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做好業(yè)務(wù)事項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目之間的轉(zhuǎn)換工作

預(yù)算的基礎(chǔ)是業(yè)務(wù)，猶如會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)是經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果是以費(fèi)用、資本性支出等會(huì)計(jì)語言來表示，即費(fèi)用執(zhí)行率是多少，資本性支出執(zhí)行率是多少，而不是列示某某項(xiàng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行結(jié)果如何（當(dāng)然我們也可以從賬面上查找出）。所以要做好業(yè)務(wù)事項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目之間的轉(zhuǎn)換工作。當(dāng)查找出費(fèi)用或資本性支出產(chǎn)生偏差的原因時(shí)，要說明是哪項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行產(chǎn)生偏差造成的。從這個(gè)意義上來說，一個(gè)會(huì)計(jì)科目包括一定業(yè)務(wù)，即會(huì)計(jì)科目核算的對象。作為會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)語言，報(bào)表及預(yù)算結(jié)果應(yīng)當(dāng)是以會(huì)計(jì)語言來表示，而不是以業(yè)務(wù)事項(xiàng)來表示。但是其他人員在編制預(yù)算時(shí)并不了解會(huì)計(jì)科目的意義，只知道即將要發(fā)生哪些業(yè)務(wù)。所以財(cái)務(wù)人員要做好業(yè)務(wù)事項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目之間的轉(zhuǎn)換工作，最好以列表的形式表示哪些業(yè)務(wù)事項(xiàng)對應(yīng)哪些會(huì)計(jì)科目，或者是在預(yù)算系統(tǒng)里預(yù)算設(shè)置好，當(dāng)打出業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示出是哪個(gè)會(huì)計(jì)科目，這樣可以同時(shí)減輕財(cái)務(wù)人員和預(yù)算編制人員的負(fù)擔(dān)。只有做好這項(xiàng)轉(zhuǎn)換工作，其他部門的人員才好理解預(yù)算，才能順利編制預(yù)算，財(cái)務(wù)人員也能從會(huì)計(jì)科目中得到所需要的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果。

利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高預(yù)算編制的效率

以往企業(yè)大多使用手工或電子表格的形式進(jìn)行預(yù)算編制，但由于預(yù)算不僅涉及財(cái)務(wù)指標(biāo)，且還包括非財(cái)務(wù)指標(biāo)等，涉及部門多、預(yù)算指標(biāo)之間關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜等，導(dǎo)致預(yù)算編制周期過長，耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營行為脫離實(shí)際。另外，傳統(tǒng)預(yù)算編制形式下，預(yù)算編制后的執(zhí)行和實(shí)施控制較為困難，無法進(jìn)行預(yù)算的跟蹤和預(yù)算差異分析，并采取措施及時(shí)糾正預(yù)算執(zhí)行的偏差，失去預(yù)算控制的真正作用，預(yù)算編制效率低下。因此，江西省煙草公司近幾年逐步使用了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，如會(huì)計(jì)核算、報(bào)銷系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)，這極大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，將財(cái)務(wù)人員從日常繁瑣的核算中解脫出來。該公司預(yù)算現(xiàn)在做得比較精細(xì)，比如每個(gè)部門今年要買幾個(gè)U盤、電腦、辦公桌椅等都有明細(xì)預(yù)算表，如果僅僅依靠人工來做，是很花時(shí)間和精力，但借助財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)就比較好地解決了這個(gè)問題。財(cái)務(wù)人員要懂IT系統(tǒng)，要利用信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制的目標(biāo)。因?yàn)轭A(yù)算控制的規(guī)則是全面控制、唯一控制、事前控制和過程控制，以貨幣計(jì)價(jià)的一切資源均為預(yù)算控制對象，預(yù)算為資源投入的唯一渠道，投入的預(yù)算必須事先審核，要跟蹤重要項(xiàng)目資源的過程及產(chǎn)出。而預(yù)算管理軟件，可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制、數(shù)據(jù)連查、指標(biāo)預(yù)警，分析等目標(biāo)，提高預(yù)算管理的信息化水平。預(yù)算管理辦公室將及時(shí)將預(yù)算的編制、執(zhí)行和考核信息，通過在相關(guān)部門設(shè)立預(yù)算站點(diǎn)，及時(shí)反饋給各預(yù)算執(zhí)行單位和責(zé)任部門。各預(yù)算執(zhí)行單位（部門）可通過預(yù)算管理系統(tǒng)，及時(shí)了解本（單位）部門的預(yù)算執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的全過程管理和實(shí)時(shí)控制。

加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行考核和審計(jì)

精確的預(yù)算分析和健全的考核體系是預(yù)算管理工作的核心內(nèi)容，缺乏預(yù)算執(zhí)行考核和審計(jì)，就會(huì)失去相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制，致使企業(yè)及各職能部門對預(yù)算的執(zhí)行控制意識(shí)不足，積極性不高，易造成預(yù)算超標(biāo)的情況，預(yù)算管理也難以形成閉環(huán)。根據(jù)江西省煙草公司近幾年的預(yù)算工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為對預(yù)算進(jìn)行考核可以推動(dòng)預(yù)算工作，使大家更加關(guān)注預(yù)算。因?yàn)樵摴居?6個(gè)子公司，都是法人，你不可能通過預(yù)算來約束他的資金支出，而且子公司領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注的事情太多，只有將預(yù)算執(zhí)行列入他的績效考核，他才可能重視預(yù)算，才能推動(dòng)單位預(yù)算向好的方向發(fā)展?？己?，可以協(xié)助并優(yōu)化控制、管理企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營。要成功地達(dá)到預(yù)算控制、考核的目的，應(yīng)得到公司管理層、員工的認(rèn)知與支持，明確職責(zé)，建立完善的預(yù)算管理體系。關(guān)于預(yù)算考核，重點(diǎn)是確定考核指標(biāo)，考核指標(biāo)一定要合理，不要造成由于為完成考核指標(biāo)而影響正常的生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的情況的產(chǎn)生，應(yīng)建立定量和定性相結(jié)合的預(yù)算控制績效評價(jià)指標(biāo)，有效地將預(yù)算完成的效果和個(gè)人的績效掛鉤起來，以提高員工工作的積極性，形成有效的激勵(lì)和約束機(jī)制。另外，每年由審計(jì)部門對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行審計(jì)也很重要，這樣就避免了預(yù)算執(zhí)行虛報(bào)的情況。

明確預(yù)算調(diào)整規(guī)則

預(yù)算中有的支出，不是一定要支出的錢。預(yù)算是基于業(yè)務(wù)的預(yù)算，業(yè)務(wù)或項(xiàng)目取消了，預(yù)算也就成了不須支出的錢。這僅是預(yù)算與實(shí)際數(shù)據(jù)中存在差異之一。所以在預(yù)算執(zhí)行過程中存在許多需要調(diào)整的預(yù)算，必須明確預(yù)算調(diào)整的規(guī)則。預(yù)算調(diào)整的規(guī)則包括例外控制原則，行為調(diào)整而非數(shù)據(jù)調(diào)整規(guī)則，判斷精確性而非預(yù)算編制精確性，利潤責(zé)任承擔(dān)者擁有調(diào)整的最終權(quán)力。當(dāng)發(fā)生預(yù)算調(diào)整時(shí)，要由需要調(diào)整的部門說明調(diào)整的原因：一是市場如何變化，部門如何反應(yīng)及為什么要這樣反應(yīng)（即做出預(yù)算調(diào)整）。然后由預(yù)算管理委員會(huì)判斷該部門反應(yīng)是否正確，是否有利于經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以確定是否需要調(diào)整。

要建立預(yù)算的組織體系

建立健全的預(yù)算管理組織體系有利于保證預(yù)算編制的有效執(zhí)行。預(yù)算管理的組織體系一般包括預(yù)算管理委員會(huì)、預(yù)算專職部門以及預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)等。預(yù)算管理委員會(huì)居于整個(gè)體系的領(lǐng)導(dǎo)核心地位，其職責(zé)是組織有關(guān)人員進(jìn)行預(yù)測、審查、研究、協(xié)調(diào)各種預(yù)算事項(xiàng)；預(yù)算專職部門主要是處理與預(yù)算相關(guān)的日常管理實(shí)務(wù)，其直接隸屬于預(yù)算管理委員會(huì)，以確保預(yù)算機(jī)制的有效運(yùn)作；預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)由投資中心、利潤中心和成本中心組成，這些中心被要求完成特定的職責(zé)，并被賦予一定的權(quán)利，以便對該責(zé)任區(qū)域進(jìn)行有效的控制。因此，在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)，要注意各預(yù)算執(zhí)行單位之間的權(quán)責(zé)關(guān)系，注意權(quán)責(zé)的劃分、分解。預(yù)算管理體系中權(quán)責(zé)的不明，會(huì)直接影響到預(yù)算的執(zhí)行和考核。預(yù)算責(zé)任部門設(shè)立預(yù)算員，編制好本部門的責(zé)任預(yù)算。預(yù)算編制實(shí)行“誰花錢，誰做事，誰編制預(yù)算，對誰考核”機(jī)制。如車輛管理部門做好車輛購置，燃油費(fèi)、過路過橋費(fèi)和車輛維修費(fèi)等與車輛相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算，并對這些費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核；業(yè)務(wù)部門根據(jù)銷售計(jì)劃及合同制定銷售收入和成本預(yù)算，并對其預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核；專賣部門制定打假經(jīng)費(fèi)和專賣費(fèi)用預(yù)算。

預(yù)算的建立必須以制度的系統(tǒng)改造為基礎(chǔ)

要做好預(yù)算，一定要建立好一套完善的預(yù)算管理制度體系，包括預(yù)算制度、預(yù)算的編制流程及預(yù)算控制規(guī)則。預(yù)算基礎(chǔ)必須以先建立制度、規(guī)則、業(yè)務(wù)單元（預(yù)算部門）為前提。制度，用來指導(dǎo)編預(yù)算到底是用來干什么的，需要達(dá)到什么目標(biāo)；規(guī)則就是如何來編，該編些什么；業(yè)務(wù)單元就是解決由誰來編，行為主體是誰。實(shí)際生活中很多單位不知道編預(yù)算是用來干什么的，或事先知道是干什么的，編著又淪落為形式了。所以現(xiàn)行制度和控制理念的整合必須先行于預(yù)算。為了做好江西省煙草公司全省系統(tǒng)的預(yù)算，下發(fā)預(yù)算管理辦法用以指導(dǎo)系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)單位編制預(yù)算，為做好省公司本級預(yù)算，又制訂預(yù)算管理辦法實(shí)施細(xì)則和預(yù)算編制流程。經(jīng)過幾年的預(yù)算編制實(shí)踐，全員的意識(shí)得到提高，預(yù)算編制流程逐步順暢。

本文作者：王珍工作單位：江西省錦峰投資管理有限責(zé)任公司