【摘要】企業(yè)內(nèi)部的崗位分工越來越精細(xì)化，企業(yè)檔案管理工作凸顯出其重要性，提升辦公室檔案管理工作對(duì)各個(gè)崗位工作效率的提升都具有重要價(jià)值。本文對(duì)辦公室檔案管理工作中存在的缺陷進(jìn)行簡要分析，針對(duì)具體缺陷提出完善對(duì)策，望能對(duì)辦公室的檔案管理工作起到積極參考意義。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

摘要:伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,文書檔案的管理工作正面臨著全方位的變革,不管是從管理的理念、管理的方式、還是管理的手段,都面臨著革新和挑戰(zhàn).在文書檔案的管理工作中,運(yùn)用辦公自動(dòng)化的管理方式和手段,可以進(jìn)一步的提高文書檔案管理的運(yùn)行效率和使用效率,并且還可以提高工作人員的辦公效率,促使檔案資源可以在一定程度和空間內(nèi)得到共享.就對(duì)辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理工作展開研究.

關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;文書檔案;管理

1辦公自動(dòng)化的概述

所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù),可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發(fā)展帶來很大的變化.例如,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ).但是,電子文件檔案的運(yùn)用過程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù),才能保障其有效的功能,因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜.所以說,辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2．1提高工作效率

科技飛速發(fā)展為各行、各業(yè)創(chuàng)造出更高效的管理?xiàng)l件，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作重要組成部分，是醫(yī)院的歷史文化記載和傳承，在醫(yī)院的檔案中有非常重要的工作文件、圖表、錄音、錄像等的資料，這些資料對(duì)我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有效的材料依據(jù)。醫(yī)院在不斷完善各方面管理、提升醫(yī)院的綜合管理能力，科學(xué)利用辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中，減低不必要的檔案管理消耗問題，從而提高醫(yī)院檔案管理效率；同時(shí)也是順應(yīng)時(shí)代創(chuàng)新改革醫(yī)院檔案管理思路，為醫(yī)院科學(xué)管理奠定良好基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理應(yīng)充分結(jié)合辦公自動(dòng)化技術(shù)特點(diǎn)，不斷完善醫(yī)院管理現(xiàn)狀，提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，為我國醫(yī)療衛(wèi)生的醫(yī)療水平、教學(xué)、科研提供依據(jù)和服務(wù)。

1辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1提高醫(yī)院辦公效率

辦公自動(dòng)化是利用互聯(lián)網(wǎng)的全新辦公模式，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代化辦公中，能及時(shí)解決人為存儲(chǔ)時(shí)效方面的問題，快速將醫(yī)院中的科研報(bào)告、資源管理、信息管理、病歷檔案等進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)、調(diào)取和運(yùn)用。通過快速的存儲(chǔ)、接收、發(fā)送、傳輸、共享方式，能更好分配工作，從而體現(xiàn)出檔案的作用和使命價(jià)值，也提高醫(yī)院各個(gè)部門及員工的辦公效率。將檔案管理得更加科學(xué)、快捷和安全，為醫(yī)院的后期保障工作提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和可靠工作理論依據(jù)。

1.2提升檔案管理方式

互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展使醫(yī)院的檔案管理方式得到很多的應(yīng)用，有利于負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員能快速將檔案進(jìn)行分類、保存和管理?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展使檔案形式變得多樣化，所屬的檔案將會(huì)有文件、圖片、錄音、錄像等多種形式，而這些新形式的檔案都需進(jìn)行科學(xué)的保存。辦公自動(dòng)化的辦公模式能快速將檔案進(jìn)行多樣化備份和存檔，提高檔案保管方式和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)多樣化的檔案管理方式。

摘要：所謂辦公自動(dòng)化就是指將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于一些數(shù)據(jù)龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。辦公自動(dòng)化能使人的各種辦公活動(dòng)物化于各種設(shè)備之外，而又使人與這些設(shè)備共同服務(wù)于某種目標(biāo)，以此來達(dá)到進(jìn)一步提高工作效率和工作質(zhì)量的目的?；诖?，筆者將以辦公自動(dòng)化下的檔案管理為切入點(diǎn)，通過簡要分析應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢，以及當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理出現(xiàn)的一些問題，以期能為如何更好的運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理提出幾點(diǎn)具有建設(shè)性的建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；信息化

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢

1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，當(dāng)檔案管理者根據(jù)查閱者需求提供檔案時(shí)，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫房調(diào)閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力而且很難保證其正確性。而運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中發(fā)揮其查找功能，通過人對(duì)設(shè)備的操作控制實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的共享。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以被充分利用。長此以往，檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使文檔通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行文檔查閱，從而實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的最大化共享。3.實(shí)現(xiàn)最大限度的保護(hù)檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質(zhì)的案卷經(jīng)常翻閱會(huì)不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質(zhì)檔案，其紙張經(jīng)老化、脆變，已無法反復(fù)的翻閱。利用信息技術(shù)將相關(guān)檔案數(shù)字化后，就可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對(duì)檔案進(jìn)行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復(fù)原有的樣貌，達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行人工的收集、整理、運(yùn)輸?shù)?，這樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運(yùn)輸過程中，很多突發(fā)因素很容易就會(huì)造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案資料不必再通過人工運(yùn)輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，而是通過網(wǎng)絡(luò)共享就能快速實(shí)現(xiàn)兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計(jì)算機(jī)內(nèi)通過檔案備份也能輕松解決這一問題。

二、當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境中出現(xiàn)的問題

1.電子文件安全性得不到保證。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在運(yùn)行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進(jìn)行傳遞時(shí)，其安全性就很難得到保證。特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)根據(jù)自身需要對(duì)文件進(jìn)行內(nèi)容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，更是對(duì)文檔的安全性構(gòu)成了威脅。2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業(yè)并不對(duì)口，加之部分工作人員對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件應(yīng)用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。

摘要:目前，檔案在各企事業(yè)單位管理工作中扮演著重要的角色，是一種記錄著重要信息的資源，記錄包括文字、圖像、聲音等信息。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也暴露了一些漏洞，在這個(gè)日益更新的時(shí)代里，檔案管理工作應(yīng)及時(shí)把握住機(jī)遇，將其與自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化緊密聯(lián)系起來，最大生產(chǎn)力并且做到為更多的人提供豐富有用的信息資源。

關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;檔案管理;信息資源

信息時(shí)代升級(jí)于檔案管理而言有利有弊。首先，信息化為檔案管理提供了許多便利。此外，它還加大對(duì)檔案管理的要求程度，充分激發(fā)了人們?cè)跈n案管理工作中的熱情度。所以應(yīng)該在日常檔案管理中充分利用信息技術(shù)和自動(dòng)化平臺(tái)，改進(jìn)工作流程，更好地適應(yīng)信息時(shí)代的趨勢。創(chuàng)新檔案管理不僅可以顯著提高工作效率，還可以優(yōu)化資源配置，節(jié)省人力、物力和財(cái)力等。

1信息時(shí)代的檔案管理概況

1．1檔案管理信息化的簡介。檔案管理信息化是指接收、收集和存儲(chǔ)信息技術(shù)應(yīng)用文件以提供存檔信息資源供使用服務(wù)的過程。簡而言之，它是從傳統(tǒng)的物質(zhì)記錄存檔到現(xiàn)代化和數(shù)字化管理。因此，如果沒有統(tǒng)一的組織和規(guī)劃檔案的組織機(jī)構(gòu)，則無法執(zhí)行檔案管理。1．2檔案管理信息化的特點(diǎn)。檔案管理信息化的特點(diǎn)包括:第一，在檔案管理過程中，必須遵循檔案管理部門制定的法律法規(guī)和相關(guān)政策文件。第二，檔案管理信息化的表現(xiàn)已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案演變?yōu)殡娮訖n案，這就是檔案載體從實(shí)物向電子轉(zhuǎn)變的具體象征。第三，檔案信息管理不同于傳統(tǒng)方式，其具有獨(dú)一無二的優(yōu)勢。能夠在檔案信息管理的過程中，實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，大大提高了檔案管理的工作效率。1．3檔案信息化管理建設(shè)的任務(wù)。要做好檔案管理信息化建設(shè)工作，我們必須合理地利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理辦公工作水平，豐富檔案管理信息資源。在檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織規(guī)劃的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，最終達(dá)到提高員工信息管理水平，合理管理檔案，存儲(chǔ)檔案，進(jìn)而提高檔案管理效率等等。1．4檔案信息化管理建設(shè)的內(nèi)容。(1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要完成檔案管理信息化建設(shè)的這個(gè)目標(biāo)，完整的硬件設(shè)施是不可或缺的。硬件設(shè)施作為開展檔案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基礎(chǔ)設(shè)施，那么將嚴(yán)重影響到檔案管理的質(zhì)量。因此，在檔案管理信息化的構(gòu)建中，必須快速，及時(shí)地配備好軟件，計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)等硬件設(shè)施，以加速檔案信息的數(shù)字處理環(huán)節(jié)。(2)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。建立出一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件是檔案管理工作順利開展的前提，檔案管理規(guī)范是否標(biāo)準(zhǔn)化，是衡量工作效率的標(biāo)準(zhǔn)。建立規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)文件，要求各單位的檔案管理部門要立足崗位，制定出適合本部門的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源共享。(3)檔案管理意識(shí)建設(shè)。檔案管理工作充分發(fā)揮出其有效性，與檔案管理意識(shí)的構(gòu)建是密不可分的。如果單位的員工缺乏檔案管理意識(shí)，它將改變檔案管理工作的進(jìn)度，耽誤時(shí)間。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的過程中，應(yīng)不斷豐富員工的檔案管理意識(shí)建設(shè)，使檔案工作更能滿足于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。(4)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。只有在相應(yīng)技術(shù)的支持下，才能確保順利、持續(xù)地進(jìn)行檔案信息化。該技術(shù)對(duì)應(yīng)于應(yīng)用系統(tǒng)，它應(yīng)與功能設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)兼容。應(yīng)用系統(tǒng)中使用的軟件應(yīng)盡可能保證高效和通用，以實(shí)現(xiàn)更好的一致性。(5)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理工作成功之基本要素，其工作的開展過程離不開人員參與。人才隊(duì)伍建設(shè)支配著檔案信息前進(jìn)的快慢和質(zhì)量，對(duì)檔案信息的管理工作具有重要意義。檔案管理所需的專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域與各行業(yè)相關(guān)，必須組織針對(duì)相關(guān)行業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)。此外，檔案管理員工還應(yīng)主動(dòng)參加自己的工作，積極參加信息化學(xué)習(xí)活動(dòng)中，不斷增強(qiáng)人才隊(duì)伍的信息化水平。

2信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

摘要:大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，大數(shù)據(jù)思維逐漸滲透到國民經(jīng)濟(jì)的各行各業(yè)，同時(shí)也給企業(yè)辦公室檔案管理帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文首先介紹大數(shù)據(jù)思維應(yīng)對(duì)辦公檔案管理的概念和架構(gòu)，接著闡述大數(shù)據(jù)技術(shù)給辦公室檔案日常管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，最后給出了如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地提升檔案管理信息化水平的思考。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù);企業(yè)辦公;管理模式;檔案管理

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的涌現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案管理面臨新的機(jī)遇。相比企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)工作方法存在效率低下，難以實(shí)現(xiàn)快速查詢和輔助決策的問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)為辦公室檔案管理模式優(yōu)化提供了先進(jìn)的條件和手段。如何利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，積極創(chuàng)新公室檔案管理的思路和和工作手段，從而提升辦公室檔案管理的工作效率和服務(wù)能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數(shù)據(jù)思維應(yīng)對(duì)異構(gòu)型檔案的集中統(tǒng)一管理

(一)數(shù)據(jù)思維與辦公室檔案管理特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心概念是數(shù)據(jù)思維，即數(shù)據(jù)就是企業(yè)的最重要資源。一般而言，企業(yè)辦公檔案材料包括人事、行政、財(cái)務(wù)、黨建、技術(shù)和銷售、安全保密等數(shù)據(jù)信息。其中，人事檔案包括企業(yè)職員的個(gè)人信息、入職離職、資格證書與培訓(xùn)管理、工作異動(dòng)、薪酬調(diào)級(jí)、勞動(dòng)合同等。行政檔案包括企業(yè)內(nèi)部管理制度、上機(jī)發(fā)文、日常內(nèi)部公文、外部發(fā)文公告等。財(cái)務(wù)檔案包括企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、各類票據(jù)等。黨建檔案包括主題黨日的會(huì)議記錄，對(duì)外宣傳報(bào)道等。技術(shù)銷售檔案包括研發(fā)文檔、工程報(bào)告、采購合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標(biāo)準(zhǔn)、保密制度、保密會(huì)議記錄等。不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案格式呈現(xiàn)種類繁多，格式多樣，分散存儲(chǔ)等特點(diǎn)。(二)辦公室檔案管理的大數(shù)據(jù)架構(gòu)。傳統(tǒng)的管理技術(shù)，難以高效處理辦公室檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容，也無法滿足實(shí)時(shí)、開放、分級(jí)查詢服務(wù)的用戶需求。面對(duì)日益增長而且種類多樣的辦公室檔案數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為辦公檔案的數(shù)字化處理提供了有力的技術(shù)支撐。通常，大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)一般分為三層。首先是底層的基礎(chǔ)設(shè)施層，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，防火墻和網(wǎng)關(guān)設(shè)備，主要提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和硬件管理。中間層是核心服務(wù)層，包括安全管理，查詢服務(wù)，數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換與識(shí)別服務(wù)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。上層是應(yīng)用接口層，作為網(wǎng)絡(luò)門戶為用戶提供注冊(cè)，數(shù)據(jù)增刪查改等綜合服務(wù)，分級(jí)查詢等功能。辦公室檔案管理人員首先可以利用大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施，將檔案信息進(jìn)行集中式管理;其次，針對(duì)異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)(例如:Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等)，可以利用大數(shù)據(jù)核心服務(wù)組件實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)、統(tǒng)一的管理功能;最后，可以利用大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人檔案的簡單信息檢索、復(fù)雜條件查詢，并提供分級(jí)管理試圖、可視化統(tǒng)計(jì)等功能。

二、大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理模式的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

［摘要］信息技術(shù)的快速發(fā)展給人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，無紙化辦公已經(jīng)成為趨勢。通過分析人事檔案無紙化辦公的現(xiàn)狀和存在的問題，從安全性管理、法規(guī)制度、運(yùn)行機(jī)制、從業(yè)人員素質(zhì)等方面提出了針對(duì)性的對(duì)策措施。

［關(guān)鍵詞］人事?lián)醢?；管理；無紙化；辦公自動(dòng)化

信息技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高要求。無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理，它對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用，提高對(duì)信息的利用率和辦事效率，降低辦公成本，提高執(zhí)行力。在人事檔案管理工作中探索無紙化辦公模式，是促進(jìn)檔案管理工作信息化、加強(qiáng)人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

1人事檔案管理無紙化辦公現(xiàn)狀分析

目前，我國對(duì)電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰(zhàn)。在人事檔案管理工作中，雖然勞動(dòng)就業(yè)手續(xù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了電子信息化管理。通過聯(lián)網(wǎng)，可以查閱就業(yè)人員的就業(yè)信息。極大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了辦事人員，不用往返各地辦理相關(guān)手續(xù)。辦事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事檔案還沒有實(shí)現(xiàn)無紙化管理，勞動(dòng)從業(yè)人員與用人單位還需簽訂書面的勞動(dòng)合同并辦理備案手續(xù)，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。目前的管理模式是電子化和紙制化雙重管理，合同鑒訂手續(xù)是通過電子化管理并留存紙制花名冊(cè)，鑒訂備案完后書面合同單位自己保存，失業(yè)人員檔案存放在人社局檔案室管理。退休和失業(yè)金的發(fā)放還必須要求提供原始紙質(zhì)檔案審查，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。

2人事檔案無紙化辦公存在的問題分析

一、基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)

（一）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔

檔案的歸檔主要會(huì)分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案歸檔工作，以實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，著眼于建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，歸檔工作需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行明確的規(guī)范，使各個(gè)層面達(dá)到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。

（二）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作

在辦公自動(dòng)化的背景下，檔案自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

二、改善辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施

摘要：隨著我國信息化技術(shù)的飛速進(jìn)步，檔案管理工作已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的管理方式，開始采用檔案與文件分開管理的方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理整體績效的提升。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用使檔案管理工作變得更加簡單、便捷，幫助學(xué)校檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)電子文件管理的新時(shí)代辦公自動(dòng)化全過程應(yīng)用。本文針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的重要性、現(xiàn)狀、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接策略以及具體的應(yīng)用進(jìn)行的探討，希望能夠幫助學(xué)校更加高效地完成檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；系統(tǒng)對(duì)接

現(xiàn)如今社會(huì)的主要發(fā)展趨勢就是數(shù)字化建設(shè)，同時(shí)在各行各業(yè)也都開始進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，就連各院校也不例外。目前已有諸多院校實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化平臺(tái)的基礎(chǔ)建設(shè)，能完成檔案信息數(shù)據(jù)的共享。通過自身權(quán)限對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行直接訪問。但諸多院校實(shí)現(xiàn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接只是表面上的，系統(tǒng)之間的融合并不完善，為了加強(qiáng)院校的檔案信息化管理建設(shè)，必須要積極進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接研究。

1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的重要性

學(xué)校電子文件主要來源于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是電子文件所具有的特點(diǎn)導(dǎo)致檔案屬性并不規(guī)范，電子文件的的多樣性、系統(tǒng)依賴性與易更改性都導(dǎo)致電子檔案的管理難上加難。因此，大多數(shù)院校的檔案管理系統(tǒng)與院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理歸屬于兩個(gè)部門。檔案管理要求中規(guī)定，檔案的管理必須要具有完整性、真實(shí)性與原始性，但電子文件的管理并沒有滿足上述基礎(chǔ)要求，無法實(shí)現(xiàn)院校檔案數(shù)據(jù)的全面融合。檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)就是信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的集中管理，使整個(gè)電子文件的產(chǎn)生過程得以科學(xué)且規(guī)范的保存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子文件檔案的實(shí)時(shí)歸檔與線上查閱。電子文件到電子檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一與銜接的過程，如何將兩個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)在工作程序與架構(gòu)上進(jìn)行高效的對(duì)接有重要的研究意義。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接策略

摘要：通常對(duì)于廣大基層醫(yī)院來說，需要尤其注重加強(qiáng)檔案管理方面工作。然而就目前實(shí)際情況來看，在檔案管理方面始終存在諸多實(shí)際問題，因此，非常不利于醫(yī)院對(duì)檔案信息良好的管理?；诖?，該文通過分析基層醫(yī)院實(shí)際問題，針對(duì)如何充分落實(shí)檔案管理闡述一下意見。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院;辦公室;檔案管理

對(duì)于廣大基層醫(yī)院來說，實(shí)施預(yù)防保健、培訓(xùn)、科研、治療過程中，普遍需要用到醫(yī)院檔案，醫(yī)院在其有效引導(dǎo)之下，也才能利于各方面工作順利實(shí)施。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理比較重要，能夠利于醫(yī)院順利發(fā)展，在醫(yī)療技術(shù)水平方面，也能夠?qū)崿F(xiàn)較為明顯的提升。然而在具體開展的各項(xiàng)管理中，現(xiàn)如今普遍面臨一系列問題。

1醫(yī)院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫(yī)院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個(gè)極為重要的因素便是醫(yī)院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的劃分以及界定，從而提升醫(yī)院檔案的管理水平以及能力。醫(yī)院的檔案主要是在醫(yī)療、科研、教學(xué)、保健、醫(yī)藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價(jià)值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據(jù)相應(yīng)的要求，醫(yī)院的檔案具體的劃分標(biāo)準(zhǔn)各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫(yī)院醫(yī)療水平以及管理水平的具體體現(xiàn)，而且也是醫(yī)院避免醫(yī)療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫(yī)院選撥以及任用人才的記錄，是醫(yī)院考核、培養(yǎng)、職務(wù)晉級(jí)的重要保證?？萍紮n案則是醫(yī)院的醫(yī)療成果鑒定以及推廣實(shí)施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫(yī)院在建設(shè)、管理、維修、擴(kuò)建等方面的真實(shí)的記錄形式，它不僅僅服務(wù)于醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，而且有助于醫(yī)院的醫(yī)療水平以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。所以，做好醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展等尤為重要。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案包括一些具體的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、個(gè)人保險(xiǎn)的資料、獎(jiǎng)金、津貼等，主要是以書面的形式來進(jìn)行核算的資料，以及上級(jí)部門所發(fā)出的文件、法規(guī)制度的操作流程。其不僅僅反映了會(huì)計(jì)工作的有效控制，而且也為醫(yī)院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實(shí)的數(shù)據(jù)。除了書面的表現(xiàn)形式，聲像資料也是醫(yī)院檔案非常重要的部分，其主要是指醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)中依靠電子設(shè)備攝錄的形式來完成的具有重要價(jià)值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)、科研活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)反映，是醫(yī)院眾多檔案的重要組成部分。

2目前基層醫(yī)院檔案管理存在的問題