導語：如何才能寫好一篇協(xié)商函，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

尊敬的x先生：

您好!

我公司十分感謝x先生所負責的 項目選擇使用我們的產(chǎn)品，您的選擇是對我們的信任，也是對我公司產(chǎn)品的一次檢驗。目前我公司在 項目由xx市xx區(qū) xx商行負責銷售和服務，在此先預祝我們此次合作愉快。同時我公司xxx總經(jīng)理對您發(fā)出誠摯邀請，希望x先生來我公司進行考察指導，并對合作事宜進行協(xié)商。

xx市xx管業(yè)有限公司

xxxx年xx月xx日

篇2

2、漢代對商人的經(jīng)商行為實行嚴格管制，商人社會地位低下，為了使商人和別的社會階層區(qū)分開來，因此在服飾方面有著嚴格的要求。

3、例如商人上街穿鞋必須是一只黑一只白，以及在衣服的用料方面只許穿麻衣而不能穿絲綢錦袍。

4、擴展資料：

篇3

公司商務信函格式范文1中國科學院研究所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函

大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術(shù)思想、科學研究、人員培訓、儀器設(shè)備等方面建立全面的交流協(xié)作關(guān)系，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術(shù)討論與學術(shù)交流。(略)

二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協(xié)作。(略)

三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。(略)

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設(shè)備，在可能的條件下，予對方提供利用。(略)

五、加強圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進一步磋商，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，務希研究見復。

中國科學院研究所(蓋章)

一xxx年月日

公司商務信函格式范文2XXXX技術(shù)開發(fā)總公司：

我司于X年X月X日去函給貴公司，聯(lián)系我司在XX向貴公司購買二宗用地(7000平方米和3000平方米)的辦證事宜，貴公司也根據(jù)當時實際情況向我司作出了回復。

近來，上級管理部門在檢查我司工作時多次墩促我司著力解決上訴二宗用地的歷史遺留問題，明晰權(quán)屬，為企業(yè)改制創(chuàng)造必要條件。為此，我司特致函貴司，望盡快辦出二宗用地國土規(guī)劃兩證或復函說明二宗用地的現(xiàn)狀，提出比較具體解決問題的辦法。

此函

盼復

二0xx年X月X日

公司商務信函格式范文3尊敬的XX：

非常榮幸能與貴所成為租賃關(guān)系，該租賃合同正式起租生效時間為X-X-X日(免租期為一個月)。

目前貴所還有如下幾項事宜未按合同洽談中的承諾兌現(xiàn)。入住貴所已經(jīng)1個多月了，以下3個問題也多次找貴所相關(guān)人員進行交涉，但到目前為止以下3個問題還沒有得到解決，為此特再次函請貴所為我司解決如下問題，以免繼續(xù)延誤我司正常工作運行。

目前需解決的事項如下：

一、電信光纖問題(該問題目前已經(jīng)嚴重影響到我司員工正常工作，給我司帶來了工作上的極大不便以及一定程度的損失)。

二、貴單位放養(yǎng)有狗并且沒有栓住，可以在院子里面隨意走動?？紤]人身健康和安全，請務必采取措施對4條狗進行圈養(yǎng)或者栓住。(由于4只狗整日整夜的守在大門口，不但嚇唬到來我司的訪客，也多次嚇唬到我司的女員工)。

三、大門關(guān)閉時間問題(當時在談租賃合同期間，我司已經(jīng)提出，有員工需要加班，夏天不超過晚上22：00，冬天不超過晚上20：30，可目前貴單位在傍晚17：00已經(jīng)緊閉大門)，由于我司員工出去晚飯回來之后沒有大門鑰匙已經(jīng)多次被鎖在門外，只好電話叫里面的同事來幫忙開門，非常不方便。

以上3個問題敬請貴單位盡快解決，以免繼續(xù)延誤我司正常工作運行，并引發(fā)不必要的租賃糾紛。

敬請復涵

篇4

[關(guān)鍵詞] 語言學 商務英語信函 語言特點 翻譯

一、引言

如今,由于經(jīng)濟全球化的影響已深入各國,國際貿(mào)易對一國經(jīng)濟的發(fā)展越發(fā)起著至關(guān)重要的作用。在國際貿(mào)易往來中,貿(mào)易雙方主要聯(lián)系方式為外貿(mào)函電,通俗來講即為商務英語信函。雖然由于電腦和網(wǎng)絡的快速發(fā)展使E-mail交流不斷增多,但這一趨勢亦不能撼動商務英語信函在雙方聯(lián)系過程中的重要地位,因為商務信函可以作為法律依據(jù)而存在,同時可以把問題闡釋的更為透徹詳細,從而促進合作,可以說每一筆交易的促成都需要商務信函的輔助。因此,對于每個需要進行對外商務往來的公司來說,商務信函的作用便不可小視,因為好的商務信函可以增加公司的經(jīng)濟效益。因此,目前社會對商務信函的關(guān)注愈加明顯。本文將初步從語言學的角度探索商務信函的總體特征,并分析具體商務英語信函中語言(包括詞匯、語法、語氣)的使用,同時與中文信函進行對比,從而提出翻譯商務信函的原則及注意事項。

二、從語言學的角度看商務信函的總體特征

1.商務信函的語場

語場即話題,即言語交際的范圍。對我們?nèi)粘Ｉ顏碚f,交談的語場可能涉及科技、宗教、法律等各個方面,具體到商務信函方面即為商務活動的整個流程,包括詢盤、發(fā)盤、下單、付款方式、裝運、保險、代辦、申訴、仲裁等等環(huán)節(jié)。

2.商務信函的語旨

語旨即為言語交際中所涉及到的人及其關(guān)系以及交際意圖?？蛇M一步分為個人語旨與交際語旨。個人語旨牽扯交際的參與者及其社會關(guān)系,決定著交際的正式程度、熟悉程度及專業(yè)程度。功能語旨是用來描述在某一情境下使用的是何種語言的一種范疇。

商務信函的語旨即為交易雙方,也稱交易伙伴。要注意他們的關(guān)系不像親朋好友而是生意之交。故寫商務信函時多用語嚴肅、禮貌正式。

3.商務信函的語式

語式是指語言是如何在互動交流中發(fā)揮作用的,即語言的傳遞媒介,如書面或口頭。商務信函為書面文體,語法結(jié)構(gòu)完整,且措辭與句式皆十分準確。

三、商務信函語言特征及翻譯注意事項

1.商務信函詞匯特征

雖然隨著網(wǎng)絡的普及,商務信函有口語化和非正式化的趨勢,但目前無論漢語還是英語在用詞方面依然是莊重規(guī)范。在商務信函中,選詞用語有如下特征:

(1)選詞禮貌客氣,多用書面語、謙辭、敬語。充分體現(xiàn)商務信函規(guī)范正式、公事公辦的特點。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.

(2)商務信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等復合副詞及古體詞。這些古體詞雖在日常閱讀及生活中很少使用,但因具有濃厚的法律語體和正式語體色彩,常在外貿(mào)信函中出現(xiàn),從而顯示其嚴肅性和法律意味。

(3)用詞準確專業(yè)。英語詞匯中同義詞較多,在書寫商務信函時要注意根據(jù)語境要求語義差別達到選詞精確、用詞得當。

例1:We shall cover TPND on your order.(TPND為Theft, Pilferage and Non-Delivery的縮寫)。

例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商貿(mào)術(shù)語,在漢語中要根據(jù)語境譯為“信用證”、“匯票”、“開戶行”和“裝運單據(jù)”。如下表:

2.商務信函句式特征

(1)句式完整,多用復雜句。需要注意的是,英語句法為“葡萄型”,而漢語多為“竹竿型”,意思是英語修飾語多,多在主句之上附加從句,而漢語語句短小,用逗號相連,表意簡潔。在翻譯過程中,要注意兩種語言的不同特點,分析英語句子結(jié)構(gòu),進行拆譯,并調(diào)整語序使之符合漢語邏輯。

例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.隨著今年價格明顯上漲,下一批貨品價格會更高,因此本公司建議貴方盡早利用這次報價。

(2)多用肯定句,少用否定句?？隙ň涫剐藕杏X更委婉,而否定句難免給人以生硬之感。在商務貿(mào)易中使收函方見信后心情愉悅可以很大程度上促進交易的進行。

例:

句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.

句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

句2比句1語氣更委婉,更符合商務信函的標準。因而在商務信函寫作中要多使用肯定句。

(3)多用套語,固定表達。在商務信函的寫作中,有寫套語可以應用到不同信函之中,這一方面顯示出信函的正式性,另一方面也不失禮貌。

例:We are pleased to inform you……

Regarding your letter of +date……

Referring to your letter of ……

As stated below.

3.商務信函語氣特征

商務信函的語氣要客氣、禮貌、委婉,從而樹立來函方的企業(yè)形象,員工素質(zhì),以達到促進貿(mào)易的效果。在書寫商務信函時應盡量使用情態(tài)動詞、被動語態(tài)和虛擬語氣。

例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?

譯:能否告知我方訂貨的發(fā)貨時間?

相對于英語來說,漢語的客氣禮貌語更多的表現(xiàn)在措辭上,如用“貴、尊、高、雅、惠、大”等詞稱呼對方公司,用“敝、賤、鄙、小”稱呼自己的公司,還有“謹告、敬請、欣聞”等,在此多贅述。

四、商務信函翻譯原則

商務信函翻譯不同于散文翻譯,其最大的區(qū)別即為不可借題發(fā)揮,應講求精確。切不可望文生義,應對詞的含義高度敏感,同時需要掌握一定的商務貿(mào)易知識。在翻譯過程中應注意商務信函的7C原則,即courtesy禮貌、consideration體諒、conciseness簡潔、concreteness明確、completeness完整、clarity清楚、correctness正確。

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同時要謹記,英語是結(jié)構(gòu)性語言,而漢語是功能性語言,所以對信函中常出現(xiàn)的長句要尤其注意。通過以上對商務信函總體及語言的分析,得出翻譯商務信函時必要遵循的四項原則。

1.使用書面語言,語言簡潔規(guī)范,采用公文文體。因為商務信函是交易雙方的聯(lián)系渠道與成交依據(jù),語言應當相對正式,不可過于日常。

同時要注意翻譯時格式的變化,目前國際普遍采用的齊頭式商務信函居多。

例:

注意在此案例中,譯者并沒有采用商務英語信函的常用齊頭格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目標語的閱信,又遵循了格式原則。

2.使用地道的商業(yè)用語,體現(xiàn)信函的商業(yè)風格。這就要求譯者對專業(yè)術(shù)語有一定掌握,并了解商業(yè)的習慣表達。

例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.

譯:受到賣方的交貨通知,買方應在交貨期15～20天前,開具一個以賣方作為收益人的可轉(zhuǎn)讓的不可撤銷的信用證,金額與原發(fā)票總額等值。

3.精確翻譯事實細節(jié),避免漏譯。商務信函的目的在于建立商務關(guān)系或達成一定的需求,故在翻譯過程中要對日期、數(shù)量、金額給予足夠的重視,萬不可錯譯或漏譯。

例:before April 4th,應譯成“在4月4日之前(含4月4日)”

4.語氣誠懇禮貌。商務信函的翻譯同寫作相同,要考慮收函人的閱信心情,故在翻譯時務必要留心原文的語氣,對原文進行再現(xiàn),萬不可任憑自己的意思改造原文。

例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.

譯:如能報給我方每公噸尼日利亞拉格斯成本加運費價,當十分感謝。

五、結(jié)語

本文首先從語言學的角度出發(fā),初步分析了商務信函的特點及其翻譯,特別強調(diào)了中、英信函中不對等的語言現(xiàn)象,并提出了一些翻譯的建議及注意事項。但是商務信函的寫作與翻譯不是一朝一夕便可熟練掌握的,需要閱讀大量的商務信函以了解其不同格式,及不同情況下的變體。商務翻譯難度則更高,不僅要求譯者有良好的雙語轉(zhuǎn)換能力,同時還要熟練掌握貿(mào)易知識,要求譯者不僅要注重語言因素,還要注重非語言因素,從而使信函的寫作與翻譯更加得體。

參考文獻:

[1]彭萍.實用商務文體翻譯.北京:中央編譯出版社,2008.

[2]李明清.商務翻譯標準多元論.長沙:湖南人民出版社,2009.

篇5

⒈　封面　通常會展活動商務邀請函的封面會顯示此商務函的性質(zhì)。普通的商務邀請函（信）封面以會展活名稱、主題、主辦機構(gòu)、時間、地點五項內(nèi)容為主；而特殊的商務邀請函（信）。則在封面上只注明會展活動組織者或項目的名稱、收信機構(gòu)或人員的相關(guān)信息并注明“通知、特函、”等字樣。

⒉　標題　由會展活動名稱和“邀請函（書）或（信）”組成。

會展活動名稱可以分為三個部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構(gòu)成展覽會名稱的主體。例如：第十屆中國家電產(chǎn)品博覽會邀請函（信）、第十二屆中國國際機床機電展覽會邀請函（信）。

⒊　稱呼　邀請函的發(fā)送對象有三類情況：

（1）發(fā)送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統(tǒng)稱），以示禮貌和尊重。

（2）邀請函直接發(fā)給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

（3）網(wǎng)上或報刊上公開的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。

⒋　正文　正文應逐項載明具體內(nèi)容。

第一部分背景說明。寫明舉辦會展活動的背景和目的；

第二部分組織說明。對會展活動組織結(jié)構(gòu)的進行介紹，包括的主辦者、協(xié)辦者、承辦者等；

第三部分是時間與地點。根據(jù)會展活動設(shè)定的舉辦日期、結(jié)束日期與舉辦城市、地點進行描述。

第四部分是會展活動的具體內(nèi)容介紹。

主要包括了會展活動的展區(qū)劃分、展品設(shè)定、同期活動、展示服務、會展活動的特點、會展活動的收費標準等相關(guān)內(nèi)容；第五部分聯(lián)絡信息。寫明聯(lián)系聯(lián)絡信息和聯(lián)絡方式，包括傳真、電話、郵箱、負責人等。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

⒌　回執(zhí)　回執(zhí)是被邀請方根據(jù)需要和可能而給予的一種反饋信息。通常會展活動的回執(zhí)內(nèi)容格式統(tǒng)一的會展組織者進行制定。包括了：參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會議活動預定事項、參與人員信息、參與時報到信息說明等。

⒍　落款　會展活動邀請函的落款，通常是會展活動的組織機構(gòu)名稱加蓋相關(guān)印章。如果是多家機構(gòu)共同主辦或承辦，則由多家機構(gòu)共同簽名蓋章。以證明此邀請函（信）的真實性與合法性。同時注明邀請函（信）的制作時間。

篇6

1、申請人護照原件以及復印件，有效期需要在6個月以上，如有老護照，需提供；

2、二寸白底彩照一張；

3、填寫完整的簽證個人資料表；

4、身份證復印件一份，需要復印正反面；

5、個人簡歷表；

6、用單位正規(guī)信紙打印的單位在職證明；

7、單位營業(yè)執(zhí)照副本或組織機構(gòu)代碼證復印件，需蓋公司公章；

篇7

一、應用現(xiàn)狀

推廣葡萄埋土防寒機械后，防寒機械生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，形成了以農(nóng)機科研部門生產(chǎn)為主體的生產(chǎn)企業(yè)11家。2004年生產(chǎn)葡萄埋土防寒機械550臺套，應用范圍由村屯逐步擴大到鄉(xiāng)鎮(zhèn)，應用面積17599.5畝；2008年在全市大面積推廣后，應用機械1120臺套，應用面積達到36000畝；2013年底全市埋土防寒機械擁有量2200臺套，每天每臺機械完成作業(yè)31.95畝，總應用機械防寒面積已達15萬畝，占全市葡萄栽培總面積的75%，基本改變了葡萄埋土防寒人工作業(yè)的歷史。

二、技術(shù)要點

100PF-A型葡萄越冬埋土防寒機分兩種類型：一是以325型四輪拖拉機為傳動軸式一體型，二是以22型四輪拖拉機牽引攜帶柴油機為動力組合分離型，兩種機型在作業(yè)過程中均可調(diào)解覆土厚度、開溝取土深淺度，可廣泛應用于平地、坡地葡萄園，葡萄架距3.5～4米、5～8米均可使用，覆土厚度可調(diào)到20～25厘米，土質(zhì)細無土塊，可增強抗寒能力，解除防寒等方面均優(yōu)于人工。

三、效益分析

篇8

[關(guān)鍵詞] 商務信函 禮貌原則 面子 禮貌策略

中國在加入WTO之后，與世界各國之間的經(jīng)貿(mào)往來和商業(yè)交流日趨頻繁。商務信函作為商業(yè)交流的手段之一，在建立和維持商業(yè)聯(lián)系、合作買賣與保持良好關(guān)系方面發(fā)揮著重要的作用。因此，如何撰寫有效的英文商務信函，成為國際商務工作者最為關(guān)心的問題。本文擬從語用學的角度探討商務信函寫作中禮貌策略的運用，希望對廣大國際商務英語的學習者和工作者有所裨益。

一、關(guān)于禮貌的語用研究

美國哲學家Grice在二十世紀六十年代后期提出了合作原則。Grice認為在所有的語言交際活動中，說話人和聽話人之間存在一種默契，一種雙方都應該遵守的原則，他稱之為會話的合作原則，這條根本原則可以具體體現(xiàn)為四條準則:數(shù)量準則、質(zhì)量準則、關(guān)聯(lián)準則和方式準則。數(shù)量準則規(guī)定了我們說、寫時所傳遞的信息量;質(zhì)量準則規(guī)定了說、寫內(nèi)容的真實性;關(guān)聯(lián)準則規(guī)定了所傳遞的信息要切題;方式準則則在表達方式上提出了要求，即簡明扼要、不含糊、不嗦。遵守所有這些準則，人們就可以以最直接的方式、最高的效率進行交際。但是，這些規(guī)約常常為了顧全對方的“面子”，不冒犯他，而故意被違反。而有關(guān)“面子”的研究可以追溯到上個世紀五十年代。當時有不少語言學家和社會學家注意到語言運用中的禮貌現(xiàn)象。其中，E.Goffman從社會學角度提出了“面子”問題，他說，人們在交往中無時無刻不涉及“臉面工作”。一方面，人的行為受到面子的約束，另一方面人們也期待他人對面子給予考慮（劉潤清）。一九七八年，英國學者Brown 和 Levinson 合寫了《語言應用的普遍現(xiàn)象:禮貌現(xiàn)象》的文章，第一次對禮貌、面子這一問題進行了系統(tǒng)的探討。他們認為面子實際上是一系列只有他人才能滿足的想法和希望。面子可分為兩類：積極面子和消極面子。積極面子指人們的自我形象及個性，即在交際活動中，人們希望自己的形象和個性得到保持，希望自己的言論、思想或行動得到肯定和贊賞。消極面子指人們希望有自己的地域權(quán)、行動權(quán)、不被打擾的權(quán)利,希望在社交活動中自己的自由不受到侵犯。幾乎所有言語行為都是威脅面子的。例如，不同意或者批評威脅積極面子，而命令、請求則威脅消極面子。禮貌就是理性人為減少面子威脅所采取的策略行為。他們提出了五種禮貌策略，根據(jù)糾正的程度從強至弱依次為：1）放棄實施威脅面子的行為;2) 間接性策略;3)消極禮貌;4) 積極禮貌 ;5) 威脅面子的行為是裸地公開的。其中經(jīng)常使用的有積極禮貌策略、消極禮貌策略和間接性策略。積極禮貌策略包括三個類型：1)宣稱雙方共同點(包括說話人對聽話人的贊賞、興趣和觀點方面的認同等)；2) 表示雙方互相配合;3) 滿足聽者或讀者的需要。消極禮貌策略也包括三個類型:1）不強求（給聽話人自主，他可以不接受說話人的觀點或要求）;2）向聽話人道歉（表明無意在感情或行動上傷害聽話人）；3）尋找借口（避免對方因欠情而產(chǎn)生尷尬，維護對方消極面子不受傷害）。間接禮貌策略: 避免直言不諱,不直接觸及對方的面子。

在Goffman 和 Brown & Levinson 的研究及Grice的合作原則的基礎(chǔ)上，英國著名語言學家G.N.Leech 提出了“禮貌原則”。這一原則共分六條準則:1）機智準則;2）慷慨準則;3）贊譽準則；4）謙虛準則;5）同意準則;6）同情準則。 Leech的禮貌原則被認為是“拯救”了合作原則去解釋為什么人們經(jīng)常故意違反合作原則，時而拐彎抹角，時而聲東擊西。在言語交際中，人們往往首先考慮的不一定是合作，而是禮貌問題。正如劉潤清所說的：禮貌原則實際上具有更大的約束力(1987）。

二、運用禮貌原則和策略指導商務信函的寫作

商務信函作為商務溝通的方式之一,負載著三個重要使命,即:使參與方之間完全互相理解;引出所需要的回應;同時建立良好企業(yè)形象及合作關(guān)系。要達到良好的溝通，這三者之間互相制約，缺一不可。而這三個目的的達到都與禮貌、得體的書寫方式密不可分。在商務信函的書寫中有一個公認的7C原則,即:周到（consideration）、禮貌（courtesy）、清楚（clarity）、簡明（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）、完整（completeness）。其中有兩個原則，即周到和禮貌涉及到禮貌策略的使用。根據(jù)Brown 和Levinson的面子說，從商務書信的書寫人角度來說，他應該盡量避免傷及收信人的積極面子和消極面子，也就是說他應采取積極面子策略和消極面子策略來維護收信人的面子。

根據(jù)所傳遞的信息性質(zhì)可將商務書信分為好消息、中性消息、壞消息及勸說信，其中好消息和中性消息信函被稱為日常信函。因為這兩種信函主要傳遞一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息，并不過多涉及禮貌策略的運用，因此不在本文討論范圍之內(nèi)。本文將聚焦于勸說信和壞消息書信來分析一下各種禮貌策略的運用。

勸說信的目的通常是寫信人打算通過此信說服收信人做某件他尚未考慮的事或可能給他造成不便的事。因此從本質(zhì)上來說，勸說信屬于“請求”這類言語行為，它內(nèi)在侵犯了交際者的消極面子。而壞消息書信主要指對各類請求的拒絕信，這類書信從本質(zhì)上來說，表達了寫信人對收信人觀點的不同意，威脅了收信人的積極面子，因此在書寫時，應采取歸納式，即先以中性或積極的表達開頭來作為緩沖，然后解釋拒絕的原因，在解釋清楚之后再提出拒絕，并且最好為對方提出建設(shè)性的建議或替代方法，最后以積極的語言書寫結(jié)尾。在具體的策略的使用上，應盡量使用積極禮貌策略來通過表明自己與收信人之間的某些方面的共同之處來滿足對方的積極面子。

下面，筆者選取了一種特殊的信函――買方要求賣方折價的信。之所以說其特殊，是因為它具備拒絕信和勸說信的雙重特點，買方不同意賣方的報價，可視為拒絕；買方要求賣方折價，可視為勸說。因此，這類書信中，寫信人應該靈活運用各種禮貌策略，以達到有效、得體的溝通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed，we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry. It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However, our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels, three percent lower than your present ones. Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

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Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

該函件的前三個自然段從內(nèi)容上來看為拒絕信, 威脅到了收信人的積極面子。因此寫信人運用了一些積極禮貌策略，如：一開篇寫信人就表示出對對方的關(guān)注（1 thank you），然后在談及對方產(chǎn)品的質(zhì)量和對方處理詢價的方式上表達對他們的認可與肯定（2 quite satisfied ），并且用了both of our two sides 來突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件讀者產(chǎn)生“互惠”的共鳴感，這樣雙方有了共同利益基礎(chǔ)和共同語言。在使用了這些積極禮貌策略之后，寫信人再提出對方報價略顯偏高，收信人就不會感到太唐突，挽救了他的積極面子。

在第四自然段中，寫信人向收信人提出了折價的請求。這時，收信人的消極面子收到了威脅，因此，寫信人使用了一些消極禮貌策略，如：“給予受信人行動的自由，不強求”，寫信人使用了“規(guī)約性間接表達”（4 may we suggest；5 you could；8 you could）。寫信人還通過不忽視收信人的方式強調(diào)了收信人的“行動自由”（6 perhaps）。為了使強加最小化，寫信人借助了規(guī)約性禮貌標記詞（9 please）等等。以上這些策略的使用，從最大程度上減小了對收信人的強加，充分給予他行動的自由，滿足了他的消極面子。

三、結(jié)論

綜上所述，在商務書信特別是拒絕信和勸說信的書寫過程中，寫信人應充分考慮收信人的利益、處境和感受，遵守禮貌原則，使收信人的利益、對他的贊揚和同意達到最大化，運用積極禮貌策略和消極禮貌策略滿足和維護收信人的積極面子和消極面子，以達到良好的溝通并建立持久、互惠的合作關(guān)系，這對企業(yè)經(jīng)濟利益乃至國家經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展都具有重要的意義。

參考文獻

[1]Leech,G.1983,Principles of Pragmatics, CUP, Cambridge

[2]Brown, Penelope, and Levinson,1987,Politeness:Some Universals in Language Use

篇9

同或法律,向違約方提出賠償要求。文章就索賠信函的寫作步驟

及要求提出自己的看法。

關(guān)鍵詞商務英語 信函寫作 步驟 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在進出口貿(mào)易中,由于各種因素的影響如賣方不按合同規(guī)定的時間、地點交貨;賣方提供的貨物質(zhì)量與合同中提供樣品的質(zhì)量不符;賣方提供的貨物數(shù)量短缺或貨物在裝運過程中受損等,使得買方蒙受不該有的損失,貿(mào)易合同得不到履行時,往往生產(chǎn)爭議,引起索賠和理賠的問題。所謂索賠,是指遭受損害的一方在爭議后,根據(jù)合同或法律,向違約方提出賠償要求。因此,就避免不了要寫索賠信。寫好索賠(類)信函是問題得到解決的第一步,首先向賣方陳述要求索賠的理由、數(shù)量等,希望問題得到盡快解決,否則只能訴諸于法律。但大家都知道并非所有的索賠要求都會得到滿足,無論作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索賠信函,也不一定會取得所期望的效果,因為在很多情況下,準許買方的索賠,給賣方?jīng)]有帶來什么好處,只是建立一種美好的信譽罷

了。然而,好的索賠信函總比差的索賠信函容易達到效果。因此,寫好這一類信函起到不可估量的作用。

二、寫索賠信的步驟

進行進出口貿(mào)易的人或主管人最講究的是效率,即在有效的時間內(nèi)達到預期的目的和效果。因此在寫索賠信的過程中,其步驟或格式,尤為重要。在寫索賠信之前,必須注意,索賠必須在合同規(guī)定的有效期內(nèi)提出(一般規(guī)定是在貨到后三十天內(nèi)提出),若超過有效期,則無權(quán)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。寫索賠信通常要遵循下列步驟:

1、信的開頭應對提出的抱怨(complaints)或索賠(claims)表示遺憾。

2、說明定單日期、交貨日期及所索賠的貨物。

3、說明不滿的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解釋。

5、提出如何糾正的建議。

索賠信的書寫應簡短、中肯、有力。 信的開頭部分開門見山地提出原先規(guī)定的條件,提醒對方在正常情況下應如何操作,接著提出問題,最后提出解決的意見和方法。下面請看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,買方為蒙受的損失提出索賠。信函的第一句通知賣方(供貨商),合同號為NO.3803的100臺打印機于昨天到港,緊接著對賣方能及時裝運到貨表示感謝,然后陳述貨物出現(xiàn)的問題,-----有12臺打印機嚴重受損。第三、四段陳述問題出現(xiàn)的原因以及權(quán)威的驗證材料,證明買方提出的要求是合理的。最后,指出買方所蒙受的損失,提出解決辦法的建議,并且希望賣方盡快作出答復。其目的明確,用詞準確,條理清晰,簡明扼要,不失為索賠類信函的典范。

三、索賠類信函的寫作要求

從以上的信例中,我們可以逐步摸索出索賠信函的寫作步驟,那么此類信函的寫作,具體有哪些要求呢?

1、目的明確,避免使用一些對閱信人有任何冒犯的言詞。書寫索賠信是希望問題得到盡快、令人滿意的解決,并不是發(fā)泄買方對賣方的憤懣。這有別于投訴信或控告信。言詞過激或措詞不當,都可能冒犯閱信人。可想而知,閱信者即是此類事件的負責人或處理者。任何謾罵、威脅或污辱的言詞,都不利于問題的解決。

2、準確、簡潔地陳述存在的問題, 不要過于簡單,也不要過多分析存在的問題。在國際貨物買賣過程中,存在的問題有時是無法避免的。而買賣雙方大都不愿意出現(xiàn)任何問題。作為買方,在蒙受損失時,不得不向賣方陳述問題存在的原因、程度等。過于簡單的陳述,會使賣方認為問題不嚴重,不必急著處理。過多或夸大分析存在的問題,會使賣方認為買方在無理取鬧。

3、盡量提供有效的證據(jù)。指出受損物品的數(shù)量、日期和名稱,并且附上檢驗單訂單、發(fā)票的復印件以及其它相關(guān)的材料。有時,權(quán)威機構(gòu)的驗證,更有利于問題的解決。

4、建議問題的解決方式。例如:告訴對方是希望得到退款或更換。提建議時,要堅定、合理。所謂堅定是指給對方一個明確的要求,不能三心兩意,或模棱兩可。所謂合理,是指根據(jù)合同和國際慣例,該賠多少就多少,不能漫天要價,得理不饒人。

5、相信問題會得到解決。調(diào)節(jié)指出問題的態(tài)度、受理方會更樂意接受。貿(mào)易雙方是建立在信譽基礎(chǔ)上的,有時還會保持長期的合作關(guān)系,不能因一次失誤而影響雙方的貿(mào)易往來,從而影響雙方的利益。避免說: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你們做生意了)。

此外,寫好索賠類信函還應注意正式文體和非正式文體的用法,正式文體,念起來給人以一種嚴肅的氣氛,非正式文體念起來比較親切。應使用國際慣例中使用的英文格式以及商用詞匯和句式,從而避免一些不必要的誤解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辭手法,將 “ when opening the case”放在句首,句子結(jié)構(gòu)緊湊,讀者只有讀到句子的后半部分或句末,才能知道該句的主旨。這種修辭手法能制造懸念,很好地吸引對方的注意。而句(2)中只是將句(1)稍加調(diào)整,就成了松散句(loose sentence)由于該句的主句結(jié)構(gòu)復雜,這樣的調(diào)整使得句子結(jié)構(gòu)松散很容易產(chǎn)生歧義。

總之,索賠類商務英語信函的寫作,與一般商務信函格式上沒有多大區(qū)別,只是寫作的步驟與要求有所不同。只要認真研習,還是可以寫好的。

參考書目:

[1] 許小平《21世紀國際商務英語寫作---理論與實踐》 [M] 華中理工大學出版社 2000.4

篇10

[關(guān)鍵詞】禮貌原則商務英語信函寫作

隨著改革開放的深入和全球經(jīng)濟貿(mào)易一體化過程的不斷推進，我國對外經(jīng)濟貿(mào)易得到了很大的發(fā)展，國際商務交往越來越頻繁。在國際商務交往中，書信則是最重要的書面交往方式。在書信往來溝通中，雙方極有可能不曾謀面，而只是以信傳情達意。在以信傳情達意中，雙方應該努力塑造良好形象，爭取并保住新老客戶，以取得更好經(jīng)濟效益。禮貌是商務信函的重要語言特點。在禮貌原則指導下的信函能夠給企業(yè)樹立良好的形象．進而促進商務活動的順利展開。

一、商務英語信函的寫作原則

寫作商務信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：

1、禮貌原則(courtesy)

禮貌不僅僅是指有禮而已,并不是簡單用一些禮貌用語比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是從一個“您為重”(You-attitude)的角度考慮問題。為了使商務英語文書更具禮節(jié),撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則(consideration)

體諒原則強調(diào)對方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態(tài)度。當撰寫商務英語文書時,要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

3、完整原則(completeness)：在信函寫作中,信息完整很關(guān)鍵,所以商務信函中應包括所有必需的信息。

4、清楚原則(clarity)

清楚是商務英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿(mào)易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。

5、簡潔原則(conciseness)：要求我們用最少的語言表達最豐富的內(nèi)容。在寫作中,我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語,要避免重復、羅嗦,不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上。

6、具體原則(concreteness)：使所表達的內(nèi)容準確而又生動。當涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

7、正確原則(correctness)：正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數(shù)字精確、以及對商業(yè)慣用語的正確理解

二、禮貌原則在商務英語寫作中的具體應用

1、運用禮貌語言

在商務英語書信交際中，經(jīng)常使用的尊稱語，親呢語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極情感，同時還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的推動作用。

試比較：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我們拒絕了你方85號關(guān)于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO．85for100，000yardsofCottonPrintsArt．No．1002．我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方85號關(guān)于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。后一句比前一句恰當，因為后一句比較含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。

另外，我們還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。試比較：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing．如果訂貨樣品與收到的貨物不符的情況再發(fā)生的話，會令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur，itworldbeveryembarrassing．第二個句子比第一個句子更婉轉(zhuǎn)，因此，它就較為禮貌。

2、突出對方本位(Youattitude)

在商務英語書信中，我們切記，無論是給誰寫信，我們都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，站在對方的立場上。采用你方觀點（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務英語信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應采用用第二人稱you或其物主代詞或者your．以突出Youattitude。譯漢時多使用謙辭．稱對方為“貴方”．而稱自己為”本公司””我方等。例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果貴方對任何產(chǎn)品感興趣請告知我方。

(2)TomeetyourrequirementWearewilingtomakesomeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于5O噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價3％。從以上例子我們不難看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是”you”和”your。

3、使用委婉的語氣

在商務交流中，雙方難免會有分歧．為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務英文信函寫作中盡量使用溫和、委婉的語氣。要想表達委婉的語氣在商務英文信函寫作中可以適當?shù)氖褂谜Z義模糊的詞匯如Imafraid，Ithink，Ibelieve”或運用虛擬語氣，疑問句等形式。例如：

(1)Imafraidwecantaccept”CashAgainstDocumentonarrivalofgoodsatdestination”．我方恐怕不能接受貨到目的港后憑單付款的支付方式。

(2)CouldyoumakepaymentbyirrevocableL／C。貴方可否用不可撤消信用證付款。除了以上幾種表答方式以外，情態(tài)動詞、條件句、被動語態(tài)過去時的使用也可以起到緩和語氣的作用。委婉的語氣可以避免對對方的直接命令或指責，易被人接受，對商務溝通起到推動作用。

4、展示人情味

中國人很重感情，人們互相關(guān)心，互相理解。尤其當對方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時往往會向?qū)Ψ奖磉_親切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關(guān)心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。諺語說得好：“患難的朋友才是真正的朋友”。此話道出的真諦同樣適用于商業(yè)伙伴之間的相處。當朋友遭遇不幸時，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。例：Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.(本月3日來函和保險單復印件已經(jīng)收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。)這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關(guān)心，充分體現(xiàn)了寫信人富有人情味的一面。

5、避免不和

避免不和在商務信函寫作中，主要表現(xiàn)為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我們真誠地勸告貴方接受我們的建議,因為我們的庫存逐日減少。如果貴方不立即確定,我們恐怕將無法滿足貴方需要。)在此句中，如果把recommend該為advise的話，就會不妥。因為advise有一種居高臨下的涵義，好象非接受我們的建議不可，其實對方接不接受得由自己作主，別人無權(quán)干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根據(jù)我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設(shè)備貨物的資金。）作者用Accordingtoourrecords這個間接緩和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。