導(dǎo)語(yǔ)：新時(shí)代企業(yè)檔案資源建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著企業(yè)深化改革和信息技術(shù)在檔案管理中的不斷深入，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，新的檔案記錄形式和管理方式不斷涌現(xiàn)，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的挑戰(zhàn)。如何豐富檔案資源、延長(zhǎng)檔案資源壽命、開(kāi)發(fā)利用檔案資源，是新時(shí)代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。企業(yè)需要通過(guò)完善管理體制、豐富檔案資源、深化檔案信息化建設(shè)、重視檔案資源開(kāi)發(fā)利用、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍、強(qiáng)化檔案資源安全管理等措施，促使檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案，檔案資源，建設(shè)

檔案資源建設(shè)是以建立一個(gè)門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)，能提供有效服務(wù)的檔案資源體系為目的，依據(jù)有關(guān)法律和規(guī)章制度開(kāi)展的檔案積累、移交、接收、整理、開(kāi)發(fā)利用等一系列檔案工作。檔案資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)發(fā)展中一項(xiàng)根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，是做好檔案工作的前提和保障。隨著企業(yè)深化改革和信息技術(shù)在檔案管理中的不斷深入，企業(yè)檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，新的檔案記錄形式和管理方式不斷涌現(xiàn)，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的巨大挑戰(zhàn)。如何最大限度地豐富檔案資源、延長(zhǎng)檔案資源壽命、開(kāi)發(fā)利用檔案資源，是新時(shí)代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，需要調(diào)用企業(yè)各方面的資源。

一、新時(shí)代加強(qiáng)企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要性

1.國(guó)家治理對(duì)檔案工作提出的新要求新修訂的《檔案法》明確提出檔案管理工作旨在推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。檔案治理體系和治理能力是國(guó)家治理體系和治理能力的重要組成部分，更是國(guó)家治理體系和治理能力的重要支撐和保障。推進(jìn)檔案治理現(xiàn)代化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不僅是一個(gè)理論問(wèn)題，更是一個(gè)實(shí)踐問(wèn)題，檔案治理現(xiàn)代化最終必須落到具體的行為實(shí)踐之中，加強(qiáng)企業(yè)檔案資源建設(shè)是推進(jìn)檔案治理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。2.企業(yè)深化改革發(fā)展對(duì)檔案資源利用的需要隨著改革的深化，企業(yè)對(duì)檔案數(shù)據(jù)數(shù)量、質(zhì)量、利用效率都有了更高的要求。認(rèn)識(shí)檔案的信息價(jià)值、證據(jù)價(jià)值，推進(jìn)企業(yè)檔案資源建設(shè)，探索檔案資源建設(shè)的新途徑、新形式，創(chuàng)新管理模式，豐富檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用，更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展。要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多角度、深層次的開(kāi)發(fā)和集成，充分發(fā)揮檔案的信息資源價(jià)值，促進(jìn)檔案信息向企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力和競(jìng)爭(zhēng)力的轉(zhuǎn)化。3.企業(yè)檔案工作適應(yīng)信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要隨著信息技術(shù)的深化應(yīng)用，中國(guó)石化已上線(xiàn)運(yùn)行數(shù)百套信息管理系統(tǒng)，覆蓋了綜合辦公、業(yè)務(wù)辦理和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，“一切業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化”已成為現(xiàn)實(shí)。系統(tǒng)形成的海量數(shù)據(jù)已成為企業(yè)重要的檔案資源，檔案資源的類(lèi)型不斷豐富，以紙質(zhì)檔案為主體的傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法滿(mǎn)足信息時(shí)代發(fā)展要求，瓶頸陸續(xù)顯現(xiàn)。如何確保數(shù)據(jù)的可信、可靠、可用、可控及數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程的記錄與證據(jù)保留，成為新時(shí)代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要方向，決定了企業(yè)檔案工作的發(fā)展水平。4.企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的需要石油石化企業(yè)經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，在許多方面均遇到瓶頸。企業(yè)檔案管理部門(mén)也要通過(guò)收集渠道創(chuàng)新、管理手段創(chuàng)新、利用技術(shù)創(chuàng)新，更好地服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)科研的需求，而檔案資源建設(shè)就是其中的關(guān)鍵之一，如何利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等新技術(shù)，如何將檔案管理與新技術(shù)融合，并適用于檔案管理及服務(wù)，都是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的需要。

二、企業(yè)檔案資源建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員設(shè)置不能滿(mǎn)足企業(yè)高質(zhì)量檔案資源建設(shè)的要求在中國(guó)石化深化改革過(guò)程中，隨著煉化企業(yè)“三定”工作，即定組織機(jī)構(gòu)、定崗位、定人員的開(kāi)展，檔案管理機(jī)構(gòu)存在被撤銷(xiāo)、合并、層級(jí)下降等情況，造成檔案管理機(jī)構(gòu)職能弱化、人員減少。檔案部門(mén)崗位設(shè)置和人員配置不合理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗位設(shè)置偏少，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員配置不足，對(duì)企業(yè)各基層單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位。企業(yè)檔案工作人員主要精力集中在檔案的整理上，對(duì)前端的文件材料歸檔管控和后端的檔案利用服務(wù)工作開(kāi)展不足，影響了企業(yè)檔案資源建設(shè)。2.歸檔機(jī)制有待健全歸檔工作是豐富檔案資源內(nèi)容的最主要途徑。由于有些企業(yè)未能明確將歸檔工作納入部門(mén)管理流程和崗位職責(zé)，或者有些企業(yè)制定了相應(yīng)的管理機(jī)制，但歸檔管控考核體系不健全，歸檔工作往往是部門(mén)員工的自覺(jué)自愿行為，僅限于“你交什么、我就歸什么”的被動(dòng)狀態(tài)。有些企業(yè)存在歸檔制度落實(shí)不到位、歸檔范圍修訂不及時(shí)、指向不具體、操作性不強(qiáng)的問(wèn)題。有的企業(yè)應(yīng)歸檔的權(quán)證檔案、事故檔案等核心檔案未及時(shí)收集，分散保管在業(yè)務(wù)部門(mén)，有的企業(yè)重要決策檔案歸檔不齊全、不完整。3.檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡一是檔案信息化前端管控不足，各企業(yè)在檔案信息化工作中，電子文件的前端管理不強(qiáng)，未能普遍深入?yún)⑴c到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、研發(fā)過(guò)程中，未對(duì)電子文件在形成之初進(jìn)行充分有效的前端控制，影響了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中重要的數(shù)據(jù)和電子文件的及時(shí)歸檔。二是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)亟待提速，很多企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)未覆蓋全系統(tǒng)，已經(jīng)實(shí)施的檔案管理系統(tǒng)功能不能很好滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理需要。三是業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的歸檔仍然處于起步階段，必須歸檔的數(shù)據(jù)主要存在于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，電子文件歸檔接口開(kāi)發(fā)還較少，歸檔內(nèi)容不清晰，信息系統(tǒng)前期設(shè)計(jì)沒(méi)有充分考慮與檔案管理系統(tǒng)集成，產(chǎn)生檔案管理系統(tǒng)“孤島”問(wèn)題。4.未轉(zhuǎn)變檔案工作思想理念許多單位的“老檔案員”，由于年齡等原因，對(duì)新事物、新技術(shù)、新思念接受程度低、理解慢，在實(shí)際工作中仍然存在“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)慣性思維，停留在把檔案庫(kù)房管好，把檔案目錄做好，以及等、靠、要的檔案服務(wù)模式。確實(shí)造成檔案管理工作被動(dòng)、造成檔案利用落伍，也造成企業(yè)人員利用檔案積極性下降，使檔案資源的價(jià)值和作用沒(méi)有得到充分體現(xiàn)，進(jìn)而造成檔案管理部門(mén)功能弱化，檔案部門(mén)重要性減弱，并影響到檔案資源收集、建設(shè)工作。5.檔案利用服務(wù)不能緊跟新技術(shù)發(fā)展由于前期檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)大數(shù)據(jù)及區(qū)塊鏈等技術(shù)采用較少，對(duì)檔案資源建設(shè)及利用未做考慮，因此在檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存的是“死數(shù)據(jù)”，未能對(duì)其進(jìn)行特性分析、數(shù)據(jù)歸集、智能推送等工作，造成實(shí)際檔案利用服務(wù)中存在推送對(duì)象不明、內(nèi)容歸納不強(qiáng)、特性分析不足、資源融合不夠等情況，檔案部門(mén)不能提出自己的管理要求、利用策略、服務(wù)手段及功能，最終會(huì)造成企業(yè)檔案價(jià)值得不到發(fā)揮，檔案的重要性被削弱、邊緣化，這也是許多企業(yè)檔案部門(mén)在與信息管理部門(mén)合并后，檔案部門(mén)消失的原因之一。6.專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)的問(wèn)題人才的重要性在任何時(shí)候都是毋庸置疑的，特別是近幾年新技術(shù)、新觀(guān)念層出不窮，檔案管理人員不學(xué)習(xí)是肯定跟不上時(shí)代的步伐，也跟不上企業(yè)科學(xué)管理對(duì)檔案管理的要求，跟不上企業(yè)員工對(duì)檔案利用的需求。檔案管理人員不僅要精通檔案業(yè)務(wù)，還必須掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及所處單位主要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)當(dāng)下檔案科學(xué)管理的需要。眾所周知，檔案管理部門(mén)的地位決定它從來(lái)不是一個(gè)熱門(mén)單位，只有通過(guò)創(chuàng)造條件去吸引人才，同時(shí)培養(yǎng)檔案部門(mén)原生人才，來(lái)滿(mǎn)足新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的需要。

三、新時(shí)代加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的對(duì)策

1.進(jìn)一步健全檔案管理體制根據(jù)依法依規(guī)治企要求，健全企業(yè)改革后的檔案工作管理體制，提高檔案部門(mén)的履職能力。按照檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，明確負(fù)責(zé)檔案工作的職能部門(mén)，合理配置檔案人員，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。引導(dǎo)各企業(yè)強(qiáng)化檔案工作與業(yè)務(wù)工作的深度融合，完善制度，優(yōu)化流程，建立健全考核體系，落實(shí)歸檔責(zé)任，加強(qiáng)歸檔監(jiān)管，確保檔案資源“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。落實(shí)國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法規(guī)要求，堅(jiān)持規(guī)范管理、問(wèn)題導(dǎo)向原則，開(kāi)展企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的修訂。企業(yè)要結(jié)合本單位發(fā)展戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)特點(diǎn)、檔案資源重點(diǎn)，進(jìn)一步梳理業(yè)務(wù)流程，建立健全一套符合企業(yè)管理特點(diǎn)、可操作性強(qiáng)、覆蓋全面的歸檔工作規(guī)范，特別要將檔案管理納入企業(yè)考核中，建立檔案管理工作的監(jiān)督巡視機(jī)制，以加強(qiáng)企業(yè)管理者檔案意識(shí)，提高企業(yè)檔案管理地位。2.進(jìn)一步豐富檔案資源建設(shè)檔案工作的地位從根本上說(shuō)是由資源決定的，做檔案工作要樹(shù)立資源為王理念。豐富檔案資源包括：一是要拓展收集途徑，積極創(chuàng)新文件材料收集機(jī)制，重點(diǎn)探索業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理途徑，加強(qiáng)檔案工作前端控制，充分保證各種載體、各種形式的檔案資源有效歸檔；二是加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，建成檔案資源豐富、門(mén)類(lèi)齊全、清晰有序、精品迭出，能反映企業(yè)全程發(fā)展足跡的檔案資源庫(kù)，加大對(duì)企業(yè)記憶、特色記憶、職工文化記憶、企業(yè)遺產(chǎn)等檔案資源的建設(shè)力度，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)；三是打造精品檔案，以檔案精品項(xiàng)目帶動(dòng)檔案文化建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)，開(kāi)展對(duì)企業(yè)有重要影響的人、事、物的歷史檔案記憶挖掘，加大名人、名品的建檔力度；四是做好資源建設(shè)評(píng)價(jià)體系，在固定周期對(duì)企業(yè)檔案資源建設(shè)開(kāi)展情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)開(kāi)展好的單位進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)開(kāi)展不理想的單位要幫助，在企業(yè)內(nèi)形成競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。3.進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)信息技術(shù)尤其是電子文件防篡改技術(shù)對(duì)檔案資源建設(shè)產(chǎn)生了重要影響。檔案部門(mén)要順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，積極拓展新職能，及時(shí)奉行新理念，全面應(yīng)用新技術(shù)，有效監(jiān)管全流程，率先出臺(tái)新規(guī)范，完整保全新元素，以便有效實(shí)現(xiàn)新時(shí)代的檔案管理。近年來(lái)，中國(guó)石化以云存儲(chǔ)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)的投入，以石化云為基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)了中國(guó)石化檔案管理三期系統(tǒng)，積極推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件自動(dòng)歸檔接口開(kāi)發(fā)，出臺(tái)了《中國(guó)石化業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理規(guī)范》，明確要求新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、信息部門(mén)、檔案部門(mén)等評(píng)估是否需要開(kāi)發(fā)歸檔接口，力爭(zhēng)有歸檔需求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在系統(tǒng)建設(shè)之初即滿(mǎn)足電子文件自動(dòng)歸檔要求。通過(guò)承擔(dān)國(guó)家檔案局企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，在電子文件防篡改技術(shù)，如文件固化技術(shù)、哈希值校驗(yàn)技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、可信時(shí)間戳技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等方面進(jìn)行了積極嘗試，將管理手段和技術(shù)手段相結(jié)合，保障歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性及安全性，為數(shù)字檔案資源建設(shè)提供了有效途徑。通過(guò)利用好信息技術(shù)，開(kāi)始進(jìn)行在線(xiàn)歸檔、歸檔前置、電子歸檔等試點(diǎn)工作，通過(guò)電子歸檔改為單套制保管，可以減少紙質(zhì)文件的形成、提高歸檔效率、縮短歸檔時(shí)間、實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保等要求；通過(guò)歸檔前置功能，將科技檔案檢查等工作提前，減少報(bào)告打印的浪費(fèi)、提高歸檔成功率、減少乙方單位差旅支出、縮短歸檔周期，實(shí)現(xiàn)減碳目標(biāo)；通過(guò)開(kāi)展在線(xiàn)歸檔，將歸檔成果報(bào)告分解成若干部分，最終合成歸檔報(bào)告，實(shí)現(xiàn)全流程電子化。4.進(jìn)一步重視檔案資源開(kāi)發(fā)利用首先，要開(kāi)發(fā)檔案信息資源。在維護(hù)企業(yè)利益以及遵守保密規(guī)定的前提下，加強(qiáng)管理、技術(shù)、安全、市場(chǎng)等檔案信息的分析研究、深度開(kāi)發(fā)，提供高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，主動(dòng)為企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展決策、管理等提供服務(wù)支撐。其次，要推進(jìn)檔案信息資源共享。積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，既要完善檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為資源共享提供平臺(tái)和手段，又要充實(shí)數(shù)字檔案資源，提高館藏檔案數(shù)字化率，為資源共享提供豐富內(nèi)涵。最后，要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用機(jī)制。準(zhǔn)確把握改革發(fā)展對(duì)檔案的利用需求，做好重大決策、科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、降本增效、維護(hù)穩(wěn)定等工作中的檔案利用服務(wù)。例如，中國(guó)石化油田企業(yè)狠抓油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案管理，實(shí)現(xiàn)“從資料管理向資源管理轉(zhuǎn)變”，在部分企業(yè)發(fā)揮檔案專(zhuān)業(yè)化管理體制優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展“檔案服務(wù)示范崗”創(chuàng)建活動(dòng)，全面推行“異地查檔、跨室服務(wù)”。5.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)新時(shí)代檔案人員的工作內(nèi)容不再局限于傳統(tǒng)的管理工作，應(yīng)積極拓展工作內(nèi)容，扮演新角色，將檔案人員培養(yǎng)成為記憶維護(hù)者、知識(shí)教化者、內(nèi)容研究者和專(zhuān)業(yè)宣導(dǎo)者。在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，加大檔案信息化建設(shè)、電子資源管理等方面專(zhuān)家的培養(yǎng)，拓寬檔案人才成長(zhǎng)通道，建立日趨完善的檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。通過(guò)對(duì)內(nèi)組織富有挑戰(zhàn)性的工作來(lái)鍛煉和培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，通過(guò)對(duì)外合作來(lái)培養(yǎng)新型專(zhuān)業(yè)人才，通過(guò)組織內(nèi)外業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)報(bào)告、參加重要學(xué)術(shù)會(huì)議來(lái)開(kāi)闊專(zhuān)業(yè)人員視野，打造一支富有擔(dān)當(dāng)與創(chuàng)新精神的專(zhuān)業(yè)骨干隊(duì)伍。6.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源安全管理重視檔案安全工作，落實(shí)檔案安全管理責(zé)任，加強(qiáng)和改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做到檔案館（室）專(zhuān)館（室）專(zhuān)用，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系，加強(qiáng)檔案應(yīng)急體系建設(shè)，確保檔案庫(kù)房符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風(fēng)險(xiǎn)、防范事故、應(yīng)急演練和處置的能力。嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度和相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案在保管、傳輸、數(shù)字化、利用等環(huán)節(jié)的安全保密，推進(jìn)重要檔案的異地異質(zhì)備份，確保檔案實(shí)體和信息的絕對(duì)安全。

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作者：呂海民