導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理計(jì)劃方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：  兒童免疫預(yù)防接種檔案;微機(jī)化管理

自1978年兒童預(yù)防接種實(shí)行計(jì)劃免疫以來(lái),兒童預(yù)防接種證和接種卡等檔案管理工作一直沿用手工抄寫,免疫程序全部由人工推算,各種接種數(shù)據(jù)報(bào)表手工統(tǒng)計(jì)分析,手續(xù)繁雜,人為影響較大。雖然在工作中不斷改進(jìn)，但仍不能避免筆下誤、預(yù)約時(shí)間推算錯(cuò)誤、報(bào)表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、流動(dòng)人口管理難等問題。

兒童接種檔案微機(jī)化管理，是疾病控制信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。通過刷卡自動(dòng)計(jì)算兒童接種疫苗的免疫程序，自動(dòng)記錄接種信息，各種報(bào)表由電腦自動(dòng)生成，改變手工管理模式，具有操作快捷、信息準(zhǔn)確、管理高效、程序符合率高的特點(diǎn)，能提高接種率，降低傳染病的發(fā)病率，大大縮短兒童家長(zhǎng)接種時(shí)的等待時(shí)間等，具有極大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[1]。

1 軟件介紹

基層金苗卡系統(tǒng)的主要功能有：(1)為兒童建卡，對(duì)新建和遷入遷出兒童進(jìn)行管理。兒童的基本情況信息包括出生日期、性別、體重、居住地、出生情況、過敏史，父母的姓名、單位、聯(lián)系電話、是否乙肝攜帶等。(2)對(duì)兒童進(jìn)行接種登記管理，對(duì)接種疫苗情況記錄。包括接種日期、疫苗名稱、批號(hào)、生產(chǎn)廠家、費(fèi)用、接種者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出庫(kù)、入庫(kù)及庫(kù)存的數(shù)量、日期、批號(hào)、生產(chǎn)單位、規(guī)格等信息。(4)轄區(qū)人口及行政區(qū)劃管理情況。(5)各類報(bào)表的生成與統(tǒng)計(jì)。(6)各類數(shù)據(jù)的查詢。

2004年7月我們將沈蘇公司的基層金苗卡系統(tǒng)，在全省率先首次應(yīng)用到龍口市防疫站、中醫(yī)院、龍口二院的預(yù)防接種門診，并在實(shí)踐中逐步探索、研究怎樣利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能，更加完善方便快捷地完成兒童接種記錄的所有過程。經(jīng)過一年的運(yùn)行，我們?cè)谑?nèi)率先將微機(jī)化管理的工作推廣使用到全市所有的預(yù)防接種門診，在全省內(nèi)率先實(shí)現(xiàn)了全市3周歲以內(nèi)兒童接種個(gè)案電子化，免疫預(yù)防檔案微機(jī)化管理，替代了延用近30年的手工操作，解決了手工時(shí)代的各種難題，使我市的計(jì)劃免疫管理工作處于國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平。

2 具體做法

2.1 實(shí)施微機(jī)化管理前的準(zhǔn)備工作 (1)任何一項(xiàng)新技術(shù)、新工作的開展，都離不開政府的重視和領(lǐng)導(dǎo)支持。所以就這項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)越性、可行性、緊迫性與政府部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各鎮(zhèn)醫(yī)院院長(zhǎng)進(jìn)行了良好的溝通，各級(jí)政府給予政策、財(cái)政等各方面的支持，使這項(xiàng)工作能順利進(jìn)行。(2)制訂詳細(xì)、可行的方案。我們?cè)谌?nèi)，率先對(duì)微機(jī)化管理在兒童預(yù)防接種工作中應(yīng)用的可行性，進(jìn)行了大量的調(diào)查研究，根據(jù)本市的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和現(xiàn)有的各預(yù)防接種門診的條件，制定了詳細(xì)的工作方案，決定先小面積試點(diǎn)，積累一定經(jīng)驗(yàn)后，再在全市進(jìn)行推廣應(yīng)用。(3)加大宣傳力度，廣度。充分利用廣播、電視、報(bào)紙等新聞媒介，宣傳兒童電子接種證的好處，兒童接種檔案微機(jī)化管理的優(yōu)越性，取得兒童家長(zhǎng)的配合。

2.2 實(shí)施階段

2.2.1 物資配備 首先各預(yù)防接種門診要配備一臺(tái)512M以上的微機(jī)、針式打印機(jī)、UPS、U盤，讀卡器由防疫站統(tǒng)一配發(fā)。

2.2.2 人員安排及培訓(xùn) 為了保證微機(jī)化管理工作的順利進(jìn)行，要求微機(jī)操作員年齡在45歲以下，高中以上學(xué)歷，具有一定的電腦操作水平。培訓(xùn)采取集中培訓(xùn)的方式，時(shí)間2天。有個(gè)別不會(huì)的再?gòu)?qiáng)化培訓(xùn)，務(wù)必達(dá)到所有人員回去后都能開展工作。

2.2.3 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)試點(diǎn)先行 首先在計(jì)劃免疫工作較好的防疫站、中醫(yī)院、二院三個(gè)預(yù)防接種門診開展此項(xiàng)工作。第一步首先進(jìn)行計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)維護(hù)，錄入各單位的各項(xiàng)基本數(shù)據(jù)，例如單位編碼、接種周期、行政村名稱、人口資料等。每個(gè)預(yù)防接種門診都有一個(gè)全國(guó)唯一的用戶編碼。然后利用2004年12月和2005年1月強(qiáng)化服苗的有利時(shí)機(jī)，將前來(lái)服苗的2000年以后出生兒童的接種證全部收到接種門診，利用周末和夜間，采取歇人不歇機(jī)的辦法，1個(gè)月內(nèi)將所有兒童的有關(guān)信息全部錄入微機(jī)。包括兒童的姓名、性別、出生日期、家庭住址、家長(zhǎng)姓名、聯(lián)系電話等基本情況，以及所有的以往的疫苗接種記錄、過敏史。之所以用接種證作為錄入電腦的本底資料，是因?yàn)樵趯?shí)際工作中，接種證的信息記錄更加真實(shí)可靠。錄入完畢后，為每名兒童發(fā)放了電子接種證，這個(gè)電子接種證就保存著該兒童的全部預(yù)防接種信息。每名兒童在電腦里有一個(gè)唯一的地址，這樣兒童接種數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳時(shí)，就不會(huì)造成混亂。

2.2.4 刷卡接種 2005年2月份開始，在全省率先使用了兒童預(yù)防接種信息卡。在接種日兒童家長(zhǎng)開始用信息卡到預(yù)防接種門診為兒童進(jìn)行疫苗接種，用信息卡記錄了所接種疫苗的接種日期、種類、批號(hào)等所有的相關(guān)信息，并自動(dòng)進(jìn)行下次接種時(shí)間預(yù)約，達(dá)到了方便、快捷、高效、準(zhǔn)確無(wú)誤，使兒童家長(zhǎng)體會(huì)到了現(xiàn)代化管理的優(yōu)越性，得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和兒童家長(zhǎng)的好評(píng)。

2.2.5 試點(diǎn)成功，全市推行 2006年，在試點(diǎn)成功的基礎(chǔ)上，在全省內(nèi)率先實(shí)現(xiàn)了以一個(gè)市為單位，所有預(yù)防接種門診，全部實(shí)行了兒童接種信息化管理。目前，在全市范圍內(nèi)，兒童攜帶著電子接種證，在所有的預(yù)防接種門診，都可以進(jìn)行接種，而絕不會(huì)出現(xiàn)人為的計(jì)算錯(cuò)誤，或漏登、漏記現(xiàn)象。

3 效果

3.1 提高了工作質(zhì)量

3.1.1 卡證符合率顯著提高 兒童接種微機(jī)化管理，減少了手工抄寫時(shí)登記大卡、小證的筆下誤。2006年年終工作檢查時(shí)，對(duì)全市19處接種門診的120名兒童進(jìn)行了卡證符合率調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，卡證符合率由未使用微機(jī)前2003年的72%提高到現(xiàn)在的98%。

3.1.2 兒童接種的免疫程序準(zhǔn)確無(wú)誤 由于各種疫苗的免疫程序，均由電腦控制，避免了人工推算免疫程序所導(dǎo)致的時(shí)間誤差。

3.1.3 對(duì)流動(dòng)兒童管理更加有效 減少了流動(dòng)兒童因流動(dòng)性大，接種記錄不全而導(dǎo)致的錯(cuò)種、漏種、重復(fù)接種現(xiàn)象的發(fā)生。全國(guó)兒童預(yù)防接種信息聯(lián)網(wǎng)后，對(duì)于到外地暫時(shí)居住而又忘記帶信息卡和接種證的兒童，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)里查詢后，給予補(bǔ)發(fā)接種證，既能使兒童及時(shí)接種疫苗，又不用家長(zhǎng)回家取接種證，減少了兒童家長(zhǎng)因此而產(chǎn)生的誤工費(fèi)用和往返的旅程費(fèi)用。

3.1.4 接種率報(bào)表更快捷、準(zhǔn)確 實(shí)行微機(jī)化管理后，各種接種統(tǒng)計(jì)報(bào)表由電腦自動(dòng)生成，報(bào)表時(shí)間由過去的1天時(shí)間，減少為現(xiàn)在的5min，并且絕無(wú)差錯(cuò)。

3.2 提高了工作效率

篇2

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息化；查詢；網(wǎng)絡(luò)化；措施

引言

房屋檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，其能夠有效提高效率，而且可以為房產(chǎn)糾紛仲裁、房產(chǎn)交易、史跡考證、權(quán)屬登記等提供重要的依據(jù)，城市的房屋檔案信息化管理對(duì)決策者和管理者而言是至關(guān)至要的，其在不斷地建設(shè)過程中，盡管取得了較大的成就，但仍會(huì)面臨較多的問題沒有解決，就比如檔案信息的采集系統(tǒng)、人員素質(zhì)等問題，這些對(duì)房屋檔案信息化管理建設(shè)都產(chǎn)生了阻礙。成為房屋檔案信息化建設(shè)者們亟待解決的問題。

1房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)有效進(jìn)行管理、提供利用，實(shí)施資源共享。

隨著房產(chǎn)檔案信息化管理的深入，計(jì)算機(jī)在房產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，使得信息能夠隨時(shí)隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產(chǎn)檔案信息化管理優(yōu)越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1.1檔案資料存儲(chǔ)的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，這些信息能夠直接被計(jì)算機(jī)的程序識(shí)別和讀取。大量的資料在經(jīng)過整合處理之后，形成相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息管理系統(tǒng)，對(duì)這些信息進(jìn)行收集、分類、整理、存儲(chǔ)，這樣在需要信息的時(shí)候可以方便、及時(shí)的查閱到。

1.2檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化

房產(chǎn)檔案信息化的核心就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞和交流。通過借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)，房產(chǎn)檔案信息可以在世界各地進(jìn)行異地傳輸，隨時(shí)隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產(chǎn)管理部門、房產(chǎn)開發(fā)商、需求者之間更好地交流，房產(chǎn)檔案的價(jià)值也能得到充分發(fā)揮。

1.3查詢應(yīng)用智能化

由于房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)都是數(shù)字化，這使得檔案信息網(wǎng)上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節(jié)省了很多人力物力。

2房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

2.1房屋檔案管理信息化建設(shè)資金短缺。

眾所周知，房屋信息化建設(shè)并不是一朝一夕就可以完成的過程，其需要對(duì)軟件進(jìn)行開發(fā)，對(duì)硬件進(jìn)行購(gòu)買，由于資金不足，致使很多地方在房屋檔案信息化建設(shè)中受到嚴(yán)重的阻礙，從而信息化程度低下，網(wǎng)絡(luò)速度慢，信息不暢通，軟件無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，仍停留在依靠手工進(jìn)行房屋檔案信息的查閱工作。

2.2缺乏先進(jìn)的房產(chǎn)檔案管理理念

長(zhǎng)期以來(lái)，某些房產(chǎn)檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢(shì)，這種定勢(shì)具有較強(qiáng)的慣性，很難在短期內(nèi)真正改變。觀念的滯后，必然導(dǎo)致行動(dòng)上的消極懈怠，這樣導(dǎo)致信息化建設(shè)的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。

2.3檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高

房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。但目前，房產(chǎn)檔案管理員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，許多地方的房產(chǎn)檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低，尤其是對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)了解甚少，而且學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)積極性、主動(dòng)性不高，缺乏開拓進(jìn)取的精神，滿足于現(xiàn)狀，業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。

2.4技術(shù)手段落后

目前許多房產(chǎn)檔案管理部門無(wú)論是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)程度、參與程度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。多數(shù)房產(chǎn)部門的工作方式基本上是接收移交檔案，目立卷、存出入庫(kù)、查閱調(diào)卷。辦公電腦的應(yīng)用主要還是在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理方面，管理介質(zhì)大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式等信息化手段雖已有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的功能和水平與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)和房產(chǎn)檔案應(yīng)用的要求相差比較遠(yuǎn)。

2.5檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量就會(huì)越高。

3加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理的措施

3.1加大房屋檔案管理信息化資金的投入。

房屋檔案信息化管理建設(shè)是一個(gè)需要大量花費(fèi)的長(zhǎng)期系統(tǒng)工程，由于受到資金制約，便無(wú)法有創(chuàng)新和突破。為此，可以采用多渠道籌集資金的方式來(lái)加大資金的投入力度，具體的籌措可以通過銀行加單位加財(cái)政支持，也可以對(duì)房屋檔案管理信息化建設(shè)資金納入各地方財(cái)政預(yù)算之中，實(shí)現(xiàn)?？顚Ｓ?，使得信息化發(fā)展得到資金保障，最后可以對(duì)房地產(chǎn)商征收房屋檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金。

3.2提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

提高房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是加速房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)步伐、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認(rèn)識(shí)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是信息化素養(yǎng)的培訓(xùn)。幫助他們樹立改革意識(shí)、科技意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等一系列全新的觀念。

在房產(chǎn)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)中應(yīng)當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案管理部門長(zhǎng)期存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力和開拓創(chuàng)新精神，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使房產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)充滿生機(jī)活力的新局面。

3.3完善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息歸集系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)、檔案咨詢系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等。信息歸集系統(tǒng)是全面、準(zhǔn)確地收集房屋產(chǎn)權(quán)的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)信息，形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作系統(tǒng)。完善信息歸集系統(tǒng)主要要做到兩點(diǎn)，一是要保證信息資料的準(zhǔn)確性和全面性，二是要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)存的信息，保證房產(chǎn)檔案信息與房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況同步。

信息檢索系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案輸出和利用的系統(tǒng)，建立房產(chǎn)數(shù)字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)存可以將房屋地址、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)g、產(chǎn)權(quán)狀況等與房屋產(chǎn)權(quán)管理相關(guān)的每一個(gè)要素作為檢索條件，并建立多級(jí)檢索系統(tǒng)，從而提供方便、快捷的檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的政策咨詢功能的一個(gè)系統(tǒng)。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案信息不僅要滿足房屋產(chǎn)權(quán)交易和咨詢的需要，而且也應(yīng)該為政府職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)，所以必須建立完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當(dāng)運(yùn)用宏觀調(diào)控手段，調(diào)整房地產(chǎn)市場(chǎng)的結(jié)構(gòu)、保證房地產(chǎn)市場(chǎng)的平衡，保證房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展提供準(zhǔn)確、科學(xué)的決策信息。

信息安全系統(tǒng)是保證房屋產(chǎn)權(quán)信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統(tǒng)。數(shù)字檔案的安全保存存在許多技術(shù)上的問題。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)充分研究房產(chǎn)數(shù)字檔案保存可能存在的諸多危險(xiǎn)因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術(shù)保障。

3.4完善房產(chǎn)數(shù)字檔案管理的法律與制度

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強(qiáng)，涉及到房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件不斷增多?，F(xiàn)有的檔案法律法規(guī)和有關(guān)制度，一方面存在對(duì)新興的數(shù)字檔案管理的適應(yīng)性問題，同時(shí)檔案管理事業(yè)的發(fā)展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關(guān)于房產(chǎn)檔案管理工作的法律和制度建設(shè)問題擺在我們面前。房產(chǎn)數(shù)字檔案資料是由產(chǎn)權(quán)人提供的歷史記錄和依據(jù)，既具有私人權(quán)益屬性，又屬于社會(huì)財(cái)富。所以在查閱、利用方面時(shí)常出現(xiàn)一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產(chǎn)數(shù)字檔案問題上，應(yīng)盡快建立健全相關(guān)法律依據(jù)和規(guī)章制度，在完善管理措施的基礎(chǔ)上，把檔案用活，最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案；數(shù)字化管理；問題；方法

中圖分類號(hào)：G718文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2013）09-0298-01

1.堅(jiān)持發(fā)展計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化道路的意義

1.1符合檔案信息化管理的要求。為了讓檔案信息化跟隨時(shí)代步伐，在其管理過程中需要融入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等高效的管理手段。使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可以讓計(jì)劃生育檔案工作開辟出更為便捷的路線，并把該工作推向了一個(gè)更加嶄新的高度，讓整個(gè)計(jì)劃生育過程可以保持一個(gè)良性的循環(huán)模式。檔案數(shù)字管理化可以讓工作人員用更加理智、方便、合理的態(tài)度規(guī)劃流程，具體表現(xiàn)在檔案的歸檔、保存和查詢等方面。

1.2計(jì)劃生育檔案信息數(shù)字化是未來(lái)發(fā)展的必然結(jié)果。未來(lái)信息數(shù)字化會(huì)大量應(yīng)用于計(jì)生管理當(dāng)中，輔助計(jì)劃生育工作，可以查詢和建立該地區(qū)內(nèi)全部的群眾檔案和戶籍檔案，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的不斷成熟，在計(jì)生檔案管理過程中創(chuàng)建一個(gè)高科技的工作環(huán)境，并以這種方式不斷發(fā)展和壯大，最終面向全社會(huì)普及。

2.在計(jì)劃生育檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1在輔助管理中存在不足。針對(duì)現(xiàn)如今以計(jì)算機(jī)為主要管理模式的計(jì)劃生育檔案工作而言，主要是在傳統(tǒng)人工操作的基礎(chǔ)上，很多管理模式并沒有根本性改變，而是繼續(xù)沿用以往的管理模式，這是制約我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理的首要原因，我們應(yīng)該以檔案信息管理為主要的管理模式，將其視為核心內(nèi)容。制約我國(guó)計(jì)生檔案發(fā)展的原因在于，長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展以來(lái)工作對(duì)象的改變，從原有的以紙張的書寫形式的對(duì)象轉(zhuǎn)變成使用計(jì)算機(jī)保存檔案信息，兩者之間發(fā)展過于迅速，不能及時(shí)有效地進(jìn)行調(diào)節(jié)。

2.2在計(jì)生檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中存在不足

2.2.1管理機(jī)制過于分散。在對(duì)計(jì)劃生育檔案管理人員進(jìn)行管理的過程中缺乏統(tǒng)一性，沒有固定的管理機(jī)構(gòu)作出相應(yīng)的控制手段，很多工作人員在沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)就直接走向工作崗位，檔案收集意識(shí)和理念比較弱，沒有給予檔案管理足夠的重視，對(duì)檔案需要的日常材料不能進(jìn)行妥善處理，例如：檔案處理的整個(gè)過程，包括收集、整理、歸檔以及收集等。

2.2.2檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平低下?，F(xiàn)在我國(guó)計(jì)劃生育標(biāo)準(zhǔn)化管理水平較低，并且各個(gè)部門之間聯(lián)系甚少，制約了管理水平的提高。很多檔案管理人員沒有成熟的職業(yè)技能，并不是該專業(yè)出身，同樣導(dǎo)致了計(jì)劃生育檔案管理表面生硬、內(nèi)部不細(xì)膩的情況發(fā)生，很容易造成工作當(dāng)中的失誤，而且面對(duì)大量的檔案信息資料，很容易出現(xiàn)內(nèi)容不清、相互混淆等惡劣事態(tài)。

2.2.3計(jì)生檔案管理中數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后影響檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。計(jì)生檔案管理經(jīng)過快速的發(fā)展，我國(guó)很多地區(qū)的計(jì)劃生育管理部門都建立了規(guī)模大小不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，但是缺少針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行應(yīng)用和管理的專屬軟件，在檔案管理過程中依然面臨很多問題，在查閱檔案信息的時(shí)候，還是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。

3.建立現(xiàn)代化計(jì)劃生育檔案管理的方法

3.1數(shù)據(jù)管理先進(jìn)化。檔案管理本質(zhì)上是對(duì)人員信息數(shù)據(jù)的管理，不斷推進(jìn)檔案信息化管理，并找尋與之相符合的程序和工作方式，使其不斷完善、科學(xué)和規(guī)范。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)化手段將分散的計(jì)算機(jī)相互連接起來(lái)，使其以不同的功能職責(zé)進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)既分散又統(tǒng)一的系統(tǒng)處理方式，最終實(shí)現(xiàn)整體的應(yīng)用合并。

3.2效率的工作方式。隨著人口的不斷增長(zhǎng)，檔案信息量也在逐漸增加，應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)管理，將信息資料以重要性、價(jià)值、使用程度等情況不同進(jìn)行統(tǒng)一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下三方面：首先針對(duì)開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，以此來(lái)提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據(jù)案卷類型不同，通過檔案的中心內(nèi)容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節(jié)約了時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，大大提高了工作效率；還有對(duì)于那些有較高案卷基礎(chǔ)的檔案，在著錄的過程中，可以在全引目錄中進(jìn)行分類標(biāo)引，對(duì)于具有特殊意義和形式的檔案，可以通過姓名、地址和時(shí)間等直接錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，之后作出相應(yīng)的分類號(hào)。保證所有的錄入過程都可以使用原有的檔案目錄，這樣可以相應(yīng)的減少著錄過程中，提高了整體著錄效率。

3.3不斷提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。在計(jì)生檔案管理過程中，工作人員的整體素質(zhì)和職業(yè)技能直接影響到工作質(zhì)量。計(jì)生檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在提高工作效率的基礎(chǔ)上追求高質(zhì)量，對(duì)計(jì)生檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。現(xiàn)代化的計(jì)生檔案管理要求工作人員具備扎實(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和管理、網(wǎng)絡(luò)管理能力等。

3.4要求工作人員具有認(rèn)真的工作態(tài)度。計(jì)劃生育政策需要長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，因此其檔案管理也需要持續(xù)性和細(xì)致性，從對(duì)材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個(gè)內(nèi)容都需要認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤都會(huì)引起連鎖反應(yīng)，對(duì)計(jì)生檔案管理工作帶來(lái)不便。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化是檔案管理未來(lái)發(fā)展的必經(jīng)之路，也是解決大量信息資料快速增長(zhǎng)所帶來(lái)問題的首要方式，在面對(duì)諸多不足的情況下，如何加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃生育檔案管理是每一個(gè)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注的事情，在科學(xué)、合理的解決辦法之下，讓我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理走向一個(gè)新的高度，加快我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，沿著可持續(xù)化發(fā)展道路快速前行。

參考文獻(xiàn)

[1]李阿雪.計(jì)算機(jī)對(duì)計(jì)劃生育檔案的管理[J].企業(yè)家天地，2007，10：214-215.

篇4

一、基層疾病預(yù)防控制中心檔案的管理現(xiàn)狀

（一）信息化與硬件的建設(shè)投入力度不夠?；鶎蛹部刂行牟恢匾暀n案管理，即便對(duì)辦公條件進(jìn)行改善，但是對(duì)于檔案管理投入的資金比較少。相關(guān)資料中顯示，在基層的疾控中心中各種檔案管理設(shè)施不夠普及，即便部分已經(jīng)添置計(jì)算機(jī)設(shè)施，但是沒有充分利用檔案的信息資源，還有不少疾控中心的檔案處在人工檢索與手工抄寫階段，不會(huì)通過計(jì)算機(jī)管理，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

（二）檔案管理人員整體素質(zhì)與積極性欠缺。在很多疾控中心的管理工作當(dāng)中，由于檔案管理工作沒有得到足夠的重視，再加上檔案管理的工作很難做出成績(jī)。而且檔案管理工作的人員在疾控中心的地位不明確，這在某種程度上會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作受到影響。另外，還要長(zhǎng)時(shí)間面對(duì)這種枯燥乏味，單調(diào)繁瑣的工作。因此，檔案管理的工作人員沒有發(fā)現(xiàn)任何實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的機(jī)會(huì)，長(zhǎng)此以往，難免會(huì)消極怠工，不能調(diào)動(dòng)自己工作的積極性。

此外，由于疾控中心對(duì)管理檔案的工作沒有引起足夠的重視，所以在配備管理人員上，疾控中心會(huì)把一些沒有技術(shù)特長(zhǎng)以及文化程度不高的人放在檔案管理的工作崗位上。但是在實(shí)際的工作中，檔案管理非常復(fù)雜且繁瑣、任務(wù)龐大。特別是在新的形勢(shì)下，要求信息化管理檔案，這就需要檔案管理工作人員要具備一定的技術(shù)以及專長(zhǎng)，并且在工作中要吃苦耐勞。但是從實(shí)際情況來(lái)看，現(xiàn)在很多檔案管理人員沒有足夠的條件，很難勝任管理檔案的工作。

（三）檔案管理的制度不夠完善。很多疾控中心沒有建立完善的管理制度，因此管理起來(lái)就不夠規(guī)范和系統(tǒng)。而且，在疾控中心，檔案管理部門不能夠及時(shí)收集、整理以及歸檔各個(gè)科室的檔案。因此，檔案遍布各個(gè)科室，而這樣也使得檔案得不到充分利用，不能將應(yīng)有的作用發(fā)揮出來(lái)。另外，由于沒有規(guī)范化管理收集的檔案，所以需要很多的人力進(jìn)行查找，這在一定程度上，使得檔案的使用效率受到了影響。

二、基層疾控中心檔案現(xiàn)代化管理的主要方式

（一）提升檔案管理者技術(shù)水平與業(yè)務(wù)素質(zhì)。在建設(shè)檔案的現(xiàn)代化管理體系時(shí)，需要重視管理人員素質(zhì)建設(shè)，換句話說，基層的疾控中心應(yīng)該對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行改善，聘任懂檔案管理又會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，還要送到專業(yè)的培訓(xùn)班與高等院校進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)能力。并且檔案管理人員需要對(duì)自身觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，樹立現(xiàn)代信息化的意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)信息化的技術(shù)，合理應(yīng)用信息化的平臺(tái)，進(jìn)而提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

（二）落實(shí)電子檔案管理。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，需要確保電子檔案與電子文件間安全性、真實(shí)性、有效性與完整性，在電子文件歸檔、形成、整理、收集與鑒定以后，需要形成電子檔案管理，達(dá)到全程管理的效果。并且基層的疾控中心需要把檔案館電子檔案的管理辦法作為參考，對(duì)電子文件檢測(cè)數(shù)據(jù)、歸檔的時(shí)間、數(shù)據(jù)的類型以及技術(shù)環(huán)境等進(jìn)行處理，構(gòu)建電子檔案的管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以便檔案管理的工作更好地進(jìn)行。

（三）擬制現(xiàn)代化的管理機(jī)制?，F(xiàn)代化的檔案管理屬于新型管理的模式，若想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，疾控中心需要按照《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》規(guī)定與《檔案法》法律法規(guī)，同時(shí)與疾病預(yù)防與控制工作相結(jié)合，制定現(xiàn)代化檔案管理的制度，確保檔案信息安全性和真實(shí)性。

（四）增加網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與軟硬件研發(fā)投入。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，疾控中心需要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，應(yīng)用路由器、掃描儀和交換機(jī)等組成互聯(lián)網(wǎng)安全軟件。還要投入與研發(fā)疾控中心的檔案管理軟件，把既有檔案信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到信息平臺(tái)上應(yīng)用，同時(shí)合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息檢索，確保信息數(shù)據(jù)檢索的及時(shí)性與有效性。

篇5

一、工程建筑檔案的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀

1、工程建筑檔案的特點(diǎn)

工程建筑檔案能綜合反映出工程項(xiàng)目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)，各項(xiàng)合同和協(xié)議書，上級(jí)部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場(chǎng)的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲(chǔ)存建筑項(xiàng)目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告資料、開竣工的報(bào)告、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底等;同時(shí)還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點(diǎn)包括：⑴一次性：因建筑工程項(xiàng)目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個(gè)過程，是建筑項(xiàng)目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實(shí)性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實(shí)用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實(shí)情況，具備保存及使用的價(jià)值。不但是項(xiàng)目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項(xiàng)目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實(shí)用性較強(qiáng)。

2、工程建筑檔案管理的現(xiàn)狀

（1）信息化建設(shè)緩慢

盡管我國(guó)已經(jīng)逐漸加快建筑工程建設(shè)檔案信息化的建設(shè)步伐，但是對(duì)其的關(guān)注及投資力度還較小，不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。在工程建筑檔案的信息化建設(shè)中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無(wú)法對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)受到越來(lái)越多的人的關(guān)注，但是多數(shù)工程建筑檔案管理單位在實(shí)際工作中，依然存在側(cè)重于實(shí)體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設(shè)的問題，對(duì)工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進(jìn)行完善，導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢的現(xiàn)狀。

（2）信息化建設(shè)動(dòng)力不足

現(xiàn)階段，工程建筑檔案信息化建設(shè)一直處在起步階段，因此，在實(shí)際的信息化操作過程中，還會(huì)出現(xiàn)諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實(shí)際的信息化建設(shè)中，并未出現(xiàn)針對(duì)性較強(qiáng)的群體，從而導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢。另外，缺乏信息化建設(shè)人才也是導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)動(dòng)力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)，因此，在具體操作中出現(xiàn)不盡心或者不關(guān)心的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)在實(shí)際工作中無(wú)法發(fā)揮出真正的功用，缺乏真實(shí)性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國(guó)工程建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的建筑單位認(rèn)識(shí)到工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性，如規(guī)范檔案資料的儲(chǔ)存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎(chǔ)配置，能提高我國(guó)工程建筑檔案的管理能力。

1、增強(qiáng)工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質(zhì)量安全和工程進(jìn)展等。但我國(guó)的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設(shè)速度比較緩慢，因此，與實(shí)際建筑工程的發(fā)展脫軌，跟不上時(shí)代的發(fā)展，實(shí)用性和有效性得不到充分發(fā)揮，無(wú)法為工程建筑提供時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中添加部分現(xiàn)代化的元素，如借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息庫(kù)，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設(shè)實(shí)行有機(jī)結(jié)合，改變傳統(tǒng)工程檔案管理中手抄寫和書架儲(chǔ)存的模式，從而避免實(shí)物保存中破損、腐蝕后無(wú)文件參考的局面。建立一套科學(xué)合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)、綜合素養(yǎng)和職業(yè)操守等，均會(huì)對(duì)工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學(xué)性產(chǎn)生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理方式比較落后，已經(jīng)不能滿足我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質(zhì)，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實(shí)現(xiàn)我國(guó)工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會(huì)，或者定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對(duì)管理人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的工作意識(shí)，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍，為工程檔案管理的信息化建設(shè)的成功奠定基礎(chǔ)。

3、加強(qiáng)工程建筑檔案庫(kù)的信息化管理

想要對(duì)工程建筑檔案管理工作實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，就要加強(qiáng)工程建筑檔案庫(kù)的信息化管理建設(shè)。將需實(shí)施歸檔的工程建筑檔案，按照統(tǒng)一格式向檔案管理系統(tǒng)提交，并由系統(tǒng)實(shí)施自動(dòng)歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫(kù)的平臺(tái)內(nèi)，確保工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)具備統(tǒng)一性，讓檔案資源能實(shí)現(xiàn)共享。另外，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)還需實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，并在數(shù)字化系統(tǒng)中將檔案資料標(biāo)明其存放位置，從而實(shí)現(xiàn)快速檢索。

4、強(qiáng)化信息化管理的安全意識(shí)

科技信息的迅速發(fā)展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國(guó)工程建筑檔案信息化的管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。但是日新月異的信息化發(fā)展，也為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機(jī)會(huì)，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會(huì)導(dǎo)致檔案外泄，給施工企業(yè)及檔案管理單位帶來(lái)巨大的損失，不利于建筑行業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。因此，相關(guān)的檔案管理部門需在實(shí)施工程建筑檔案信息化建設(shè)中，將工程建筑檔案內(nèi)的重要內(nèi)容進(jìn)行加密處理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高機(jī)密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，還需注重對(duì)紙質(zhì)工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

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【關(guān)鍵詞】 新形勢(shì)；房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；管理；探究

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理主要指的是把傳統(tǒng)紙質(zhì)的原始檔案以及材料借助于現(xiàn)代化的機(jī)器以及設(shè)備，對(duì)它們進(jìn)行掃描、拍攝，然后通過壓縮、轉(zhuǎn)化為聲音文件、圖片文件以及錄像文件等，最后把它們進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)與管理，從而使得這些檔案資料能夠在服務(wù)器中得到良好的保存，同時(shí)建立良好的程序，從而為人們更好地檢索以及查詢相應(yīng)的檔案資料提供便利，這是房產(chǎn)檔案管理重要的發(fā)展方向，它既滿足了社會(huì)對(duì)信息資源開發(fā)的要求，又能夠適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展的需要，因此，推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，已經(jīng)成為了房產(chǎn)檔案發(fā)展的重要方向，面對(duì)新形勢(shì)下的機(jī)遇，要積極推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為信息產(chǎn)業(yè)中檔案事業(yè)的體系建立以及完善奠定良好基礎(chǔ)。

一、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化模式所具有的特點(diǎn)

（一）房產(chǎn)檔案的多樣化服務(wù)。在一般情況下，房產(chǎn)檔案在網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)中，需要把傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案通過相關(guān)的技術(shù)將它們轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，例如房產(chǎn)中相關(guān)的資料、合同、協(xié)議以及特殊說明等轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等，從而使得這些重要的資料能夠得到科學(xué)的管理，同時(shí)提升房產(chǎn)檔案的管理水平，除此之外，這些資料在完善之后，還可以統(tǒng)一進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，這為信息的查閱工作也帶來(lái)了便利性，此時(shí)，人們憑借自己的身份認(rèn)證，自行查詢房產(chǎn)檔案的信息，從而減少了人工查詢的繁瑣步驟，同時(shí)也提升了信息查詢的速度，通過實(shí)施這些多樣化的服務(wù)，不僅為房產(chǎn)用戶提供了便利，而且也提升方房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。

（二）房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。眾所周知，我國(guó)傳統(tǒng)房產(chǎn)中檔案的管理工作基本是人工操作，這僅能滿足用戶辦理相關(guān)手續(xù)以及基本信息的查詢需求，但是對(duì)于信息的及時(shí)收集與應(yīng)用則難以做到及時(shí)性，而且對(duì)檔案的信息深入開發(fā)應(yīng)用也難以實(shí)現(xiàn)，當(dāng)房產(chǎn)檔案的管理工作逐漸地進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化模式，就能夠十分便利地實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的整理、檢索、歸檔以及查詢等目標(biāo)，從而極大地提升房產(chǎn)檔案在管理工作中的效率，同時(shí)對(duì)用戶而言，也為他們帶來(lái)了便捷的服務(wù)。

（三）房產(chǎn)檔案數(shù)字化的模式。房產(chǎn)檔案中的信息需要具有高度的保密性，而在傳統(tǒng)的管理模式中，難以提升其保密性，在數(shù)字化的管理模式中，能夠有效地把數(shù)字化房產(chǎn)檔案的內(nèi)容以及管理對(duì)象與載體實(shí)施改變，提升相關(guān)人員在保護(hù)房產(chǎn)檔案信息中的能力，例如針對(duì)用戶可以設(shè)計(jì)一個(gè)專門的信息查詢?nèi)肟?，在此信息查詢的入口處，用戶可以憑借自己的賬戶信息以及密碼自主地查詢相關(guān)的信息，對(duì)于工作人員而言，在數(shù)字化的檔案管理中借助于計(jì)算機(jī)的技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，有機(jī)結(jié)合檔案實(shí)體與服務(wù)的分離，把檔案中的原始憑證錄入信息資料庫(kù)，這就為順利開展圖文一體數(shù)字化管理模式提供了便利。

二、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化實(shí)施策略

房產(chǎn)檔案實(shí)施數(shù)字化的管理需要一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過程，當(dāng)前辦公逐漸進(jìn)入了自動(dòng)化的階段，人們對(duì)數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用也在不斷地加深以及深化，這為房產(chǎn)檔案進(jìn)入數(shù)字化的管理模式提供了良好的指導(dǎo)：一方面是數(shù)字技術(shù)發(fā)展，需要工作人員加快提升自己的管理理念，在實(shí)踐工作中加快創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不僅在房產(chǎn)檔案的管理工作中，做到既懂管理又能夠掌握數(shù)字化技術(shù)相關(guān)的能力，從而為房產(chǎn)用戶提供良好的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享和有效利用。

（一）積極建立房產(chǎn)信息庫(kù)。在數(shù)字化的管理模式中，房產(chǎn)檔案的管理工作需要把檔案資料以及文件轉(zhuǎn)為便于保存的形式，其中的圖片文件是比較常見的方式，因此對(duì)這些文件的保護(hù)工作就需要建立一個(gè)良好的信息庫(kù)，把房產(chǎn)中的重要信息錄入信息庫(kù)中，從而為信息的檢索工作提供便利，在檢索相關(guān)的數(shù)據(jù)時(shí)，可以根據(jù)文件信息的提示輸入對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，從而有效提升房產(chǎn)檔案的查詢速度，把房產(chǎn)檔案實(shí)施數(shù)字化的管理之后，通過數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢工具就能夠更好地提升房產(chǎn)檔案資源的整合能力。

（二）提高對(duì)房產(chǎn)管理中數(shù)字化的認(rèn)識(shí)?？茖W(xué)的思想認(rèn)識(shí)能夠有效地提升行動(dòng)力，因此，在房產(chǎn)檔案的管理中，數(shù)字化的管理模式已經(jīng)在最大限度中提升了檔案的利用率，同時(shí)也對(duì)滿足社會(huì)的需求帶來(lái)有效性，首先是針對(duì)房產(chǎn)檔案出現(xiàn)資料的不真實(shí)、不規(guī)范以及不完整的問題，在實(shí)施數(shù)字化管理工作中就能夠較好地進(jìn)一步地補(bǔ)充完整，從而使得房產(chǎn)管理工作能夠進(jìn)一步完善。其次是在數(shù)字化的模式中，需要在局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)中登記房產(chǎn)信息，由于當(dāng)前的房產(chǎn)檔案在數(shù)字化方面并沒有獲得全面同步的發(fā)展，因此，提高對(duì)房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)，有利于更好地提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，從而提升工作效率。最后，應(yīng)用數(shù)字化的模式管理房產(chǎn)檔案，能夠更好地保證房產(chǎn)檔案資料具有完整性以及真實(shí)性，同時(shí)加快提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)中的質(zhì)量，更好地服務(wù)于房產(chǎn)管理的工作。

（三）制定數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)的策略。數(shù)字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數(shù)字化系統(tǒng)中，必須要充分地考慮各地的房產(chǎn)檔案實(shí)際情況，例如工作人員的配置情況、對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會(huì)對(duì)房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化的推進(jìn)帶來(lái)一定的影響，因此在詳細(xì)地分析了這些基本因素之后，就可以適應(yīng)各個(gè)地區(qū)對(duì)房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化推進(jìn)情況，從而有步驟地實(shí)施以及推進(jìn)數(shù)字化的管理模式。第二是加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式的步伐，由于我國(guó)每年房產(chǎn)檔案數(shù)量在不斷增加，其數(shù)量之龐大也使得檔案的庫(kù)存出現(xiàn)了一定的難題，例如存儲(chǔ)空間的有限性，因此在構(gòu)建數(shù)字化的管理模式中，可以通過先進(jìn)的技術(shù)把紙質(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)為電子文件的形式，（下轉(zhuǎn)第184頁(yè)）（上接第182頁(yè)）從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對(duì)房產(chǎn)檔案的管理以及庫(kù)存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時(shí)也能夠在權(quán)屬問題方面進(jìn)行資料登記，使用戶的房產(chǎn)資料能夠得到科學(xué)的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應(yīng)對(duì)檔案數(shù)量的增加。

（四）完善房產(chǎn)檔案的數(shù)字化利用以及標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)電子文件與檔案所制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，房產(chǎn)檔案能夠在管理工作中做到規(guī)范化，同時(shí)在房產(chǎn)檔案的管理工作中，需要在國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)范中確立良好的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，從而有效地提升房產(chǎn)檔案的管理水平，提升服務(wù)水平；再者需要限定房產(chǎn)檔案中信息數(shù)字化的利用權(quán)限，這主要是面對(duì)用戶而言，他們能自行地查詢相關(guān)的信息，從而使得房產(chǎn)檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)。對(duì)檔案管理人員而言，可以在內(nèi)部的局域網(wǎng)中查詢與利用檔案信息。因此，在房產(chǎn)檔案的管理工作中，數(shù)字化的技術(shù)能夠發(fā)揮重要作用。

三、結(jié)語(yǔ)

推進(jìn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)展的要求，同時(shí)也符合我國(guó)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理?yè)碛性S多優(yōu)點(diǎn)，例如節(jié)省查詢時(shí)間以及房產(chǎn)資料的庫(kù)存空間等，同時(shí)也能更好地滿足了人們對(duì)房產(chǎn)信息資料的利用和安全保管。

【參考文獻(xiàn)】

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[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息化；方法

[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動(dòng)的時(shí)候，會(huì)將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，針對(duì)醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景起到極其有效的作用。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們?cè)谖臅鴻n案的管理過程中要具備很強(qiáng)的規(guī)范效力，針對(duì)一些不對(duì)外公開的檔案要有保密意識(shí)，以及針對(duì)不同檔案使用者的服務(wù)意識(shí)。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來(lái)源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進(jìn)步。

1醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征有四個(gè)方面：第一，文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對(duì)公文的歸納整理使用，即整個(gè)公文檔案的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認(rèn)這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點(diǎn)。這個(gè)過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語(yǔ)言等經(jīng)過嚴(yán)格篩查。以此確保規(guī)范。第二，文件的標(biāo)準(zhǔn)性。我們對(duì)文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格實(shí)施。整個(gè)環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要?jiǎng)澇蓛煞N，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻(xiàn)中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計(jì)工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國(guó)的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：第一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對(duì)于這個(gè)檔案管理工作的績(jī)效較低，不愿投入時(shí)間精力。對(duì)檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。第二，國(guó)家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對(duì)醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會(huì)使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會(huì)招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調(diào)過來(lái)的，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實(shí)際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。第四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級(jí)落后等，最后造成了檔案信息的無(wú)序化。

2醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

21材料的歸納整合工作

我們?cè)谶M(jìn)行文書檔案管理的任務(wù)時(shí)，首先是要進(jìn)行材料的收集和整理，因?yàn)樘幚砣耸聶n案的員工參與了整個(gè)檔案產(chǎn)生過程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進(jìn)行處理上級(jí)文件時(shí)，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進(jìn)行傳閱文件情況時(shí)，提醒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對(duì)于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來(lái)的文件及時(shí)分發(fā)，在上情下達(dá)的實(shí)現(xiàn)上做一個(gè)好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時(shí)達(dá)成文件內(nèi)容要求。

22對(duì)于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個(gè)檔案的有效性和針對(duì)性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會(huì)造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對(duì)象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲(chǔ)存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來(lái)，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴(yán)防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價(jià)值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

23提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案的開發(fā)使用

促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級(jí)部門的決策和服務(wù)部門，主要針對(duì)醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示了整個(gè)醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動(dòng)開發(fā)始終是文獻(xiàn)管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進(jìn)步和規(guī)范化治理方面累計(jì)了很多的文獻(xiàn)資料，包含等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、資質(zhì)認(rèn)定、資質(zhì)認(rèn)定等級(jí)、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評(píng)價(jià)，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個(gè)醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進(jìn)步，使得檔案的使用率持續(xù)地被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對(duì)一些證書的文獻(xiàn)和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進(jìn)程里，相關(guān)檔案人員需要主動(dòng)依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進(jìn)步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達(dá)到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時(shí)對(duì)檔案中內(nèi)容的需求。同時(shí)檔案部門還必須完善項(xiàng)目的程序過程，保證對(duì)檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來(lái)進(jìn)行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達(dá)到信息共享的程度，提升整個(gè)檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度?？偟膩?lái)說這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享；②醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時(shí)效性更強(qiáng)；④檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。

3結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對(duì)文檔管理規(guī)則進(jìn)行深入的改進(jìn)，并對(duì)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進(jìn)一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯地表達(dá)。中國(guó)的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進(jìn)步，落后的管理方法已經(jīng)不能達(dá)到新的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國(guó)檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯(cuò)誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯(cuò)誤率減小。要做到這一點(diǎn)檔案文書的信息化勢(shì)在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次，更好地做好醫(yī)院文書工作。

參考文獻(xiàn)：

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一、指導(dǎo)思想

加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，提高我局檔案管理的整體水平，促進(jìn)檔案工作更好地為我局工作的開展提供保障。

二、目的

切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，保障檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化順利實(shí)施。

三、主要工作

1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案目標(biāo)管理活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)。

我局檔案是我局在財(cái)務(wù)管理、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像等各種形式與載體的文件材料的總和，是維護(hù)真實(shí)面貌的歷史記錄，是我局工作的有機(jī)組成部分，也是科學(xué)管理我局的重要基礎(chǔ)。我局配備兼職檔案管理人員，制訂檔案工作目標(biāo)管理實(shí)施計(jì)劃，確保在今年檔案管理工作順利完成。

2、加強(qiáng)硬件建設(shè)

安裝遮光窗簾、添置檔案柜、除濕設(shè)備、溫濕度計(jì)、滅火器。保持檔案庫(kù)房清潔、寬敞、明亮、通風(fēng)，并達(dá)到防盜、

防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。

3、規(guī)范操作程序，依法科學(xué)管理

(1)做好檔案的收集工作

為防止文件在閱辦過程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，請(qǐng)承辦人簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。對(duì)一些特別重要的文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的辦法，然后由檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)查收交檔案室存檔。在交接過程中，全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手頭的資料由股室檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案的收集既齊全又完整，避免資料的遺失。

(2)制定較為科學(xué)合理的分類方案。

將檔案分為文書檔案、音像電子檔案、實(shí)物檔案幾大類。將文書檔案按年度-類目-級(jí)別-保管期限進(jìn)行分類，以不同期限按黨群類、行政事務(wù)類、財(cái)務(wù)類等進(jìn)行排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實(shí)做好平時(shí)的立卷工作。

(3)認(rèn)真做好日常的檔案管理。

各類檔案、資料按類別整齊地存放在不同的檔案柜內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記薄、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。

(4)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員要參加教育局檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理人員平時(shí)的工作要有計(jì)劃、有措施、有成效。

四、提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理

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1．1專項(xiàng)檔案管理意識(shí)淡薄

主要表現(xiàn)在申報(bào)單位的領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員檔案意識(shí)淡薄，沒有檔案在項(xiàng)目管理過程中的地位，缺少機(jī)制保障，在制定項(xiàng)目工作計(jì)劃、實(shí)施方案時(shí)較少提及檔案，不注重項(xiàng)目進(jìn)行過程中原始資料的收集、整理，項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)自然形成的原始資料如方案論證、項(xiàng)目啟動(dòng)、結(jié)題驗(yàn)收等歸檔把關(guān)不嚴(yán)，對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收所需檔案資料的齊全、完整和真實(shí)性帶來(lái)影響。

1．2專項(xiàng)檔案人員素質(zhì)較低

項(xiàng)目管理部門或建設(shè)單位的檔案管理人員大都為臨時(shí)抽調(diào)、身兼數(shù)職、沒有經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案業(yè)務(wù)，影響歸檔質(zhì)量。

1．3專項(xiàng)檔案管理規(guī)范化不強(qiáng)

中醫(yī)藥專項(xiàng)涉及子項(xiàng)目多，時(shí)效性強(qiáng)，項(xiàng)目執(zhí)行過程中有研究、設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等多環(huán)節(jié)，形成資料也多，如項(xiàng)目申報(bào)書、中醫(yī)藥項(xiàng)目專項(xiàng)資金有關(guān)文件、項(xiàng)目工作任務(wù)方案、任務(wù)書、建設(shè)方案、實(shí)施方案、經(jīng)費(fèi)下?lián)艿奈募⒅衅跈z查報(bào)告、考核評(píng)估、驗(yàn)收結(jié)題報(bào)告，驗(yàn)收成果證明，成果登記，獲獎(jiǎng)情況等，各環(huán)節(jié)的檔案資料收集不及時(shí)，歸檔文件材料簽署日期不符合要求，缺歸檔章，卷內(nèi)目錄題名填寫不規(guī)范。

1．4缺乏有效的管理機(jī)制

部分項(xiàng)目申報(bào)單位檔案管理體制和制度不健全，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。有檔案管理部門的單位對(duì)項(xiàng)目檔案缺乏有效監(jiān)督和指導(dǎo)，未組織專項(xiàng)檢查工作。專項(xiàng)檔案歸檔機(jī)制，無(wú)人及時(shí)接管檔案，造成專項(xiàng)檔案管理缺失。

1．5與項(xiàng)目同步管理或超前管理未能實(shí)現(xiàn)

在項(xiàng)目籌備期和項(xiàng)目進(jìn)行過程中，由于不重視項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目同步管理，對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)，造成檔案資料整理不及時(shí)，文件材料的復(fù)印件較多，原件較少。在檔案管理工作前期投入精力不足，項(xiàng)目后期才開始突擊收集、整理檔案的情況下，這種現(xiàn)象尤為突出。最典型的例子是很多項(xiàng)目都是在快結(jié)題時(shí)，集中幾天時(shí)間突擊做好檔案資料，以便應(yīng)付結(jié)題驗(yàn)收。

2中醫(yī)藥專項(xiàng)檔案管理的特點(diǎn)

2．1專業(yè)性

具有鮮明的中醫(yī)藥特色。例如國(guó)家科技“973”計(jì)劃專項(xiàng)，在中醫(yī)辨證論治療效評(píng)價(jià)方法基礎(chǔ)理論研究中，建立了COPD、老年性肺炎、惡性腫瘤基于病人報(bào)告及醫(yī)生報(bào)告、病癥結(jié)合的臨床評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。這三個(gè)評(píng)價(jià)體系從文獻(xiàn)研究到問卷調(diào)查都產(chǎn)生許多專業(yè)性很強(qiáng)的文件材料和原始數(shù)據(jù)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)將各環(huán)節(jié)所形成的文件材料分別進(jìn)行收集、整理、歸檔，根據(jù)驗(yàn)收規(guī)則，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有獨(dú)立、系統(tǒng)、完整的檔案資料。項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)這些專業(yè)性強(qiáng)的文件材料應(yīng)堅(jiān)持“平時(shí)立卷，定期歸檔”和“隨辦隨歸”的原則，將研究過程中產(chǎn)生的已處理完畢的文件材料，分門別類地歸入預(yù)備立卷類目?jī)?nèi)。

2．2復(fù)雜性

有些中醫(yī)藥項(xiàng)目涉及未公布的關(guān)鍵技術(shù)、配方等為部或國(guó)家秘密內(nèi)容，對(duì)形成的文件材料收集有著較高保密要求。例如在973計(jì)劃中的中藥藥性理論繼承與創(chuàng)新研究，對(duì)煎煮時(shí)間、給藥劑量、提取方法、炮制品種、配伍方式等科研人員應(yīng)做好文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。

2．3連續(xù)性

完整的中醫(yī)藥項(xiàng)目需經(jīng)過申報(bào)、審批、研究、分析、結(jié)題等階段，使許多專項(xiàng)檔案成為跨年度，各個(gè)項(xiàng)目的前后形成周期長(zhǎng)，跨度大。例如2010年國(guó)家重點(diǎn)投資40億建設(shè)16個(gè)國(guó)家級(jí)中醫(yī)臨床研究基地，項(xiàng)目建設(shè)周期3年，各級(jí)項(xiàng)目參建單位應(yīng)根據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》相關(guān)要求，做到各時(shí)期檔案工作與科研、設(shè)計(jì)、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)放在針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的第一年歸檔。本年度作下年度的項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算應(yīng)放在針對(duì)的下年度歸檔。

3專項(xiàng)檔案科學(xué)管理的思考與建議

3．1做好專項(xiàng)檔案“三納入”“四同步”

“三納入”：將專項(xiàng)檔案工作納入專項(xiàng)建設(shè)計(jì)劃；將專項(xiàng)各類文件材料形成、積累和歸檔要求納入專項(xiàng)工作計(jì)劃；將專項(xiàng)工作各類文件材料的形成、積累、歸檔要求納入各部門和單位專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)進(jìn)行考核。“四同步”：要將專項(xiàng)檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步總結(jié)驗(yàn)收。項(xiàng)目申報(bào)單位要堅(jiān)持將檔案管理和項(xiàng)目開展同布置、同整理，做到項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理同步進(jìn)行，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整。同時(shí)將項(xiàng)目檔案納入項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收考核，對(duì)項(xiàng)目檔案不齊分散的項(xiàng)目單位，不予驗(yàn)收結(jié)題或推遲驗(yàn)收結(jié)題。

3．2建立健全專項(xiàng)檔案文件材料歸檔機(jī)制

按照國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)制定或修訂專項(xiàng)檔案文件材料的歸檔范圍和目錄，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。項(xiàng)目和建設(shè)與參與單位可參考《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》等，會(huì)同主管單位負(fù)責(zé)編制相應(yīng)種類的專項(xiàng)檔案歸檔范圍和管理辦法，進(jìn)一步完善專項(xiàng)檔案數(shù)字化、專項(xiàng)檔案立卷編制操作流程、專項(xiàng)檔案保管期限、專項(xiàng)檔案管理人員崗位規(guī)范、專項(xiàng)檔案的開發(fā)利用等工作制度。

3．3各負(fù)其責(zé)，分級(jí)管理

要加強(qiáng)專項(xiàng)檔案的集中統(tǒng)一管理，創(chuàng)新整合專項(xiàng)檔案資源，實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)檔案資源管理的新模式。探索建立專項(xiàng)檔案國(guó)家級(jí)—省級(jí)—建設(shè)單位三級(jí)統(tǒng)一的遠(yuǎn)程管理平臺(tái)，各項(xiàng)目單位可以充分利用該平臺(tái)，完成對(duì)專項(xiàng)檔案資料的報(bào)送，對(duì)項(xiàng)目文件資料的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交、保管、利用等全過程管控、監(jiān)督；各項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送檔案資料時(shí)，可按照歸檔要求向上級(jí)項(xiàng)目主管單位移交原件或復(fù)制件。根據(jù)專項(xiàng)檔案管理規(guī)定，制定項(xiàng)目材料歸檔分類方案，統(tǒng)一檔案裝具和項(xiàng)目檔案錄入格式等，完善檢查、考核機(jī)制，明晰項(xiàng)目管理部門和申報(bào)單位歸檔范圍和責(zé)任，建立和完善項(xiàng)目管理部門、項(xiàng)目建設(shè)單位歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進(jìn)中醫(yī)藥項(xiàng)目檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

3．4發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)支撐功能

建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是檔案信息化的重點(diǎn)。（1）積極配合國(guó)家電子政務(wù)示范工程建設(shè)，開展項(xiàng)目文檔一體化管理模式的探索，包括項(xiàng)目建設(shè)人員與檔案人員管理一體化、紙質(zhì)項(xiàng)目文件與紙質(zhì)檔案管理一體化、電子文件與電子檔案管理一體化，將項(xiàng)目文件材料的動(dòng)態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，從中最大限度有效地加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的前端控制，同時(shí)更有效地通過前端過程控制保證歸檔文件的齊全、完整、系統(tǒng)。（2）通過對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程文檔分類，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描，建立電子檔案目錄，形成電子文件自動(dòng)導(dǎo)入相應(yīng)專項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)將電子文件目錄通過專項(xiàng)檔案遠(yuǎn)程管理平臺(tái)上報(bào)有關(guān)項(xiàng)目管理部門，形成中醫(yī)藥專項(xiàng)電子檔案庫(kù)，以平臺(tái)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方式，支撐全國(guó)、各省中醫(yī)藥專項(xiàng)執(zhí)行監(jiān)督管理和跨省遠(yuǎn)程檔案查詢等業(yè)務(wù)，積極促進(jìn)檔案信息資源共享，提高檢索查詢效率，方便各單位、各部門查考和利用，為專項(xiàng)下一階段工作提供前端指導(dǎo)。

3．5保障專項(xiàng)檔案經(jīng)費(fèi)投入

篇10

關(guān)鍵詞:農(nóng)村計(jì)劃生育；檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化

1農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新

1.1深刻理解農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新的必要性

農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理人員要從思想上認(rèn)識(shí)到農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，繼而革新農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理技術(shù)。農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作的開展，迎合了國(guó)家農(nóng)村計(jì)劃生育政策，將農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作人員組織起來(lái)，開展專門的培訓(xùn)工作，讓他們對(duì)自身工作形成清醒與全面的認(rèn)識(shí)。

1.2規(guī)范管理農(nóng)村計(jì)劃生育檔案

農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理人員依照規(guī)范流程管理工作計(jì)劃，構(gòu)建相匹配的管理系統(tǒng)，體現(xiàn)農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作的權(quán)威性，為保持良好的檔案管理規(guī)范化水平，要求檔案管理人員適時(shí)引入新設(shè)備與技術(shù)，實(shí)時(shí)維護(hù)設(shè)備系統(tǒng)，充分利用農(nóng)村計(jì)劃生育檔案資源，在規(guī)范化管理之下，提高農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作的可靠性、真實(shí)度。此外，農(nóng)村計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理方案要具備一定的合理性，最終獲得良好的農(nóng)村計(jì)劃生育信息管理效果［1］。

1.3提升農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理的設(shè)備與人才水平

專門培訓(xùn)農(nóng)村計(jì)劃生育管理人才，改進(jìn)農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作方法，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能，能夠解決存在的新問題。同時(shí)，提升硬件設(shè)備質(zhì)量。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)了農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作的開展，有助于高效開展農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作，同時(shí)構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)。例如，因?yàn)檐浖夹g(shù)的更新，使得劃生育檔案管理工作具備了檢索系統(tǒng)與信息存儲(chǔ)工具。

2農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化問題分析

2.1農(nóng)村計(jì)劃生育檔案資源的虛擬化

農(nóng)村計(jì)劃生育檔案資源虛擬化，借助虛擬資源合理的構(gòu)建，農(nóng)村計(jì)劃生育檔案資源與一些公共信息平臺(tái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，很大程度上凸顯了農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作的價(jià)值，有助于提高檔案管理的智能化水平與信息化水平。在農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理中，其智能檢索技術(shù)可快速檢索檔案。將加密技術(shù)應(yīng)用在農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理安全性中，簡(jiǎn)化了農(nóng)村計(jì)劃生育檔案安全性，更為便捷，符合農(nóng)村計(jì)劃生育檔案信息對(duì)保密的要求，同時(shí)優(yōu)化信息檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)手段。另外，數(shù)據(jù)歸檔更加簡(jiǎn)潔，清晰直觀地呈現(xiàn)用戶信息，提升了檔案服務(wù)質(zhì)量。這促使農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，健全了農(nóng)村計(jì)劃生育管理體系，為未來(lái)農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理提供了廣闊的發(fā)展空間。

2.2農(nóng)村計(jì)劃生育檔案的情報(bào)管理

農(nóng)村計(jì)劃生育檔案的情報(bào)管理，運(yùn)用新的信息模式，構(gòu)建相匹配的數(shù)據(jù)樹，并使用二進(jìn)制代碼，在計(jì)算機(jī)中集中處置檔案信息與數(shù)據(jù)。此外，有效使用先進(jìn)的數(shù)碼技術(shù)，確保了農(nóng)村計(jì)劃生育檔案較高的可視性與安全性。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)咨詢與實(shí)時(shí)瀏覽等的應(yīng)用，實(shí)時(shí)更新農(nóng)村計(jì)劃生育檔案信息。借助互聯(lián)網(wǎng)，將農(nóng)村計(jì)劃生育檔案資源分享出去。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理的信息存儲(chǔ)容量與文檔管理效率方面起到了積極的作用。此外，檔案管理人員在開展檔案情報(bào)管理工作時(shí)應(yīng)保持清醒的頭腦，形成高尚的職業(yè)道德，確保檔案的規(guī)范與真實(shí)，以提升檔案實(shí)用性，最終確保檔案分類、材料與資源準(zhǔn)確無(wú)誤。

3結(jié)語(yǔ)

處在新的時(shí)代環(huán)境中，農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作要求我們不斷創(chuàng)新理論，強(qiáng)化農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作，創(chuàng)新數(shù)字化構(gòu)建。檔案管理在農(nóng)村計(jì)劃生育工作中起到尤為重要的作用，需要農(nóng)村計(jì)劃生育工作者科學(xué)有效地管理檔案，精簡(jiǎn)檔案材料，豐富檔案內(nèi)容，提高檔案管理工作質(zhì)量，推進(jìn)規(guī)范化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，將農(nóng)村計(jì)劃生育檔案管理工作提升到一個(gè)較高的層面［2］。

作者:連永鵬 單位:通化縣大泉源鄉(xiāng)政府

參考文獻(xiàn):