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電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)是檔案工作的一項(xiàng)新內(nèi)容，是運(yùn)用信息化技術(shù)提高檔案利用工作質(zhì)量和效率的重要手段。近年來(lái)，谷城縣檔案局（館）以電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)為重點(diǎn)，以增強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效能為目標(biāo)，全面提升檔案工作管理水平，取得了較好成效，受到了省市檔案部門(mén)的好評(píng)和縣委、縣政府的充分肯定。在2009年1月召開(kāi)的湖北省檔案工作會(huì)議上，我縣就開(kāi)展電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)工作情況作了經(jīng)驗(yàn)交流。

一、落實(shí)“三個(gè)到位”，加快電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)步伐

一是增強(qiáng)責(zé)任感，確保認(rèn)識(shí)到位。多年來(lái)，谷城縣檔案局（館）一直把檔案信息化建設(shè)作為檔案管理上水平的突破口，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，并取得了一定成績(jī)。但數(shù)字化成果的應(yīng)用相對(duì)滯后，特別是社會(huì)公眾能直接進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、查詢(xún)檔案的工作一直沒(méi)有開(kāi)展。20*年，省檔案局成功研發(fā)的“電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)”軟件，具有通用、便捷、操作簡(jiǎn)單的特點(diǎn)，是面向普通查詢(xún)者利用計(jì)算機(jī)檢索、查詢(xún)檔案而開(kāi)發(fā)的專(zhuān)用軟件系統(tǒng)。在全省第一批電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)推廣試點(diǎn)單位確定后，我縣雖然沒(méi)有列入其中，但是我們積極向省檔案局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)求把谷城也作為試點(diǎn)單位，得到批準(zhǔn)后，更加堅(jiān)定了搞好現(xiàn)代化管理的信心和決心，把電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)作為加快檔案信息化建設(shè)的助推劑。為消除檔案館干部職工中存在的畏難情緒，我們多次召開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議，進(jìn)一步統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，使大家充分認(rèn)識(shí)到搞好電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)不僅是提高檔案部門(mén)現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)新發(fā)展的需要，而且是檔案干部適應(yīng)新形勢(shì)、迎接新挑戰(zhàn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的需要，更是檔案工作實(shí)現(xiàn)以人為本，搭建服務(wù)民生新平臺(tái)的迫切需要，從而增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感。同時(shí)，我們還成立了以館長(zhǎng)任組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、相關(guān)科室和人員為專(zhuān)班成員的電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，保障電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

二是增添先進(jìn)設(shè)備，確保投入到位。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加快電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。近年來(lái)，我們積極爭(zhēng)取縣委、縣政府的重視和支持，先后投入專(zhuān)項(xiàng)資金50多萬(wàn)元，建成了400多平方米的檔案庫(kù)房，配備了34列204節(jié)檔案密集架，添置了空調(diào)、防磁柜、去濕機(jī)等設(shè)施，投入15萬(wàn)元購(gòu)置了專(zhuān)用于檔案數(shù)字化處理的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)據(jù)刻錄機(jī)和移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備，安裝了世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)用軟件，為信息化建設(shè)提供了設(shè)備支持。

三是加強(qiáng)技能培訓(xùn)，確保人員到位。熟練掌握計(jì)算機(jī)等信息管理技術(shù)，是信息時(shí)代對(duì)檔案工作者的新要求。近年來(lái)，我們通過(guò)集中培訓(xùn)、平時(shí)自學(xué)、請(qǐng)進(jìn)來(lái)走出去等方式，不斷加強(qiáng)工作人員計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及英語(yǔ)的培訓(xùn)，注重學(xué)以致用，提高操作能力，收到了良好效果。現(xiàn)在，我們局（館）全員人人達(dá)到“四會(huì)”。即：會(huì)用鍵盤(pán)輸入漢字、會(huì)用文字處理軟件編輯文件、會(huì)上網(wǎng)查閱有關(guān)資料、會(huì)收發(fā)電子郵件。局館整體現(xiàn)代化管理素質(zhì)的提高，加快了現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的步伐。2007年，我們又報(bào)經(jīng)縣編委批準(zhǔn)，新增了“信息技術(shù)科”，配備了兩名業(yè)務(wù)能力強(qiáng)懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用的年輕同志，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)編制全縣檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，檢查指導(dǎo)全縣檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和安全管理、檔案館基本數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和谷城檔案信息網(wǎng)的管理與維護(hù)，為加強(qiáng)全縣檔案信息化建設(shè)提供了機(jī)構(gòu)人員保障。

二、著眼“三個(gè)加強(qiáng)”，提高電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)水平

一是加強(qiáng)軟件調(diào)試工作，掌握系統(tǒng)運(yùn)行技能。省檔案局免費(fèi)發(fā)放“電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)”軟件后，我們積極做好電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)安裝和數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作。在試用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安裝、導(dǎo)入和運(yùn)用等方面的諸多問(wèn)題，比如網(wǎng)頁(yè)打不開(kāi)或無(wú)法訪問(wèn)網(wǎng)址、數(shù)據(jù)已導(dǎo)入但在利用端檢索不到或者檢索不全的問(wèn)題，部分需要倒放或橫放的特殊文檔全文掃描后卻不能設(shè)置旋轉(zhuǎn)正放格式不便查閱的問(wèn)題，系統(tǒng)因數(shù)據(jù)導(dǎo)入緩慢而死機(jī)的問(wèn)題等等。我們及時(shí)向省檔案局和武漢開(kāi)思源信息技術(shù)有限公司“檔案客服”系統(tǒng)反饋意見(jiàn)，尋求技術(shù)支持。公司針對(duì)我們提出的問(wèn)題和建議，完善了檔案數(shù)據(jù)遷移工具，制作了系統(tǒng)補(bǔ)丁，增加了管理端調(diào)卷和全文旋轉(zhuǎn)模塊，使電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)的實(shí)用性和可操作性更強(qiáng)，我們也在實(shí)際安裝調(diào)試和操作過(guò)程中，更多更好地掌握了“電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)”的操作和使用技能，為進(jìn)一步開(kāi)展工作打下了牢固的基礎(chǔ)。

二是加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，豐富系統(tǒng)檔案資源。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)的基礎(chǔ)是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。豐富的檔案數(shù)字化資源，為電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)廣泛使用、提高利用率提供了可靠的保障。為做好檔案數(shù)字化工作，我們將局館熟悉計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)的六名年輕同志組成專(zhuān)班，要求每人每年完成檔案目錄錄入任務(wù)6000條、重要檔案全文掃描2000幅。將信息化工作納入機(jī)關(guān)目標(biāo)管理考核內(nèi)容，實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。同時(shí)，要求新接收進(jìn)館的檔案必須有完整的電子目錄數(shù)據(jù)方可入庫(kù)，對(duì)涉及民生的檔案優(yōu)先建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)導(dǎo)入“電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)”。目前，已完成對(duì)全縣2006年以前的婚姻檔案和破產(chǎn)改制企業(yè)檔案的接收工作，累計(jì)錄入案卷級(jí)和文件級(jí)目錄達(dá)15萬(wàn)條，重要文件數(shù)字化3.8萬(wàn)幅。其中有關(guān)民生的條目及全文達(dá)6萬(wàn)多條（幅），知青檔案、婚姻檔案、招工檔案、復(fù)員退伍軍人檔案等實(shí)現(xiàn)了電腦查詢(xún)，為群眾提供了便捷、高效、準(zhǔn)確的查詢(xún)服務(wù)。

三是加強(qiáng)政府信息公開(kāi)工作，推動(dòng)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)?！吨腥A人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》自20*年5月1日實(shí)施以來(lái)，谷城縣人民政府為了更好地開(kāi)展政府信息公開(kāi)工作，最大限度地保障公民、法人和其他組織方便、快捷地獲取所需要的政府信息，在檔案館設(shè)立了“谷城縣政府信息查閱場(chǎng)所”。通過(guò)對(duì)已公開(kāi)現(xiàn)行文件的歸類(lèi)整理、掃描錄入和數(shù)字化處理，利用谷城黨建信息網(wǎng)、政府網(wǎng)等公眾信息平臺(tái)建立政府信息查詢(xún)系統(tǒng)，采取分級(jí)、分權(quán)限的方式，為縣直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和社會(huì)公眾提供自助查詢(xún)服務(wù)。目前，我們已完成對(duì)縣政府1998年-20*年所有文件的掃描錄入工作，建立了檔案信息共享平臺(tái)，為群眾提供了方便快捷的遠(yuǎn)程服務(wù)。

三、強(qiáng)化“三項(xiàng)服務(wù)”，擴(kuò)大電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)效能

一是強(qiáng)化對(duì)檔案部門(mén)自身建設(shè)提供塑形增效服務(wù)。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)是檔案利用手段上的一項(xiàng)重大變革，促進(jìn)了館藏檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，樹(shù)立了檔案部門(mén)對(duì)外服務(wù)的新形象。通過(guò)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用，檢驗(yàn)了檔案部門(mén)幾年來(lái)信息化建設(shè)的成果，進(jìn)一步促進(jìn)了館藏檔案數(shù)字化工作，達(dá)到了“邊建邊用、以用促建”的目的，在全體干部中也樹(shù)立了依靠科技發(fā)展檔案事業(yè)的新思想，增強(qiáng)了敢于用現(xiàn)代化管理技術(shù)挑戰(zhàn)傳統(tǒng)落后方式的新理念，破除了封閉保守、坐等上門(mén)的舊習(xí)慣。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)的使用，使檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率以及檢索速度顯著提高，特別是對(duì)檔案要素掌握不多的利用者，更是增加了希望和滿(mǎn)意度。我們還運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展了檔案信息網(wǎng)上服務(wù)，依法公布開(kāi)放檔案目錄，開(kāi)辦檔案服務(wù)專(zhuān)題欄目，使檔案館的開(kāi)發(fā)利用由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)?，F(xiàn)在，縣領(lǐng)導(dǎo)及縣直各單位在網(wǎng)上都能夠看到縣檔案館提供的服務(wù)信息，縣內(nèi)各媒體均了檔案信息上網(wǎng)服務(wù)的消息。

二是強(qiáng)化對(duì)全縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供信息支撐服務(wù)。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)為全縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)、招商引資工作提供了高效服務(wù)。一位來(lái)自溫州的投資商準(zhǔn)備投資上億元開(kāi)發(fā)谷城石花大酒店，該酒店是90年代留下的爛尾樓，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，投資商需要查閱當(dāng)年興建石花大酒店的政策依據(jù)及資料，當(dāng)投資商通過(guò)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)查閱到所需資料后，高興地說(shuō)，沒(méi)想到在谷城這樣一個(gè)山區(qū)小縣竟然也能享受到如此快捷的服務(wù)，僅憑身份證號(hào)登錄查詢(xún)系統(tǒng)就可以了解到方方面面的政策，為我們節(jié)省了很多程序和時(shí)間。這位投資商后來(lái)又通過(guò)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)了解到我縣有關(guān)招商引資的優(yōu)惠政策，投資2.7億元興建溫州汽車(chē)工業(yè)園，成為我縣又一重大建設(shè)項(xiàng)目。

三是強(qiáng)化對(duì)社會(huì)公眾提供維權(quán)維穩(wěn)服務(wù)。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建成以來(lái)，接待較多的是普通群眾，占查閱者總數(shù)的70.1%，都是為了解決涉及切身利益的問(wèn)題前來(lái)尋找有關(guān)文件依據(jù)的，主要有農(nóng)民、下崗職工、殘疾人等，查找的文件主要集中在土地征用、落實(shí)戶(hù)口、核定工齡、傷殘等級(jí)評(píng)定、領(lǐng)取撫恤金補(bǔ)助等方面。對(duì)查閱非本館保存檔案的來(lái)訪者，我們積極主動(dòng)地提供線(xiàn)索，給予力所能及的幫助。在館內(nèi)我們還設(shè)立了民生檔案服務(wù)咨詢(xún)熱線(xiàn)，接受群眾電話(huà)預(yù)約查檔，這些人性化的服務(wù)方式架起了檔案館服務(wù)民生的“連心橋”，讓人民群眾高興而來(lái)，滿(mǎn)意而歸，在保障公民權(quán)益的同時(shí)，也維護(hù)了社會(huì)穩(wěn)定。如：石花鎮(zhèn)復(fù)員退伍軍人徐宗宏，1970年入伍前，其父病故后其母改嫁郭姓而更名為郭忠洪，1975年退伍后與郭姓分居，根據(jù)本人意愿改用原名徐忠宏，原居住地倒座公社集體八大隊(duì)和石花區(qū)革命委員會(huì)均寫(xiě)有證明函，而這些內(nèi)容在當(dāng)?shù)嘏沙鏊鶓?hù)籍中沒(méi)有反映，只有曾用名郭忠洪的戶(hù)籍檔案，通過(guò)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)，順利的查找并提取了曾用名郭忠洪的檔案，為該同志復(fù)印了相關(guān)證明材料，使該同志順利地更改了戶(hù)籍檔案，同時(shí)我們?cè)陔娮訖n案查詢(xún)系統(tǒng)中加注了現(xiàn)名徐宗宏，方便以后查閱利用。又如，《谷城報(bào)》于2002年根據(jù)國(guó)家規(guī)定停辦，報(bào)社全部檔案移交縣檔案館。原報(bào)社所屬印刷廠、新達(dá)實(shí)業(yè)公司和新達(dá)商社，2000年均由報(bào)社職工陳洪勇承包經(jīng)營(yíng)，后全部買(mǎi)斷，但其房產(chǎn)均未過(guò)戶(hù)，去年想過(guò)戶(hù)到個(gè)人名下，需原報(bào)社出具相關(guān)證明，經(jīng)縣委宣傳部同意，我們通過(guò)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)，迅速查找到已移交檔案館的原報(bào)社印章，為其證明加蓋印章，幫助他順利辦理了房產(chǎn)過(guò)戶(hù)手續(xù)。

四、注重“三個(gè)保障”，推進(jìn)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)縱深發(fā)展

電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作。我們?cè)趯?shí)踐中感覺(jué)到，隨著系統(tǒng)的不斷完善升級(jí)，要想進(jìn)一步提高檔案現(xiàn)代化管理水平，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)公眾服務(wù)，必須要依托強(qiáng)有力的組織保障、大量的財(cái)力保障和專(zhuān)門(mén)的人才保障。

1、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，是電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)的組織保障。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要確保各階段、各層次、各環(huán)節(jié)工作的有序、高效、協(xié)調(diào)進(jìn)行，高質(zhì)量地完成建設(shè)任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)是信息化領(lǐng)域，也是檔案管理領(lǐng)域一個(gè)全新的組織形式和管理形式，只有廣泛宣傳、充分造勢(shì)，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)順利開(kāi)展。檔案部門(mén)自上而下要大力宣傳電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)的必要性、可行性，大力宣傳檔案部門(mén)的主體地位，積極匯報(bào)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，利用各種機(jī)會(huì)爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)配合。

2、加大資金投入，是電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)的財(cái)力保障。檔案部門(mén)是清水衙門(mén)，縣級(jí)財(cái)政也是吃飯財(cái)政，我們?cè)谇捌诘慕ㄔO(shè)過(guò)程中，克服了資金短缺等重重困難，壓縮其它開(kāi)支，多方籌措，合理調(diào)配資金，確保了電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)。但是要想進(jìn)一步加大系統(tǒng)建設(shè)力度，增加和改善相關(guān)設(shè)備，全面提高電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)水平，促進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)上檔次、上臺(tái)階，還需要進(jìn)一步加大資金投入，這就需要上級(jí)檔案部門(mén)爭(zhēng)取國(guó)家專(zhuān)項(xiàng)扶持資金，尤其是爭(zhēng)取扶持縣級(jí)檔案館的建設(shè)經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。

3、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，是電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)的人才保障。面對(duì)快速發(fā)展的電子技術(shù)給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，檔案部門(mén)要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，大力培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，為電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)提供智力支持。檔案工作者要用心學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案軟件，做一個(gè)稱(chēng)職的現(xiàn)代檔案人；要多鉆研，發(fā)揮熟悉檔案業(yè)務(wù)掌握應(yīng)用需求的長(zhǎng)處；大膽實(shí)踐，逐步開(kāi)發(fā)完善檔案應(yīng)用軟件；積極進(jìn)取，做好增量信息歸檔工作，不斷提高自身的信息化管理技術(shù)和水平。