導(dǎo)語：電子商務(wù)概念在數(shù)字檔案服務(wù)實(shí)踐思索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、數(shù)字檔案館服務(wù)與電子商務(wù)理念

1.電子商務(wù)

(1)電子商務(wù)的概念與模式

電子商務(wù)在英文中主要有兩個(gè)詞與之對應(yīng):EB(electronicbusiness)、EC(electroniccom-merce)。EC又稱狹義的電子商務(wù)(亦稱電子交易),在世界貿(mào)易組織(WTO)及其成員國討論電子商務(wù)的政策性文件中就使用EC。EB又稱廣義的電子商務(wù)(亦稱電子業(yè)務(wù)或電子商業(yè)),由IBM公司于1997年第一次正式使用,是許多IT企業(yè)和學(xué)者支持的觀點(diǎn)。聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)合作和發(fā)展組織(OECD)認(rèn)為:電子商務(wù)是信息的電子交換,從而支持和管理商務(wù)活動,包含企業(yè)間、企業(yè)和消費(fèi)者間的商業(yè)交易。國際商會則認(rèn)為:電子商務(wù)是指對整個(gè)商貿(mào)活動實(shí)現(xiàn)電子化。

成功的電子商務(wù)模式必定是依托技術(shù)創(chuàng)新、符合商務(wù)規(guī)律的運(yùn)作模式,必定具有相同的特性,能夠體現(xiàn)相同的理論框架,即立足于電子、商務(wù)和管理手段三方面。在管理上,做到以客戶需求為中心,明確企業(yè)的市場定位;在商務(wù)結(jié)構(gòu)上,做到快速靈活響應(yīng)、資源整合、內(nèi)外協(xié)作、快捷運(yùn)作、提供完善的產(chǎn)品和服務(wù);在技術(shù)架構(gòu)上,做到依托互聯(lián)網(wǎng)、擁有配套的技術(shù)和人才優(yōu)勢。三方面互相支撐、融合貫通,企業(yè)才能成功。

(2)與傳統(tǒng)商務(wù)相比,電子商務(wù)的優(yōu)勢

第一,交易虛擬化通過Internet為代表的計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的貿(mào)易,貿(mào)易雙方從貿(mào)易磋商、簽訂合同到支付等,無需當(dāng)面進(jìn)行,均通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)完成,整個(gè)交易完全虛擬化。

第二,降低交易成本

在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息傳遞的成本相對于信件、電話、傳真而言較低,另外電子商務(wù)與傳統(tǒng)商務(wù)的不同模式還可以降低其信息成本、中介費(fèi)用、廣告、發(fā)放印刷品的費(fèi)用、文件處理費(fèi)用及店面的租金費(fèi)用等。

第三,減少中間環(huán)節(jié)

電子商務(wù)克服了傳統(tǒng)貿(mào)易方式費(fèi)用高、易出錯(cuò)、處理速度慢等缺點(diǎn),極大地縮短了交易時(shí)間,使生產(chǎn)者和消費(fèi)者的直接交易成為可能,從而在一定程度上改變了整個(gè)社會經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的方式。讓整個(gè)交易變得非?？旖菖c方便。

第四,交易透明化

電子商務(wù)中的雙方從洽談、簽約以及貨款的支付,交貨通知等整個(gè)交易過程都在電子屏幕上顯示,所以顯得比較透明。

2.數(shù)字檔案館服務(wù)概述

芬蘭服務(wù)質(zhì)量管理專家克里斯蒂·格魯諾斯認(rèn)為,服務(wù)一般是以無形的方式在顧客和服務(wù)員工、有形產(chǎn)品或服務(wù)系統(tǒng)之間發(fā)生的可以解決顧客問題的一種或一系列活動。所謂數(shù)字檔案館信息服務(wù),是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案館利用計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)從事檔案信息采集、處理、存儲、傳遞和提供利用等一系列活動,以達(dá)到“為檔案信息用戶提供所需數(shù)字檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)、滿足檔案信息用戶解決現(xiàn)實(shí)問題的檔案信息需求”目的的過程。更確切地說,數(shù)字檔案館信息服務(wù)是對有高度價(jià)值的圖像、文本、語音、音響、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等數(shù)字化多媒體檔案信息進(jìn)行收集和規(guī)范性加工,以及高質(zhì)量保存和管理,實(shí)施檔案信息知識增值,并提供網(wǎng)上數(shù)字檔案信息存取服務(wù)的活動過程。

數(shù)字檔案館信息服務(wù)的特點(diǎn):

(1)數(shù)字化信息資源豐富,數(shù)量龐大,種類繁多

在數(shù)字檔案館中,亦即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,其信息資源包括數(shù)字化的傳統(tǒng)載體檔案、移交的電子文件、各類網(wǎng)頁、數(shù)據(jù)庫、電子書以及其他相關(guān)信息網(wǎng)內(nèi)的信息資源。呈現(xiàn)出數(shù)字化、多媒體、跨時(shí)空、跨專業(yè)等特點(diǎn),種類和數(shù)量極為豐富。

(2)數(shù)字檔案館館藏模式發(fā)生變化,提供網(wǎng)上數(shù)字檔案信息為服務(wù)手段

由于數(shù)字檔案館的館藏載體和館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化,數(shù)字檔案館信息服務(wù)從以傳統(tǒng)的收藏和手工服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?提供智能化的信息檢索和現(xiàn)代化的服務(wù)為手段,進(jìn)行信息服務(wù)。因此檔案工作者在做好傳統(tǒng)的檔案管理工作和信息服務(wù)工作的同時(shí),還需把大量的精力投入到數(shù)字檔案館信息資源的檢索、研究和服務(wù)上來。

(3)信息服務(wù)日趨多元化、一體化傳統(tǒng)檔案館的信息服務(wù)主要是提供文本類文獻(xiàn)和事實(shí)性問題的解答等。而數(shù)字檔案館中,同信息資源多元化相對應(yīng),數(shù)字檔案館的用戶欲從其信息服務(wù)中獲得的信息亦不再僅滿足于傳統(tǒng)服務(wù)中的文本、事實(shí)和數(shù)據(jù)信息的需要,而是盡可能地獲取更多網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體信息和相關(guān)的知識。

(4)信息服務(wù)對象的社會化

傳統(tǒng)檔案館的信息服務(wù)工作總是處在特定的地域范圍內(nèi),都有自己特定的服務(wù)對象和相對集中、穩(wěn)定的用戶群。數(shù)字時(shí)代的檔案館,是一種以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的分布式的數(shù)字檔案館群。每個(gè)檔案館都是這個(gè)分布式數(shù)字檔案館群的一個(gè)結(jié)點(diǎn),人們可以在網(wǎng)絡(luò)上使用任一個(gè)加入數(shù)字檔案館群的數(shù)字檔案館的信息資源。

3.電子商務(wù)理念對數(shù)字檔案館服務(wù)的影響

電子商務(wù)帶來了辦公模式的轉(zhuǎn)變,是傳統(tǒng)模式向網(wǎng)絡(luò)模式轉(zhuǎn)化的產(chǎn)物,是人們進(jìn)行社會實(shí)踐活動的補(bǔ)充力量。這個(gè)信息化和電子化趨勢給人們的社會活動帶來了全方位的變化,也在檔案管理工作中產(chǎn)生了巨大而深遠(yuǎn)的影響。

數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)有著顯著的行業(yè)特點(diǎn),它在依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化信息的搜集、保存和傳遞的過程中,不可避免地存在著信息的提供、資金的收付和商品的傳遞,即數(shù)字檔案館與檔案用戶之間存在信息流、資金流和物流。這里的信息流是指數(shù)字檔案館對館藏的揭示、索引、文摘、目錄等數(shù)字化信息資源的組織和提供、檢索、利用、技術(shù)說明及在線數(shù)字信息的需求利用信息等,還包括各種信息服務(wù)的收費(fèi)內(nèi)容、訂購信息、付款通知以及數(shù)字檔案館與其交易對象的支付能力和支付信譽(yù)等;資金流主要指資金的轉(zhuǎn)移過程,包括付款、轉(zhuǎn)賬等過程;物流是指數(shù)字檔案館的數(shù)字信息、增值信息及權(quán)益授予的相對“虛擬”信息的流動過程。

(1)數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動的開展需要電子商務(wù)的支持

數(shù)字檔案館提供的是一種自動化程度很高的網(wǎng)絡(luò)作業(yè)環(huán)境,在這種環(huán)境下充分利用網(wǎng)絡(luò)的高效率提供相應(yīng)的服務(wù)是必然的。

數(shù)字檔案館應(yīng)該在電子商務(wù)解決方案的支持下,利用電子商務(wù)交易系統(tǒng)以拓寬業(yè)務(wù)工作的范圍、優(yōu)化數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)流程,提高服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)工作水平。

數(shù)字檔案館通過實(shí)施電子商務(wù)方案,積極面向用戶開展電子商務(wù)活動,及時(shí)為用戶開通網(wǎng)上訂購和付費(fèi)瀏覽等業(yè)務(wù)。這樣,既能降低檔案信息收集及傳播業(yè)務(wù)工作的成本費(fèi)用,又能使檔案信息的利用率得到極大的提高,從而在數(shù)字檔案館與檔案用戶之間形成服務(wù)提供方與服務(wù)消費(fèi)方的良性循環(huán)。

(2)數(shù)字檔案館中電子商務(wù)服務(wù)的意義

數(shù)字檔案館應(yīng)借助電子商務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)商品化、市場化,不僅可使檔案利用者獲得檔案信息不再受時(shí)間和距離的限制,檔案信息流通更自由,而且可使檔案利用者在線購買檔案信息商品,這樣既節(jié)省時(shí)間,又比親自到檔案館所付的交通費(fèi)和復(fù)印費(fèi)等費(fèi)用要少得多。電子商務(wù)的開放性、高效性、互動性會改變檔案信息的相對封閉狀態(tài),促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展,使檔案利用者與檔案工作者的交流更方便、更直接。檔案利用者可以獲得更符合條件的檔案信息商品,其需要在電子商務(wù)的條件下可以得到更大的滿足。

從檔案館的角度講,應(yīng)用電子商務(wù)將會改變檔案館傳統(tǒng)的工作方式和工作理念。檔案工作的重點(diǎn)將轉(zhuǎn)移到提供利用上。市場機(jī)制和競爭機(jī)制將會引入檔案館,這有利于提高檔案館的工作效率,使檔案工作的實(shí)際作用得到更好的發(fā)揮,從而促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展,提高檔案事業(yè)的社會地位。電子商務(wù)的收益可彌補(bǔ)檔案館和檔案網(wǎng)站建設(shè)資金不足的問題,使檔案館和檔案網(wǎng)站有條件采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備,為社會提供更好的服務(wù)。

二、數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)

1.電子商務(wù)給數(shù)字檔案館帶來商機(jī)與活力

如今的“電子商務(wù)”通常用“電子商務(wù)系統(tǒng)”來表示,它是經(jīng)Internet及Intranet技術(shù)為網(wǎng)絡(luò)連接平臺,用戶在此平臺上進(jìn)行商務(wù)化的信息活動,這種信息活動涵蓋社會各個(gè)領(lǐng)域,包括各類圖書館的數(shù)字化、電子化信息。

在電子商務(wù)氛圍下,具有事業(yè)性、公益性、福利性等特點(diǎn),注重社會效益的傳統(tǒng)檔案館固有的信息服務(wù)模式,已不適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。突破僵化體制,提高服務(wù)效率,優(yōu)化操作流程是檔案館生存與發(fā)展的宗旨所在。眾所周知,互聯(lián)網(wǎng)上有價(jià)值的信息資源一般都存在于商務(wù)聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫,只要具備一定的經(jīng)濟(jì)支付能力,一旦進(jìn)入系統(tǒng),其檢索的簡便、及時(shí)、友好和高效是傳統(tǒng)意義上的檔案館無法相比的。

2.數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)服務(wù)方式

(1)付費(fèi)查檔

付費(fèi)查檔是指用戶需繳納一定的費(fèi)用便可查詢數(shù)字檔案館的某些數(shù)據(jù)化資源,以滿足用戶信息需求的一種服務(wù),也是目前數(shù)字檔案館提供最多的一種電子商務(wù)服務(wù)。這樣既滿足了用戶的信息需求,又能對檔案館的物質(zhì)投入給予合理的補(bǔ)償。

(2)在線交易

數(shù)字檔案館的在線交易,即指數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的銷售行為。如數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)向用戶出售電子檔案信息、音像制品、檔案編研成果、編輯成冊的相關(guān)資料及定制的個(gè)性化產(chǎn)品等在線服務(wù)。

(3)聯(lián)合編目

就是指各檔案館根據(jù)聯(lián)合編目的程序?qū)⒆约旱酿^藏資源進(jìn)行編目,然后上載到中心數(shù)據(jù)庫,或者從中心數(shù)據(jù)庫下載所需的檔案資源記錄納入到本地的數(shù)據(jù)庫,以組織編制各種門類、載體的聯(lián)合目錄,其間的費(fèi)用結(jié)算完全通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行。聯(lián)合編目能更有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

(4)增值服務(wù)

檔案館擁有一支專業(yè)的檔案咨詢、查檔和編研隊(duì)伍,善于將館藏資源與網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行整合加工,能夠更加有效地滿足各類用戶的特定需求,還能根據(jù)自身擁有的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢和檢索技術(shù)進(jìn)行跨行業(yè)、跨專業(yè)的查檔,其成果凝聚了檔案人員的智力勞動,屬于增值信息。在電子商務(wù)條件下,這類服務(wù)具有廣闊的開拓空間,市場潛力巨大。

三、電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的應(yīng)用前景

信息已成為重要的商品。市場經(jīng)濟(jì)條件下,信息服務(wù)不可避免地要朝著商業(yè)化的方向發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息服務(wù)因其廣泛性、充分性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性,而比傳統(tǒng)的信息服務(wù)更具優(yōu)勢。電子商務(wù)環(huán)境下的信息服務(wù),其優(yōu)勢更是顯而易見的。一方面,它可以消除信息壁壘,促進(jìn)理想市場環(huán)境的形成,從而有助于開展以用戶為中心的個(gè)性化服務(wù);另一方面它使得商務(wù)流程透明化成為可能。

數(shù)字檔案館信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)化,就是要把用戶關(guān)系管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)和資源規(guī)劃管理系統(tǒng)等與檔案業(yè)務(wù)過程相關(guān)的系統(tǒng)緊密集成,并把它們?nèi)垦由斓交ヂ?lián)網(wǎng)上,讓用戶和檔案人員通過互聯(lián)網(wǎng),在檔案館內(nèi)外部實(shí)現(xiàn)互動的、實(shí)時(shí)的信息交流和知識共享。同時(shí),通過檔案館信息鏈的整合,讓用戶和檔案人員能夠從單一的渠道訪問所需的個(gè)性化信息,利用這些個(gè)性化信息做出合理的業(yè)務(wù)決策并執(zhí)行這些決策,向用戶提供定向服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)部員工知識的創(chuàng)新和共享,最終贏得商務(wù)機(jī)會和經(jīng)濟(jì)效益。

總之,我國數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中,已經(jīng)有了電子商務(wù)的相關(guān)服務(wù),但與國外數(shù)字檔案館仍有較大的差距。因此,我們要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上,不斷完善數(shù)字檔案館建設(shè),學(xué)習(xí)國外建設(shè)數(shù)字檔案館的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),提高檔案人員的專業(yè)技能和檔案館的管理水平,完善管理制度,通過檔案館部門自身與全社會的共同努力,使我國數(shù)字檔案館用戶能夠享受更多、更好的電子商務(wù)服務(wù)。