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各地（市）、縣檔案局、區(qū)直各單位:

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，各單位已形成了大量的電子文件。為做好電子文件的收集管理工作，現(xiàn)就有關(guān)通知如下：

一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件是指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它具有交流傳遞迅速高效的特點(diǎn)，是現(xiàn)代辦公所依賴的主要信息形式。各單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件收集管理工作納入本單位信息化規(guī)劃和辦公自動(dòng)化程序。進(jìn)一步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，健全機(jī)關(guān)工作網(wǎng)絡(luò)，將電子文件形成處理、收集積累、整理歸檔、保管利用工作納入相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，確保電子文件完整、系統(tǒng)、安全、有效。

二、及時(shí)收集，按時(shí)歸檔。各單位要認(rèn)真做好電子文件的收集積累工作，按時(shí)將有用的電子文件歸檔保存。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位要將本單位形成的文件和收到的文件通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)行即時(shí)歸檔；尚未實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位應(yīng)將發(fā)文打字軟盤收集起來，按時(shí)向檔案部門歸檔。各單位檔案部門應(yīng)對電子文件的形成積累、運(yùn)轉(zhuǎn)使用進(jìn)行全過程的監(jiān)督，積極接受各部門歸檔的電子文件，并于第二年一季度前，區(qū)分保管期限各門類，轉(zhuǎn)儲到光盤、磁帶等介質(zhì)上。存儲電子文件的光盤或磁帶應(yīng)一式制作三套，一套封存，一套提供利用，一套另處保存。

三、完善設(shè)施，安全保管。各單位應(yīng)完善電子文件的保管設(shè)施，為電子文件管理創(chuàng)造良好條件。各單位檔案部門應(yīng)采取科學(xué)的管理方法和先進(jìn)手段，確保電子文件的安全保管。光盤或磁帶應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，環(huán)境溫度保持在17－20°C之間，相對溫度保持在35－45％之間。應(yīng)定期對歸檔電子文件進(jìn)行檢測和轉(zhuǎn)錄，確保電子文件安全有效。

四、堅(jiān)持紙質(zhì)文件、電子文件并存。當(dāng)前，電子文件在我國還不具備法律效力。各單位要堅(jiān)持電子文件與紙質(zhì)文件長期并存的原則，在做好電子文件歸檔管理的同時(shí)，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳遞簽批文件的同時(shí)，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳遞簽批文件的單位，應(yīng)按公文處理程度，輸出一份紙質(zhì)文件底稿，由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，與正本一同歸檔，確保公文的法律效力。

五、檔案管理軟件應(yīng)功能齊全，數(shù)據(jù)安全通用。各單位開發(fā)和采用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，設(shè)置數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能。檔案數(shù)據(jù)要有較強(qiáng)的XML文檔和RTF、TXL格式，掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式，以方便文件的傳輸交流使用。

電子文件是一新生事務(wù)，各單位在收集管理過程中遇到的一些新情況新問題請及時(shí)與區(qū)檔案局聯(lián)系，以便研究協(xié)商解決。