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1檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性

1.1是順應(yīng)國(guó)際形勢(shì)和國(guó)家政策的必然之舉

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，國(guó)家逐步出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》《保密條例》《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子檔案管理辦法》和《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，這一系列舉措說(shuō)明了信息化建設(shè)已成為國(guó)家工作、國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中不可或缺的必要步驟。

1.2是檔案?jìng)鹘y(tǒng)式管理的發(fā)展趨勢(shì)

中國(guó)最早的檔案工作可能要追溯到原始社會(huì)的結(jié)繩記事，甲骨文、金文、竹簡(jiǎn)、羊皮卷、帛書等都是曾經(jīng)檔案的記錄載體，發(fā)展到以紙張作為檔案的主要載體后，檔案管理逐漸制度化、系統(tǒng)化，但傳統(tǒng)式管理有自身難以克服的缺點(diǎn)。一是由于檔案需長(zhǎng)期保存，紙張極易受潮、蟲蛀及火災(zāi)等災(zāi)害的毀壞。二是需要投入大量的保管經(jīng)費(fèi)，檔案被反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，導(dǎo)致檔案工作人員為無(wú)備份而每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。三是檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理特點(diǎn)決定了檔案的交互性弱，不利于不同部門、不同地方和不同級(jí)別單位的使用。

2現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研發(fā)展中檔案信息化建設(shè)的作用

2.1優(yōu)化保存

中國(guó)是一個(gè)農(nóng)業(yè)大國(guó)，科學(xué)技術(shù)在農(nóng)業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可估量的作用。農(nóng)業(yè)科研檔案主要是農(nóng)業(yè)科技工作者在科研活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，其主要包括課題從立項(xiàng)、申報(bào)、總結(jié)、成果鑒定等一系列過(guò)程中形成的各種檔案材料，如科研檔案課題立項(xiàng)的申請(qǐng)書、合同書、實(shí)驗(yàn)調(diào)查記錄、科研過(guò)程中的照片以及科研人員在該項(xiàng)研究中撰寫的論文等，既是生產(chǎn)資料，也是體現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的載體。檔案信息化建設(shè)以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，利用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層級(jí)的加工，加強(qiáng)了對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的保存優(yōu)化率，是第二次農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新，既擴(kuò)大了檔案保存的范圍，又加深了檔案管理的深度，有利于各種檔案長(zhǎng)期有序的保存。

2.2發(fā)展農(nóng)業(yè)技術(shù)

農(nóng)業(yè)在過(guò)去幾千年作為主要產(chǎn)業(yè)，現(xiàn)在被稱為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的第一產(chǎn)業(yè)經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展。如何有效傳承農(nóng)業(yè)技術(shù)？除了身傳言教，我國(guó)還出現(xiàn)了農(nóng)業(yè)著作和一些有關(guān)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的記錄，如北魏時(shí)期賈思勰的《齊民要術(shù)》、明朝徐光啟的《農(nóng)政全書》，而沈括在《夢(mèng)溪筆談》中創(chuàng)造的十二氣歷對(duì)農(nóng)業(yè)影響頗深。言傳身教和過(guò)去的農(nóng)業(yè)書籍具有很大的局限性，極易失傳，印刷技術(shù)的落后和文言文的使用極大地限制了農(nóng)業(yè)技術(shù)的推廣和傳承。20世紀(jì)的第三次科技革命以計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用為標(biāo)志，檔案信息化管理也被國(guó)內(nèi)外應(yīng)用于農(nóng)業(yè)。檔案信息化、電子化的特點(diǎn)是易傳送、易分享、易再次加工，這使得先進(jìn)的技術(shù)、理論、手段管理模式和經(jīng)營(yíng)方式能被更多人和更多地方學(xué)習(xí)、使用，進(jìn)而有益補(bǔ)充，更帶動(dòng)農(nóng)業(yè)科學(xué)向縱深發(fā)展。

2.3經(jīng)濟(jì)效益

1節(jié)約了檔案管理成本。農(nóng)業(yè)科研檔案管理作為一門系統(tǒng)而專業(yè)的工作，既有農(nóng)業(yè)科研工作的特性，又有科研檔案管理的普遍性。傳統(tǒng)式的檔案管理需要長(zhǎng)期耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，與之相比較，有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，檔案信息化管理一旦建成就能減少投入，節(jié)約資源。2創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。科技是促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的巨大助力，農(nóng)業(yè)科研檔案是系統(tǒng)的科學(xué)技術(shù)的載體，蘊(yùn)含著巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。從最近幾十年檔案信息化管理發(fā)展歷程中我們可以得出這樣的結(jié)論：檔案信息化管理當(dāng)然也包括農(nóng)業(yè)科研行業(yè)可以創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對(duì)信息、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和人之間流動(dòng)的良性管理可以帶動(dòng)廣告收入、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)收入和農(nóng)業(yè)增收等方面的提高。如果忽視了檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，那無(wú)疑在很大程度上否定了檔案信息化的重要性和發(fā)展趨勢(shì)。

3在農(nóng)業(yè)發(fā)展中的現(xiàn)狀和困境

3.1農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理軟件缺乏統(tǒng)一性

我國(guó)農(nóng)業(yè)科研單位的信息化管理發(fā)展水平不一致，不僅表現(xiàn)在技術(shù)水平，也表現(xiàn)在硬件和軟件方面缺乏統(tǒng)一性。使用的電腦系統(tǒng)不兼容，運(yùn)行的軟件各自不能互用，全國(guó)又沒(méi)有共用一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，這些技術(shù)問(wèn)題制約了檔案信息化、電子化的進(jìn)程，不利于工作人員利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。3.2制約檔案信息化建設(shè)水平和進(jìn)程的起因由于我國(guó)事業(yè)單位的招聘機(jī)制分為管理崗位和專業(yè)技術(shù)崗位，使得各個(gè)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)出現(xiàn)了一個(gè)怪圈，懂技術(shù)的不懂檔案信息化管理，精于檔案管理的又不熟悉農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域。一些單位在發(fā)展檔案信息化過(guò)程中沒(méi)有配備具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的人員，“抓壯丁”轉(zhuǎn)去負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理和農(nóng)業(yè)技術(shù)復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更是阻礙了檔案信息化管理現(xiàn)代化。

4對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的思考

農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了全球信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)當(dāng)前檔案管理提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研發(fā)展提出了更高的要求。改變檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式，打破檔案信息化建設(shè)制約瓶頸，力爭(zhēng)在農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)中脫穎而出，這就迫使我們要正視檔案信息化建設(shè)，對(duì)照農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的困境，積極地尋找今后農(nóng)業(yè)科研信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)之策。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)是農(nóng)業(yè)科研和檔案管理兩大專業(yè)領(lǐng)域的有機(jī)結(jié)合，要實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)期的良性發(fā)展就要求從以下三方面采取措施，彌補(bǔ)短板，鞏固長(zhǎng)板，形成合力。

4.1建立全國(guó)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一體系

個(gè)體的發(fā)展離不開集體的有力支持，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須建立全國(guó)農(nóng)業(yè)科研檔案信息建設(shè)統(tǒng)一體系，體系要對(duì)檔案管理中涉及的硬件、軟件和法律法規(guī)有一個(gè)統(tǒng)一而明確的規(guī)定，讓一切檔案信息化建設(shè)有章可循，有規(guī)可依。

4.2高標(biāo)準(zhǔn)培養(yǎng)復(fù)合型人才

做好農(nóng)業(yè)科研檔案信息化工作離不開復(fù)合型人才的作用，要制定一個(gè)長(zhǎng)期復(fù)合型人才培養(yǎng)計(jì)劃，使其在檔案、信息化和農(nóng)業(yè)方面精而專，既能投入農(nóng)業(yè)科研實(shí)踐，又能做好農(nóng)業(yè)科研檔案工作，更能實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合，開發(fā)好農(nóng)業(yè)科研檔案信息的價(jià)值，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理水平、管理方法。

4.3重視農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的深層次開發(fā)

農(nóng)業(yè)科研為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大助力，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研的有力支撐。在信息時(shí)代加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)要求進(jìn)行深層次開發(fā)，挖掘農(nóng)業(yè)科研檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益。探索以“信息反哺信息”的管理發(fā)展模式，爭(zhēng)取檔案信息化建設(shè)資金從政府投入為主逐漸轉(zhuǎn)向以信息化經(jīng)濟(jì)效益投入為主，打破專業(yè)、學(xué)科壁壘，創(chuàng)新多專業(yè)檔案信息化交流方式方法，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研技術(shù)的“引進(jìn)來(lái)”和“走出去”，為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)汲取源源不斷的理論、技術(shù)靈感，為農(nóng)業(yè)科研發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

作者:陸梅單位:云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院