導語：機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：數(shù)字化建設(shè)，是機關(guān)檔案管理更好地適應(yīng)信息化建設(shè)，提升檔案管理能力和服務(wù)水平的現(xiàn)實要求。文章分析了新時期開展機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義，針對機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)中存在規(guī)范標準不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、軟硬件設(shè)施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的對策建議。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；管理；信息化檔案；數(shù)字化

數(shù)字化已經(jīng)成為機關(guān)檔案室建設(shè)的必然趨勢，可以有效提高機關(guān)檔案信息資源開發(fā)水平和利用效率[1]。但是，機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，涉及建設(shè)規(guī)劃、信息化技術(shù)、檔案管理等諸多環(huán)節(jié)與內(nèi)容。因此，機關(guān)檔案管理人員必須要充分認識檔案室數(shù)字化建設(shè)的重要性，針對機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)特點和規(guī)律，探索建設(shè)新路徑。

一、機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)實意義

隨著各類信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，數(shù)字檔案這種新型的檔案信息形態(tài)出現(xiàn)。因此，機關(guān)檔案數(shù)字化主要是指通過對數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)的應(yīng)用，把機關(guān)各類檔案資料電子化處理，使其成為系統(tǒng)組織，形成有序結(jié)構(gòu)的機關(guān)數(shù)字檔案信息庫[2]。機關(guān)檔案數(shù)字化主要包含了兩個方面內(nèi)容：第一，對傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料，使用高速掃描技術(shù)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化；第二，對以電子文件形式存儲的機關(guān)各類檔案資料進行結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)化。機關(guān)檔案數(shù)字化包含了兩個階段：第一，為了對機關(guān)檔案信息著錄標引加以規(guī)范，需要建立機關(guān)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；第二，將機關(guān)檔案資料全文轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案資料。機關(guān)檔案數(shù)字化包含了數(shù)字化檔案資料的收集與轉(zhuǎn)化、機關(guān)數(shù)字檔案的存儲、機關(guān)數(shù)字檔案的檢索利用三個過程。從機關(guān)檔案數(shù)字化內(nèi)涵、內(nèi)容和階段的分析可以發(fā)現(xiàn)，機關(guān)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義主要體現(xiàn)在以下三個方面。1.機關(guān)檔案數(shù)字化是提升機關(guān)檔案管理水平的現(xiàn)實需要。當前，各類信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)層出不窮，并在社會方方面面廣泛應(yīng)用，推動了人類社會向網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的邁進。機關(guān)檔案數(shù)字化更是把機關(guān)在服務(wù)社會發(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)中形成的各類檔案資料，更加完整、系統(tǒng)、高效地呈現(xiàn)給社會，也是建設(shè)陽光政府、提高行政效能的重要內(nèi)容。因此，機關(guān)檔案數(shù)字化是行政機關(guān)適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的必然要求。2.機關(guān)檔案數(shù)字化是機關(guān)創(chuàng)新社會治理的現(xiàn)實要求。當前，為了提高行政服務(wù)效能，行政機關(guān)中大量的行政許可業(yè)務(wù)和行政審批業(yè)務(wù)都是在網(wǎng)絡(luò)中完成的。公共權(quán)力網(wǎng)絡(luò)化運行、公共資源市場化交易等過程，都數(shù)字化建設(shè)，是機關(guān)檔案管理更好地適應(yīng)信息化建設(shè)，提升檔案管理能力和服務(wù)水平的現(xiàn)實要求。文章分析了新時期開展機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義，針對機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)中存在規(guī)范標準不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、軟硬件設(shè)施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)的對策建議。3.機關(guān)檔案數(shù)字化是提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)的現(xiàn)實要求。

二、機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

數(shù)字化是機關(guān)檔案管理的必然趨勢和現(xiàn)實要求，而且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展與滲透，機關(guān)檔案數(shù)字化也將成為常態(tài)性工作[3]。但是，機關(guān)檔案數(shù)字化在建設(shè)過程中，由于諸多現(xiàn)實因素的制約，一定程度上影響了機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，主要體現(xiàn)在以下四個方面。1.機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準。開展機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，是要建立完善的數(shù)字化檔案建設(shè)標準體系，而這也是實現(xiàn)機關(guān)檔案資源互通互聯(lián)、資源共享的前提條件。為了推進行政機關(guān)檔案建設(shè)，國家檔案管理部門出臺了《電子文件歸檔管理規(guī)范》等相關(guān)制度，但是在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實工作中，機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標準和規(guī)范仍然比較寬泛，缺少對機關(guān)數(shù)字檔案信息安全標簽、檔案數(shù)據(jù)標準、分類編碼標準、數(shù)據(jù)交換標準等統(tǒng)一規(guī)范的要求。在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)實際操作過程中，不同系統(tǒng)、不同機關(guān)采取了各自不同的元數(shù)據(jù)標準，導致機關(guān)檔案數(shù)字化處理規(guī)范和標準不統(tǒng)一，直接影響了機關(guān)檔案數(shù)字化工作目標的實現(xiàn)。2.機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才缺乏。在機關(guān)各項業(yè)務(wù)工作中，檔案管理部門一般都處于弱勢地位，在人員配備上較為薄弱，甚至有的機關(guān)檔案管理人員是由辦公室人員兼職。由于機關(guān)人員編制的限制，很難為機關(guān)檔案工作配備專職人員，從而導致機關(guān)檔案管理在推進檔案數(shù)字化建設(shè)中缺乏專業(yè)人才，特別是具備檔案數(shù)字化應(yīng)用建設(shè)和管理的復合型人才更是嚴重不足，配備的檔案管理人才由于年齡較大或者知識技術(shù)儲備不足等原因，以及對業(yè)務(wù)工作重視對檔案管理工作輕視、檔案經(jīng)費保障不足等原因的限制，使機關(guān)從事檔案管理的人員缺乏在職在崗培訓，知識與技能更新更是十分緩慢?？傊?，許多機關(guān)在推進檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于檔案管理專業(yè)人才的缺乏，與機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)所需要人才的年齡結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、專業(yè)能力強的要求存在較大差距，影響了機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。3.機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)軟硬件設(shè)施不足。推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須要有相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施投入，要有相應(yīng)的資金保障。但是，由于各個機關(guān)所處區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的不均衡性，以及各個行政機關(guān)在經(jīng)費保障方面存在較大差異，導致其很難有足夠的資金投入到機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，無法為機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)提供必要的各類硬件和軟件設(shè)施，如缺乏機關(guān)檔案數(shù)字化處理的高速掃描儀、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)字檔案庫房等，對機關(guān)檔案數(shù)字化工作產(chǎn)生嚴重制約。4.機關(guān)檔案數(shù)字化安全防護能力較差。機關(guān)檔案是行政機關(guān)在服務(wù)經(jīng)濟社會建設(shè)中留下的大量珍貴資料，承載著各級行政機關(guān)的機密，而且很多檔案信息具有較長保密周期，因此，機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)必須要把安全性作為重點問題。近年來，一些機關(guān)單位把檔案數(shù)字化外包作為推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要方式，價格不菲的檔案數(shù)字化外包擠占了機關(guān)單位檔案管理大部分部門經(jīng)費，從而導致其在數(shù)字檔案安全建設(shè)中的資金和資源不足，產(chǎn)生了機關(guān)數(shù)字檔案失密泄密事件，需要行政機關(guān)在推進數(shù)字化檔案建設(shè)中給予重點關(guān)注。

三、機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)推進路徑建議

針對機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，主要可以從以下幾個方面加以改進與提升[4]。1.加強對機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體技術(shù)的發(fā)展，機關(guān)檔案管理工作也面臨著更多挑戰(zhàn)，必須搶抓發(fā)展機遇，加快機關(guān)檔案管理工作融入信息社會的步伐，加快推進機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)，使機關(guān)檔案管理工作更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。第一，在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，必須要加強對此項工作重要性的認識，把推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)嵌入到本單位的數(shù)字化建設(shè)工作之中，列入單位重要工作日程，統(tǒng)籌做好數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和實施工作。第二，要把機關(guān)檔案數(shù)字化作為機關(guān)辦公自動化的重要內(nèi)容，檔案管理部門要積極爭取單位領(lǐng)導的重視與支持，主動對接協(xié)調(diào)相關(guān)部門，加強對檔案數(shù)字化建設(shè)的資金和資源投入，為機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)推進營造良好氛圍，積極穩(wěn)妥推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。第三，要加強機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金和資源投入，將此項工作經(jīng)費列入機關(guān)資金預(yù)算之中，給予充足資金保障，購置先進的檔案管理系統(tǒng)軟件、高速掃描儀、電腦等，切實改進和完善機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中所需要的各類軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施，從而更好地適應(yīng)新形勢下機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)實需要。2.做好機關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)范與標準工作。數(shù)字化標準規(guī)范，是機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，更是機關(guān)推進數(shù)字化檔案建設(shè)的核心工作之一。第一，在推進機關(guān)檔案數(shù)字化標準規(guī)范體系建設(shè)中，建議國家檔案管理部門參照國際標準，立足于國內(nèi)檔案管理工作實際，根據(jù)檔案管理權(quán)限范圍要求，制定出更適合機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)需求的工作規(guī)范和標準體系，對機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作給予指導和規(guī)范。第二，在實施機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范標準體系的時候，可以堅持“有章先行、無章緩行”的思路，對于國家檔案管理部門已經(jīng)出臺的標準和體系，則要嚴格執(zhí)行相關(guān)標準，扎實推進機關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作；但是對于尚未出臺標準要求的，則在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，確保所有的數(shù)字化檔案資源都有統(tǒng)一標準。3.加強機關(guān)數(shù)字化檔案安全防護工作。機關(guān)檔案是國家行政機關(guān)服務(wù)經(jīng)濟社會建設(shè)的基礎(chǔ)，具有較多的工作機密，因此要在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，把做好機關(guān)數(shù)字檔案安全防護作為重要工作內(nèi)容。第一，在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，加強機關(guān)數(shù)字檔案安全防護工作中，要結(jié)合本單位檔案管理工作實際情況，根據(jù)國家《檔案法》和上級檔案管理部門要求，對數(shù)字檔案制定更為具體的安全保密制度，對機關(guān)檔案信息安全保障體系進行完善。第二，對機關(guān)檔案信息系統(tǒng)進行分級保護，更加切實穩(wěn)妥地推進機關(guān)檔案管理中的數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，加強對機關(guān)檔案資料在數(shù)字化處理過程中的安全監(jiān)管。第三，要加強機關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資料存儲安全管理，加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)做好機關(guān)數(shù)字檔案資源的安全控制、安全預(yù)警、安全防護。第四，在推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，對存儲的數(shù)字檔案資料實施“雙備份”，特別是依托云存儲技術(shù)實施“云備份”，加強檔案數(shù)字資源的安全存儲。為了防止機關(guān)檔案數(shù)字化、信息化過程中的數(shù)據(jù)被篡改或丟失等，要嚴格做好涉密計算機的物理隔離，防止數(shù)字檔案資源由于病毒感染造成失密或泄密事件的發(fā)生。4.加強機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才隊伍建設(shè)。在機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中，引進和培養(yǎng)現(xiàn)代機關(guān)檔案管理專業(yè)人才是關(guān)鍵。第一，要招聘和引進不同知識結(jié)構(gòu)的檔案管理專業(yè)人才，不僅要引入計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)人才，而且還要引入專業(yè)檔案管理人才，對機關(guān)檔案管理系統(tǒng)進行專門維護，切實保障機關(guān)檔案數(shù)字化工作的推進。第二，對機關(guān)檔案管理專業(yè)人才進行合理配備和充分使用，充分發(fā)揮機關(guān)檔案管理人才的專業(yè)技能和檔案管理經(jīng)驗，扎實推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，提高機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)效率和質(zhì)量。第三，要定期加強對機關(guān)檔案管理人員的知識、技能、素質(zhì)培訓與提升，采取在崗學習和脫崗培訓等方式，進一步提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能，使其能夠勝任機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作要求。

參考文獻

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作者：路倩