導(dǎo)語：我國高校檔案信息化建設(shè)論文9篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇：高校教學檔案信息化建設(shè)探討

一、高校教學檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性

國家檔案局2002年了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，提出“本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)?！鄙綎|省檔案局2014年印發(fā)的《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》測評中，對示范單位的信息化建設(shè)標準占到了15%。近年來，電子檔案大量增多，同時由于干部學歷認證、身份認定、學生出國留學、士兵提干等原因，教學檔案的利用頻率和數(shù)量急劇上升。以濰坊學院檔案館教學類檔案查詢利用情況（見表1）為例，2015年教學類檔案查詢利用數(shù)量比2013年增加了90.2%；教學類檔案查詢利用數(shù)量在查借閱總數(shù)中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基礎(chǔ)上的傳統(tǒng)型檔案管理模式，不僅增加了檔案的磨損，而且效率低下。據(jù)統(tǒng)計，傳統(tǒng)檔案管理模式下，查詢、利用檔案的效率僅為信息化后的30%。原有的以紙質(zhì)檔案為主的狀況越來越不適應(yīng)檔案保管、利用的需求，教學檔案信息化建設(shè)勢在必行。

二、高校教學檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

繼2002年國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》之后，教育部、檔案局2008聯(lián)合年《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案信息化工作逐步開展，檔案數(shù)字化工作有了較快發(fā)展，但在教學檔案信息化開展過程中依然存在許多亟待解決的問題。

1.教學檔案信息化建設(shè)缺乏資金投入

基于教育部現(xiàn)行的評估理念：“對國家負責，為學校服務(wù)”和“以學校為主體，以學生發(fā)展為本位”《教育部關(guān)于開展普通高等學校本科教學工作審核評估的通知》（教高【2013】10號），使得高校將辦學經(jīng)費更多的傾斜到到教學、科研、大學生創(chuàng)業(yè)就業(yè)等工作中，更為關(guān)注教學設(shè)備、教學質(zhì)量等方面。高校對檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，在高校年度工作規(guī)劃中將檔案工作排在最后。高校過快擴張，基建建設(shè)、設(shè)備購置、科研投入已經(jīng)讓學校的財務(wù)狀況捉襟見肘；檔案工作信息化工作從前期建設(shè)到后期維護，都需要大量的資金投入，如此大量的資金投入讓學校財務(wù)無法負擔。對排在學校工作末位的檔案工作而言，高校在財力、物力投入上只能維持基本的日常業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)。

2.教學檔案信息化建設(shè)標準不規(guī)范

《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中對于檔案信息化法制建設(shè)提出了具體要求：“集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。要優(yōu)先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準，加快建立健全檔案信息化標準實施機制?！蹦壳埃咝＝虒W檔案信息化建設(shè)已普遍開展，但是檔案信息化法規(guī)、標準建設(shè)一直滯后于檔案信息化建設(shè)的整體水平，包括檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件歸檔與管理規(guī)范、電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件儲存機制、檔案數(shù)字化標準、依據(jù)、數(shù)據(jù)的儲存、管理方式、檔案信息安全在內(nèi)的規(guī)范多次調(diào)整，沒有統(tǒng)一標準制的現(xiàn)狀制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.教學檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才的匱乏

教學檔案的特殊性，使得從事教學檔案收集整理的人員除具備專業(yè)的檔案知識外，還要熟悉學校教學工作。高校在選配教學檔案管理人員時：專職檔案員年齡偏大，女性偏多；兼職人員多由新進教師、行政人員擔任，更換頻繁。高校檔案信息化建設(shè)的從業(yè)人員則需要相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識等相關(guān)技能。從事檔案工作為教輔崗位，職務(wù)職稱晉升時不具備競爭力，對專業(yè)人才缺乏吸引力度，從而導(dǎo)致具有相應(yīng)計算機知識的人員不愿從事繁瑣的檔案工作，更傾向于教學一線或者從事科學研究。高校形成了教學檔案業(yè)務(wù)人員缺乏相關(guān)的計算機技術(shù)，具有計算機知識人員不愿從事教學檔案工作的不利局面。由于信息化建設(shè)專業(yè)人員的匱乏，檔案信息化建設(shè)同時要熟悉計算機的軟件升級、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)資源開發(fā)等后期檔案信息資源維護工作無法開展。

4.教學檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡

高校教學檔案信息化建設(shè)受到高校的整體發(fā)展水平的不均衡性的影響，包括學校經(jīng)費投入、整體科研水平等因素，導(dǎo)致高校教學檔案信息化建設(shè)標準不一、形式各樣。在檔案數(shù)字化處理階段也表現(xiàn)各一，據(jù)山東檔案局統(tǒng)計的情況：約有30%的高校檔案館只對館藏的特殊檔案進行數(shù)字化處理，如山東大學檔案館的《山東大學報》；剩余的高校只對館藏極少數(shù)檔案進行了數(shù)字化處理。整體科研水平高的高校自行研發(fā)檔案綜合管理系統(tǒng)，如南京大學研發(fā)使用了南大之星檔案管理系統(tǒng)；多數(shù)高校則購買檔案綜合管理系統(tǒng)。在檔案信息的利用方面差距也比較明顯：檔案綜合管理系統(tǒng)可以同學校其他辦公系統(tǒng)對接使用，如山東大學檔案館通過檔案綜合管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對學生學籍信息、考試成績等內(nèi)容的直接提取、使用；而有部分高校檔案綜合管理系統(tǒng)使用還在停留在單機版階段。

三、高校教學檔案信息化建設(shè)對策

1.加大教學檔案信息化建設(shè)資金投入

學校要按照《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的要求，切實增強檔案意識，高度重視學校檔案工作，將檔案信息化納入“數(shù)字校園”建設(shè)的總體格局，根據(jù)高校實際制定檔案信息化發(fā)展方案。按照檔案信息化發(fā)展要求，保證信息化建設(shè)所需資金。不僅僅保證信息化建設(shè)必須的計算機、掃描儀、移動存儲器材等硬件設(shè)施配備，還要在軟件更新、系統(tǒng)維護、使用利用等軟件設(shè)施上加大資金投入力度。

2.加速教學檔案信息化標準體系建設(shè)

盡快研究制定并出臺一批急需的檔案信息化法規(guī)、標準。這些法規(guī)、標準要涵蓋包括檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件歸檔、檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息利用、檔案信息安全在內(nèi)的教學檔案信息化建設(shè)的各個方面。

3.加快教學檔案數(shù)字化進程

高校應(yīng)對現(xiàn)有的館藏檔案資源進行系統(tǒng)的登記統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，結(jié)合學校檔案工作實際制定檔案數(shù)字化方案，分門別類的進行數(shù)字化工作。對新生成的教學檔案：將檔案綜合管理系統(tǒng)與學校OA辦公系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，使得各教學管理和職能部門形成的教學檔案形成數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)上輸入、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上利用。對原有老舊教學檔案根據(jù)不同全宗、保管期限、保存狀況、使用頻率等因素綜合制定數(shù)字化規(guī)劃，安排專人、專項資金逐步進行數(shù)字化處理。數(shù)字化同時進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證數(shù)字化的實用性。

4.加強檔案人才隊伍選配和培養(yǎng)

一是合理選配檔案人員隊伍。檔案工作人才選配時除了考慮政治覺悟、責任心、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的因素，還要考慮檔案組成人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和開拓意識，必要時和可以引進計算機專業(yè)人才。二是加強對檔案人員繼續(xù)教育。為檔案人員提供在職學習機會，有計劃的組織檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)知識、理論知識和計算機應(yīng)用技術(shù)的培訓學習。三是切實提高檔案人員的待遇和地位。使用合理的工作機制吸引和激勵檔案工作人員，在職務(wù)晉升和職稱評價時充分考慮在職檔案人員的工作性質(zhì)和工作能力，激發(fā)其工作熱情。

作者:任志強 單位:濰坊學院

第二篇：高校檔案信息化建設(shè)探討

教育部和國家檔案局在2008年出臺了《高等學校檔案管理辦法》,文件指出高校檔案管理應(yīng)當“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”,檔案收集范圍囊括了黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等十一個門類的文件資料。這說明國家重視高校的檔案管理工作,對檔案信息化提出了高水平的要求。高校檔案信息化工作需要高校檔案管理工作者高度重視,同時也是一項函待解決的問題。

一、高校檔案信息化的含義及檔案信息化建設(shè)的意義

1.高校檔案信息化

根據(jù)相關(guān)部門的要求,以計算機、網(wǎng)絡(luò)作為信息技術(shù)的載體,對高校檔案進行收集、整理、保管、開發(fā)和利用的管理過程就是高校檔案信息化。也就是說在高校檔案的管理工作中,將紙質(zhì)文件采用信息化手段進行處理,同時保存紙質(zhì)文件和電子文件,同時,對檔案文件資源進行深度開發(fā),為準確管理檔案和高效利用檔案奠定基礎(chǔ)。2.高校檔案信息化建設(shè)的意義高校檔案的信息化建設(shè)是高校檔案管理工作的重大創(chuàng)新和變革,有助于檔案管理、信息挖掘和深度利用。高校檔案信息化建設(shè)具有重要意義。第一,滿足高校檔案保藏量大且增加速度快的現(xiàn)實需要。第二,提升了高校檔案管理水平和利用效率,為高?？?4NO.214研、教學等工作更好的服務(wù)。第三,有利于保護檔案安全和系統(tǒng)完整。第四,減少了檔案存儲空間和管理成本。紙質(zhì)檔案文件會占用較大的存儲空間。檔案信息化減少了人力成本和紙張的浪費。

二、影響高校檔案信息化建設(shè)的主要影響因素

1.檔案管理理念落后

高校的檔案管理工作者的檔案管理的理念還沒有轉(zhuǎn)變過來,仍停留在“重藏輕用”,不重視檔案資源的深度開發(fā)和應(yīng)用服務(wù)。檔案管理者仍和以前一樣,檔案文件材料收集的主動性不夠,導(dǎo)致部分重要的文件材料沒有收集成功。

2.信息技術(shù)水平不夠

信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中涉及到檔案資源建設(shè)、檔案管理、檔案資源服務(wù)三個方面。檔案資源的建設(shè)是檔案信息化工作的第一步。檔案資源包括檔案原文、目錄和編研信息等。檔案原文信心是通過掃描等手段將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子版的文件材料、照片、視頻等儲存在磁盤等介質(zhì)中。檔案目錄是由檔案管理者人工制作得到。編研是指檔案資源的深度挖掘和開發(fā),將各種信息進行整合。檔案管理是對檔案資源進行管理,比如統(tǒng)計、鑒定、存儲、備份、訪問與控制等。當檔案管理系統(tǒng)要升級時,檔案資源失真、丟失的風險較大。檔案管理中,應(yīng)當對相關(guān)人員進行完成權(quán)限分析管理的關(guān)注,對下載的文獻進行文化處理。檔案資源服務(wù)是通過一種傳遞方式,如互聯(lián)網(wǎng),將檔案信息資料提供給使用者使用,并通過信息技術(shù)手段提供給用戶查詢、使用。檔案管理者可以在檔案管理的基礎(chǔ)上,為檔案使用者提供網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)、下載服務(wù)、網(wǎng)上瀏覽等檔案管理服務(wù)。

3.檔案信息化建設(shè)投人資金不足、設(shè)備利用率低

檔案信息化建設(shè)需要較為先進的設(shè)備來完成,如掃描設(shè)備。高校對檔案管理部門的資金投人不足,不能開發(fā)或者采購適合的先進的檔案信息處理系統(tǒng)。部分高校,連檔案管理部門連計算機都不多。也有部分高校,購人了較先進的設(shè)備,但是不重視使用,嚴重浪費了設(shè)備。

4.檔案信息化建設(shè)人才隊伍不足

由于領(lǐng)導(dǎo)的檔案信息化建設(shè)意識不足,因此對檔案信息化建設(shè)的人才隊伍建設(shè)不重視,導(dǎo)致人才缺乏。合理的檔案信息化建設(shè)隊伍應(yīng)當包括專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才、法律人才等。檔案信息是經(jīng)過檔案管理者通過智力勞動加工形成的,需要具備較強的專業(yè)知識和文字功底。

三、高校檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

檔案管理工作者應(yīng)當重視檔案信息化建設(shè)工作,將以前的“重藏輕用”的觀念轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)觀念。將以前人工檢索等較落后的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽啃畔⒒夹g(shù),在互聯(lián)網(wǎng)上進行檔案資源檢索等服務(wù)。

2.提升信息化技術(shù)水平

在檔案信息化技術(shù)方面,應(yīng)當建立統(tǒng)一的管理平臺,平臺由網(wǎng)絡(luò)、計算機、掃描儀等設(shè)備構(gòu)成。管理平臺的核心是檔案管理軟件的開發(fā)和運用。檔案管理軟件應(yīng)當具有以下特點:(1)分級授權(quán)。檔案的保密工作可以通過分級授權(quán)實現(xiàn),不同級別的人可以獲得相應(yīng)的信息。(2)明確標準。數(shù)字化的檔案的采集、整理、歸類、編目需要統(tǒng)一標準,這樣具有可移植性。原始檔案應(yīng)當與數(shù)字化的檔案的目錄一一對應(yīng)。(3)數(shù)據(jù)傳輸安全性好,無安全漏洞。

3.加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

檔案管理人員應(yīng)當具備良好的檔案管理知識和業(yè)務(wù)能力,同時還應(yīng)掌握與檔案管理相關(guān)的知識,比如基本的計算機知識、寫作知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建等知識。學校應(yīng)當制定合理的考核激勵制度,激發(fā)工作人員的工作熱情,給予其晉升機會,提高其工作效率。同時,應(yīng)當定期組織學習檔案信息化建設(shè)相關(guān)的知識,提升專業(yè)技能。同時,選聘具備信息技術(shù)的人才。通過以上措施,可以構(gòu)建一支合理的、工作素質(zhì)高的人才隊伍。

四、結(jié)語

高校檔案信息化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢,這會提高高校檔案的管理水平。影響檔案信息化建設(shè)的因素包括技術(shù)因素和非技術(shù)因素。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、信息技術(shù)水平提高、專業(yè)人才隊伍建設(shè)幾個方面人手,推動檔案信息化的實現(xiàn)。

作者:徐躍紅 單位:武漢科技大學

第三篇：高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)意義

高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)是國家不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，信息化建設(shè)也是適應(yīng)國家發(fā)展趨勢。但是在高校財務(wù)管理中存在有管理人員綜合素質(zhì)水平限制，管理機構(gòu)不完善等客觀因素的原因?qū)е赂咝Ｘ攧?wù)檔案在建設(shè)信息化過程中遇到各種阻礙。下面針對高校財務(wù)檔案實行信息化建設(shè)的意義和其問題產(chǎn)生的原因分析，探索如何建設(shè)信息化的措施。

一、高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的意義探索

高等學校是我國人才培養(yǎng)和輸出的重要場所，隨著國家政治經(jīng)濟體制改革，信息化建設(shè)不斷深入和發(fā)展，高校中的信息化建設(shè)也要適應(yīng)社會發(fā)展的步伐不斷發(fā)展創(chuàng)新。根據(jù)國家頒布發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中的規(guī)定明確指出了要將檔案信息化建設(shè)作為一項戰(zhàn)略性任務(wù)。目前我國高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)雖然較以前有所進展但是仍然達不到國家的規(guī)定要求。高校財務(wù)檔案管理是高校信息化建設(shè)中的重要組成部分，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在高校檔案管理中出現(xiàn)電子化信息檔案管理，高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)對于整個高校信息化建設(shè)有舉足輕重的作用，在高校財務(wù)檔案管理中實行信息化建設(shè)也是適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求。高校財務(wù)的檔案管理是學校在各項財務(wù)上的支出和收入的信息，具有保存價值。雖然信息化建設(shè)在高校財務(wù)檔案管理中具有重要作用并也在不斷的完善信息化建設(shè)，但是由于信息化建設(shè)中需要管理者不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和一些管理方式的優(yōu)化，因此在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題。目前面臨在信息化建設(shè)過程中遇到的一些問題，我們應(yīng)該加強組織領(lǐng)導(dǎo)、整理和采集并且提高檔案的使用效率，建立健全財務(wù)檔案的信息化建設(shè)。

二、高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

(一)對高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

高校財務(wù)檔案的信息化建設(shè)是基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)的基礎(chǔ)之上，需要具有創(chuàng)新思維和掌握新技術(shù)管理人員進行操作，但是受到長久舊觀念影響，部分高校的管理人員在思想上沒有真正認識到財務(wù)檔案管理進行信息化建設(shè)的重要性。管理者對信息化建設(shè)的意識不強勢必會導(dǎo)致在建設(shè)過程中進程過慢，例如資金、設(shè)備、人才等方面的支持力度不夠。管理者對信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)和組織能力不加強不能將信息化建設(shè)放在工作革新的首位在一定程度上會削弱人們進行改革的積極性，減慢信息化建設(shè)的進程。

(二)高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)沒有規(guī)范的標準

高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的概念早在十幾年前就已經(jīng)被提出，但經(jīng)過這么多年的發(fā)展信息化建設(shè)雖然有一定的進展但沒有很大的突破，究其原因還是因為管理者根深蒂固的傳統(tǒng)思想，對新鮮事物接受能力不高導(dǎo)致在執(zhí)行過程中不順利。在對高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)中提出的一些標準沒有一個規(guī)范制度限制，人們在進行信息化建設(shè)管理中沒有與高校財務(wù)檔案管理工作中的一些實踐工作相聯(lián)系導(dǎo)致理論與實踐的脫節(jié)。由于我國高校財務(wù)在檔案信息化建設(shè)中都是從頭開始，沒有成功案例和經(jīng)驗可以值得借鑒，因此在信息化建設(shè)中沒有標準的范例可遵循使得管理人員在改革過程中困難重重，這在一定程度上也限制了信息化建設(shè)的步伐。

(三)高校財務(wù)檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的相關(guān)知識

高校經(jīng)過多年的發(fā)展加上國家人們的整體素質(zhì)的提升，高校中的工作人員整體素質(zhì)較之前都有很大的提升，無論是從學歷還是職稱上都基本符合目前的崗位要求。但是由于受到傳統(tǒng)工作理念的影響，高校財務(wù)管理人員對于工作的側(cè)重點不一樣，大多只是按照工作慣例重視財會理論與實踐的學習，加上高校目前對于財務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)還沒有引起足夠的重視導(dǎo)致管理人員的一些思想觀念不能得到及時的轉(zhuǎn)變?nèi)匀煌Ａ粼谝酝鶎τ诠ぷ鞯恼J知程度上，對于信息化建設(shè)的工作也是簡單化、隨意化和粗放化。學校對于高校財務(wù)檔案的信息化管理和建設(shè)的認知程度不夠?qū)е略谌瞬诺呐囵B(yǎng)和選擇上存在限制，沒有能夠熟悉財務(wù)和檔案，又能將紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息化處理的復(fù)合型人才。

(四)高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)中沒有明確的目標

高校財務(wù)檔案的信息化建設(shè)看似很簡單但是其中檔案資料的管理是涉及到高校的各個部門之間的工作配合的。但是檔案管理在高校中一直沒有得到足夠的重視導(dǎo)致高校中的領(lǐng)導(dǎo)層沒有直接對檔案管理進行領(lǐng)導(dǎo)，各部門的領(lǐng)導(dǎo)人員沒有盡到自己的領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)，在工作上出現(xiàn)責權(quán)分不清的現(xiàn)象。學校領(lǐng)導(dǎo)對高校財務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)沒有確定明確的目標使得在建設(shè)工作中沒有目標可循，工作進程受阻，重視程度不夠。

三、構(gòu)建高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的策略

(一)建立健全高校財務(wù)檔案信息化管理制度

規(guī)章制度的建立是為了規(guī)范行為，所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，因此建立健全高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)的管理制度是完善信息化建設(shè)的前提和保障。財務(wù)檔案的信息化建設(shè)不僅是高校財務(wù)部門的事情，其他部門也涉及在內(nèi)，需要在工作上給予支持，各個部門積極參與到制度建設(shè)中，結(jié)合實際情況，從實踐出發(fā)，制定一套行之有效的管理制度。

(二)切實完善現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)主要是借助了現(xiàn)代先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息化技術(shù)是借助一些設(shè)備進行依托的，因此基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)在信息化管理中有著很重要的地位和作用。本文中所說的基礎(chǔ)設(shè)施包括有計算機、服務(wù)器、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等各種硬件和軟件設(shè)備。檔案信息化建設(shè)是借助這些設(shè)備進行，操作人員通過借助硬件和軟件設(shè)備的操作對檔案進行信息化處理。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中應(yīng)該在硬件和軟件設(shè)備中找到平衡點，對于軟件系統(tǒng)應(yīng)該做到力求完美，這樣才便于操作人員在硬件設(shè)備上信息化處理檔案資料。完善信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施才能保障檔案的信息化建設(shè)穩(wěn)定、高效的進行。

(三)進一步做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)

檔案網(wǎng)站的建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要一步，對檔案網(wǎng)站建設(shè)時需要注意幾點：一是服務(wù)功能的完善，二是宣傳功能的體現(xiàn)，三是交流功能的加強。做好這三個功能，健全檔案網(wǎng)站的建設(shè)有利于提高檔案信息化建設(shè)的工作水平和管理能力。

(四)加強高校財務(wù)檔案管理的輔助

決策系統(tǒng)的建設(shè)隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理中對于信息化的要求也越來越高，在管理方式上也有更新的提高，單純依靠傳統(tǒng)的單一管理方式不僅效率較低也不適應(yīng)發(fā)展中的檔案管理制度，為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理水平的需要必須建立一個較為完善的高智能化的輔助決策系統(tǒng)，保障高校繁重的檔案管理工作。(五)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平隨著信息化建設(shè)的不斷完善，管理人員自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力也要適應(yīng)變革中的信息化建設(shè)步伐。加強對管理人員的再教育，在工作中對其進行培訓，注重培養(yǎng)人員專業(yè)性的知識和操作技能，以便更好的進行工作操作做好技術(shù)支持。

四、總結(jié)

高校財務(wù)檔案建設(shè)的目的在于保存信息，做好財務(wù)方面的進出有據(jù)可循，加強高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)是借助現(xiàn)展的先進技術(shù)將檔案管理方式更加信息化、科學化，優(yōu)化管理方式。本文通過高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)必須實行的現(xiàn)實問題并探索在實行過程中所遇到的一系列問題并進行解決，希望能夠引起高校的普遍重視，加強信息化建設(shè)進程。

作者:晏燦業(yè) 單位:新疆師范大學計財處

第四篇：高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)研究

一、檔案信息化工作的內(nèi)涵

“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機構(gòu)通過統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運用到實踐活動中去，對不同種類的檔案資源進行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應(yīng)用等全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化?！?/p>

二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義

從我國當前高校畢業(yè)生檔案管理的實際情況來看，進行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進行這一項目的建設(shè)滿足了時展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時展的需求，實現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠為高?？蒲?、教學、社會管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會?！案咝．厴I(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實可靠，對社會、企業(yè)的經(jīng)濟價值更大，進行信息化建設(shè)，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務(wù)，實現(xiàn)高校檔案資源社會共享?！?/p>

三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認識。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實際生活中，工作管理人員對高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。

（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國目前針對檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。

（三）硬件投入不足，管理方法不科學。存儲畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際的工作中，一些專門負責高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴重的不良影響。（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。

四、人力資源部門對高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇

（一）重視對高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓等需求隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因為某些原因出現(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標準整理裝訂?！?/p>

（二）加強對高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。

（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫。“高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變?！薄叭瞬沤涣魇聵I(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。

五、結(jié)語

為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的高校畢業(yè)生檔案管理機制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對學校、社會經(jīng)濟建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學合理有效的應(yīng)對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。

作者:畢見品 單位:威海市人力資源公共服務(wù)中心

第五篇：高校檔案信息化建設(shè)研究

當前，隨著信息科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)對人們生活和生產(chǎn)的影響越來越大，并逐漸成為人們生產(chǎn)和生活的重要手段。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和逐漸普及，信息技術(shù)在檔案管理工作中的運用越來越多，在很大程度上推動著我國檔案管理工作的發(fā)展。對于廣大高等教育院校而言，檔案管理工作水平的高低對高校文化水平的建設(shè)具有直接的影響，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及則為高校檔案信息化建設(shè)提供了堅定的支撐。文檔一體化管理的實施，不但能夠有效推動高校檔案信息建設(shè)，而且也能在一定程度上提升檔案管理的功效性。

一、高校檔案信息化建設(shè)概述

高校檔案信息化是指在檔案管理、檔案資源開發(fā)和整合中通過信息技術(shù)的有效運用，把現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理工作進行有機結(jié)合，提升高等教育院校檔案管理工作的成效性，推動信息化文檔管理發(fā)展的一種檔案管理方式。這對于信息利用的有效性和公平性具有非?，F(xiàn)實的作用。就當前來講，檔案信息化建設(shè)包括兩個階段：一是電子檔案管理階段，二是計算機檔案管理階段。

二、文檔一體化管理的實施對檔案信息建設(shè)的作用

（一）可以提升高校檔案管理的有效性。高等教育院校的檔案樣式不一、多種多樣，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進行檔案管理很難達到預(yù)期的效果，也很難滿足社會發(fā)展的實際需要，而文檔一體化管理模式的實施則可以通過信息技術(shù)的運用進行檔案和文件管理，能在很大程度上實現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升，進而提升檔案管理工作的有效性。

（二）社會發(fā)展的客觀要求。隨著高等教育院校的持續(xù)擴招，高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多，畢業(yè)生面臨的就業(yè)壓力越來越大，文檔一體化管理的推行可在管理平臺上進行學生檔案信息推送，社會用人企業(yè)可以對學生的成長信息、學習成績、獎懲情況進行隨時隨地的查詢，進而對學生形成更為詳細、更為全面的認識，適當?shù)剡M行就業(yè)擇取。同時，檔案一體化的實施，使得信息全方位的共享成為了可能，學生可以通過信息平臺的利用獲取各項學習資源，進而為他們的學習提供方便。

三、實施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）完善檔案管理規(guī)范。用文檔一體化管理促進高校檔案信息化建設(shè)需要以一定的財力、人力和物力投入作為支撐，特別是需要投入很大精力進行系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，這就需要高校檔案管理機構(gòu)強化管理力度，構(gòu)建和健全檔案管理規(guī)范，為規(guī)范化的檔案信息管理提供必要的保障。同時，在辦公用品的采購問題上，需要嚴格遵守各項規(guī)定，對文件信息實行科學的分類。同時，要定期對高校檔案信息管理工作人員進行培訓和培養(yǎng)，讓他們對檔案管理工作形成更加全面、深刻的認知，全面掌握各項檔案管理工作技能，提升工作的積極性和自主性，確保檔案管理工作朝著正確的方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)。檔案與文檔密切相關(guān)，二者之間存在著息息相關(guān)的聯(lián)系性，從本質(zhì)上來講，檔案與文檔的主體和內(nèi)容并沒有特別大的差別，僅僅是在時間和范圍上存在著一定的區(qū)別。為了文檔一體化管理的實現(xiàn)，高等教育院校需要在自身內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，讓組織管理充分發(fā)揮優(yōu)勢，對各種檔案管理工作實行全面的考察與監(jiān)督，并對各個職能部門的工作職責進行明確的劃分，讓他們能夠各司其職、各安其政，切實提升高校檔案信息化建設(shè)工作的有效性。

（三）系統(tǒng)性的規(guī)劃檔案管理軟件。當前，很多高等教育院校有自己的檔案管理軟件，但是，軟件的種類各式各樣，與其他部門的軟件或多或少地存在一定的不兼容現(xiàn)象，十分不利于檔案作用的發(fā)揮。因此，必須對高校檔案管理軟件進行系統(tǒng)性地規(guī)劃，全面樹立整體性的管理理念。實用性強、智能程度高的檔案管理軟件，可以在內(nèi)部使檔案與文件進行便捷的調(diào)用和傳輸，這同樣也是檔案一體化實施的基本前提。同時，還要根據(jù)高校的實際情況和自身內(nèi)部機構(gòu)的實際工作職責制定不同的、相互包容的保管期限與保管方式，統(tǒng)一著錄和標引。

（四）提升檔案管理工作人員的安全意識。病毒入侵、黑客攻擊、信息泄密和丟失等問題在文檔的使用過程中是現(xiàn)實存在的，對于檔案管理的工作人員而言，必須具備較強的責任意識和安全意識，在檔案信息管理中及時進行文件信息分級，合理的進行文檔加密，對于那些比較重要的、保密要求較高的文檔，需要在專用的儲存器中進行儲存，對于文檔歸檔載體要進行合理安全處理，避免擦傷、劃傷問題的出現(xiàn)。此外，為確保檔案的完整性，在儲存初期盡量采用紙質(zhì)文件與電子文檔相結(jié)合的方式進行儲存，在能確保電子文檔無誤后銷毀紙質(zhì)文件。四、結(jié)語總之，檔案信息是高校的重要信息資源。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難滿足社會發(fā)展的需要，檔案一體化管理模式的實施勢在必行。檔案一體化管理模式的推行不但可以大幅提升檔案的利用效率，讓檔案充分發(fā)揮自身作用，而且還可以在一定程度上促進高校文件建設(shè)工作的開展，降低管理成本，讓檔案管理工作更加規(guī)范化。

作者:朱麗娟 單位:山東省濟寧市第一中學

第六篇：云計算技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，各種信息資源和數(shù)據(jù)已經(jīng)充斥到人們?nèi)粘９ぷ魃畹姆椒矫婷?，人類已?jīng)進入到大數(shù)據(jù)時代，大量數(shù)據(jù)的存儲、傳輸和使用均離不開云計算技術(shù)，隨著這幾年云計算技術(shù)的日漸成熟和迅猛發(fā)展使其在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。在信息時代背景下，許多高校的檔案部門都在致力于檔案信息化的建設(shè)工作。針對目前高校檔案信息化主要是通過錄入、圖像、掃描、數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等手段，將檔案資料轉(zhuǎn)換成計算機數(shù)字識別形式，形成與紙質(zhì)檔案原件存貯信息一致的數(shù)字化檔案信息集合這一過程，考慮到云計算技術(shù)的眾多優(yōu)勢和特點，我們考慮將云計算技術(shù)引入高校檔案信息化建設(shè)工作中，期望對高校的檔案信息化工作起到一定的推動作用。

一、云計算在高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)用中的優(yōu)勢分析

云計算到底是什么？根據(jù)美國國家標準與技術(shù)研究院（NIST）定義：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問，進入可配置的計算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，存儲，應(yīng)用軟件，服務(wù)），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務(wù)供應(yīng)商進行很少的交互。根據(jù)定義可以云計算具有較高的可靠性、虛擬性、可擴展性、廉價性等特點，因此，將云計算應(yīng)用于高校檔案信息化建設(shè)中又會有哪些優(yōu)勢呢？第一，云計算的虛擬化存儲功能可有效解決高校檔案信息化過程中產(chǎn)生的各類數(shù)字檔案、電子檔案的存儲問題。隨著高校的發(fā)展和檔案信息化的不斷推進，各類數(shù)字化檔案的數(shù)量也在飛速增多，更多的存儲空間將是高校檔案管理者亟待解決的問題。而云計算平臺的核心內(nèi)容是由成千上萬的服務(wù)器和計算機組成的集群，將為我們提供無可估量的數(shù)據(jù)存儲空間。第二，降低了高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)成本，節(jié)省了人力、財力、物力。一直以來，許多高校的檔案經(jīng)費投入嚴重不足，特別是在目前檔案信息化的要求下，高校檔案部門心有余而力不足，巧婦難為無米之炊，在這樣的情況下，引入云計算，只需要投入一些必要的終端設(shè)備和接入設(shè)備，并不需要太高的配置，無需購置服務(wù)器，所有的數(shù)據(jù)的處理及存儲都是由云端來提供，因此會使高校在檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的節(jié)省一大筆錢。對于軟件系統(tǒng)的日常維護與管理，也是由云服務(wù)商直接在云終端進行，這樣既提高了維護效率，又節(jié)約了維護成本。除此以外，在使用過程中操作簡單，不像其他的檔案管理軟件系統(tǒng)那樣需要系統(tǒng)培訓，因此減輕了高校檔案管理者的負擔，不用花費更多的時間和經(jīng)歷去熟悉相關(guān)操作。第三，通過云計算技術(shù)可實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而促進高校檔案信息化建設(shè)中的數(shù)字化檔案利用環(huán)節(jié)，提高了高校檔案的利用效率。建設(shè)云計算平臺，可以將分散在高校各個部門、角落的檔案信息資源有機的整合與聯(lián)系起來。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、虛擬化技術(shù)可以輕松檔案信息實現(xiàn)在學校范圍內(nèi)的相互傳輸與轉(zhuǎn)換，有利于檔案管理者進一步開發(fā)出更多的檔案信息資源。利用云計算技術(shù)，可以將各類如文字、圖片、視頻、聲音等不同形式的檔案資源加以快速整合分類，從而加快高校檔案信息化進程。云計算使高校檔案信息有范圍的共享變成現(xiàn)實，將最大化的為學校師生、部門、及企事業(yè)單位、個人提供更加快捷便利的檔案信息查詢服務(wù)。第四，云計算的可靠性給高校檔案信息化建設(shè)提供了有力保障。眾所周知，檔案信息的安全保密一直是檔案管理者們非常重視的問題之一，特別是在檔案信息化過程中，大量數(shù)字化的檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)存儲在服務(wù)器中，會存在中毒、惡意攻擊、數(shù)據(jù)丟失等各種安全威脅。云計算技術(shù)將數(shù)據(jù)資源存儲在云端，無論是日常維護還是軟件更新、都是集中統(tǒng)一在云端進行，這樣可有效防止病毒入侵，抵御外部攻擊。

二、云計算在檔案信息化建設(shè)中的問題

云計算技術(shù)雖然被應(yīng)用到了多個領(lǐng)域，并不是所有人都了解云計算，云計算也會為檔案信息化的發(fā)展帶來意想不到的后果，在使用和推廣過程中都可能會存在這樣或那樣的問題。畢竟事物都有兩面性，有利的一面會促進事物的發(fā)展進步，有害的一面同樣會制約事物的發(fā)展。

1.檔案信息資源的安全保密問題。高校檔案資源中有些涉及到很多科研、行政等需要保密或者僅供校內(nèi)使用的檔案資料，云平臺的建立，使得檔案資源在很大范圍和程度上得以共享，有可能會造成檔案秘密的泄露或者個人隱私的泄露，從而造成學校和個人的損失。無節(jié)制的檔案資源共享，會造成十分嚴重的后果，畢竟檔案不同于其它信息資源。因此需要云服務(wù)商要對用戶有明確具體的權(quán)限劃分，對資源庫的整合方式也要做到更加精確的劃分，這對于云商來說有著很大的難度，因為高校檔案信息資源不僅面向著校內(nèi)，還為校外及社會服務(wù)。

2.云計算應(yīng)用于檔案信息化領(lǐng)域還處于理論研究階段，沒有多少成功的案例。畢竟云計算技術(shù)的推廣和應(yīng)用也就是近幾年的事情，許多人還沒有接觸到它，市面上可供我們借鑒的優(yōu)秀應(yīng)用案例少之又少，大家都處于摸索和探討階段，具體應(yīng)用到實踐中的也是寥寥無幾。

3.高校檔案工作者不熟悉云計算技術(shù)，思想觀念上不太接受。大多數(shù)高校檔案工作者都不是科班學計算機與網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的，他們大多文科出身，根本不了解云計算到底是什么？思想上不接受，也就無從談起利用云計算技術(shù)來加強檔案信息化工作。因此要為普及云計算的相關(guān)知識，讓大家意識到云計算的優(yōu)勢和作用也是一項艱巨的任務(wù)。4.目前還沒有一個完善的“云”體系。所以首先要針對高校的檔案工作的特點，建立完善相應(yīng)的行業(yè)制度和標準，一個行業(yè)沒有完善的標準和健全的制度，就沒辦法經(jīng)受住時代的考驗。其次要完善最基本的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒有軟硬件作支撐，云計算就僅僅只是一個概念。最后要有第三方監(jiān)管機制，從而保云計算檔案服務(wù)應(yīng)用平臺的可靠性、安全性、保密性、穩(wěn)定性。

三、結(jié)語

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的今天，云計算的出現(xiàn)使數(shù)據(jù)資源得到了最大化的共享與傳輸，徹底改變了傳統(tǒng)的資源存儲、處理及共享模式，打破了信息孤島的現(xiàn)象。形成了一個集信息資源收集、管理、使用、服務(wù)等一系列的體系。云計算的出現(xiàn)給各個行業(yè)領(lǐng)域都帶來了新的活力，開辟了新的道路。在高校檔案信息化建設(shè)中，無論是對檔案的收集整理、處理存儲、還是信息時代的個性化服務(wù)，都起著很重要創(chuàng)新意義。盡管在現(xiàn)階段還存在著各種各樣的困難和問題，但筆者相信在不遠的將來，云計算將會為高校檔案信息化建中廣泛應(yīng)用，這對促進高校的發(fā)展也具有著十分深遠的作用。

作者:楊思煒 單位:陜西中醫(yī)藥大學

第七篇：高校會計檔案信息化管理探究

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一項基礎(chǔ)性工作，借助檔案，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。高校的會計檔案管理具有一定現(xiàn)實性要求，在高校高速發(fā)展的背景下，各類會計檔案資料增多，只有做好檔案管理，才能使檔案作用最大化，進而使高校建設(shè)和管理達到高標準和高水平。高校檔案管理的信息化和數(shù)字化是提升管理水平的關(guān)鍵舉措和必要措施。信息化檔案管理符合當前檔案管理工作需要，信息化應(yīng)用能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量。在內(nèi)控背景下高校會計檔案信息化管理的研究具有積極的現(xiàn)實意義與價值。

一、高校會計檔案管理現(xiàn)狀

高校會計檔案是直接反映高校運行狀況的載體，是高校實現(xiàn)規(guī)范化管理和強化內(nèi)部控制的關(guān)鍵依據(jù)和重要支撐。隨著高校信息化和數(shù)字化建設(shè)工作推進，科研、教學管理呈現(xiàn)出創(chuàng)新優(yōu)化的發(fā)展跡象。傳統(tǒng)固化的會計檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當前信息化校園建設(shè)的實際要求，不符合學校發(fā)展的現(xiàn)實情況。

（一）高校對會計檔案管理缺乏足夠關(guān)注與重視

部分高校的會計檔案管理工作不論是管理的規(guī)范性和流程的科學性，還是制度體系的完善性都不盡理想。在實際的會計檔案管理工作中，存在檔案無專人保管、無專用檔案室等情況，在實際檔案使用中則出現(xiàn)了檔案查詢規(guī)范性不強，查詢效率低等情況。個別財務(wù)人員存在粗心大意，認為將會計檔案裝訂成冊、固定擺放好后就完事大吉。對于科學管理和規(guī)范管理缺乏足夠重視，而學校財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)和處室負責人對會計檔案也是重使用，輕管理，進而導(dǎo)致高校會計檔案管理工作停滯不前。

（二）檔案管理手段落后，創(chuàng)新性不強

高校會計業(yè)務(wù)的總量隨著高校的建設(shè)和發(fā)展日益增加，會計檔案記載著高校投資建設(shè)和日常運行管理的收支情況，屬于非常重要的一類原始檔案。而相應(yīng)的檔案管理手段落后，管理措施創(chuàng)新性不強，導(dǎo)致會計檔案管理處于低效狀態(tài)，部分高校保存保管的會計檔案局限于紙質(zhì)會計憑證和賬簿、資料等，與會計核算相關(guān)的部分電子文檔資料保存不到位，繼而限制了會計檔案管理工作的持續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化，使會計檔案管理失去實效性。

（三）會計檔案開發(fā)利用不足

高校在會計檔案資源的利用和有效開發(fā)方面，更多側(cè)重于財務(wù)報告編制和財務(wù)事項分析上，而使用的主要財務(wù)信息和數(shù)據(jù)都是沒有經(jīng)過規(guī)范整理的數(shù)據(jù)。相應(yīng)的財務(wù)報表、分析報告、記賬憑證和原始票據(jù)憑證等只是簡單地進行了分類管理，而缺乏有效配置，限制了會計檔案的深度開發(fā)，不利于高校在后期投資建設(shè)和內(nèi)部控制方面取得突破，會計檔案開發(fā)利用的深度和廣度不足。

（四）會計人員素質(zhì)能力不足

高校的信息化和數(shù)字化建設(shè)使高校整體運行效率得到明顯提升。在數(shù)字化發(fā)展大環(huán)境下，高校各部門人員都要樹立正確的發(fā)展意識，不斷強化個人素質(zhì)與能力，進而滿足于發(fā)展需要。但就實際情況來看，部分高校在人才培養(yǎng)和人才引進方面存在不足之處，會計人員素質(zhì)能力達不到實際要求，對于會計檔案的科學管理和深度開發(fā)利用造成影響。

二、高校會計檔案管理信息化的必要性

高校會計檔案的信息化管理符合當前高校發(fā)展的必然需要，有助于高校的規(guī)范化建設(shè)和制度化建設(shè)。高校開展信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)會計檔案管理的長效化和常態(tài)化，使會計檔案管理能夠取得新的突破，進而更好地滿足高校發(fā)展的實際需要，同時有助于進一步落實內(nèi)控管理機制和措施，提升高校管理規(guī)范水平。

（一）有助于提升會計管理效能

高校財務(wù)檔案管理工作任務(wù)重，相關(guān)的管理事項多，運用信息化技術(shù)能夠全面提升會計檔案管理的整體水平和效率，進而滿足實際的會計管理工作需要。會計管理效能的提升需要技術(shù)和制度手段作為依托，信息化可以使會計管理的覆蓋面得到擴大，進而使會計管理達到一個更高水平。會計電算化、會計在線審核、監(jiān)督等職能的實現(xiàn)，都依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺，通過信息技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用，使會計管理不斷取得創(chuàng)新突破。

（二）有利于落實內(nèi)控措施

實時在線的財務(wù)管理能夠使高校內(nèi)控措施得到具體體現(xiàn)，更好地滿足高校發(fā)展過程中的內(nèi)控工作需求。結(jié)合高校的工作實際，通過信息化和數(shù)據(jù)化管理能夠有效分析高校財務(wù)管理的工作事項，通過事項的細化研究，能夠形成必要的管理體系和管理框架，使財務(wù)管理工作的規(guī)范性得到保障。在線運行使校內(nèi)審計部門能夠第一時間對違規(guī)財務(wù)問題進行預(yù)警，進而及時修正錯誤，起到防患于未然的作用，構(gòu)建信息化監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，圍繞內(nèi)控管理需要實現(xiàn)信息化建設(shè)和改革，使內(nèi)控工作能充分結(jié)合信息、數(shù)字技術(shù)得到全面強化。

（三）有助于控制財務(wù)管理成本

高校進一步落實內(nèi)控背景下的會計管理信息化工作，有助于更好地控制財務(wù)管理成本。高校財務(wù)管理工作任務(wù)重，參與人員多，內(nèi)控水平高低直接影響著財務(wù)工作的規(guī)范性和實效性，信息化改造能夠使財務(wù)管理成本下降，有效控制高校內(nèi)部各項管理成本的支出，使高校管理工作能夠保持一個穩(wěn)定狀態(tài)，使管理的價值得到體現(xiàn)。控制財務(wù)運行管理成本符合當前節(jié)約辦校的精神要求，信息化技術(shù)引進和應(yīng)用一勞永逸，統(tǒng)一有效規(guī)劃，建立起成本優(yōu)化、效率強化的管理體系，突出管理常態(tài)，取得持續(xù)效果。

三、高校會計檔案信息化管理措施分析

加強內(nèi)部控制是提升高校運行管理規(guī)范性的關(guān)鍵之舉和重要措施之一。在內(nèi)控背景下高校會計檔案信息化管理面臨一系列問題，改變現(xiàn)階段高校會計檔案信息化存在的效率低、專業(yè)性差、管理措施單一等實際問題，需要各方加以努力，既要從制度機制約束方面采取措施，同時也要從檔案信息化管理技術(shù)方面取得突破，通過各方合力推動內(nèi)控背景下高校會計檔案信息化的健康開展。

（一）結(jié)合內(nèi)控要求落實會計檔案信息化管理

高校要結(jié)合學校實際情況，強化制度建設(shè)，逐步完善相應(yīng)的機制。在實際的會計檔案管理工作中要突出內(nèi)控要求的有效落實，圍繞嚴格管理和規(guī)范管理，開展會計檔案信息化管理工作。按照規(guī)范制度要求，實現(xiàn)會計檔案的定期收集和整理、歸檔，通過信息化改造，使會計檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)字化管理，提高會計檔案管理的實效性。隨著高校內(nèi)控要求的日益提升，會計檔案的查檔率和使用率日益提升，信息化后的會計檔案更利于相關(guān)部門進行檔案的查詢和核對，有利于對財務(wù)程序和會計制度落實情況進行監(jiān)管，使高校會計管理工作能夠保持常態(tài)和長效。

（二）打造信息化平臺推行在線管理等管理新措施

高校的數(shù)字化建設(shè)，使數(shù)字校園普及率達到一個新的高度。在互聯(lián)網(wǎng)時代，高校內(nèi)控工作面臨新的問題，如果內(nèi)控工作不能延伸到信息化平臺之上，那么內(nèi)控價值與作用就無從談起。高校要加快打造信息化平臺，推動財務(wù)管理的信息化建設(shè)工作，通過打造符合高校實際特點的信息化平臺，使會計檔案在線管理等新的管理措施得到運用。在信息化平臺當中加設(shè)會計檔案管理模塊，提升會計檔案查詢調(diào)取速度，同時留存管理痕跡和管理軌跡，通過信息化建設(shè)和數(shù)字化運行保障會計檔案的實效性，使會計檔案管理工作取得持續(xù)突破。

（三）加強數(shù)字化工作落實會計檔案管理責任

內(nèi)控管理從本質(zhì)來講就是責任化管理和職責化管理，高校會計檔案管理的內(nèi)控基本要求在于崗位責任明確、管理流程規(guī)范。在數(shù)字化應(yīng)用大趨勢下，大量數(shù)字化會計檔案涌現(xiàn)，使會計檔案管理流程出現(xiàn)變化，急需加以優(yōu)化和調(diào)整。會計人員的崗位職責中應(yīng)加入相應(yīng)內(nèi)容，將紙質(zhì)會計檔案電子化和數(shù)字化作為基本職責之一，強化其崗位技能，使會計人員能夠在電子記賬過程中，進行原始憑證的復(fù)制和掃描，使紙質(zhì)憑證成為電子化數(shù)據(jù)，同時要設(shè)置相應(yīng)的數(shù)字化會計檔案編目，逐漸實現(xiàn)紙質(zhì)會計檔案和電子版檔案的同步收集整理。四、結(jié)束語加強高校會計檔案信息化建設(shè)符合當前高校發(fā)展的實際情況，與高校整體建設(shè)要求相吻合。在內(nèi)控環(huán)境下高校會計檔案信息化管理面臨一系列新問題，有效實現(xiàn)機制的構(gòu)建和信息化平臺的打造，逐步強化和落實數(shù)字化工作已經(jīng)成為會計檔案管理的關(guān)鍵舉措.

作者:歐博溫 單位:中國地質(zhì)大學

第八篇：高校后勤檔案信息化管理研究

一、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案管理工作新的特點

大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析應(yīng)用技術(shù)是對量級數(shù)據(jù)流進行集中的統(tǒng)計分析處理，特別是針對多元化的數(shù)據(jù)源，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來越多，通過清洗，整理，篩選轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。當數(shù)據(jù)流量達到規(guī)模，可以通過更多的數(shù)據(jù)達到更加真實、全面的反饋。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了檔案管理的傳統(tǒng)管理理念，同時也促進高校后勤工作者對信息數(shù)據(jù)資源的利用方式和加強后勤檔案管理信息化建設(shè)的認識觀念得以增強。對后勤檔案管理的數(shù)字技術(shù)手段應(yīng)用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推動信息化建設(shè)的過程中，高校后勤各個業(yè)務(wù)服務(wù)保障部門都開發(fā)了相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的終端數(shù)據(jù)量和類型發(fā)生了變化，也使得高校后勤檔案管理工作呈現(xiàn)了新的特點。

(一)形成電子檔案的數(shù)據(jù)量逐漸增大

高校后勤檔案由后勤保障部門在各項服務(wù)保障工作中的原始信息數(shù)據(jù)形成。后勤各個部門都依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如節(jié)能維修系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)等。按照大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的標準，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價值。目前，各類服務(wù)保障項目的增加、驗收流程的嚴謹，使得數(shù)據(jù)保存的作用和價值愈發(fā)凸顯，加強“痕跡管理”直接導(dǎo)致了巨大的數(shù)據(jù)量。不僅如此，電子檔案數(shù)據(jù)還包括文件本身的數(shù)字轉(zhuǎn)化，通過人工方式生成新的數(shù)據(jù)類型也成為主要的數(shù)據(jù)增長來源。

(二)后勤檔案數(shù)據(jù)類型多源異構(gòu)

高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財務(wù)管理、工程管理等多項服務(wù)保障項目，檔案數(shù)據(jù)囊括辦公文件、項目合同、宣傳資料等，各個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)檔案，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在、交叉聯(lián)系的現(xiàn)象，造成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的新特點。

(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用背景下，高校后勤各個部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不僅是是數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者，同時也是數(shù)據(jù)的利用者。在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及后勤制度建設(shè)、文化建設(shè)等方面的工作。后勤利用統(tǒng)計后的大數(shù)據(jù)進行分析學校師生對后勤服務(wù)保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升后勤服務(wù)保障工作的依據(jù);同時高校后勤的功能較傳統(tǒng)后勤有了更加豐富的內(nèi)容，后勤社會化程度不斷提高對后勤文化建設(shè)也提出了更高的要求，后勤內(nèi)涵建設(shè)、文化宣傳活動產(chǎn)生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。

(四)大數(shù)據(jù)分析提升后勤檔案利用價值

高校后勤檔案是后勤一線服務(wù)保障工作最直接、最真實的信息記錄，并且在推動后勤檔案信息化管理向大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用過渡的進程中，各個服務(wù)保障業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點數(shù)據(jù)均有其利用價值。因此，利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、工作過程產(chǎn)生的大量初級的、多樣的、碎片化的數(shù)據(jù)進行深入地分析挖掘，才能真正激發(fā)后勤檔案的寶貴利用價值。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案信息化管理面臨的問題

隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的應(yīng)用，特別是后勤社會化改革的需要，也對高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統(tǒng)方式影響和缺乏信息化技術(shù)應(yīng)用的限制，后勤檔案管理仍停留在對紙質(zhì)檔案的初級管理層次，尚存在以下幾個問題:

(一)后勤檔案管理方式傳統(tǒng)粗放，檔案信息決策功能受到限制

目前，后勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類數(shù)據(jù)進行深層次地統(tǒng)計、分析，忽視對各類分散信息的整理，缺乏對大數(shù)據(jù)環(huán)境下動態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結(jié)構(gòu)不合理，容易導(dǎo)致重要信息資料的價值被忽視，無法充分發(fā)揮后勤檔案在服務(wù)保障項目推進過程中的指導(dǎo)作用，制約了利用檔案中的信息資料開展推動服務(wù)保障工作的決策作用。

(二)檔案信息化管理機制建設(shè)不健全，缺乏制度依據(jù)

高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進行管理，缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一管理機制，后勤檔案管理的制度建設(shè)還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機制建設(shè)不完善，直接造成后勤各類檔案管理工作相對滯后，檔案的保管、保密等工作都沒有相關(guān)的制度參照執(zhí)行，容易造成資料流失，嚴重影響檔案應(yīng)用效率。

(三)后勤檔案信息管理風險增加，存在安全漏洞

信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風險，直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時由于管理人員信息化技術(shù)水平的限制，對信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。

(四)后勤信息檔案信息化技術(shù)應(yīng)用率低，容易形成“信息孤島”

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用背景下時代下，復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)類型和存儲格式使電子檔案文件的統(tǒng)一收集難度增加，同時對檔案利用的方式過于傳統(tǒng)，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“信息孤島”，難以發(fā)揮其真正的信息支持功能。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案信息化管理的工作思路

針對目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題，在大數(shù)據(jù)背景下，尚無法完全體現(xiàn)后勤檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過設(shè)計建設(shè)檔案信息化管理平臺，并推動應(yīng)用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析技術(shù)與檔案信息化管理工作相結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)字化管理方式，進一步推進高校后勤檔案信息化管理工作改革。

(一)樹立后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作理念，為數(shù)字化管理奠定管理基礎(chǔ)

要利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)充分實現(xiàn)高校后勤檔案利用價值，必須轉(zhuǎn)變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數(shù)字化管理是必要手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創(chuàng)新建立相應(yīng)的信息化管理機制，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化管理中的作用。

(二)建立高校后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作機制，確保管理工作規(guī)范、安全、高效

伴隨高校后勤大數(shù)據(jù)信息管理工作的推進，應(yīng)及時建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標準和管理責任，通過制度建設(shè)規(guī)范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時，明確細化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數(shù)據(jù)管理建設(shè)需求，確保后勤檔案數(shù)字化管理工作實現(xiàn)精細化、規(guī)范化。并通過制度規(guī)范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)高效利用。

(三)建立高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍，提高檔案數(shù)字化管理工作效率

目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內(nèi)部的非專業(yè)或兼職人員進行管理。這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，數(shù)字化、信息化管理技術(shù)的掌握和使用也受到學歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，要建立專業(yè)的檔案信息化管理隊伍。通過引進專業(yè)人員或加強本單位專業(yè)人才培養(yǎng)，培養(yǎng)和提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合管理水平。同時，還要全面加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，從安全意識、信息風險意識以及保密意識等，提高檔案管理工作人員的責任感，優(yōu)化管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，有效提高后勤檔案管理工作效率。

作者:呂麗華 于濤 單位:天津職業(yè)大學

第九篇：高校人事檔案信息化管理探究

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化時代的來臨使得許多原有發(fā)展思路不能滿足當前所需。高校人事檔案是高校重要的信息資源，在對其管理發(fā)展的過程中，也要打破傳統(tǒng)模式，在信息時代特有的背景環(huán)境中探索出更符合高校人事管理檔案規(guī)律的新方向，使高校人事管理檔案工作不斷進步。

一、信息化時代為高校人事檔案管理帶來機遇

(一)加速了高校人事制度改革步伐。當前，我國高校的用人制度逐漸從“終生制”向“聘用制”邁進，“鐵飯碗”的時代在高校用人歷史中終將退去。在這個轉(zhuǎn)變過程中，高校人事檔案管理部門會通過運用信息化工具，幫助其更快速地完成人才流動，保證高校在人事管理上的工作效率。具體來說，高校人事管理部門通過網(wǎng)絡(luò)等信息手段，能夠更方便地查詢到更多可用人才，在進行人才的篩選上更加快捷，然后從人才服務(wù)相關(guān)網(wǎng)站將人才信息下載保存，在人才使用過程中不斷將其信息通過網(wǎng)絡(luò)進行完善，在整個過程中，高校人事管理部門不僅能夠更有效率地完成任務(wù)，對于人才的監(jiān)管更加有保障，這種信息化管理無形中加速了高校人事制度改革步伐，推動了“聘用制”時代的來臨。

(二)提高了工作人員業(yè)務(wù)水平與工作效率。高校中傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要是進行實體檔案管理，工作人員要花費許多時間來將各類檔案分門別類整編，在檔案信息的檢索方面，工作人員需要將所需資料先通過分類目錄找到記錄，再根據(jù)記錄去檔案庫房內(nèi)找到其實體檔案，這一系列工作使得工作人員耗費的人力物力眾多，工作效率卻比較低。如果我們將信息化管理的思路與相關(guān)技術(shù)引進高校人事檔案管理工作中，那么工作人員的工作效率將大大提高。我們運用校園網(wǎng)將所有檔案通過網(wǎng)絡(luò)進行錄入，這一次的錄入可以反復(fù)進行資源共享，工作人員在進行各種查閱、完善工作時將不會耗費任何體力和腦力，在進行各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，利用網(wǎng)絡(luò)信息就可以迅速產(chǎn)生結(jié)果，無需人工操作，省時省力。除此之外，人事檔案信息化管理能夠幫助工作人員節(jié)省出更多的時間，利用這些時間可以去進行業(yè)務(wù)能力的提高和專業(yè)知識的再學習，信息化的技術(shù)和管理將工作人員解放出來，讓他們的能力得以進一步提高。

(三)便于紙質(zhì)檔案的維護。紙質(zhì)檔案具有易被破壞、不易保存的缺點，高校許多評議活動中需要對各種檔案反復(fù)拆裝、翻閱，所以，在人事檔案發(fā)展的過程中，怎樣能將這些寶貴信息資源更好地保護起來也是一個難點。信息化時代的來臨使得人與這些紙質(zhì)檔案的接觸變少了，通過無紙化操作能夠讓這些紙質(zhì)檔案更長久地得以保存。

二、當前高校人事檔案信息化管理存在的問題

我們看到，將高校人事檔案管理工作進行信息化管理具備多重優(yōu)勢，但根據(jù)目前各高校對于信息化管理人事檔案的現(xiàn)狀來看，仍存在一些問題。

(一)服務(wù)觀念的缺乏。對于一項新技術(shù)的引入，通常由于認識上的不足被首先否認。當前，我國各高校在利用信息化管理模式上仍不能打破傳統(tǒng)思維，高校人事檔案管理工作仍處在“輕利用，重保管”的舊有模式，而一些檔案管理工作人員對于怎樣能夠更好地提高工作效率服務(wù)大眾的意識較為缺乏，他們不能夠克服自身在檔案管理工作中的惰性，過分追求安逸，不符合信息化時代的服務(wù)要求。

(二)管理人員素質(zhì)有待提高。信息化時代下的各項管理工作，均需要對其技術(shù)有很高的駕馭能力。傳統(tǒng)高校人事管理工作者主要是依靠自身手工勞動對檔案進行管理，但在今天，信息化時代各項技術(shù)日新月異，檔案管理工作者不僅需要對固有知識的了解，對于各項新技術(shù)的快速掌握也是對其素質(zhì)的極大考驗，例如計算機網(wǎng)絡(luò)操作、自動化技術(shù)等，都需要在崗位上不斷學習，對于高校人事管理工作中所引進的先進設(shè)備和先進技術(shù)，當前許多管理人員不能夠很好地進行操作，阻礙了人事檔案信息化管理的推動進程。

(三)制度化管理的不足。高校人事檔案管理需要進行制度化的管理，而在信息時代條件下，我們尚未能很好地根據(jù)當前信息化管理的相關(guān)特性來完善更新相關(guān)制度，各項信息化操作仍處在不規(guī)范、不協(xié)調(diào)狀態(tài)，相關(guān)制度維持在原有的傳統(tǒng)模式下，不能夠更好地推動高校人事檔案管理信息化發(fā)展。

三、高校人事檔案信息化管理未來發(fā)展

信息化時代的來臨使得未來高校在進行人事檔案管理工作中采取信息化管理成為必然趨勢，面對這樣的趨勢，近些年高校在進行人事檔案管理工作時取得一定成效，但與理想狀態(tài)中的信息化管理仍存在不小差距。在未來的發(fā)展過程中，應(yīng)采取各種有效措施，幫助高校在進行人事檔案管理工作中不斷向信息化方向發(fā)展，使各種信息化技術(shù)、資源得以充分利用，這樣才能更好地為高校檔案管理工作服務(wù)。

(一)樹立正確的管理理念。當前信息時代下的信息交換、流通，已不是過去時代中的那么封閉保守，我們對于信息的流通應(yīng)抱有積極對待的理念。當今市場競爭激烈，誰能夠有效抓住可利用信息，成為一個企業(yè)或者個人成功的有利因素，所以，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，對信息管理樹立正確的態(tài)度。在當前社會中應(yīng)一分為二地看待人事檔案保密性強這個固有觀念，對于一些具有保密特性的信息當然繼續(xù)將其處在保密狀態(tài)，但是對于一些可以利用的信息資源就要主動開發(fā)利用，對這類信息的管理采取積極開放的理念。在當前，高校人才相互流動頻繁，固有的人事管理制度顯然不能滿足人才與用人單位的雙向需求。

(二)提高高校人事檔案管理規(guī)范標準。信息化時代中的各項操作需要具有嚴格的標準和嚴謹?shù)膽B(tài)度，所以在信息化管理的當前，需要不斷提高管理規(guī)范的標準。人事檔案規(guī)范化管理即根據(jù)人事、組織、勞動等部門的具體要求，系統(tǒng)、科學、動態(tài)地管理人事檔案，高校人事檔案管理同樣符合這樣的要求，我們不僅要在進行信息化管理過程中符合相關(guān)法律規(guī)定及標準，更要根據(jù)具體情況，在發(fā)展過程中提高人事檔案管理工作的標準。

(三)提高管理人員的綜合素質(zhì)。作為高校人事檔案信息化管理的操作者，工作人員的綜合素質(zhì)對于其建設(shè)具有舉足輕重的作用，在未來發(fā)展的目標就是要建成一支綜合素質(zhì)較高的專業(yè)團隊，為日后的更好工作打下堅實基礎(chǔ)。一是要對從事高校人事檔案管理工作的工作團隊進行專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的培訓，使其能夠不斷掌握最新的技術(shù)，并能很好地應(yīng)用于現(xiàn)實工作中。二是要提高其服務(wù)意識，讓他們在工作中更積極主動，更好地為學校人事工作開展服務(wù)。三是高校人事管理工作人員也要具備良好的思想道德水準。人事檔案管理是一項嚴肅的保密性工作，對其工作質(zhì)量有著很高的要求，因此，管理人員需要在崗位中自覺用道德行為規(guī)范約束自身行為，不斷提高自身思想道德水準。我國高校人事檔案管理工作正在向信息化邁進，但通過觀察不難發(fā)現(xiàn)，我們?nèi)蕴幱谳^為落后的階段，隨著科技的不斷發(fā)展，各種信息化手段終將代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，面對信息化時代來臨給高校人事檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)，我們有理由相信，只要不斷在實踐中探索，找到更符合我國高校人事檔案發(fā)展的規(guī)律，就必然會將該事業(yè)帶向新的發(fā)展境界，使高校在人事檔案管理中不斷提高效率，更好地推動高校人事檔案管理事業(yè)向前邁進。

作者:婁楠 單位:北華大學