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隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，科研成果不斷增多，科技期刊的來稿量也隨之日益增多。面對眾多來稿，在大部分只有幾個人［1］，且要參與稿件處理流程中幾乎所有環(huán)節(jié)的學(xué)術(shù)期刊編輯部，需要采取措施來科學(xué)、高效地處理稿件，優(yōu)化處理流程，保障期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量。有的注重初審環(huán)節(jié)［2－3］，有的改革同行評議審稿流程［4］，有的優(yōu)化編校排版流程［5］，并均取得了一些成效，但從收稿到印刷對稿件全部處理流程進(jìn)行優(yōu)化的案例研究不多。《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》(以下簡稱《學(xué)報(bào)》)為傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)期刊，在2006年使用北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司開發(fā)的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)之初，稿件處理效率低、周期長，流程各環(huán)節(jié)銜接不暢。本文歸納總結(jié)了2007—2016年《學(xué)報(bào)》編輯部從線上(遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的收稿至編輯加工階段)到線下(排版至印刷階段)為優(yōu)化稿件處理流程采取的多項(xiàng)措施，供期刊同仁借鑒和交流。

1流程優(yōu)化前存在的問題

《學(xué)報(bào)》編輯部于2006年開始使用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)。系統(tǒng)使用之初，由于對軟件不熟悉，平臺上稿件處理流程的設(shè)置比較僵化，大體按照傳統(tǒng)的收稿－責(zé)任編輯(學(xué)科編輯)初審－專家(學(xué)科編委)外審－作者修改－主編終審－編輯加工的流程設(shè)置，然后轉(zhuǎn)入線下進(jìn)行排版－執(zhí)行編輯校對－印刷的流程。在使用一段時間后發(fā)現(xiàn)了一些問題。(1)稿件處理周期長。一方面，優(yōu)化前初審和外審階段時間設(shè)置分別為20、60天，主審需要15天，審理周期近3個月，刊發(fā)周期需1年，在審理時效性方面優(yōu)勢不足;另一方面，在編輯加工階段，由于作者中碩博士研究生為主要群體，來稿文章進(jìn)行一次加工而達(dá)到齊、清、定的稿件很少，需進(jìn)行多次編輯加工，這也導(dǎo)致此階段的處理時間較長(1個月)，影響了稿件整體的處理周期。(2)稿件學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量的把關(guān)環(huán)節(jié)有待改進(jìn)。例如，優(yōu)化前同行評議沒有嚴(yán)格送兩位專家評審，有的只送了一位，且沒有采取雙向盲審制，影響了稿件審理的公平性［6－7］。后期主審后管理層對期刊格式和規(guī)范化方面的審查比較薄弱，影響了期刊的出版質(zhì)量。(3)各階段銜接不暢，影響運(yùn)轉(zhuǎn)效率。例如，主編終審?fù)怃浻酶寮螅诰庉嫾庸ず托﹄A段會發(fā)現(xiàn)一些問題，這些問題除了與作者溝通修改外，有的還需要與主編(主任)商榷，多個單篇次或者單個問題的溝通會占用編輯和主編(主任)很多時間，且效率較低;校對階段，優(yōu)化前在排版后給作者發(fā)送1次校樣稿，但經(jīng)過幾個校次改動的內(nèi)容沒有與作者及時溝通，存在與作者溝通不暢的問題;排版階段，優(yōu)化前采用將《學(xué)報(bào)》整期需排版的文件傳遞至印刷廠，而印刷廠往往要同時進(jìn)行多個期刊的排版工作，需協(xié)調(diào)時間，編輯部對這部分工作時間的控制比較被動。

2優(yōu)化措施

針對上述3大問題，本著縮短稿件處理周期、提高同行評議效果、改變流程設(shè)置、提高工作效率的原則，經(jīng)過反復(fù)的摸索和實(shí)踐，從2007年起編輯部從每個環(huán)節(jié)入手，逐個改善，進(jìn)行了多次的優(yōu)化和調(diào)整(圖1)。

2．1縮短、控制流程時間節(jié)點(diǎn)，稿件進(jìn)程可追蹤

首先，于2007年在系統(tǒng)后臺將初審和外審階段時間分別設(shè)置為7、40天，運(yùn)行穩(wěn)定并達(dá)到預(yù)期效果后，于2009年繼續(xù)設(shè)置為3、20天，使三審中前兩審的時間嚴(yán)格控制在30天內(nèi)。采取的措施是:結(jié)合系統(tǒng)功能設(shè)置過期自動顏色標(biāo)注和郵件自動催審功能。責(zé)任編輯進(jìn)入系統(tǒng)后對稿件的進(jìn)展情況一目了然，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施追蹤控制稿件進(jìn)程。其次，調(diào)整作者單次修改、主審和單次編輯加工的時間，將其分別設(shè)置為30、7和15天。這樣，線上的總體時間約4個月，全程由同一責(zé)任編輯(學(xué)科編輯)負(fù)責(zé)，線下也進(jìn)行了時間的調(diào)整和控制，由當(dāng)期執(zhí)行編輯負(fù)責(zé)，總體控制在4個月左右。采取的措施是:送主審、終審和付印的時間為每月固定的時間點(diǎn)，只能提前，不能延遲，并配以適當(dāng)?shù)莫剳痛胧＿@樣編輯、主任和主編就能在各自的職責(zé)范圍內(nèi)對稿件處理時限進(jìn)行把控，達(dá)到預(yù)期效果。

2．2調(diào)整稿件處理流程設(shè)置，提高稿件質(zhì)量控制和工作效率

2．2．1線上流程調(diào)整

(1)流程源頭控制，增加收稿初篩環(huán)節(jié)。在收稿時對不符合期刊辦刊宗旨、寫作不規(guī)范、經(jīng)學(xué)術(shù)不端檢測文字重復(fù)率過高的稿件不經(jīng)入庫直接退稿，減輕后面責(zé)任編輯的初審壓力，提高其工作效率。(2)調(diào)整外審設(shè)置，提高審理公平性。外審實(shí)施雙盲審制度，并規(guī)定責(zé)任編輯處理稿件時至少有2個外審專家意見，才能對稿件做出外審結(jié)論，提高了同行評議的公平性，保障了錄用稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量。(3)增加返作者修改次數(shù)，并提出不同的修改側(cè)重要求，提高稿件修改質(zhì)量。一般編輯部都與作者聯(lián)系修改一次，但由于作者要同時兼顧內(nèi)容和格式修改，一次修改到位的不多。因此我們進(jìn)行了2～3次甚至多次的再次修改設(shè)置，但每次側(cè)重點(diǎn)不同。一般首次修改在外審之后，側(cè)重對學(xué)術(shù)質(zhì)量的審查。主審?fù)怃浻玫母寮?，要求作者再進(jìn)行一次修改，這次是結(jié)合主審意見完善格式。這樣經(jīng)過幾次修改返回的稿件更規(guī)范，看似環(huán)節(jié)繁瑣，但提高了后面編輯加工環(huán)節(jié)的效率。(4)增加編輯加工次數(shù)，提高稿件規(guī)范性。《學(xué)報(bào)》為綜合性學(xué)術(shù)刊物，日常稿件中圖表、公式、符號等內(nèi)容較多，也是出現(xiàn)問題較多的地方，一次加工不能全部兼顧到，在后面校對時就會出現(xiàn)較多問題，改動也較多。據(jù)此，我們將1次編輯加工改為2次，但在不同階段側(cè)重點(diǎn)不同，如第1次側(cè)重文字和參考文獻(xiàn)，第2次側(cè)重圖表、公式及符號，這樣不容易遺漏項(xiàng)目，這種方式雖然使編輯加工次數(shù)增加了，但編輯的實(shí)際工作量并沒有額外增加，而且由于針對性更強(qiáng)，編輯加工的稿件質(zhì)量得到了改善。

2．2．2線下流程調(diào)整

責(zé)任編輯完成編輯加工環(huán)節(jié)后轉(zhuǎn)給當(dāng)期的執(zhí)行編輯進(jìn)行線下工作，流程的調(diào)整包括:(1)終審后增加主審環(huán)節(jié)，提高稿件審查質(zhì)量。針對終審后稿件發(fā)現(xiàn)的問題，為了提高效率，在1校后增加終審環(huán)節(jié)。流程修改后，主審側(cè)重學(xué)術(shù)把關(guān)，終審在輔助審查學(xué)術(shù)問題的同時，側(cè)重編輯加工和校對問題的解決。這種方式既對稿件在內(nèi)容和格式上進(jìn)行了再次把關(guān)，又提高了主編(主任)的工作效率和稿件處理流程的流暢性。(2)返作者校對次數(shù)由1次改為2次，降低差錯率。目前一般編輯部的做法都是以pdf格式返作者校對1次，但經(jīng)過后面多個校次及最后的終審后，有些稿件還要做一些改動需及時傳達(dá)給作者?；诖?，我們采取了在定版付印前再將pdf文件返給作者校對一次的做法，這樣作者對后期修改內(nèi)容可進(jìn)行確認(rèn)，同時再次校對稿件時還能發(fā)現(xiàn)一些新的問題，降低了稿件的差錯率，提高了稿件質(zhì)量。(3)改革排版方式，提高排版工作效率。《學(xué)報(bào)》編輯部2006年之前的排版工作都由印刷廠完成，受制于印刷廠時間安排和人員變動的影響，排版、校對、改版效率不高。為此我們專門聘請了一位專業(yè)排版人員專門負(fù)責(zé)《學(xué)報(bào)》的排版、改版工作，這樣工作銜接緊密、時間安排靈活，可以實(shí)現(xiàn)分批或者單篇排版，對于一些棘手問題也能即時指導(dǎo)解決，提高了編輯的工作效率和流程的周轉(zhuǎn)速度。綜上，本著縮短流程處理時間、提高稿件質(zhì)量控制和工作效率的目標(biāo)，改進(jìn)流程的各個環(huán)節(jié)，使流程中稿件進(jìn)程可追蹤，時間可掌控，審理更公平，內(nèi)容更規(guī)范，各環(huán)節(jié)連接更流暢，工作效率更高。

3流程優(yōu)化對期刊質(zhì)量的影響

稿件處理流程的優(yōu)化目的是通過各項(xiàng)措施，縮短處理時間，提高工作效率，最終達(dá)到保障期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量的目的。分析2007—2016年《學(xué)報(bào)》各年度稿件初審、外審、刊發(fā)周期、影響因子、被引頻次，其中稿件處理周期、評審周期和刊發(fā)周期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)自《學(xué)報(bào)》遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)，影響因子和被引頻次數(shù)據(jù)來源于中國科學(xué)技術(shù)信息研究所的2007—2016年《中國科技期刊引證報(bào)告(核心版)》。

3．1稿件處理和刊發(fā)周期縮短

由圖2可知，《學(xué)報(bào)》自2007年開始進(jìn)行流程優(yōu)化后，初審時間和外審時間明顯縮短，2006年優(yōu)化前兩個階段處理時間分別為22、58天，2007年進(jìn)行了初審和外審環(huán)節(jié)優(yōu)化后分別下降到4、40天，成效明顯，至2009年進(jìn)行第二次優(yōu)化后分別下降到2、22天，2009年以后，基本穩(wěn)定在2～3天和18～22天，加快了稿件的審理進(jìn)程。審理階段縮短了近2個月的時間，再加上其他環(huán)節(jié)的優(yōu)化組合，使整個稿件的刊發(fā)周期明顯縮短。由圖3可知，2006年《學(xué)報(bào)》刊發(fā)周期364天，接近1年，經(jīng)過優(yōu)化后，至2009年下降為227天，除了2015年由于出版?？?，影響了正常來稿的刊發(fā)周期外，其余年份基本穩(wěn)定在220～260天，縮短了近4個月。高效的稿件處理流程縮短了稿件的刊發(fā)周期，而短的刊發(fā)周期吸引了更多的稿源，2006年《學(xué)報(bào)》來稿量為1200篇左右，經(jīng)過改革，逐步增加，近兩年來稿量穩(wěn)定在2000篇左右，增長了66%，這是流程優(yōu)化帶來的連鎖反應(yīng)。在人員基本固定的情況下，編輯部人員處理的稿件量也增長了近66%，而出版周期的縮短，說明整個編輯部處理稿件的效率有了大幅度的提升。

3．2期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量穩(wěn)定提高

流程優(yōu)化不僅縮短了稿件的審理時間，也通過建立雙盲審制度、增加終(主)審次數(shù)及增加作者修改次數(shù)等措施保障了稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量。由表1可知，《學(xué)報(bào)》影響因子在學(xué)科中的排名自2006年后呈逐漸上升趨勢，尤其近4年，居生態(tài)類期刊首位，被引頻次也呈逐漸升高趨勢，穩(wěn)定位于學(xué)科第二，且連續(xù)5年獲得“中國最具國際影響力學(xué)術(shù)期刊”稱號。說明優(yōu)化后的稿件流程設(shè)置為提升《學(xué)報(bào)》學(xué)術(shù)質(zhì)量及其在生態(tài)類期刊中的影響力提供了保障。通過增加編輯加工次數(shù)、增加作者校對次數(shù)及革新排版方式，《學(xué)報(bào)》的出版質(zhì)量得到了提高，差錯率得到了降低，并連續(xù)多年在期刊審讀中得到優(yōu)良評價。關(guān)于期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量，雖然還存在稿源等各方面因素的影響［8］，但科學(xué)、流暢、高效率的稿件處理流程是其重要保障因素。

4結(jié)束語

稿件日常處理流程關(guān)系到作者、審者、編輯三方的工作方式和效率，也對期刊的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。對于建立高效、流暢、科學(xué)的稿件處理流程，每個期刊的做法不同，但萬變不離其宗，目標(biāo)是縮短出版周期，提高期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量和出版質(zhì)量，最終提高期刊的影響力［9－10］。對稿件處理流程的優(yōu)化不能一蹴而就，是一個連續(xù)的過程，在出版實(shí)踐中哪個環(huán)節(jié)不合理，就隨時注意分析總結(jié)，找出適合的優(yōu)化方式，并進(jìn)行改革。在《學(xué)報(bào)》稿件處理流程優(yōu)化過程中，也出現(xiàn)過因增加編校次數(shù)而導(dǎo)致相應(yīng)環(huán)節(jié)時間延長的現(xiàn)象，我們發(fā)現(xiàn)這種趨勢就立即進(jìn)行了微調(diào)整，使其控制在合理范圍內(nèi)。每個科技期刊都有其自身的特點(diǎn)和資源，如何根據(jù)自身特點(diǎn)，利用現(xiàn)有資源優(yōu)化稿件處理流程，是一個需要長期探索的過程。