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特別是分管辦公室工作的負責人要加強黨委會會議記錄的審閱、督辦、建檔、移交工作，規(guī)范管理的措施與建議：一是要加強領(lǐng)導。及時發(fā)現(xiàn)問題，防止人為因素問題發(fā)生；二是要加強培訓，對黨委辦公室秘書要搞好上崗培訓、提高素質(zhì)，特別是對黨委會記錄要制定專門的記錄、保管、查閱規(guī)范，防止記錄不全等問題發(fā)生；三是要加強管理，主要是辦公室秘書人員要基本穩(wěn)定，防止一年多人、調(diào)動頻繁；其次是要將黨委會記錄列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要的文書檔案，納入黨委辦公室秘書的崗位責任制考核內(nèi)容，提高質(zhì)量、防止丟失，出現(xiàn)問題追究相關(guān)當事人的責任；再次是要抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室建設，提高檔次，防止檔案受潮霉變。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會議記錄因管理不善，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政一把手經(jīng)濟責任審中發(fā)現(xiàn)。嚴重影響了重大經(jīng)濟決策的實施及效益情況”中民主決策和責任劃分的審計評價。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會的會議記錄存在主要問題：一是保管不善：有十分之一左右的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會議記錄本丟失，目前。有五分之一的鄉(xiāng)鎮(zhèn)局部丟失或殘缺不全，有少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會議記錄本未存入文書檔案，臨時鼠咬蟲?；蚴艹弊舟E模糊不清；二是記錄不全；特別是重大經(jīng)濟決策事項有的僅寫“某事研究”一行標題，無任何具體內(nèi)容，連最基本的會議時間、參會人員、主持人以及決策過程中具體人員的發(fā)言記錄和最后領(lǐng)導決策的過程均未記錄或記錄不全。

形成問題的主要原因：一是領(lǐng)導重視不夠，經(jīng)調(diào)查了解。對黨委會議記錄特別是重大經(jīng)濟決策記錄，一般無領(lǐng)導事后審閱，秘書怎么記錄、記錄的什么內(nèi)容領(lǐng)導一概不知，審計時查閱則大吃一驚。如某鄉(xiāng)鎮(zhèn)拍賣水廠的黨委會研究記求，僅寫“水廠拍賣”四字，令鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導驚訝不已。二是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書工作人員調(diào)動頻繁，少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會議記錄本未列入移交、隨人保管、去向不明，形成時間上的斷檔。三是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書缺乏專門培訓，黨委會議記錄如何寫、寫什么內(nèi)容不得要領(lǐng)，未予規(guī)范。四是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案市十分簡陋，極易潮濕霉變。