導(dǎo)語：院校檔案信息化管理問題與對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：發(fā)展快速并且得到廣泛應(yīng)用的現(xiàn)代管理學(xué)知識、計(jì)算機(jī)軟硬件、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得我國進(jìn)入了迅速發(fā)展的信息化階段，不斷地發(fā)展檔案事業(yè)與信息社會，因此在現(xiàn)代檔案管理的框架中，最重要的就是信息化檔案。本文主要以高職院校檔案信息化管理為研究對象，首先闡述高職院校強(qiáng)化管理信息化檔案的重要性，進(jìn)而找出存在于管理信息化檔案過程中的問題，最后針對這些問題提出相對應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；高職院校；管理

一、引言

在高職院校發(fā)展過程中，管理檔案工作起著至關(guān)重要的作用。檔案不僅能夠真實(shí)地反映出高職院校的發(fā)展過程，而且能夠?qū)Ω呗氃盒５墓芾硭?、人才培養(yǎng)水平、教學(xué)質(zhì)量以及教學(xué)教育的目標(biāo)進(jìn)行衡量。在當(dāng)今時代，信息技術(shù)幾乎無處不在，并且逐步呈現(xiàn)出其優(yōu)勢，即快捷、便利、高效。所以，在當(dāng)前信息化社會的形勢中，信息化的發(fā)展要求高職院校不得不采用信息化的方式去管理檔案。高職院校在檔案管理這項(xiàng)工作中，應(yīng)當(dāng)朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的方向去管理檔案，這樣才能與時代的發(fā)展相適應(yīng)。

二、加強(qiáng)高職院校檔案信息化管理的必要性

（一）促進(jìn)高職院校檔案制度的改革高職院校在管理檔案的過程中，引進(jìn)信息化的管理方式，一方面可以讓高職院校中的有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)在第一時間內(nèi)直接地了解自身學(xué)校的情況，將有效的信息提供給學(xué)校的相關(guān)職能部門，加強(qiáng)信息傳遞的有效性。另一方面可以讓有關(guān)人員和部門共享信息，使高職院校利用檔案的整體效率得到明顯地提高，是促進(jìn)高職院校改革檔案管理制度的必然要求。

（二）實(shí)現(xiàn)高職院校辦公自動化

在信息化環(huán)境中，不斷發(fā)展的電子技術(shù)，使得改革辦公電子化沸沸揚(yáng)揚(yáng)，也因此產(chǎn)生了電子檔案，同時也實(shí)質(zhì)性地轉(zhuǎn)變了檔案管理的模式。簡單地來說，電子檔案管理是運(yùn)用計(jì)算機(jī)去處理有關(guān)檔案的信息，其特征是能夠簡便地進(jìn)行傳輸，能夠得到廣泛地運(yùn)用，而且速度驚人，具有很大的容量，可以系統(tǒng)、正確、迅速地將檔案信息提供出來，尤其是在研發(fā)了計(jì)算機(jī)滾利檔案軟件之后，現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)所產(chǎn)生的功能相當(dāng)重要，并被普遍運(yùn)用在不同層次的管理檔案的系統(tǒng)中。因此，在當(dāng)前發(fā)展快速的電子技術(shù)的影響下，電子檔案管理模式要求高職院校實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。

（三）提升高職院校檔案工作效率

高職院校在管理檔案的過程中，引進(jìn)信息化的管理方式，可以大幅度地減少管理人員的工作量，讓他們有更多的精力和時間對先進(jìn)的檔案實(shí)踐方式、管理理論進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而在實(shí)際的操作中，使他們的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)得到進(jìn)一步提高。以往管理檔案的傳統(tǒng)工作模式過度依賴人工，不僅大量耗費(fèi)工作人員的精力和體能，而且檔案管理的工作效率相對低下，而信息化檔案管理模式能夠很好地改善傳統(tǒng)模式在工作效率方面的不足。

三、高職院校檔案信息化管理存在的問題

（一）建設(shè)檔案信息化管理的觀念落后

在高職院校中有相當(dāng)一部分主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有引起足夠重視，因此存在專門負(fù)責(zé)管理檔案的人員采用相對落后的傳統(tǒng)管理方式，缺乏完善的管理檔案的制度以及缺少足夠的人力等問題。沒有充分開發(fā)信息化檔案的軟件，使得當(dāng)前不得不使用單一的軟件去管理檔案。在使用有限軟件的時候，軟件的出售商家?guī)缀鯚o法做到及時更新升級和有關(guān)的售后維護(hù)等服務(wù)，進(jìn)而阻礙了建設(shè)信息化檔案的發(fā)展。另一方面，為了實(shí)施國家出臺的擴(kuò)招政策，高職院校的招生規(guī)模越來越大，膨脹過快的師資隊(duì)伍，逐步增加了管理檔案的任務(wù)。但是實(shí)際中的檔案管理由相關(guān)部門的人員負(fù)責(zé)，沒有將檔案庫房專門地建立起來，也沒有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)管理檔案，年初未布置好檔案工作，年中的時候未進(jìn)行檢查，年底未進(jìn)行總結(jié)，等到要檢查、考核或者評估的時候才會臨時進(jìn)行整理，表現(xiàn)得很混亂，過于被動的檔案管理工作，其應(yīng)有的作用也就無法發(fā)揮出來。

（二）檔案信息化管理設(shè)施相對缺乏

在高職院校中，合并大中專院校或者中專升格而形成的占據(jù)了較多的數(shù)量，這些學(xué)?；旧鲜褂玫亩际且恍┖喡㈥惻f的基礎(chǔ)設(shè)施，除了教學(xué)，其它部門常常無法分配到資金，使得信息化檔案管理的發(fā)展受到了阻礙。在軟件條件上，由于只能使用較落后的軟件去管理檔案，使得在實(shí)際的工作中無法產(chǎn)生較高的效率，信息化的檔案管理的優(yōu)勢也就無法良好地呈現(xiàn)出來；在硬件條件上，有相當(dāng)一部分的高職院校在管理檔案中，使用配置較落后的設(shè)備設(shè)施，因此只能進(jìn)行常規(guī)的檔案管理。在高職院校建設(shè)信息化檔案管理的過程中，造成最大影響的因素就是落后的軟硬件條件以及缺乏足夠的投入資金。

（三）檔案管理人員信息化水平有待提高

在管理檔案的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理做法仍然存在，并且部分管理人員在思想上對檔案的利用不夠重視，反而過度注重保管，純粹的保管與合理的管理其實(shí)是兩個不同的概念，然而許多檔案管理人員并沒有這方面的認(rèn)識。此外，在管理檔案的人員當(dāng)中，年齡相對年輕的人員對于信息化管理接受能力較強(qiáng)，而一些較大年齡、更新知識層次過慢的人員則比較排斥信息化的管理方式，不肯對其傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，盡管他們工作經(jīng)驗(yàn)豐富，或者是具備了某個高級的專項(xiàng)技能職稱，然而卻無法高效地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一直沉浸在相對落后的觀念當(dāng)中，缺乏經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的觀念，不想做出任何改變，這些內(nèi)在的因素對高校建設(shè)信息化的檔案產(chǎn)生了阻礙。當(dāng)前，在高職院校管理檔案的人員中，很少有專門學(xué)計(jì)算機(jī)與檔案學(xué)的，沒有培訓(xùn)過專業(yè)化的檔案管理，缺少專業(yè)的管理檔案的知識，因此信息化的檔案管理也就受到了制約。

四、高職院校檔案信息化管理的解決對策

（一）提升檔案管理人員的理念與認(rèn)知

為了能夠使管理信息化檔案的要求得到滿足，高職院校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化培訓(xùn)負(fù)責(zé)管理檔案人員的信息化水平和業(yè)務(wù)知識，使他們的工作效率得到提升，讓他們更加積極地投入到工作中去。對當(dāng)前的服務(wù)理念進(jìn)行改變，在工作策略上采用主動獲取的方式，在第一時間內(nèi)歸檔富含價值的檔案信息。一方面，意識到管理檔案工作的重要性，是作為一名檔案管理員必須要具備的。要樹立管理現(xiàn)代化的意識，將管理檔案工作的目標(biāo)確定為創(chuàng)新與知識，服務(wù)不可以被動，忽略使用而注重儲存。另一方面，在建設(shè)院校的過程中，作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)，一定要對管理檔案的意義、作用、地位以及價值進(jìn)行高度認(rèn)知，正確的定位管理檔案的工作，實(shí)質(zhì)性地促進(jìn)建設(shè)信息化的檔案。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了能夠使信息化的檔案管理的要求得到滿足，高職院校要把先進(jìn)的管理軟件、技術(shù)、設(shè)備引入進(jìn)來，很多技術(shù)內(nèi)容如系統(tǒng)資源管理、數(shù)據(jù)管理、服務(wù)器管理等，會被牽涉在網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的信息系統(tǒng)中，也就是說在軟件購買的同時，與之相配套的服務(wù)設(shè)備也是一定要購買的。因此，應(yīng)當(dāng)提高管理檔案所需要的軟件和硬件，例如在要求計(jì)算機(jī)設(shè)備、庫房的功能、面積和結(jié)構(gòu)方面都越來越高，倘若缺乏足夠的財(cái)力，檔案工作的功能要發(fā)揮出來是十分困難的，甚至還有可能無法達(dá)標(biāo)。所以，在資金方面，高職院校要采用不同的方式進(jìn)行籌集，在建設(shè)信息化的檔案管理過程中，給予足夠的專項(xiàng)資金支持，保障順利地建設(shè)信息化、現(xiàn)代化的檔案。

（三）提高檔案管理人員的信息化水平

當(dāng)前，在高職院校的文件中，有相當(dāng)一部分已經(jīng)使用的是電子文件，同時也進(jìn)一步提升了管理檔案的要求。不夠準(zhǔn)確、靈活的傳統(tǒng)的管理檔案的模式，無法較高程度地共享信息，而且在查詢時需要消耗較多的人力和時間，與管理檔案工作的需求得不到滿足。所以，采用數(shù)字化的方式去處理檔案信息，是檔案部門應(yīng)當(dāng)做到的。檢索的時候運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠使管理檔案的正確性與速度得到明顯地提升，進(jìn)而可以便捷、簡單地進(jìn)行查詢。進(jìn)一步加深程度的信息化，使得高職院校在管理檔案上所采用的傳統(tǒng)方式，已經(jīng)無法與高校發(fā)展快速的任務(wù)和形勢相適應(yīng)。所以改變傳統(tǒng)的手工管理，采用現(xiàn)代化的檔案管理模式，是當(dāng)前高職院校必須要實(shí)現(xiàn)的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其服務(wù)的質(zhì)量與工作效率都得到提升。有效結(jié)合學(xué)校的中心工作和重要的檔案工作，致力服務(wù)于科研和教學(xué)，朝著更高的水平、層次、臺階方向去管理檔案工作，使高效、優(yōu)質(zhì)、多元化、社會化的管理方式和手段得以真正地實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)語

當(dāng)前，在高職院校發(fā)展過程中，檔案管理是一項(xiàng)不容忽視的重要工作，在很大程度上影響了其今后的發(fā)展。在建設(shè)檔案信息化管理工作的時候，要有效銜接國際和社會，對管理人員的綜合素質(zhì)以及信息化水平進(jìn)行全面提高，在進(jìn)一步探索與努力的基礎(chǔ)上，使建設(shè)信息化的檔案管理發(fā)展得更廣、更深、更有效。

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作者:田姝 單位:江蘇開放大學(xué)