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摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)實(shí)施計(jì)劃生育政策以來，人口數(shù)量得到了明顯的控制，但計(jì)劃生育檔案管理和實(shí)際計(jì)劃生育工作之間仍存在諸多問題。信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的廣泛應(yīng)用，不僅減少了檔案管理工作人員的工作量和差錯(cuò)率，同樣極大提高了工作效率。本文主要是圍繞信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行論述，為提高我國(guó)檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；計(jì)劃生育；檔案管理；應(yīng)用效果

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域和專業(yè)中。計(jì)劃生育作為我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，系統(tǒng)化的計(jì)劃生育工作能有效解決我國(guó)人口眾多的問題，提高我國(guó)人民的整體生活水平和生活質(zhì)量，將先進(jìn)的信息技術(shù)手段應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理中，有效促進(jìn)我國(guó)計(jì)劃生育工作的順利實(shí)施。

一、計(jì)劃生育檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的重要性

1、提升計(jì)劃生育服務(wù)技術(shù)

檔案管理水平的高低是一個(gè)單位服務(wù)水平高低的真實(shí)體現(xiàn)，還能清楚的了解該單位發(fā)展的歷程。計(jì)劃生育管理部門通過信息技術(shù)形式來管理檔案，是按照遵循政府服務(wù)部門發(fā)展要求的，按照法律制定管理工作的依據(jù)，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化是十分必要的。例如：以信息化管理檔案能清楚的知道計(jì)劃生育服務(wù)地和義務(wù)去計(jì)劃生育手術(shù)的數(shù)量及基本情況，成為檔案考核管理人員的重要依據(jù)。

2、切合檔案信息化要求

在新的檔案管理方式下，傳統(tǒng)檔案管理逐漸顯現(xiàn)出其不足，如：檔案以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，極易在儲(chǔ)存過程中造成腐蝕、遺失。一旦發(fā)生上述情況，就會(huì)導(dǎo)致檔案遺失，檔案管理工作也會(huì)因此而打亂，提倡檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和信息化，獎(jiǎng)信息技術(shù)與檔案信息化相融合，能促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理工作的高效率、便利性，同時(shí)為檔案管理員提供便利，實(shí)行更加優(yōu)化的服務(wù)。

二、信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用分析

1、規(guī)范管理檔案管理機(jī)制

將信息技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理中，為保證數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)在一個(gè)安全的環(huán)境內(nèi)運(yùn)行，需要制定相關(guān)規(guī)定，明確相關(guān)責(zé)任，建立起規(guī)范化管理體制。計(jì)劃生育檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)管理辦法，建立健全計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范、流程，按照嚴(yán)格的管理步驟，細(xì)化信息管理技術(shù)。加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃生育檔案的傳輸，在傳輸過程中加強(qiáng)安全管理，保持檔案管理的完整性。檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)保持高度的責(zé)任意識(shí)，保證檔案管理的安全性與完整性。以信息化為手段，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編目與檢索、統(tǒng)計(jì)以及保管等環(huán)節(jié)時(shí)均需統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化的管理能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的建立和網(wǎng)絡(luò)資源共享。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人才是做好一切工作的保障，為促進(jìn)信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理工作中的應(yīng)用，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，首先，要讓檔案管理人員從根本意識(shí)上對(duì)檔案管理工作起到重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與計(jì)劃生育部門的密切聯(lián)系，準(zhǔn)確、詳細(xì)的資料記錄與廣大計(jì)生家庭息息相關(guān)，從根本上提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，才能更加有效的開展檔案管理工作。其次，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，檔案的登記、立卷、歸檔等都需要在計(jì)算機(jī)中呈現(xiàn)，這就需要檔案管理人員具備交稿的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，只有這樣才能保障檔案管理工作的進(jìn)一步開展。除上述措施外，計(jì)劃生育檔案管理人員還應(yīng)具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，在實(shí)際工作中培養(yǎng)創(chuàng)新能力，對(duì)于工作中存在的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維模式，以新的方法和觀念，積極探索。

3、統(tǒng)一檔案管理設(shè)備

信息技術(shù)的應(yīng)用是將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，使不易保存的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢猿浞掷玫碾娮訖n案資源，這就需要統(tǒng)一的管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。讓計(jì)劃生育檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，在檔案管理工作中利用信息技術(shù)，通過快速減速、編目、自動(dòng)存儲(chǔ)等功能，快速查找到需要檔案信息，完善信息檔案管理設(shè)備這一硬件條件，是實(shí)現(xiàn)自助化的前提。隨著我國(guó)新生人口的增加，人口總量不斷變化，城鎮(zhèn)化的快速發(fā)展，人口流動(dòng)性增強(qiáng)，計(jì)劃生育檔案的數(shù)量也隨之增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，既難以保存，所用紙張對(duì)環(huán)境造成了極大的破壞，檔案管理機(jī)構(gòu)面臨著巨大的存儲(chǔ)壓力，利用光盤和磁盤儲(chǔ)存能有效緩解存儲(chǔ)壓力，同時(shí)也減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率。在對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，還應(yīng)保證數(shù)據(jù)的安全性，確保系統(tǒng)的安全性，防治不法分子鉆漏洞盜取信息資料。將信息技術(shù)應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理中，能促進(jìn)信息的高速傳遞，以創(chuàng)新的服務(wù)方式，充分實(shí)現(xiàn)信息的共享與交流。計(jì)劃生育檔案管理應(yīng)不斷適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，以規(guī)范化、科學(xué)性、高效的信息管理方式實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享。

4、注重資源共享

在計(jì)劃生育檔案管理中利用信息技術(shù)，電子檔的來源是十分重要的，與原有傳統(tǒng)記錄方式相比，電子檔案需要通過正式檔案來源的真實(shí)性，來證明電子檔案的真實(shí)性，從電子檔案的最初形成到歸檔，需要經(jīng)過一系列的過程，包括電子檔的內(nèi)容、框架等信息進(jìn)行全面收集，最終形成資源共享。在生成電子檔案的過程中，應(yīng)保持軟件格式的一致性，當(dāng)前我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理中，很難實(shí)現(xiàn)一體化工作模式，材料遞送、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化均由不同人員完成，不同階段經(jīng)受的人不同，電子檔案一旦發(fā)生格式變化，則會(huì)給后期工作帶來較大影響。結(jié)語檔案管理時(shí)一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，將信息技術(shù)應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理之中，是計(jì)劃生育檔案管理適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路。在實(shí)際檔案管理工作中，管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思路和工作方法，正確面對(duì)當(dāng)前計(jì)劃生育管理中存在的問題，針對(duì)問題制定有效解決對(duì)策，促進(jìn)我國(guó)計(jì)劃生育工作向前推進(jìn)。

作者:崔慧 單位:遼寧省朝陽市人口和計(jì)劃生育服務(wù)中心

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