導語：機關檔案工作現(xiàn)代化調研報告一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

熟悉檔案工作的人都知道歸檔文件整理是檔案業(yè)務工作的一項重要內容，也是一個重要的基礎環(huán)節(jié)，這項工作的完成質量直接影響到一個單位整個檔案工作的管理水平。但傳統(tǒng)的立卷整理方法由于整理程序過于繁瑣、標準存在主觀隨意性，使每年的文書立卷成為多數(shù)檔案人員的負擔。為改變這一現(xiàn)狀，*區(qū)檔案局從今年3月下旬開始正式在全區(qū)機關啟動文書立卷改革，經過四個多月的努力，全區(qū)115個機關部門按照新的整理方法已基本完成了20*年度文件材料的整理歸檔工作。實踐證明，《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺順應了新時期檔案工作的發(fā)展要求。它的實施不僅簡化了文件整理的歸檔程序、降低了文秘檔案人員的工作強度、提高了工作效率，還促進了機關檔案工作現(xiàn)代化管理水平的提高。筆者有幸參與了這次新規(guī)則的推廣和具體實施工作，感觸頗深。簡單歸納幾點，以求同行批評指正。

一、廣泛宣傳、統(tǒng)一認識新規(guī)則的實施不僅僅是對傳統(tǒng)立卷方法的改變，更是對目前檔案管理方式和思想觀念的變革。為保證改革工作的順利進行，首先必須讓廣大檔案工作人員對這次改革有清醒的、統(tǒng)一的認識。因此我們最早從去年下半年始就利用開會、業(yè)務指導和創(chuàng)先評優(yōu)等各種機會對機關檔案工作者進行宣傳。并把此項工作作為今年*區(qū)檔案工作創(chuàng)新的一項重要年度目標加以部署與落實。通過廣泛的宣傳，不僅統(tǒng)一了廣大檔案工作者的思想，還增強了他們實施改革的自覺性，為改革工作的順利進行提供了良好的思想保障。

二、充分調研、制訂方案為讓改革工作少走彎路，我們在反復學習國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》和省檔案局印發(fā)的《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施辦法》的同時，還組織部分業(yè)務骨干赴深圳、南通等地參觀學習。尤其是參加省局組織的歸檔整理培訓班后，使我們對如何開展改革工作有了比較清晰的思路。在深入領會“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”十六字方針的前提下，我們結合*區(qū)的實際情況，制訂了*區(qū)貫徹實施《歸檔文件整理規(guī)則》的詳細方案。為保證積極穩(wěn)妥地推行立卷改革，我們在充分調研的基礎上又數(shù)易其稿，力求完善。由于前期準備工作充分，同時也是為了爭取時間，我們大膽提出“縮短進程、雙管齊下、一步到位”的設想（即不搞試點，直接面上推廣和實體整理指導與軟件升級同步進行），這一想法很快得到領導的支持。另外鑒于今年是立卷改革的第一年，且絕大多數(shù)單位歸檔文件采用了集中收集方式，所以在這次改革中我們確立了“新老銜接、平穩(wěn)過渡”的工作思路，即雖然歸檔文件統(tǒng)一采用“年度——保管期限”的分類方法，但在同一保管期限內，文件材料適當兼顧問題或部門集中排列，這樣不僅符合多數(shù)檔案人員按問題或部門分類的習慣，從一定程度上也方便了目錄的手工檢索，給檔案人員思想觀念的轉變和整理方法的改變一個“緩沖區(qū)”。我區(qū)立卷改革工作能在短短四個月內取得成效正是對這一實施方案的最好證明。

三、強化服務、措施落實今年是實施文書立卷改革的第一年，本來困難就很多，又適逢“非典”，真是難上加難。但是我們沒有畏懼，而是按照既定方案，強化服務，采取多種積極有效的措施，確保了我區(qū)機關立卷改革工作的順利進行。

1、培訓及時為了讓廣大檔案工作者及時了解掌握新的歸檔整理方法，我們排除一切困難，在三月底舉辦了機關文書立卷改革培訓班，培訓班上我們不僅講解一般整理方法、具體操作程序，還現(xiàn)場演示升級檔案管理軟件，強化檔案人員對計算機和軟件的應用能力。我區(qū)絕大多數(shù)單位的文秘檔案人員和檔案目錄輸入人員參加了培訓，為新規(guī)則的順利實施打下了扎實的業(yè)務基礎。

2、指導深入作為實施改革的第一年，業(yè)務指導的工作量是相當艱巨的。為了讓有困難的單位及時得到指導，我們業(yè)務指導科一方面內部作適當分工，另一方面對全區(qū)的重點、難點部門和新手單位進行排查摸底，認真制定指導計劃，進行上門指導。對其它單位，我們也通過電話及時了解進展情況，必要時進行口頭指導和督促。在指導中我們重點對各單位的部門歸檔率、文件完整率及歸檔目錄著錄的規(guī)范化程度進行檢查，確保應歸檔的文件材料齊全完整和電子歸檔目錄的準確性。為增強有關業(yè)務標準的可操作性，保證整理歸檔質量，我們根據(jù)國家檔案局1987年制定的《機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》，結合我區(qū)各鎮(zhèn)實際情況，修訂了《*區(qū)鎮(zhèn)級機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》。由于深入的業(yè)務指導，今年我區(qū)各單位歸檔工作的完成質量有了很大提高。

3、服務到位我們一直堅持“以服務樹形象”，牢固樹立服務意識。只要基層有困難，隨叫隨到，有問必答，答無不盡。我們在耐心細致地做好業(yè)務指導的同時，還積極主動的幫助基層檔案部門做好方方面面的協(xié)調工作。如有的檔案人員在材料收集中遇到困難，我們就向該單位領導宣傳、爭取他們的支持或讓檔案人員帶著我們一個部門一個部門的跑，取得他們的理解和幫助。根據(jù)調查和有關反映，有的檔案部門計算機等硬件設備不能到位，影響了整理歸檔工作的順利開展，對此我局領導專門向區(qū)分管領導匯報，由“兩辦”專門發(fā)文，要求各單位為檔案工作配置專用計算機等現(xiàn)代化設備，促進了機關檔案工作的現(xiàn)代化建設。

四、加強監(jiān)督、鞏固成果全區(qū)機關立卷改革的工作雖然取得了階段性勝利，但為了及時總結經驗、克服不足，不斷完善改革方案和擴大新規(guī)則的實施范圍，我們沒有止步，而是加大了對各單位檔案管理情況監(jiān)督檢查的力度，主要是從三個方面來完善鞏固已取得的成果。一是繼續(xù)執(zhí)行歸檔目錄報送審核制度，即各單位完成本單位20*年度文書檔案歸檔工作后要在規(guī)定時間內把這次整理歸檔工作中形成的紙質和電子版的歸檔文件目錄各報送一份給*區(qū)檔案局業(yè)務指導科，以便在檢查統(tǒng)計各單位歸檔完成情況的同時，及時發(fā)現(xiàn)問題反饋整改；二是實行歸檔完成情況通報制度，即定期對各單位歸檔工作中存在的問題和未按時完成歸檔工作的單位進行通報，增強單位和檔案人員完成整理歸檔工作的緊迫感和責任感。三是開展自查、互查和抽查活動，即各單位先根據(jù)標準對本單位的歸檔工作完成質量和整個檔案管理的現(xiàn)狀進行自查自糾，接著由各協(xié)作組長組織互查，在這個基礎上*區(qū)檔案局再組織抽查。通過三個層次的檢查，不僅可以提高各單位歸檔工作的質量，促進檔案人員的相互交流，也讓我們及時了解掌握到各單位改革實踐中的各種反饋信息，為下一步廣泛深入的推行新規(guī)則提供了參考。

五、存在問題及今后設想辯證唯物主義認為對新事物的認知是有一個“從認識到實踐、再認識再實踐”的客觀過程。立卷改革對于我們來說是一個新事物，在認識、實踐的過程中筆者也發(fā)現(xiàn)了一些問題，對今后的再實踐也有一些初步的設想。

1、加強溝通、實施監(jiān)管。在新規(guī)則的推廣實施過程中，我們遇到的最大阻力來自某些垂直管理部門。上級垂直管理部門對檔案工作重視從總體上看是促進檔案工作發(fā)展的，但由于他們缺少和檔案主管部門的溝通，造成他們制定的部分檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務標準存在不規(guī)范、甚至錯誤的現(xiàn)象，這給基層檔案工作的規(guī)范化、標準化建設帶來很大負面影響。如某一金融機構，上級業(yè)務主管部門從去年就要求下支機構實行文書立卷改革，本為好事，但由于其標準過于繁瑣且存在明顯錯誤，缺乏實際操作性。我們曾多次請示和協(xié)調，終因上級行堅持而不了了之。因此筆者在此呼吁上級檔案行政管理部門要主動加強與其它專業(yè)主管部門的溝通和聯(lián)系，強化檔案部門在檔案工作業(yè)務標準和行政規(guī)章制定方面的監(jiān)管力度。

2、完善配套制度、強化后續(xù)管理。新規(guī)則實施后，絕大多數(shù)檔案工作者認為文書檔案的整理方法簡化了，但同時也有部分檔案人員擔心今后檢索不方便、檔案利用不安全。這種現(xiàn)象正好驗證了新規(guī)則的實施不僅僅是檔案整理方法的改變，更是一次思想觀念和檔案管理方式的變革。新規(guī)則強化了計算機等現(xiàn)代化技術在檔案工作中的應用，對檔案管理方式提出了更新更高的要求。這些也敦促著檔案人員必須及時轉變觀念，提高現(xiàn)代化技術應用技能，適應新形勢下檔案工作的發(fā)展要求。而檔案的統(tǒng)計、庫房管理和提供借閱等檔案管理制度也要相應修改和完善，檔案整理的后續(xù)管理要強化，只有這樣才能使改革不致于“功虧一簣”。

3、規(guī)范電子歸檔、推進文檔一體化。隨著時代的變遷、科技的發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設備的普及，日常工作中形成的電子文件越來越多，如何整理、保管電子檔案已擺在廣大檔案工作者面前。新規(guī)則是為了適應新時期檔案工作的發(fā)展而應運而生的，但筆者發(fā)現(xiàn)新規(guī)則對電子文件整理歸檔只字未提，因此在此建議上級檔案管理部門進一步加強對電子文件整理歸檔工作的研究，盡快制定完善這方面的方法和標準。另外新的歸檔文件整理方法為實現(xiàn)“文檔一體化”提供了實踐可能，因此我們已對各單位2003年度文件歸檔整理工作提出“隨辦隨歸”的要求，以加快我區(qū)“文檔一體化”建設的進程。

4、加強館室銜接，避免重復操作。大家都知道機關檔案的最終歸宿是各級各類檔案館。新規(guī)則的實施使文書檔案的整理方法和機關檔案室的后續(xù)檔案管理都發(fā)生了很大變化。而與之聯(lián)系密切的檔案館部分工作方法和管理方式（如檔案的接收、保管、統(tǒng)計等業(yè)務工作）也應隨之變化，在方便管理的前提下最大限度的加強館室銜接，突顯新規(guī)則的優(yōu)越性。

5、擴大實施范圍，統(tǒng)一整理方法。為了積極穩(wěn)妥的推行新規(guī)則，今年我們主要是在機關范圍內實施立卷改革。在總結前一階段工作經驗的基礎上，我們準備擴大實施范圍。目前我們正在加強與有關主管部門的聯(lián)系，爭取在全區(qū)企事業(yè)單位推行新規(guī)則，徹底解決機關、企事業(yè)單位檔案整理方法“各自為政”的局面，以統(tǒng)一機關企事業(yè)單位的檔案整理方法。