導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理四性原則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對于促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項(xiàng)目檔案管理要求越來越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義

項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量

項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對項(xiàng)目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點(diǎn)對項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問題只有通過項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始參加項(xiàng)目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開發(fā)。

二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨?xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。

有的單位沒有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。

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篇2

關(guān)鍵詞：檔案；安全；信息；載體

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）03-00-01

一、關(guān)于檔案管理安全性問題的概述

1.檔案管理的安全性的含義

關(guān)于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認(rèn)識(shí)，從不同的角度分析，往往認(rèn)識(shí)也不一樣。但通常認(rèn)為，所謂檔案管理的安全性，是指為保證檔案的齊全完整，使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態(tài)和保障條件。檔案管理的安全性包括檔案管理的狀態(tài)性安全(即檔案載體的安全性和檔案信息的安全性)和保障檔案條件的安全性兩部分構(gòu)成。影響檔案安全的條件因素眾多，主要包括自然因素(各種自然災(zāi)害)、環(huán)境因素(檔案管理的外部環(huán)境和檔案管理部門的環(huán)境)和人員因素(包括檔案管理人員和檔案使用利用人員)。

2.檔案管理安全性基本要素

所謂檔案管理的安全要素，通常認(rèn)為是指在一定條件下狀態(tài)下，能獨(dú)立地成為實(shí)現(xiàn)案安全的充分條件。主要包括：人員、設(shè)備、環(huán)境和全系統(tǒng)四要素。

3.檔案安全的特征

檔案具有的唯一性的和原始性和特點(diǎn)，覺得了其是一種文化財(cái)富和重要的信息資源，如一旦損毀，將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。檔案安全的特性主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:

(1)標(biāo)準(zhǔn)的相對性。由于人類認(rèn)識(shí)水平所限和對科技發(fā)展的漸進(jìn)性所限，對檔案安全的認(rèn)識(shí)也隨著認(rèn)識(shí)水平和科技技術(shù)的進(jìn)步而進(jìn)步，揭示檔案安全的運(yùn)動(dòng)規(guī)律是逐步的，對安全本質(zhì)的認(rèn)識(shí)逐步深入的。而且關(guān)于檔案安全的標(biāo)準(zhǔn)也受到科技水平、政治制度、文化水平、倫理道德以及安全觀念、法制觀念的制約。檔案安全的標(biāo)準(zhǔn)是一種相對的有條件的安全，并逐步提高的有條件，是相對的，并隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而不斷提高；(2)經(jīng)濟(jì)性的特征。檔案的安全性，不僅收到經(jīng)濟(jì)投入的限制，還要注意為保障檔案安全付出和回報(bào)的比例問題；(3)復(fù)雜性的特征。檔案安全會(huì)涉及到檔案本身、人、環(huán)境、系統(tǒng)四個(gè)要素。其安全性還取決于檔、人、環(huán)境及其相互關(guān)系的協(xié)調(diào)，具有極大的復(fù)雜性。另外，檔案還具有唯一性的特性，一旦損毀，無法再現(xiàn)；(4)潛隱性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混綜合效應(yīng)而產(chǎn)生的潛隱性安全程度。

二、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：(1)自然因素。即各種自然災(zāi)害；(2)環(huán)境因素。包括外部環(huán)境因素和內(nèi)部環(huán)境因素。外部環(huán)境因素主要包括經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、技術(shù)水平、立法和執(zhí)法水平、社會(huì)監(jiān)督體制等。內(nèi)部環(huán)境因素，主要是指檔案管理的部門的內(nèi)部環(huán)境，如檔案館庫建設(shè)情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質(zhì)水平、安全意識(shí)、保密意識(shí)直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現(xiàn)為蓄意破壞和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災(zāi)報(bào)警與滅火系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，存在較高的火警誤報(bào)率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規(guī)范，消防安全存在隱患；檔案館消防規(guī)章制度不健全，責(zé)任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。因此，應(yīng)提高防火滅火意識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。加大消防投入，加強(qiáng)設(shè)備和技術(shù)更新。加大對檔案庫房消防安全建設(shè)的投入。加強(qiáng)檔案庫房配套設(shè)施的消防安全工作等。建筑安全主要講述檔案庫房建筑的安全性問題。其不安全因素主要表現(xiàn)在：庫房選址、設(shè)計(jì)不合理和檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善；(5)檔案信息安全。檔案安全包括檔案載體安全和檔案信息安全。保證檔案信息安全，要保證檔案的物理安全(即存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備和載體安全)、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)的安全。

三、檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則和方法

(一)檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則

檔案安全體系的建設(shè)需要綜合系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，要遵循以下原則：(1)系統(tǒng)性原則，即系統(tǒng)性原則是指構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，要運(yùn)用系統(tǒng)理論對檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進(jìn)行系統(tǒng)分析，以達(dá)到優(yōu)化檔案安全管理的目的。(2)實(shí)用性和通用性原則。實(shí)用性要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要從檔案部門的實(shí)際情況出發(fā)，適時(shí)制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系要具有通用性的特點(diǎn)。(3)權(quán)威性原則。目前的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不具有強(qiáng)制性，因此要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)頒布的任何一部標(biāo)準(zhǔn)，都具有指導(dǎo)性或強(qiáng)制性。

(二)檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建方法

(1)要處理好不同標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系，即如何協(xié)調(diào)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)(地方)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。不能一味強(qiáng)調(diào)不同標(biāo)準(zhǔn)的差異性和優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先采用使用范圍較廣的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位。如果國際標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標(biāo)準(zhǔn)；對政策性和特色性要求較強(qiáng)的，可以采用國家標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)結(jié)合檔案工作實(shí)際，借鑒、參考其他行業(yè)如圖書館、博物館的標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)加以補(bǔ)充和完善，形成符合檔案行業(yè)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)；(2)要處理好與相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系。檔案與圖書、文物、遺產(chǎn)等領(lǐng)域在保護(hù)對象、保護(hù)措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；(3)要處理好標(biāo)準(zhǔn)管理與制度管理的關(guān)系。構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系可以以標(biāo)準(zhǔn)管理為主，以制度管理為輔，配合相關(guān)的法規(guī)制度來保障標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的不足。我國檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，以綜合、宏觀的角度來設(shè)計(jì)、規(guī)范。對那些重要或是急需的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)作為標(biāo)準(zhǔn)工作的重點(diǎn)，及時(shí)；對那些已被實(shí)際工作證明適用于檔案安全工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內(nèi)容，需要在思想上，制度上、基礎(chǔ)設(shè)施上和管理上做好工作，需要加強(qiáng)建設(shè)、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使其有章可循，實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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篇3

摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運(yùn)用，社會(huì)逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、高效性以及準(zhǔn)確性是當(dāng)前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的主要目的是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運(yùn)行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進(jìn)數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)的要點(diǎn)，并以石油企業(yè)為例，提出當(dāng)前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運(yùn)行維護(hù) 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴(kuò)大?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量提出了更高的要求，同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項(xiàng)工作方式以及工具，其運(yùn)行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行，尤其是在石油企業(yè)中，強(qiáng)化其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)要點(diǎn)

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理工作中，通過有效的手段維護(hù)以及管理一個(gè)已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運(yùn)行并長時(shí)間發(fā)揮其運(yùn)用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價(jià)值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行以及維護(hù)并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運(yùn)行，同時(shí)，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運(yùn)行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實(shí)、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)以及系統(tǒng)錯(cuò)誤；逐漸完善以及強(qiáng)化系統(tǒng)功能；實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循三個(gè)基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時(shí)預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對于系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)效率的提高以及運(yùn)維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運(yùn)行維護(hù)管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時(shí)，各級(jí)運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)避免問題的重復(fù)性處理，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機(jī)制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作具備指導(dǎo)性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運(yùn)行維護(hù)技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運(yùn)行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性目標(biāo)。另一方面，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)變動(dòng)等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的準(zhǔn)確性。

另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的運(yùn)行功能。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運(yùn)行指導(dǎo)等方面的信息，能夠?yàn)橄到y(tǒng)的推廣運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運(yùn)維系統(tǒng)的有效性以及實(shí)用性。從某種程度上來說，運(yùn)維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護(hù)，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵(lì)體制，合理評價(jià)信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時(shí)也能夠有效提升工作效率，促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺(tái)?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標(biāo)、揚(yáng)長避短，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時(shí)，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解其各個(gè)單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實(shí)際出發(fā)點(diǎn)制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當(dāng)就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進(jìn)。

（一）真實(shí)性問題

一方面，現(xiàn)代社會(huì)處于信息化發(fā)展的新時(shí)代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當(dāng)確保其真實(shí)性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時(shí)很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實(shí)性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負(fù)責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實(shí)性問題是應(yīng)當(dāng)逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計(jì)算機(jī)作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運(yùn)用范圍也不斷拓寬?，F(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲(chǔ)存在電子檔案中，工作人員只需手動(dòng)操作就可以在較短時(shí)間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息在較短時(shí)間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準(zhǔn)確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)后，可以快速定位檔案位置，準(zhǔn)確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運(yùn)用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，其在企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，通過其時(shí)效性特點(diǎn)逐漸實(shí)現(xiàn)庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會(huì)的信息數(shù)據(jù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個(gè)成分，因此，在這一時(shí)代中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的推廣化運(yùn)用，同時(shí)也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計(jì)算機(jī)的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時(shí)，強(qiáng)化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時(shí)，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動(dòng)，需要指出的是，在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行實(shí)際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運(yùn)用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識(shí)，充分意識(shí)到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時(shí)也影響我國國民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行水平影響著企業(yè)的正常運(yùn)營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)水平將進(jìn)一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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篇4

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；基本工作；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理水平的重要指標(biāo)，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的、有效的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對檔案的頁碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性 。檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問題分析

當(dāng)前我國檔案館以數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費(fèi)時(shí)間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。

四、案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！弊鳛樯a(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)方面。在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計(jì)、標(biāo)題制定、分類和編號(hào)、文件排序、文件保存在內(nèi)的基礎(chǔ)工作具有重要作用。檔案基礎(chǔ)工作面臨時(shí)間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理”，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)水平；有效途徑；功能化發(fā)展

一、引言

檔案管理工作以各種檔案信息的收集、整理、保管、利用等為主要內(nèi)容，與我們的工作和生活息息相關(guān)，這就要求不斷提高檔案管理的科學(xué)化。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，如何從不同的角度和技術(shù)層面來提高檔案管理的科學(xué)化水平，已經(jīng)成為我國當(dāng)前檔案管理工作亟待解決的重要課題之一。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

提高檔案管理科學(xué)化水平要在科學(xué)理論的指導(dǎo)下，用科學(xué)的方法推進(jìn)，以制度為保障，以達(dá)到檔案管理的制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，最大程度提高檔案管理的科學(xué)水平[1]。

提高科學(xué)水平是檔案管理的時(shí)代要求：隨著時(shí)代的發(fā)展檔案管理的任務(wù)也將越來越重、信息化服務(wù)功能要求也越來越高，因此提高檔案管理科學(xué)化水平的要求日益緊迫。

提高檔案管理科學(xué)水平是國家文化軟實(shí)力的需求：民族文化是國家凝聚力和創(chuàng)造力的源泉，是綜合國力競爭的部分，而檔案作為文化傳承的載體，也是文化軟實(shí)力建設(shè)的重要組成部分，因此不斷提高檔案管理科學(xué)水平迫在眉睫。

提高檔案管理科學(xué)水平是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展趨勢的需求：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。將信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的日常工作中來，可以很大程度上豐富檔案管理的渠道、載體以及存儲(chǔ)空間等，可以極大的提高檔案管理的高效化，因此提高檔案管理科學(xué)水平是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的需求。同時(shí)提高檔案管理科學(xué)水平更是檔案管理其自身健康發(fā)展的需求。

三、提高檔案管理科學(xué)水平所必須遵循的原則

（一）服務(wù)原則

檔案信息的價(jià)值在過去往往只有管理人員才掌握，同時(shí)由于其自身所籠罩的神秘色彩致使大部分人都認(rèn)為檔案資料是很神秘的東西。其實(shí)不然，檔案資料以及信息不僅僅局限于國家有關(guān)部門才能解除，也是為大眾服務(wù)的一種工具，提高檔案管理科學(xué)水平應(yīng)在提升檔案資料服務(wù)性的原則下展開。

（二）發(fā)展原則

經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)也在飛速推進(jìn)。因此，提高檔案管理科學(xué)水平也應(yīng)該注重科學(xué)技術(shù)發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，顧忌科學(xué)技術(shù)內(nèi)外在因素，從不同角度分析當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)發(fā)展的總體趨勢，并在現(xiàn)有的檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)上開發(fā)新技術(shù)。檔案管理科學(xué)水平要定位高遠(yuǎn)，不斷發(fā)展。

（三）參與人員高素質(zhì)原則

檔案管理工作的主體是人才，提升人的素質(zhì)是提升檔案管理科學(xué)水平的重要因素，無論是在崗的工作人員，還是檔案管理后勤保障人員，尤其是檔案管理的高層管理人員，都應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高而提升自身的綜合素質(zhì)和掌握駕馭科學(xué)技術(shù)的能力，只有綜合素質(zhì)提高了才能夠把科學(xué)管理的效果充分發(fā)揮出來，只有掌握了科學(xué)技術(shù)的能力，才會(huì)更高效的提高檔案管理科學(xué)水平，并使其體現(xiàn)出真正的意義。

四、提高檔案管理科學(xué)水平的有效途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)是提高檔案管理科W水平的重要途徑[2]。完善規(guī)章制度建設(shè)，建立起檔案管理的相關(guān)制度，才能使得整個(gè)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能高效的推動(dòng)檔案管理的自主創(chuàng)新。同時(shí)完善的制度可對檔案管理形成嚴(yán)格的約束，也是提高科學(xué)水平的政策導(dǎo)向。人大、黨政有關(guān)部門應(yīng)把把推進(jìn)檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展納入到中長期發(fā)展規(guī)劃綱要當(dāng)中。

（二）提高檔案管理的信息化水平

隨著網(wǎng)絡(luò)普及以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在新時(shí)代的大背景下，檔案管理也應(yīng)緊跟發(fā)展的腳步，推動(dòng)檔案管理朝著現(xiàn)代化科學(xué)化的方向不斷發(fā)展[3]。在檔案管理工作中配備專業(yè)的管理設(shè)備，創(chuàng)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，并可針對不同的單位或者部門建立單獨(dú)的檔案信息平臺(tái)，做到統(tǒng)一入庫信息共享，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速的處理、檢索、分析和保存，進(jìn)而提升檔案管理水平，降低檔案管理的工作量。

（三）轉(zhuǎn)換服務(wù)方式

在實(shí)際工作中，特別是科學(xué)化技術(shù)的融入，檔案管理工作的服務(wù)方式和理念也應(yīng)隨之發(fā)生改變，直接要求檔案管理部門從信息提供和保存者轉(zhuǎn)換為檔案信息信息服務(wù)的咨詢者。因此，應(yīng)在傳統(tǒng)的服務(wù)模式的基礎(chǔ)上應(yīng)提升檔案服務(wù)的能力和水平，還可通過創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢平臺(tái)，打破區(qū)域空間的界限，提供檔案資料的跨區(qū)域咨詢。

五、結(jié)語

在信息化和現(xiàn)代化背景下，通過建立網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，并針對不同的單位或者部門建立單獨(dú)的檔案信息平臺(tái)，做到統(tǒng)一入庫信息共享，這將成為檔案管理未來發(fā)展的方向，值得廣大檔案管理研究者和參與者的廣泛關(guān)注。

參考文獻(xiàn)：

[1]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011（01）：174-176.

篇6

一、城建檔案管理信息化的背景與意義

（一）城建檔案管理信息化的背景

城建檔案管理信息化是指在日常檔案管理工作的過程中，結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理的一種管理模式。主要工作內(nèi)容有：計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理自動(dòng)化、多媒體技術(shù)與檔案信息服務(wù)的多樣性、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)與檔案信息傳播技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存技術(shù)與檔案信息儲(chǔ)存技術(shù)、數(shù)據(jù)庫建立技術(shù)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)組織技術(shù)和虛擬技術(shù)與電子檔案技術(shù)[1]。

（二）城建檔案管理信息化的重要意義

首先，城建檔案管理信息化與現(xiàn)代化進(jìn)程相適應(yīng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，對檔案管理工作提高管理效率與服務(wù)質(zhì)量提出了新的要求，促進(jìn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化與智能化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化。其次，城建檔案管理信息化能夠有效保證城建檔案工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

二、信息化環(huán)境下城建檔案管理相關(guān)問題分析

（一）硬件管理設(shè)施設(shè)備不夠完備

目前，有的檔案管理部門沒有配備信息化管理模式的檔案管理設(shè)施、設(shè)備，對檔案的收集、管理、查閱利用都是實(shí)行手動(dòng)的管理方法，不能實(shí)行管理、查詢信息化、自動(dòng)化，不能提高檔案管理質(zhì)量與檔案服務(wù)效率。

（二）檔案管理軟件建設(shè)工作不完善

目前，檔案管理的軟件種類較多，功能參差不齊，而且各有各的特點(diǎn)，在選擇檔案管理軟件時(shí)，必須注意一些問題：

首先，利用軟件進(jìn)行管理，目的不僅是為了進(jìn)行檔案信息管理的便捷性，更多的是需要能及時(shí)針對管理平臺(tái)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)與升級(jí)。

其次，注重高效性原則。軟件管理系統(tǒng)必須具備較快的反映速度，滿足查詢以及操作的需求。軟件必須規(guī)范，應(yīng)當(dāng)符合國家以及環(huán)保等行業(yè)的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，軟件應(yīng)當(dāng)通過國家的認(rèn)定。行業(yè)或地區(qū)間相統(tǒng)一原則，一個(gè)行業(yè)或一個(gè)地區(qū)應(yīng)當(dāng)盡可能的用同一種管理軟件，便于統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一服務(wù)，另外，還要注意經(jīng)濟(jì)性原則，即確保檔案管理工作的投資與回報(bào)成正比。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

檔案管理信息化就是要求檔案管理工作者利用現(xiàn)代化設(shè)備與信息化技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類管理。而一個(gè)真正優(yōu)秀的城建檔案管理人員既要懂檔案管理，又要懂建筑工程知識(shí)還要懂計(jì)算機(jī)操作等，這就要求檔案管理工作人員積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)掌握新的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，加強(qiáng)對檔案管理的操作管理能力。

三、信息化環(huán)境下城建檔案管理實(shí)施措施

（一）提高城建檔案信息化意識(shí)

城建檔案管理部門要有發(fā)展理念，轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新，提高職工隊(duì)伍素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化與現(xiàn)代化相統(tǒng)一，提高城建檔案管理整體水平，滿足新形勢下政府有關(guān)部門及社會(huì)大眾對城建信息的日益增長需要，進(jìn)一步發(fā)揮城建檔案的作用價(jià)值，提升城建檔案事業(yè)的作用地位，提高城建檔案影響力。

（二）強(qiáng)化城建檔案信息化建設(shè)

首先，提高檔案建設(shè)管理的數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，將工程檔案的紙質(zhì)文件以及聲像文件等采用掃描等技術(shù)輸入到檔案管理的信息化數(shù)據(jù)庫，這些電子文件的掃描與建立，經(jīng)過檔案管理工作者的系統(tǒng)化組織，最終形成具有一定系統(tǒng)性的完整的檔案信息資源庫。其次，加強(qiáng)對文件檔案的網(wǎng)站信息建設(shè)。城建檔案信息庫的建設(shè)依托于公共網(wǎng)站的有效建設(shè)，通過網(wǎng)頁以及連接的方式對檔案的使用與管理進(jìn)行規(guī)劃。

（三）加強(qiáng)文件檔案儲(chǔ)存數(shù)據(jù)化

實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的信息化的主要方法是在對城建檔案進(jìn)行整理后，通過一定的設(shè)備將所有城建檔案相關(guān)的文獻(xiàn)檔案數(shù)字化。并將城建檔案文件中的相關(guān)檔案信息與圖像資料等進(jìn)行有效的結(jié)合，對文件進(jìn)行分門別類的收集與整理工作。

（四）建立完善的管理體系

在信息化背景下計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全對檔案管理儲(chǔ)存模式的安全性存在著一定的威脅，導(dǎo)致信息泄露的主要手段有黑客入侵、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被篡改以及計(jì)算機(jī)的病毒等，針對這種現(xiàn)象對建筑檔案信息的安全管理就成為了檔案管理活動(dòng)的重中之重，采用一定的科技手段，提高網(wǎng)絡(luò)安全管理安全性：

首先，有紙化和無紙化相結(jié)合。對電子文檔進(jìn)行及時(shí)的歸檔整理，以確保工程建設(shè)檔案信息能夠被有效、完整的保存。其次，計(jì)算機(jī)檔案管理者要充分利用檔案管理的科學(xué)技術(shù)管理手段，設(shè)置一定的訪問權(quán)限，對檔案公開性進(jìn)行分類，在保證信息能夠被合理安全的使用的前提下，開放資源。再次，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。應(yīng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進(jìn)行備份。對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機(jī)備份，多介質(zhì)多份備份、異地備份。要建立備忘記錄。

篇7

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案資料；管理

一、引言

水利檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建沒以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。

水利工程是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，人們生活和生產(chǎn)中的重要組成部分，是人們生活和生產(chǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施。它不但是城市供水的前提和基礎(chǔ)，更是保證各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域順利進(jìn)行的基礎(chǔ)設(shè)施。在過去，人們對水利工程認(rèn)識(shí)不夠，造成水利工程在管理過程中的種種失誤與不良，致使水利工程沒有發(fā)揮其具體作用。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，水利檔案管理已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中的重點(diǎn)成分。在我國傳統(tǒng)法的水利檔案管理過程中，由于人們對水利檔案管理的重視不夠，使得我國水利檔案管理中存在著多種問題。隨著當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們對檔案信息的認(rèn)識(shí)不斷加深。檔案信息化已成為當(dāng)前水利檔案管理過程中的主要形式，是加強(qiáng)水利檔案管理工作的重點(diǎn)。隨著當(dāng)前社會(huì)化建設(shè)的不斷加快，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化管理是當(dāng)前水利檔案管理工作中的重點(diǎn)。在水利檔案管理信息自動(dòng)化的過程中，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析其中管理過程中存在的多種問題，結(jié)合當(dāng)前各種實(shí)踐來進(jìn)行其闡述與解決方法。

二、水利檔案信息化建設(shè)存在的問題和困難

當(dāng)前,水利系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化建設(shè)初步運(yùn)用微機(jī)進(jìn)行檔案信息的存貯、檢索,提高了檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率,但仍然存在一些亟待解決的問題:一是重視力度不強(qiáng)。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè),對支持和服務(wù)于全局的綜合水利檔案管理信息化建設(shè)重視不夠,推進(jìn)力度不強(qiáng),減弱了檔案信息化建設(shè)推進(jìn)全局工作的功能和貢獻(xiàn)。二是檔案人員缺乏現(xiàn)代化水利檔案管理技能。在辦公自動(dòng)化普及過程中,檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于目錄級(jí)檢索,因未進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí),一些水利系統(tǒng)水利檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識(shí)和操作技能。三是檔案信息資源建設(shè)重點(diǎn)不夠突出。四是缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持。開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件時(shí),沒有同步建設(shè)綜合水利檔案管理系統(tǒng),信息化建設(shè)各自為政,未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)的局面。水利檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確,尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。

從總體上看,水利系統(tǒng)檔案信息化工作還不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,主要表現(xiàn)為:

思想觀念落后,信息意識(shí)淡薄。受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約,部分水利檔案管理人員思想觀念落后、信息意識(shí)淡薄,沒有能夠用科學(xué)的、發(fā)展的眼光去看待和應(yīng)對,在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無策,缺少應(yīng)有的開拓精神。

檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能。部分人員雖然使用了計(jì)算機(jī),但僅限于目錄級(jí)檢索,缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化等方面的專業(yè)知識(shí)和操作技能。

檔案信息化建設(shè)力度不強(qiáng),進(jìn)程緩慢。在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件(如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等)項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí),沒有同步建設(shè)綜合水利檔案管理系統(tǒng),已購置的水利檔案管理軟件在系統(tǒng)內(nèi)尚未普及運(yùn)用。

檔案信息資源建設(shè)落后。系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)水利檔案管理工作發(fā)展不平衡,綜合檔案室偏重于紙質(zhì)檔案的收集,對電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專業(yè)技術(shù)檔案的收集還不夠。

三、水利檔案信息化建設(shè)基本原則

水利檔案作為水利建設(shè)過程的真實(shí)記錄,應(yīng)不斷改進(jìn)思想觀念、管理方式及管理手段,依據(jù)適合水利行業(yè)和檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的檔案信息化建設(shè)的基本原則,加快推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè),利用較短的時(shí)間,初步實(shí)現(xiàn)水利檔案資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、管理工作科學(xué)化。

以檔案信息開發(fā)和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去部分關(guān)系到國家利益和安全以及個(gè)人隱私的以外,大部分是可以開放和利用的。檔案信息化建設(shè),特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā),要圍繞開放和利用來設(shè)計(jì)、展開。

統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響,檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一,再加上系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化起步以后,未能及時(shí)研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來較大困難。

抓住重點(diǎn)、階段性推進(jìn)的原則。水利檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就,要經(jīng)過起步、試運(yùn)行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段。現(xiàn)階段工作的任務(wù)應(yīng)為檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。

以基礎(chǔ)工作帶動(dòng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則。檔案信息化特別是信息庫的建立,要依靠基礎(chǔ)工作一點(diǎn)一滴地建立起來。夯實(shí)基礎(chǔ)工作,建立和完善數(shù)據(jù)庫,是信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。

四、水利檔案信息化建設(shè)的具體措施

第一,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是核心。應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的,各部門負(fù)責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組,研究總體發(fā)展方案,確定階段性工作目標(biāo),統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決在建設(shè)過程中遇到的問題和困難。明確工作機(jī)構(gòu)和工作人員,落實(shí)具體工作任務(wù)并跟蹤監(jiān)督檢查。把檔案信息化管理納入系統(tǒng)內(nèi)的年度工作計(jì)劃,列入所屬各部門管理目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容內(nèi)進(jìn)行考核。

第二,加大投入是關(guān)鍵。水利檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、前沿性的系統(tǒng)工程,不僅需要完成大量的基礎(chǔ)工作,配備一定規(guī)模的硬件設(shè)施,還要進(jìn)行適合本行業(yè)的軟件開發(fā)利用,這些都需大量的人力、物力和財(cái)力,每年度資金的投入要與信息建設(shè)的任務(wù)相匹配,支撐系統(tǒng)的有序發(fā)展和正常運(yùn)行。

篇8

關(guān)鍵詞 管理機(jī)制 檔案管理工作 運(yùn)行機(jī)制

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、檔案管理工作的內(nèi)容

檔案的管理工作主要分為四個(gè)部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理，依據(jù)存檔的時(shí)間、來源和內(nèi)容分成不同的層次和類別，并且根據(jù)分類的依據(jù)進(jìn)行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案庫進(jìn)行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)，從檔案文檔的來源、內(nèi)容和時(shí)間、形式等進(jìn)行鑒別，對檔案的名稱、價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。統(tǒng)計(jì)好檔案的時(shí)間、來源、內(nèi)容和形式，編制成冊；第四，對于超過保管期限的或者應(yīng)該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊，辦理銷毀的手續(xù)，并且經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)、簽字，由專人監(jiān)督，監(jiān)督人員和銷毀人員簽字后，進(jìn)行檔案的銷毀。

二、檔案管理中存在的問題

（一）單位對檔案管理的忽視。

單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對檔案工作管理的不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的工作人員不重視本質(zhì)工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統(tǒng)計(jì)時(shí)不夠詳細(xì)，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)中存有遺漏，登記在冊時(shí)出現(xiàn)重復(fù)和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會(huì)直接或間接的影響單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）檔案管理制度的欠缺。

單位對檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經(jīng)濟(jì)制度相適應(yīng)，檔案管理的制度不健全，規(guī)章制度形同虛設(shè)。在檔案的收集、鑒定和統(tǒng)計(jì)過程中，沒有規(guī)章制度可循或者不能按照已有的要求進(jìn)行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時(shí)難以尋找或者找不到需要的文件。現(xiàn)在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監(jiān)管能力，因?yàn)閱挝坏臋n案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問題。實(shí)際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現(xiàn)丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現(xiàn)有借無還、篡改檔案資料等現(xiàn)象，檔案資料缺乏本身的真實(shí)性和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

（三）新技術(shù)難以得到利用。

新的經(jīng)濟(jì)體制下，出現(xiàn)了新的設(shè)備、新的技術(shù)，而新興技術(shù)設(shè)備的運(yùn)用則會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的效率?，F(xiàn)在大部分企業(yè)仍運(yùn)用原有的技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等沒有得到很好的利用。有些企業(yè)單位仍用原有的技術(shù)和手工進(jìn)行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時(shí)效性和科學(xué)性。

三、檔案工作管理的分析和原則

（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。

檔案管理工作可以細(xì)分為收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，同時(shí)也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個(gè)相互統(tǒng)一，互相促進(jìn)的一個(gè)有機(jī)整體。不同的企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的性質(zhì)和實(shí)際經(jīng)營等情況，制定適合本單位發(fā)展的檔案管理制度和監(jiān)督制度，使檔案工作有據(jù)可循，并且在實(shí)際操作中進(jìn)行有力的監(jiān)督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個(gè)模塊必須遵循單位的管理機(jī)制。只有做好檔案管理的整體規(guī)章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

（二）建立科學(xué)的管理責(zé)任制度。

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質(zhì)要從三個(gè)方面進(jìn)行：第一，必須提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對檔案的管理；第二，培養(yǎng)檔案管理者的責(zé)任感，重視本職工作并且對本職位盡忠職守；第三，培養(yǎng)檔案管理者學(xué)習(xí)新型知識(shí)，運(yùn)用新技術(shù)、新設(shè)備來管理檔案。單位要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳專業(yè)知識(shí)，并且鼓勵(lì)工作人員接觸新型技術(shù)和新興設(shè)備。

不僅要制定好檔案管理的制度，同時(shí)也要做好檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。單位應(yīng)該建立好完善的監(jiān)督機(jī)制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統(tǒng)計(jì)再到查閱、借閱過程，為了防止個(gè)別人員不遵守檔案管理的規(guī)章制度，必須做好監(jiān)督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新性舉措

（一）檔案管理工作的原則性。

檔案管理的工作必須遵循既定的規(guī)章制度，并且無條件的執(zhí)行管理制度中的各項(xiàng)條款。首先要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感以及道德素養(yǎng)，使每個(gè)模塊的工作相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)行良性的運(yùn)行。

（二）檔案管理工作的監(jiān)督力度。

在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規(guī)章制度，同時(shí)也要做好監(jiān)督管理，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）檔案管理工作的服務(wù)性。

檔案管理的工作本質(zhì)上是為單位服務(wù)的，因此工作人員要有服務(wù)于單位的心態(tài)。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準(zhǔn)備，隨時(shí)服務(wù)于單位。

本文通過對檔案管理工作內(nèi)容的介紹以及實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題的分析，探討出問題發(fā)生的原因以及解決問題的方法。企事業(yè)單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術(shù)和新設(shè)備以及監(jiān)督管理幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相信檔案管理工作也會(huì)不斷發(fā)展，更好的服務(wù)于政府、企事業(yè)等單位。

（作者單位： 咸陽師范學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]胡佳.檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新[J]；華章；2011年15期

篇9

（一）含義

人事檔案管理的實(shí)質(zhì)就是人事檔案整理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等活動(dòng)人事檔案為人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄與反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力與經(jīng)歷，基于個(gè)人為主構(gòu)成的文件資料。一般是由人事、勞資、組織等部門在招聘、培養(yǎng)等工作活動(dòng)中產(chǎn)生的，是個(gè)人學(xué)歷、道德素養(yǎng)、工作情況、社會(huì)關(guān)系等方面的初始記錄。在新時(shí)期下，企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容與需求發(fā)生了變動(dòng)，進(jìn)而人事檔案管理內(nèi)容也隨之發(fā)生了變動(dòng)，需要在新的背景下不斷創(chuàng)新、優(yōu)化。

（二）內(nèi)容

構(gòu)建完善的保管機(jī)制是保管人事檔案的要點(diǎn)，其內(nèi)容主要包含5個(gè)方面，其中有轉(zhuǎn)遞制度、統(tǒng)計(jì)制度、歸檔制度、核對制度、保密制度。1.歸檔制度。新生成的檔案需要及時(shí)歸檔，歸檔的流程為：第一，鑒別材料，探究其是否滿足歸檔的實(shí)際要求。第二，依據(jù)材料內(nèi)容和屬性，明確其歸檔的位置。第三，在目錄上將材料名稱等內(nèi)容補(bǔ)登上去。第四，把最新材料歸放到檔案中。2.核對制度。核對為檢驗(yàn)人事檔案是否安全、系統(tǒng)的主要方法。需要檢查的內(nèi)容有很多，不但要檢查人事檔案本身，如是否有蟲蛀與霉?fàn)€等，還需檢查人事檔案存儲(chǔ)環(huán)境，如庫房門窗的完整性，有沒有錯(cuò)放等。檢查核對的工作大都每周一次。但在下述狀況下，也需開展核對檢查工作：第一，發(fā)生突發(fā)事件，如火災(zāi)與丟失。第二，檔案受損，如發(fā)現(xiàn)蟲蛀和霉?fàn)€的情況等。3.保密制度。具體要求為：第一，對于大型企業(yè)，通常都會(huì)設(shè)專人管理人事檔案，配備先進(jìn)的存檔設(shè)備。第二，庫房布設(shè)防潮與防火器材。第三，保證檔案柜的清潔性，不能存放其他物品。4.轉(zhuǎn)遞制度。它是同檔案轉(zhuǎn)移投遞相關(guān)的制度。檔案轉(zhuǎn)移多半是因?yàn)楣ぷ髟蛟斐傻摹?.統(tǒng)計(jì)制度。需要統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容有下述幾方面：第一，人事檔案的數(shù)量。第二，檔案整理的具體情況。第三，檔案存儲(chǔ)情況。

二、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理不夠重視

因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)理念影響較大，之前企業(yè)人事檔案管理工作相對較片面，只重視個(gè)人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會(huì)關(guān)系等基本資料收集，這些已無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新需求。目前部分企業(yè)對人事檔案管理工作依舊認(rèn)識(shí)不全，未意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設(shè)高度重視，上述這些都會(huì)影響我國人事改革的進(jìn)程，不能滿足新時(shí)期背景下的管理需求。

（二）人事檔案神秘性嚴(yán)重

一直以來，企業(yè)人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會(huì)化作用。另外，企業(yè)檔案管理意識(shí)缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務(wù)性，不能為企業(yè)員工提供有效服務(wù)。在工作中會(huì)發(fā)生檔案查閱難的問題，為此企業(yè)內(nèi)部員工對人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個(gè)人檔案。

（三）信息化建設(shè)力度不足，未實(shí)現(xiàn)信息共享

目前，企業(yè)在信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面缺少資金投入，在實(shí)際建設(shè)中還有數(shù)據(jù)錄入不全、更新不及時(shí)、檢查不到位的問題。此外，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，部分計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)犯罪還會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)庫的整體安全。另外，人事檔案數(shù)據(jù)同網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式不一致，導(dǎo)致人事檔案管理的規(guī)范性不強(qiáng)，使人事檔案信息共享受阻，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的步伐。

（四）人事檔案管理者的綜合素養(yǎng)有待提高

在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的背景下，人事檔案管理慢慢實(shí)現(xiàn)了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養(yǎng)提升到新高度。從整體看，企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)還相對低下，管理人員的業(yè)務(wù)能力與道德素養(yǎng)都亟需加強(qiáng)。因?yàn)槿鄙賾?yīng)用型檔案管理人才，加上對檔案管理者的培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致企業(yè)具備計(jì)算機(jī)技能與專業(yè)知識(shí)的人才少之又少，無法滿足新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的需求。

三、解決新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理問題的對策

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

基于新時(shí)期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業(yè)人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，樹立新興的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，從單一的收集歸檔變成主動(dòng)開放的應(yīng)用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴(yán)格遵守以人為本的原則，充分發(fā)揮檔案管理者的積極性，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業(yè)人事工作同步，創(chuàng)造新的工作局面。

（二）轉(zhuǎn)變滯后的管理方法

目前，企業(yè)人事檔案管理工作方法相對滯后，嚴(yán)重阻礙人事檔案管理工作效用發(fā)揮，為此需不斷創(chuàng)新管理模式，促使人事檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。如添加新興的打印設(shè)備與計(jì)算機(jī)設(shè)備增強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建高效且系統(tǒng)的管理系統(tǒng)，讓人事檔案資料可以得到及時(shí)存檔，能夠利用系統(tǒng)及時(shí)輸進(jìn)輸出。此外，需提高人事檔案管理的層次性，從手工管理過渡到智能化管理，重視工作人員對人事檔案現(xiàn)代化管理手段的掌握，切實(shí)加強(qiáng)管理的實(shí)效性。

（三）提高信息化管理的安全性

若想確保企業(yè)人事檔案信息化管理整體安全，需做好下述三項(xiàng)工作。第一，需構(gòu)建健全的人事檔案管理法規(guī)，對人事檔案的安全標(biāo)準(zhǔn)與管理機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，不斷優(yōu)化信息安全保證體系。第二，企業(yè)需加大人事檔案管理者培訓(xùn)力度，從思想意識(shí)上加強(qiáng)人事檔案管理者的安全意識(shí)。第三，需加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性，制定健全的管理規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，并積極優(yōu)化人事檔案信息化管理系統(tǒng)，做好定期維護(hù)與更新工作。

篇10

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文制發(fā)的質(zhì)量，影響和決定著檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。因此，在公文制發(fā)中必須要打好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作基礎(chǔ)，以提高檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化做好前期工作。首先，公文在用紙規(guī)格上要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證