導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理情況，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府把做好檔案管理工作，作為搞好自身建設(shè)、服務(wù)民眾、提高辦事效率的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，堅(jiān)持檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，積極探索，努力實(shí)踐，不斷提高管理水平，做到了組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列有序，卷內(nèi)目錄清晰，案卷標(biāo)題明確，裝訂整齊規(guī)范，案卷排列科學(xué), 使全鎮(zhèn)檔案管理工作取得了一定成效，為促進(jìn)__鎮(zhèn)建設(shè)和鎮(zhèn)委、政府工作發(fā)揮了重要作用。截止目前，共整理檔案：文書(shū)檔案5152件，永久保管1456件；短期檔案3696件。其中，新整理2011文書(shū)檔案21盒，2012年文書(shū)檔案盒16盒。檔案室總面積45平方米，配備鐵質(zhì)檔案柜4組，木質(zhì)檔案柜10組。

1、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。在組織建設(shè)上，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府把檔案管理工作列入重要議事日程，把提高檔案管理水平作為加強(qiáng)自身建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，并成立了檔案工作組織機(jī)構(gòu)，納入了本鎮(zhèn)年度工作計(jì)劃中。一是明確分管領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案工作責(zé)任意識(shí)，并做到定時(shí)檢查，定時(shí)總結(jié)，把檔案工作的決策貫徹好、落實(shí)好，把工作落到實(shí)處。成立了以副鎮(zhèn)長(zhǎng)吳光偉同志任組長(zhǎng)、黨政辦主任饒弟明同志為副組長(zhǎng)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由饒弟明任辦公室主任，具體負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、利用等相關(guān)工作。各村配備一名兼職檔案員，分別負(fù)責(zé)各村檔案收集、移交工作。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)。今年以來(lái)，鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府先后組織工作人員學(xué)習(xí)了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《湖南省檔案管理?xiàng)l例》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《檔案管理違法違紀(jì)行為出風(fēng)規(guī)定》和國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》以及本單位制定的檔案工作規(guī)章制度，積極參加上級(jí)相關(guān)部門(mén)組織的檔案工作人員培訓(xùn)，組織召開(kāi)各村兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)，加強(qiáng)對(duì)各村文件材料的收集、整理、歸檔，有效地保證了檔案工作的順利開(kāi)展。

2、強(qiáng)化檔案安全工作，制定安全保管及制度。事前防范，制定檔案安全保管制度。要求：檔案工作人員要提高警惕，認(rèn)真做好庫(kù)房的保衛(wèi)、保密工作，確保庫(kù)房安全。檔案庫(kù)房應(yīng)配備防盜、防火、防水濕、防高溫、防強(qiáng)光、防塵、防有害生物等必備設(shè)施。庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)控制在14—24攝氏度，相對(duì)濕度為45%—60%，為控制庫(kù)房溫濕度情況，應(yīng)配備精確、可靠的溫濕度測(cè)量?jī)x器，定期測(cè)量并建立登記制度。庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)格封閉，保證庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境的相對(duì)穩(wěn)定，并采取相應(yīng)措施加以調(diào)整和控制。建立嚴(yán)格的進(jìn)出庫(kù)制度，非檔案工作人員原則上不能進(jìn)入檔案庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案柜應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，排放有序，并與墻壁保持一定距離。檔案庫(kù)房必須具備防磁、防震、防靜電、防磁廠、防化學(xué)腐蝕等條件，符合溫度、濕度等要求。建立定期檢查制度，對(duì)庫(kù)房安全等情況定期進(jìn)行檢查。庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放其他物品，嚴(yán)禁存放易燃、易爆及易潮霉變物品。保持庫(kù)房衛(wèi)生整潔，庫(kù)房中無(wú)人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、上鎖。

定期進(jìn)行安全自查，在自查的基礎(chǔ)上，對(duì)重點(diǎn)部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和隱患，采取了有力措施，及時(shí)整改，防止發(fā)生各種危害檔案安的全事故。建立健全了檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度；同時(shí)，做好室內(nèi)通風(fēng)、防蟲(chóng)工作。從自查情況來(lái)看，我鎮(zhèn)檔案無(wú)霉變、褪色、破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬、丟失等現(xiàn)象，切實(shí)做到了安全保管。截止目前，我鎮(zhèn)無(wú)檔案損毀、丟失、失泄密、將應(yīng)歸檔文件占為己有等違反《檔案法》事件發(fā)生。

3、在業(yè)務(wù)建設(shè)上，嚴(yán)格把握每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。為了切實(shí)提高檔案管理水平，我鎮(zhèn)認(rèn)真對(duì)照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《檔案工作專(zhuān)項(xiàng)檢查的通知》要求，逐一查找問(wèn)題，從抓每一個(gè)細(xì)小工作環(huán)節(jié)質(zhì)量的提高入手，按照缺什么補(bǔ)什么的辦法，有針對(duì)性地制定整改措施，加強(qiáng)整改，使檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和管理水平得到了較大提高。一是各種門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一保管，做到無(wú)積存未整理檔案。二是把好立卷質(zhì)量關(guān)。組織精干力量，按照要求，對(duì)鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府開(kāi)展的重要活動(dòng)、發(fā)生的重大事件和建設(shè)的重大項(xiàng)目等進(jìn)行了收集整理，并立卷歸檔。三是把好文件裝訂關(guān)。我們對(duì)原有檔案、資料進(jìn)行集中清理的同時(shí)，對(duì)所有資料進(jìn)行規(guī)范整理，重新裝訂。四是在村檔案管理上，切實(shí)做好注重指導(dǎo)工作。定期召開(kāi)村級(jí)檔案專(zhuān)門(mén)會(huì)議，傳達(dá)有關(guān)會(huì)議及文件精神；定期組織村資料的整理收集工作，對(duì)各村檔案管理工

篇2

一、基本情況

目前，我單位現(xiàn)有專(zhuān)職檔案員1名，各業(yè)務(wù)科室兼職檔案員1名。 受客觀條件限制，我街道現(xiàn)檔案室、檔案柜等各種硬件條件嚴(yán)重不足。檔案室與辦公室公用辦公場(chǎng)所1間，檔案柜4個(gè)?，F(xiàn)存檔案共 余件（卷），其中：文書(shū)檔案   件（永久   件、30年存檔期限   件，10年存檔期限 件）；照片檔案  冊(cè)，共計(jì) 張；實(shí)物檔案  件；電子檔案  盤(pán)；會(huì)計(jì)檔案  件；科技檔案  卷 ；專(zhuān)業(yè)檔案  卷。

二、多措并舉，進(jìn)一步做好檔案管理工作

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，我單位成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和鑒定工作。綜合檔案室專(zhuān)職檔案管理人員，統(tǒng)一管理全單位文書(shū)、聲像、實(shí)物等各種檔案的收集、管理、整理、保管、移交及開(kāi)發(fā)利用，指導(dǎo)和監(jiān)督各科室檔案管理工作。各科室主要負(fù)責(zé)人為本科室檔案管理第一責(zé)任人，安排一名同志擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理本科室已形成的文件材料，按規(guī)定時(shí)間向站檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料，協(xié)助綜合檔案室做好有關(guān)檔案整理工作。

（二）健全管理制度、加強(qiáng)檔案規(guī)范管理。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，使檔案管理工作更加有組織、有計(jì)劃、有程序的開(kāi)展。在原有《規(guī)章制度匯編》的基礎(chǔ)上，不斷完善、細(xì)化全單位檔案管理的各項(xiàng)要求，規(guī)范、充實(shí)了《檔案管理制度》的內(nèi)容，加強(qiáng)了檔案收集、整理、移交、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類(lèi)清楚、編排有序，無(wú)當(dāng)年積存零散文件；文件歸檔做到歸檔范圍明確、保管期限準(zhǔn)確、檔案完整安全；在檔案移交上做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)上報(bào)、全面移交。不斷加強(qiáng)檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作，檔案保管安全，從沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)檔案失密、泄密、損壞等違反《檔案法》現(xiàn)象，檔案鑒定工作在正常的規(guī)范制度下進(jìn)行。在現(xiàn)代化管理上，我單位配備了“檔案管理軟件”，實(shí)現(xiàn)了便捷、高效、安全的計(jì)算機(jī)檢索與查詢(xún)，較好地發(fā)揮了檔案現(xiàn)代化管理工具的作用，提高了檔案利用效率和效果。

（三）加強(qiáng)能力建設(shè)，提高檔案管理水平。我單位按檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內(nèi)部關(guān)系，完善各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，消除了各部門(mén)之間相互推諉、扯皮現(xiàn)象，解決了管理缺位、協(xié)調(diào)不暢的問(wèn)題。一是加強(qiáng)自身建設(shè)，提高服務(wù)意識(shí)。我單位以轉(zhuǎn)變干部作風(fēng)，加強(qiáng)行政效能建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話精神，不斷提高業(yè)務(wù)水平，并在加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)、推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新、強(qiáng)化行政職能、提供檔案服務(wù)等方面做了大量工作。二是加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展沿著制度化、規(guī)范化方向邁進(jìn)。我們認(rèn)真組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》和省、市有關(guān)檔案工作會(huì)議精神，在全單位干部職工中樹(shù)立檔案法律意識(shí)。在工作中增強(qiáng)檔案利用安全意識(shí)，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。定通過(guò)建立健全檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度，做到了檔案使用制度化、規(guī)范化。三是重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。除積極參加市檔案單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還組織檔案管理人員及各村（居）“兩委”到市檔案局學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，交流心得，使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力有了明顯提高。

三、今后主要思路和打算

今后檔案工作重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作：

一是以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹實(shí)施太原市、古交市的相關(guān)檔案管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的要求，不斷夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，提高檔案服務(wù)水平。

篇3

 市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組：

按照市人力社保局、市檔案局《關(guān)于開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》（渝人社發(fā)〔2013〕136號(hào)）精神，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案收集整理，充分有效利用服務(wù)，達(dá)到了社保業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收要求，現(xiàn)將我局社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收自查情況報(bào)告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業(yè)務(wù)檔案管理辦法。我局根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局第3號(hào)令），以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔2013〕135號(hào)）等規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔2013〕7號(hào)）。

2.明確了社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和工作部門(mén)。為加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，我局成立了以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的“重慶市xxx區(qū)社保局社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”（涪社保函〔2013〕5號(hào)）和“重慶市xxx區(qū)社保局社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組”（涪社保函〔2012〕14號(hào)），明確由辦公室具體負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理日常事務(wù)工作和業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作。各業(yè)務(wù)科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)事務(wù)。

3.將社保業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來(lái)對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高度重視，年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》（涪社保發(fā)〔2012〕7號(hào)）明確提出社保業(yè)務(wù)檔案管理工作計(jì)劃，同時(shí)多次召開(kāi)局長(zhǎng)辦公會(huì)和局辦公會(huì)議專(zhuān)題研究部署檔案管理工作（見(jiàn)辦公會(huì)議記錄），分管領(lǐng)導(dǎo)定期或不定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)研究解決，年終將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入全局工作目標(biāo)考核，并認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，做到了年初有布置，平時(shí)有檢查，年終有總結(jié)考核。

4.將業(yè)務(wù)檔案工作納入了單位年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃。我局已將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了年度工作計(jì)劃，把此項(xiàng)工作列為單位重點(diǎn)工作之一，寫(xiě)入年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》。同時(shí)，結(jié)合人力資源和社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，制定了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃》（涪社保發(fā)〔2013〕5號(hào)）。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專(zhuān)兼職檔案工作人員。我局現(xiàn)有專(zhuān)兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專(zhuān)職檔案工作人員3人，各業(yè)務(wù)科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數(shù)量能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作任務(wù)的需要（見(jiàn)檔案人員花名冊(cè)）。

2.檔案工作人員遵章守紀(jì)。我局建立健全了檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范了工作流程，明確了工作職責(zé)，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格按制度辦事，未發(fā)生違反檔案法律法規(guī)的行為。

3.檔案工作人員具有大專(zhuān)文化。我局13名專(zhuān)兼職檔案工作人員均具有大專(zhuān)文化以上學(xué)歷，其中本科學(xué)歷6人，大專(zhuān)學(xué)歷7人。

4.檔案工作人員隊(duì)伍穩(wěn)定。我局自建立了新的業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)后，保證了檔案管理工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。目前，我局3名專(zhuān)職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，我局有計(jì)劃地組織了專(zhuān)兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年選派部分人員參加區(qū)檔案局組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，共培訓(xùn)10人次，參加市局業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)3人次，到**區(qū)學(xué)習(xí)交流1次（4人），到市局檔案管理科學(xué)習(xí)交流1次（4人），我局組織各科室負(fù)責(zé)人和專(zhuān)兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓(xùn)”2次，組織全局職工參加“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)”1次（見(jiàn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄）。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責(zé)。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案管理崗位職責(zé)》（涪社保發(fā)〔2013〕4號(hào)），明確了主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室負(fù)責(zé)人、專(zhuān)職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責(zé)。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔2013〕8號(hào)），在檔案室顯目位置上墻，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的條理性、規(guī)范性，增強(qiáng)了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經(jīng)辦流程。我局嚴(yán)格按照市局制定的養(yǎng)老、工傷、生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦操作規(guī)程，將業(yè)務(wù)檔案收集歸檔列入各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，對(duì)每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料依序收集歸檔，確保每項(xiàng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料歸檔齊全完整。

4.獎(jiǎng)懲考核。我局將檔案管理工作與分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)檔案管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員年度考核評(píng)比掛鉤。對(duì)全面完成檔案管理工作目標(biāo)任務(wù)的，年終依據(jù)本局有關(guān)規(guī)定進(jìn)行表彰，并在評(píng)先評(píng)優(yōu)、提職晉級(jí)等方面給予優(yōu)先考慮；對(duì)違反檔案管理制度，未按規(guī)定立卷歸檔或未按時(shí)限要求移交檔案等，實(shí)行一票否決，取消所在科室和相關(guān)責(zé)任人年度評(píng)優(yōu)評(píng)先資格，并追究相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及工作人員責(zé)任。

5.監(jiān)督指導(dǎo)。我局印發(fā)的《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所涉及的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，由區(qū)社保局進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案的完整與安全”。同時(shí)，我局定期對(duì)各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作作為對(duì)各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所年終考核的條件之一。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分7分，自查得分7分。

二、設(shè)施建設(shè)

（一）檔案用房

1.檔案專(zhuān)用庫(kù)房。為適應(yīng)檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開(kāi)始規(guī)劃改建檔案室，改建后，我局檔案專(zhuān)用庫(kù)房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。

2.業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房面積。我局現(xiàn)有檔案專(zhuān)用庫(kù)房300平方米，其中200平方米用于存放業(yè)務(wù)檔案。目前，業(yè)務(wù)檔案存放量為365245件（卷、冊(cè)）17244盒，庫(kù)房面積符合達(dá)標(biāo)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案庫(kù)房安全管理。我局檔案庫(kù)房安裝了防火防盜門(mén)、全球監(jiān)控?cái)z像頭、吸頂式中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機(jī)、防磁柜、落地式氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、消防報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，為檔案庫(kù)房安全提供了有力保證。因此，檔案庫(kù)房不存在安全隱患。

4.檔案庫(kù)房衛(wèi)生。按照我局《檔案庫(kù)房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對(duì)檔案庫(kù)房衛(wèi)生提出的明確管理要求，我局檔案庫(kù)房無(wú)雜物堆放，定期或不定期打掃衛(wèi)生，常年保持庫(kù)房整潔、干凈。

5.檔案室區(qū)域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫(kù)房4個(gè)區(qū)域，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、辦公室、查閱室三分開(kāi)。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業(yè)務(wù)檔案柜架。我局檔案室?guī)旆堪惭b的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書(shū)檔案，12列用于存放會(huì)計(jì)檔案，11列用于存放企業(yè)退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業(yè)務(wù)檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案。

2.業(yè)務(wù)檔案?jìng)溆霉窦?。我局存?012年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務(wù)檔案裝具分兩類(lèi)，前一類(lèi)為2011年（含）以前的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒規(guī)格為340mmX240mmX40mm(長(zhǎng)X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)和“三類(lèi)人員”養(yǎng)老保險(xiǎn)產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類(lèi)為2012年（含）以后的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒式樣嚴(yán)格按照《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的規(guī)定和要求進(jìn)行印制。檔案盒規(guī)格為310mmX220mmX60mm(長(zhǎng)X寬X厚)，正面有“重慶市**區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局”標(biāo)識(shí)，背脊和封面印有全宗號(hào)、年度、類(lèi)別、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。符合國(guó)家和市上有關(guān)規(guī)定。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（三）設(shè)施設(shè)備

1.“九防”要求。我局檔案保管達(dá)到了“九防”要求。一是庫(kù)房安裝了防火防盜門(mén)，庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了2臺(tái)全球監(jiān)控?cái)z像頭，達(dá)到了防盜要求；二是檔案庫(kù)房設(shè)在底樓，防止了陽(yáng)光直射和紫外線輻射，達(dá)到了防光要求；三是庫(kù)房四周設(shè)有通風(fēng)口，安裝了4臺(tái)吸頂式中央空調(diào)，達(dá)到了通風(fēng)和防高溫的要求；四是庫(kù)房?jī)?nèi)配備了8臺(tái)落地式氣溶膠自動(dòng)滅火裝置，安裝了消防報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)，達(dá)到了防火要求；五是地磚下鋪設(shè)了防潮層，安裝了6臺(tái)除濕機(jī)，加上4臺(tái)吸頂式中央空調(diào)，達(dá)到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達(dá)到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達(dá)到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達(dá)到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機(jī)，加上定期投放殺蟲(chóng)藥，達(dá)到了防蟲(chóng)要求。

2.辦公設(shè)施設(shè)備。我局檔案室辦公設(shè)施設(shè)備齊備，包括6臺(tái)計(jì)算機(jī)、2臺(tái)打印機(jī)、2臺(tái)掃描儀、1臺(tái)復(fù)印機(jī)、1臺(tái)多功能鉆孔裝訂機(jī)、2臺(tái)移動(dòng)式DVD光盤(pán)刻錄機(jī)、1臺(tái)數(shù)碼攝像機(jī)和1臺(tái)數(shù)碼照相機(jī)，滿(mǎn)足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，促進(jìn)辦公自動(dòng)化，我局購(gòu)買(mǎi)了科怡檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，用于業(yè)務(wù)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

三、專(zhuān)業(yè)建設(shè)

（一）相關(guān)制度

為加強(qiáng)檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據(jù)可依，我局根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力社保部、國(guó)家檔案局第3號(hào)令）和《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔2013〕135號(hào)）等規(guī)定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔2013〕7號(hào)）、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案管理崗位職責(zé)》（涪社保發(fā)〔2013〕4號(hào)）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫(kù)房安全管理制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業(yè)務(wù)檔案內(nèi)部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責(zé)，制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔2013〕9號(hào)）、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔2013〕8號(hào)）、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案立卷說(shuō)明》、《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規(guī)范，推動(dòng)了全局檔案工作的有序開(kāi)展。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。我局2012年業(yè)務(wù)檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》出臺(tái)后，我局按照新辦法規(guī)定和市局要求，對(duì)2012年業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫(kù)工作。

2.業(yè)務(wù)檔案移交工作。我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的檔案材料，均由各業(yè)務(wù)科室統(tǒng)一整理、裝訂、組盒、錄入。當(dāng)年整理好的業(yè)務(wù)檔案、檔案目錄及電子數(shù)據(jù)清單造冊(cè)后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗(yàn)收后入庫(kù)上架（見(jiàn)檔案移交清單）。

3.平時(shí)按件整理工作。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員堅(jiān)持每件業(yè)務(wù)辦理完畢即及時(shí)將該業(yè)務(wù)資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結(jié)果在前、依據(jù)在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類(lèi)保管。在按件整理中，各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、專(zhuān)兼職檔案人員根據(jù)工作職責(zé)，隨時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，以確保業(yè)務(wù)檔案資料的齊全、完整和安全。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業(yè)務(wù)檔案資料收集。通過(guò)專(zhuān)兼職檔案管理人員的嚴(yán)格管理，我局業(yè)務(wù)檔案資料實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)收集，及時(shí)整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業(yè)務(wù)檔案電子文件收集。按檔案管理規(guī)定，我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有關(guān)信息數(shù)據(jù)定期制作成光盤(pán)，移交局辦公室歸檔管理。目前，業(yè)務(wù)臺(tái)賬和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)均實(shí)現(xiàn)了光盤(pán)保存，歸檔的光盤(pán)存放于防磁柜內(nèi)，共有業(yè)務(wù)檔案電子光盤(pán)49張。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業(yè)務(wù)檔案整理。我局嚴(yán)格按照市局下發(fā)的《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》的規(guī)定和要求，對(duì)2012年度業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改。重新整理后的業(yè)務(wù)檔案，其“件”的組成和件內(nèi)文件材料排列合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫(xiě)、備考表填寫(xiě)規(guī)范，裝訂結(jié)實(shí)完整。同時(shí)，我局對(duì)新辦法出**按老辦法整理的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了清理，規(guī)范了檔案盒裝具，使之達(dá)到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)上架。我局2011年（含）前業(yè)務(wù)檔案按照“科室—險(xiǎn)種”分類(lèi)整理上架，2012年（含）及以后的業(yè)務(wù)檔案按照新辦法規(guī)定的“年度—類(lèi)別”分類(lèi)整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業(yè)務(wù)檔案外，其余業(yè)務(wù)檔案分別按要求分類(lèi)整理后，移交局檔案室集中統(tǒng)一保管，不存在業(yè)務(wù)檔案零散存放問(wèn)題。

3.業(yè)務(wù)檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔2013〕9號(hào)），業(yè)務(wù)檔案上架按照“年度—類(lèi)別—保管期限—險(xiǎn)種”進(jìn)行分類(lèi)排列存放，符合《重慶市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》規(guī)定。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區(qū)檔案局為我局分配的全宗號(hào)為“160”。為建立規(guī)范的全宗卷，在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下，我局編寫(xiě)了全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、分類(lèi)方案、檔案整理說(shuō)明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數(shù)量、檔案設(shè)備等檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

2.業(yè)務(wù)檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛上墻。

3.庫(kù)房溫濕度。為及時(shí)掌握檔案庫(kù)房溫濕度情況，我局在庫(kù)房?jī)?nèi)四周配置了4臺(tái)電子溫濕度計(jì)表，由專(zhuān)職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度，保持庫(kù)房通風(fēng)良好，我們還配備了4臺(tái)吸頂式中央空調(diào)，6臺(tái)除濕機(jī)，保證了庫(kù)房溫度和相對(duì)濕度在國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)。

4.檔案檢查。我局專(zhuān)職檔案員嚴(yán)格執(zhí)行《檔案保管制度》規(guī)定，定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，避免檔案破損、丟失、霉變等問(wèn)題的發(fā)生。

5.檔案修復(fù)。我局在檔案整理工作中，對(duì)需要修復(fù)的業(yè)務(wù)檔案材料及時(shí)進(jìn)行了修復(fù)和托裱，采取了有效的保護(hù)措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷(xiāo)毀統(tǒng)計(jì)

1.鑒定機(jī)構(gòu)。我局成立了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組（涪社保函〔2013〕6號(hào)），負(fù)責(zé)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。

2.業(yè)務(wù)檔案鑒定銷(xiāo)毀。我局建立了《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》，對(duì)超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)憑證檔案，經(jīng)請(qǐng)示區(qū)審計(jì)局、財(cái)政局答復(fù)，暫不能作銷(xiāo)毀處理。對(duì)超過(guò)保管期限的業(yè)務(wù)檔案，我局?jǐn)M在規(guī)范工作和達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作完成后，組織人員按照鑒定銷(xiāo)毀程序進(jìn)行清理、鑒定，對(duì)有保存價(jià)值需繼續(xù)保存的檔案重新確定保管年限，對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案建立《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》后，按規(guī)定銷(xiāo)毀備案。

3.業(yè)務(wù)檔案登記臺(tái)賬。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統(tǒng)計(jì)制度》，做到了業(yè)務(wù)檔案進(jìn)出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬物相符。2013年檔案室共接收業(yè)務(wù)檔案365245件（卷、冊(cè)）17244盒，其中，2011年（含）前業(yè)務(wù)檔案335223件（卷、冊(cè)）16576盒，2012年度業(yè)務(wù)檔案30022件668盒。

4.業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。我局建立了《業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表》、《各類(lèi)別業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表》、《全局檔案統(tǒng)計(jì)表》、《歷年檔案統(tǒng)計(jì)表》、《檔案設(shè)施設(shè)備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動(dòng)登記表》，報(bào)表符合要求。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書(shū)檔案按規(guī)定已向區(qū)檔案局作了移交，業(yè)務(wù)檔案經(jīng)請(qǐng)示區(qū)檔案局同意，暫不向區(qū)檔案館移交。

2.檔案移交手續(xù)。因區(qū)檔案館場(chǎng)地受限，加之全市未對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案移交作出統(tǒng)一規(guī)定，因此，我局尚未向區(qū)檔案館移交業(yè)務(wù)檔案，暫無(wú)移交手續(xù)。

3.人員調(diào)動(dòng)移交手續(xù)。我局檔案管理員崗位職責(zé)中明確規(guī)定，“檔案員工作調(diào)動(dòng)或離崗，要及時(shí)履行交接手續(xù)?！钡侥壳盀橹?，我局檔案管理人員未發(fā)生工作調(diào)動(dòng)情況。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分3分，自查得分3分。

四、利用服務(wù)

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統(tǒng)軟件具有強(qiáng)大的檢索功能，我們利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)庫(kù)藏檔案按照不同門(mén)類(lèi)、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計(jì)算機(jī)管理。我局室藏檔案全部實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)可以檢索各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿(mǎn)足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》規(guī)定的“社保業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄”格式和內(nèi)容，編制打印了各年度的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內(nèi)容。我局編制的歸檔文件目錄項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、代碼、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等7項(xiàng)內(nèi)容，符合《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》的規(guī)定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺(tái)掃描儀，從今年1月份起開(kāi)始啟動(dòng)了業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作。但由于該項(xiàng)工作需耗費(fèi)大量人力、財(cái)力、物力，而社保經(jīng)辦工作任務(wù)繁重，經(jīng)費(fèi)緊張，人員不足等原因，業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作進(jìn)展緩慢。目前，我局正積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，爭(zhēng)取人員和經(jīng)費(fèi)的支持，以推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作，盡快實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調(diào)檔。我局專(zhuān)職檔案人員均經(jīng)過(guò)培訓(xùn)上崗，在我局專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過(guò)手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式迅速調(diào)取所需業(yè)務(wù)檔案，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

2.查閱利用登記。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續(xù)。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說(shuō)明查閱目的，檔案管理人員及時(shí)填寫(xiě)檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得復(fù)印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據(jù)《檔案查閱登記記錄》，結(jié)合利用效果反饋情況，對(duì)檔案利用過(guò)程中效果顯著的典型事例進(jìn)行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網(wǎng)上查詢(xún)利用。我局建立了辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)可通過(guò)局域網(wǎng)與各業(yè)務(wù)科室互聯(lián)互通，支持各業(yè)務(wù)科室實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)利用。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

(三)查詢(xún)

1.查詢(xún)系統(tǒng)。我局隨著“金保工程”建設(shè)，建立了完善的參保信息查詢(xún)系統(tǒng)，工作日期間免費(fèi)提供查詢(xún)服務(wù)。

2.查詢(xún)服務(wù)。重慶市社會(huì)保障信息查詢(xún)系統(tǒng)，能夠?yàn)閰⒈Ｈ藛T提供養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶(hù)、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)、養(yǎng)老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關(guān)社保政策法規(guī)等信息咨詢(xún)，基本滿(mǎn)足了參保人員的各種信息需求。同時(shí)，我局專(zhuān)屬的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)也可為單位或個(gè)人提供參保信息和相關(guān)政策查詢(xún)。另外，我局還在各樓層業(yè)務(wù)經(jīng)辦大廳設(shè)立了咨詢(xún)服務(wù)窗口，方便參保單位和個(gè)人查詢(xún)、咨詢(xún)業(yè)務(wù)。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業(yè)務(wù)檔案組織管理職責(zé)明確，設(shè)施建設(shè)符合要求，專(zhuān)業(yè)建設(shè)規(guī)范有序，利用服務(wù)充分有效，達(dá)到了驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，自查得分100分，自評(píng)等級(jí)為優(yōu)秀。

特此報(bào)告

自查評(píng)分表

 

 

                      重慶市xxx區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)局

篇4

一、北京市檔案館現(xiàn)有數(shù)據(jù)情況

北京市檔案館館藏?cái)?shù)據(jù)主要包括：各類(lèi)檔案數(shù)字化副本（紙質(zhì)文書(shū)檔案、紙質(zhì)照片檔案、音視頻檔案等數(shù)字化副本）、電子文件（含數(shù)碼照片）、檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)、檔案系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)等。其中檔案系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)通常包括檔案實(shí)體表、檔案存址表、檔案原缺表、利用者信息表、調(diào)歸卷信息表等數(shù)據(jù)。

這些數(shù)據(jù)可分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩類(lèi)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是指存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)里，可以用二維表結(jié)構(gòu)來(lái)邏輯表達(dá)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)無(wú)法用數(shù)字或統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)表示，如文本、圖像、聲音、網(wǎng)頁(yè)等，稱(chēng)之為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)和檔案系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括各類(lèi)數(shù)字化副本、電子文件、數(shù)碼照片等。兩類(lèi)數(shù)據(jù)存在問(wèn)題和解決的方法不同。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)整體存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)清理依賴(lài)數(shù)據(jù)庫(kù)執(zhí)行指令完成。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是以單個(gè)文件形式存儲(chǔ)在磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器中，可以人工進(jìn)行清理，但當(dāng)數(shù)據(jù)量非常大的情況下，則需依靠定制開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)程序完成。在向北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)遷移數(shù)據(jù)的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本和檔案機(jī)讀目錄是存在問(wèn)題最多、清理工作量最大的兩類(lèi)數(shù)據(jù)資源。因此，數(shù)據(jù)清理的重點(diǎn)也集中在紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本和檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)上。

二、北京市檔案館數(shù)據(jù)質(zhì)量存在的典型問(wèn)題（以機(jī)讀目錄和紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本為例）

（一）檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)存在以下四類(lèi)問(wèn)題：

1.重復(fù)數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)重復(fù)主要有兩種情況，一種是在同一個(gè)庫(kù)表中存在全部字段值完全相同的記錄；另一種是在不同的庫(kù)表中存在相同的記錄。產(chǎn)生的主要原因均為數(shù)據(jù)被重復(fù)導(dǎo)入，數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有唯一性校驗(yàn)造成的。應(yīng)保留一份數(shù)據(jù)，刪除重復(fù)數(shù)據(jù)。

2.缺失數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)庫(kù)表中很多記錄缺失關(guān)鍵字段值，關(guān)鍵字段例如“全宗號(hào)”“目錄號(hào)”“案卷號(hào)”“檔號(hào)”“題名”“開(kāi)控狀態(tài)”等字段。產(chǎn)生問(wèn)題的主要原因是目錄在手工錄入過(guò)程中遺漏造成的，數(shù)據(jù)庫(kù)在設(shè)計(jì)上完整性約束不足也是原因之一。這些關(guān)鍵字段值應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充以保證數(shù)據(jù)檢索、利用的需求得以滿(mǎn)足。

3.錯(cuò)誤數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)庫(kù)表中有的記錄中“檔號(hào)”字段值編制錯(cuò)誤，例如照片檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-張?zhí)枴?，但是?shí)際錄入的是“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)”。有的記錄賦值錯(cuò)誤，例如有的“張頁(yè)數(shù)”字段中含有“+”等非法字符，其值域范圍本應(yīng)僅限于正整數(shù)。有的記錄編制位數(shù)不足，例如“起始頁(yè)號(hào)”字段值按照目前標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是5位，但是早期的記錄只有3位或4位。這些錯(cuò)誤的原因有的是由于手工錄入錯(cuò)誤造成的，有的是由于字段值編制標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化造成的。錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)應(yīng)通過(guò)數(shù)據(jù)清理進(jìn)行修正。

4.無(wú)效數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)庫(kù)表中的歷史測(cè)試數(shù)據(jù)，暫存數(shù)據(jù)等，應(yīng)通過(guò)清理工作直接刪除。

（二）數(shù)字化副本數(shù)據(jù)存在四類(lèi)問(wèn)題

1.數(shù)據(jù)命名不規(guī)范

數(shù)字化副本文件命名有如下幾類(lèi)：3位流水號(hào).tif、4位流水號(hào).tif、5位流水號(hào).tif、a_p流水號(hào).tif、檔號(hào).tif。產(chǎn)生這種情況的原因是由于不同時(shí)期數(shù)字化加工采用的標(biāo)準(zhǔn)不同，還有一些不符合規(guī)范采用手工命名導(dǎo)致的特殊命名方式。不符合命名規(guī)范的數(shù)字化副本在數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)掛接中存在隱患，容易產(chǎn)生掛接錯(cuò)誤等問(wèn)題，應(yīng)采用統(tǒng)一的命名標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)在案卷級(jí)和文件級(jí)掛接的可靠性。

2.數(shù)據(jù)質(zhì)量不可靠

個(gè)別數(shù)字化副本存在無(wú)法打開(kāi)的情況，屬于數(shù)據(jù)掃描質(zhì)量問(wèn)題。錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)會(huì)導(dǎo)致無(wú)法掛接，系統(tǒng)無(wú)法正常讀取數(shù)據(jù)?？梢允褂密浖z測(cè)圖像的可讀性，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.數(shù)據(jù)保存不唯一

有些檔案的數(shù)字化副本在系統(tǒng)中存在兩份，彩色一份、黑白一份，黑白的是早期的數(shù)字化成果，彩色的是近期數(shù)字化成果。重復(fù)數(shù)據(jù)不利于數(shù)據(jù)管理，也浪費(fèi)存儲(chǔ)空間，選取圖像質(zhì)量好的副本進(jìn)行存儲(chǔ)即可。

4.存儲(chǔ)方式不?y一

數(shù)據(jù)在磁盤(pán)上的存儲(chǔ)方式不同，存在多種形式。有在線存儲(chǔ)管理方式和離線存儲(chǔ)脫機(jī)管理方式兩類(lèi)。在線存儲(chǔ)管理方式使用不同的系統(tǒng)其數(shù)據(jù)具體存儲(chǔ)方式也不相同。建議將同類(lèi)型數(shù)據(jù)集中管理采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式。

三、北京市檔案館數(shù)據(jù)清理的步驟

檔案數(shù)據(jù)清理的步驟為：數(shù)據(jù)分析、確定清理工作流程和清理規(guī)則、數(shù)據(jù)清理驗(yàn)證、清理臟數(shù)據(jù)、干凈數(shù)據(jù)整理和核對(duì)。

（一）數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)分析是整個(gè)數(shù)據(jù)清理流程的第一步。數(shù)據(jù)分析的作用是在于得到一些數(shù)據(jù)的特征，根據(jù)這些屬性可以確定合適的檢測(cè)算法和清理規(guī)則，因此，數(shù)據(jù)分析也是數(shù)據(jù)清理中的非常重要的一步。檔案機(jī)讀目錄采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)管理，因此對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)表進(jìn)行分析是第一步。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)表的單表查詢(xún)和多表查詢(xún)功能可以發(fā)現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)、不完整數(shù)據(jù)、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)和無(wú)效數(shù)據(jù)。數(shù)字化副本一方面實(shí)體存儲(chǔ)在服務(wù)器磁盤(pán)，另一方面其命名、存儲(chǔ)位置等信息也是由數(shù)據(jù)庫(kù)保存，所以其數(shù)據(jù)問(wèn)題可以從文件實(shí)體角度發(fā)現(xiàn)，也可以從數(shù)據(jù)表的查詢(xún)對(duì)比中發(fā)現(xiàn)。

（二）確定清理工作流程和清理規(guī)則

數(shù)據(jù)清理工作根據(jù)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果及數(shù)據(jù)所屬標(biāo)準(zhǔn)定義清理工作流。數(shù)據(jù)清理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)自于各類(lèi)數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范同時(shí)也是數(shù)據(jù)分析問(wèn)題的來(lái)源和依據(jù)。由于各類(lèi)數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題不同，清理的方法也不一樣，要根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)情況確定需要執(zhí)行的數(shù)據(jù)清理的具體流程。

（三）數(shù)據(jù)清理驗(yàn)證

這一個(gè)階段主要驗(yàn)證數(shù)據(jù)清理的正確性、評(píng)估工作流程的效率?？梢愿鶕?jù)數(shù)據(jù)分析情況和清理規(guī)則對(duì)部分待清理數(shù)據(jù)進(jìn)行測(cè)試，通過(guò)測(cè)試發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提高效率和準(zhǔn)確性。

（四）清理“臟數(shù)據(jù)”

經(jīng)數(shù)據(jù)清理驗(yàn)證無(wú)誤后，可以按照數(shù)據(jù)清理驗(yàn)證階段制定的規(guī)則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理。但在這一個(gè)階段特別要注意數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)首先備份源數(shù)據(jù)，再對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行數(shù)據(jù)清理，避免操作不當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)造成的嚴(yán)重?fù)p失。清理過(guò)程可能持續(xù)時(shí)間會(huì)比較長(zhǎng)，應(yīng)該做好記錄和管理工作。數(shù)據(jù)的修改有可能需要人工參與，需要相關(guān)部門(mén)的配合。

（五）干凈數(shù)據(jù)整理和核對(duì)

數(shù)據(jù)清理工作完成后，將干凈的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和核對(duì)?？梢詫⒏蓛舻臄?shù)據(jù)集中整理存儲(chǔ)，有必要的話可以再備份一份，可以有效地保障數(shù)據(jù)的安全性。

四、數(shù)據(jù)清理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和相關(guān)建議

（一）數(shù)據(jù)清理工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

1.控制清理時(shí)間。數(shù)據(jù)集中清理工作盡管工作量很大，但時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，一般應(yīng)控制在4個(gè)月以?xún)?nèi)。

2.做好過(guò)程管理。要提前制定?細(xì)的清理計(jì)劃，嚴(yán)格按照時(shí)間進(jìn)度進(jìn)行清理，并做好相關(guān)工作記錄，清理過(guò)程中暫不接收導(dǎo)入新數(shù)據(jù)。

3.保證清理質(zhì)量。數(shù)據(jù)清理工作主要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、軟件批量重命名技術(shù)、圖形圖像質(zhì)量查驗(yàn)技術(shù)等，在具體操作之前要進(jìn)行必要的測(cè)試。例如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)值的轉(zhuǎn)換，從日期型轉(zhuǎn)換成字符型就有可能出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)現(xiàn)象。

4.部門(mén)協(xié)同工作。數(shù)據(jù)清理是一個(gè)復(fù)雜的工作，需要多個(gè)部門(mén)共同實(shí)施。以北京市檔案館為例，在數(shù)據(jù)清理過(guò)程中，信息化部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭和管理工作，運(yùn)維公司負(fù)責(zé)技術(shù)支撐工作，檔案館業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)清理標(biāo)準(zhǔn)的提供和特殊數(shù)據(jù)修改的審核，各部門(mén)各司其職，協(xié)同工作。

（二）數(shù)據(jù)清理工作要把好數(shù)據(jù)入口關(guān)

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關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；精細(xì)化管理

為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，本文分析了企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題給出提升企業(yè)檔案管理效率和水平的對(duì)策，以此促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

一、 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員老齡化嚴(yán)重

當(dāng)前已進(jìn)入信息化時(shí)代，很多企業(yè)相繼引進(jìn)信息化技術(shù)助力檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提升檔案管理的效率。但時(shí)代的進(jìn)步對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，我國(guó)檔案管理人員的老齡化現(xiàn)象比較嚴(yán)重。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作是一項(xiàng)較為簡(jiǎn)單的工作，因此不需要招聘專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)的工作人員，所以不少企業(yè)的檔案管理人員年齡偏大，思想意識(shí)陳舊，專(zhuān)業(yè)能力也不強(qiáng)。雖然他們有幾十年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是這些老化的經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展需要，而且因?yàn)槔砟铌惻f，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，當(dāng)然不利于企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。

（二）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不高

檔案管理工作質(zhì)量的提升，不僅需要檔案管理工作采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，還需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理知識(shí)和技能。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨，在不久的將來(lái)，檔案管理工作將全面實(shí)現(xiàn)信息化管理，在這種情況下檔案的管理人員也必須要具備信息化檔案管理的知識(shí)和技能，從而保障檔案管理工作的高質(zhì)量完成。但就目前的檔案管理情況來(lái)看，企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不夠重視，對(duì)相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)投入較低，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

二、精細(xì)化管理在企業(yè)檔案管理中的意義

（一）為企業(yè)檔案管理提供有利的條件

在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)應(yīng)用精細(xì)化的管理模式可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員之間形成有效的聯(lián)系，提高工作人員的協(xié)同效率，降低企業(yè)檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，由此對(duì)企業(yè)的常態(tài)化管理帶來(lái)極大的促進(jìn)作用。

（二）有利于明確企業(yè)檔案管理人員的職責(zé)

在企業(yè)的檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)實(shí)施檔案精細(xì)化管理可以有效地將企業(yè)檔案管理工作落實(shí)到位。有利于加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)，明確企業(yè)檔案管理人員的工作職責(zé)，使企業(yè)的檔案管理工作有層次、有條理，同時(shí)還可以有針對(duì)性地對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此為企業(yè)檔案管理工作管理體系的構(gòu)建奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的措施

（一）更新企業(yè)檔案管理理念

在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員必須要對(duì)自身工作有一個(gè)較為深刻的了解和認(rèn)知，改變?cè)葌鹘y(tǒng)的檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理理念與新時(shí)代下檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。除此之外，企業(yè)檔案管理人員必須要提高自身的檔案管理能力和水平，積極參與企業(yè)所提供的檔案管理培訓(xùn)。企業(yè)必須要為員工提供必要的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，為企業(yè)的精細(xì)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。由于企業(yè)檔案管理工作流程較為復(fù)雜，并且檔案種類(lèi)繁多，涉及面廣，因此很容易導(dǎo)致在檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)工作質(zhì)量不高的情況。在這種情況下，檔案管理工作部門(mén)就要將精細(xì)化檔案管理理念和要求傳達(dá)給企業(yè)的檔案管理人員，讓其認(rèn)識(shí)到新時(shí)代背景下檔案管理工作的目標(biāo)，并幫助檔案管理人員提高自身的信息技術(shù)水平，促進(jìn)企業(yè)檔案的規(guī)范化發(fā)展。

（二）營(yíng)造檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)可以有效地激發(fā)檔案管理人員不斷地提升自身的工作水準(zhǔn)，適應(yīng)新時(shí)代下的檔案管理工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到競(jìng)爭(zhēng)的重要性，因此檔案管理人員的存在感一直比較低，檔案管理部門(mén)的活力也不強(qiáng)，這在很大程度上阻礙了檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，不利于企業(yè)檔案管理部門(mén)發(fā)揮其價(jià)值。要想處理好這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)就必須要重視檔案管理部門(mén)的工作，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，建立起良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍以及文化氛圍，加大檔案管理人才的引進(jìn)，促進(jìn)檔案管理人員不斷提升自身的工作水平。

（三）建立健全檔案管理制度

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理是以存儲(chǔ)為主的，并且絕大多數(shù)的企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，因此沒(méi)有健全相應(yīng)的檔案管理制度，檔案管理人員大多都是依靠自身的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)完成檔案管理工作，在這種情況下就容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)混亂或者丟失的情況。為了幫助企業(yè)減少這種情況的發(fā)生，企業(yè)必須要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況與發(fā)展目標(biāo)，建立完整的企業(yè)檔案管理制度，按照企業(yè)檔案的時(shí)間、種類(lèi)以及對(duì)象進(jìn)行科學(xué)合理地分類(lèi)，重視企業(yè)檔案管理制度的制定與落實(shí)，提高檔案管理的精準(zhǔn)性和規(guī)范性，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。簡(jiǎn)而言之，為了更好地提升企業(yè)檔案管理工作的精細(xì)化水平，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須要采取行之有效的措施，提高企業(yè)檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，促使企業(yè)檔案管理精細(xì)化得到有效落實(shí)，進(jìn)而切實(shí)提高企業(yè)的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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檔案資料沒(méi)能及時(shí)更新

基層國(guó)土資源的檔案管理工作是對(duì)地方國(guó)土資源等的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理。土地利用情況不斷發(fā)生變化、地方礦產(chǎn)資源的儲(chǔ)存量也在發(fā)生變化，因此，檔案管理工作要能時(shí)時(shí)更新統(tǒng)計(jì)工作。但從目前來(lái)看，由于經(jīng)費(fèi)的限制，檔案管理工作的更新情況比較差。檔案所記載的事項(xiàng)與現(xiàn)實(shí)情況出入較大。同時(shí)，管理人員在檔案的管理中沒(méi)能盡到保管的職責(zé)，長(zhǎng)時(shí)間不對(duì)檔案進(jìn)行整理，蟲(chóng)蛀、受潮等對(duì)檔案造成損毀的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

利用率低

目前對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)局限于對(duì)資料的保管上，而沒(méi)有真正發(fā)揮檔案管理的作用。檔案管理工作的內(nèi)容局限在資料的查找的范圍內(nèi)，資料的利用率低，管理人員的工作主動(dòng)性比較差，工作效率低下。

基層國(guó)土資源的檔案管理的策略分析

（一）爭(zhēng)取政府支持，健全機(jī)構(gòu)設(shè)置

基層國(guó)土資源管理部門(mén)為地方政府管轄，其資金來(lái)源于政府的財(cái)政撥款。因此，要努力爭(zhēng)取地方政府的支持，在資金、人員的安排上做到有利的配置。同時(shí)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，在檔案管理工作中，加強(qiáng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和有效組織。在檔案管理工作中，將部門(mén)人員分成若干小組，相互監(jiān)督，做好檔案管理工作。同時(shí)，上級(jí)主管部門(mén)要加大對(duì)對(duì)檔案管理的機(jī)構(gòu)建設(shè)和必要設(shè)備的投入，配備專(zhuān)門(mén)的滅火器和吸塵器等設(shè)備，減少檔案管理工作中危險(xiǎn)因素。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)和管理人員的素質(zhì)建設(shè)

上級(jí)主管部門(mén)要制定統(tǒng)一的檔案管理的制度，在實(shí)際工作中對(duì)各項(xiàng)制度加以落實(shí)，并將檔案管理制度的落實(shí)情況納入年度的績(jī)效考核中。在文件資料入檔前，管理人員要進(jìn)行檢查，防止不符條件歸檔情況的發(fā)生。同時(shí)，部門(mén)人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)建設(shè)和愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)道德建設(shè)。再者，要在檔案管理工作中明確管理人員的職責(zé)，明確責(zé)任的歸屬。在對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)時(shí)，可以邀請(qǐng)優(yōu)秀的檔案管理專(zhuān)家到所進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在工作中對(duì)檔案的收集、保管和整理等進(jìn)行具體的指導(dǎo)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，做好檔案管理工作。

（三）做好檔案管理中的文書(shū)處理

文書(shū)處理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。在加強(qiáng)制度建設(shè)的同時(shí)，要做好文檔的歸檔處理。公文文書(shū)要采用規(guī)格統(tǒng)一和質(zhì)量上乘的紙張，一律實(shí)行左側(cè)裝訂。同時(shí)，在歸檔時(shí)，管理人員要檢查公文發(fā)文機(jī)構(gòu)的簽發(fā)手續(xù)是否完完備，主送單位、抄送單位必須明確，落款和蓋章必須符合公文要求。在公文的字跡上，要做到清晰和鮮明，能長(zhǎng)時(shí)間保存。這些都是檔案管理中文書(shū)處理的要求。

（四）加快檔案管理的信息化建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)提出了新的要求。檔案管理工作中的信息交流也越來(lái)越頻繁。在基層國(guó)土資源的檔案管理中，管理人員要在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行妥善保管的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)。在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，管理人員要對(duì)社會(huì)的需求進(jìn)行分析，做好檔案管理工作，在電子檔案的錄入中，要加強(qiáng)安全性和保密性設(shè)置，防止部門(mén)機(jī)密資料的泄漏和病毒入侵。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際的變化情況，對(duì)檔案管理工作中所歸檔的資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，以保證其準(zhǔn)確性和現(xiàn)有的利用價(jià)值。

（五）改變傳統(tǒng)的檔案管理工作的思路

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作的作用越加明顯。檔案管理部門(mén)的工作也越來(lái)越多：不僅涉及檔案的借閱，還有部門(mén)咨詢(xún)和公開(kāi)咨詢(xún)等等。在新的形式下，檔案管理工作將越來(lái)越復(fù)雜，因此，管理人員要不斷改變傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法和思路，在檔案管理中，牢固樹(shù)立為人民服務(wù)的思想，滿(mǎn)足人民群眾的需要，使國(guó)土資源檔案管理工作真正服務(wù)于民。

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當(dāng)前，由于低碳經(jīng)濟(jì)理念才剛出現(xiàn)不久，這使得我國(guó)建立的檔案管理保障體系中沒(méi)有涵蓋這一理念，所以也沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，在已經(jīng)建立的制度和相關(guān)法律法規(guī)中也很少涉及環(huán)境問(wèn)題，有關(guān)環(huán)境檔案信息和管理體系的制度規(guī)范也不完善。這一情況使得我國(guó)檔案發(fā)展受到了較大的阻礙，檔案信息的交流局限在一個(gè)較小的范圍，不僅使得我國(guó)的環(huán)境檔案管理工作無(wú)法緊跟時(shí)代需求，還導(dǎo)致我國(guó)的環(huán)保工作很難取得較好的效果，無(wú)法實(shí)現(xiàn)國(guó)際交流與合作，致使我國(guó)的環(huán)境保護(hù)工作很難被國(guó)際認(rèn)同，也很難達(dá)到國(guó)際水平，在一些環(huán)保機(jī)構(gòu)和發(fā)達(dá)國(guó)家看來(lái)，我國(guó)仍處于一種污染避難所的現(xiàn)狀；二是沒(méi)有建立健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系與支撐體系。

現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)環(huán)境檔案管理要素的認(rèn)識(shí)仍不夠全面，所以也就缺乏與之相關(guān)的原則與準(zhǔn)則。使得我國(guó)各地之間對(duì)于環(huán)境檔案信息披露內(nèi)容的范圍、程度以及形式方面均存在差異，缺乏統(tǒng)一有效的規(guī)范，大部分企業(yè)在處理環(huán)境檔案信息都存在高調(diào)面對(duì)、低調(diào)處理的情況，通過(guò)這樣的方式來(lái)盡量降低披露出的環(huán)境檔案信息對(duì)企業(yè)自身所造成的不利影響，從而致使環(huán)境檔案信息的真實(shí)性、可靠性缺乏保障。

2、低碳經(jīng)濟(jì)背景下的環(huán)境檔案管理要求

2.1建立健全完善的環(huán)境檔案管理保障體系

當(dāng)前，我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理工作規(guī)范以及檔案法律法規(guī)中都缺乏環(huán)境方面的內(nèi)容，所以，為了符合低碳經(jīng)濟(jì)背景下對(duì)檔案管理工作的要求，應(yīng)結(jié)合我國(guó)檔案的實(shí)際發(fā)展情況，修改檔案管理方面的法律法規(guī)和工作規(guī)范，環(huán)境方面的內(nèi)容納入其中，通過(guò)法律法規(guī)來(lái)明確保障環(huán)境檔案管理地位與作用，從而為建立健全完善的環(huán)境檔案管理保障體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)不斷完善環(huán)境法規(guī)保障體系和環(huán)境保護(hù)相關(guān)政策，并以此建立科學(xué)的生態(tài)環(huán)境評(píng)價(jià)體系。

2.2建立健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系

當(dāng)前，我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理操作體系明顯不適應(yīng)低碳經(jīng)濟(jì)背景下的環(huán)境檔案管理要求。因此，國(guó)家檔案管理部門(mén)必須革新檔案管理操作體系，通過(guò)借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀，圍繞低碳經(jīng)濟(jì)背景下對(duì)環(huán)境檔案管理的要求，構(gòu)建一個(gè)新的健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系。通過(guò)這個(gè)新的健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系，來(lái)指導(dǎo)和規(guī)范環(huán)境檔案管理工作，同時(shí)針對(duì)環(huán)境檔案信息披露狀況，建立有效的監(jiān)督體系并制定嚴(yán)格的審核機(jī)制，以此監(jiān)督和審核環(huán)境檔案信息的真實(shí)性、可靠性、合法性、全面性。

2.3創(chuàng)新齊抓共管體系

建立的環(huán)境檔案管理制度要想得到具體落實(shí)和執(zhí)行離不開(kāi)政府部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。因此，政府相關(guān)部門(mén)應(yīng)通力合作，針對(duì)環(huán)境檔案管理情況制定一系列相關(guān)制度、準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，以此為環(huán)境檔案管理工作的順利進(jìn)行與完成提供可靠的保障。此外，政府各部門(mén)還應(yīng)根據(jù)建立的環(huán)境檔案管理制度出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章和措施，對(duì)環(huán)境檔案信息披露作出基礎(chǔ)規(guī)定，制定嚴(yán)格的懲罰措施，一旦發(fā)現(xiàn)有違反環(huán)境檔案管理的行為按照制定的懲罰措施嚴(yán)懲不貸，以此使得環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。

3、環(huán)境檔案管理未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

低碳經(jīng)濟(jì)背景下的環(huán)境檔案管理未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)必然是全面實(shí)現(xiàn)電子化信息化。實(shí)現(xiàn)電子化信息化的環(huán)境檔案管理，不僅有助于提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，還有助于提高企業(yè)的檔案管理水平，同時(shí)亦是時(shí)展的必然結(jié)果。環(huán)境檔案管理工作只有電子化信息化才能更好的符合低碳經(jīng)濟(jì)背景下的發(fā)展需求。而環(huán)境檔案管理電子化信息化的核心就是電子文件歸檔，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔，電子歸檔具有存儲(chǔ)查閱方便、不會(huì)出現(xiàn)檔案資料破損情況且檔案信息安全性高的特點(diǎn)，在電子歸檔中確保檔案信息真實(shí)、完整、安全非常重要。環(huán)境檔案管理工作電子化信息化避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中容易發(fā)生的問(wèn)題，還提高了環(huán)境檔案的利用價(jià)值和安全性，真正實(shí)現(xiàn)了環(huán)境檔案信息資源共享，使得我國(guó)環(huán)境檔案管理與國(guó)際接軌?？梢灶A(yù)見(jiàn)的是，隨著電子化信息化的全面普及和飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化是檔案管理未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4、結(jié)語(yǔ)

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；可行性分析

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中非常重要，醫(yī)院作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，不能被忽略。在醫(yī)院的建設(shè)中，要重視醫(yī)院檔案管理，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，熱門(mén)對(duì)醫(yī)院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫(yī)院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，對(duì)規(guī)范化有著較高的要求，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣對(duì)醫(yī)院檔案的使用也是有利的，也會(huì)減少醫(yī)院檔案丟失的情況，在檔案管理上規(guī)范化是一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)。

1 醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中是非常關(guān)鍵的，醫(yī)院檔案主要是記錄醫(yī)院的具體工作情況，對(duì)醫(yī)院的患者基本情況進(jìn)行記錄，醫(yī)院檔案還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策作出貢獻(xiàn)，除此之外，對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也有著重要的影響，在醫(yī)院檔案的管理中還存在著很多的問(wèn)題，如果不將這些問(wèn)題解決，那么我國(guó)的醫(yī)院檔案管理是無(wú)法發(fā)揮作用的?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中存在著很多不規(guī)范的行為：

首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫(yī)院的不重視，這樣就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員有些是借調(diào)，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導(dǎo)致了檔案管理面臨著規(guī)范化的問(wèn)題。其次，在醫(yī)院檔案的收集上僅僅重視對(duì)病歷檔案的收集，對(duì)其他檔案的收集并不重視，這樣就導(dǎo)致了有很多的醫(yī)院檔案存在著丟失的情況，在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候沒(méi)有可以參考的依據(jù)。

再次，醫(yī)院檔案管理在機(jī)制上缺乏統(tǒng)一性，醫(yī)院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫(yī)院檔案管理有著特殊性，因?yàn)獒t(yī)院檔案的種類(lèi)較多，就導(dǎo)致了檔案管理的時(shí)間和程度是不同的，在有限的時(shí)間中，其他的檔案就無(wú)法進(jìn)行保存，在管理上也去缺乏措施，沒(méi)有進(jìn)行分級(jí)管理，僅僅是通過(guò)同一個(gè)檔案管理層級(jí)進(jìn)行管理，這樣對(duì)檔案管理有著很大的限制。

最后就是醫(yī)院檔案的設(shè)備存在著落后的現(xiàn)象，由于醫(yī)院對(duì)檔案管理并不重視，為了減少成本并不會(huì)及時(shí)進(jìn)行設(shè)備的更新，在管理設(shè)備上就存在著落后的現(xiàn)象，在信息化設(shè)備出現(xiàn)的今天，醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展的要求。大部分醫(yī)院的管理設(shè)施還是比較落后的。仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體與傳統(tǒng)的書(shū)面檔案管理方法，受保存地點(diǎn)的環(huán)境、濕度影響較大，同時(shí)保存時(shí)間段較短。海量的患者檔案嚴(yán)重的占用了醫(yī)院有限的檔案管理資源，保存與管理設(shè)施的落后直接導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂，嚴(yán)重制約了醫(yī)院正常的工作秩序。

2 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性的分析

2.1 保存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案有利于進(jìn)行規(guī)范化的管理

醫(yī)院檔案有很多的用處，是醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)，利用傳統(tǒng)的手段保存的檔案在整個(gè)醫(yī)院發(fā)展中是十分關(guān)鍵的，從這些檔案中可以看出醫(yī)院的發(fā)展歷史，也可以從這些傳統(tǒng)的檔案中找到醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題及時(shí)的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理雖然面臨著不規(guī)范的問(wèn)題，但是由于由很多的紙質(zhì)檔案都保存下來(lái)，這樣可以作為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的必要依據(jù)，在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的過(guò)程中，要將整個(gè)醫(yī)院的檔案進(jìn)行有序的整合，按照患者的病情進(jìn)行分類(lèi)，這樣就可以將檔案進(jìn)行劃分，還可以根據(jù)實(shí)際的需要，將檔案按照就診的時(shí)間進(jìn)行劃分，總之，可以按照醫(yī)院的正常標(biāo)準(zhǔn)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行分類(lèi)，保證醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。

2.2 利用傳統(tǒng)的模式建立統(tǒng)一的管理體系

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中主要存在的問(wèn)題就是缺乏統(tǒng)一的管理，在整個(gè)醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，要想進(jìn)行規(guī)范化的管理，就要建立統(tǒng)一的管理體系，參照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式可以將醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行合理的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，面對(duì)這些問(wèn)題可以有效的規(guī)劃，對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，將有利的一面應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統(tǒng)檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題，完善檔案管理體系，對(duì)整個(gè)醫(yī)院檔案管理有著重要的影響。

有的醫(yī)院是各個(gè)科室各自保管患者的檔案，有的醫(yī)院是患者檔案與其他檔案分開(kāi)管理，只有統(tǒng)一的患者資料檔案管理辦法，對(duì)其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒(méi)有建立一個(gè)有效的檔案管理體系。沒(méi)能將整個(gè)醫(yī)院所有的檔案都納入到統(tǒng)一的檔案管理體系當(dāng)中來(lái)。在新的規(guī)范化檔案管理中，正好需要建設(shè)統(tǒng)一有效的檔案管理體系，這不需要過(guò)去已有的管理基礎(chǔ)重新建立一個(gè)管理體系，只需要設(shè)立一個(gè)嶄新的管理體系，一定程度上簡(jiǎn)化了規(guī)范化管理的程序。

2.3 科技的運(yùn)用使管理更加方便

傳統(tǒng)的檔案管理雖然能夠保證檔案儲(chǔ)存的長(zhǎng)久性和完整性，但也存在很多問(wèn)題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時(shí)也比較麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)電子化管理，醫(yī)院逐步建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案管理可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)減少了貯存面積，使工作人員檢索起來(lái)更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應(yīng)該和傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合起來(lái)，對(duì)于特殊的檔案實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應(yīng)了科技發(fā)展的要求，使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

2.4 可以為規(guī)范化管理節(jié)約資金，減少浪費(fèi)

由于過(guò)去投入不足等原因，導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)的檔案保存管理設(shè)備不齊全，保管條件不達(dá)標(biāo)，甚至保管場(chǎng)所不夠用，各種因素都制約了醫(yī)院相關(guān)檔案的管理與保存。新的規(guī)范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，并且需要高科技的保管場(chǎng)所與保管設(shè)備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫(yī)院以前本身并不具有這些相關(guān)的設(shè)備與儀器，在一定程度上避免了設(shè)備的折舊與浪費(fèi)。由于設(shè)備與管理人才的缺失，正好可以引進(jìn)最新的科技與人才，從頭建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)。

3 結(jié)論

在當(dāng)前的情況下，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療水平需求的提高，以及正在進(jìn)行的醫(yī)改等活動(dòng)，對(duì)醫(yī)院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫(yī)院要充分把握好這次改革的機(jī)遇，通過(guò)對(duì)規(guī)范管理的可行性分析，建立一個(gè)完善的檔案管理體系，為醫(yī)療水平的進(jìn)步提供充實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；分析；對(duì)策

現(xiàn)如今，對(duì)于我國(guó)的高校檔案管理工作而言還非常落后，其中還存在諸多缺陷，怎樣才可以有效地建立一套完善的檔案管理工作，從根本上滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)以及科研等方面的實(shí)際需求，成為了高校檔案管理者共同思考的一個(gè)問(wèn)題。本文主要根據(jù)實(shí)際情況，從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了探討，并根據(jù)凸顯出來(lái)的特點(diǎn)提出了改進(jìn)思路，從而確保高校檔案管理工作能夠?yàn)榻虒W(xué)、科研以及管理等各方面帶來(lái)更加有利的幫助。

一、目前我國(guó)高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理制度有待提升

就從目前情況來(lái)看，我國(guó)很多高校檔案管理并沒(méi)有建立一套完善的管理體制，對(duì)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也大不一樣，在整體的檔案管理上缺乏統(tǒng)一，對(duì)于那些重要的文件或檔案資料只是雜亂的堆放在一起，并沒(méi)有做出整理和歸類(lèi)，當(dāng)需要查找或利用這些檔案時(shí)，給查找工作帶來(lái)極大不便，嚴(yán)重缺乏完整性以及系統(tǒng)性。對(duì)于提交的檔案也有手寫(xiě)的，這種檔案資料在裝訂過(guò)程別麻煩，裝訂好的檔案資料嚴(yán)重影響美觀。

（二）高校檔案管理工作有待進(jìn)一步提高

就目前而言，我國(guó)的高校檔案管理工作并沒(méi)有得到重視，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)方面：首先，高校檔案管理嚴(yán)重缺少歸檔、整理以及收集的專(zhuān)職檔案員。有很大一部分工作基本上都是由辦公室的兼職人員來(lái)完成的，學(xué)校也并沒(méi)有在這方面安排專(zhuān)人去負(fù)責(zé)。正如之前所說(shuō)，高校檔案管理是一項(xiàng)過(guò)程繁雜的工作，不可能一天兩天就將其做好的，如果沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理人員，則會(huì)讓重要的檔案資料散落在不同的經(jīng)辦人手上，使整體的檔案形成材料不完整、系統(tǒng)不完善的情況出現(xiàn)。其次，大部分高校內(nèi)部并沒(méi)有設(shè)立檔案室，很多重要檔案并不能得到統(tǒng)一管理。現(xiàn)在很多重要的檔案普遍都是放在紙盒或者文件盒里，嚴(yán)重缺乏基本的保護(hù)措施。如果文件放置時(shí)間太長(zhǎng)，則會(huì)出現(xiàn)紙張破損、受潮等情況，嚴(yán)重影響到了檔案的利用。

（三）高校檔案無(wú)法有效利用

對(duì)于高校中的檔案館而言，它是整個(gè)學(xué)校的窗口部門(mén)，是學(xué)術(shù)研究的核心，在高校檔案管理工作中，會(huì)產(chǎn)生一系列寶貴的檔案材料，這些材料早已成為了領(lǐng)導(dǎo)決策或?qū)W術(shù)研究的重要原始數(shù)據(jù)。充分利用收集來(lái)的檔案，可以對(duì)今后的發(fā)展起到很大程度上的幫助。

二、提升高校檔案管理工作的有效方法

（一）不斷提升檔案管理水平，對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行加強(qiáng)

1、首先要使領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起檔案管理工作的重視

若要想在高校內(nèi)部搞好高校檔案管理工作，那么首先就要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作足夠認(rèn)識(shí)。贏得學(xué)校內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持。只有當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或管理人員充分認(rèn)識(shí)到了這份工作的重要性之后，才可以樹(shù)立一個(gè)正確的存檔意識(shí)，在思想上對(duì)檔案管理進(jìn)行重視，從而確保檔案工作的順利進(jìn)行。

2、不斷改善硬件設(shè)備和軟件設(shè)備

除了要讓領(lǐng)導(dǎo)以及管理者們引起足夠重視之外，還應(yīng)當(dāng)不斷完善硬件和軟件設(shè)備。硬件方面主要是增添打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。而軟件上則是指的要安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員。對(duì)于高校檔案管理工作來(lái)講，需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，因此需要將有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理者安排在管理崗位上，充分將他們的主觀能動(dòng)性發(fā)揮出來(lái)。現(xiàn)如今，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以將重要的檔案數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里，在學(xué)校內(nèi)部建立一套大型的電子檔案庫(kù)，從根本上提升檔案儲(chǔ)存、控制、處理以及查閱信息的能力，使高校檔案管理工作逐漸現(xiàn)代化、科技化。

（二）對(duì)其中的管理制度得到改善

要想從根本上搞好高校檔案管理工作，那么首先則應(yīng)當(dāng)建立一套完善的管理制度。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)以我國(guó)頒布的《合同法》為參考，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的管理措施和方法。大致上講可以分成以下幾個(gè)步驟進(jìn)行：

首先，在學(xué)校內(nèi)部建立一套完善、科學(xué)合理的運(yùn)作機(jī)制以及管理組織，將其中的科學(xué)管理形成檔案文件，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在收集、整理以及歸納等方面制定出有關(guān)的規(guī)章條例，逐漸讓高校檔案管理走向正規(guī)化、制度化。

其次，不斷落實(shí)和建立高校檔案管理工作的責(zé)任，確保高校檔案管理工作的收集、整理以及歸檔可以落入實(shí)處，并且還要落實(shí)好相應(yīng)的責(zé)任人，確定好個(gè)人職責(zé)。

最后，在學(xué)校內(nèi)部建立各種規(guī)章制度，在進(jìn)行高校檔案管理過(guò)程中要做到按照規(guī)章流程辦事，保證高校檔案管理能夠做到有條不紊，確保檔案萬(wàn)無(wú)一失。

（三）不斷對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用

當(dāng)高校做好檔案管理工作之后，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，具體可以從以下幾方面入手：

1、不斷對(duì)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化。現(xiàn)如今早已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化信息時(shí)代，用戶(hù)普遍具有方便、快捷以及準(zhǔn)確等特點(diǎn)，根據(jù)用戶(hù)這些特點(diǎn)對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行更加深層次的開(kāi)發(fā)。

2、在對(duì)高校檔案管理日常工作中，應(yīng)當(dāng)配合領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策管理，確保館內(nèi)工作能夠提交檔案材料，使其能為其他工作提供良好服務(wù)。

3、不斷提升檔案管理工作的利用率，做好宣傳工作。在不久的將來(lái)，檔案資源共享將成為社會(huì)主流發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式早已跟不上時(shí)代節(jié)奏，我們應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從社會(huì)各界上宣傳檔案管理工作的重要性。

（四）對(duì)高校檔案管理實(shí)行分級(jí)管理，從而確保能夠科學(xué)分類(lèi)

由于高校自身具備服務(wù)性、學(xué)術(shù)性以及專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，所以在收集檔案過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)拓寬收集范圍，確保做好檔案的收集、整理以及存儲(chǔ)工作。根據(jù)各檔案部門(mén)的要求，結(jié)合實(shí)際情況，并找出部門(mén)以及內(nèi)容形式上的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)。

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篇10

高效的交通檔案管理工作可有效地提升交通系統(tǒng)各個(gè)單位工作的效率，特別是最近幾年來(lái)我國(guó)私家車(chē)數(shù)量的不斷增加，給交通檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。而通過(guò)信息化建設(shè)可以增強(qiáng)檔案管理工作效果，進(jìn)一步增強(qiáng)交通檔案管理工作的質(zhì)量。但是在交通檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中仍舊存在多方面的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了交通檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，因此，全面地分析當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題對(duì)交通檔案管理工作有著實(shí)際意義。

1交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1推動(dòng)交通檔案管理工作專(zhuān)業(yè)化

在傳統(tǒng)的交通檔案管理工作中，因?yàn)闄n案多數(shù)均為紙質(zhì)的材料，這就限制了檔案的有效使用，并降低了檔案保存的安全系數(shù)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，可消除傳統(tǒng)的借閱交通檔案資料在地域和空間上的差異，減少了檔案管理工作者工作難度，提升了檔案管理工作的效率。

1.2符合當(dāng)前時(shí)展的需求

當(dāng)前國(guó)內(nèi)私家車(chē)數(shù)量越來(lái)越多，為了更好地使車(chē)輛服務(wù)于人民，需要提高交通檔案管理的效率。而通過(guò)將信息化技術(shù)加入交通檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)交通檔案管理工作與現(xiàn)代化社會(huì)有效的接軌，降低交通檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，增強(qiáng)交通檔案管理工作的實(shí)效性。

2當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)重視程度較低

對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)重視程度低制約著交通檔案管理信息化建設(shè)，具體主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，在交通管理部門(mén)中，檔案管理部門(mén)為輔的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理實(shí)際需求人員較多，但具體從事人員較少，特別是專(zhuān)業(yè)的信息化建設(shè)技術(shù)人員更為缺乏，多數(shù)交通檔案管理部門(mén)存在一人多崗的情況，這在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作為交通檔案管理人員自身也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于自身的重要性，傳統(tǒng)的交通檔案管理工作思路與方式仍舊處于主置，限制了現(xiàn)代化信息技術(shù)在交通檔案管理工作中的應(yīng)用。

2.2交通檔案管理信息化建設(shè)工作對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度較為缺乏

現(xiàn)階段，因?yàn)槎鄶?shù)單位的交通檔案管理信息化建設(shè)處于初級(jí)階段，具體的機(jī)構(gòu)設(shè)置、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員配置等方面還存在較多的問(wèn)題，規(guī)章制度不夠完善，在信息化建設(shè)實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，存在職責(zé)交叉、分工模糊等情況，甚至部分區(qū)域的交通檔案管理工作經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)之后，出現(xiàn)了各自為政的情況，導(dǎo)致交通檔案管理工作非?；靵y，信息化技術(shù)應(yīng)用較為表面。

2.3交通檔案管理高級(jí)信息化技術(shù)人員較為缺乏

當(dāng)前由于受到傳統(tǒng)交通檔案管理工作的影響，實(shí)際的交通檔案管理信息化建設(shè)人員并非科班出身，往往是經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間培訓(xùn)之后就直接上崗，在受到工作壓力等方面的影響時(shí)，對(duì)應(yīng)的在職培訓(xùn)工作也不能及時(shí)地跟上，限制了管理人員信息化技術(shù)水平的提升，再加上多數(shù)工作人員心態(tài)等方面因素，導(dǎo)致了高水平管理人員較為缺乏的現(xiàn)狀。

2.4信息管理使用軟件不統(tǒng)一

現(xiàn)階段導(dǎo)致交通檔案管理信息建設(shè)水平較低的另一個(gè)主要原因就是在進(jìn)行交通檔案管理信息錄入的過(guò)程中，使用的錄入軟件不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致格式不夠規(guī)范，導(dǎo)致后續(xù)在使用相關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程中非常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情況，這在很大程度上導(dǎo)致了交通檔案信息化管理工作的混亂。出現(xiàn)這種情況的主要原因與我國(guó)信息化技術(shù)起步較晚有著直接關(guān)系，在交通檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中間還沒(méi)有形成一個(gè)較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，非常容易導(dǎo)致交通檔案管理工作出現(xiàn)混亂、不兼容的情況，降低了交通檔案管理信息建設(shè)的效果。

2.5信息化管理資金投入不足

交通檔案管理信息化在建設(shè)的過(guò)程中涉及到方面較多，所包含的工作也較為瑣碎，再加上我國(guó)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)水平較低，在完善交通檔案管理信息化過(guò)程中需要大量的資金投入。但是，當(dāng)前我國(guó)對(duì)這方面的投入比較少，不能夠滿(mǎn)足我國(guó)交通檔案管理信息化建設(shè)的需求，使交通檔案管理信息化的建設(shè)水平比較落后。

3完善交通檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策

3.1構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化建設(shè)工作規(guī)章制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，所以在進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)的構(gòu)建過(guò)程中，要制定出比較完善的工作規(guī)章制度。在實(shí)施時(shí)首先要針對(duì)性地進(jìn)行分析，對(duì)其有比較全面的了解，然后再把信息化建設(shè)過(guò)程的需求添加到交通檔案管理工作制度中。另一方面，在進(jìn)行完善的過(guò)程中，可以進(jìn)行聽(tīng)證，邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家、學(xué)者及工作技術(shù)人員等進(jìn)行聽(tīng)證，并給予專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)，其次，在交通檔案管理信息化建設(shè)工作制度運(yùn)行的過(guò)程中，應(yīng)采取動(dòng)態(tài)性的調(diào)整策略，保證交通檔案管理工作制度更好地服務(wù)于信息化建設(shè)。

3.2增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

針對(duì)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)較低的情況，應(yīng)制定具體的措施。首先從源頭上進(jìn)行控制，主要從三個(gè)方面入手，第一，從招聘環(huán)節(jié)入手，對(duì)于招聘的工作人員，應(yīng)該設(shè)立必要的有針對(duì)性的招聘條件，選擇那些專(zhuān)業(yè)與信息化建設(shè)相接近的人員，并提高工作人員的待遇條件，以便能夠吸引到優(yōu)秀的人才，保證工作人員的能力水平。第二，制定出完善的在職培訓(xùn)策略，由于交通檔案管理信息化技術(shù)和知識(shí)是處在不斷發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程中，這就需要對(duì)已經(jīng)在職的交通檔案管理工作人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，使其能夠掌握最新的知識(shí)動(dòng)態(tài)，保證技術(shù)人員的信息化技術(shù)水平得到不斷的提升。第三，建立合適的考核機(jī)制，合理科學(xué)的考核對(duì)于調(diào)動(dòng)工作人員的積極性是十分重要的，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的理論考核方式進(jìn)行變革，可多采用一些互動(dòng)性的考核方式，并將考核結(jié)果與工作人員的晉升、薪酬等掛鉤，保證培訓(xùn)工作與考核工作的效果，防止出現(xiàn)考核流于形式。

3.3增強(qiáng)對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的重視

為更好地增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)，增強(qiáng)對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的重視是必不可少的。在具體的實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立交通檔案信息管理理念，提升相關(guān)工作開(kāi)展的緊迫性，認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從而對(duì)所有工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，這對(duì)于增強(qiáng)交通檔案管理工作效率與質(zhì)量是非常重要的。

3.4明確交通檔案管理信息化建設(shè)途徑

為了切實(shí)增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)效果，應(yīng)當(dāng)明確交通檔案管理信息化建設(shè)途徑。首先構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，最為根本的任務(wù)就是對(duì)其中包含的所有檔案進(jìn)行整理，將整理的結(jié)果形成數(shù)據(jù)，這是形成交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。其次是進(jìn)行歸檔，在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)所用的電子文件進(jìn)行分項(xiàng)檢查，保證所收集信息的真實(shí)性和完整性。若紙質(zhì)原件和電子文件不是完全相符的，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完善調(diào)整，保證今后使用過(guò)程中所有數(shù)據(jù)的真實(shí)性。另外，應(yīng)當(dāng)和交通設(shè)計(jì)部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)等相關(guān)的單位形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案資料保密的基礎(chǔ)上，將所有的資料融入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，更加方便后續(xù)資料的使用和收集。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從復(fù)雜的交通信息材料中將其中具有結(jié)論性和代表性的數(shù)據(jù)提煉出來(lái)，形成完善系統(tǒng)檔案材料和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案構(gòu)建，從而為后續(xù)檔案調(diào)用和決策工作提供更為便捷和完善的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

3.5規(guī)范交通檔案數(shù)字化軟件的操作

針對(duì)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的情況，應(yīng)當(dāng)在全國(guó)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的交通檔案管理信息化錄入標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的錄入規(guī)范，這對(duì)于提升交通檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平是非常必要的。在具體的實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接工作落到實(shí)處，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的流失，這是十分重要的。其次，還應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證交通檔案信息的錄入工作順利進(jìn)行，保證信息的真實(shí)性和可調(diào)查性。第三，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)多數(shù)交通檔案信息的實(shí)際情況，與IT等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行有效對(duì)接，研發(fā)出適合當(dāng)前我國(guó)交通檔案信息化錄入工作特色的數(shù)字化軟件，并在全國(guó)交通檔案單位內(nèi)進(jìn)行全面培訓(xùn)，保證每位人員均可以使用這個(gè)軟件，這將在很大程度上增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化水平。

3.6增加交通檔案管理信息化建設(shè)的投入

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)在交通檔案管理信息化建設(shè)方面投入較少的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)針對(duì)性增加對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的投入工作。在具體實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)的管理與運(yùn)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到交通檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)一本萬(wàn)利的項(xiàng)目，雖然在初期的投入比較大，但是在后續(xù)的工作中，會(huì)增強(qiáng)交通檔案管理工作的效率，提升交通檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，在具體實(shí)施中，交通檔案管理信息化建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮項(xiàng)目較大且屬于國(guó)家使用的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)，在確保交通檔案管理信息化建設(shè)效果的基礎(chǔ)上，提升交通檔案管理信息化建設(shè)的性?xún)r(jià)比。

3.7完善交通檔案管理信息化檢索工具

完善交通檔案管理信息化檢索工具對(duì)于及時(shí)掌握信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)有著非常重要的作用。在具體實(shí)施中，首先應(yīng)當(dāng)完善交通檔案的內(nèi)容，讓使用者可以迅速地定位自身需要的信息，構(gòu)建出專(zhuān)業(yè)索引目錄，讓使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通過(guò)多方面的途徑，將各個(gè)部門(mén)的信息進(jìn)行收集，形成完善的交通檔案，然后進(jìn)行交通檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總，及時(shí)將交通檔案的項(xiàng)目向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供客觀的依據(jù)，增強(qiáng)決策工作的科學(xué)性和合理性。第三，加強(qiáng)信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時(shí)將收集到的信息進(jìn)行整理和反饋，這樣不僅能夠反映檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，還能增強(qiáng)社會(huì)檔案的意識(shí)，將交通檔案信息資源服務(wù)于為交通建設(shè)，充分發(fā)揮交通檔案管理工作的作用。

4結(jié)束語(yǔ)