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質(zhì)量，制訂本規(guī)范”、“為加強本的檔案保管和管理工作，特制訂本規(guī)定”等等，來說明檔案工作制度的建設目的或目標，缺乏與時俱進、為社會服務的理念；有的檔案工作制度的制定沒有充分征求和吸納來自利益相關(guān)者的意見和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會需求，缺乏制度應有的約束力、廣泛的影響力和科學的執(zhí)行力，嚴重影響和制約了制度的貫徹落實，大大降低和弱化了制度的實施效力。

2 加強制度體系建設

建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現(xiàn)成模式可以供“翻版”克隆，這是一個需要長期規(guī)劃、逐步推進的系統(tǒng)工程。我們應該看到，在 “向管理要效益” 的大環(huán)境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發(fā)揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機整體的檔案管理制度體系，在“管理創(chuàng)新、模式創(chuàng)新”的發(fā)展規(guī)劃中加強制度體系建設，應當是檔案工作求生存、求發(fā)展的必然途徑。如何加強制度體系建設呢？筆者認為：

第一，從開發(fā)“管理層”入手。檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的，是維護經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的憑證和依據(jù)，也是重要的無形資產(chǎn)。目前，就本集團公司來看仍有不少下屬的公司還沒有認識到檔案管理在生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的重要作用，沒有把檔案管理建設工作提到管理的議事日程，這與整個集團公司的發(fā)展水平不相適應。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負責人的檔案管理意識，才能提高的檔案管理意識，在全公司樹立檔案是資產(chǎn)、具有實用效益的觀念。

第二，從管理“規(guī)范化”切入。提高檔案工作管理規(guī)范化水平，“10號令”為檔案管理工作提供了法律依據(jù)。要據(jù)此建立完善適宜的檔案管理工作規(guī)范，規(guī)范別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無米之炊”，收集是檔案是規(guī)范管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案資源收集不上來就談不上管理。對于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實將檔案收集工作落實到各職能部門和具體責任人。

第三，從增強“適用性”著眼。并不是說所有類型的都要構(gòu)建模式相同的體系，而是應從實際出發(fā)，不拘一格，與時俱進，建立和完善適合自身發(fā)展的檔案管理機制。筆者認為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫房和裝具、配備有檔案專業(yè)知識的專兼職檔案管理人員、能有效開展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機制，關(guān)鍵是要保證檔案收集及時完整、保管得當、利用有效，檔案管理工作的好壞標準在于是否能滿足時展，是否符合發(fā)展需要，是否有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

第四，從提高“利用率”發(fā)力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對檔案管理沒有引起足夠的重視，沒有建立系統(tǒng)的檔案管理機制，檔案分散保管在各個具體經(jīng)辦的職能部門，如財務檔案保存在財務部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導致的檔案管理不能做到完整、準確、系統(tǒng)的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認為檔案可有可無，“書到用時方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設中“勾畫”積累檔案資源、豐富檔案內(nèi)容的“藍圖”，檔案資源一定會有“用武之地”。

第五，從優(yōu)化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理人員是落實檔案管理制度體系的最直接的執(zhí)行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動中，如果不精通檔案專業(yè)知識，就會影響檔案業(yè)務活動的準確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無從說起。因此，要求檔案管理人員必須與時俱進，掌握新技術(shù)、吸收新信息和新知識，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項目，聽到新活動、新舉措，接觸到與生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的各類圖書、資料都要認真查驗、及時收集，養(yǎng)成雷厲風行的作風，對發(fā)生的檔案信息源抓緊處理，不講代價，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學家特里?庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗“為上帝服務”的快樂，做檔案管理工作的忠實實踐者。

3 檔案管理工作要更新觀念

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標準、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責組成，其中檔案規(guī)范標準是整個體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實檔案規(guī)范標準的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責是落實“檔案規(guī)范標準”、“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。無數(shù)的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創(chuàng)造管理效益。隨著市場競爭的日益激烈，發(fā)展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發(fā)展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時俱進，在市場競爭、發(fā)展中切實加強檔案管理制度體系建設，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務于發(fā)展的需求。

參考文獻

[1]荀巨虹.煤礦企業(yè)檔案管理中存在的問題和對策淺析[J]. 中國集體經(jīng)濟. 2011（24）

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[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展及應用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術(shù)時存在的問題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

當前社會進入信息化時代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發(fā)展進步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項目。

1 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價值

1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時效性

醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計算機系統(tǒng)，能夠有效實現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。

1.3 完善醫(yī)院的信息化建設

信息化時代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設的重要內(nèi)容。通過建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設提供有力的保證。

2 醫(yī)院電子檔案管理在應用信息技術(shù)時存在的問題

信息技術(shù)在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術(shù)有效地應用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術(shù)進行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡安全等問題。應用信息技術(shù)進行醫(yī)院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應強大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應用

3.1 完善電子檔案管理體系

優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，促進電子信息技術(shù)應用。醫(yī)院電子檔案管理體系應結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務于社會、服務于醫(yī)院的功能。

一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫(yī)院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結(jié)、發(fā)展，形成科學、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構(gòu)建行之有效的獎懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現(xiàn)不佳的人員予以適當?shù)亩酱伲诔浞痔岣呗毠へ熑涡牡耐瑫r，增強其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2 建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫

建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫(yī)院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續(xù)性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。

三是利用信息技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡化，及時發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)中檔案信息資料存儲的內(nèi)容，及時更新并補充信息內(nèi)容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數(shù)據(jù)流失，可在進行數(shù)據(jù)資源管理時，將系統(tǒng)設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。

四是實現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊伍專業(yè)化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質(zhì)，可實現(xiàn)依法治檔，進而使檔案人才培養(yǎng)模式進一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊伍規(guī)模不斷擴大，檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高，才能有效利用信息技術(shù)進行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價值。

一方面，通過考察、培訓等培養(yǎng)教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業(yè)檔案理論知識、計算機網(wǎng)絡技術(shù)、電子文件知識、知識產(chǎn)權(quán)保護知識、基礎網(wǎng)絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫(yī)院對電子檔案管理的需要，并根據(jù)實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規(guī)定和新要求，還可邀請行業(yè)專家前來醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識經(jīng)驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。

另一方面，可創(chuàng)新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業(yè)水準及各項素質(zhì)，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4 結(jié) 語

當前社會已進入信息化時代，利用信息技術(shù)加強醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點，相關(guān)人員應正確認識信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應用信息技術(shù)時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

主要參考文獻

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［關(guān)鍵詞］ 職業(yè)學校；內(nèi)部審計；檔案管理

職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案是學校內(nèi)部審計部門在執(zhí)行審計任務、履行審計職責時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實物、電子光盤等［1］。內(nèi)部審計檔案內(nèi)容包括以下4類文件材料：①立項類文件材料；②證明類文件材料；③結(jié)論類文件材料；④備查類文件材料。

1職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理工作的重要性

隨著職業(yè)教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學校的辦學規(guī)模在不斷擴大，職業(yè)教育經(jīng)費的使用已越來越受到公眾的關(guān)注。因此，加強對教育經(jīng)費使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案是學校審計工作的重要組成部分，它是審計活動的真實記錄，也是考查內(nèi)部審計工作質(zhì)量、研究審計工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內(nèi)部審計檔案有著重要的現(xiàn)實意義。

1．1 有利于提高內(nèi)部審計工作的管理水平，促進內(nèi)部審計工作積極、高效開展

當前，我國職業(yè)學校內(nèi)部審計工作質(zhì)量還不高，做好審計檔案管理工作，首先將有助于內(nèi)審工作者進行工作質(zhì)量評估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評價內(nèi)審人員的工作業(yè)績和業(yè)務水平，有助于新參加工作的審計人員業(yè)務能力的提高。

1．2有利于節(jié)約審計時間和人力

學校內(nèi)部審計常常要參照以往的審計數(shù)據(jù)、審計方案等內(nèi)容，學校建立的內(nèi)審檔案規(guī)范、管理有效，在學校開展內(nèi)部審計時就能合理利用審計檔案資源，充分發(fā)揮內(nèi)審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時間。

2 職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理現(xiàn)狀

當前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進入精致管理期，內(nèi)部審計檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領導重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應現(xiàn)代職業(yè)學校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。

2．1對內(nèi)部審計檔案管理的認識存在偏差

職業(yè)學校對內(nèi)審檔案管理的重要性認識不夠，缺乏相關(guān)的制度指導和規(guī)范。內(nèi)部審計管理人員在做審計項目時，往往出具了審計報告，提出了審計意見，審計項目就算完成，有關(guān)文件資料沒有及時按相關(guān)法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關(guān)資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。

2．2 內(nèi)部審計檔案管理方法有待改進

由于內(nèi)部審計檔案管理人員多數(shù)是由財務部門工作人員兼職的，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗；另外，檔案設施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。

2．3內(nèi)部審計檔案人員管理能力有待提高

由于內(nèi)部審計檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對審計檔案的開發(fā)與利用認識不夠，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計檔案的作用。

3加強職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理的幾項舉措

內(nèi)部審計檔案的管理質(zhì)量直接影響著學校內(nèi)部審計的工作質(zhì)量。只有正確處理好審計檔案管理與審計工作的關(guān)系才能有效開展審計工作，加強職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理的舉措有以下幾方面。

3．1正確樹立內(nèi)部審計檔案管理和檔案服務的理念

內(nèi)部審計檔案管理是學校做好審計工作的基礎和前提，檔案服務是檔案管理的目標。內(nèi)部審計相關(guān)人員應充分認識內(nèi)部審計檔案對加強內(nèi)部審計工作所起的重要作用。

3．2建立和完善內(nèi)部審計檔案管理制度

制度是行為規(guī)范，學校應按照上級部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)學校具體情況制定適合本單位的內(nèi)審檔案管理制度和內(nèi)部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責和權(quán)限；建立檔案安全保密制度，避免審計風險；審計檔案管理制度化且具科學性。

3．3提高內(nèi)審檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

制度要靠人來執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質(zhì)。因此要通過多渠道加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高業(yè)務技能，增強敬業(yè)愛崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。

3．4做好內(nèi)審檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計，誰立卷”的原則，即項目審計組組長為內(nèi)部審計檔案立卷責任人，負責項目審計過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內(nèi)部審計處負責人審核通過后按立卷方法進行組卷，再移交給審計處檔案員。檔案管理人員負責將這些案卷進行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內(nèi)部審計檔案安全、完整，應當將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向?qū)W校檔案管理部門移交。內(nèi)審部門負責人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。

3．5采用內(nèi)部審計紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式

審計檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應用計算機軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料可選擇性地通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為儲存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用計算機儲存量大、查閱方便的特點，首先將要查閱的資料快速、準確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業(yè)學校要根據(jù)內(nèi)部審計發(fā)展的時代特點，結(jié)合內(nèi)部審計工作的實際，切實加強內(nèi)部審計檔案管理工作，進一步完善學校內(nèi)部審計檔案管理的方式與方法，使內(nèi)部審計檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學校加強內(nèi)部管理發(fā)揮更大的作用。

篇8

一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設的價值及地位

（一）進一步推動醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院要想進一步發(fā)展，就必須進行檔案信息建設，從而有效提升醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率，深化醫(yī)院內(nèi)部的管理水平與服務內(nèi)容，同時這也是社會生產(chǎn)力不斷進步和發(fā)展的一種強有力的體現(xiàn)。在醫(yī)院開展檔案信息化建設工作，必須充分利用計算機技術(shù)保存、歸類檔案信息的功能以及網(wǎng)絡平臺進行信息交互的功能。通過計算機技術(shù)以及專門的醫(yī)院網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)醫(yī)療信息資源的傳遞與共享，在掛號、繳費、檢查等許多醫(yī)療環(huán)節(jié)上都不再需要人工操作，從而節(jié)省了大量的人力、財力以及物力，降低了醫(yī)院的運行成本，推動了醫(yī)院的發(fā)展。

（二）有效提升醫(yī)院的管理水平與服務水平。目前，全社會已經(jīng)邁入了信息化時代，社會各行各業(yè)的運行幾乎都離不開信息化技術(shù)，醫(yī)院也不例。我國醫(yī)院在不斷擴大運營規(guī)模、升級服務水平的過程中，必須進一步提高醫(yī)院檔的信息化建設程度?，F(xiàn)階段，許多醫(yī)院都已經(jīng)采取了有效策略來進行更為規(guī)范更為系統(tǒng)化的檔案信息化建設。大部分醫(yī)院都已經(jīng)建立了醫(yī)學影像信息系統(tǒng)，將科學先進的計算機圖像處理技術(shù)作為醫(yī)學影像信息系統(tǒng)的技術(shù)依據(jù)，在行政信息管理和護理流程管理以及臨床信息管理方面??現(xiàn)了部門跨越，從而推動了醫(yī)院的管理服務不斷向全面、高效、優(yōu)質(zhì)化方向發(fā)展。

二、加強醫(yī)院檔案管理信息化建設的有效策略

（一）對醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)不斷進行完善。對醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)進行不斷的完善，是有效推動我國各大醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要方法之一。通常要完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)必須要做好以下幾點工作：第一，醫(yī)院領導階層必須不斷增強醫(yī)院檔案信息化管理意識，加大檔案信息化建設方面的資金投入。第二，檔案信息化管理人員要明確認識到檔案信息化建設對醫(yī)院檔案管理工作的重要性，以規(guī)范化、系統(tǒng)化以及完整化、標準化為原則來創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)。第三，運用信息化方式、智能化方式管理醫(yī)院檔案，雖然在檔案存儲方式、檔案讀取方式與檔案查詢方式上與傳統(tǒng)的檔案管理不一樣，但是仍以收集檔案、整理檔案為基礎，所以，在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，也一定不能忽略紙質(zhì)檔案的保存工作。第四，積極利用手機APP以及QQ群、微信平臺等各種現(xiàn)代信息交流方式，在醫(yī)院內(nèi)大力拓寬檔案信息的具體服務范圍，從而方便檔案信息的應用，實現(xiàn)檔案資源的共享，提升檔案信息化管理的社會效益。

（二）不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著醫(yī)院檔案信息化程度的逐步加深，各大醫(yī)院必須及時對本醫(yī)院的檔案管理工作人員進行相關(guān)的信息技術(shù)培訓與職業(yè)道德培訓，從而進一步提升他們的綜合素質(zhì)，促使他們正確認識檔案管理工作，并能熟練操作信息化軟件。在具體培訓時，主要從以下幾方面提升醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。第一，不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的自我意識，逐步增強他們的奉獻精神與主動服務能力。第二，培養(yǎng)他們良好的職業(yè)素養(yǎng)與熟練的專業(yè)技能，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的工作效率。第三，加強檔案管理人員的心理素質(zhì)培養(yǎng)，促使他們在平常工作中，關(guān)注細節(jié)，通過細節(jié)完善檔案信息化管理系統(tǒng)。

（三）做好醫(yī)院檔案信息的各項安全管理工作。因為醫(yī)院的檔案種類眾多，而且很多都具有保密性，所以必須做好醫(yī)院檔案信息的各項安全管理工作。第一，醫(yī)院中的一些機密性文件、醫(yī)院內(nèi)部員工的人事檔案等都是不可以外泄的，否則將會產(chǎn)生嚴重的后果，影響員工的正常生活與醫(yī)院的健康發(fā)展。醫(yī)院在對這類文件進行信息化管理時，就應該安排專業(yè)化程度較高的信息化管理人員進行嚴格的保密管理，同時醫(yī)院檔案管理人員也可將醫(yī)院檔案信息設置成不同的公開級別，從源頭上加強醫(yī)院各類檔案信息的保密性。第二，現(xiàn)階段，我國很多醫(yī)院的檔案信息化建設工作還剛起步，在管理過程中經(jīng)常會遭受病毒侵入與國內(nèi)外電腦黑客的攻擊，所以醫(yī)院在進行檔案信息化建設時，一定要安裝國內(nèi)外先進的正規(guī)廠家出產(chǎn)的電腦安全防護軟件，同時保存好相應的紙質(zhì)檔案，防止信息檔案突然丟失，破壞了檔案的完整性。

篇9

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學生檔案管理問題對策

在當前就業(yè)形勢十分嚴峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實行雙向選擇的市場用人機制背景下，大中高專院校學生檔案作為學生就業(yè)過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程管理中的積極作用，特別是服務中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進作用，使學生檔案管理適應以就業(yè)為導向的辦學需要，從而進一步提升中等職業(yè)學校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實意義的工作。但是目前高校學生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創(chuàng)新管理工作盡快得以解決。

一、當前中等職業(yè)學生檔案管理存在的問題

2l世紀以來，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項改革的深入，學生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問題：

l、學生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時展需求。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國際接軌的市場經(jīng)濟的形成，與計劃經(jīng)濟體制相適應的傳統(tǒng)高校學生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學生檔案的歸檔內(nèi)容上。學生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應用價值，同時許多符合時代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業(yè)生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質(zhì)、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現(xiàn)學生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。

2、檔案作用發(fā)揮缺位。

在大學生就業(yè)進入市場用人機制的大環(huán)境下。學生檔案作為記載大學生成長情況重要文本材料，發(fā)揮了它無法替代的育人和人力資源開發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實反映大學生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創(chuàng)新意識。沒有真正從服務大學生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理。由此造成的學生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來新的挑戰(zhàn)。

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業(yè)學校特點的內(nèi)容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。而且，學生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網(wǎng)絡化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡化管理正是使這一目標得到實現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來實現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應運而生。計算機和網(wǎng)絡的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會存在一些技術(shù)性問題。另外，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決

二、加強中等職業(yè)院校學生檔案創(chuàng)新管理的幾點對策

1、強化意識，完善學生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學校領導要更新觀念、提高認識，重視學生檔案管理工作，把其作為學校管理工作的重要事情來抓，強化師生的檔案意識，這是落實科學發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設的基礎是校園網(wǎng)絡硬件和數(shù)據(jù)庫的建立。為加快學生檔案信息化進程，學校應抓住中等職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，配齊各種必要的硬件設施。這已成為當前高中職業(yè)院校檔案管理的當務之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進展的突破口。學生檔案管理工作者也應提高現(xiàn)代化意識，強化信息技術(shù)觀念，同時要增強職業(yè)道德，敢于抵制不正之風，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅持原則，確保學籍檔案的真實性。在軟件建設上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對學校辦學特色建立、健全相應的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學生檔案工作趨向規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎。

2、統(tǒng)一建檔標準，明確歸檔內(nèi)容與范圍。

作為人事檔案基礎的中等職業(yè)院校學生檔案，國家有關(guān)部門應制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標準，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時，各院校要加強領導，高度重視檔案建設，并建立健全收集、歸檔制度，使學生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標準進行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標準，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學生檔案管理工作的創(chuàng)新。

中等職業(yè)學校學生檔案工作者應切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學生為本的思想，提高服務質(zhì)量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業(yè)，真正做到為學校發(fā)展和學生成長服務。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學生檔案的歸檔內(nèi)容應該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學生檔案管理人員必須以對學生高度負責的態(tài)度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內(nèi)容。如反映學生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風、考試有無違紀行為等方面的社會評價材料;學生參加各種社團活動、班干部、學生會干部工作情況、學校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業(yè)實習與見習情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現(xiàn)突出的同學，將學生有關(guān)的“亮點”數(shù)據(jù)細致準確地歸納起來，如獎學金及三好學生、優(yōu)秀學生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養(yǎng)的情況(擔任過干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競爭,經(jīng)過多方面思考，用人單位決定到學校了解情況，從檔案中得知這位學生曾經(jīng)獲得市級、校級三好生后順利將這位學生錄取?？梢姡M量全面客觀地記錄學生的在校表現(xiàn)，擺脫學生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學生就業(yè)服務。

4、利用信息技術(shù)，實現(xiàn)管理的科學化、現(xiàn)代化。

篇10

Abstract: It is a new trend to prepare the file number of college archives by the new "bar code" technology. But with the use of office automation system, the preparation of file number by "bar code" encountered some technical problems. Taking the "Titan Archives Integrated Management System" for example, this paper describes the role of bar code and how to use the bar code to prepare the file number of college archives.

關(guān)鍵詞：檔案；檔號；條型碼；新技術(shù)；EXCEL

Key words: archives；file number；bar code；new technology；EXCEL

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）11-0231-01

0引言

條形碼技術(shù)作為新技術(shù)，尤其在檔案管理領域，是一種從無到有的革命性技術(shù)，從它被引入檔案管理領域開始，就立竿見影產(chǎn)生了重大的作用，同時作為一種新技術(shù)，它具有不容置疑的強大生命力，其使用價值隨著研究的深入、其它各種外在條件的更加成熟，條形碼技術(shù)的作用將更加突出，下面筆者將從當前以及可預見的未來兩個方面，對條形碼技術(shù)在檔案管理領域所起的作用分別進行闡述。

1條形碼在檔案管理中的作用

就當前來說，條形碼對檔案管理所起的作用主要有：簡化檔案歸檔過程，節(jié)約人力和時間。隨著以“件”為保管單位在檔案管理部門的推行，條形碼技術(shù)的應用將更加提高檔案管理部門的工作效率。廣東省高校中，檔號的制作辦法大致有以下三種：第一種：刻一個“檔號章”（章的式樣如圖1），先在每一份歸檔的文件上蓋上這個章，然后再手工往空白格內(nèi)填上相應的代號。第二種：也是先刻一個“檔號章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財務或郵局的“日期章”。這種“章”結(jié)構(gòu)與上面的差不多，但它的空白處事先設好有數(shù)字（或英文字符），需要一個什么樣的檔號，先將數(shù)字（字符）手工調(diào)好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。第三種：先用EXCEL報表將要編的檔號制成電子表格，再打印出來，然后再將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應的檔案上。以上三種方法都存在各種各樣的缺陷。條形碼技術(shù)的運用倒較好地解決了這個問題，下面我們以泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)為例來闡述該技術(shù)的應用。

打開泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)，在菜單欄中進入“卷內(nèi)文件管理”，選擇“檔案類型”，右健點擊要輸出的條目，出現(xiàn)輸出文件格式選擇欄，將年度、分類號、保管期限、件號選進右欄，選擇EXCEL格式，確定要輸出的記錄條目，出現(xiàn)圖2頁面。

然后點擊輸出鍵。這樣就可以將所選的條目生成一個EXCEL表格，選中表格中的檔號數(shù)字字段，再連接到條型碼打印機，這樣就可以快速將檔案的檔號分批打印出來了。打印出來的條型碼如圖3。

目前，廣東金融學院已經(jīng)采用這種條型碼技術(shù)來編制2009年度檔案的檔號。檔案工作人員只需對錄入計算機的檔案目錄打印出來粘貼上去即可，這大大提高了檔案工作人員的效率。另外，條形碼技術(shù)也讓檔案更加美觀整潔。條形碼技術(shù)應用之前，不管用以上哪種方法，檔號都會出現(xiàn)涂改、墨跡不清、裁剪不整等問題，這大大影響了檔案的美觀，而條形碼技術(shù)由于直接電腦打印，且打印紙張規(guī)格統(tǒng)一，這就讓檔案顯得更加美觀。

2條形碼技術(shù)間接或者稍微加以輔助設備所起到的作用

2.1 適應了以科學發(fā)展觀為指導的新形勢下檔案工作部門的需要。首先，在新形勢下，以科學發(fā)展觀為指導，建設服務型檔案管理部門是時出的強音，這種外在動力是條形碼技術(shù)引入到檔案管理領域的主要原因之一。其次，歸檔檔案的逐年大幅增加、檔案利用的直線上升都對檔案管理提出了更高的要求，條形碼技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展正是這一需求之下的結(jié)果。另外，條形碼技術(shù)的應用是檔案基礎業(yè)務發(fā)展的需求。

2.2 規(guī)范檔案實體的出入庫管理，最大限度地保證檔案的安全。在條形碼技術(shù)應用前，檔案借出調(diào)入必須由手工進行操作，這要求檔案管理人員必須極度細心，即使如此依然很難做到萬無一失，采用條形碼管理，檔案管理人員在調(diào)出或者歸還檔案時，通過條形碼掃描快速、準確讀取每“件”檔案信息，確保一“件”不漏，通過專門軟件，對超時未歸還的檔案進行提醒，都較好地防止了檔案外借造成的遺失，最大限度地保證檔案的安全。

2.3 有利于提高工作效率，節(jié)省人力。這主要體現(xiàn)在節(jié)省了檔案借出歸還登記時間上。使用條形碼技術(shù)前，檔案的借出歸還都是利用手工進行登記，這不僅浪費時間，也需要檔案管理人員極大的細心以保證正確。條形碼的技術(shù)就搭建了這樣一個平臺，輔于電子磁卡，將讓檔案的借出歸還變得非?？焖俣覝蚀_，這將大大減少檔案登記時間。

2.4 有利于提高檔案服務部門的形象。檔案的作用在于利用，方便、快速對檔案進行利用，是檔案管理部門永久的課題，也是各界對檔案管理部門永恒的要求。條形碼技術(shù)的使用，大大方便了檔案的利用，這必將大大提高檔案管理部門的服務水平和服務質(zhì)量，也將有助于提高檔案服務部門的形象。

2.5 為檔案進一步信息化、科學化管理奠定了基礎。檔案的電子化、科學化管理還處于起步階段，隨著社會的發(fā)展以及對檔案管理自身的要求，檔案管理走向更高程度的電子化、科學化管理成為必然，條形碼技術(shù)是把計算機所需的數(shù)據(jù)用一種條形碼來表示，然后將條形碼數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C可自動讀取的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了實體檔案跟計算機之間的快速連接，這為實現(xiàn)檔案實體更高程度地科學化、信息化管理，提供了一條便捷的途徑。

3結(jié)束語