會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管控思索
時(shí)間:2022-05-22 03:31:00
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每個(gè)單位在會(huì)計(jì)核算中,都無時(shí)無刻不在產(chǎn)生著經(jīng)濟(jì)的活動(dòng)往來及財(cái)務(wù)的收支變化。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的往來與財(cái)務(wù)賬目的收支變化,都需要通過會(huì)計(jì)工作來記錄和反映,這是由憑證到賬簿、再從賬簿到報(bào)表的連續(xù)的過程,也是一項(xiàng)復(fù)雜且要求細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。?huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作所產(chǎn)生的專業(yè)的材料,是由會(huì)計(jì)核算總結(jié)出的會(huì)計(jì)資料,也是單位會(huì)計(jì)工作過程的客觀體現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案對(duì)發(fā)展社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)具有非常重要的作用。第一,從微觀方面,增強(qiáng)對(duì)基層單位內(nèi)部的管理,不僅可以促進(jìn)其經(jīng)營管理水平的提高,還可為其社會(huì)效益的發(fā)展提供大量的原始數(shù)據(jù);第二,從宏觀方面,可以為國家制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃開展國民經(jīng)濟(jì)的管理及監(jiān)督等工作,提供穩(wěn)定真實(shí)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);第三,可以為打擊各種經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法現(xiàn)象提供有力的證據(jù),保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)不至于流失;第四,可成為財(cái)政、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展歷史的可靠的研究史料??梢?,會(huì)計(jì)檔案管理工作科學(xué)與否,會(huì)直接影響到國民經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行、公正經(jīng)濟(jì)秩序的確立以及國家各項(xiàng)財(cái)政政策的貫徹和實(shí)行。下面,筆者就會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理問題談?wù)剛€(gè)人的看法。
1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。新中國成立后,有很長一段時(shí)間,我國一直沒有確立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度,同時(shí)也未明確會(huì)計(jì)檔案由哪些部分構(gòu)成。為此,國家財(cái)政部及檔案局在1984年聯(lián)合下發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案的管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。這一《辦法》的出臺(tái),不僅加強(qiáng)了對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)化管理,還確立了統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理工作制度。由于計(jì)算機(jī)不斷在會(huì)計(jì)核算中被廣泛運(yùn)用,紙質(zhì)記錄的方式作為重要的媒介在《辦法》里有所規(guī)定,但并未禁止采用磁帶、磁盤等其他具有磁性的介質(zhì)記錄會(huì)計(jì)檔案。按照《辦法》的規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式。一方面,會(huì)計(jì)檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作重要的組成部分,必須遵循會(huì)計(jì)工作的相關(guān)管理制度;另一方面,《辦法》是由國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定的,而檔案的行政管理部門又是會(huì)計(jì)檔案的主管部門,會(huì)計(jì)檔案工作也必須接受檔案行政管理部門的監(jiān)管。因此,各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際,對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理,并負(fù)責(zé)對(duì)各地的下級(jí)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),同時(shí)對(duì)持有會(huì)計(jì)檔案的單位進(jìn)行監(jiān)督和檢查。而那些持有會(huì)計(jì)檔案資料的單位,則需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體的管理活動(dòng)。通過增強(qiáng)對(duì)管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立起對(duì)會(huì)計(jì)檔案收集、立卷、歸檔等相關(guān)的管理制度,從而做到科學(xué)化的管理,盡量做到會(huì)計(jì)檔案能被妥善的保管、有序的存放,避免其受到毀損、散失及泄密。
2.健全制度,加強(qiáng)監(jiān)督。每個(gè)單位都要建立起與會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的整套制度,包括對(duì)其的收集、保管、鑒定、借閱及利用,以便讓工作人員做到有章可依。而檔案管理部門則要做到定時(shí)監(jiān)查、鑒定會(huì)計(jì)檔案,銷毀去除那些超過保管期、沒有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,對(duì)那些有價(jià)值的進(jìn)行妥善保管,以保證會(huì)計(jì)檔案的完整安全。
3.收集齊全,妥善保管。會(huì)計(jì)主管部門應(yīng)將與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)資料收集并整理齊全,妥善保管起來,以利于工作的開展。這些財(cái)會(huì)工作的資料主要包括:方針、政策、預(yù)決算、工作總結(jié)等,在與文書部門的相互配合下,集中對(duì)材料進(jìn)行保管。除了可依據(jù)歸檔制度來收集,還可在歷任的會(huì)計(jì)那進(jìn)行資料的收集,包括已經(jīng)離職的人員。資料被檔案部門接收后,要將憑證、賬冊等同報(bào)表一同編目存放在指定的地方,同時(shí)要排列整齊,方便調(diào)閱。尤其要在財(cái)會(huì)檔案數(shù)量很多的部門,更要讓專人負(fù)責(zé)保管。
4.嚴(yán)格手續(xù),合理利用。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該既可以為本單位所利用,也可以為上級(jí)單位所利用。但在調(diào)閱時(shí),要嚴(yán)格遵照程序辦理相關(guān)手續(xù)。當(dāng)本單位的人員調(diào)閱時(shí),要獲得會(huì)計(jì)主管人員的同意;而外單位的人員借閱時(shí),則要由調(diào)閱單位先開具正式的介紹信,然后注明要調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容,最后得到單位領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)后,才可辦理調(diào)閱的手續(xù)。調(diào)閱時(shí),只能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容相關(guān)的資料,而不能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容無關(guān)的資料。而且,檔案的原件禁止被借出,更不能拆掉原卷(宗)冊。當(dāng)外單位來調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),對(duì)于其想抄錄及復(fù)制的內(nèi)容,須由會(huì)計(jì)主管簽署意見,本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意。特殊情況下,只要得到本單位的負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),即可為其提供查閱及復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。因此,各個(gè)單位應(yīng)該建立起規(guī)范的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制的登記制度,從而為合理利用會(huì)計(jì)檔案提供依據(jù)。
5.注重培訓(xùn),提高素質(zhì)。為了維護(hù)我國經(jīng)濟(jì)的正常發(fā)展記錄的完整,會(huì)計(jì)人員及會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。堅(jiān)持履行自己的職責(zé),堅(jiān)守黨的原則,遵紀(jì)守法,規(guī)范地執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案工作的各項(xiàng)制度,做到廉潔與公正。同時(shí),要對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行思想道德、紀(jì)津責(zé)任等方面的教育,并通過將崗位職責(zé)的考核與獎(jiǎng)懲制度掛鉤,最終促使從業(yè)人員的政治思想素質(zhì)及職業(yè)道德修養(yǎng)得到提升。
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