導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理工作計(jì)劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一是進(jìn)一步健全完善各項(xiàng)檔案管理制度。

在認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》的基礎(chǔ)上，按照上級(jí)行要求，把建立和完善各項(xiàng)檔案管理制度當(dāng)作加強(qiáng)檔案管理工作的重點(diǎn)，認(rèn)真按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合分行特點(diǎn)，從檔案人員的崗位職責(zé)，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、接收、利用等各個(gè)方面都建立比較系統(tǒng)完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統(tǒng)一實(shí)行嚴(yán)格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、程序化和制度化。

二是進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)水平。

在不斷建立完善檔案設(shè)施和管理制度的同時(shí)，集中精力抓好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，通過(guò)強(qiáng)調(diào)、檢查和督導(dǎo)落實(shí)，使全行每個(gè)單位的檔案用房、安全設(shè)施、檔案裝具等管理設(shè)備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對(duì)積存文件中一些應(yīng)歸檔而未歸檔的重要文件，進(jìn)行了再收集，使檔案內(nèi)容不斷得到豐富和充實(shí)。并將按照正規(guī)庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)配備相應(yīng)設(shè)施，以確保檔案工作的正常開(kāi)展，確保檔案實(shí)體的安全。

三是進(jìn)一步提高檔案保密意識(shí)。

組織有關(guān)部門和人員認(rèn)真學(xué)習(xí)各級(jí)保密工作會(huì)議上的講話及文件，提高對(duì)新時(shí)期保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)泄密事件的情況通報(bào)，用鐵的事實(shí)教育干部職工。進(jìn)一步加強(qiáng)各行保密工作的投入，提高人防、技防的實(shí)際水平;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全保密工作，密碼定期更換;加強(qiáng)密級(jí)文件管理;建立行長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，實(shí)行保密事故一票否決制，確保全轄無(wú)泄密事故。

篇2

1 明確責(zé)任，始終把檔案管理工作擺在重要位置

為切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，該局從三個(gè)方面入手，強(qiáng)化檔案管理工作的主體意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計(jì)劃，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同部署、同推進(jìn)、同考核。同時(shí)，為加強(qiáng)檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長(zhǎng)為組長(zhǎng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)全局形成的各種門類、各種載體的檔案實(shí)行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)常調(diào)度，及時(shí)了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，并在人、財(cái)、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺(tái)階打下良好基礎(chǔ)。

二是責(zé)任落實(shí)到位。嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實(shí)行主管領(lǐng)導(dǎo)、政工科長(zhǎng)、檔案管理人員三級(jí)責(zé)任連帶責(zé)任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，明確工作目標(biāo)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、政工科長(zhǎng)日常抓、專職檔案員具體抓，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。

三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作的兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2 加強(qiáng)建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平

該局嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

一是加強(qiáng)制度建設(shè)。嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《山東省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)為主要內(nèi)容的《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案分類大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項(xiàng)檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，累計(jì)投資10多萬(wàn)元，建立了兩個(gè)專門的檔案室，設(shè)置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個(gè)，安裝豪華型移動(dòng)密集架4組、防磁柜1臺(tái)、溫濕度計(jì)1個(gè)、電腦2臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、打印機(jī)1臺(tái)、碎紙機(jī)1臺(tái)，掃描儀1臺(tái)等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設(shè)施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設(shè)施，保證了檔案的安全，嚴(yán)格達(dá)到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實(shí)的物質(zhì)條件。

三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。該局高度重視加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識(shí)培訓(xùn)及文書檔案歸檔培訓(xùn)，累計(jì)培訓(xùn)人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級(jí)來(lái)文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。

3 突出重點(diǎn)，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用

在檔案利用上，該局突出重點(diǎn)，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機(jī)關(guān)事務(wù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供保障和依據(jù)。

一是突出規(guī)范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對(duì)文書、會(huì)計(jì)、基建、財(cái)務(wù)、聲像等各門類檔案進(jìn)行了持續(xù)的完善補(bǔ)充和規(guī)范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)上嚴(yán)格把關(guān)，保證了歸檔案卷的質(zhì)量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財(cái)務(wù)檔案2639冊(cè)、基建房產(chǎn)檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對(duì)所有檔案都做到了檔案目錄符合規(guī)則，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列編號(hào)規(guī)范。編有醒目的庫(kù)房、柜、格檔案存放指引標(biāo)記。建立了檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準(zhǔn)確。

篇3

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施

1引言

在機(jī)關(guān)單位工作過(guò)程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國(guó)家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國(guó)部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。

2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對(duì)機(jī)關(guān)單位的新形勢(shì)與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動(dòng)，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來(lái)國(guó)家高度重視檔案管理工作，相繼出臺(tái)了一系列措施和制度來(lái)改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動(dòng)各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開(kāi)展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國(guó)法治建設(shè)的提高與完善，各級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績(jī)。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國(guó)法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來(lái)，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會(huì)出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒(méi)有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問(wèn)題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑

3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動(dòng)。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。

3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來(lái)設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級(jí)與文件級(jí)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫(kù)。

3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來(lái)確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對(duì)需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

4結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局

參考文獻(xiàn)

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[2]張立梅.關(guān)于檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).

篇4

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化

【中圖分類號(hào)】R197.32【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-3783(2012)07-0499-01

檔案工作不僅是一項(xiàng)專業(yè)性工作，也是我們整個(gè)疾病預(yù)防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個(gè)單位實(shí)際工作的重要依據(jù)，更是一個(gè)疾病預(yù)防控制中心日常數(shù)據(jù)信息資料的來(lái)源。在機(jī)構(gòu)改革和信息技術(shù)發(fā)展帶給其發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)在機(jī)構(gòu)改革中檔案管理的現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，是目前疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)所要面對(duì)的新任務(wù)、新要求。

1現(xiàn)代化觀念，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

國(guó)家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來(lái)是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進(jìn)行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房、服務(wù)器、統(tǒng)一規(guī)范的檔案裝具、優(yōu)良的閱檔環(huán)境等硬件的投入，以便于規(guī)范；在軟件方面，在人員配備的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和規(guī)范化的管理要求、設(shè)置專門的檔案管理科室和主管領(lǐng)導(dǎo)，以及良好暢通的網(wǎng)絡(luò)管理體系等。

2現(xiàn)代化內(nèi)容，全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源的來(lái)源

機(jī)構(gòu)調(diào)整后,衛(wèi)生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實(shí)完善衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)檔案尤為重要,館藏量的豐富和優(yōu)化與否,是實(shí)現(xiàn)檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎(chǔ)。從調(diào)查情況看我省各級(jí)疾控中心檔案室目前收藏?cái)?shù)量都很有限,所以檔案人員更要開(kāi)闊工作思路,深入科室指導(dǎo),加強(qiáng)以下內(nèi)容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)、傳染病疫情爆發(fā)流行調(diào)查處理及分析的總結(jié)性報(bào)告;②人群免疫、免疫接種質(zhì)量的效果評(píng)價(jià)及重大異常反應(yīng)、接種事故的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;③主要傳染病病原學(xué)及血清學(xué)監(jiān)測(cè)分析與總結(jié);④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;⑤微生物學(xué)、衛(wèi)生理化和毒理檢驗(yàn)技術(shù)性總結(jié);⑥病媒醫(yī)學(xué)昆蟲各項(xiàng)監(jiān)測(cè)工作總結(jié)以及專題性調(diào)查分析;⑦健康教育與健康促進(jìn)專題性總結(jié);⑧針對(duì)衛(wèi)生防病工作的建設(shè)性、指導(dǎo)性,管理性、綜合性論述以及學(xué)術(shù)論文等。特別是對(duì)核對(duì)無(wú)誤的疫情材料和各種疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料采用檔案室集中統(tǒng)一管理的形式,按一文一件操作規(guī)范統(tǒng)一編目,并確定保管期限為永久,然后將數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)軟件保存,做到有序化且有目可查。

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是集疾病預(yù)防控制衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)健康教育科研培訓(xùn)于一體的公共衛(wèi)生體系，其信息資源是疾病預(yù)防控制工作者實(shí)踐業(yè)務(wù)工作的重要支柱疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，利用館藏的信息資料和檢索工具，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究篩選加工整理歸納，有效進(jìn)行深加工，以便于查找利用；根據(jù)預(yù)防醫(yī)學(xué)的不同學(xué)科，對(duì)機(jī)讀檔案進(jìn)行分類，編制各類檢索目錄，準(zhǔn)確迅速全面地查找檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。

3現(xiàn)代化管理，健全檔案管理的規(guī)章制度

疾病預(yù)防控制檔案大致可以分為文書業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)設(shè)備聲像實(shí)物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級(jí)管理的模式，由中心領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，中心檔案室設(shè)專職檔案員負(fù)責(zé)全單位檔案的整體管理工作，統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案，全面負(fù)責(zé)檔案的收集整理保管利用統(tǒng)計(jì)鑒定和銷毀等工作各科室設(shè)兼職檔案員應(yīng)由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內(nèi)兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內(nèi)重要資料得到有效保存的同時(shí)，也使得科室檔案內(nèi)容的延續(xù)性使用的便利性得到了保障檔案員在學(xué)歷和專業(yè)方面應(yīng)滿足一定的要求，必須具備公共衛(wèi)生檔案管理計(jì)算機(jī)管理等知識(shí)和技能同時(shí)，要建立健全疾病預(yù)防控制檔案的管理制度，并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任中納入年末績(jī)效考核中，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規(guī)范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應(yīng)保證檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，配備現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、移動(dòng)硬盤等辦公設(shè)備及充足的檔案裝具。

4現(xiàn)代化服務(wù)，提高檔案信息的利用率

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮出它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益因此，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門要多渠道多途徑地開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作，使檔案為疾病預(yù)防各項(xiàng)工作服務(wù)首先要改變長(zhǎng)期以來(lái)單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務(wù)方式，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)手段，開(kāi)展多種形式的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，積極主動(dòng)熱情地為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務(wù)分工收集整理有關(guān)課題的檔案資料其次要優(yōu)化綜合檔案室的硬件環(huán)境，接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時(shí)間，提高利用率。

參考文獻(xiàn)

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[2]潘智慧，程文.疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討[J].活力，2010.8

篇5

關(guān)鍵詞：校會(huì)計(jì)檔案 信息化 創(chuàng)新

隨著國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，國(guó)家的綜合國(guó)力不斷增強(qiáng)。國(guó)家對(duì)教育的改革越來(lái)越深入，特別是全球信息化時(shí)代的來(lái)臨，不僅對(duì)高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的普及，加上高校的會(huì)計(jì)電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用?；旧细淖兞烁咝鹘y(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容。

主要表現(xiàn)為：（1）會(huì)計(jì)檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會(huì)計(jì)信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤、軟盤、光盤等在內(nèi)的多種形式的電子會(huì)計(jì)檔案。（2）會(huì)計(jì)檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點(diǎn)，因此會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲(chǔ)條件更加嚴(yán)格。（3）會(huì)計(jì)檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施與應(yīng)用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的安全，還對(duì)磁性載體的存儲(chǔ)、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行改革，盡快推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式，適應(yīng)信息化時(shí)展的新任務(wù)和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。因此，對(duì)促進(jìn)新時(shí)代霞時(shí)代高校會(huì)計(jì)檔案工作的開(kāi)展，提出以下幾點(diǎn)建議。

一、要改變會(huì)計(jì)檔案工作人員的傳統(tǒng)思想

高校會(huì)計(jì)檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)檔案的新要求，一切從實(shí)際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題，努力實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國(guó)許多高校的會(huì)計(jì)檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個(gè)很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢檔案者的心理，力爭(zhēng)使審批程序做到簡(jiǎn)單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，當(dāng)然還必須懂得會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熟悉會(huì)計(jì)電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識(shí)，具備信息化條件下計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用知識(shí)。各高校除要為檔案管理人員營(yíng)造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標(biāo)激勵(lì)考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高且更新會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次，以適應(yīng)新時(shí)代下高校會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。

二、要在會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新

隨著高校信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，高校會(huì)計(jì)電算化得到了普遍的應(yīng)用，給高校會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容帶來(lái)了很多新的變化，同時(shí)也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿足我國(guó)高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會(huì)計(jì)的原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等重要資料，還要將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的所有會(huì)計(jì)分析資料、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件全部納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作范圍內(nèi)，以滿足不同人員研究分析問(wèn)題，作出與學(xué)校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會(huì)計(jì)檔案上有所創(chuàng)新。高校會(huì)計(jì)檔案整理要根據(jù)每個(gè)高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡(jiǎn)化工作程序，提高辦事效率。再次要在會(huì)計(jì)檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案從初始手機(jī)錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號(hào)及檔案目錄都要符合學(xué)校嚴(yán)格的標(biāo)規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們?cè)谥贫壬弦兴鶆?chuàng)新。應(yīng)該建立完整的符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際會(huì)計(jì)檔案保管制度。在保管形式上，應(yīng)既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息的記錄，也應(yīng)包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會(huì)計(jì)信息的磁性電子載體，還應(yīng)將各種會(huì)計(jì)系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類編碼編號(hào)等系統(tǒng)開(kāi)發(fā)檔案資料納入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會(huì)計(jì)電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案記錄應(yīng)加強(qiáng)日常的監(jiān)督管理，并且要對(duì)磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實(shí)行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實(shí)現(xiàn)其保密性。同時(shí)建立完善的會(huì)計(jì)檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會(huì)計(jì)檔案是否受潮、受磁、霉?fàn)€等自然損壞及人為損壞外，高校的財(cái)務(wù)同時(shí)也要安排專門的預(yù)算，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的軟硬件進(jìn)行定期的維護(hù)升級(jí)。還要定期地對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行實(shí)地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進(jìn)高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。建立完善的會(huì)計(jì)檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴(yán)禁會(huì)計(jì)檔隨意亂放，隨意復(fù)制，隨意查閱，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性。

篇6

關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化

高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是在基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個(gè)獨(dú)立的高校檔案管理門類，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來(lái)越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)?；ㄌ帉?duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對(duì)公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。

一、抓住高?；n案的特點(diǎn)

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來(lái)越重要。這就同時(shí)要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢(shì)，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會(huì)化，對(duì)于高?；n案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)。基建檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:

1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來(lái)源的廣泛性

基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來(lái)源涉及到政府部門審批、設(shè)計(jì)部門的論證設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評(píng)定過(guò)程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來(lái)源具有廣泛性。

2.基本建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的完整性

基建檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件、資料，以把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來(lái)。

3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量的龐大性

基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。

4.基本建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成相對(duì)于工程進(jìn)度的滯后性

基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過(guò)程和特征，相對(duì)于所反映的基建項(xiàng)目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時(shí)，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過(guò)整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對(duì)基建項(xiàng)目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對(duì)滯后。

6.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的長(zhǎng)久性和不可替代性

一份完整的基本建設(shè)工程(項(xiàng)目)檔案，是建設(shè)工程(項(xiàng)目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時(shí)是其他文件所無(wú)法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問(wèn)題

真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性

長(zhǎng)期以來(lái)，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無(wú)人識(shí)”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長(zhǎng)期以來(lái)這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價(jià)值的發(fā)揮和對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問(wèn)題簡(jiǎn)單概括為以下兩個(gè)方面:

1.建檔質(zhì)量不高

有些檔案管理人員對(duì)基本建設(shè)工程信息的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類，往往簡(jiǎn)單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。

2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長(zhǎng)期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無(wú)其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過(guò)程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過(guò)程中的遺失問(wèn)題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來(lái)很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來(lái)極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新

是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式

基建檔案信息化其實(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來(lái)進(jìn)行，作為一項(xiàng)工程其各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:

1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國(guó)家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。

3.基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化。即在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對(duì)電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對(duì)學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

4.隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識(shí)化、社會(huì)化開(kāi)發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識(shí)，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識(shí)，并能熟練操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開(kāi)發(fā)者。

5.開(kāi)放基建檔案共享信息和開(kāi)發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開(kāi)發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價(jià)值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開(kāi)發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時(shí)一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價(jià)值。

總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會(huì)加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)?，F(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)對(duì)待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問(wèn)題，進(jìn)一步做好學(xué)?；n案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅(jiān).淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅(jiān).論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，12，(4):143.

參考文獻(xiàn)

1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.

篇7

1.進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

1.2檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在工作中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

1.3軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用問(wèn)題

目前我國(guó)各地檔案部門已建立的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復(fù)，是一種浪費(fèi)。很多單位過(guò)分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時(shí)封鎖一技之長(zhǎng)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)當(dāng)注重借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，重視通用軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作，通用軟件提供靈活擴(kuò)充的功能和自編程軟件接口。各單位間相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)、集眾家所長(zhǎng)，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。

1.4計(jì)算機(jī)應(yīng)用兩種知識(shí)的結(jié)合問(wèn)題

在應(yīng)用計(jì)算機(jī)的開(kāi)發(fā)試驗(yàn)中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員去研制，因?yàn)樗麄儗?duì)檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實(shí)用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對(duì)改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)有著科學(xué)的創(chuàng)想，才能搞好計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計(jì)與應(yīng)用，既要重視計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴(kuò)大計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用范圍，更需要兩種知識(shí)的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務(wù)人員的主動(dòng)進(jìn)取精神。

1.5檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開(kāi)始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，但是以目前的情況來(lái)看進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開(kāi)始使用采購(gòu)的計(jì)算機(jī)等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理的工作，但是由于進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實(shí)現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無(wú)法進(jìn)行很好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無(wú)法很好地進(jìn)行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準(zhǔn)備不充分的情況下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化中的思考

2.1樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，沒(méi)有先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理論的指導(dǎo)，整個(gè)檔案管理的發(fā)展便會(huì)受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。由于紙質(zhì)載體的時(shí)空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢(shì)受到人們的厚愛(ài)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢(shì)猛烈地沖擊著社會(huì)的各個(gè)方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)用先進(jìn)的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢(shì)，運(yùn)用科學(xué)的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問(wèn)題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時(shí)空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時(shí)限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時(shí)，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)怎樣實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。同時(shí)，為適應(yīng)檔案新載體的保護(hù)，思考檔案館庫(kù)的建筑風(fēng)格，檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)的布置等，立足現(xiàn)實(shí)，放眼未來(lái)，思考檔案工作的各個(gè)方面，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。

2.2學(xué)會(huì)現(xiàn)代化管理技術(shù)

目前，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和角落，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，可以廣泛的實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用與管理知識(shí)，這樣才能做到相輔相成，互相促進(jìn)，互為轉(zhuǎn)化，適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要。檔案管理人員要學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，通過(guò)技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)各方面對(duì)檔案利用的需要。

2.3建立現(xiàn)代檔案管理體制

目前，檔案管理體制滯后于形勢(shì)的發(fā)展，仍沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設(shè)施陳舊，得不到應(yīng)有的重視，浪費(fèi)了大量的信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機(jī)會(huì)之間建立合理的關(guān)系，檔案館設(shè)施設(shè)備要達(dá)到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學(xué)合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責(zé)。

在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)提升為信息和知識(shí)服務(wù)，在不同的類型檔案管理部門進(jìn)行檔案制度建設(shè)的試點(diǎn)與探索，進(jìn)一步理順與檔案行政管理部門的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，以制度保障檔案工作的正常開(kāi)展，以制度來(lái)協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實(shí)現(xiàn)宏觀的間接指導(dǎo)，微觀上依據(jù)健全的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。

2.4建立現(xiàn)代化檔案工作機(jī)制

好的工作機(jī)制是檔案工作發(fā)展的關(guān)健，檔案部門必須運(yùn)用體現(xiàn)檔案工作特有的工作體制、工作方法進(jìn)行管理，具體包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保證工作效率的提高，促進(jìn)檔案工作的順利發(fā)展。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，檔案工作作用于社會(huì)的范圍越來(lái)越大。檔案事業(yè)要適應(yīng)新時(shí)期的變化，就必須建立現(xiàn)代化的檔案管理工作機(jī)制：在管理程序上，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)的檔案工作責(zé)任制，責(zé)任到人，層層抓落實(shí)；在工作手段上，建立數(shù)字型檔案館，進(jìn)行檔案的全文輸入和檢索自動(dòng)化，檔案目錄做到查則有目，看則有檔。

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關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 基礎(chǔ) 做起

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2015）05-0029-01

隨著計(jì)算機(jī)在高校檔案管理工作中的全面普及，計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮的作用越來(lái)越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來(lái)越高。但計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，否則，再先進(jìn)的管理工具也不能達(dá)到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。

一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀

從我校檔案管理的實(shí)際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時(shí)間跨度較長(zhǎng)等特點(diǎn)，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時(shí)期對(duì)檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面，一是存在檔號(hào)不規(guī)范、沒(méi)有目錄號(hào)、一卷多冊(cè)現(xiàn)象；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無(wú)法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標(biāo)頁(yè)碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時(shí)間越長(zhǎng)，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問(wèn)題的情況就越嚴(yán)重。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

高等學(xué)校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。

一要全面普查案卷，去糟存精。這是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠(yuǎn)，時(shí)間跨度長(zhǎng)，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢(shì)必存在部分檔案過(guò)期、重復(fù)保存、或無(wú)查考價(jià)值的文獻(xiàn)等情況，所以，在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，必須首先剔除這些無(wú)用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中要將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新整合，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

三要結(jié)合學(xué)校館藏實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性，信息錄入要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)，也要緊密結(jié)合所在學(xué)校檔案管理工作實(shí)際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。

四要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的主要優(yōu)勢(shì)就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正各種分類錯(cuò)誤，保證檔案檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。

五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題或計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。實(shí)際著錄工作中，我們要結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要將題名中責(zé)任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊，如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的修飾語(yǔ)，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)材料準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)著錄是一項(xiàng)繁瑣工作，也是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，尤其是對(duì)于那些建校時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性大學(xué)的檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會(huì)影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。因此，要保證計(jì)算機(jī)著錄工作多、快、好，就要從以下幾個(gè)方面入手。

一要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為人所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低等情況進(jìn)行排序，分清輕重緩急，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

二要分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力，又提高了著錄效率。

三要分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間、用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。

篇9

會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外沿均發(fā)生了變化，對(duì)管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)才能管理好會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)管理好電算檔案，才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經(jīng)營(yíng)管理中的作用。

一、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員采用無(wú)紙化辦公形式，所有日常工作均在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)信息的管理有以下一些顯著特點(diǎn)：

第一，電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而且還新增了存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

第二，電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術(shù)要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。

第三，會(huì)計(jì)電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)資料信息載體紙張，更主要的是磁盤、光盤、存儲(chǔ)芯片。

第四，會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，因此對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

第五，電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。隨著單位使用的會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)，新軟件對(duì)原會(huì)計(jì)檔案的兼容應(yīng)于考慮，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

二、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作

為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。

第一，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印拷貝存儲(chǔ)到存儲(chǔ)介質(zhì)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。平時(shí)采用計(jì)算機(jī)打印輸出會(huì)計(jì)憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬，并把打印的活頁(yè)賬裝訂成冊(cè)?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應(yīng)把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來(lái)，存入光盤或磁盤。另外還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書及使用手冊(cè)。

第二，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用雙備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且在每份備份上注明形成檔案的時(shí)間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號(hào)，并貼上寫保護(hù)字樣，存放在兩個(gè)不同的建筑物。并選擇遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、防火、防潮、防塵的場(chǎng)所等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，如每半年復(fù)制一次，且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

此外，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會(huì)計(jì)檔案或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，建議在系統(tǒng)管理員配合下，會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應(yīng)保存其升級(jí)后的會(huì)計(jì)賬套，二者的一致性是非常必要的。

第三，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的利用。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復(fù)功能進(jìn)行調(diào)閱即可；二是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)可以在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。也可對(duì)原版本會(huì)計(jì)賬套進(jìn)行升級(jí)，但這會(huì)受軟件功能設(shè)計(jì)的限制，不能保證完全成功。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與再利用

電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，并進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。

電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，需要單位內(nèi)各分支、各相關(guān)人員相互協(xié)調(diào)共同完成。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，我們還應(yīng)對(duì)檔案管理的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如通過(guò)用戶識(shí)別控制操作日志管理、存取、權(quán)限限制等方式加強(qiáng)安全保密措施，同時(shí)做好計(jì)算機(jī)病毒的防范、建立好檔案專人管理接觸制度等。

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 問(wèn)題 路徑

一、縣級(jí)煙草專賣局檔案管理現(xiàn)狀

縣級(jí)煙草專賣局的經(jīng)營(yíng)權(quán)、人事權(quán)和財(cái)權(quán)全部上交給了市級(jí)煙草公司，在文書檔案管理方面，縣級(jí)煙草專賣局的文書檔案管理資料包括行政類執(zhí)法文書、卷煙零售戶檔案、日常工作的痕跡資料、黨務(wù)工作文件、行政機(jī)關(guān)公文等?？h級(jí)煙草專賣局對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)度不高，檔案管理的硬件設(shè)施不到位，在文書檔案的管理上缺乏科學(xué)有效的工作方法。具體說(shuō)來(lái)，以當(dāng)涂縣煙草專賣局的檔案管理工作現(xiàn)狀為例，該局尚未配有檔案室，無(wú)專門存放文書檔案資料的場(chǎng)所。對(duì)于縣煙草局的文書檔案的歸檔和管理工作分別由縣煙草局的各職能部門自行開(kāi)展。且該煙草局的工作人員數(shù)量有限，目前未配置專門的檔案管理員。在文書資料檔案的管理上目前只能做到文書資料的保存歸檔，卻無(wú)具體的檔案案卷編號(hào)。對(duì)于檔案的查詢功能缺失，難以使縣級(jí)煙草局的檔案資源得以有效利用，發(fā)揮應(yīng)有的作用。和縣煙草局雖然有專門的檔案室，但檔案管理人員是兼職人員，且檔案的管理仍然停留在人工管理上，沒(méi)有很好地利用信息化資源進(jìn)行管理。

二、縣級(jí)煙草專賣局檔案管理中存在的問(wèn)題

1.較多的工作人員現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理尤其是文檔一體化管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來(lái)潛在的價(jià)值，而目前某些縣級(jí)煙草專賣局對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于檔案管理的作用認(rèn)識(shí)不足，甚至無(wú)法準(zhǔn)確把握檔案管理的真正含義。在縣級(jí)煙草專賣局的檔案管理工作上，僅滿足于對(duì)文檔資料的妥善保存，能夠保證所有的文檔資料及時(shí)歸檔保存便認(rèn)為是完成了檔案管理工作?？h級(jí)煙草專賣局的管理人員大部分無(wú)法認(rèn)知清楚文書檔案的歸檔、編號(hào)、密級(jí)是一體化的檔案管理工作，無(wú)法認(rèn)知檔案管理的查詢利用功能能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供智力支撐。因?yàn)闊o(wú)現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)文檔一體化的檔案管理工作。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

因?yàn)榇蟛糠值目h級(jí)煙草專賣局沒(méi)有配置專門的檔案管理員，因此，企業(yè)內(nèi)的文書資料的檔案管理工作交由相應(yīng)職能部門的工作人員來(lái)完成。有些縣級(jí)煙草專賣局雖然有配置專門的檔案管理人員，但是卻未有接受過(guò)專業(yè)化的檔案管理專業(yè)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。由此可以看出，縣級(jí)煙草專賣局的檔案管理人員只能夠完成文書資料的及時(shí)歸檔和保存，對(duì)于檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)際操作能力卻難以實(shí)現(xiàn)。在檔案工作的信息化上更是缺乏，難以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要，不能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化的檔案管理。

3.缺乏應(yīng)有的硬件和軟件配置

縣級(jí)煙草專賣局因?yàn)槠湄?cái)政權(quán)全部上交于市級(jí)煙草公司，很多經(jīng)費(fèi)開(kāi)支都要列明到年度和月度的預(yù)算當(dāng)中，對(duì)于檔案管理工作硬件與軟件的配置更需得到市級(jí)煙草公司的認(rèn)可。在缺乏現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)的情況下，有很多縣級(jí)煙草專賣局在硬件上無(wú)法配置專門用于存放文書資料的檔案室，或者有配置專門用于存放文書資料的檔案室，但縣級(jí)煙草專賣局卻無(wú)法配置專門的檔案管理人員，人力、財(cái)力的資源投入是有限的。

4.缺乏符合文檔一體化要求的檔案管理工作制度

縣級(jí)煙草專賣局的各職能部門負(fù)責(zé)具體文書資料的歸檔整理，各職能部門依據(jù)年份、月份、文檔資料所屬種類將文檔資料相應(yīng)保存。因?yàn)槿狈Ψ衔臋n一體化要求的檔案管理工作制度，因此，在文書檔案的歸檔期限上缺乏具體的歸檔，不能保證所有文檔資料歸檔的及時(shí)性。同時(shí)，因?yàn)槲臋n資料的保存期限和密級(jí)上缺乏具體的檔案管理制度說(shuō)明，因?yàn)榇蟛糠治臋n資料的歸檔都沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的保存期限和密級(jí)。再次，縣級(jí)煙草專賣局文檔一體化管理制度的缺失，使得文檔資料的借閱隨意性比較強(qiáng)，這容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理的重要信息泄露，不利于企業(yè)的發(fā)展。

5.文書檔案的利用率低

縣級(jí)煙草專賣局對(duì)文書檔案的管理依靠于傳統(tǒng)的文書資料的歸檔整理方式，而文書檔案資料信息含量很高，要及時(shí)地查詢某些文檔資料在目前的狀況下只能詢問(wèn)相應(yīng)職能部門的保管人員，這樣的查詢和利用檔案資料的方式效率是極其低下的。目前縣級(jí)煙草專賣局在檔案管理上幾乎沒(méi)有現(xiàn)代化的信息技術(shù)支撐，不能夠?qū)崿F(xiàn)通過(guò)信息化查詢平臺(tái)及時(shí)查詢到某類文檔資料的歸檔地點(diǎn)、保存期限、密級(jí)和主要內(nèi)容等相關(guān)信息。而現(xiàn)代化的文檔一體化管理正是要求企業(yè)能夠?qū)⑺形臋n資料保存于檔案卷宗當(dāng)中，并結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)信息化管理，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢利用文檔資料。就目前的條件看，這些技術(shù)要求都是目前縣級(jí)煙草專賣局難以實(shí)現(xiàn)的。

三、縣級(jí)煙草專賣局檔案管理現(xiàn)代化的構(gòu)建路徑

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理等工作也與信息化技術(shù)密不可分。加之縣級(jí)煙草專賣局目前有很多文檔資料是電子文檔材料，電子文檔材料如何妥善保存，如何有效利用等問(wèn)題就擺在了縣級(jí)煙草專賣局面前。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手.

1.樹(shù)立文檔一體化的檔案管理意識(shí)

任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展都離不開(kāi)企業(yè)管理層的重視，要有效地推進(jìn)縣級(jí)煙草專賣局現(xiàn)代化的檔案管理工作，就需要縣級(jí)煙草專賣局的管理層高度重視檔案管理，對(duì)縣級(jí)煙草專賣局的管理層進(jìn)行《檔案法》和文檔一體化相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使縣級(jí)煙草專賣局的管理層充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及檔案管理工作的意義。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)縣級(jí)煙草專賣局每一位職工檔案管理相關(guān)工作的知識(shí)培訓(xùn)，使縣級(jí)煙草專賣局的全體員工都能樹(shù)立起文檔一體化的檔案管理意識(shí)。

2.配置符合現(xiàn)代化檔案管理需求的硬件設(shè)施和專門的檔案管理人員

縣級(jí)煙草專賣局在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，將配置檔案室列入企業(yè)的正常預(yù)算當(dāng)中，未配置檔案室的縣級(jí)煙草專賣局要及時(shí)地配置檔案室，同時(shí)，要在檔案室中配置計(jì)算機(jī)，引入檔案信息查詢平臺(tái)，方便文檔資料的信息化查詢。此外，縣級(jí)煙草專賣局優(yōu)化人力資源配置，配備專門的檔案管理人員，專門的檔案管理人員最好由縣級(jí)煙草專賣局的辦公室人員擔(dān)任，實(shí)現(xiàn)專人歸檔、專人保管、專人專用。

3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能

在配置專門的檔案管理人員方面，縣級(jí)煙草專賣局應(yīng)當(dāng)選用學(xué)歷相對(duì)較高且具備一定計(jì)算機(jī)操作能力的人員來(lái)?yè)?dān)任。同時(shí)，安排專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)化培訓(xùn)，充分掌握企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的知識(shí)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員要能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案信息查詢平臺(tái)，及時(shí)查詢到企業(yè)所需的各項(xiàng)文書檔案資料。此外，也可以通過(guò)與其他大型國(guó)有企業(yè)或高等學(xué)校的檔案管理人員的交流學(xué)習(xí)來(lái)提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升。

4.建立健全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需求的檔案管理制度

在信息化時(shí)代的背景下，企業(yè)的檔案管理工作要適應(yīng)信息化的需求，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，建立現(xiàn)代化檔案管理制度。根據(jù)縣級(jí)煙草專賣局的具體工作職能，依據(jù)不同的工作內(nèi)容將文檔資料予以編號(hào)歸檔，例如，行政執(zhí)法類文檔資料可以根據(jù)行政許可和行政處罰的不同，將其檔案編號(hào)為“ZMXK”和“ZMCF”，在種類編號(hào)之后，編入歸檔年限，然后編入保存年限，永久保存的可以標(biāo)注為“Y”，年限后面標(biāo)注密級(jí)。將這些具體化的檔案編號(hào)方式納入到檔案管理制度當(dāng)中。此外，檔案管理制度中應(yīng)包含規(guī)范化檔案管理、查詢借閱、檔案信息化管理等方面的內(nèi)容，增加對(duì)電子化文檔資料的檔案管理方面的具體內(nèi)容，確保電子化文檔資料的安全、保密，防范損壞、遺失或意外泄露。

5.提升檔案的利用效率

在實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)管理的前提下，運(yùn)用信息技術(shù)，建立檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)當(dāng)包括縣級(jí)煙草專賣局的所有文檔資料的存放位置，名稱編號(hào)、保存期限、密級(jí)等全部信息，也可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中加入歸檔文檔資料的核心內(nèi)容提要。建立數(shù)據(jù)庫(kù)就是為了使歸檔的文檔資料信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使縣級(jí)煙草專賣局的每一位員工在需要查詢某文檔資料時(shí)可以通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)第一時(shí)間準(zhǔn)確查詢到所需文檔資料的核心內(nèi)容和該文檔資料的具體存放位置。建立檔案目錄中心，引入查詢平臺(tái)，使企業(yè)的每一位職工可以通過(guò)認(rèn)證、授權(quán)，輸入年份、文件所屬部門、標(biāo)題名稱等必要信息查詢到具體的文檔資料。這就是要縣級(jí)煙草專賣局實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，同時(shí)，對(duì)于電子文檔資料的查詢也可依據(jù)網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，縣級(jí)煙草專賣局的檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)從以上五個(gè)方面予以建立和完善，建立符合信息化時(shí)代需求的檔案管理，不斷提升企業(yè)的檔案管理水平，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)決策提供智力支持，也更好地滿足相關(guān)個(gè)人的合理需求。

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