導(dǎo)語(yǔ)：辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的影響一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要:伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,文書(shū)檔案的管理工作正面臨著全方位的變革,不管是從管理的理念、管理的方式、還是管理的手段,都面臨著革新和挑戰(zhàn).在文書(shū)檔案的管理工作中,運(yùn)用辦公自動(dòng)化的管理方式和手段,可以進(jìn)一步的提高文書(shū)檔案管理的運(yùn)行效率和使用效率,并且還可以提高工作人員的辦公效率,促使檔案資源可以在一定程度和空間內(nèi)得到共享.就對(duì)辦公自動(dòng)化下的文書(shū)檔案管理工作展開(kāi)研究.

關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;文書(shū)檔案;管理

1辦公自動(dòng)化的概述

所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的,在文書(shū)檔案管理的工作中,引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù),可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發(fā)展帶來(lái)很大的變化.例如,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書(shū)檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ).但是,電子文件檔案的運(yùn)用過(guò)程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù),才能保障其有效的功能,因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜.所以說(shuō),辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2．1提高工作效率

由于計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù),近幾年由于它的介入,使得文書(shū)檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動(dòng)化.在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書(shū)檔案管理工作,管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作,使得檔案管理工作的過(guò)程變得極其復(fù)雜.現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入,使得這一工作過(guò)程變得簡(jiǎn)單、有序.

2．2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在檔案進(jìn)行管理工作的過(guò)程中,結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系,可以使其在利用時(shí)的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng),并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率.其次,可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài).

2．3提高穩(wěn)定性和使用周期

在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書(shū)檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象.但是,辦公自動(dòng)化下的電子類(lèi)型的檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題,隨著文件儲(chǔ)存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過(guò)不同的電子載體各取所需,這些載體相對(duì)來(lái)說(shuō)都非常方便存、讀,以及有較長(zhǎng)的存儲(chǔ)時(shí)間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響,不容易損壞,具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性.

3文書(shū)檔案管理中辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用

3．1規(guī)范管理體制

按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)講,很多單位對(duì)文書(shū)和檔案依舊實(shí)行不同部門(mén)的管理體制,這種部門(mén)的管理體制,使得文書(shū)檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化.因此,為了保證文書(shū)檔案管理工作的有序進(jìn)行,對(duì)它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無(wú)可避免的,無(wú)論是前期還是后期,文書(shū)檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門(mén),并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理.

3．2操作的統(tǒng)一化

辦公自動(dòng)化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性,并且還要具備良好的應(yīng)用性能.所以,在它應(yīng)用的過(guò)程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外,還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn).比如,確保數(shù)據(jù)的安全使用,促使電子文書(shū)檔案能夠在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行.

4辦公自動(dòng)化的環(huán)境下文書(shū)檔案的管理工作

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境影響下,管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng),雖然電子文書(shū)檔案在使用過(guò)程中方便快捷,容易增刪改動(dòng),但同時(shí)它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn),在這種情況下就要要求管理工作人員要有過(guò)硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí),還將要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù),要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì).比如,采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),要定期的對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,辦公自動(dòng)化在今后的文書(shū)檔案管理工作中,有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù),它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結(jié)合辦公自動(dòng)化的技術(shù)下進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的時(shí)候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn),只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性,促使文書(shū)檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長(zhǎng)春財(cái)經(jīng)學(xué)院

參考文獻(xiàn):

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