導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案知識管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案登記和編碼就是對已篩選的檔案信息進(jìn)行加工的過程。檔案信息的存在方式多種多樣，這給檔案的管理和利用帶來了不便。因而，這一環(huán)節(jié)中，將檔案信息轉(zhuǎn)成可檢索利用的檔案知識時(shí)，需要制定統(tǒng)一的檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)和著錄標(biāo)準(zhǔn)，而不是簡單地依據(jù)檔案的載體形態(tài)來進(jìn)行登記和編碼。其中，編碼應(yīng)該根據(jù)檔案內(nèi)容的屬性，提取其相關(guān)的內(nèi)容單元作為關(guān)鍵詞，以便不同檔案信息之間的鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案知識信息的共享。檔案存儲就是檔案知識信息保存在檔案知識庫中，隨著檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，如今完成檔案存儲環(huán)節(jié)的工具主要是各種檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，為防止檔案知識信息的意外受損，在這環(huán)節(jié)還要做好檔案的備份工作。檔案利用就是對檔案知識信息的使用和服務(wù)用戶的過程。檔案工作“三個(gè)體系”的提出，扭轉(zhuǎn)了過分注重檔案保存而忽視檔案利用的傾向。檔案利用的實(shí)際效果是對檔案知識管理其他環(huán)節(jié)的績效評估，在一定程度上，檔案利用是檔案鑒別、檔案登記和編碼、檔案存貯的參照點(diǎn)。同時(shí)，檔案利用也是檔案知識管理的根本目的。

二、檔案知識管理進(jìn)程中應(yīng)解決的幾個(gè)問題

1.檔案知識表征問題。檔案知識管理的實(shí)現(xiàn)依賴于檔案信息的編碼和存儲，即檔案知識信息的表征，有的也稱之為檔案知識信息的知識表示。所謂的檔案知識表征就是檔案信息在系統(tǒng)或組織內(nèi)的建構(gòu)和再認(rèn)的方式。檔案知識管理最終目的是為了檔案知識信息的有效利用，因而，檔案知識信息在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)的表征形式應(yīng)符合用戶的認(rèn)知習(xí)慣，應(yīng)與用戶的記憶形式相對應(yīng)。研究表明：知識大部分以分布的形式存儲在大腦的神經(jīng)元之中，神經(jīng)元之間相互聯(lián)結(jié)，當(dāng)存在知識需要時(shí)，這些聯(lián)結(jié)就會相互激活，共同形成所需要的知識內(nèi)容。因此，在對檔案信息進(jìn)行編碼時(shí)，應(yīng)將檔案信息分解為不同的知識單元，并將這些知識單元登記入檔案管理系統(tǒng)，形成共同的知識網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)前，云計(jì)算影響深遠(yuǎn)，它可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分布式表征，檔案的知識信息可以在不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)存儲，在用戶利用檔案信息時(shí)，系統(tǒng)可以進(jìn)行并行分布加工，提高檔案信息的輸出效率和精確性。同時(shí)，云計(jì)算也實(shí)現(xiàn)了檔案知識信息的云備份，即使某一節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)受損，也不影響檔案知識管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.知識共享問題。通過對檔案知識信息進(jìn)行分布式表征，依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)將離散的檔案數(shù)據(jù)集合在一起，為檔案知識共享奠定了基礎(chǔ)。然而，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就要求檔案部門構(gòu)建知識庫。知識庫的構(gòu)建并非一朝一夕能夠完成，它是一個(gè)系統(tǒng)的工程。不同的檔案，構(gòu)建知識庫的方式也就不同。如，誠信檔案就需要全國銀行系統(tǒng)共同建設(shè)；而人事檔案則是由各級人事部門和人才市場共同建設(shè)；檔案館的特色檔案知識庫建設(shè)卻由該檔案館獨(dú)自建設(shè)。值得一提的是，這些不同檔案的知識庫的兼容和鏈接至關(guān)重要。

3.資源集成問題。由于在檔案知識管理過程中遵循了分布式知識表征的方法和途徑，因而實(shí)現(xiàn)了不同檔案信息的可鏈接性，為檔案知識信息的共享奠定了基礎(chǔ)。隨著社會的不斷進(jìn)步，廣大民眾對于檔案信息的需要也呈多樣性的趨勢。然而，傳統(tǒng)的檔案管理依據(jù)檔案的載體形態(tài)及檔案信息的屬性進(jìn)行分別管理，造成了不同檔案之間存在著人為的鴻溝和壁壘，不僅不利于檔案的管理，更不利于用戶的使用。檔案的知識管理消除了這樣的障礙，對檔案知識信息內(nèi)容進(jìn)行分布式表征，可以將不同載體、不同內(nèi)容、不同功能的檔案信息整合在一起，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集成管理。當(dāng)然，檔案資源集成管理的實(shí)現(xiàn)離不開信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。當(dāng)前，檔案資源管理系統(tǒng)也五花八門，不同類型的系統(tǒng)之間兼容性較差，容易造成“信息孤島”現(xiàn)象，也不利于檔案知識信息的一站式服務(wù)。因此，實(shí)施檔案知識管理，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的集成，而且要管理系統(tǒng)的軟硬件的表征的一致性，這樣知識管理才能落到實(shí)處。

三、檔案知識管理對檔案服務(wù)的啟示和影響

1.樹立了“以用戶為中心”的檔案管理理念。知識管理本質(zhì)上就是通過對知識對象的加工，從而實(shí)現(xiàn)知識的創(chuàng)造和增值。檔案部門通過實(shí)施知識管理，可以促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的加工和利用，從而加快我國檔案事業(yè)“三個(gè)體系”建設(shè)的步伐。檔案知識管理扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)檔案管理以藏為本的管理理念，樹立了“以用戶為中心”的管理理念。如今“，以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀理念已經(jīng)深入檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案知識管理的各個(gè)流程也應(yīng)體現(xiàn)“以用戶為中心”的原則。其一，檔案知識管理的流程應(yīng)與人類獲取知識和利用知識的過程是一致的，應(yīng)充分考慮人們的知識建構(gòu)的特點(diǎn)；其二，要能夠理解檔案信息用戶的知識獲取習(xí)性。用戶在獲取信息的過程中，希望能夠經(jīng)歷較少的步驟，較容易地獲取所需信息。因而，檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)根據(jù)用戶的需要來引導(dǎo)整個(gè)界面的設(shè)計(jì)，應(yīng)使用嵌入式技術(shù)和分布式數(shù)據(jù)可技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶檢索檔案信息和獲取信息的一站式服務(wù)；其三，應(yīng)重視用戶的參與和互動(dòng)過程。檔案知識管理不僅僅是提供可檢索、可獲取的檔案知識庫，還應(yīng)提供用戶和檔案部門、用戶之間交流互動(dòng)的平臺，不僅能夠更好地服務(wù)檔案用戶，還可及時(shí)反饋檔案管理過程的不足，實(shí)現(xiàn)檔案知識管理的可持續(xù)發(fā)展；其四，注重用戶的情感體驗(yàn)。愉悅、積極的情緒可以促進(jìn)用戶的身心健康，也可提高檔案服務(wù)的效能。不論虛擬的，還是現(xiàn)實(shí)的檔案服務(wù)，檔案工作者都應(yīng)注重服務(wù)的細(xì)節(jié)，一言一行、字里行間都顯露著你的態(tài)度，對于用戶也產(chǎn)生著潛移默化的影響，影響著他們的態(tài)度和情感。值得注意的是，在遇到問題時(shí)，檔案工作者應(yīng)本著“以用戶為中心”的原則，不能簡單地將造成問題的原因歸咎于用戶，要有同理心，能夠設(shè)身處地地替用戶著想，能夠理解用戶所處的情境。

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【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；知識管理

21世紀(jì)的人類社會正在全面朝著知識時(shí)代邁進(jìn)，知識作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認(rèn)同。處于知識經(jīng)濟(jì)和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。

一、知識管理定義

所謂知識管理的定義為，在組織中建構(gòu)一個(gè)量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場的變遷。

21世紀(jì)企業(yè)的成功越來越依賴于企業(yè)所擁有知識的質(zhì)量，利用企業(yè)所擁有的知識為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢和持續(xù)競爭優(yōu)勢對企業(yè)來說始終是一個(gè)挑戰(zhàn)。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識管理，同時(shí)強(qiáng)化了對各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實(shí)體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強(qiáng)化檔案知識智能化服務(wù)意識

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關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；關(guān)系

1、知識管理提升檔案管理

1.1知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，脫離于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識資源體系。知識管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)中創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識，使知識直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。

知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識資源體系。知識管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識，使知識直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣， 檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。

1.2知識管理可以提升檔案管理的價(jià)值。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動(dòng)地提供簡單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)服務(wù)。知識管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競爭力。檔案管理現(xiàn)代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段；二是檔案管理人員掌握了現(xiàn)代科學(xué)知識；三是建立起現(xiàn)代化和科學(xué)的檔案管理機(jī)制。計(jì)算機(jī)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎(chǔ)，如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應(yīng)用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上信息咨詢平臺等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。[1]檔案工作中的人性化管理是指在檔案管理過程中，在充分尊重人、信任人、愛護(hù)人的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的以人為本的管理理念。具體體現(xiàn)在三個(gè)方面：其一、檔案工作人員的人性化管理，包括檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、工作環(huán)境、獎(jiǎng)懲制度等；其二，檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)；其三，檔案工作環(huán)境的改善。[2]

2、檔案管理促進(jìn)知識管理

2.1檔案管理有助于沉淀、積累知識。隱性知識占企業(yè)知識資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是，隱性知識存儲于企業(yè)員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。根據(jù)野中郁次郎和竹內(nèi)弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學(xué)者質(zhì)疑“社會化”的真實(shí)有效性和普遍適用性。學(xué)者貝克曼就認(rèn)為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉(zhuǎn)化為組織的能力才能對組織產(chǎn)生價(jià)值”。至于“外部化”，就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運(yùn)用其隱性知識來認(rèn)識問題、解決問題，對員工工作過程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實(shí)現(xiàn)了組織知識的沉淀。

2.2檔案管理有助于傳播、交流知識。信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。語言交流的優(yōu)點(diǎn)是簡潔、隨意，便于及時(shí)對某一問題進(jìn)行深入探討，易于激發(fā)知識創(chuàng)新。語言交流的缺點(diǎn)在于：第一，受到時(shí)間、空間的限制，信息、知識傳播的范圍較??；第二，信息幾經(jīng)傳遞以后，容易發(fā)生損耗或失真，難以保證信息的真實(shí)性；第三，語言交流過程中，時(shí)常不會生成相應(yīng)的書面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識的沉淀，已故美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格曾經(jīng)批評電話是“掠奪歷史的大盜”。書面交流的缺點(diǎn)是過于正式、規(guī)范，不便于即時(shí)對某一問題進(jìn)行深入探討；文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，有時(shí)會無形中約束員工的知識創(chuàng)新思維。但是，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書面交流（傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)）可以不受時(shí)間、空間的限制，信息、知識的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發(fā)生信息損耗或失真；便于及時(shí)記錄信息、沉淀知識。通過交流，檔案管理人員可以及時(shí)了解信息需求，推動(dòng)檔案管理開發(fā)檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建筑”；知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術(shù)支持，使檔案資源的開發(fā)更加高效快捷安全。

2.3檔案管理有助于理解、挖掘知識。檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”（Principle of Provenance）。來源原則起源于近代法國，是在逐步否定事由原則（principal of pertinent）的過程中產(chǎn)生的。來源原則在不同國家表現(xiàn)的模式盡管略有差別，但這并不妨礙各國對來源原則核心思想或者說基本內(nèi)容的理解和認(rèn)同。來源依據(jù)傳統(tǒng)的“來源”一般是指文件的形成者。電子時(shí)代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動(dòng)、形成過程等，“即文件是由誰、在什么條件下、運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在”。對來源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內(nèi)容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內(nèi)容知識”，也可以為人們提供尋找知識的線索和評價(jià)知識的依據(jù)。因此，加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫克認(rèn)為，來源維護(hù)了文件、檔案的證據(jù)價(jià)值與相互關(guān)系，“這種證據(jù)和職能的相互關(guān)系是檔案人員的特殊權(quán)限范圍，也是使數(shù)據(jù)變成信息、信息變成知識的關(guān)鍵”。[3]

結(jié)語

檔案管理和知識管理工作都是企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重要內(nèi)容，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理和知識管理工作，能夠降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有效性和準(zhǔn)確性，不斷提升自身的價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣峁└玫姆?wù)和發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙恩玉.我國檔案管理智能化發(fā)展趨勢研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013

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關(guān)鍵詞：知識管理；檔案管理；信息資源

進(jìn)入21世紀(jì)，知識作為推動(dòng)社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量，在社會眾多領(lǐng)域發(fā)揮著越來越大的作用。而知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業(yè)單位為適應(yīng)新時(shí)期要求和保持核心競爭力的重要選擇。人們重視知識、追求知識、視知識為財(cái)富。而檔案信息資源中蘊(yùn)含著豐富的知識，檔案信息資源已成為促進(jìn)社會進(jìn)步的重要力量，這已經(jīng)引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對知識管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正逐步從傳統(tǒng)管理模式向知識管理模式演變。那么知識管理對傳統(tǒng)檔案管理模式到底帶來了哪些影響，面向知識管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)采取哪些措施和變革，不斷向前發(fā)展，是本文試圖要探討的問題。

1知識管理是全新的管理理念

知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關(guān)的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設(shè)施、知識資產(chǎn)、知識人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時(shí)期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合的管理思想和方法。其目的就是要通過對檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識和人們在科研生產(chǎn)過程中大腦所形成的隱性知識進(jìn)行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動(dòng)態(tài)知識庫體系中進(jìn)行存儲、傳播和應(yīng)用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2知識管理與檔案管理的關(guān)系

檔案管理是一項(xiàng)歷史悠久的管理活動(dòng)，從古代到現(xiàn)代，檔案管理經(jīng)歷了漫長的道路，經(jīng)過了實(shí)體管理、信息管理和知識管理等三個(gè)階段的發(fā)展演變過程。第一階段檔案實(shí)體管理主要是對在科研生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始實(shí)體狀態(tài)檔案資料進(jìn)行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內(nèi)容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡(luò)化管理，是一種比較先進(jìn)的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實(shí)質(zhì)是針對社會對信息的需求進(jìn)行分析研究，能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務(wù)于科技活動(dòng)中，從而達(dá)到為社會創(chuàng)造出更大經(jīng)濟(jì)效益的目的。知識管理本質(zhì)上就是人們在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對知識創(chuàng)新的需求而發(fā)展起來的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數(shù)據(jù)、信息、知識、人和共享。人是知識活動(dòng)的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結(jié)合起來，相互轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達(dá)到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識的獲取、創(chuàng)造、儲存及傳遞都將無法繼續(xù)。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實(shí)踐活動(dòng)的管理，同時(shí)也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著內(nèi)在的聯(lián)系，密不可分。但同時(shí)，知識管理又是對傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

3知識管理對傳統(tǒng)檔案管理的影響

3.1知識管理使傳統(tǒng)檔案管理的職能發(fā)生變化

知識管理作為一種新的思維方法，對傳統(tǒng)檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過去重視檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貦n案信息知識的管理，使過去注重查據(jù)憑證的功能轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔⒅R的開發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃?dòng)參與，把對檔案控制管理變?yōu)橹R提供資源的共享，把過去傳統(tǒng)的借閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)。這樣一來，傳統(tǒng)檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R的開發(fā)者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢者。

3.2知識管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作對現(xiàn)行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識管理是在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的過程發(fā)生變化，必然會引起企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。把知識管理應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理者就會依據(jù)文件生命周期理論，把文件檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理，對檔案業(yè)務(wù)流程重新梳理，對文件生命周期的全過程重新設(shè)計(jì)。因此，知識管理可以引起傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的改變。

3.3知識管理豐富了傳統(tǒng)檔案信息資源的種類

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門必須構(gòu)建多樣化特色的知識庫。檔案部門應(yīng)借助知識管理的理念，通過對檔案信息資源的二次開發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會各類人員對檔案知識的需求。

3.4知識管理促進(jìn)了檔案管理人員素質(zhì)的提高

知識管理不僅對企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應(yīng)用知識管理到檔案管理工作中，必然會要求檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時(shí)期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。

4應(yīng)用知識管理進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的必要性

有創(chuàng)新才會有發(fā)展，有發(fā)展才會有進(jìn)步。知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為各企事業(yè)檔案部門適應(yīng)時(shí)代要求、自我發(fā)展和保持核心競爭力的重要選擇。

4.1時(shí)展的需要

眾所周知，檔案部門經(jīng)歷了從傳統(tǒng)管理到科學(xué)管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡(luò)等多種載體形式，而服務(wù)方式也從傳統(tǒng)單一的服務(wù)形式向網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)、電子閱覽、多媒體和數(shù)據(jù)庫等多種服務(wù)形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟(jì)的到來，人類知識產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們?nèi)狈Λ@得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿足利用者的需求，凸顯了時(shí)展的需要。

4.2自身發(fā)展的需要

檔案部門是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，其服務(wù)宗旨是滿足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實(shí)質(zhì)相應(yīng)表現(xiàn)為對檔案信息資源實(shí)體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進(jìn)行組合，使其得到充分利用。于此同時(shí)，人們的管理思維、管理設(shè)施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。

4.3檔案服務(wù)功能的需要

不管是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，服務(wù)是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實(shí)施知識管理就是創(chuàng)新服務(wù)方式，更好地滿足利用者的需求。將知識管理應(yīng)用于檔案管理創(chuàng)新中，檔案部門就可將核心競爭力定位于知識服務(wù)，以利用者的需求為調(diào)節(jié)手段，以知識為本、以服務(wù)為核心，在檔案管理的服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)形式等各方面進(jìn)行拓展和深化，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，提高檔案知識服務(wù)的質(zhì)量。

5應(yīng)用知識管理推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的策略

如何應(yīng)用知識管理推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，筆者認(rèn)為可通過管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理文化創(chuàng)新及優(yōu)化人力資源等策略來實(shí)現(xiàn)，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng)新、不斷探索，這樣知識管理就能應(yīng)用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5.1開展管理組織創(chuàng)新，構(gòu)建知識管理行政管理體系

構(gòu)建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結(jié)構(gòu)的變革和創(chuàng)新。按照知識管理的理念，現(xiàn)代檔案館必須再設(shè)計(jì)和變革組織結(jié)構(gòu)，建立新的知識管理行政管理體系，創(chuàng)建一個(gè)能促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識和知識共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創(chuàng)新掃除障礙，拉近領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的距離，調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

5.2開展制度創(chuàng)新，不斷完善知識管理職能

知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴(yán)格的制度作保障。首先，要建立知識管理運(yùn)作機(jī)制，這主要是包括知識管理投入機(jī)制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識交流機(jī)制、知識制度等內(nèi)容，這是為了確保知識管理和傳播的各項(xiàng)措施到位。其次，要建立知識管理的績效機(jī)制，績效機(jī)制的主要功能是要對個(gè)人和單位的管理成果進(jìn)行審查和評定，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，順利推進(jìn)知識管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識管理激勵(lì)機(jī)制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓(xùn)制度和知識淘汰制度等的編制。

5.3開展技術(shù)創(chuàng)新，搭建知識管理信息平臺

要想成功地在企業(yè)檔案工作中進(jìn)行知識管理，就必須要構(gòu)建一套完整有效的知識管理信息系統(tǒng)，才能將海量的數(shù)據(jù)存儲和呈現(xiàn)，才能讓知識共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)絡(luò)信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進(jìn)行集中，然后進(jìn)過優(yōu)化篩選、分類、編研、創(chuàng)新、整合，最后以恰當(dāng)合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務(wù)。其次，搭建知識轉(zhuǎn)換平臺，建立知識管理系統(tǒng)，發(fā)揮人的潛能，促進(jìn)隱性知識和顯性知識相互轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換中創(chuàng)造新的知識，并將經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的有價(jià)值的知識存儲起來，以便應(yīng)用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質(zhì)是知識共享，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人,從而實(shí)現(xiàn)知識共享。

5.4優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)隊(duì)伍。由于傳統(tǒng)管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結(jié)構(gòu)不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現(xiàn)象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)，以保障檔案知識管理工作的順利開展和推進(jìn)。綜上所述，在知識經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，檔案部門應(yīng)該順應(yīng)這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng)新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應(yīng)用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價(jià)值，為社會創(chuàng)造出更大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。

作者:姚文 單位:中航工業(yè)第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院十二所

主要參考文獻(xiàn):

［1］韓海濤.基于知識管理的現(xiàn)代檔案館管理創(chuàng)新［J］.機(jī)電兵船檔案,2010(6).

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關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；資源

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、檔案管理與知識管理

檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進(jìn)行保管；狹義主要是指對已經(jīng)入庫的檔案進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)工作。而在我們?nèi)粘５臋n案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進(jìn)行維護(hù)外，還有就是對于檔案內(nèi)容信息進(jìn)行管理。對于檔案內(nèi)容的管理，其實(shí)是一種對于檔案內(nèi)部具有使用價(jià)值的知識管理。

知識管理起源于商業(yè)管理，是誰具體提出知識管理這個(gè)概念重說紛紜，知識管理主要是管理團(tuán)隊(duì)通過科學(xué)合理的管理方式，對于知識資源進(jìn)行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業(yè)的效益。

二.現(xiàn)行的檔案管理模式的缺陷

靈活性差：現(xiàn)行的檔案管理模式基本繼承史料管理方式，送來的資料就存檔，基本上是通過文字、圖案記錄在紙片上，將檔案變成了一個(gè)存放借取倉庫。再者，檔案管理人員的觀念相對死板，阻礙了信息化檔案的發(fā)展。工作人員只是將送來的檔案整理、編目、排序、存放靜態(tài)放置，導(dǎo)致知識信息孤立、傳遞慢，而在知識經(jīng)濟(jì)滲透到檔案領(lǐng)域的今天，這樣的管理方式顯然不靈活。 局限性大：按照現(xiàn)在的管理模式，對于沒有完結(jié)的文件以及動(dòng)態(tài)的知識是不重視的，對于檔案的使用范圍以及實(shí)效性是有限制的，對于信息只是簡單的整理信息的利用率是低下的，這些對檔案的管理方式都有悖于現(xiàn)代開放性的知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境，無法適應(yīng)時(shí)代潮流，最終只能成為一個(gè)冗余的部門。

三 知識管理在檔案信息管理中的應(yīng)用

1 對檔案中顯性知識的組織和管理

檔案信息資源的內(nèi)容極為廣泛，涉及各個(gè)方面的知識，只有當(dāng)這些知識被人們了解掌握后，才能在原有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，進(jìn)行新的探索，從而實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。其次，擴(kuò)大檔案信息的傳播和共享途徑。在知識管理中，對檔案信息分析的目的并不僅僅是為了保管收藏，而更強(qiáng)調(diào)“關(guān)注檔案的情報(bào)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值”，如何更好地利用其價(jià)值，并進(jìn)一步推動(dòng)知識創(chuàng)新，它預(yù)示著檔案工作者的理念從“重藏輕用”到“以用戶為中心”的轉(zhuǎn)變。主動(dòng)向用戶提供利用，前提是找到切實(shí)可行的提供利用的途徑和方式，這就要求檔案工作者憑借自己的智慧，借助知識管理的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和共享。

2 對檔案隱性知識的組織和管理

隱性知識是建立在個(gè)人經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)之上并涉及各種無形因素，如個(gè)人信念、觀點(diǎn)、理解、直覺、預(yù)感和價(jià)值觀等方面難以公式化和明晰化的知識。檔案所具有的隱性知識，主要指不被用戶所知的檔案形成背景信息、檔案內(nèi)容包含的未表述清晰需要人們挖掘的隱性信息。隱性知識難以用語言表達(dá)且傳播起來十分困難，所以對檔案中隱性知識的組織和管理，最主要的是把隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，以此實(shí)現(xiàn)檔案隱性知識的交流與共享。舉例來說，一張照片檔案在一般人看來也許就是一張照片，其所包含的隱性知識就需要檔案工作者挖掘，即要能清楚解釋照片檔案的背景信息、展現(xiàn)的重點(diǎn)內(nèi)容及其可能蘊(yùn)含的潛在價(jià)值。

四知識管理在檔案實(shí)體管理中的應(yīng)用

1 檔案管理流程中的知識管理

（1）擴(kuò)大檔案的收集范圍。豐富多元的檔案館藏是實(shí)施知識管理的基礎(chǔ)。在現(xiàn)有館藏中，文書檔案占據(jù)了館藏檔案的主體，隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的發(fā)展，電子文件的收集也越來越受到重視；除此之外，還要注重收集私人檔案、實(shí)物檔案、口述檔案等多種形式的檔案以及與檔案相關(guān)的資料。

（2）以知識單元為基礎(chǔ)整理檔案。在知識管理中，檔案的整理更傾向于以檔案所蘊(yùn)含的信息、知識為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分類整理。知識組織是以知識單元為加工單位的，而知識單元是經(jīng)過專家精心評價(jià)、篩選、提取和測試之后獲得的“濃縮”的知識。對于數(shù)字化檔案信息和電子文件的整理來說，由于計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和搜索引擎的應(yīng)用，采用以知識單元為基礎(chǔ)的知識組織方式更能滿足用戶需要，這也是當(dāng)前知識組織的主流和方向。知識單元具有不確定性，我們可以根據(jù)不同的信息需求制定多種分類方案。

（4）資源合理配置的檔案保管。實(shí)現(xiàn)檔案“藏”和“用”的平衡，是把知識管理應(yīng)用于檔案管理的目標(biāo)之一。盡量長久地保存有價(jià)值的檔案和保存檔案的效益之間需要一個(gè)平衡點(diǎn)，怎樣以更經(jīng)濟(jì)的方法實(shí)現(xiàn)檔案的長久保管是檔案保管中需要解決的實(shí)際問題。在知識管理中，可以運(yùn)用已有的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代分配理論合理分配有限的資源，爭取實(shí)現(xiàn)檔案保管效益的最大化。

（4）以用戶為中心的知識服務(wù)?！耙杂脩魹橹行摹辈恢皇且痪淇谔枺鼞?yīng)該貫穿于檔案實(shí)體管理的全過程中，并最終由檔案利用者的評價(jià)來體現(xiàn)；提供知識服務(wù)是更高層次的檔案利用方式，它強(qiáng)調(diào)的是檔案館是否提供了利用者需要的信息，這些信息能否解決利用者的問題。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，一方面，要深入挖掘檔案信息中的顯性知識和隱性知識，豐富檔案知識的檢索途徑，使用戶能夠獲取信息；另一方面，還要收集和分析檔案利用者的相關(guān)信息，為知識服務(wù)提供導(dǎo)向性、針對性依據(jù)，為用戶提供創(chuàng)造新知識的可能性。

2檔案實(shí)體管理中對知識管理技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)是知識管理技術(shù)產(chǎn)生的基礎(chǔ)，因此可以把知識管理技術(shù)理解為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)集合。在信息技術(shù)無孔不入的時(shí)代，檔案管理也受其影響，特別是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子文件、多媒體檔案的產(chǎn)生和管理，都是以信息技術(shù)為支撐的，對這些檔案的管理必然離不開信息技術(shù)的應(yīng)用?？梢姡瑢n案實(shí)體管理流程的調(diào)整和完善中，對知識管理技術(shù)的應(yīng)用不可或缺：知識管理技術(shù)中的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、分布式管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)等能夠使檔案知識的獲取、分類、存儲、檢索、傳遞、共享、更新變得更加容易。

五知識管理在檔案機(jī)構(gòu)管理中的應(yīng)用

這里所說的檔案機(jī)構(gòu)，既包括各級各類檔案館、檔案室、文件管理中心、檔案中介機(jī)構(gòu)以及檔案信息中心等實(shí)體機(jī)構(gòu)，也包括數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟等虛擬機(jī)構(gòu)。把知識管理（尤其是知識組織管理）應(yīng)用到檔案機(jī)構(gòu)管理中，目的是實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、資源配置合理，有利于對檔案信息資源實(shí)施知識管理。檔案機(jī)構(gòu)如何在自身的管理中運(yùn)用知識管理，可以學(xué)習(xí)較為成熟的企業(yè)知識管理的經(jīng)驗(yàn)，就是通過在所有部門和組織的管理流程中逐步引入知識管理方法，提高檔案機(jī)構(gòu)的運(yùn)作效率。

1 把知識服務(wù)的理念融入組織文化

組織文化對組織成員有著突出的導(dǎo)向、凝聚、激勵(lì)和約束作用，會外化表現(xiàn)在組織成員的活動(dòng)中。把知識服務(wù)的理念融入組織文化，就是要在檔案機(jī)構(gòu)中形成一種崇尚知識、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新服務(wù)的理念。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)鼓勵(lì)員工提高工作能力，加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，并愿意把自己的知識貢獻(xiàn)給機(jī)構(gòu)其他成員和檔案利用者，實(shí)現(xiàn)知識共享。

2以知識共享為目標(biāo)廣泛開展合作

對于檔案館、檔案中介機(jī)構(gòu)這樣的獨(dú)立機(jī)構(gòu)來說，要加強(qiáng)各部門之間的交流與溝通，培養(yǎng)大家的合作意識，分享知識管理中的經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量：對于檔案室檔案信息中心等一些組織的內(nèi)部子機(jī)構(gòu)來說，其服務(wù)對象相對固定，即組織內(nèi)部人員，他們所追求的知識共享更傾向于提供檔案信息服務(wù)，以滿足本組織對檔案信息的需求，支持組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

這里的廣泛合作還有更深一層的意思，即檔案機(jī)構(gòu)之間的知識共享和合作。一個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案信息資源是有限的，為了更好地服務(wù)用戶，應(yīng)該開展機(jī)構(gòu)間的合作甚至是聯(lián)合，擴(kuò)大知識共享范圍。

3以技術(shù)為支撐的管理模式

現(xiàn)代信息技術(shù)不僅在檔案實(shí)體管理中發(fā)揮著重要作用，在檔案機(jī)構(gòu)的管理中也是如此。無論是實(shí)體檔案機(jī)構(gòu)還是虛擬檔案機(jī)構(gòu)，信息技術(shù)都是其實(shí)施知識管理必不可少的基本條件（尤其是對于數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)絡(luò)聯(lián)盟本身就是依仗著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展才出現(xiàn)的新生事物來說，信息技術(shù)甚至是其生存之本）。舉例來說，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在檔案機(jī)構(gòu)的應(yīng)用，可以提高其工作效率，節(jié)省資源消耗；知識管理系統(tǒng)能對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和提供利用，為實(shí)現(xiàn)知識共享提供了技術(shù)支持。同時(shí)，也使檔案機(jī)構(gòu)更具知識創(chuàng)新能力。

篇6

（一）管理動(dòng)機(jī)指標(biāo)的趨近

檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發(fā)展需求，其決定聯(lián)合知識管理核心價(jià)值進(jìn)行企業(yè)市場競爭實(shí)力的完善，特定知識必將同步傳輸?shù)教囟ㄈ巳褐?，為了將?nèi)部決策調(diào)試到最佳狀態(tài)，檔案管理的落腳點(diǎn)識別工作將全面遵照知識細(xì)節(jié)銜接特征做好相關(guān)掌控。兩者日常學(xué)習(xí)生活中都會給予用戶知識服務(wù)，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經(jīng)過精細(xì)化篩選控制才可確保單位成員獲得有關(guān)信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務(wù)頂點(diǎn)，在促進(jìn)共享能效上與科學(xué)教育機(jī)制廣泛交接，具體的差異效應(yīng)不過是廣度、深度的異質(zhì)結(jié)果。

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎(chǔ)資料接收、整合、科學(xué)鑒定、長效保管與重編服務(wù)等流程進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，力爭發(fā)揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創(chuàng)新機(jī)理內(nèi)涵實(shí)施科學(xué)存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準(zhǔn)設(shè)定，強(qiáng)調(diào)集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價(jià)值，并且深度開發(fā)中仍舊會產(chǎn)生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創(chuàng)新知識延展力度的最佳手段。

（三）技術(shù)應(yīng)用形態(tài)一致

透過數(shù)字化文件格式與檔案流轉(zhuǎn)功能鑒別，有關(guān)計(jì)算機(jī)操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動(dòng)都不可從中脫離而獨(dú)自運(yùn)行。知識管理可說是信息高度發(fā)展的核心產(chǎn)物類別，其中網(wǎng)絡(luò)通訊活動(dòng)廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控?cái)?shù)據(jù)庫整編、檢索媒介、門戶系統(tǒng)以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現(xiàn)代信息技術(shù)予以統(tǒng)一掌控操作的。

二、檔案、知識管理行為的差異效果解析

利用管理界面認(rèn)知，檔案管理活動(dòng)歸屬于專業(yè)技術(shù)項(xiàng)目行列；而知識管理則借助管理模式與創(chuàng)新價(jià)值理念進(jìn)行人民思想結(jié)構(gòu)完善，同時(shí)延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實(shí)質(zhì)上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側(cè)重點(diǎn)向基礎(chǔ)信息角度偏移，其將檔案結(jié)構(gòu)顯性要點(diǎn)梳理，并向圖書館員工大腦內(nèi)部隱形架構(gòu)灌輸，確保日后多元材料規(guī)劃與日常服務(wù)的實(shí)效價(jià)值。綜合來講，檔案管理始終注重維護(hù)材料的真實(shí)性和可靠價(jià)值，力求穩(wěn)定程序、制度的規(guī)范化特征，希望各類人員充分發(fā)揮創(chuàng)新思維效應(yīng)，促使政策良好定義結(jié)果；知識管理在管理體系上一向?qū)捤商幹茫Ｍl(fā)揮內(nèi)部情報(bào)傳播功效，力求服務(wù)大眾，督促其掌握更多實(shí)用情報(bào)，杜絕認(rèn)知混亂結(jié)果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應(yīng)造成對傳統(tǒng)組織格式輔助功效的忽視結(jié)果，這點(diǎn)應(yīng)當(dāng)引起現(xiàn)場規(guī)劃人員的強(qiáng)效關(guān)注。

三、檔案與知識管理銜接特征細(xì)節(jié)補(bǔ)充

（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認(rèn)知功效

首先，知識管理能夠盡量延展檔案規(guī)范空間，過往企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案搜集、整編強(qiáng)調(diào)與情報(bào)文件的區(qū)分，經(jīng)常會對一些圖書資料排除職責(zé)界定范圍，基本與現(xiàn)實(shí)服務(wù)方向偏離，企業(yè)存在價(jià)值長期受到質(zhì)疑，這對于其今后長遠(yuǎn)綜合化發(fā)展勢必造成重大創(chuàng)傷。知識管理需要將各類文件進(jìn)行多重載體形態(tài)的劃分，做好日常知識細(xì)節(jié)集成工作，力求借此開創(chuàng)相對完善的資源架構(gòu)體系，其充分注重企業(yè)在不同生產(chǎn)流程下的共享、應(yīng)用的知識要素，希望企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造能效就此得到有機(jī)彰顯。長期堅(jiān)持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個(gè)較為寬闊的領(lǐng)域之中，期間先進(jìn)組織戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)活動(dòng)充分融合，為企業(yè)秩序創(chuàng)新調(diào)整提供不少協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)。其次，知識管理進(jìn)一步提升檔案規(guī)劃工作的基礎(chǔ)價(jià)值地位。過往企業(yè)內(nèi)部檔案管理經(jīng)常忽視綜合利用價(jià)值的呈現(xiàn)特征，基本就是利用廣泛借閱、復(fù)印等落后手段實(shí)施淺層服務(wù)，這對于各類用戶即時(shí)性補(bǔ)充需求難以深度滿足，致使企業(yè)各類生產(chǎn)、管理活動(dòng)嚴(yán)重脫節(jié)，生產(chǎn)動(dòng)力自然飽受限制。由此，知識管理活動(dòng)開始主動(dòng)開辟先進(jìn)技術(shù)實(shí)用格局，根據(jù)智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務(wù)成果，爭取將企業(yè)核心競爭實(shí)力彰顯完全。這部分管理活動(dòng)可說是有效強(qiáng)化了知識開發(fā)潛質(zhì)，令文件管理人員全面理解知識規(guī)劃專家輔助意見，加快檔案開發(fā)利用效率，日漸提升內(nèi)部統(tǒng)一管制能效與機(jī)構(gòu)存在地位。

（二）檔案管理進(jìn)一步為知識管理提供疏通機(jī)遇與適應(yīng)空間

第一，檔案管理可以將創(chuàng)新知識挖掘、交流工作進(jìn)一步協(xié)調(diào)。創(chuàng)新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，但是由于內(nèi)部時(shí)間、空間限制效應(yīng)影響，信息知識傳播范圍不大，并且經(jīng)過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應(yīng)；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應(yīng)的書面記錄結(jié)果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規(guī)范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時(shí)開展，并且會對員工創(chuàng)新思維產(chǎn)生一定的約束。但是，透過現(xiàn)代信息技術(shù)便可將一系列時(shí)間、空間限制效應(yīng)清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應(yīng)。由此可見，電子文件已經(jīng)成為先進(jìn)知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)知識的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進(jìn)一步穩(wěn)固創(chuàng)新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標(biāo)準(zhǔn)為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術(shù)廣泛交織，這類定義結(jié)果已經(jīng)朝向鮮活動(dòng)機(jī)指標(biāo)過渡轉(zhuǎn)移。其實(shí)就是強(qiáng)調(diào)文件需要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及明確銜接結(jié)構(gòu)予以調(diào)試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價(jià)值。上述強(qiáng)調(diào)的背景知識原理可以有效促進(jìn)創(chuàng)新知識原理的銜接進(jìn)度，適當(dāng)方便工作人員盡快掌握知識應(yīng)用拓展依據(jù)。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)做足補(bǔ)充貢獻(xiàn)。企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文件、檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動(dòng)的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。

四、結(jié)語

篇7

（一）知識管理的定義與優(yōu)勢。目前，關(guān)于知識管理的定義還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識。知識管理可以認(rèn)為是對知識本身的管理，包括對顯性知識與隱性知識進(jìn)行的獲取、保存、加工、創(chuàng)造以及利用等管理工作。此外，知識管理在實(shí)際應(yīng)用中，往往還涉及與知識相關(guān)的各種資源的管理，包括知識資產(chǎn)、知識人員、知識設(shè)施以及知識組織等等。由此可見，知識管理是一種對知識本身以及知識關(guān)聯(lián)資源的全方位和全過程管理。知識管理的先進(jìn)管理優(yōu)勢主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

1.有利于知識和信息共享。知識管理重視知識和信息的交流，通過內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)將局部的知識儲備傳播到組織整體，形成全局的知識儲備，并對組織進(jìn)行開放。

2.有利于隱性知識顯性化。隱性知識是一種存在與人腦中，難以使用語義以及邏輯工具表示的潛意識知識，它不易交流與分享。而顯性知識是可以通過文字或符號來表現(xiàn)的可編輯知識。知識管理重視對隱性知識的挖掘與組織，促進(jìn)隱性知識的交流、共享與創(chuàng)新，加速隱性知識的顯性化。

3.有利于知識應(yīng)用和創(chuàng)新。知識應(yīng)用是知識管理內(nèi)化的過程，是通過利用組織知識儲備來解決新問題的過程。知識創(chuàng)新是基于組織知識儲備溢出。擴(kuò)展的新思想、新概念。知識管理激發(fā)個(gè)人的創(chuàng)新能力，在最合適的時(shí)間傳遞最為恰當(dāng)?shù)闹R，幫助個(gè)人提高決策以及實(shí)踐能力。

（二）醫(yī)院檔案知識管理的定義與意義。醫(yī)院檔案知識管理是指對醫(yī)院管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行集中知識管理的過程，涉及檔案的收集、整理、保存以及利用等環(huán)節(jié)，并建立一整套有效的知識創(chuàng)新、分享機(jī)制，通過檔案知識管理提高醫(yī)院整體的知識應(yīng)用水平。以檔案為核心資源，以知識管理為導(dǎo)向，醫(yī)院檔案知識管理是知識密集型組織的管理趨勢，符合現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的要求：

1.檔案知識管理適應(yīng)時(shí)代需求。知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，知識成為了經(jīng)濟(jì)效益的新的增長點(diǎn)。醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院關(guān)鍵的戰(zhàn)略性資源，是醫(yī)院高知識含量的體現(xiàn)，檔案知識管理充分挖掘醫(yī)院知識資源，為醫(yī)院發(fā)展增添動(dòng)力。

2.檔案知識管理促進(jìn)知識創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理在發(fā)現(xiàn)隱性知識單元的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整合、組織，實(shí)現(xiàn)知識顯性表示，提供利用者的利用效率，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案所承載知識信息的價(jià)值與功能。

3.檔案知識管理再造業(yè)務(wù)流程。利用知識管理概念與技術(shù)重新梳理檔案實(shí)體的管理流程，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高對檔案承載知識價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。

二、建設(shè)醫(yī)院檔案知識管理體系的措施

（一）建設(shè)知識管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院檔案人員的知識管理能力直接影響著醫(yī)院檔案知識管理的應(yīng)用程度以及管理體系的建設(shè)。醫(yī)院檔案管理人員要建立一套適應(yīng)知識管理的人才培養(yǎng)計(jì)劃以及行之有效的激勵(lì)制度。對檔案人員的培訓(xùn)要重視知識管理的理念與技能培訓(xùn)，以知識主管為培養(yǎng)目標(biāo)，充分挖掘醫(yī)院對知識的需求以及日常形成的檔案資料。

（二）營造隱性知識交流氛圍。醫(yī)院是典型的知識密集型組織，尤其是在醫(yī)務(wù)人員的頭腦中潛藏著大量具有醫(yī)療參考價(jià)值的隱性知識。這些隱性知識是在長期的臨床實(shí)際中逐漸積累而成，是醫(yī)院知識管理亟待開發(fā)的部分，也是檔案知識管理的最終目的。因此，在醫(yī)院內(nèi)營造隱性知識共享和創(chuàng)新的文化交流氛圍至關(guān)重要。依據(jù)不同部門，不同愛好，有規(guī)律的長期組織工作交流會，讓檔案管理人員參與其中，引導(dǎo)醫(yī)務(wù)工作者發(fā)揮智慧潛能，開發(fā)隱性知識。

（三）整合信息技術(shù)管理體系。高新信息技術(shù)是貫徹實(shí)施檔案知識管理的物質(zhì)保障，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院管理已經(jīng)全面現(xiàn)代化。在新的信息環(huán)境下，醫(yī)院日常工作產(chǎn)生的文件以數(shù)字電子文件為主，非數(shù)字化文件為輔。為了實(shí)現(xiàn)檔案知識的共享與管理，一方面，要做好非數(shù)字文件的數(shù)字化工作，加速隱性知識的顯性化；另一方面，利用通信網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件與檔案的無縫對接。

篇8

(中國航天建設(shè)集團(tuán)有限公司,北京100071)

［摘要］知識管理是21世紀(jì)企業(yè)管理的新方向。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄,在知識管理中具有很大作用。本文分析了檔案在知識管理中的作用和企業(yè)對內(nèi)部資源進(jìn)行知識管理的重要性,列舉了數(shù)種對企業(yè)檔案內(nèi)部資源實(shí)施知識管理的方法。

［

關(guān)鍵詞 ］企業(yè)；知識管理；檔案管理；內(nèi)部資源

［DOI］10?13939/j?cnki?zgsc?2015?09?089

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

在知識管理思想的指導(dǎo)下,企業(yè)要想保持核心競爭力應(yīng)該注重對企業(yè)隱性知識的挖掘,這是企業(yè)檔案開發(fā)利用的一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)。要想積極有效地參與知識管理,從根本上改變檔案部門“看攤守?cái)偂钡谋粍?dòng)局面,應(yīng)在實(shí)體保管的基礎(chǔ)上,更深一層次地加強(qiáng)對隱性知識的挖掘。

在知識經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的推動(dòng)下,檔案人員開始由實(shí)體保管者向知識管理者過渡,企業(yè)檔案以其豐富的知識性也開始被納入到知識管理的視野中。這一客觀要求給企業(yè)檔案工作帶來了強(qiáng)有力的沖擊,企業(yè)檔案工作目標(biāo)必須調(diào)整,檔案部門必須準(zhǔn)確把握環(huán)境的脈搏,再也不能僅僅只關(guān)心檔案實(shí)體和信息的安全管理與責(zé)任管理,而必須集中精力攻克檔案知識資源管理的難題。

現(xiàn)在,企業(yè)檔案實(shí)體管理保管機(jī)制比較健全,保管手段比較先進(jìn),保管方式日趨合理。針對檔案實(shí)體管理,管理人員理順收集渠道,對收集到位的檔案整理、鑒定保管等也駕輕就熟,這些成果都顯示出檔案實(shí)體保管的日趨成熟與完善。但是在知識管理的方面還很欠缺,存在很多的問題,大部分的檔案館的管理模式都還停留在保管的階段,存在重實(shí)體保管、輕知識挖掘的缺點(diǎn)。針對顯性知識,未形成健全的挖掘機(jī)制；針對隱性知識,也未及時(shí)進(jìn)行歸檔操作。應(yīng)該說,大部分企業(yè)對檔案的管理仍停留在信息管理階段,對檔案的利用也停留在信息利用階段,在顯、隱性知識挖掘上所做的工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

在企業(yè)中普遍存在這樣的現(xiàn)象,即企業(yè)信息部門收集來的信息與創(chuàng)新的知識,不能暢通的傳達(dá)給需要這些信息的部門與個(gè)人,企業(yè)中部門與部門之間、個(gè)人與個(gè)人之間信息流通出現(xiàn)障礙,形成“信息孤島”。在資訊發(fā)達(dá)的今天,“信息孤島”現(xiàn)象致使企業(yè)永遠(yuǎn)比市場的節(jié)奏慢半拍,將極大地削弱企業(yè)的競爭力與生存能力。相對于其他知識而言,檔案知識的共享基本上比較滯后,這一方面由檔案信息的特殊性引起,另一方面也由長期以來形成的檔案利用思維所導(dǎo)致。但在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案工作的出路在于實(shí)現(xiàn)檔案知識共享,發(fā)揮檔案知識的經(jīng)濟(jì)效益。

2知識管理的定義

知識可以分為隱性知識和顯性知識,顯性知識是指可以用語言文字表達(dá)傳遞的信息,隱性知識是指需要靠實(shí)踐和體驗(yàn)來獲得的,可意會而不可言傳的信息。知識管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對知識資源進(jìn)行管理,以促進(jìn)知識創(chuàng)新的活動(dòng)。它能夠幫助人們對擁有的知識進(jìn)行反思,調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu),提高人民進(jìn)行知識交流的技巧,增加獲得知識的來源,促進(jìn)知識交流,利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造出價(jià)值。

3通過企業(yè)檔案對內(nèi)部資源實(shí)施知識管理的必要性

3?1企業(yè)實(shí)施知識管理的必要性

知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力,而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識,并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用,并通過建立知識共享機(jī)制,鼓勵(lì)知識創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)知識的增值,利用企業(yè)所蘊(yùn)含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。因此,知識資源對于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用。在知識經(jīng)濟(jì)社會中,知識管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動(dòng)力,要使每個(gè)員工都能接觸并有效地運(yùn)用企業(yè)的知識,將合適的知識在合適的時(shí)間給合適的人。企業(yè)將主要依靠知識來贏得競爭的優(yōu)勢,最終實(shí)現(xiàn)低成本高收益。

3?2企業(yè)檔案在知識管理中的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的記錄,忠實(shí)的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)過程中的情況,積累了大量的企業(yè)顯性知識。通過對這些顯性知識資源的開發(fā),企業(yè)可以更加便捷地建立知識管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識共享。企業(yè)檔案是保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器,它真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動(dòng)的時(shí)候的過程、內(nèi)容、結(jié)果,是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產(chǎn)權(quán)的所有者,當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí),企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以反映和培養(yǎng)企業(yè)文化,它形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動(dòng)過程中,記錄著企業(yè)經(jīng)歷的成功與失敗。企業(yè)檔案是企業(yè)員工知識培訓(xùn)的必備教材,通過企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材,使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè),提高業(yè)務(wù)能力。

企業(yè)檔案知識管理不僅是一項(xiàng)重要的管理活動(dòng),更是一種管理理念,企業(yè)檔案不僅具備知識特征,還是企業(yè)一種重要的知識資源,已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價(jià)值觀的一部分。

3?3企業(yè)內(nèi)部資源知識管理中存在的問題

現(xiàn)在很多大型企業(yè)中,知識管理已經(jīng)開始啟動(dòng),但企業(yè)內(nèi)部的各種知識資源卻并未得到合理利用。實(shí)施了知識管理,建立了知識服務(wù)中心,但非常重視競爭情報(bào)、市場動(dòng)態(tài)等外部知識資源的獲取、分析,不重視企業(yè)內(nèi)部的檔案、圖書資料、視頻圖像等知識資源的挖掘,讓大部分有效知識資源閑置。這種知識管理模式叫做“情報(bào)導(dǎo)向性”知識管理模式。實(shí)施這種知識管理模式的企業(yè)忽視了企業(yè)的原生性信息,致使企業(yè)內(nèi)部的知識資源得不到盤活,仍是死水一潭。因此,在獲取外部知識的同時(shí),企業(yè)也應(yīng)該重視內(nèi)部信息資源的開發(fā),先將自身具有的資源充分利用才能真正掌握知識管理。

4對企業(yè)檔案內(nèi)部資源實(shí)施知識管理的方法

4?1建立企業(yè)知識庫

通過建立面向知識管理的知識庫,積累和保存企業(yè)各種文檔信息和知識資產(chǎn),能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案及其他信息的共享和整合?？傮w來說,企業(yè)知識庫基本由下列一些知識和信息組成：企業(yè)基本信息、包括公共關(guān)系信息、年度報(bào)告、預(yù)測分析報(bào)告、產(chǎn)品和服務(wù)信息、經(jīng)營業(yè)務(wù)信息、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)信息、基本流程信息、顧客信息等。借助網(wǎng)絡(luò)傳輸,把企業(yè)各個(gè)部門連為一體,使知識可以最短時(shí)間零距離地向每個(gè)員工、每個(gè)崗位延伸,促進(jìn)了知識的共享和傳播。每個(gè)人、每個(gè)小組形成的信息和知識都必須存儲到知識庫中,而需要知識的人也能從知識庫的知識存儲系統(tǒng)或者專家系統(tǒng)中找到所要的知識。而且,知識庫還能起到蓄水池的作用。企業(yè)人員流動(dòng)不可避免,知識庫通過將每個(gè)員工所創(chuàng)造的知識成果、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)文檔化,避免了才隨人走從而削弱企業(yè)的知識儲量。

4?2對館藏檔案進(jìn)行分類整理,提供知識服務(wù)

企業(yè)檔案館的檔案資源非常豐富,但是它們的利用率卻并不高,檔案人員只是被動(dòng)地對歸檔的文件進(jìn)行接收和管理,而且在服務(wù)中較少考慮用戶的需要,造成大量寶貴的資源白白堆積。如何能夠改變這種管理現(xiàn)狀,深入挖掘其中的知識,為企業(yè)貢獻(xiàn)其價(jià)值,是檔案館進(jìn)行知識管理的重中之重。而對館藏檔案進(jìn)行分類整理,提取其中的信息,為企業(yè)提供知識服務(wù)就是一個(gè)方法。檔案人員通過對館藏檔案的開發(fā),可以建立專門性的檔案信息庫。如武漢市城建檔案館,根據(jù)武漢市城市建設(shè)的實(shí)際情況,開發(fā)了《武漢市城市綜合管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)》和《正格城建檔案管理系統(tǒng)》,并于2007年,開展了《建設(shè)工程電子文件歸檔與管理》的項(xiàng)目研究,這些系統(tǒng)的開發(fā)和項(xiàng)目的進(jìn)行都是武漢市城建檔案館為了更好地管理館藏檔案、尋找其中關(guān)聯(lián)、挖掘檔案知識而做出的努力,這些項(xiàng)目的成果都得到了有關(guān)專家的認(rèn)可,有非常高的實(shí)用性。另外,收集企業(yè)內(nèi)的信息資源,制作企業(yè)人才信息庫也是一個(gè)提供知識服務(wù)的途徑。

4?3鼓勵(lì)員工的隱性知識顯性化,將個(gè)人隱性知識轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織知識資產(chǎn)

企業(yè)知識不僅涵蓋了文件、檔案等大家熟知的顯性知識,還包括隱藏在員工腦海中的隱性知識。人們頭腦中的隱性知識主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一類是技術(shù)方面的隱性知識,包括那些非正式的難以表達(dá)的技能、經(jīng)驗(yàn)、技巧和社會關(guān)系等；另一類則是認(rèn)識方面的知識,包括心智模式、信念、價(jià)值觀等。人是知識的重要載體,企業(yè)在知識管理時(shí)代必須建立吸引人才、留住人才的長效機(jī)制,同時(shí)還要充分利用員工頭腦中的經(jīng)驗(yàn)知識,擴(kuò)大知識共享的范圍。而企業(yè)檔案部門則應(yīng)與企業(yè)員工保持密切的交流與聯(lián)系,共享知識,并及時(shí)進(jìn)行知識歸檔。我們可以通過訪談、會議記錄、交流互動(dòng)形式,將本企業(yè)管理者與員工的經(jīng)驗(yàn)型知識挖掘并記錄下來,將個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識財(cái)富。知識管理要求實(shí)現(xiàn)隱性知識和顯性知識的轉(zhuǎn)化與互動(dòng),利用知識的流轉(zhuǎn)運(yùn)動(dòng)來增加知識創(chuàng)新能力是企業(yè)知識管理的特點(diǎn),也是企業(yè)的人本管理及流程重組思想的體現(xiàn),企業(yè)檔案工作應(yīng)該而且能夠成為這種運(yùn)動(dòng)的中介之一。

5結(jié)論

隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展,知識管理越來越重要。企業(yè)在獲取外部知識的同時(shí),企業(yè)也應(yīng)該重視內(nèi)部信息資源的開發(fā),通過對企業(yè)檔案的管理和挖掘來獲得更高級的知識服務(wù),做好對自身的知識管理。企業(yè)檔案工作應(yīng)該抓住這次機(jī)遇,調(diào)整工作目標(biāo),準(zhǔn)確把握環(huán)境的脈搏,通過多種工作方法,集中精力做好顯性、隱性知識的挖掘,努力為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

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篇9

（一）知識管理在企業(yè)檔案中的作用

作為企業(yè)活動(dòng)的記錄者，隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題，也是企業(yè)知識資源的核心組成部分，有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當(dāng)知識有了傳遞過程，才有應(yīng)用價(jià)值。隨著知識應(yīng)用范圍擴(kuò)大，檔案價(jià)值也隨之?dāng)U大。如：發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，企業(yè)檔案可以有效保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。同時(shí)，企業(yè)檔案反應(yīng)出整體企業(yè)文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業(yè)價(jià)值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。

（二）知識管理是企業(yè)檔案工作心方向

順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)展要求，檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)以知識經(jīng)濟(jì)為主的現(xiàn)代化技術(shù)管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導(dǎo)地位的知識管理，有提升企業(yè)核心價(jià)值和競爭力等優(yōu)勢，知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)換，為企業(yè)深度發(fā)掘知識價(jià)值。（三）知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢企業(yè)檔案管理拓展實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護(hù)者咨詢者轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中，合理利用數(shù)字化手段，完善檔案館數(shù)字化建設(shè)。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術(shù)來說，信息化發(fā)展是不然之路，實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)可以通過知識導(dǎo)航、知識庫建設(shè)實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，工作人員素質(zhì)也是提升檔案分析處理能力的關(guān)鍵。

二、知識管理視角構(gòu)建檔案管理模式

（一）構(gòu)建檔案知識資源管理目標(biāo)

隨著信息化發(fā)展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設(shè)立訂閱機(jī)制，對未來知識型文檔設(shè)計(jì)模板，方便員工收集獲取知識資源。同時(shí)，構(gòu)建并配備支持員工考試及事務(wù)工作相對應(yīng)的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)分等級的訪問權(quán)限。

（二）集中化構(gòu)建知識資源庫系統(tǒng)

知識檔案管理的目標(biāo)是集資源庫收集、資源庫委托、應(yīng)用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設(shè)計(jì)為知識資源管理中心和知識資源管理團(tuán)隊(duì)，推進(jìn)和完善知識資源管理體系。

（三）企業(yè)實(shí)施檔案知識資源管理的必要條件

由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調(diào)查、軟硬件完善以及技術(shù)資源和人才資源，首先要制定實(shí)施目標(biāo)，以一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機(jī)制。

三、結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案；問題分析；發(fā)展趨勢

在當(dāng)下社會，知識經(jīng)濟(jì)高速轉(zhuǎn)變，互相依托，這為企業(yè)檔案管理提出了新的要求。而在知識管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理存在工作人員結(jié)構(gòu)和體系單一、意識尚未轉(zhuǎn)變和檔案價(jià)值利用的問題，針對這些問題，通過比對研究，本文給出了人員調(diào)整，理念結(jié)合，知識共享，部門協(xié)同等創(chuàng)新趨勢建議。

一、知識管理環(huán)境下的企業(yè)檔案管理研究現(xiàn)狀

學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)為企業(yè)是以盈利為目的的從事生產(chǎn)、經(jīng)營的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體。目前中國的企業(yè)主要分為國有、集體、民營、合資、外商獨(dú)資等類別，其中國有和民營企業(yè)是主要的企業(yè)類別。企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。企業(yè)知識管理是以運(yùn)用集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展能力為目的，以知識為對象，確認(rèn)和利用企業(yè)已有或新獲得的知識資本為企業(yè)開拓新的機(jī)遇，是企業(yè)適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然性要求?；谥R管理和企業(yè)檔案，學(xué)術(shù)界對于面向知識管理的企業(yè)檔案管理研究提出了不同的理念。1.檔案的資產(chǎn)屬性。由于檔案是在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中直接產(chǎn)生的原始記錄，不僅具有鑒證和憑證價(jià)值，其存在也是企業(yè)知識和文化的基礎(chǔ)和重要組成部分，因此，在知識管理層面來說檔案也具備知識的資產(chǎn)屬性，它具有隱形的實(shí)際價(jià)值。在2010年開始正式實(shí)施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中，檔案資源資產(chǎn)觀的概念也被明確提出。有學(xué)者認(rèn)為，企業(yè)檔案可作為企業(yè)的生產(chǎn)要素投入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中去，企業(yè)無論創(chuàng)新還是擴(kuò)大再生產(chǎn)，通過利用檔案都可以獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益，從這方面來看，檔案可以作為一種資產(chǎn)[1]29?？陀^上講，企業(yè)檔案的知識資產(chǎn)觀就是對企業(yè)價(jià)值鏈和企業(yè)知識的管理，通過實(shí)施知識管理，將企業(yè)檔案信息資源向知識資產(chǎn)轉(zhuǎn)化，以提高企業(yè)生產(chǎn)力、響應(yīng)力、創(chuàng)新力和決策力，從而有效應(yīng)對企業(yè)信息化建設(shè)所必須面臨的變革[2]76。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)歷和文化的一種象征，它不僅記錄著企業(yè)發(fā)展中的各個(gè)環(huán)節(jié)歷程和問題，同樣也見證了企業(yè)的發(fā)展，對于企業(yè)宣傳和員工的企業(yè)忠誠度培養(yǎng)也起到了很大作用，是企業(yè)顯性知識資產(chǎn)的重要組成部分2.檔案的知識管理屬性。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式和機(jī)制很多是片面地依托檔案實(shí)體和管理工作來進(jìn)行的，而知識經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代日趨成熟的知識管理理念正在對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生沖擊，通過學(xué)術(shù)界的不斷研究與拓展，新型的環(huán)境必將帶來新的模式，而新的模式也必將帶來新的變革。從知識管理層面上來說，存在著數(shù)據(jù)—信息—知識—智慧的逐步升遷，知識管理將會在以信息為依托，信息收集、加工、處理和知識組織為目的的企業(yè)檔案工作過程中發(fā)揮著積極作用。企業(yè)檔案的工作重心也應(yīng)從簡單的檔案信息的收集、累積和實(shí)體保管放到檔案的開發(fā)和利用上來。傳統(tǒng)檔案管理模式必將拓展為以編碼化模式為主、以人性化模式為輔知識化的、高級的檔案管理模式（編碼化知識管理模式）[3]24。3.檔案的知識管理價(jià)值。知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案工作不僅需要對原有的管理體制、機(jī)制進(jìn)行修整，也需要對新的環(huán)境下的原有工作進(jìn)行創(chuàng)新，用新的理念、新的工作方式來應(yīng)對知識經(jīng)濟(jì)帶來的沖擊以及知識管理環(huán)境帶來的變革。在知識管理環(huán)境下應(yīng)結(jié)合協(xié)同創(chuàng)新思想，檔案分類適宜采用內(nèi)容分類法，同時(shí)加強(qiáng)其分類操作的標(biāo)準(zhǔn)版式，如設(shè)立內(nèi)容主題詞，也可以加強(qiáng)內(nèi)容關(guān)聯(lián)性系統(tǒng)的研發(fā)與構(gòu)建[4]52。企業(yè)內(nèi)部人與人之間也有極大的知識關(guān)聯(lián)，知識管理時(shí)代下企業(yè)檔案工作人員亦應(yīng)充分掌握對人力資源的管理技能，以便能夠挖掘企業(yè)內(nèi)部工作人員的隱性知識。企業(yè)檔案工作人員的主要職能重心應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貙n案內(nèi)容即知識的管理，強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識資源的共享[5]153。在企業(yè)檔案的主要發(fā)展方向上面，檔案管理應(yīng)以知識資源管理為發(fā)展方向，知識資源管理則應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容，兩者互相促進(jìn)，互為依托。通過對現(xiàn)有研究，可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有知識管理環(huán)境中對企業(yè)檔案管理的研究主要集中于企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理環(huán)境中的定位研究、面向知識管理環(huán)境時(shí)企業(yè)檔案的管理模式和機(jī)制，以及知識管理環(huán)境中新型的管理理念和管理方式的創(chuàng)新。

二、面向知識管理環(huán)境時(shí)企業(yè)檔案工作存在問題

1.檔案管理人員意識尚未轉(zhuǎn)變。檔案管理人員的意識理念對檔案工作有著極其重要的影響力，它的先進(jìn)與否會直接影響企業(yè)檔案的價(jià)值與應(yīng)用。傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作中，檔案人員工作重點(diǎn)是對實(shí)體檔案或電子檔案的保管和及時(shí)的提供，其工作的關(guān)注點(diǎn)往往固化于檔案載體，而對其中所包含的信息資源關(guān)注不足。在知識管理的大環(huán)境下，企業(yè)檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思維。檔案作為企業(yè)工作中直接形成的原始記錄，其價(jià)值不僅有固化于載體上的憑證價(jià)值，同時(shí)也具有脫離載體蘊(yùn)涵于信息資源中的情報(bào)價(jià)值、文化價(jià)值。知識管理的環(huán)境中，檔案工作人員不應(yīng)把自身僅定位于檔案實(shí)體保管者和提供者，同時(shí)也應(yīng)是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生各類信息資源的管理者和開發(fā)者?；谥R管理背景的檔案管理模式首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案認(rèn)識，其次要同步保證檔案管理質(zhì)量與服務(wù)需求，最后要明確必要責(zé)任主體，以信息資源觀的理念和知識開發(fā)者的身份定位對待日常的企業(yè)檔案工作[6]61。2.企業(yè)檔案價(jià)值未被充分利用。在現(xiàn)有企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)檔案一般都重“利用”輕“保管”，往往檔案人員對于利用的觀念以提供為主，工作人員普遍認(rèn)為當(dāng)企業(yè)內(nèi)部有檔案需求時(shí)，能夠及時(shí)提供就是合理的利用。這樣的觀念往往會忽視對檔案資源的開發(fā)。在知識管理時(shí)代，企業(yè)檔案工作重心依舊是“提供利用”，但此時(shí)的“提供利用”不僅僅是及時(shí)提供，而應(yīng)當(dāng)注重對檔案資源的開發(fā)?！疤峁├谩辈粦?yīng)將思維固化為將檔案提供給需求者，而應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思維。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)了解企業(yè)內(nèi)部的需求，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的檔案資源，對檔案資源進(jìn)行篩選、精煉，進(jìn)而形成知識產(chǎn)品并主動(dòng)提供，這才是知識管理環(huán)境中正確的企業(yè)檔案利用方式。3.檔案管理人員結(jié)構(gòu)單一。知識管理環(huán)境中，企業(yè)檔案如果要對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、精煉，最終形成檔案知識產(chǎn)品，那么就要求工作人員不僅需要利用各類專業(yè)信息技術(shù)軟件，同時(shí)也需要了解相關(guān)知識。而人員結(jié)構(gòu)較為單一的檔案部門很難滿足這樣的要求。企業(yè)檔案部門工作人員構(gòu)成上一般存在兩種情況，國營企業(yè)中以檔案專業(yè)人員為主，民營企業(yè)當(dāng)中一般以辦公室人員兼任檔案員。這兩種情況有一個(gè)共同特點(diǎn)，即工作人員結(jié)構(gòu)單一。4.管理體系單一化。在面向知識管理的檔案工作時(shí)，傳統(tǒng)檔案的管理一般只限于存取，獨(dú)立的檔案管理體系是企業(yè)中存在的大多數(shù)現(xiàn)象，而在中小型企業(yè)中，一般都存在獨(dú)立的檔案室，各類企業(yè)中檔案部門一般都相對比較獨(dú)立。與企業(yè)中的其他生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、研發(fā)部門存在的聯(lián)系也僅限于存放或者調(diào)取檔案的環(huán)節(jié)。知識管理中檔案工作人員如果要對檔案信息資源進(jìn)行合理的開發(fā)，一方面要了解各部門的信息需求，另一方面在信息資源開發(fā)的過程中難免會涉及其他部門的專業(yè)知識、技能。這兩方面的因素就要求檔案部門加強(qiáng)與其他部門的合作、交流，而不是相對獨(dú)立的存在，而知識管理的運(yùn)用將有效地改變檔案信息資源管理的模式，使以實(shí)體管理為主向以人力資本管理、以硬性管理為主向以軟性管理、以區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理等轉(zhuǎn)變[7]25。

三、檔案知識管理發(fā)展創(chuàng)新趨勢

1.企業(yè)高層引導(dǎo)知識管理理念。在各類企業(yè)當(dāng)中，企業(yè)高層的決策、理念往往影響著一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，甚至說改變一個(gè)企業(yè)的走向。同時(shí)，在企業(yè)當(dāng)中，引導(dǎo)一種思維、一種理念最有效的方式就是從高層開始，通過一系列的鼓勵(lì)政策或一系列規(guī)章制度來引導(dǎo)企業(yè)員工理念的形成。知識管理背景下企業(yè)檔案工作理念的改變也應(yīng)該從企業(yè)高層開始轉(zhuǎn)變，并通過企業(yè)高層的引導(dǎo)逐步從上到下延伸，最終在檔案部門甚至全企業(yè)形成知識管理的理念和思維。從另一層面上講，如果高層領(lǐng)導(dǎo)不能重視這個(gè)理念的推行或?qū)嵤词箼n案工作人員有這樣的意識，也會因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)設(shè)備支持或相關(guān)人員支持無法在企業(yè)當(dāng)中進(jìn)行知識管理，檔案知識資源管理模式的構(gòu)建應(yīng)強(qiáng)化知識觀念，創(chuàng)建共享的企業(yè)文化，同時(shí)建設(shè)知識資源管理平臺[8]93。2.企業(yè)檔案管理提供利用向知識提取、共享延伸。上文中所提到的在知識管理環(huán)境中，企業(yè)檔案工作者所要做到的“提供利用”不僅僅是提供利用檔案實(shí)體，同時(shí)也應(yīng)該開發(fā)檔案中所蘊(yùn)含的信息資源，形成檔案產(chǎn)品并實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。由于檔案部門人力、資源有限，檔案部門在知識管理中應(yīng)更注重實(shí)現(xiàn)“知識共享”，這些都需要以企業(yè)高層的意識為導(dǎo)向。知識管理背景下的企業(yè)檔案管理要從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案知識資源的管理，強(qiáng)化對企業(yè)知識資源的整合和開發(fā)利用[9]54。這就要求企業(yè)檔案部門從制度、管理機(jī)制入手對現(xiàn)有檔案管理流程再造。將提供利用具體化，將原有的對檔案實(shí)體的提供利用延伸到信息資源開發(fā)、知識共享，形成一套“接收檔案—整理檔案—保管檔案—檔案實(shí)體提供利用—了解各部門需求—知識產(chǎn)品開發(fā)、共享”的業(yè)務(wù)流程。3.企業(yè)檔案管理及開發(fā)利用專、兼職人員結(jié)合。知識管理環(huán)境中，檔案部門如果要實(shí)現(xiàn)信息資源開發(fā)、知識產(chǎn)品生成及共享需要兩個(gè)要素。一是設(shè)備，二是人力。設(shè)備問題企業(yè)可以通過購買解決，但解決人力問題并不是單純增加人數(shù)。首先，對于知識產(chǎn)品的開發(fā)、生成來講，一方面需要了解信息資源開發(fā)軟件的專業(yè)人才，另一方面還需要對當(dāng)前知識領(lǐng)域有相關(guān)了解的專業(yè)人才，同時(shí)還需要了解檔案的專業(yè)工作人員。對于企業(yè)來講，在檔案部門配備這么多人力會給企業(yè)造成很大的壓力，在這方面為了解決知識管理中人力的問題，可以采用專職、兼職人員相結(jié)合的方式。專職人員指檔案工作人員，兼職人員是企業(yè)內(nèi)部有知識需求部門臨時(shí)調(diào)派的協(xié)助人員或者是熟悉信息開發(fā)軟件的專門外包人員。通過這樣專、兼職人員的結(jié)合可以使企業(yè)在節(jié)省資本的情況下解決知識產(chǎn)品開發(fā)過程中產(chǎn)生的人力問題。4.企業(yè)檔案管理吸引其他部門交叉協(xié)同工作。知識管理環(huán)境下，企業(yè)檔案部門如果要實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)品的生成及實(shí)現(xiàn)，首先需要了解各部門的需求，需要有針對性地進(jìn)行知識管理。同時(shí)，在知識產(chǎn)品生成的過程中也需要各部門的參與。企業(yè)想發(fā)揮檔案的價(jià)值，從中提取知識、共享知識，企業(yè)檔案管理應(yīng)由多個(gè)部門協(xié)同參與，這樣的參與并不是多個(gè)部門全程參與檔案工作，而是多個(gè)部門參與到檔案工作的主要階段，如檔案生成、檔案內(nèi)容利用等方面。檔案資產(chǎn)是能夠?yàn)槠髽I(yè)、其他有關(guān)社會組織乃至個(gè)人帶來經(jīng)濟(jì)利益的、屬于知識資源的經(jīng)濟(jì)資源[10]91。在充分了解了檔案作為資產(chǎn)的一面后，以知識管理為背景進(jìn)行企業(yè)檔案資源整合，會給檔案管理事業(yè)注入新的活力。并且知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代使得各企業(yè)之間展開了知識儲備競賽，檔案部門作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、管理活動(dòng)中原始記錄的存儲地，為知識產(chǎn)品的生成、共享提供了良好的平臺。檔案部門及工作人員應(yīng)適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)給企業(yè)帶來知識管理的需求，適時(shí)轉(zhuǎn)變理念、調(diào)整管理流程、機(jī)制、加強(qiáng)與其余部門的合作，利用好這個(gè)平臺為企業(yè)實(shí)現(xiàn)知識管理提供幫助。

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