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【關(guān)鍵詞】病理；檔案管理

【中圖分類號】 R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 文章編號：1004-7484（2012）-04-0584-01

醫(yī)院病理檔案管理是病理工作的重要組成部分，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的標(biāo)志。隨著國家醫(yī)療保險(xiǎn)及大病統(tǒng)籌政策的實(shí)施，病理檔案的利用率逐年上升，因此必須做好病理檔案管理工作。

1.病理檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用。

病理檔案為臨床提供了大量資料，管理工作的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院病理科及各臨床科室的發(fā)展。是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁和紐帶，病理檔案資源和其他檔案資源一樣隨時(shí)轉(zhuǎn)化為社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，讓病理檔案發(fā)揮最大限度的價(jià)值，為臨床、患者和社會服務(wù)。

2.病理檔案管理在病理工作中的要求

2004年出版的《臨床技術(shù)操作規(guī)范》病理學(xué)冊中明確規(guī)定：各種文字及非文字資料門診患者應(yīng)保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人員必須嚴(yán)格按照《檔案法》和《檔案實(shí)施細(xì)則》認(rèn)真對待病理檔案，由專人負(fù)責(zé)管理這些病理檔案資料。

3.病理檔案管理要制度化

在檔案管理的各個(gè)步驟各個(gè)環(huán)節(jié)建立科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)章制度。①制定申請單、玻片、蠟塊歸檔、移交接受制度。②制定檔案保管、借閱制度。嚴(yán)格按照檔案管理的要求制定借閱辦法，嚴(yán)格登記借閱時(shí)間，借閱編號，嚴(yán)禁損壞或丟失。③制定檔案庫房管理制度，不同資料分別保存，積極采取防火、防盜、防水、防蟲、防霉、防日曬等措施，從根本上確保檔案安全。④制定檔案保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法，遵守醫(yī)務(wù)人員行為道德隱私。⑤制定到期檔案銷毀制度。明確銷毀檔案的程序。

4.病理檔案管理規(guī)范化原則

從申請單登記，取材記錄，大體標(biāo)本照相及標(biāo)本制作和保存，申請單裝訂、編號、玻片、蠟塊裝盒等嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)操作。

5.信息化是病理檔案管理的必由之路

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理成為必由之路，因其儲存量大、方便、更便于管理、教學(xué)和科研。

6.病理檔案可以作為科研檔案保留

病理檔案具備科研檔案的原始性和可靠性，便于日后查閱，具有一定的科研價(jià)值。

7.病理檔案管理要做到完整保留文字資料、實(shí)物、電子資料，缺一不可

因病理檔案的特殊性，不僅需要完整保存文字資料，還要有玻片、蠟塊等實(shí)物，這就要求病理檔案要做到紙制檔案，實(shí)物和電子檔案并存的發(fā)展方式。

8.病理檔案管理要注意一定的保密性

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關(guān)鍵詞：醫(yī)保檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；要點(diǎn)解析

伴隨著醫(yī)保制度的不斷完善，對醫(yī)保檔案管理工作也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，特別是醫(yī)保檔案是保障參保人員“保障一生、記錄一生、服務(wù)一生”重要載體。當(dāng)前處于信息化時(shí)代，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)，不斷改進(jìn)醫(yī)保檔案管理方式，對于提升醫(yī)保檔案管理水平和能力具有非常重要的作用。

1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的信息化的重要性闡述

1.1 從整體上將檔案管理水平進(jìn)行提升

在實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)過程中，可以在相對繁雜的工作中，使得管理工作者獲得解脫，改善以往單純的編寫目錄并整理、保管檔案等環(huán)節(jié)，同時(shí)能夠?qū)嵤┦占?、編研檔案等工作，進(jìn)而最大程度的利用醫(yī)保檔案，開發(fā)出有價(jià)值信息，切實(shí)的發(fā)揮出管理醫(yī)保檔案的價(jià)值。此外，能夠推動實(shí)現(xiàn)征繳擴(kuò)面工作的平穩(wěn)順利展開，確?；鸬陌踩煽?，并促進(jìn)醫(yī)保制度獲得不斷的健全和完善。

1.2 不斷規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容

傳統(tǒng)形式的醫(yī)保檔案管理工作，通常將管理方式以手工管理展開，包括收集、整理、歸類、編號、入檔、儲存、保管、借閱等環(huán)節(jié)。采取此種檔案管理模式，一方面增加了工作量，另一方面降低工作效率，而且增加勞動力，所以導(dǎo)致不能夠良好的發(fā)揮出檔案管理工作的重要性和職能與價(jià)值。在進(jìn)行信息化建設(shè)以后，推動醫(yī)保檔案的管理工作具備網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，而且聯(lián)合實(shí)時(shí)化和自動化，相關(guān)工作者只需于電腦上錄入需要的數(shù)據(jù)信息，便可輕松的獲得共享，進(jìn)而促進(jìn)了管理工作效率的提升。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的信息化，于檔案管理系統(tǒng)內(nèi)可以實(shí)際需要作為基礎(chǔ)依據(jù)，將檔案庫內(nèi)信息進(jìn)行自動生成，并且能夠做出數(shù)據(jù)報(bào)表。此外，通過此種途徑，可以在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)實(shí)施相關(guān)內(nèi)容的查詢以及檢索，可進(jìn)行閱覽等內(nèi)容，進(jìn)而有效的縮減管理檔案花費(fèi)的時(shí)間，對信息展開良好的管理與控制。

1.3 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策工作，為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

醫(yī)保檔案管理工作者經(jīng)分類編碼有關(guān)業(yè)務(wù)的檔案并進(jìn)行整理，能夠?yàn)楦骷夘I(lǐng)導(dǎo)制定醫(yī)保政策提供有價(jià)值的依據(jù)，同時(shí)對于有關(guān)的決策工作獲得數(shù)據(jù)信息。在檔案管理于信息化的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)可經(jīng)計(jì)算機(jī)作為渠道將檔案信息獲得及時(shí)的掌握和了解，在決策制定期間作為參考。此外，以信息化方式實(shí)施檔案的管理工作，也可以將有關(guān)醫(yī)保歷史資料提供給群眾，使服務(wù)工作獲得普遍的滿意度，適應(yīng)參保需求。

2 醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題探究

2.1 重視度較低

綜合現(xiàn)在的醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀，存在的住院問題是信息化建設(shè)認(rèn)識度較低、管理工作者綜合素養(yǎng)不高等。很多人對于實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)不具有正確的、充分的認(rèn)知度，并且對其實(shí)現(xiàn)的必要性無準(zhǔn)確定位，觀念相對落后。通常多數(shù)管理工作者認(rèn)為工作內(nèi)容較為枯燥、服務(wù)對象較為廣泛，所以缺少工作積極性，導(dǎo)致阻礙信息化進(jìn)程。同時(shí)，對于老職員而言，掌握的計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)不夠熟練，年輕職員又對檔案管理中的理論及方法等內(nèi)容掌握不充分，加之有關(guān)培訓(xùn)工作僅僅是表面形式，所以相對影響了醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2 缺乏規(guī)范性

當(dāng)前，醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)內(nèi)容雖然已經(jīng)獲得一定的重視度，并漸漸改善管理模式，積極引進(jìn)先進(jìn)性的技術(shù)設(shè)備，完善了醫(yī)保檔案的管理系統(tǒng)。但是以上工作只是在形式上獲得完整，實(shí)施期間卻將標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源有所忽略。例如，對于軟件的實(shí)用性以及通用性等，還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)完善并做到統(tǒng)一，如果不能落實(shí)同其相匹配的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，即使具有先進(jìn)設(shè)備以及系統(tǒng)，也不能得到良好的應(yīng)用，延緩信息化建設(shè)發(fā)展速度。

2.3 安全保密性較差

科技的不斷發(fā)展提出了醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)的需求，但在此期間，對于安全保密工作也產(chǎn)生一定的困難性，泄密風(fēng)險(xiǎn)不斷加大、泄密渠道逐漸增多。在檔案信息泄露的情況下，一方面會降低醫(yī)保檔案管理工作的效率，另一方面更重要的是對于參保人員自身利益會構(gòu)成嚴(yán)重的威脅和影響。

3 醫(yī)保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的要點(diǎn)分析

3.1 重視管理工作者素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升

進(jìn)行醫(yī)保檔案的管理信息化建設(shè)工作中，構(gòu)建信息化人員團(tuán)隊(duì)是重要環(huán)節(jié)。所以，伴隨檔案管理中應(yīng)用到的諸多信息化技術(shù)，對于相關(guān)管理工作者而言，通過主動的學(xué)習(xí)并掌握熟練的配套技術(shù)，將業(yè)務(wù)素養(yǎng)、能力水平不斷提升，充分的做到與時(shí)俱進(jìn)是關(guān)鍵?；诖耍瑧?yīng)該積極的展開培訓(xùn)工作，不斷強(qiáng)化及提升信息化建設(shè)意識度，將工作者的工作熱情不斷激發(fā)，使其具有飽滿的工作熱情認(rèn)真工作，充分利用信息工具實(shí)施檔案信息管理工作，切實(shí)將醫(yī)保檔案管理信息化水平提高。

3.2 推動落實(shí)醫(yī)保檔案數(shù)字化管理

信息化建設(shè)期間，應(yīng)該嚴(yán)格的遵循管理制度化以及標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化等原則管理信息資源，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理至關(guān)重要。首先，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)，并以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范操作作為基礎(chǔ)依據(jù)，保障管理工作有效展開；其次，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案資料兼容于數(shù)據(jù)，使得醫(yī)療保險(xiǎn)檔案可以進(jìn)行資源共享，切實(shí)提升醫(yī)保檔案數(shù)字化的管理價(jià)值；最后，因?yàn)闄n案具備連續(xù)性特點(diǎn)，電子檔案文件也存在連續(xù)性，所以在轉(zhuǎn)換信息化期間應(yīng)該對一些檔案資源進(jìn)行擴(kuò)充，完善原有醫(yī)保檔案信息，獲得不斷健全檔案資料庫。

3.3 開發(fā)利用智能化檢索系統(tǒng)，提升網(wǎng)絡(luò)安全性

不同的醫(yī)保檔案信息使用者于信息需求上具有一定的差異性，基于此種形式，應(yīng)該注重提升醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，通過不斷的開發(fā)以及應(yīng)用智能化檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的提高。經(jīng)過利用先進(jìn)的智能化檢索系統(tǒng)，不同應(yīng)用者展開相應(yīng)的信息查詢，進(jìn)而滿足個(gè)體需要。此外，需要嚴(yán)密控制醫(yī)保檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源的安全性，以網(wǎng)絡(luò)訪問控制舉措保護(hù)并防范網(wǎng)絡(luò)安全。

4 結(jié)語

社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對于醫(yī)保檔案管理工作提出了信息化管理的要求，為了充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案信息化管理，使其可以與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)管理工作者的重視度，通過開拓創(chuàng)新促進(jìn)提升醫(yī)保n案管理的信息化建設(shè)水平，進(jìn)而提供給醫(yī)保事業(yè)更全面、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使醫(yī)保檔案管理工作平穩(wěn)健康的運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)站；財(cái)務(wù)檔案管理；工作要點(diǎn)

隨著我國農(nóng)業(yè)機(jī)械化的發(fā)展，農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣站與安全監(jiān)理站的建設(shè)體制也在不斷的完善，農(nóng)機(jī)站在職務(wù)和責(zé)任上也擔(dān)負(fù)著推動我們農(nóng)業(yè)機(jī)械化全面發(fā)展的重要使命。我國近年來，農(nóng)業(yè)機(jī)械站的增多，有必要把農(nóng)業(yè)機(jī)械站財(cái)務(wù)檔案管理工作這一新研究課題進(jìn)行系統(tǒng)化研究，對加強(qiáng)我國農(nóng)業(yè)機(jī)械管理、農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣及安全監(jiān)理相關(guān)流動資金管理以及農(nóng)業(yè)機(jī)械作業(yè)成本核算管理都有非常重要的研究意義。

1 我國農(nóng)業(yè)機(jī)械站的發(fā)展現(xiàn)狀我國農(nóng)業(yè)機(jī)械站的發(fā)展現(xiàn)狀

建國以后，我國對農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展制定的明確的發(fā)展方向，發(fā)展科教興農(nóng)、農(nóng)業(yè)機(jī)械化成為我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的新課題。80年代初期，我國農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣和業(yè)務(wù)監(jiān)理還處在發(fā)展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱，近幾年來，農(nóng)機(jī)站在建設(shè)數(shù)量以及專業(yè)是技術(shù)人員上都在成倍的增加，由過去的單一技術(shù)推廣擴(kuò)大到技術(shù)、物資、信息咨詢、企業(yè)協(xié)同發(fā)展、技術(shù)培訓(xùn)以及經(jīng)營服務(wù)等方面，辦公場所在不斷的擴(kuò)大，活動陣地也伸展到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域。運(yùn)營范圍的擴(kuò)大，相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)收入也在不斷的提高，站內(nèi)的固定資產(chǎn)和流動資金也初具規(guī)模，已經(jīng)形成具有特定性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。農(nóng)機(jī)站的良好發(fā)展勢頭便會相應(yīng)的需要系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度來維持。但是，由于現(xiàn)在發(fā)展變化速度較快，財(cái)務(wù)管理在體制上仍存在與之不相適應(yīng)的現(xiàn)象。農(nóng)機(jī)站財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)素質(zhì)仍然有待提高、管理制度在科學(xué)規(guī)范上需要進(jìn)步的完善，少數(shù)單位財(cái)產(chǎn)管理資金運(yùn)用上仍然存在問題。加強(qiáng)濃機(jī)站的財(cái)務(wù)檔案管理水平，對推動我國農(nóng)業(yè)的健康發(fā)展，振興農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣事業(yè)都有重要的地位作用。實(shí)踐證明，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平，可以從水平、效益上提高農(nóng)機(jī)站的建設(shè)質(zhì)量，不斷的增強(qiáng)其經(jīng)濟(jì)運(yùn)作能力，反過來作用與各項(xiàng)生產(chǎn)活動，從而加速新技術(shù)、新知識的推廣，推動我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。

2 農(nóng)機(jī)站財(cái)務(wù)檔案管理工作要點(diǎn)

2.1 運(yùn)作信息檔案管理

財(cái)務(wù)檔案管理信息記錄包括對農(nóng)機(jī)站日常工作預(yù)算、財(cái)務(wù)狀況、收入與支出、財(cái)務(wù)管理制度、經(jīng)濟(jì)核算信息、農(nóng)業(yè)機(jī)械周邊費(fèi)用、流動資產(chǎn)分配分案等，檔案的記錄對加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理、防止資金的流失、完善控制與監(jiān)督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導(dǎo)價(jià)值。其中對農(nóng)業(yè)機(jī)械的財(cái)務(wù)信息管理尤為重要，也是農(nóng)業(yè)站體制財(cái)務(wù)管理的主要服務(wù)目的，其包含以下幾個(gè)方面：

2.1.1 農(nóng)業(yè)機(jī)械的ID化財(cái)務(wù)檔案信息管理

ID化管理指的對農(nóng)業(yè)機(jī)械根據(jù)其不同的設(shè)備種類和設(shè)備型號進(jìn)行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機(jī)械以及型號設(shè)置單獨(dú)的ID數(shù)據(jù)庫，分別記錄機(jī)械的價(jià)值變化、具體使用單位、機(jī)械運(yùn)行情況以及維修信息等。價(jià)值變化的記錄，應(yīng)當(dāng)包括機(jī)械的采購信息、機(jī)械使用產(chǎn)生的價(jià)值損耗以及價(jià)值的恢復(fù)（維修）。實(shí)用參數(shù)變動對比記錄方式，對機(jī)械的具體使用日期、使用的單位信息、機(jī)械操作負(fù)責(zé)人統(tǒng)一錄入。對設(shè)備的修理的具體日期，產(chǎn)生的費(fèi)用以及修理次數(shù)都詳細(xì)的歸檔在機(jī)械ID信息庫中，并定期的根據(jù)跟蹤信息及時(shí)更新，反映出機(jī)械的最新使用狀況，以合理的分配經(jīng)濟(jì)預(yù)算并計(jì)算經(jīng)濟(jì)投入所對應(yīng)的價(jià)值變化。檔案信息應(yīng)做好備份，一份為固定資產(chǎn)明細(xì)由會計(jì)保管，一份為隨機(jī)更新資料庫，由具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行信息的跟蹤和更新。

2.1.2 機(jī)械保養(yǎng)信息檔案管理

機(jī)械保養(yǎng)是保征機(jī)械完整和延長使用年限的必要措施。 保養(yǎng)工作雖然是機(jī)務(wù)人員的職責(zé)，但是，財(cái)會人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的監(jiān)督。按照機(jī)務(wù)操作規(guī)程，定期考核機(jī)務(wù)人具的保養(yǎng)記錄信息，一方面可以促進(jìn)機(jī)械保養(yǎng)工作，另一方面，通過了解機(jī)械保養(yǎng)中的原材料和工時(shí)的消耗，有利于促進(jìn)人力和物力的節(jié)約。

3 預(yù)算財(cái)務(wù)檔案管理

單位預(yù)算檔案管理是指對農(nóng)技推廣站根據(jù)事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理。要根據(jù)當(dāng)?shù)卣?、上級業(yè)務(wù)主管部門的要求和本站肩負(fù)的新技術(shù)試驗(yàn)、示范、培訓(xùn)、推廣以及技術(shù)承包、經(jīng)營服務(wù)等工作任務(wù)的需要，編制單位預(yù)算。財(cái)政補(bǔ)助額度一經(jīng)確定，單位預(yù)算規(guī)模則由單位根據(jù)資金來源、事業(yè)發(fā)展和工作任務(wù)的需要自行確定， 并自求預(yù)算平衡。預(yù)算檔案管理對于整合分析農(nóng)機(jī)站的資金投入分配，協(xié)助上級單位和農(nóng)機(jī)站本身的整體規(guī)劃提供了指導(dǎo)分析價(jià)值，從而保障農(nóng)機(jī)站能夠長期良性的運(yùn)營。

4 資產(chǎn)檔案管理

資產(chǎn)檔案管理是指對鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)技推廣站占有或者使用的能以貨幣計(jì)量的經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，其中包括各種財(cái)產(chǎn)、債權(quán)和其他權(quán)利信息。資產(chǎn)包括流動資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和對外投資等。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定精神，建立健全現(xiàn)金、存款、存貨等流動資產(chǎn)的內(nèi)部管理制度，并對各種款項(xiàng)及存貨進(jìn)行定期和不定期的清查盤點(diǎn)， 保證賬實(shí)相符。農(nóng)機(jī)站占有和使用的房屋和建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、圖書等固定資產(chǎn)要計(jì)價(jià)建賬，登記注冊，明確權(quán)屬， 加強(qiáng)管理，應(yīng)當(dāng)定期和不定期地對固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，借助計(jì)算信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數(shù)據(jù)庫，監(jiān)督資產(chǎn)的流入與流出。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；

Abstract: With the development of our country socialist market economy unceasing development, the project construction is also more and more get further development, how to strengthen the management of engineering data files is a very important work to improve the quality of the project. Project archives management is good or bad, it is directly related to the quality of the projects, the economic benefits of the enterprise. This article from the importance and problems of archives management, probes into some measures for archives management.

Keywords: file management;

中圖分類號：G271

前言：改革開放以來，我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一、工程檔案管理的重要性

建筑工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄,具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料對于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造等具有不可替代的作用。一項(xiàng)建筑工程從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收,到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造,一直到拆除,要經(jīng)過若干不同階段、跨越漫長的時(shí)間。在這一過程中會由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié),還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發(fā)重大責(zé)任事故。所以必須加強(qiáng)這項(xiàng)管理工作。同時(shí),檔案資料是工程正常運(yùn)行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。

二、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1、檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2、缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3、缺乏復(fù)合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

三、增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念

建筑工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識建筑檔案重要性是提高建筑工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，建筑檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識，齊抓共管，提供建筑檔案管理水平。建筑檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

四、加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理

做好建設(shè)工程檔案管理工作，需要檔案管理部門與建設(shè)工程部門的大力合作，密切配合，加強(qiáng)溝通，更需要建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門的支持和配合。對如何加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，完善建設(shè)工程檔案管理工作建議如下：

1、提前介入

“提前介入”就是在工程項(xiàng)目與檔案館簽定了工程檔案報(bào)送責(zé)任書后，檔案館指定專人負(fù)責(zé)對該工程項(xiàng)目工程檔案形成過程的跟蹤指導(dǎo)工作，在建設(shè)工程檔案立卷之前，與建設(shè)工程部門的檔案員了解工程的情況。根據(jù)工程的實(shí)際情況，制定歸檔范圍、分類方法、編制標(biāo)準(zhǔn)等等。同時(shí)還應(yīng)對建設(shè)工程部門的檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案員對應(yīng)歸的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同時(shí)對電子文件的歸檔也應(yīng)有交待。

2、全程參與，工程與歸檔同步進(jìn)行

施工階段產(chǎn)生、形成的工程系統(tǒng)質(zhì)量保證性材料是建設(shè)工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建設(shè)的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)以高度的責(zé)任感深入實(shí)際、積極主動地檢查、督促有關(guān)施工管理部門和責(zé)任人。使其及時(shí)做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質(zhì)量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點(diǎn)，在具體管理工作中應(yīng)堅(jiān)持“三同步”。首先，堅(jiān)持建立施工現(xiàn)場監(jiān)督機(jī)構(gòu)與工程開工同步。其次，要堅(jiān)持項(xiàng)目歸檔材料的收集、積累與結(jié)算施工進(jìn)度款同步。再者，要堅(jiān)持施工現(xiàn)場預(yù)立卷與施工進(jìn)程同步。堅(jiān)持施工現(xiàn)場預(yù)立卷，使它與項(xiàng)目的實(shí)際工程進(jìn)程同步。檔案驗(yàn)收應(yīng)重點(diǎn)檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、竣工圖文件、事故處理文件、質(zhì)量檢驗(yàn)評定文件、監(jiān)理工作文件和各項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收文件，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、手續(xù)是否完備、質(zhì)量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應(yīng)站在維護(hù)和確保建設(shè)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全這一高度，敢于項(xiàng)真，嚴(yán)肅認(rèn)真地把好這最后一關(guān)。

3.建設(shè)工程部門應(yīng)把好檔案驗(yàn)收關(guān)，確保案卷質(zhì)量

文檔資料收集不全、原始記錄丟失，是工程檔案不達(dá)標(biāo)的首要原因。為解決好這個(gè)問題，應(yīng)把檔案管理納入工程管理當(dāng)中，嚴(yán)格建檔全過程的控制，保證建設(shè)與建檔同步進(jìn)行，定期或不定期對工程檔案進(jìn)行檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，予以現(xiàn)場指導(dǎo)改正以外，還將檢查結(jié)果及整改建議通報(bào)各有關(guān)部門及參建單位，限期整改。對工程檔案的驗(yàn)收，工程監(jiān)理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員與檔案管理人員密切配合，嚴(yán)格把關(guān)。工程監(jiān)理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員的主要任務(wù)是檢查檔案所記錄內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，檔案管理人員則側(cè)重于竣工圖和文件材料的收集齊全、分類的準(zhǔn)確性和組卷排列的系統(tǒng)性。對不合格的檔案，給予指導(dǎo)意見，限期整改，直至合格為止。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對做好檔案管理工作起著關(guān)鍵作用。施工單位的檔案管理人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業(yè)務(wù)專業(yè)水平也是非常有限，加上人員流動頻繁，對檔案管理工作帶來很多負(fù)面的影響。因此，建設(shè)工程部門有計(jì)劃、有重點(diǎn)地對參建各方檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們增強(qiáng)了檔案意識、熟悉檔案管理規(guī)范、熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識。

篇5

1 辦公自動化環(huán)境下的文檔管理優(yōu)勢

在實(shí)踐研究中發(fā)現(xiàn)我國目前實(shí)施的辦公自動化文檔管理的優(yōu)勢主要在三個(gè)方面，這三個(gè)方面對于促使文檔管理的順利實(shí)施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現(xiàn)在社會上實(shí)施的辦公自動化條件下的文檔管理進(jìn)行全面研究，保證其在我國社會發(fā)展中有更加廣泛的應(yīng)用，在這里筆者就針對于辦公自動化環(huán)境下的文檔管理中存在的三方面優(yōu)勢進(jìn)行詳細(xì)的論述。

第一，目前在我國社會上各個(gè)企業(yè)中實(shí)行的文檔管理大多數(shù)是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，在這個(gè)過程中主要是利用計(jì)算機(jī)自身靈活性進(jìn)行實(shí)施的。在目前使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中使用的計(jì)算機(jī)自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠有效減少在進(jìn)行檔案管理中投入的時(shí)間和人力，減少處理檔案的復(fù)雜性，從而達(dá)到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進(jìn)行檔案查找的過程中還能夠有效利用計(jì)算機(jī)自身具備的檢索功能，有效減少在進(jìn)行檔案查找過程中投入的時(shí)間。在這個(gè)過程中能夠減少人們對檔案的查找時(shí)間，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)在接收相應(yīng)檔案的過程中，在第一時(shí)間就對相應(yīng)檔案進(jìn)行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進(jìn)行有效過濾。另外在企業(yè)中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業(yè)在實(shí)施檔案管理上的工作效率。

第二，在對現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部使用的計(jì)算機(jī)檔案管理進(jìn)行深入研究，了解到我國各個(gè)企業(yè)內(nèi)部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環(huán)境下，相應(yīng)的檔案管理人員可以將企業(yè)自身涉及的檔案儲存在硬盤、內(nèi)存卡和光盤等高科技存儲介質(zhì)中，這種儲存方式并不受環(huán)境的影響，也就是說在任何環(huán)節(jié)下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質(zhì)進(jìn)行全面分析中，發(fā)現(xiàn)這些存儲介質(zhì)自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時(shí)間也長于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式。另外在研究中發(fā)現(xiàn)采取這種存儲方式還能夠地檔案進(jìn)行密保處理，有效降低不法分子竊取企業(yè)內(nèi)部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。

第三，在企業(yè)發(fā)展過程中各個(gè)科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導(dǎo)致采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點(diǎn)就可以采用現(xiàn)在社會上使用的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個(gè)企業(yè)得到更好的發(fā)展起到非常重要的作用。除此之外在進(jìn)行計(jì)算機(jī)文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業(yè)在實(shí)施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)步性檔案管理的時(shí)候，在相應(yīng)人員進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，還能夠有效減少相應(yīng)人員查詢檔案時(shí)需要的時(shí)間，并且在寫檔案還能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行直接傳送，對實(shí)現(xiàn)我國企業(yè)內(nèi)部檔案的全面化和規(guī)范化都起到不可忽視的作用。

2 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的問題

2.1 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網(wǎng)絡(luò)為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風(fēng)險(xiǎn)性。為此，如何有針對性的加強(qiáng)電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩(wěn)定是自動化辦公的關(guān)鍵問題。首先，檔案管理者應(yīng)定期進(jìn)行辦公設(shè)備的軟件、硬件維護(hù)、升級與維修，對存檔的文件進(jìn)行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩(wěn)定性；此外，檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮用戶身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密手段的強(qiáng)大優(yōu)勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進(jìn)行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

2.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴(yán)格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應(yīng)當(dāng)針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個(gè)環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強(qiáng)文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息加密技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，更要建立嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補(bǔ)檔案加密技術(shù)的疏漏與不足。

3 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的有效手段

3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網(wǎng)絡(luò)病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對此，企事業(yè)單位的檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并應(yīng)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)與加密手段。管理者應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，設(shè)定可以登錄數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。

3.2 以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)

只有培養(yǎng)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，才能使現(xiàn)代化的辦公設(shè)備得到最大限度的利用。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理要求管理人員不僅應(yīng)當(dāng)掌握文檔處理方面的基礎(chǔ)知識，還需熟練操作計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，靈活運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。為此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)與講座，有效的提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平。

篇6

【關(guān)鍵詞】文書檔案；收集；整理；信息化；管理要點(diǎn)在進(jìn)行

傳統(tǒng)檔案的管理主要是以紙質(zhì)材料為儲藏依據(jù)的，但是由于傳統(tǒng)的儲藏方式復(fù)雜且安全性不高，不僅降低了工作效率還影響了檔案的相關(guān)查閱和使用。除此之外，除此之外，由于傳統(tǒng)檔案的是由紙質(zhì)的方式來進(jìn)行書寫和保存的，因此，在進(jìn)行儲藏時(shí)需要大量的空間，如果保存不當(dāng)?shù)脑挄鸹馂?zāi)或者被水浸泡，不利于檔案的保存和使用，由此可見，檔案信息化管理不僅是適應(yīng)社會發(fā)展需要的變革，更是檔案管理自身的進(jìn)步和轉(zhuǎn)變，在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的過程中，不能隨隨便便的進(jìn)行記錄，只有掌握了信息檔案管理的要點(diǎn)，才能發(fā)揮其優(yōu)勢，才能起到事半功倍的效果，保證房地產(chǎn)行業(yè)健康有序的發(fā)展。筆者在下文中對房產(chǎn)檔案信息化管理要點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)的闡述。

1.房產(chǎn)檔案管理的概念

對房產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化的管理，其中包含了眾多的內(nèi)容，但其中最主要的是對具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行管理。房產(chǎn)檔案中，文書是其中必不可少的組成部分之一，對過去以及當(dāng)前的房產(chǎn)形勢進(jìn)行有效的記錄，在一般情況下，要求文書檔案具有完整性，其中文號的編寫是必不可少的，并且還包含外來文件、內(nèi)部發(fā)文、正件、附件等，通過管理人員的收集與整理的過程中，分門別類的進(jìn)行歸檔。通過房產(chǎn)檔案，可以反映出產(chǎn)權(quán)人以及房屋的自然狀況，甚至是土地的使用情況等，其中包含的主要形式有計(jì)算材料、文字材料以及公司證照、商標(biāo)證、照片、聲像、實(shí)物、基建檔案等，可以說檔案的載體是十分豐富的。

2.房產(chǎn)檔案的收集

在對房產(chǎn)各類檔案進(jìn)行收集的過程中，一定要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，尤其是要對一些零散的文件進(jìn)行收集，對于剛剛處理完的文書檔案就要在第一時(shí)間進(jìn)行整理并且將其收集起來，防止在今后使用過程中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，就當(dāng)前的實(shí)際情況而言，檔案收集工作大多都已經(jīng)采用現(xiàn)代化的管理方式，計(jì)算機(jī)是主要的工作載體，將文書檔案重點(diǎn)字段錄入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，安全管理檔案的概率也就因此得到了進(jìn)一步的提升。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案不同于一般的檔案，其自身具有專業(yè)性以及動態(tài)性的特點(diǎn)，在檔案管理的過程中經(jīng)常會有對屋面進(jìn)行丈量以及對土地界限進(jìn)行認(rèn)定等環(huán)節(jié)，這些必須要在檔案中得以充分的體現(xiàn)，就要嚴(yán)格遵循檔案收集的相關(guān)制度規(guī)定，并且J清房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，讓檔案管理處在一種動態(tài)的環(huán)境之中，當(dāng)前所采用的一種動態(tài)房產(chǎn)檔案管理軟件系統(tǒng)充分體現(xiàn)出了動態(tài)性的特點(diǎn)

3.房產(chǎn)檔案信息化管理主要手段

3.1 完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和方便化

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準(zhǔn)確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，一方面將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，對房產(chǎn)檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的強(qiáng)檢索功能，將房屋的坐落、產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋的面積、交易的時(shí)間、產(chǎn)權(quán)的狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一個(gè)要素都作為查詢點(diǎn)，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務(wù)。

3.2 努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)

我們借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺將房產(chǎn)檔案信息傳輸?shù)饺珖鞯?，隨時(shí)隨地我們都能查到自己所需要的信息。數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對檔案開放范圍和權(quán)限設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于公眾可以開放的房產(chǎn)檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對內(nèi)部開放的檔案，只能經(jīng)由房地產(chǎn)檔案人員通過內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。

我們房產(chǎn)交易處要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門的特點(diǎn)，制定并完善房產(chǎn)檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，提高房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

4.結(jié)束語

綜上所述，房產(chǎn)檔案的信息化管理是不可抵擋的潮流和發(fā)展方向，信息化時(shí)代下，我國各個(gè)行業(yè)都要向著信息化的管家手段改革和推進(jìn)，在進(jìn)行信息化管理的過程中，要對信息進(jìn)行采集和整理，再結(jié)合傳統(tǒng)管理手段優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，這又這樣才能促進(jìn)我國檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展和改進(jìn)，滿足社會主義初級階段對房產(chǎn)檔案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到進(jìn)一步的普及，并逐漸應(yīng)用到社會得各個(gè)方面。是我國的房產(chǎn)管理更加的有序。信息技術(shù)在房產(chǎn)管理中的應(yīng)用，不僅改變了房產(chǎn)檔案管理的模式，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案的動態(tài)化管理，還節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力，促進(jìn)了建筑商經(jīng)濟(jì)效益的提升，和建筑行業(yè)的健康發(fā)展，就我國目前形勢來說，房地產(chǎn)行業(yè)的管理是我國現(xiàn)階段的重點(diǎn)管理對象，因此，信息技術(shù)的應(yīng)用，是我國的管理更加的便捷。

參考文獻(xiàn)

[1]譚翠園.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好房地產(chǎn)檔案管理工作的對策措施[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘（下半月），2013（4）.

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【關(guān)鍵詞】安全管理 電網(wǎng)管理 重要意義

近年來，電力行業(yè)快速進(jìn)步，逐漸成為了主導(dǎo)性的能源產(chǎn)業(yè)。居民對于供電的需要在增加，這推動了發(fā)電設(shè)施內(nèi)部容量的擴(kuò)充。各地電網(wǎng)的建設(shè)范圍和面積都有所增大，電壓的級別提高，電網(wǎng)的設(shè)施構(gòu)造也趨于復(fù)雜化。許多地區(qū)引進(jìn)了大機(jī)組和自動型的輸電網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)了電網(wǎng)工程的發(fā)展。然而，電力體系內(nèi)部構(gòu)造和運(yùn)轉(zhuǎn)方式的變更，也導(dǎo)致了停電故障頻發(fā)，系統(tǒng)暴露出較多的隱患，威脅到電力行業(yè)的經(jīng)營安全。在這樣的狀態(tài)下，需要關(guān)注安全管理的必要性，分析并限制電網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)，確保輸電體系的持續(xù)可靠運(yùn)轉(zhuǎn)。

1 提升安全性的重要價(jià)值

電力行業(yè)，構(gòu)成了經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的基礎(chǔ)性行業(yè)；電網(wǎng)本身的安全性能，會影響到其他各類產(chǎn)業(yè)，關(guān)系到廣大居民的用電穩(wěn)定性。在高速進(jìn)步的社會中，生產(chǎn)行業(yè)和居民生活對于電力供應(yīng)的依賴程度在提升，如果用于供電的網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)事故，將會給各類企業(yè)和群眾造成較嚴(yán)重的損失，導(dǎo)致城市中供電癱瘓。例如：某市區(qū)出現(xiàn)面積較大的停電故障，斷電時(shí)間較長，造成商場停業(yè)和部分交通中斷，干擾了市區(qū)居民的正常出行。

用電量的不斷上漲、電網(wǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)頻率的升高、電網(wǎng)施工的加速、供電體系復(fù)雜程度的提高，都在不同層面上威脅到了供電網(wǎng)絡(luò)的安全。一旦出現(xiàn)波及范圍大的故障，將會造成斷電等嚴(yán)重危害。因此，必須確保管理層面的機(jī)制完善，采取多樣的措施，預(yù)防斷電現(xiàn)象，降低由于外部損害、電網(wǎng)構(gòu)造脆弱、控制機(jī)制不穩(wěn)而引發(fā)的故障幾率。電網(wǎng)安全事故的根本特點(diǎn)，是具有不確定和危害的屬性，這就顯示出了安全監(jiān)管的重要價(jià)值。要科學(xué)評估電網(wǎng)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，建立全面性的管理措施系統(tǒng)。

由此可見，電網(wǎng)本身的安全，并非單純的電力生產(chǎn)問題，它還關(guān)系到城市的整體穩(wěn)定。作為經(jīng)營供電網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)對于電網(wǎng)出現(xiàn)的安全故障負(fù)責(zé)；電網(wǎng)管理的員工應(yīng)當(dāng)提升認(rèn)識，吸收先進(jìn)的供電安全技術(shù)，降低安全監(jiān)管的事故頻率。

2 引入安全管理的策略

2.1 強(qiáng)化教育

電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)制作安全管理的知識材料，開展面向員工的宣傳。要定期組織有關(guān)電網(wǎng)監(jiān)管的培訓(xùn)活動，鼓勵員工參與培訓(xùn)，提高監(jiān)管素質(zhì)。企業(yè)的電網(wǎng)管理人員，要認(rèn)識到普及電網(wǎng)安全技術(shù)的重要價(jià)值，將專業(yè)的管理知識運(yùn)用于電網(wǎng)工作實(shí)際。

有條件的電網(wǎng)企業(yè)，可以開展安全管理的相關(guān)講座，向企業(yè)員工和當(dāng)?shù)厥忻窠榻B管理電網(wǎng)的專業(yè)建議。電網(wǎng)建設(shè)的城鎮(zhèn)化趨勢，導(dǎo)致電網(wǎng)工作的安全性逐步受到居民關(guān)心。部分市區(qū)由于電網(wǎng)的建設(shè)相對滯后，居民對于安全運(yùn)行電網(wǎng)的常識掌握不多，這就增加了電網(wǎng)故障的幾率。通過大型的安全管理講座，能夠教育市區(qū)居民和企業(yè)職工，強(qiáng)化他們在安全用電和管理上的意識，提升對于安全運(yùn)行電網(wǎng)的關(guān)注程度。

目前，多數(shù)電力企業(yè)都具備了成套的電網(wǎng)監(jiān)管規(guī)則，但部分企業(yè)在宣傳規(guī)則方面力度不夠。企業(yè)應(yīng)當(dāng)向每個(gè)部門宣傳內(nèi)部的電網(wǎng)安全制度，幫助員工熟悉管理電網(wǎng)的基本流程和措施，盡力預(yù)防用電故障?？梢蚤_展企業(yè)內(nèi)部的座談活動，探究應(yīng)對電網(wǎng)隱患的對策；鼓勵員工針對電網(wǎng)安全提供建議，改善維護(hù)供電穩(wěn)定的措施?？梢赃m當(dāng)設(shè)置討論安全管理的企業(yè)論壇，引導(dǎo)員工表達(dá)電網(wǎng)工作中的難題、操作措施等，在共同探究的過程中，提高管理程序的實(shí)效性。

2.2 提高技能

操作電網(wǎng)的實(shí)際工作，存在較大的危險(xiǎn)性；只有接受了專門訓(xùn)練，并符合技能資格的員工，才可以管理與操作電網(wǎng)。因此，企業(yè)需要關(guān)注電網(wǎng)管理的培訓(xùn)，降低操作事故的發(fā)生機(jī)率。

企業(yè)可以為員工播放操作電網(wǎng)的培訓(xùn)視頻，幫助員工了解施工流程的要點(diǎn)和關(guān)注事項(xiàng)。電網(wǎng)在運(yùn)轉(zhuǎn)中如果發(fā)生故障，就需要技術(shù)人員來修理；操作人員應(yīng)當(dāng)熟悉必要的安全事宜，才可以預(yù)防施工危險(xiǎn)?？梢袁F(xiàn)場拍攝難度較大的操作環(huán)節(jié)，供員工觀看，方便員工記憶操作的關(guān)鍵點(diǎn)，并在施工中予以關(guān)注。

應(yīng)當(dāng)定期考評維護(hù)電網(wǎng)的操作人員，判斷他們的技術(shù)等級。這樣的做法，可以督促職工改進(jìn)維護(hù)與修理電網(wǎng)的技能?？梢圆扇≈谱饕曨l、錄音等方式，來提升考評的現(xiàn)實(shí)效果。通過現(xiàn)場的操作指導(dǎo)，能夠糾正操作人員某些缺乏規(guī)范性的操作行為，避免修理和維護(hù)電網(wǎng)時(shí)出現(xiàn)意外。

員工要熱心指正彼此操作中的誤差，促進(jìn)操作技能的共同提高。在錄制操作人員的檢修流程時(shí)，可以讓其他員工對這一流程予以指點(diǎn)。在評價(jià)的過程中，員工就會發(fā)現(xiàn)某個(gè)程序的技術(shù)要領(lǐng)，改進(jìn)自己的操作措施。這樣做可以降低電網(wǎng)檢修中人身傷害的幾率，保護(hù)操作人員的切身安全。

2.3 注重維護(hù)

在電網(wǎng)工作中，需要隨時(shí)對運(yùn)轉(zhuǎn)誤差予以指正，并選取合適的設(shè)施，檢驗(yàn)電網(wǎng)的工作故障，反饋監(jiān)管得到的信息。維護(hù)這些用于檢驗(yàn)的設(shè)施，有利于識別運(yùn)轉(zhuǎn)中的事故和隱患，避免重大性故障的出現(xiàn)。

完善預(yù)防誤差的設(shè)施，可以及早發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)隱患，并治理已經(jīng)出現(xiàn)的部分故障。通常來講，在電網(wǎng)發(fā)生異常后，應(yīng)當(dāng)盡快斷電，或者密封供電線路，防止更多的后續(xù)損失產(chǎn)生。對于預(yù)防誤差設(shè)施的日常保護(hù)，是一項(xiàng)十分必要的工作。通過常規(guī)性的監(jiān)督，能夠在早期識別并清除電網(wǎng)的運(yùn)行危險(xiǎn)，降低故障帶來損害的嚴(yán)重性。

在利用輸電網(wǎng)絡(luò)的過程中，由于安全檢驗(yàn)設(shè)施等問題，可能導(dǎo)致電網(wǎng)的有效運(yùn)行功率、通過線路的電流數(shù)值等不符合電網(wǎng)標(biāo)識。在這樣的情況下，需要認(rèn)真查看檢驗(yàn)電網(wǎng)安全性的設(shè)施，更新標(biāo)識的顯示數(shù)值。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)定期對于這部分設(shè)施開展維修或者進(jìn)行處理，更換規(guī)格陳舊的設(shè)施。

3 結(jié)語

無論是行業(yè)生產(chǎn)，還是居民的正常生活，都無法離開電力的輸送。輸電水平的高低，能夠作為評價(jià)地區(qū)發(fā)展?fàn)顩r的指標(biāo)之一。電網(wǎng)工作中的安全程度和穩(wěn)定性能，正在日益受到重視，成為確保正常供電的關(guān)鍵因素。居民生活的改善，客觀上增大了對于電網(wǎng)輸送能力的需求，也增添了維護(hù)電力安全的工作難度。引進(jìn)安全管理的理念，需要從強(qiáng)化認(rèn)識開始，落實(shí)細(xì)節(jié)性的管理措施，消除電網(wǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)的各種隱患。

參考文獻(xiàn)

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篇8

電子文件管理，電子文件歸檔后形成電子檔案的管理，與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。

（一）信息內(nèi)容數(shù)碼化

電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進(jìn)行存儲、傳輸。紙質(zhì)檔案通常是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。

這樣，管理人員對電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。管理人員如不借相應(yīng)的軟硬件技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，就無法管理電子文件、電子檔案。

（二）文檔處理一體化

電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。離開了電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，就沒有電子文件、電子檔案可言。這樣，電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔有著截然不同的區(qū)別，紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參于管理，無須知道文件產(chǎn)生背景及其印刷等有關(guān)技術(shù)。待到文件階段的后期，其使用額度不高時(shí)，對那些具有長期保存價(jià)值的文件，由文書人員進(jìn)行收集、整理、歸檔，交檔案館或機(jī)關(guān)檔案室保存。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段，檔案人員就要參于設(shè)計(jì)，進(jìn)行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長期保存；同時(shí)還要了解具有長期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)格式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、簽定的有關(guān)要求，對電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則長時(shí)期不過問，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電于檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理，勢在必行。

（三）保管保存技術(shù)化

電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多。紙質(zhì)檔案只要符合保管、保護(hù)條件，就能達(dá)到長期保存的目的。而電子檔案長期保存就不那么簡單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異；其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有粘連等現(xiàn)象，光盤也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對待，并且要有一整套的對策、技術(shù)和措施。

（四）利用形式多樣化

檔案的開發(fā)利用，是檔案工作者重要任務(wù)之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。對于紙質(zhì)檔案的開發(fā)利用，我國已有一整套的方針政策和方法。如檔案借閱制度、三十年前的檔案原則開放、公布檔案史料、編研、舉辦檔案陳列展覽等。對于電子檔案的開發(fā)利用，將會出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。又如電子檔案利用場所，是允許上網(wǎng)利用，還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)，還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應(yīng)的政策和方法，不能照般紙質(zhì)檔案開發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開發(fā)利用好電子檔案。

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[關(guān)鍵詞]企業(yè) 檔案 現(xiàn)代化管理

自從進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，電腦等各項(xiàng)具有高效信息化特點(diǎn)的工作裝置就隨之出現(xiàn)了，此時(shí)就出現(xiàn)了形式多種多樣的電子格式的資料，在傳統(tǒng)的工作方式中，我們多是依靠筆和紙張來完成工作，不過在現(xiàn)今的時(shí)代中，隨之信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)將這種傳統(tǒng)的方式改良，而這種變化運(yùn)用到我們的檔案工作中就更加的明顯了。我們?nèi)绾蔚拇_保新時(shí)代下檔案工作朝著正確的方向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)有效地管理，成為當(dāng)前我們的工作重點(diǎn)也是一大難點(diǎn)，需要有關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)真地重視此點(diǎn)。 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，即應(yīng)用現(xiàn)代管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展對企業(yè)檔案的利用需求。用最簡單明了的語言來說即，花費(fèi)最小的時(shí)間以及各項(xiàng)資源，比如資金等等來獲取最好的收效。

一、 檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理現(xiàn)代化的前提以及基礎(chǔ)條件就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。我們都知道，在過去的方式中，要想開展活動，只能單純的借助紙張以及筆等工具進(jìn)行，通過多年來的工作實(shí)踐我們得到了一系列的完整的工作規(guī)則以及程序等內(nèi)容，但是我們在新時(shí)展的這種工作方法卻非常的排斥我們以前總結(jié)得到的那些程序以及規(guī)定等內(nèi)容。舉例來講，現(xiàn)今使用的電子形式主要的是借助電腦等高科技的信息手段來實(shí)現(xiàn)的，我們在對其進(jìn)行整理運(yùn)用到時(shí)候只能用磁盤的方法對其進(jìn)行操作，而且它的活動領(lǐng)域除了文件內(nèi)容之外，還涵蓋它的相應(yīng)運(yùn)行體制等。除了這點(diǎn)之外，因?yàn)檫@種方式的獨(dú)特性，我們對其進(jìn)行的各項(xiàng)活動，比如保存或者運(yùn)用等等的相關(guān)方面也和我們過去的方法有非常大的差異。假若企業(yè)檔案部門沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為管理依據(jù)，各基層部門及所屬子公司檔案部門各行其是。因此研究和制定具有兼容性和可操作性的管理標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決貫徹到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門要按照國國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對電子文檔進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全完整、分類科學(xué)合理，檢索靈活便捷，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。

二、 檔案信息資源數(shù)字化

我們常常提到的數(shù)字方式具體的指借助電腦一級掃描設(shè)備等先進(jìn)的裝置，把我們實(shí)體保存的各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及文件信息等通過電子形式展示給大家。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范理的目的，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，站在一定的高度上來看，能夠取保相關(guān)機(jī)構(gòu)工作所需的數(shù)字形式的信息可以合理的拓展，不管是時(shí)間還是地域上的距離，使用人員都能夠通過最有效地時(shí)間獲取我們想要了解的文件，這樣就可以打破過去方式中的弊端，也就是不便于管理的問題，因?yàn)樗泻芏嗟膬?yōu)點(diǎn)，首先不會像紙張形式的會占用很大的空間，而且它可以容納非常多的內(nèi)容，在傳統(tǒng)的方式里這點(diǎn)是做不到的，最后一點(diǎn)是我們不需要做一些額外的花費(fèi)，具有很高的經(jīng)濟(jì)性能特點(diǎn)。除了上面講述的這點(diǎn)內(nèi)容以外，單位所需的信息領(lǐng)域不斷擴(kuò)大。首先，電腦的普遍使用以及其他一些相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)的進(jìn)步，帶動了我們過去的以紙張為主的管理方法出現(xiàn)了本質(zhì)上的發(fā)展，因?yàn)槲覀兊南嚓P(guān)活動已經(jīng)慢慢地進(jìn)入一種不需要紙張，非常簡單有效地方式中。 檔案資源共享是檔案管有計(jì)劃、分步驟地對現(xiàn)有傳統(tǒng)載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)稱?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持?？s微攝影技術(shù)就是把大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化到很小的縮微品上并制成電子文件；數(shù)碼影像則是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對影像的高清晰處理。它們有很多的相同的地方，比如通過電腦對信息進(jìn)行各項(xiàng)確認(rèn)以及保存或者相應(yīng)的其他活動等 。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是它可以從最基礎(chǔ)的源頭上講我們過去的方式中因?yàn)榧垙埖娜萘繂栴}導(dǎo)致我們的空間存在嚴(yán)重的局限性的特點(diǎn)，這就很好的將我們在開展工作的時(shí)候遇到的很多問題很好的處理。

三、 確保技術(shù)能夠符合時(shí)展

檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等都廣泛運(yùn)用通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)等現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。同時(shí)，企業(yè)檔案工作的組織與管理，要運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作客觀規(guī)律，研究和處理檔案管理中存在的各種問題，使企業(yè)檔案管理機(jī)制更加科學(xué)和完美。

四、確保基礎(chǔ)設(shè)備符合時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)

我們都知道，即使是最優(yōu)秀的員工，如果不給于進(jìn)行工作所必需的條件，那么他就算是有非常驚人的專業(yè)水平，也不可能做好工作。因此，單位應(yīng)該將工作所需的設(shè)備的各項(xiàng)相關(guān)活動放到工作的重點(diǎn)上來抓，只有有了科技含量高的裝置，我們才可以開展有質(zhì)量的工作。 要根據(jù)企業(yè)各職能部門的工作范疇和職責(zé)，設(shè)立檔案管理子系統(tǒng)，并與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使其產(chǎn)生的電子文件能安全及時(shí)地通過網(wǎng)傳輸?shù)叫畔⒐芾碇行?，再由信息管理中心統(tǒng)一鑒定、整理編目，以保證電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

五、 確保從業(yè)人員具有必備的職業(yè)能力

企業(yè)檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的知識結(jié)構(gòu)，使之具備良好的政治理論水平、業(yè)務(wù)工作水平；強(qiáng)化人才管理，不斷引入競爭機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊(duì)伍。檔案管理人員也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)武裝自己，增強(qiáng)自己的工作能力，提升自己的業(yè)務(wù)水平，掌握檔案管理、計(jì)算機(jī)管理等技能，以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳榕.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2009（18）

篇10

關(guān)鍵詞：營銷；檔案管理；重要性；對策

1 營銷工程檔案管理目前存在的問題

1.1 營銷工程檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識普遍缺乏，且兼職較多，人員不穩(wěn)定等，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料結(jié)轉(zhuǎn)順承流向不清，使?fàn)I銷工程檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。各相關(guān)收集單位彼此缺乏溝通和聯(lián)系，重視程度及責(zé)任心不足，導(dǎo)致適應(yīng)營銷工程檔案管理新要求方面存在一定的問題。

1.2 營銷工程檔案具有點(diǎn)多面廣、設(shè)備分散、型號紛雜不易于收集等特點(diǎn)，再加之施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙及趕工期等原因，人們只重視工程進(jìn)度，忽視工程過程檔案資料的記錄管理，對檔案資料整理一般都是被動應(yīng)付。造成了營銷工程檔案工作滯后，到最后形成的施工記錄很有可能一塌糊涂，導(dǎo)致檔案資料收集不全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問題時(shí)有發(fā)生，以至于產(chǎn)生事后補(bǔ)做資料的現(xiàn)象，大大降低工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和未來的利用價(jià)值。

1.3 營銷工程檔案管理軟、硬件設(shè)施落后，新型微機(jī)信息化管理手段與傳統(tǒng)的營銷工程檔案紙面存檔管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，沒有專門達(dá)標(biāo)的檔案庫房，檔案安全得不到保障。檔案保管達(dá)不到“八防”要求等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率和應(yīng)該發(fā)揮的作用。

2 客戶檔案準(zhǔn)確化管理的重要性

2.1 客戶基本信息的作用

客戶的基本信息包括客戶的聯(lián)系電話、戶號和戶名等，是供電企業(yè)進(jìn)行客戶確定并和他們建立穩(wěn)固的供電用電關(guān)系的重要根據(jù)。如果客戶基本信息中戶名出現(xiàn)錯誤，供電企業(yè)和他們所建立的相關(guān)供電用電關(guān)系就會出現(xiàn)紕漏，倘若產(chǎn)生法律訴訟糾紛，在缺乏相關(guān)法律依據(jù)的情況下，供電企業(yè)的管理工作會顯得非常被動，有可能使得供電企業(yè)的利益遭到損失破壞。

2.2 客戶用電信息的作用

客戶用電信息包括用電容量、合同容量、客戶類型、用電類別和用電地址等。用電類別是用來對各種用電客戶進(jìn)行區(qū)分、保證電價(jià)正確實(shí)行的依據(jù)。如果電力企業(yè)的工作人員由于失誤而使得非工業(yè)用電變?yōu)檗r(nóng)業(yè)用電，原本應(yīng)該實(shí)行的非工業(yè)電價(jià)只能按照農(nóng)業(yè)電價(jià)來實(shí)行，那么電費(fèi)的計(jì)算就會出現(xiàn)相關(guān)錯誤。

2.3 客戶電源信息的作用

客戶的用電信息包括供電線路、供電容量、電源數(shù)量、電源相數(shù)、供電線路的產(chǎn)權(quán)分界點(diǎn)、供電電壓的等級等等。如果客戶用電信息中的供電線路出現(xiàn)名稱錯誤，及時(shí)不會對電費(fèi)計(jì)算造成影響，由于在實(shí)際供電線路中不能統(tǒng)計(jì)該供電客戶所使用的電量，供電線路中的實(shí)際售電量將會出現(xiàn)誤差，使得供電線路在計(jì)算線損率時(shí)準(zhǔn)確性不夠。同時(shí)，由于供電線路名稱問題，供電公司的合同管理人員在沒有核實(shí)的情況下就在合同中草率應(yīng)用錯誤的線路名稱，如此一來合同中的產(chǎn)權(quán)分界點(diǎn)和供電線路會出現(xiàn)錯誤，一旦供電用電雙方在合同上簽字，會發(fā)生一系列嚴(yán)重的問題。

2.4 客戶計(jì)量信息的作用

客戶計(jì)量信息指的是計(jì)量點(diǎn)信息、失壓儀信息、互感器信息、電能表信息等供電企業(yè)進(jìn)行客戶用電正確計(jì)量的設(shè)備信息?？蛻粲秒姷挠?jì)量要完整遵守公正、公平和公開的原則，所以電力計(jì)量設(shè)備的相關(guān)參數(shù)要保證其準(zhǔn)確性，計(jì)量點(diǎn)的設(shè)置和計(jì)量方式的選擇應(yīng)該科學(xué)合理，從而促使供電用電雙方能夠互惠互利、公平交易，不然的話會導(dǎo)致計(jì)量糾紛的產(chǎn)生。

2.5 供用電合同信息的作用

供用電合同信息能夠?qū)╇娪秒婋p方的義務(wù)和權(quán)利進(jìn)行明確，使得雙方的法律責(zé)任清晰化，因此合同的條款應(yīng)該明確化、內(nèi)容應(yīng)該準(zhǔn)確化。供用電合同作為供電企業(yè)收費(fèi)的根據(jù)，是相關(guān)客戶按時(shí)繳納電費(fèi)的有力保證。

3 客戶檔案完整化管理的重要性

客戶檔案資料的齊全化和完整化能促進(jìn)供電企業(yè)各種營銷工作的順利實(shí)施。如果某個(gè)用電客戶具有兩臺250kVA的電力變壓器，而由于電力工作人員的疏忽，在電力檔案上只進(jìn)行了一臺變壓器的登記，那么就根據(jù)檔案上的一臺變壓器來進(jìn)行電量和電費(fèi)的計(jì)量，使得電量和電費(fèi)出現(xiàn)少計(jì)，導(dǎo)致電力企業(yè)的利益造成損失。就算是相關(guān)檢查人員經(jīng)過現(xiàn)場檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正了檔案信息，通過電費(fèi)的補(bǔ)算使得損失挽回，但實(shí)際上在此期間，該臺電力變壓器沒有得到有效的監(jiān)督管理，客戶也沒有得到電力企業(yè)全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 客戶檔案規(guī)范化管理的重要性

客戶檔案指的是供電企業(yè)存檔收集的用來促使供電用電雙方的義務(wù)和權(quán)利明確化的紙質(zhì)文書，例如用電一方所提交的申請用電資料、供電用電雙方簽訂的合同、供電一方提出的缺陷通知單、審圖意見單等等?？蛻魴n案在供電用電雙方的業(yè)務(wù)來往中和供電一方的崗位管理者中產(chǎn)生，在進(jìn)行供電用電雙方糾紛協(xié)調(diào)、糾營行為評判中具有重要作用。首先，電力營銷管理工作中客戶檔案的規(guī)范化管理是避免供電一方經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的前提和基礎(chǔ)。其次，客戶檔案的規(guī)范化管理能夠促使供電企業(yè)工作人員的個(gè)人責(zé)任不斷落實(shí)。

5 營銷工程檔案管理的對策

5.1 建立營銷工程檔案管理負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系。提前介入、全程跟蹤參與，并采取對工程資料定期或不定期檢查評比等手段，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。提前制定出營銷工程檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等具體分解圖表和獎懲標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化崗位責(zé)任等工作機(jī)制，實(shí)施分工明確，責(zé)任到人的閉環(huán)檔案管理手段，切實(shí)提高了營銷工程管理和檔案管理水平。

5.2 加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，盡量配備專職檔案人員，由于營銷工程對大量新科技、新技術(shù)的采用，工程檔案管理工作的特點(diǎn)和內(nèi)容也有了新的變化，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，加強(qiáng)交流，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，依法治檔，更好地服務(wù)于營銷工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理從單一型向多樣復(fù)合型的科學(xué)轉(zhuǎn)變 。

5.3 嚴(yán)格保證工程款按規(guī)定比例提取營銷工程檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的營銷工程檔案堅(jiān)決不予付款，設(shè)置符合要求的檔案庫房，采取營銷工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即營銷工程檔案工作納入營銷工程計(jì)劃中，納入營銷工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；營銷工程檔案工作與營銷工程立項(xiàng)同步，與營銷工程建設(shè)進(jìn)度同步，與營銷工程工作檢查同步，與營銷工程竣工驗(yàn)收同步。加快開發(fā)適應(yīng)新型式下營銷工程檔案管理的軟件系統(tǒng)，從工程建設(shè)源頭控制營銷工程檔案管理質(zhì)量。建立完善工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的營銷工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，保證營銷工程檔案歸檔工作順利進(jìn)行，從而保證了營銷工程質(zhì)量。使?fàn)I銷工程檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 曲丹陽. 淺談供電企業(yè)電力營銷管理[J]. 商品與質(zhì)量. 2010（S7）