導(dǎo)語：如何才能寫好一篇畢業(yè)生的檔案存放，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進行免費存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進入國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機構(gòu)進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補辦辦法

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【關(guān)鍵詞】高職院校；畢業(yè)生檔案管理；強化方法；意義

高職院校的畢業(yè)生檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的個人證據(jù)，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關(guān)系等有著非常緊密的關(guān)系。高職院校畢業(yè)生的人事檔案是記錄高校畢業(yè)生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅是順應(yīng)時代的發(fā)展，深化教學(xué)改革，還是提高高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段，對社會主義建設(shè)具有重大的意義。

一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析

1.意識不強，檔案存放存在缺陷

由于我國市場不斷變化，企業(yè)在用人的分配和接受上都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，又加上一些高職院校的畢業(yè)生對人事檔案認識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關(guān)心，造成了檔案的存放出現(xiàn)了很多的情況，如有的人檔案在就業(yè)單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經(jīng)遺失了。

2.檔案后續(xù)材料充實不足

由于目前的一些企業(yè)不重視人事檔案，僅關(guān)注的是人員的學(xué)歷和能力，加上一些高校的畢業(yè)生不重視人事檔案，雖然有了長達幾年甚至十幾年的工作經(jīng)驗，但都沒有進入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經(jīng)歷，造成了檔案人員人生經(jīng)歷缺失。

3.棄檔和死檔逐漸增多

由于目前的社會中很多企業(yè)不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協(xié)議，出現(xiàn)了重文憑輕檔案的現(xiàn)象，很多的人才服務(wù)機構(gòu)中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。

二、強化高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的幾點方案

1.加強高職院校畢業(yè)生檔案管理的意識

高職院校的畢業(yè)生檔案管理是學(xué)校日常管理工作中的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規(guī)范程度，這也能體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，由于高職院校畢業(yè)生的人事檔案對于學(xué)生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質(zhì)量對畢業(yè)生的影響很大，所以進一步的加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應(yīng)該進一步的學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的法律法規(guī)，要明確檔案管理的重要性。

2.加強高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

對于高職院校的畢業(yè)生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應(yīng)該要保證管理科學(xué)合理化、穩(wěn)定化和最優(yōu)化。學(xué)校還應(yīng)該給檔案管理人員提供一個發(fā)展和提高業(yè)務(wù)水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平和現(xiàn)代化信息技術(shù)運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認識到檔案管理對于學(xué)生的重要性，認識檔案管理不僅服務(wù)學(xué)生還服務(wù)社會。通過加強檔案管理人員的素質(zhì)提高管理的質(zhì)量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高職院校中，每一個職能部門應(yīng)該有部門間的規(guī)章制度，對于檔案管理部門，應(yīng)該建立一個完善的學(xué)生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉(zhuǎn)遞送交等規(guī)章制度，部門領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督的工作，務(wù)必將每項規(guī)章制度落實，做到有據(jù)可依、有章可循，確保管理工作有序的進行。

4.加強學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度

高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內(nèi)容，在對學(xué)生提供服務(wù)的同時要使檔案的價值體現(xiàn)出來，這需要檔案人員的積極配合才能達到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學(xué)生能夠了解和認識到檔案的基礎(chǔ)知識和重要性，讓學(xué)生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。

高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉(zhuǎn)遞，中間的步驟多，經(jīng)歷的時間長，轉(zhuǎn)手的部門多，這就需要高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和檔案管理人員的認真負責，在規(guī)范的規(guī)章制度和先進的信息管理技術(shù)下做到真正的檔案服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于社會。

參考文獻：

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[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業(yè)生檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）

作者簡介：

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關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長點，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實際狀況，對新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等?？茖W(xué)校進行了詳實而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學(xué)生檔案管理的價值分析

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學(xué)生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊伍的建設(shè)中發(fā)揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實地記載了一個學(xué)生從高中到大學(xué)整個學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對充分調(diào)動學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識，激勵學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學(xué)生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學(xué)生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長不超過6年。學(xué)制越長，學(xué)生在校時間也越長，學(xué)生檔案流動的周期就長，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時間就越短，學(xué)生檔案就流動得較快，周期就短?？梢?，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關(guān)規(guī)定嚴格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報考研究生、參加就業(yè)、出國留學(xué)、參軍入警、報考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術(shù)特長生等。學(xué)生的來源豐富，同時生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負責學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對學(xué)生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責任化。石河子大學(xué)自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負責管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負責管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負責在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。如新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)和昌吉學(xué)院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學(xué)生處將這部分學(xué)生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學(xué)近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財經(jīng)大學(xué)、石河子大學(xué)在2008年以前采取這種方式。

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( 一) 學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容簡單化、程式化。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)有的價值，同時許多符合時代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、入黨入團材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質(zhì)、成績、能力、特點、誠信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。因此，高校學(xué)生檔案應(yīng)有的作用無法得到發(fā)揮。

( 二) 管理效率低下，手段落后。當前學(xué)生檔案管理模式上存在的問題必然導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理落后于形勢的發(fā)展，同時也限制了學(xué)生檔案工作的標準化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的進程。大多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學(xué)生檔案計算機管理軟件。隨著學(xué)生數(shù)量的增加，流動數(shù)量加快，就業(yè)方式多元化，檔案投遞單位復(fù)雜化等，導(dǎo)致原來的學(xué)生檔案管理手段越來越不能適應(yīng)發(fā)展需要。由于沒有建立相應(yīng)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致學(xué)生檔案的核實、轉(zhuǎn)遞、查詢等工作的效率十分低下。

( 三) 檔案管理不能聯(lián)系實際。學(xué)生檔案有兩個重要作用。一是學(xué)生檔案是推薦就業(yè)的重要憑證，是用人單位了解學(xué)生狀況，決定錄用與否的重要決策依據(jù)。尤其是對一些報考國家公務(wù)員、政府機關(guān)、事業(yè)單位的畢業(yè)生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現(xiàn)行高校的學(xué)生檔案管理嚴重脫離學(xué)生學(xué)習(xí)生活與就業(yè)。有很多學(xué)生直到畢業(yè)都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發(fā)揮檔案的作用和價值，畢業(yè)走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學(xué)生檔案是在校期間進行學(xué)生管理工作的重要依據(jù)。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生入學(xué)前以及在校期間思想政治、學(xué)生生活、知識技能、行為和規(guī)范、家庭經(jīng)濟狀況等方面的息，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、輔導(dǎo)員對學(xué)生進行針對性考察的重要依據(jù)。因此，在新形勢下迫切要求對學(xué)生檔案工作進行創(chuàng)新，做到以人為本，注重實效，使學(xué)生檔案管理落實到實處，真正做到為學(xué)生、為管理學(xué)生工作服務(wù)。

二、加強高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的途徑

( 一) 強化學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)性工作，做到學(xué)生檔案管理的“三化”。即規(guī)范化、精細化、動態(tài)化。規(guī)范化就是以統(tǒng)一的辦法和標準對學(xué)生檔案進行管理; 精細化就是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理; 動態(tài)化就是對學(xué)生檔案進行及時更新，隨時能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實的表現(xiàn)情況。具體措施如下: 設(shè)置專門存放學(xué)生檔案的檔案室。建立學(xué)生檔案柜標簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學(xué)生檔案，便于識別及統(tǒng)一管理。建立學(xué)生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級為單位學(xué)號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學(xué)時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數(shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復(fù)印、摘抄和拍攝學(xué)生檔案，必須履行登記手續(xù)和批準手續(xù)。未經(jīng)系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學(xué)生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況必須借出使用時，應(yīng)在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學(xué)生檔案的安全。

( 二) 強化服務(wù)功能，創(chuàng)新檔案管理模式。面對當前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，我們要改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時、不準確的情況發(fā)生。其次，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個程序，建立一套完善的學(xué)生檔案管理體系，保持學(xué)生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。在檔案材料的收集整理過程中，各高校從事學(xué)生檔案管理的工作人員，要經(jīng)常主動地與形成學(xué)生檔案材料的部門和各院 ( 系) 主管學(xué)生檔案的負責人聯(lián)系、協(xié)商、溝通，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎懲等涉及學(xué)生的信息，要及時歸檔，努力使學(xué)生檔案全面、準確、科學(xué)、合理，并保持檔案完整和最新狀態(tài)，推進高校檔案管理工作的規(guī)范化。

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【關(guān)鍵詞】“三化”理念；學(xué)生檔案；過程管理

高校學(xué)生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學(xué)生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團入黨材料、體檢表、學(xué)生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學(xué)生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉(zhuǎn)正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據(jù)。每個人在職業(yè)生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進行相關(guān)核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險、出國深造手續(xù)和考研、考公務(wù)員時，也要用到檔案。

一、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應(yīng)該是一個不斷動態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動態(tài)化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導(dǎo)，強化學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)性工作。面對當前的就業(yè)形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時、不準確的情況發(fā)生。

（二）檔案過程管理階段。強化服務(wù)功能，通過設(shè)計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設(shè)計2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。學(xué)生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細化、動態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標準對學(xué)生檔案進行管理；精細化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動態(tài)化是對學(xué)生檔案進行及時更新，隨時能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實的表現(xiàn)情況。

（二）制定實施《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》、建立《五系學(xué)生檔案管理臺帳》、建立《學(xué)生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學(xué)院學(xué)生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來學(xué)生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會討論，制定《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學(xué)生檔案查（借）閱五個大的方面作了規(guī)定。建立學(xué)生檔案柜標簽，按年級、專業(yè)、班級順序存放學(xué)生檔案，便于識別及統(tǒng)一管理。從2005級開始建立全系學(xué)生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級為單位學(xué)號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學(xué)時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數(shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責任到人，確保學(xué)生檔案的安全。實行對學(xué)生檔案的動態(tài)管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優(yōu)以后、學(xué)生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個時段。

（三）設(shè)計《五系學(xué)生誠信檔案》，并動態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學(xué)生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業(yè)班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學(xué)貸款信息等），誠信記錄（四學(xué)年的學(xué)風(fēng)考風(fēng)情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠信情況總記錄）。

（四）設(shè)計2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計、分析，給系部學(xué)生檔案管理、教學(xué)及就業(yè)指導(dǎo)工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學(xué)生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學(xué)年獲學(xué)生檔案管理條塊工作先進。

（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業(yè)生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學(xué)生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學(xué)生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學(xué)生檔案過程管理的推廣價值

對學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現(xiàn)學(xué)生在校期間的品德作風(fēng)、學(xué)識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務(wù)用戶為導(dǎo)向，加強高校學(xué)生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學(xué)生人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴峻的就業(yè)形勢下給學(xué)生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。

對就業(yè)市場而言，動態(tài)化管理保證了學(xué)生檔案的及時更新，體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)以來的現(xiàn)實表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場反饋調(diào)查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。

對輔導(dǎo)員而言，《學(xué)生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎(chǔ)工作做好后，檔案常規(guī)管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設(shè)置，使學(xué)生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學(xué)生為本。臺帳的建立，能夠?qū)θ祵W(xué)生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢?nèi)得總€專業(yè)、每個班級、每位學(xué)生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學(xué)生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢在畢業(yè)班學(xué)生政審時體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學(xué)生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對學(xué)院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場可以提升學(xué)院的形象，反應(yīng)學(xué)院扎實的基礎(chǔ)性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調(diào)整招生計劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動適應(yīng)人才市場，培養(yǎng)學(xué)生基本技能和綜合素質(zhì)。

參考文獻：

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[2]徐向玲.增強創(chuàng)新意識 做好高校學(xué)生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.

篇6

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；檔案；轉(zhuǎn)遞；高校

中圖分類號：F20 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規(guī)范化管理與方便利用模式探討研究。

目前高校畢業(yè)生就業(yè)模式是畢業(yè)生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協(xié)議書、報學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心確定分配派遣方案，經(jīng)省教育廳批準后執(zhí)行的分配就業(yè)方案。這種分配就業(yè)模式給用人單位和畢業(yè)生雙方都提供了更廣、更多的選擇機會，人才資源市場化配置的結(jié)果是人才流動更加頻繁，單位退檔、畢業(yè)生跳槽、毀約改派、鼓勵畢業(yè)生到中西部欠發(fā)達地區(qū)、外企、民企、私企等中小企業(yè)就業(yè)，允許畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年之內(nèi)有一次改派機會等促進就業(yè)政策措施，特別是高校的擴招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業(yè)生涌入人才市場，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向由過去的清一色“單位人”，變?yōu)榻裉斓木蜆I(yè)單位無人事管理權(quán)而委托人才交流服務(wù)中心管理的“社會人”，這給高校畢業(yè)生檔案“安全、及時、準確、完整”轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才交流服務(wù)中心提出了更高要求。筆者認為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個人人事檔案的當事人要主動關(guān)注自己的個人檔案去向與動態(tài)（檔案的當事人要及時查詢并確認自己檔案是否轉(zhuǎn)遞到指定的位置），與此同時，學(xué)校方面要切實做好以下幾方面的規(guī)范工作，才能確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)的順利完成。

一、開展學(xué)生檔案知識講座，讓畢業(yè)生了解個人人事檔案相關(guān)知識和歸檔轉(zhuǎn)遞流程要求；學(xué)校有關(guān)部門要高度重視并精心組織相關(guān)人員通力協(xié)作，切實做好畢業(yè)生歸檔和轉(zhuǎn)遞工作

（1）讓畢業(yè)生了解個人人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)，知悉畢業(yè)生歸檔材料的清冊內(nèi)容，畢業(yè)生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業(yè)生對個人人事檔案重要性的認識，更多地了解畢業(yè)生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞流程、畢業(yè)生派遣工作程序、畢業(yè)生立卷歸檔（個人檔案）要求等的相關(guān)信息。如《報到證》應(yīng)是畢業(yè)生與用人單位建立人事關(guān)系并到用人單位報到的憑證，報到證管戶口和檔案的轉(zhuǎn)移去向，即除北京和上海市外的任何一個城市上戶口落檔案?！秾W(xué)籍卡》是學(xué)籍認證、考學(xué)、考職、評聘職稱評定、轉(zhuǎn)正定級等的重要依據(jù)。個人檔案內(nèi)相關(guān)材料的缺失會導(dǎo)致本人以該檔案材料為依據(jù)的個人證明等無法辦理，這會直接影響到個人合法利益的維護和正常社會經(jīng)濟活動的參與。（2）讓畢業(yè)生了解機要文件轉(zhuǎn)遞檔案是怎么一回事，機要文件轉(zhuǎn)遞有哪些前提條件、要求和須知：機要局規(guī)定縣團級以上的國家機關(guān)、企事業(yè)單位必須與機要局建立了機要投遞關(guān)系后，方可為該單位投遞機要文件，否則不給投遞機要。如沒有機要投遞關(guān)系的中學(xué)就只能將機要文件投遞到他的上級機關(guān)教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規(guī)定的人事管事權(quán)，就只能將員工的人事檔案委托給當?shù)氐娜瞬胖行倪M行管理。機要文件查詢規(guī)定在一年內(nèi)憑機要文件編號協(xié)助查詢，超過一年期限后機要局就不再協(xié)助查詢了。（3）個人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個人人事檔案。個人人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中，本人應(yīng)當及時查詢檔案的轉(zhuǎn)遞動態(tài)，并及時到檔案轉(zhuǎn)入機構(gòu)查詢和確認個人檔案是否已經(jīng)準確轉(zhuǎn)入到檔案管理單位。（4）畢業(yè)生派遣工作規(guī)定兩年之內(nèi)變換用人單位必須經(jīng)過改派，每位畢業(yè)生兩年之內(nèi)只有一次改派機會。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個報到證、提供第二個用人單位的調(diào)檔函或勞資協(xié)議書。改派在學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理，報省教育廳批準后執(zhí)行。改派后持報到證到戶口遷出地公安機關(guān)改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報到證的附件通知書到個人檔案所在單位轉(zhuǎn)遞個人檔案，將通知書交給個人檔案所在單位，請求將過時的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個人檔案并按照通知書上的轉(zhuǎn)入單位轉(zhuǎn)遞個人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉(zhuǎn)遞的原則，包括人檔不能分離，畢業(yè)生上戶口時要求見該畢業(yè)生的個人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業(yè)生檔案與戶口同步管理。

二、通過機要方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案校院分工及注意事項

（1）檔案館專職檔案員負責找好“時點”拷貝學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心的《畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)》，打印“機要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，裁切“機要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，在“機要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”上加蓋公章。負責聯(lián)系省機要局上傳下達機要文件轉(zhuǎn)遞要求，了解機要接收單位的要求，確定學(xué)校畢業(yè)生檔案送到省機要局時間，訂專業(yè)車輛、定人員和搬運工人。（2）檔案館安排布置本校各二級學(xué)院歸檔、整理、移交時間、召開培訓(xùn)會、下達文件、確定聯(lián)系人員建立聯(lián)系（專職人員指導(dǎo)監(jiān)督、兼職人員）確定各二級學(xué)院的裝檔時間。（3）畢業(yè)生檔案以個人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應(yīng)夾在該生的《畢業(yè)生登記表》中，包括學(xué)年鑒定、思想品德鑒定表、學(xué)籍卡、體檢表、黨團材料、獎懲材料、報到證等。（4）學(xué)院分班為裝檔單元，按要求規(guī)范整理畢業(yè)生材料，并在專職檔案員的檢查和指導(dǎo)下完成裝檔封袋工作。（5）學(xué)院分班提取畢業(yè)生的高中檔案，檢查、清點、確認畢業(yè)班各班學(xué)生的高中檔案準確無誤后簽字驗收；然后按學(xué)號排序（小號在上，大號在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學(xué)期間產(chǎn)生的檔案材料合并裝檔。（6）學(xué)院提前安排專人到檔案館粘貼機要文件信封，并負責將《機要轉(zhuǎn)遞通知單》和《機要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》裝入機要信封。專職檔案員負責檢查機要轉(zhuǎn)遞信息是否準確無誤！接收機要文件單位是否建立了機要文件投遞關(guān)系，機要文件信封的書寫是否符合機要文件投遞要求。（7）學(xué)院分班匯總畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應(yīng)當歸入畢業(yè)生的個人人事檔案袋內(nèi)，學(xué)院應(yīng)當安排專人負責將學(xué)院帶來的大學(xué)期間檔案材料與入學(xué)前的高中檔案合并后裝入本人的機要信封，同時對照《畢業(yè)生歸檔材料清單》檢查每一位畢業(yè)生材料歸檔情況，確認每個畢業(yè)生已經(jīng)裝檔的材料名稱和份數(shù)。專兼職檔案員共同確認全部個人檔案材料裝完后，再進行檢查，經(jīng)過抽查無誤后封袋轉(zhuǎn)遞。（8）學(xué)院負責將異常情況在《畢業(yè)生歸檔材料清單》的備注欄內(nèi)特別注明，確認是專升本、本校保研、考上本?；蛲庑Ｑ芯可?、存檔或緩期轉(zhuǎn)遞、留降級、待補考延遲畢業(yè)等情況。（9）學(xué)院根據(jù)以上情況分門別類處置畢業(yè)生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉(zhuǎn)遞清單》、《留降級、待補考延遲畢業(yè)清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學(xué)生檔案。（10）對正常畢業(yè)生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機要轉(zhuǎn)遞清單》上的順序排列和打綑畢業(yè)生檔案等待轉(zhuǎn)遞，在等待轉(zhuǎn)遞過程中《機要轉(zhuǎn)遞清單》上的檔案發(fā)生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉(zhuǎn)遞的，必須在《機要轉(zhuǎn)遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負責“安全、及時、準確、完整”地將畢業(yè)生檔案材料轉(zhuǎn)遞到用人單位或檔案托管機構(gòu)（畢業(yè)生檔案材料齊全，機要文件袋嚴密包封）。

三、畢業(yè)生因特殊原因需申請辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞規(guī)范

畢業(yè)生延緩轉(zhuǎn)遞個人檔案程序：本人寫出書面延緩轉(zhuǎn)遞個人檔案申請書，說明為什么要辦理個人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞理由，經(jīng)學(xué)院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學(xué)院公章），然后申請人持批準后的申請書到檔案館學(xué)生檔案室簽訂《畢業(yè)生檔案暫緩轉(zhuǎn)遞協(xié)議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉(zhuǎn)出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。

常見的延緩轉(zhuǎn)遞申請理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個月不等；（2）用人單位確認錄用該畢業(yè)生，但是進人編制指標待審批落實；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實際用人單位是下屬子公司，學(xué)生報道上崗時才發(fā)現(xiàn)總公司簽約給出的待遇條件不能兌現(xiàn)而毀約改派；（5）畢業(yè)生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉(zhuǎn)遞個人檔案；（6）畢業(yè)生報道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業(yè)生和檔案退回學(xué)校；（7）畢業(yè)生簽約單位在外地離家較遠，學(xué)生父母親不愿意子女遠行致使畢業(yè)生未報道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設(shè)工作多年，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)生家長已經(jīng)調(diào)往內(nèi)地工作，畢業(yè)生畢業(yè)時派遣回原生源所在地而學(xué)生本人要求改派；（9）博士入學(xué)考試時間安排較晚，錄取和發(fā)出調(diào)檔函時間就更晚，這部分畢業(yè)生主動要求個人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞；（10）學(xué)生考上博士后調(diào)檔的須在進站開題后，才能辦理檔案轉(zhuǎn)遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報道時間為1～30天，但是這兩個城市要求必須有入城指標才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動要求學(xué)校辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞，以便用人單位落實進城反指標。

篇7

一井水：我認為，丟失檔案已經(jīng)違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（八）項檔案人員造成檔案損失的，應(yīng)該依法進行查處。一個班的學(xué)生檔案莫名丟失，學(xué)校應(yīng)該好好找找原因，漏洞出在哪個環(huán)節(jié)，并以此為契機加強檔案管理。

廖穎（上海理工大學(xué)檔案館館員）：“丟失的檔案主要是本科的三張表格，‘錄取大表、畢業(yè)生登記表和成績單’?！边@說法說明學(xué)生本人并不了解其個人檔案的構(gòu)成。首先，錄取大表不入個人檔案，而是歸入綜合檔案。學(xué)生個人檔案中應(yīng)包含高考報名登記表。在缺少高考報名登記表的情況下，可用錄取大表替代。當然，這是下策。其次，以上三張表格只是校方在其力所能及的范圍內(nèi)能最快補辦的材料。尤其是錄取大表和成績單，可以直接到綜合檔案室辦理，而畢業(yè)生登記表只能重新填寫，但無法恢復(fù)原樣。最后，以上三張表格僅僅是能反映學(xué)生個人在本科期間學(xué)籍方面的最基本材料，除此之外還可能包含更多的內(nèi)容，包括高中檔案、黨團組織材料、獎懲材料和其他材料。檔案丟失，對學(xué)生造成的影響也許不會很直接，但其后遺癥將是非常明顯的，尤其是對那些將來要進入政府機關(guān)和事業(yè)單位工作的學(xué)生來說更為嚴重。校方應(yīng)承擔全部責任，僅僅為每位學(xué)生補辦以上三個表格是遠遠不夠的。其他高校也應(yīng)以此為戒，對學(xué)生檔案工作給予足夠重視，最大限度避免此類事件發(fā)生。 王鳳珍（河南省臺前縣檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)股股長）：大學(xué)生檔案可以說是用人單位選賢任能的重要依據(jù)，安徽大學(xué)竟然把24名學(xué)生的檔案同時丟失，這可以說是新聞中的新聞，但從大學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀來看，出現(xiàn)這情況也不足為奇。首先，目前多數(shù)高校歸檔工作不及時，都是把學(xué)生檔案放在人事處或是分散存放在各個院系，平時學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料有的甚至存放于個人手中，在學(xué)生畢業(yè)離校時才突擊集中整理歸檔，這無疑為檔案丟失留下了隱患。其次，近幾年高等院校擴大招生，學(xué)生不斷增多，給檔案的收集、整理、審查、移交等帶來一定的難度。特別是每年畢業(yè)生檔案材料歸檔時，僅僅依靠檔案管理人員的力量是遠遠不夠的，因此，各院（系）收集整理檔案材料時都安排部分學(xué)生協(xié)助參與這項工作。然而學(xué)生保密意識差，容易泄露檔案內(nèi)容、修改信息，有的學(xué)生甚至抽調(diào)同學(xué)的處分材料，檔案保管存在安全隱患。最后，造假現(xiàn)象也時有發(fā)生。聽一個同事說，他在大學(xué)期間有一門課程考試不及格，以后也沒有通知他補考，竟然順利畢業(yè)?？梢娔壳皩W(xué)生檔案信息水分較大，個別高校為博取“高就業(yè)率”的社會聲譽促進自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，不惜造假，將一些失真的信息材料填充到檔案材料中，致使檔案材料的真實性大打折扣，不僅干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，傷害了誠實優(yōu)秀人才的感情和利益，而且給社會組織選才用人制造了麻煩。 郭東升（山東省臨清市檔案局原副局長）：安徽大學(xué)丟失畢業(yè)生檔案，實在是不應(yīng)該，而且一下丟了這么多的檔案。我想，丟了檔案首先應(yīng)該要找，而不是說補。檔案不可能不翼而飛，怎么丟的怎么找回來。有人會說，丟了就找不回來了。那也不一定。那年，我們臨清市檔案館一卷檔案借出，我讓人催還?；卮穑也恢?。我說找不著不行，必須找著，抓緊歸還。對方干脆回答找不著了！我一聽，大怒！“通知她，檔案局擬對她的問題立案調(diào)查，一定給她處分、處罰，并向上一級檔案局報告?！蔽翌^一天發(fā)警告，第二天，她就把檔案送回館來了。所以說，丟了檔案仍然一盆糨糊，找不出直接責任人，領(lǐng)導(dǎo)者息事寧人，敷衍塞責地面對媒體言不由衷地胡亂應(yīng)付個自我批評是不行的。檔案的不安全問題解決不了，隱患也許會越來越大，無法彌補的損失如何補哇！誠然，學(xué)生檔案流動性強，數(shù)量特多，是容易出丟失問題的地方。因此更應(yīng)該由上而下地成系統(tǒng)地加強其規(guī)范化、制度化建設(shè)。教育系統(tǒng)應(yīng)該向能源系統(tǒng)、金融系統(tǒng)學(xué)習(xí)。大雅之地的學(xué)府怎么不及商界的眼光了呢？

孫大東（中國人民大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)在讀博士）：根據(jù)我的經(jīng)驗，第一，檔案移交按照規(guī)定會有移交清單，檔案館和移交單位各一份。移交清單是要放入全宗卷的。學(xué)生檔案各方查找不到，安徽大學(xué)檔案館應(yīng)該調(diào)閱移交清單，如果移交清單里面沒有，那么，就有兩種情況：一是檔案根本就沒有移交檔案館;二是檔案移交了，但移交手續(xù)不嚴格，這就不單單是管理存在漏洞的問題，而是工作人員職責的問題。第二，對于研究生而言，本科時的錄取大表、畢業(yè)生登記表和成績單在讀研期間是可能會用到的，如報考教師職業(yè)資格考試、參加體育比賽等活動，都需要學(xué)生提供相關(guān)證明。因此，需要調(diào)看查借閱檔案的記錄看是否有被利用過。或許這些檔案被查借閱之后，沒有及時放回原處，或者沒有歸還。第三，一般而言，檔案館對檔案的管理是非常嚴格的，我工作過的單位庫房只有我們兩個保管利用室的人才能進入，檔案的移交、查借閱都有嚴格的手續(xù)，每年末還要進行一次全面的點庫工作。如此大規(guī)模的丟失檔案根本不可能發(fā)生。因此我比較贊同郭老師的意見，安徽大學(xué)的自我批評確實夠輕描淡寫的。第四，其實工作中驚險事件偶爾出現(xiàn)是正常的。我就遇見過幾次，在原本的位置上找不到，以為檔案丟失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后還卷時沒看仔細放錯位置而造成的。因此，我覺得安徽大學(xué)的這種情況，是否也有這種可能性。第五，對于這三張表格的補辦，畢業(yè)生登記表只有一份，如果補辦只能是重新填一張，屬于沒有辦法的“造假”。錄取大表和成績單原本科院校的檔案館會有保存，去復(fù)印蓋章即可。 王茂躍（安徽師范大學(xué)文學(xué)院教授）：24名研究生檔案失蹤，是一件令人感到不可思議的事情。按照報道的說法，移交檔案的班長是有責任的，因為他沒有索要移交單。學(xué)生助理接收的檔案，沒有提醒對方拿走移交單，也是有責任的，對方?jīng)]有檔案意識，在檔案館工作的學(xué)生助理也沒有檔案意識？檔案館負責指導(dǎo)學(xué)生助理工作的人員也沒有檔案意識？移交單是移交與接收雙方交接活動的真實記錄，也是實實在在的檔案?，F(xiàn)在，正因為誰也提供不出移交單作憑證，所以，24名研究生檔案的遺失就成了一筆糊涂賬。盡管是否真的移交了，我們無法給出結(jié)論，但檔案館的人一口咬定檔案沒有移交也不能說沒有道理。假如有移交單的話，造成遺失的責任在誰，自然就一清二楚了。正因為沒有移交單，就很難說在哪個環(huán)節(jié)出的問題，就無法追究責任者的責任，這樣誰都沒有責任了。可見，真正具有檔案意識和檔案保管意識是多么的重要。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：安徽大學(xué)學(xué)生檔案的丟失，客觀地反映出了高校檔案管理中存在的漏洞。首先，從校、院領(lǐng)導(dǎo)到分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作沒有足夠的重視，從“檔案入校時學(xué)校輔導(dǎo)員整理過”到學(xué)生去辦畢業(yè)手續(xù)時，才發(fā)現(xiàn)有24個學(xué)生檔案丟失了，中間整整三年的時間，什么時候丟失的恐怕未必清楚，怎么丟失的就更不好說了，三年中，難道就沒有產(chǎn)生新的學(xué)生檔案嗎？產(chǎn)生了新的學(xué)生檔案資料是否及時放進學(xué)生的個人檔案里了呢？這些問題都值得推敲。學(xué)校檔案室平時對學(xué)生檔案是怎樣管理的呢？檔案室不可能沒有管理制度，有制度又是如何執(zhí)行的？“班長送到學(xué)校檔案室”一事如果屬實，就應(yīng)該有交接憑證，按照交接憑證上的顯示，責任不難分清。就目前來說，尋找檔案、如何補救檔案才是最重要的，順著線索去找，應(yīng)該有所收獲。另外，檔案的唯一性，在某種程度上決定著補辦后的檔案資料替代不了檔案原件。檔案的丟失，不同程度地影響學(xué)生就業(yè)是肯定的，至于責任誰來負，又如何負，我不便多言。但聯(lián)想到從2013年開始，學(xué)生從小學(xué)一年級一直到大學(xué)甚至到研究生就是一個學(xué)籍號，如果再丟失，后果是不可想象的。因此，安徽大學(xué)應(yīng)該以此為戒，從領(lǐng)導(dǎo)階層到檔案管理人員，對檔案工作要高度重視，經(jīng)常過問或檢查檔案工作，完善相關(guān)制度并使其落到實處，避免類似事情再次發(fā)生。

田潤（河南省濮陽市檔案局保管利用科副科長）：我在從事檔案利用工作中，有兩次遇到補辦檔案的情況。一次是某廠檔案室常年失修，部分職工檔案被大雨沖走。該單位負責人事工作的人員在檔案館查到該廠僅有的一張花名冊，上面有部分工人的姓名，其他一無所獲。用這位利用者的話來講：也只能靠這些名單和年份定工齡和職務(wù)了。另一次是一位30年前停薪留職的女同志在準備辦理退休時，發(fā)現(xiàn)自己的檔案已經(jīng)不知去向，來檔案館里查該單位財會檔案，所幸里面有這位女士停薪留職前的工資名單。至少能證明她在這里工作過，但如查檔者所言：至于哪年上的班還有像大學(xué)學(xué)籍檔案和曾獲得的一些榮譽什么的就沒法找到了。從以上兩例來看，補全個人人事檔案是不可能的。關(guān)鍵是有的檔案很重要，沒有它就辦不成事，該如何辦呢？我認為應(yīng)該出臺一個如何補救檔案的文件，最大限度確保讓丟失的檔案“魂歸故里”。

篇8

高校管理要以人為本，不斷的改進發(fā)展模式，做到科學(xué)化管理學(xué)生，而大學(xué)生檔案是個人信息的重要載體，記錄著每一位在校學(xué)生從入學(xué)后到畢業(yè)前的學(xué)習(xí)軌跡和在?；顒榆壽E，它上面顯示了每一位在校學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想品德、個性特點等信息，會反映出每一位大學(xué)生的綜合素質(zhì)的一個重要依據(jù)、會是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔的重要標準。管理好大學(xué)生檔案是高校管理的重要一環(huán)，這項工作做得效果會影響大學(xué)生的切身利益，影響大學(xué)生檔案功能的有效發(fā)揮。

2 新形勢下加強大學(xué)生檔案管理的意義

2.1 利于大學(xué)生的教育管理

加強大學(xué)生檔案管理，為的是讓他們在平時的學(xué)習(xí)和生活中，依照標準檢查和矯正自己的問題。而大學(xué)生檔案是學(xué)生在政治、學(xué)習(xí)、道德、日常生活中的詳細記錄，它對學(xué)生的評價、工作有重要的影響。大學(xué)生都非常關(guān)注自己的檔案記錄，他們希望自己的檔案記錄都是對自己優(yōu)秀的評價。所以大部分的大學(xué)生都能夠以嚴標準要求自己讓自己的檔案添光增彩。

2.2 利于全面評價大學(xué)生的表現(xiàn)

每一位學(xué)生的檔案記錄都能反映出每個學(xué)生的綜合表現(xiàn)，具有客觀真實的特點，從個人檔案可以看出一個學(xué)生的綜合素質(zhì)和具體的表現(xiàn)，可以讓所有人通過檔案記錄對每位學(xué)生做出真實客觀的評價。

2.3 利于用人單位擇優(yōu)選聘人才

目前，招聘單位高校畢業(yè)生主要看學(xué)歷、個人簡介、能力等方面，對畢業(yè)大學(xué)生的素質(zhì)要求遠遠不夠。而學(xué)生檔案的各種材料可以作為基本要素為用人單位判斷畢業(yè)生是否是用人單位所需要的人才，規(guī)范的檔案會有可信度，并且還有利于用人單位選拔出優(yōu)質(zhì)人才。

3 目前大學(xué)生檔案管理存在的主要問題

3.1 體制不完善，管理不規(guī)范

目前，大學(xué)生到學(xué)校后就會按要求吧自己的檔案都交到學(xué)校，隨后檔案就會被分散到各系保管，到了快畢業(yè)時，班主任或者相關(guān)人員就會把學(xué)生在校情況的檔案內(nèi)容收集起來然后歸檔，再由相關(guān)人員寄到用人單位或存放到人才市場?？墒菍W(xué)生這樣日常管理不規(guī)范的檔案很難真實反映出學(xué)生的真實情況，大部分都是很固定的評語，這樣就會降低學(xué)生在就業(yè)市場的競爭力。

3.2 內(nèi)容不全，不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平

每個大學(xué)生的檔案都應(yīng)該有學(xué)校對他們在校期間的所有材料，同時也包括了學(xué)生素質(zhì)的內(nèi)容，同時也要有當代大學(xué)生的青春洋溢的風(fēng)貌。但是當前的大學(xué)生檔案大部分都是傳統(tǒng)的老樣子。而需要反映出一個學(xué)生能力、水平、綜合素質(zhì)，能吸引用人單位的內(nèi)容卻未能進入歸檔的范圍。如大學(xué)生英語四、六級證書，社會實踐活動材料等。

3.3 管理落后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

大學(xué)生檔案大部分還是以紙質(zhì)檔案為主，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)還沒有得到推廣，管理手段很落后。比如內(nèi)容更新不及時等情況?，F(xiàn)在大學(xué)生的檔案數(shù)量越來越多、質(zhì)量要求越來越高等特點，原有的檔案建設(shè)與管理手段已經(jīng)越來越跟不上時展，所以要盡快推進大學(xué)生檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)代化。

3.4 管理薄弱，管理人員的素質(zhì)不高

目前，大部分的高校都沒有配備專業(yè)的大學(xué)生檔案管理人員，大部分都為班主任等兼任。而他們對檔案管理的知識相對欠缺，又沒有時間和精力投身到檔案管理工作中，所以檔案管理中所出現(xiàn)的一些狀況，很大程度上與管理人員的總體素質(zhì)不高有關(guān)。

4 加強大學(xué)生檔案管理對策

4.1 宣傳加大，共同提升師生意識

大學(xué)生的檔案是關(guān)乎他們一生的重要東西，所以學(xué)校作為檔案管理的負責人，需要通過媒介來宣傳它的重要性，比如每天定時的通過電臺廣播、學(xué)校的報紙、還有宣傳欄的公告都可以宣傳。平時校長開會的時候也應(yīng)向老師傳達這個事情的重要性，也可以通過演講比賽和舉辦各種競猜類活動宣傳檔案管理，目標就是讓大學(xué)的所有老師和各級領(lǐng)導(dǎo)干部充分意識到加強大學(xué)生檔案管理的重要性，是關(guān)系到學(xué)校向社會輸送人才的責任；充分認識到自覺把檔案管理作為人才培養(yǎng)質(zhì)量的抓手，積極把學(xué)生的檔案作為教師的教學(xué)效果、同時也能看到學(xué)校教書育人業(yè)績的成果，也要認真做好學(xué)生的檔案管理工作。還要針對性地向?qū)W校的廣大學(xué)生宣傳人事檔案的知識，讓每一位在校大學(xué)生在校期間都可以認真的了解到檔案的有關(guān)知識，畢業(yè)后走向社會也不會吃虧，會為自己維權(quán)。

4.2 完善體制，規(guī)范檔案

高校要建立完善的學(xué)生檔案管理，要建立完善的規(guī)章制度。比如說新學(xué)生入學(xué)后，管理人員要很認真的登記整理其學(xué)生檔案，要仔細核查檔案是否有遺漏的材料。畢業(yè)后，每位學(xué)生的檔案將會放入他們所需要的人才市場或者單位，這時就應(yīng)建立嚴格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做好記錄，以免丟失。學(xué)校的相關(guān)人員要制定學(xué)生的檔案管理制度，要有專人管理、分開存放、便于查找或者補充。要嚴格按照制度進行，防止假檔案出現(xiàn)。

4.3 擴大收集范圍，增強檔案內(nèi)容

當前，高校的大學(xué)生檔案管理內(nèi)容已經(jīng)不能完全的反映出現(xiàn)在的學(xué)生素質(zhì)了，已經(jīng)很難作為用人單位選人的標準了。所以，學(xué)校要對學(xué)生負責，擴大檔案材料的收集范圍。比如說各種英語、計算機、會計、普通話的考級證書，參與社會實踐報告等等。還要創(chuàng)建大學(xué)生誠信檔案，對用人單位有很重要的意義。

4.4 加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平

高校應(yīng)加強一批高水平的學(xué)生檔案管理隊伍，是提高檔案管理水平的重要條件。這些專門選出來的人員要符合熱愛檔案工作人來勝任。并且要加強學(xué)生檔案管理專職人員專業(yè)培訓(xùn)，要不定期的組織他們學(xué)習(xí)，互相切磋，提高業(yè)務(wù)水平。

4.5 推進現(xiàn)代化，提高利用率

現(xiàn)在，隨著大學(xué)生檔案數(shù)量的增多和互聯(lián)網(wǎng)上越來越多的招聘信息，已經(jīng)成為了學(xué)校對學(xué)生檔案的客觀要求。如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的模式管理，不僅浪費時間也浪費人力，所以，我們必須發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)為核心的檔案管理建設(shè)，開發(fā)出適合大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，以互聯(lián)網(wǎng)代替手工，可以讓檔案內(nèi)容及時得到使檔案內(nèi)容及時得到更新，并且方便查找。

篇9

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

篇10

【關(guān)鍵詞】高職院校 學(xué)生檔案 檔案管理工作

2014年6月，全國職業(yè)教育工作會議的召開，對現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)作出了頂層設(shè)計，成為助推職業(yè)教育再認識、再改革、再發(fā)展的強勁動力。作為學(xué)校管理不可缺失的學(xué)生檔案管理，如何盡快適應(yīng)這一新情況尤為關(guān)鍵，這就要求我們要緊跟發(fā)展需要，科學(xué)分析問題，樹立以人為本的育人理念，用改革的辦法和創(chuàng)新的思維，大力推進高校學(xué)生檔案工作同步發(fā)展。

高職院校學(xué)生檔案管理工作基本情況

1.機制和隊伍狀況

目前，高職院校學(xué)生檔案管理最普遍的形式是劃歸學(xué)生處集中管理，由專人主管，各分院配合做好學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)、獎懲情況、參加社會實踐等檔案材料的提供以及學(xué)生檔案的移交、發(fā)放工作。有些學(xué)校劃歸教務(wù)處或招就處分管，其形式和前者基本形同。只有極個別學(xué)院將其納入學(xué)院檔案管理范疇，建有專門的檔案館，配備先進的設(shè)施和專業(yè)管理隊伍。

2.歸檔內(nèi)容和管理手段

高校學(xué)生檔案包含兩部分，一是高中以前的原始檔案，由中學(xué)負責建檔并封裝。二是在高校期間的綜合表現(xiàn)和評價。以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，主要包括學(xué)生二三學(xué)年的綜合素質(zhì)測評表、學(xué)生成績登記冊、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生分配就業(yè)報到證存根、體檢表、學(xué)生獎勵評優(yōu)表、違紀處分表以及黨團組織材料等。目前大多數(shù)院校的建檔手段依然以人工為主，分為平時建檔和新生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)前集中建檔。畢業(yè)生檔案由分院下發(fā)學(xué)生自行攜帶或由分院統(tǒng)一郵寄轉(zhuǎn)交，遺留檔案交回學(xué)生檔案管理部門，造冊登記，封存保管。

高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.各級人員的思想認識不到位

一是學(xué)校層面普遍對檔案工作的認識和定位不高，沒有足夠重視;二是大多數(shù)畢業(yè)生對檔案持無所謂的態(tài)度;三是一些用人單位沒有正規(guī)的檔案流轉(zhuǎn)和管理機制，對學(xué)生檔案托管制度不夠完善。

2.學(xué)生檔案管理機制不順暢

高校學(xué)生檔案管理至今尚未形成統(tǒng)一規(guī)范的管理機制和考核標準，許多學(xué)校只顧擴大規(guī)模，無暇顧及學(xué)生檔案管理，既沒有專門的庫房、存儲設(shè)施、基本的人員配備，更沒有具體的管理制度和機制，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸存無規(guī)律，內(nèi)容不完整，流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范。

3.精細化程度不夠

目前大多數(shù)高校學(xué)生檔案依舊以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時代。管理人員的工作量很大，效率不高，特別是每年畢業(yè)生離校前，檔案的集中轉(zhuǎn)遞時間緊，歸檔環(huán)節(jié)多，工作繁重繁瑣，很難確保精準化、精細化的效果。

4.積壓和丟失現(xiàn)象嚴重

隨著人才流動、學(xué)生就業(yè)等條件和環(huán)境的不斷寬松以及一些單位對人事政審工作的不重視，致使部分學(xué)生對自己的檔案不聞不問、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出不及時，甚至個人保管時間過長，私自打開和丟失現(xiàn)象日趨嚴重，有好多學(xué)生直到需要政審、調(diào)資、職稱晉升等時，才來學(xué)校查找補辦，給學(xué)校檔案管理工作和學(xué)生個人都帶來了極大不便。

加強學(xué)生檔案管理的對策

1.提高認識，更新管理理念

學(xué)生檔案是學(xué)生在不同階段在校期間的學(xué)習(xí)、生活、思想政治表現(xiàn)所形成的原始記錄，具有法律憑證作用。我們必須通過學(xué)習(xí)和宣傳檔案制度，提高廣大師生的思想認識，確立學(xué)生檔案在學(xué)校工作的重要地位;要堅持以人為本，服務(wù)學(xué)生的管理理念，增強工作人員的責任心和事業(yè)心;要以市場為導(dǎo)向，加強檔案管理方法和措施創(chuàng)新。

2.建立健全管理制度，規(guī)范和完善檔案管理程序

依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理的制度法規(guī)，修訂完善檔案收繳、移交、查閱、補辦以及積壓檔案管理制度和細則;根據(jù)學(xué)生檔案歸檔程序、歸檔內(nèi)容、標準、渠道和時間，編制簡明扼要的工作流程;加強對檔案分類、著錄、編目和標引分門別類、規(guī)范存放方面的日常管理，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，按照檔案理念和標準實行規(guī)范管理。

3.重視隊伍建設(shè)，加強對學(xué)生檔案精細化管理

要建立一支政治素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)能力強、熱愛檔案事業(yè)，熱心為學(xué)生服務(wù)的專、兼職管理隊伍;要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、專題研討會等活動，加強人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng);要鼓勵檔案管理人員踴躍探索研究檔案管理方法，總結(jié)經(jīng)驗，凝練成果;要關(guān)心工作人員成長，同步提高工作待遇，鼓勵其不斷晉升技術(shù)職稱。

4.適應(yīng)發(fā)展需求，加快檔案信息化建設(shè)

要主動適應(yīng)檔案信息的數(shù)字化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，按照發(fā)展需要和檔案建設(shè)標準，加強軟硬件基本條件建設(shè);加強檔案管理人員信息化收集、歸檔、轉(zhuǎn)送、借閱等管理水平和能力的培養(yǎng);改進服務(wù)方式，引進或購置檔案管理工作官方軟件，加強開發(fā)和利用，加強與學(xué)校其他數(shù)字平臺的對接，實現(xiàn)共享資源。

現(xiàn)代職業(yè)教育改革與發(fā)展對高職學(xué)生檔案管理提出的新要求