導(dǎo)語(yǔ)：干部人事檔案材料收集歸檔工作分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]由于現(xiàn)代化的干部人事檔案材料收集歸檔工作在內(nèi)容復(fù)雜性和層次高度的要求上都有所提升，因此需要不斷完善管理工作制度和管理工作方法。文章從干部人事檔案收集歸檔管理的重要價(jià)值探索及需要注意的要點(diǎn)出發(fā),提出了優(yōu)化干部人事檔案材料歸檔工作制度建設(shè)的有效策略：完善宏觀制度體系、制定針對(duì)性制度規(guī)范、利用信息技術(shù)實(shí)施管理、注重形成長(zhǎng)效管理機(jī)制，以期增強(qiáng)干部人事檔案材料收集歸檔工作規(guī)范化建設(shè)實(shí)效。

[關(guān)鍵詞]人事檔案材料；收集歸檔；制度建設(shè)；完善措施

一、引言

干部人事檔案材料的收集和整理歸檔是一項(xiàng)對(duì)細(xì)致性和專業(yè)性要求都非常高的工作。尤其是隨著工作單位規(guī)模的擴(kuò)大以及相關(guān)管理工作層次的提升，干部群體的人事檔案收集和管理更需要在工作思路和工作方法上實(shí)現(xiàn)完善和提升。制度對(duì)于檔案材料的收集與歸檔工作發(fā)揮著非常重要的指導(dǎo)作用，基于新時(shí)代檔案管理的要求，不斷完善制度，豐富制度內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)共同管理和支持，是提高干部人事檔案資料質(zhì)量的有效途徑。

二、干部人事檔案收集歸檔工作的重要價(jià)值探索

（一）提升干部隊(duì)伍素質(zhì)

雖然干部人事檔案具有內(nèi)容固定的特征，但基于檔案形式的信息資源是相對(duì)比較完善而充分的。在這種情況下，單位內(nèi)部的干部群體的整體文化素質(zhì)水平、工作經(jīng)歷以及一些細(xì)節(jié)的個(gè)人信息都可以通過(guò)檔案信息進(jìn)行反映。這意味著做好人事檔案材料的收集歸檔工作，能夠通過(guò)規(guī)范而系統(tǒng)的方法和資源，對(duì)干部的整體形象進(jìn)行全方位的了解[1]。若部分干部的檔案材料中出現(xiàn)與工作單位要求不符或本身的內(nèi)容方面存在問(wèn)題的情況，則有利于相關(guān)工作人員及時(shí)通過(guò)檔案材料的信息發(fā)現(xiàn)干部隊(duì)伍的基礎(chǔ)工作能力、文化素質(zhì)以及思想覺(jué)悟水平等，都可以初步通過(guò)人事檔案材料的信息進(jìn)行把握和判斷，確保長(zhǎng)期服務(wù)于單位的干部隊(duì)伍在素質(zhì)水平上達(dá)到較高的層次。

（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)

在實(shí)施檔案材料管理工作的同時(shí)，檔案材料中的信息也需要同步及時(shí)進(jìn)行更新和優(yōu)化。不同類型的干部在其工作內(nèi)容和工作崗位能力要求上存在一定的差異。干部檔案信息所需要捕捉的側(cè)重點(diǎn)除了基礎(chǔ)的信息內(nèi)容外，也會(huì)存在一定的差異。做好這方面檔案資料的管理工作有利于管理人員結(jié)合各崗位工作人員的實(shí)際能力需求和具體情況，通過(guò)管理工作實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的不斷更新與采集，幫助上層決策者對(duì)干部群體工作能力提升狀態(tài)進(jìn)行把握。在干部隊(duì)伍檔案信息的優(yōu)化完善過(guò)程中，也能夠幫助上層管理者對(duì)干部信息的準(zhǔn)確性和有效性進(jìn)行進(jìn)一步的控制和把握，在不斷完善的過(guò)程中，對(duì)照觀察出干部隊(duì)伍的成長(zhǎng)和發(fā)展趨勢(shì)，為調(diào)整好干部隊(duì)伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、找準(zhǔn)干部隊(duì)伍進(jìn)一步提升和發(fā)展的方向提供參考[2]。

（三）解決管理工作問(wèn)題

干部隊(duì)伍檔案材料的收集和整理過(guò)程中可能會(huì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題有兩種類型。一是檔案信息內(nèi)容本身存在問(wèn)題和不足，需要在歸檔整理的環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理力度，從細(xì)節(jié)出發(fā)控制檔案信息的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和內(nèi)容真實(shí)性，提高檔案信息本身的有效性和可靠性。二是在干部隊(duì)伍檔案信息材料的管理過(guò)程中，由于所應(yīng)用的管理方法存在問(wèn)題和不足，導(dǎo)致檔案管理工作可能出現(xiàn)信息采集和信息調(diào)用環(huán)節(jié)的漏洞。例如單一應(yīng)用人力資源開展檔案信息的歸檔整理工作，可能會(huì)由于人員自身的工作責(zé)任心不足或工作中的常規(guī)誤差，導(dǎo)致一些重要的檔案信息內(nèi)容在收集整理中出現(xiàn)準(zhǔn)確性不足的問(wèn)題[3]。在不斷完善檔案信息管理制度方法和執(zhí)行流程的過(guò)程中，這些問(wèn)題都可以基于新方法的應(yīng)用和新的工作思路的應(yīng)用得到有效的解決，使得干部檔案信息和材料的管理工作在成效上得到更進(jìn)一步的提升。

三、現(xiàn)階段干部人事檔案材料收集歸檔工作需要注意的要點(diǎn)

（一）提升原始信息的可靠性

原始檔案信息內(nèi)容對(duì)于整體性的檔案管理和完善工作具有非常重要的作用。當(dāng)原始的檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題，后續(xù)的檔案信息完善可能會(huì)存在方向性和有效性上的誤差，因此，對(duì)原始信息資源的采集和整理工作管理人員應(yīng)當(dāng)提出更高層次的標(biāo)準(zhǔn)化要求，一方面促使原始信息資源在實(shí)踐應(yīng)用中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，另一方面，這也是為后續(xù)的檔案管理和分析工作提供便利的一個(gè)重要條件。人事資料是整個(gè)檔案信息系統(tǒng)得以構(gòu)建的重要基礎(chǔ)，在現(xiàn)代化的干部人事檔案收集歸檔工作的開展中，只有保障基礎(chǔ)性的信息檔案在全面性和有效性上達(dá)到更高的水平層次，才能在進(jìn)一步發(fā)展變化過(guò)程中，確保人事信息檔案能夠相互銜接，這也是給檔案管理人員提供信息內(nèi)容，對(duì)照觀察便利的有效方法。只有原始信息的準(zhǔn)確性和合理性達(dá)到預(yù)期的要求，才能確保干部人事檔案材料在收集歸檔時(shí)能夠進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和全面的收集。

（二）做好檔案信息檢驗(yàn)工作

定期的檢驗(yàn)和分析主要是為了確保大量的信息檔案在保存的全面性和歸檔整理的系統(tǒng)性上，達(dá)到較高的水平層次。尤其是干部隊(duì)伍人員，根據(jù)其在本單位的重要職責(zé)和工作性質(zhì)，在這部分人員的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，更要注重細(xì)節(jié)性和規(guī)范性。定期的整理和檢驗(yàn)有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)踐中可能存在的漏洞和問(wèn)題，對(duì)于可能出現(xiàn)誤差和出現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的甄別和調(diào)整。隨著人事變動(dòng)和人員崗位的變動(dòng)，檔案信息內(nèi)容和相關(guān)材料也在不斷地充實(shí)和變化。這種變化不僅意味著干部人員本身的能力素質(zhì)和履歷含金量在不斷提升，也提示管理人員需要結(jié)合檔案信息變化的趨勢(shì)和具體內(nèi)容進(jìn)行定期歸檔和整理。這不僅是為了避免檔案信息資源的管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，也是定期幫助相關(guān)工作人員整理個(gè)人工作思路、找到現(xiàn)階段工作中的實(shí)際問(wèn)題的過(guò)程。在對(duì)已經(jīng)歸檔整理的信息資源和材料進(jìn)行定期檢驗(yàn)的過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)檔案存放方式不合理或檔案信息在歸檔時(shí)的類別出現(xiàn)誤差時(shí)，也能夠及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和改善，使得系統(tǒng)化的檔案信息管理在準(zhǔn)確性上得到保障。

（三）提升管理人員能力水平

盡管現(xiàn)階段檔案信息管理、檔案收集等各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)化工作已經(jīng)逐步引入信息化的管理方法，但管理者仍然是負(fù)責(zé)相關(guān)工作開展的核心和重要力量。因此，從管理者本身的角度入手提升其工作責(zé)任心、保持其積極的工作態(tài)度發(fā)揮著非常重要的作用。只有管理者本身能夠保持穩(wěn)定的工作態(tài)度和積極的工作狀態(tài)，才能確保大量而連續(xù)性較強(qiáng)的歸檔資料和信息管理工作在落實(shí)效果上達(dá)到預(yù)期的要求?；跈n案資料的收集和歸檔管理工作的細(xì)節(jié)性和專業(yè)性方面的特殊要求，從事相關(guān)工作的人員群體，也需要在責(zé)任心和工作態(tài)度上達(dá)到更高的水平層次。管理者能夠本著嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，結(jié)合工作實(shí)際要求落實(shí)執(zhí)行各個(gè)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)，才能確保復(fù)雜而內(nèi)容豐富的干部人事檔案材料收集歸檔工作在具體落實(shí)中取得更好的效果。過(guò)硬的工作態(tài)度和工作能力也是通過(guò)責(zé)任心和工作中對(duì)細(xì)節(jié)問(wèn)題的把握來(lái)體現(xiàn)的。管理者在工作責(zé)任心和工作細(xì)節(jié)性上存在缺乏現(xiàn)象，也會(huì)導(dǎo)致具體工作的開展在實(shí)踐中出現(xiàn)問(wèn)題和漏洞，嚴(yán)重時(shí)會(huì)影響到管理部門或各部門工作的順利開展。

四、現(xiàn)階段干部人事檔案材料歸檔工作制度建設(shè)的有效策略

（一）完善宏觀制度體系

宏觀制度體系是指支撐整個(gè)干部人事檔案管理工作開展和單位發(fā)展的制度體系。這部分制度體系的內(nèi)容不僅要結(jié)合已有的管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行制定，也需要結(jié)合現(xiàn)階段單位發(fā)展和建設(shè)的實(shí)際情況，以及干部隊(duì)伍建設(shè)的基本要求進(jìn)行完善和制定。基于干部群體的特殊性，這部分人事檔案的管理工作中，需要對(duì)具體的信息內(nèi)容和管理工作方法進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，一方面保障管理工作本身能夠順利推進(jìn)，另一方面也應(yīng)注重對(duì)這部分信息內(nèi)容本身進(jìn)行一定程度的保密，以確保干部人事檔案在實(shí)踐工作中作用的充分發(fā)揮。宏觀上的管理制度在其中發(fā)揮的作用是非常重要的。單位內(nèi)部的相關(guān)管理人員和決策者應(yīng)當(dāng)基于干部隊(duì)伍的實(shí)際情況，首先進(jìn)行初步了解，對(duì)于已有的檔案信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)和側(cè)重點(diǎn)進(jìn)行全方位的把握，在此基礎(chǔ)上結(jié)合不同的檔案材料類型，制定宏觀上具有體系性的管理制度內(nèi)容，重視檔案信息材料的完整性。另一方面，對(duì)于檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性也要加大核實(shí)和檢驗(yàn)力度。具體到宏觀制度體系的建設(shè)方面，內(nèi)容可包括以下幾部分：一是制度體系中應(yīng)針對(duì)檔案材料收集和歸檔工作的開展程序進(jìn)行明確的規(guī)定，為相關(guān)工作人員的具體工作落實(shí)和執(zhí)行提供依據(jù)和指導(dǎo)。二是制度體系中應(yīng)明確需要把握的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，確保各方面的檔案信息資源形成一個(gè)獨(dú)立而完善的內(nèi)容體系。避免雜亂無(wú)效的檔案信息進(jìn)入整體檔案信息資源庫(kù)，干擾檔案信息的分類管理和實(shí)踐應(yīng)用。三是制度體系中還應(yīng)包括對(duì)檔案管理質(zhì)量的具體要求，以及如何采取措施，消除檔案管理中的問(wèn)題和漏洞，懲處責(zé)任人。只有在制度體系中除了常規(guī)的崗位要求外，還包括一些獎(jiǎng)懲措施，才能充分發(fā)揮制度管理和約束的積極作用。

（二）制定針對(duì)性制度規(guī)范

所謂的專項(xiàng)制度，內(nèi)容是制度體系建設(shè)中體現(xiàn)精確性和針對(duì)性的一系列制度。對(duì)于干部人事檔案收集和歸檔管理工作來(lái)說(shuō)，不同類型的檔案信息在應(yīng)用的需求和對(duì)干部本身的意義上有一定的差別。因此，各方面的檔案信息在保密級(jí)別重要程度上也具有一定的層次性劃分。制定專項(xiàng)的管理制度，有利于將一些常規(guī)數(shù)據(jù)信息與保密級(jí)別較高的信息有效區(qū)分開來(lái)，通過(guò)制度差異，提高相關(guān)信息資料的歸檔和保護(hù)，從而確保多元化的信息在實(shí)踐應(yīng)用中能夠充分發(fā)揮出其作用。對(duì)于歸檔收集工作本身來(lái)講，層級(jí)化的制度也能夠?yàn)榫唧w崗位工作人員的工作開展提供更加具有細(xì)節(jié)性的方式方法指導(dǎo)，使得最終的檔案管理工作和歸檔操作能夠在實(shí)踐中更加精準(zhǔn)有效地得到落實(shí)。具體來(lái)說(shuō)，針對(duì)干部人事檔案材料收集與歸檔工作的制度可包括檔案調(diào)用程序的相關(guān)制度、檔案信息完善或?yàn)g覽查閱時(shí)的程序制度等多個(gè)方面。只有具體的檔案信息管理實(shí)踐有了針對(duì)性的制度支撐，管理工作中可能出現(xiàn)的一些細(xì)節(jié)漏洞和問(wèn)題才能得到針對(duì)性的控制和解決。

（三）利用信息技術(shù)實(shí)施管理

信息化管理模式的引入應(yīng)用，不僅體現(xiàn)了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息技術(shù)與各行業(yè)的融合，也是實(shí)現(xiàn)制度建設(shè)質(zhì)量提升的有效途徑。尤其是對(duì)復(fù)雜度高、專業(yè)要求高的干部人事檔案資料的采集和歸檔管理，信息系統(tǒng)和管理思想的引入應(yīng)用更有利于保障干部人事檔案管理質(zhì)量，使這部分支持發(fā)展整體單位，并從根本上保障和優(yōu)化建設(shè)骨干的信息資源。信息化管理系統(tǒng)的引入和應(yīng)用，不僅體現(xiàn)了現(xiàn)代干部人事檔案管理和收集的先進(jìn)性，而且管理模式本身在效率和質(zhì)量上也將達(dá)到更高的水平。因此，在制度建設(shè)中，還要配合這種現(xiàn)代管理制度和管理模式，制定有針對(duì)性的管理制度，促使信息化的檔案管理和歸檔采集工作在執(zhí)行落實(shí)時(shí)也有相關(guān)的依據(jù)作為指導(dǎo)。具體來(lái)說(shuō)，在信息化背景下，檔案管理中的人員角色分配和權(quán)限分配是確保管理和歸檔工作順利開展的重要前提條件。制度建設(shè)的過(guò)程中，要結(jié)合不同人員的崗位特征和所承擔(dān)的檔案采集管理工作內(nèi)容，制定相應(yīng)的管理制度，確保在先進(jìn)的信息化管理體系指導(dǎo)下的檔案管理工作也有相應(yīng)的制度做支持。另外，制度的執(zhí)行和管理層級(jí)的劃分也可以基于信息化系統(tǒng)進(jìn)行共享和瀏覽，這也是確保制度在歸檔管理工作中能夠全方位發(fā)揮作用的一個(gè)重要方法。

（四）注重形成長(zhǎng)效管理機(jī)制

制度作為開展管理工作的重要依據(jù)，其本身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化。只有制度體系能夠結(jié)合工作單位的實(shí)際發(fā)揮出持續(xù)性的保障作用，才能夠在具體工作的開展中體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。因此，無(wú)論是檔案管理人員還是上級(jí)的制定人員，都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到制度體系的不斷完善是充分發(fā)揮出制度作用的重要前提條件，從而在制度執(zhí)行落實(shí)的過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，為制度的進(jìn)一步完善和優(yōu)化提供重要的依據(jù)。同時(shí)，制度體系的完善和優(yōu)化也包括一些創(chuàng)新的制度內(nèi)容和制度制定執(zhí)行思路的融入，只有結(jié)合本單位的工作實(shí)際以及現(xiàn)代化的檔案管理與檔案材料歸檔工作方法引入應(yīng)用先進(jìn)的落實(shí)方法和整體思路，才能確保制度在現(xiàn)代化的干部人事檔案材料收集歸檔工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。另外，不斷完善制度體系本身也是為單位的長(zhǎng)期發(fā)展建設(shè)提供重要?jiǎng)恿Φ谋Ｕ闲源胧?

五、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案材料的收集歸檔工作在專業(yè)性、針對(duì)性和系統(tǒng)性方面都提出了非常高的要求。干部人事檔案的收集歸檔工作也需要相應(yīng)的制度體系做支持。基于此，從制度體系本身的角度實(shí)現(xiàn)完善和優(yōu)化是從根本上提升檔案管理和收集工作有效性的科學(xué)方法。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)重視針對(duì)單位干部人事檔案材料的收集歸檔工作，提高工作開展的技術(shù)性、細(xì)節(jié)性，促使這項(xiàng)工作的開展能夠穩(wěn)定有序地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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作者：吳桂芬 單位：桂林師范高等?？茖W(xué)校