導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理方式，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn) 檔案 信息技術(shù) 現(xiàn)代化管理

目前，在房地產(chǎn)管理部門中，由于房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理方式相對(duì)滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時(shí)間內(nèi)全部錄入管理系統(tǒng)并且不能產(chǎn)生誤差，需要大量的時(shí)間和大量的人力、物力、財(cái)力來完成。如何利用現(xiàn)代化手段， 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破，已成為當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理工作的重要課題。利用計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲(chǔ)存量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房地產(chǎn)檔案管理的效率，也是房地產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個(gè)重要條件。

一、確定適用標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。在數(shù)字化建設(shè)中，必須建立好相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)， 最終建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)交易量日漸增長(zhǎng)，交易事項(xiàng)日漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日漸規(guī)范。進(jìn)而，檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加具體。而且這項(xiàng)工作不僅涉及到單位的自身管理問題，更關(guān)系到國(guó)家和人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全與切身利益。這就要求房地產(chǎn)交易管理部門從多方面對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)的、多元化的管理。、嚴(yán)格日常工作管理。如建立嚴(yán)格的庫房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進(jìn)行安全檢查，尤其是逢節(jié)假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房管理科學(xué)，庫內(nèi)有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規(guī)范，庫內(nèi)清潔衛(wèi)生，無火災(zāi)、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷、詳細(xì)的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進(jìn)館詳細(xì)無誤，借有憑還有據(jù)。利用現(xiàn)代化設(shè)備資源，實(shí)現(xiàn)各種音像、圖片、資料電子化管理。

二、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

房地產(chǎn)檔案管理主要包括兩個(gè)方面內(nèi)容： 檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破。房產(chǎn)檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，房地產(chǎn)檔案保存了大量基礎(chǔ)資料，并擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任?？墒菑臉I(yè)務(wù)上看，房地產(chǎn)信息管理具有量大、復(fù)雜、更新快、用途廣的特點(diǎn)，適應(yīng)這一特點(diǎn)，就必須注意強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段，努力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進(jìn)一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)。完善“數(shù)字房產(chǎn)”框架，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面數(shù)字控制系統(tǒng)，徹底改變傳統(tǒng)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式，不斷創(chuàng)新管理手段。檔案原件作為房地產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的功能， 它是檔案數(shù)據(jù)的來源。房地產(chǎn)檔案管理要實(shí)行全方位、多元化的服務(wù)模式， 房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁， 是實(shí)現(xiàn)這一多元化服務(wù)的有效手段。我們應(yīng)充分利用這一點(diǎn)， 為利用者提供一個(gè)交流平臺(tái)。一方面我們可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網(wǎng)上， 對(duì)于有條件利用資料的各級(jí)用戶可根據(jù)自身的用戶級(jí)別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案。另一方面，利用者可將自身的相關(guān)新問題留在網(wǎng)頁上， 房地產(chǎn)檔案管理人員可以及時(shí)了解適用者的需求，解答新問題，搞好服務(wù)， 方便群眾。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入保存，檔案的電子化。

三、重視人員素質(zhì)的提高

檔案人員是連接檔案和利用者的橋梁和紐帶， 檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在社會(huì)公眾心目中的形象。應(yīng)著手檔案信息化人才的培養(yǎng)從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮功能，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

四、要突出服務(wù)理念

就現(xiàn)代管理科學(xué)而言， 房地產(chǎn)市場(chǎng)管理同時(shí)也是一種服務(wù)， 是一種由我們管理部門提供給社會(huì)層面的服務(wù)。當(dāng)前， 社會(huì)層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產(chǎn)市場(chǎng)信息服務(wù)， 也越來越渴望通過房地產(chǎn)市場(chǎng)管理信息系統(tǒng)來獲取房地產(chǎn)咨詢服務(wù)和房地產(chǎn)政策指導(dǎo)， 因此， 我們只有及時(shí)、主動(dòng)、積極地向新型管理服務(wù)職能轉(zhuǎn)變， 才能夠順應(yīng)社會(huì)的呼喚、滿足公眾的需求。房地產(chǎn)市場(chǎng)的信息化建設(shè)同樣需要。強(qiáng)化服務(wù)規(guī)范：一是明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)，為保障房地產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益服務(wù)。對(duì)利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)不斷改進(jìn)利用方式、服務(wù)手段，以適應(yīng)新形勢(shì)的需求。二是了解客觀需要，化被動(dòng)為主動(dòng)，取得利用者滿意的效果。三是利用產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)整個(gè)所有權(quán)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，改進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的提高。四是處理好利用和保密的關(guān)系，發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用。在做好提供利用的同時(shí)，廣泛接受社會(huì)各界監(jiān)督，使產(chǎn)權(quán)檔案的記載更加準(zhǔn)確。四、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。在全面落實(shí)社會(huì)服務(wù)承諾制的基礎(chǔ)上，規(guī)范服務(wù)程序考核、職業(yè)道德教育；進(jìn)一步完善工作制度、辦事程序，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)服務(wù)方式，全面、系統(tǒng)的規(guī)范服務(wù)工作程序要求，抓好工作檢查和督查。

五、要著力強(qiáng)化系統(tǒng)的協(xié)作效能

在房地產(chǎn)市場(chǎng)的信息化建設(shè)中， 需要從全社會(huì)的角度去熟悉和把握市場(chǎng)信息。一是要制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，包括業(yè)務(wù)分類、數(shù)據(jù)分項(xiàng)、數(shù)據(jù)定義等技術(shù)規(guī)范和格式，為各相關(guān)業(yè)務(wù)部門、各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)今后進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源共享奠定技術(shù)基礎(chǔ)；二是要在系統(tǒng)中盡量延伸和拓寬市場(chǎng)數(shù)據(jù)的采集面， 并規(guī)劃和設(shè)計(jì)出必要的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑；盡可能多地實(shí)現(xiàn)各關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、協(xié)作部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換，促使更多的業(yè)務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成房地產(chǎn)市場(chǎng)所需要和必備的業(yè)務(wù)信息流；三是要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，新的系統(tǒng)必須支持系統(tǒng)間、部門間數(shù)據(jù)資源交互和傳遞， 實(shí)現(xiàn)同類業(yè)務(wù)信息的一致和共享。四、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)檔案原件的損壞問題越來越突出。把房產(chǎn)檔案資料掃描錄入計(jì)算機(jī)，不僅可以解決利用與保護(hù)的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數(shù)字化有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，提高辦事效率。電子檔案中的查封，抵押等限制性信息加強(qiáng)了對(duì)房產(chǎn)交易和登記發(fā)證等工作的控制功能，有效降低了房產(chǎn)發(fā)證工作的失誤率。同時(shí)，電子檔案與產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)連接，大大減少房產(chǎn)辦證的時(shí)間。數(shù)字化方便了人民群眾，有利于和諧社會(huì)的發(fā)展。房產(chǎn)檔案實(shí)行數(shù)字化后，可以把公示性信息放在互聯(lián)網(wǎng)上，方便群眾查閱。同時(shí)，合理化的建設(shè)和要求可以及時(shí)反饋回來，有利于房產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平的提高。

篇2

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡(jiǎn)單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國(guó)法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長(zhǎng)時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長(zhǎng)期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

篇3

關(guān)鍵字：醫(yī)院檔案管理； 創(chuàng)新； 發(fā)展

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式概述

1.1、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的方式

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，醫(yī)院專門設(shè)置檔案室進(jìn)行存放。醫(yī)院每天的人流量是超大的，而且要求每個(gè)就診的患者都要登記個(gè)人信息，特別是重癥患者。從最初的檢查到后期的治療，整個(gè)過程當(dāng)中使用的信息表格就更多。檔案管理人員通常按照一定的規(guī)則將檔案分類。這時(shí)還要求有干燥的專門的檔案室來存放檔案，這就要求定期的打掃和管理?？偠灾?，傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案的人力管理方式。

1.2、傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

傳統(tǒng)檔案管理的管理難度較大，無法保證檔案私人信息的安全性，主要是因?yàn)樗嬖谝幌碌牟蛔阒帲海?）紙質(zhì)檔案保存難度高。和現(xiàn)在興起的電子檔案不同，紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)久的空氣和潮濕環(huán)境下，會(huì)出現(xiàn)字跡模糊不清和紙張腐爛的情況，這會(huì)導(dǎo)致很多重要檔案損壞。（2）人力管理的不確定性大。檔案管理人員的個(gè)人疏忽或者是未預(yù)料到的情況常常會(huì)使檔案丟失或者患者私人信息泄漏。（3）成本高。傳統(tǒng)檔案不僅需要專門的干燥的空間用來儲(chǔ)存檔案，還要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)期銷毀已經(jīng)發(fā)到信息保留期限的檔案。從前期的檔案表格設(shè)計(jì)到后期的管理和銷毀。整個(gè)過程都會(huì)消耗很多人力、物力以及財(cái)力。高成本的管理工作帶給醫(yī)院的壓力也比較多。

二、檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

2.1、檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求，因而只有快速轉(zhuǎn)變管理方式，才能在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中繼續(xù)前行。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理主要是電子化的檔案管理模式。隨著計(jì)算機(jī)的逐漸普及和發(fā)展，電子化管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，醫(yī)院只有轉(zhuǎn)變管理方式，迎合時(shí)代需求，才能走的更遠(yuǎn)。電子化管理模式是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.2、電子化管理的特點(diǎn)

電子化的檔案管理具有以下特點(diǎn)：（1）信息保存的持久性。和傳統(tǒng)的電子檔案管理方式不同，電子檔案管理是將所有的患者信息錄入電腦，用電子格式存檔。這樣的存檔方式不再像傳統(tǒng)的貯存方式一樣會(huì)受到周圍環(huán)境的影響。因而更具有持久性。（2）信息保存的安全性。傳統(tǒng)檔案管理是人力的管理方式，一般醫(yī)院為了節(jié)省支出，所以對(duì)于檔案管理工作的人員配置也不是很多。這就導(dǎo)致在日常的工作中很多檔案會(huì)丟失或者是被人蓄意偷竊。這樣的弊端在很大程度上威脅著患者的隱私安全，也影響著醫(yī)院的可信度。電子化的管理模式可以在計(jì)算機(jī)上設(shè)定訪問權(quán)限，這樣就可以保證權(quán)利范圍以外的人是沒有辦法獲得信息的，從而保證了信息的安全性。（3）信息保存成本低。電子化管理一般只需要一至兩位專門的信息登記員就可以了，不需要專門的檔案存放室，也不需要更多的管理維護(hù)人員以及不必要的其他支出，節(jié)省了醫(yī)院的成本支出。（4）電子化管理的高效率。電子化管理模式無論是從信息的錄入、管理還是從信息的查找和審查都是十分方便的。這在一定在程度上節(jié)省了時(shí)間，提高了工作的效率。

2.3、醫(yī)院電子化檔案管理的意義

電子化管理是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的新型模式，從根本上提高了管理水平，也是對(duì)其他行業(yè)的管理理念的一個(gè)引導(dǎo)。檔案電子化管理從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中存在的很多的問題，改善了醫(yī)院檔案管理中的弊端問題，為醫(yī)院的改革做出了重大的貢獻(xiàn)。同時(shí)，作為檔案管理中的創(chuàng)新發(fā)展，也取得了巨大的成果?？偠灾?，電子化管理是一種從落后到先進(jìn)的蛻變，是一種生產(chǎn)管理的發(fā)展。

2.4、電子化檔案管理存在的問題及處理方法

盡管電子化檔案管理對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作來說是一次巨大的飛躍，但是因?yàn)楝F(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的不完善，常常會(huì)出現(xiàn)以下的問題：（1）系統(tǒng)崩盤問題。電腦有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)崩盤的情況，在這種情況下，保存在電腦當(dāng)中的數(shù)據(jù)就會(huì)消失，這是一個(gè)很讓人頭疼的問題。因而，為了解決這樣的麻煩，在記錄數(shù)據(jù)的同時(shí)要做好數(shù)據(jù)備份的工作，以防止這類問題的出現(xiàn)。另外，還要做定期的電腦檢查，及時(shí)修正電腦存在的問題。（2）黑客入侵問題。很多醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)都會(huì)受到黑客入侵，從而使得越來越多的客戶信息流向大眾。黑客入侵是屬于電腦程序設(shè)置問題，因而要定期請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)維修人員維護(hù)網(wǎng)絡(luò)健全。

三、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的展望

從傳統(tǒng)的人力管理到現(xiàn)在的電子化管理，醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)了巨大的飛躍?？梢?，創(chuàng)新發(fā)展對(duì)于一個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)的巨大影響。電子管理的技術(shù)還在不斷地探索發(fā)展當(dāng)中，很多存在的問題也正在被一一解決，未來的電子化管理將呈現(xiàn)更加完善的管理模式。同時(shí)從根本上變革現(xiàn)代的管理模式，推進(jìn)市場(chǎng)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊洋. 醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新[J]. 中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品. 2011（08）

[2] 徐斌. 淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者. 2011（01）

[3] 馬欣. 淺談醫(yī)院檔案科學(xué)化管理[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息. 2010（24）

篇4

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；信息化；方式

引言

檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個(gè)新生事物，檔案信息化建設(shè)促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向?yàn)閿?shù)字化儲(chǔ)存與服務(wù)為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化。

1檔案數(shù)字化管理的重要意義

檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其促進(jìn)了現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用，提高了工作效率，對(duì)管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)與隊(duì)伍結(jié)構(gòu)具有優(yōu)化作用，同時(shí)對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效保護(hù)，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對(duì)計(jì)算機(jī)的利用來整理檔案，一是利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷時(shí)可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時(shí)的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專業(yè)的知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門人才，從整體上促進(jìn)了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過檔案數(shù)字化管理方式可以對(duì)許多歷史悠久的檔案進(jìn)行妥善保管，如采用計(jì)算機(jī)掃描將歷史文獻(xiàn)上傳，進(jìn)行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長(zhǎng)期翻閱造成檔案破損。

2檔案數(shù)字化管理方式的利弊

檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優(yōu)點(diǎn)。但是，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會(huì)難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易泄露；對(duì)計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的依賴性較大；電子檔案缺少個(gè)人字跡特征，一旦篡改，無法識(shí)別；電子檔案的記錄缺乏長(zhǎng)期穩(wěn)定性等。對(duì)此，可以看出不能過于依賴檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。

3檔案數(shù)字化管理的方式

3．1加強(qiáng)對(duì)電子檔案的鑒定：為了對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對(duì)這些電子文件的保管期限，從而也可以對(duì)一些沒有保存價(jià)值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動(dòng)鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實(shí)施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)該開始對(duì)保管期限表進(jìn)行制定，能否有效的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應(yīng)用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，將生成的文件與保管期限表?xiàng)l款相對(duì)照，讓文件可以進(jìn)入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應(yīng)做的詳細(xì)、具體，以便補(bǔ)充新的電子文件。

3．2完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級(jí)著錄、案卷級(jí)著錄與歸檔后案卷級(jí)以上著錄等。對(duì)此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，設(shè)計(jì)人員就必須要完成檔案部門所設(shè)計(jì)的著錄單，之后才能進(jìn)行下一步設(shè)計(jì)。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位需要將著錄項(xiàng)目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作可以相互合作。

3．3加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)：由于檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護(hù)的難度加大，檔案數(shù)字化對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確?？梢员４嫱暾淖x取環(huán)境。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件的維護(hù)，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件信息的保護(hù)與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應(yīng)做好備份，一套封存，一套供查閱。對(duì)于加密的電子文件應(yīng)解密后進(jìn)行拷貝。制定嚴(yán)格的檔案管理制度，明確管理責(zé)任。

3．4提高電子檔案安全管理：除了要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強(qiáng)系統(tǒng)管理，實(shí)行身份認(rèn)證來保護(hù)電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進(jìn)行授權(quán)管理，注意防毒查殺，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實(shí)現(xiàn)單位各部門資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

綜合上述，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關(guān)系到各個(gè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時(shí)代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)揮檔案管理在各個(gè)單位管理中的作用。對(duì)此，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中，必須要充分加強(qiáng)數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設(shè)的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。

參考文獻(xiàn)

［1］林華．信息時(shí)代如何做好檔案管理工作［J］．科技信息．2010（21）

［2］林衛(wèi)華．信息時(shí)代的檔案管理及安全性考慮［J］．科技資訊．2009（35）

篇5

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代;科技檔案;現(xiàn)代化管理

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱?？萍紮n案是人類在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的，在國(guó)家建設(shè)中起著重要的作用，是國(guó)家生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要代表。而隨著時(shí)代進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)逐漸不適用載體和形式越來越多樣化的科技檔案，科技檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)迫在眉睫。

一、傳統(tǒng)科技檔案管理存在的問題及其原因

傳統(tǒng)科技檔案管理存在著各種誤區(qū)和缺陷，而這些現(xiàn)象又是由于多種原因所引起的。如：人們?cè)诳萍紮n案管理方面存在觀念誤區(qū)，檔案工作者自身技能方面的短缺，檔案工作人員素質(zhì)方面的不足，管理方式方法的問題。多媒體計(jì)算發(fā)展為科技檔案的管理提供了很大的便利，但是同時(shí)也造成了科技檔案載體的多樣化。以上種種主觀客觀的原因都阻礙了知識(shí)的傳播和科技檔案的利用，而為了解決這一問題，我們必須實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。

二、實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)科技檔案管理現(xiàn)代化的途徑

在實(shí)現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化之前，我們應(yīng)該知道什么是檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是運(yùn)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)施，通過檔案管理手段現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作、儲(chǔ)藏保護(hù)、提供利用等，進(jìn)而提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地為國(guó)家建設(shè)服務(wù)。而如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化則應(yīng)該從多方面進(jìn)行。

首先，改變觀念。這里改變觀念的受體不只是檔案工作人員，還包括公司領(lǐng)導(dǎo)以及整個(gè)社會(huì)成員的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)是公司的決策者，只有領(lǐng)導(dǎo)有了檔案管理現(xiàn)代化的觀念，公司才能在經(jīng)濟(jì)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行投入，才能讓檔案工作人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)并最終提高檔案工作的素質(zhì);才能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具和管理理念，適用于現(xiàn)代復(fù)雜檔案的管理;才能提高檔案工作人員的待遇，提高其工作的積極性，終促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案工作不受重視現(xiàn)在已經(jīng)是一種社會(huì)現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的根源在于社會(huì)成員沒有良好的檔案意識(shí)。提高社會(huì)成員的檔案意識(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不可或缺的一部分。只有在得到了社會(huì)的支持和關(guān)注之后，科技檔案管理現(xiàn)代化才能真正得到社會(huì)的支持和幫助，同時(shí)也能更好為社會(huì)建設(shè)服務(wù)。使全社會(huì)充分認(rèn)識(shí)到科技檔案的作用，為科技檔案管理現(xiàn)代化解決某些問題。改變檔案工作人員的觀念就是要提升他們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)同，讓他們充分了解檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢(shì)，了解檔案管理現(xiàn)代化的理念，并且在自己工作過程中堅(jiān)持這些理念，中而不是日復(fù)一日抄錄登記保管入庫。

其次，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才?？萍紮n案檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，是現(xiàn)代化管理中不容忽視的問題。檔案人才是知識(shí)管理人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。檔案管理人員的素質(zhì)包括知識(shí)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識(shí)素質(zhì)主要是指檔案工作人員的學(xué)歷、知識(shí)的深度和廣度等，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括現(xiàn)代社會(huì)中應(yīng)具備的職業(yè)技能，如計(jì)算機(jī)水平、組織協(xié)調(diào)能力等。科技檔案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業(yè)知識(shí)。同時(shí)還要不斷學(xué)習(xí)與檔案事業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，建立起合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段――檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。我們只有通過不斷地學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷地加強(qiáng)自身的科學(xué)文化教育，努力提高自己的綜合素質(zhì)特別是科技素質(zhì)，才能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，科學(xué)地管理好現(xiàn)代檔案。

再次，采用現(xiàn)代的科技檔案管理方式和方法。隨著計(jì)算機(jī)的普及，越來越多的社會(huì)活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境中，電子文件的形成，使檔案載體形態(tài)發(fā)生很大變化，出現(xiàn)了電子材料、磁性材料、光電材料、光學(xué)材料等載體。無論是以感光材料為載體的檔案，還是以電磁材料為載體的檔案，它們都與紙質(zhì)檔案有著顯著不同，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不能適應(yīng)對(duì)新型載體的管理。電子文件具有易修改性和拷貝性，使用傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能保證科技檔案的真實(shí)性和完整性;現(xiàn)代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，網(wǎng)絡(luò)安全問題、在傳輸?shù)倪^程中及存檔后的保密問題也是傳統(tǒng)管理方式無法解決的問題;紙質(zhì)科技檔案數(shù)量大、種類繁多，利用傳統(tǒng)手工方式輸入數(shù)據(jù)庫困難;新載體科技檔案又缺乏國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)管理方式在這里是一片空白。這一切都要求文件材料的形成、收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索等環(huán)節(jié)都需要用新的管理方法，即現(xiàn)代化的檔案管理方法。

篇6

一、電子檔案的兩種管理手段

電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統(tǒng)中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統(tǒng)一在OA系統(tǒng)中；其二是采用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，并將兩者做無縫的鏈接，已達(dá)到文檔一體化和規(guī)范的檔案管理水平。

在國(guó)內(nèi)，第一種情況基本上已經(jīng)處于淘汰的地步，主要因?yàn)椋?/p>

第一，在OA中包含的檔案管理功能實(shí)用性比較差，而且不能根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)的升級(jí)；第二，OA中包含的檔案管理對(duì)一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業(yè)所產(chǎn)生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統(tǒng)將不能勝任；第三，OA平臺(tái)一般都采用將文件存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中的方式，這樣便于文件流轉(zhuǎn)的控制，但是帶來的負(fù)面效果是數(shù)據(jù)庫因此而變得很大，隨著檔案數(shù)量的日積月累很快數(shù)據(jù)庫就會(huì)出現(xiàn)不能支持系統(tǒng)的情況；第四，由于OA專業(yè)軟件公司的主要開發(fā)文件的流轉(zhuǎn)過程，對(duì)于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業(yè)軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業(yè)軟件公司不會(huì)花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現(xiàn)在PDM軟件供應(yīng)商，PDM的軟件供應(yīng)商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)二者相結(jié)合的方式。

二、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的實(shí)施順序

但是企業(yè)在信息化建設(shè)過程中應(yīng)該先上檔案管理系統(tǒng)還是先上OA系統(tǒng)呢?或者是兩者同時(shí)上呢?筆者認(rèn)為，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該提前于OA系統(tǒng)建成。

首先，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，兩個(gè)系統(tǒng)完全可以分開實(shí)施，待OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定之后在進(jìn)行兩個(gè)系統(tǒng)之間的接口工作。大多數(shù)企業(yè)的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會(huì)計(jì)類、科技類檔案資料，對(duì)于規(guī)模稍大的企業(yè)來講，每年的實(shí)物檔案(榮譽(yù)檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進(jìn)行系統(tǒng)的管理。而OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統(tǒng)建成之后再進(jìn)行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進(jìn)程都要等著文書檔案的前期電子化進(jìn)程完成之后再進(jìn)行，無意中浪費(fèi)了時(shí)間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡(jiǎn)單的檔案類型，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理時(shí)相對(duì)容易，尤其是國(guó)家檔案局頒布文書檔案管理新規(guī)則后，用軟件對(duì)文書檔案進(jìn)行管理更加簡(jiǎn)單易行。但是其他類型檔案的數(shù)字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復(fù)雜的當(dāng)數(shù)科技檔案，科技檔案與企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)息息相關(guān)(貿(mào)易型企業(yè)除外)，通常包含企業(yè)的核心技術(shù)，是企業(yè)中最受重視的檔案類型?？萍紮n案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業(yè)的PDM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，在具體整理時(shí)，還將細(xì)分為基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個(gè)大企業(yè)的內(nèi)部(如各個(gè)分廠之間)傳統(tǒng)的紙質(zhì)科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統(tǒng)一規(guī)范起來進(jìn)行數(shù)字化的管理將更是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過程。

所以，一套靈活的電子檔案管理系統(tǒng)可以幫助我們?cè)谝?guī)范與整理上進(jìn)行統(tǒng)一的要求，企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規(guī)范盡量與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合或接近。只有檔案管理系統(tǒng)建成之后，結(jié)合系統(tǒng)逐步進(jìn)行各種檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、檔案分類整理的統(tǒng)一、檔案移交的統(tǒng)一，才能真正做到檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。

篇7

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；規(guī)范化；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

就目前而言，檔案管理工作還存在很多改進(jìn)的方面，例如：服務(wù)對(duì)象少，服務(wù)內(nèi)容單一等，因此，想要在檔案管理的工作中解決這些問題，就必須緊跟時(shí)代的步伐，不斷尋求創(chuàng)新的管理方式，只有通過不斷創(chuàng)新，才能夠使得檔案管理工作的效率得到提升。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

創(chuàng)新是事物發(fā)展的根本動(dòng)力，沒有創(chuàng)新就沒有進(jìn)步，因此無論在任何領(lǐng)域，創(chuàng)新都是保持事物與時(shí)俱進(jìn)，興旺發(fā)達(dá)的根本方法。在檔案管理的工作中，創(chuàng)新的重要意義更是不言而喻。在當(dāng)前，社會(huì)迅速發(fā)展，信息資源更加豐富，這些外在的條件都為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作的重要意義，在管理工作中不斷尋求創(chuàng)新的工作方式，只有這樣才能夠保持檔案管理工作的高效性，體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性，并且與時(shí)俱進(jìn)，保持檔案管理工作的活力，體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值和意義所在。

二、檔案管理創(chuàng)新的方式

（一）在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新

當(dāng)前檔案的管理方式已經(jīng)不能很好地滿足社會(huì)的需要，產(chǎn)生了一定的問題，需要及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新并加以改進(jìn)，就目前的檔案管理狀況來說，大部分的檔案館雖然能夠?qū)Ω鞣N方面的資料進(jìn)行收藏，但當(dāng)前社會(huì)的需求和查閱者的需求越來越多樣化，在這樣的情況下我們還是能夠看到檔案館收藏資料的豐富程度，以及管理方式方面還存在一些不足。因此，針對(duì)這一問題，檔案管理者不僅需要對(duì)檔案館的收藏內(nèi)容進(jìn)行不斷的豐富和擴(kuò)充，提升檔案館資源的持有量，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同群體的不同需要，有重點(diǎn)，有針對(duì)性的收集一些使用的資料。除此之外，檔案管理的工作上還應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案管理的組織性以及規(guī)范化，從而方便用戶的查閱，也方便檔案管理工作的進(jìn)行。除此之外，在當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)也得到了巨大的進(jìn)步，電子信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理方面能夠十分有效的提升檔案管理的工作效率，也能夠方便用戶的查閱，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作主要是依托紙質(zhì)檔案以及人力管理來進(jìn)行的，而電子信息管理系統(tǒng)能夠順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，可以儲(chǔ)存電子檔案以及聲像檔案，為用戶帶來方便的同時(shí)也大大減輕了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，保證了服務(wù)的質(zhì)量。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新方面，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的電子信息管理技術(shù)，建立檔案的電子信息管理系統(tǒng)，并且要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)這種新技術(shù)的使用方法的培訓(xùn)，讓相關(guān)的管理人員都能夠熟練地掌握和使用電子信息管理系統(tǒng)，從而保證服務(wù)質(zhì)量的提升。

（二）管理觀念上的創(chuàng)新

思想意識(shí)對(duì)人的行為有著指導(dǎo)的作用，因此在思想意識(shí)和觀念方面進(jìn)行改進(jìn)，就能夠幫助和促成行為的轉(zhuǎn)變。而在檔案館管理的創(chuàng)新方面，首先應(yīng)當(dāng)做好的就是創(chuàng)新思想認(rèn)識(shí)的建立。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過程中，創(chuàng)新觀念始終能夠起到指導(dǎo)作用，并且能夠在不斷的創(chuàng)新實(shí)踐過程中產(chǎn)生新的創(chuàng)新思想，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作與創(chuàng)新工作的發(fā)展。在當(dāng)前，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)以及用戶的個(gè)性化需求來進(jìn)行管理方式上的創(chuàng)新和改進(jìn)，將檔案管理的信息化，知識(shí)化，服務(wù)化作為當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)所在。要不斷對(duì)過去傳統(tǒng)的管理觀念進(jìn)行改進(jìn)，將重收藏輕使用，輕服務(wù)的管理理念進(jìn)行改變。在當(dāng)前的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注重提升管理的效率，改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，從而更好地將檔案管理工作做好，幫助檔案管理工作更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

（三）不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作的創(chuàng)新從某種程度上來說也是一種圍繞著管理人員進(jìn)行的創(chuàng)新，管理人員在檔案管理創(chuàng)新工作中扮演著極為重要的角色，與此同時(shí)，檔案管理工作的創(chuàng)新也能夠幫助管理人員自身得到更好的發(fā)展。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作有著正確的認(rèn)識(shí)，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的重要意義以及工作的性質(zhì)和目標(biāo)。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)為社會(huì)服務(wù)的重要工作，也是為社會(huì)提供服務(wù)的一種方式，因此在工作的過程中應(yīng)當(dāng)做到愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，樹立良好的服務(wù)意識(shí)。除此之外，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，幫助檔案管理工作人員熟練地掌握電子信息管理技術(shù)，并且掌握各種創(chuàng)新的工作方式。作為檔案管理工作人員，較好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展對(duì)檔案管理工作人員提出的新要求，在過去的檔案管理工作中，往往由于管理者的不夠重視，而導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)技能以及文化素養(yǎng)較低，并且也在工作中無法提高工作效率，因此，想要對(duì)這樣的管理狀況進(jìn)行創(chuàng)新，就需要從工作人員的專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)道德培訓(xùn)做起。

篇8

關(guān)鍵詞：水利檔案；管理方式；轉(zhuǎn)變

1 利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必要性研究

一般以紙質(zhì)為主要載體的水利檔案在現(xiàn)代信息化的社會(huì)中有許多局限性，紙質(zhì)的檔案信息容量較小，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來諸多不便。所以，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有很大的必要性，這是發(fā)展水利事業(yè)的時(shí)代化要求。

1.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變?yōu)樗聵I(yè)現(xiàn)代化提供重要保障

水利檔案是對(duì)水利事業(yè)起步與發(fā)展、出現(xiàn)的問題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關(guān)于水利事業(yè)的活動(dòng)，其數(shù)據(jù)量大、涉及方面廣，參考性強(qiáng)，實(shí)踐性強(qiáng)等特點(diǎn)無不體現(xiàn)著對(duì)水利發(fā)展的重要作用。當(dāng)水利工程遇到問題時(shí)，可以查閱檔案的解決方案再結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況來解決。也為水利事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)使得水利檔案的載體形式發(fā)生了變化，趨于多元化。現(xiàn)在越來越要求水利檔案公開化，現(xiàn)代化的管理方式使?jié)M足這種需求成為可能。同時(shí)也豐富了水利檔案信息公開的方式，除了書報(bào)等傳統(tǒng)的方式外，還能用電視、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)來傳播。

在現(xiàn)代信息化的社會(huì)中，水利檔案管理量越來越大，空間存放限制性很大，因此需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，促進(jìn)水利事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。將紙質(zhì)的檔案管理方式向電子檔案管理方向發(fā)展，這樣可以保證保存質(zhì)量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供方便。

1.2 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變符合水利檔案工作發(fā)展的需要

就水利檔案資源來說，記錄和保存數(shù)據(jù)也應(yīng)是很重要的事業(yè)。對(duì)檔案的管理對(duì)水利事業(yè)的發(fā)展有很重要的影響。例如近幾年內(nèi)陸地區(qū)實(shí)現(xiàn)對(duì)水利資源有效利用的成功案例說明了水利事業(yè)新的發(fā)展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉(zhuǎn)變。如在檢索方面，若一頁一頁翻資料則會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)水利工程造成影響。無論怎么講，水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的方式，是其自身發(fā)展的需要，符合水利檔案工作的發(fā)展要求。

因此，促進(jìn)水利檔案管理向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變成為重中之重同時(shí)也是非常緊要的工作。計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于水利建設(shè)檔案管理方面會(huì)更好地促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展。這種技術(shù)也為轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為促進(jìn)自身的發(fā)展提供了行之有效的辦法。

2 水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件及限制因素研究

2.1 水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

首先是法律的保證。我國(guó)是法制國(guó)家，對(duì)水利檔案管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的方面要進(jìn)行法律的保護(hù)，針對(duì)現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行立法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)方式所依賴的法律不能適應(yīng)現(xiàn)代的管理方式。所以要健全法律法規(guī)，對(duì)水利檔案管理工作給予法律保護(hù)。

其次，要有技術(shù)措施。在轉(zhuǎn)變管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理方面，不僅要改變外部環(huán)境，更需要加強(qiáng)技術(shù)措施工作。過硬的技術(shù)基礎(chǔ)才能更好地運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，并且積極地促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展。

2.2水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的限制因素

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，水利檔案管理引用該技術(shù)并得到較好發(fā)展。然而，在水利檔案管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過程中存在著一些限制性的因素。

首先，一些水利檔案從業(yè)人員沒能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理對(duì)水利建設(shè)的發(fā)展沒有太大作用，不會(huì)造成很多影響。因此在轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式上重視程度不夠。

其次，水利檔案內(nèi)容復(fù)雜，而施工時(shí)間長(zhǎng)等因素又使得具體信息轉(zhuǎn)換為檔案的過程漫長(zhǎng)而復(fù)雜。這對(duì)管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基層水利檔案從業(yè)者習(xí)慣用傳統(tǒng)的管理方式，不習(xí)慣用計(jì)算機(jī)來整合。而且在電子存檔技術(shù)方面存有缺陷，使得原始數(shù)據(jù)存有質(zhì)疑，這也制約了管理方式的轉(zhuǎn)變。

3 水利檔案管理向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

3.1 建立堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應(yīng)的改變。對(duì)于我國(guó)的水利檔案管理，應(yīng)該積極探索相關(guān)的理論知識(shí)，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)?？偨Y(jié)之前的工作經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，以便于有效而正確地開展新時(shí)期的檔案工作。把以往的工作經(jīng)驗(yàn)提升到理性的認(rèn)識(shí)中來，并進(jìn)行系統(tǒng)化的處理。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)作用。

水利檔案管理學(xué)是國(guó)家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學(xué)的一個(gè)分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉(zhuǎn)變管理方式的重要措施，同時(shí)也是促進(jìn)我國(guó)檔案工作研究的重要方面。堅(jiān)實(shí)的理論是促進(jìn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的基礎(chǔ)，是促進(jìn)管理工作有效開展的保證。

3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理

標(biāo)準(zhǔn)化的管理是從國(guó)家部門的角度來設(shè)置的，是對(duì)某項(xiàng)重復(fù)的工作進(jìn)行概念化的規(guī)定，以統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于是活動(dòng)開展更有秩序。在水利檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化當(dāng)中，篩選出管理時(shí)用到的技術(shù)手段和管理提綱，對(duì)實(shí)踐操作和實(shí)施的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改和完善，使之成為一整套標(biāo)準(zhǔn)化的方法，以此來改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理是促進(jìn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的客觀要求。

實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現(xiàn)代化方式則需用最新的科技和標(biāo)準(zhǔn)化的管理來進(jìn)行，以此來提高效率、完善經(jīng)驗(yàn)、加強(qiáng)管理。相反，若沒有一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，從業(yè)人員各做各的，那么必將會(huì)造成水利檔案管理混亂的局面，現(xiàn)代化的管理進(jìn)程也不會(huì)得到發(fā)展。

3.3 共享水利檔案資源

從現(xiàn)在的實(shí)際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個(gè)地區(qū)都完全壟斷自身資料，很少與它地進(jìn)行交流。而這樣的情況造成各個(gè)地區(qū)水利發(fā)展不平衡，更阻礙了我國(guó)整體水利事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

水利檔案資源的共享與管理方式的轉(zhuǎn)變是相輔相成的。共享資源、加強(qiáng)交流、積累經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)了現(xiàn)代化管理方式的發(fā)展。另一方面，現(xiàn)代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現(xiàn)實(shí)。這樣不僅促進(jìn)各地的交流，又有效地解決了水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的一些問題，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。這樣，任何人可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在任何時(shí)間都可以檢索到所需要的水利信息，是現(xiàn)代化水利檔案管理的重要體現(xiàn)。

4 結(jié)束語

水利檔案管理工作是水利事業(yè)的一個(gè)重要方面，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有非常重要的意義，也是現(xiàn)代化的水利事業(yè)發(fā)展的需要。近些年，我國(guó)在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理方式向現(xiàn)代化管理的過渡。若要完成這一過渡則需要與本地區(qū)的實(shí)際情況相結(jié)合，這樣才能更加科學(xué)而有效地向現(xiàn)代化的管理方式轉(zhuǎn)變，避免棘手問題的出現(xiàn)。總之，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)

[1]魏穎，郭雅.談水利檔案管理工作的現(xiàn)代化[J].蘭臺(tái)內(nèi)外.2011（03）.

篇9

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 檔案管理 應(yīng)用

隨著我國(guó)信息化的不斷加強(qiáng)，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案，計(jì)算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的普及，辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實(shí)現(xiàn)合理、有效的辦公自動(dòng)化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。

1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現(xiàn)不同程度的遺失、由于多數(shù)文件檔案需要長(zhǎng)期保存，為了改善文件存儲(chǔ)的環(huán)境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災(zāi)等災(zāi)害，相關(guān)單位每年都需要投入大量的文檔保管費(fèi)用。此外，由于認(rèn)為翻閱而產(chǎn)生資料和信息的遺失現(xiàn)象也市場(chǎng)發(fā)生，這會(huì)給相關(guān)單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復(fù)查閱，有需要時(shí)還有帶出查閱場(chǎng)所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案管理方式存儲(chǔ)檔案的數(shù)量極其有限，而當(dāng)今社會(huì)由于科技和文化的迅速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當(dāng)信息大量、頻繁的產(chǎn)生時(shí)，則會(huì)使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適合當(dāng)今的情況，我們需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改革，實(shí)行檔案管理的辦公自動(dòng)化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。

2 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的影響

2.1 對(duì)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求更高

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用要求檔案工作必須做到規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，只有規(guī)范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)交流與共享。所以，檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 有助于實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理一體化

辦公自動(dòng)化中文件處理和檔案管理直觀地表現(xiàn)為一個(gè)連續(xù)的過程。例如，在電視臺(tái)所有的公文都需辦公室處理，當(dāng)辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對(duì)其特征進(jìn)行著錄，利用數(shù)據(jù)庫編制檢索工具還要對(duì)文件內(nèi)容和主體進(jìn)行分類確定其內(nèi)容特征標(biāo)識(shí)，完成標(biāo)引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和質(zhì)量。

2.3 對(duì)檔案保管條件要求更高

辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理和保管環(huán)境有很高的要求。機(jī)讀檔案對(duì)保管環(huán)境的溫度要求在20士2℃，對(duì)相對(duì)濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護(hù)措施，磁盤按編號(hào)順序豎放到專門的載體上，使用時(shí)，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護(hù)套上劃寫，以防止機(jī)械損傷。

2.4 對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高

辦公自動(dòng)化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識(shí)是管理不好新型載體檔案的，只要及時(shí)更新自己的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點(diǎn)、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。

3 辦公自動(dòng)化往檔案管理中的應(yīng)用

3.1 電子檔案的收集工作

在辦公自動(dòng)化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，這就要求相關(guān)檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動(dòng)化的開發(fā)中，以功能合理的文件管理管好電子文件。

3.2 電子檔案的整理工作

電子文件的整理是指根據(jù)有關(guān)原則和方法，把收集積累的電子文件進(jìn)行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據(jù)紙質(zhì)檔案的歸檔范圍將需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫及檔案數(shù)據(jù)庫的文件，檔案人員可以隨時(shí)檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時(shí)作出更正，并在年終進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助組卷，之后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。

3.3 電子檔案的保管工作

電子文件的特征不同于紙質(zhì)文件，任何做好保護(hù)和維護(hù)工作，使其安全可靠并長(zhǎng)期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。

3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全

通常情況下，電子檔案以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)到一定介質(zhì)中，此時(shí)需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)一個(gè)適宜其保護(hù)的環(huán)境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠(yuǎn)離有害氣體等。

3.3.2 要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案的存儲(chǔ)必須依賴一定的計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現(xiàn)在讀者面前，所以，在運(yùn)用電子檔案時(shí)，不僅要保護(hù)好電子檔案，更重要的是對(duì)電子檔案所依賴的技術(shù)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)定義參數(shù)進(jìn)行保存。

3.3.3 要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)

對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，一定要綜合考慮技術(shù)、人員、環(huán)境、設(shè)備與電子檔案自身的特性，根據(jù)它們的綜合因素來確定技術(shù)方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進(jìn)行保存與管理，能夠長(zhǎng)期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

3.4 電子檔案的利用工作

相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上的，只有采取一定的管理手段才能實(shí)現(xiàn)。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。

總之，隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用，檔案管理的辦公自動(dòng)化逐步變?yōu)橐环N發(fā)展趨勢(shì)，我們也能清楚的得知辦公自動(dòng)化具有更多的優(yōu)勢(shì)，其能極大地改善傳統(tǒng)檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動(dòng)化勢(shì)必會(huì)被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。

參考文獻(xiàn)

[1]尚文宇.企業(yè)檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013（11）：101.

[2]張M.檔案管理的辦公自動(dòng)化初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（01）：53.

[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011（01）：26.

[4]于海英.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].才智，2010（11）：267.

[5]辛影.淺談現(xiàn)代化檔案管理[J].才智，2009（29）：289.

篇10

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 現(xiàn)狀 趨勢(shì)

人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)向管理要效益的社會(huì)，企業(yè)人力資源管理水平的高低，直接決定了企業(yè)未來的發(fā)展。同時(shí)，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，也是企業(yè)管理水平提升的重要標(biāo)志。為此，我們必須要對(duì)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀有一個(gè)宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人才對(duì)檔案的重視程度日趨弱化

隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式正在朝著多元化的方向發(fā)展，在這樣一個(gè)社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的人力資源分配制度逐漸被淘汰。現(xiàn)代企業(yè)的人才引進(jìn)，多數(shù)采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時(shí)，目前的轉(zhuǎn)檔手續(xù)周期長(zhǎng)、程序繁復(fù)，這直接導(dǎo)致人才在工作變動(dòng)過程中放棄轉(zhuǎn)檔。特別是沿海地區(qū)，由于這一地區(qū)的人員工作變動(dòng)更為頻繁，加之很多人認(rèn)為檔案在求職就業(yè)過程中發(fā)揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據(jù)相關(guān)資料顯示，在我國(guó)各級(jí)人才市場(chǎng)中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯(lián)系，而且這一數(shù)字還在持續(xù)增長(zhǎng)。

（二）檔案管理水平有待加強(qiáng)

由于社會(huì)對(duì)檔案管理工作的不重視，企業(yè)對(duì)于檔案管理人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數(shù)為非專業(yè)人士，檔案知識(shí)相對(duì)匱乏。比如認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性；對(duì)檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練；許多企業(yè)中的檔案管理人員身兼數(shù)職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對(duì)檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理水平的提升。從檔案管理設(shè)備配備方面看，多數(shù)企業(yè)幾乎沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護(hù)措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術(shù)仍然十分落后。許多檔案由于反復(fù)使用，加之陽光照射，已經(jīng)出現(xiàn)了紙張發(fā)黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

（三）檔案的信息化程度較低

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活諸多領(lǐng)域。目前，檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)建立，并且逐步得到推廣。但是多數(shù)企業(yè)的檔案管理信息化還停留在對(duì)將個(gè)人信息輸入電腦中的階段，很多技術(shù)并沒有應(yīng)用于檔案管理中去，部分企業(yè)的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實(shí)現(xiàn)無紙化閱檔、信息化管理還有很長(zhǎng)的路要走。

（四）非公企業(yè)忽視檔案管理

社會(huì)對(duì)檔案管理的不重視，除了表現(xiàn)為個(gè)人放棄檔案之外，還有就是非公企業(yè)忽視檔案管理?，F(xiàn)代企業(yè)越來越重視人才的能力，用人機(jī)制也日益靈活，企業(yè)管理者認(rèn)為考察檔案不如考察人才的工作表現(xiàn)更為直接。這直接導(dǎo)致員工的職業(yè)道德、性格特點(diǎn)、個(gè)人資歷等信息無法讓下一個(gè)企業(yè)了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學(xué)習(xí)、生活帶來一些困擾。

二、人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）檔案管理電子化程度不斷加強(qiáng)

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這種形勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)出現(xiàn)種種弊端，而無法適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀需要。轉(zhuǎn)變檔案管理模式，推進(jìn)信息化、電子化進(jìn)程，已經(jīng)成為企業(yè)人事檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。其中，檔案資料的電子化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，也就是說只有正確的將紙質(zhì)檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎(chǔ)，逐步加快人事信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時(shí)實(shí)現(xiàn)電子化檔案與原始檔案的協(xié)同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時(shí)還能夠有效防止對(duì)原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是建立在電子化基礎(chǔ)上的，而檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提則是遵循國(guó)家的相關(guān)保密規(guī)定。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是充分利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。企業(yè)在推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程時(shí)，必須要與檔案信息保密建設(shè)同步進(jìn)行，要對(duì)檔案資源使用的部門設(shè)置一定權(quán)限，沒有權(quán)限的部門或者個(gè)人，將無法查閱相關(guān)檔案資料。與此同時(shí)，我們還需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理工者的職業(yè)道德水平與業(yè)務(wù)技能水平，使他們?cè)谧龊帽Ｃ芄ぷ鞯耐瑫r(shí)，能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創(chuàng)新，從而依托現(xiàn)代的科技手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

（三）檔案管理方式日益多元化

目前，人事已經(jīng)成為人力資源管理的新方式，這是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需求，也是人才產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的重要保障。從微觀層面上講，人事制度就是將“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會(huì)人”，這種管理方式實(shí)際上就是將人事關(guān)系管理與人才使用管理相分離，簡(jiǎn)單說就是企業(yè)只負(fù)責(zé)用人，而人事負(fù)責(zé)檔案管理。諸如工齡的計(jì)算、職稱的評(píng)定、各種保險(xiǎn)的繳納等等，均由人事來負(fù)責(zé)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事的服務(wù)方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經(jīng)在部分地區(qū)開始實(shí)行。這種方式主要是由人才市場(chǎng)作為人員的雇主而存在，全面負(fù)責(zé)員工的人事管理，而用人企業(yè)與人才市場(chǎng)簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時(shí)也減輕了企業(yè)檔案管理的負(fù)擔(dān)。

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的管理環(huán)境。檔案管理者必須要把握時(shí)展的趨勢(shì)，以及企業(yè)發(fā)展的客觀需要，從檔案管理的現(xiàn)狀入手，不斷探尋管理的新技術(shù)、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進(jìn)檔案管理的信息化、電子化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，從而為企業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：