導(dǎo)語(yǔ)：辦公自動(dòng)化環(huán)境醫(yī)院檔案管理策略一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

科技飛速發(fā)展為各行、各業(yè)創(chuàng)造出更高效的管理?xiàng)l件，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作重要組成部分，是醫(yī)院的歷史文化記載和傳承，在醫(yī)院的檔案中有非常重要的工作文件、圖表、錄音、錄像等的資料，這些資料對(duì)我國(guó)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有效的材料依據(jù)。醫(yī)院在不斷完善各方面管理、提升醫(yī)院的綜合管理能力，科學(xué)利用辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中，減低不必要的檔案管理消耗問(wèn)題，從而提高醫(yī)院檔案管理效率；同時(shí)也是順應(yīng)時(shí)代創(chuàng)新改革醫(yī)院檔案管理思路，為醫(yī)院科學(xué)管理奠定良好基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理應(yīng)充分結(jié)合辦公自動(dòng)化技術(shù)特點(diǎn)，不斷完善醫(yī)院管理現(xiàn)狀，提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生的醫(yī)療水平、教學(xué)、科研提供依據(jù)和服務(wù)。

1辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1提高醫(yī)院辦公效率

辦公自動(dòng)化是利用互聯(lián)網(wǎng)的全新辦公模式，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代化辦公中，能及時(shí)解決人為存儲(chǔ)時(shí)效方面的問(wèn)題，快速將醫(yī)院中的科研報(bào)告、資源管理、信息管理、病歷檔案等進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)、調(diào)取和運(yùn)用。通過(guò)快速的存儲(chǔ)、接收、發(fā)送、傳輸、共享方式，能更好分配工作，從而體現(xiàn)出檔案的作用和使命價(jià)值，也提高醫(yī)院各個(gè)部門及員工的辦公效率。將檔案管理得更加科學(xué)、快捷和安全，為醫(yī)院的后期保障工作提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和可靠工作理論依據(jù)。

1.2提升檔案管理方式

互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展使醫(yī)院的檔案管理方式得到很多的應(yīng)用，有利于負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員能快速將檔案進(jìn)行分類、保存和管理。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使檔案形式變得多樣化，所屬的檔案將會(huì)有文件、圖片、錄音、錄像等多種形式，而這些新形式的檔案都需進(jìn)行科學(xué)的保存。辦公自動(dòng)化的辦公模式能快速將檔案進(jìn)行多樣化備份和存檔，提高檔案保管方式和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)多樣化的檔案管理方式。

1.3減少檔案存儲(chǔ)空間

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展將更加完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，大大縮小檔案存儲(chǔ)所需的物理空間距離。傳統(tǒng)的檔案館需建更大的檔案室對(duì)檔案進(jìn)行有效保存，而現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化檔案管理模式則可節(jié)約很多的空間，包括存儲(chǔ)物理空間和地域空間。檔案存檔室只需有安全、強(qiáng)大的檔案管理機(jī)房就遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足大量檔案存儲(chǔ)空間，并且還能進(jìn)行自主備份、異地存儲(chǔ)，使醫(yī)院的檔案更加安全、可靠。通過(guò)使用辦公自動(dòng)化保存檔案，為醫(yī)院與醫(yī)院科室與科室間提供科學(xué)的資源共享，同時(shí)也減少傳統(tǒng)檔案借閱運(yùn)用的過(guò)程發(fā)生丟失等的意外。

1.4創(chuàng)設(shè)一體化存儲(chǔ)條件

當(dāng)前的檔案形式有很多種，可由文本、聲音、圖片及錄像等多種格式構(gòu)成，運(yùn)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行檔案管理，可將檔案內(nèi)容集成，實(shí)現(xiàn)一體化歸檔存儲(chǔ)；同時(shí)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的權(quán)限控制技術(shù)，提升檔案整體的可行性、安全性和有效性，使檔案管理工作能更好的開展。

2辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理工作已逐步向辦公自動(dòng)化完成，并在各大醫(yī)院開展、落實(shí)，但在創(chuàng)新改革中仍然存在著不同程度的不足，這也是限制醫(yī)院檔案管理工作高效開展的重要原因。

2.1檔案管理繁多交疊混亂

醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容較多，包含有眾多的分類，幾大分類板塊間也存在交疊現(xiàn)象，加大檔案管理分類工作的難度，影響檔案管理工作的時(shí)效性管理。醫(yī)院的檔案管理中會(huì)有大量的文書、病歷、科技、人事、聲像、實(shí)物等不同檔案存檔分類，還要?jiǎng)澐植煌剖?、不同人事管理檔案、不同的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)診記錄等等，充分說(shuō)明醫(yī)院檔案管理比其它單位的檔案管理工作復(fù)雜得多。醫(yī)院多個(gè)科室檔案易出現(xiàn)交疊現(xiàn)象，也足以說(shuō)明檔案管理的難度較大，相應(yīng)醫(yī)院檔案管理部門在管理制度中也有很大的不足。

2.2檔案管理人員業(yè)務(wù)不精

雖已有很多醫(yī)院開始在檔案管理工作中深入應(yīng)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行管理，也在辦公自動(dòng)化管理的環(huán)境下取得很大的進(jìn)步。但仍有一些醫(yī)院的檔案管理工作人員對(duì)辦公自動(dòng)化的管理技術(shù)能力的不足，能力跟不上時(shí)代的飛速發(fā)展，技術(shù)落后阻礙檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展[1]。尤其由于醫(yī)院編制的原因及人員應(yīng)聘等眾多問(wèn)題，從事檔案管理工作人員整體的年齡都偏大，檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用方式無(wú)所適從、難以擔(dān)當(dāng)、勝任；其次，由于很多負(fù)責(zé)檔案管理工作會(huì)外聘工作人員，對(duì)醫(yī)院的檔案管理需求不熟，醫(yī)院專業(yè)分類掌握不到位，導(dǎo)致檔案管理工作的滯后或無(wú)法更加完善，推動(dòng)辦公自動(dòng)化檔案管理模式實(shí)施的難度增大；另外，大多檔案管理的工作人員信息素養(yǎng)較低，將檔案進(jìn)行信息化管理還存在較大欠缺，易面臨檔案在信息化管理存儲(chǔ)中丟失、損壞等其它風(fēng)險(xiǎn)。

2.3現(xiàn)代化檔案管理方式應(yīng)用不足

雖已有很多醫(yī)院開展了現(xiàn)代化檔案管理，但還有部分醫(yī)院運(yùn)用傳統(tǒng)的方式，而且檔案管理的形式也較單一，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，難以提升檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)文件的快速查找、共享等工作存在較大的滯后，有的檔案管理工作人員手工書寫檔案管理中字跡潦草，其他人查檔起來(lái)就像是大海撈針。

3辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理實(shí)施策略

3.1創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理模式

創(chuàng)新檔案管理模式以促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作能與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化發(fā)展，從而提升檔案管理工作的水平，發(fā)揮檔案的高能效為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)揮重要的作用。完善醫(yī)院檔案工作管理的制度問(wèn)題，應(yīng)嚴(yán)格按檔案制度執(zhí)行。對(duì)檔案管理必須要有嚴(yán)格要求，不僅包含工作人員的職責(zé)范圍，還包含檔案保管的方式應(yīng)有嚴(yán)格要求，嚴(yán)格將檔案管理落實(shí)到個(gè)人；其次，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案查檔、借閱的改革。辦公自動(dòng)化就意味著可設(shè)置檔案使用權(quán)限，對(duì)權(quán)限的歸屬必須落實(shí)，防止檔案被隨意復(fù)制或是盜取，以確保檔案的安全性、保密性以及完整性；另外，還要科學(xué)地分類不同科室的檔案管理，要符合級(jí)別檔次的劃分，通過(guò)縱向管理方式加強(qiáng)檔案安全性?？v向管理就是同一個(gè)科室可查閱下級(jí)的檔案內(nèi)容確保檔案的安全性。

3.2提升檔案管理工作意識(shí)

檔案管理工作對(duì)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化有重要的作用，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，能對(duì)檔案管理自動(dòng)化有深思，通過(guò)不斷努力為打下自動(dòng)化案管理工作的技術(shù)基礎(chǔ)。提升檔案管理工作意識(shí)，要不斷完善檔案管理制度，完善的檔案管理制度能更好約束工作態(tài)度；其次，提升檔案管理現(xiàn)代化水平，也就是提升檔案管理辦公自動(dòng)化能力，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公的重要手段，每位檔案管理人員都必須掌握信息技術(shù)；另外，還要加大檔案管理的宣傳工作，使全體職工都有檔案管理意識(shí)，無(wú)論是借閱、保管等工作都能認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)條件而言，還要加大檔案管理資金投入，完善檔案管理工作的基本設(shè)施，比如建設(shè)和完善檔案管理辦公自動(dòng)化軟件開發(fā)，加大檔案管理硬件存儲(chǔ)資金的投入，并聘請(qǐng)信息化管理能力專家開展專業(yè)培訓(xùn)，提升醫(yī)院檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，為加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化實(shí)施作出重大的準(zhǔn)備，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化、一體化管理打下良好的基礎(chǔ)。

3.3完善檔案管理培養(yǎng)機(jī)制

當(dāng)前對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用人才相對(duì)比較緊缺，對(duì)檔案管理人員的人才稀缺應(yīng)從醫(yī)院的內(nèi)部進(jìn)行提升。醫(yī)院的檔案要完成現(xiàn)代化、信息化，必須熟悉了解醫(yī)院各個(gè)科室、各個(gè)類別及簡(jiǎn)單的醫(yī)療病例知識(shí)，才能更好將檔案進(jìn)行高效歸檔。因此，檔案管理工作的人才建設(shè)，必須從醫(yī)院自己的管理人員中進(jìn)行提升。第一，做好辦公自動(dòng)化檔案管理工作培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)醫(yī)院檔案管理做好現(xiàn)代化檔案管理的崗前培訓(xùn)要求，提升每位檔案管理人員持證上崗[2]；第二，引進(jìn)現(xiàn)代化辦公管理人才，招聘一些具備較高計(jì)算機(jī)素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理工作。對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案工作人員就需根據(jù)其自身的能力及經(jīng)驗(yàn)，開展培訓(xùn)，整體實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化發(fā)展目標(biāo)；第三，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)有科學(xué)的計(jì)劃，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作，必須進(jìn)行嚴(yán)格的分類管理，包括一些對(duì)專業(yè)內(nèi)容和專業(yè)性的資料，必須有一定醫(yī)療知識(shí)。比如針對(duì)性分類內(nèi)容有聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科技檔案、病歷檔案、藥品檔案、人力資源檔案等。有條件的醫(yī)院還可聘請(qǐng)專家開展相關(guān)檔案管理辦公自動(dòng)化技術(shù)講座，全面提升檔案管理工作人員的醫(yī)院檔案管理水平。

3.4完善檔案管理激勵(lì)機(jī)制

在醫(yī)院的檔案管理工作中要科學(xué)制訂管理體系，使檔案管理工作更加科學(xué)、更加人性化，檔案管理激勵(lì)機(jī)制能有效激發(fā)工作人員的積極性，發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，對(duì)檔案管理工作人員有一定的激勵(lì)措施，是提高檔案管理工作效率的重要保證。激勵(lì)機(jī)制應(yīng)與其它管理制度巧妙融合，形成規(guī)范化的激勵(lì)機(jī)制，為醫(yī)院的檔案管理工作的發(fā)展和完善提供后續(xù)力量。對(duì)檔案管理工作人員而言，激勵(lì)機(jī)制可幫助工作人員實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，調(diào)動(dòng)工作的積極性和潛在能力，與檔案管理的創(chuàng)新和提升實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。激勵(lì)機(jī)制的應(yīng)用和開展，必須符合下述的幾個(gè)基本的原則。3.4.1客觀性對(duì)管理人員實(shí)施激勵(lì)機(jī)制要符合客觀上的要求，能從工作性質(zhì)及內(nèi)容出發(fā)，構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)的激勵(lì)機(jī)制；3.4.2目的性檔案管理工作的實(shí)施激勵(lì)措施目的何在、意欲何為，要明確開展目的性；3.4.3覆蓋性激勵(lì)機(jī)制如果單一在一個(gè)部門實(shí)施，那自然會(huì)產(chǎn)生不同的效應(yīng)，會(huì)影響醫(yī)院其它部門的和諧工作氛圍，為此，激勵(lì)機(jī)制必須要符合全面性、覆蓋性的基本原則；3.4.4前瞻性激勵(lì)機(jī)制要在科學(xué)的制訂下滿足人員物質(zhì)要求和心理需求，在當(dāng)前或未來(lái)都能推動(dòng)工作人員的工作熱情，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)作用。開展激勵(lì)機(jī)制要先完善檔案管理辦公自動(dòng)化的培訓(xùn)機(jī)制，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，使管理人員從心理上認(rèn)可檔案管理工作改革的重要意義，提升工作積極性。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，并完善相應(yīng)的管理工作的考核制度和獎(jiǎng)懲制度，能更公平進(jìn)行激勵(lì)機(jī)制的實(shí)施、更好推動(dòng)管理人員的工作積極性和信心。實(shí)施激勵(lì)政策時(shí)不僅是物質(zhì)激勵(lì)需求，還要滿足管理人員的精神發(fā)展，對(duì)檔案管理工作實(shí)施人性化管理措施，讓檔案管理工作人員在工作擁有榮譽(yù)感和歸屬感，能更全心投入檔案管理工作中，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理不斷優(yōu)化自身能力和管理手段。

3.5完善檔案管理系統(tǒng)安全

醫(yī)院完善辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的完善度，提升網(wǎng)絡(luò)安全管理能力。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作主要存在幾方面的風(fēng)險(xiǎn)。3.5.1檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)醫(yī)院采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常辦公，這無(wú)疑醫(yī)院的系統(tǒng)就會(huì)呈現(xiàn)出開放和共享的狀態(tài)，醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就易受到外界不良病毒的入侵，導(dǎo)致癱瘓無(wú)法運(yùn)行；3.5.2檔案管理系統(tǒng)中管理存在的風(fēng)險(xiǎn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)由醫(yī)院技術(shù)管理人員進(jìn)行防范和管理，如技術(shù)管理人員建立網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制存在漏洞或隱患，就極易遭到黑客入侵和破壞；3.5.3人為操作存在的風(fēng)險(xiǎn)人為操作是指檔案管理的用戶或是管理人員操作不當(dāng)所造成的風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)上有很多惡意帖子、圖片等，正在肆意等待用戶錯(cuò)誤操作從而植入病毒，使系統(tǒng)呈現(xiàn)癱瘓狀態(tài)。醫(yī)院開展檔案管理工作要制訂完善的檔案管理流程，檔案管理工作人員要科學(xué)執(zhí)行檔案管理制度。醫(yī)院在開展辦公自動(dòng)化檔案管理過(guò)程中，要不斷完善檔案管理辦公自動(dòng)化流程及安全。醫(yī)院檔案管理人員如沒(méi)有檔案管理軟件開發(fā)的能力，可對(duì)外聘請(qǐng)一些計(jì)算機(jī)應(yīng)用素質(zhì)高的專業(yè)人士協(xié)助管理，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)。比如通過(guò)完善和開發(fā)好大數(shù)據(jù)，提高辦公自動(dòng)化檔案管理設(shè)備的性能，以減少突發(fā)出現(xiàn)的故障或存在不良的風(fēng)險(xiǎn)。并能將醫(yī)院檔案管理進(jìn)行批量處理，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類，并將系統(tǒng)進(jìn)行分層，可容納不同的分層內(nèi)容，比如可分為用戶層、表現(xiàn)層、應(yīng)用層、服務(wù)層、數(shù)據(jù)庫(kù)層等特性[3]。自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理流程，將重要的檔案文件進(jìn)行收集、分析、整理、歸類、裝訂、入庫(kù)等，不斷完善自動(dòng)化檔案管理的辦公流程，包括檔案的分類、保管要求、查閱權(quán)限等都要嚴(yán)格流程要求，辦公自動(dòng)化能自動(dòng)審核檔案借閱者的權(quán)限，完善檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而提升檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化集中管理水平。還可根據(jù)醫(yī)院不同科室的科研、財(cái)務(wù)等不同檔案進(jìn)行縱向管理，針對(duì)一些使用頻率較高的檔案注重檔案管理安全度，在檔案管理自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中要融合加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、安全協(xié)議、認(rèn)證等技術(shù)，通過(guò)多項(xiàng)認(rèn)證后才能查閱或是訪問(wèn)檔案；另外，要定期升級(jí)辦公自動(dòng)化管理軟件，在認(rèn)真管理的過(guò)程中及時(shí)修補(bǔ)軟件所存在的漏洞問(wèn)題，以提升醫(yī)院檔案管理的安全性和可靠性。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理融合科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展，是新時(shí)代必然趨勢(shì)，是與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理工作效率的有效手段。醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，不斷升級(jí)檔案管理辦公自動(dòng)化模式，注重規(guī)劃好檔案可行性策略，是檔案管理工作基礎(chǔ)保障。醫(yī)院檔案管理工作中要從人員提升著手，不斷提升個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)、全面掌握辦公自動(dòng)化的方式，并嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)制度執(zhí)行，要科學(xué)、謹(jǐn)慎使用網(wǎng)絡(luò)，不斷優(yōu)化使用辦公自動(dòng)化進(jìn)行科學(xué)管理醫(yī)院檔案，在醫(yī)院檔案的完善管理中體現(xiàn)出醫(yī)院是以“救死扶傷”為目的的醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

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作者：畢珍玥 張彬 王天杰 單位：青島大學(xué) 附屬醫(yī)院計(jì)劃生育辦公室