導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案資料管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：測(cè)繪；檔案；管理

檔案資料是蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，具有原始記錄、信息、知識(shí)和價(jià)值等屬性，具有憑證和信息參考的雙重作用。是一個(gè)單位、一個(gè)部門資產(chǎn)的重要組成部分。測(cè)繪資料檔案是廣大測(cè)繪工作者辛勤勞動(dòng)的成果，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)不可缺少的地理信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。

我國(guó)測(cè)繪發(fā)展到今天，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)技術(shù)體系向數(shù)字化技術(shù)體系的跨越，正向信息化測(cè)繪的方向發(fā)展。測(cè)繪資料檔案事業(yè)的發(fā)展亦進(jìn)入全面信息化建設(shè)階段。然而，現(xiàn)階段許多測(cè)繪科技檔案管理仍然處在傳統(tǒng)的手工或部分現(xiàn)代化管理階段。

一、資料存放混亂

資料館舍普遍存在老化、庫容不足、功能不全、設(shè)施不完善，有些紙質(zhì)資料長(zhǎng)期堆放達(dá)幾十年之久，許多未能清整上架

二、銷毀制度不健全

該銷毀的測(cè)繪資料資料無法鑒定銷毀，冗余積壓，既是不安全隱患，又長(zhǎng)期占用庫房空間。

三、檔案現(xiàn)代化管理手段滯后

測(cè)繪資料檔案信息化建設(shè)起步晚，投入少，進(jìn)展慢。

四、管理員水平不高

測(cè)繪資料檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)還不能完全適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要?？茖W(xué)理論水平和專業(yè)素質(zhì)需要經(jīng)一步提高。思想觀念，創(chuàng)新意識(shí)需要經(jīng)一步增強(qiáng)。

以上只是問題的一部分，在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中還有諸如測(cè)繪資料沒有異地備份等問題。

關(guān)于測(cè)繪檔案的定義，一般有以下四種觀點(diǎn)：

1. 測(cè)繪檔案是指在測(cè)繪生產(chǎn)、科學(xué)研究、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各

種技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、原始紀(jì)錄、計(jì)算資料、成果、成圖、航空照片、衛(wèi)星照片、

磁帶、磁盤、圖紙、圖表等。

2. 測(cè)繪檔案是指在大地測(cè)量和地圖繪制活動(dòng)中形成的科技檔案。按照使用性質(zhì)不同，

測(cè)繪檔案一般分為基本測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)參考檔案。

3. 測(cè)繪檔案是指在各類測(cè)繪活動(dòng)中形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設(shè)

施的形狀、大小、空間位置及其屬性的信息、數(shù)據(jù)、資料、圖件。

4. 測(cè)繪檔案包括測(cè)繪成果生產(chǎn)、形成過程中的各種記錄、技術(shù)設(shè)計(jì)、質(zhì)檢報(bào)告、技術(shù)

總結(jié)、元數(shù)據(jù)等資料。

總結(jié)研究上述定義，可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)于測(cè)繪檔案定義的闡述，上述觀點(diǎn)既有相同，

又有不同。

相同點(diǎn)在于上述觀點(diǎn)都對(duì)于測(cè)繪檔案的形成過程和形成方式進(jìn)行了闡述，明確的

指出了測(cè)繪檔案形成的背景條件和形成方式上的各種情況。

不同點(diǎn)之一在于：對(duì)于測(cè)繪檔案的形成過程是將測(cè)繪檔案的形成過程按照自然和

人為來闡述，還是按照測(cè)繪活動(dòng)的生產(chǎn)、研究、建設(shè)來闡述。不同點(diǎn)之二在于：對(duì)于

測(cè)繪檔案的形成方式是按照載體不同劃分，還是按照數(shù)據(jù)表達(dá)形式劃分。不同點(diǎn)之三

在于：對(duì)于測(cè)繪檔案的包含內(nèi)容是按照形狀、大小等屬性區(qū)別，還是按照設(shè)計(jì)、報(bào)告

等不同工作來區(qū)別。

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，測(cè)繪資料檔案載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)到電子檔案的演變，測(cè)繪資料檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。新時(shí)期新階段對(duì)檔案工作提出了更高的要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維新理論新方法。根據(jù)存在的問題提出以下解決方法：

一、建立現(xiàn)代化的數(shù)字資料館

在確保測(cè)繪檔案安全的前提下，進(jìn)一步加強(qiáng)測(cè)繪資料檔案館舍的基礎(chǔ)建設(shè)和加大信息化建設(shè)的力度。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路。我們應(yīng)該建立數(shù)字測(cè)繪檔案館，配備現(xiàn)代化的檔案排架、防磁檔案柜，以及良好的通風(fēng)、恒濕、恒溫等設(shè)備，并落實(shí)防火、防蟲、防霉、防水、放光、防盜等措施，在硬件方面要滿足現(xiàn)代化對(duì)測(cè)繪資料檔案工作的要求。與傳統(tǒng)的資料館相比，現(xiàn)代化的存儲(chǔ)設(shè)施與服務(wù)方式具有信息多媒體化、管理計(jì)算機(jī)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和存儲(chǔ)載體專業(yè)化等有點(diǎn)。

將電子化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代辦公技術(shù)與科技檔案管理相結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)測(cè)繪資料檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展方向。

二、建立異地測(cè)繪資料備份庫

加強(qiáng)對(duì)測(cè)繪資料檔案安全的監(jiān)督檢查，落實(shí)測(cè)繪資料檔案安全責(zé)任制，建立安全事故及災(zāi)害應(yīng)急制度。提高應(yīng)對(duì)突發(fā)性災(zāi)害的能力，加強(qiáng)測(cè)繪資料檔案信息安全保障體系建設(shè)。選擇地質(zhì)條件穩(wěn)定，交通方便，基礎(chǔ)設(shè)施完備的地方建立測(cè)繪資料異地備份庫。同樣配備現(xiàn)代化的資料存放設(shè)施。

三、建立電子數(shù)據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)聯(lián)系

實(shí)施數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略，加大投入。逐步實(shí)現(xiàn)測(cè)繪資料檔案信息網(wǎng)絡(luò)軟、硬件設(shè)備的基本配置。實(shí)現(xiàn)以國(guó)家局測(cè)繪檔案資料館為中樞，各地方局?jǐn)?shù)字測(cè)繪檔案館為分支的互聯(lián)互通，進(jìn)而建成測(cè)繪系統(tǒng)乃至對(duì)全社會(huì)有限開放的網(wǎng)絡(luò)化檔案館。

四、加強(qiáng)和規(guī)范數(shù)據(jù)測(cè)繪資料檔案的保護(hù)管理

測(cè)繪檔案具有科技性，它反映的是測(cè)繪生產(chǎn)單位的科技活動(dòng)，而不是隨意編制的，具有較高的保存價(jià)值?，F(xiàn)代化管理方法，是測(cè)繪資料科技檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和主攻方向。電子數(shù)據(jù)檔案一般采用光盤或磁帶歸檔，由于介質(zhì)對(duì)環(huán)境變化非常敏感，一旦損壞將造成不可挽回的損失。應(yīng)該加強(qiáng)和規(guī)范數(shù)據(jù)檔案的整理立卷、著錄標(biāo)引、歸檔移交、異地貯存、升級(jí)換代、貯存和工作環(huán)境、日常保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。

對(duì)測(cè)繪科技檔案充分、合理的應(yīng)用還能促進(jìn)測(cè)繪生產(chǎn)任務(wù)的完成和經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，加強(qiáng)對(duì)測(cè)繪科技檔案的管理是非常必要的。只有完整的、規(guī)范的管理系統(tǒng)，才能充分、高校地發(fā)揮作用。才能更好地促進(jìn)測(cè)繪檔案事業(yè)與政府各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

五、提高測(cè)繪資料檔案管理者的專業(yè)水平及服務(wù)水平

積極做好現(xiàn)代化管理技術(shù)知識(shí)的普及工作。測(cè)繪資料檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，用現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)武裝自己。電子文件測(cè)繪資料檔案管理人員不再是單純的檔案保管員，還應(yīng)是測(cè)繪資料檔案信息財(cái)富的擁有著和提供者，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以測(cè)繪檔案信息收集、加工儲(chǔ)存檢索服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體，建立完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理。

隨著社會(huì)各界對(duì)測(cè)繪成果檔案尤其是數(shù)字測(cè)繪成果檔案的需求快速增長(zhǎng)，如何更好地服務(wù)用戶，使測(cè)繪成果檔案更高效地體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，是我們急需解決的一個(gè)重要課題。我們應(yīng)該充分發(fā)揮測(cè)繪資料檔案館的服務(wù)作用，改善服務(wù)手段。堅(jiān)持圍繞中心、服務(wù)大局，面向社會(huì)、服務(wù)大眾的服務(wù)理念，增強(qiáng)測(cè)繪資料檔案服務(wù)的主動(dòng)性和有效性，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效能，以適應(yīng)新形勢(shì)下測(cè)繪行業(yè)發(fā)展的需要。

篇2

一、當(dāng)前高職院校檔案資料管理工作的現(xiàn)狀

目前高職院校的學(xué)院檔案室應(yīng)該成為評(píng)估資料主要的“資源庫”，但事實(shí)上檔案室所提供的資料卻占不到整個(gè)評(píng)估資料的二十分之一。原因在于：學(xué)院的檔案管理與實(shí)際需要?dú)w檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象。一方面檔案室雖然制定實(shí)施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對(duì)各系（部）、處室實(shí)際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時(shí)修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對(duì)有些應(yīng)該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理，時(shí)間一長(zhǎng)，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因?yàn)闆]有嚴(yán)格的登記制度而查無實(shí)據(jù)，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責(zé)任人，也就沒有一個(gè)人為此而負(fù)責(zé)任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級(jí)檔案資料管理模式

高職院校的學(xué)院檔案室是檔案管理的一級(jí)單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級(jí)單位，各系（部）因?yàn)楣ぷ餍枰?，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級(jí)檔案室要根據(jù)教高『2006116號(hào)文件（《關(guān)于全面開展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的通知》）和教高[2008]5號(hào)文件（教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估方案》的通知）有關(guān)規(guī)定，對(duì)原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎(chǔ)上，形成學(xué)院一級(jí)檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審定后正式實(shí)施。各系（部）、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上交檔案，學(xué)院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。各系（部）、處室根據(jù)實(shí)際工作需要，在學(xué)院檔案室專業(yè)人員指導(dǎo)下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級(jí)檔案），建立相應(yīng)的管理制度。各系（部）、處室二級(jí)檔案單獨(dú)編號(hào)。各系（部）、處室要將每年的二級(jí)檔案實(shí)際目錄索引上繳學(xué)院檔案室備案，學(xué)院檔案室要履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。二級(jí)檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級(jí)檔案以3年為周期，各系部按照學(xué)生學(xué)制為周期），各系（部）、處室二級(jí)檔案保管不超過一個(gè)周期，周期滿后3個(gè)月內(nèi)整體移交學(xué)院檔案室，學(xué)院檔案室嚴(yán)格履行交接手續(xù)，并對(duì)二級(jí)檔案進(jìn)行“專區(qū)”管理。各系（部）、處室要設(shè)專兼職檔案管理員，學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。實(shí)施檔案二級(jí)管理模式，就是為了明確院級(jí)檔案室和各系（部）、處室的工作職責(zé)，細(xì)化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實(shí)發(fā)揮檔案資料對(duì)教學(xué)和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強(qiáng)高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展

教學(xué)檔案資料是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，對(duì)教學(xué)檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級(jí)教學(xué)檔案資料，是指教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生在系教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具備對(duì)日后全系教學(xué)工作有查考和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級(jí)教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃，年度教學(xué)工作計(jì)劃與總結(jié)、教學(xué)研究計(jì)劃與總結(jié)，授課計(jì)劃、教案、試卷及其分析報(bào)告，講課課件、講課錄像、教學(xué)錄音、電教片，學(xué)生學(xué)籍情況、作業(yè)、學(xué)生成績(jī)報(bào)告單、實(shí)習(xí)（實(shí)驗(yàn)）報(bào)告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)，教學(xué)管理制度、教學(xué)任務(wù)安排、教師培訓(xùn)進(jìn)修材料，教師課表等。這些檔案資料真實(shí)地記載著高校各系教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果等，是衡量一個(gè)系教學(xué)水平的重要標(biāo)志之一，是制訂各類教學(xué)計(jì)劃、修改教學(xué)大綱、計(jì)算教學(xué)工作量、考核單位、個(gè)人教學(xué)水平的重要依據(jù)。高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理作為一個(gè)系統(tǒng)的工作，是高職院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一，對(duì)于加強(qiáng)系（部）教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)，深化教學(xué)改革，規(guī)范教學(xué)管理和實(shí)施素質(zhì)教育以及推進(jìn)教育現(xiàn)代化等方面起著積極的作用。

加強(qiáng)高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理是高職院校檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案資料管理重要性的認(rèn)識(shí)有了新的提高，也采取了不少有針對(duì)性的建設(shè)措施，提高了系級(jí)教學(xué)檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級(jí)教學(xué)檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認(rèn)清以下兩個(gè)問題。

第一，充分認(rèn)清現(xiàn)代電子教學(xué)檔案資料在促進(jìn)整個(gè)教學(xué)工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復(fù)原狀，因而建設(shè)和管理上需要較大的資金、設(shè)施、技術(shù)、人力支持，建設(shè)和管理成本較高。另外，由于紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的數(shù)量多，體積大，建設(shè)、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲(chǔ)量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它一產(chǎn)生便受到社會(huì)各界的歡迎。教學(xué)檔案資料的開發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。目前，電腦硬盤的存儲(chǔ)量早已突破1024G。一臺(tái)硬盤為320G的普通電腦就可以存儲(chǔ)200多億文字，相當(dāng)于十幾萬冊(cè)圖書的存儲(chǔ)量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個(gè)系用一臺(tái)普通電腦就可以把下屬各教研室、實(shí)驗(yàn)室等單位的教學(xué)檔案資料全部存入。如果對(duì)教學(xué)視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數(shù)個(gè)大容量的移動(dòng)硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲(chǔ)就可解決問題。電子教學(xué)檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上教學(xué)檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學(xué)檔案資料就成為一件十分簡(jiǎn)便和快捷的事情，其查詢效率會(huì)比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級(jí)教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級(jí)教學(xué)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。

第二，充分認(rèn)清實(shí)現(xiàn)系級(jí)教學(xué)檔案資料供全系師生網(wǎng)絡(luò)查詢對(duì)促進(jìn)教學(xué)上臺(tái)階具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數(shù)不宜公開的在研項(xiàng)目和專利技術(shù)除外），其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級(jí)各部門檢查教學(xué)的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學(xué)”提供服務(wù)。第二種目的是最主要的，也是系級(jí)教學(xué)檔案資料理應(yīng)經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級(jí)教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務(wù)，為全系教學(xué)上臺(tái)階服務(wù)。紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進(jìn)行。廣大師生在日常教學(xué)生活中希望隨時(shí)隨地獲得本系的教學(xué)檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預(yù)約檔案資料管理員，屆時(shí)打開檔案資料室，才能進(jìn)行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、國(guó)度的檔案信息資源共享，只要有一臺(tái)上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，就可以進(jìn)入系里全日服務(wù)的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠(yuǎn)都只是一個(gè)“副本”，不會(huì)引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復(fù)制過程中可能會(huì)被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學(xué)檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W(xué)的新生可以隨時(shí)獲取針對(duì)性最強(qiáng)，而在別的地方很難得到的教學(xué)檔案資料。這種便利而有針對(duì)性的教學(xué)檔案對(duì)搞好本系的“教”和“學(xué)”無疑是一個(gè)強(qiáng)勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學(xué)檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會(huì)有力地推動(dòng)教學(xué)上的借鑒和交流，極大地提高教學(xué)實(shí)效。

四、結(jié)束語

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)其管理模式的要求也更加細(xì)化和規(guī)范化。本文從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)對(duì)高職院校院系二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。若要建立起一套切實(shí)可行的管理模式和制度，還需要做大量細(xì)致的工作，還需要在實(shí)際工作中按照具體情況做出必要的調(diào)整和修訂。

【參考文獻(xiàn)】

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篇3

1 病理檔案資料管理的重要性

病理檔案資料見證了病理學(xué)科的發(fā)展，作為醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作的橋梁和紐帶，為醫(yī)療過程提供全面的參考并且為患者提供良好的服務(wù)。教學(xué)科研型綜合性醫(yī)院將教學(xué)、醫(yī)療、科研融為一體，創(chuàng)新性思維作為科研工作的核心尤其重視科研信息的時(shí)效性。在種類繁多的病理檔案資料中，如何快速收集信息、準(zhǔn)確分析并加以有效利用，與科研成果的產(chǎn)出密切相關(guān)。同時(shí)，合理整合資源，完善病理檔案資料管理，減少檢索時(shí)間和人力支出，也能夠最大限度地發(fā)揮社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)水平先進(jìn)化、醫(yī)療服務(wù)最優(yōu)化、科研速度最大化三大目標(biāo)。

2 病理檔案資料管理的特點(diǎn)

病理檔案資料作為一種特殊的醫(yī)院檔案有其專屬的特征。首先，病理檔案資料管理專業(yè)性強(qiáng)。在大型綜合性醫(yī)院，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的病理資料，主要包括：（1）文字資料，如病理檢查申請(qǐng)單、報(bào)告單等；（2）組織蠟塊；（3）病理切片，如常規(guī)切片、冰凍切片、免疫組化切片等；（4）病理標(biāo)本，如大體標(biāo)本及法醫(yī)尸體解剖標(biāo)本等?；诓±砉ぷ骶哂休^強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，其涉及到的多種檔案資料亦要求有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行指導(dǎo)性管理。其次，病理檔案資料管理具有保密性。病理檔案的收集整理過程需要嚴(yán)格遵守檔案信息的保密法，這不僅僅是維護(hù)患者的隱私，更重要的是作為維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一種有效的手段，提高病理檔案資料的社會(huì)價(jià)值。最后，病理檔案資料具有一定的時(shí)效性質(zhì)量管理記錄保存期限至少為2年。病理科應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)病理檔案的保存和管理，其中病理切片、蠟塊和陽性涂片保存期限為15年，陰性涂片保存期限為1年，組織標(biāo)本保存期限為報(bào)告發(fā)出后2周[1]。因此，對(duì)于部分達(dá)到規(guī)定時(shí)間的資料需要及時(shí)清理并做好記錄。具有教學(xué)和科研價(jià)值的特殊病理資料做好長(zhǎng)期保存的措施，標(biāo)本的制作盡量保持原狀，歸檔完整的病理信息，提高科研與教學(xué)效率，發(fā)揮病理檔案資料的社會(huì)效益。

3 病理檔案資料管理常見問題

3.1 病理申請(qǐng)單常見問題。病理申請(qǐng)單作為醫(yī)療文書具有重要的法律效力，且其填寫的完整性準(zhǔn)確性直接影響病理診斷的結(jié)果繼而決定患者治療方案的制定。然而，部分臨床醫(yī)師認(rèn)真程度不夠或者缺乏專業(yè)基礎(chǔ)理論，造成申請(qǐng)單中出現(xiàn)內(nèi)容不合格現(xiàn)象：填寫不完整、患者年齡未填寫、字跡潦草難以辨認(rèn)、手術(shù)記錄不全、診斷術(shù)語不規(guī)范等。因此，病理技師在接標(biāo)本時(shí)要認(rèn)真審核申請(qǐng)單，并且及時(shí)與臨床醫(yī)師溝通，對(duì)不合要求的申請(qǐng)單退回修改，保證病理醫(yī)師做出正確的診斷。

3.2 病理切片和蠟塊常見問題。病理切片和組織蠟塊是病理診斷最直接的依據(jù)，同時(shí)用于病理診斷、科研、教學(xué)及會(huì)診等。對(duì)于有爭(zhēng)議的病理報(bào)告或者疑難病例，需要調(diào)出切片或組織蠟塊進(jìn)行科內(nèi)討論、外院會(huì)診或者遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)會(huì)診。因此病理切片和蠟塊的制作質(zhì)量與保存完整程度直接影響著病理工作的進(jìn)程。然而，在臨床工作中依然存在一些問題。大多數(shù)塑料包埋盒的序號(hào)碼模糊不清、蠟塊干裂、蠟塊丟失，尤其是包埋組織塌陷情況普遍存在；載玻片上序號(hào)大多采用手寫，操作中辨認(rèn)不清，部分切片存在粘連、污染、破損等問題；封片時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致組織收縮甚至出現(xiàn)裂痕或者部分細(xì)胞核吸收空氣中的水分導(dǎo)致透明不良出現(xiàn)“黑核”。由于管理中出現(xiàn)的疏漏亦有快速玻片丟失、借出玻片過期未還等現(xiàn)象。

3.3 病理報(bào)告單中常見問題。病理學(xué)檢查的結(jié)果最終要體現(xiàn)在病理診斷報(bào)告書中。因而，病理診斷報(bào)告書是一份具有法律效應(yīng)的重要醫(yī)療文件。病理報(bào)告單存在的主要問題有：病理醫(yī)師字跡潦草、醫(yī)用術(shù)語不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、語言組織能力差；光鏡下組織學(xué)或細(xì)胞學(xué)改變的描述過于簡(jiǎn)單；重點(diǎn)不突出，沒有將肉眼檢查所見與鏡下表現(xiàn)相結(jié)合；文字報(bào)告單存放不當(dāng)，造成字跡模糊和回潮等現(xiàn)象。近年來，隨著檔案資料向數(shù)字化信息化方向發(fā)展，運(yùn)用切片掃描儀和計(jì)算機(jī)軟件將切片圖像信息掃描入電腦，在帶來方便的同時(shí)出現(xiàn)圖片采集不清晰、采集病變部位有誤等現(xiàn)象。

4 優(yōu)化病理檔案資料管理的建議

4.1 加強(qiáng)病理檔案資料管理意識(shí)。國(guó)家和衛(wèi)生部明確規(guī)定檔案管理的要求，病理科必須建立檔案管理庫房，適應(yīng)醫(yī)院開展醫(yī)療科研活動(dòng)的需求[2]。目前，國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院在病理檔案資料管理過程中只是作為資料文檔記錄，重心放在臨床病理診斷上面，對(duì)檔案的管理工作重視程度不足。另外，大多數(shù)醫(yī)院還未將病理檔案管理納入醫(yī)院考核與責(zé)任管理中。作為教學(xué)科研型醫(yī)院要從思想上加強(qiáng)對(duì)病理檔案資料管理工作的內(nèi)涵與重要性的認(rèn)識(shí)，引起對(duì)病理檔案管理的高度重視。做好病理檔案的信息化建設(shè)，不能只處于資料的簡(jiǎn)單錄入、查詢等階段，要為科研、教學(xué)、臨床及患者提供重要參考，臨床科研分流管理，合理開展檔案借閱查詢制度。必要時(shí)對(duì)病理檔案資料管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為專業(yè)、系統(tǒng)做好病理檔案資料管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 規(guī)范病理檔案資料管理制度。規(guī)范的管理制度是做好病理檔案管理工作的保障，在病理檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)章制度保證操作的規(guī)范性。（1）病理檔案資料種類繁多且不易保存，對(duì)保存檔案的室內(nèi)環(huán)境要求較高。保持干凈整潔，做好防火、防蟲、防霉等措施，溫濕度保持適中，確保檔案的長(zhǎng)期保存和有效管理。（2）制定嚴(yán)格的歸檔移交制度。申請(qǐng)單、報(bào)告單等文字資料統(tǒng)一記錄格式方便查閱，組織蠟塊及玻片的接收移交歸檔都應(yīng)做好相關(guān)記錄，有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人。（3）完善借閱使用管理制度。近年來對(duì)教學(xué)及科研的重視程度不斷增加，在不影響臨床工作的同時(shí)滿足教學(xué)科研的需求成為亟待解決的問題。建立嚴(yán)格的借閱制度和方法，提出書面申請(qǐng)并攜帶有效證件才可以借閱；定期對(duì)收錄數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，優(yōu)化病理檔案利用率。由此一來，臨床醫(yī)生可以對(duì)近期的病人信息進(jìn)行查詢，而需要借閱更早時(shí)期或者大量標(biāo)本的科研人員則可通過獲取訪問權(quán)限定位所需內(nèi)容，信息分流，最大程度地優(yōu)化病理檔案利用率。（4）制定合理的檔案保存制度。使用后的組織、蠟塊、玻片要合理保存便于日后查閱。病理診斷發(fā)出一個(gè)月后不存在爭(zhēng)議的組織標(biāo)本由專人處理，做好相關(guān)記錄。對(duì)于比較罕見或特殊的病例可制成標(biāo)本長(zhǎng)期保存，供教學(xué)和科研使用；已判閱過的切片進(jìn)行低溫烘烤后排列在玻片柜中保存，免疫組化切片與常規(guī)切片放在一起，其他切片（科研、會(huì)診、讀片、骨髓、細(xì)穿刺切片等）單獨(dú)保存，便于查閱和使用；用石蠟封存使用之后的組織蠟塊，切忌暴露在空氣中，排列在蠟塊柜中保存便于索引。（5）制定檔案保密制度。相關(guān)檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，做好病理資料的保密工作，保護(hù)患者的隱私同時(shí)加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。病理醫(yī)師簽名之后的報(bào)告單不可隨意改動(dòng)，同時(shí)要保證電子檔案的信息、圖像采集的安全性，不可隨意篡改。

4.3 提高病理檔案資料管理信息化水平。隨著計(jì)算機(jī)軟件的大量運(yùn)用，建立規(guī)范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要的角色[3]。病理信息系統(tǒng)的建立極大地方便了臨床醫(yī)師與病理醫(yī)師之間、病理醫(yī)師與患者之間的溝通與交流。日常工作中應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)庫工作流程將各種信息資料輸入電腦。就目前而言，信息化尚不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)蠟塊、玻片的存在，在實(shí)現(xiàn)電子病理信息資源在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，繼續(xù)保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案和玻璃切片、蠟塊檔案這樣既可以解決電子病理檔案的提供利用和資源共享問題，又解決了歸檔病理檔案的憑證問題[4]。

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[關(guān)鍵詞]地質(zhì)檔案；管理；策略；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）18-0-02

地質(zhì)檔案是指地質(zhì)工作活動(dòng)的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動(dòng)中形成的，記錄著重要地質(zhì)勘探成果，是地質(zhì)工作者在礦產(chǎn)勘查中總結(jié)出來的重要科技檔案，是開展地質(zhì)勘探以及礦產(chǎn)資源普查等資料信息的重要來源。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄、表報(bào)、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報(bào)告和有關(guān)的圖件、附表等。具有為國(guó)民經(jīng)濟(jì)有關(guān)領(lǐng)域提供基礎(chǔ)材料，具有十分重要的研究?jī)r(jià)值。因此，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理工作尤為重要，是地質(zhì)勘查工作的重要組成部分。

1 地質(zhì)檔案的特性

1.1 地質(zhì)檔案形成的周期性長(zhǎng)，區(qū)域特征明顯

地質(zhì)勘查是一項(xiàng)周期比較長(zhǎng)的工作，需要野外和實(shí)驗(yàn)室相結(jié)合，通過對(duì)目標(biāo)區(qū)域內(nèi)工作量及勘查目標(biāo)的確定，并掌握工作區(qū)內(nèi)各種復(fù)雜地質(zhì)特征和現(xiàn)象，然后總結(jié)形成最終的勘查報(bào)告，這期間需要很長(zhǎng)的時(shí)間去調(diào)查和編寫報(bào)告。因此，由于地質(zhì)勘查工作的原本特性，使地質(zhì)檔案具有明顯的地域特點(diǎn)和工作周期長(zhǎng)等特性。

1.2 地質(zhì)檔案內(nèi)容廣、綜合性強(qiáng)

由于地質(zhì)勘查所涉及到的專業(yè)及技術(shù)手段較多，該工作是一項(xiàng)多樣性的綜合型工作，包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)地質(zhì)、物探和化探、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)等，因此相應(yīng)的也會(huì)形成多種類型的地質(zhì)檔案報(bào)告和材料。

1.3 地質(zhì)檔案利用廣，具有持久性

地質(zhì)檔案需要經(jīng)常收集整理，最終匯總成具有一定參考價(jià)值的檔案資料，國(guó)民經(jīng)濟(jì)有關(guān)領(lǐng)域的地質(zhì)工作者在進(jìn)行某區(qū)域地質(zhì)工作時(shí)往往會(huì)先對(duì)之前該區(qū)域的勘查檔案資料和地質(zhì)研究成果進(jìn)行翻閱和研究，并結(jié)合現(xiàn)有工作條件進(jìn)行下一步的勘查規(guī)劃，不僅有利于工作的順利開展，而且有效節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，大大提高了工作效率?，F(xiàn)階段地質(zhì)檔案的利用，不僅有助于地質(zhì)勘查，還可以對(duì)區(qū)域環(huán)境保護(hù)城市建設(shè)工作提供支持。

2 加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的具體策略

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

不管什么工作，都需要單位部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于該項(xiàng)工作不予以重視和支持，將為今后的工作進(jìn)展產(chǎn)生種種困難。地質(zhì)檔案管理工作同樣也不可缺少部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)對(duì)于地質(zhì)檔案工作的收集、整理和檔案室的發(fā)展具有重要作用。隨著地質(zhì)勘查工作的不斷進(jìn)行，地質(zhì)檔案資料也越來越多，對(duì)檔案管理人員安排、設(shè)施建設(shè)以及檔案室擴(kuò)建等基礎(chǔ)建設(shè)都需要領(lǐng)導(dǎo)的肯定和認(rèn)同，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理建設(shè)工作沒有足夠的重視，檔案管理將得不到充分的基礎(chǔ)保證，使得檔案管理工作者在日常工作中出現(xiàn)各種問題，嚴(yán)重影響檔案管理者的情緒和態(tài)度，進(jìn)而不利于地質(zhì)檔案的建設(shè)和管理。因此，只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)地質(zhì)檔案管理意識(shí)，積極地調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作熱情和服務(wù)態(tài)度，才能更好地加強(qiáng)和促進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的發(fā)展，以發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在地質(zhì)勘查、科研以及深部找礦中的重要作用。

2.2 建立完善規(guī)范的地質(zhì)檔案管理制度

無論在任何單位任何崗位，都需要有管理制度的約束，管理制度也是約束工作行為的一種必要閥門。地質(zhì)檔案管理中都會(huì)對(duì)本單位以往歷年形成的勘查資料、設(shè)計(jì)方案以及施工方案等具有重要保存價(jià)值的科研成果進(jìn)行收集、整理保管，以供查閱參考。隨著時(shí)代的變遷，檔案室管理制度也應(yīng)不斷的跟隨時(shí)代的腳步進(jìn)行變化，合理安排和規(guī)劃管理方法，及時(shí)進(jìn)行改革調(diào)整，圍繞地質(zhì)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的理念進(jìn)行逐步完善。地質(zhì)檔案管理過程中，在對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行收集整理時(shí)，應(yīng)將該區(qū)域內(nèi)的地質(zhì)資料進(jìn)行完整采集，確保該資料來源的真實(shí)可靠以及各種調(diào)查數(shù)據(jù)的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)；在檔案資料的借閱管理中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室的借閱條例，重要檔案資料需要經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)方可進(jìn)行查閱，如需要將資料借出檔案室，需要進(jìn)一步讓檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行相關(guān)登記；檔案室管理人員在進(jìn)行日常管理時(shí)，應(yīng)按管理規(guī)范進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)檔案資料的混淆和亂放。將檔案室管理制度細(xì)致化、精細(xì)化、合理化，這樣才能更好地幫助檔案室資料收集與管理。

2.3 加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備以及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全性

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，地質(zhì)檔案室需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理要求。通過應(yīng)用相應(yīng)的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)對(duì)地質(zhì)檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)化管理，進(jìn)而提高地質(zhì)檔案室資料管理水平。首先，要健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以信息化管理模式推動(dòng)檔案資料管理的規(guī)范化進(jìn)程。其次，提高檔案資料管理的數(shù)字化和信息化水平，將檔案室資料管理進(jìn)行全信息化管理，也是未來檔案室管理的重要發(fā)展方向之一，在做好相應(yīng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的同時(shí)，更應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范化各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收錄工作。最后，要及時(shí)對(duì)檔案室各種管理設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新和升級(jí)，確保相應(yīng)管理系統(tǒng)以及軟硬件設(shè)施的正常運(yùn)行。此外，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，電子地質(zhì)資料的安全性，也是檔案室安全管理中的重要組成部分。在對(duì)地質(zhì)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全性的管理中，還需要加強(qiáng)對(duì)于用戶身份的驗(yàn)證，實(shí)行數(shù)字簽名驗(yàn)證和建立網(wǎng)絡(luò)防火墻等，充分利用各種技術(shù)手段以提升檔案管理的安全性，最大程度上保障地質(zhì)檔案電子資料在存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用過程中的保密性、安全性和準(zhǔn)確性。在使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行地質(zhì)檔案管理時(shí)，管理員必須遵守檔案室管理?xiàng)l例和管理辦法，不得私自對(duì)電子檔案進(jìn)行修改和非法下載，進(jìn)而更加有效的提高檔案室電子資料管理的安全性。

2.4 建立地質(zhì)資料檔案信息管理系統(tǒng)

開發(fā)建設(shè)地質(zhì)資料檔案信息管理系統(tǒng)。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開發(fā)，從而提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量，使地質(zhì)工作人員和檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，為大力開發(fā)、科學(xué)管理和有效利用信息資源提供技術(shù)支持。積極加強(qiáng)圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開展地質(zhì)資料的數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)綜合類地質(zhì)資料圖文數(shù)字化，地質(zhì)科研報(bào)告的圖文數(shù)字化，刻錄地質(zhì)資料光盤，加大投入開發(fā)“數(shù)字檔案館”項(xiàng)目，重點(diǎn)抓好修訂和完善服務(wù)規(guī)章制度和實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，大力促進(jìn)地質(zhì)資料服務(wù)工作。構(gòu)建地質(zhì)檔案資料管理信息平臺(tái)，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過建立地質(zhì)檔案資料管理信息服務(wù)器，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)上下相通的分布式地質(zhì)檔案信息服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資源的共建與共享，提升地質(zhì)檔案管理的能力和水平，從而使地質(zhì)檔案資料管理與服務(wù)工作實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理。

2.5 建立一支高素質(zhì)專業(yè)性強(qiáng)的地質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

地質(zhì)檔案管理過程中需要有一支專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高的管理隊(duì)伍，這樣才能更加有利于地質(zhì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。地質(zhì)勘查部門在人員招聘過程中，要注重檔案管理人員的專業(yè)性，注重檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，除了熟悉檔案業(yè)務(wù)外，還應(yīng)對(duì)地質(zhì)專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)有一定了解，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，安排管理人員去其他單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力，并制定相應(yīng)的管理制度和合理的人員獎(jiǎng)懲辦法加強(qiáng)人員管理。隨著地質(zhì)檔案資料管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和加強(qiáng)自身對(duì)于現(xiàn)代自動(dòng)化辦公軟件的掌握能力和應(yīng)用水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想和管理意識(shí)，強(qiáng)化管理能力，以更好的勝任當(dāng)前快速發(fā)展的地質(zhì)檔案室的管理要求，明確管理目標(biāo)，促進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結(jié) 語

地質(zhì)檔案是地質(zhì)單位的重要資源，做好數(shù)據(jù)分析與檔案管理是地勘工作單位一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。相關(guān)人員分析地質(zhì)檔案管理過程中存在的問題，結(jié)合工作實(shí)際開展有效的處理方法，與時(shí)俱進(jìn)，提高地質(zhì)資料的應(yīng)用效率，挖掘地質(zhì)檔案的潛在價(jià)值，推進(jìn)我國(guó)的地質(zhì)檔案工作的有序發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張海蘭.做好地質(zhì)檔案管理工作[J].西部探礦工程，2014（7）.

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[關(guān)鍵詞] 檔案管理 信息化 規(guī)范化

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體,是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。它充分反映了我省礦產(chǎn)的發(fā)現(xiàn)過程、勘查規(guī)律、取得的成就、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及地質(zhì)工作的全貌,是現(xiàn)在和今后地質(zhì)工作的重要參考。我省的地質(zhì)檔案資料經(jīng)過幾代地質(zhì)檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實(shí)踐,管理水平尤其是檔案管理的規(guī)范程度大大提高。

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。任何一項(xiàng)工作如果領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持,許多具體的工作都會(huì)困難重重。地質(zhì)檔案管理工作更是離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的概念、態(tài)度,對(duì)地質(zhì)工作的發(fā)展是十分重要的。領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)及對(duì)檔案的重視程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí),愛崗敬業(yè)搞好服務(wù),充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在科研、生產(chǎn)、二次開發(fā)中的作用,才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

我館從上世紀(jì)90年代初至今,在廳局領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)展顯著,體現(xiàn)在:檔案管理人員人手一臺(tái)計(jì)算機(jī);配備了服務(wù)器,建立電子閱覽室;添置了空調(diào)、除濕機(jī);更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊(duì)伍也得到了充實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視為地質(zhì)檔案資料管理規(guī)范化創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。

2 加強(qiáng)制度建設(shè),重在基礎(chǔ)管理

加強(qiáng)制度建設(shè),是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提。我館從建立以來,根據(jù)地質(zhì)資料的特性和工作要求不斷改進(jìn)管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(借閱庫)》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(備用庫)》、《地質(zhì)資料保密制度》、《地質(zhì)資料定期檢查制度》、《地質(zhì)資料搶救修復(fù)制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對(duì)館藏重要的地質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化,制定了相應(yīng)的《數(shù)字化地質(zhì)資料保管制度》;2007年根據(jù)國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》和國(guó)土資源部國(guó)家保密局《全國(guó)地質(zhì)資料清理工作方案》,對(duì)全館館藏地質(zhì)資料進(jìn)行地質(zhì)資料的清理工作,制定了《地質(zhì)資料借閱制度》。從而使我館地質(zhì)資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè),推動(dòng)地質(zhì)檔案規(guī)范化

健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),以信息化推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求,也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。

從1997年國(guó)土資源大調(diào)查數(shù)字國(guó)土工程項(xiàng)目開展以來,我館先后使用全國(guó)地質(zhì)資料目錄信息服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.4、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.6、成果地質(zhì)資料電子文檔制作瀏覽系統(tǒng)(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質(zhì)資料制作瀏覽系統(tǒng)對(duì)原有和新增的重要地質(zhì)資料進(jìn)行了數(shù)字化處理,使我館館藏地質(zhì)資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進(jìn)辦公自動(dòng)化有限公司聯(lián)合開發(fā)了福建省地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng),推進(jìn)了我館地質(zhì)資料查閱利用方式現(xiàn)代化的變革。該軟件通過計(jì)算機(jī)信息化處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化館藏地質(zhì)資料的智能檢索、權(quán)限判別、無損調(diào)閱、選擇打印、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等目標(biāo)。為保證系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效地運(yùn)行,本系統(tǒng)做到了系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)充性,系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性,系統(tǒng)的先進(jìn)性。利用者可以準(zhǔn)確、快捷地查閱與調(diào)閱各類地質(zhì)資料,使我館檔案管理規(guī)范化達(dá)到了一個(gè)新的高度。

4 提高管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來、科技進(jìn)步所引發(fā)的檔案工作變革,給地質(zhì)檔案工作人員一個(gè)新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發(fā)生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案;地質(zhì)檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。如何適應(yīng)這些變化和滿足新時(shí)期檔案工作的需要,如何提高地質(zhì)檔案的管理水平,搞好檔案管理規(guī)范化,檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高是一個(gè)不可忽視的因素。

地質(zhì)檔案資料管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業(yè)道德,又要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí),還要掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。因此,檔案管理人員既要加強(qiáng)管理意識(shí),又要掌握現(xiàn)代化管理技能,還必須了解一定的地質(zhì)專業(yè)知識(shí),如地質(zhì)勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識(shí)更新度,做一個(gè)既懂地質(zhì)、檔案專業(yè)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才,才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

篇6

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目檔案管理;立項(xiàng);驗(yàn)收;控制

建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的目的是為更好地完成和實(shí)現(xiàn)歷史的重任，更是檔案法賦予項(xiàng)目主管部門和建設(shè)單位義不容辭的職責(zé)。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的增進(jìn)，規(guī)模的擴(kuò)大，許多建設(shè)項(xiàng)目不斷涌現(xiàn)。如何管理建設(shè)項(xiàng)目檔案，是目前檔案工作者的一個(gè)重中之重的任務(wù)。

一、煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案是指，是對(duì)煤礦建設(shè)項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理的成果.是項(xiàng)目檔案保管的最小單位，是從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等過程形成的需要?dú)w檔保存的文字、圖表、聲像，影像、圖紙等材料，主要由施工文件、監(jiān)理文件、和竣工文件及基建文件組成。監(jiān)理文件主要是在建設(shè)工程監(jiān)理實(shí)施過程中形成的并由監(jiān)理單位收集、整理的文件由監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理會(huì)議記要、監(jiān)理通知單、監(jiān)理日志、旁站記錄、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程停復(fù)工令、監(jiān)理抽檢記錄、投資控制文件。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料，包括開工報(bào)審文件、開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）、圖紙會(huì)審記錄、人員設(shè)備的報(bào)驗(yàn)、原材料出廠的質(zhì)量合格證及進(jìn)場(chǎng)試驗(yàn)報(bào)告，測(cè)量放線記錄、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄、洽商記錄、施工試驗(yàn)記錄和報(bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、施工日志、施工總結(jié)、質(zhì)量事故處理記錄、工程質(zhì)量保證書、竣工圖等。

竣工文件包括工程規(guī)劃驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收文件、工程竣工驗(yàn)收備案文件等。主要由施工文件材料、監(jiān)理文件材料各竣工圖組成。

二、做好煤炭檔案管理具體方法

1、首先要高度重視煤炭建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。認(rèn)識(shí)到他的重要性，不按規(guī)定收集、整理和保管建設(shè)項(xiàng)目檔案，就不能通過檔案驗(yàn)收，按《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，項(xiàng)目檔案不經(jīng)過驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格的，就不能進(jìn)行整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，他對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收起著決定性的作用，說明搞不好項(xiàng)目檔案管理工作其他工作就會(huì)受影響，這充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的重要性。項(xiàng)目檔案也是施工過程的最原始的記載，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全部過程，還動(dòng)態(tài)反映了建設(shè)過程中的變化和發(fā)展，及中間的每一個(gè)環(huán)節(jié)。它對(duì)單位的發(fā)展、建設(shè)、生產(chǎn)、安全、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提高管理水平等，都有著非常重要的作用。項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學(xué)管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。其次要做好歸檔檔案質(zhì)量控制，檔案管理的質(zhì)量控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，它牽涉的人員雜、單位多、時(shí)間長(zhǎng)。但項(xiàng)目檔案資料高質(zhì)量歸檔是項(xiàng)目工程建設(shè)的最終成果反映，只要真正重視建設(shè)工程檔案資料的管理，做好全過程跟蹤控制，就能有效地控制項(xiàng)目檔案資料的歸檔質(zhì)量。除此之外，檔案對(duì)項(xiàng)目建成后也有著非常重要的作用，如在以后的使用、管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改等方面出現(xiàn)問題，都需要通過查檔來解決。檔案的收集不齊全，保管不安全，整理不規(guī)范都會(huì)影響建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)行及效益的發(fā)揮。檔案管理人員要高度重視項(xiàng)目檔案工作。就要從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，指定專人負(fù)責(zé)對(duì)行成資料的收集、整理、管理工作。工程的工期越長(zhǎng)，規(guī)模越大，技術(shù)越復(fù)雜，工程檔案資料就越多。工程項(xiàng)目監(jiān)理單位工作繁多，應(yīng)當(dāng)按規(guī)范要求指定專人具體負(fù)責(zé)管理工程檔案資料。

2、制定檔案的管理借閱制度;制度健全，措施到位是項(xiàng)目檔案在控的保證，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，制定規(guī)范的崗位責(zé)任，實(shí)行考核并與獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰掛鉤。做到“三納入”（1）檔案管理納入建設(shè)項(xiàng)目管理制度年度工作計(jì)劃和中長(zhǎng)期規(guī)劃，（2）檔案管理應(yīng)由項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)分管，納入領(lǐng)導(dǎo)班子的議事日程。（3）檔案管理納入目標(biāo)管理責(zé)任制和崗位責(zé)任制，沒有規(guī)矩，不成方圓，建設(shè)項(xiàng)目由于所涉及的單位、人、及環(huán)節(jié)多，且工期長(zhǎng)、規(guī)模大、資料龐雜，想要做到規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，只靠檔案管理部門的少數(shù)幾個(gè)人是很難辦到的。因此，必須制定切合實(shí)際的管理程序和組織架構(gòu)，為做好項(xiàng)目檔案工作提供強(qiáng)有力保障。

3、煤炭項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理;項(xiàng)目檔案資料應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一管理，項(xiàng)目檔案工作應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序中，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，工程項(xiàng)目部資料室應(yīng)根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，檔案人員根據(jù)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃跟蹤、檢查、指導(dǎo)檔案資料收集整理工作，項(xiàng)目部及各專業(yè)組應(yīng)配備專兼職資料員，施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位要配專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。項(xiàng)目檔案資料管理的過程控制要做到三部曲。3.1事前控制，是指工程檔案資料的質(zhì)量管理關(guān)口前移，建立工程檔案資料質(zhì)量控制機(jī)制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源的質(zhì)量關(guān)。從組織上保證工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)工程檔案資料的前期管理控制。3.2工程檔案資料管理的事中控制，事中控制，是指對(duì)工程正在進(jìn)行過程中的檔案資料的形成進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的全過程跟蹤管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)過程中，依據(jù)前期制定的各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。事中控制就是要根據(jù)工程實(shí)際進(jìn)度對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行同步檢查和經(jīng)常檢查。所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設(shè)同步，尤其要抓住工程建設(shè)的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗(yàn)收階段、中間驗(yàn)收階段、交工驗(yàn)收階段等等，檢查工程原始資料是否真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量是否規(guī)范，滿足業(yè)主要求。 3.3工程檔案資料管理的事后控制：事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對(duì)工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細(xì)則對(duì)承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案驗(yàn)收要同步進(jìn)行，為確保工程竣工檔案順利通過驗(yàn)收，應(yīng)對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行初驗(yàn)，檢查各項(xiàng)合同項(xiàng)目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對(duì)所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗(yàn)收前檢查整改結(jié)果，提出驗(yàn)收意見。對(duì)于在工程檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題要進(jìn)行收集整理，造成檔案丟失或不按時(shí)按質(zhì)進(jìn)行移交的要進(jìn)行處罰，同時(shí)要及時(shí)糾正。

4、認(rèn)真做到“四同步”，用四同步制度規(guī)范項(xiàng)目檔案的收集工作。（1）下達(dá)計(jì)劃、任務(wù)有同時(shí)提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求，（2）檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度同步于檢查項(xiàng)目文件材料積累情況，（3）評(píng)審鑒定項(xiàng)目成果同步于驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔，（4）項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料歸檔同步。

5、做好項(xiàng)目檔案的前期介入工作：要從檔案材料形成的源頭做起，做到前端控制，開工前，檔案主管部門把文件材料的收集范圍、建設(shè)項(xiàng)目檔案的具體要求、歸檔清單等向工程建設(shè)單位進(jìn)行技術(shù)交底。由于建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)工作量大且又非常繁忙，資料瑣碎，且檔案管理又不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以對(duì)資料整理只限于應(yīng)付，精力多集中在工地施工上。如不對(duì)項(xiàng)目檔案資料的管理工作進(jìn)行檢查督導(dǎo)，就會(huì)導(dǎo)致大量資料丟失。到最后很可能一塌糊涂，沒法進(jìn)行收集，還要定期對(duì)各口相關(guān)人員進(jìn)行檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，提高運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的技能水平，成為業(yè)務(wù)精通技術(shù)精湛，一崗多能的管理能手，使其掌握項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范、要求，不要等到檔案驗(yàn)收時(shí)，才知道還有整理標(biāo)準(zhǔn)和保管要求，那時(shí)資料已經(jīng)積累了很多很多，不好整改，工作就很被動(dòng)。所以檔案部門要及早跟蹤施工進(jìn)度，及早介入，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各種資料要進(jìn)行定期或不定期檢查評(píng)比，確保檔案在形成過程中就完整、規(guī)范，為項(xiàng)目最終通過驗(yàn)收組的驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

6、把項(xiàng)目文件材料的收集、歸檔、整理和列入合同管理。只有對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的資料進(jìn)行全程跟蹤收集和管理，才能收集到完整、齊全，規(guī)范的項(xiàng)目檔案。對(duì)于大型項(xiàng)目，參建單位也多，形成的文件材料更是龐雜，由建設(shè)單位全部整理也不現(xiàn)實(shí)，建設(shè)單位在招標(biāo)合同中注明對(duì)資料的要求，因此在與參建單位簽定合同時(shí)就應(yīng)規(guī)定項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和數(shù)量及移交時(shí)間等，把建設(shè)項(xiàng)目文件材料的檔案管理納入合同管理，實(shí)行檔案管理責(zé)任制，對(duì)不按照規(guī)定做的、逾期不交檔案的，提出整改建議，或是依照規(guī)定給予處罰，更嚴(yán)重的的實(shí)行責(zé)任追究。做到檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)全過程管理。檔案管理人員對(duì)移交的資料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定后，如不合要求責(zé)令重改，符合要求后，才能辦理移交手續(xù)。

7、注重電子及聲像材料的收集：不僅要做到紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，還要按照電子文件歸檔的要求，將所有資料的電子文件一起移交檔案部門，為檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理做好基礎(chǔ)性工作，應(yīng)注重聲像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等這些收集的難點(diǎn)工作。

總之，一個(gè)項(xiàng)目從醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工，到投入使用，是一個(gè)很漫長(zhǎng)的過程，期間所收集保存的各種形式與載體的文件材料，都凝集了組織者、設(shè)計(jì)者、建設(shè)者者的心血，檔案管理者要強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，注重過程控制，主動(dòng)參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程，認(rèn)真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù)。從宣傳檔案的重要性入手，引起人的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值和作用。在檔案管理過程中要不斷探索，積極進(jìn)取，吸取其他單位、其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和方法，在工作中不斷進(jìn)步，逐漸提高，找出好的、新的方法，適應(yīng)各種變化，更好地管理檔案，提高專業(yè)工作水平，為單位的生產(chǎn)、建設(shè)和管理服務(wù)。

篇7

關(guān)鍵詞：技術(shù)資料 收集整理 工程檔案

高速公路橋梁工程檔案既為施工管理、竣工驗(yàn)收、維修改造服務(wù)，又為稽查、驗(yàn)收、審計(jì)提供重要依據(jù)，更是橋梁運(yùn)行管理的保障。因此如何做好橋梁工程檔案資料的收集整理工作是實(shí)現(xiàn)橋梁工程順利交驗(yàn)的重要保障。針對(duì)自己在桃花峪黃河大橋項(xiàng)目建設(shè)中負(fù)責(zé)竣工檔案整理過程中的一點(diǎn)體會(huì)，淺談一下自己對(duì)橋梁施工階段檔案資料的收集整理存在問題的認(rèn)識(shí)。

1 工程檔案的定義

1.1 工程檔案的定義 工程檔案是將工程項(xiàng)目在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的技術(shù)資料和文件材料，按照項(xiàng)目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

1.2 橋梁工程技術(shù)資料的定義 橋梁工程技術(shù)資料是記載橋梁施工活動(dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是施工單位在橋梁施工過程中形成的，是實(shí)物質(zhì)量的真實(shí)寫照，它反映了項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全質(zhì)量管理等方面的實(shí)際情況，因此它是核定橋梁工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，又是橋梁工程檔案的重要組成部分，更是橋梁工程竣工交付使用的必備文件。

2 工程檔案與技術(shù)文件、技術(shù)資料的關(guān)系

2.1 工程檔案與技術(shù)文件的關(guān)系 ①完成了文書處理程序的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。② 有日后查考價(jià)值的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。③經(jīng)過人們系統(tǒng)整理的技術(shù)文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。

2.2 工程檔案與技術(shù)資料的關(guān)系 檔案和資料都是項(xiàng)目信息的載體。兩者的區(qū)別在于：①材料的形成方式不同。②材料的保存目的不同。③材料之間的關(guān)系不同。

3 目前工程檔案收集整理過程中的常見問題

3.1 檔案資料管理執(zhí)行力度不夠 ①檔案資料管理制度或措施執(zhí)行不力，不能做到隨時(shí)形成，隨時(shí)收集，隨時(shí)整理。②管理人員責(zé)任劃分不明確，造成檔案資料管理無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。③檔案資料管理不能實(shí)現(xiàn)獨(dú)立辦公，造成各種技術(shù)資料的混合放置。

3.2 檔案資料不完整 ①現(xiàn)場(chǎng)施工記錄資料不完整，部分表格不規(guī)范或表格不統(tǒng)一，表格填寫出現(xiàn)缺項(xiàng)，漏項(xiàng)。②變更文件、方案及申報(bào)文件的管理不系統(tǒng)，文件的產(chǎn)生者和歸檔者相互獨(dú)立，造成部分文件無法及時(shí)完成歸檔。

3.3 技術(shù)文件不準(zhǔn)確 ①文件內(nèi)容缺項(xiàng)，文件內(nèi)容不準(zhǔn)確。②無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備。

3.4 對(duì)其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

4 如何在施工過程中加強(qiáng)檔案資料的收集整理工作

施工過程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過程中，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)各分項(xiàng)工程產(chǎn)生的有價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖像、視頻進(jìn)行收集整理匯總的過程。技術(shù)資料的整理要做到隨時(shí)形成，隨時(shí)收集，隨時(shí)整理。這也是體現(xiàn)檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗(yàn)收”原則的一個(gè)方面。更是確保工程檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本要求。此階段的工作要求和預(yù)防措施主要分為以下幾個(gè)方面：

4.1 建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責(zé) ①完善檔案管理機(jī)構(gòu)。每個(gè)工程的完成，都是項(xiàng)目部各個(gè)部門協(xié)同合作的結(jié)果。而檔案資料的產(chǎn)生又來源于不同的部門。為保證檔案資料的系統(tǒng)性，就需要項(xiàng)目部設(shè)立獨(dú)立的部門，來進(jìn)行檔案資料的管理。并對(duì)檔案資料的管理部門制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制。這樣，不同資料的產(chǎn)生部門在完成資料的簽認(rèn)后就可以把資料保存到資料的保管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。②細(xì)化管理人員責(zé)任。由于檔案資料的來源廣，管理人員又較多，因此項(xiàng)目部應(yīng)逐級(jí)建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關(guān)人員的操作流程。對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料來說，可以對(duì)技術(shù)人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，明確誰負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工的質(zhì)量控制，誰負(fù)責(zé)施工過程中施工日志的記錄、各類原始數(shù)據(jù)的收集整理和技術(shù)資料的簽認(rèn)。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進(jìn)行分工。這樣環(huán)環(huán)相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統(tǒng)化。

4.2 及時(shí)做好技術(shù)資料的記錄和收集 技術(shù)資料是施工質(zhì)量情況的真實(shí)反映，各種資料必須按照施工的進(jìn)度及時(shí)記錄、整理。這就要求負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工的技術(shù)人員要及時(shí)完成施工日志的填寫，并將當(dāng)天的施工內(nèi)容及時(shí)整理成技術(shù)資料，這樣才不會(huì)造成技術(shù)資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時(shí)間都比較長(zhǎng)、技術(shù)人員的變動(dòng)較大，技術(shù)資料的種類多，這就容易造成項(xiàng)目不同階段產(chǎn)生的有關(guān)工程技術(shù)資料之間的關(guān)系不清，應(yīng)歸檔的材料不全，歸檔材料內(nèi)容缺項(xiàng)等問題。殘缺不全或不成系統(tǒng)的技術(shù)資料不僅會(huì)給以后的整理工作造成困難，而且對(duì)日后工程檔案的利用也會(huì)留下十分嚴(yán)重的隱患。因此，要保證技術(shù)資料的及時(shí)收集，就要求項(xiàng)目部定期組織相關(guān)人員對(duì)不同時(shí)期，不同分項(xiàng)工程的技術(shù)資料進(jìn)行階段性檢查。這樣即使出現(xiàn)漏項(xiàng)缺項(xiàng)情況，也能及時(shí)補(bǔ)充完善。

4.3 確保技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性 真實(shí)性是技術(shù)資料的靈魂，只有真實(shí)的資料才具有參考價(jià)值，才能反應(yīng)施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況。所以堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現(xiàn)問題，這些數(shù)據(jù)不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而還會(huì)造成工程技術(shù)資料的混亂。資料的整理必須來源現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)事求是。

準(zhǔn)確性是工程技術(shù)資料的核心。項(xiàng)目的單位分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)填寫計(jì)算要準(zhǔn)確。對(duì)分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。要規(guī)范資料用表，相同的分項(xiàng)工程所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門。文字說明部分也要規(guī)范用語，不能采用口語，表述要簡(jiǎn)潔明了，不產(chǎn)生歧義。有些技術(shù)人員知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過于簡(jiǎn)單隨意，于是就出現(xiàn)了單純從內(nèi)業(yè)看，施工現(xiàn)場(chǎng)就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術(shù)資料的時(shí)候一定要抱著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保技術(shù)資料內(nèi)容的準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

4.4 確保工程技術(shù)資料的完整性 不完整的技術(shù)資料就不能系統(tǒng)地、全面地了解施工項(xiàng)目的質(zhì)量狀況。不僅資料的內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及到的數(shù)據(jù)也要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)施工和原始資料要完整統(tǒng)一。完整的施工資料不僅要有技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料、測(cè)量資料、質(zhì)量認(rèn)可資料和相關(guān)檢測(cè)報(bào)告。所以技術(shù)資料收集整理的過程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過程的順利進(jìn)行。

4.5 做好技術(shù)資料的整理保管 由于施工現(xiàn)場(chǎng)的分項(xiàng)工程較多，所以技術(shù)資料大多分散在不同的技術(shù)人員手中，因此需要有專人對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。對(duì)于橋梁工程的資料來說，我們可以按墩臺(tái)號(hào)分別整理，可以把一個(gè)墩的所有樁基、承臺(tái)、墩身資料放在一起。也可以把一個(gè)橋的樁基資料全部放在一起，承臺(tái)全部放在一起。但是不管以哪種方式進(jìn)行，都要保證歸檔的資料要與施工現(xiàn)場(chǎng)保持統(tǒng)一。對(duì)歸檔的資料建立專門的臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還要方便查閱，最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發(fā)現(xiàn)不同分項(xiàng)工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態(tài)（資料內(nèi)容是否完整，是否完成簽認(rèn)等）和存放地點(diǎn)。

5 工程竣工階段檔案收集整理的任務(wù)及注意事項(xiàng)

項(xiàng)目竣工階段，主體工程的技術(shù)資料已經(jīng)基本形成，這就需要主動(dòng)和業(yè)主進(jìn)行溝通，掌握業(yè)主對(duì)竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規(guī)范和整理要求進(jìn)行有序的整理。

5.1 對(duì)過程中技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)核查 每個(gè)項(xiàng)目都有若干個(gè)分項(xiàng)工程組成，因此產(chǎn)生的技術(shù)資料也比較多。單單做好施工資料整理過程中的控制是不夠的，項(xiàng)目后期我們還需要將每個(gè)分項(xiàng)工程產(chǎn)生的施工記錄，施工日志，試驗(yàn)資料，測(cè)量資料，檢測(cè)報(bào)告等再做一次系統(tǒng)的核查。只有確保每個(gè)分項(xiàng)工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統(tǒng)排列的順利進(jìn)行。

5.2 工程檔案中其他資料的準(zhǔn)備 工程檔案是一個(gè)綜合的概念，并不只是技術(shù)資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計(jì)量支付文件、控制點(diǎn)測(cè)量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內(nèi)容，這些內(nèi)容就需要檔案整理人員提前學(xué)習(xí)相關(guān)文件，與項(xiàng)目的其他相關(guān)部門及時(shí)做好溝通，確保其他歸檔資料的及時(shí)完善。

6 結(jié)語

工程檔案是工程建設(shè)過程中不同時(shí)期或階段產(chǎn)生的各類材料的合理匯總，而技術(shù)資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設(shè)的不同階段，及時(shí)完成需歸檔技術(shù)資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。因此檔案資料的整理工作貫穿在日常工作之中，貫穿在施工生產(chǎn)的全過程是保證工程檔案質(zhì)量的必要手段，是實(shí)現(xiàn)工程檔案順利交驗(yàn)的有效措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]王向明.上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系.《高效實(shí)用的公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理》課件.

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關(guān)鍵詞：技術(shù)資料；基本要求；規(guī)范化；監(jiān)理資料意義

Abstract: Since entering the new century, China's rapid development of social economy, but also need to continue to increase investment in infrastructure. Construction units for the construction technology of data access to high quality, it is necessary to establish the collection and management system of project data, clear construction technical data archiving. Briefly the engineering data management and construction supervision information management.

Key words: information technology; the basic requirements; standardization; supervision data significance

中圖分類號(hào)：TU74

前言：

工程資料管理工作是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作,是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門、貫穿整個(gè)施工過程的一項(xiàng)復(fù)合性工作,要保證工程竣工資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范、齊全,真實(shí)地記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過程,就必須不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平,只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料,從而為建設(shè)一流工程項(xiàng)目提供資料方面的保證。

一、建筑施工項(xiàng)目工程技術(shù)資料管理

1、建筑施工項(xiàng)目中施工技術(shù)資料管理的重要性：

1.1施工技術(shù)資料是城市建設(shè)及管理的依據(jù)之一。建筑施工單位竣工驗(yàn)收交付使用一定時(shí)期后，由于施工中存在著質(zhì)量隱患或養(yǎng)護(hù)措施不得力等原因，工程相繼出現(xiàn)各種質(zhì)量缺陷，為了保證施工質(zhì)量，延長(zhǎng)工程使用壽命，必須進(jìn)行維修和補(bǔ)強(qiáng)。這就必須通過查閱該工程的技術(shù)資料檔案，以便采取合適、有效的措施。工程技術(shù)規(guī)劃和設(shè)計(jì)人員必須詳細(xì)地了解工程下面的各種工程管線的布局和走向，以便做出正確的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，這些資料可以通過查閱該工程的技術(shù)資料檔案。

1.2施工技術(shù)資料是工程質(zhì)量的客觀見證。質(zhì)量就是“反映產(chǎn)品或服務(wù)滿足明確或隱含需要能力的特征和特性的總和”。就建筑工程而講，一項(xiàng)工程、一棟房屋、一條排水管道應(yīng)滿足建筑或者排放所需的功能和使用價(jià)值，應(yīng)符合設(shè)計(jì)、規(guī)范要求和合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。工程的建設(shè)過程，就是質(zhì)量形成的過程，工程質(zhì)量在形成過程中應(yīng)有相應(yīng)的技術(shù)資料作為見證。

1.3施工技術(shù)資料是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。 建筑單位施工技術(shù)管理資料是在施工過程中逐步形成的技術(shù)文件材料轉(zhuǎn)化而來的。它與完成工程主體有著同樣的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、記載建筑單位主體及施工過程的重要文件，是建筑單位施工的直接成果之一，對(duì)施工起著指導(dǎo)和依據(jù)的作用。它代表著施工企業(yè)的綜合管理水平。

2、 建筑施工單位的施工特點(diǎn)，施工技術(shù)資料的基本要求

2.1施工技術(shù)資料應(yīng)具有真實(shí)性。施工技術(shù)資料的真實(shí)性就是真實(shí)地反映工程實(shí)體的質(zhì)量狀況。真實(shí)性是施工技術(shù)資料的生命，否則施工技術(shù)資料的存檔就毫無意義。我們知道，施工技術(shù)資料是工程質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收備案的依據(jù)之一，也是工程建設(shè)和管理的依據(jù)，尤其是建筑單位進(jìn)行維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建的依據(jù)。一旦這些依據(jù)喪失了真實(shí)性，就毫無使用價(jià)值。相反，虛假的技術(shù)依據(jù)不僅給建筑施工單位質(zhì)量的評(píng)價(jià)帶來錯(cuò)誤的結(jié)論，而且也給工程的改建和擴(kuò)建帶來麻煩，甚至?xí)斐呻y以想象的嚴(yán)重后果。

2.2施工技術(shù)資料應(yīng)具有規(guī)范性。施工技術(shù)資料的規(guī)范性就是在填寫、整理施工技術(shù)資料時(shí)，應(yīng)遵照有關(guān)的工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)要求，文件成果應(yīng)達(dá)到規(guī)定的廣度和深度。工程技術(shù)管理人員，尤其是技術(shù)資料負(fù)責(zé)人、資料員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和實(shí)施國(guó)家、行業(yè)的技術(shù)法規(guī)，認(rèn)真、全面地整理、填寫施工技術(shù)資料，及時(shí)歸檔，使施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.3施工技術(shù)資料應(yīng)具有信息化要求。建筑施工單位施工技術(shù)資料經(jīng)整理組卷后，應(yīng)及時(shí)送交城市建設(shè)檔案部門存檔。它是在城市基本建設(shè)和基本設(shè)施管理的過程中形成的，是對(duì)建筑單位建設(shè)的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，是工程建設(shè)、維護(hù)、管理、規(guī)劃的可靠依據(jù)，是工程建設(shè)不可缺少的信息幫手，是具有實(shí)際社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的信息源。

3、技術(shù)資料的整理必須規(guī)范化 工程技術(shù)資料必須基本齊全,除真實(shí)、準(zhǔn)確、完整外,還必須規(guī)范,具體要做好以下幾個(gè)方面:(1)簽字要齊全,字跡清晰,無代簽現(xiàn)象,統(tǒng)一使用A4紙進(jìn)行裝訂,保持紙面整潔,無污染;必須用碳素墨水書寫;(2)分類分項(xiàng)要明確,封面、三級(jí)目錄、各種材料的匯總清單資料應(yīng)齊全,逐頁編碼,排列有序;(3)設(shè)計(jì)變更單、施工現(xiàn)場(chǎng)簽證單及技術(shù)核定單必須收集齊全,圖紙中結(jié)構(gòu)、外觀、形式、工藝發(fā)生重大變化的,按照實(shí)際情況重新繪制竣工圖。設(shè)計(jì)變化不大的,可將變更部分標(biāo)注在原施工圖上,并注明標(biāo)注人及標(biāo)注時(shí)間,另蓋竣工圖章作為竣工圖?？⒐D章加蓋在圖簽右上方空白處,竣工圖編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)理工程師及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理應(yīng)逐張簽字,并保證圖紙無油污、無磨損、圖字清晰;

二、建筑施工項(xiàng)目工程監(jiān)理資料管理

1、監(jiān)理資料管理的意義 建設(shè)工程監(jiān)理資料管理,是建設(shè)工程信息管理的一項(xiàng)重要工作。它是監(jiān)理工程師實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理、進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。

對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。建設(shè)工程監(jiān)理的主要任務(wù)是進(jìn)行工程項(xiàng)目的目標(biāo)控制,而控制的基礎(chǔ)是信息;如果沒有及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息,監(jiān)理工程師就無法實(shí)施有效的控制。在建設(shè)工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種信息,經(jīng)過收集、整理、加工和傳遞,以監(jiān)理文件檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存,會(huì)成為有價(jià)值的監(jiān)理信息資源,它是監(jiān)理工程師進(jìn)行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。

對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,可以極大地提高監(jiān)理工作效率。監(jiān)理文件檔案資料經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類,形成監(jiān)理文件檔案資料庫,當(dāng)監(jiān)理工程師需要時(shí),就能及時(shí)有針對(duì)性地提高完整的資料,從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題;反之,如果文件檔案資料分散管理,就會(huì)導(dǎo)致混亂,甚至散失,最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。

對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。監(jiān)理文件檔案資料的管理,是把監(jiān)理過程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存,從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面,在項(xiàng)目建成竣工以后,監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位,作為建設(shè)項(xiàng)目的工程監(jiān)理檔案;另一方面,完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料,監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn),有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。

2、加強(qiáng)對(duì)施工資料的監(jiān)理

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[關(guān)鍵詞] 電子檔案； 管理； 歸檔； 高校； 規(guī)范化； 措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

隨著我國(guó)高校管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，檔案資料的載體形式日益多元化，以磁盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備作為載體的電子檔案文件日益增多，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料相比，具有信息存儲(chǔ)密度高、信息存儲(chǔ)形式多樣性以及信息的集成性較高等的優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)前已經(jīng)成為高校檔案資料的重要形式。因此，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，這對(duì)于確保高校教學(xué)、科研以及學(xué)生管理工作的正常開展也具有重要的作用。

1 電子檔案資料技術(shù)特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析

（1） 可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計(jì)算機(jī)作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統(tǒng)計(jì)以及存儲(chǔ)查閱等流程都是借助于計(jì)算機(jī)來完成的，這就改變了傳統(tǒng)的人工作業(yè)管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也減輕了檔案管理工作強(qiáng)度，使檔案管理質(zhì)量得以提高。

（2） 電子檔案資料有助于實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，無論是各項(xiàng)信息資料數(shù)據(jù)的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問題，采用電子檔案形式之后，應(yīng)用檔案管理辦公軟件，可以根據(jù)主題或者關(guān)鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過軟件可以實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對(duì)于電子檔案的共享使用十分有利。

（3） 電子檔案資料寫入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)以及各種存儲(chǔ)設(shè)備朝著大容量、高速度的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)寫入、讀取速度非?？?。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節(jié)約檔案資料的庫房占地面積，同時(shí)檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

1.2 電子檔案的技術(shù)劣勢(shì)分析

（1） 電子檔案的安全隱患問題較為嚴(yán)重。在電子檔案的整理存儲(chǔ)過程中，很容易受到互聯(lián)網(wǎng)中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲(chǔ)的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改也不會(huì)存在痕跡，因此容易出現(xiàn)檔案資料被非法篡改問題。

（2） 電子檔案的技術(shù)升級(jí)頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計(jì)算機(jī)來完成的，由于電子產(chǎn)品的升級(jí)更新速度較快，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者是軟件系統(tǒng)升級(jí)改造之后，為了確保數(shù)據(jù)格式與操作系統(tǒng)的相容性，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換或者是升級(jí)更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續(xù)可讀。

（3） 電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計(jì)算機(jī)完成，而存儲(chǔ)則主要是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)盤等設(shè)備上，這就導(dǎo)致電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)介質(zhì)的依賴性較強(qiáng)。如果存儲(chǔ)設(shè)備損壞或者是缺少備份，容易造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

2 當(dāng)前我國(guó)高校電子檔案管理存在的問題

（1） 高校電子檔案的歸檔管理不完善。歸檔工作是電子檔案管理工作的首要任務(wù)，然而我國(guó)部分高校檔案管理部門，正是在歸檔工作這一首要環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了問題，導(dǎo)致電子檔案管理工作效率不高。首先，對(duì)于電子文件檔案資料的原稿保護(hù)重視不足，對(duì)于電子檔案資料原稿隨意增刪的問題較為嚴(yán)重。其次，電子檔案歸檔程序不明確，對(duì)于電子檔案的收集、整理、篩選以及分類使用沒有形成一套系統(tǒng)完整的管理程序。此外，在歸檔程序管理上，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，存儲(chǔ)設(shè)備選擇不當(dāng)，數(shù)據(jù)格式分類不當(dāng)，都有可能造成電子檔案資料的損壞與丟失。

（2） 電子檔案保存管理問題較多。當(dāng)前高校在電子檔案保存管理上同樣存在著較多的問題，主要是對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的保管缺乏專門的設(shè)備，由于一些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備非常不穩(wěn)定，很容易造成電子檔案資料數(shù)據(jù)的丟失。此外，一些重要的檔案資料缺乏必要的備份，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，很難恢復(fù)，特別是對(duì)于一些重要的科研資料，將會(huì)造成重大的損失。

（3） 檔案管理工作制度缺失。部分高校檔案管理部門沒有制定完善的檔案管理工作制度，一些檔案管理工作人員在開展電子檔案管理工作中缺乏指導(dǎo)，再加上電子檔案管理對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力要求較高，造成了電子檔案管理工作的整體水平不高。

3 高校電子檔案管理規(guī)范化措施

（1） 做好電子檔案的歸檔管理。完善電子檔案的歸檔管理，首先應(yīng)該明確電子檔案的具體歸檔范圍。電子檔案的歸檔內(nèi)容主要包括以下幾方面：高校內(nèi)部各部門在教學(xué)、科研或者是管理活動(dòng)中所形成的各類電子公文；高校信息網(wǎng)站的重要信息資料；高校教學(xué)科研活動(dòng)、黨政管理活動(dòng)以及學(xué)校重大活動(dòng)中所形成的各種圖像或者影音資料；學(xué)校內(nèi)部運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫或者是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的復(fù)制件；高校教師科研活動(dòng)記錄或者是學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)資料等需要電子版保存的文件。在明確了電子檔案的歸檔范圍之后，應(yīng)該組織高校檔案管理部門對(duì)電子檔案的有效性與完整性進(jìn)行相應(yīng)的鑒定審核。對(duì)于需要加密的電子文件，則應(yīng)該提前做好加密處理，同時(shí)一并將電子文件的技術(shù)加密方法進(jìn)行歸檔。在將電子文件歸檔之后，應(yīng)該對(duì)電子檔案的具體內(nèi)容、電子檔案的創(chuàng)建時(shí)間、電子檔案的存儲(chǔ)格式以及電子檔案的文件類型做好附帶說明。此外，在電子文件歸檔過程中，應(yīng)該確保數(shù)據(jù)文件格式的一致性，對(duì)于文本類文檔在歸檔時(shí)一般保存為PDF格式的文件，對(duì)于圖像電子文檔則可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式進(jìn)行保存。視頻以及多媒體文件則主要保存為MPEG或者是AVI格式，音頻文件則主要以MP3與WAV格式進(jìn)行保存。

（2） 完善電子檔案的存儲(chǔ)管理。電子檔案的存儲(chǔ)管理也是電子檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)管理，首先應(yīng)該嚴(yán)格制定《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案實(shí)體分類方案》等技術(shù)文件作為檔案整理以及分類管理工作的依據(jù)。在將電子文檔檔案資料整理存儲(chǔ)之前，必須對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備或者是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行病毒檢查清理工作，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全可靠。對(duì)于重要的電子文件檔案資料，應(yīng)該一式三份進(jìn)行備份處理，一份封存?zhèn)浒?，另一份提供檢索查詢使用，第三份則采取異地存儲(chǔ)的管理方式。為了確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，應(yīng)該采用專門的保護(hù)設(shè)備對(duì)電子文檔進(jìn)行保存管理，通過將存儲(chǔ)設(shè)備置于防光、防磁、防火以及防潮的專業(yè)設(shè)備中，確保電子檔案資料的安全可靠。對(duì)于電子文件檔案資料，每年都應(yīng)該采取機(jī)讀抽檢的方式進(jìn)行檢查，以確保電子檔案的安全保存。同時(shí)應(yīng)該間隔4～5年時(shí)間對(duì)電子檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)存，以免由于存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

（3） 規(guī)范電子檔案資料的查詢使用。對(duì)于電子檔案資料的檢索查詢使用，可以通過與高校的校園網(wǎng)絡(luò)相連接，直接利用這一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案資料的查詢功能，以提高信息檢索與查詢的效率。對(duì)于機(jī)密文件，特別是涉及學(xué)生信息或者是科研成果的電子檔案資料，應(yīng)該按照相關(guān)的保密規(guī)定進(jìn)行管理，所有資料的查詢必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)。可以采取設(shè)置電子密碼或者是授權(quán)IP登錄訪問的方式，按照不同電子檔案資料的密級(jí)程度，進(jìn)行限制性的檢索使用。

（4） 明確電子檔案資料管理工作人員的職責(zé)。為了督促檔案管理工作人員積極開展電子檔案管理工作，應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度，落實(shí)電子檔案管理工作人員的責(zé)任。重點(diǎn)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照管理規(guī)定對(duì)電子檔案資料的收集整理、管理系統(tǒng)的維護(hù)開發(fā)以及檔案資料的檢索使用進(jìn)行細(xì)致的管理。此外，為了提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力水平，應(yīng)該定期對(duì)工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)教育，重點(diǎn)針對(duì)電子檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理系統(tǒng)操作使用等方面進(jìn)行培訓(xùn)，以提高其檔案管理技能。

4 結(jié) 語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案在高校檔案資料中的比重不斷增加，對(duì)于確保高校教學(xué)科研活動(dòng)的順利開展，推動(dòng)高校管理現(xiàn)代化發(fā)揮了重要的作用。由于電子檔案資料無論是在檔案資料的歸集整理還是在建檔保存等方面，都與傳統(tǒng)的檔案資料管理有著明顯的不同，這就要求檔案資料管理人員必須結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，完善檔案的整理、歸集以及存儲(chǔ)保管，進(jìn)而提高高校檔案管理的整體水平。

主要參考文獻(xiàn)

篇10

【關(guān)鍵詞】監(jiān)理資料；重要依據(jù)；規(guī)范化

隨著建設(shè)工程監(jiān)理制在建設(shè)工程項(xiàng)目中的廣泛實(shí)施，監(jiān)理單位已成為工程建設(shè)責(zé)任主體之一，當(dāng)前的建設(shè)工程監(jiān)理主要是施工階段的監(jiān)理工作，在建設(shè)工程監(jiān)理過程中所形成的文件資料，是工程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映，已成為建設(shè)工程竣工檔案的重要組成部分。按照《監(jiān)理規(guī)范》要求，總監(jiān)理工程師應(yīng)對(duì)監(jiān)理資料的管理負(fù)總則。其次，根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點(diǎn)，制定“誰監(jiān)理、驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則。因此監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進(jìn)行，監(jiān)理部還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會(huì)議制度、工作檢查、匯報(bào)制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日記有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理，是把監(jiān)理過程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性，再經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類，形成監(jiān)理文件檔案資料庫，當(dāng)監(jiān)理工程師需要時(shí)，就能及時(shí)有針對(duì)性地提高完整的資料，從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題；反之，如果文件檔案資料分散管理，就會(huì)導(dǎo)致混亂，最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。而且，在項(xiàng)目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項(xiàng)目的工程監(jiān)理檔案；完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。

建設(shè)工程監(jiān)理的主要任務(wù)是進(jìn)行工程項(xiàng)目的目標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息；如果沒有及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的信息，監(jiān)理工程師就無法實(shí)施有效的控制。在建設(shè)工程實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、整理、加工和傳遞，以監(jiān)理文件檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存，會(huì)成為有價(jià)值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進(jìn)行建設(shè)工程目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。所以，根據(jù)監(jiān)理資料的保存年限，應(yīng)對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行分類，對(duì)不同類別監(jiān)理資料的重要程度，要做到心中有數(shù)，這是監(jiān)理資料編制目錄的前提。

1.需要長(zhǎng)期保存的監(jiān)理資料：是指保存期限等于該工程的正常使用壽命的有關(guān)監(jiān)理文件，包括：工程開工/復(fù)工報(bào)審表、暫停令、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、委托監(jiān)理合同等。

2.需要短期保存的監(jiān)理資料：是指保存期限在20年以下的有關(guān)監(jiān)理文件，包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、安全監(jiān)理資料等。

3.項(xiàng)目監(jiān)理資料可統(tǒng)一編目為五類，詳見《項(xiàng)目監(jiān)理資料整理要求》。

項(xiàng)目監(jiān)理資料整理要求

序號(hào) 類別 文件名稱 備注

一 合同

文件 1、委托監(jiān)理合同 長(zhǎng)期保存

2、施工合同文件 短期保存

3、工程建設(shè)其他相關(guān)方的合同、協(xié)議 短期保存

二 設(shè)計(jì)

文件 1、勘察設(shè)計(jì)文件（工程地質(zhì)勘查報(bào)告、施工圖設(shè)計(jì)文件等） 短期保存

2、設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期保存

3、設(shè)計(jì)變更文件（變更通知、變更文件、變更圖紙、工程變更單（C2）、工程聯(lián)系單等） 短期保存

三 監(jiān)理

資料 1、監(jiān)理規(guī)劃 短期保存

2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 短期保存

3、監(jiān)理日志、旁站監(jiān)理記錄 短期保存

4、監(jiān)理月報(bào) 長(zhǎng)期保存

5、監(jiān)理工程師通知單（B1）及監(jiān)理工程師通知單回復(fù)（A6） 長(zhǎng)期保存

6、質(zhì)量缺陷與事故的處理文件 長(zhǎng)期保存

7、階段性質(zhì)量評(píng)價(jià)文件或監(jiān)理工作總結(jié)性文件 長(zhǎng)期保存

8、文件簽收表 短期保存

9、文件發(fā)放和回收登記表 短期保存

10、竣工初驗(yàn)申請(qǐng)表 長(zhǎng)期保存

11、初驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期保存

12、工程竣工報(bào)驗(yàn)單 長(zhǎng)期保存

13、工程竣工階段形成的其他文件 長(zhǎng)期保存

四 承包商分包資料 1、工程開工/復(fù)工報(bào)審表（A1）和工程暫停令（B2） 長(zhǎng)期保存

2、施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表（A2） 短期保存

3、分包單位資格報(bào)審表（A3） 短期保存

4、施工階段三控資料（即質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制資料）及安全控制資料 短期保存

五 參建各方 1、會(huì)議紀(jì)要或記錄（工程例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、檢查會(huì)、項(xiàng)目監(jiān)理處會(huì)議等） 長(zhǎng)期保存

洽商文件 2、各方來往函件（監(jiān)理工作聯(lián)系單（C1））等 長(zhǎng)期保存

監(jiān)理資料的編制不是獨(dú)立的個(gè)人行為，一份完整的監(jiān)理資料需要業(yè)主、承包單位、監(jiān)理單位共同努力才能實(shí)現(xiàn)。如果業(yè)主、承包單位的某些資料由于種種原因沒有及時(shí)到位，即使監(jiān)理資料編制人員的水平再高，也不可能做出高質(zhì)量的監(jiān)理資料。而要使監(jiān)理資料的管理工作真正步入正規(guī)化、規(guī)范化的軌道，監(jiān)理公司應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完善的監(jiān)理資料管理制度。目前，并不是所有的工程項(xiàng)目都配備有專職的監(jiān)理資料編制人員。對(duì)于規(guī)模較小、資料不多的項(xiàng)目，一般是由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理來兼職編制監(jiān)理資料。但是，無論是兼職還是專職的監(jiān)理資料編制人員，都必須要熟悉相關(guān)法律、法規(guī)以及本監(jiān)理公司的監(jiān)理資料管理制度。只有按照相關(guān)的制度落實(shí)，監(jiān)理資料才有可能做好，做規(guī)范。監(jiān)理公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理資料編制人員的培訓(xùn)和教育，可采取下發(fā)相關(guān)學(xué)習(xí)文件、舉辦監(jiān)理資料編制知識(shí)講座、出題考核等形式來提高監(jiān)理人員編制監(jiān)理資料的水平。

項(xiàng)目監(jiān)理資料是工程建設(shè)過程的紀(jì)實(shí)資料，是參加工程建設(shè)相關(guān)單位以及各材料設(shè)備生產(chǎn)供應(yīng)單位之間責(zé)任、解決糾紛的重要依據(jù)，是評(píng)定工程質(zhì)量、合理支付工程款的必備資料。項(xiàng)目監(jiān)理資料還是評(píng)價(jià)監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)，編制好監(jiān)理資料是監(jiān)理單位保護(hù)自我、贏得業(yè)主信任的必然需要。因此，做好項(xiàng)目監(jiān)理資料的編制和管理，是每一位監(jiān)理人員應(yīng)盡的職責(zé)，是向社會(huì)、向業(yè)主負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：