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篇1

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；質(zhì)量管理；過(guò)程方法

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4117（2012）03-0116-01

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個(gè)單位財(cái)務(wù)計(jì)劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫(kù)，又是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、智慧和技術(shù)的知識(shí)庫(kù)。會(huì)計(jì)檔案如此重要，但由于種種原因，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會(huì)計(jì)檔案管理的基本流程，研究基于過(guò)程的質(zhì)量控制方法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全過(guò)程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)

（一）理論依據(jù)

檔案管理學(xué)的管理對(duì)象包括文書(shū)檔案、專門(mén)檔案和科技檔案。會(huì)計(jì)檔案是專門(mén)檔案的一個(gè)重要門(mén)類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會(huì)計(jì)檔案管理必須始終堅(jiān)持檔案管理的基本原理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的全過(guò)程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。

（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的根本途徑。會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1999年1月1日頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例》。

（三）實(shí)踐依據(jù)

在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的基本特點(diǎn)，把握會(huì)計(jì)檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實(shí)踐操作性的質(zhì)量控制方案。

二、基于過(guò)程的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過(guò)程方法的基本理念，應(yīng)從全過(guò)程管理的角度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。

（一）會(huì)計(jì)檔案收集階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確本單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)文件材料按時(shí)歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，集中銷毀不再具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷毀工作流程。

（三）會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量控制

在會(huì)計(jì)檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號(hào)。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫(xiě)案卷目錄。

（四）會(huì)計(jì)檔案利用階段的質(zhì)量控制

第一，制度上，建立健全會(huì)計(jì)檔案的借閱制度、嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對(duì)檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會(huì)計(jì)檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會(huì)計(jì)檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會(huì)計(jì)檔案原件，還可以通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者提供會(huì)計(jì)檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊(duì)

參考文獻(xiàn)：

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篇2

文書(shū)是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展，文書(shū)工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書(shū)檔案管理工作也成為文書(shū)工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書(shū)類型越來(lái)越多，版本的文書(shū)數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書(shū)工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書(shū)檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書(shū)檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書(shū)工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書(shū)工作以及文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開(kāi)展科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書(shū)檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書(shū)檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書(shū)檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門(mén)對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書(shū)檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書(shū)管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書(shū)檔案管理障礙。第二，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了文書(shū)職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書(shū)檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書(shū)與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書(shū)檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書(shū)職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書(shū)與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書(shū)并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書(shū)檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書(shū)角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書(shū)對(duì)檔案管理的作用。第三，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書(shū)工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專門(mén)的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書(shū)檔案的管理，對(duì)于一般性的文書(shū)檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書(shū)檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書(shū)檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開(kāi)展，而實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。首先，文書(shū)檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門(mén)進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書(shū)檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書(shū)檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見(jiàn)的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書(shū)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書(shū)檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書(shū)檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計(jì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)包括文書(shū)檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書(shū)檔案管理模塊

文書(shū)檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書(shū)檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。4）案卷著錄：主要是文書(shū)檔案的歸類，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書(shū)檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書(shū)工作需求。7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過(guò)年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書(shū)檔案借閱與歸還

文書(shū)檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書(shū)檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書(shū)檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書(shū)人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書(shū)檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書(shū)檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書(shū)管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書(shū)、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書(shū)人員的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文書(shū)檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是以實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計(jì)了檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書(shū)人員的基本工作需求，提升文書(shū)檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻(xiàn)：

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檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的最基本工作，做好這一項(xiàng)工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運(yùn)行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國(guó)的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問(wèn)題，如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善和改革，是新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)讓很多數(shù)據(jù)的應(yīng)用和儲(chǔ)存變得更加方便，是新時(shí)代的信息發(fā)展方向，應(yīng)用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代下，各項(xiàng)信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計(jì)算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)將新的技術(shù)運(yùn)用到工作中，適應(yīng)社會(huì)的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時(shí)期，改革需要運(yùn)用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺(tái)，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理的改革也是推進(jìn)單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點(diǎn)，新的檔案管理方式能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保存力度。因此新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位

受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會(huì)服務(wù)上，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這種整體的不正確意識(shí)導(dǎo)致在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中疏忽了對(duì)檔案的管理工作，造成對(duì)檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學(xué)

現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲(chǔ)存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變得更加先進(jìn)快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來(lái)幫助管理者進(jìn)行檔案管理工作。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)制定管理體系，但一些時(shí)候并沒(méi)有對(duì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒(méi)有很好地應(yīng)用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學(xué)。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)操作體系的工作，對(duì)從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時(shí)適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細(xì)程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對(duì)檔案管理的工作人員審核沒(méi)有那么嚴(yán)格，導(dǎo)致了很多工作人?T的專業(yè)素質(zhì)都達(dá)不到良好管理檔案的要求，對(duì)檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程

完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程指要對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個(gè)體系中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行對(duì)該項(xiàng)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理也無(wú)流程的升級(jí)和改造革。新形勢(shì)下對(duì)信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)流程改革也要從本質(zhì)上進(jìn)行。

第一要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善檔案管理內(nèi)部部門(mén)之間的業(yè)務(wù)銜接工作流程，梳理好檔案管理部門(mén)與其他事業(yè)單位部門(mén)之間的業(yè)務(wù)流程關(guān)系，動(dòng)員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務(wù)流程的工作中來(lái)。對(duì)各項(xiàng)的檔案管理工作流程進(jìn)行審核，如檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來(lái)，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，來(lái)分配職責(zé)和管理資源，明確每一位管理員工的職責(zé)和所在崗位所負(fù)責(zé)的范圍，將長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的理念應(yīng)用到對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定中。[3]

（二）擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力

首先要對(duì)服務(wù)的功能進(jìn)行擴(kuò)展，原有的檔案服務(wù)功能大多數(shù)只是對(duì)信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代中，檔案的服務(wù)功能要借助信息技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)展，可以開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動(dòng)篩選、與其他信息建立一個(gè)清晰的對(duì)比模型，為需求者提供更多的服務(wù)。在檔案的服務(wù)過(guò)程中可以增加其他的服務(wù)功能，比如說(shuō)根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對(duì)檔案的檢索功能更好地運(yùn)用。其次要擴(kuò)展服務(wù)的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)都是等需求者有需要時(shí)自己使用，檔案管理提供的只是一個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，在新的服務(wù)模式中應(yīng)當(dāng)改善被動(dòng)服務(wù)的局限性，逐漸朝著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建檔案管理平臺(tái)

構(gòu)建檔案管理平臺(tái)分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是加強(qiáng)硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺(tái)可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺(tái)為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺(tái)，結(jié)合檔案管理的職責(zé)設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的功能平臺(tái)，建立更加科學(xué)更加快捷的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)考慮事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標(biāo)的平臺(tái)。第二方面是實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的整合，資源的整合可以通過(guò)各類的整理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來(lái)進(jìn)行的，將檔案的管理工作融入整個(gè)的檔案平臺(tái)中來(lái)，借助管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。

五、結(jié)語(yǔ)

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1.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的必要性

疾病預(yù)防控制檔案所包含的內(nèi)容較多，既有各種規(guī)章制度，也有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告，還包括衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)資料，其管理的規(guī)范及利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，特別是隨著社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)信息公開(kāi)期望的增強(qiáng)，這種規(guī)范化管理將為信息的公開(kāi)和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理有利于推動(dòng)各種法規(guī)制度的執(zhí)行

疾病預(yù)防控制法規(guī)制度是檔案管理的重要內(nèi)容，而規(guī)范其管理，既可以便于政府決策者、相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾查閱，而且這種系統(tǒng)性的存檔可以為執(zhí)法過(guò)程中執(zhí)法人員提供參考，從而便于制度法規(guī)得到執(zhí)行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預(yù)防控制檔案中包含大量的調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料以及疾病材料，這些調(diào)查報(bào)告與材料既包含對(duì)以往數(shù)據(jù)的一種統(tǒng)計(jì)，可以發(fā)現(xiàn)各種疾病預(yù)防事件的發(fā)展規(guī)律，從而便于人們從規(guī)律中得到啟示，做出有針對(duì)性的安排，盡可能的推動(dòng)疾病預(yù)防與控制，也包含當(dāng)時(shí)針對(duì)疾病預(yù)防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現(xiàn)后采取有針對(duì)性的措施提供參考。

1.3有利于強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督與管理

疾病預(yù)防控制檔案還包含對(duì)學(xué)校、對(duì)國(guó)境口岸的衛(wèi)生監(jiān)督資料，截止2012年，全國(guó)被監(jiān)督學(xué)校達(dá)到22.4萬(wàn)所，78.2%的學(xué)校已建立學(xué)生健康檔案，這些檔案的管理對(duì)于預(yù)防疾病控制，推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督與管理具有重要的價(jià)值。

2.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用的基本途徑

要對(duì)疾病預(yù)防控制檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并推動(dòng)其應(yīng)用開(kāi)發(fā)，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規(guī)范化管理與利用水平。但從實(shí)踐來(lái)看，目前這種開(kāi)發(fā)應(yīng)用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務(wù)決策、服務(wù)社會(huì)的作用尚未得到全面的發(fā)揮，這為未來(lái)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理與應(yīng)用提供了方向。

2.1疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內(nèi)容，其規(guī)范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規(guī)范化，即要針對(duì)疾病預(yù)防控制的實(shí)際情況，制定細(xì)化的、針對(duì)性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度可依，有制度可執(zhí)行。其次，管理流程的規(guī)范化，在實(shí)踐當(dāng)中，涉及檔案管理的各個(gè)流程要規(guī)范，如檔案的存檔要有責(zé)任人簽字審核后依照一定的規(guī)則分類存檔，在檔案的借閱中要有負(fù)責(zé)人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續(xù)。通過(guò)流程的規(guī)范化推動(dòng)管理的規(guī)范化。再次，管理服務(wù)的信息化，即要充分利用信息技術(shù)帶來(lái)的便利，利用電子檔案等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時(shí)這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用的基本途徑

疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化利用包括供衛(wèi)生、疾控部門(mén)利用，還包括供研究者、統(tǒng)計(jì)單位利用，其規(guī)范化的利用途徑也包括三個(gè)方面。首先，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)統(tǒng)計(jì)軟件或者統(tǒng)計(jì)手段，挖掘數(shù)據(jù)中隱藏的信息，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘找出疾病預(yù)防控制的內(nèi)部規(guī)律、發(fā)展態(tài)勢(shì)，從而為相關(guān)個(gè)體提供參考。其次，對(duì)疾病預(yù)防控制經(jīng)驗(yàn)的對(duì)比總結(jié)，通過(guò)對(duì)同類疾病不同預(yù)防控制方案的比較，對(duì)不同疾病應(yīng)對(duì)方案的比較，可以發(fā)現(xiàn)各方案的優(yōu)劣，從而便于形成一套完善的應(yīng)對(duì)方案，以提高疾病預(yù)防控制能力。再次，對(duì)疾病預(yù)防控制問(wèn)題的查擺，通過(guò)對(duì)檔案的查詢，可以發(fā)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中存在的突出問(wèn)題，這就為問(wèn)題的解決提供了方向。

3.促進(jìn)疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理與利用的思考

疾病預(yù)防控制不僅事關(guān)政府部門(mén)各項(xiàng)工作，而且與群眾生活密切相關(guān)，因而規(guī)范其檔案管理是一項(xiàng)影響深遠(yuǎn)的工作。實(shí)踐當(dāng)中，要以基礎(chǔ)設(shè)施的完善為前提，以檔案管理的創(chuàng)新和檔案利用的創(chuàng)新為導(dǎo)向，積極推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施為檔案規(guī)范化管理與利用奠定基礎(chǔ)

檔案規(guī)范化管理與利用的前提是有完善的基礎(chǔ)設(shè)施做為保障，首先，要積極構(gòu)建檔案管理場(chǎng)所，特別是基層疾病預(yù)防控制單位，要積極利用現(xiàn)有的辦公場(chǎng)地開(kāi)設(shè)專門(mén)的檔案室，并購(gòu)買(mǎi)檔案架、檔案袋等配套設(shè)施，通過(guò)設(shè)施的完備推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開(kāi)發(fā)各種軟件設(shè)施，疾病預(yù)防控制部門(mén)要通過(guò)與檔案管理軟件供應(yīng)商合作，開(kāi)發(fā)出符合疾病預(yù)防控制部門(mén)實(shí)際的管理軟件，通過(guò)軟件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的查詢與管理。特別是，這一過(guò)程中要積極推動(dòng)檔案的電子化管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼，并與電子檔案相對(duì)應(yīng)，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創(chuàng)新渠道推動(dòng)疾病預(yù)防控制檔案管理規(guī)范化水平的提升

首先，要?jiǎng)?chuàng)新性的完善檔案管理制度，在貫徹執(zhí)行《檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)的前提下，要根據(jù)檔案管理信息化等要求，制定出臺(tái)適應(yīng)時(shí)代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要?jiǎng)?chuàng)新性的完善檔案管理模式，在當(dāng)前疾病預(yù)防控制檔案分級(jí)管理體系下，要通過(guò)規(guī)范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導(dǎo)致信息失真。再次，要?jiǎng)?chuàng)新性引入檔案管理新理念，將服務(wù)等理念貫穿到檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理水平。

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1.前言

國(guó)土資源檔案包含多個(gè)種類，比如土地利用規(guī)劃、建設(shè)用地以及土地綜合檔案等，國(guó)土資源檔案的復(fù)雜性與多樣性增大了檔案管理的難度，而基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的分類檢索，這是提高國(guó)土資源檔案管理水平的主要途徑。國(guó)土資源的種類繁多、資料復(fù)雜，其檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)專業(yè)性和技術(shù)性均較高，所以相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的意識(shí)，明確國(guó)土資源檔案管理的重要意義，采取有效措施規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的信息化建設(shè)。

2.基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的特點(diǎn)

2.1多樣性

國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的種類很多，綜合類國(guó)土規(guī)劃資源檔案主要包括實(shí)物檔案、科技檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等；以檔案的地籍差異進(jìn)行劃分，主要包括國(guó)土資源登記、國(guó)土資源調(diào)查以及綜合性國(guó)土資源材料等；以檔案的業(yè)務(wù)性差異進(jìn)行劃分，主要包括國(guó)土資源檢察檔案、建設(shè)土地檔案以及土地資源規(guī)劃?rùn)n案等。所以，基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的多樣性在很大程度上提高了檔案管理的難度。

2.2復(fù)雜性

復(fù)雜性是國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的另一突出特征，例如，從建設(shè)性國(guó)土檔案方面分析，其中的用地協(xié)議與征地申請(qǐng)屬于文書(shū)檔案，而用地環(huán)境圖示以及土地設(shè)計(jì)文件則屬于科技檔案。各個(gè)種類的檔案之間存在一定復(fù)雜性，形成錯(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)狀，不利于管理人員的高效管理。2.3易變性在國(guó)土規(guī)劃的檔案管理過(guò)程中，易變性主要是由地籍差異所引起的，雖然土地可以進(jìn)行劃分，明確土地所有權(quán)，但是地籍會(huì)受到諸多外界因素的干擾，例如自然原因與人為原因，同時(shí)，地籍還會(huì)受到人員遷移的影響。所以地籍的不可分解是導(dǎo)致國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案易變性的主要因素，在地籍變更是，國(guó)土資源部門(mén)必須進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄與信息保存，盡可能避免對(duì)地籍分配造成不良影響。

2.4完整性

國(guó)土資源檔案所包含的信息較為全面、完整，例如，在征用一塊土地時(shí)，必須經(jīng)過(guò)報(bào)批、申請(qǐng)、審核以及考察等多個(gè)步驟才能完成基本信息辦理，投入土地的使用，且此手續(xù)辦理過(guò)程中的系列問(wèn)題均有詳細(xì)記錄，產(chǎn)生失誤、遺漏等問(wèn)題概率極低，因此，國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案相對(duì)來(lái)說(shuō)信息較為全面和完整。

3.基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)的意義

國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前我國(guó)國(guó)土資源部門(mén)建設(shè)的主要組成部門(mén)，檔案資源的信息化建設(shè)必須以信息化技術(shù)作為核心，先進(jìn)的信息化技術(shù)能夠保障國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，能夠?qū)崿F(xiàn)國(guó)土資源信息保存、提取、更改以及管理的快捷性，進(jìn)而提高國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息管理的工作效率。基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的信息化建設(shè)能夠提高人力資源的利用率，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案中包含大量關(guān)鍵信息，用于記錄和保存國(guó)土、單位以及個(gè)人的國(guó)土資源活動(dòng)，這一類信息的記錄不僅用于人們查閱，還是維護(hù)相關(guān)人員以及單位的土地利益的關(guān)鍵依據(jù)。實(shí)現(xiàn)基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)能夠提高檔案信息的可靠性以及準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)的檔案信息管理通常是由紙質(zhì)進(jìn)行記錄與保存，在長(zhǎng)時(shí)間外界環(huán)境的影響中，紙質(zhì)檔案會(huì)暴露諸多不多，如字跡模糊、損壞以及遺失等現(xiàn)象均會(huì)給對(duì)國(guó)土資源部門(mén)造成不利影響，不利于我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定和諧的發(fā)展。因此，國(guó)土資源管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)，以電子版形式記錄與保存重要信息，以此達(dá)到國(guó)土資源檔案管理的高效性與永久性。

4.基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)中存在的弊端

4.1未樹(shù)立國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的觀念

目前，國(guó)家投入在國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)中的資金不斷加大，國(guó)土檔案信息化技術(shù)也不斷提高，但是由于國(guó)土資源部門(mén)人員更換頻繁，而國(guó)土資源檔案管理部門(mén)并無(wú)穩(wěn)定的經(jīng)濟(jì)來(lái)源，相關(guān)管理人員未樹(shù)立國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的觀念，沒(méi)有意識(shí)到國(guó)土檔案信息化管理的關(guān)鍵意義。加之我國(guó)國(guó)土檔案信息化管理發(fā)展速度較慢，國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)還存在許多缺陷，無(wú)法跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，難以達(dá)到國(guó)土資源管理的根本目標(biāo)。同時(shí)，國(guó)土檔案管理信息化建設(shè)的資金成本較高，大部分管理人員更傾向于選擇紙質(zhì)管理方式，不利于國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案的信息化建設(shè)。

4.2國(guó)土檔案管理信息化建設(shè)流程不規(guī)范

在國(guó)土檔案管理的過(guò)程中，管理人員的歸檔工作落實(shí)不到位，未達(dá)到其實(shí)際效果。某些基層國(guó)土資源部門(mén)未規(guī)范相關(guān)工作流程，未對(duì)檔案信息的采集、整理、記錄以及歸檔實(shí)行信息化管理，有的國(guó)土檔案資源信息采集并不全面，而有的檔案由于長(zhǎng)時(shí)間堆壓，未經(jīng)過(guò)合理的編排與分類，給國(guó)土資源檔案的查閱帶來(lái)諸多不便。還有些基層國(guó)土規(guī)劃管理部門(mén)由于工作人員專業(yè)化素質(zhì)不高，在實(shí)際的工作中，未按照正確流程處理檔案，造成檔案信息的混亂，檔案設(shè)備的不合理運(yùn)用等問(wèn)題。

5.基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

5.1強(qiáng)化對(duì)國(guó)土資源管理信息化建設(shè)的重視

為了實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)，國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)其重視，意識(shí)到國(guó)土資源檔案管理的意義與價(jià)值，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。同時(shí)，國(guó)土資源的管理人員應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的支持力度，深入貫徹和落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)國(guó)土檔案管理的進(jìn)步。另外，管理人員必須強(qiáng)化國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)方面的宣傳，鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)積極的參與其中，進(jìn)而提高工作效率。

5.2提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

在基層國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案管理工作中，檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的管理水平以及落實(shí)情況有著舉足輕重的意義，管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于國(guó)土資源檔案的信息化建設(shè)效果起著決策性作用，所以國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)著力提高檔案管理人的綜合素質(zhì)。只有管理人員具備較好的專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)修養(yǎng)，才能夠熱愛(ài)檔案管理這一工作，進(jìn)而推進(jìn)其信息化建設(shè)，國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)屬于系統(tǒng)性工作，需要較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，檔案管理人員必須能夠熟練使用計(jì)算機(jī)并熟悉相關(guān)知識(shí)，才能夠適應(yīng)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)的需要。

5.3完善國(guó)土資源管理信息化建設(shè)流程

國(guó)土資源的檔案管理信息化建設(shè)包含著國(guó)土資源部門(mén)的多項(xiàng)信息與資料，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，管理人員應(yīng)當(dāng)完善國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的基本流程，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)。同時(shí)，國(guó)土資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化其基本設(shè)施，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，建立檔案管理信息平臺(tái)，為國(guó)土檔案的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外，管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解實(shí)際情況，查缺補(bǔ)漏保障信息與資料的全面性，保障檔案管理信息化建設(shè)的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。國(guó)土資源部門(mén)的各類檔案資料必須依據(jù)嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編排與歸類，實(shí)現(xiàn)信息的共享以及資料查找的快捷性。在國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員要統(tǒng)一所使用的管理軟件，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理模式提高信息化管理水平。

5.4優(yōu)化國(guó)土檔案管理的工作模式

國(guó)土資源的檔案信息與數(shù)據(jù)具有十分重要的意義，國(guó)土資源管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化國(guó)土檔案的管理模式，使其更便于人們的查找與閱讀，才能發(fā)揮國(guó)土資源信息的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。管理人員應(yīng)當(dāng)積極的提高國(guó)土資源檔案信息的服務(wù)水平，主動(dòng)為個(gè)人以及單位提供國(guó)土資源檔案信息，進(jìn)而提高檔案的高效應(yīng)用，充分體現(xiàn)國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)的效果。

6.結(jié)束語(yǔ)

篇6

(一)完善檔案管理制度建設(shè)

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案由于與廣大人民群眾切身利益息息相關(guān)，所以需要相關(guān)職能部門(mén)加快推動(dòng)檔案管理制度的完善，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。對(duì)檔案管理工作的流程熟練掌控，特別是對(duì)于一些紙質(zhì)的重要檔案，不僅需要確保其具有科學(xué)合理的排序，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保存和維護(hù)工作，對(duì)于一些具有特殊意義的檔案，需要做好備份處理，確保檔案的完整性和安全性。作為一名城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老檔案的管理人員，不僅需要對(duì)檔案?jìng)浞?、保存熟練掌握，而且還要對(duì)相關(guān)記錄及需要查閱的知識(shí)做到扎實(shí)、熟練，只有這樣才能確保檔案資料的完整性和安全性能夠得到有效的保證，確保檔案管理水平的提升。

(二)規(guī)范檔案管理工作

為進(jìn)一步規(guī)范我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理，就必須對(duì)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，主要從以下兩方面來(lái)實(shí)施:一方面，對(duì)適齡老年人以及去世老年人的信息進(jìn)行增補(bǔ)?？茖W(xué)規(guī)范化的檔案管理工作必需具有充分的靈活性，因此，對(duì)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)施最基本的檔案管理是最為可行也是最有效的手段，也正因?yàn)槟壳拔覈?guó)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作存在靈活性欠缺這一制約因素，所以對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)的相關(guān)檔案單位和檔案管理人員則需要不斷及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和修正，切實(shí)落實(shí)每一位參保人員的生活狀況，做到對(duì)參保人員信息隨時(shí)可查詢，信息隨時(shí)可歸檔的系統(tǒng)化管理。另一方面，由于當(dāng)前我國(guó)老齡化現(xiàn)象十分嚴(yán)重，而且擁有巨大的人口基數(shù)而就整個(gè)社會(huì)結(jié)構(gòu)而言，老年人所占的比例逐年擴(kuò)增，這就要求現(xiàn)代化的檔案管理工作必須做到關(guān)鍵信息上的無(wú)缺失以及老年人養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)化的要求。

(三)注重現(xiàn)代化科技的應(yīng)用

對(duì)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理數(shù)字化、信息化的要求已經(jīng)隨著我國(guó)人口老齡化比例加大的現(xiàn)象越來(lái)越明顯越來(lái)越迫切。檔案管理數(shù)字化、信息化不僅是現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)老年人檔案管理工作的要求，同時(shí)也是檔案管理者在將來(lái)檔案管理工作中的必然努力方向。因此，就需要要將電腦、網(wǎng)絡(luò)管理等高科技管理手段應(yīng)用到廣大城鎮(zhèn)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的工作中來(lái)，依靠電腦來(lái)取代手寫(xiě)，以網(wǎng)頁(yè)管理來(lái)代替布告通知，運(yùn)用發(fā)送電子郵件的方式來(lái)減少人工送件，從而更多的解放人力物力，將其應(yīng)用到更需要的場(chǎng)合中去。

二、結(jié)束語(yǔ)

篇7

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；模式；創(chuàng)新；信息化

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式分析

（一）集中管理模式

集中管理模式是企業(yè)所設(shè)立的檔案機(jī)構(gòu)(企業(yè)檔案館、企業(yè)檔案室或企業(yè)檔案信息中心等)和檔案工作者對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的模式。集中統(tǒng)一管理是我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作基本原則的核心。

1、集中管理模式的優(yōu)勢(shì)

這種模式的優(yōu)勢(shì)在于能夠保證企業(yè)檔案的整體性和安全性，便于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，能夠有效發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。采用這種管理模式，檔案管理系統(tǒng)權(quán)利集中、制度規(guī)范，在檔案整理過(guò)程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺檔漏檔現(xiàn)象，便于形成統(tǒng)一的檔案信息中心，能夠最大限度地體現(xiàn)檔案的整體性，對(duì)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)檔案的管理和利用效果明顯。

2、集中管理模式的不足

集中管理模式屬于單一的檔案管理模式。在當(dāng)今社會(huì)，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這種單一的檔案管理模式因?yàn)樗鎯?chǔ)檔案的單一性、所顯示信息的滯后性、所提供資料的局限性，已很難適應(yīng)企業(yè)進(jìn)一步變革的需要和滿足企業(yè)對(duì)各類信息的渴望。

（二）分散管理模式

分散管理模式是企業(yè)沒(méi)有為檔案管理設(shè)立一個(gè)專門(mén)的管理部門(mén)，企業(yè)檔案掌握在企業(yè)各機(jī)構(gòu)或職員個(gè)人手中的一種檔案管理模式。

1、分散管理模式的優(yōu)勢(shì)

在分散管理模式下，企業(yè)能夠?qū)n案的歸屬方和責(zé)任方進(jìn)行清晰劃分。其優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：一是多元化的管理方式簡(jiǎn)捷又簡(jiǎn)單，只需要根據(jù)檔案的來(lái)源進(jìn)行分類、編目等簡(jiǎn)單的管理程序即可便于利用。二是充分利用企業(yè)的人力、物力、財(cái)力等資源。

2、分散管理模式的不足

企業(yè)對(duì)自身產(chǎn)生的檔案不能行使高度的控制權(quán)，對(duì)企業(yè)自身檔案的整體性了解得不夠透徹，企業(yè)內(nèi)沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)使檔案資源能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)也就無(wú)法形成一個(gè)檔案信息中心，難以淋漓盡致地體現(xiàn)檔案的作用。

（三）分布管理模式

分布管理模式是指企業(yè)的檔案由檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)職能部門(mén)分別保管的管理模式，分布管理也稱“集中―分散式”、“網(wǎng)點(diǎn)式管理”和“聯(lián)邦制”。

1、分布管理模式的優(yōu)勢(shì)

分布管理模式的優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在管理高效、便利，更適合各辦公機(jī)構(gòu)協(xié)作等方面，具體體現(xiàn)在：一是檔案部門(mén)和其他辦公部門(mén)都可以保管檔案，所以在檔案移交這個(gè)程序上可以任意選擇最終對(duì)象，展現(xiàn)了分布管理模式的便利性特點(diǎn)；二是由于分布管理模式具有檔案中心機(jī)構(gòu)集中領(lǐng)導(dǎo)的特性，所以檔案部門(mén)和各辦公部門(mén)在保管檔案方面能夠有一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的程序和制度，避免了重復(fù)與分歧，提高了工作效率。

2、分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之處在于，第一，對(duì)于怎樣清晰劃分檔案部門(mén)和其他辦公部門(mén)在檔案管理、保存方面的先決權(quán)利是一個(gè)很難解決的問(wèn)題；第二，會(huì)使許多企業(yè)漸漸忽視檔案部門(mén)，因?yàn)榇四Ｊ较聶n案部門(mén)的作用和權(quán)利都被削弱了。[1]

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的切入點(diǎn)

（一）工作平臺(tái)的切入

企業(yè)為提高自身在國(guó)內(nèi)、國(guó)際的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來(lái)支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來(lái)源中心。

以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大;參與應(yīng)用崗位人員眾多;處理流程繁瑣多變;數(shù)據(jù)庫(kù)功能強(qiáng)大;信息傳遞迅速，易于交流;信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái):

一是快捷通信。通過(guò)電子郵件系統(tǒng)，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與因特網(wǎng)郵件互通。

二是協(xié)同辦公。將機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的、可操作的“扁平式”管理，提高機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)協(xié)同工作的效率。

三是公文流轉(zhuǎn)。機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報(bào)、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

四是信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源，為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。

（二）創(chuàng)新流程的切入

在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，企業(yè)文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念“，它是對(duì)分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”的過(guò)程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來(lái)，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過(guò)技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無(wú)縫的互操作平臺(tái)”。文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件與檔案管理工作流程重組、再造的過(guò)程。

在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程;意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理的要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過(guò)程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過(guò)程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：一是減少流程的中間環(huán)節(jié)；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；四是建立循環(huán)工作流程；五是建立交叉、條件等工作流程。

三、推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新的舉措

（一）觀念創(chuàng)新是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)

創(chuàng)新是時(shí)代的要求，觀念創(chuàng)新是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ)。現(xiàn)在已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)企業(yè)發(fā)展，檔案工作者就必須作為創(chuàng)新主體，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)。

檔案工作的創(chuàng)新來(lái)自于對(duì)檔案管理的創(chuàng)新想法和欲念，沒(méi)有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，檔案創(chuàng)新就無(wú)從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一種全新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作要適應(yīng)這種新時(shí)代的要求，就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識(shí)和思想，檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面，滲透創(chuàng)新思想，開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐。

（二）信息化是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案信息化建設(shè)營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，如何依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服從、服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本條件，因此，如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境顯得尤為重要。

（三）管理創(chuàng)新是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要手段

1、采用“兵團(tuán)協(xié)戰(zhàn)”策略

充分利用國(guó)內(nèi)外多方協(xié)作的機(jī)會(huì)，和同行業(yè)或跨行業(yè)企業(yè)精兵強(qiáng)將合作，攻克未來(lái)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的高新科技難關(guān)。

2、采用“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)”策略

利用網(wǎng)絡(luò)的潛能，吸納國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案信息和相關(guān)知識(shí)，建構(gòu)檔案信息庫(kù)，利用光盤(pán)等高新技術(shù)“海量”存貯，以滿足本企業(yè)全方位利用需求，實(shí)現(xiàn)信息和知識(shí)共享。

（四）創(chuàng)新學(xué)習(xí)是創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵

信息時(shí)代的到來(lái)，給我國(guó)檔案工作既帶來(lái)難得的發(fā)展機(jī)遇，又提出嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，迫切要求用信息技術(shù)開(kāi)展檔案工作，以提高檔案工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。檔案工作者應(yīng)掌握如何使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，如何利用計(jì)算機(jī)處理信息等信息處理技術(shù)，使用網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用成為每一位檔案工作者的基本功。檔案工作者還應(yīng)學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開(kāi)發(fā)，最好還能根據(jù)工作實(shí)際獨(dú)立開(kāi)發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，在管理方面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，做到檔案信息資源共享。

（五）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，改善服務(wù)方式

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認(rèn)為，檔案部門(mén)可以借鑒一些服務(wù)行業(yè)的做法，開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，改良服務(wù)態(tài)度，提高查全率、查準(zhǔn)率，使利用者高興而來(lái)，滿意而歸。重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開(kāi)展各種深層次的檔案信息服務(wù)。[2][3]

參考文獻(xiàn)

[1]于曉泳.現(xiàn)代企業(yè)創(chuàng)新檔案管理的思考[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2011.17.

篇8

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要，引進(jìn)信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率迫在眉睫。在醫(yī)院檔案管理中引入信息技術(shù)，能促使醫(yī)院檔案管理沿著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，為醫(yī)院管理水平的進(jìn)步創(chuàng)造條件。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

（一）更加有效地保護(hù)珍貴檔案原件。過(guò)去，醫(yī)院檔案原件都是紙質(zhì)檔案，被反復(fù)使用或借閱經(jīng)常造成檔案原件的損壞，這與檔案管理的初衷相矛盾。檔案管理信息化就是借助信息技術(shù)等高科技手段，能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時(shí)借閱，避免了檔案原件的丟失，對(duì)提高檔案管理工作的效率有很強(qiáng)的促進(jìn)作用。

（二）方便檔案信息資源的檢索和利用。利用信息化技術(shù)，醫(yī)院可將檔案信息輸入電腦中，在管理系統(tǒng)中加入電子目錄，方便對(duì)檔案的目錄查詢。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，醫(yī)院各部門(mén)都可以在自己的規(guī)定范圍內(nèi)直接對(duì)檔案進(jìn)行瀏覽，大大提高了利用率。

（三）改善檔案信息資源的管理模式。醫(yī)院檔案管理信息化后，為醫(yī)院節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力，能夠確保檔案的備份安全，而且存儲(chǔ)空間足夠，對(duì)提升檔案管理工作質(zhì)量具有很強(qiáng)的促進(jìn)作用。

二、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理信息化的措施

（一）醫(yī)院檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)檔案無(wú)紙化，需要所有部門(mén)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的共享，不但在電腦配置上要有統(tǒng)一的服務(wù)器，也需要有用于部門(mén)間信息互存的硬盤(pán)，這樣電子檔案才能存儲(chǔ)。另外，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的檔案室通風(fēng)干燥、防火防水防蟲(chóng)等預(yù)防措施要充分考慮。檔案資料架和檔案袋等直接存儲(chǔ)檔案的物品更要嚴(yán)格把關(guān)，不能產(chǎn)生化學(xué)或物理反應(yīng)而損壞檔案。電腦存儲(chǔ)歸檔要有標(biāo)準(zhǔn)，方便查找起來(lái)節(jié)約時(shí)間，不易丟失。

（二）專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)。檔案管理員不僅是資料管理員，更是現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)的專家，要提升醫(yī)院檔案管理信息化水平，須從提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)下功夫。醫(yī)院招聘檔案管理人員應(yīng)招聘檔案管理專業(yè)人員，保證基本的檔案管理知識(shí)與技能，并集中進(jìn)行信息化系統(tǒng)的后臺(tái)管理和操作培訓(xùn)，培養(yǎng)出有較高計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)操作水平和檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。

（三）檔案信息化管理流程。建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理流程對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。檔案的手續(xù)、整理以及歸檔要做到清晰、條理，確保醫(yī)院檔案管理流程的合理與規(guī)范。需要多種多樣的信息檢索模式，便于有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，為醫(yī)院的其他工作人員營(yíng)造一個(gè)便捷的工作條件。

醫(yī)院檔案管理的信息化是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，是提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的有效方法，關(guān)系醫(yī)療及醫(yī)學(xué)研究工作的成敗，也關(guān)系著藥方管理、醫(yī)學(xué)經(jīng)驗(yàn)傳承等。這要求我們要以新思維來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代信息知識(shí)技術(shù)的發(fā)展，在保證醫(yī)院檔案管理工作高效\行的同時(shí)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馬仁玲.對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的思考[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016（02）：102.

篇9

關(guān)鍵詞：基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作檔案工作

基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的歷史記錄。基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料不僅記錄了建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展的歷史軌跡，而且為籌劃未來(lái)發(fā)展規(guī)劃提供了重要依據(jù)。本文在梳基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔特點(diǎn)的同時(shí)，就其收集歸檔工作中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決措施。

一、基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔的要求和特點(diǎn)

（一）堅(jiān)持“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的收集歸檔原則

《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中指出：“建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求。完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作?！本唧w來(lái)說(shuō)，就是在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，建設(shè)單位形成的材料由建設(shè)單位歸檔，設(shè)計(jì)單位形成的材料由設(shè)計(jì)單位歸檔，施工單位形成的材料由施工單位歸檔，監(jiān)理單位形成的資料由監(jiān)理單位歸檔。由于基建檔案是在項(xiàng)目建設(shè)和管理過(guò)程中形成的原始記錄，各承建單位和建設(shè)單位是項(xiàng)目文件的形成者，由形成單位進(jìn)行收集、整理、歸檔，能夠確保建設(shè)項(xiàng)目文件內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的本質(zhì)特性。因此，明確劃分基建檔案收集歸檔責(zé)任，堅(jiān)持“l(fā)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的歸檔原則，是保證基建檔案齊全、完整、成套歸檔的基礎(chǔ)。

（二）形成來(lái)源具有廣泛性

基建項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書(shū)至工程全面竣工驗(yàn)收，需經(jīng)歷項(xiàng)目申請(qǐng)、可行性研究立項(xiàng)、辦理征地手續(xù)、測(cè)量勘察、設(shè)計(jì)招投標(biāo)、編制設(shè)計(jì)文件、建設(shè)規(guī)劃申報(bào)、施工圖報(bào)審、監(jiān)理招投標(biāo)、施工招投標(biāo)、辦理開(kāi)工手續(xù)、施工、工程報(bào)竣、監(jiān)理單位組織竣工預(yù)驗(yàn)、工程檔案預(yù)驗(yàn)收、工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收、工程竣工17個(gè)環(huán)節(jié)，歸檔的材料有紅頭文件、圖紙、會(huì)議紀(jì)要、招投標(biāo)文件、合同、證書(shū)及照片等；項(xiàng)目工程由審批、城建、勘察、設(shè)計(jì)、消防、施工、監(jiān)理、安裝等部門(mén)共同參與完成，整個(gè)建設(shè)過(guò)程周期長(zhǎng)，參與部門(mén)多，專業(yè)性強(qiáng)，材料來(lái)源廣泛。

（三）收集歸檔工作具有階段性

基建檔案的形成分為五個(gè)階段，一是前期準(zhǔn)備階段，這個(gè)階段需要收集歸檔的文件主要包括項(xiàng)目建議書(shū)、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、選址、投資計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的基建計(jì)劃、追加投資請(qǐng)示、批復(fù)、征地、報(bào)建、工程合同、協(xié)議。二是設(shè)計(jì)階段，收集歸檔的文件有工程勘察、設(shè)計(jì)的圖樣、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)、工程概算書(shū)等。三是施工階段，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會(huì)審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等文件的收集歸檔。四是竣工驗(yàn)收階段，收集歸檔的文件有竣工報(bào)告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說(shuō)明書(shū)、工程決算、總結(jié)等。五是使用維護(hù)階段，收集歸檔的文件有改造施工圖紙及相關(guān)的文件等。建設(shè)項(xiàng)目在各個(gè)階段形成的基建檔案材料不同，其收集歸檔的側(cè)重點(diǎn)也不同，呈現(xiàn)出階段性的特點(diǎn)：前期準(zhǔn)備和設(shè)計(jì)階段，要注重文件和圖紙終稿的收集和保存；施工階段要注重隨時(shí)收集和補(bǔ)充多部門(mén)參與的文件和資料；竣工驗(yàn)收階段要注重整改驗(yàn)收資料的收集；使用維護(hù)階段要注重改造施工圖紙的收集和歸檔。

二、基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作中存在的問(wèn)題及原因

（一）參與部門(mén)多，導(dǎo)致基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作難度加大

完整的基本建設(shè)項(xiàng)目文件不僅要涵蓋工程項(xiàng)目工作的立項(xiàng)、可行性研究、計(jì)劃、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工及管理、竣工驗(yàn)收等一系列固有的基建程序，而且還應(yīng)詳細(xì)、真實(shí)地反映、記錄工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。參與歸檔的單位有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位、專業(yè)承包單位。在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中參與部門(mén)多，參與歸檔的部門(mén)也多，好多文件需幾個(gè)單位很多部門(mén)協(xié)同完成，并且參與施工的單位均為駐場(chǎng)機(jī)構(gòu)，完成自己的工作后就撤離了，人員流動(dòng)性較大，如果在建設(shè)過(guò)程中形成的文件收集、補(bǔ)充不及時(shí)，有可能會(huì)給后期的歸檔工作帶來(lái)較大困難。在所有參與部門(mén)中有任何一個(gè)單位出現(xiàn)項(xiàng)目文件收集的缺失，都會(huì)造成歸檔文件的不齊全。

（二）建設(shè)周期長(zhǎng)，影響基本建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的完整性

基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到施工直至竣工，建設(shè)周期一般是3至5年，項(xiàng)目文件的收集也需要3至5年，與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)展文件收集工作十分重要，但是很多建設(shè)單位的基建檔案管理員并沒(méi)有參與項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，對(duì)文件形成過(guò)程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，對(duì)收集不完整、缺失的文件不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)行收集補(bǔ)充，等到工程竣工驗(yàn)收審核時(shí)，才發(fā)現(xiàn)材料不全，這個(gè)時(shí)候再去協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充，其難度就可想而知了。同時(shí)，很多形成的文件資料是在不斷變化的，在收集中稍有不慎就有可能出現(xiàn)少歸、漏歸的現(xiàn)象。如建筑圖紙?jiān)趯?shí)際建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)有變化，如檔案管理員不及時(shí)跟進(jìn)，最終版圖紙就很有可能漏歸，造成檔案材料的不準(zhǔn)確，影響檔案利用的價(jià)值；在成套的招投標(biāo)文件中，評(píng)標(biāo)報(bào)告與中標(biāo)通知不同時(shí)形成，因時(shí)間間隔較長(zhǎng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)《中標(biāo)通知書(shū)》沒(méi)有被裝訂到《評(píng)標(biāo)報(bào)告》中的情況。

（三）基建項(xiàng)目的專業(yè)性較強(qiáng)，收集歸檔工作的規(guī)范性有待提升

基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目運(yùn)作程序，就不知道哪些材料應(yīng)該收集，哪個(gè)階段要收集，進(jìn)而導(dǎo)致漏歸現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，大多基建檔案管理人員對(duì)檔案相關(guān)的法律法規(guī)不了解、對(duì)建筑學(xué)專業(yè)知識(shí)缺乏、對(duì)基建文件的歸檔特性不熟悉，最終導(dǎo)致基建檔案管理人員對(duì)基建檔案的來(lái)龍去脈不清楚，只能簡(jiǎn)單地按照《建筑工程資料管理規(guī)程》開(kāi)展收集工作。但是，《建筑工程資料管理規(guī)程》所列出的歸檔文件條款也比較籠統(tǒng)，在這種情況下，如果檔案人員對(duì)基建工程專業(yè)知識(shí)掌握得不充分，就極有可能造成項(xiàng)目文件的錯(cuò)歸、漏歸。例如，在上述規(guī)程中列出的《支付款請(qǐng)示件》一般包括建設(shè)單位請(qǐng)示件、施工單位進(jìn)度申請(qǐng)、項(xiàng)目管理單位工程費(fèi)用審批單、監(jiān)理單位工程支付證書(shū)，由于沒(méi)有完全羅列出全部文件，加上部分檔案人員判斷不準(zhǔn)確，在文件收集工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)歸、漏歸的現(xiàn)象。

三、完善基本建設(shè)項(xiàng)目文件收集歸檔工作的措施

（一）提升參建單位領(lǐng)導(dǎo)基建檔案意識(shí)，建立健全基建檔案管理制度

針對(duì)基建檔案收集參與部門(mén)多，文件收集難的問(wèn)題，一要提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理的重視程度。提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是提高參建全體人員檔案意識(shí)的前提，只有參建單位領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案工作，認(rèn)識(shí)基建檔案工作的重要性，基建檔案的各項(xiàng)管理工作才能落到實(shí)處。二要建立健全基建檔案管理制度。在單位《基建檔案管理辦法》中細(xì)化建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位的歸檔范圍和檔案管理員的職責(zé)，在制度里明確規(guī)定各參建單位必須配備基建檔案管理專職人員并參與基建項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，建立建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理單位和施工總承包單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，同時(shí)建立監(jiān)理?yè)刖復(fù)施工灼H邪單位對(duì)建設(shè)單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、建立基建檔案收集管理工作與檔案管理員年度考核掛鉤制度，通過(guò)切實(shí)可行的制度提高全體人員的檔案意識(shí)，緩解參與部門(mén)多導(dǎo)致的收集難的問(wèn)題。

（二）建立分階段收集歸檔流程，提高基建檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

針對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)，影響基本建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的完整性的問(wèn)題，一是分階段收集歸檔基建項(xiàng)目形成的材料。針對(duì)基建項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，對(duì)在建設(shè)過(guò)程中每個(gè)階段形成的材料及時(shí)收集整理歸檔，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的材料立即退回整改、缺失的材料及時(shí)補(bǔ)充，解決幾年后項(xiàng)目竣工時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺失，卻因時(shí)間過(guò)久而找不到相關(guān)人員和部門(mén)彌補(bǔ)的問(wèn)題。二是提升檔案管理員的事業(yè)心和責(zé)任感。事業(yè)心和責(zé)任感是基建檔案管理人員干好基建檔案管理事業(yè)的思想基礎(chǔ)和必備素質(zhì)。只有基建檔案管理員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，遵守各項(xiàng)檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格認(rèn)真地收集每一階段形成的基本建設(shè)項(xiàng)目文件，耐心細(xì)致地審核整理每一份檔案，才能保證《評(píng)標(biāo)報(bào)告》中不缺少《中標(biāo)通知書(shū)》，基建檔案的完整性才有保證。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)，加強(qiáng)收集歸檔工作的規(guī)范性

基建檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)、基建檔案專業(yè)知識(shí)、建筑學(xué)專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提升政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，才能滿足基建檔案現(xiàn)代化管理的需求?；n案管理人員必須具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息化技術(shù)，才能提高檔案管理水平。基建檔案管理員還要熟悉《建筑工程資料管理規(guī)程》《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，熟練操作和應(yīng)用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat軟件。只有這樣，基建檔案管理人員才能科學(xué)規(guī)范地收集整理好基建檔案，做好基建檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，充分發(fā)揮基建檔案的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2006：31-32.

篇10

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）人事櫸案資料的真實(shí)性和完整性不足

人事檔案是由醫(yī)院的每一位工作人員的全面信息組成的，對(duì)于信息的收集是檔案管理工作的重要核心，在人事檔案的記錄過(guò)程里，由于會(huì)涉及到之前的信息，因此信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性無(wú)法查證，并且在信息填寫(xiě)時(shí)會(huì)因書(shū)寫(xiě)的不規(guī)范導(dǎo)致信息出現(xiàn)誤差，大大降低了檔案管理的可靠性與合理性。如今大部分的檔案記載都是以陳舊的資料為主的，記錄的是一些工作者的過(guò)往，不能夠客觀地反映出工作人員的實(shí)際能力與素質(zhì)，例如服務(wù)態(tài)度、工作效率等，這些都是需要長(zhǎng)時(shí)間觀察才能發(fā)現(xiàn)的，以此來(lái)作為升職加薪的重要參照，這些在人事檔案中是很少體現(xiàn)的。

（二）人事檔案管理制度較為陳舊

由于社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)對(duì)于實(shí)踐型人才的需求每日俱增，人才的流動(dòng)性也是非常的頻繁，適當(dāng)?shù)娜瞬帕鲃?dòng)對(duì)于醫(yī)院是有利的，可以為醫(yī)院注入一些新鮮的血液，改變一些傳統(tǒng)的管理模式，由于受到傳統(tǒng)制度的影響，醫(yī)院的人事檔案管理方式比較落后，不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。對(duì)于人事制度的創(chuàng)新可以為檔案管理工作帶來(lái)巨大的突破，但是在一些醫(yī)院里，人事檔案的管理體制并沒(méi)有得到創(chuàng)新與改進(jìn)，甚至出現(xiàn)任意涂改的現(xiàn)象。對(duì)于醫(yī)院檔案管理的考核體系也不夠前衛(wèi)，并沒(méi)有把人事檔案的管理作為目標(biāo)來(lái)實(shí)施考核，關(guān)于醫(yī)院的人事管理制度也不夠創(chuàng)新，或者是沒(méi)有將制度全面貫徹，這些都是限制人事檔案管理工作順利開(kāi)展的因素。

（三）人事檔案的管理手段較為陳舊

人事檔案所包含的是工作人員的經(jīng)歷和如今的成績(jī)，包括工作人員的私密信息，所以需要專門(mén)的人員進(jìn)行管理，并且把他們單獨(dú)地存放起來(lái)，人事檔案信息的收集會(huì)需要一段時(shí)間，所以檔案管理的工作量會(huì)有些大，以往的收集整理都是利用傳統(tǒng)的手工方式，這種陳舊的方法己經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展了。同樣也不適用于檔案信息管理，部分醫(yī)院的信息化條件還不夠高，缺少對(duì)信息管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完善。而以手工整理人事檔案資料，是不利于網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展的，也不利于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率還比較大，使檔案缺乏真實(shí)性。這是因?yàn)獒t(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還未察覺(jué)到檔案管理的重要性，因此在檔案管理方面的資金投入較小，所以檔案管理的設(shè)施比較老舊。

2 新形勢(shì)下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的方法

（一）加強(qiáng)人事檔案的程序化管理

我國(guó)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的構(gòu)建，還有人事管理制度改革的不斷推進(jìn)，其都給社會(huì)檔案的管理過(guò)程充實(shí)進(jìn)了嶄新的內(nèi)涵，而且對(duì)此項(xiàng)工作制定出了更為嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)實(shí)這樣一個(gè)嶄新的歷史階段，我們一定要展望未來(lái)，利用更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、全新的觀念做好干部檔案管理工作，尤其是要遵循檔案管理業(yè)務(wù)的特?cái)?shù)化要求，力推其程序化管理進(jìn)程，依照相關(guān)的規(guī)范化管理流程、超?；季S及有關(guān)法律條例及執(zhí)行程序體系確確實(shí)實(shí)履行好歷史檔案的管護(hù)職責(zé)。要完成此項(xiàng)管理任務(wù)，亟待要求現(xiàn)階段的歷史檔案保管人員仔細(xì)揣摩關(guān)于歷史檔案保管的所有歷史檔案管護(hù)的工作條例、運(yùn)作體系，徹底改善執(zhí)行管理?xiàng)l例的業(yè)務(wù)運(yùn)作水平及增強(qiáng)管理實(shí)踐能力；第二，須樹(shù)立規(guī)范化管理觀念，完善所有工作程序，理順業(yè)務(wù)運(yùn)作流程。達(dá)到對(duì)所有歷史檔案保管工作科學(xué)化執(zhí)行、檔案查閱程序嚴(yán)格化、科學(xué)化、檔案分類規(guī)范化。而且在此基礎(chǔ)上，還要認(rèn)真落實(shí)人事檔案管理制度及規(guī)范，也就是：查看檔案資料流程、資料入檔控制流程、審查驗(yàn)正執(zhí)行程序、不同地域查閱方法、資料保密控制程序、檔案封存建檔告知條例，促使歷史檔案資料的保管工作按照章程依法實(shí)施。

（二）強(qiáng)化人事檔案的信息化管理模式

人事檔案資料作為一類現(xiàn)成的寶貴信息存儲(chǔ)資源，僅在運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行科學(xué)的管理時(shí)，方可在當(dāng)今的信息化時(shí)代中完整展示其應(yīng)有的價(jià)值。在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，其不僅給人事檔案管理過(guò)程帶來(lái)了全新的提質(zhì)機(jī)遇，亦給擴(kuò)大人事檔案管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域、流程、方法賦予了完整的技術(shù)支撐，人事檔案管理業(yè)務(wù)只有立足于人力、程序及管理工藝三項(xiàng)內(nèi)容最佳融合的管理構(gòu)架基礎(chǔ)之上，方有希望達(dá)到檔案保管和使用過(guò)程的科學(xué)化及時(shí)消化。其當(dāng)使用微機(jī)對(duì)歷史檔案中的信息資料進(jìn)行處理、整合、凝煉，以達(dá)到對(duì)檔案內(nèi)容處理的信息模式運(yùn)作化，如此不但可促使檔案管理人員有效克服不得不進(jìn)行繁瑣反復(fù)人工操作的麻煩，還可大幅度增強(qiáng)檔案工作運(yùn)作效率，也有力促使了檔案資料信息技術(shù)利用的區(qū)域、傳遞速率、操作模式的持續(xù)更新和優(yōu)化，并且使歷史檔案管護(hù)邁入了嶄新的階段。

（1）基于歷史檔案管理時(shí)加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍，可以有效地完成歷史檔案信息化的保管，有利于及時(shí)地、精確地、方便地查詢到每位員工的歷史記錄，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做人事調(diào)動(dòng)的決定提供相關(guān)的數(shù)據(jù)材料。

（2）建立回檔通知業(yè)務(wù)的管理策略，便利、精確地收集立刻出現(xiàn)的以往的檔案資料信息，加深對(duì)歷史檔案記錄內(nèi)容的豐富。在平常的工作過(guò)程中，要有效地掌握與考察每一位工作人員在平時(shí)的工作中有沒(méi)有受到過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)或者是懲罰，各項(xiàng)新的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)、事跡以及在培訓(xùn)時(shí)的狀況等，將沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)產(chǎn)到檔案里的內(nèi)容做好記錄，為檔案信息的精準(zhǔn)化提供有效的助力，?@便是人事檔案信息化管理的基本流程。

（三）加強(qiáng)人事檔案團(tuán)隊(duì)素質(zhì)化的管理

在科技發(fā)展的當(dāng)下，提升人事檔案的管理是當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然，要想做好人事檔案管理必須有一個(gè)優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)具有自主創(chuàng)新與獨(dú)立實(shí)踐的特點(diǎn)，是一支含有應(yīng)用型人才的管檔團(tuán)隊(duì)，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基本保障。隨著計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)于存檔人員的綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高。只有人事檔案管理工作人員具有很高的素質(zhì)，才可以真正地實(shí)現(xiàn)管檔工作的順利進(jìn)行。所以，最基本的就是對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。另外，根據(jù)工作條例，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，也是促進(jìn)醫(yī)院的人事檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需要。