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篇1

部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則一第一章　總則

第一條　為進(jìn)一步提高中醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位(以下簡(jiǎn)稱中醫(yī)藥科技事業(yè)單位)檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家科委、建設(shè)部頒布的《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級(jí)辦法》的規(guī)定，結(jié)合中醫(yī)藥工作的實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條　本細(xì)則適用于縣團(tuán)級(jí)以上(含縣團(tuán)級(jí))獨(dú)立的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位。

第二章　申報(bào)、考核與審批

第三條　中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理分為：國(guó)家一級(jí)、國(guó)家二級(jí)和國(guó)家中醫(yī)藥管理局局級(jí)(以下簡(jiǎn)稱局級(jí))。國(guó)家一級(jí)、二級(jí)按國(guó)家檔案局制定的(科技事業(yè)單位檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評(píng)，局級(jí)按《中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理局級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評(píng)。

第四條　中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理申報(bào)工作，采取自愿申報(bào)、分級(jí)考評(píng)、審批的辦法。

第五條　各申報(bào)單位在按照不同級(jí)別的科技事業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容進(jìn)行自檢后，按其隸屬關(guān)系向主管部門提出申請(qǐng)報(bào)告。

第六條　考評(píng)工作程序：

(1)聽(tīng)取申報(bào)單位自檢情況的匯報(bào);

(2)對(duì)照申報(bào)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況逐項(xiàng)考核評(píng)分;

(3)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)議，提出考評(píng)意見(jiàn)作出考評(píng)結(jié)論;

(4)向申報(bào)單位公布考評(píng)情況，并宣布考評(píng)結(jié)果。

第七條　中醫(yī)藥科技事業(yè)單位局級(jí)檔案管理的審批工作按隸屬關(guān)系進(jìn)行，局直屬單位報(bào)國(guó)家中醫(yī)藥管理局審批;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位報(bào)省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門或國(guó)家中醫(yī)藥管理局審批。

第三章　考評(píng)組的組織

第八條　根據(jù)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的需要設(shè)立考評(píng)組。國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)直屬單位的考核評(píng)審工作;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位的檔案目標(biāo)管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會(huì)同地方中醫(yī)藥管理部門組織考核評(píng)審。

考評(píng)組一般由5-7人組成，考核局級(jí)檔案目標(biāo)管理單位時(shí)，至少應(yīng)有3名局級(jí)以上評(píng)審員參加。

第九條　局級(jí)評(píng)審員的條件：

(1)能正確理解并執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作和科技事業(yè)單位檔案管理工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)：

(2)能夠熟練掌握中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，秉公辦事;

(3)具有初級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)或大專以上學(xué)歷并有三年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或中醫(yī)藥科技管理工作經(jīng)驗(yàn)。

第十條　評(píng)審員的職責(zé)：

(1)接受對(duì)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的業(yè)務(wù)咨詢;

(2)參加目標(biāo)評(píng)審工作;

(3)及時(shí)向檔案行政管理部門反映檔案目標(biāo)管理工作的情況和問(wèn)題。

第十一條　國(guó)家級(jí)評(píng)審員由國(guó)家中醫(yī)藥管理局推薦，國(guó)家檔案局審核后聘任。局級(jí)評(píng)審員由中醫(yī)藥科技事業(yè)單位推薦，國(guó)家中醫(yī)藥管理局審核后聘任。

第十二條　局級(jí)檔案管理評(píng)審員任期三年，到期可以續(xù)聘，不再?gòu)氖聶n案目標(biāo)管理工作的應(yīng)解聘。

第四章　獎(jiǎng)勵(lì)、監(jiān)督與檢查

第十三條　檔案管理等級(jí)證書是驗(yàn)證中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理水平的標(biāo)志。獲得檔案管理等級(jí)證書的單位按國(guó)家檔案局升級(jí)辦法的規(guī)定執(zhí)行。

國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)印制局級(jí)檔案管理證書，不定期公布局級(jí)檔案管理達(dá)標(biāo)單位名單。

第十四條　對(duì)檔案目標(biāo)管理工作做出重要成績(jī)，表現(xiàn)突出的檔案管理人員，其事跡可作為評(píng)選先進(jìn)工作者或晉升的考核依據(jù)。

第十五條　國(guó)家中醫(yī)藥管理局會(huì)同有關(guān)檔案部門，定期或不定期地對(duì)已達(dá)到檔案目標(biāo)管理的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位進(jìn)行復(fù)查。發(fā)現(xiàn)單位的檔案管理水平低于證書等級(jí)時(shí)要求單位限期整改，到期不合格者，要上報(bào)發(fā)證機(jī)關(guān)予以降級(jí)并收回其證書。對(duì)檔案目標(biāo)管理工作中不堅(jiān)持原則的考評(píng)組提出批評(píng)，并取消不合格單位的局級(jí)檔案管理等級(jí)資格。

第五章　附則

第十六條　本實(shí)施細(xì)則由國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)解釋。

第十七條　本實(shí)施細(xì)則自公布之日起實(shí)行。

部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則二一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行檔案法檔案法實(shí)施辦法，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合規(guī)范要求。

3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4、庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在1424℃，相對(duì)濕度要保持在4560%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到八防即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。

6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。

5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)保密法的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。

6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則三第一條 為了加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 標(biāo)準(zhǔn)檔案系指在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等)。

標(biāo)準(zhǔn)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。

第三條 標(biāo)準(zhǔn)的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。有計(jì)劃地采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第四條 標(biāo)準(zhǔn)檔案按保管期限，分為永久的和長(zhǎng)期的兩種。

下列文件材料需要永久保管：

(一)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的文件;

(二)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿;

(三)標(biāo)準(zhǔn)編制說(shuō)明及其附件;

(四)意見(jiàn)匯總處理表;

(五)標(biāo)準(zhǔn)審查會(huì)議紀(jì)要或函審結(jié)論;

(六)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批公文;

(七)標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單;

(八)標(biāo)準(zhǔn)本;

(九)標(biāo)準(zhǔn)正式出版本;

(十)標(biāo)準(zhǔn)修改通知單及其附件;

(十一)標(biāo)準(zhǔn)作廢通知單。

下列文件材料需要長(zhǎng)期保管：

(一)論證報(bào)告;

(二)調(diào)研報(bào)告;

(三)試驗(yàn)驗(yàn)證報(bào)告;

(四)標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿(最后一稿);

(五)標(biāo)準(zhǔn)送審稿;

(六)等同、等效采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

(七)標(biāo)樣。

第五條 永久保管的，按國(guó)家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長(zhǎng)期保管的，應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標(biāo)準(zhǔn)的檔案。屬長(zhǎng)期保管的廢止標(biāo)準(zhǔn)檔案，繼續(xù)保管十年。標(biāo)樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的，按保管到期的規(guī)定處理。

第六條 國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案，分別由國(guó)務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護(hù)主管部門負(fù)責(zé)管理。

國(guó)務(wù)院行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸口部門負(fù)責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。

省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標(biāo)準(zhǔn)檔案。

企業(yè)單位負(fù)責(zé)管理本單位的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。

第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，具體負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作。其職責(zé)：

(一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用標(biāo)準(zhǔn)檔案;

(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

(三)負(fù)責(zé)組織和承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定和銷毀;

(四)監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案的修改、補(bǔ)充和復(fù)制;

(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標(biāo)準(zhǔn)檔案的移交手續(xù);

(六)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。

第八條 標(biāo)準(zhǔn)檔案由標(biāo)準(zhǔn)起草單位負(fù)責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理，向相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門或單位負(fù)責(zé)提供。

第九條 標(biāo)準(zhǔn)起草單位、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)秘書單位或標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)的其他單位，在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)工作中所積累的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)按長(zhǎng)期保管的要求管理。

第十條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，除標(biāo)準(zhǔn)正式文本外，在標(biāo)準(zhǔn)審批、后三個(gè)月內(nèi)，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機(jī)構(gòu)一次歸檔。標(biāo)準(zhǔn)正式文本出版后，及時(shí)補(bǔ)充歸檔。

第十一條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)整理，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員負(fù)責(zé)立卷、登記、上架。

標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對(duì);對(duì)不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補(bǔ)充、更正。

第十二條 標(biāo)準(zhǔn)更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時(shí)歸檔。

第十三條 標(biāo)準(zhǔn)文件材料的立卷、歸檔，按GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

(一)各類標(biāo)準(zhǔn)文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)草案各稿、正式版本以及意見(jiàn)匯總處理表可以歸檔兩份。

(二)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。

(三)永久保管和長(zhǎng)期保管的標(biāo)準(zhǔn)檔案分別裝訂立卷。

(四)標(biāo)準(zhǔn)文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。

第十四條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)有檔案柜和庫(kù)房，并有防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)鼠、防塵、防盜等安全措施。

第十五條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，要建立定期檢查制度一般每?jī)赡隀z查一次，如有破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

第十六條 管理標(biāo)準(zhǔn)檔案的機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案借閱制度。

標(biāo)準(zhǔn)檔案一般不外借。特殊情況需要外借時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。

第十七條 任何個(gè)人不得將標(biāo)準(zhǔn)檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第十八條 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存價(jià)值，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)化人員和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員參加下進(jìn)行。

對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期、失去保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)編造清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀，并注明銷毀時(shí)間和處所，由監(jiān)銷人員簽字后，將清冊(cè)歸檔。

第十九條 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作做出顯著成績(jī)的人員，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，按《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。

違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，給標(biāo)準(zhǔn)檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。

篇2

【關(guān)鍵詞】資料；歸檔管理；檔案管理制度

引言

東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所是東莞市氣象局重要的對(duì)外服務(wù)單位，日常主體業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文書資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)工作，以體現(xiàn)公開(kāi)、公平、公正的服務(wù)原則。

1 現(xiàn)行東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所主體業(yè)務(wù)資料

防雷所日常工作所產(chǎn)生的資料繁多，主體業(yè)務(wù)資料包括建筑物年度檢測(cè)資料，建筑物竣工驗(yàn)收資料，建筑物新建、擴(kuò)建報(bào)建資料，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料，雷災(zāi)調(diào)查資料，內(nèi)部評(píng)審，外部評(píng)審，現(xiàn)行規(guī)范，內(nèi)部文件，實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)資料，各項(xiàng)工作細(xì)則等。

1.2 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理機(jī)構(gòu)

現(xiàn)行防雷所內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對(duì)建筑物年度檢測(cè)資料，建筑物竣工驗(yàn)收資料，建筑物新建、擴(kuò)建報(bào)建資料，報(bào)建審核資料，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料進(jìn)行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理存在的問(wèn)題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內(nèi)僅對(duì)日常主體業(yè)務(wù)資料進(jìn)行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒(méi)有進(jìn)行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷毀，儀器報(bào)廢維修，會(huì)議記錄，技術(shù)討論結(jié)果等等。

2 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強(qiáng)防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務(wù)。

（2）防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案是防雷所在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測(cè)檔案為主體，包括：新建防雷設(shè)施資料，定期年檢資料，化學(xué)危險(xiǎn)品場(chǎng)所防雷資料，報(bào)建資料等等。

（3）檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)防雷所經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)利和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

（4）檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

（6）結(jié)案后及時(shí)交專職人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

2.2 東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理組織架構(gòu)

建立四級(jí)的管理體制。所長(zhǎng)統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)所內(nèi)的檔案管理工作；歸檔審核員對(duì)各項(xiàng)資料結(jié)案確認(rèn)、編號(hào)入室；專職資料收集歸檔員對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行收集歸檔提交歸檔審核員；報(bào)建窗口收集新建、擴(kuò)建報(bào)建資料和發(fā)票，審核組收集報(bào)建審核資料，檢測(cè)組收集年度檢測(cè)資料、竣工驗(yàn)收資料和分段驗(yàn)收資料，風(fēng)評(píng)組收集雷擊風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料和雷災(zāi)資料，辦公室收集上級(jí)單位的文件、人事資料、各項(xiàng)工作細(xì)則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測(cè)所各項(xiàng)工作細(xì)則

（1）防雷裝置報(bào)建審核工作細(xì)則；（2）防雷裝置年度檢測(cè)工作細(xì)則；（3）防雷裝置竣工驗(yàn)收工作細(xì)則；（4）雷電風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估業(yè)務(wù)操作細(xì)則；（5）計(jì)費(fèi)、收費(fèi)和發(fā)票管理工作細(xì)則；（6）防雷合格證、副證、報(bào)告書發(fā)放、更改和銷毀工作細(xì)則；（7）檔案管理工作細(xì)則；（8）印章使用操作細(xì)則；（9）技術(shù)規(guī)范使用操作細(xì)則；（10）圖紙使用操作細(xì)則；（11）儀器、設(shè)備、辦公用品購(gòu)買使用操作細(xì)則；（12）內(nèi)部管理評(píng)審工作細(xì)則；（13）實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定操作細(xì)則；（14）文件收發(fā)操作細(xì)則；（15）保密工作細(xì)則；（16）公眾網(wǎng)信息操作細(xì)則；（17）以上細(xì)則修改、作廢操作細(xì)則。

2.3.2 防雷裝置報(bào)建材料

（1）防雷裝置報(bào)建登記表；（2）防雷工程專業(yè)資質(zhì)；（3）焊工證書；（4）相關(guān)圖紙；（5）建設(shè)工程規(guī)劃許可證；（6）防雷裝置報(bào)建受理回執(zhí) 。

2.3.3 防雷裝置設(shè)計(jì)審核材料

（1）防雷裝置設(shè)計(jì)審核申報(bào)表；（2）防雷裝置設(shè)計(jì)審核資料補(bǔ)正通知；（3）防雷裝置初步設(shè)計(jì)核準(zhǔn)意見(jiàn)書；（4）防雷裝置設(shè)計(jì)核準(zhǔn)意見(jiàn)書；（5）防雷裝置設(shè)計(jì)審核受理回執(zhí)；（6）新建建筑物防雷裝置檢測(cè)手冊(cè)；（7）防雷裝置檢測(cè)協(xié)議書；（8）繳費(fèi)發(fā)票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測(cè)材料

（1）防雷裝置竣工驗(yàn)收申請(qǐng)書；（2）防雷裝置檢測(cè)報(bào)告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測(cè)原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測(cè)手冊(cè)；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調(diào)查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測(cè)材料

（1）防雷裝置檢測(cè)協(xié)議書；（2）交費(fèi)發(fā)票；（3）防雷裝置檢測(cè)報(bào)告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測(cè)原始記錄表。

2.3.6 雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估材料

（1）建設(shè)工程立項(xiàng)批文；（2）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估協(xié)議書；（3）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告；（4）雷電災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估原始記錄單；（5）交費(fèi)發(fā)票。

2.3.7 雷電災(zāi)害調(diào)查材料

（1）雷電災(zāi)害調(diào)查原始記錄；（2）雷電災(zāi)害調(diào)查報(bào)告。

2.3.8 學(xué)習(xí)、會(huì)議記錄資料

（1）學(xué)習(xí)、會(huì)議紀(jì)要；（2）技術(shù)討論結(jié)論記錄。

2.3.9 防雷設(shè)施檢測(cè)所人事檔案資料

（1）勞動(dòng)合同；（2）學(xué)歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓(xùn)資料；（5）上崗證資料；（6）獎(jiǎng)勵(lì)證書；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設(shè)備、辦公用品資料

（1）儀器、設(shè)備、辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)、發(fā)票；（2）儀器、設(shè)備使用說(shuō)明書；（3）儀器、設(shè)備檢定證明；（4）儀器、設(shè)備使用登記表；（5）儀器、設(shè)備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內(nèi)部評(píng)審資料，外部評(píng)審資料，實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定資料，現(xiàn)行使用規(guī)范，上級(jí)部門發(fā)放文件，培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料等。

3總結(jié)

通過(guò)分析東莞市防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理現(xiàn)在的缺陷，針對(duì)防雷所的主體業(yè)務(wù)和對(duì)外服務(wù)的特性，依據(jù)中國(guó)氣象局第20號(hào)令《防雷減災(zāi)管理辦法》、中國(guó)氣象局第21號(hào)令《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》和《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測(cè)等服務(wù)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》粵價(jià)函[2004]409號(hào)等文件精神建立防雷設(shè)施檢測(cè)所檔案管理制度，架設(shè)管理機(jī)構(gòu)和規(guī)范歸檔資料，不僅有效規(guī)范所內(nèi)的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進(jìn)行有效歸檔管理，為實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和風(fēng)險(xiǎn)效能防控提供全面真實(shí)的資料。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國(guó)氣象局第20號(hào)令《防雷減災(zāi)管理辦法》，中國(guó)氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國(guó)氣象局第21號(hào)令《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》，中國(guó)氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關(guān)于核定防雷設(shè)施檢測(cè)等服務(wù)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)函》粵價(jià)函[2004]409號(hào)，廣東省物價(jià)局文件，2004年8月1日

作者簡(jiǎn)介：

朱錦坤（1982—），男，助理工程師，本科，主要從事防雷減災(zāi)工作。

篇3

四川省社會(huì)組織登記檔案整理實(shí)施細(xì)則最新全文第一條 為切實(shí)做好社會(huì)組織登記檔案管理工作，規(guī)范社會(huì)組織登記檔案整理，根據(jù)《 社會(huì)組織登記檔案管理辦法》及檔案管理相關(guān)規(guī)定,制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條 本實(shí)施細(xì)則的社會(huì)組織登記檔案整理，是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

第三條 社會(huì)組織登記檔案文件材料歸檔范圍按照《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》附件規(guī)定執(zhí)行。

第四條 社會(huì)組織登記管理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關(guān)事項(xiàng)辦理完畢30個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔文件材料的收集和移交，社會(huì)組織登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在自收到歸檔文件材料后60個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔文件的整理工作。

第五條 社會(huì)組織登記檔案歸檔文件材料以件為單位進(jìn)行整理，每件歸檔文件材料應(yīng)印制標(biāo)注有文件名、責(zé)任者、成文日期、社會(huì)組織名稱、社會(huì)組織登記證號(hào)、所屬盒號(hào)、本件件號(hào)等有效信息的文件封面。(封面式樣見(jiàn)附件)

社會(huì)組織一項(xiàng)申報(bào)事項(xiàng)辦結(jié)后所形成的文件材料為一件，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件(一次辦理事項(xiàng)應(yīng)將全部申報(bào)材料作為批準(zhǔn)文件的附件)，傳真件復(fù)印后與原件作為一件處理。

社會(huì)組織登記檔案件內(nèi)文件材料的排列應(yīng)與《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》附件所列各項(xiàng)目的文件材料排列順序一致。

第六條 每件文件以棉線采用縫紉機(jī)軋邊或用三孔一線方式固定，并按順序依次裝入檔案盒保存。

第七條 社會(huì)組織登記檔案歸檔文件材料按照形成時(shí)間的先后順序以三位數(shù)編制件號(hào)，盒內(nèi)文件件號(hào)從001起順序編制并排列。通常一個(gè)社會(huì)組織的文件材料拉通編一個(gè)流水號(hào)。

第八條 一個(gè)社會(huì)組織登記檔案的所有文件材料按照形成時(shí)間順序排列裝盒。如社會(huì)組織存續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，材料較多，可分別裝入若干盒內(nèi)。

第九條 社會(huì)組織登記檔案按照一個(gè)社會(huì)組織一檔的原則，并按照社會(huì)組織登記證號(hào)的順序進(jìn)行排列。社會(huì)組織登記證號(hào)按六位數(shù)排列，不足六位數(shù)的用0補(bǔ)足六位，如001234(民辦非企業(yè)單位從第三位開(kāi)始用0補(bǔ)足六位)。

第十條 社會(huì)組織登記檔案按社會(huì)團(tuán)體、民辦非企業(yè)單位、基金會(huì)三類分類編號(hào)排列。

第十一條 社會(huì)組織登記檔案盒號(hào)由正號(hào)和附號(hào)兩部分組成。正號(hào)為五位數(shù)，第一位為社會(huì)組織識(shí)別號(hào)，1為社團(tuán)，2為民辦非企業(yè)單位，3為基金會(huì)，后四位為該社會(huì)組織登記檔案在該類中從0001起的盒號(hào)順序號(hào)。一個(gè)社團(tuán)組織登記檔案有若干盒時(shí)，需編附號(hào)，附號(hào)為一位數(shù)，與正號(hào)用-隔開(kāi)，附號(hào)從1開(kāi)始順序編制排列。

第十二條 社會(huì)組織登記檔案盒內(nèi)需編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

后續(xù)追加的歸檔文件材料須在追加的同時(shí)補(bǔ)入歸檔文件目錄中。社會(huì)組織登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)視補(bǔ)入目錄情況，重新及時(shí)編制歸檔文件目錄。

第十三條 社會(huì)組織登記檔案應(yīng)當(dāng)在社會(huì)組織注銷或撤銷之日起滿20xx年后向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。社會(huì)組織登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在檔案移交后，對(duì)所空盒號(hào)作說(shuō)明。

社會(huì)組織主要功能整合

所謂整合是指調(diào)整對(duì)象中不同構(gòu)成要素之間的關(guān)系，使之達(dá)到有序化、統(tǒng)一化、整體化的過(guò)程。具體表現(xiàn)為組織的各種規(guī)章制度(包括有形的、無(wú)形的)對(duì)組織成員的約束，從而使組織成員的活動(dòng)互相配合、步調(diào)一致。通過(guò)組織整合，一方面可以使組織成員的活動(dòng)由無(wú)序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)，另一方面，又可以把分散的個(gè)體粘合為一個(gè)新的強(qiáng)大的集體，把有限的個(gè)體力量變?yōu)閺?qiáng)大的集體合力。這種合力不是1+1=2，而是1+12。顯然組織整合功能的有效發(fā)揮有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

組織內(nèi)部各職能部門、各組織成員盡管都要服從組織的統(tǒng)一要求，但是，由于他們各自的目標(biāo)、需要、利益等方面得以實(shí)現(xiàn)或滿足的程度和方式存在著事實(shí)上的差異性，因此，組織成員之間或組織的各職能部門之間必然存在一些矛盾和沖突。這就需要組織充分發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，調(diào)節(jié)和化解各種沖突和矛盾以保持組織成員的密切合作，這是組織目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的必要條件。

3、維護(hù)利益的功能

社會(huì)組織是基于一定的利益需要而產(chǎn)生的，不同的組織是人們利益分化的結(jié)果。組織利益與個(gè)人利益息息相關(guān)，正所謂一榮俱榮，一損俱損。維護(hù)利益功能的有效發(fā)揮能充分調(diào)動(dòng)組織成員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，提高組織的凝聚力，增強(qiáng)組織成員的向心力，從而順利高效地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

篇4

部門職能：

全面負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)公司的財(cái)務(wù)管理工作，保證各項(xiàng)工作合理、有序進(jìn)行，為公司決策提供科學(xué)的參考資料。加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理，做好機(jī)場(chǎng)公司收入結(jié)算和成本控制工作，根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、財(cái)務(wù)通則，按現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度及時(shí)準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算。

負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)公司節(jié)能降耗、經(jīng)營(yíng)績(jī)效考核工作。

工作職責(zé)：

一、收入核算

1.負(fù)責(zé)制定及完善公司收入核算相關(guān)管理規(guī)定;

2.負(fù)責(zé)公司航空性及地服收入的核算工作;

3.負(fù)責(zé)公司非航及其他收入的核算工作。

二、費(fèi)用報(bào)銷

1.負(fù)責(zé)制定及完善公司內(nèi)部報(bào)銷管理規(guī)定、差旅費(fèi)報(bào)銷實(shí)施細(xì)則、資金審批權(quán)限管理規(guī)定及財(cái)務(wù)制度執(zhí)行考核辦法等相關(guān)管理規(guī)定，并組織實(shí)施;

2.負(fù)責(zé)報(bào)銷單據(jù)的審核、資金撥付、賬務(wù)處理等工作。

三、 資金管理

1.負(fù)責(zé)對(duì)公司各類資金收付加以管理，并真實(shí)記錄每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生;

2.負(fù)責(zé)對(duì)公司資金進(jìn)行管理，將公司閑置資金進(jìn)行定期存款業(yè)務(wù)，增加公司利息收入;

3.負(fù)責(zé)及時(shí)催收航空性等應(yīng)收款項(xiàng)，及時(shí)回籠資金。

四、投資管理

1.參與公司所有投資的談判工作;

2.負(fù)責(zé)制定各基建項(xiàng)目指揮部財(cái)務(wù)內(nèi)部報(bào)銷管理辦法;

3.參與固定資產(chǎn)投資驗(yàn)收工作;

4.負(fù)責(zé)在建工程、固定資產(chǎn)賬面管理工作，并對(duì)出售、調(diào)撥、報(bào)廢和清理等資產(chǎn)進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理;

5.配合市場(chǎng)規(guī)劃部進(jìn)行固定資產(chǎn)清查工作。

五、稅金管理

1.負(fù)責(zé)各類稅金的計(jì)提、申報(bào)及繳納工作;

2.負(fù)責(zé)發(fā)票的領(lǐng)取、使用、保管工作;

3.負(fù)責(zé)發(fā)票抵扣聯(lián)的認(rèn)證、裝訂工作。

六、報(bào)表管理

1.負(fù)責(zé)華北局、首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)、財(cái)政局、內(nèi)蒙機(jī)場(chǎng)集團(tuán)各類月報(bào)、年報(bào)的編報(bào)工作;

2.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)局月報(bào)、年報(bào)的編報(bào)工作;

3.負(fù)責(zé)編報(bào)公司內(nèi)部分析報(bào)表，及時(shí)準(zhǔn)確反映公司預(yù)算執(zhí)行及經(jīng)營(yíng)情況。

七、預(yù)算管理

1.負(fù)責(zé)制定預(yù)算管理及考核相關(guān)管理規(guī)定;

2.負(fù)責(zé)收集匯總各部門運(yùn)輸生產(chǎn)預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、投資預(yù)算、人工成本預(yù)算，將通過(guò)公司會(huì)議審定通過(guò)的年度預(yù)算上報(bào)集團(tuán)公司;

3.根據(jù)集團(tuán)公司下達(dá)的年度預(yù)算，以及公司各部門年度預(yù)算需求，分析整理各部門年度預(yù)算需求并報(bào)公司預(yù)算委;

4.監(jiān)控各部門預(yù)算執(zhí)行情況，按照各部門預(yù)算嚴(yán)格控制各部門費(fèi)用支出，以保證公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算的完成;

5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核。

八、 合同簽署的審核

在合同簽署的審核中，財(cái)務(wù)審核側(cè)重于對(duì)合同中涉及財(cái)務(wù)條款的審查與核對(duì)：

1.對(duì)合同金額進(jìn)行審核;

2.對(duì)結(jié)算條款進(jìn)行審核;

3.對(duì)涉稅事項(xiàng)進(jìn)行審核;

4.對(duì)特殊事項(xiàng)進(jìn)行審核;

5.負(fù)責(zé)合同印花稅的計(jì)算工作。

九、會(huì)計(jì)檔案管理

1.按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝訂、保管;

2.按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔;

3.按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，參與會(huì)計(jì)檔案的銷毀等工作。

十、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理

負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)公司機(jī)場(chǎng)責(zé)任險(xiǎn)等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的辦理及理賠工作。

十一、節(jié)能減排

1.制定公司節(jié)能減排管理規(guī)定和節(jié)能減排考核方案;

2.組織實(shí)施公司節(jié)能減排管理。

十二、績(jī)效管理

篇5

一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：

一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

篇6

會(huì)計(jì)委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán) 管理 部門以所有者身份，委派會(huì)計(jì)代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度是我國(guó)會(huì)計(jì)管理工作中的新生事物，是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)委派制有兩種形式，一種叫“會(huì)計(jì)委派直接管理”，另一種叫“財(cái)務(wù)集中制”。

1）“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。

2）“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政 管理 權(quán)分離出來(lái)，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。

目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

1）委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理 方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。

2）會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案 管理 辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。

綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案 管理 仍存在一些問(wèn)題，其主要表現(xiàn)為：

1）有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。

2）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮?shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

3）會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。

4）財(cái)政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5）會(huì)計(jì)檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。

針對(duì)會(huì)計(jì) 管理 體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案 管理 ，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

2）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案 管理 及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

篇7

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；重要性；內(nèi)容；措施

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1005-5312（2011）27-0257-01

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，要求高?？萍紕?chuàng)新、體制創(chuàng)新、知識(shí)創(chuàng)新。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)必然是以知識(shí)為基礎(chǔ)，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性的智力為依托，依靠知識(shí)和信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展， 尤其高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以創(chuàng)造和分配信息為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)信息的需求越來(lái)越廣泛，越來(lái)越迫切。這就要求高校檔案管理工作做出順應(yīng)時(shí)代的創(chuàng)新。

一、高校檔案管理的重要性

教學(xué)檔案利于基層教學(xué)改革、基層教學(xué)管理，院系教學(xué)檔案建立以后。從事教育者根據(jù)大量以往的教學(xué)材料總結(jié)出新經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)以往傳統(tǒng)教學(xué)當(dāng)中的一些欠缺。從而更為有針對(duì)性地對(duì)教學(xué)過(guò)程、教學(xué)方法進(jìn)行改造，提高教育水平，高校檔案管理能夠促進(jìn)教育管理。教學(xué)檔案中保存有大量教師教學(xué)方式方法和學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、德育水平記錄，教師通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案中的歷史記錄分析，可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)技能。學(xué)校教學(xué)檔案為教育管理者優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)，制定管理政策等提供了重要依據(jù)。教學(xué)檔案是學(xué)生學(xué)籍管理的一種形式，由于教學(xué)檔案是長(zhǎng)期保存的。―個(gè)學(xué)生畢業(yè)若干年后其學(xué)籍可能會(huì)散失，而教學(xué)檔案中保存著學(xué)生學(xué)籍的一些基本情況?？梢詾楫厴I(yè)生單位或其本人提供畢業(yè)生在校期間的基本檔案。

二、高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容

首先是思路創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是檔案各方面工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。同時(shí)，要有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源。而且，檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶。其次是管理創(chuàng)新。面對(duì)信息化浪潮的劇烈沖擊，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是刻不容緩、時(shí)不我待。檔案管理工作只有改變傳統(tǒng)的手工管理方法，創(chuàng)新管理模式。尋求新途徑，才能適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。檔案部門要緊緊抓住信息時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展機(jī)會(huì)。更新館藏設(shè)施，改善辦公條件，改變管理模式，建立完善檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)發(fā)豐富的館藏內(nèi)容，讓更多的人知道，使其發(fā)揮更多更大的作用。第三是服務(wù)創(chuàng)新。高校檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作。它以為高校中心工作服務(wù)為目的。檔案開(kāi)發(fā)利用工作向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化，向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化，多結(jié)合高校教學(xué)和科研工作的需求。

三、高校檔案管理創(chuàng)新的措施

（一）加大宣傳力度，提高全員檔案信息意識(shí)

檔案信息對(duì)個(gè)體、群體而言都是非常重要的歷史信息資源。經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案信息管理工作無(wú)論在軟件還是硬件都得到了改善和加強(qiáng)。因此，要積極宣傳檔案在為社會(huì)服務(wù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中所發(fā)揮的作用，以生動(dòng)鮮明的事例、豐富多彩的活動(dòng)，利用各種媒介進(jìn)行宣傳和指導(dǎo)，提高全員的檔案意識(shí)。

（二）建立科學(xué)的檔案管理體系

首先是檔案管理的制度化。要按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定《高校檔案管理辦法》實(shí)施細(xì)則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執(zhí)行下去，是完善檔案管理制度體系、規(guī)范高校檔案管理工作的根本保證。其次是提高檔案管理人員的配置和業(yè)務(wù)水平。造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的復(fù)合型高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。對(duì)高校檔案工作的科學(xué)、快速發(fā)展至關(guān)重要。第三要有先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。先進(jìn)的檔案管理設(shè)備是現(xiàn)代化管理手段的根本保證，現(xiàn)代化管理手段靠先進(jìn)的設(shè)備得以實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。

（三）適應(yīng)社會(huì)化服務(wù)的需要，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化

全面推進(jìn)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。檔案人員要培養(yǎng)提高信息處理的能力，充分掌握信息學(xué)的有關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)和方法，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)處理檔案信息，從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用和開(kāi)發(fā)。數(shù)字檔案館是通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、信息服務(wù)平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)在線化。

四、總結(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，在檔案事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題。要使高校檔案齊全完整、準(zhǔn)確率高，并能使之在學(xué)校今后的各項(xiàng)事業(yè)中產(chǎn)生最好的效果，要求檔案工作者具備創(chuàng)新精神，有敏銳的觀察力，對(duì)各類檔案實(shí)行超前管理和加強(qiáng)檔案立卷的超前指導(dǎo)，使檔案管理工作更具特色。

篇8

檔案管理依據(jù)

為便于航道整治工程的檔案管理，交通運(yùn)輸部研究制定了有關(guān)檔案管理辦法，長(zhǎng)航局結(jié)合長(zhǎng)江干線水運(yùn)工程特點(diǎn)，針對(duì)該辦法做了進(jìn)一步的細(xì)化，出臺(tái)了相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。目前，航道整治工程檔案管理的依據(jù)主要有：交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2009]225號(hào)）；交通部《航道建設(shè)工程竣工驗(yàn)收管理辦法》（交通部令2008年第1號(hào)）；長(zhǎng)航局《長(zhǎng)航局系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理細(xì)則（試行）》的通知（長(zhǎng)航辦[2012]16號(hào)）；對(duì)于整治工程中配套建設(shè)有船舶的，還需遵照長(zhǎng)航局《長(zhǎng)航局系統(tǒng)船舶建造項(xiàng)目文件材料歸檔要求及管理規(guī)定（暫行）》的通知（長(zhǎng)航辦[2012]17號(hào)）。

檔案形成過(guò)程

航道整治工程檔案的形成，主要有以下幾個(gè)過(guò)程：

收集：在工程實(shí)施的不同階段，各參建單位分別對(duì)照檔案管理有關(guān)辦法，從日常工作中記錄整理形成原始資料，經(jīng)收集并分類后統(tǒng)一歸檔至專職檔案管理員處，并檢查資料是否閉合，完整。

編輯：在整理檔案資料過(guò)程中，本著“態(tài)度決定一切”、“細(xì)節(jié)決定成敗”的理念，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，從內(nèi)容到形式都要符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，不放過(guò)任何一絲細(xì)小的錯(cuò)誤。在整理工程檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，對(duì)不規(guī)范、不符合歸檔要求的地方及時(shí)進(jìn)行整改，直到滿足歸檔要求。

審核：資料歸檔后，交由檔案驗(yàn)收部門組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)進(jìn)行審核。從內(nèi)容、紙張、規(guī)范程度等查看是否符合整理要求。若發(fā)現(xiàn)不合格，則立即返回重新進(jìn)行整理。

立卷：在立卷前，對(duì)工程資料再次進(jìn)行了全面檢查，查看資料是否存在缺頁(yè)、不規(guī)范等情況，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。然后立卷，做好檔案盒封面及卷內(nèi)目錄，將對(duì)應(yīng)的資料裝入檔案盒。

檔案管理措施

1、工程建設(shè)與檔案工作同步管理，確保檔案的及時(shí)性

工程開(kāi)工時(shí)，建設(shè)單位作為檔案管理的核心，把檔案管理工作擺在工程建設(shè)的重要位置，與工程各項(xiàng)管理工作同部署、同推進(jìn)、同考核，及時(shí)成立了檔案管理小組，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)工作，同時(shí)對(duì)施工、監(jiān)理及設(shè)計(jì)單位提出了明確的檔案收集、整理的具體要求。要求各單位配備專職檔案管理員，添置必要的檔案保存設(shè)備，將工程檔案進(jìn)行集中管理。在日常巡檢中，建設(shè)單位在檢查工程進(jìn)度的同時(shí)檢查文件資料的形成情況，確保檔案的形成與工程進(jìn)度同步。

2、嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，確保檔案的完整性

工程檔案是隨著工程的籌備和建設(shè)而形成的，是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映和歷史記錄。在日常的檔案管理中，建設(shè)單位組織各參建單位認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)文件，要求各參建單位熟練掌握在工程實(shí)施的不同階段內(nèi)，各自的檔案管理職責(zé)，檔案收集范圍、內(nèi)容、數(shù)量及相關(guān)的材料整理要求。

建設(shè)單位督促各參建單位各負(fù)其責(zé)，使各級(jí)人員達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，將工程檔案管理貫穿工程的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等各階段，實(shí)行檔案全過(guò)程管理。按照檔案管理的依據(jù)性文件所規(guī)定的內(nèi)容，做好自身有關(guān)文件資料的收集、整理工作，同時(shí)督促施工、監(jiān)理單位將工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各類文件、圖紙按要求整理、歸檔，并及時(shí)向建設(shè)單位移交。每個(gè)單位工程或合同段施工完成后，要求必須經(jīng)過(guò)檔案檢查合格后才同意交工驗(yàn)收，從而確保了工程檔案的完整性。

3、認(rèn)真審核，加強(qiáng)檢查、及時(shí)督促各參建單位同步整理工程檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性

工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程中的重要依據(jù)，在工程建設(shè)的整個(gè)階段，建設(shè)單位作為項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作的負(fù)責(zé)人，按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的基本原則，始終強(qiáng)調(diào)工程檔案真實(shí)性的重要。對(duì)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位上報(bào)各類工程資料，建設(shè)單位都按要求認(rèn)真審核，重點(diǎn)對(duì)工程計(jì)量支付、工程隱蔽工程檢測(cè)、原材料送檢、現(xiàn)場(chǎng)安全管理等資料嚴(yán)格把關(guān)。每季度均組織對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效考核，考核過(guò)程中，將工程項(xiàng)目檔案的整理作為一項(xiàng)重要考核內(nèi)容，對(duì)資料中存在的問(wèn)題進(jìn)行通報(bào)，督促各參建單位限期進(jìn)行整改。同時(shí)，積極邀請(qǐng)檔案專家對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行整改，確保工程檔案的準(zhǔn)確性。

4、科學(xué)分類，合理組卷，確保工程檔案的系統(tǒng)性

檔案管理最終的目的就是在于服務(wù)。要發(fā)揮好檔案的服務(wù)作用，就必須進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。建設(shè)單位根據(jù)工程建設(shè)過(guò)程特點(diǎn)，按照工程前期、準(zhǔn)備、實(shí)施、竣工四個(gè)階段進(jìn)行整理。

工程前期階段文件，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集與整理。主要包括工程立項(xiàng)、環(huán)境評(píng)估、防洪論證等資料。盒內(nèi)按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，報(bào)批過(guò)程中有關(guān)審查文件材料依次排列。

工程準(zhǔn)備階段文件，由勘察、設(shè)計(jì)單位對(duì)工程勘察、設(shè)計(jì)資料進(jìn)行整理，并于工程實(shí)施前向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集整理工程開(kāi)工前的建設(shè)準(zhǔn)備資料，主要包括招標(biāo)投標(biāo)、合同管理、開(kāi)工備案、質(zhì)監(jiān)登記等資料。

工程實(shí)施階段文件由各參建方在工程施工時(shí)，同步整理工程檔案，并于交工驗(yàn)收前向建設(shè)單位移交。本階段主要收集了工程實(shí)體形成的過(guò)程資料，主要包括工程管理、質(zhì)量保證、質(zhì)量評(píng)定、過(guò)程圖紙等資料。按照資料編制單位和單位工程（合同段）劃分情況進(jìn)行排列。

工程竣工階段文件由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，各參建單位配合收集與整理，主要包括參建各方的竣工總結(jié)、工程效果分析報(bào)告、竣工審計(jì)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書及證書等。

資料整理后，建設(shè)單位按規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，并在案卷封面和卷脊編寫了案卷流水號(hào)，便于查閱，確保了檔案的系統(tǒng)性。

檔案管理應(yīng)用實(shí)例及效果

以長(zhǎng)江中游沙市河段航道治理臘林洲守護(hù)工程為例，開(kāi)工伊始，在建設(shè)單位的統(tǒng)一組織和領(lǐng)導(dǎo)下，各參建單位高度重視工程檔案的收集、整理和歸檔工作。檔案工作以“抓規(guī)范、求提升、爭(zhēng)一流”為目標(biāo)，認(rèn)真對(duì)照檔案規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，全面加強(qiáng)檔案建設(shè)，確保本工程檔案形成、收集及整理均符合要求。

施工單位成立了以項(xiàng)目經(jīng)理為組長(zhǎng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立了檔案室，對(duì)工程施工中所形成的各種門類、各種載體的檔案實(shí)行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層次分明、健全完善、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，形成了一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。在整理過(guò)程中，將工程《檔案資料目錄表》中的項(xiàng)目、任務(wù)分解到人，責(zé)任落實(shí)到人，做到每一項(xiàng)均有小組成員負(fù)責(zé)和指揮，又有具體人員去整理。強(qiáng)化每一個(gè)人的責(zé)任同時(shí)強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作精神。扎扎實(shí)實(shí)的推進(jìn)檔案資料整理工作，取得顯著成效。

監(jiān)理單位注重加強(qiáng)資料信息管理，設(shè)立專職信息監(jiān)理員，采用計(jì)算機(jī)管理和無(wú)線、網(wǎng)絡(luò)通信相結(jié)合手段，建立以監(jiān)理部為中心的信息收集和傳遞體系。同時(shí)按照工程資料管理的要求，督促指導(dǎo)施工單位做到工程資料和工程實(shí)體同步。監(jiān)理工程師從施工準(zhǔn)備階段、施工階段、交工驗(yàn)收到汛后維護(hù)等各階段充分收集工程資料信息，一方面掌握工程第一手信息，便于提出針對(duì)性的監(jiān)理意見(jiàn)或指令，另一方面，篩查原始資料信息，將工程真實(shí)信息及時(shí)反饋給業(yè)主、設(shè)計(jì)等相關(guān)部門，確保及時(shí)形成全面可靠的工程資料。

工程完工后，該項(xiàng)目共整理檔案94卷，其中工程前期文件5卷；工程準(zhǔn)備文件24卷；工程實(shí)施文件63卷；工程竣工驗(yàn)收文件2卷。

該工程全套文件資料按照《長(zhǎng)航局系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍》所規(guī)定的內(nèi)容，將工程建設(shè)全過(guò)程中應(yīng)該歸檔的文件、圖紙歸檔，各種文件原件齊全，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備；并遵循水運(yùn)工程基本建設(shè)程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律成套性原則，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系分類科學(xué)，組卷合理；能夠真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，滿足今后維護(hù)使用的需要。

結(jié)語(yǔ)

篇9

關(guān)鍵詞:高校畢業(yè)生 檔案管理 轉(zhuǎn)遞

高等院校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的一個(gè)組成部分,它是記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況,是高等學(xué)校進(jìn)一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下,高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問(wèn)題。因此,深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問(wèn)題,對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè),甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問(wèn)題

1.缺少具有針對(duì)性的法律法規(guī)的約束

近年來(lái),教育部和國(guó)家檔案局針對(duì)高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學(xué)校全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。(參見(jiàn)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒(méi)有相關(guān)的約束條文,各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系,由輔導(dǎo)員分散管理。就筆者所在學(xué)校目前在校生人數(shù)已達(dá)到11000人,而學(xué)校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進(jìn)行臨時(shí)管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個(gè)月由系部輔導(dǎo)員移交至學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心,再由學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時(shí)間里將畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)遞。因?yàn)閷W(xué)校沒(méi)有為檔案室分配明確的定員編制,也沒(méi)有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及制訂工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,造成一些部門和個(gè)人也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強(qiáng)運(yùn)行,其結(jié)果不言而喻。

2.學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范化

高校學(xué)生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒(méi)有及時(shí)歸入檔案,就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒(méi)有學(xué)生本人簽名;存在沒(méi)有蓋學(xué)校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導(dǎo)員因疏忽忘記將高校登記表放入到學(xué)生檔案袋。(2)檔案材料沒(méi)有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見(jiàn)材料有以下幾種:論文評(píng)審意見(jiàn)書、學(xué)生成績(jī)表、優(yōu)秀學(xué)生(干部)登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會(huì)出現(xiàn)排序雜亂無(wú)章的問(wèn)題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時(shí),發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。

3.檔案管理模式老套,缺乏信息化

大學(xué)生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點(diǎn)勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點(diǎn)“返祖還原”現(xiàn)象,從事過(guò)生源數(shù)據(jù)上報(bào)的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報(bào)數(shù)據(jù)至教育廳時(shí),需事先在擴(kuò)展項(xiàng)1里面查清楚該學(xué)生在錄檢表的哪一本哪一頁(yè)哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時(shí)代。

4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范

(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營(yíng)和民營(yíng)企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒(méi)有機(jī)要接受權(quán),導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。

(2)學(xué)校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒(méi)有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學(xué)生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當(dāng)時(shí)的檔案政審,學(xué)生畢業(yè)時(shí)再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒(méi)有把兩次檔案合并在一起或者沒(méi)有及時(shí)地將沒(méi)有被錄取的學(xué)生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策與措施

1.加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開(kāi)展

近年來(lái),黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》,不過(guò)里面缺少具體對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細(xì)則的說(shuō)明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過(guò)海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下,從工作的實(shí)際出發(fā),盡快出臺(tái)諸如《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國(guó)高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過(guò)去的金融危機(jī)的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實(shí)、做牢,確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤轉(zhuǎn)遞。

2.及時(shí)收集、有效整理

畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長(zhǎng)歷程,但是,“不積跬步,無(wú)以至千里”,筆者個(gè)人建議要從他們被錄取進(jìn)校那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點(diǎn),按照國(guó)家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學(xué)生在校期間參加國(guó)家和地方的各種競(jìng)賽、技能、等級(jí)(計(jì)算機(jī)、英語(yǔ))、職業(yè)資格落英繽紛,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮,入黨入團(tuán)、評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見(jiàn)不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長(zhǎng)的記錄。檔案管理者本著一切為了學(xué)生、為了學(xué)生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學(xué)生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時(shí)間段,這個(gè)時(shí)期是對(duì)畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評(píng)價(jià),形成的材料大致有:論文評(píng)審意見(jiàn)書、學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。

3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)

筆者所在院校通過(guò)畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學(xué)號(hào)和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)比沒(méi)有用系統(tǒng)相比學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復(fù)勞動(dòng),減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。

4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

(1)在學(xué)生畢業(yè)前做好宣傳工作,可以通過(guò)發(fā)放就業(yè)指導(dǎo)手冊(cè)、開(kāi)設(shè)就業(yè)指導(dǎo)課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識(shí),讓畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到人事檔案不是可有可無(wú)的,對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等各方面都有極其重要的影響。

篇10

論文摘要：電力科技檔案是電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中形成的第一手材料，是整個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)記錄。它不僅是工程竣工投產(chǎn)、達(dá)標(biāo)驗(yàn)收時(shí)不可缺少的組成部分，更是今后電網(wǎng)生產(chǎn)運(yùn)行、改擴(kuò)建、維修和維護(hù)自身權(quán)益的基礎(chǔ)資料和重要依據(jù)。因此，必須做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。闡述了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)、形成規(guī)律、工作原則，探討了供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的一些做法，提出新時(shí)期科技檔案工作的發(fā)展和變化，通過(guò)對(duì)電力科技檔案工作的再認(rèn)識(shí)，并針對(duì)項(xiàng)目檔案工作中存在的一些具體問(wèn)題，提出健全科技檔案的規(guī)章制度、加大科技檔案管理的投入、加強(qiáng)對(duì)基層科技檔案人員培訓(xùn)和注重科技檔案的利用的建議。

論文關(guān)鍵詞：基層；科技檔案；電力建設(shè)

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來(lái)保管的科學(xué)技術(shù)文件材料。

一、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和形成規(guī)律

電力建設(shè)項(xiàng)目按照工程建設(shè)性質(zhì)可分為新建工程、改建工程、擴(kuò)建工程和恢復(fù)建設(shè)工程。這些建設(shè)項(xiàng)目一般由多個(gè)單位工程組成。

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個(gè)電力建設(shè)項(xiàng)目按照基本建設(shè)程序，一個(gè)工程從醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到建成投產(chǎn)的全過(guò)程中形成的、有保存價(jià)值的、應(yīng)該歸檔的文字、圖紙、圖表、計(jì)算和聲像材料等各種形式和載體的文件材料。包括依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工和工程驗(yàn)收的文件材料。由于大的電力基本建設(shè)項(xiàng)目從醞釀決策到竣工投產(chǎn)有著工程建設(shè)周期長(zhǎng)、施工單位多、工程復(fù)雜和專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，記載和反映工程建設(shè)歷史全過(guò)程的工程檔案，也就具有相同于工程一樣的形成周期長(zhǎng)、專業(yè)復(fù)雜、成套性強(qiáng)和數(shù)量大的特點(diǎn)。而零星項(xiàng)目（如城農(nóng)網(wǎng)、縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程中的10KV及以下工程）則因?yàn)楣て诙獭⑼瑫r(shí)施工項(xiàng)目多、分散施工等特點(diǎn)，其記載和反映工程建設(shè)全過(guò)程的工程檔案，也就有著形成周期短需及時(shí)積累、整理材料、共用立項(xiàng)、審批文件和典型設(shè)計(jì)圖和數(shù)目多的特點(diǎn)。

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成，按照電力建設(shè)的基本程序一般分為三個(gè)階段。

一是前期工作階段，形成的檔案主要有立項(xiàng)及審批文件、項(xiàng)目建議書及批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)任務(wù)書、征用土地、紅線圖、房屋拆遷及拆遷賠償、合同協(xié)議、工程和設(shè)備招投標(biāo)文件及施工現(xiàn)場(chǎng)的“五通一平”等工程管理性文件。以上這些文件材料多以文字或圖冊(cè)的形式存在。一般來(lái)說(shuō)，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目雖然從審批立項(xiàng)到開(kāi)工需要較長(zhǎng)的時(shí)間，來(lái)往文件較多，但只要有專人負(fù)責(zé)，把住收、發(fā)文件關(guān)，堅(jiān)持文件的統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)、集中管理，特別注意帳外文件的管理，前期文件是能夠達(dá)到齊全完整要求的。

二是施工階段，該階段形成的檔案主要有施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)交底、施工記錄、施工圖及圖紙會(huì)審記錄、材質(zhì)證明、設(shè)備使用說(shuō)明書、產(chǎn)品檢驗(yàn)、工藝規(guī)程、出廠合格證、設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單、驗(yàn)評(píng)資料、質(zhì)量鑒定、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、事故處理報(bào)告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)級(jí)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)級(jí)文件、施工技術(shù)總結(jié)、未完工程清單和工程項(xiàng)目的監(jiān)理、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、安全操作規(guī)程、技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃、開(kāi)停車方案、試生產(chǎn)和涉外文件等方面的文件材料。施工階段由于現(xiàn)場(chǎng)辦公條件較為簡(jiǎn)陋，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試等多個(gè)單位現(xiàn)場(chǎng)工作，文件材料來(lái)源多，信息量大，給文件的收集帶來(lái)了一定的困難，施工階段形成的文件有圖紙、表格、照片、探傷底片、錄像帶、文字材料和計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等多種形式和載體，書寫材料很難控制。因此，加大施工階段檔案工作的力度，制定相應(yīng)的控制措施，認(rèn)真做好施工階段各類文件材料的積累、整理、歸檔工作，是工程檔案能否達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵，也是檔案人員工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。

三是竣工階段，形成的檔案主要有工程竣工圖、工程質(zhì)量的評(píng)審材料、反映工程建設(shè)過(guò)程的現(xiàn)場(chǎng)聲像材料、工程竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工總結(jié)、竣工報(bào)告、工程決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告和環(huán)保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、移民等單項(xiàng)驗(yàn)收所形成的文件材料。竣工階段形成的文件材料大多為圖紙、照片、錄音、錄像和文字等形式和載體，格式較為規(guī)范，書寫材料基本符合要求，而且一般比較齊全、完整。這個(gè)階段最為關(guān)鍵的工作是竣工圖的編制和編制質(zhì)量的審查工作，而竣工圖質(zhì)量的高低，主要是做到圖實(shí)相符。要做到這一點(diǎn)，一是要有完整準(zhǔn)確的更改通知單，二是工程監(jiān)理應(yīng)認(rèn)真做好對(duì)竣工圖的審查工作。竣工圖的編制應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和電力行業(yè)有關(guān)竣工圖的編制規(guī)定，按照不同的企業(yè)類別，分別由施工單位或設(shè)計(jì)單位進(jìn)行編制。

工程的前期工作到施工階段再到竣工階段，形成的檔案有著不同的特點(diǎn)，但又與整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程的基建程序和專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，只有收集到工程建設(shè)全過(guò)程的文件材料和圖紙，才能確保一個(gè)電力建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

二、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)及原則

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。

1.電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

（1）有特定的工作對(duì)象。一個(gè)具體工程的檔案管理。

（2）有特定的工作內(nèi)容。檢查、指導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔，進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用。

（3）有特定的作用。為工程項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)審批、工程設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)及投產(chǎn)后的生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作提供依據(jù)、提供服務(wù)。而這種依據(jù)和服務(wù)所起的作用不僅體現(xiàn)在促進(jìn)工程項(xiàng)目及時(shí)投產(chǎn)、發(fā)揮投資效果方面，而且還延伸到整個(gè)工程交付使用后經(jīng)濟(jì)效益的充分發(fā)揮。

2.集中統(tǒng)一管理檔案是我國(guó)檔案工作的基本原則

電力基本建設(shè)周期長(zhǎng)（或極短）、單位工程多、技術(shù)要求高、檔案數(shù)量大，因此，更應(yīng)該認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》。實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，這是強(qiáng)化檔案管理工作，確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的前提條件，也是我們開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須遵循的基本原則。

轉(zhuǎn)貼于

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作目前存在的問(wèn)題

近年來(lái)，由于國(guó)家對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，特別是國(guó)家電力體制改革。廠網(wǎng)分開(kāi)后，由于輸變電工程項(xiàng)目的建設(shè)相對(duì)于水、火電廠建設(shè)而言，受到投資少、建設(shè)周期短、電壓等級(jí)不同、施工隊(duì)伍的水平參差不齊等因素的影響，不少建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的問(wèn)題不斷暴露出來(lái)，影響到整個(gè)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收。

四、對(duì)基層科技檔案提出的建議

基層科技檔案工作雖然有一定的提高，但是與新時(shí)期對(duì)檔案工作提出的新的要求相比，尚有較大差距。為使基層檔案管理及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展，滿足新形式下對(duì)檔案管理的要求，建議對(duì)基層科技檔案工作從四個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。

1.健全科技檔案的規(guī)章制度

近年來(lái)，隨著社會(huì)法制化進(jìn)程不斷地深入推進(jìn)，科技檔案在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的重要性越顯突出。隨著各界對(duì)科技檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)，《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程考核項(xiàng)目及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)（2009版）》等涉及檔案工作的管理辦法及規(guī)定相繼出臺(tái)，基層科技檔案工作應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī)，結(jié)合工作實(shí)際情況，參照建立一整套切實(shí)可行的制度、辦法和具體實(shí)施細(xì)則，明確各級(jí)檔案管理責(zé)任，并加大對(duì)基層檔案管理貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行督促檢查和考核的力度，做到有章可循，權(quán)責(zé)分明，一切按制度辦法辦事。在工作中，結(jié)合工作實(shí)際情況，制訂了《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》、《技改、大修項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》等管理辦法。以《輸變電建設(shè)工程檔案管理辦法》為例，在總則中規(guī)定了該管理辦法的范圍、制定原則、管理體系等；在管理職責(zé)中細(xì)化了相關(guān)單位的職責(zé)，如建設(shè)部門職責(zé)、辦公室（檔案）職責(zé)；把歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化并落實(shí)責(zé)任部門；明確檔案的歸檔要求，如必須提交正本、竣工圖的編制及修改、歸檔文件的材質(zhì)要求等。通過(guò)一段時(shí)間的執(zhí)行后，檔案工作已初見(jiàn)成效。

2.加大科技檔案管理的投入

科技檔案管理的投入包括物的投入和人的投入兩方面。

“巧婦難做無(wú)米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能滿足要求的檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室以及必備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝影機(jī)、服務(wù)器等現(xiàn)代化管理設(shè)備，也包括滅火器材、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕度測(cè)試儀、吸塵器、消毒殺蟲(chóng)設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)施。

配備足夠比例的檔案人員。在當(dāng)今快速發(fā)展的環(huán)境下，要充分認(rèn)識(shí)到人在檔案工作中的關(guān)鍵作用。造就具有良好政治素質(zhì)、多學(xué)科知識(shí)、掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案工作的需要?？萍紮n案包含的范圍廣，如電力企業(yè)科技檔案就包括電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)以及設(shè)備、儀器四大類。其中，電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度又包括電力系統(tǒng)運(yùn)行、繼電保護(hù)、自動(dòng)裝置、調(diào)度通訊等六類?？茖W(xué)技術(shù)研究包括調(diào)度通訊、自動(dòng)化及供用電科研、架空線路、配電網(wǎng)科研、變電站科研、直流輸電線路科研等八類?；窘ㄔO(shè)包括調(diào)度自動(dòng)化通訊工程、架空線路、配電網(wǎng)工程、電力電纜線路工程、變電站工程等八類。設(shè)備、儀器包括綜合設(shè)備、架空線路、配電網(wǎng)設(shè)備、電力電纜及檢測(cè)設(shè)備、變電站設(shè)備等八類。要做好如此多類別的檔案工作，要求科技檔案人員一定要有相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。因此，在配備基層檔案人員時(shí)，應(yīng)從科技檔案管理的要求入手，注重年齡、文化水平，應(yīng)特別重視人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)。為保證檔案工作的相對(duì)穩(wěn)定和工作連續(xù)性，不要隨意、頻繁調(diào)換檔案人員。重視保證檔案人員的合法權(quán)利，特別是獎(jiǎng)勵(lì)、晉升的權(quán)利，穩(wěn)定檔案工作人員隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)對(duì)基層科技檔案人員的培訓(xùn)

對(duì)基層專（兼）職檔案人員上崗前實(shí)行上崗培訓(xùn)，上崗培訓(xùn)包括檔案職責(zé)范圍、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)知識(shí)等，經(jīng)考試合格后持證上崗。組織定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合具體工作開(kāi)展情況進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和交流、及時(shí)傳達(dá)檔案管理的相關(guān)文件和要求。開(kāi)展繼續(xù)教育培訓(xùn)以跟上檔案工作發(fā)展的要求，不斷提高其檔案工作水平。

4.注重科技檔案的利用

科技檔案應(yīng)由過(guò)去單一的保管向有利于利用的方向發(fā)展，提供利用才是科技檔案工作的目的，充分發(fā)揮其在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面的作用。首先要轉(zhuǎn)變觀念，改變公眾對(duì)科技檔案工作不正確的認(rèn)識(shí)。其次，檔案工作人員要充分發(fā)揮各級(jí)人員的主動(dòng)性，不斷提高科技檔案管理業(yè)務(wù)水平，采取多種形式，迅速、準(zhǔn)確地提供詳實(shí)的材料并做好相關(guān)記錄，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地為企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人提供檔案服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。

基層科技檔案的利用一般比較簡(jiǎn)單，主要表現(xiàn)在三方面。一是起憑證作用。一般需要提供檔案中的合同、協(xié)議。在法制化日趨完善的今天，檔案以其權(quán)威性對(duì)其提供的證據(jù)作用已引起公眾重視。它使企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在保護(hù)自身合法權(quán)利的同時(shí)，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。二是通過(guò)規(guī)范、詳實(shí)的科技檔案利用，使相關(guān)工程項(xiàng)目提前竣工投產(chǎn)、設(shè)備維修提前使用。一般需要提供的是檔案中的設(shè)備資料。三是工程設(shè)計(jì)中重復(fù)利用科技檔案，既節(jié)省設(shè)計(jì)工作量，而且經(jīng)重復(fù)利用的圖紙是經(jīng)實(shí)踐考驗(yàn)過(guò)的，設(shè)計(jì)質(zhì)量又有保證，它在提高科技檔案利用率的同時(shí)，也大大提高了工程設(shè)計(jì)的效率，節(jié)約了工程設(shè)計(jì)的人力、物力的投入。需要提供的是檔案中的竣工圖。宜賓電業(yè)局的《利用科技檔案節(jié)約設(shè)計(jì)工作量創(chuàng)效益》就獲得了四川省開(kāi)發(fā)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源成果評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)三等獎(jiǎng)。針對(duì)這三方面的利用，各基層單位檔案工作人員可根據(jù)已往經(jīng)驗(yàn)結(jié)合其實(shí)際情況，開(kāi)通“綠色通道”，采取有利于利用，又不與檔案法律法規(guī)相違背的最好方式提供服務(wù)。

5.加強(qiáng)科技檔案的現(xiàn)代化管理

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)和信息的發(fā)展，檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化已可行。為此，要改變傳統(tǒng)的思維和工作模式，將信息化、網(wǎng)絡(luò)化引入基層科技檔案工作，逐步實(shí)現(xiàn)基層檔案工作的現(xiàn)代化，同時(shí)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。