導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子檔案管理細(xì)則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、電子檔案管理原則

（一）完整性原則

電子文件在形成過(guò)程中，不僅各部門(mén)可以完成，而且個(gè)人也可以獨(dú)立形成電子文件，這就導(dǎo)致電子文件處于分散式的分布狀態(tài)。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實(shí)體化的特征，這就導(dǎo)致其無(wú)法像紙質(zhì)文件那樣直觀(guān)的體現(xiàn)出來(lái)，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)采取相應(yīng)的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時(shí)需要確保信息、程序、軟件及紙質(zhì)文件的完整性。

（二）可讀性原則

電子文件生成過(guò)程中由于其所使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的不同，則其存儲(chǔ)的格式也會(huì)有所不同，再加之目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，硬件和軟件不斷的更新?lián)Q代，在這種情況下，一些新的設(shè)備和舊設(shè)備之間存在著不兼容性，這樣存儲(chǔ)的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統(tǒng)后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進(jìn)行檔案收集時(shí)，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來(lái)，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對(duì)其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析，確保日后能夠更好的進(jìn)行利用，使其具有長(zhǎng)期的可讀性。

（三）可靠性原則

電子檔案的存在離不開(kāi)可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對(duì)其進(jìn)行修改，無(wú)論是文件的簽署和對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行控制都需要具有專(zhuān)門(mén)的技術(shù)，這樣就導(dǎo)致電子檔案的可靠性受到人們的質(zhì)疑。所以需要采取各種切實(shí)可行的技術(shù)措施、制定科學(xué)合理的制度規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件可靠性的保障。同時(shí)在對(duì)電子檔案管理工作中，還要把好收集關(guān)，確保進(jìn)館的檔案具有真實(shí)可靠性，同時(shí)還要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實(shí)性和可靠性。

二、電子檔案管理中應(yīng)該注意的問(wèn)題

（一）集中統(tǒng)一管理

近年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化（F0A）和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）技術(shù)的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的機(jī)關(guān)越來(lái)越多，大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門(mén)；也就是說(shuō)，大部分電子文件沒(méi)有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，實(shí)行對(duì)電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對(duì)接收電子檔案的問(wèn)題開(kāi)展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對(duì)這部分?jǐn)?shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機(jī)關(guān)、各地區(qū)對(duì)于電子檔案管理進(jìn)行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

目前大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因?yàn)樵陔娮游募淖C據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問(wèn)題。在這些問(wèn)題沒(méi)有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒(méi)有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看作不必要的重復(fù)?？梢灶A(yù)見(jiàn)，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長(zhǎng)期存在。雙套歸檔帶來(lái)的直接影響是需要分別建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點(diǎn)，這給各級(jí)檔案管理部門(mén)提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實(shí)行并軌。

（三）實(shí)行文件、檔案一體化管理

目前計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無(wú)法分清的，大量電子文件的產(chǎn)生也加快了檔案一體化管理的進(jìn)程，而且在電子文件的形成過(guò)程中，及電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現(xiàn)，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項(xiàng)管理工作的簡(jiǎn)單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導(dǎo)下重構(gòu)整個(gè)管理流程。

篇2

關(guān)鍵詞：電子文件；管理；辦公自動(dòng)化

對(duì)于目前電子文件的管理，國(guó)家也采取了積極的措施，及時(shí)頒布了《電子文件歸案與電子檔案管理辦法》，但是也只能算是宏觀(guān)上的法規(guī)，而沒(méi)有微觀(guān)的操作可行的細(xì)則。加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，除了要有宏觀(guān)的管理制度，本人認(rèn)為還應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，宣傳學(xué)習(xí)到位。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子文件管理，只有領(lǐng)悟了它的重要意義，才能充分認(rèn)識(shí)到電子文件管理的時(shí)代性、緊迫性和重要性，廣泛發(fā)動(dòng)學(xué)習(xí)電子文件的管理知識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)其重要性，增強(qiáng)全員的電子檔案意識(shí)，營(yíng)造人人關(guān)心、齊抓共管的濃厚氛圍。

二是建立健全規(guī)章制度，隨時(shí)完善。由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更周全，更易于操作。電子文件歸檔與管理必須依照相關(guān)法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，納入科學(xué)化、法制化的軌道，才有利于做好現(xiàn)時(shí)代的電子文檔管理，才能發(fā)揮出電子文檔的重大歷史借鑒用途。檔案部門(mén)要積極參與和指導(dǎo)電子公文的收集和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，要按照國(guó)家、省、市檔案局有關(guān)精神和要求，制訂可行的電子公文歸檔管理辦法、實(shí)施細(xì)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

三是電子與紙質(zhì)同時(shí)保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，對(duì)于重要的電子文件有必要制成紙質(zhì)加以保存歸檔，同時(shí)硬盤(pán)拷貝存檔，以確保電子文件的真實(shí)性、安全性。電子與紙質(zhì)文件歸檔后，“兩套制”檔案檢索目錄或備注中應(yīng)當(dāng)相互注明，以便查詢(xún)時(shí)參照互補(bǔ)。

四是做好電子文件安全保密工作。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，以及OA辦公系統(tǒng)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)上傳閱、批示、輸送歸檔的電子文件利用率非常高，現(xiàn)在各類(lèi)電腦病毒的沖擊以及“黑客”的猖獗，使電子文件的機(jī)密性受到嚴(yán)重威脅。要做好電子文件的安全工作，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

1、電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)肅歸檔程序，必須由創(chuàng)件人親自整理拷貝至檔案室，同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)文件，以確保電子文檔的原始真實(shí)性。

2、使用“只寫(xiě)一次式光盤(pán)加背書(shū)”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始性。也可用只讀光盤(pán)、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間、印章法等來(lái)確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。

3、利用中的安全措施：設(shè)置分級(jí)查詢(xún)權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更是要嚴(yán)格控制。系統(tǒng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的查詢(xún)修改記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。而且利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力以及自動(dòng)備份功能，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。

4、多重備份，以備應(yīng)急之需。對(duì)于歸檔保存的電子文件至少要備份一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，則需要定期進(jìn)行檢查復(fù)制，以防止信息丟失。

五是加強(qiáng)收集管理，及時(shí)保存。由于電子文件對(duì)技術(shù)環(huán)境的限制、存在存貯介質(zhì)的質(zhì)量和使用壽命等問(wèn)題，歸檔時(shí)間一般以不超過(guò)2個(gè)月為宜。這就要求檔案管理人員加強(qiáng)督促收集管理工作。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理考核工作，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

六是要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到電子文件管理中。電子文件隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生，而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件管理工作將會(huì)不斷出現(xiàn)新問(wèn)題，必須認(rèn)真研究新情況，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，利用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)成果，解決電子文件保真、保密和保存等問(wèn)題，使電子文件一樣得到科學(xué)的保管和有效的利用。

七是加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)。紙質(zhì)文件管理經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有成熟的管理經(jīng)驗(yàn)。開(kāi)展電子文件管理也要以人為本，形成一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，有必要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

1、廣泛吸納高素質(zhì)的復(fù)合型人才。從檔案管理人員選拔上，就要高瞻遠(yuǎn)矚地看到當(dāng)前電子文檔對(duì)管理者的要求，公開(kāi)選拔或者聘請(qǐng)那些既懂的檔案管理，又精通計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用者到檔案管理部門(mén)，真正發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)所長(zhǎng)應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。

2、必須堅(jiān)持對(duì)檔案管理者進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)，而且培訓(xùn)還要常規(guī)化。網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的電子文件管理。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。比如：無(wú)紙化辦公軟件的培訓(xùn)、電子文檔的流程培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)等等。

3、建立健全檔案競(jìng)爭(zhēng)考核機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新精神和自主學(xué)習(xí)的能力。要加強(qiáng)電子文件的管理，必須造就一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，既要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)也要鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，力求高效多能，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須具備自主學(xué)習(xí)的能力，加強(qiáng)自身知識(shí)的更新，引進(jìn)、消化信息技術(shù)成果，使自身?yè)碛袕V博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

篇3

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化；電子文檔；管理；措施

1 前言

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人們?cè)诮邮蘸吞幚硇畔⒌倪^(guò)程中，更多地應(yīng)用了電子文檔的方式。在辦公領(lǐng)域中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入使用之后，一方面能夠大大提高辦公的效率和準(zhǔn)確程度，另一方面也給電子文檔的管理提出了新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國(guó)在電子文檔管理方面還有不少弊端，需要進(jìn)一步優(yōu)化。

2 辦公自動(dòng)化下的電子文檔管理分析

2.1 辦公自動(dòng)化與電子文檔管理

電子文檔在一定意義上可以理解為辦公自動(dòng)化的附屬產(chǎn)物，是指在辦公自動(dòng)化和信息化中產(chǎn)生的各種具有特定意義的電子文件。它們主要是作為檔案進(jìn)行管理的?？v觀(guān)其發(fā)展趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化主要包含以下兩種系統(tǒng)：計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了根本性的轉(zhuǎn)變。原有的紙質(zhì)文檔越來(lái)越多地被電子文檔所代替，文件的形態(tài)和存儲(chǔ)方式也發(fā)生較大改變。由此看來(lái)，在辦公自動(dòng)化的大背景下，如何有效地提升電子文檔的管理水平，是當(dāng)前研究的重要課題。

2.2 辦公自動(dòng)化下的電子文檔管理存在的問(wèn)題

（1）電子文檔管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高

從事電子文檔建設(shè)和管理的工作人員不僅具備較高檔案管理技能，同時(shí)需要具備一定的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)實(shí)中，從事電子文檔管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)出身，雖然在長(zhǎng)期的檔案管理過(guò)程中積累了一定的檔案管理能力，但是多數(shù)人對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)電子文檔管理系統(tǒng)的過(guò)程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入，造成電子文檔管理信息化水平不高。

（2）電子文檔建設(shè)制度不夠完善

電子文檔管理屬于檔案管理的一部分。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》早已頒布并實(shí)施。但是，落實(shí)不足，也沒(méi)有相應(yīng)的電子文檔管理細(xì)則以供參考。因此，多數(shù)單位內(nèi)部并沒(méi)有形成一套完整的制度體系。在沒(méi)有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，電子文檔建設(shè)長(zhǎng)期停步不前。多數(shù)電子文檔信息化建設(shè)僅停留在計(jì)劃設(shè)想中，并沒(méi)有落實(shí)在具體的實(shí)踐中。

（3）電子文檔管理的安全患

電子文檔的產(chǎn)生和使用過(guò)程離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的協(xié)助，所以電子文檔的管理對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備的依賴(lài)程度較高。這就給電子文檔的管理環(huán)境提出了新的要求，要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較高的網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和硬件設(shè)備穩(wěn)定性。分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)辦公自動(dòng)化條件下的電子文檔管理安全性存在較大的漏洞，主要包括以下幾個(gè)方面：黑客攻擊、病毒入侵、人為錯(cuò)誤操作等，稍不留意就可能造成電子文檔被篡改或者刪除。由此可見(jiàn)，如何在網(wǎng)絡(luò)化辦公的環(huán)境下保證電子文檔的安全性是電子文檔管理的又一大難題。

3 提升辦公自動(dòng)化下的電子文檔管理水平

3.1 制定電子文檔管理的制度

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化條件下的電子文檔管理是企事業(yè)單位文件管理的主要內(nèi)容。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子文檔的數(shù)目越來(lái)越多。原始的人工管理和紙質(zhì)文件已經(jīng)不能滿(mǎn)足海量數(shù)據(jù)的管理要求。各單位迫切需要對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。電子文檔的管理制度應(yīng)該貫穿電子文檔整個(gè)“生命周期”，從產(chǎn)生到使用，直至最后被銷(xiāo)毀的全過(guò)程。在管理制度中，應(yīng)注明電子文檔整理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、文件類(lèi)型和歸檔的范圍等，同時(shí)對(duì)于使用權(quán)限和安全防護(hù)措施制定詳細(xì)的操作守則，盡可能保證電子文檔的真實(shí)性和有效性。

一般來(lái)說(shuō)，制定電子文檔管理的規(guī)章，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理配備專(zhuān)用的軟硬件設(shè)施；其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)逐步完善和制定對(duì)電子文檔的全過(guò)程管理的制度。在日常電子文檔管理時(shí)，做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。最后，成立專(zhuān)門(mén)的電子文檔管理的部門(mén)，培養(yǎng)一批具備過(guò)硬專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)于電子文檔進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督和管理。

3.2 加強(qiáng)電子文檔的安全防護(hù)

電子文檔的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，嚴(yán)格控制電子文檔信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限；其次，無(wú)關(guān)移動(dòng)存儲(chǔ)器不能與信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)鏈接；再次，安裝必要的殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體實(shí)施上，就是制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰措施，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實(shí)安全責(zé)任制。

3.3 建設(shè)實(shí)用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

在信息化時(shí)代，辦公自動(dòng)化管理軟件如雨后春筍般涌現(xiàn)。市場(chǎng)銷(xiāo)售的辦公自動(dòng)化控制軟件品類(lèi)繁多，質(zhì)量參差不齊。在選用時(shí)，一定要結(jié)合本部門(mén)行業(yè)特點(diǎn)和本單位的電子文檔的特點(diǎn)，選擇一款適合的軟件。由于辦公自動(dòng)化條件下的電子文檔管理具有數(shù)字化、信息化、一體化等特點(diǎn)，需要在電子信息部門(mén)、檔案管理部門(mén)和電子文檔使用部門(mén)的協(xié)商下，共同完成系統(tǒng)的安裝與調(diào)試。尤為重要的是針對(duì)可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題，未雨綢繆，及早制定安全管理預(yù)案，將電子文檔從生成、使用直至銷(xiāo)毀的全過(guò)程納入到安全管理之中。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)文檔的高效管理是現(xiàn)代社會(huì)中辦公管理追求的目標(biāo)。如何在辦公自動(dòng)化的條件下，完成對(duì)電子文檔的快捷高效管理是亟待解決的問(wèn)題之一。本文的研究對(duì)于該問(wèn)題的解決具有一定的積極意義。

參考文獻(xiàn)

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[2]張俊平. 辦公自動(dòng)化條件下電子文檔的規(guī)范化管理探析[J]. 科技信息（科學(xué)教研），2008，（02）：51-52.

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隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動(dòng)化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢(shì)。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計(jì)算機(jī)上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無(wú)懈可擊的，如果沒(méi)有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來(lái)的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國(guó)的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國(guó)檔案管理電子化興起的時(shí)間還比較短，因此，還存在著較多的問(wèn)題，其中缺乏通用性就是其存在的問(wèn)題之一。同時(shí)，由于目前各公司和單位所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實(shí)現(xiàn)共享。而且，目前也沒(méi)有一個(gè)軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來(lái)了巨大的困撓，也使得我國(guó)檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個(gè)檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對(duì)其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2 相應(yīng)的解決對(duì)策及路徑

2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來(lái)能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個(gè)統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個(gè)需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對(duì)所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢(xún)；最后要安排專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計(jì)算機(jī)的損壞、工作的交移過(guò)程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問(wèn)題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺(tái)

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問(wèn)題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門(mén)或者檔案的類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理，并按分類(lèi)的結(jié)果編寫(xiě)檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，在為查詢(xún)者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

2.3 加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對(duì)于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個(gè)來(lái)源，一是擁有專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對(duì)于擁有專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實(shí)際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對(duì)于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問(wèn)題。

2.4 做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作

由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對(duì)于電子檔案管理工作所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來(lái)辦公的必然趨勢(shì)，因?yàn)樗坏軌蛱岣吖ぷ餍剩瑴p少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時(shí)間的浪費(fèi)，提高檔案信息的時(shí)效性，因此，可以說(shuō)檔案的電子化對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作意義重大，必須要加大對(duì)其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國(guó)的檔案電子化帶來(lái)益處。

篇5

檔案的業(yè)務(wù)管理工作包括檢修、科技以及技改項(xiàng)目，尤其科技檔案是對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)及事業(yè)單位或個(gè)人組織中有價(jià)值的文件資料的保存，不僅關(guān)乎國(guó)家的發(fā)展更是關(guān)乎民生的重要事情，因此，建立健全檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度是確保檔案創(chuàng)新工作實(shí)施的基礎(chǔ)，將所有館藏資料都予以準(zhǔn)確、完善的保存才能夠在需要是時(shí)候發(fā)揮其應(yīng)用的價(jià)值。主要的創(chuàng)新方法是要對(duì)檔案中各縣業(yè)務(wù)的細(xì)則進(jìn)行歸納整理，尤其是數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)與分析，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要及時(shí)做好變更記錄，確保管理工作中檔案具備連續(xù)性、有效性和完整性[1]。另一方面，就是實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化管理，建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，推行電子檔案在各個(gè)館藏中的應(yīng)用，西方發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)擁有完善的數(shù)字化信息資源檔案庫(kù)，并取得了良好的應(yīng)用價(jià)值，我國(guó)也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，創(chuàng)新業(yè)務(wù)管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值[2]。

2創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新離不開(kāi)數(shù)字檔案館的信息資源共享，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步對(duì)檔案工作提出了新的要求，新時(shí)代下，檔案工作原則要本著統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理和信息共享，只有實(shí)行一體化的戰(zhàn)略指導(dǎo)思想才能夠真正適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，提升我國(guó)檔案管理工作的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。實(shí)際上，一體化平臺(tái)能夠充分的整合信息資源，幫助檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果，例如，我國(guó)的太鋼集團(tuán)就積極響應(yīng)國(guó)家信息化的建設(shè)要求，將檔案管理工作放到信息化的集成平臺(tái)當(dāng)中，同時(shí)引入能源數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及企業(yè)資源規(guī)劃等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了一種統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換方式，不僅能夠規(guī)范檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，還可以為檔案管理軟件的研發(fā)與應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，建立健全電子文件的整理標(biāo)準(zhǔn)也是檔案管理工作的新思路，電子文件可以為檔案的搜索與查閱提供更加方便、快捷的服務(wù)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照我國(guó)規(guī)定的《電子文件歸檔及管理規(guī)范》中的要求進(jìn)行操作，對(duì)于電子文化的組織結(jié)構(gòu)、鑒定流程以及存儲(chǔ)格式都要嚴(yán)格管理，確保檔案的安全、真實(shí)、有效。最后要強(qiáng)調(diào)的就是檔案管理工作的優(yōu)化問(wèn)題，硬件設(shè)備與軟件設(shè)備都要符合創(chuàng)新形式的需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的加工，建立檔案公文網(wǎng)站，為信息的存貯與查詢(xún)提供更便捷的途徑。

3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)功能

篇6

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；信息化技術(shù)；電子檔案

學(xué)校代表了知識(shí)，是人才的培養(yǎng)基地，一直走在科技的前沿。而學(xué)校檔案則是組成國(guó)家信息資源的一個(gè)重要部分，因此具有非常重要的地位。檔案信息化就是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、管理以及利用等。對(duì)于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲(chǔ)的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等等方面，因此是一項(xiàng)較為龐大的工程。我國(guó)檔案信息化管理技術(shù)的起步較晚，由于經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方面有很多不足之處，因此在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到很多困難，這都是擺在我們面前亟待解決的問(wèn)題。

一、中學(xué)學(xué)校檔案信息化中存在的問(wèn)題

1、信息管理不規(guī)范。檔案管理信息化的首要條件就是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。中學(xué)檔案數(shù)字化的資料非常少，而經(jīng)常被查閱和使用的資料還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲(chǔ)和管理，這樣一來(lái)就限制了檔案資源的利用。此外，從目前情況來(lái)看，中學(xué)學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的水平普遍較低，尤其對(duì)于檔案細(xì)則的著錄細(xì)則來(lái)說(shuō)，相容性尤為差。這樣一來(lái)，系統(tǒng)軟件的相容性也就會(huì)隨之變低，工作人員無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行電子化統(tǒng)一。進(jìn)而限制了檔案信息電子化發(fā)展和建設(shè)。

2、信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)較低。從我校檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)看，非常不適于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展。文檔的存儲(chǔ)形式大多是光盤(pán)、磁盤(pán)，這與檔案信息技術(shù)建設(shè)中所要求的十分不符。不僅如此，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，教學(xué)部門(mén)也沒(méi)有對(duì)檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾?，檔案只重在收藏，卻輕視了對(duì)它的使用。很大一部分管理人員對(duì)檔案的利用和管理意識(shí)相當(dāng)?shù)牡?，缺少認(rèn)真的態(tài)度。

3、檔案的安全性問(wèn)題。從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)看，有很大的安全隱患。這是因?yàn)?，信息網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放性的資源，深入到各個(gè)領(lǐng)域，一旦管理不善，就會(huì)造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：

（1）技術(shù)問(wèn)題?，F(xiàn)在無(wú)論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

（2）人為因素。一些檔案管理人員的安全意識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有對(duì)的信息作認(rèn)真的審查；其次是缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，操作不規(guī)范，沒(méi)有及時(shí)的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回；另外，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒(méi)有對(duì)檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

二、解決的辦法

1、完善設(shè)備設(shè)施。首先要加大資金的投入，對(duì)于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全；其次，要使用適合中學(xué)學(xué)校檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡(jiǎn)單；最后，主要操作的規(guī)范性。要求檔案人員在進(jìn)行資料的錄入時(shí)，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣做可以直接實(shí)現(xiàn)資源共享，不會(huì)給他人帶來(lái)“看不懂”的問(wèn)題，避免資源浪費(fèi)。

2、提高系統(tǒng)的技術(shù)水平，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。想要發(fā)揮電子信息化檔案的優(yōu)勢(shì)，就必須要將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，實(shí)行全部電子化，從資料的收集、錄入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系統(tǒng)；此外，還要制定出一套嚴(yán)格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責(zé)任到人。督促檔案管理人員提高安全意識(shí)，對(duì)信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理和審查。

3、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度。每一次技術(shù)的更新都離不開(kāi)人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。因此，我們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)，如果條件允許，可以對(duì)現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。與此同時(shí)還要多多引進(jìn)一些高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)人才，對(duì)他們進(jìn)行再教育，這樣可以縮短培訓(xùn)教育的時(shí)間。

4、決策的科學(xué)性和民主性。目前，我國(guó)各中學(xué)學(xué)校的檔案信息電子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個(gè)新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來(lái)，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。在這種情況下，合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)就顯得尤為的重要了。所以必須要提高行政決策的民主化和科學(xué)性，主要體現(xiàn)在：行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和各部門(mén)共同商議、研究，集思廣益才能作出一個(gè)好的決策；與此同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)方面都能齊頭并進(jìn)，為系統(tǒng)建設(shè)中長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)制定出一個(gè)科學(xué)的指導(dǎo)方針；此外，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中取得的每一個(gè)階段性目標(biāo)都要進(jìn)行審定，對(duì)技術(shù)路線(xiàn)以及項(xiàng)目的執(zhí)行工作要進(jìn)行監(jiān)測(cè)和審查，還要成立專(zhuān)家小組，保證在進(jìn)行重大問(wèn)題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結(jié)

信息社會(huì)給學(xué)校檔案的管理工作推向了電子化，而面對(duì)著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實(shí)現(xiàn)真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。但是一旦完成了檔案管理信息化的建設(shè)，中學(xué)學(xué)校的資源也就實(shí)現(xiàn)了共享，這必將會(huì)為中學(xué)學(xué)校的教育提供一個(gè)更加豐富的資源以及更方便快捷的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄭金月.關(guān)于檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的反思[J].中國(guó)檔案，2006(05).

篇7

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案；數(shù)字化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）02-0174-01

1 高職院校實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.1 高職院校的檔案管理部門(mén)缺乏共享與合作意識(shí)

目前，很多高職院校的檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案管理的認(rèn)知停留在完成本部門(mén)的檔案管理任務(wù)上，缺乏與兄弟院校檔案部門(mén)展開(kāi)深入?yún)f(xié)同與共享合作的意識(shí)，影響高職院校之間的信息互交。同時(shí)，由于檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生較強(qiáng)的依賴(lài)性，由此導(dǎo)致其對(duì)檔案管理模式的變革產(chǎn)生抵觸情緒。

1.2 高職院校檔案數(shù)字化工作中制度建設(shè)方面不夠完善

目前，很多高職院校的檔案數(shù)字化管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各個(gè)部門(mén)之間缺乏溝通，高職院校針對(duì)具體的檔案管理事務(wù)都需要獨(dú)立制定檔案管理辦法和整理細(xì)則，造成高職院校檔案的同類(lèi)管理辦法的重復(fù)制定。

1.3 系統(tǒng)不兼容

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，辦公室與檔案室在管理軟件的銜接不到位，對(duì)電子文件的歸檔工作造成很大困擾。

1.4 Office軟件升級(jí)

Office軟件升級(jí)后，由于高職院?？剖译娔X里安裝的Office版本不統(tǒng)一會(huì)出現(xiàn)歸檔時(shí)由于版本不兼容造成電子文件打不開(kāi)的問(wèn)題。

1.5 大多數(shù)高職院校還處于電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)保存的狀態(tài)

這是指同時(shí)保存具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件，同時(shí)將文件在各個(gè)部門(mén)的辦公化自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中傳遞，這種過(guò)程提高了工作效率，但是紙質(zhì)文檔保存的過(guò)程需要在文件辦理完成以后進(jìn)行，造成不必要的浪費(fèi)，更主要的問(wèn)題是，電子文件的應(yīng)用受到影響，信息的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程得不到很好的發(fā)展。

1.6 電子文件的不安全因素，影響了保存期限

電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等特點(diǎn)的同時(shí)會(huì)帶來(lái)一些不安全因素，如不能直接讀取、信息與載體相分離，數(shù)據(jù)丟失、感染病毒、對(duì)軟硬件設(shè)備條件依賴(lài)等。這些都給電子文件的安全存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存帶來(lái)威脅。

2 高職院校實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的方法策略

2.1 高職院校檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是要做好歸檔收集工作

電子文件的歸檔意識(shí)不強(qiáng)和電子文件收集歸檔制度尚不完善造成了在高職院校檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)一些收集不到或丟失文件的現(xiàn)象。在完成收集工作時(shí)必須將以下問(wèn)題解決：第一，要建立相應(yīng)的電子文件的收集制度；第二，對(duì)于電子文件內(nèi)容、原始性、保存、識(shí)讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定工作應(yīng)當(dāng)充分重視，為了協(xié)調(diào)好利用與建庫(kù)成本的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)將不應(yīng)歸檔的電子文件剔除在外，將重要文件打上歸檔標(biāo)記；第三，對(duì)于歸檔前與歸檔后的著錄工作也應(yīng)當(dāng)重視起來(lái)。最后，注意加密工作，特別是要防止泄露、篡改和破壞。

2.2 選擇符合高職院校特點(diǎn)的檔案管理軟件是數(shù)字化管理的關(guān)鍵

電子文件，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募４罅康碾娮游募a(chǎn)生以后，首先需要解決的問(wèn)題是軟件平臺(tái)。目前，檔案管理比較混亂，很多軟件的功能單一，跟不上高職院校的發(fā)展需要。針對(duì)檔案管理軟件種類(lèi)繁雜的實(shí)際，檔案工作上水平，高職院校應(yīng)選擇以檔案原文掃描為基礎(chǔ)的媒體管理軟件。

2.3 建立高水平高素質(zhì)的專(zhuān)職檔案隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

人在檔案信息數(shù)字化的過(guò)程中是重要的，要做好檔案數(shù)字化建設(shè)就必須要提高檔案工作人員素質(zhì)以及培養(yǎng)電子環(huán)境下工作意識(shí)。要充分了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練掌握檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過(guò)改革的檔案管理方法和技術(shù)，只有這樣才能在技術(shù)上對(duì)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供足夠的支撐。檔案工作人員要具有高度的責(zé)任感和保密意識(shí)，具備較強(qiáng)的政治覺(jué)悟和良好的職業(yè)道德。高職院校檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)在職人員的培訓(xùn)的工作，及時(shí)引進(jìn)雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)復(fù)合型人才。第一，進(jìn)行檔案數(shù)字化培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)的定期考核。應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同崗位有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn)以適應(yīng)工作需求，在進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)字化管理培訓(xùn)的過(guò)程中更新管理人員的技術(shù)知識(shí)和提高整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。第二，使人員配置機(jī)制更加靈活。采用競(jìng)爭(zhēng)上崗的方式，對(duì)外引進(jìn)優(yōu)良人才，使管理人員實(shí)現(xiàn)良好的流動(dòng)。第三，建設(shè)專(zhuān)職數(shù)字化管理隊(duì)伍。作為現(xiàn)代化辦公之上的一種知識(shí)密集型工作，檔案管理工作既要高職院校檔案管理人員具有很強(qiáng)的分析能力和相應(yīng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要管理人員具有較高的素質(zhì)和技能來(lái)保證使用者能夠提供大量數(shù)據(jù)檔案信息，在這個(gè)過(guò)程中將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型為數(shù)字化管理，在IT行業(yè)和信息時(shí)代迅速發(fā)展的過(guò)程中。高職院校檔案的數(shù)字化管理將成為檔案管理的重中之重；同時(shí)，要注重加強(qiáng)高職院校的檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

3 結(jié) 語(yǔ)

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今信息社會(huì)對(duì)檔案管理工作的必然要求，也是高職院校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。但高職院校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)需要循序漸進(jìn)，只有清楚的認(rèn)識(shí)了每一個(gè)環(huán)節(jié)，才能對(duì)高職院校檔案信息數(shù)字化進(jìn)行有效地規(guī)劃和建設(shè)，為今后更高的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

篇8

如今，風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)是信息安全保障工作的一個(gè)主流范式。信息安全防范工作越來(lái)越基于風(fēng)險(xiǎn)管理。把風(fēng)險(xiǎn)管理與電子文件聯(lián)系起來(lái)是每一個(gè)與電子文件打交道的人，特別是文件、檔案管理者無(wú)法回避的視角和觀(guān)念。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。電子檔案的特點(diǎn)：信息的非人工識(shí)讀性；信息存儲(chǔ)的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴(lài)性。電子文件主要包括文本文件、命令文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的技術(shù)方法不同，檔案管理員必須對(duì)此有深刻認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。同時(shí)，電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環(huán)境的不穩(wěn)定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災(zāi)難性后果。而且人們對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)性越強(qiáng)，其帶來(lái)的社會(huì)危害就越大。加強(qiáng)電子文件管理，應(yīng)當(dāng)成為信息化安全，乃至社會(huì)安全的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因

當(dāng)前電子文件安全管理存在明顯的薄弱環(huán)節(jié)。首先，安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂，絕大多數(shù)是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門(mén)計(jì)劃來(lái)制定的，而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來(lái)制訂的。其次，缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)。沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，電子文件的安全管理就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木，缺乏決策行動(dòng)的依據(jù)與方向，大部分管理部門(mén)的各種措施只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的跟風(fēng)或?qū)Π踩a(chǎn)品與技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單地堆疊，對(duì)其用途更是“知其然，不知其所以然”，最終在風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨之時(shí)，不能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)。最后，電子文件是動(dòng)態(tài)存在的，其安全現(xiàn)狀也是隨時(shí)在變化的。在采取安全措施后，還必須強(qiáng)化電子文件全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，實(shí)時(shí)監(jiān)視殘余風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別新風(fēng)險(xiǎn)，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃，以及評(píng)估這些工作的有效性。然而現(xiàn)有的電子文件安全監(jiān)控力度十分有限，絕大部分是局限于電子文件載體的溫濕度控制，而不是對(duì)整個(gè)生命周期的殘余風(fēng)險(xiǎn)、新風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控。

傳統(tǒng)的電子文件安全管理，雖然在理論上我們強(qiáng)調(diào)要收集全電子文件相關(guān)的背景、結(jié)構(gòu)信息，但具體實(shí)踐中由于沒(méi)有科學(xué)界定電子文件安全管理范圍，其背景、結(jié)構(gòu)信息也就難以收集齊全，自然安全管理工作就不系統(tǒng)。另一方面，電子文件的安全管理不僅要對(duì)電子文件自身所面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，更重要的是對(duì)其依賴(lài)的信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合管理。而傳統(tǒng)的安全管理大都是從電子文件本身風(fēng)險(xiǎn)因素出發(fā)而制定安全措施的，這很難在電子文件安全管理上取得實(shí)質(zhì)性效果。此外，傳統(tǒng)的電子文件安全管理大多是靜態(tài)地管理，更多的是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與應(yīng)用，一般將文件按其形成過(guò)程分成若干階段，分析各階段潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，從而制定相應(yīng)的對(duì)策。這種方法很難應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜、嚴(yán)峻的電子文件安全問(wèn)題。

信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理宗旨之一，就是在綜合成本和效率的前提下，通過(guò)安全措施來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)，使殘余風(fēng)險(xiǎn)降低到可接受的范圍。實(shí)際上，絕對(duì)安全是沒(méi)有的，電子文件的安全管理也不是“越安全越好”。不同部門(mén)不同種類(lèi)的電子文件，對(duì)于安全的需求是不同的；同一份電子文件其安全保密性超出安全保密的管理需求不但沒(méi)有必要，而且還會(huì)造成資金上的浪費(fèi)。然而，當(dāng)前，很多文件、檔案管理部門(mén)在沒(méi)有對(duì)本部門(mén)安全現(xiàn)狀和安全需求進(jìn)行認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，為了追求安全就不惜成本盲目地追求新的安全產(chǎn)品與技術(shù)，結(jié)果采用了一大批新安全產(chǎn)品與技術(shù)，卻收效甚微，造成資金的嚴(yán)重浪費(fèi)。

篇9

本文論述了通過(guò)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對(duì)單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會(huì)、科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對(duì)紙質(zhì)文件的依賴(lài)。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類(lèi)繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類(lèi)型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。

一是目前多數(shù)單位沒(méi)有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無(wú)序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒(méi)有落到實(shí)處,一些該銷(xiāo)毀的檔案未定期銷(xiāo)毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對(duì)較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類(lèi)各類(lèi)檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；高效；科學(xué)；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)

檔案是人們進(jìn)行各種活動(dòng)的最原始記錄，體現(xiàn)了單位及個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展的歷程，是一筆重要的財(cái)富和第一手信息來(lái)源。所以，加強(qiáng)檔案的管理是各個(gè)單位應(yīng)該重視的問(wèn)題，尤其是在事業(yè)單位，應(yīng)該致力于通過(guò)對(duì)檔案的科學(xué)化管理來(lái)助推單位的高效化運(yùn)行。

一、科學(xué)化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業(yè)單位的一個(gè)重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，應(yīng)予以高度重視，檔案出現(xiàn)混亂必將給單位帶來(lái)管理上的隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位的人員流動(dòng)較快，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)在流動(dòng)的個(gè)人手里或個(gè)別部門(mén)，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失等嚴(yán)重后果。首先，在事業(yè)單位中，檔案還承擔(dān)著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低，在社會(huì)的信用體系建設(shè)中，檔案管理建設(shè)也承擔(dān)著重要的角色。其次，檔案是事業(yè)單位文化建設(shè)的一個(gè)重要源泉，文化建設(shè)都是從源遠(yuǎn)的歷史發(fā)展中提煉獲得的，而檔案就是一個(gè)最好的反映載體，它能全面真實(shí)的反映出單位的歷史狀況、發(fā)展規(guī)律、文化特點(diǎn)等元素，為文化建設(shè)提供有力支撐。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善

當(dāng)前，一些事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理沒(méi)有形成一整套制度，對(duì)于資料收集也是抓一時(shí)，沒(méi)有形成系統(tǒng)的收集制度做以支撐。盡管當(dāng)前有些事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門(mén)分散的管理著自己部門(mén)的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒(méi)有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業(yè)單位往往對(duì)人事或組織及財(cái)務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對(duì)于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒(méi)有意識(shí)到檔案的材料是一個(gè)單位的重要信息來(lái)源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就無(wú)從談起加強(qiáng)管理加強(qiáng)服務(wù)。

（三）科學(xué)化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，檔案的存在方式也發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、刪除等特點(diǎn)使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求， 對(duì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此，要?jiǎng)?chuàng)新管理方法，提高科學(xué)化、信息化水平，研究出適應(yīng)電子檔案特點(diǎn)的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔(dān)任，或者有全職的保管人員也未經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過(guò)自動(dòng)化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理等知識(shí)，大大限制了檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。

三、構(gòu)建檔案管理科學(xué)化的措施

（一）建立科學(xué)化管理制度體系

一項(xiàng)工作的具體開(kāi)展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂出相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷(xiāo)毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿(mǎn)足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需要為準(zhǔn)則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時(shí)，要加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計(jì)中把檔案管理工作提上議事日程，增強(qiáng)工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開(kāi)展，并擇機(jī)召開(kāi)檔案管理形勢(shì)分析會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，及時(shí)查找出問(wèn)題隱患，以不斷的改進(jìn)工作方法?？梢詥挝恢型诰蛄诵麄鳈n案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以帶動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展

（三）加強(qiáng)科學(xué)化管理建設(shè)

單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強(qiáng)檔案的管理，組織技術(shù)力量有針對(duì)性的研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，單位提供相應(yīng)的財(cái)力支撐，可主動(dòng)與地方單位交流檔案管理心得，學(xué)習(xí)借鑒他人科學(xué)化管理的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)、復(fù)制要嚴(yán)格予以控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過(guò)建立電子標(biāo)簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要學(xué)會(huì)相關(guān)的管理知識(shí)，更重要的是要學(xué)習(xí)通過(guò)科學(xué)化、信息化手段來(lái)管理檔案方法。可通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。還可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對(duì)，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是一個(gè)單位的重要?dú)v史財(cái)富和信息源泉，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項(xiàng)工作的重要性，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)事業(yè)單位管理的高效化。

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