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一、增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，是及時掌握全體檔案人員計算機技能綜合狀況的需要，是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求

隨著全社會信息化建設步伐的不斷加快，電子文件幾何式驟增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理與開發(fā)利用以及數(shù)字化技術的推廣、檔案工作和服務范圍的拓展、管理手段的革新都要求檔案人員的計算機知識和技能必須與時展同步。但檔案人員這方面素質狀況如何，是否滿足當前工作和事業(yè)發(fā)展需求，目前尚無有效措施或途徑及時了解，更談不上進一步深入分析研究了。這與社會信息化的發(fā)展趨勢及檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展方向是不相符的，并在一定程度上制約了檔案信息化的發(fā)展。如果通過年報來反映這些基本情況，既能充分利用我國檔案統(tǒng)計年報制度，及時定期地了解包括檔案人員計算機技能在內(nèi)的各方面信息，又能增強年報指導檔案事業(yè)宏觀決策的科學性與有效性。

二、增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，是改革檔案統(tǒng)計年報和促進計算機信息處理與檔案信息管理相結合的一種嘗試

近20年來，我國檔案事業(yè)發(fā)生了巨大變化，檔案隊伍的綜合素質也有了顯著提高，而檔案統(tǒng)計年報基本上沒有進行相應的調整來反映這些發(fā)展變化，進行專項調查效果或效益也不是最好。檔案管理，除保管檔案實體延長其保存壽命維護歷史真實面貌外，其重要任務就是管理、開發(fā)檔案信息，提供檔案信息服務。檔案工作屬于信息管理與信息服務范疇，而計算機在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面又具有無與倫比的優(yōu)勢，是檔案信息化建設的最重要的物質基礎和技術支持。因此做好檔案管理與計算機數(shù)據(jù)處理技術有機結合這篇文章，是非常必要的。然而在現(xiàn)實中，二者的結合還很不夠。若在年報中增置這一內(nèi)容，既是改革年報的一種有益探索--可改進、完善檔案年報的統(tǒng)計指標體系，增強年報的信息咨詢功能，進一步發(fā)揮它在檔案事業(yè)宏觀管理中的積極促進作用；又可促進計算機信息處理與檔案信息管理及開發(fā)的有機結合，對提高檔案人員現(xiàn)代化能力和檔案信息化建設發(fā)揮引導和推動作用。

三、增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，有利于增強檔案人員特別是檔案工作領導的計算機意識、現(xiàn)代化意識

實現(xiàn)檔案計算機管理應先培養(yǎng)計算機意識。所謂計算機意識，筆者認為，是人們在生產(chǎn)、生活中的一種新的思維方式，在這種意識下，人們在實踐中首先盡可能地企圖通過應用計算機技術來分析問題、解決問題，使計算機及其技術成為人們勞動的-種重要甚至是首選的工具或手段。21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的環(huán)境中工作，在高科技的背景下學習和生活，將在高科技的發(fā)展中求生存、謀發(fā)展。高科技在向世界展示其強大無比的奔騰勢頭的同時，也向我們每一個人提出了新的使命：不僅要具備高科技的基礎知識、基本技能及對高科技的運用和創(chuàng)造能力，而且要有一顆緊扣高科技發(fā)展脈搏而跳動的心。在新的世紀，屬信息管理范疇的檔案部門，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術是發(fā)展方向。

然而現(xiàn)實中，檔案部門的計算機意識較弱，時代緊迫感不強?，F(xiàn)行的管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發(fā)，即使做了一些開發(fā)工作，質量也不高。究其根源，除機制、經(jīng)費等因素外、一個重要方面就是有些檔案工作領導對計算機在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望。認識不到位，人財物的投入也不可能到位，缺硬件少軟件，自然也就留不住優(yōu)秀人才。整個檔案隊伍中先進生產(chǎn)力的代表太少，現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識結構不合理，因而檔案管理水平很難有實質性的提高。

這些狀況表明，在信息化時代強化檔案人員特別是檔案領導干部的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案的意識，在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉變工作中是至關重要的，也是非常迫切的。而這種意識的形成，不僅需要一個過程，而且需要以多種途徑或方式逐步來實現(xiàn)。筆者認為，增置檔案人員計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，無疑是個強烈的指示信號，也應是一種有效途徑。這將會促進檔案人員關注檔案工作現(xiàn)代化，自覺學習計算機知識并積極應用計算機技術。通過增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，借助年報的地位與影響來提高人們對計算機技術的認識，可強化檔案人員的現(xiàn)代化意識，加快檔案工作現(xiàn)代化建設。

四、增置計算機技能統(tǒng)計這項內(nèi)容，可及時反映檔案工作方式、手段、準則的變化及對檔案人才需求的變化，可加快我國檔案隊伍現(xiàn)代化建設

社會信息化的建設與發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生與管理，檔案工作對象的變化、范圍的拓展要求檔案管理必須加快向現(xiàn)代化管理的轉變；與之相適應，檔案管理的評估考核體系也應該發(fā)生變化，檔案人才結構必須進一步優(yōu)化調整。年報中計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容的增加、指標體系的調整，是檔案人員綜合素質考核體系、人才結構需求將要調整的指示信號。人才結構的變化又必然對檔案干部隊伍現(xiàn)代化建設產(chǎn)生深遠影響。

增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容對檔案干部隊伍現(xiàn)代化的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是可科學地指導在職人員的繼續(xù)教育特別是現(xiàn)代科技教育。首先體現(xiàn)在指導檔案人員繼續(xù)教育規(guī)劃特別是現(xiàn)代化管理繼續(xù)教育規(guī)劃的科學編制上，其次體現(xiàn)在指導檔案人員繼續(xù)教育活動的有效實施上。目前在職檔案人員的繼續(xù)教育成效顯著，但關于計算機等現(xiàn)代科技知識和技術的培訓比重較小，實際效果不理想。撇開參學人員層次不一、需求各異等因素不論，這也與舉辦者對參學對象的基本情況缺乏必要的了解和分析有一定關系。若能及時了解檔案人員的計算機技能掌握情況，這種被動狀況將會隨舉辦者心中有數(shù)、活動有備而得以扭轉，教育活動的針對性和有效性將會有所增強?？梢?，掌握檔案人員計算機技能整體狀況，不僅是編制繼續(xù)教育規(guī)劃，特別是計算機知識技能繼續(xù)教育規(guī)劃的需要，而且還將有利于科學、合理、有計劃地組織實施繼續(xù)教育活動，進一步提高繼續(xù)教育的質量與效益。

二是有利于指導在職人員檔案專業(yè)教育課程改革和培養(yǎng)方向的調整。社會需求是檔案專業(yè)教育發(fā)展的基石。21世紀是知識經(jīng)濟的時代，是信息化的時代，新的時代對檔案人員提出了多元化、高素質的新要求，統(tǒng)計內(nèi)容的增加是新要求的強烈反應。因此，增設計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容可促進檔案專業(yè)教育加快改革步伐，調整人才培養(yǎng)方向，以適應時代需求，還可促使專業(yè)課程“厚基礎、重科技、寬口徑”，增加“計算機信息管理”、“辦公自動化”等有關現(xiàn)代科技課程的比重，把檔案學建設成為檔案管理與計算機信息處理有機結合的、多學科兼容的邊緣性學科，使檔案專業(yè)教育向信息處理方向調整，增強專業(yè)教育的活力，拓展畢業(yè)生的就業(yè)渠道，增強檔案專業(yè)畢業(yè)生的市場競爭力。

三是有利于增強檔案人員的終身學習意識和時代意識，促進干部隊伍知識結構的改善和優(yōu)化。21世紀是以人力資源為基礎的知識經(jīng)濟時代，競爭的焦點在人才，而人才的競爭實際上是能力的競爭，能力又主要體現(xiàn)在“創(chuàng)新”、“適應”上。就檔案工作而言，“適應”主要體現(xiàn)在要適應檔案管理現(xiàn)代化，適應電子文件、電子檔案的管理，適應全社會信息化、網(wǎng)絡化與檔案管理數(shù)字化；而“創(chuàng)新”則是檔案事業(yè)發(fā)展的根本動力，是“適應”的更高層次。計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容的增加，實際上是在向人們發(fā)出這樣的信號：人才結構正在優(yōu)化調整，原有的知識技能已不適應時代需求，檔案專業(yè)畢業(yè)的優(yōu)勢也在不斷弱化，不及時掌握計算機等科技本領就不能適應時代需要。此外，時代在發(fā)展，年報統(tǒng)計指標體系隨之調整意味著社會需求在不斷變化，只有終身學習，與時展同步，才能適應發(fā)展，才能抓住發(fā)展的機遇，才能積極迎接新的挑戰(zhàn)。

五、增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，有利于加快檔案管理專業(yè)軟件的推廣應用，充分利用有限的計算機資源

雖然目前檔案管理軟件已進入專業(yè)化開發(fā)、商業(yè)化推廣階段，但投入了大量人力、物力、財力的優(yōu)秀檔案管理軟件系統(tǒng)推廣應用的難度卻很大，非常有限的計算機資源浪費相當嚴重。一個重要因素就是由于檔案部門缺少懂計算機技術的人才導致了引進軟件困難，而且即使引進了也很難發(fā)揮作用。若在年報中增加計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，則有利于從機制上督促各級檔案主管部門加強計算機系統(tǒng)的建設，加強對檔案人員計算機技能的培訓教育，也有利于增強檔案人員學習計算機技術、應用計算機技術的自覺性。檔案隊伍計算機技能提高了，檔案管理軟件推廣應用的難度也就隨之降低了，這樣檔案信息化建設的步伐也就加快了。

六、增置計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，有利于維護檔案信息安全

隨著社會網(wǎng)絡化、信息化的全面推進，計算機安全問題成為人們關注的一個焦點。檔案部門不僅要嚴防計算機病毒與黑客的侵害，而且還要加強電子文檔的存儲，維護電子文檔的安全。一方面，電子文檔必須依賴電子設備與技術，必須按照現(xiàn)代化技術要求進行管理。另一方面，電子文檔管理進展緩慢。檔案部門無設備、技術、人才來管理應當歸檔的電子檔案，導致社會電子化多年后，電子檔案還幾近空白。這種狀況與計算機技術快速發(fā)展的趨勢形成強烈反差，對人類歷史的記憶安全構成重大威脅。沒有完善的檔案信息安全機制，任何計算機信息安全技術都是不完整的、不安全的。年報中增加計算機技能統(tǒng)計內(nèi)容，有利于從機制上督促各單位、各部門和各級檔案主管部門加強計算機信息安全體系的建設，加快計算機管理電子檔案的進程。