導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理規(guī)范化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A一、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

檔案管理觀念落后，重視不夠：檔案管理工作者在觀念認(rèn)識上比較落后，認(rèn)為自己就是一個“倉庫管理員”，只負(fù)責(zé)各種資料的收集和整理，對于現(xiàn)代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認(rèn)為保管好就行，處于了一種松懈、安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，落后的檔案管理觀念，缺乏現(xiàn)代化創(chuàng)新意識，嚴(yán)重影響了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

檔案管理人員素質(zhì)有待提高：檔案管理工作是一個需要有一定責(zé)任心，工作認(rèn)真、細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫?，專業(yè)素質(zhì)要求也較高。然而目前檔案管理工作人員多數(shù)綜合素質(zhì)偏低，新時代新形勢對檔案工作人員的素質(zhì)的要求更高，管理者的整體素質(zhì)問題更加嚴(yán)重。對于檔案管理工作缺乏認(rèn)識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調(diào)動人員做檔案工作，導(dǎo)致檔案工作的質(zhì)量得不到保證，嚴(yán)重影響管理工作的效率和水平。 管理技術(shù)手段落后，設(shè)施陳舊：同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設(shè)施得不到更新，基礎(chǔ)設(shè)備缺乏，很多檔案室存在到不到規(guī)定的安全指標(biāo)，建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。二、檔案管理規(guī)范化的重要性及研究1檔案管理規(guī)范化的重要性檔案是一個單位能否健康發(fā)展的重要因素，隨著時代的快速進(jìn)步，檔案的管理工作也更為重要，受到社會各界的重視。要想使檔案工作適應(yīng)新時展的腳步，做好檔案管理的規(guī)范化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要條件。檔案對單位的各種決策、提議都提供了有價值的依據(jù)，檔案管理的規(guī)范化能為今后檔案的使用提供方便，對單位的信息采集起到的巨大的作用，發(fā)揮出了檔案的最大貢獻(xiàn)。2檔案管理規(guī)范化的前提工作是公文制發(fā)公文經(jīng)過轉(zhuǎn)化才演變?yōu)榻裉斓臋n案，所以在公文制發(fā)中一定要妥善處理好規(guī)范化的問題，為提高檔案的總體質(zhì)量以及實施規(guī)范化的管理打下堅實的基礎(chǔ)。公文用紙的質(zhì)量要符合標(biāo)準(zhǔn)，紙的尺寸、規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范。制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)是否符合審批標(biāo)準(zhǔn)，公文的標(biāo)題是否準(zhǔn)確無誤，抄送單位和主送單位是否準(zhǔn)確，其落款同公文是否相同。公文的使用文種要合理、格式也要規(guī)范，文中不能出現(xiàn)簡稱以及不規(guī)范的字，這樣做有利于標(biāo)準(zhǔn)化檢測手段的實施。公文上的字跡要清晰牢固，不僅是公文還是各種報表、記錄、批注，都不能使用容易褪色的筆，要保證字跡的清晰明了有利于長久保管。3檔案管理規(guī)范化的保證是提高檔案的質(zhì)量通過很多的實踐證明了，影響檔案價值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷裝訂質(zhì)量和立卷方法則成為影響檔案工作規(guī)范化的主要因素。所以在檔案管理規(guī)范化的工作中，首先要重視案卷裝訂方面的質(zhì)量問題，其次重視解決立卷方法上的問題，這樣做有利于檔案的規(guī)范化管理。4檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵內(nèi)容是“以我為主”的歸檔原則檔案管理規(guī)范化的任務(wù)就是實現(xiàn)檔案管理利用價值的最大程度，而實現(xiàn)這個目標(biāo)的關(guān)鍵就在于“以我為主”的立卷歸檔工作?！耙晕覟橹鳌痹瓌t就是指文件以本單位形成的文件為主，這不僅是我國歸檔工作中堅持的一條原則同時也是有效推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的一條重要原則。它要求我們在執(zhí)行《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)之上解決好以下三個問題：（1）在堅持執(zhí)行“以我為主”原則的前提上，要維護(hù)全宗的完整性。（2）明確立卷歸檔中的重點以及合理的分工。要在《以我為主》的原則下明確立卷歸宗的重點方向，工作中要特別注意在內(nèi)容形式上有很都相同點的文件，降低檔案管理中的重復(fù)率，整體提高檔案利用的效果。（3）要把握好文件立卷歸檔的時效性，對現(xiàn)行階段任務(wù)的可以進(jìn)行立卷歸檔，但是對沒有完成的則不能立卷歸檔，否則就會造成檔案管理的混亂。三.檔案管理規(guī)范化的改革目標(biāo)

科技不斷發(fā)展創(chuàng)新，檔案的管理技術(shù)逐步發(fā)展得更深層次。以前的傳統(tǒng)管理方式都是以人力資源來管理，最近的檔案管理根據(jù)用戶的需要在不斷提高，不僅在服務(wù)質(zhì)量上有所改進(jìn)，在不同層面也用不同方法進(jìn)行嘗試。

我們分析檔案信息化管理的情況，檔案管理技術(shù)的大致發(fā)展趨向為：對檔案進(jìn)行綜合化、分布式管理。要想實現(xiàn)綜合化、分布式的管理是需要對管理系統(tǒng)進(jìn)行多樣的改造。在信息管理中，我們要不斷的做到一對多的完善工作，例如，可以用一臺計算機(jī)可以同時兼顧多臺計算機(jī)的檔案管理，這樣就可以有效的節(jié)省時間，而且會使工作的多臺計算機(jī)相互之間聯(lián)系起來，在檔案的管理系統(tǒng)中，我們可以利用web對系統(tǒng)進(jìn)行檢測，同時，我們也要不斷的完善檔案的目錄，做到能夠“快”“準(zhǔn)”的找到自己所需要的檔案。這樣做的好處既對管理者有利，又對查閱者有利，管理者可以減少很多不必要的麻煩，查閱者又可以通過系統(tǒng)和目錄很快的找到自己所需要的檔案，對工作效率會有顯著的提高。 四、檔案管理規(guī)范化措施1嚴(yán)格規(guī)范檔案管理日常工作單位可通過制定明確的規(guī)章制度，確定檔案工作人員的分工，職責(zé)及權(quán)限，使得檔案工作人員的日常工作的進(jìn)行有條不紊。實行責(zé)任到人制度，促使工作人員之間相互敦促相互監(jiān)督，讓消極懈怠不負(fù)責(zé)任的行為無處遁形。在制定一套明確合理的考核評估及獎勵處罰規(guī)定，以引導(dǎo)促進(jìn)檔案日常管理工作規(guī)范高效，并緊跟時代的步伐，走向現(xiàn)代化的進(jìn)程。2.從“利民”角度出發(fā)，拓寬服務(wù)渠道

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關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；規(guī)范化

高職院校檔案管理脫胎于企業(yè)檔案管理，在對檔案管理工作進(jìn)行完善過程中，更多地借鑒了其他高校成熟的檔案管理經(jīng)驗。高職院校檔案管理的本土適應(yīng)性差，契合高職院校的檔案管理規(guī)范與措施的缺失，使得高職院校檔案管理不能與院校建設(shè)相適應(yīng)，造成檔案利用率低、學(xué)術(shù)成果不能更好地推廣，檔案資源未能更好地推動高職院校健康發(fā)展，反而成為其發(fā)展的阻力。要改變高職院校檔案管理現(xiàn)狀，首先要在思想認(rèn)識層面端正對檔案管理的態(tài)度，充分地認(rèn)識到檔案管理的重要性，其次在制度方面進(jìn)行有效規(guī)范，使檔案管理規(guī)范化、體系化，最后在資源上進(jìn)行傾斜，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化，使檔案資源的作用得以充分發(fā)揮。

一、高職院校檔案管理存在的問題

總結(jié)而言，高職院校檔案管理存在兩個突出問題，其一是對檔案管理重要性的認(rèn)識不足，其二是對檔案資源利用率低下。首先，對檔案管理重要性的認(rèn)識不足，使檔案管理工作長期處于學(xué)院管理的底層位置。高職院?，F(xiàn)階段將主要管理精力放在教學(xué)管理中，學(xué)科建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生管理等工作是學(xué)院管理的重點，對待檔案管理的態(tài)度則是需要時查閱，不需要時無人關(guān)注。陳舊管理制度下的檔案管理，也不能發(fā)揮出檔案資源的價值，在學(xué)院建設(shè)中，對檔案管理的資源投入較少，管理人才滯后、管理設(shè)備落后等因素，嚴(yán)重制約檔案管理的正常發(fā)展。其次，對檔案資源的利用率低下?，F(xiàn)階段高職院校檔案管理中，檔案資源只是作為被查詢的資料，被動服務(wù)于高職院校建設(shè)，而檔案管理的目標(biāo)，是檔案資源主動服務(wù)于高職院校建設(shè)。檔案資源的利用率低還表現(xiàn)在檔案資源的共享性差，區(qū)域內(nèi)高職院校的檔案管理工作各自為政，導(dǎo)致檔案管理的重復(fù)建設(shè)，檔案資源不能共享，使得檔案資源的深層次價值不能更好地挖掘出來。

二、高職院校檔案管理規(guī)范化路徑

規(guī)范高職院校檔案管理，應(yīng)從以下幾點做起：以制度為保障，以人員為基石，以技術(shù)為支撐，以服務(wù)為目的。

（一）以制度為保障

統(tǒng)一化、科學(xué)化的管理機(jī)制才能保證高職院校檔案管理工作的順利開展，才能實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。高職院校應(yīng)出臺針對檔案管理的規(guī)章制度，以此來強(qiáng)化檔案管理，使檔案管理真正成為高職院校管理的重要環(huán)節(jié)。高職院校檔案管理制度的出臺，要借鑒成熟院校檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，并以自身特點作為基礎(chǔ)，對檔案管理中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，制定行之有效的檔案管理制度。

（二）以人員為基石

檔案管理工作的質(zhì)量與工作人員的素質(zhì)密切相關(guān)?，F(xiàn)階段檔案管理工作未受重視，檔案管理工作人員也是魚龍混雜，普遍認(rèn)為檔案管理工作所需要的專業(yè)性不高，因此擔(dān)任管理的人員多不是專業(yè)出身。另外，由于對檔案管理工作的認(rèn)知誤區(qū)，使檔案管理工作待遇不高，難以留住專業(yè)人才，人員流失現(xiàn)象嚴(yán)重。如果要把檔案管理工作提升到一個新的臺階，就必須建立一支專業(yè)性強(qiáng)、有責(zé)任心、綜合素質(zhì)高的隊伍。在吸收專業(yè)人才的同時，也要注重現(xiàn)有員工的知識更新，輪番進(jìn)行技能培訓(xùn)，使專業(yè)的管理團(tuán)隊成為檔案管理工作全面提升的動力。

（三）以技術(shù)為支撐

高職院校應(yīng)積極推行檔案管理信息化系統(tǒng)，使檔案的收集、整理、檢索更加高效。完善高職院校辦公自動化的建設(shè)，將文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，豐富檔案資源拓展檔案服務(wù)范圍。在檔案管理中，不僅要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，更要結(jié)合信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，以技術(shù)手段提高檔案管理效率，提高檔案資源利用率。

（四）以服務(wù)為目的

傳統(tǒng)的檔案管理，更注重檔案的歸檔、保存，新時期的檔案管理，其目標(biāo)是檔案資源價值的深層次挖掘。檔案管理要突破傳統(tǒng)觀念，檔案資源不僅是記錄歷史的憑證，更要成為建設(shè)高職院校的武器。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案管理的規(guī)劃化，要從思想認(rèn)識入手，以行之有效的制度規(guī)范檔案管理的各個流程，做好高職院校檔案管理工作，提高檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)意識，立足于檔案管理工作是服務(wù)于院校建設(shè)的基本點，進(jìn)一步推動檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為高職院校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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［2］殷志偉．如何做好高職院校檔案管理工作［J］．天津中德職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2016（5）．

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（赤峰學(xué)院 學(xué)報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

摘要：評估檔案的規(guī)范化管理是高校評估工作的重要組成部分，也是促進(jìn)高校教學(xué)水平提高的重要方式.學(xué)校的精品課評估、實驗室評估等評估工作都可以通過查閱檔案得到及時的信息反饋，為高校評估工作帶來了極大的方便，因此規(guī)范高校評估檔案的管理一直都是教育界的重要研究課題.本文結(jié)合高校評估檔案管理的重要地位，分析教學(xué)評估中檔案管理存在的缺陷，提出高校評估檔案規(guī)范化管理的優(yōu)化措施.

關(guān)鍵詞 ：高校評估；檔案管理；規(guī)范化

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0197-02

在高校開展教學(xué)評估不僅是政府職能部門管理方式上的創(chuàng)新，也是對高校辦學(xué)進(jìn)行規(guī)范管理的要求[1].因此為了更好的發(fā)揮評估檔案管理在教學(xué)評估中的重要作用，提高高校評估工作的效率，促進(jìn)評估過程的可靠性，需要高校轉(zhuǎn)變已有的檔案觀念以及管理制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè).

1 高校評估檔案及其范圍

1.1 上級機(jī)關(guān)的評估文件

這里所指的上級主要是國家教育部以及?。ㄗ灾螀^(qū)）教育廳，其評估文件則是指有關(guān)教學(xué)評估的政策性方針，以及對評估工作的批復(fù)和正式的評估結(jié)論，上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察過程中的講話、會議資料也屬于上級機(jī)關(guān)評估文件的范疇.除此之外，校外的有關(guān)評估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.

1.2 評估專家組形成的指導(dǎo)文件

專家聽課，對教學(xué)環(huán)境、教學(xué)設(shè)備的實地考察，師生會議記錄以及課堂抽查過程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評估指導(dǎo)文件，專家組根據(jù)這些記錄材料可以對評估結(jié)果形成初步的反饋意見，供上級機(jī)關(guān)參考[2].

1.3 本校有關(guān)評估工作的文件資料

本校的教學(xué)工作計劃、季度總結(jié)、請示建議、各種會議材料以及本校的自評總結(jié)等資料都屬于本校評估工作中的文件.本校根據(jù)評估工作制定的一系列規(guī)章制度以及關(guān)于評估工作的計劃和經(jīng)費支出等，也屬于本校的評估文件.

1.4 評估后有關(guān)教學(xué)整改的材料

高校在評估結(jié)束之后，要根據(jù)上級的工作指示和教育專家的意見進(jìn)行為期一年的整改工作，整改是評估工作結(jié)束之后的重要環(huán)節(jié)，是深化教育體制改革的重要手段.高校評估的最終目的是為了提高高校的辦學(xué)水平與教學(xué)質(zhì)量，因此廣大高校要對不符合評估標(biāo)準(zhǔn)的事項進(jìn)行及時的整改，整改過程中所形成的整改方案需要向教育部評估中心報送，所以有關(guān)整改方案的評估材料也是評估檔案的重要組成部分[3].

2 高校評估檔案規(guī)范化管理的重要地位

我國高校普遍實行本科教學(xué)水平評估制度，這也是繼“211工程”之后教育領(lǐng)域的又一次重大教育改革.在高校開展教學(xué)評估不僅有利于進(jìn)一步明確教學(xué)理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量，提升高校的辦學(xué)水平和社會地位[4].因此高校評估作為一項重要的實踐活動，需要不斷向著規(guī)范化的方向發(fā)展，廣大高校也要將這一過程中所產(chǎn)生的文件資料及時的轉(zhuǎn)化為檔案，因此加強(qiáng)高校評估檔案的規(guī)范化整理可以有效的促進(jìn)教學(xué)評估工作的順利開展.

2.1 保證評估工作的連續(xù)性

高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經(jīng)常性的工作，不能使高校因為一次評估結(jié)果符合要求標(biāo)準(zhǔn)就放松教學(xué)管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優(yōu)秀的高校奮起直追，努力改變現(xiàn)有的教學(xué)情況，興利除弊，為下一次的教學(xué)評估做準(zhǔn)備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續(xù)性，起到承上啟下的重要作用.

2.2 豐富高校檔案內(nèi)容

高校評估作為一項嶄新的激勵機(jī)制，可以極大的促進(jìn)我國高等教育的快速發(fā)展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現(xiàn)有檔案的內(nèi)容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內(nèi)容，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[5].

2.3 提升高校的管理水平

高校評估檔案可以為高校的長期發(fā)展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質(zhì)量的全面提升具有重要的意義.

2.4 提高學(xué)校的社會影響力

只有提高檔案管理的規(guī)范化水平，才能對檔案資源進(jìn)行充分的利用.教學(xué)檔案管理中有關(guān)專業(yè)、課堂設(shè)置等方面的資料可以為教學(xué)改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強(qiáng)學(xué)校與社會的聯(lián)系，因此只有保證檔案管理質(zhì)量，才能為學(xué)校與外界的聯(lián)系及時提供有效的教學(xué)信息，提高學(xué)校的社會影響力和聲譽[6].

3 高校評估檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 沒有對評估資料進(jìn)行全面收集

評估檔案是對評估資料的歸納統(tǒng)一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學(xué)校對領(lǐng)導(dǎo)視察的講話和評估專家的訪談也沒有進(jìn)行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.

3.2 對評估檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理

評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現(xiàn)實投入?yún)s忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認(rèn)為評估結(jié)果出來了評估工作就結(jié)束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務(wù)處、財務(wù)處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進(jìn)行分別管理，失去了檔案資料之間的聯(lián)系和溝通，嚴(yán)重影響了評估檔案的有效利用.

3.3 評估檔案歸檔之前沒有進(jìn)行科學(xué)鑒定

在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與明確的歸檔范圍，就很難及時發(fā)現(xiàn)有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的劃分和鑒定，去偽存真，實現(xiàn)評估檔案的科學(xué)管理和有效利用.

3.4 缺乏評估檔案的專業(yè)管理人員

高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規(guī)范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進(jìn)行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現(xiàn)職工作人員，導(dǎo)致評估檔案管理工作因為缺乏專業(yè)管理而無法有序的開展[7].

4 實現(xiàn)高校評估檔案管理規(guī)范化的措施

4.1 增強(qiáng)評估檔案規(guī)范化管理的意識

對檔案規(guī)范化管理意識的缺乏是導(dǎo)致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學(xué)校教學(xué)水平和管理水平的重要參考，因此為了發(fā)揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強(qiáng)檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強(qiáng)檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高自身的服務(wù)創(chuàng)新意識，合理的制定評估檔案規(guī)范化管理的各項制度，保證學(xué)校各部門之間的協(xié)同合作，形成全員參與的良好局面，實現(xiàn)評估檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化.

4.2 以教學(xué)評估檔案管理為基礎(chǔ)

教學(xué)評估是高校評估工作的重要內(nèi)容，因此學(xué)校各部門要切實的以教學(xué)評估為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學(xué)評估能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的缺陷，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此要加強(qiáng)對教學(xué)評估檔案的審查和監(jiān)督.有些高校管理不到位，沒有嚴(yán)格落實崗位責(zé)任制，歸檔機(jī)制也不健全，最終導(dǎo)致了重復(fù)歸檔和漏檔現(xiàn)象的發(fā)生.針對這個問題，需要建立統(tǒng)一的院系檔案，明確各院系的管理職責(zé)，加強(qiáng)管理人員的教育培訓(xùn)，提高實踐技能，為日后評估檔案的規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)[8].

4.3 健全評估檔案管理制度

評估檔案規(guī)范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發(fā)揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學(xué)有效的管理方法和措施來實現(xiàn)評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學(xué)的分類機(jī)制，按照評估檔案的專題性質(zhì)進(jìn)行合理劃分，對各類評估材料進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學(xué)校的有關(guān)檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.

4.4 提高評估檔案信息化管理的水平

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使其在各行業(yè)領(lǐng)域都有了廣泛的應(yīng)用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此要不斷加大評估檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的共享和保存.評估檔案管理系統(tǒng)首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進(jìn)行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案管理的動態(tài)監(jiān)督和審查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質(zhì)量.

結(jié)語

高校評估檔案對高校的教學(xué)、科研、黨政管理等各項活動都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學(xué)校的發(fā)展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實做好評估檔案的管理工作.為了提高評估檔案的管理水平，需要增強(qiáng)管理人員的管理意識，加強(qiáng)專業(yè)技能的教育和培訓(xùn)，建立健全評估檔案管理制度，提高評估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評估檔案的管理，使評估檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

獨立學(xué)院是近10多年來中國高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果，是國家為擴(kuò)大高等教育資源，按照全新的機(jī)制和模式創(chuàng)辦的本科學(xué)院。截至2015年上半年，教育部批準(zhǔn)的獨立學(xué)院共有275所。這種全新的辦學(xué)方式給獨立學(xué)院的檔案管理工作也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。辦學(xué)初期，獨立學(xué)院是作為母體學(xué)院的二級學(xué)院存在，因此其檔案放在一起進(jìn)行管理，隨著教育體制的不斷深入，獨立學(xué)院正逐步脫離母體院校，獨立運行。因此，其檔案工作也就不能再雞鴨同籠管理。成立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，對于獨立學(xué)院正常業(yè)務(wù)的開展具有重要的作用。

1 獨立學(xué)院檔案規(guī)范化建設(shè)的意義

獨立學(xué)院進(jìn)行規(guī)范化檔案管理有助于教學(xué)任務(wù)的順利開展。首先，檔案管理工作的有效開展，與教學(xué)、教務(wù)人員以及一些日常事務(wù)的開展有著重要的聯(lián)系，教學(xué)工作的開展，都是通過檔案管理來實現(xiàn)，其記錄的真實性對學(xué)校正常業(yè)務(wù)的開展具有重要的作用。其次，檔案信息化在對學(xué)校的各項工作進(jìn)行真實的記錄以外，還是檔案信息的重要資源之一，學(xué)?？梢酝ㄟ^這些檔案為教師和學(xué)生提供信息服務(wù)，一方面開展檔案規(guī)范化管理是為了獨立學(xué)院自身的發(fā)展；另一方面也是學(xué)校接受水平評估及專業(yè)評估的檢查依據(jù)；其次，由于獨立學(xué)院剛脫離母體進(jìn)行管理，在檔案管理工作上還屬于剛剛起步的階段，管理機(jī)制不夠健全，檔案管理人員專業(yè)水平也不是很高，只有加強(qiáng)獨立學(xué)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，才能更好地保障學(xué)校教學(xué)任務(wù)的有效開展。

2 獨立學(xué)院檔案管理存在的主要問題

獨立學(xué)院在辦學(xué)之初，是作為母體學(xué)院下面的一個二級學(xué)院進(jìn)行管理，所有的檔案管理工作都是放在整個母體學(xué)校中統(tǒng)一進(jìn)行管理的。隨著教育體制的不斷發(fā)展，獨立院校逐步從母體學(xué)校中分離出來，在檔案管理方面獨立出來的時間也很短，其自身的設(shè)施不夠完善，在開展檔案管理工作時面臨著很多的困難。其主要存在的問題有以下幾點。

2.1 意識問題

由于原來獨立學(xué)院的發(fā)展都是依托于母校進(jìn)行的，在管理方式上有著很強(qiáng)的依賴性，由于其分離的時間比較短，多以在檔案管理的意識上還是十分淡薄，不但在教師隊伍中的意識淡薄，學(xué)校的管理者也不是十分注意對檔案的管理，這就使得學(xué)校整體上對管理工作不夠重視，再加上一些基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，缺乏對檔案工作系統(tǒng)的管理。

2.2 制度問題

獨立學(xué)院原有的管理方式是依托于母校發(fā)展的，所以在管理制度上都是與母校一致的，其自身沒有明確的管理方案，所以在獨立發(fā)展以后，一些規(guī)章制度并不是十分健全，對一些工作的劃分也不是十分明確，而且很多檔案材料都存在著丟失的現(xiàn)象，在檢查時都是應(yīng)付了事，嚴(yán)重影響工作的正常開展，在對檔案資料進(jìn)行收集的過程中存在很大的隨意性，名有明確的制度來進(jìn)行規(guī)定，給教學(xué)任務(wù)的開展帶來很大的障礙。

2.3 管理問題

獨立學(xué)院的開展時間較短，沒有一套完整的管理制度，使得檔案管理工作難以正常開展，其主要表現(xiàn)為以下幾方面：檔案管理制度不夠健全，原有的管理制度都是與母校一致的，并不適合獨立學(xué)院業(yè)務(wù)的開展，所以很多規(guī)章制度都存在部分的情況；檔案管理的工作人員意識薄弱，工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要作用，而且對于檔案的管理水平也比較低，基本上都是屬于應(yīng)付了事的情況；而且檔案管理工作與實際工作脫節(jié)，嚴(yán)重阻礙了正常教學(xué)任務(wù)的開展。

2.4 經(jīng)費問題

原有的獨立學(xué)院管理經(jīng)費都是與母校共同使用的，在進(jìn)行獨立運作后，其經(jīng)費上的力度非常有限，重心都投放在教學(xué)上，檔案管理上的投入非常少，很多管理設(shè)備已經(jīng)老化，難以適應(yīng)正常工作的開展，甚至很多管理人員還是用手工的方式對檔案進(jìn)行管理，利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理的時候非常少，由于資金支持的不到位，學(xué)校也很少為管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，在業(yè)務(wù)管理水平上也存在嚴(yán)重落后的局面。因此在獨立學(xué)院開展檔案規(guī)范化管理上，經(jīng)費問題是最重要的制約因素。

3 規(guī)范獨立學(xué)院檔案管理工作的措施

針對獨立學(xué)院在檔案管理中存在的問題，必須采取有效的措施加以解決，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，這樣才能提高其檔案管理水平，更好地服務(wù)教學(xué)。具體可以從以下幾方面做起。

3.1 依法治檔，建立健全規(guī)章制度

獨立學(xué)院在開展檔案管理工作時，要根據(jù)國家的相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行，近幾年針對獨立學(xué)院的發(fā)展，我國頒布了很多的法律法規(guī)，所以學(xué)院在開展工作時，要依據(jù)國家的法律法規(guī)進(jìn)行，把學(xué)校的正常工作開展納入到檔案管理的工作中去，以便更好地促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

3.2 完善組織機(jī)構(gòu)

獨立學(xué)院的發(fā)展時間較短，所以在很多管理機(jī)構(gòu)上還不是十分健全，要想有效的開展檔案管理工作，首先就要建立專業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，做好責(zé)任劃分，把檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)落實到實處，通過相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制對其工作的管理水平進(jìn)行探討，把管理人員、技術(shù)人員、監(jiān)督人員分開來管理，以保證檔案管理工作的有效開展。

3.3 加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)

獨立學(xué)院的很多檔案管理人員責(zé)任心不是很強(qiáng)，多以要想保證管理工作的有效進(jìn)行，必須要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，使其認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，通過組織其進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的檔案管理方法，借鑒其他學(xué)校先進(jìn)的管理方法，針對該學(xué)校的實際工作開展，制定自己的檔案管理方法，使其可以更好地為學(xué)校的業(yè)務(wù)開展服務(wù)。

3.4 開展形式豐富的培訓(xùn)活動，提升檔案人員素質(zhì)

開展各種形式的活動，調(diào)動廣大檔案人員的積極性，促進(jìn)檔案隊伍上臺階。不定期對人員進(jìn)行檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，更要對人員進(jìn)行二次培訓(xùn)，以加強(qiáng)檔案管理策略的有效程度。每學(xué)年舉辦檔案工作評比活動，組織對學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行檢查、評比。最大限度調(diào)動檔案人員工作的熱情和積極性。

3.5 大力提升獨立學(xué)院檔案管理信息化水平

現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)入了信息化時代，作為高校檔案建設(shè)和管理基礎(chǔ)的獨立學(xué)院，也要與時俱進(jìn)，適應(yīng)新時代學(xué)校、學(xué)院建設(shè)和發(fā)展的要求，實現(xiàn)獨立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)、粗獷式獨立學(xué)院檔案管理模式已不能適應(yīng)高校改革深入的需要。只有運用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推行教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，建立教學(xué)檔案信息平臺，利用網(wǎng)絡(luò)對教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理，以全新的工作方式及時、準(zhǔn)確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)，才能對獨立學(xué)院優(yōu)化人才培養(yǎng)、促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展和提高辦學(xué)質(zhì)量起到積極的推動作用，使獨立學(xué)院檔案管理工作逐漸步入正規(guī)化和現(xiàn)代化的軌道。

4 結(jié)語

通過對獨立學(xué)院的檔案管理工作介紹可知，獨立學(xué)院作為異軍突起的新生事物，在發(fā)展的過程中還存在著不少問題，尤其是將高等教育作為產(chǎn)業(yè)來經(jīng)營的辦學(xué)模式，往往只顧及眼前利益，而忽視將檔案工作作為一項長期目標(biāo)進(jìn)行建設(shè)。因此，獨立學(xué)院檔案管理規(guī)范化是新時期檔案管理工作的明確要求。在當(dāng)前新形勢下，首先需要加快觀念的改變，盡快擺脫依賴母體院校的管理理念，完善管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，有效發(fā)揮檔案的功能性，推動檔案管理工作逐漸向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】 文件 文檔 一體化

Abstract : Based on the theory of life cycle, the paper analyzes the document integrations and documents center. It points out the necessity and feasibility to establish and reform the integration of filing documents center in China.

1.文檔一體化的必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機(jī)關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理,而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們,文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點,各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊,這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗,有的可能沒有價值可以銷毀,有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀,有的具有永久保存價值將來還需要進(jìn)館保存。因此,需要一個過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù),在理論上是成立的。在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端,造成大量失控的、具有重要價值的賬外文件。檔案部門由此館藏質(zhì)量降低,進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用,導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低,也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展,文件檔案的計算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。

我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下,在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu),構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系文件,也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程,也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為,這并不排斥文件中心在我國建立推廣,只要注意文件中心的適用范圍后詳述它可以成為我國檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的,文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),在搞好硬件建設(shè)的同時,做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識,樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想,在實際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

2.從公文制發(fā)規(guī)范化抓起

公文是檔案的前身,檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也影響日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

3.嚴(yán)格立卷歸檔原則

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi),保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

4.提高案卷質(zhì)量

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一、新常態(tài)下干部保健檔案管理存在的不足

提高管理工作水平，實現(xiàn)干部保健檔案管理規(guī)范化具有重要作用。但一些檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有嚴(yán)格遵循規(guī)范要求，制約管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下幾點：

（一）認(rèn)識不足，管理規(guī)范化水平低。一些單位將工作重心放在其他方面，忽視干部保健檔案管理工作，思想認(rèn)識存在不足，未能全面采取有效措施提高檔案管理水平。又如，檔案管理人員缺乏全面培訓(xùn)，制約工作水平提升，未能掌握檔案管理的綜合技能?；蛘邔n案資料收集不全面，忽視加強(qiáng)整理和歸檔，也沒有嚴(yán)格按要求進(jìn)行編號，影響服務(wù)水平提升。再加上管理過程中對規(guī)章制度的執(zhí)行力度不夠，檔案管理人員沒有嚴(yán)格落實責(zé)任心，管理水平偏低，難以有效提升檔案管理規(guī)范化水平。

（二）干部保健檔案材料制作不健全。提升干部保健檔案管理規(guī)范化水平，離不開資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但在新常態(tài)下，很多單位對該問題不重視，對管理工作中所需要的資金、硬件和軟件設(shè)施的投入存在不足，忽視信息技術(shù)、掃描儀的利用，制約檔案管理信息化水平的提高。再加上一些檔案管理人員不注重對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，未能掌握數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用技術(shù)，影響檔案材料制作技能提高，導(dǎo)致不能有效適應(yīng)干部保健檔案管理新情況和新趨勢的需要，難以有效提升檔案管理水平。

（三）干部保健檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。新常態(tài)下，信息技術(shù)逐步被廣泛應(yīng)用到干部保健檔案管理活動當(dāng)中。但目前該項工作存在缺陷，一些單位在這方面的資金投入不足，相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施投入較少。再加上檔案數(shù)字化管理技能缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，不利于提升檔案管理工作效率。

二、新常態(tài)下干部保健檔案管理規(guī)范化的路徑和方法

為彌補(bǔ)實際工作的不足，促進(jìn)檔案管理水平提高，推動管理工作的規(guī)范化進(jìn)程，可以采取以下改進(jìn)措施：

（一）革新思想觀念，推動干部保健檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。干部保健檔案管理人員應(yīng)該革新思想觀念，創(chuàng)新檔案管理理念，根據(jù)新常態(tài)和新需要，創(chuàng)新管理方式，有效提升檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。同時還要革新管理理念，全面收集檔案管理信息資料，做好編號工作，及時進(jìn)行歸檔和整理，嚴(yán)格遵循和落實檔案管理規(guī)章制度，提升檔案管理規(guī)范化水平，為各項活動有效開展創(chuàng)造條件。

（二）嚴(yán)格按規(guī)范要求制作干部保健檔案材料。以提升管理規(guī)范化水平為目標(biāo)，注重信息技術(shù)應(yīng)用，做好檔案資料掃描工作，推動檔案數(shù)字化進(jìn)程。在資料整理和歸檔中，應(yīng)該創(chuàng)新思想觀念，嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)范要求，推動管理方式創(chuàng)新發(fā)展。做好整理和編號工作，及時歸檔和管理，方便檔案信息資料查詢，為有效適應(yīng)干部保健檔案創(chuàng)造便利。注重加大資金投入，重視掃描儀和信息技術(shù)利用，有效提升檔案管理工作效率。

（三）構(gòu)建健全完善的干部保健檔案管理制度。以提升檔案管理規(guī)范化水平為目標(biāo)，健全完善管理制度，推動管理工作制度化和規(guī)范化進(jìn)程。例如，落實管理責(zé)任制，明確檔案管理人員職責(zé)，讓他們嚴(yán)格遵循技術(shù)規(guī)范要求創(chuàng)新管理方式，提升管理工作效率。建立獎懲激勵機(jī)制，激發(fā)工作人員熱情，讓他們嚴(yán)格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增強(qiáng)工作主動性。此外，管理制度還要落實于干部保健檔案管理全過程，激發(fā)管理人員熱情，對管理活動的每個流程都進(jìn)行有效管理，推動管理工作規(guī)范化和制度化。

（四）加強(qiáng)干部保健檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。結(jié)合管理規(guī)范化和干部保健檔案利用的實際需要，增加資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動管理活動有效進(jìn)行。要健全完善管理制度措施，根據(jù)檔案管理需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而為各項活動開展創(chuàng)造便利。引進(jìn)和更新掃描儀、計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，構(gòu)建并注重數(shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)，注重檔案信息編號工作，方便檔案資料查詢，也為有效使用檔案資料創(chuàng)造便利。

（五）提升干部保健檔案管理人員素質(zhì)。引進(jìn)專業(yè)技能強(qiáng)，基礎(chǔ)扎實，責(zé)任心強(qiáng)的干部保健檔案管理人員，不斷充實管理隊伍。構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)制度，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，促進(jìn)他們綜合技能的提升，讓檔案管理人員更好適應(yīng)管理工作需要，努力提升干部保健檔案管理規(guī)范化水平。

篇7

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等各方面的資料）。著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗，一定是個難題。大量事實證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用:它準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的成長歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標(biāo)本；是企業(yè)對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。

2.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系

規(guī)范化的檔案管理是實行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標(biāo)準(zhǔn)、越規(guī)范，它形成的各項記錄資料就越真實有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學(xué)更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項活動的歷史積累和真實記憶，科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準(zhǔn)確、及時地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價值，必要時還能起到指導(dǎo)作用。因此，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進(jìn)、辯證統(tǒng)一的。離開科學(xué)、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依，無憑可證。而離開了標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。

3.標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實踐

3.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范針對企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)管理現(xiàn)場各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象，筆者因持有標(biāo)準(zhǔn)化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗，有幸被領(lǐng)導(dǎo)委以重任——在一個月內(nèi)將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優(yōu)化。在此工作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量、環(huán)境體系，但是卻沒有真正落到實處，導(dǎo)致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達(dá)到格式統(tǒng)一，筆者嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，在與各個部門負(fù)責(zé)人協(xié)商、取得一致的基礎(chǔ)上，以方便于生產(chǎn)管理為原則，對內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除，對內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟?，并將其按?biāo)準(zhǔn)要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費且方便管理，僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標(biāo)準(zhǔn)化格式的表格后，生產(chǎn)管理現(xiàn)場已然規(guī)范了許多。當(dāng)然，生產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴(yán)格貫徹一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高?？梢?，全面推行規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。3.2“高起點、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”三高檔案室的建立筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領(lǐng)導(dǎo)層更換交迭，企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發(fā)現(xiàn)已無蹤影（譬如大型設(shè)備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術(shù)人員前來維修），造成了許多不必要的浪費；整個公司辦公區(qū)隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導(dǎo)痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等一系列檔案管理的專用設(shè)備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”的三高標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經(jīng)驗而“臨危受命”，在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案室管理制度》等一系列建設(shè)性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務(wù)檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發(fā)、財務(wù)、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業(yè)檔案作為繼承、保護(hù)與開發(fā)事業(yè)，對企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

4.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作，對制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國際標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大，除了要有過硬的技術(shù)攻堅力量、雄厚的經(jīng)濟(jì)實力外，實行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶，而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達(dá)成這一目標(biāo)，可以從如下幾個方面著手：（1）公司高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)本著高度重視企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場，在取得現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步賦予標(biāo)準(zhǔn)化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力，并制定相關(guān)激勵機(jī)制，把標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設(shè)的高度上來，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進(jìn)之力，推動標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程。（2）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項重要的基礎(chǔ)管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更新觀念，將標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來，以便加大對全員標(biāo)準(zhǔn)化體系知識的培訓(xùn)宣傳力度，使全體員工切實理解企業(yè)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員要將標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的實施進(jìn)行認(rèn)真的策劃，對實施的結(jié)果進(jìn)行檢驗、分析和改進(jìn)，通過評審采取有效的措施，推動企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的持續(xù)改進(jìn)，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場的標(biāo)準(zhǔn)化管理。（3）企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應(yīng)密切配合，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo)，以此帶動整個企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進(jìn)，除認(rèn)真按國家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度進(jìn)行程序化操作外，還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文化知識和計算機(jī)信息技術(shù)，適時實現(xiàn)計算機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進(jìn)公司檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（4）管理層適時監(jiān)督、各部門負(fù)責(zé)人積極配合，做好標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進(jìn)行處理，以便不斷加以修正。

5.結(jié)束語

篇8

關(guān)鍵詞：電力；檔案；管理；規(guī)范化；措施

電力基建工程是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施，只有保證電力基建工程的完善，人們生活、辦公及工業(yè)用電才能得到保障，經(jīng)濟(jì)發(fā)展也才能有望。電力基建工程事關(guān)每個細(xì)節(jié)，但是最基礎(chǔ)最重要的還是針對電力基建工程的檔案管理，因為從施工開始采用的管理模式、圖紙、施工類型、文字資料等等都是非常重要的，稍有不慎就會影響整個工程的建設(shè)。并且檔案管理有助于工程完工后的后期跟進(jìn)。所以，檔案管理信息是否正確是我們開展下一步工作的基本保障。我們應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，對施工人員資料，施工周期，施工過程、施工方案等這些檔案都應(yīng)該加強(qiáng)管理，對其實行規(guī)范化管理和分類處理管理。

一、檔案管理中存在的問題

1.檔案管理過于凌亂

檔案管理是具有法律效力的，因此對電力基建工程的規(guī)范化管理主要是為了更好的保障施工企業(yè)和合作方兩者雙向的利益保證。但是，目前由于我國電力方面的技術(shù)還是有所欠缺，并且大部分的工程建設(shè)量都較大，很多檔案從開始到結(jié)束都有一定的時間間隔。因此，這些資料往往也會經(jīng)過多人保管。這樣一來，檔案就會出現(xiàn)損壞，丟失，信息更改等多方面的問題。而且由于工程浩大，每個施工階段都會不一樣，這樣一來對于紙質(zhì)需要記錄的檔案，所登記的信息就會與實際施工進(jìn)度有所區(qū)別。很多相關(guān)的紙質(zhì)檔案信息就會失去法律效力，施工者和合作方的合法利益也會受到相應(yīng)的影響。

2.檔案信息不夠全面、規(guī)范

電力基建工程建設(shè)是一項比較復(fù)雜的工程，里面涉及的內(nèi)容非常多范圍也非常廣。如果對這些檔案信息沒有進(jìn)行重點的排序，那么登記的信息就會比較復(fù)雜，也沒有實際意義。但是，我國往往對電力基建工程信息這塊沒有進(jìn)行具體的審核，登記的信息也會往往成為無效信息，這樣就會失去相應(yīng)的法律效力，導(dǎo)致企業(yè)處于不利地位。而且我國很大部分企業(yè)對檔案信息都沒有實行統(tǒng)一、規(guī)范的登記方式，這樣就會導(dǎo)致信息登記千姿百態(tài)。管理上也會變得非?；靵y。

3.檔案管理制度不夠健全

目前，我國對檔案管理方面沒有足夠重視。相關(guān)的檔案管理制度也沒有出臺。這樣一來，整體企業(yè)都會對檔案管理放松警惕，企業(yè)對檔案管理的不重視，很多實質(zhì)性、具有法律效力的資料也不會得到完善。員工對整個檔案管理都會敷衍了事。沒有相應(yīng)的管理制度進(jìn)行制約，電力基建工程檔案的規(guī)范化管理也很難得到落實。其次，由于國家對這方面缺乏重視，相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)也就不夠完善、公正。因此，檔案管理的后期管理就無法得到保障。由于整體行業(yè)對檔案管理都缺乏重視。導(dǎo)致在實際工作中，人們對電力基建工程檔案信息的后期跟進(jìn)就會出現(xiàn)誤差，信息遺漏、破損、信息初期檔案不完善而拖延工程進(jìn)度等一系列問題也會頻頻發(fā)生。此外，相關(guān)的檔案管理部門沒有出臺相關(guān)的管理政策，成立相應(yīng)的管理部門進(jìn)行管理，監(jiān)督不到位，沒有及時進(jìn)行核對、矯正。就會造成信息與實際施工不符合。信息資料存在誤差，對電力基建工程的資金及工程施工的審批都是具有重大影響的，耽誤施工進(jìn)度，施工期限及施工質(zhì)量都會受到威脅。

二、檔案管理規(guī)范化的背景

檔案管理信息的存檔，是我國對施工企業(yè)及工程質(zhì)量、責(zé)任主體的一份保障。1.對施工企業(yè)施工企業(yè)進(jìn)行施工，必須經(jīng)過相關(guān)部門的審批文件批準(zhǔn)才可以進(jìn)行施工，在這個工程中，我們就需要準(zhǔn)備相應(yīng)的材料，而這些材料信息是否正確、是否符合相關(guān)法律制度的要求都會影響審批進(jìn)度的。并且，在施工完成后，企業(yè)還需要對該工程的安全、質(zhì)量進(jìn)行后期跟進(jìn)，而之前的檔案信息是我們確保施工質(zhì)量的一切來源。并且如果真的出現(xiàn)問題，所有的檔案信息都會影響施工企業(yè)所需要承擔(dān)的法律責(zé)任。2.對法律效力檔案管理所有的內(nèi)容一經(jīng)登記都是具有法律效力的，如果檔案登記信息有誤的話，檔案的內(nèi)容還是具有相關(guān)的法律效力，但是某個方面來講，這對企業(yè)是及其不利的。

三、針對檔案管理規(guī)范化的相關(guān)措施

1.對檔案管理實行系統(tǒng)化、規(guī)范化

檔案管理過于混亂的話，一定程度上對檔案管理的完整性是不利的。針對這個問題，我覺得我們應(yīng)該對檔案管理實行系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理。我們每個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國家的相關(guān)政策以及結(jié)合每個企業(yè)的實際情況制定一份快速、有效、系統(tǒng)的管理模式；其次，我們應(yīng)該單獨成立一個相關(guān)部門專門針對檔案進(jìn)行管理。只有不斷完善相關(guān)的檔案管理模式，我們才能不斷找出問題，檔案丟失、破損的現(xiàn)象也會相應(yīng)減少。檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理對施工進(jìn)度及施工質(zhì)量都會帶來有利影響的。

2.檔案管理模式落實到位

在制定出一套系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理模式后，我們應(yīng)該結(jié)合實際情況，將其真正落實到實處。首先，針對檔案管理的前期管理，在施工開始前期，我們會涉及到施工企業(yè)的前期投標(biāo)資料審批等檔案的管理，針對這些檔案信息進(jìn)行搜集核對，并把該工程的相關(guān)資料進(jìn)行單獨存放，裝訂成冊。

3.完善檔案信息及登記方式

檔案信息登記內(nèi)容是否抓住要點，對企業(yè)的企業(yè)效率保障是非常重要的。在實際管理中，我們應(yīng)該根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，對相關(guān)的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行篩選，整理。檔案信息一般都是對涉及企業(yè)利益的一些關(guān)鍵因素進(jìn)行存檔。因此，我們存檔錄入的信息應(yīng)該保證是重要的，正確、準(zhǔn)確的。還有由于管理檔案的人員不同，每個人登記的檔案信息也會存在差異，這樣以來，對于檔案信息的存檔就會很混亂。因此，我們對檔案信息內(nèi)容和檔案信息登記方式實行統(tǒng)一化要求。這樣以來，無論是誰盡心管理，所有相同類型的檔案信息都是一樣的。那么檔案放錯、放漏的可能性就會大大減小。此外，由于電力基建工程施工的特殊性，我們還應(yīng)該組織相關(guān)檔案管理人員對每個工程的相關(guān)信息進(jìn)行跟進(jìn)，核對。以防止信息出現(xiàn)錯誤。

4.建立健全檔案管理監(jiān)督制度

檔案管理制度是檔案管理信息、檔案管理模式有效進(jìn)行的關(guān)鍵點。只有建立健全檔案管理制度，讓檔案管理有保障，我們才能對檔案管理真正做到規(guī)范化、全面化管理。電力基建工程一般工作周期都比較長，如果檔案信息登記以后，沒有專門的人負(fù)責(zé)管理的話，那么前期工作都等于零。檔案管理問題同樣無法得到有效解決。因此，加強(qiáng)檔案管理的機(jī)構(gòu)建設(shè)是非常有必要的。在檔案管理過程中，我們應(yīng)該增加人手、增加資源，對檔案管理方面做到足夠重視。并且設(shè)立制定專門的相關(guān)管理制度，每個企業(yè)可以在遵守制度的情況下結(jié)合實際情況靈活管理。讓檔案管理者做到有章可行。在制度完善中，我們還可以設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，針對每個工程每個企業(yè)進(jìn)行分類式管理，這樣管理起來也會相對容易。其次，我們可以針對檔案管理設(shè)立一個單獨的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，針對檔案管理內(nèi)容，定期、定點、定時的進(jìn)行檢查；及時指出存在的問題，及時更改。這樣做無論是對后期管理還是企業(yè)信息的真實性及企業(yè)利益都是有一定保障的。加強(qiáng)信息監(jiān)督的時效性，嚴(yán)格把控檔案管理的每個環(huán)節(jié)，定期對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，增加檔案管理人員的使命感、責(zé)任感。最后，我們還應(yīng)該對檔案管理程序進(jìn)行具體化、程序化的落實，每個環(huán)節(jié)都及時跟進(jìn)，這樣一來，檔案管理中對于檔案管理漏洞等一系列問題就會得到有效保障。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理員素質(zhì)

雖然在檔案管理中，外界硬性條件非常重要。但是工作人員的自身素質(zhì)也是特別重要的。因此，在檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該定期對檔案管理工作人員組織培訓(xùn)，定期考評和篩選。確保檔案管理人員的工作狀態(tài)及責(zé)任感。只有不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，才能從根本上解決檔案管理中的問題。

四、結(jié)束語

針對以上探討，我們可以清楚了解到檔案管理規(guī)范化對我國電力基建工程事業(yè)建設(shè)的重要性。因此，相關(guān)部門應(yīng)該相互合作，齊心協(xié)力。完善檔案管理的相關(guān)政策，建立健全相關(guān)管理制度，為我國檔案管理規(guī)范化建設(shè)提高有力的后勤保障。加強(qiáng)對電力基建工程檔案規(guī)范化管理的重視，提升工程完工效率，確保工程施工質(zhì)量。為我國電力基建事業(yè)保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

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[2]耿華.研究標(biāo)準(zhǔn)化管理在電力企業(yè)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中的應(yīng)用[J].工程技術(shù)：文摘版,2016.22(7):00191-00191

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篇9

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 信息化 規(guī)范化

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體,是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。它充分反映了我省礦產(chǎn)的發(fā)現(xiàn)過程、勘查規(guī)律、取得的成就、經(jīng)驗教訓(xùn)及地質(zhì)工作的全貌,是現(xiàn)在和今后地質(zhì)工作的重要參考。我省的地質(zhì)檔案資料經(jīng)過幾代地質(zhì)檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實踐,管理水平尤其是檔案管理的規(guī)范程度大大提高。

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案管理意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。任何一項工作如果領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持,許多具體的工作都會困難重重。地質(zhì)檔案管理工作更是離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視,領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的概念、態(tài)度,對地質(zhì)工作的發(fā)展是十分重要的。領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識及對檔案的重視程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強(qiáng)檔案管理意識,愛崗敬業(yè)搞好服務(wù),充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在科研、生產(chǎn)、二次開發(fā)中的作用,才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

我館從上世紀(jì)90年代初至今,在廳局領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)展顯著,體現(xiàn)在:檔案管理人員人手一臺計算機(jī);配備了服務(wù)器,建立電子閱覽室;添置了空調(diào)、除濕機(jī);更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊伍也得到了充實。領(lǐng)導(dǎo)的重視為地質(zhì)檔案資料管理規(guī)范化創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。

2 加強(qiáng)制度建設(shè),重在基礎(chǔ)管理

加強(qiáng)制度建設(shè),是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提。我館從建立以來,根據(jù)地質(zhì)資料的特性和工作要求不斷改進(jìn)管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(借閱庫)》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(備用庫)》、《地質(zhì)資料保密制度》、《地質(zhì)資料定期檢查制度》、《地質(zhì)資料搶救修復(fù)制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對館藏重要的地質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化,制定了相應(yīng)的《數(shù)字化地質(zhì)資料保管制度》;2007年根據(jù)國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質(zhì)資料清理工作方案》,對全館館藏地質(zhì)資料進(jìn)行地質(zhì)資料的清理工作,制定了《地質(zhì)資料借閱制度》。從而使我館地質(zhì)資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè),推動地質(zhì)檔案規(guī)范化

健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),以信息化推動檔案管理規(guī)范化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作是實現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。

從1997年國土資源大調(diào)查數(shù)字國土工程項目開展以來,我館先后使用全國地質(zhì)資料目錄信息服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.4、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.6、成果地質(zhì)資料電子文檔制作瀏覽系統(tǒng)(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質(zhì)資料制作瀏覽系統(tǒng)對原有和新增的重要地質(zhì)資料進(jìn)行了數(shù)字化處理,使我館館藏地質(zhì)資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進(jìn)辦公自動化有限公司聯(lián)合開發(fā)了福建省地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng),推進(jìn)了我館地質(zhì)資料查閱利用方式現(xiàn)代化的變革。該軟件通過計算機(jī)信息化處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)對數(shù)字化館藏地質(zhì)資料的智能檢索、權(quán)限判別、無損調(diào)閱、選擇打印、實時統(tǒng)計等目標(biāo)。為保證系統(tǒng)能夠長期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效地運行,本系統(tǒng)做到了系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時性,系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)充性,系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性,系統(tǒng)的先進(jìn)性。利用者可以準(zhǔn)確、快捷地查閱與調(diào)閱各類地質(zhì)資料,使我館檔案管理規(guī)范化達(dá)到了一個新的高度。

4 提高管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化

知識經(jīng)濟(jì)的到來、科技進(jìn)步所引發(fā)的檔案工作變革,給地質(zhì)檔案工作人員一個新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發(fā)生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案;地質(zhì)檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。如何適應(yīng)這些變化和滿足新時期檔案工作的需要,如何提高地質(zhì)檔案的管理水平,搞好檔案管理規(guī)范化,檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高是一個不可忽視的因素。

地質(zhì)檔案資料管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業(yè)道德,又要有扎實的檔案管理知識,還要掌握一定的計算機(jī)應(yīng)用知識。因此,檔案管理人員既要加強(qiáng)管理意識,又要掌握現(xiàn)代化管理技能,還必須了解一定的地質(zhì)專業(yè)知識,如地質(zhì)勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識更新度,做一個既懂地質(zhì)、檔案專業(yè)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才,才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

篇10

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)醫(yī)院 檔案管理 規(guī)范化

一、影響檔案管理規(guī)范化的因素

醫(yī)院檔案意指在工作中所需的以各種形式為載體的檔案。如電報、書信、盤片、圖標(biāo)等。這些文字資料被視為珍貴的醫(yī)院收藏，為醫(yī)院長期發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。因此，提高檔案管理的規(guī)范性勢在必行。目前，影響檔案有序管理的因素主要有以下幾點：

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

檔案管理的設(shè)備條件是影響管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵一環(huán)。它不僅能從側(cè)面反映領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持情況，而且是醫(yī)院管理水平的一個重要標(biāo)志。這就需要領(lǐng)導(dǎo)適時的為檔案管理部門添加新的硬件設(shè)施。在國家對醫(yī)院等級評審情況下，引起高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作管理的進(jìn)一步重視，并籌劃一套系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，令檔案管理工作逐步向模式規(guī)范化邁進(jìn)。

（二）充分了解檔案管理的重要性

當(dāng)今，是科學(xué)技術(shù)領(lǐng)先的時代。隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，若不將管理開展到位，經(jīng)濟(jì)市場必將以混亂的場面收尾。所以，在各領(lǐng)域管理模式都趨于規(guī)范化的今天，醫(yī)院也從實踐教訓(xùn)中得到啟迪：雜亂的文獻(xiàn)資料不僅大大降低員工效率，而且起不到促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的作用。于是醫(yī)院在充分了解檔案管理的重要性后，開展檔案管理宣傳政策，制定檔案管理計劃方針，使其期從本質(zhì)上規(guī)范發(fā)展，完善醫(yī)院的檔案管理工作。

（三）健全的規(guī)章制度是管理規(guī)范化的基石

國家不但對醫(yī)院實施監(jiān)督，而且完善了對檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，頒布了《醫(yī)院檔案管理實施細(xì)則》等憲法法律。要求醫(yī)院在不違反法律規(guī)定的前提下，依照自身發(fā)展要求與實際情況，對檔案文件開展規(guī)范化管理模式。這樣做不僅有利于檔案的分類與排放、保密與使用，更有利于各步驟環(huán)環(huán)相扣，提高工作效率。可見，將完善的規(guī)章制度落實到實處，是對檔案管理最基本的保障。

二、規(guī)范化處理檔案管理的措施

（一）對管理人員開展專業(yè)技能培訓(xùn)

目前，純手寫錄入法及檢索法隨時代的更新逐漸淘汰。取而代之的，是用計算機(jī)輸入的最高效、最便利的檔案管理模式。為順應(yīng)科技發(fā)展潮流，應(yīng)組織檔案管理人員專門學(xué)習(xí)計算機(jī)錄入模式法，提高員工專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)員工奉獻(xiàn)精神，鍛煉員工創(chuàng)新思維，努力培養(yǎng)出全方位、高素質(zhì)型人才。逐步做到管理機(jī)制規(guī)范化，使每位就職管理員都能得心應(yīng)手的操作計算機(jī)，爭取在掌握計算機(jī)檔案管理模式后，對此方法開展深層次的改革創(chuàng)新。

（二）管理并監(jiān)督員工將工作落實到實處

加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督，并進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案的運用。管理檔案管理人員要以人為本，讓檔案管理人員積極主動地工作，提高工作效率。除此之外，在管理醫(yī)院管理人員時，可以讓他們彼此競爭，優(yōu)勝劣汰，使醫(yī)護(hù)人員積極地為醫(yī)院的做貢獻(xiàn)，讓拔尖的檔案人員得到自己應(yīng)得的崗位，提高醫(yī)院各方面的效益。醫(yī)院的檔案有著實際功效，它為醫(yī)院內(nèi)大大小小的工作都提供了極為豐富。在醫(yī)院的病歷中，有些病例可以為醫(yī)院解決疑難雜癥提供參考，有著無法代替的地位。

（三）增強(qiáng)醫(yī)院對檔案管理重視

檔案管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展離不開醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。檔案文件不僅能及時反映醫(yī)院就診近況水平，而且可有效為未來院內(nèi)發(fā)展提供建設(shè)性的意見。檔案有其固有的醫(yī)用價值，應(yīng)要求負(fù)責(zé)人員主動開發(fā)資源管理，化封閉式管理為開發(fā)式管理。另外，在管理開展進(jìn)行中，應(yīng)將資料文件轉(zhuǎn)化為事實信息傳遞給有關(guān)部門。為病情的診斷提供幫助，同時也可以體現(xiàn)出對病因存在的價值，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益開拓一條新的道路。另外，我們應(yīng)剖析《檔案法》，時刻不忘依法歸檔。加強(qiáng)對檔案工作的宣傳，讓院領(lǐng)導(dǎo)、職工都能嚴(yán)肅對待檔案，將檔案跟自己的生活和工作緊密聯(lián)系起來，積極地參與檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)形成全員心中有檔案的局勢?！稒n案法》第五條規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，其目的是為了維護(hù)檔案的完整性與安全性，便于社會各領(lǐng)域的開發(fā)與使用。還有，醫(yī)院管理干部等對檔案法極其不熟悉，有很大一部分人甚至不知道《檔案法》，不懂得要依法歸檔，所以研習(xí)和傳播《檔案法》極為重要。

（四）發(fā)現(xiàn)檔案管理的社會效益

挖掘檔案的社會功效，為檔案的運用提供可靠根據(jù)。醫(yī)院的檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)、部門、體制、實施和保管都應(yīng)統(tǒng)一，進(jìn)而幫助落實上級精神；幫助監(jiān)督各項檔案；幫助采集和使用檔案；幫助克服檔案整體管理中的各種困難；幫助完備醫(yī)院檔案，促進(jìn)醫(yī)院檔案的實際運用。此外，要完善對檔案運用回饋信息的處理工作，加強(qiáng)各醫(yī)院間信息的交互，促成檔案信息的共享，從而完善醫(yī)療、教學(xué)和科研工作體系，加強(qiáng)檔案的利用，從而發(fā)揮檔案的最大效用。

三、總結(jié)

通過對檔案管理規(guī)范化進(jìn)行討論，明確了檔案管理不僅要有有明確合理的計劃方案，更要在規(guī)劃中體現(xiàn)檔案管理的特色，同時把先進(jìn)的技術(shù)和思想融合檔案管理中來，提高員工的工作積極性，營造一個良好的工作氛圍，達(dá)到全面發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。對于規(guī)范化處理檔案管理方面，對幾種可行措施進(jìn)行述評，強(qiáng)調(diào)了檔案管理的重要性，同時提出了建設(shè)性意見，希望規(guī)范化增強(qiáng)的檔案管理機(jī)制對醫(yī)院整體發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]魯席臨.淺談如何做好醫(yī)院檔案的編研工作[J].中國科技信息，2010（5）