導(dǎo)語：電網(wǎng)建設(shè)項目檔案問題及解決對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)全過程的真實記錄，是達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、申報評優(yōu)、運行維護、審計巡視、改建擴建等的重要依據(jù)。項目檔案驗收不合格，不得通過工程竣工驗收和開展評優(yōu)申報。加強項目檔案管理，確保項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，具有重要意義。但當(dāng)前電網(wǎng)建設(shè)項目檔案仍存在諸多問題，個別問題甚至導(dǎo)致檔案驗收不合格的嚴(yán)重后果。本文結(jié)合近年來廣西電網(wǎng)公司檔案管理工作實踐，針對存在問題提出解決對策，供讀者參考。

一、存在問題

以廣西電網(wǎng)公司為例，電網(wǎng)建設(shè)項目檔案存在問題主要有以下幾個方面。1.歸檔不齊全。參建單位非常重視工程質(zhì)量、安全、造價及進(jìn)度管控，忽視對工程產(chǎn)生的項目文件的同步管理。尤其是施工單位，人員流動性大，素質(zhì)參差不齊。為了趕工程進(jìn)度，施工單位對施工過程應(yīng)產(chǎn)生的大量文件和記錄沒有能夠及時收集，部分參建單位的離場及管理人員的調(diào)離使得施工文件材料無人收集，文件缺失情況較為普遍。缺失的文件主要集中在項目部人員調(diào)整文件、人員資質(zhì)后續(xù)報審材料、初步設(shè)計收口材料、通信設(shè)備調(diào)試報告、設(shè)備監(jiān)造材料等。參建單位檔案意識薄弱，項目文件的齊全完整性不高，不能做到“應(yīng)歸盡歸”。2.內(nèi)容不準(zhǔn)確。監(jiān)理單位重視對現(xiàn)場的監(jiān)督，忽視對資料的監(jiān)管。專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)對竣工圖進(jìn)行審核，同時還承擔(dān)對施工文件和記錄進(jìn)行檢查，并對不符合項目檔案要求和發(fā)生錯、漏或延遲歸入預(yù)立卷盒的文件、記錄責(zé)成施工項目部及時補充完整的職責(zé)。由于項目文件數(shù)量大，監(jiān)理工程師往往采取抽檢的方式，沒有“應(yīng)檢盡檢”，造成監(jiān)理單位對檔案工作的管理缺位。施工檔案單獨看似乎沒什么問題，一旦和設(shè)計、監(jiān)理檔案對應(yīng)起來看就錯漏百出，關(guān)聯(lián)文件之間內(nèi)容或數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象比比皆是。容易出現(xiàn)問題的關(guān)聯(lián)文件主要有施工日志與監(jiān)理日志對同一天見證或旁站內(nèi)容的記載；竣工圖與設(shè)計變更；施工質(zhì)量驗評劃分報審表與報驗表中單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的數(shù)量等?？⒐D、施工文件和記錄缺少監(jiān)理單位的全方位審查把關(guān)，項目文件的真實性、準(zhǔn)確性得不到保障，給運維管理和改擴建工作帶來困難。3.編審不合規(guī)。施工、監(jiān)理單位多采用靈活的用工制度，項目管理人員投入不足，一人兼任多個崗位的情況比較常見，偶爾還要充當(dāng)“救火隊”角色輾轉(zhuǎn)于幾個工地。身兼多職的管理人員時間精力有限，各方面工作很難統(tǒng)籌兼顧、做細(xì)做實，在進(jìn)行文件編制、審核工作時簽字蓋章手續(xù)不完備、記錄填寫不完整、時間邏輯不正確等屢見不鮮。具體表現(xiàn)為文件代簽字，單位工程報驗漏蓋總監(jiān)執(zhí)業(yè)印章，監(jiān)理典型表未填寫編號及腳注，項目部章啟用時間晚于文件上的蓋章日期等。文件編審不符合管理制度規(guī)定，項目文件的有效性打折扣，影響檔案憑證效力的發(fā)揮。4.整理不規(guī)范。項目部招收資料員門檻較低，只需一年工程資料管理經(jīng)歷。資料員既無項目管理經(jīng)驗，也無檔案管理經(jīng)驗，對檔案交底內(nèi)容理解得不深不透，屬于邊學(xué)習(xí)邊實踐的狀態(tài)。進(jìn)行檔案整理時，組卷缺乏系統(tǒng)性、編目不夠規(guī)范，諸如單位工程文件未按開工報審、施工記錄及相關(guān)試驗報告、質(zhì)量驗收等順序排列；案卷題名和文件題名擬寫不規(guī)范；物資類、非物資類招投標(biāo)材料未做關(guān)聯(lián)目錄；復(fù)印件歸檔時未注明原件流向；備考表未填寫互見號等問題層出不窮。資料員檔案業(yè)務(wù)能力不足，項目文件的整理不夠系統(tǒng)、規(guī)范，不便于檢索、利用。

二、解決對策

針對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案存在的問題，結(jié)合廣西電網(wǎng)公司檔案管理工作實踐，提出一些提升項目檔案歸檔質(zhì)量的解決對策。1.增強檔案意識，加強文件收集。一要執(zhí)行三級檔案交底機制。建設(shè)單位檔案部門在立項后對相關(guān)職能部門及參建單位進(jìn)行檔案交底，提出項目檔案管理工作目標(biāo)和工作要求，明確紙質(zhì)文件和電子文件的收集、整理、編目規(guī)則。業(yè)主項目部在開工前對參建單位進(jìn)行檔案交底，根據(jù)項目檔案策劃方案，明確項目文件的歸檔范圍、歸檔套數(shù)、質(zhì)量要求、整理要求及責(zé)任單位。各參建單位在開展專業(yè)工作前對本單位參建人員進(jìn)行檔案交底，結(jié)合本單位檔案管理實施細(xì)則，明確各階段應(yīng)產(chǎn)生的文件材料及收集、整理和移交的時間節(jié)點。如項目檔案執(zhí)行的歸檔標(biāo)準(zhǔn)有變化，則需要重新進(jìn)行交底，及時將新歸檔要求傳達(dá)給參建各方。嚴(yán)格執(zhí)行三級檔案交底機制，做到“明確方法、規(guī)定時限、責(zé)任到人”，增強各級參建人員的檔案意識，實現(xiàn)全員參與做好項目文件收集工作。二要開展項目文件清單管控。業(yè)主項目部統(tǒng)籌編制各參建單位的項目文件清單，結(jié)合工程建設(shè)二級進(jìn)度計劃，列明歸檔范圍各細(xì)目下應(yīng)形成的主要項目文件及收集完成時間，設(shè)置已形成文件數(shù)、已收集文件數(shù)、未收集情況說明、完成整改時間、責(zé)任人等檢查項。每季度由業(yè)主項目部牽頭，組織參建單位資料員對照項目文件清單逐一檢查核對，實時跟蹤掌握各參建單位的文件形成和收集情況，對尚未形成或完成收集的文件要詳細(xì)記錄，責(zé)成參建單位落實責(zé)任人并在規(guī)定時限內(nèi)整改。項目文件清單需實行動態(tài)管理，如遇二級進(jìn)度計劃調(diào)整，業(yè)主項目部應(yīng)及時更新相關(guān)文件的收集完成時間，以便在檢查中不遺漏對因進(jìn)度調(diào)整而提前形成的文件收集情況的核查。運用項目文件清單實施項目檔案收集過程管控，做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，實現(xiàn)工程檔案管理與工程建設(shè)同步。2.壓實監(jiān)理責(zé)任，嚴(yán)格文件審查。一要明確監(jiān)理單位“雙重”檔案職責(zé)。建設(shè)單位在監(jiān)理合同中約定，監(jiān)理單位需履行監(jiān)理文件材料收集歸檔和對參建單位技術(shù)文件進(jìn)行審查、驗收的“雙重”檔案職責(zé)，將監(jiān)理單位的履約情況納入監(jiān)理合同結(jié)算。建設(shè)單位檔案部門和業(yè)主項目部開展檔案交底時，明確監(jiān)理單位在項目檔案三級審核機制中的具體工作任務(wù)，著重強調(diào)監(jiān)理單位對施工單位形成的施工文件、記錄和設(shè)計單位編制的竣工圖的審查職責(zé)。壓實監(jiān)理單位檔案管理責(zé)任，改變監(jiān)理單位對參建單位歸檔文件質(zhì)量放任不管的老做法，確保移交的竣工檔案與工程實際相符。二要督促專業(yè)監(jiān)理工程師履職盡責(zé)。監(jiān)理單位把專業(yè)監(jiān)理工程師履職情況與個人績效掛鉤，督促相關(guān)部門以工程轉(zhuǎn)序為節(jié)點進(jìn)行項目文件階段性檢查把關(guān)，上道工序的資料未提交禁止進(jìn)行下道工序運行，對施工單位歸檔文件“應(yīng)查盡查”，做到“三不放過”，即對項目建設(shè)程序、施工工序及應(yīng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不滿足國家、行業(yè)要求的不放過，對文件的形成過程、文件記錄的內(nèi)容、技術(shù)數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確性等不符合工程實際的不放過，對出現(xiàn)項目文件收集、保管、移交等問題不完成整改的不放過。設(shè)計單位完成竣工圖出圖后，監(jiān)理單位要及時組織專業(yè)監(jiān)理工程師逐張對竣工圖進(jìn)行審核，按照設(shè)計變更臺賬逐條確認(rèn)竣工圖是否修改到位、竣工圖說明是否已列明修改依據(jù)等。文件審查無死角、全覆蓋，避免出現(xiàn)關(guān)聯(lián)文件內(nèi)容或數(shù)據(jù)不對應(yīng)問題，提升項目文件的真實性、準(zhǔn)確性。3.健全考核機制，強化結(jié)果運用。一要完善項目檔案考核體系。建設(shè)單位構(gòu)建科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、適用的項目檔案考核機制。一方面，依托工程合同條款對參建單位形成有效約束，明確項目檔案占合同價款的比例，規(guī)定參建單位隨意更換項目總工和資料員將被處以一定數(shù)額的罰款，將各參建單位資料報審的規(guī)范性和及時性作為工程進(jìn)度款支付的依據(jù)等，依靠法律手段和經(jīng)濟手段形成有效制約。另一方面，把項目檔案納入承包商履約評價體系，制定出“施工單位現(xiàn)場技術(shù)負(fù)責(zé)人、安全員、質(zhì)檢員，監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理人員管理缺位”“承包商未按工程進(jìn)度收集、整理本單位在工程建設(shè)活動中形成的各類文件”“監(jiān)理單位未對參建單位整理和移交的項目文件質(zhì)量進(jìn)行審查”等問題的扣分處罰細(xì)則，將扣罰結(jié)果與承包商資信評價、投標(biāo)資格審查和評標(biāo)評分聯(lián)系起來，通過實施履約評價以規(guī)范承包商的現(xiàn)場管理。充分發(fā)揮考核的“指揮棒”作用，促使參建單位配足與工程建設(shè)相適應(yīng)的項目管理人員并加強對現(xiàn)場項目部的監(jiān)管，從嚴(yán)、從細(xì)、從實抓好項目文件編制、審查和歸檔工作，提高項目文件的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。二要強化監(jiān)督考核結(jié)果運用。建設(shè)單位檔案、基建、物資、財務(wù)、法律等部門加強橫向溝通與協(xié)同，將各參建單位履約情況落實到合同結(jié)算，實現(xiàn)與經(jīng)濟利益掛鉤。特別是基建部門，在運用智慧工地、“四不兩直”抽查、專項檢查等手段開展項目安全、質(zhì)量監(jiān)督檢查時，應(yīng)一并開展項目檔案管理情況檢查，對承包商現(xiàn)場管理情況進(jìn)行打分排名，通過“紅綠燈”預(yù)警、末位約談、市場禁入等方式對存在不同程度管理松散、項目文件管控不力等問題的參建單位實施處罰，并利用公文、信息簡報、內(nèi)部網(wǎng)站、微信群等多種渠道通報考核結(jié)果。強化考核結(jié)果運用，營造檔案“做與不做”“做多做少”“做好做壞”不一樣的濃厚問責(zé)氛圍，倒逼被考核單位不斷提高項目檔案歸檔質(zhì)量，同時也對其他參建單位起到提醒和警示作用。4.加快人才培養(yǎng)，提高能力素質(zhì)。一要加快建設(shè)單位人才培養(yǎng)。建設(shè)單位成立項目檔案內(nèi)部專家團隊，成員除檔案專業(yè)人員外，還需吸收基建管理、生產(chǎn)運行等技術(shù)人員參加，以彌補檔案人員缺乏工程項目管理經(jīng)驗的短板。內(nèi)部專家團隊通過定期交流研討、參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到先進(jìn)單位調(diào)研取經(jīng)等多種方式，提高在檔案交底、中間檢查、歸檔審查中的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)能力。以開展檔案預(yù)驗收為契機，檢驗自己發(fā)現(xiàn)和解決項目檔案存在問題的能力水平，不斷總結(jié)工作方法，為順利通過正式驗收打牢基礎(chǔ)。培養(yǎng)一支素質(zhì)高、能力強、業(yè)務(wù)精的項目檔案內(nèi)部監(jiān)管隊伍，充分發(fā)揮“傳、幫、帶”作用，打造提升項目檔案管理水平的中堅力量。二要提高項目部資料員能力素質(zhì)。建設(shè)單位組織項目檔案內(nèi)部專家開展檔案交底培訓(xùn)，分專業(yè)、分模塊細(xì)化各類文件形成的質(zhì)量要求和整理規(guī)范，幫助項目部資料員系統(tǒng)掌握文件收集、組卷、編目等業(yè)務(wù)要點；召開檔案管理經(jīng)驗交流會，分享示范標(biāo)段項目文件與工程同步歸檔的工作經(jīng)驗，“手把手”教會檔案整理的操作步驟和關(guān)鍵控制點，提高資料員的檔案整理技能；定期開展檔案保管情況檢查，排查各項目部檔案管理設(shè)施設(shè)備配置、預(yù)立卷文件保管、電子文件接收存儲備份等存在的安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，增強資料員的檔案安全意識，減少因人員流動造成的項目文件實體安全和信息安全風(fēng)險。提高項目部資料員的檔案素養(yǎng)，確保項目檔案整理系統(tǒng)、規(guī)范和保管安全，實現(xiàn)項目檔案的便捷利用和長期保存。

三、結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案涉及門類眾多，在加強紙質(zhì)檔案管理的同時，也不能忽略對照片、聲像、實物等其他載體檔案以及電子檔案的管理。提升項目檔案歸檔質(zhì)量，確保項目檔案能真實反映工程建設(shè)過程和實際情況，以發(fā)揮其應(yīng)有的憑證和參考作用，需要參與項目各方的高度重視、密切配合和共同努力。

參考文獻(xiàn)

[1]劉亞曼.淺議如何做好工程項目檔案歸檔管理工作[J].蘭臺世界,2020（S2）:45-46.

[2]羅蘭.淺談供電企業(yè)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（9）:42-43.

[3]陳巧玲.電網(wǎng)基本建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的探討[J].陜西電力,2009（12）:84-86.

[4]李彥聰，徐媚.電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管控與工程管理的切入點[J].機電兵船檔案,2014（1）:58-61.

[5]李鍵文.電網(wǎng)建設(shè)工程項目檔案管理中的問題與對策探討[J].科技與企業(yè),2013（19）:19-19.

作者：張蕾 單位：廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司